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I.S.P/KALIMA
B.P. : 186
KALIMA
EPIGRAPHE
« Il y a très loin de la velléité à la volonté, de la volonté à la résolution, de la résolution au
choix de moyens, du choix de moyens à l’application » (JEAN-FRANÇOIS PAUL DE
GONDI)
ii
DEDICACE
A nos parents PANGWE KISIKO René et MONIQUE BWATONA pour tant
d’amour et de sacrifices consentis pour notre éducation et formation, qui ne dormaient
pas pour que nous soyons ce que nous sommes aujourd’hui
REMERCIEMENTS
Nous voici donc franchi une des étapes tant rêvée dans notre vie couronnée par
cette synthèse de nos réflexions sur le thème en couverture. Selon le programme
académique régissant les études supérieures dans notre pays, l'obtention d'un diplôme
de fin du premier cycle est sanctionnée par la rédaction d'un travail qui sera présenté au
jury. Qu'il nous soit permis d'exprimer notre profonde gratitude à l’Eternel Dieu tout
puissant pour nous avoir donné la force et la capacité de réaliser ce travail.
Nous témoignons aussi notre profonde gratitude à toutes nos familles bénies et
non bénies, frères et sœurs de la sainte communauté de Kalima, aux oncles, tantes, et
amis pour leur affection et soutien tant moral que financier durant notre parcours
scientifique terminal.
A toutes les personnes bienfaisantes qui nous ont exprimé leur élan
philanthropique, nous ne saurons vous témoigner assez notre générosité et notre
reconnaissance. Particulièrement à tous ceux qui n’ont jamais cessé de nous conseiller
dès les premiers instants de notre formation, puisez ici le symbole de notre profonde
gratitude. Que ce travail vous constitue une référence indélébile.
SIGLES ET ABREVIATIONS
ISP : Institut supérieur Pédagogique
TFC : Travail de Fin de Cycle
SI : Système Informatique
LMD : Licence Master Doctorat
MERISE : Méthode d’Etude et de Recherche Informatique dans un système
d’Entreprise.
MCC : Model Conceptuel de Communication
MCD : Model Conceptuel de Données
MCT : Model Conceptuel de Traitement
MOT : Model Organisationnel de Traitement
MLD : Model Logique de Données
MPD : Model Physique de Données
BD : Base de Données
SGBD : Système de Gestion de Base de Données
DG : Directeur Général
AB : Administrateur du Budget
OP : Ordre de Paie
VBA : Visual basic for application
ISIGE : Institut Supérieur Informatique de Gestion d’Entreprise
Appro : Approvisionnement
MIT : Media Informatique Technologique
EDAP : Ecole D’Application Pédagogique
VSTA : Visual Studio Tools for Application
L2 : 2èm année de Licence
ATB : Attaché du Bureau
B.P : Bite Postal
P.U : Prix Unitaire
P.T : Prix Total
Id : Identifiant
ALGO : Algorithmique
PHP : Hypertext Prepocessor
LISP : List Processing
Pg : Page
Ma : Manuel
Nat : nature
v
LISTE DE FIGURES
Figure n°1 : Formulaire connexion
Figure n°2 : Formulaire d’accueil
Figure n°3 : Formulaire du Menu Principal
Figure n°4 : Formulaire Gestion Service
Figure n°5 : Formulaire liste des services demandeur
Figure n°6 : Formulaire Etat de sorite des services concernés par le devis
Figure n°7 : Formulaire gestion Devis
Figure n°8 : Formulaire d’Impression du rapport des devis
Figure n°9 : Formulaire de la liste de devis enregistrés à l’AB
Figure n°10 : Formulaire Gestion Ordre de Paie
Figure n°11 : Formulaire d’Impression d’Ordre de Paie
Figure n°12 : Formulaire d’Etat de sortie d’Ordre de paie
Figure n°13 : Formulaire de déconnexion de l’application
1
~1~
0. INTRODUCTION
0.1. PROBLEMATIQUE
L’informatique dans les dernières années, s’est imposé graduellement comme un
instrument primordial dans le monde professionnelle, devenant l’outil incontournable
pour la gestion de l’information allant jusqu’à la prise de décision d’une importance
capitale pour les entreprises. En effet, loin d'être un éphémère phénomène de mode, ou
une tendance passagère, l’informatique vient nous apporter de multiples conforts à
notre mode de vie, car elle révolutionne le travail des individus par leur capacité de
traitement d'information, d'une part, et de rapprochement des dimensions
espace/temps, d'autre part.
Dans le monde actuel, l’informatique occupe une place la plus importante dans les
différents domaines. Le monde informatique se trouve pour le moment dans un
tournant important et constitue à présent le moteur ouvrier pour l’amélioration totale
de gestion dans tous les secteurs de la vie quotidienne. Les institutions supérieures et
universitaires ne sont pas épargnées aussi dans le monde informatique, elles ont
l’obligation aussi de s’intégrer dans le nouveau système. 1
0.2. HYPOTHESE
Disons que l’hypothèse est une proposition des réponses aux questions que les
chercheurs se posent à propos de l’objet de sa recherche.2
Pour répondre aux questions posées ci-haut, nous émettons les hypothèses suivantes :
L’ordre de paie
La liste de tous les devis enregistrés à l’administration du budget de
l’ISP/Kalima
La liste de tous les services demandeur de devis
3
MASANDI MUPEPE R, Mise en place d’un logiciel comptable à l’ISP/Kalima, Mémoire, ISP/Kalima 2020-2021.
~3~
FARJA KEBWASA Joseph. Son application a réussi à produire les états suivants : la
balance, le reçu, historique de financement et la fiche de suivi des dépenses.
Nous avions remarqué que les études présentées ci-haut, cadrent avec notre
étude. Notre démarche par contre diffère des auteurs précédents dans la mesure
où nous orientons notre réflexion sur la mise en place d’un système de gestion
automatisé qui va résoudre les différents problèmes liés à la gestion de devis du service
de l’administration du budget de l’ISP/Kalima.
4
FARJA KEBWASA J. , Mise en place d’un système d’information informatisé pour la gestion des
mouvements comptables au sein d’une entreprise publique, TFC, ISG/GOMA, 2014-2015
5
DEMRAOU LAMIAE, Mise en place d’une application de gestion budgétaire dans le MIT négoces,
Mémoire, Université de MANOUBA /Tunis, 2008-209
6
MULASI HENRIETTE, Conception et réalisation d’un système informatisé de contrôle budgétaire au sein
de l’ISP/Kalima, TFC 2019-2020
~4~
La réalisation de la présente étude renferme deux intérêts majeurs dont l’un est
personnel et l’autre scientifique.
Une méthode, est une manière de procéder pour aboutir à un but précis. Elle est
une démarche intellectuelle qui nous aide à réfléchir ou à rédiger d’une telle ou telle
autre façon.8
7
KAKULE OMER J, Cours d’Initiation à la Recherche Scientifique, ISIG/GOMA, 2014
~5~
Pour notre travail, la MERISE est la seule méthode qui nous a intéressés plus pour
l’analyse du système d’information existant de l’ISP/KALIMA et la conception d’un futur
système d’information.
0.7.2. Techniques
10
Arrêté ministériel N°MINESU/CABMIN/049/2004 du 09/03/2004
11
Arrêté ministériel N°MINESU/CABMIN/049/2004 du 14/05/2004
~7~
Le premier cycle de graduat s’étend sur trois ans et prépare des enseignants
destinés à enseigner dans les degrés inferieur et moyen de l’enseignement secondaire :
la dernière promotion termine en 2022-2023 ;
Le deuxième cycle de licence s’étale sur deux ans après le graduat et produit des
enseignants appelés à servir les classes terminales au secondaire. La dernière
promotion termine en 2025-2026
Le système LMD va s’étendre sur 8 semestres. La première promotion est à son 4e
semestre (2022-2023).
12
Loi-Cadre n° 14/004 du 11 février 2014 de l'Enseignement National et art 3 Ord et Art. 129.
16/071 du 29 septembre 2016
13
Vade mecum du gestionnaire de l’ESU, 4e Edition, 2020, page 12
14
Idem
~8~
Il fait rapport des activités de ses services au Chef d'Etablissement dans les
conditions prévues par le règlement organique. A ce titre, il est chargé de : 17
15
Idem
16
Vade mecum, Op cit, Pg 13-14
17
Vade mecum, Op cit, Pg 15-16
~9~
2) assister d'une façon: régulière aux réunions des facultés ou sections et à toutes les
réunions d'une certaine importance pour la vie académique. Certes, il n'est pas possible
d'assister à toutes les réunions, mais il doit avoir Une participation programmée et en
faire un rapport à la hiérarchie
3) rédiger chaque semestre, un rapport détaillé sur la vie académique de
l'Etablissement
4) suivre de près tout ce qui concerne l'auto-inspection;
5) tenir à jour une documentation complète de tous les règlements, · instructions,
circulaires, etc. d'ordre académique
6) superviser de manière directe le service des inscriptions;
7) établir des besoins en personne académique et scientifique;
8) veiller personnellement à l'introduction, des candidatures à un poste académique et
scientifique : respect de la procédure ; consultation des instances concernées ;
présentation des dossiers;
9) Tenir à jour les dossiers académiques de tous les membres du personnel académique
et scientifique ;
10) suivre la discipline, l'enseignement, le travail scientifique, etc. de tous les
enseignants
11) organiser le recrutement du personnel académique et scientifique;
12) vérifier attentivement l'exécution des programmes de cours dans toutes les Facultés
ou Sections ;
13) veiller au respect du calendrier académique
14) suivre de près tout ce qui concerne l'organisation des examens ; interrogations
régulières ; appréciations des pratiques professionnelles ; stages; examens. Semestriels;
stimuler et superviser les recherches scientifiques; informer le Comité de Gestion à
chaque réunion des problèmes académiques les plus importants qui se posent à
l'Etablissement et lui soumettre pour décision les questions de sa compétence ;
superviser l'élaboration des palmarès;
15) Assurer le suivi de la recherche entreprise au sein de l'Etablissement;
16) superviser l’émission des documents académiques, la rédaction et la délivrance des
diplômes ;
17) Veiller au contrôle de scolarité des étudiants ;
18) veiller à l'animation de la cellule d'Orientation et de Guidance.
Sous la supervision du Secrétaire Général Académique se trouvent quelques services et
directions dont 18
un secrétariat composé notamment d'un Assistant, d'un Secrétaire et d'un ou
plusieurs Opérateurs de saisie ;
les Facultés/Sections et Centres de Recherche;
des Bibliothèques ;
La Direction des services académiques ayant à son sein deux divisions :
- la division des inscriptions « Apparitorat central » qui constitue la porte d'entrée
de l'étudiant à !'Etablissement;
18
Vade Mecum Op cit, Pg 17
~ 10 ~
19
Vade mecum, Op cit, Pg 18
20
Idem
~ 11 ~
effet, il surveille le rythme de consommation des crédits par poste budgétaire et par
service ou groupe de services, ainsi que celui des réalisations des recettes, et ce, à
travers la tenue à jour d'une comptabilité budgétaire régulière notamment par la tenue
des fiches budgétaires ;
5) de même, il pourra s'opposer en premier ressort à toute dépense de nature à
provoquer un dysfonctionnement dans la gestion budgétaire; la décision de dépense, en
dernier ressort, appartenant au Comité de Gestion;
6) rédige et commente, sous le couvert du Comité de Gestion, le rapport budgétaire
trimestriel et annuel ;
7) respecte et fait respecter le calendrier général des prévisions et rapports
budgétaires ;
8) organise la tenue à jour de la documentation ainsi que des documents de gestion
budgétaire de l'Etablissement;
9) Informe, à chaque réunion, le Comité de Gestion, des problèmes et activités les plus
marquants de l'Etablissement, en matière budgétaire et lui soumet pour décision les
questions de sa compétence;
10) élabore le projet du budget d'équipement et d'investissement de l'Etablissement en
collaboration avec les différents services et le transmet au Conseil d' Administration
après lui avoir obtenu le visa du Comité de Gestion ;
11) assure la gestion courante du budget d'équipement et d'investissement sous la
supervision du Comité de Gestion;
12) assure les inventaires généraux comptables et extracomptables de l'ensemble des
valeurs actives et passives de l'Etablissement entre le 30 décembre et le 5 janvier de
chaque année et en fait rapport au Conseil d' Administration dans les délais prévus par
le Règlement financier de l'Enseignement Supérieur et Universitaire et les instructions
complémentaires.
21
Vade mecum, Op cit, Pg 20-21
~ 12 ~
22
Vade mecum, Op cit, Pg 22
~ 13 ~
2) doit, cependant autant que possible, dans l'exercice de ses fonctions, rechercher
l'appui du Comité de Gestion en vue de préserver l'esprit de consultation, de
concertation et de collégialité ;
3) doit, en fin de compte, revêtir les qualités Suivantes : la probité, l'esprit de
concertation de collaboration et d'initiative, le pragmatisme, le savoir-faire, le
dynamisme et le dévouement. Ce sont aussi ces mêmes principales qualités morales et
techniques qui sont demandées-aux autres membres du Comité de Gestion.
I.5. Organigramme
23
Vade mecum, Op cit, Pg 23
Caissière
ADMINISTRATEUR DU BUDGET
DIRECTION DE
Achat et ppro
SECRETARIAT DE DIRECTION
l’INTENDANCE
DIRECTION DE
COMPTABILITE ET
FACTURATION
DIRECTION DU
BUDGET CONTROLE
SERVICE
PATRIMOINE
TECHNIQUE
DIRECTION
CONSEIL D’ETABLISSEMENT
DIRECTEUR GENERAL
ET MATERIEL
~ 14 ~
SECRETAIRE GENERAL
ESTUDIANTINES
DIRECTION DES
ADMINISTRATIF
ŒUVRES
PERSONNEL
DIRECTION
DE
DIRECTION DE
L’ENSEIGNEMENT
ET DE RECHERCHE
LA SECTION UNIQUE
DEPARTEMENT
SECRETAIRE GENERAL
BIBLIOTHEQUE
ACADEMIQUE
DIVISION DES
APPARITORAT
AFFAIRESACADEMIQUES
DIRECTION PARA-
GESTION D’ECOLE
ACADEMIQUE
D’APPLICATION
~ 15 ~
- L’ordre de paie
DIRECTEUR GENERAL
ADMINISTRATEUR DU BUDGET
CONTROLE
BUDGET
DIRECTION DU
FACTURATION
COMPTABILITE ET
DIRECTION DE
l’INTENDANCE
DIRECTION DE
Caisse
approvisionnement
Achat et
25
Entretien avec l’AB de l’ISP/KALIMA 2022-2023 du 07 Juillet 2023 de 13h à 13h 20
26
Idem
~ 17 ~
DG
11
9
8 7
6 2’
Administrateur du Budget SGAD
Comptable
3 2
4
5 Chef du personnel 1’
’
13’ 14
10 1
13 Chef de service
12 Caissière
Légende
27
Entretien avec l’AB de l’ISP/KALIMA 2022-2023 du 07 Juillet 2023 de 13h à 13h 20
~ 18 ~
Cette analyse consiste à recenser les différents matériels utilisés par le service de
l’administration du budget de l’ISP/Kalima qui concourent au traitement des
informations relatives à la gestion de devis d’une entreprise publique.
Selon KONKFIE I., le diagnostic de l’existant est une étape qui a pour objectif de
porter un jugement de valeur sur tous les aspects du système existant afin d’en dégager
les points forts et faibles.28
KALIMA
NOM DU SERVICE………………………….
DEVIS EN ………………………………….
Id LIBELLE Date envoi Qté MOTIF P.U P.T
1
TOTAL GENERAL
Fait à Kalima, le / /20
Le chef de service
28
KONKFIE I., Conception de Système d’Information, cours inédit, L1 Informatique, ISC/Kindu, 2013-2014.
~ 20 ~
DIRECTEUR GENERAL
(3) (2)
(1)
CHEF DE SERVICE
Légende
Sur base des avantages précités dans la solution informatique, nous émettons
notre avis sur celle-ci afin d’aider l’Administration de Budget dans la gestion de ses devis
par la mise en place d’une application informatique
La conception d'un système d'information n'est pas évidente car il faut réfléchir à
l'ensemble de l'organisation que l'on doit mettre en place. La phase de conception
nécessite des méthodes permettant de mettre en place un modèle sur lequel on va
s'appuyer. La modélisation consiste à créer une représentation virtuelle d'une réalité de
telle façon à faire ressortir les points auxquels on s'intéresse.29
29
Di gallo F. Méthodologie Merise - Cours du cycle B du Cnam.doc, DI GALLO Frédéric Pg 17
30
Idem
~ 21 ~
Cette méthode est basée sur la séparation des données et des traitements à
effectuer en plusieurs modèles conceptuels et physiques. La séparation des données et
des traitements assure une longévité au modèle, Le but de cette méthode est d'arriver à
concevoir un système d'information. En effet, l'agencement des données n'a pas à être
souvent remanié, tandis que les traitements le sont plus fréquemment.
Commentaire : L'expression des besoins est une étape consistant à définir ce que l'on
attend du système d'information automatisé, il faut pour cela. 34
31
FATUMA CHARLOTTE, Cours de MAI, inédit, G2 IG ISP/KALIMA, 2021-2022
32
Idem
33
Di gallo Op cit
34
DI GALLO Frédéric, Op cit
~ 22 ~
- Entité ou objet : c’est une représentation d’un élément concret ou abstrait ayant
une existence propre et présentant un intérêt dans l’organisation.
Nom de l’Entité
Propriété 1
Propriété 2
Propriété 3
Propriété n
- Association ou Relation : est un lien sémantique entre une ou plusieurs entité (s).
Entité 1 Entité 2
Propriété 1 Propriété 1
Propriété 2 Association ou relation Propriété 2
Propriété 3 Propriété 3
Propriété n Propriété n
Le MCT permet de savoir ce qu’on fait dans l’organisation. Les concepts de base
qui nous aide à le constituer sont :
Opération : est un ensemble d’actions accomplies par le système d’information ou
réaction avec un événement.
Structure :
Evénement : est un fait actif qui provoque une réaction du système d’information
ou une opération. Il est représenté par un cercle ovale
Structure :
Résultat : c’est la réponse à une opération déclenchée par l’évènement. Il est
représenté par un cercle ovale
35
DI GALLO Frédéric, Op cit, Pg 92
36
Idem Pg 11
~ 23 ~
Structure :
Chef de service
ET
Elaboration du devis
- Etat de besoin présenté par les agents et/ou chef de service
- Amendement état de besoin par le chef de services
Toujours
Devis élaboré
ET
Vérification du devis
- réception du devis par l’administrateur du budget
- Amendement du devis par l’Administrateur du Budget
ACCEPTE NON
ET
FIN
Chef de service
ET
8h30’ à
16h30’ Elaboration du devis Ma Servic
- Etat de besoin présenté par les agents et/ou chef de service
- Amendement état de besoin par le chef de services
Toujours
Devis élaboré
ET
ET
II.2.5.3.Construction du MCD
formalisme adopté par la méthode Merise pour réaliser cette description est basé sur les
concepts « entité-association ». 39
n Devis
Service
0,N 1,1 Id_devis
Num_serv
Num_tel Elaborer Dat_Env
Service Libelle
Quantite
PU
PT
Motif
0,N
Présenter
1,1
AB
Num_opération
Dat_op
Id_devis
39
WALINGA BEMBELAGWA, «Implémentation d’une application d’inscription des étudiants à l’ISP/Kalima, tfc, inédit,
2018-2019 »
40
WALINGA B, Op cit.
~ 27 ~
Service Devis
Id_devis
Num_serv
Dat_Env
Num_tel
Libellé
Service
Quantité
PU
PT
Motif
#Num_service
Service
Num_opération
Dat_op
#Id_devis
41
AMSINI NGUMBI, Mise en place d’une base de données pour la gestion des courriers à la Direction Générale
de l’ISP/Kalima, TFC, ISP/KALIMA 2021-2022
~ 28 ~
Dictionnaire de données
Le dictionnaire des données est un Inventaire exhaustif des données du domaine étudié.
Pour le représenter, on utilise généralement une fiche de "descriptif de document" dans
laquelle on présente les différentes données véhiculées par chaque document tenant
ainsi compte des points suivants : 42
Pour le cas de notre étude, le dictionnaire des données se présente comme suit
42
ASSANI KINGOMBE, Cours de Conception des Systèmes d’Information, L1 IG, ISP/Kindu, 2022-2023
43
MOHAMED NEMICHE, Analyse et Conception du Système d’Information, inédit, 2012-2013
~ 29 ~
44
MUTIKI L. Didier, Cours de Labo et langage de programmation, inédit, G1 IG, ISP/Kalima, 2020-2021
45
IDUMBA SABUNI Freddy, Cours d’atelier de programmation, inédit, G3 IG, ISP/Kalima. 2022-2023
46
SALISALI Louis, Cours d’algorithmique, inédit, G3 IG, ISP/Kalima, 2020-2021
47
MUTIKI L. Didier, Cours de programmation Orientée Objet, inédit, G3 IG, ISP/Kalima, 2022-2023
~ 30 ~
Autres définitions
Base de données
Selon jargon informatique, une base donnée est un ensemble structuré
d’information enregistré dans un support information.48
Selon MVIBUDULU K. J. & KONFKIE I. D. (2012, p. 17), une base de données est
un ensemble des données structurées, non redondantes et exhaustives.
SGBD est un logiciel permettant de concevoir et de gérer les bases de données.49
48
http//www.linux-France.org/prj/jargonf
49
Fatuma C. Op.cit pg 44
~ 31 ~
Pour avoir accès à notre application, l’utilisateur saisit son nom sur la zone de
texte de Login et son mot de passe sur celle de Password, une fois cliquer sur le bouton
connexion , il se retrouve sur la page d’accueil
Ce formulaire permet d’accueillir l’utilisateur tout en l’annonçant qu’il soit patient car
Louverture de cette application est automatique, jusqu’au menu principal
Cette interface affiche les différentes commandes disponibles : si vous cliquez par
exemple sur la commande gestion service voici la situation qui apparait :
~ 32 ~
Cette interface permet : d’Ajouter ; Modifier ou supprimer un service. Si vous cliquez sur
Le bouton Imprimer, l’interface de la liste des services demandeur s’affiche et le retour
permet de retourner au menu principal.
Il suffit de cliquer sur le bouton aperçu avant impression pour visualiser la liste de
service et enfin cliquer sur le bouton Impression de service demandeur et voici la
liste des services imprimée
Figure n°6 Etat de sortie de la liste des services concerné par le devis
Sinon, vous pouvez cliquer sur la commande gestion devis du menu principal dont voici
son interface:
~ 33 ~
Quant à La commande gestion ordre de paie (OP) sur notre menu principal nous affiche
l’interface suivante :
Il suffit de cliquer sur le bouton visualiser l’ordre de paie pour afficher l’aperçu avant
impression et enfin cliquer sur le bouton Imprimer l’ordre de paie et sans tarder
l’ordre de paie est imprimé
CONCLUSION
Nous voici au terme de notre travail scientifique intitulé « Conception et
réalisation d’un système de gestion de devis à l’ISP/KALIMA ». Après avoir repéré
un certain nombre des problèmes, ce travail se focalise sur un domaine particulier visant
à porter des solutions palliatives aux problèmes ci – après :
Lenteur dans le processus de suivi des devis ;
Le stockage des données se fait d’une manière non évoluée, ce qui fait à ce que
l’accès à une information prend beaucoup de temps.
L’objectif que nous nous sommes assigné était d’arriver à doter le service de
l’administration du budget de l’ISP/Kalima d’une base de données lui permettant de
gérer les devis en fonction de l’ordre de paie et de bon de sortie. Notre objectif a été
atteint. Ainsi, notre application permet d’imprimer facilement :
- L’ordre de paie ;
- La liste de tous les devis enregistrés à l’administration du budget de
l’ISP/KALIMA ;
- La liste de tous les services demandeur de devis.
Aucune œuvre faite des mains de l’homme ne peut prétendre à la perfection, c’est
ainsi que nous sommes donc conscients que ce travail ne peut pas manquer des
imperfections. Que les lecteurs ne nous en tiennent pas rigueur mais qu’ils fassent
preuve indulgence. Nos recherches ultérieures et les contributions d’autres chercheurs
veilleront à l’amélioration de contenu de cette dissertation.
~ 36 ~
Bibliographie
I. TFC ET MEMOIRES
IV. Entretiens
- Entretien avec la Caissière de l’ISP/KALIMA 2022-2023du24 avril 2023 de 10h à 10h
10
- Entretien avec l’AB de l’ISP/KALIMA 2022-2023 du 07 Juillet 2023 de 13h à 13h 20
V. Webographies et autres