DESCRIPTION

TONTINA est un logiciel payant, permettant de

gérer une tontine et vous accompagne dans vos
projets communs. Il est capable :
- de calculer automatiquement et rationnellement les avoirs
(intérêts) des épargnants dont l’épargne aurait servi à
l’emprunt ;
- D’enregistrer toutes les opérations liées à l’activité tontine :
Cotisation, Main levée, emprunt, épargne (vous pouvez definir
vos propre rubrique d’épargne), sanction, pénalité, et autres
mouvements de caisse moins réguliers …
- de redistribuer proportionnellement à leur contribution, un
montant prédéfini, aux actionnaires d’un projet.
- D’enregistrer toutes les opérations liées à l’activité projet :
contributions, dons, dépenses, recettes et rétributions des
actionnaires au projet.

TONTINA est facilement utilisable, les termes utilisés sont ceux qui
sont déjà consacrés par les adeptes des tontines.
Ceci est la première version de TONTINA. Elle est terminée le 22
mai 2019. Le présent manuel contient toutes les indications
nécessaires à son utilisation. Il sera régulièrement mis à jour pour
vous apporter une aide plus utile. Vous pouvez le recevoir par
WhatsApp ou Mail en contactant le numéro de téléphone suivant
(+237) 6 77 34 32 83 ou (+237) 6 95 73 21 31 (WhatsApp, appels,
sms…) ou en installant TONTINA.

CARACTERISTIQUES
TONTINA est un logiciel payant, construit sous Microsoft ACCESS
2010. Il ne peut donc logiquement fonctionner que sur les plateformes
Windows. Vous devez disposer d’une licence ACCESS ou du

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Runtime Access 2010 qui est téléchargeable gratuitement sur le site
de Microsoft. Lien de téléchargement https://www.microsoft.com/fr-
fr/download/details.aspx?id=10910
Vous pouvez donc utiliser TonTina
- si vous disposez d’une licence ACCESS 2010 ou supérieur :
dans ce cas un fichier simple de TonTina suffira
- dans le cas contraire un fichier de tontina couplé avec le runtime
d’ACCESS 2010 est disponible au même prix.
Les tâches dévouées à l’entretien d’une base de données ACCESS
(sauvegarde, récupération...) ont été automatisées ou simplifiées pour
permettre une utilisation aisée pour tous.

INSTALLATION ET DESINSTALLATION
Installation
Vous cliquez sur le fichier exécutable de tontina, et vous suivez les
instructions. Au moment de choisir le type d’installation que vous
désirez, choisir l’installation « par défaut »
Désinstallation
Vous allez dans le panneau de configuration de Windows/
« désinstaller ou modifier un programme ». Vous repérez TonTina et
vous le désinstallez.

ACTIVATION
Vous remarquerez à l’installation que toutes les fonctionnalités ne
sont pas disponibles. Pour activer TonTina, vous enverrez au contact
suivant (+237) 6 77 34 32 83 (appel, sms ou WhatsApp) le « numéro
d’initialisation » que vous découvrirez en cliquant sur le bouton
« voir le numéro d’initialisation » Voir la figure suivante

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Figure 1

A partir de ce moment, vous devez fermer le logiciel sous peine

d’invalider le numéro d’activation. Vous ne l’ouvrirez que lorsque
vous aurez reçu le fichier d’activation « activation_tontina.accde »
(400ko).
- Copiez le fichier d’activation directement dans le disque C
(disque système) ;
- Lancez TonTina et activez votre logiciel en cliquant sur (2). Si
tout se passe bien, vous recevez un message de confirmation.
Les effets de l’activation ne sont pas immédiatement visible, vous
devez redémarrez votre logiciel.

METTRE A JOUR LES PARAMETRES

Dans l’onglet « opérations maintenance » vous cliquez sur le bouton
« paramètres tontine » en (1)

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Figure 2

La fenêtre suivante s’ouvrira

Figure 3

Vous mettez en :
1- Le taux applicable au prêt. Pour un taux de 5%, marquez « 5 »
comme dans l’image précédente
2- Le mois de début de vos activités. Pour novembre, mettez 11
comme dans l’image précédente. Ce nombre ne doit pas être
plus grand que 12.
3- L’année de début de vos activités.
4- La durée d’un cycle en années. TonTina ne prend en charge que
des cycles dont la durée est un multiple de l’année : 1 an, 2 ans,
3 ans... un an dans le cas de la figure.
5- Le nom de votre association (vous n’êtes pas oblige de l’écrire
en majuscule)

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GENERER LES CYCLES
Une fois les paramètres définis et le logiciel redémarré, cliquez sur le
bouton « ajout cycle » (Bouton 2 de la figure 2) pour générer les
cycles. TonTina vous dit à chaque fois le cycle qui a été ajouté. Avec
les paramètres de la figure3, on génèrera les cycles 2018/2019,
2019/2020, 2020/2021 en cliquant 3 (trois) fois, et en acceptant à
chaque clic le message de sécurité qui apparaîtra.
Si la durée du cycle était 2 on aurait obtenu 2018/2020, 2020/2022,
2022/2024.

VALIDER LE CYCLE ENCOURS

Parmi les cycles précédemment générés, l’un doit être encours. Pour
le valider, cliquer sur le bouton « valider cycle encours » (Bouton 3
de la figure2). Vous recevez un message de confirmation.
En cas d’échec, générer des cycles supplémentaires.
En cas de mauvais paramétrage, vous devez désinstaller et réinstaller
le logiciel. Vous ne pouvez logiquement changer les paramètres qu’en
fin de cycle.
Il n’est pas nécessaire de générer plusieurs cycles, car il ne faut qu’un
de ces cycles pour inscrire vos membres.

LES ACTIVITES

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Gestions des membres
A partir de maintenant, vous pouvez constituer une liste des membres
de votre tontine et les inscrire pour le cycle encours.

Figure 4

Vous pouvez modifier et ajouter un membre, mais vous ne pouvez

pas le supprimer. Vous pouvez juste décider de l’inscrire ou pas un
membre à un cycle. La liste des membres inscrits s’affiche à droite de
l’écran et juste à côté à gauche, liste plus petite, vous avez les
différente cycles ou le membre a participé aux activités de la tontine.
Dans le cas de la figure4, M BA Kale s’est inscrit en 2015/2016,
2016/2017, 2017/2018, 2018/2019.
Le bouton « voir la liste des adhérents » permet d’avoir une liste des
membres inscrits et d’imprimer sous fichier PDF. Fichier PDF
(comme toutes les autres impressions PDF) que récupérerez sur votre
bureau dans le dossier « Documents TonTina ».

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Gestion des cotisations

Figure 5

Pour enregistrer une nouvelle cotisation, vous allez en

1- Sur le bouton « tontine/main levée » pour editer
2- Pour choisir le type d’opération que vous souhaitez enregistrer :
« tontine » ou « main levée ». les « main levée » ont un motif
(une raison) contrairement aux tontines.
3- Pour remplir la date
4- Pour valider. Le logiciel génèrera une liste des membres inscrits
et vous n’aurez plus qu’à remplir les montants.
5- Pour remplir le montant de cotisation de chaque membre inscrit.
6- Pour enregistrer les pénalités des membres retardataires. Les
pénalités sont générées automatiquement 1 jour après la
cotisation.
7- Pour entrer le nom et le montant du bénéficiaire. On ne peut
bénéficier qu’une seule fois au cours d’un cycle. On peut définir
plusieurs bénéficiaires. Dans le cas où le bénéficiaire n’est pas
clairement défini (main levée pour un voyage par exemple),
vous pourriez utilise un membre fictif. TonTina a de façon
native un membre fictif nommé TonTina. Vous pourriez
l’utiliser tel quel ou le modifier à votre guise.
8- Voir et imprimer en PDF si vous le souhaitez, le rapport de la
cotisation. récupérer le fichier dans le dossier « document
TonTina » sur votre bureau.

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Gestion des emprunts
Pour enregistrer un nouvel emprunt, cliquez sur le bouton « gestion
des prêts» de l’onglet « activités ». Le formulaire suivant s’ouvre.

Figure 6

Vous allez en
1- Pour un nouvel enregistrement
2- Pour définir le type d’opération (emprunt ou remboursement)
que vous souhaitez enregistrer. Pour un remboursement, vous
devez, avant l’etape1, vous positionnez sur le membre endetté
(« Happi jean » dans le cas de figure6) en vous servant des
boutons de navigation. Dans le cas d’un emprunt, vous irez
choisir le nom du membre bénéficiant du prêt.
3- Pour valider le prêt
4- Pour définir les avalistes du prêt. Un avaliste doit être un
épargnant de la rubrique « épargne/prêt ». l’avaliste ne peut pas
avaliser un prêt supérieur à son épargne. Et, la capacité d’un
avaliste diminue à hauteur de son soutien au préteur. On peut
définir plusieurs avalistes pour un même prêt. Cette opération
n’est pas contraignante. En d’autres termes, on peut définir un
prêt sans avaliste.
5- Pour simuler le montant à rembourser à une date quelconque.
On rappelle que les intérêts dans TONTINA sont simples et le
calcul tient compte du nombre de jours.

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Gestion de l’épargne
Pour enregistrer une épargne, cliquez sur le bouton « gestion de
l’épargne » de l’onglet « activités ». Le formulaire suivant s’ouvre.

Figure 7

Pour enregistrer une épargne, allez à

1- Pour choisir la rubrique d’épargne. La rubrique native
« épargne/prêt » est l’épargne destinée à supporter l’emprunt.
C’est cette épargne qui produit des intérêts calculés
automatiquement par TonTina. Vous pouvez définir vos propres
rubriques d’épargne en allant à « 5 ».
2- Pour pouvoir éditer
3- Pour choisir le type d’opération (1ere épargne ou suite). On
rappelle que chaque épargnant n’a qu’un seul compte d’épargne
par rubrique. Donc vous devez vous positionner sur un
épargnant (Njomo Chloe dans le cas de la figure) pour
enregistrer les autres versements autre que le premier.
4- Pour valider

Sanctions
Ce formulaire fonctionne sur le même principe que les précédents.
Les sanctions peuvent être en natures (dans ce cas vous faite une
description) ou en argent (dans ce cas vous entrer le montant).

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Mouvements de caisse

Figure 8

Ce formulaire sert à enregistrer les mouvements de caisse autres que

ceux définis ci-haut. Ils sont de deux types, entrées et sortie, définis
en « Mouvement ». Le reste des éléments est assez indicateur, surtout
que les libellé change en fonction du type d’opération à effectuer. A
chaque validation, on peut voir apparaitre l’opération dans la liste
correspondante.
Il est important de noter que TonTina ne fait que noter les entrées et
les sorties de caisse. Aucun traitement particulier n’y est fait sinon
que les sommes. On ne peut donc savoir automatiquement le montant
des mouvements en destination d’un membre ou d’origine d’un
membre.
Le fonds entrant, même d’origine d’un membre sont considère
comme des dons. On peut avoir un rapport des mouvements en
cliquant sur « rapport », avec une possibilité d’impression en PDF.

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LES ETATS

Figure 9

Etat de la caisse
Cet état donne le solde des 5 grands comptes : les cotisations,
l’épargne, l’emprunt, les sanctions et les mouvements de caisse. La
somme est le montant qui doit se retrouver dans les caisses de
l’association.
On peut avoir le détail de chaque grand compte, histoire d’expliquer
les valeurs affichées.
Situation d’un membre
Cet état donne toutes les activités aux quelles a participées le
membre. (Sans les projets)

Cassation
Ce module est l’un des plus puissants de TonTina. Il permet de
calculer de façon rationnelle les intérêts des épargnes de la rubrique
« epargne/prêt ». Une épargne bénéficie des intérêts d’un prêt au
prorata de la valeur de son épargne au moment où le prêt est effectué.
Ce qui est humainement difficile si votre association a plusieurs
membres épargnants et prêteurs.

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Illustration
Pour illustrer cela, prenons le cas de deux épargnants :
- épargnant 1
05-jan-2018 : épargne 100 000 f CFA
11-avril-2018 : épargne 400 000 f CFA
- épargnant 2
15-jan-2018 : épargne 200 000 f CFA
Si un prêt est effectué le 01-jan-2018, aucun de ces épargnants ne
bénéficiera des intérêts générés par ce prêt.
Si un prêt est effectué le 10-jan-2018, seule l’épargnant 1 bénéficiera
des intérêts générés par le prêt.
Si un prêt est effectué le 15-jan-2018, l’épargnant 1 bénéficiera des
1/31 des intérêts générés par le prêt, alors que l’épargnant 2
bénéficiera des 2/3.
Finalement, si un prêt est effectué le 12-avril-2018, l’épargnant 1
bénéficiera des 5/72 des intérêts engendrés par le prêt et l’épargnant 2
des 2/7.
Je rappelle que les intérêts peuvent être négatifs si le prêt n’est pas
remboursé, et distribué comme précédemment.
Les fonds communs peuvent être considérés comme l’épargne du
membre fictif, afin que la distribution des intérêts des prêts reflète la
participation à l’épargne de chaque membre.
Fin de l’illustration

Si cette méthode ne vous convient pas, vous pourrez imprimer l’état

de la « cassation » et traiter le montant total des intérêts comme il
vous convient.
Les états de suivi
Ces rapports rendent compte de l’évolution des grands comptes
(tontine, épargne, prêt). Ils peuvent être imprimés en fichier PDF et
distribués aux membres.
1
Les avoirs de l’épargnant 1 (100 000 f CFA) représentent les 1/3 du volume global de l’épargne (300 000 f
CFA) au moment du prêt.
2
Les avoirs de l’épargnant 1 (500 000 f CFA) représentent les 5/7 du volume global de l’épargne (700 000f
CFA) au moment du prêt.

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GESTION DES PROJETS

TonTina peut vous accompagner dans le suivi de vos projets. Pour

définir un nouveau projet, aller dans le cadre supérieur gauche. (Le
nom et la date de début du projet sont les informations nécessaires
pour cette phase).
Une fois le projet validé, allez dans le coin inferieur droit pour
enregistrer les opérations du projet.
Un projet sur TonTina est décline en quatre points, et le choix de
l’opération se fait dans le contrôle « Type Operations »
- Les contributions : constituées des apports en finance au projet.
Ce qui signifie que les apports en nature doivent être évalués
avant enregistrement. Les contributions sont de deux types. les
contributions des membres qui sont rémunérées et les dons qui
ne le sont pas.
- Les dépenses constituées des dépenses liées au projet. TonTina
ne fait pas de différences entre immobilisations et dépenses
courantes. On ne peut pas dépenser plus que le montant
disponible dans la caisse du projet.
- Les recettes sont constituées des fonds générées par le projet.

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 - Les rétributions qui sont les parts des actionnaires aux projets.
On ne peut pas distribuer plus que les fonds disponibles.
Pour distribuer un montant, entrez la valeur à partager dans
« montant » et cliquez sur « partager ». TonTina va automatiquement
calculer la part de chaque membre (sans les donateurs),
proportionnellement à leur contributions au moment du partage et les
afficher dans la zone rétribution.
Si le projet va au-delà d’un cycle, vous devez réinscrire tous les
membres ayant contribué au projet. Dans le cas échéant, TonTina
arrêtera le partage et vous demandera d’inscrire tous les actionnaires
au projet.
Comme pour les autres formulaires, vous pouvez voir et imprimer un
état du projet en cliquant sur « synthèse ».

OPERATIONS DE MAINTENANCE
Cet onglet a déjà fait l’objet d’explication. Nous y revenons pour
aborder 3 points expressément laisser précédemment.

Figure 10

Sauvegarde et récupération des données

Lorsque vous cliquez sur le bouton « sauvegarde des données »,
TonTina copie toutes vos données (TonTinaData.accde) dans le sous

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fichier « sauvegarde » du fichier « document TonTina ». S’il y a une
sauvegarde précédente, celle-ci est remplacée par la nouvelle.
De même si vous cliquez sur le bouton « récupération données »
Tontina remplace la base de données actuelle par celle qui se trouve
actuellement dans le fichier « documents tontina » sur votre bureau.
Cette opération est restée manuelle pour que vous en preniez
conscience.
- Si vous voulez installer une nouvelle version de TonTina,
sauvegarder vos données, désinstaller l’ancienne version de
TonTina, installez la nouvelle version et cliquez sur le bouton
« récupération données ». NB : si vous cliquez sur « sauvegarde
des données » avant, vous perdez définitivement vos données. Il
est donc recommandé de déplacer la sauvegarde sans la
renommer.
- Si vous voulez refaire votre système, le scenario est le même.
Vous mettez le fichier de sauvegarde dans une clé USB. Apres
la réinstallation du Windows et de Tontina, vous procédez
comme précédemment.
Je vous conseille de toujours sauvegarde vos données, dans votre PC
et sur un support externe, pour pallier au cas de vol ou de casse
accidentel.
Quand vous venez d’installer TonTina pour la première fois ou après
une installation de Windows, le fichier « documents TonTina »
n’existe pas. Pour le générer, cliquez sur « sauvegarde données ».

Rectification
Ce formulaire permet de modifier ou de supprimer les
enregistrements le jour même de leur enregistrement.
TonTina fonctionne un peu comme un logiciel comptable. Il n’y a pas
la possibilité de modifier les enregistrements, passé ce délai d’un jour.
Il ne faut pas supprimer les enregistrements liés à une cotisation
(main levée ou tontine). Les membres concernés n’apparaitront plus
dans le rapport de la cotisation en question.

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Evidemment, pour les opérations antidatées, il n’y a aucune
possibilité de modifications. Soyez donc prudent si vous faite une
mise à jour.

Pour plus d’information sur ce logiciel, vous pouvez me poser vos

questions dans notre forum TonTina. Demandez juste à être ajouté.
TonTina est un produit NSING@SOFT. Nous faisons dans la
production des logiciels sur mesure. Faites nous part de vos activités
et nous vous apporterons une solution low cost.
- Pour vos besoins de formation EXCEL, ACCESS (personnelle
ou entreprise)
- Mise en place de vos tableaux de bord de Gestion.
- Vous désirez pouvoir construire des logiciels comme TonTina
- Vous souhaitez être un revendeur de l’un de nos logiciels (avec
plus de 25% de votre chiffre d’affaire)

Veuillez nous contacter à l’adresse que vous trouverez à la fin de ce

document.

RESOLUTION DE QUELQUE PROBLEME ET ASTUCES

Question : Le nom d’un membre n’apparait pas lors des cotisations ou
de l’épargne.
Réponse : Il faut vérifier si l’adhérent est inscrit pour le cycle
encours, et l’inscrire le cas échéant. Vous cliquez sur gestion des
membres et rechercher le nom du membre dans la liste de droite.
Question : comment être sûr que

Astuces : comment emprunter les fonds disponibles qui ne

proviennent pas de l’épargne ?

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Réponse : TonTina ne contraint pas les emprunts. Vous pouvez
opérer un emprunt même si la capacité d’emprunt3 est à 0 (zéro).
L’inconvénient de procéder ainsi est que les intérêts générés par cet
emprunt ne profiteront pas à tous les membres de l’association.
Je vous conseille donc de créer une dépense qui aura pour motif
d’approvisionner le membre fictif (qui représente toute l’association).
Ensuite d’opérer une épargne (rubrique epargne/prêt) au nom du
membre fictif à hauteur de la dépense précédente. Enfin d’enregistrer
le prêt.
De cette manière, au moment de la cassation, le membre fictif captera
les intérêts générer par les prêts qu’il aura couvert.

Question : TonTina ne répond plus, que faire ?

Réponse : comme pour tous les logiciels sous Windows, appuyer sur
la touche de votre clavier avec le drapeau de Windows et fermer
ACCESS. Ou alors, appuyez simultanément sur Ctrl+Alt+Suppr et
mettez fin au processus.

Question : je n’arrive pas à effectuer mon opération convenable. Un

bouton est verrouillé par exemple. Que dois faire ?
Réponse : redémarrer l’application.

Question : que faire si je ne suis pas satisfais des réponses, ou que ma

question ne figure pas parmi celle résolues dans cet article ?
Réponse : contactez-nous à l’adresse suivante
Herve NSINGA Youdjeu
Statisticien et Logisticien (Recherche
Opérationnelle)
Expert ExtendSim, ACCESS, EXCEL
Email : hervensinga@yahoo.fr
Tel : (+237) 6 77 34 32 83 ; (+237) 6 95 73 21 31

3
La capacité d’emprunt est le montant que vous êtes en droit de prêter sans dépassement. La capacité d’emprunt
est calculée sur la base que les épargnes de la rubrique « épargne/prêt » supportent l’emprunt. Par conséquent, si
la capacité d’emprunt est négative alors il y a dépassement, vous êtes en train d’emprunter plus que vous
n’épargnez

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