7.

2 COMMUNICATIONS
Rédaction Approbation Publication
EXTERNE
ENTITÉ

Début – Avis
externe

Retour au
1 jour max.
7.2.4 PUBLICATION processus
Alerte : 30 min. max.
- Réception d’un avis en appelant
provenance d’une l’entité externe
ADJOINTE DIRECTION

par la boîte _Boîte_DGITSO

<DGITSO@mce.gouv.qc.ca>. Note 1:
- Marie Bilodeau = Répondante (DTISA)
- Selon la nature de l’avis, faire - Cécile Amphimaque (Relève)
suivre au service concerné2. - Équipe-Web = Responsable publication

Note 2:
Le service responsable changera selon le type d’avis.
SERVICE RESPONSABLE

7.2.2 AVIS EXTERNES

Début - Opération
planifiée ou 7.2.1 AVIS INTERNES 2 à 3 jours selon le cas
nouvelle

NON
TECHNO SAC
ANALYSTE

Début – Banc
7.2.1 AVIS INTERNES Alerte? OUI Quelques minutes
d’essais ou alerte
DIRECTEUR DTISA

7.2.3 APPROBATION
CHEF SAC

2 jours max.
Alerte : 20 min. max.
Légende

Point
Décision
Décision Processus Processus facultatif Processus appelé Délai Début/Fin processus de Délai facultatif
multiple
saut
7.2.1 AVIS INTERNES
Rédaction Autorisation Finalisation

Début - Opération Note 1:

Opération ou - Composer la nouvelle selon le sujet et
planifiée ou Nouvelle 7.2.3 APPROBATION CPM  Johanne Boucher
nouvelle? les informations à transmettre.
nouvelle CSG  Isabelle Michaud
Fin de session parlementaire  Anne Trotier
SERVICE RESPONSABLE

Dépôt des avis et nouvelles :

Opération U:\DIGD\_GI-DIGD\Z-
Documents de travail\
Tant qu’il n’y a pas d’accord
- En se basant sur le dernier modèle utilisé, Intranet
Note 2:
préparer une communication en précisant les Un bandeau rouge est une alerte en référence à une
éléments suivants: - Choisir ou certifier page donnant les détails.
1) Avis; Plus de deux semaines - Transmettre l’avis au CHEF les dates proposées Un bandeau vert est un avis indiquant le retour des
2) Édifices et clientèle touchés; avant l’opération SAC et CONSEILLER CPM ou en avancer de services.
3) Motif de l’intervention; nouvelles, s’il y a lieu.
4) Dates, heures et délais de réalisation;
Modèle en exemple : U:\DIGD\_GI-DIGD\ 5) Services visés et impacts. Note 3:
Z-Documents de travail\Intranet\
En cas d’urgence et d’absence des ressources
Avis_interruption_2017-05-08.docx
spécifiées, le TelRouge a la responsabilité de trouver
Service une ressource pour rédiger l’alerte.
responsable ou Retour au processus
Chef SAC? appelant
CHEF SAC

- Valider et adapter le message à

7.2.3 APPROBATION
la clientèle, si nécessaire.
NON

- Verbalement, contacter la clientèle1

(répondant sectoriel) visée pour l’aviser des - Si la panne ou l’interruption
CONSEILLER

implications et pour obtenir son accord afin de implique également la

Accord clientèle? OUI
réaliser l’opération. téléphonie IP, aviser le CSPQ
- Dans la négative, proposer des alternatives de et la DRM.
travail et/ou obtenir des dates potentielles.

- Préciser avec le service concerné les points - Selon les informations reçues et le type de
importants à communiquer à la clientèle: défaillance, composer alerte (bandeau rouge2)
ANALYSTE TECHNOLOGIQUE

1) Édifices et clientèle touchés; avisant la clientèle d’une interruption de service.

2) Nature de la panne; - Définir la forme (courrier et/ou Intranet, alerte
Alerte3
3) Délais de résolution; Intranet (bandeau rouge) ou par téléphone)
Début – Banc Bancs d’essais ou 4) Impacts. - Définir un message dans la boîte vocale du
d’essais ou alerte alerte 5) S’il y a lieu, les méthodes de contournement. TelRouge, s’il y a lieu.

Bancs
d’essais - Composer deux avis pour les bancs d’essais selon le sujet et les informations à transmettre.
- 1er avis aux Répondants sectoriels pour les aviser date, objet opération, impacts possibles, marche à suivre
et demande de confirmation des opérations.
- 2e avis aux Clients testeurs pour aviser date, objet opération, impacts possibles, marche à suivre.
Légende

Point
Décision
Décision Processus Processus facultatif Processus appelé Délai Début/Fin processus de Délai facultatif
multiple
saut
7.2.2 AVIS EXTERNES
Rédaction Autorisation Finalisation

Tant qu’il n’y a pas d’accord

EXTERNE
ENTITÉ

- Proposer de nouvelles dates

ou des alternatives.

- En se basant sur le dernier modèle utilisé,

préparer une communication en précisant les
éléments suivants:
- Impliquer les autres services
Début – Avis 1) Avis; - Contacter l’entité externe
SERVICE RESPONSABLE

de la DTISA.
externe2 2) Édifices et clientèle touchés; pour prendre entente.
- Adapter l’avis, si nécessaire.
3) Motif de l’intervention;
4) Dates, heures et délais de réalisation;
5) Services visés et impacts. NON
- Verbalement, contacter la clientèle1
Dépôt des avis et nouvelles : (répondant sectoriel) visée pour l’aviser des
Modèle : U:\DIGD\_GI-DIGD\Z-Documents Retour au
de travail\Intranet\Avis_interruption_2017-
U:\DIGD\_GI-DIGD\Z- implications et pour obtenir son accord afin de
Documents de travail\ Accord clientèle? OUI 7.2.3 APPROBATION processus
02-08.docx réaliser l’opération.
Intranet appelant
- Dans la négative, proposer des alternatives de
travail et/ou obtenir des dates potentielles.

Note 1:
CPM  Johanne Boucher
CSG  Isabelle Michaud
Fin de session parlementaire  Anne Trotier

Note 2:
Le service responsable changera selon le type d’avis.
Légende

Point
Décision
Décision Processus Processus facultatif Processus appelé Délai Début/Fin processus de Délai facultatif
multiple
saut
7.2.3 APPROBATION
Approbation préliminaire Correction Approbation finale

Début – Avis
externe
SERVICE RESPONSABLE

- Modifications mineures
CHEF SAC

Début – Avis interne - Modifications mineures

NON, à réviser

- Approbation et
1 jour max.
commentaires. Approbation
finale de la
DIRECTEUR DTISA

communication?
- Approbation et Alerte :
commentaires. 30 minutes max. NON, peu
OUI de changements

- Correction
commune pour
1 jour max. publication.
Dépôt des avis et nouvelles :
U:\DIGD\_GI-DIGD\Z-
Documents de travail\
Intranet
NON
ADJOINTE DIRECTION

- Déposer la version
- Corriger la finale du fichier de
Alerte?
communication communication dans
le dépôt prévu.

Adjointe OUI
administrative
ou Alerte : Retour au processus
7.2.4 PUBLICATION
30 minutes max. appelant
exécutive???
Légende

Point
Décision
Décision Processus Processus facultatif Processus appelé Délai Début/Fin processus de Délai facultatif
multiple
saut
7.2.4 PUBLICATION
Publication
- Selon le cas et si
possible, valider à Retour au processus
CONSEILLER

nouveau auprès de la Accord des avis interne et Retour au processus

2 jours avant NON
clientèle3. clientèle? définir de nouvelles 7.2.1 AVIS INTERNES
- Obtenir de nouvelles dates.
dates si refus.

OUI
Bancs - Envoyer le 1er avis aux Accord - Envoyer le 2e avis aux
±2 jours OUI
ANALYSTE TECHNOLOGIQUE

d’essais responsables sectoriels. clientèle? Client testeurs.

- Proposer une
NON
nouvelle date.

NON

- Se tenir informé.
- Informer l’adjointe de OUI Panne en cours?
l’état de la panne.

- Faire publier l’alerte sur l’Intranet et faire afficher

Alerte panne = un bandeau rouge2.
Immédiatement - S’il y a lieu, mettre à jour l’alerte et/ou envoyer un La journée même ou la
Début1 Selon le cas courriel. veille

Retour de - Préparer et faire publier l’avis de retour des services

Panne sur l’Intranet et faire afficher un bandeau vert2.
ADJOINTE DIRECTION

(Imprévus) - Définir une date de retrait du bandeau2.

- Envoi d’un message de
rappel à la clientèle visée.
Opération
- Faire publier la avis d’opération planifiée sur
planifiée
l’Intranet et faire afficher un bandeau rouge2. OUI
= 2 ou 3 jours
- Définir une date de retrait du bandeau2. - S’il y a lieu, envoyer un
avant courrier, référant à
l’avis sur l’intranet, aux
- Aviser le
clients visés. Opération
TelRouge qu’un 30 minutes max. NON
- S’informer auprès du planifiée?
avis sera publié.
Nouvelle - Faire publier la nouvelle sur l’Intranet. SAC pour définir les
groupes d’envoi, s’il y a
Retour au processus
lieu.
appelant

Note 1:
- Marie Bilodeau = Répondante (DTISA)
- Cécile Amphimaque (Relève)
- Équipe-Web = Responsable publication

Note 2:
Un bandeau rouge est une alerte en référence à une page
donnant les détails.
Un bandeau vert est un avis indiquant le retour des
services.

Note 3:
CPM  Johanne Boucher
CSG  Isabelle Michaud
Fin de session parlementaire  Anne Trotier
Légende

Point
Décision
Décision Processus Processus facultatif Processus appelé Délai Début/Fin processus de Délai facultatif
multiple
saut