LES ACHATS

DE PRESTATIONS RH

Rachel BRAULT
rachel.brault@outlook.fr 1
INFORMATIONS DIVERSES
Cours destiné aux étudiants en Licence et Master :
 RH

Evaluation :

Quiz et/ou dossier en groupe

 Objectif du cours :
•Etre capable d’effectuer des achats en phase avec les besoins des
collaborateurs
•Etre capable d’utiliser les outils du processus achats

2
Sommaire
Introduction :
Qu’est ce que l’achat de services?
Les besoins au sein du service RH

1. Le rôle des achats

2. Le processus achats, les étapes et en détail
3. Le récapitulatif des étapes du processus
4. Exemple d’achats de prestations de
services : rappels, conseils, …
5. Pour constituer votre dossier
3
Introduction

4
Introduction

 Qu’est ce qu’un service ?

C’est la mise à disposition d’une capacité
technique ou intellectuelle ou un travail directement
utile pour l’usager, sans transformation de matière.

 Qu’est-ce qu’un prestataire de services ?

Toute personne physique ou morale qui propose
des services.

5
Introduction

 Quelques exemples :

 prestataires de services informatiques

 de conseils,
 de location d’outil ou de véhicule,
 de services de gardiennage,
 de services d’accueil, nettoyage
 de maintenance machine
 …

6
Introduction : les besoins au sein du service RH

La direction des Ressources Humaines fait parti des

principaux prescripteurs de l’entreprise.

Les besoins des RH sont multiples et complexes :

 Le travail temporaire
 La formation
 Le recrutement
 La gestion de la paie
 L‘événementiel : séminaires, journées à thème…
 Les véhicules
 Les déplacements des collaborateurs
 Les logiciels et SIRH
… 7
 L’ACHAT DE PRESTATIONS DE SERVICES

Evolution de
l’externalisation R&D

Production Entreprise virtuelle

RH
Avantages :
Marketing - Se recentrer sur son cœur de métier
- Profiter de l’expertise métier de
spécialistes extérieurs
Système - Flexibilité et réactivité
d’information - Mise en concurrence des
compétences et résultats
Logistique de - Optimisation et contrôle des coûts
distribution Inconvénients :
- Perte de substance interne
Sécurité - Adaptation aux spécificités de
l’entreprise (cohésion sociale)
Restauration - Contrat comme élément
d’ajustement des relations humaines
- 1er pas vers l’entreprise virtuelle
Nettoyage
Temps
Introduction

 Ses achats sont sources d’enjeux financiers importants.

 La ligne de conduite?
Améliorer les services et la valeur perçue tout en
optimisant les coûts.

 Pour exemple :
 La formation
 L’interim

9
Introduction

La formation  13 milliards par an

 C’est donc un réel investissement pour les entreprises,

synonyme de compétitivité, d’innovation, de croissance, mais
aussi de fidélisation des employés.

 Face aux besoins des entreprises, l’offre marché est

importante (des grands organismes de formation aux coachs
free-lance) et touchée par la digitalisation avec de nouveaux
modes d’apprentissage tels que le E-learning, MOOC,
gamification…

10
Introduction

L’intérim  l’évolution, plus de 700 Milliers en 2017

11
Introduction

 Utilisé pour palier les pics d’activités ou

d’absences, l’intérim est un des principaux
postes des achats hors production.

 Le contrôle de ce poste doit être maximal

surtout dans le secteur de la production et de
l’industrie.

  L’optimisation du périmètre Intérim ne se

limite pas à la négociation des coefficients.

12
 1
Le rôle des achats

13
1. Le rôle des achats

 1945 : Economie de production

Demande > Offre
Fonction dominante : La PRODUCTION
Achats = 20 % du CA des entreprises
ACHATS = APPROVISIONNEMENT

 1960/70 : Economie de marché

Offre > Demande
Fonction dominante : Le COMMERCIAL
Achats = 50 % du CA des entreprises / Fonction de
dépenses qu’il faut réduire (centre de coûts)
14
1. Le rôle des achats

 1990 : Globalisation
Offre >> Demande
Fonction dominante : La FINANCE
Achats = 70 % du CA des entreprises / Apparition du
concept de centre de profit

 Dans notre modèle économique, c’est le jeux de la concurrence qui détermine le

niveau du marché.
Augmenter les prix de vente n’est pas une tâche facile, c’est pourquoi une bonne
partie du bénéfice est due au travail sur les Achats.

 Celaimplique directement l’efficacité du fonctionnement des Achats dans la

stratégie globale de l’entreprise.

15
1. Le rôle des achats

Il est donc stratégique de sélectionner les

prestataires qui seront de véritables
partenaires dans :
 le challenge des besoins,
 l’obtention et l’analyse de la décomposition du
coût global
 l’optimisation des budgets tout en conservant la
qualité de prestation…

 C’est ce que nous allons aborder dans ce cours

16
 Quelques informations :
Acheter ne se limite pas à la négociation

Analyse et Négociation Décision et

Préparation contrats

• Préparation • Choix fournisseurs

• Expression
besoins • Déploiement et
• Négociation
suivi des contrats
• Sourcing
• 10% • 20%
• 70%

17
1. Le rôle des achats

 L’achat est orchestré par un processus : le processus

achat.

 C’est pour cela que la collaboration avec le service achats

est la clé du succès.
 Les capacités conjuguées des clients internes (DSI, DAF,
Marketing,...) et des Achats permettent de :
 mieux étudier le marché
 challenger le cahier des charges fonctionnel
 préparer la stratégie pour une meilleure qualité
 optimiser les coûts

 Faire intervenir les Achats, ce n'est pas ralentir le

processus mais lui ajouter de la valeur.
18
Les 7 dimensions des achats

Ethique, déontologique, organisation, relationnel, négo,

STRATEGIQUE
transversalité, mode projet...

COMMERCIALE Marketing, veille, client/frs...

ECONOMIQUE Prix, pérennité financière...

TECHNIQUE Besoin, prestation, innovation technologique...

LOGISTIQUE Flux, délai, flexibilité, sécurisation...

JURIDIQUE Contrat, protection...

QUALITE Performance, évaluation, processus...

19
Le rôle des achats : le rôle de l’acheteur

Acheter et mettre à disposition des

utilisateurs internes de l’entreprise des
biens et/ou des services acquis à
l’extérieur dans les meilleures conditions
de prix, de délai, de qualité, de service
après-vente, …
20
L'acheteur : ses activités
 Identifier le juste besoin
 Ajuster le besoin au marché de l’offre
 Montrer l’impact économique des décisions :
make or buy par exemple
 Proposer et conduire la stratégie achat : RSE
par exemple
 Avoir les meilleures conditions du marché
 Gérer et développer le portefeuille fournisseurs
 Gérer les risques fournisseur
 Mesurer la performance des fournisseurs
21
 Savoir faire – Savoir être

L'acheteur : les compétences requises

 Argumenter et convaincre - persuader
 Analyser
 Négocier
 Pratiquer les outils pack office (Excel principalement)
 Pratiquer l’anglais

 Esprit d'initiative
 Curieux - Créatif
 Excellent relationnel - Communication
 Rigoureux
 Personnalité affirmée
 Sens de l'écoute active et du dialogue
 Résistance au stress
 Factuel
22
1. Le rôle des achats

 Mais les entreprises n’ont pas toutes un

service achats…

 Dans ce cas, les prescripteurs doivent

connaitre les étapes principales de l’acte
d’achat ainsi que les différents outils.

 En voici les étapes …

23
 2
Le processus achat
- Les étapes
- En détail

24
 OUTILS
PROCESSUS QUI
LIVRABLES

EXPRESSION DU
BESOIN CDCF - CDCT Groupe projet

SOURCING Grille de PRE-Sélection

Groupe projet
fournisseurs pondérée

LANCEMENT Prise de contact fournisseurs

Acheteur – Groupe
Trame grille de Sélection
CONSULTATION projet
fournisseurs, pondérée

DEPOUILLEMENT Analyse des offres : grille des

CHOIX coûts et remplissage grille de Groupe projet
FOURNISSEUR(s) sélection frs

NEGOCIATION Préparation de la négociation Acheteur

CONTRACTUALISATION Contrat – Commande Acheteur – Juriste

Réunion – Planning – Audit

DEPLOIEMENT – SUIVI Groupe projet
interne – grille d’évaluation frs

25
 EXPRESSION DU
BESOIN CDCF - CDCT Groupe projet

CF
CD .
..

:
AO tion
gocia t ent :
é
N ontra nem es
Valeur Ajoutée C n
sio de cd
v i
des achats ppro ation i
A ss iv
Pa Su

Niveau d’Intervention des achats

26
L'EXPRESSION DU BESOIN

 Un cahier des charges est un document structuré :

Page de garde avec nom du dossier, de l’entreprise,
logo, photos, ...
Cartouche (date, indice, rédacteur, valideur, intitulé, ...)
Sommaire
Présentation de votre société
Page de signature et cachet du fournisseur

Il sera annexé au contrat.

Il devra être signé par chaque fournisseur consulté
et retourné avec l’offre.

27
L'EXPRESSION DU BESOIN

Dans un cahier des charges :

• Descriptif technique tels que ses caractéristiques,

spécifications, performances attendues (avec tolérances),
plans, ...
• Contraintes : environnementales, éco, indus, sécuritaires...
• Quantité
• Délai de livraison, durée et période du contrat
• Conditionnement
• Conditions de maintenance, de mise à jour (logiciel)
• Contingences réglementaires
• Conditions achats: retour des offres (date, bordereau de prix,
décomposition des coûts, …), conditions de paiements, les
documents obligatoires (attestation de vigilance, assurance,
KBIS, ...)
28
L'EXPRESSION DU BESOIN

Dans un cdc, il faut également notifier les contraintes internes :

• Nécessité d'allouer des ressources, du budget pour assurer un plan

de validation
• Contraintes de standardisation
• Contraintes organisationnelles (horaires, disponibilité du
personnel…)
• Contraintes linguistiques
• Contraintes de gestion administrative (nombre de réfs à gérer…)
• Contraintes de confidentialité (interne, externe)
• Sous-traitance
• La gestion des produits en fin de vie et des déchets
• ....

29
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Lorsqu'un client interne exprime son besoin, il

y a 3 types d'expression :

 Spécifications techniques fermées

 Spécifications techniques ouvertes - CDCT
 Spécifications fonctionnelles - CDCF

A votre avis, quelles sont les différences ?

30
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications techniques fermées

Le client interne précise la demande technique. Il

impose le fournisseur et la demande d'achat est
accompagnée d'une offre fournisseur ou d'un cdc
contraignant.
Le cdc répond à la question : c'est fait de…
L'acheteur n'a pas de valeur ajoutée.
C'est une démarche administrative.
Il doit acheter "ça", chez "ce" fournisseur.
Obligations de moyens.
31
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications techniques ouvertes - CDCT

Le client interne ne stipule que le type de produit

recherché, sans marque, ni référence, ni nom de
référence.
Le cdc répond à la question : c'est fait de…

L'acheteur peut effectuer une mise en concurrence. Il

doit acheter "ça".
Obligations de moyens.

32
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin

 Spécifications fonctionnelles - CDCF

Le client interne définit les objectifs à atteindre, les

fonctionnalités produit.
Cela pour permettre une ouverture à la concurrence
technologique, à l'apport d'innovation, de nouvelles
solutions, procédés, fournisseurs…Mais aussi de répondre à
la conception coût objectif, diminution des coûts…

Le cdc répond à la question : c'est fait pour…

C'est un travail en équipe projet avec les différents services
concernés tels que le marketing, la restauration,
l’hébergement, le service technique…
C'est une obligation de résultats.
33
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin
Pourquoi rédiger un cahier des charges Fonctionnel ?

 Favoriserla créativité des fournisseurs par une formulation du besoin en

terme d'attentes (fonctions) et non en solutions

 Favoriser l'exhaustivité fonctionnelle du besoin, en précisant les limites afin

d'éviter les oublis, source de dysfonctionnement et de litiges

 Créer
un contexte concurrentiel avec les bons fournisseurs, qui sont force de
proposition, innovants, ...

 Faciliter l'évaluation des réponses

 Favoriser les échanges d'information avec les fournisseurs

 Créerune expérience "groupe" en aidant la circulation de l'information entre

les services et/ou les sites 34
L'EXPRESSION DU BESOIN
Les différentes expression du besoin
 La différence entre ce que je veux dire et...

Ce que je dis,
Ce que je pense avoir dit,
Ce que tu penses avoir entendu,
Ce que tu entends,
Ce que tu comprends,
Ce que tu penses retenir,
Ce que tu retiens,
Ce que tu transmets..
..et ce que tu transmets est parfois immense ! On vous l'a déjà dit, notre
métier est une fonction de communicants.

Pour limiter cette déperdition, une définition du besoin précise et

COMPRISE est essentielle.

https://www.linkedin.com/posts/guillaume-gourmelon-achats-rse-
swott_swott-procurement-rse-ugcPost-6904085516120064000-kd97/
35
 SOURCING Grille de PRE-Sélection
Groupe projet
fournisseurs pondérée

Recherche de fournisseurs potentiels :

 Comment trouver les fournisseurs?

 Comment obtenir des informations afin de

mieux les présélectionner?

36
 Réseaux
sociaux Association
professionnelle Presse

Ambassade
Forums

Moteur de
…
recherche
Fournisseurs

Pages et sites
Salons
web
Annuaires
professionnels
Conférences Bases de
Séminaires données

37
LE SOURCING

• Quels sont les fournisseurs que je souhaite

consulter ?
A quels fournisseurs vais-je envoyer mon CDCT /
CDCF ?

• Combien de fournisseurs Présélectionner ?

2 étapes

38
LE SOURCING

• 1ère étape : effectuer un « écrémage » avec 1 voir 2

critères (par exemple : localisation, le cœur de métier, …)
Du marché fournisseurs  10 fournisseurs, par exemple.

• 2ème étape : une présélection des fournisseurs à l'aide

d'une grille pondérée : situation financière, localisation,
effectif de l'entreprise, certifications, cœur de métier, ...

ATTENTION : Les critères sont des critères qui ne

concernent pas le produit/service directement mais
l’entreprise.
Pour rappel, ils n’ont pas encore reçu votre cdc !!

39
LE SOURCING

 Exemple de grille de pré-sélection :

…
Fournisseur
Fournisseur 1 : nom du fournisseur Fourniss
Coeffic 2
eur 10
ient
Critères
1à3 Note
Note
de
pondérée
Commentaires … …
1à3

Localisation 2 3 6 Paris 11ème

Situation Bilan de 2018

3 1 3
financière défavorable

… 1 2 2
Total
(addition des … … …
notes
pondérées)
40
LE SOURCING
Les notes que vous allez attribuer se doivent d’être justifiées !
Pour cela, vous devez rédiger un barème.
Les fournisseurs ayant les meilleures notes feront parti de votre short-list de
3 à 5 fournisseurs.

 Exemple de barème – Autant de tableau-barème, que de critère

CRITERE : Localisation NOTE

1 km à 15 km 3
16 km à 50 km 2
Au-delà de 50 km 1

CRITERE : Situation financière

NOTE
(source : société.com)
Bilan Favorable 3
Bilan Moyen 2
Bilan Défavorable 1
41
LE SOURCING Pour schématiser

Marché Ecrémage sur

fournisseurs 1 à 2 critères

10
FOURNISSEURS

Grille pré-sélection
Fournisseurs, pondérée

3à5
Short-list FOURNISSEURS
MINIMUM
envoi du cdc
42
 LANCEMENT Prise de contact fournisseurs
Acheteur – Groupe
CONSULTATION Trame grille de Sélection
projet
fournisseurs, pondérée

• Envoi du cahier des charges et annexes (plan, bordereau

de prix, ...). Attention, on effectue l’envoi du dossier par
mail en CCI !!

• Rdv fournisseurs : visite site (si besoin), complément

d’information sur cahier des charges avant rédaction des
offres

• Suivi : indice cdc si évolution des besoins, respect du délai

de retour des offres

43
 DEPOUILLEMENT Analyse des offres : grille des
CHOIX coûts et remplissage grille de Groupe projet
FOURNISSEUR(S) sélection frs

 Constituer un tableau récapitulatif des analyses des offres

des fournisseurs, avec la décomposition des coûts

 Repérer les critères « suspects », sur qualité, sous qualité

 Challenger les fournisseurs

44
Afin d’effectuer une analyse efficace...

A savoir !
o Coût… / Prix… Réflexion de 5 minutes

Le prix d’achat est le prix payé pour l’achat d’un

produit hors frais annexes d’achat.

Le coût d'achat intègre le prix d'achat ET l'ensemble

des coûts annexes (cachés ou non) de la mise à
disposition des produits-services dans l'entreprise.

45
Coût / Prix

Il ne faut pas comparer 2 prix d'achats mais

2 coûts d'achats complets.
 Le coût d'achat complet :

 Le prix d'achat
+
 Le prix du transport, d'emballage, du dédouanement
(éventuellement), assurances
+
 Les charges du personnel : réception, appro, achats, compta…
+
 Le coût du stockage

 Il faut comparer le coût complet entre 2 fournisseurs. On

constatera parfois qu'en payant moins cher, le coût sera supérieur. 46
Exemple de décomposition des coûts sur prestation de nettoyage / mensuel

Quelles questions pouvons-nous poser aux fournisseurs face à

cette décomposition ?

Eléments FRS 1 FRS 2 FRS 3

Main d’œuvre 2554€ 2200€ 3100€

Amortissement matériels 105€ 180€ 50€

Consommables (Chiffons,
280€ 240€ 250€
papier toilettes, ...)
Produits d’entretiens (pdt vitre,
310€ 200€ 180€
sanitaire, gel hydro, ...)
Logiciel (suivi prestation –
50€ NC 70€
relevé de constats, ...)
Total 3299€ 2820€ 3650€

47
Exemple de décomposition des coûts sur les fournitures administratives / unité

Quelles questions pouvons-nous poser aux fournisseurs face à

cette décomposition ?

Eléments FRS 1 FRS 2 FRS 3

Stylo 1,5€ 1,2€ 2,7€

Stabilo 1,7€ 1,5€ 2,8€

... ...€ ...€ ...€

Emballages sur MOQ
15€ 5€ 20€
(mini de commande)
Livraison sur MOQ 18€ 12€ 25€
Total
XX € XX € XX €
(à calculer selon le MOQ)

48
Analyser les parties techniques et achats des offres, quelques critères :

 Prestations techniques proposées

 Amélioration continue
 Accompagnement au déploiement de la presta / mise en place du
matériel
 Matériels : qualité, garantie, délai, maintenance...
 Interlocuteur dédié
 Coûts
 Clients référents
 Sous-traitance
 Force de proposition
 ...

Pour ce faire, rédiger une grille de sélection fournisseur(s). La trame est

identique à celle de la grille de préselection fournisseurs, en revanche les
critères orientés produits/services sont à intégrer.
49
LA SELECTION FOURNISSEUR(S)

 Exemple de grille de sélection :

Fournisseur 1 : nom du
Frs 2 …  Frs 5 Maxi
Coeffic fournisseur
ient
Critères
1à3 Note
Note
de
pondérée
Commentaires … …
1à3

Coûts 2 3 6 Moins-disant

2 ans Pièces-
Garantie 3 3 3 MO-
déplacement
Stock 1 1 2 Pas de stock
Total
(addition des … … …
notes
pondérées)

50
L ASELECTION FOURNISSEURS
Les notes que vous allez attribuer se doivent d’être justifiées !
Pour cela, vous devez rédiger un barème.
Le(s) fournisseur(s) ayant la meilleure note feront l’objet d’une négociation
(prochaine étape du processus)

 Exemple de barème – Autant de tableau-barème, que de critère !

CRITERE : Coût NOTE

En dessous du budget 3
Egal au budget 2
Au dessus du budget 1

CRITERE : Garantie NOTE

+ de 2 ans 3
2 ans 2
1 an 1

51
 3à5
RÉCAPITULATIF
FOURNISSEURS
MINIMUM

Marché « Ecrémage » : 1-2

critères afin d’obtenir une
fournisseurs liste de 10 fournisseurs
environ

10
FOURNISSEURS
Pour schématiser
Grille pré-sélection
Short-list : fournisseurs
1- Envoi du cdc pondérée
2 - Rédaction de la grille
de sélection frs
3 - Réception des offres
4 - Dépouillement des
offres Ou plus selon la
1 FOURNISSEUR stratégie achat