UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

Faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie

FAC D.E.G.S.

Département : GESTION
Option : Finances et Comptabilité

AMELIORATION DE LA GESTION DES

STOCKS ET APPROVISIONNEMENT
Cas : Caisse d’Epargne de Madagascar ( CEM)

Mémoire présenté par Monsieur RAKATONINDRINA Andry Harimbola

En vue de l’obtention du diplôme de « Maîtrise en Gestion »

Sous la direction Pédagogique de :

Monsieur RALISON Roger
Maître de conférence, Directeur du Centre d’Etude et de Recherche en
Gestion- CERG

Sous l’encadrement professionnel de :

Monsieur ANDRIAMANANTSOA Claude
Directeur de l’audit interne de la Caisse d’Epargne de Madagascar
Promotion FANASINA
Soutenance : 21 Décembre : 2005
REMERCIEMENTS

Il nous est inconcevable de présenter ce mémoire sans dire un mot à tous

ceux qui ont contribué à la réalisation de notre stage et à l’élaboration du présent
mémoire.

Ainsi, je tiens à adresser mes vifs et sincères remerciements aux personnes

citées ci-dessous :

- Monsieur RAKOTOBE Pascal, President de l’Université d’Antananarivo

- Monsieur RAKOTOARISON Rado Zoherilaza, Doyen de la Faculté
DEGS Maître de conférence.
- Monsieur RALISON Roger, Chef de Département gestion, Maître de
conférence, mon encadreur pédagogique qui m’a donné son soutien à la
réalisation de ce présent ouvrage.
- Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, Directeur des études et des
recherches en gestion.
- Monsieur RAZAFITSIATOSIKA Calixte, le Directeur Général de la Caisse
d’Epargne de Madagascar.
- Monsieur ANDRIAMANANTSOA Claude, Directeur Audite Interne, mon
encadreur professionnel qui m’a beaucoup aidé à réaliser ce mémoire.
- l’ensemble des employés de la Direction Stock et approvisionnement pour leur
grande gentillesse, pour leur disponibilités, ainsi que pour l’aide précieuse qu’ils
m’ont apporté tout au long de ces trois mois de stage.
- Mes parents qui m’ont beaucoup aidé moralement et financièrement.
LISTES DES ABREVIATIONS

BTA : Bon de trésor par Adjudication

BR : Bon de Réception
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
CSE : Compte Spécial d’Epargne
CSR : Compte Spécial Retraite
CDC : Compte de Dépôt et Consignation
CEM : Caisse d’Epargne de Madagascar
DF : Direction Financière
DER : Direction de Ressources et Exportation
DSI : Direction de Système d’Information
DAG : Direction de l’Administration Générale
EPIC : Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial
FMD : Financial Market Development
FACT : Facture
IMCE : Institut Mondial de Caisse d’Epargne
PMB : Prix Moyen Pondéré
SM : Stock Minimum
SA : Société Anonyme
WU :WesternUnion
TABLE DE MATIERE

INTRODUCTION……………………………………………………………………………. 1
GENERALITE………………………………………………………………………………... 4

PREMIERE PARTIE : CONSIDERATIONS GENERALES

Chapitre I : Présentation de la CEM…………………………………………………………. 5

Section 1- Historique………………………………………………………………… 5
Section 2- Structure organisationnelle……………………………………………… 9
Section 3- Les activités et les sources de revenus de la CEM…………………………….. 15
31- Les activités de la CEM…………………………………………………………………… 15
311- Le livret d’Epargne………………………………………………………………………. 15
3111- Le compte ordinaire…………………………………………………………………….. 15
3112- Le compte stable………………………………………………………………………... 15
312- Le compte spécial d’Epargne (CSE)…………………………………………………….. 16
313- Le compte spécial retraite (CSR)………………………………………………………… 16
32- Les sources de revenues de la CEM………………………………………………………. 16
321- BTA……………………………………………………………………………………… 16
322- CDC……………………………………………………………………………………… 17
323- WU……………………………………………………………………………………….. 18

Chapitre II : Théorie générale sur l’outil de la gestion de stocks et approvisionnement…….. 19

Section1- Définition…………………………………………………………………………... 19
11- Stock………………………………………………………………………………………. 19
12- Gestion de stocks………………………………………………………………………….. 19
13-Approvisionnement………………………………………………………………………... 19
Section 2- Les éléments constitutifs de la gestion de stocks et approvisionnement………….. 20
21- Nature des articles détenus………………………………………………………………... 20
22- Comptabilité des stocks…………………………………………………………………… 21
23- Règles d’approvisionnement……………………………………………………………… 23
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE……….. 27
Chapitre I : Les problèmes relatifs aux achats………………………………………….…………. 27
Section1- Violation de procédure……………………………………………………………… 30

11- Non suivi de procédure en cas d’urgence……………………………………………. 31

12- Utilisation de sous caisse par les agences……………………………………………. 32
Section 2- Choix de fournisseurs limité……………………………………………..………….. 33
21- Nécessité d’une procédure dégradée en cas de rupture des stocks……….………….. 34
22- Manque de personnel……………………………………………………..………….. 35

Chapitre II : Les problèmes rencontrés au niveau de la gestion des stocks……………………….. 36

Section1- Déficience du stockage physique……………………………………………………. 39
11- Défaillance à la gestion du magasin…………………………………………………. 39
12- Classement inexistant…………………………………………………...…………… 40
13- Stocks disparates…………………………………………………………………….. 41
Section 2- Défaillance sur le suivi de stocks…………………………………………………... 41
21- Manque de rigueur au niveau de la consommation……………………….………… 42
22- Inventaire irrégulier…………………………………………………………………. 43
23- Absence de catégorie des stocks……………………….……………………………. 44
Section 3- La gestion de stocks non informatisé…………………………………….………… 45
31- Inexistence de logiciel de gestion de stock………………………………………….. 45
32- Système de rapprochement………………………………………………………….. 46
33- Données non à jour……………………………………………………………….…. 47

TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS, SOLUTIONS RETENUES,

RESULTAT ATTENDUS et RECOMMANDATIONS………………………………………… 48

Chapitre I : Solutions relatives aux achats et approvisionnements………………………………... 48

Section1- Etablissement de procédure adéquate et pratique………………………….……….. 48
11- Relance de l’approvisionnement à temps…………………………………………… 49
12- Adoption de procédure claire aux agences………………………………………….. 50
Section2- Développement des relations avec les fournisseurs………………………………... 51
21- Elargissement de délai de préparation de l’approvisionnement…………………….. 52
22- Organisation du personnel au sein de service approvisionnement……………………………. 52

Chapitre II : Solution relative à la gestion de stock ……………………………………………… 54

Section1- Organisation des stockages physiques………………………………...………….. 54

11- Aménagement du magasin………………………………………………….……….. 55
12- Instauration du système de classement……………………………………………… 55
13- Centralisation des stocks dans un seul magasin……………………………………... 56

Section2- Amélioration du contrôle et suivi des stocks……………………………………… 57

21- Etablissement d’un système de suivi de la Consommation…………………………. 57
22- Obligation de procéder un inventaire régulier……………..……………….……….. 60
23- Définition des différentes catégories des stocks…………………………………….. 61

Section3- Solution pour avoir des données et informatisation fiables……………………….. 64

31- Installation d’un logiciel des gestions de stocks……………………………………... 64
32- Amélioration du système de rapprochement……………………………….………… 64
33- Obligation de mise à jour des données………………………..……………………… 66

Chapitre III : Solutions retenues et résultats attendus et recommandations générales…….……... 68

Section1 : Solutions retenues………………………………………………………………… 68

11- Proposition d’une méthode d’approvisionnement……………...…………………… 68
12- Proposition d’une procédure et attribution des taches sur achat……………………. 70

Section2 – Résultats attendus……………………………………………………………….. 73

21- Résultats économiques………………………………………………………………. 73
22- Résultats financiers………………………………………………………………….. 73
23- Résultats sociaux…………………………………………………………………….. 73
 Section3- Recommandation Générales………………………………………………………. 74
31- Formation du personnel et amélioration du stockage……………………………… 74
32- Adoption d’une informatisation des stocks………………………………………… 76

Conclusion générale………………………………………………………………………………... 78

Annexes

Bibliographie
INTRODUCTION

L’obtention du diplôme de maîtrise en gestion est sanctionnée par la réalisation d’un

mémoire. Ainsi, celui-ci reflète l’accumulation de connaissances effectuée par l’étudiant
pendant ces quatre années universitaires. Il est usage et indispensable de compléter ces
connaissances théoriques acquises par des stages pratiques en entreprises.

Pour notre part, nous avons choisi comme thème de ce mémoire :

«AMELIORATION DE LA GESTION DE STOCKS ET APPROVISIONNEMENT » (cas
de la CEM)

Ce présent mémoire traite le suivi de stock de la CEM et la bonne gestion de stock pour
qu’il soit apte à répondre aux demandes des utilisateurs
Dans le secteur privé comme dans le secteur public, les entreprises et beaucoup d’organismes
divers disposent souvent de stocks importants et ont pris conscience tout particulière d’une
gestion rationnelle dans ce domaine.
L’objet essentiel de cet ouvrage est de montrer, en termes simples, qu’une saine gestion
de stocks peut et doit être réalisée dans toutes les entreprises, quelle que soit sa taille, son
activité, moyennant des méthodes aisées à mettre en œuvre d’un coût dérisoire, et génératrice
de profit insoupçonné ; par conséquent, notre but majeur est de :
- Amener ces responsables à manifester de façon permanente volonté, dynamisme et aussi
flexibilité dans la Gestion de stock
- S’efforcer de présenter de façon claire et concise les points essentiels concernant la
Gestion de stock
- Permettre de dégager à partir de ces documents et à l’aide d’information supplémentaire,
un système pertinent se rapportant à l’élaboration de l’organisation et la détermination des
tâches pour la mise en marche de la bonne Gestion de stock

Nous avons choisi la CEM pour effectuer notre stage, par la constatation que cette
institution est plus évoluée dans le domaine économique et financier, on peut dire qu’elle est
leader dans son secteur et se doit d’être plus performant et efficace pour assurer son
développement que beaucoup d’agents économiques y attachent ses confiances.

1
 En tenant compte de ses facteurs qui l’entourent et ses performances, la CEM a ouvert
des nouvelles agences qui sont déployées dans toutes les provinces et les régions de
Madagascar pour satisfaire la demande de la clientèle dont il existe actuellement dix-neuf
agences contre sept agences seulement l’année 1998.

L’extension de cette institution est fonction d’une procédure adoptée et une bonne
gestion au niveau de chaque direction et service qui demandent une énorme tâche et
responsabilité, notamment dans la direction des affaires générales que notre choix y est
orienté, effectivement dans le service Gestion de stock du fait qu’elle est une branche
importante et intéressante aussi bien dans la qualité de gestion ainsi que la prise de décision
au développement.

A noter que le stage que nous avons fait dans cette direction nous a permis d’analyser la
gestion de stock et approvisionnement de la CEM. Nous y avons pu constaté qu’il arrive a la
CEM de se heurter à des différents problèmes notamment les problèmes d’organisation et le
problème d’organisation.
Nous allons au cours de cet ouvrage apporter quelques solutions concernant les
problèmes que nous avons cités ci dessus pour, au moins réduire les lourdeurs et les lacunes
qui empêchent d’atteindre la performance et l’efficacité de tous les travaux.

Cette solution conduit à un système de gestion de stock nouvellement élaboré

concernant surtout les points suivants :
Système de procédure d’achat adéquate.
Système d’approvisionnement cohérent à l’activité de la CEM
Système de classement
Informatisation des tâches sur la gestion de stock.

Mais étant amélioré par une gestion harmonieuse, ces facteurs seront au bénéfice de la
CEM.
Pour avoir des renseignements sûr et des données fiables sur cette tendance à
l’amélioration de la gestion de stock et approvisionnement, et afin d’apporter des solutions
plus appropriées à ces problèmes. Nous allons procéder comme suit : faire une compilation
bibliographie qui se rapporte à ce thème, visiter toutes la direction de la CEM et voir
l’organisation de la CEM

2
Cet ouvrage est divisé en trois parties :

- La première partie est intitulée Généralité et cette partie se subdivise en deux chapitres
dont le premier est consacré à la présentation de la CEM et le second à la théorie générale sur
l’outil de la gestion de stock.

- La deuxième partie concerne l’analyse critique de la situation existante qui se

représente en deux chapitres. Nous essayerons de mettre en évidence tout d’abord le problème
relatif aux achats puis les problèmes rencontrés au niveau de la gestion de stock.

- En dernière partie, c’est à dire la troisième, présente la proposition des solutions des
procédures et la gestion de stock et approvisionnement, cette troisième partie est aussi relative
aux solutions retenues, aux résultats attendues, aux recommandations générales pour que
l’amélioration soit efficace et efficiente.

Pour terminer, une conclusion générale fera la synthèse de tous travaux.

3
GENERALITE

La notion d’entreprise mérite d’être citer étant donné que c’est à l’occasion d’une
entreprise que les principes et les méthodes des organisations seront les plus utilisées ceci
quelle que soit sa forme.

L’entreprise est d’un système social, économique, technique animé par un entrepreneur,
organisé en vue d’atteindre des objectifs et évoluant dans un système plus général, la société,
avec laquelle, elle interagit.

On appelle système, un ensemble des variables et des parties interdépendantes.

- L’entreprise est un système social : c’est à dire, la réunion et, ou des groupes d’individus
entre laquelle se repartissent les tâches qui déterminent leurs carrières.

- L’entreprise est un système économique dont le but est de satisfaire les besoins de
l’homme en créant des richesses (bien et service) à partir des ressources (naturelle et
humaine) relativement rare.

- L’entreprise est un système technique car la combinaison des factures, des productions,
fixes des contraintes souvent impératives

Ainsi, pour avoir une certaine idée sur développement de la CEM, il voudrait le
connaître son historique et son organisation ainsi que les divers centres des responsabilités de
la CEM.

4
PREMIERE PARTIE :
GENERALITE
 CHAPITRE I – PRESENTATION DE LA CEM

La CEM est une institution financière qui était un établissement sans but lucratif
appartenant à l’Etat avec les objectifs d’assurer la collecte, l’épargne, et faire fructifier au
bénéfice des épargnants.
Ce dernier a été crée par décret du 03 Novembre 1918 en tant que établissement public
administratif (EPA). Elle était rattachée à l’administration de poste disposée d’un large
réseau courant dans tout à Madagascar.
La CEM est devenue une société anonyme SA le 18 septembre 1995 par la loi N°95-
019, son siège sociale est à Antananarivo, sis 21 rue Karija Tsaralalana Antananarivo 101.

De même, en 03 août 1998, le western union (W.U) l’a choisi comme son premier
représentant à Madagascar, a donc présenté dans les 14 agences CEM.

SECTION 1 :Historique

La venue des colons à Madagascar vers 1896, qui introduisaient la monnaie sur tout le
territoire avait changé le comportement des Malagasy surtout sur le plan économique.
Ils trouvent l’importance de l’argent dans la vie quotidienne. Mais beaucoup de
thésaurisation apparaît, le circuit monétaire ne fonctionnait qu’à sens unique et la
détermination de la masse monétaire qui circule était difficile. Pour faire face à ces
problèmes, L’Etat avait pensé à créer une institution pour collecter l’argent du peuple afin de
contribuer au bon déroulement de circuit économique normal. C’est ainsi qu’était née la CEM

Cet historique depuis son existence est marqué par les dates bien précises.
En 1819 au mois d’octobre, la caisse nationale d’épargne a été crée par l’autorité française.
Les modalités pratiques du fonctionnement de cet organisme ont été définies par un règlement
pris le 23 septembre 1929. Elle était placée sous le gide immédiat et absolu de la république
française.
La CEM est dotée d’une autonomie financière, dispose de ressources et de patrimoine
propre. A l’aide de ces recettes que l’entreprise a pu assurer la couverture de toutes ses
charges de fonctionnement. Le conseil d’administration la présente vis à vis des actionnaires
et vis à vis de tiers, des pouvoirs les plus étendues pour agir au nom de la caisse et faire
autoriser les actes ou opérations relatives à l’objet social.

5
 - En 1975, la CDC malgache a remplacé la CDC française. Elle a repris la gestion de
fonds collectés par la CEM.

- En 1985, la CEM devient un établissement public à caractère industriel et

commercial (EPIC) suivant la loi n° 85/061 du 20 Décembre 1985 ;avec ce décret qui a
transformé donc l’EPA en EPIC avec le nom « Caisse D’épargne De Madagascar » connue
sous le sigle CEM
Ce statut obligeant la CEM à déposer ses fonds au trésor public et le taux de rémunération
était fixé par le trésor.

La CEM était sous tutelle de 2 ministères ; poste et télécommunication sur le plan

technique d’une part, et le ministère de finances et du budget sur le plant financière d’autre
part .Le Ministère de finance traitant la partie financière.

- En 1993 ; un accord de coopération dans le cadre du projet Financial Market

Development (FMD), entre le gouvernement malgache représenté par la CEM et la banque
central d’une part, et le gouvernement des Etats – Unis, représenté par l’USAID d’autre part;
avait pour but de relancer le développement du service financier et de dynamiser la CEM de
manière à ce qu’elle soit apte à maîtriser son évolution et à faire face aux enjeux du secteur
dans laquelle elle évolue . L’idée de transformer de statut d’EPIC en S.A était au centre de
coopération.

- En 18 septembre 1995, la loi n° 95-019 a promulgué la transformation de la CEM

en S.A.Cette loi mentionne aussi sa transformation éventuelle en établissement de crédit.

Toute fois, celle-ci contenait des incohérences avec le droit commun sur les sociétés
contextes anonymes, ce qui exigeait une modification afin de s’adapter aux nouveaux socio-
économiques du pays.
Aussi, dans cette date que la CEM inaugure sa première agence autonome sise à
Antsaralalana - Antananarivo.Elle sera suivie d’une autre agence à Fianarantsoa, inauguré en
décembre de la même année

6
 - En 1996, la CEM est admise au de la grande famille de l’institut mondial de caisse
d’épargne (IMCE) lors du congrès de Tokyo(Japon) du 22 octobre 1996. Cette institution
regroupe 109 caisses d’épargne membres issues de 92 pays.

- En 1998, le mois d’avril : la CEM abrite la 4éme réunion de groupe d’Afrique de

l’IMCE et débute ainsi la célébration de son 80éme anniversaire.

- En août, l’année 1998 la CEM devient le premier représentant à Madagascar de la

société américaine Western Union spécialisée dans le transfert international d’argent.

- En mai 2001, la CEM tient à Antananarivo sa première assemblé générale de tout le

personnel. Une assise qui a réunit 300 agents.

- En juin 2001, une nouvelle loi fut promulguée ; elle abroge l’ancienne loi et
consacre le principal de transformation de la CEM en S.A
- Le 23 août 2003, une discussion du statut de la CEM a été effectuée avec la mise en
place d’un comité administratif et la nomination d’un nouveau directeur général.
- Le 05 Septembre 2003, une assemblée générale a eu lieu avec la nomination d’un
nouveau directeur général (DG) et la validation du conseil administratif (CA).

- Courant janvier 2005, un nouvel organigramme a été mis en place. Au terme de loi
n° 95-019 du septembre 1995 et de la loi n° 2001-001 du 14 juin 2004 portant mise en place
de la société anonyme des activités, des droits et obligations de l’EPIC – CEM y compris les
dépôts des épargnants.

- Les décrets n° 2002- 1553 du 03 décembre 2002 et n° 2005-075 du 01 février

2005 fixent les modalités d’application des dites lois et mentionnant que l’Etat et l’unique
actionnaire de la nouvelle société anonyme CEM- SA ;
La rupture de a relation poste-CEM a été apparue en cette date , elle devient donc sous tutelle
d’un seul ministère : Le Ministre de finance. D’ailleurs, le président du conseil
d’administration(PCA) de la CEM n’est autre que le secrétaire général du Ministère.
Aussi en ce qui concerne sur l’extension du réseau, l’année 1998 fut marqué l’ouverture de
plusieurs agences afin de pallier au désistement du réseau postal. Aussi, la CEM a-t-elle réussi
à récupérer 95% en avoir des clients servis antérieurement par les bureaux de poste

7
 Pour mieux servir les épargnants, la CEM a ouvert des agences autonomes :

1-1995 : Agence 001 Tsaralalana

2-1995 :Agence 002 Fianarantsoa
3-1997: Agence 003 Tamatave
4-1998 : Agence CEM 004 Majunga
5-1999 : Agence CEM 048 Andravoahangy
6-1999 : Agence CEM /western union 012 Nosy Be Helville
7-1999: Agence 008 Tuléar
8-1999 : Agence 006 Diego
9-1999 : Agence CEM Antsirabe

Pour faciliter le service rendu aux épargnants, depuis la rupture de la relation Poste-CEM ,
la CEM a couvert des nouvelles agences autonomes ( Une agence CEM , c’est un cadre
spécieux, sécurisant, équipé de matériel , de technologie moderne et où évolue un personnel
dynamique prêt à donner satisfaction à ses visiteurs).

10-Agence 0086 Toamasina II

11-Agence 0010 Fort-Dauphin
12-Agence 0016 Sainte Marie
13-Agence 049Ambanidia
14- Agence 019 Moramanga
15- Agence 005 Ambositra
16- Agence Sambava
17- Agence Tsiroanomandidy
18- Agence Ambatondrazaka
19- Agence Manakara

On peut alors constater selon les numérotations ci-dessus que la CEM compte 18 agences
autonomes, toutes mises à la disposition des épargnants.

8
SECTION 2 Structure organisationnelle

Le développement de l’entreprise dépend des actions dans lesquelles l’entreprise se

renouvelle. toutes les actions à entreprendre reposent essentiellement suivant :
- L’organisation adoptée par l’entreprise.
- L’organisation étant définit comme la disposition des différents moyens disposés à
l’entreprise ; il est nécessaire de combiner la façon la plus adéquate possible de ces différents
moyens pour bien exploiter l’entreprise.

21-L’organigramme
Comme toute autre entreprise, la CEM a son organisation bien définis suivant sa structure
interne.
Il fait apparaître les organes et les diverses fonctions qui concourent à son activité (annexe
4 : organigramme de la Caisse d’Epargne)
22 Les principaux services
Sous l’autorité de la Direction Générale nommée par un décret pris en conseil de ministre,
sur proposition du ministère du poste et télécommunication ; la CEM compte neuf directions
à savoir :
- Direction Générale
- Direction Générale adjoint
- Direction du service juridique et contentieux
- Direction contrôle de gestion
- Direction audit interne
- Direction des études
- Direction financière
- Directeur du réseau et de l’exploitation
- Direction administration générale
- Direction du système d’information

221 La Direction Générale

La Direction de la caisse d’épargne est assurée par la DG
Le DG est responsable devant le conseil d’administration. Le conseil d’administration
fixe les pouvoirs du directeur général et détermine la nature et le montant de sa rémunération.
Le DG de la CEM.SA ne peut cumuler ces fonctions avec celle d’autre société anonyme.

9
 Le DG peut s’adjoindre les services d’un DG adjoint relevant entièrement de son
autorité.

222 Direction Générale adjoint

Il coordonne et supervise les directions suivantes :

. DER : Direction des réseaux et exportations
. DAG Direction de l’administration générale
. DF : Direction financière
. DSI : Direction du Système d’Information

Deux services y sont attachés :

. Le service des relations publiques
Ce service se charge de la communication institutionnelle : relation avec les organismes
gouvernementaux, les institutions, les presses et les médias.

. Le service archive et documentations

Il s’occupe du maintien, du classement et archivage de tous les dossiers et documents de la
CEM.

223 Direction du service juridique et contentieux

Cette Direction assure les fonctions légales de la CEM, informe la direction générale et
les autres directions de l’environnement légal de la CEM. Elle traite les affaires juridiques,
litigieuses et contentieuse de la CEM et aussi participe l’élaboration et la rédaction des textes
réglementaires de la CEM.

224 Direction Audit interne

Rattaché à la Direction générale. Il a des obligations d’information à la Direction
Générale, au Commissaire au compte, à la commission de contrôle qui répercute vers le
conseil d’administration.

Sous l’autorité de la Direction Générale, l’auditeur interne a pour mandat général de :

- Exécuter les misions d’audit interne conformément aux normes internationales régissant
la pratique professionnelle de l’Audit interne et assister les auditeurs externes durant leur
passage à la CEM

10
 - S’assurer de la mise en pratique des recommandations des auditeurs externes.
- Vise à détecter les faiblesses du contrôle interne et à en proposer les mesures de
Recommander, le cas échéant des mesures idoines d’améliorations des redressement.
procédures auditées permettant un fonctionnement efficient de la société.
- Vise à détecter les faiblesses du contrôle interne et à en proposer les mesures de
redressement.
- Conduire les missions d’Audit opérationnel aussi bien au siège qu’auprès des agences,
des missions d’audit des services administratifs, comptables et financiers du siège et
des agences.
- Formuler des recommandations
- La Direction comprend deux services :

225 Direction Contrôle de gestion

Cette Direction a pour mission d’assurer la conformité des engagements aux budgets
définit. Cette direction occupe un service responsable du suivi et contrôle :
Il assure les fonctions suivantes :
Suivi de l’exécution budgétaire, analyse de l’environnement de la CEM (fluctuation d’intérêt,
étude de lancement de nouveau produit,...)
Faire une analyse prévisionnelle au besoin de la CEM

226 Direction des réseaux et exploitations

Cette Direction assure :
- les suivis de la ligne budgétaire de la direction des réseaux et exploitations
- La bonne marche et le fonctionnement de tous les réseaux
- Toute les fonctions de vente et après vente des produits
- Les services suivants sont donc rattachés à cette direction
- Le service zone centre 1 qui couvre les agences CEM. WU Tsaralalana, Ambanidia,
Andravoahangy ; Antsirabe et Tsiroanomandidy.
- Le service zone nord qui couvre les agences CEM. WU de majunga, Antsiranana,
Sambava et Nosy be
- Le service zone centre 2 qui couvre les agences CEM. WU de Toamasina I, Toamasina
II, Moramanga, Ambatondrazaka, Sainte marie
- Le service zone Sudqui couvre les agences CEM. WU de Fianarantsoa, Ambositra,
Toliary, Fort dauphin, Manakara, Morondava

11
Le service du contrôle de qualité de données :
. La gestion de données et du système de contrôle des données informatiques
. La sécurité des anciennes données informatiques circulant entre le siège et les différentielle
bureau

227 Direction des études

Elle assure la politique commerciale de la société et elle a pour mission principale d’établir les
plans marketing approprié de la CEM. Ses principales attributions se présentent comme suit :

. Conception et implantation de la stratégie marketing

. Connaissance et analyse du marché
. Conception et refonte ou révision des produits
. Prospection des nouvelles sources de croissance
. Elaboration des actions promotionnelles et publicités
. Conduire des études et des projets de nouveaux produits

228 Direction de l’administration générale

Elle est composée de trois services distincts : Le service Ressources humaines, le service
social, le service logistique et approvisionnement.
Cette Direction repose sur la coordination de toutes les fonctions ; gestion de personnel,
l’entretien et la maintenance de matériels et de fournitures de bureau de la CEM .

229 Direction financière

Elle a pour mission de :
Assurer la tenue des état financiers de la CEM en cas de besoins ( bilan, compte de résultat,
etc...)
Répondre les besoins immédiats pour les trésoreries des agences
Utiliser les capitaux d’une manière plus économique correspondant au objectif de la CEM
Assure les relations avec les organismes financières

Pour le bon fonctionnement, la direction financière utilise deux service :

Le service comptabilité et le service trésorerie et engagement

12
 Le Centre de service clientèle WU aussi est rattaché à la direction financière, il a pour
mission :
Point de contact central pour toutes les agences, pour les clients et pour WU en terme
d’opération

2210 Direction du système d’information

Cette direction et ses équipes :
Traduise en technologie comme en qualité de service les besoins évolutifs des directions
opérationnelles
Assure l’exécution technique ( matériels, logiciels, ...) dans l’ensemble des orientations
stratégiques définies par la société.
Procède de manière à aboutir à mettre en place un système décisionnel qui permet de prendre
du recul, d’analyser, de diriger les informations stockées.

Elle a 2 services fonctionnels :

- Le service administration système et réseaux
- Le service étude et exploitation

13
 SECTION 3 Les activités et les sources de revenues de la CEM

31 Les activités de la CEM

La CEM a pour mission principale la collecte de l’épargne ; c’est à dire, promouvoir

l’épargne individuel et l’éducation à l’épargne,elle avait à partir de cela fructifier les fonds
collectés.
La CEM a aussi contribué au développement économique et social du pays, elle
participe au marché financier, mettre à la disposition de public,... une gamme de service
financier.
Son produit principal est le livret d’épargne. Mais depuis le 19 septembre 1995 ,la CEM
mis à sa disposition le compte spécial ou CSE et puis ,après elle a aussi crée un compte
spécial retraite CSR , c’est u complément de retraite à la Cnaps .

311 Le livret d’épargne

Le livret d’épargne est subdivisé en deux catégories :

Le compte ordinaire et le compte stable.

3111 Le compte ordinaire

Les clients peuvent ouvrir un compte au niveau de la société avec montant minimum
de 100F et le montant maximum n’ est pas illimité pour le compte déjà ouvert. Le taux d’
intérêt accordé par la CEM est de 4,5%.Il est à noter que ce taux varie selon les fluctuations
du taux du marché.

3112 Le compte stable.

Le dépôt minimum est de 50 000Fmg et avec un taux d’ intérêt 6% ,on peut effectuer
quatre retraits par an maximum.
312 Le compte spécial épargne (CSE)
Ce compte est réservé au gros client, avec un montant maximum de 100 Millions
Fmg ; son échéance s’étale par tranche de trois mois renouvelable.

14
 Ce taux de rémunération est négocié entre le déposant et la direction commerciale,ce
taux varie en fonction du taux directeur de la banque centrale.
Ce compte est difficile à gérer et nécessite un suivi strict de taux en considérant la marge
de sécurité que la CEM doit prendre.

313 Le compte spécial retraite (CSR)

Ce compte un complément de retraite de la Cnaps, où la CEM préserve 4,5% du revenus de
tous les salariés inscrits au CSR.
A sa retraite, l’employé a tout le droit d’être remboursé la totalité de son épargne avec le
même taux appliqué à celui de livret.

32 Les sources de revenus de la CEM

En général, la CEM avait présenté trois formes de source de revenus :
Le BTA ( Bon de Trésor par Adjudication )
Le CDC ( Compte de dépôt et consignation )
Le W.U (Western Union )

321 le BTA
Le BTA un instrument financier permettant à l’Etat de s’endetter en vue de financier sa
caisse.
Ce mode de placement présent un grand avantage car il est sans risque étant donné que l’Etat
n’est jamais en faillite.
On distingue deux types de marché de BTA : Le marché primaire et le secondaire.

- Le marché primaire :

Les intervenant à ce marché sont le trésor et le souscripteur qui peuvent être les
institutions financières ( banque ou caisse de d’épargne) ou d’autre souscripteur agissant pour
leur propre compte. Il est à noter que la CEM est l’un des principaux acteurs de ce marché.
L’adjudication met en concurrence les sou missionnaires selon les principes de l’appel d’
offre.

15
 - Le marché secondaire :

Ce marché a mis que tous les bons déjà émis peuvent se négocier. Une plus grande
ouverture de marché financier existe alors car n’importe quel acteur économique peut y
souscrire.
La personne physique ou morale désire acheter des bons, contacte un intermédiaire qui
effectuera la transaction.
L’ensemble de ces offres et ces demandes constitue le marché secondaire du BTA.

322 Le CDC

Le CDC , c’ est un moyen de placement de fonds de la CEM au niveau de trésor public

Suivant l’ordonnance n° 62/075 du 29.09.62 relative à la fonction de trésorerie et ceux de la
loi n°63/015 du 15.07.63 portants la disposition générale sur le finance publics, stipule que le
fonds des établissements public à caractère industriel et commercial doivent être déposé au
trésor public.
Le taux accordé par le trésor est devenu le taux moyen du BTA.
Par ailleurs, la CEM a l’obligation de tenir des comptes se caractérisant par un rapport
décadaire qui identifie le total des mouvements et des remboursements pendant cette période.
Le dépôt en CDC est en principe sans risque car la CEM jouit une double garantie morale du
trésor et de l’Etat.

323 Les W.U

Le W.U fut créer en 1651 en Washington, c’est une société la plus ancienne en Etats-
Unis.
W.U offre quatre types de services : quick pay ; quick cash bank deposit et will call.
Seul le dernier est opérationnel à Madagascar. Ce « will call » permet
d’envoyer de l’argent auprès de l’agence de W.U à travers le monde. Il repartie en trois
services à savoir le « in bound », le « out bound » et le « intra bound ». Le « in bound » est
caractérisé par l’ envoi uniquement, le « out boud » est spécialisé à la réception d’argent ( qui
s’effectue à la CEM maintenant ) , le « intra bound » est caractérisé par l’échange entre les
même résidents.

16
 La relation avec W.U procure à la CEM l’un des ses produits auxiliaires. En effet, elle a
obtenu un contrat avec cette institution américaine depuis le 20 novembre 1997. Ainsi, la
CEM assure le payement de la somme envoyé à l’étranger en Fmg.Le revenu donné par W.U
est composé par la commission, le gain de change et le gain de conversion. Pour la
commission et le gain de change ; la répartition se résume en fonction de volume expédié :1/3
dans la caisse du centre de la W.U ;1/3 pour la CEM , 1/3 pour la banque expédié.

Pour le gain expédié ; la CEM paie la ressource monétaire de ses clients en Fmg . Par
contre, W.U rembourse l’engagement à la CEM par semaine, et ce dernier est versé
directement au compte de la CEM en dollar américaine. A son tour, la CEM donne l’ordre à
sa banque de vendre ses devises au MID au moment voulu. Ceci constitue le gain de
conversion

17
 CHAPITRE II - THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE LA GESTION DE
STOCKS ET APPROVISIONNEMENT.

Section 1- Définition
11 Stock
Un stock est une prévision de produits en instance de consommation.
Cette définition simple du stock contient deux mots importants :
- Produit : Le produit est bien et service capable de satisfaire plus ou moins complètement un
besoin.Le produit doit être les entités biologiques à un cycle de vie de son lancement à son
déclin.
- Consommation : Pour un gestionnaire de stock, un produit est consommé, dès qu’il est
sorti de stock.
Du point de vue commerçant, un produit sera considéré comme consommé dès qu’il sera
vendu, tandis que par l’utilisateur final, il ne sera consommé que lorsqu’il aura été utilisé.

12 Gestion de stock
Gérer un stock, c’est faire en sorte qu’il soit constamment apte à répondre aux
demandes des clients, des utilisateurs des articles stockés.
Bien gérer un stock doit satisfaire, dans des conditions économiques à ces exigences.
13 Approvisionnement
L’approvisionnement consiste à réaliser une série d’opérations permettant de disposer
au moment et à l’endroit voulu ainsi qu’au moindre coût l’ensemble des produits dont
l’entreprise a besoin en quantité comme une qualité.
Dans une entreprise industrielle ou commerciale, le rôle de l’approvisionnement
consiste à pourvoir à ses besoins en matière, matériel et service de telle sorte que la
fabrication ne subisse aucune gêne, que toute rupture de stock soit évité et que le
fonctionnement de tout les services soit normalement assuré.

Section 2- Les éléments constitutifs de la gestion de stocks et

l’approvisionnement.
21 Nature des articles détenus.
Les articles en stock peuvent être classés en diverses catégories liées à la nature de leur
consommation. C’est aussi que l’on est conduit à distinguer :

18
 - Les articles de consommation courante : Sont des articles de consommation courante :
. Les marchandises dont les stocks sont constamment renouvelés, les commerçants
les appellent souvent « articles suivis »
. Les matières premières ( y compris les composants) dont les stocks sont toujours
reconstitués en vue d’une fabrication relativement régulière et continue.
. Les matières consommables d’utilisateur courant, par opposition aux produits dont
l’achat vise à satisfaire un produit ponctuel et qui, donc n’ont pas à être conservé en magasin
ni à être enregistrer dans un compte de stock.
. Les produits finis et les emballages correspondants lorsque l’entreprise produit
pour les stocks, par opposition à la production sur devis.
. Les pièces de rechanges, de sécurité, destinée à remplacer sur un appareil ou dans
une installation, des pièces qui s’usent en service normal.

- Article en transit, approvisionnés en vue de l’exécution de travaux bien déterminés et

non renouvelables, et qui ne doivent séjourner que très peu de temps en magasin.
- Déchets de fabrication ou de démolition.
Stock de récupération constituer d’articles provenant de dépôts ou de démolition et en attente
de remise en état permettant leur réemploi.
- Les stocks stratégiques constituer soit pour parer aux conséquences d’une rupture
des approvisionnements liés à des évènements politiques.

22 Comptabilité des stocks

Comptabilisé les stocks, c’est en connaître, par des moyens propres aux techniques de la
comptabilité, les existants en quantités et en valeur. Cette connaissance résulte d’un compte
spécialisé : Les comptes de classe trois et les comptes d’inventaire permanent de la classe
neuf.
Toute entreprise doit tenir sa comptabilité qu’entre autres, doit sur l’établissement d’un
bilan Les stocks sont inscrits à l’actif du bilan. Dans les comptes de la classe trois du plan
comptable général 1987.

19
 Valorisation des stocks
- Méthode de valorisation des stocks
Il s’agit de connaître le prix unitaire de l’article en stock, le calcul se faisant soit chaque fois
qu’en évènement vient modifier ce prix unitaire( entrée en stock par exemple), soit à date fixe.

Quoiqu’il en soit, le prix unitaire est obtenu de la manière suivante.

stock acheté :
C’est le prix unitaire pondéré déterminé par application de la formule :

Valeur de stock en début de période + Valeur des entrées de la période

Quantité en stock en début de période + Quantité des entrées pendant la période

produits résiduels :
Le prix unitaire est égal au cours du marché au jour de l’évaluation diminué d’un
décompte représentant les frais de vente.
stocks fabriqués :
Le prix unitaire moyen pondéré résulte de l’application de la formule :
Valeur des stocks en début de période + Coût des productions de la période
Quantité en stock en début de période + Quantité produite pendant la période

Méthode de valorisation des mouvements de stocks.

Cette méthode consiste à connaître les mouvements( entrées-sortie) et les stocks en quantité et
en valeur.
entrée :
Les entrées des stocks achetés et les stocks fabriqués sont valorisées comme indiqué dans le
paragraphe précédent.
Les entrées de déchets sont valorisées aux prix minoritaires.
sortie :
On peut appliquer l’une des méthodes suivantes :
Valorisation au prix unitaire pondéré
A chaque entrée ; on détermine un nouveau prix moyen pondéré (PMP) en divisant la
nouvelle valeur du stock par la quantité total :

20
PMP = Valeur avant entrée + Quantité x Prix
Quantité totale

Méthode du «premier entrée – premier sortie »

Les sorties sont considérées comme s’effectuant dans l’ordre des entrées.
L’avantage est que la valeur du stock se rapproche de la valeur de renouvellement au fur et à
mesure de l’épuisement des lots les plus anciens.

L’inconvénient est que, dans le calcul des coûts de reviens, ma value des articles utilisés est
ancienne.

Méthode du « Premier entrée-Premier sortie »

Les sorties sont considérées comme s’effectuant dans l’ordre inverse des entrées
considérées à chaque data de sortie.
L’avantage est que, dans le calcul des coût de revient la valeur es articles utilisés est
récente. L’inconvénient est que la valeur du stock est éloignée de sa valeur de
renouvellement.
23 - Règles d’approvisionnement

On a déjà vu ci-dessus que l’approvisionnement est l’ensemble des opérations destinées

à remettre des articles en stocks de manière en disposer en quantité suffisante pour les
besoins. Si l’approvisionnement est insuffisant, il y a risque de rupture de stock ; s’il est
excédentaire, la place manquera dans les magasins et les coûts de financement s’élèveront à
l’excès.
La fonction approvisionnement met en évidence les trois éléments clés de sa gestion :
Le facteur temps
L’élément de consommation
La notion de magasin
Le problème fondamental des approvisionnements est la détermination de la quantité à
commander à une période donnée.

Les méthodes pour résoudre ce problème sont nombreuses mais sur le plan théorique,
l’ensemble se résume à deux modelés :
Réapprovisionnement à date variable et en quantités fixes :

21
- Le service de Gestion des stocks détermine par la formule de Wilson la quantité
économique, c’est à dire la quantité optimum à commander à chaque fois pour obtenir le coût
minimum de Gestion des stocks (coût de commande + coût de stockage).
- La somme du stock de sécurité et de la quantité vendue ou consommée pendant le délai de
livraison du fournisseur est appelé stock d’alerte ou point du commande.

Stock d’alerte = stock de sécurité + consommation pendant le délai de

réapprovisionnement

Il faut mentionner cette grandeur sur la fiche de stock.

Lorsque le stock réel devient inférieur au stock d’alerte, le magasinier doit déclencher le
réapprovisionnement.

Fiche de stock fiche de Bon de Commande au

Stock d’alerte réapprovisionnement fournisseur
Stock réel

quantités en stocks

Quantités commandés

Stocks d’alerte (point de

commande)

temps
Date de la Date de la Date de la
première deuxième troisième
commande commande commande

figure.1
Les intervalles de temps séparant les diverses commandes sont égaux. C’est les stocks
d’alerte qui détermine la date de commande.

22
 - Détermination de la cadence d’approvisionnement : N
La solution mathématique de ce problème conduit à l’établissement de la formule de Wilson.
Soit :
Ca : coût d’une commande
t: taux de possession d’un stock
Sm : stock minimum
Ca . N : coût d’acquisition
C/2N . t/100 : coût de possession
Les sommes des deux coûts s’écrit : Nca + Ct/200N
Leur somme soit minimale :

Nca = Ct/200N N=
Remarques :
- N ne doit pas être < 1
pour N= ½, il existe une commande tous les deux ans
N ne doit pas être > 12 , on va passer deux commandes par mois

Réapprovisionnement en quantité variable et à dates fixes :

Il consiste à examiner périodiquement chaque article.

Exemple : tous les mois pour certains articles, tous les trimestre pour d’autres.
Lors de chaque examen d’un article, la quantité variable à commander est calculée à partir
d’une formule de réapprovisionnement :

Quantité à commander = Besoin entre deux approvisionnements – existant lors de la

commande
Les besoins entre deux réapprovisionnements successifs sont constitués par la somme de
deux éléments :
- la consommation entre les deux approvisionnements (consommation journalière x nombre
de jours séparant deux commandes)
- les stocks de sécurité prévus

23
 Nous avions pu comprendre dans la partie précédente que la CEM est une institution
financière ; elle assure plusieurs fonctions en tant qu’un instrument de développement
économique et social du pays, elle participe au marché financier, mettre à la disposition de
public, une gamme de service financier.

Une bonne gestion de stock permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs dans les
meilleurs conditions.
Les différents aspects à prendre en compte pour bien gerer les stocks sont :
- Gestion optimum
- Analyse économique
- Méthode de gestion

Dans cette deuxième partie, nous allons essayer de développer et faire relater les différents
problèmes concernant l a gestion des stocks de la CEM qui se subdivise-en :

Les problèmes relatifs aux achats.

Les problèmes rencontrés à la gestion de stock et approvisionnement.

Il est à noter que des failles se présentent sous plusieurs cas de ces catégories de gestion
surtout au sein de la Caisse d’Epargne de Madagascar.

24
25
 DEUXIEME PARTIE :
ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION
EXISTANTE
Chapitre I : Les problèmes relatifs aux achats.

Toute gestion a pour base l’acquisition de matière et article à gérer afin de conduire la
société à son objectif.
Cette acquisition se qualifie « d’approvisionnement » dans le cadre de la gestion de
stocks.
Pour mieux apprécier notre analyse qui devrait être réaliste et objective, nous allons
d’abord essayer de présenter quelques faits, concernant quelques points, qui feront l’objet de
notre critique. C’est ainsi que nous allons faire un état des lieux des points suivants :
Le processus d’achat.
Le choix de fournisseur
Avant toute chose, notons que, dans la CEM, il y a différents types d’achat. A savoir ;
les articles destinés à être consommés de façon durable dans l’entreprise et les articles de
consommation de façon permanente et qui permet d’alimenter régulièrement les utilisateurs,
ce sont les articles consommés.
Dans la CEM, les articles consommés comprennent les éléments suivants :
- fournitures de bureau
- fournitures d’entretien
- fournitures de magasin
- fournitures informatiques consommables
- imprimés(demande de remboursement) et autres

Voilà en ce qui concerne les différents types d’articles qu’ils existent dans la CEM.
Maintenant, nous allons aborder les deux points cités ci-dessus, à savoir : Le processus
d’achat et le choix des fournisseurs dans le service stock et approvisionnement.

- Le processus d’achat
Comme d’autres entreprises, la CEM a adopté sa propre procédure sur l’achat des
articles ; cette procédure est présentée comme suit:

L’idée de l’approvisionnement vienne du besoin des différents services et agences de la

CEM, qu’ils mentionnent sur un imprimé appelé « demande d’achat ». Cet imprimé décrit la
liste des besoins qui visée par le chef d’agence ou de chef de service, qui sera aussi contrôlée
par le chef de zone et du directeur commercial.

25
 Cette demande est adressée à la direction générale, cette dernière a effectué les tâches de
recherche de fournisseurs potentiels et l’analyse à partir de ces propositions.
Par la consultation faite par le DAG qui s’adresse directement à des fournisseurs
habituels ou nouveaux et la demande de facture pro forma qu’on peut tirer les meilleurs
conditions de prix et service.

Effectivement, ce choix de fournisseur est basé suivant les critères prix et quantité des
articles et ce choix doit être approuvé par le Directeur général, qui est le seul décideur
compétent qui peut choisir finalement les fournisseurs les plus avantageux avant de rédiger les
bons de commande
Cette procédure d’achat de la CEM est présentée comme ci-dessous :
Direction/service Schéma

Création d’un
Service/Agence document« demande

Direction des affaires générales Recueil et synthèse

Choix des
Direction des affaires générales
fournisseurs par l’

Directeur général Autorisation

non

oui
Etablissement d’un bon
Direction des affaires générales
de commande
tableau.1

Ce schéma est présenté sous forme de diagramme de circulation de document qui

représente graphiquement une suite d’opération dans laquelle les différents documents,
postes, décisions, responsabilités et tâches, et représenté par un symbole réunis les uns aux
autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise.

26
 Il permet aussi de visualiser, de comprendre facilement l’ensemble de processus
d’opération et des fonctions, et de détecter, ainsi la source ou la cause de l’anomalie d’un
processus concerné.

- Le choix du fournisseur

Les fournisseurs constituent une entité indispensable à une entreprise dans la mesure où
cette dernière a le plus souvent besoin de s’approvisionner ou de faire des acquisitions.
Le choix des fournisseurs est un domaine très stratégique car elle détermine le futur
décaissement que la société doit effectuer.
La CEM fait l’achat selon ses propres procédures qu’elle a adopté comme nous venons
de voir ci-dessus et suivant laquelle, elle procède la sélection des fournisseurs par une analyse
de l’offre de prix et les qualités des matériels nécessaires.
A partir des demandes d’achat, le responsable des stocks et approvisionnement envoi
la liste des articles à commander auprès des fournisseurs, qui ont l’engagement d’exécuter un
travail à des conditions nettement indiquées et de mentionner les prix des articles
correspondant à ceux indiqués dans la liste, et d’après ces listes qu’on peut faire la
comparaison des prix. En principe donc, les fournisseurs peuvent soumettre leur prix à cette
demande afin de procéder à la comparaison des prix.
Comme d’autres institutions, la CEM adopte une procédure propre pour permettre de
faire la comparaison des prix. C’est un tableau à double entrée qui décrit la liste des articles et
des fournisseurs.

Comme nous l’avons déjà présenté un peu plus haut, notre analyse et recherche au
sein de la CEM nous a démontré que cette société se heurte à différents problèmes quand à
l’acquisition des fournitures et consommables. La CEM est parfois soumise à différents
facteurs qui l’oblige à passer quelques irrégularités, plutôt déterminant dans le domaine de la
gestion de stock.

Dont voici quelque un de ces problèmes qui se présentent le plus fréquemment :

* La violation de procédure
* Choix de fournisseurs limités

27
Section1 : la violation de procédure

La gestion de l’acquisition des articles ne peut être bien menée à l’objectif de la société
sans une procédure préalablement établie.

Pour mieux comprendre le problème d’approvisionnement rencontré au sein de la CEM

,nous allons donc voir de façon détaillée quelque fait déterminant qui déterminent les
principales causes de cette violation, dont :
Le non suivi de procédure en cas d’urgence
L’utilisation de sous caisse par les agences.
D’une part, le premier facteur est constaté en cas d’urgence. On constate l’inexistence
des mesures préalablement établies pour éviter la rupture des stocks qui entraîne une décision
d’achat pour répondre à des besoins urgents. Cette lacune se trouve au niveau de la Direction
des affaires générales et de la direction générale.
D’autre part, le second facteur, c’est l’utilisation de sous caisse par les agences. On peut
à noter que cette forme de violation est plus ou moins acceptée par la CEM, mais surtout
entraînera un abus d’utilisation qu’il n’y a pas de control et de suivi.

Nous allons voir d’une façon plus approfondie, comment se presentent ces deux
problèmes qui nous paraissent essentiels.
.
11 Non suivi de procédure en cas d’urgence

Toute bonne gestion n’a pas raison dans ce cas, étant donné qu’elle devrait se disposer
d’un stock minimum ou du moins du stock d’alerte pour déclencher automatiquement le
réapprovisionnement.
Dans ce cas d’urgence,où ces différents types des stocks n’existent pas , le service ou
direction utilisateur sont obligés de s’approvisionner eux même pour éviter le retard dans
l’acquisition de leur besoin. Alors, ils achètent tout de suite leurs articles et seulement après
qu’ils reviennent avec leur facture pour régularisation.
Précision que ces achats effectuées n’ont pas fait l’objet de consultation de prix, ni de
passation de commande et moins encore de l’autorisation de la direction compétente.
Peut être que la demande d’achat a juste approuvé verbalement.

28
A titre d’exemple, un service a acheté de papier A4 sans demandé l’autorisation de la
direction et ne fait pas l’objet d’une commande du fait de son utilisation urgent dans ces
opérations.
En effet, premièrement, cette forme de violation entraîne le non suivi des prix, et le nombre
des articles réellement reconnus comme les besoins des services ou directions demandeurs

Ceux-ci peuvent engendrer les valeurs importantes des prix des articles achetés.
Deuxièmement, certain achat sont effectués parles utilisateurs directes, et qui peuvent
engendrer l’impossibilité de contrôler ou de suivre l’achat fait par le service ou direction
d’une part et d’autre part, cela fausse l’imputation comptable et aussi les études analytiques.

12 Utilisation de sous caisse par les agences

Un autre cas sur cette violation de procédure se situe au niveau des agences. Ces
derniers utilisent leurs sous caisse pour s’approvisionner des différents articles qui leur font
défaut.
Ce cas est accepté mais pas conseillé.
Quand les agences s’approvisionnent eux même, ils procèdent à l’achat et devront
présenter une facture en bonne et du forme à la direction pour que cette dernière puisse
rembourser la somme à réintégrer dans la sous caisse de l’agence.
A titre de remarque, chaque agence de la CEM gère sa petite trésorerie qu’on appelle
sous caisse.
Une des causes de l’utilisation de cette sous caisse est le retard de l’approvisionnement
de la direction. Cet approvisionnement devrait être systématique tout les trois mois suivant la
situation.

A titre d’exemple, les agences achètent ces fournitures des bureaux en cas de besoin,
ils utilisent alors leur sous caisse pour les acheter sans considérer la procédure qui est assez
longue, pour éviter le retard ou la rupture des opérations. Ils doivent être les acheter eux
même en présentant après les factures à la direction pour le remboursement.
Les problèmes que nous avons vu ci-dessus peuvent aussi engendrer des entraves dans le
choix des fournisseurs que nous allons aborder dans la deuxième section.

29
 Section 2 : Choix de fournisseurs limités

Les fournisseurs constituent des entités indispensables à une entrepris dans la mesure où
cette dernière a le plus souvent besoin de s’approvisionner ou de faire des acquisitions. Le
choix des fournisseurs est un domaine stratégique car elle détermine le futur décaissement
que la société doit effectuer.
Le choix de fournisseur débute par une consultation de prix. Le fournisseur le moins
distants d’après le résultat du dépouillement devrait servir le marché. A part ce critère de prix,
on peut aussi choisir les fournisseurs suivant la qualité de ces articles, son délai de livraison et
même d’autres services extérieurs comme le transport et la livraison sur place.
Dans la cas de la CEM , elle travail beaucoup avec les fournisseurs en tant que société
consommatrice. Elle rencontre aussi beaucoup de problèmes au niveau des ces fournisseurs
surtout dans leur choix.
Des fois, elle ne possède pas à de consultation de prix et si cela a lieu, le nombre de
fournisseur contracté est très réduit toute de suite, elle procède à l’achat de leur besoin.
L’inconvénient de cette pratique est que la CEM n’a pas pu faire un éventail de choix et cela
engendre une forte dépense.

La CEM avait adopté un tableau d’analyse pour faciliter le choix de meilleurs fournisseurs :

Désignation Observation FOURNISSEURS

article X Y Z
a:enveloppe Paquet de 100
b
c
d
tableau.2

Exemple: Fournisseur X: enveloppe paquet de 25 donc : prix x 25 x 4 = prix de paquet de

100. On prend le meilleur fournisseur.
Plusieurs facteurs entrent dans la présence de ce problème dont le temps et aussi le personnel.

30
 21 Nécessité d’une procédure dégradée en cas de rupture de stocks

Ce facteur là ne peut être négligeable dans certain cas mais si une société a la forte
intention de réaliser ses objectifs, elle doit apporter une grande importance à ce dernier.
Ceci concerne surtout dans la préparation du déroulement de la procédure
d’approvisionnement. Le plus souvent, la demande de réapprovisionnement au sein de la
CEM n’est présentée que quelques jours même avant la rupture des stocks, donc la
préparation de l’approvisionnement est fixée pour une durée restreinte à ce qui engendre
l’impossibilité de consulter le maximum des fournisseurs.
Le problème de personnel attarde de plus en plus le réapprovisionnement et rendre de
plus en plus restreint le nombre de fournisseur retenu, et le plus souvent même, la CEM
délaisse totalement la consultation de prix et la prospection de fournisseur.

22 Manque de personnel

C’est le premier facteur qui mène à bien leur organisation de l’approvisionnement. Une
société devrait se disposer au sein de son organigramme un poste de « responsable de
l’approvisionnement »
Ce dernier a pour mission de l’approuver la demande d’achat et s’assurer au préalable
la régularité de l’approvisionnement, en suite, consulter trois fournisseurs au moins qui
délivre des factures pro format portant le cachet de fournisseurs et préparer un bon de
commande en trois exemplaires. Le responsable de l’approvisionnement procède au choix de
fournisseurs à retenir et soumet la proposition à la direction compétente.
En contre partie, un responsable de stocks assure le suivi des stocks c’est à dire, la
gestion de stock proprement dite passer les écritures de différant flux de mouvement
effectuer.
Selon le cas de la CEM , il y a un redondance de poste , car une seul personne assure le
rôle de responsable de l’approvisionnement et à la fois à celui de la gestion de stocks.
Encore une fois, cette pratique augmente les dépenses que la CEM devrait attribuer à l’achat
de ces consommations.

31
CHAPITRE II : LES PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE LA GESTION
DE STOCK

Les politiques d’approvisionnement et de Gestion des stocks sont étroitement liées.

Elles ont un objectif commun : c’est de déterminer ; quand et combien commander pour
rendre les totaux des coûts moins élevés les articles nécessaire à l’exploitation de l’entreprise
en conservant sa survie au cours d’une longue durée de son existence.
Il est maintenant bien reconnu, qu’une bonne Gestion de stock est un facteur
fondamental de l’équilibre financier de toute entreprise. Il est certain que, les stocks trop
faibles risquent de provoquer des pertes des bénéfices et les stocks trop lourds deviennent une
d’immobilisation des capitaux.
L’organisation choisie pour la Gestion de stock et approvisionnement doit avoir pour
objectif d’accroître la vitesse de circulation des articles depuis les fournisseurs jusqu’à la
livraison aux consommateurs.

Pour compléter notre étude sur la Gestion de stock et approvisionnement, il sera utile de
définir ce que la fonction achat et la fonction approvisionnement.

- Fonction achat :

C’est l’acte commercial qui part de l’expression d’un besoin et se traduit par la
recherche et choix de fournisseur, la passation de la commande jusqu’à la livraison et le suivi
et contrôle de la livraison.
La fonction joue un rôle important dans la recherche des différentes sources
d’approvisionnement. Elle doit dans ce cadre, réunir le maximum d’informations technique et
économique des fournisseurs.
D’une façon générale, le service achat a la seule qualité pour mener entièrement le
processus d’achat et engager l’entreprise vis à vis du fournisseur.

- Fonction approvisionnement :

La fonction approvisionnement répond à une double préoccupation :

Alimenter la production en matière ou en vente
Gérer au moindre coût les stocks de matières ou de marchandises

32
 Elle donc responsable de la satisfaction des besoins de la production et coiffe alors le
service achat et peut avoir la responsabilité de la Gestion des matières.

Les deux fonctions peuvent également réunies dans un service commun achat-
approvisionnement. L’important est bien définir les responsabilités de chacun et de prévoir la
coordination nécessaire.
Pour mieux apprécier notre analyse qui devrait être réaliste et objective, nous allons d’abord
essayer de présenter quelques faits, concernant quelques points, qui feront l’objet de notre
critique. C’est ainsi que nous allons faire un état des lieux des points suivants :

- La Gestion matérielle de stock

- La Gestion économique de stock

La Gestion matérielle de stock se présente toute action qui définit les locaux, les
rangements et les manutentions pour les matières ou produits stocker dans l’entreprise.
Cette Gestion matérielle est en générale totalement male de finie, car ni le local ni le
rangement ne répond pas aux normes requises quant à la pratique de cette Gestion matérielle
de stock au sein de la CEM. Les caractéristiques de l’entrepôt se présentent d’une dimension
inadmissible, car la surface et la hauteur n’arrive pas à adopter un système d’étagère et un
système de manutention.

La CEM n’effectue pas le choix de l’emplacement. Tout articles sont classés dans un
même entrepôt quelque soit ses volumes et ses poids ni ses caractéristiques comme les
produits liquides et gazeux qui répond à des normes de sécurité spécifique même s’ils sont des
produits chimiques.
La Gestion économique de stock détermine à la fois la date de passation de commande et
les quantités à commander.
Le service achat et approvisionnement e la CEM se contente de la demande provenant
de service ou direction demandeur. La relance de l’approvisionnement ne fait pas l’objet
d’une prévision suivant le rythme ou variation de consommation ou les coûts des articles.
Ce service fait son achat tous les six mois sans tenir compte les quantités en stock parfois
nulle.

33
 Cette institution pratique un système de Gestion dit « libre service » .Des articles une fois
entrées en magasin de stock sont considérés comme consommés, c’est à dire qu’ils ne sont
pas plus comptabilisés. Un accord régulier des fournitures lie les fournisseurs et l’entreprise
pour un certain nombre d’articles. L’accord prévoit les prix, les quantités et les conditions de
paiement. Les services par un simple entretien téléphonique demandent aux fournisseurs de
leur livrer des articles en quantité adaptée à la consommation.

Cependant, le prix ou la consommation des articles achetés ne trouve pas des

renseignements exacts faute d’une fiche de renseignement qui est très importante dans le suivi
et contrôle, qui sont la source de gaspillage.

Pour mieux comprendre ces faits ci-dessus, nous allons en voir de façon détaillée.

Section1- Déficience du stockage physique

Une bonne implantation au sein d’une société assigne un plan de stockage établit
correctement et conforme au dite plan. Ceci exige en outre un magasin constamment tenu en
ordre et suit les règles de classement.
Un stockage efficace sur lequel , on peut s’appuyer pour mettre en place le meilleur service
minimise toute forme de gaspillage . L’emplacement de chaque article doit être introduit
dans la registre d’inventaire dans le fiche de stock.

Concernant la CEM et comme nous avons déjà vu ci-dessus , qu’elle dispose des
différentes fournitures consommable nécessaire à l’exploitation et les imprimés
indispensables à l’activité principale de la CEM .
A l’occurrence, le stockage de ces articles là présente un problème assez vaste.

11 Défaillance à la gestion du magasin

On appelle magasin un air adapté au rangement pour contenir les stocks.
Un magasin proprement dit est un bâtiment fermé, éclairé, et chauffé et spécialement
aménagé pour les stockages et met le magasinier dans des conditions correctes de confort et
de sécurité dans leur travail. Si ceci est nécessaire pour une bonne condition de travail. Nos
études nous a démontré que la CEM néglige totalement ses critères là. Tout d’abord :

34
 - Leur espace ou air de stockage est tellement petite(d’après notre visite, la chambre de
stockage est environ 5m²).
Il est presque impossible de se déplacer et même d’y ranger les articles commandés.
Dans certain moment même, les articles sont placés dans les bureaux, ce qui engendre un non
confort de travail pour les personnels ou les visiteurs.
- Et d’un cas ce magasin ne dispose d’aucun issue d’aération qu’à l ‘entrée, on peut
ressentir comme un air de suffocation, ce qui peut mettre en cause la santé du personnel y
travaillant.
- Pas de mesure sur la protection physique des stocks contre les risques naturels et les
vols ou détériorations.

12 Le classement inexistant

Un bon classement et organisation des stockages physiques est une première condition
nécessaire à la bonne gestion et à l’abaissement des coût d’exploitation.
Les conditions d’efficacité dans l’exploitation du magasin sont :
- assurer la bonne garde des articles stockés
- De trouver rapidement et facilement les articles.
- D’éviter toute erreur possible et la perte du temps et informer les différents utilisateurs
en ce qui concerne les différentes pièces stockées ou à stocker.

Dans le cas de la CEM , bien que ce magasin peut assurer la bonne garde des articles à
stocker, l’organisation et le classement nécessaire y sont carrément inexistant :
Les articles sont confondus et placés en tas. (Par exemple, l’emplacement de stylo bleu est le
même que des autres couleurs)

Sans qu’il y ait aucune étiquette de reconnaissance.

Cet air n’est pas seulement un magasin de stockage, mais aussi un endroit qui est devenu
presque un débarras car tous les matériels, certains dossiers, documents inutilisés y sont
envoyés.
Par conséquent, il faut du temps pour repérer ou trouver les articles, d’un autre côté et
d’une part, il s’arrive de faire des erreurs d’inventaire ou d’information sur les articles.

35
 13 Les stocks disparates

Pour une société, l’endroit du stockage doit être unique pour un meilleur suivi des
articles.
Dans le cas de la CEM , tout les problèmes cités ci- dessus , concernant les fournitures
consommables et auparavant, le lieu de stockage de la CEM est tellement dispersé la direction
commercial, la direction informatique et évidemment, la direction des affaires générales
tiennent chacune leur stock qu’il est impossible d’établir une situation exacte des stocks.
Cette pratique rend l’inventaire physique des stocks difficiles qui doit être effectué
périodiquement dans ce service.
En effet , on ne peut pas savoir la quantité réelle des stocks existants par l’absence d’un
rapprochement des fiches des stocks tenu par les responsables de stocks et les états de stocks
tenues par la comptabilité matière du fait des dispersion des stocks.
Actuellement, cette procédure a été plus ou moins chargée car les stockages des
différents articles consommables sont centrés à la DAG , seul les imprimés sont tenus par la
direction commerciale.

Section 2- Défaillance sur le suivi de stocks

Lorsqu’un article entre au magasin, il est accompagné :

- soit d’un Bon de Réception
- soit d’un Bon de transfert ou d’entrée.
La sortie de cet article ne peut être déclenchée que par un bon de sortie.
Ces documents constituent les informations fondamentales : de la comptabilité matière des
magasins et celle de matière centrale ; qui doit être dégagée en permanence ou périodique.
Quand on parle sur la suivi de stock, pour être rationnelle, on doit procéder par
l’inventaire réel, c’est à dire la constatation « sur le tas », le comptage, le jugement de l’état
parfait ou détérioré des articles en magasin s’imposent en fait et juridiquement au une fois
chaque année : la loi prévoit la consignation de l’inventaire réel annuel officiel sur « le livre
d’inventaire », document lui même officiel ayant force de preuve devant la justice.

La comptabilité matière se réconcilie alors avec la réalité, su la discipline imposée par la

direction à cet égard.

36
 La CEM se heurte parfois à des problèmes au niveau de sa Gestion de stock. Ces
problèmes touchent la pérennisation de cette institution par la défaillance du suivi des stocks
de la CEM . Effectivement, si nous referons aux fait ci-dessus, ces faits prouvent bien qu’il
existe un manque de suivi des stocks dans la CEM.

Du fait de cette insuffisance, on peut arriver à tirer quelque remarque citée ci-dessous :
Pas de rigueur au niveau d consommation
Inventaire irrégulier
Inexistante des catégories des stocks
Nous allons voir d’une façon plus approfondie, comment se présentent ces trois problèmes qui
nous paraissent essentiels.

21 Manque de rigueur au niveau de la consommation

Se rapportant à la présence des stocks disparates d’une part et l’absence de

l’informatisation à la CEM d’autre part, en effet, la consommation de chaque direction ou
service ne peut pas être suivi.

Les agences ou les services nécessiteux pressentent seulement au service

approvisionnement leur demande d’achat qui seront la plupart des cas , tout de suite procurée
et livrée sans étude de cas préalable.
Tous ceux qui sont achetés sont considérés comme consommés et même si quelque
temps après une autre demande réapparaît et contenant le même article, ce cas est toujours
réitéré.

Prenons par exemple, à chaque demande fait par un même service, on trouve parfois la
demande des stylos et que le responsable d’achat l’est considéré comme consommable.

22 Inventaire irrégulier

Les inventaires sont les outils de gestion qui permettent de connaître l’état des stocks.
L’inventaire physique permet de connaître précisément l’état du stock un moment données.
L’inventaire comptable permet de connaître théoriquement à la démarque inconnue
près, l’état du stock à tout moment.

37
 L’inventaire est utilisé comme une stratégie de suivi, des stocks, mais aussi, une
stratégie de mener à bien un tableau de bord. Outre les caractères légaux et obligatoires,
l’inventaire physique présente du point de vue de la gestion courante des entreprises, la
meilleure sécurité pour la conservation de patrimoine et la fiabilité.

Dans le cas de la CEM , les inventaires ont lieu mais ne suivent pas les modalités
légales ni les procédures.
L’inventaire au sein de la CEM sont irréguliers car elle dépend du temps et de la possibilité
de responsable à l’effectuer mais la date ne pas fixée.

Un autre cas, cet inventaire est effectué par le responsable du stock dont la raison et que
la CEM ne dispose pas encore des magasiniers ou des comités qui devaient s’y prendre
légalement.

En conclusion, cette irrégularité de l’inventaire de la CEM se présente sous plusieurs

formes :
- Sa date d’exécution.
- Les responsables de l’inventaire.

23 Absence de catégorie des stocks

Pour un bon suivi de la consommation surtout mais aussi, de la relance de

l’approvisionnement, l’entreprise doit avoir de différents types des stocks, à savoir :
- Les stocks minimums, c’est la quantité de bien à consommer pendant le temps
nécessaire à l’obtenir. Les stocks minimums sont donc celui qui permet de faire face au
besoin de consommation qui sont ressentis entre la date de la commande et la date effective
de la livraison.
- Les stocks maximums ; ce stock correspondant à la capacité de stockage maximum
de l’entreprise.
- Les stocks d’alerte ; c’est le stock existant à la date du déclassement de la
commande, il se détermine par le délai de livraison et le rythme de consommation.
Ces types des stocks devront être déterminés au préalable par la direction control de
gestion.

38
 Au cours de nos études, nous avons pu constater que la CEM délaisse totalement ces
trois types de stock. Ceci entraîne bien sur :
Un excès de qualité pour certain article et ceci engendre leur peromption. Cette
défaillance provoque quelque fois du danger aux utilisateurs surtout par exemple aux articles
contenant de la composante chimique.
Plus d’une fois que la CEM a été confronté à une rupture totale des stocks qui a duré plusieurs
jours ; en conséquence, ceci peut freiner l’activité au sein de la CEM.
Par exemple, de stocks de débaucheur entraîne un danger aux utilisateurs quand il
dépasse la date de peromption.
Plus d’une fois, que la CEM a été confronté à une rupture totale de stock qui a duré plusieurs
jours. En conséquence, ceci peut freiner l’activité au sein de la CEM.

Section 3- La gestion de stocks non informatisée

Bien qu’une société dans toute son essor et malgré les différents efforts et suivre la
technologie, certains domaines de la CEM sont encore non informatisé.

Tout les mouvements effectués sont bien sur enregistré sur des fiches des stocks mais les
résultats ne sont pas fiables,. Ceci entraîne des retards et des fiches qui ne sont pas mis à jour,
d’autant plus que la fonction du magasinier et du responsable de stock est confondue.
Cette non informatisation ne permet non plus de fournir aux autre nécessiteux, les différents
états et situation dont ils ont besoin et au moment où ils en ont besoin.

On ne peut pas suivre de prés la consommation de chaque entité consommateur au sein

de la société et de cela, il est impossible d’établir une prévision concernant ces articles de
consommation, donc chaque achat effectué au sein de la CEM est plus ou moins fait à
l’aveuglette.
L’absence de travail en temps réel rend le contrôle des données difficiles. L’imprudence
surgisse davantage par l’inexistence d’un système informatique qui fait éditer
quotidiennement les listings des transactions et de pointer les documents caractérisant les
mouvements des stocks.

39
 31 L’inexistence de logiciel gestion de stocks

Un logiciel de stock est une documentation informatique diffusable à l’intérieur de

l’entreprise, il sera en conséquence, que la gestion de stock se dispose d’un système
informatique permettra de gérer les stocks des magasins comportant tous les articles fournis
par une société.
Le développement de la micro – informatique apporte de son côté une aide très efficace
à la gestion des stocks dans une entreprise importante.
Dans la plupart de cas, les différents problèmes qui se posent en gestion de stock ont été
naturellement placés dans le cadre d’une gestion informatisée.
En effet, parmi les applications initiales de l’informatique, les entreprises ont cherché celles
où l’ordinateur semblait leur promettre des solutions efficaces et rentables, grâce aux
économies de personnel qui en résulteraient.

La CEM depuis ces plusieurs dizaines d’année d’exploitation n’a jamais mis au service
d’aucun logiciel de stock.
Tous les mouvements et les travaux y concernant sont exécutés manuellement ou sous
un simple fichier excel. Ce qui peut produire de risque de changement de donnée volontaire
ou involontaire et la sauvegarde de ces données est peu fiable.
A titre d’exemple, comme il n’y a aucune clôture comptable concernant la gestion de stock,
on peut changer à tout moment les données existantes
.
32 Système de rapprochement déficient

Comme la gestion de stock est un point tragique dont la réalisation de l’objectif d’une
société. il est nécessaire de faire régulièrement des rapprochement de la situation des stocks
avec le document « grand livre » établit par la direction financière.

Ce rapprochement sert à faire le suivi des entrées d’articles. Au cas de la CEM , cette
activité de rapprochement n’est effectué qu’une fois par exercice au moment des audites. Ceci
est bien sur causé par la non informatisation de la gestion de stock.
L’inexistence de l’approchement régulier pourra être à craindre que certains documents
n’aient pas être saisis ou qu’une partie des données saisies a été perdues. Par exemple, à la
suite de manipulation effectuée pour reconstituer un fichier ou en raison d’une panne.

40
 33 Donnée non à jour

Un logiciel de stock permet la tenue à jour systématique des fichiers concernant les prix,
les fournisseurs, les spécifications techniques des articles et de leurs quantités.
Au sein de la CEM , les données ne sont pas mis à jour :
Les mouvements quantitatifs des articles sont enregistrés manuellement sur les fiches de
stock et qui sont de temps en temps délaissé au moment d’absence du responsable de stock.
A titre d’exemple, en cas de congé ou en cas de période d’approvisionnement, soit
occupé par d’autres tâches.
Quant à la mis à jour des prix ou de spécification technique des articles, la CEM n’en tient
littéralement pas compte. A chaque achat donc, il faut procéder à une nouvelle prospection de
prix pour avoir idée du prix actuel sur le marché. Ce qui peut engendrer une fausse
établissement des budgets alloués.

Il est évident que la tenue des stocks n’est pas vraiment suivi de la façon la plus
exacte faute ou des manques des renseignements sur les fichiers nécessaires à la gestion des
stocks qui doit y mentionner les données qu’on doit mettre à jour, par exemple le fichier
« articles en stocks » ne comporte pas de code article, certain paramètre de gestion comme les
prix de commande, quantité à commander, stock de sécurité, classement, les fichiers
commande fournisseur.
Nous avons pu constater que la CEM se heurte beaucoup de problèmes quant à la
pratique de toutes tâches au sein de service stock et approvisionnements.
Elle est parfois soumise à différents facteurs qui l’oblige à passer quelques irrégularité, plutôt
déterminant dans le domaine de la gestion de stock dont les plus prépondérant est ceux relatifs
aux achats et à la Gestion de stock et l’approvisionnement.

En long et en large de nos travaux, nous avons mis l’accent sur les divers problèmes
touchant la CEM. Aussi, cette troisième partie va traiter les solutions les mieux appropriés
pour atténuer ces problèmes soulevés, ceux- ci concernant la gestion des stocks de la société,
ainsi que de mettre en relief les résultats attendus.
Vue les différents problèmes rencontrés par la CEM au niveau de
l’approvisionnement aussi que la gestion de stock, nous proposons ci-dessous quelques
solutions estimées adaptables et adéquates à la situation de la CEM , ainsi qu’à ces politiques
de gestion.

41
 TROISIEME PARTIE :
PROPOSITION DE SOLUTIONS, SOLUTIONS,
RETENUES, RESULTAT ATTENDUS et
RECOMMENDATIONS
CHAPITRE I SOLUTIONS RELATIVES AUX ACHATS ET
APPROVISIONNEMENTS

Ce chapitre que nous allons traiter va nous permettre d’adopter quelque solution
concernant aux achats et à l’approvisionnement. Ce sont les solutions qui sont apportées à tout
ce qui sont grevés le développement de l’entreprise pourvu que cette dernière soit capable de
maximiser leur profit avec un minimum de coûts.

Pour y arriver, des techniques et des procédures appropriées doivent être adoptées et ces
techniques et ou procédures doivent être pertinentes, efficaces afin d’affronter ces différents
problèmes.
L’amélioration proprement dite de la gestion des stocks et approvisionnements de la
CEM peut se concrétiser de plusieurs manières, mais nous borneront à deux d’entre elle dans
ce chapitre qui sont, à notre avis, les primordiales, elles concernent :
- Etablissement de procédure adéquate et pratique.
- Développement de relations avec les fournisseurs.

Section 1 Etablissement de procédure adéquate et pratique

Comme d’autre Entreprise, la CEM a adopté une procédure à elle en ce qui concerne
l’acquisition et l’utilisation des nouveaux articles.
Comme nous avons vu dans la partie précédente que certain cas démontre l’infraction et
la violation de cette procédure. Cette violation se présente sous deux formes :
- Non suivi de procédure en cas d’urgence
- L’utilisation de sous caisse aux agences
Pour maîtriser cette lacune au niveau de la démarche de cette procédure, nous allons
proposer des solutions afférentes à ces problèmes ci-dessus.

11 Relance de l’approvisionnement à temps

D’après la constatation vue au sein de la CEM , l’urgence peut engendrer un non suivi de
la procédure. Cette urgence est souvent due à la rupture des stocks, ce qui devait être évité
donc, pour dépasser ce problème. Le responsable de l’approvisionnement se doit exécuter à
temps cette opération, dans ce cas, nous devrons se référer régulièrement aux différents
critères, ainsi qu’aux différents états et situation établie

42
 Pour le gestionnaire d’un stock, le réapprovisionnement relève d’une décision à prendre
pour chaque article. Deux questions doivent se poser à lui :
Quand faut–il réapprovisionner ?
Combien d’article faut-il commander ?

Le responsable doit donc toujours connaître tous les éléments et la situation caractérisant
le mécanisme des opérations relatives aux achats et aux stocks, c’est à dire de connaître les
quantités des stocks qu’ils ont resté, durée de consommation des articles et en fin, le délai de
la livraison.
Il faut commander pour quelques jours à l’avance, en examinant les catalogues ou
proposition des fournisseurs pour connaître le conditionnement des articles achetés.
Cette pratique est proposée afin de pouvoir au moins diminuer toutes opérations qui sont
parfois les causes de la violation des procédures préalablement établies et relatives aux achats
de la CEM.

12 Adoption de procédure claire aux agences

Comme nous avons déjà relaté dans l’historique de la CEM que, pour mieux servir les
épargnants, la CEM a ouvert des agences autonomes, qui sont dispersés dans les régions et
provinces.
Chaque agence procède à l’acquisition du matériel afin d’accomplir son activité.
Les achats et l’approvisionnement effectués dans les agences nécessitent les plus souvent
l’utilisation de sous caisse, ce qui est considéré comme une violation de procédure en temps
qu’elle doit être complété au moment des inspections.

Afin d’éviter certains problèmes pour les agences, ils devront adopter une procédure
propre à eux même qui peut être différente ou identique à celle de la direction.

Ils devront obtenir une consultation de prix, au moins de facture pro forma et au moins
de trois différents fournisseurs avant de lancer la commande qui est établit, suivant les prix
proposés et, en fonction de la situation de sous caisse. Dans ce cas, il est dans le rôle du chef
d’agence de déterminer la possibilité de démarrer ou non l’approvisionnement ainsi que de
transmettre en suite à la direction les pièces.

43
 Section 2 Développement des relations avec les fournisseurs

Les fournisseurs sont des tiers nécessaires à l’exploitation au sein d’entreprise que leur
choix devient actuellement au point stratégique.

Les critères de choix des fournisseurs sont indispensables avant de faire un achat
puisque le coût d’achat, la qualité des articles, le mode de livraison, le paiement de facture en
dépendent beaucoup, et qui font partie de la gestion des stocks.

Dans le cas de la CEM , il n’existe pas de procédure claire qui conduise à la sélection
des fournisseurs. Ce pour cette raison qu’elle ne peut pas un éventail de choix des
fournisseurs.

Le critère de choix des fournisseurs ne se fait que par la liste des fournisseurs qui
existe dans la CEM et parmi cette liste seulement qu’on tient compte que la connaissance des
prix.

Pour pouvoir étendre un éventail de choix des fournisseurs , il faut qu’une entreprise
adopte une procédure claire qui conduise à la sélection des fournisseurs. Cette sélection
devrait répondre à l’exigence de critère à considérer avant la passation de commande.
Les critères sont :
- Le respect de délai livraison.
- La régularité de la qualité.
- L’honnêteté dans les livraisons.
- Le désire de collaboration avec sa clientèle.
- Les aptitudes techniques
- es niveaux des techniques

Dans la CEM , afin de pouvoir développer une relation avec les fournisseurs, on
commence par l’élargissement de délai de préparation de l’ approvisionnement et une
organisation du personnel au sein de la dite société.
Ces solutions que nous allons présenter sont complémentaires et devront être appliquées
parallèlement.

44
 21 Elargissement de délai de préparation de l’approvisionnement

Pour que la Gestion de stock soit efficace et pérenne, l’entreprise doit avoir du temps
suffisant pour préparer toutes tâches relatives à l’approvisionnement.

Nous avons constaté auparavant, que dans la CEM, la demande d’approvisionnement

n’est présentée que quelque jour avant même la rupture des stocks. Cela peut engendrer
l’augmentation des coûts et de mauvaises qualités sur l’achat des articles.

La CEM devrait donc avoir de temps suffisant afin de mener à bien le déroulement de
sa fonction approvisionnement. Cette préparation est indispensable pour que les services ou
directions demandeurs disposent en temps voulu les articles nécessaires à leurs activités avec
une sécurité suffisante tout en rendant minimale les dépenses.

Une bonne Gestion de stock peut s’appuyer sur des faits exactes, c’est à dire sûre.
Il faut donc au départ avoir la meilleure connaissance possible, à tout moment :
- des articles et de leurs caractéristiques diverses
- de leur consommation
- de leur prix et qualité
- de l’environnement (marché, fournisseur)

22 Organisation du personnel au sein de service approvisionnement

Une des causes de limitation des choix du fournisseur au sein de la CEM est la marque
et le non d’organisation qui subsiste depuis. Dans ce cas, peu des fournisseurs soumettent leur
service à la CEM .
Nous voyions aux problèmes précédents que le critère de choix des fournisseurs ne se
fait que par la liste des fournisseurs qu’existe dans la CEM. Parmi cette liste seulement qu’on
tient compte que la comparaison de prix.

En outre, il y a une redondance de poste car une seul personne assure le rôle de
responsable d’approvisionnement et à la fois à celui de la gestion de stock.

45
 Il est évident que lorsqu’on trouve une lacune au niveau de l’organisation des travaux et
du personnel, il est sujet à d’éventuel gaspillage du temps dans sa part du travail.
Une organisation de travail efficace engendre une meilleure Gestion du temps contre une
agitation soudaine ou un désordre quelconque dû au mécanisme d’achat.

Ainsi, pour aérer les activités du service stock et approvisionnement, il sera vain de
disposer de personnel compétent et rigoureux nouvellement recruté.
Une formation interne est toujours souhaitable. Il faut déterminer clairement les
opérations de chaque responsable.Une personne assurera la fonction achat, c’est à dire, la
recherche et le choix de fournisseurs, la passation de la commande jusqu’à la livraison et le
contrôle de la livraison ; une autre effectuera la gestion matérielle des stocks, c’est à dire,
rangement en magasin, gardiennage et mutation, et une autre assurera la gestion économique
des stocks, c’est à dire, détermination des dates de passation des commandes, des quantités à
commander et control et suivi des stocks.

Cette nouvelle organisation aura sans doute pour conséquence de réduire les problèmes
relatifs aux achats et approvisionnement au sein de la CEM.

Pour assurer ses activités, réaliser ses objectifs et remplir ses fonctions, l’entreprise doit
user d’une bonne Gestion des stocks en vue d’atteindre les objectifs préalablement fixés, le
chapitre ci-après sera donc consacré à cette étude.

46
CHAPITRE II LES SOLUTIONS RELATIVES A L A GESTION DE STOCKS

Il apparaît maintenant que, malgré ses inconvénients, un stock est utile, si non
indispensable, mais il coûte cher et il convient de bien le gérer pour l’utiliser avec la plus
grande efficacité possible.

Bien attendu, tout stock qui serait constitué dans un but autre que celui qui ressort
strictement de sa définition ou de la recherche d’une gestion économique ne relèverait pas de
la gestion de stock.

On ne stock pas pour stocker, comme l’avare qui accumule la pièce pour le seul plaisir
de les contempler, ni pour se donner une impression, sinon une illusion de recherche. On ne
doit avoir un stock que si l’on ne peut pas ajuster, économiquement, le prix des livraisons aux
flux des consommations.
Nous abordons maintenant donc de tirer trois points précisant l’introduction ci-dessus :
- Organisation des stockages physiques
- Amélioration de la contrôle et suivi des stocks
- Solution pour avoir des données et informatisation fiables

Section 1 Organisation des stockages physiques

Pour être compétitive, face aux progrès et par la mondialisation de l’économie, l’entreprise
doit maîtriser à toute opération concernant à la gestion de stock. Autrement dit, touts les
stocks des articles devront faire l’objet d’une organisation depuis l’entrée jusqu’à la sortie du
magasin.

11 Aménagement du magasin

Comme nous l’avons déjà vu au cours du chapitre précédent qui a parlé du problème de
magasin que, pour la CEM ce local est plus ou moins négligé ; ce qui engendre une difficulté
dans l’accomplissement du travail, mais aussi nuisible et met en cause la santé du personnel y
afférent.

47
 Dans la CEM , l’espace ou l’air de stockage est tellement petit. Elle devrait donc
d’élargir ce local compte tenue de la grande quantité d’articles à stocker et aussi pour le
manutention et les déplacements.
Si tout magasin doit être conçu pour remplir ces fonctions d’une manière rationnelle et
économique, il est évident, qu’il doit être adapté à la nature des matériels consommés dans
l’entreprise. Pourtant, l’aménagement sera tout différant suivant qu’il s’agit des natures des
articles à stocker. Il est donc difficile d’énoncer des règles applicables à l’aménagement au
fonctionnement de tous les magasins. Néanmoins, certains principes généraux sont valables
dans tous les cas mais ils doivent être adaptés à chaque nature des stocks.
De l’autre coté, il sera nécessaire de prendre des précautions d’aération vue que
certains articles existants sont de nature chimique. Elle doit donc, avant toutes autres choses,
être conçues conformément aux règles de sécurité et d’hygiène, c’est à dire, signaler de façon
très apparente, conforme aux normes en vigueurs tous les articles risquent d’être à l’origine
d’accident.

12 Instauration d’un système de classement

Nous avons déjà constaté qu’aucun système de classement est instauré pour le
magasinage des articles au sein de la CEM et que ces derniers sont les plus confondus : ce qui
rend les tâches fatigantes , difficiles et lentes.
Pour remédier à tous ces problèmes énumérés ci-dessus, voici quelque système de classement
proposé :

- installation d’étagère si nécessaires pour pouvoir classer les articles selon leur
catégorie ( bureau, entretien, informatique)
- Codification des articles : chaque article est attribué un code uniformisé, qui peut
être alphanumérique dont le but de faciliter le repérage et attribuer une même application à
chaque article.
Quoi qu’il en soit donc, la CEM doit toujours connaître au magasin, d’une manière ou
d’une autre ; d’autre part le ou les emplacements de stockage d’un article, d’autre part les
emplacements libres et banalisés ainsi que les emplacements libres et reversés.

48
 13 Centralisation des stocks dans un seul magasin

Auparavant, la CEM dispose de trois locaux des stockages des imprimés, les stockages
des fournitures informatiques et celui d’autres fournitures comme consommable bureautique,
entretien et magasin.
Cette entreprise rend parfois difficile le suivi des stocks, mais peut aussi faussé
l’évaluation quant à la situation mensuelle ou annuelle établie, dans ce cas , pour l’avantage
de la société primo , il faut :
- Mettre ces articles dans un seul magasin et gérer par un seul magasin ; ceci pour
faciliter la suivi dans la gestion proprement dite et pour avoir une évaluation la plus proche
de la réalité.
- Utiliser un seul magasin serait aussi avantageux pour le personnel responsable c’est à
dire le magasinier qui n’aura pas à se déplacer et peut accélérer son rythme de travail par
exemple, l’inventaire sera effectué dans un délai plus court.
Cette centralisation des stocks pourra être aussi tirées quelque avantage :
- Tous les mouvements des stocks sont suivis et enregistrés
Tous les stocks enregistrés sont protégés
- Les stocks son correctement évalués

Section 2 Amélioration du contrôle et suivi des stocks

La prévision des demandes ou la planification des besoins nous permet d’estimer les
consommations. Le calcul des quantités économiques nous fixe l’importance de la commande.
Il nous reste à déterminer, à quel niveau du stock, il faut commander.
Il faut commander alors que l’on dispose encore d’une quantité d’articles suffisante
pour couvrir les besoins pendant le délai de livraison.
Dans la CEM, le contrôle et le suivi des stocks reposent premièrement sur l’établissement
d’un système de suivi de a quantité à consommer par chaque service ; Deuxièmement,
l’obligation de procéder l’inventaire régulier des différentes catégories des stocks. Autrement
dit, nous allons voir, dans les sous sections ci-dessous, en détail les trois points cités ci-
dessus.

49
 21 Etablissement d’un système de suivi de la consommation

On a vu auparavant que certains articles à consommer ne sont pas être suivi. Ceux-ci
sont du fait de la présence des stocks disparates d’une part et l’absence de l’informatisation
d’autre part.
Dans ce qui précède nous avons raisonné sur une consommation prévisionnelle m. Il
convient maintenant d’évoquer les différentes méthodes que l’on emploie pour déterminer
cette consommation prévisionnelle, méthodes qui varient avec la nature des stocks, leur valeur
et la régularité de leur consommation.

Dans tout les cas, on observe l’historique des consommations passées et on s’efforce par
des méthodes statistiques, plus ou moins élaborées, de prolonger la série.
L’analyse de la série chronologique conduit à chercher s’il existe une tendance à la hausse ou
à la baisse. Pour cela, on calcule l’équation d’une droite qui passe au mieux entre les points et
on estime que les consommations futures se situeront sur le prolongement de la droite :
Y = ax + b
mois m
1 1850
2 2000
3 1865
4 2100
5 2000
6 2200
7 2325
8 2275
9 2425
10 2430
11 2300
12 2700

tableau.3
Y = ax + b

50
Tels que
b = y − ax =1783.2 où y = 2205.83 et x =6.5

Y est une variable dépendant ou variable à expliquée et x la variable indépendant ou variable

explicative.
Donc y=65.02x+1783.2La prévision en janvier n+1 c’est à dire (x=13) est donc
y=65.02(13)+1783.2=2628.46

On peut calculer la moyenne sur une période passée et reprendre le chiffre obtenu à titre
de prévision. Selon la dispersion constatée, on détermine une fourchette dans laquelle les
consommations futures s’inscriront probablement
Les avantages de cette méthode nous paraissent importants. En effet :
On peut établir périodiquement la consommation de chaque entité
On peut faire une prévision des quantités à acheter
Les quantités à dispatcher aux entités utilisateurs sont limitées pour une période donnée.
Il est fréquent de trouver qu’une entreprise a tenu des fiches des stocks afin de suivre les
mouvements des stocks et utile à l’inventaire pour les besoins comptables. La tenue de cette
fiche n’arrive pas à suivre la consommation réelle de chaque service.
La CEM devrait donc mettre en place une méthode qui représente une synthèse
d’information comme le tableau de bord sur lequel le responsable devrait noter les natures et
les quantités à expédier, nom de service ou de l’agence consommatrice afin de suivre le
nombre et le montant des articles effectivement consommés.
Voici les modèles d’un tableau de bord que devrait faire la CEM :
LISTE DE CONTROLE DE CONSOMMATION

Service…… Mois…..
Agence……
Nature écart Date Prévision de Consommation
consommation réelle

51
Totaux ………. ……… ……… ……
Tableau.4
Si un écart apparaît, il convient de procéder à une recherche et de découvrir par quelle raison
fausse la balance.

22 Obligation de procéder un inventaire régulier

L’inventaire permanent est une organisation des comptes de stock qui grâce à
l’enregistrement des mouvements, permet de connaître de façon constante, en cours
d’exercice, les existants chiffrés en quantités et en valeurs.

La CEM devrait procéder un inventaire de manière légale et régulière afin de mener à

bien un suivi des stocks et d’établir un tableau de bord permettant d’aboutir une information
fiable pour un responsable à la même position que le ratio.
Un inventaire physique des stocks doit être effectué au moins deux fois par an. Cependant il
faut prévoir un rapprochement périodique des stocks tenus par les magasiniers et les états de
stock tenus par les comptabilités matières, pour savoir la quantité de stocks finals.

Pour assurer la bonne marche de l’inventaire, il faut constituer une équipe d’inventaire
comprenant le responsable de suivi des stocks, le magasinier et un comptable.

Les principales phases de cette procédure se présentent comme suit :

- La rédaction des instructions d’inventaire, par le responsable de suivi des stock
L’inventaire physique doit faire l’objet d’instructions portant sur :
- Le but, l’importance, la date et la durée précise de l’inventaire
- Le lieu d’inventaire et les stocks à inventorier
- Le nom de personne affectées à l’inventaire et leurs responsabilités
- Les méthodes de comptage et l’enregistrement des quantités

Ces instructions doivent être rédigées par les responsables de suivi de stocks, après discutions
avec toutes les personnes concernées.

- La procédure préalable à l’inventaire.

Toutes les fiches de stocks doivent être à jour et arrêtées au moment de l’inventaire.

52
 - La procédure d’inventaire (premier comptage, deuxième comptage, centralisation
du résultat, analyse des écarts entre les résultats des deux comptages)

23 Définition des différentes catégories des stocks

Jusqu’ici, la CEM de Madagascar s’élance dans l’approvisionnement de façon plus ou

moins à l’aveuglette car, elle ne dispose d’aucune référence fiable, c’est à dire, le plus
souvent, elle ne résulte pas les différents tableaux de bord qui puisse être un rempart à l’achat
effectuer.
La CEM devront donc adopter une prévision des approvisionnements. Cette méthode
pourrait aboutir à la surveillance complète du stock qui consiste :
A relever les articles ayant atteint leur point de commande ; c’est à dire, de s’assurer une
régularité des approvisionnements.
Maintenir les stocks au niveau minimal pour réduire l’immobilisation des capitaux.
La réalisation de cette tache repose par deux contraintes propres à la fonction
approvisionnement. Ce sont le délai d’approvisionnement (les stocks minimums ) ; et la
sécurité (les stocks de sécurité).

-Les stocks minimums :

Dans le cas le plus courant, par conséquent, lorsqu’il y a un délai, il faut commander à une
date telle que le stock existant à ce moment là permette de faire face à la consommation
prévue pendant le délai.

stocks

stock
minimum
temps
Délai d’approvisionnement

tg α : allure de la consommation SM= DA*tg α

53
DA : délai d’ approvisionnement(en temps)
figure.2
La notion de SM ou niveau de déclassement d’une commande est donc comme la
quantité de matières ou des produits à consommer pendants le temps nécessaire à obtenir.
Exemple :

Consommation mensuelle normale :250 unités

Délai de livraison : 1.5mois
Stocks minimums au moment de la commande :
250uniéts * 1.5 = 375unités
Il faut avoir 375unités, la quantité de stock minimum que l’on utilise durant le délai de
livraison, si non il y aura rupture de stock avant l’arrivée de la commande.

- Les stocks de sécurités :

C’est le stock, au dessous duquel, on ne veut pas descendre, sinon , on risque de subir
les aléas .
Le gestionnaire de stock cotie constamment deux dangers :
- La rupture de stock
- Le surinvestissement ou sur stockage
- Le sur stockage est coûteux par son entretien et du fait qu’un stock représente
« un capital qui dort »
Il vaut mieux par conséquent, disposer d’une marge de sécurité ni trop petite ni trop
élevée.
La formule de stock dépend de chaque entreprise :
- Une fraction de stock minimum (1/10 à 1/3)
- La consommation d’une certaine période(15jours, du mois en cours)
- L’Ecart-type des écarts sur le programme d’approvisionnement pondéré par 2 ou 3 selon les
produits.
Si xi : nombre d’unités en plus ou en moins sur le programme.
Ni : fréquence de l’écart xi

Ecart-Type :

54
 2

δ= ∑N x
i i
−X
2

∑N i

Exemple :
Mois Prévision de Consommation Ecarts sur
consommation réelle Prévision
Jn 50 60 +10
Fn 90 100 +10
- - - -
- - - -
- - - -
Jn+1 108 115 +7
Fn+1 200 190 -10

tableau.5

L’appuie efficace de l’informatique légère permet au gestionnaire la maîtrise de son

stocks.
xi = +10,+7,-10 ect
Ni = nombre de fois où xi se présente

Section 3 Solutions pour avoir des données informatiques fiables

La gestion de stock se faisant exclusivement au moyen d’opération arithmétique et de

comparaison logique, il est naturel de penser à la confier à l’ordinateur.

31 Installation d’un logiciel gestion des stocks

Améliorer la gestion de stocks, oblige à mieux utiliser les techniques informatiques.

Mais ces techniques ont évolué si vite que les gestionnaires des stocks n’ont pas eu les temps
de les assimilées et de les faire appliquer.

55
 L’appuie efficace de l’informatique légère permet au gestionnaire la maîtrise de son
stocks.
Comme on a vu jusqu’ici, la CEM n’a pas en son service un logiciel des stocks , ce qui
signifie que ces articles se sont naturellement (utilisation des fiches de stock, de bon de
commande complétée manuellement).
Pourtant, la CEM est considéré comme une société en pleine expansion, encore qu’elle
évolue dans la politique de l’informatisation. Il lui avantageux de mettre en place un logiciel
de la gestion des stocks. Ceci dans le but d’avoir un travail ou un résultat fiable unique dans
délai minimum.
Dans ce cas, elle peut demander le service d’un programmeur spécialisé ou même en
service ces personnels dans certains y sont qualifiés.

32 Amélioration du système de rapprochement

On a vu auparavant que la CEM n’effectue pas l’activité de rapprochement qu’une fois

par exercice. Mais il faut à signaler que l’étape du contrôle de processus d’acquisition des
données se relève fondamental.
La CEM devrait donc tenir une fiche de stock qui fait l’objet de contrôle analogue aux
journaux comptables. Cette fiche apparaît les listes manquantes et peut être détaillée par
article ou récapitulatif des documents saisis pendant une période donnée.
De plus, pour l’acquisition des données, les ordinateurs travail en temps réel. La plupart
des contrôles de formes ou des codes et les vérifications arithmétiques se règlent à l’écran.
Voici un model de liste mensuelle des documents relatifs aux stocks :

Numéro Nom Document Date Entrée Sortie Stocks P.U Valeur

article
_ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _

tableau.6

Les mouvements des entrées ont fait l’objet d’une édition individuelle destinée à les
rapprocher des factures.

56
 Entrées et sorties sont récapitulées pour fixer les contreparties des comptes de stocks.
Ceux-ci sont débités des entrées et crédités des sorties.

33 Obligation de mise à jour des données

Si l’on souhaite simplement suivre la tenue du stock de la façon la plus exacte possible,
il faut tenir :
- Un fichier « articles en stock » comportant en particulier : le code article, la
désignation, la quantité par magasin, certains paramètre de gestion : point de commande,
quantité à commander, stock de sécurité classement.
- Un fichier mouvement : entrées et sorties.
L e fichier commande fournisseur : c’est une base de donnée dans le module gestion des
achats et approvisionnements.

Une base de donnée a pour objectif de fournir sans redondance toutes les informations
concernant différents objets utilisés dans toutes applications à la gestion de l’entreprise.
Ce travail doit s’adresser aux différents responsables qui ont la charge de stocks et
approvisionnement : Magasinier, comptable, responsable approvisionnement et stock,
Demandeur, Responsable comptabilité matière, Chef de service comptabilité générale,
Responsable d’inventaire.

57
 Voici donc un modèle des principaux dossiers de classement :

DOSSIERS ET ENTITES CONCERNEES CLASSEMENT

DOCUMENTS
Bon de réception Magasinier (BR+BC) Séquentiel et
Chronologique

Comptable (BR+ BL+FACT) Séquentiel

Responsable approvisionnement et stock Séquentiel

Bon de sortie Magasinier Séquentiel

Responsable approvisionnement et stock Séquentiel

Demandeur
Séquentiel
Etat de stock physique Responsable comptabilité matière Annuel

Etat de provisions sur stock Chef de service comptabilité général Annuel

Feuille de contrôle Responsable d’inventaire Séquentiel

récapitulative d’inventaire

Volet de fiche de comptage Responsable d’inventaire Séquentiel

Etat de stock comptable Responsable comptabilité matière Annuel

tableau.7

58
 CHAPITRE III SOLUTIONS RETENUES & RESULTATS ATTENDUS ET
RECOMMANDATIONS GENERALES

Dans les deux premiers chapitres, on a parlé des solutions relatives à chaque niveau,
dans lesquels, les différents problèmes de la gestion de stock de la CEM ont trouvé des
solutions possibles.
Nous ne pouvons pas prétendre la fiabilité entière de notre proposition mais une partie
nous paraît primordiale et adéquate pour l’amélioration réelle de cette société.
La section suivante sera consacrée aux solutions retenues, la seconde section, aux
résultats attendus et aux recommandations dans la mise en application de l’amélioration
voulue.

Section 1 les solutions retenues

Exprimer les solutions les plus appropriées à notre cas, avoir à l’esprit que notre
entreprise évoluera ; c’est à dire, que proposer une solution pour améliorer la gestion des
stocks d’une institution comme la CEM nécessite une conception meilleure.
Ce qui nous amène à retenir les solutions suivantes :

11 Proposition d’une méthode d’approvisionnement

On peut proposer quelques différentes méthodes d’approvisionnement mais la plus
inhérente à cette institution c’est : la méthode à période fixes et quantités adaptées ou
variables.
Le principe de la méthode peut montrer que, selon la périodicité fixe, c'est-à-dire à
date fixe, on passe pour un même article des commandes variables relevant le disponible à un
niveau qui satisfasse les de la période et réserve le stock de protection.
Dans ces conditions, la formule de Wilson permet de fixer le nombre annuel de
commande.
Ainsi les éléments de la méthode de WILSON sont :

Cn : consommation annuelle = 1 000 à 16F

Ca : coût d’acquisition = 60F
T : taux de possession (coût de stockage) = 12%

59
 D’où la formule de WILSON :

Ct
N =
200Ca

1000 x16 x12

N = =4
200 x60
Voici donc le tableau qui représente la quantité à commander et la date
d’approvisionnement en une année :
désignation J F M A M J J A S O N D
Entrée 200 140 260 400 200
Stock 120 30 50 50 40 50 80 100 80 100 150 150
théorique
Stock 80 50 - 90 50 - 180 80 - 300 150 -
rectifié
Date de Fin Fin Fin Fin
commande Janv Avr Juin Oct

Tout les quatre mois, on fait la commande

Apres chaque livraison, le stock doit couvrir les besoins suivants :
- Consommation pendant la période d’approvisionnement est égale à 12 mois
- Stock de sécurité est égal à 1 mois.
Aux dates prévues par ce calendrier on procède à l’examen de stock, éventuellement à
un inventaire et on met à jour les besoins.
La quantité à commander devra permettre de couvrir les consommations prévues
pendant le temps séparant deux examens successifs du stock, temps auquel il convient
d’ajouter le délai d’obtention exprimé dans la même unité.
Si les prévisions montrent que le stock de protection doit être entamé, c’est à dire si la
consommation pour la période doit entre supérieur à la normale, il faudra accroître la
commande de ce suppléant.
Cette méthode peut tirer quelques avantages :
- Elle se prête à l’organisation d’un planning d’approvisionnement :
• facilement le groupement des commandes de fournisseur
• talant rationnellement le travail de révision
• décelant les variations de tendance et les arrêts des sorties

60
- En dispensant de suivre le disponible en permanence ; elle redit le travail administratif.
- Elle s’adapte facilement à la gestion intégrée sur l’ordinateur.
Si cette méthode est bien adoptée par le service approvisionnement et stock, il est certain
qu’on peut s’assurer à la régularité des approvisionnement et de maintenir les stock au
niveau minimal pour réduire l’immobilisation des capitaux, en effet :
- acheter par grade quantité pour essayer d’obtenir les meilleurs conditions posées.
- De limiter les quantités pour redire les risques et le coût de stockage
- Pouvoir s’adapter suivant les possibilités de trésoreries.

12 Proposition d’une procédure et attribution des tâches sur achat

Nous allons ici proposer un modèle de procédure d’achat pour faciliter et organiser les
taches de la responsable stock et approvisionnement.
Cette procédure est en principe sous forme de diagramme de circulation de document
appelé « FLOW SHART » ; qui représente graphiquement une suite d’opération dans
laquelle les différents documents postes, décisions, responsabilité et tâches et représenté
par des symboles réunis les autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise.

Direction / service schéma

Reconnaissance du
Direction, service ou besoin
agence demandeur

Définition,
Service stock et spécification
. et qualité
approvisionnement

Recherche, analyse et
Service stock et
Approvisionnement Evaluation des propositions des
fournisseurs

Service stock et
Approvisionnement Choix et négociation
des fournisseurs

Service stock et
approvisionnement achat

tableau.8

61
 Ce schéma est représenté en cinq phases qui définissent une suite d’opération que les
responsables peuvent être effectués
Voici donc quelques tâches que les responsables doivent effectuer pour une bonne
application de ces processus :
- Reconnaissance du besoin :
Les besoins peuvent entre répétitifs ou occasionnels. Ils sont exprimés par mes
utilisateurs qui doivent en préciser les caractéristiques.

- Définition des spécifications

Pour une efficacité de l’achat il faut définir :
• Les exigences techniques souhaitées( qualité et performance)
• Les performances par rapport à la concurrence
• L’adaptation aux éventuelles nouveautés techniques

- Recherche et évaluation des fournisseurs

On utilise deux méthodes :
• la consultation qui s’adresse directement à des fournisseurs habituels ou nouveaux
pour trouver les meilleures conditions de prix et service
• demande de prix
L’évaluation des fournisseurs est fonction de :
• régularité de la qualité des articles
• respect des délais prévus
• niveau de prix et le mode de règlement

- Négociation et choix du fournisseur

les objectifs de négociation et de choix du fournisseur sont :
• Spécification précises des articles
• Détermination des prix et leurs clauses de révision en cas de non-conformité ou de
délai
• Fixation des modalités de paiement
• Conditions de livraison et s’il y a transport, préciser les moyens et la manutention
• Délais de livraison pénalité de retard

62
- Achat :
Il s’effectue en cinq étapes :
• Rédaction de bon de commande (généralement en trois exemplaires)
• Surveillance des délais de livraison ; le cas échéant, faire les relances
• Rédaction du bon de réception en conformité avec le bon de livraison du
fournisseur
• Contrôle de la conformité à la commande tant en qualité qu’en quantité
• Vérification de la facture en référence, en quantité et en valeur
Cette procédure peut donc permettre de :
- visualiser, comprendre facilement le processus d’opération et des fonctions attribuées au
entre de service approvisionnement
- détecter la source ou la cause d’anomalie d’un processus concerné que cet service a
effectué durant toute tâche d’approvisionnement au niveau de la CEM
- décrire suivant des étapes des responsables afin d’effectuer pour une bonne application
des opérations d’achat et apprivoisement.
Il convient de signaler que si cette procédure devant être respecter, la CEM peut :
- établir une documentation permanente sous forme de répertoire des fournisseurs afin de
répondre les fournisseurs possibles et les articles à acheter pour un fournisseur déterminé.
- Organiser systématiquement la détection d’un besoin d’achat pour éviter toute rupture de
stock, arrêt d’opération et approvisionnement improvisé de dépannage.
- Faciliter la préparation d’un achat c'est-à-dire avant l’établissement d’un bon de
commande, la documentation du service achat est à jour et on trouve les plus avantageux.
- Constater une saine appréciation de la valeur des fournisseurs et de rapport des confiances
réciproques qui devient s’établir avec les fournisseurs.

Section 2 Les résultats attendus

21 Résultas économiques

La CEM comme des autres institutions financières, est l’intermédiaire entre le

détenteur des capitaux disponibles et les personnes qui ont besoin des fonds, qui est donc la
source de développement économique moderne en quelle période que ce soit.
D’après toutes les propositions renoncées ci-dessus, la CEM sera capable de :
- Evoluer dans un espace financier qui lui offre des instruments et des possibilités d’action
spécifique.

63
- Contribuer au financement de développement des pays par la collecte de dépôt financier
les investissements nationaux sans attendre les recours à l’extérieur.

22 Résultats financiers
La maîtrise des contraintes financières est fondamentale et la poursuite des objectifs
financiers majeure contribue à :
- Fournir à l’entreprise les capitaux dont elle a besoin au moment où elle en a besoin, avec
le minimum des coûts et le maximum de sécurité.
- Assurer le maintien des performances de l’entreprise à niveau satisfaisant.
- Favoriser la phase de formulation et de mise en œuvre des décisions financières.

23 Résultat social

La définition et la répartition des tâches répondent à des besoins sociaux. Elles

servent surtout à améliorer l’exploitation de travailleur dans leur emploi.
La conception de l’homme au travail pour comprendre l’élargissement de la fonction
personnelle peut parvenir à :
- S’adapter aux mouvements techniques, économiques, sociaux et politiques.
- Améliorer du climat de travail qui s’exprime par la recherche de solution positive
lorsqu’une difficulté surgit.
- Donner une aspiration des travailleurs qui conduit à inclure dans la gestion du personnel
les considérations relatives au conception de l’homme au travail.
-
Section 3 Les recommandations générales

Si nous abordons à une recommandation, nous croyons alors utile de confirmer toutes
solutions qu’on a proposées précédemment afin d’assurer la réalisation de toutes actions
correctives.
Notre objectif est donc d’améliorer toutes tâches concernant la gestion des stocks et
l’approvisionnement au sein de la société Caisse d’Epargne de Madagascar.
Nous allons donc aborder deux types des recommandations qui nous paraissent
primordiaux.

64
 31 Formation du personnel et amélioration du stockage

Une bonne gestion de stock dépend pour une grande partie du bon fonctionnement des
magasins et par conséquent de la qualité de leur installation et de l’efficacité de leurs
personnels.

Une grande partie de problème se repose : Comment exploiter efficacement une

gestion informatisée en temps réel si les responsables des stocks ne sont pas capables de
reporter sans erreur sur une console, un numéro de code et une désignation ?
Il est donc à la base indispensable de disposer dans les magasins d’un personnel
compétent et rigoureux. Une formation interne est toujours souhaitable.
Elle doit porter :
- Sur la connaissance des articles et familles d’articles et surtout les marques.
- Sur la sécurité.
- Sur l’emploi des différents codes et les enregistrements sur les claviers.
- Sur les connaissances complètes des documents de base, bons, bordereaux, commandes,
factures.
Les responsables de stocks doivent suivre la tenue de stock de la façon la plus exacte possible
par la tenue :
- D’ un fichier article comportant en particulier : le code article, la destination, la qualité par
magasin, point de commande, quantité à commander
- Un fichier mouvement : entrée- sortie
- Un fichier commandes fournisseurs
Du point de vue à l’amélioration du stockage, il n’y a pas des règles applicables à
l’implantation, à l’agencement, au fonctionnement d tous les magasins. Néanmoins,
certains principes généraux sont valables dans tous les cas, mais ils doivent être adaptés à
chaque nature de stock.

Dans ce domaine, afin de donner de bon résultat, il y a quelque principe qui se repose
sur le respect et l’application des points énumérés ci-après :
- La nature et les caractéristiques des produits doivent déterminer clairement.
- La caractéristique du magasin et des installations du stockage doit être conçue afin
d’adapter à la nature des matériels consommés dans l’entreprise.
- L’implantation du magasin doit être dans un endroit bien conditionné et des accès faciles.

65
 La CEM ne poursuivent pas ces principes cités ci-dessus ; elle n’a pas de méthode
bien déterminée quant à l’organisation de son magasin.

32 Adoption d’une informatisation des stocks

L’ordinateur devient un outil indispensable à la Gestion de Stock dès que le nombre

d’articles des stocks à gérer est quelque peu important. En effet, de par ses fonctions, il
résout deux problèmes inhérents à la gestion de stock, le suivi de la situation de stock et
l’exécution des calculs de prévision.

Gérer des stocks de l’ordinateur passe alors par deux phases qui peuvent être mise en
œuvre progressivement et de manière différente selon les catégories d’articles :
- Premièrement, le passage obligatoire et la tenue proprement dite de stock, c’est à dire
la mise en fichier des informations quantitatives de chaque article
- Deuxièmement, la surveillance du niveau de stock par l’ordinateur et la prévision des
achats faite en fonction des méthodes d’approvisionnement
Adoptées par l’entreprise, c’est à dire la détection de niveau de réapprovisionnement et aussi
l’émission de la proposition de commande.

Il est très important de prévoir un système de contrôle portant :

- sur la validité de code
- sur les nombres, quantités et prix, grâce à la détermination seuil de validité.
- sur les omissions éventuelles des enregistrements par l’opposition d’un tampon pour chaque
article.
A cet effet, il est recommandé à la société, pour le suivi et l’enregistrement des mouvements
de stocks de :
• délimiter les responsable en matière de stocks par un seul service (service stock et
approvisionnement)
• procéder au rangement et codification des articles dans le magasin
• établir un bon de réception pré-numéroté, en trois exemplaires à l’entrée des stocks
• transmettre un exemplaire de bon de réception au comptable pour fin de contrôle et
de rapprochement avec la facture d’achat ainsi que la mise à jour de stock
théorique

66
 • tenir en bon et du forme une fiche de stock pour chaque article en quantité
• rapprocher périodiquement les fiches de stocks tenus par le magasinier et l’existant
physique en magasin
Les moyens informatiques doivent donc être définis en fonction du but recherché.
Tout l’ordinateur peut être promettre de résoudre les différents types des problèmes énumérés.

Pour assurer ses activités, réaliser ses objectifs et remplir ses fonctions, la CEM doit
user d’une bonne gestion. La gestion étant la mise en œuvre des ressources de cette société en
vue d’atteindre les objectifs préalablement fixés dans le cadre d’un politique déterminée.
Pour que cette gestion soit saine et efficace, elle doit suivre et mettre en place
l’importance des propositions et des recommandations cité- ci-dessus.

67
 CONCLUSION GENERALE

Nous tenons à souligner que une saine gestion des stocks peut et doit être réalisée dans
toutes les entreprises quelle que soit sa taille et son activité et on arrive à démontrer qu’elle a
une liaison étroite avec d’autre fonction tant qu’on sein des approvisionnements que dans
l’entreprise entière.

Ce travail de recherche s’intitulant « contribution à l’amélioration de la gestion de

stocks et l’approvisionnement » au sein de la CEM montre de façon précise et concise les
points de la gestion de stock et approvisionnement sur le plan théorique et donne aux
responsables les moyens de repenser la flexibilité de leurs stocks en dépit des rigidités des
systèmes informatiques en place qui assurera sa survie et surtout sa compétitivité dans le
contexte concurrentiel que nous vivons aujourd’hui.

Le stock est l’ensemble des marchandises ou matière stationnant dans l’entreprise dans
l’attente de leur utilisation ultérieur pour la vente ou la production.

Il est maintenant bien reconnu qu’une bonne gestion des stocks est un facteur
fondamental de l’équilibre financier de toute l’entreprise. D’un autre côté, il est certain que
des stocks trop faibles risquent de provoquer des pertes de bénéfices sérieuses tout autant que
des stocks trop lourds ou des achats males faites, il immobilise les capitaux investis dans les
produits qui le constituent et les locaux qui le contiennent.

le stock occasionne des dépenses de personnel, de matériel, d’exploitation, d’entretien

des locaux. La bonne gestion de stock et de l’approvisionnement doit ainsi reposer sur le
respect des trois principes ci-après :
- disposer d’un niveau de stocks approprié au cycle de fabrication pour assurer
continuellement la vente et pour préserver du risque de rupture des stocks.
- Assurer les réapprovisionnements aux moindres coûts.
- Veiller à une rotation rapide des stocks.

Dans la première partie, nous avons présenté d’une façon brève ce qui est la CEM, une
entreprise qui exerce parmi ses activités financières, la collecte d’argent auprès du public.
Après, nous y avons aussi exposé les généralités sur la gestion des stocks et

68
approvisionnement de la CEM qui a une tendance à réduire le plus possibles les études pour
libérer les liquidités

Dans la deuxième partie, nous avons fait l’analyse critique de la situation existante,
nous avons parlé directement les problèmes relatifs aux achats et approvisionnements et ceux
relatifs à la gestion des stocks et aux stockages physiques. Cette seconde partie peut aboutir à
dévoiler clairement tout les lacunes quant à la gestion des stocks et approvisionnement de la
CEM
Nous avons également dans la troisième partie d’apporter des solutions à ces
problèmes dont une partie nous à paru primordiale celle relative aux adoptions d’une
informatisation dans la gestion des stocks par l’installation d’un logiciel cohérent qui s’est
adapté aux systèmes existants à l’entreprise. Cet logiciel entraînera une meilleure condition
afin de nous prévoir une système de contrôle de données aboutissant à l’analyse de l’état des
documents caractérisant les mouvements (bordereaux de livraison, bon de sorties, ….)

69
ANNEXE I
CAISSE D’EPARGNE
DE MADAGASCAR

DEMANDE D’ACHAT

DIRECTION / AGENCE :

DESIGNATION NOMBRE OBSERVATION

Antananarivo
ANNEXE II
CAISSE D’EPARGNE
DE
MADAGASCAR DATE

DEMANDE DE FOURNITURES
OU MATERIELS N : 002450

DEMANDE N°:----------------------
DIRECTION OU SERVICE :-------------------------------- MAGASIN : -------------------

N° Désignation des articles Quantité demandée Quantité fournie Autorisation Réceptionnaire

Le Gestionnaire Le Demandeur Le Responsable de stock

ANNEXE III
 FICHE DE STOCK

PRODUIT : J F M A M J J A S O N D

Forme : Présentation :
Quantité MINI

Quantité MAXI

ENTREE SORTIE STOCK

Date Quantité PU Valeur Date Quantité Service Quantité PU Valeur

BIBLIOGRAPHIES

1- Christian Alphonse RAZAFIMBAHINY « LES DIX COMANDEMENTS DU

MANAGEMENT : GESTION DES STOCKS »
EDITION DECOR 01 Octobre 92 tir10 000

2- ELIE SALIN « GESTION DES STOCKS » Les points clés

LES EDITIONS D’ORGANISATION 1987
5,rue Rouselet 75007 Paris
Nombre de page : 252

3- Robert laumaille « La gestion des stocks par des flux »

Les éditions d’organisation, Paris 1988
26, avenue Emile Zola 75015 Paris
Nombre de page : 31

4- Luis GAVAULT « Technique et pratique de la Gestion des stocks »

Edition « J.DELMAS ET Cie : 1980 »
13 Rue de l’Odéon, Paris VI
Nombre de page :