ANNEXE 

: FICHE MEMOIRE

Date
I i Libellé des tâches Durée butoir
 ANNEXE : PLAN DE JOURNEE1

PLAN DE JOURNEE DU ..../…./……..

Priorités de 1 à 5 FAIRE Durée Téléphoner

Urgent

Important

Important

Peu
urgent

Urgent

Peu
important

Peu
urgent

Peu
important
Total durée

1
Gérer efficacement son temps et ses priorités, éditions ESF.
 COMMENT, CONCRÈTEMENT, BÂTIR VOTRE PLAN DE JOURNÉE ?
1. J’organise chaque journée le matin ou la veille. Je la planifie sur fiche journalière . Cette fiche est
volante, s’intègre dans mon agenda, et je la jette quand je remplis la suivante, ou bien je l’archive.

2. Libérez votre mémoire et notez tout ce qui vous passe par la tête. Ecrivez les différentes
activités/tâches avec quelques mots clés dans l’une des catégories après avoir mentalement apprécié
l’importance et l’urgence. Ne notez pas l’évidence et le répétitif.

3. Notez une durée en face de chaque activité/tâche : celle-ci correspond au temps nécessaire pour
réaliser l’activité/tâche auquel on applique un coefficient correcteur (temps supplémentaire imprévu). Ne
soyez pas perfectionniste. Les minutes importent peu, c’est plutôt un pesage au quart d’heure ou même à la
demi-heure près. Je fixe des temps passerelles entre deux rendez-vous pour tenir compte des imprévus et du
besoin de décompression.

4. Reportez sur l’échelle de temps à droite, vos temps bloqués :

- Vos rendez-vous (déjà inscrits dans votre agenda) en dessinant un rectangle intégrant les temps de
déplacement.
- Votre heure d’arrivée le matin si celle-ci n’est pas fixe. Un trait horizontal vite trace suffit a la
visualiser.
- L’heure à laquelle vous aimeriez quitter votre travail. Biffez d’un coup de crayon la limite avec une
marge : pour quitter absolument à 18 heures, faites une marque à 17h30.
- Votre plage de temps pour le repas. Deux traits horizontaux suffiront.

5. Calculez mentalement les grandes masses de temps par catégories, approximativement ! Comptez à
toute allure, bondissez de demi-heure en demi-heure pour obtenir un budget-temps catégoriel. Vous avez
sous-évalué très certainement le temps nécessaire. La comptabilité précise est sans intérêt sauf circonstances
exceptionnelles. Ainsi les petites tâches de 10 mn s’agrègent par blocs d’une heure.

6. Prenez conscience, d’un coup d’œil des pièges tendus  : le Non-Important, le manque de temps pour
tout réaliser, le risque de report si l’essentiel n’est pas fait à la bonne date.

7. Décidez des priorités en tenant compte, en partie, de vos rythmes et de vos envies. Notez 1° 2° 3° 4° 5°
c'est-à-dire les 5 premières priorités, pas plus ! Au-delà, vous passeriez plus de temps à relire l’ordre des
priorités plutôt que d’agir ! L’essentiel consiste à savoir par quoi commencer ; chacun de nous est bien
incapable de définir longtemps à l’avance l’ordre qu’il faut adopter. Cet impératif n’est réaliste que pour les
rendez-vous ou les actions déjà programmés.

8. Je consulte ma fiche en permanence pour rayer les tâches accomplies. Elle est ma feuille de route que
je fais suivre partout. Sa place privilégiée est l’agenda…

9. Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et les plus importantes . Ce sont celles qui
bâclées ou en retard risquent de générer les problèmes de demain.

10. Je tiens compte de mon rythme de travail. Je décale mes horaires en conséquence chaque fois que
possible. On est peut-être moins productif l’après-midi que le matin.

11. Maintenant agissez et foncez : ce n’est en rien un plan « béton » de bâtiment inamovible, mais un
enchainement de jalons sur un chemin qui présentera des surprises, et donc appellera des corrections