FEUILLE DE ROUTE POUR LA DIGITALISATION

D’UNE PME

Table des matières

INTRODUCTION................................................................................................................................2
I. EVALUATION DES BESOINS ET OBJECTIFS.....................................................................2
II. CREATION D’UNE EQUIPE OU ENGAGEMENT D’UNE ENTREPRISE.....................2
III. AUDIT DE L’EXISTANT (Système informatique, organisation de l’entreprise)...............2
IV. DEVELOPPEMENT D’UNE STRATEGIE DIGITALE......................................................3
V. CHOIX DES SOLUTIONS LOGICIELLES ET MATERIELLES.........................................3
VI. INTEGRATION DES PROCESSUS EXISTANTS...............................................................3
VII. MISE EN ŒUVRE PROGRESSIVE EN FONCTION DE LA STRATEGIE DIGITALE 3
VIII. FORMATION DU PERSONNEL.......................................................................................3
IX. SECURITE ET CONFIDENTIALITE...................................................................................4
X. SURVEILLANCE ET AJUSTEMENT......................................................................................4
CONCLUSION.....................................................................................................................................4
 INTRODUCTION
Ce document est édité dans l’optique de définir les étapes à suivre pour digitaliser une PME.
La digitalisation d'une PME peut être un catalyseur de croissance significatif, mais elle nécessite une
approche réfléchie et adaptable en fonction de la taille et des besoins spécifiques de l'entreprise.
Suivez ce guide détaillé pour entreprendre avec succès le processus de digitalisation. La digitalisation
concerne plusieurs aspects de l’entreprise tels que : le réseau (informatique et internet), les
applications, les matériels, la sécurité dans son ensemble.

I. EVALUATION DES BESOINS ET OBJECTIFS

Le processus de digitalisation peut émaner de besoins spécifiques ou d’objectifs stratégiques à
atteindre. Toute fois elle s’appuie sur le traitement de l’information sur un segment ou dans toute
l’entreprise et en adéquation des besoins et des objectifs stratégiques que se seraient fixer
l’entreprise.

Evaluer ses besoins et ses objectifs permet de répondre aux questions :

- De QUOI avons-nous besoin ?

- POURQUOI en avons-nous besoin ?

Identifiez les processus métier qui peuvent bénéficier le plus de la digitalisation. Considérez la gestion
des opérations, la relation client, la comptabilité, etc.

Il faut également définir des Objectifs SMART, Spécifiques, Mesurables, Réalisables pertinents et
limités dans le temps, par exemple améliorer l’efficacité opérationnelle de 20% d’ici la fin d’année.

II. CREATION D’UNE EQUIPE OU ENGAGEMENT D’UNE

ENTREPRISE
Il faut mettre en place une équipe en charge de gérer ce processus.

Cette étape dépendra de la taille de l’entreprise, le nombre d’employés, le nombre de départements

et services. Si dans l’entreprise, existe un département informatique, il sera en charge de piloter le
processus de digitalisation soit en étant exécutant direct de la stratégie soit en étant maitre d’œuvre
en collaboration avec un Consultant ou une Entreprise spécialisée dans la mise en place de système
digital.

Une fois l’équipe mise en place, il faut procéder à un audit de l’existant.

III. AUDIT DE L’EXISTANT (Système informatique,

organisation de l’entreprise)
L’audit concerne plusieurs aspects de l’entreprise dont :

- L’Organisation en elle-même ; QUI occupe quel poste ? QUI fait QUOI ? QUI fait QUOI,
QUAND et OÙ ? Les Habilitations;
- Le système informatique en place, les logiciels utilisés, le réseau internet, informatique
existant, la qualité du matériel (ordinateur, imprimantes etc.)
- La Sécurité physique et Informatique

Cet audit permettra de relever les forces, les faiblesses et les éventuelles lacunes en termes de capacité
et de compatibilité.
 IV. DEVELOPPEMENT D’UNE STRATEGIE DIGITALE
La Stratégie digitale est l’ossature sur laquelle les actions de digitalisation seront greffées.
Vous devez élaborer une stratégie alignée sur les objectifs de l’entreprise en priorisant les initiatives
en fonction de leur impact sur les opérations et la rentabilité.
Anticipez les changements potentiels dans l'environnement commercial et assurez-vous que la
stratégie est assez flexible pour s'adapter.

V. CHOIX DES SOLUTIONS LOGICIELLES ET

MATERIELLES
Une fois que la stratégie digitale élaborée, Vous savez vos forces, vos faiblesses et où vous voulez
aller. Il maintenant temps de mettre les moyens pour atteindre vos objectifs.
Beaucoup de solutions existes, mais toutes ne sont pas adaptées à vos réalités.
Le choix des applications métiers se feront en fonction de vos besoins, de votre taille. Nous
préconisons pour les PME de petite voire moyenne tailles des solutions sur mesure car plus adaptées
et taillées selon et uniquement vos besoins. Et Cela peut inclure des logiciels de gestion, des solutions
cloud, des outils d'automatisation.
Notez que vous devez faire le choix du long terme que du moins cher. Certes le prix compte mais ne
vous laissez pas berner par des matériels moins chers et très souvent de moindre bonne qualité au
dépend de matériels durables et cher qui vous ferons faire des économies sur le plan de la
maintenance.
Établissez un budget réaliste en tenant compte des coûts initiaux et des coûts de maintenance à long
terme. N'oubliez pas de prévoir des marges pour les imprévus.

VI. INTEGRATION DES PROCESSUS EXISTANTS

La digitalisation n’est pas d’inventer, digitaliser une entreprise c’est de moderniser la manière de
traiter les informations au sein de cette entreprise donc d’améliorer l’existant.
Votre stratégie de digitalisation doit prendre en compte les différents processus existants et le
résultat sera soit de les améliorer ou de les changer. Elle doit se faire de façon cohérente et fluide de
sorte à ne pas perturber l’organisation générale de l’entreprise.
La digitalisation de chaque segment devra répondre aux besoins des utilisateurs en termes de
fonctionnalité mais aussi respecter les différentes étapes de décisions déjà établies.

VII. MISE EN ŒUVRE PROGRESSIVE EN FONCTION DE

LA STRATEGIE DIGITALE
Divisez la mise en œuvre en phases pour minimiser les interruptions. Par exemple, commencez par
un département pilote avant de généraliser la digitalisation.
Conduisez des tests pilotes approfondis pour identifier et résoudre les problèmes potentiels avant le
déploiement complet.

VIII. FORMATION DU PERSONNEL

La mise en place des différents outils est à l’endroit du personnel, leur formation est plus qu’une
condition non négociable. Après la mise en place de chaque outil, prévoyez avec le prestataire ou les
concepteurs des sessions de formation pour la prise en main de l’outil mais aussi sur les bonnes
pratiques pour garantir une utilisation optimale et prévenir les risques d’insécurité.
IX. SECURITE ET CONFIDENTIALITE
Implémentez des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles de l'entreprise
et des clients.

Assurez-vous que la digitalisation est conforme aux réglementations en matière de protection des
données et de sécurité de l'information.

Il faudra mettre en place un système qui permet de gérer la traçabilité des actions et de l’information
tout en garantissant son intégrité. L’objectif est de savoir Qui a fait Quoi, Quand, Où et Pourquoi.

X. SURVEILLANCE ET AJUSTEMENT
Définissez des métriques de performance pour évaluer l'efficacité des nouvelles technologies.
Mesurez régulièrement les progrès par rapport aux objectifs initiaux.

Effectuez des ajustements en fonction des retours d'expérience, des évolutions technologiques et
des changements dans l'environnement commercial.

CONCLUSION
Ce guide offre une approche détaillée et adaptative pour la digitalisation des PME, prenant en
compte la diversité des tailles et des besoins au sein de ces entreprises. Chaque étape peut être
personnalisée en fonction du contexte de l’entreprise spécifique pour maximiser les avantages de la
transformation digitale.