EVELYNE BERGER

COURS – 6 heures
 COMPRENDRE LE ROLE DE L’INGENIEUR
D’AFFAIRE
 COMPRENDRE CE QU’EST UN APPEL D’OFFRE
 COMPRENDRE LES FICELLES DE L’ANALYSE
DES APPELS D’OFFRE
 ANALYSER LES DIFFERENTS TYPES APPELS
D’OFFRE
 SITUER LES APPELS D’OFFRE ET L’INGENIERIE
D’AFFAIRE DANS LE CONTEXTE
INTERNATIONAL
 ETABLIR LES REGLES D’OR PRINCIPALES
Choix
◦ Explication du cours
◦ But et attentes
◦ Organisation
◦ Déroulement
◦ Boostcamp et notation
◦ Definitions
Programme & attentes
Fonctionnement
Boostcamp & notation
◦ Ingenierie d’affaire ◦ S’organiser pour répondre
 De quoi parle t on??  Go / No go
◦ Appels d’offre du secteur  Équipe
privé  Le management
 Les principes de base  Les processus internes de
réponse aux appels d’offre
 Type de marché et
 La sous traitance
réponses adaptées
 Comment la gérer
 Impact de l’équipe
 Le contrat
commerciale
 Relation client
◦ Les offres à l’international
 Réferencement
 Défendre son offre
 Les contrats
 REX
◦ Offres publiques – Specificités
 Zoom sur les sites du marché public
 Conditions pour être accepté
 Réponse par voie éléctronique
 Sous traitance
 Offres rejetées – que faire

◦ Répondre à un appel d’offre

 Organisation
 Orientation de la réponse
 Cas particuliers – que faire
 Envoi de l’offre
 Explication du cas d’étude
 Groupes et organisation
 Début des recherches
 Suite des recherches et péparation de l’écrit et l’oral
 Présentation de chaque groupe
 15’ – 20’ max
 Laisser une trace claire des processus etde la
complexité des AO

 Appréhender le rôle de l’ingénieur d’affaire

 Prendre conscience des différents types AO

possibles et de leurs divergences

 Apporter à chacun des « tips » et des règles à

appliquer dans vos vies futures
 Arriver à l’heure pour commencer tous
ensemble

 Rendre les devoirs en temps et en heure

 Travailler en groupe et individuellement

 Individuellement
◦ Tests individuels en classes:
 QCM ➔ 50%
 Boostcamp

 Travail de Groupe
◦ Note par groupe basé sur deux éléments

 Rapport écrit de l’étude de cas ➔ 50%

 Participation individuelle aux groupes ➔ Bonus
 3 sections – module cours
◦ Cours
◦ Classe Inversée
◦ Travail de groupe
◦ QCM

 2 Sections – module E learning

◦ Cours
◦ Documents complementaires
QUESTION ????
ETABLISSONS LES ELEMENTS DE DEPART§§
 Donner votre definition intuitive
 Un(e) ingénieur(e) d’affaires analyse le besoin du
client, propose des solutions globales adaptées et
pilote leur déploiement dans le respect des délais,
de la qualité et des coûts. Sa fonction lui impose
certaines tâches comme la gestion de l’ensemble
des aspects de la relation de son entreprise avec
ses clients
ETABLISSONS LES ELEMENTS DE DEPART§§
 Qui a dejà repondu à des AO et dans quel
context

 Donner votre definition intuitive

https://youtu.be/Nu0Rj_MIJoo
Quid des petites sociétés
 Un appel d'offres est une procédure par laquelle un
acheteur potentiel demande à différents « offreurs
potentiels » de faire une proposition commerciale
et/ou Technique chiffrée en réponse à la formulation
détaillée (cahier des charges) de son besoin de
produit, service ou prestation.
 Un appel d'offres (en anglais, invitation to tender
Bid) est une procédure qui permet à un
commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix
de l'entreprise (le soumissionnaire qui
sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une
prestation de travaux, fournitures ou services.
INGENIERIE D’AFFAIRE
L’ingénieur d’affaires, « business developer », ou chargé
d’affaires, ingénieur comptes clés ou encore ingénieur grands
comptes, est responsable pour:

✓ les contrats permettant la vente et la concrétisation de projets pour son

client. De développer l’activité de son entreprise
✓ Gèrer un portefeuille d’affaires.
✓ Vente B to B et de la négociation de prestations de produits et services
complexes et à forte valeur ajoutée fait du sur-mesure.

Il doit faire ce qui suit:

➢ Détecter les besoins des clients (techniques, fonctionnels, marketing,
services...).
➢ Qualifier ses besoins, ses enjeux (métier et business)
➢ Analyser le cahier des charges de son client pour mettre en avant les
atouts de son projet.
➢ Répondre aux appels d’offre en assurant les interfaces internes et
externes (technique, marketing, achats, juridique, financier…).
L’ingénieur d’affaires fait l’interface entre le
commercial et le technique
L’ingénieur d’affaires doit maîtriser toute une série de processus.
✓ Le conseil client,
✓ La réponse aux appels d’offres,
✓ La constitution du dossier (financier &technique) - base au contrat.
✓ Participe dans la sélection des solutions techniques appropriées
✓ Négocie éventuellement avec des prestataires externes.
✓ Surveille et coordonne la bonne réalisation du projet avec ses équipes
techniques.
Délais et la qualité,
Livraison,
La mise en service chez le client
la maintenance.

Il se charge parfois d’assurer le service après-vente. Il doit suivre

l’évolution de la technologie et de la concurrence sur son périmètre
d’activité et analyse les évolutions du marché.
L’ingénieur d’affaires est CLef dans une entreprise

❑ Il est en lien permanent avec tous les services de l’entreprise.

❑ Il s’apparente a un Manager de projet.

❑ Il anime généralement des équipes pluridisciplinaires, dans une

organisation matricielle, il travaille souvent en temps que « management
INDIRECTE »

❑ Le plus souvent, il travaille avec un portefeuille de clients à diversifier

❑ Il peut gérer des contrats de plusieurs milliers voire plusieurs millions

d’euros.

❑ Il s’adresse à des interlocuteurs de haut niveau, des directeurs, des

dirigeants et des décisionnaires.

❑ Son rôle est également d’identifier tous les éléments permettant de faire
évoluer le chiffre d’affaires de l’entreprise pour laquelle il travaille.
L’ingénieur d’affaires doit maitriser des
compétences de base

•Compétences commerciales
•Compétences managériales
•Bon gestionnaire
•Écoute, organisation, rigueur
•Créativité, curiosité, dynamisme
•Autonomie, aisance relationnelle et persévérance
•Maîtrise de l’anglais
APPEL D’OFFRE
Appel d'offres au sens du code de la commande
publique

L'appel d'offres, ouvert ou restreint, est la

procédure par laquelle l'acheteur choisit
l'offre économiquement la plus avantageuse, sans
négociation, sur la base de critères objectifs
préalablement portés à la connaissance des
candidats.
 Appel d'offres au sens du marché privé

 L'appel d'offres, est la procédure par laquelle

l'acheteur choisit l'offre économiquement la plus
avantageuse, Techniquement et commercialement
avec ou sans négociation, de sociétés soit
référencées soit connues sur la base d’un projet
de contrat et de documents à fournir en temps et
en heure.
Procédure au cours de laquelle un
acheteur potentiel décrit précisément
(en général par écrit) ses
besoins/intentions d’achats et propose à
des vendeurs/fournisseurs potentiels de
lui faire des offres en conséquence.

Lorsque l’appel d’offres est « restreint »,

seuls certains fournisseurs dont
l’acheteur potentiel a déjà pris l’attache
sont invités à faire des propositions.

Lorsque l’appel d’offres est « ouvert »,

tout fournisseur potentiel peut faire une
proposition. Le meilleur offreur emporte
le marché
« Les stratégies des entreprises répondant aux appels
d’offres diffèrent fondamentalement selon que le degré
d’interaction possible avec le client est fort ou faible. Dans le
cas d’un client ouvert à l’interaction, l’offre est ajustée ou
même construite avec le client au cours des phases du
processus d’achat (notamment la négociation) dit appel d’offres
négocié ou appel d’offres fermé. Dans le cas d’un client qui
refuse l’interaction, l’offre est subordonnée au cahier des
charges. Il y a soumission du fournisseur au bon vouloir du
client. »
Les enjeux sont importants aussi bien du côté du client que du
côté du fournisseur. En effet, l’un comme l’autre vont passer
beaucoup de temps en préparation, explication, dépouillement
et enfin en finition du projet. Il est donc important pour chaque
partie de bien mesurer les enjeux qui sont:
L’interêt
Le cout
Le temps passé
La force de l’équipe
La réputation
 Que le marché visé soit de 15 000 euros
ou de 150 millions, remporter un appel
d’offres requiert une préparation
minutieuse de chaque étape.

Projets informatiques, délégation de

Certains appels d’offres peuvent
mobilisent plusieurs dizaines de
collaborateurs au sein des
entreprises candidates voire
mobiliser la majeure partie des
effectifs et créer un « vide » sur le
reste des affaires
service public (transport, distribution
d’eau, traitement des déchets), marché
privés de toute sorte ou construction de
grands ouvrages, le plus délicat pour les
équipes chargées de répondre à un appel
d’offres
• trouver le temps de se
préparer.
Ce qui, au-delà du niveau de technicité
requis, peut devenir extrêmement
critique en fonction du nombre de
participants.
 Toute société a but lucratif, a besoin de
commandes, donc de projets, donc de
répondre à des appels d’offres

Le réel challenge est de bien comprendre

Certaines sociétés sont
plus armées que d’autre
pour répondre aux appels
d’offres, et ont une cellule
dédiée à cet effet
à quoi l’appel d’offre fait référence
De bien mesurer l’impact sur la société
et les équipes
De s’assurer que cette offre sera viable
D’accepter qu’il faudra y consacrer du
temps

Pour les PME et certaines ETI, chaque appel d’offre est un

véritable challenge
Les principes de base
l faut savoir que le marché privé présente un
certain nombre de différences avec le marché
public. Les appels d’offres privés autorisent plus
de liberté. Les candidats peuvent même procéder à
une présentation orale. Ce qui serait inimaginable
en appel d’offres public. Toutefois, pour obtenir un
marché privé, mieux vaut améliorer sa visibilité, que
ce soit sur le Web ou bien au niveau de la
communauté. Votre bonne réputation contribuera à
vous faire repérer par les potentiels
commanditaires.
 L’AO est déclenchée à l’initiative d’une société ou
d’un groupement
 Les AO sont adressés a plusieurs prestataires
pour créer une compétition
 Emission d’un document unique pour tous les
prestaires base de leurs réponse à l’AO
 Il y est fixé des conditions, des règles de réponse,
des documents à fournir et une date butée de
réponse à l’appel d’offre
https://youtu.be/jYEd2oUdavU?t=38
Vue du côté des acheteurs
Chaque entreprise privée choisi ses
prestataires suivant ses critère et ses
choix propres

Suite au besoin d’équité et de

gouvernance, les clients utilisent des
méthodes proches des marchés
publiques, afin de s’assurer de la
transparence de leurs démarches

Le poids et le pouvoir croissant des

achats dictent les nouvelles règles des
AO privées, dans le but de bien gérer et
« bien acheter » et permettre aussi une
rentabilité et une profitabilité contrôlée
 Les achats sont devenus une fonction essentielle, structurée et en
charge de l’élaboration du cahier des charges, souvent en
collaboration avec les chefs de projet et les équipes techniques

Le but premier des achats est l’amélioration de la marge du projet

En Europe, les achats Il est essentiel dans les marchés

représentent 60% du chiffre
d’affaire des entreprises .
Réussir à baisser les couts et
bien gérer les marges
permettent d’augmenter la
marge bénéficiaire et
contribue à la réussite du
projet
privés de comprendre et d’être en
relation avec le groupe achat
encore nommé, « Purchasing
group », qui va au delà de la
fonction achat

Une équipe d’achat se compose maintenant

d’ingénieurs, de techniciens et de spécialistes en tout
genre pour remplir ce rôle au mieux
 Cout

Qualité Délais
Achat = Relation privilégiée, équilibrée et pérennes avec les
fournisseurs

ESSILOR:
La direction des achats contribue au ainsi à la maitrise des risques
développement du groupe en
réduisant les couts d’acquisition et
de détention des biens, en
développant des partenariats avec
les fournisseurs stratégiques, pour
capter leur potentiel d’innovation et
en assurant un approvisionnement
efficace en terme de délais, de
qualité, de sécurité et de gestion
administrative
Pour la SG:
« Tant en France qu’à l’étranger, la
direction des achats garantit à
l’ensemble des métiers du groupe, le
meilleur niveau de performance de
qualité et d’efficacité, en contribuant
opérationnels »
Chez Danone enfin, la direction des
achats se fixe 5 objectifs:
• Réduction et contrôle des couts
• Innovation par les fournisseurs
• Protection des avantages
concurrentiels
• Amélioration de la sécurité des
achats
• Accélération de la commercialisation
 Rôle important des achats
 Contribution des fournisseurs
 Importance de la qualité
 Innovation et apports des fournisseurs
 Maitrise des couts mais surtout contrôle des
marges
 Maitrise des risques pour le client
 Approvisionnement
 Fournisseurs stratégiques
 L’élaboration d’une politique d’achat
 Etablissement d’un code de bonne pratique
 Fixer les règles
 Etablissement des grilles de critère de sélection
de fournisseurs
 Hiérarchiser les critères et les pondérer
 Etablir des listes de fournisseur par besoin
 Mettre en place le processus d’achat
 Bâtir des indicateurs de performance à suivre
 Anticiper les besoins d’achat
L’Oreal a inscrit dans sa chartre
d’éthique tout une partie sur les
fournisseur et le respect des
engagements.
Ils sont considérés comme de véritables
partenaires sur le long terme
L’Oreal se donne même le rôle de
contribuer à l’évolution des ses
fournisseurs et leur croissance

Page 14
 Avant de répondre, bien comprendre les
règles du client, ce qui permet de savoir
comment répondre

S’assurer que le fournisseur est bien sur

la liste des fournisseurs / « vendor list »
et de tous les types de critères qui
concernent le fournisseur ( marchés,
produits etc..)
Être en relation avec les achats pour
savoir quand et quel AO va sortir. Ce qui
Comprendre la chartre d’éthique pour permet de se préparer
éviter les faux pas
S’assurer des points de mesure / « note
fournisseur » générée par le client sur
les services et commandes pour éviter
de se faire « black lister » par manque de
connaissance et de bon fonctionnement
Les modalités précises / avant Appel d’offre

Liste de matériel Technique suivant
un cahier des charges précis et une
spécification:
• Explication du contexte et du
projet
• Spécification
• Analyse du contexte technique
• Suivi avec le client et définition
Service étude ou prestation sur place:
• Bordereaux de prix
• Horaire ou journalier
• Heures supplémentaire
• Transport
• « Commissionning / Decommissioning »
• Cout sur place ( food and lodgin)
Matériel:
• Bordereaux de prix
• Projet
• Annuel
• Liste de matériel précise
Accord cadre Devis Projet
Matériel Etudes Service
 Rencontrer le client ( technique et achat) avant le
lancement de l’appel d’offre pour comprendre le
projet
 Formation sur les techniques ou les produits
 Connaissance du client et des besoins, il est plus
facile de participer à la construction du cahier des
charges
 Implication dans l’écriture de la spécification
technique « neutre » tout en étant favorable
 Chaque appel d’offre est diffèrent, mais souvent les clients ont
une façon « répétitive » de formuler l’appel d’offre suivant leur
chartres internes des achats
◦ Facilité d’analyse et de travail avec le temps
◦ Meilleure connaissance des dossiers d’AO

 L’appel d’offre privé peut arriver par plusieurs voies

◦ E mail
◦ Plateforme
◦ Ecrit remis directement au commercial

 L’appel d’offre privé peut être adressé à différentes personnes

dans l’entreprise ➔ bonne communication interne
◦ Service technique
◦ Plateforme commerciale
◦ Le directeur de projet
◦ Le responsable des affaires
◦ Le commercial
Commerciale avant Reception des Analyse des appels
appel d’offre appels d’offres d’offres

Traitement des Validation des

appels d’offres appels d’offres
L’Équipe commerciale et la relation client
 Le rôle du commercial est de générer et
développer les ventes d'une société,
grâce à des méthodes de prospection et
au développement de son portefeuille
clients
Un commercial a pour missions de
rechercher les besoins des clients afin
d'y répondre de la meilleure des façons,
de vendre les produits et services de
l'entreprise dont il dépend, et aussi de
gérer son portefeuille client, tout en
prenant soin de ses prospects.

les commerciaux doivent tenir compte

des spécificités du marché ciblé et du
positionnement recherché par
l’entreprise sur chaque marché.
 La prospection, qui est sa tâche première et qui consiste à
ramener de nouveaux clients à l’entreprise.
 La communication, qui lui permet de transmettre des informations
concernant le produit ou le service aux clients ciblés.
 Le service, qui doit intervenir avant et après la vente en se
mettant à la disposition du client et en écoutant ses remarques.
 La vente à proprement parler, qui vient conclure la phase de
l’approche du client et de la présentation commerciale du produit
ou service.
 La fidélisation des clients, en leur proposant des offres
complémentaires et des promotions.

 La recherche des affaires à venir / Liste des projets

 Le lien entre les équipes projets / appels d’offre et le client.

 Suivant la taille du projet, demande,
offre, la taille de la société et son
organisation le commercial joue ou pas
un rôle dans le lien avec l’appel d’offre

Ceci étant, le commercial, dans son rôle

de contact privilégié » avec le client a
des information IMPORTANTES qui
seront utiles à l’équipe qui gère l’appel
d’offre

Toujours prendre l’avis du commercial

pour être sur d’avoir les bonne
informations
Le réferencement
 Chaque client a sa façon de faire son référencement
◦ Une fois par an
◦ Plateforme
◦ Email
◦ Dossier

 S’assurer des modifications possibles et du contexte

◦ Lieu géographique
◦ Siege social
◦ Type de produits et services

 Catégories
◦ Service
◦ Matériel
◦ Engineering
◦ Prestation d’installation
◦ Apres vente
◦ Conseil
Afin de pouvoir vendre auprès des plus grands, il est
impératif de montrer patte blanche. La première étape est
de remplir un dossier de référencement, document
rassemblant des informations concernant votre offre et
votre entreprise
Ce dossier, fourni par le grand compte qui vous intéresse,
permet un premier écrémage des fournisseurs
Il faut au préalable avoir établi des contacts avec le grand
compte ou travaillé avec lui, de près ou de loin
Le dossier demande du temps et de la précision. Il ya
beaucoup de documents à fournir. Bien prendre la mesure
du retroplanning pour ne pas manquer la date buttée de
remise du dossier
 Prestations réalisées, capacité de production, taux
de satisfaction client, éventuellement des cas
clients

Capacité financière du fournisseur:

chiffre d'affaires,
Informations détaillées capacité financière,
sur l'organisation: endettement,
avant-vente marge
back-office indicateurs de santé financière
cycle de vente

Politique de ressources humaines,

engagement écologique, accessibilité de vos
locaux aux personnes handicapées, preuves
de travail non dissimulé, respect du travail
des enfants à l’étranger etc..
Les erreurs à éviter
Intervenir trop souvent en cours de processus de
référencement (harcèlement téléphonique ou
mail...).
Outrepasser les règles du jeu établies par le grand
compte.
Ne pas réaliser un nouveau dossier en cas de
renouvellement de référencement.
Essayer de glaner des informations sur vos
concurrents en lice auprès du grand compte.
Les contrats
Pourquoi
- Dans le secteur privé, les contrats sont de mise et
obligatoires, pour défendre « majoritairement » les
intérêts du client.
- Votre client / AO, est aussi assujetti à un contrat avec
son propre client, qui lui aussi peut avoir un contrat
avec son client etc..
- Permet de faire respecter certaines règles et d’écrire
clairement le rôle de chacun.
C’est le document ou le fournisseur peut aussi porter
des clauses a son avantage
- avenant
Quoi
- Suite de page « légales » qui couvre tous les sujets de
l’affaire
- Il y a en général entre 10 et 20 clauses
- Document légal édité par le client soit pour l’affaire,
soit en général
- Dans ce cas c’est un contrat standart
- Souvent en Anglais, même pour des clients Français,
si le projet ou le client final sont à l’international
- Pure légalité
 ATTENTION AU PIEGES
Que faire
- Quel que soit le contrat, toujours impliquer un
juriste
- Tous les contrats peuvent se négocier, mais en
fonction de la concurrence, le braquet de levier
sera diffèrent
- Ne jamais signer aveuglement
- Deux types d’éléments:
- Engageant la société
- « à la mode »
L’analyse du risque
Quoi
- Contractuel
- S’engager avec des délais impossibles
- Pénalités
- Implication des équipes

- Financiers
- Délais de paiement
- Prix de vente négocié trop bas
- Marge du projet

- Image
- Ne pas assurer la prestation = risque d’être sorti de la « vendor list »
- Mauvaise presse dans le marché ( tout ce sait)

- Organisationnel
- Engageant des équipes
- Timing
- Choix
 Fort
Vigilence Danger

Possibilité
du Risque

Acceptable Vigilence

Faible

Faible Impact du Risque Fort

S’organiser
 Avant de se lancer “tête premiere” dans la réponse à l’appel d’offre il y
a plusieurs étapes à remplir

 Chaque étape sera plus ou moins longue suivant:

◦ Le type de projet
◦ Le type d’appel d’offre
 Public
 Privé
◦ La relation avec le client
◦ L’organisation interne
◦ La volonté de réussir
◦ Le temps de réponse imparti
Un appel d'offres est une procédure par laquelle un acheteur
potentiel demande à différents « offreurs potentiels » de faire une
proposition commerciale etc..
Donc avant de répondre il faut posséder les clefs des
« achats »
Un appel d'offres est une procédure qui permet à un
commanditaire, de faire le choix de l'entreprise la plus à même
de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services.
Donc il faut s’organiser pour répondre au mieux et
être sélectionné, ce qui passe par toutes les étapes
depuis:
Création des bonnes conditions de réception de AO
Juqu’à la mise en place de la meilleure équipe possible
pour répondre
 Certaines entreprises sont très
organisées pour recevoir une
offre et dans ce cas, ont un
service dédié pour gérer l’offre
de A à Z

Le service projet est

Les équipes sont déjà constitué
habituées à recevoir et ou
répondre aux offres et Le service cotation /
suivent un « process » Offre etc..
défini par l ’entreprise
et à suivre à la lettre
 Certaines entreprises ne sont pas
très organisées pour recevoir une
offre et dans ce cas, il faut
impérativement avoir une personne
responsable pour recevoir l’offre et
faire suivre la demande

Le plus important est de ne pas

perdre la demande

Les équipes se constituent au fur et

à mesure des demandes et
nécessitent dans ce cas une analyse
précise du risque et de la décision
« Go – no Go »
Offres / Cotation / Prix
+/- < 100k€ - 500k€
Rapide
Multiples demandes par jours
« Base business »
Peu technique
Essentiel pour l’entreprise

Projet / Bid / RFQ

+/- > 500k€
Nécessite temps de préparation
Quelques demandes par mois / an
Project business
Technique
Essentiel pour les entreprises « projet »
 Première étape
◦ Organisation pour recevoir l’offre
 Cela suppose que:
◦ L’entreprise s’est déjà préparée pour recevoir l’offre
◦ L’entreprise a déjà travaillée pour la recevoir
◦ L’entreprise considère l’offre comme importante
 Comment arrivent les offres??

Demande écrite Demande suite référencement

Réception demande

Possibilité d’échange

Oui Non
Sélection

Oui Réponse Non

Nous avons déjà étudié la façon dont on se fait référencer, ou
les relations avec les clients / Achats, pour s’assurer de
recevoir une offre. (voir les cours précédents)

IL faut surtout se rappeler que, pour les projets, les enjeux

sont importants aussi bien du côté du client que du côté du
fournisseur. En effet, l’un comme l’autre vont passer beaucoup
de temps en préparation, explication, dépouillement et enfin en
finition du projet. Il est donc important pour chaque partie de
bien mesurer les enjeux qui sont:
L’interêt
Le cout
Le temps passé
La force de l’équipe
La réputation
 Dans la mesure ou l’avant AO est
important et/ou la société « vit » de devis
et de chiffrage, il faut commencer par
bien cerner et organiser les canaux
rentrants, avec une organisation simple
et efficace
Réception courrier Réception par email
Qui? Quelle adresse mail
Suivi de ce courrier Suivi de la demande

Réception par téléphone Remise du dossier manuelle

Détection claire du besoin Déposer le dossier asap
Enregistrement et suivi

Quelque soit le cas, il faut avoir prévu que tout

appel d’offre entrant soit immédiatement traité:
Délais courts de réponse
Analyse du dossier rapide
Evaluation des risques
Décision finale de l’engagement
 En résumer, pour s’assurer de ne pas
perdre de temps à l’arrivée de l’offre il
faut penser à:
Fournir un rôle à chaque receveur possible
S’assurer que les AO ne restent pas coincées suite
aux vacances, Maladie ou déplacements
Organiser une procédure interne pour la suite de le
demande:
à qui la faire suivre
Penser à un log
Réagir rapidement

Certaines sociétés sont plus armées que

d’autre pour répondre aux appels
d’offres, et ont une cellule dédiée à cet
effet Pour les PME et certaines ETI, chaque
appel d’offre est un véritable challenge
 Quelques témoignages pour faciliter le propos

Quand nous nous sommes lancés, c’était joyeusement le « grand basard ».

Nous n’avions absolument pas pensé à des aspect très concrets du type :
Qui reçoit
Quelle organisation à mettre en place
Quelle étapes
C’est après avoir perdu quelques affaires, que nous nous sommes posé et
avons mieux organiser nos AO

Aurélie, associée d’une agence de Web

 Quelques témoignages pour faciliter le propos

J’ai honte de le dire, mais cela nous est arrivé souvent. Toutes les
demandes de devis arrivaient sur le bureau d’un responsable, mais
ce dernier était souvent dehors, chez les clients, et n’était de
surcroit par très organisé. Nous avons laissé passé de nombreuses
dates de réponses à cause de cela, alors que nous pouvions
l’emporter.

Carine, directrice d’étude - Institut de

sondage
 Quelques témoignages pour faciliter le propos

Dans notre secteur, les demandes arrivent souvent par

téléphone. L’enjeu est de récupérer le maximum d’informations
à ce stade, donc de poser les bonnes questions. Celles qui
vont structurer le devis que nous allons effectuer.
Le consigne est claire:
« L’appel doit être transmis soit à moi-même,
soit à mon assistant, si je ne suis pas disponible . »
C’est trop bête d’être consulté et de répondre à coté parce
que nous n’avons pas les bonnes informations.
Quelques questions précises suffisent à tout changer.

Amar, directeur commercial -

Reprographie
 Quelques témoignages pour faciliter le propos

Il arrive souvent que les entreprises à qui nous faisons

parvenir un appel d’offres restreint ne répondent pas
Après enquête, nous constatons que c’est souvent dû à des
questions d’organisation, ce qui est vraiment dommage, pour
les entreprises consultées, come pour nous d’ailleurs.

Jean Charles, acheteur è Collectivité

locale
En savoir plus pour décider
Maintenant nous avons reçu une demande et nous sommes
organisés pour la revevoir.

Il faut essayer toutes le possiblités de dialogue avec le demandeur

pour approfondir le besoin et definer plus précisemment la façon
de répondre

Si c’est un marché public et qu’il n’y a aucun contact possible avec

le demandeur, ou si c’est un marché ouvert public ou privé et que
les questions peuvent être posées, la decision et le type de
réponse seront complement differents.

Quelques étapes de comprehension à verifier:

Nature et context de la demande
Limites de la demande
La relation avec le client
Informations complementaires
Le type de demande ( ouverte ou restreinte)
Le temps de réponse et l’extension si necessaire
Le seul but est de préciser les contours
de l’offre et de s’assurer que la société est
apte à répondre et surtout à gagner.

Répondre aveuglement coûte cher

On doit comprendre l’entité demandeuse. Souvent
soit les informations sont disponibles sur les sites,
soit on connait déjà le client potentiel
S’assurer que la demande est bien claire
Parfois l’appel d'offre est trop large ou peu explicite.
Le risque de répondre à côté est grand
Réfléchir à sa place dans l’appel d’offre
une demande n’a de sens que si l’entreprise qui
répond à sa place dans la chaine

Pour cette étape de précisions quelques

règles sont importantes
 Les points à éclaircir peuvent être de cet ordre pour le partie générale

L’histoire du projet
Importance pour el demandeur
Est-ce une première demande
ou une suite
La taille du projet dans sons
ensemble
La part de l’AO dans l’ensemble
du projet
Les objectifs assignés au projet
Réduction de prix/cout
Réduction des risques
Avoir des concurrents
Sécurité
Mise en jeu client forte

Votre concurrence
Soit vous savez qui est en
face Le mode de déroulement de la gestion des
Soit vous n’avez aucune réponses
information Date limite de remise
Etapes de sélection
Critères décisions
Décideurs et leurs rôles
 Les points à éclaircir peuvent être de cet ordre pour le partie de
détail

La spécification technique
est telle compatible avec l’entreprise
Discuter des éventuels déviations
Comprendre le sens de la spec
Comprendre d’où vient la spec

Les documents à fournir

Lister tous les documents
Discuter des documents litigieux
Comprendre l’interêt des docs
Les preuves
Comment convaincre?
Comment répondre?
L’organisation des l’équipes
projet
Vérifier l’importance
de la suite du projet
Comprendre qui
prendra le relais une fois
l’adjudication
  Toutes ces demandes de clarification
permettent de réagir et d’affiner la réponse à
donner

 Il ne faut surtout pas hésiter à en savoir plus et

en pas s’arrêter à la première porte fermée

 Chaque partie à un rôle à jouer, et la relation

demandeur / fournisseur doit être équilibrée.
 Quelques témoignages pour faciliter le propos

Nous avons mis au point une grille de questions à

poser, de façon à recueillir le maximum d’informations
en un minimum de temps, pour préparer au mieux nos
réponses. Cela marche plutôt bien, mais requiert une
assez grande discipline

Amar, directeur commercial -

Reprographie
 Quelques témoignages pour faciliter le propos

Les objectifs assignés au projet apparaissent presque

toujours, mais on sent parfois, qu’ils n’ont pas été
réfléchis. Et puis, ce qui manque souvent, c’est le cadre
général dans lequel se situe le projet, les objectifs
globaux dans lesquels il s’inscrit, le rôle qu’il joue dans la
mise en œuvre d’une stratégie opportune.

Aurélie, associée d’une agence de Web

Selectionner
Maintenant nous avons reçu une demande, nous sommes organisés
pour la revevoir et nous avons approfondi le sujet avec le client.

Il faut maintenant décider de partiper ou de ne pas répondre

Pourquoi est ce important?

Dans beaucoup de société la question ne se pose pas, OR elle devrait

Il faut créer une matrice de décision, qui prend en compte tous les
elements important pour la société qui repond à l’AO
❑ Est ce dans nos compétences
❑ Est ce un axe de developpement commercial et stratégique
❑ Est ce un client stratégique
❑ As t’on les moyens de répondre et de gagner
❑ Quels sont les riques sur cette affaire
❑ Le contrat est il favorable
 Le demandeur et son secteur
Est ce dans votre secteur
Oui et nous voulons
rester dans ce secteur
Non mais nous voulons
attaquer ce secteur
Non et nous ne
sommes pas intéressés par ce
secteur
Votre concurrence
Très forte dans
ce secteur, vous êtes
un petit acteur
Vous êtes le
leader
Je ne sais pas??
Votre image dans ce secteur
Répondre pour rester visible
Répondre pour gagner une
bonne image
Ne pas répondre pour ne pas
endommager l’image positive
actuelle
Caractère référentiel du client
Peut contribuer aux affaires futures
Ouverture de notoriété
Evaluation du client dans son
domaine
 Le projet en soi Progression de l’entreprise
Permet mise à niveau
Entrainement
L’aspect technique Se préparer à de plus gros
Compétence spécifique projets
Compétence unique
Techniquement probable de gagner
Manque de compétence
Association ou abandon

Budget
Apport financier de l’affaire dans le contexte économique du marché
Profitabilité attendue
One shot ou projet en récurrence
Je ne sais pas??
Répitibilité
Ce genre de demande va se
reproduire
Copy/Paste par a suite
 La structure de votre entreprise

Mesures restrictives
Année d’ancienneté
Expérience identique
Certifier de ne pas travailler pour une
entreprise concurrent au demandeur Legitimité
Expérience
Compétence
Relation client
Projets identiques
Cout de l’offre
Humain
Financier
Temps passé
Risque de ne pas prendre une autre affaire plus « juteuse »

L’apetence
Dans quelle mesure a-t-on besoin de remporter
cette offre???
 Le demandeur

• Caractère référentiel
• Possibilité
d’extension Le projet
• Retentissement sur
la concurrence du
demandeur • Maitrise des aspect
• Aspect financier techniques
• Réputation • Progression
technique
• Budget
La structure • Nature du projet
• Récurrence
• Le droit
• Votre légitimité
• Votre situation
commerciale et
financière
• La concurrence
Maintenant il faut choisir parmi tous ces critères

Pas toujours facile si une procedure n’est pas mise en place,

procedure qui peut evoluer avec l’entreprise, mais qui doit
être mise en place pour evite de perdre son temps

Il va falloir procéder à une ponderation des critères, qui sera

differente d’une entreprise à l’autre et fonction de:

❑ La taille de l’entreprise
❑ Sa position dans le marché
❑ Sa reputation
❑ Les objectifs du management
❑ Son positionnement à l’international
❑ Les résultats financiers
❑ La strategie
 Mise en place d’un outil de décision

Valorisation
Suivre l’interêt de l’entreprise
Se positionner par rapport a des critères clairs
Avoir une bonne raison de dire non

Decision simplifiée
Rapidité
Efficacité
Stratégique
Decideur
Qui tranche
Qui est responsable
Comment la décision est actée
  Pour finir ne jamais oublier d’expliquer au
client et surtout d’annoncer que l’on ne va
participer, bien sur de façon diplomatique
mais explicite

 Ne pas se positionner et ne pas répondre, peut

entrainer une disqualification future non
annoncée
 Répondre de ne pas répondre peut aussi
permettre de se positionner en « bon
fournisseur » responsable et compétent
 https://youtu.be/MoMNKoTukko?t=16
L’équipe et le management pour suivre et
préparer l’Appel d’Offre
Maintenant nous avons reçu une demande, nous sommes
organisés pour la revevoir et nous avons approfondi le sujet
avec le client. Nous savons pourquoi nous répondons ou
pourquoi nous ne répondons pas.

Cette decision est liée à une Équipe et/ou un management de

d’appel d’offre

Pourquoi est ce important?

Une decision doit toujours être prise avec des outils et des équipes

Deux possibilités
❑ Entreprise prête et Équipe AO dédiée
❑ Entreprise qui a l’habitude de ne pas répondre aux AO et se
lance dans cette nouvelle activité pour accroitre son champs des
potentiels
 Entreprise avec une équipe AO dédiée

Obligation de répondre
Si les équipes sont « à vide »
Car le client est clef et le risque de perte de
référencement est forte
C’est leur fonction ??

Répartition des tâches

Technique
Commerciale
Temps et coûts Logistique
Estimation rapide Contractuelle
Estimation fiable Rédaction
Process bien rodé Control de l’offre
Efficacité Signature du management
 Entreprise sans une équipe AO dédiée

Comment répondre
Monter une équipe à chaque AO
S’assurer que les fonctions soient claires Vérifier que les personnes
compétentes soient « DISPONIBLES »
Engager le management
Vérifications
Technique
Commerciale
Logistique
Contractuelle
Rédaction
Temps et coûts
Control de l’offre
Savoir estimer le cout de cette offre
Signature du management
Savoir estimer le CA/ profit attendu
Mettre un process simple en place
Réduire les riques
La sous traitance
Dans le cas ou une sous traitance est necessaire, il
faut prendre le temps d’analyser les consequences
sur le contrat et prendre le delais supplementaires
en compte

Cette decision est liée à a l’appel d’offre “elle même” et

ne doit pas être sous éstimée

Pourquoi est ce important?

Le sous traitant peut être le “maillon faible de votre offre

Le travail de votre sous traitant peut avoir des

repercussions importantes sur la profitabilté et les
engagements vis à vis du client
 Comment gérer les sous traitants

Qualification
Avoir sa liste de sous
traitant qualifiés
Suivre régulièrement
l’évolution du sous traitant
S’assurer de sa pérennité
Le traiter comme un
fournisseur partenaire
Appel d’offre
organiser une AO avec les différents
sous traitants
S’assurer que tout est clair dans leur
offre
Vérifier le temps de réponse et
l’intégrer aux décision
Appliquer le contrat client au contrat
de l’appel d’offre

Go / No Go
Quel est l’impact du sous traitant dans le volume de l’offre
> à 40% est ce raisonnable
Quel est le rapport de confiance avec le sous traitant en question
Quel est le risque encouru
FIN DES COURS