Organisation du rapport fonctionnel

A- Plan

Au lieu de se présenter comme un texte suivi, partant d’une introduction et

menant à une conclusion en passant par des phases d’explication et de
discussion, le rapport fonctionnel est composé de rubriques distinctes, pouvant
être prévues et même fixées une fois pour toutes à propos de chaque type de
rapports (enquête, essai technique, proposition technique, etc.). Il s’agit en réalité
d’un cadre pour la rédaction. En voici le plan type :

I. OBJET : On définit en deux phrases au maximum le problème traité, l’objectif

visé.

II. CONCLUSIONS : C’est la réponse immédiate : résultats de l’essai ou de

l’enquête, position que l’on préconise, suggestions, etc.

III. REALISATION : On énumère les principaux moyens nécessaires (techniques,

financiers, etc.) les modalités les plus importantes, les servitudes éventuelles.

IV. CONSEQUENCES : On cite les avantages de la solution défendue (coût,

personnel, résultats, commodité, etc.).

Sous chaque rubrique, les éléments sont juxtaposés, numérotés pour plus de
netteté. On joint en annexe les tableaux statistiques, les procès-verbaux d’essais,
etc.
- Exemples
(Nous supprimons les noms propres et les données trop précises).
 Premier exemple : Rapport d’une étude technique.

I. OBJET : A la demande de la Direction des fabrications, procéder aux essais

d’une plieuse automatique de tôle d’aluminium et déterminer sa rentabilité dans
la production de nos emballages n°2031.
II. CONCLUSION :

1. Cette machine-outil assure sans incident ni rebut le pliage des feuilles de 2/10
utilisées pour la fabrication des contenants n°2031.

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2- 1 200 pliures doubles dans le même sens sont effectuées à l’heure. La réalisation
des contenants serait rapide (pas de manipulation pour les changements de sens)
si deux machines étaient couplées, une pour chaque sens de pliure.

3- Voir les mesures jointes en annexe (temps, régularité, résistance du métal après
la courbure).

4- Je recommande donc l’installation de deux machines du type SY 12 dans

l’atelier de fabrication des contenants, en remplacement des plieuses à
commande actuellement utilisées.
III- REALISATION :
1- Aucun aménagement nécessaire dans l’atelier.

2- Nécessité de prévoir un approvisionnement plus abondant des feuilles

d’aluminium dans l’atelier. La place supplémentaire sera gagnée sur la surface
occupée par les machines actuelles.

3- Augmentation nécessaire de la cadence du pré-découpage des feuilles. Deux

ouvriers qualifiés, dégagés du pliage, renforceraient l’équipe de découpe.

4- Cette réorganisation pourrait être réalisée quatre mois après la commande.

L’installation exigera 2 jours d’interruption de production. Le personnel servant (1
ouvrier qualifié + 2 manutentionnaires) sera adapté à la cadence en 3 jours au
maximum.
IV- CONSEQUENCES :
1- Effet financier :
Achat de 2 machines, taxe et livraison incluses ……………………… 380 700 euros
Installation …………………………………………………………………….. 11 400 euros
Coût total ……………………………………………………………………… 392 100 euros
Vente des trois plieuses amorties ………………………………………….. 42 000 euros
Investissement de …………………………………………………………….. 350 100 euros
2- Personnel : aucun poste créé ni supprimé
3- Production : capacité augmenté de 100 %

4- Stockage : grâce au gain de place réalisé dans l’atelier, le stock de feuilles

pourra être entreposé sur place et dégagera une surface de 60 m2 dans les
magasins d’approvisionnement.

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5- Manutention : en conséquence du point 4, les camions livrant les feuilles seront
déchargés directement à l’atelier, d’où la suppression du parcours de
manutention des magasins à l’atelier. Gain approximatif : 10 journées d’un
manutentionnaire par mois, et disparition des « à-coups » entre le stock et les
machines.
 Second exemple : Rapport de suggestion.

I- OBJET : Résorption du retard régulier et de plus en plus important qui est constaté
au bureau des commandes.
II- CONCLUSION :

1- Il convient de décharger M. Lebeau, technicien commercial, d’une partie des

tâches qui lui incombent. L’augmentation de 9 % par an en moyenne des ordres
qu’il doit traiter depuis 2009 explique l’encombrement qui se produit à son niveau.
2- La solution consiste à mettre à titre permanent à sa disposition une secrétaire.

3- Je suggère donc la création d’un poste de secrétaire et son affectation au

bureau des commandes.
III- REALISATION :

1- On pouvait envisager d’adjoindre directement un technicien commercial à M.

Lebeau, mais cette solution serait d’un prix de revient doublé par rapport à la
solution retenue. D’autre part, l’unité de traitement des commandes aurait été
rompue.

2- Une secrétaire fera, et c’est l’essentiel, gagner du temps à M. Lebeau sur les
tâches matérielles. Elle sera chargée :

- de l’ouverture et du tri du courrier,

- de la frappe des correspondances qui lui seront dictées,
- de la confection des adresses et des mises sous enveloppes des accusés
de réception des commandes,
- de la production et de l’acheminement des ordres vers les services
comptables et vers les services d’emballage et d’expéditions.
3- M. Lebeau pourra se consacrer à :

- dicter les accusés, les ordres,

- suivre les affaires particulières,
- régler les incidents,
- assurer un contact plus étroit avec la fabrication et avec la direction
commerciale.

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4- La secrétaire sera installée dans le bureau des commandes dont la surface est
largement suffisante (local 114).
IV- CONSEQUENCES :
1- Dépenses :
a) Equipement :
- ensemble bureau-siège-placard ……………………………………………. 3 970 euros
- ensemble traitement de texte type ZXW ………………………………….. 4 510 euros
- amortissable en 10 ans ………………………………………………………… 8 480 euros
b) Personnel :
une secrétaire niveau BP y compris charges annuellement …………… 37 280 euros
c) Coût du poste par an ……………………………………………………… 38 128 euros

2- Les relations avec les clients seront améliorées et accélérées : accusés de

réception envoyés dans les 48 h.

3- L’exécution des envois de marchandise ne subira plus de retard à l’origine :

gain d’une semaine au moins.

4- La liaison entre les commandes et la fabrication sera mieux assurée, d’où la

diminution des ruptures de stock, la meilleure adaptation des quantités
fabriquées. D’où également la diminution des lettres d’excuses ou de réponses
aux clients.
Le chef du Service Commercial SN.

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