Audit de la paie

AUDIT de la PAIE

Audit financier et comptable 1

Audit de la paie

Introduction :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments
qui la composent
(Regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la
mettre en uvre.
Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des
règles de conformité et d efficacité. L audit est un moyen de détecter et de maîtriser les
problèmes et risques éventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires,
dysfonctionnement, etc.) liés àune dérive dans le fonctionnement de la fonction paie.
Dans le cas d un audit externe, c est au cours du premier rendez-vous que sera défini,
pour l auditeur, qui est le client, les raisons de l audit (35 H, l Euro, problèmes
particuliers et réguliers). C est la phase de prise de contact.

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Audit de la paie

Le processus de la paye :
La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des
éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des
opérations àréaliser pour la mettre en France.
Cependant, les diverses opérations de la paye peuvent être regroupées en trois
grandes catégories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le schéma suivant
présente les principales étapes du processus de la paye :

ORDONNANCEMENT

Fixation des Calculs et édition

bases de la État des Durée du Éléments des documents
rémunération effectifs travail complémentaires

PAIEMENT

Salaires Accessoires

COMPTABILISATION

Comptabilise la Comptabilise le
charge et la dette paiement

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I-Aspect comptable :
La composition de la rémunération:
a) Le salaire de base :
Le salaire est le nom donné à la rémunération versée au personnel. Toutefois on désigne
par salaire les rémunérations des ouvriers et par appointement les rémunérations des
employés et cadres.
b) Les accessoires sur salaire:
Le salaire brut est généralement composé:
- du Salaire de base
-Les heures supplémentaires :
Ce sont des heures effectuées en dehors des heures de travail normal. Elle est payée en
fonction d un taux majoréde 25% à100% selon le moment.
§ 25% pendant la journée
§ 50% pendant la nuit
§ 100% les jours fériés
-les primes :
Ce sont des suppléments de rémunérations prévues soit par la loi, soit par le contrat de
travail. Une prime est accordée lorsque certaines conditions se réalisent telles que les
rendements ou l ancienneté. Seule la prime d anciennetéest obligatoire légalement.
§ Prime d ancienneté (obligatoire)
§ Prime de rendement
-les indemnités :
Elles sont destinées à dédommager ou à rembourser le salarier comme par exemple les
frais de déplacement
-les avantages en nature :
Ce sont des compléments de salaire prévus dans le contrat de travail (logement, eau,
électricité.)
ensemble de ces éléments constitue le salaire brut.

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Salaire Brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes d anciennetés

+autres primes + Avantages et indemnités

c) Les retenus sur salaire:

Nous traiterons uniquement les retenus àtitre obligatoire.
A l occasion de chaque paye, on retient au salarier :
- Les cotisations àla CNSS 4,29%
- Les avances et acomptes
- Les oppositions (saisies-arrêts)
- IGR
d) Les Obligations de l employeur :
- Les charges sur salaires payés par l employeur :
Il s agit de sommes réglées à la CNSS et qui sont calculé par l application d un
pourcentage soit àla masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est également
actuellement à6000dhs
- Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonné a
6000dh/salariés
- Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut
-Tenu de livre et la fiche de paie:
La loi prescrit tout d abord la tenue d un livre de paie obligatoirement quotté et paraphé
et contenant diverses informations sur les salariés:
-sa qualification
-sa rémunération
-les déductions effectuées
Ce livre peut servir lors de contrôle par l inspecteur de la CNSS, ou des impôts.

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Par ailleurs le code de travail oblige l employeur à remettre aux salariés un bulletin de
paye indiquant les rémunérations brutes et les retenues opérés. Ce bulletin ou fiche peut
servir de pièce justificative.

La comptabilisation des charges de personnel :

A- Les comptes utilisés :
-les comptes de gestion
617 charges de personnel
6171 rémunérations du personnel
6174 charges sociales
61741 cotisations àla CNSS
61742 cotisations àcaisse de retraite
67143 cotisations àla mutuelle
6176 charges sociales diverses

-Les comptes de bilan

443 personnels créditeurs
4432 rémunérations dues aux personnels
4433 dépôts du personnel créditeur
4434 oppositions sur salaire
444 organismes sociaux
4441 CNSS
4443 caisses de retraite
4445 mutuelles
4448 autres organismes sociaux
44525 État IGR
3431 avances et acomptes au personnel
B- Comptabilisation en deux étapes:
-On comptabilise tout d abord la charge et la dette
- Ensuite on comptabilise le paiement

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II- AUDIT de la PAIE :

Toute mission d audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec
entreprise et le problème àtraiter.
Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d informations contenues dans
divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux
du service paie et de la fonction RH.
Cette enquête permet d adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les
points significatifs sur lesquels centrer la mission.
Les objectifs de l audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l auditeur sont :
· Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de
conformité) ;
· Evaluer son efficacitéet s assurer de sa sécurité(audit d efficacité) ;
· Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s il répond bien aux
caractéristiques
et objectifs de l entreprise (audit stratégique).
Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l auditeur recourt à la technique
dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela
permet de procéder àun examen systématique sans risque d oublis majeurs.
est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la
mission de l auditeur.

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Audit de la paie

1 Audit de conformité

Pratiques
d’ organisation
Questions communé ment Documents à Personnes à Outils et
Mots clefs Risque
particuliè res adopté es utiliser rencontrer indicateurs
Ré fé rentiel
Normes

DISPOSITIO Etes-vous sû r Il existe 16 Pénalités Fiche de paie Gestionnaire Méthode

NS de la ré gularité mentions légales Amendes Conventions de la paie d’ échantillonna
LEGALES détail en Prud’ homm collectives Responsable ge
des bulletins
- Bulletins de annexe 1) es Code du paie par sondage sur
paie de travail Service les salaires de
paie ? juridique paie

Les mentions Revues

lé gales sont- périodiques
elles spécialisées
respecté es ? Lamy Social

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Audit de la paie

Taux Indicateur
Les calculs et légaux URSSAF permettant de
é tats Taux recenser les
pré paratoires SMIC (en erreurs :
fonction de la Paies non
de la paie sont conformes
branche et des
ils conventions
Total de paie

corrects et Comparaison
collectives)
possible avec
conformes ? Taux
audit antérieur
horaire (heures
supplémentaires
heures
complé mentaire
s, heures de
nuit…)
Indemnité
s fin de contrat,
licenciement,
accident de
travail,
retraites)
Calcul congés
payés

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Audit de la paie

⇒ Cotés et
paraphés Erreurs DRH
Est-ce que
⇒ Mises à jour
tous Perte Assistant
de : d’ informat ressources
- Autres les autres Situation de ion humaines
documents documents famille, Perte de
lé gaux sont exemplaire justificati
tenus à jour ? contrat de fs
travail, date
Tels que :
d’ engagement,
_ Livre de paie spécimen de
_ Livre signature, détail
Entré es sorties rémunération et
_ Fichier du retenues à
personnel effectuer,
pensions et
indemnités dues
⇒ Suivi de la
situation légale
des travailleurs
étrangers
⇒ N° de Sécu

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Audit de la paie

Les ⇒ Charges Redressem

dé clarations patronales ents La
comptabilité
_ Les sont-elles
dé claration faites en
s temps
et en heure ?

Engagemen
Existence d’ une
Y-a-t-il t de Collaboration
procédure de
dépenses avec la
justification et remboursement
Notes de
non
autorisation
des frais comptabilité
professionnels autorisées Frais
Rembourse des Existence d’ un Fraudes
dé placements support Risque de
ment
standardisé redresseme
notes de enregistré s en Exhaustivité et nt
frais note de frais ? contrô le des URSSAF
justificatifs, _ Risque de
vérification
double
arithmétique
Existence d’ un visa
rembourse
de la hiérarchie ment
Existence d’ un bon _ Risque de
à payer réintégrati
Absence de carte on fiscale
de crédit société pour les
salariés

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Audit de la paie

Durée Développer
_ Pénalités
Accessibilité l’ archivage
Les documents _ Pertes Archives
Etudes Informatique,
relatifs à la d’ infos
microfiches micro-fiches
paie sont-ils
archivé s de
faç on lé gale ?

Archivage

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2 Audit d efficacité :

Pratiques
d’ organisation
Questions communé ment Documents à Personnes à Outils et
Mots clefs Risque
particuliè res adopté es utiliser rencontrer indicateurs
Ré fé rentiel
Normes

PAYEMENT Le payement ⇒ Respect des Risque de Etats Gestionnaire Différencie

des dates de payement existants : de la paie r les
virement ou état des régularisati
ré muné rations
⇒ Contrô le des virement régularisations ons
est-il correct payements hors pur un normales
Y-a-t-il des virement montant (heures
doublons ? ⇒ Faire un suivi erroné complé ment
Y-a-t-il un suivi des erreurs Trop aires)
des erreurs et repérées pour perç u et les
corrections ? les corriger au Retard régularisati
Combien y-a-t-il plus vite paie ons
de ré gularisation

Audit financier et comptable 13

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dans le mois ? ⇒ Existence Mécontent diffé rées

Chaque personne d’ une procédure ement erreur de
quitte-elle la pour le calcul du des saisie)
société avec un solde tout salariés : Régularisati
solde tout compte lors d’ un absentéis on
compte ? départ ou d’ un me anormale
transfert Dégradati sur le
on du total paie
climat de
social l’ échantillon
Questionnai
re
pour définir
tous
les types de
régularisati
on ou
d’ erreur
Incident
critique
_ Toutes les pour
modifications en comprendre
terme de renvoi, tous les
embauche et problèmes
modification de de
salaire sont prises payement
en compte par le

Audit financier et comptable 14

Audit de la paie

service paie ?

_ Y-a-t-il une Liste des Engageme Documents

autorisation et un personnes nt de formalisant
suivi des autorisées à société vis l’ engagement
acomptes, des octroyer des à vis du salarié
avances, des prêts avances, acompte salariés prêts,
et des saisies et prêts par des acomptes,
arrêt sur salaire ? Existence personnes avances)
d’ une procédure non Consulter Transmissio
de contrô le des autorisées l’ éché ancier n
remboursements de prêt systématiqu
Suivi des e des
remboursements information
et imputation sur s à la
paie comptabilité
Tableau de
suivi
des avances
et
acomptes

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Audit de la paie

ENREGIST L’ enregistrement ⇒ Comptabili Transmission Collaboration Rapprochem

comptable de la Connaissances té des donné es avec la ent
REMENT des imputations
paie est-il fait générale paie / comptabilité des DADS
COMPTABL comptables
correctement ? erroné e comptabilité par
E ⇒ Délais Risque de rapport à la
d’ enregistrement non comptabilité
conforme respect de
la règle
séparation
des
exercices

SECURITE & Est-on sû rs de Existence de Perte de Hiérarchique Check-list

CONFIDENT la protection codes d’ accès au confidenti qui attribue Nombre de
IALITE des informations fichier du alité des les accès pannes dans
DU relatives à la personnel et au informatio Informaticiens l’ année
SYSTEME paie ? système ns de s’ occupant de Nombre de
DE PAIE d’ établissement paie la sécurité du fois
de la paie Falsificati système où les paies
on des ont
données été versées
de retard à
paiement cause
d’ un
problème
informatiqu
L’ accè s au Conservation e
nombre de
jours
Audit financier et comptable 16
Audit de la paie

ré seau est-il des jours

suffisamment informations de retard
lieu sû r
contrô lé ?
Classement des
documents

SECURITE & Qui a accè s au répondant aux

CONFIDENT fichier ? besoins des
IALITE utilisateurs
Dans quelles
DU Les mots de
SYSTEME limites ? passe sont-ils
DE PAIE modifiés
régulièrement

Est-ce qu’ il y a Antivirus Blocage

une é quipe Equipe interne complet du
spé cialisé e Equipe système
capable externe ?

d’ intervenir
Risque
n’ importe quand juridique
en cas de Risque
problè me sur le financier
systè me de Risque de
blocage

Audit financier et comptable 17

Audit de la paie

paie ? blocage
de toutes
les paies
des
salariés

Ce systè me
est-il doté de
mé canismes de Grè ves
contrô le Surcharge
susceptibles de du
faire foi en service du
cas personnel :
sollicitatio
de litige ?
ns
téléphoniq
ues

INCOHEREN A-t-on é laboré Paie Listing des

CES des procé dures négative erreurs
Doublons Surveiller
de test
Risque paie
suffisamment financier négative
importantes Incident Vérifier
pour repé rer et qu’ une
toutes les interrupti personne
on des ayant

Audit financier et comptable 18

Audit de la paie

anomalies ? traitement 169 heures

s soit à
Dysfonctio temps
nnements complet
Erreur de
saisies
devant
entraî ner
des
Une heure messages
récupérable = d’ erreur
L’ utilisation des une heure
rubriques de complé mentaire
paie se fait- en taux horaire
elle pour le
uniformé ment ? gestionnaire Incidents
c’ est la même critiques
chose au niveau Chart-flow
de la
rémunération
Mais pour
l’ auditeur ou le
contrô leur de
gestion, il y a
diffé rence : l’ une
est travaillée,
l’ autre non
travaillée

Audit financier et comptable 19

Audit de la paie

indicateurs
demandés par
l’ INSEE)

PERSONNEL Comment est Malaise Salariés de Enquêtes

ET perç u le social différents auprès
ENVIRONNE Démotivati services et de du
service
MENT o différents personnel
DE LA
paie ? niveaux Sondages :
FONCTION hiérarchiques méthode
PAIE des
Le service paie Avoir 2 Risque de quotas
se comporte-til personnes fraude
minimum au sein Risque de Nombre de
comme une
du service blocage réclamation
é quipe Polyvalence des paies s
autonome ? Compétences Prud’ homm Nombre de
(remplacements es sollicitation
non planifié s s
dans le service) té léphoniqu
es

Y-a-t-il un Listing des

fort
Audit financier et comptable 20
Audit de la paie

fort Entrées et
turn– over dans Sorties

le service paie
? Nombre de
démissions

Y-a-t-il des
possibilité s de
promotion et
d’ é volution de
carriè re ? Nombre de
formations
allouées aux
personnes
Existe-t-il des
guides de
procé dure pour
inté grer des
nouveaux dans Promotions
dans
le service paie
Existence d’ un le service
? organigramme Motivation
Des dé finitions Perte Organigramme
Est-on sû r que de fonction d’ efficacit
é
Audit financier et comptable 21
Audit de la paie

les tâ ches et claires é

responsabilité s Absence de Détourne
tâ ches ment au
sont clairement
redondantes profit des
dé finies au sein Séparation des salariés
du service ? tâ ches et liste
des signatures
autorisées

LES Qui en dehors Mauvaise Contrô le de Livret

UTILISAT du service utilisation gestion comportant
de Contrô le de le
EURS utilise les
l’ informati gestion sociale détail de
informations ? on chaque
pouvant rubrique
entraî ner
des
effectifs
erroné s
Et
revendicat
ions
syndicales

Audit financier et comptable 22

Audit de la paie

3- Audit straté gique (conclusion)

A la fin d une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation avec les
causes de l élaboration de l audit. Par exemple, il peut s agir de commander un audit pour savoir s il est opportun de
changer le système paye en raison d une cause précise : passage aux 35 heures, passage à l an 2000, L Euro , ou bien s il
est plus judicieux de l externaliser à un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d un bulletin de paie entre l ancien, le
nouveau système et le prix du marchévont conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans l entreprise.

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