ORGANISATION, MTHODES & MANAGEMENT$

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Organis... et Branch!

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GTD: succs chez les geeks!
Prononcez dji ti di: cest devenu un vritable phnomne en Amrique et sur internet. Les changes abondent sur la meilleure faon de pratiquer GTD, les adeptes sencouragent mutuellement respecter la discipline du systme de David Allen. Les branchs de technologie - les geeks - se sont empars du concept et ladaptent aux derniers gadgets et aux nouveaux logiciels. Nanmoins beaucoup en sont revenus au carnet de moleskine, ou, plus trendy, au hipster PDA (des ches retenues par un trombone), avec laccessoire indispensable, le space pen (qui ne fuit pas et crit dans toutes les positions).

Les recettes de lorganisation personne!e remises au got du jour.

GTD: Getting Things Done!

Comme son nom lindique, cette mthode dorganisation personnelle met laccent sur la ralisation. Il sagit dabord davancer, dabattre les tches les unes aprs les autres, en tant compltement concentr sur ce que lon est en train de faire.

GTD se distingue ainsi de nombreuses mthodes dorganisation qui traitent plutt des priorits. Les points clefs de GTD: vider son esprit, traiter rationnellement tout ce qui arrive pour en faire des actions lmentaires que lon ralisera ecacement par contexte.

Au del des modes, GTD rafrachit de vieux principes dorganisation : vous den tirer le meilleur parti!

Happy GTD!

1) VIDER SON ESPRIT Souvent, nous ne sommes pas concentrs sur ce donc pouvoir sen dbarrasser partout, tout que nous faisons, car plein dautres choses instant! nous occupent lesprit. Premier pas vers Tout moyen est bon: papier, post it, plus decacit et moins de stress: se tlphone, PDA, message dbarasser de toutes ces penses tlphonique, grionnage sur la main... parasites en les conant notre A condition de sintgrer dans un systme dorganisation personnelle. systme de toute conance! Ces penses qui dtournent notre atention apparaissent tout moment: il faut

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2) TRAITER TOUT CE QUI ARRIVE Pour faire conance notre systme dorganisation, il faut dabord que les entres ne se perdent pas. Commenons par identier toutes ces entres: e-mail, message tlphonique, post it, courrier, pense-bte au fond dune poche... Organisons nous pour les collecter, en utilisant des boites o nous allons tout rassembler. Le mieux est de faire la liste de toutes ces boites dentres, pour les balayer rgulirement et sassurer que lon na rien oubli. Avant de traiter tout ce que nous avons collect, notons tout ce qui nous encombre encore lesprit et rajoutons le dans la boite! 3) PRVOIR LES ACTIONS SUIVANTES En partant du dessus de la pile, 4) A voir peut-tre un jour quand traitons rapidement chaque nous aurons le temps: classer point. dans un dossier frigo. 1) Attention, il est interdit de remettre dans la boite! 2) Mettons la poubelle tout ce qui ne ncessite pas daction et ne nous sera pas utile: soyons diligent, tout cela ne risquera plus dencombrer notre bureau, notre inbox ou notre esprit! 3) Pas daction, mais info utile dans le futur: classons dans des dossiers rfrences.

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Avoir lesprit tranqui!e pour tre ecace... Etre systmatique pour garder lesprit tranqui!e!

5) Il y a quelque chose faire, mais cest dlguer: dlguons et classons dans un dossier attente rponse. 6) Cela ncessite plus dune action lmentaire: crons un projet classer dans le dossier projets et dterminons la premire action mener... 7) ... Qui rejoint la liste des autres actions lmentaires tires de notre boite. 8) Ralisons tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes.

PRINCIPE: DCOUPER EN ACTIONS LMENTAIRES Le premier principe de GTD tait de se vider lesprit, le deuxime est de tout ramener des actions lmentaires. Nous avons naturellement tendance repousser les actions compliques, les projets, parce que nous savons que nous allons tre drangs, ou que nous reculons devant la masse de choses faire, ou encore nous ne savons pas par quoi commencer. GTD nous dit de tout ramener des actions lmentaires, que nous allons eectivement

pouvoir raliser : les projets complexes vont ainsi avancer plus spontanment! Une action lmentaire est concrte : quand elle est faite, elle est rellement termine! Evitons les intentions vagues, transformons les en tapes mesurables.

Notre boite dentre est dsormais vide - attachons-nous la vider plusieurs fois par jour! Nous allons maintenant nous concentrer sur le paquet actions lmentaires suivantes pour lorganiser ecacement.

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4) ORGANISER LES ACTIONS PAR CONTEXTES Prenons notre ToDo List dactions lmentaires mener, et rangeons la par contextes, une autre notion clef de GTD. Un contexte est une situation donne, o nous sommes bien placs pour faire certaines choses - et pas dautres! La liste des contextes est trs personnelle, elle va dpendre de lorganisation, des outils et de la varit des situations pour chacun. Quelques exemples de contextes: @Tlphone, @Ordinateur, @Maison, @Courses-en-ville etc... Mais on peut aussi avoir @Boss, @Equipe... On peut dtailler : @Internet, @E-mail... Et nous avions dj @Attente-rponse.

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Lastuce consiste trouver lquilibre ecace entre spcicit et complexit... A chacun ses contextes!

AGIR PAR CONTEXTE Lorsque nous sommes dans un contexte donn (mettons au tlphone), nous avons une liste toute prte dactions concrtes qui peuvent tre excutes tambour battant, sans tat dme ni rexion pralable. Si la pile est un peu haute, un tri rapide simpose, par importance, urgence... ou envie! La clef de la productivit via GTD est l : les eorts de rexion et de prparation sont spares de lexcution, qui est elle-mme optimise par situation = contexte.

Nous voil prts agir ecacement!

5) MENER DES REVUES HEBDOMADAIRES La clef de voute du systme est la revue hebdomadaire, qui nous permet de faire le point et prparer le travail venir.

tte. Reprenons les projets et dterminons les actions lmentaires suivantes mener. Examinons notre agenda pass et venir pour y lister les actions pas encore recenses, par exemple les compte-rendus rdiger, les runions prparer. Passons en revue ce qui est au frigo. Rchissons aux priorits. Et nalement mettons jour nos listes dactions par contextes. La revue hebdomadaire est essentielle, lexprience montre aussi que lon a tendance lescamoter...

Pour cette revue, commenons par collecter dans notre boite dentre tout ce qui trane, et comme dhabitude, tout ce que nous avons en

Soyons disciplins pour tre ecaces!

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Les outils de GTD

HI-TECH VS PAPIER Pour commencer, il faut pouvoir vider son esprit tout moment. Certains notent tout sur leur PDA, mais un petit carnet est souvent plus pratique et moins cher! Astuce : se laisser des messages sur son propre tlphone quand on ne peut pas crire. Pour grer projets, listes dactions et contextes, mthode informatique et mthode manuelle ont chacune leurs atouts. Nous pouvons facilement manier des ches papier, les taler sur la table pour avoir une vue densemble, les trier en quelques secondes. CHANCIER : 43 DOSSIERS 43 dossiers : 31 jours et 12 mois qui permettent de ranger les actions et documents correspondants que lon a dcid de direr. Peut tre utilis sous forme papier et/ou informatique. La prolifration de dbats sur internet propos de GTD pourrait faire penser que cest un systme rserv aux geeks, ces fans de gadgets et de technologie. Il nen est rien : papier et stylo reprennent mme un service apprci! Sur lordinateur ou le PDA, il sera plus dicile de mettre plusieurs documents cte--cte, mais nous pourrons aisment copier/ coller des notes, relier des documents, trier et retrouver facilement actions, contextes, mots clefs.

PROCESSUS FORMALIS Traons un diagramme avec les tapes suivre, en reprsentant par exemple chacune des boites dentre : cest une bonne faon de sassurer que lon na rien oubli et de pratiquer notre systme avec conance. Voir exemple. Alternativement, des check-list peuvent jouer le mme rle.

Pratique condition de bien lutiliser chaque jour et de ne pas repousser des vagues!

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HIPSTER PDA comme Parietal Disgorgement Aid! Paquet de ches de couleur tenues par un clip, ce PDA provocateur et peu coteux nen est pas moins ecace! grandement les choses.
Catgories

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GTD : recettes
Rien ne nous oblige appliquer GTD la lettre, mais gardons lesprit les grands principes qui peuvent nous aider amliorer notre organisation. Vidons notre esprit Notons ce qui lencombre pour le traiter ensuite dans notre organisation personnelle. Organisons les entres Crons des boites qui collectent tout ce qui arrive, et traitons les rgulirement. Dcoupons en actions lmentaires Pour avancer concrtement et ne pas se demander par quoi commencer... Agissons par contexte Pour optimiser notre efcacit dans une situation donne. Revoyons nos plans Un temps pour agir, un temps pour planier! Ne pas avoir rchir pour agir est un gage de productivit, inversement il faut absolument rserver du temps pour tout revoir et prparer nos actions.

Avec Lotus Notes, par exemple, il est possible daecter plusieurs catgories une action. Ce qui permet entre autres dattribuer une action donne une catgorie pour son contexte, et une autre catgorie pour le projet auquel elle appartient.
Drapeaux, priorits, dates

Utilisons les direntes couleurs pous sparer notes, actions, projets, contextes... Facile - et impressionnant de sortir les bonnes ches en runion pour faire un point concis sur un projet! Au bureau, nous pouvons taler les ches ou les mettre sur un tableau mural pour tout avoir sous les yeux.

Autant de moyens de distinguer les actions mener immdiatement, de celles qui sont dires ou au frigo, et de grer les priorits.
Fonction recherche

Cest latout le plus puissant de lordinateur et du PDA. Entrons @Pierre en note de toute action ayant voir avec Pierre. Le croisons-nous? Quelques secondes pour chercher @Pierre, et nous avons sous les yeux tout ce dont nous voulons lui parler! Autre exemple : en prenant des notes en runion, rajoutons # aux points o nous devons faire quelque chose. Recherchons #, et nous retrouverons facilement tous ces points pour les transformer en actions ou projets.
Restons simples!

Enn, peu de risques que les batteries du Hipster PDA spuisent, que la mmoire seace ou quil soit la cible dun pickpocket...

Evitons dparpiller les infos et les systmes... Choisissons papier ou PDA et grons tout

Le principal danger est de trop compliquer le systme et daboutir une gestion LES + DE L INFORMATIQUE impossible et consommatrice de temps. Gardons lesprit la Quelques atouts pour contre- simplicit de GTD, une balancer la exibilit visuelle des simplicit tourne vers la ches papier : productivit de lexcution.
Copier/ coller et liens

Rfrences
DAVID ALLEN Le gourou de GTD! 43 FOLDERS L des nombreux sites un internet sur GTD.

Avec une organisation papier, il faut consciencieusement noter o sont rangs les documents lis une action. Sur ordinateur, hyperliens et copier/ coller facilitent et acclrent

LE MAIL ET GDT
Facile! Crons des boites par contexte, frigo, en attente, sans oublier dutiliser largement la poubelle!

Ericlodi, avril 2006

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