Ecoinfo Conduite Du Changement Pres Des Utilisateurs

ANF Informatique verte :
Du mythe à la réalité Décembre 2012.
Conduite du changement auprès des utilisateurs
Copyright® Evernity _ ANF 2012 "Informatique verte : du mythe à la réalité de terrain.

Pépinière d’entreprise -34 rue de Bagneaux – 45140 Saint-Jean-de-la-Ruelle - +33(0)2.38.70.40.00
Sommaire
Enjeux, compréhension
Mécanismes essentiels
Etude de cas

2
Les fondamentaux: le projet Green IT
Responsables & Dirigeants
Mesure Audit Green IT Carbone Energie
Politique Stratégie Plan d’actions

Décision
Actions Ressources Utilisation Fin de vie
Opérationnels et utilisateurs finaux

3
Les fondamentaux: l’alignement RSE
Avant Progressivement
Comptabilité Comptabilité
financière extra
financière
Résultats Résultats
(profits) (profits,
relations 3P, Iso 26000, NRE
sociales,
maintien
écosystèmes
Green IT

4
Comment impliquer l’organisation ?
Opérations Image Economie Planète Réglementaire Social
DG 1
DAF 1 1
D. Technique 1 1
DSI 1 1 1 2
R. Programme 1 1 1 1 1 1
Utilisateurs 2 1
Formation 2
Comité 1 2
exécutif
D. Comm 1
Fournisseurs 1 1
Toutes les parties prenantes du projet n’auront pas le même intérêt et

le même niveau d’engagement dans votre programme – comment les
impliquer et les solliciter ?
5
Le plan impossible pour l’individu
Le saut de tarzan
Annonce du programme Green IT PLAN D’ACTION
DOUTE
BILAN
PROJET
déclic

6
Le succès d’un projet implique une
gestion à 2 niveaux
Source: alcom Consulting

7
Les freins à la mise en œuvre
Les priorités
Les budgets
Le plan de charge
La crise
Les réfractaires
Les utilisateurs
Les relations
8
Sommaire
Etude de cas

9
Les cycles du changement
L’entreprise et ses dirigeants sont constamment confrontés à des
évènements nécessitant une adaptation de l’entreprise et des
hommes
Les mutations
Cycle de vie de technologiques, sociales
l’entreprise et politiques (commerce
Restructuration de
électronique, 35h, euro …)
fonctions, grève,
Réorganisations de interruption de
fonctions, de processus, service
nouveau système
équilibre
d’information
Changement
de Vision
Changement
événement d’environnement
Changement
de crise
Changement
d’organisation & SI
Temps
Source:b2i consulting
10
Enjeux : sources d’échec potentielles
d’un projet de transformation

11
Les différents type de changements

12
S’adapter en fonction du type de
changement

13
Le changement : définition du Larousse
Action, fait de changer, de modifier quelque

chose, passage d'un état à un autre
Fait d'être modifié, changé ; modification,
transformation
Modification profonde, rupture de rythme ; tout
ce qui rompt les habitudes, bouleverse l'ordre
établi
Source phot : JCR institut

14
Changer pour un monde soutenable
C’est un processus
Passage d’un l’état A à un état B .

L’état A est déraisonnable pour la planète,
l’état B nous emmène vers le soutenable
Comment je passe de l’état « je consomme
sans réfléchir » à l’état « je fais attention à
l’impact environnemental et social de ma
consommation » ?
Source phot : JCR institut

15
L’utilisateur
Larousse : « Personne, groupe qui fait

usage de quelque chose, qui utilise un
appareil, un service »
?
Les ingénieurs systèmes, les utilisateurs
finaux, les responsables business, la
direction générale, la DRH, les
chercheurs

16
L’utilisateur et ses propres motivations
L’intérêt du sujet
L’intérêt personnel financier
Le confort personnel
L’envie
La remise en question
Ne rien faire
Le progrès
L’action
… Source : Vers l’entreprise 2.0,
un jardin plutôt qu’une autoroute – Antony Poncier

17
La demande vs le contexte
La demande du responsable Green IT
Changer ses processus (achat)
Changer ses usages (éteindre le PC, mise en veille…)
Installer des logiciels de gestion d’énergie
Eco-concevoir des logiciels
Lancer un cycle de formation
Conserver plus longtemps son matériel
Le contexte de l’organisation
Le budget est serré
Le plan de charge
La direction n’est pas à l’écoute
Les utilisateurs ne comprennent rien
Le Green IT ne n’apporte rien
Les autres ne font pas
…
18
Systèmique et entreprises
Un système
Des éléments
Des interactions = liens
« ensemble d’éléments
en interactions dans la
poursuite d’une ou
plusieurs finalités »
Division de système en
L’épaisseur du trait de l’ellipse indique le pouvoir d’influence de
de sous-systèmes
chaque acteur. Les symboles (+,-,=, ? ou *) permettent d’indiquer
les positions des acteurs vis-à-vis des objectifs du projet
« L’ordre est du coté de l’organisation, le désordre est du coté de l’individu ».

L’information peut être génératrice d’ordre et de désordre; « communiquer c’est
tenter de rendre l’autre prédictible ». J.A Malarewicz.

19
Homéostasie
«capacité que peut avoir un système quelconque

(ouvert ou fermé) à conserver son équilibre de
fonctionnement en dépit des contraintes qui lui sont
extérieures » Initialement élaborée et définie par Claude Bernard
Toute forme de vie est en recherche d'homéostasie.
"Homéostasie" signifie équilibre entre milieu intérieur
et milieu extérieur.

20
Le processus de changement
Environnement
Choc
Informer,
expliquer, Former,
accompagner
faire prendre Engagement
conscience, Déni
Temps
Colère Exploration
Ecouter,
légitimer Co-créer,
Acceptation participer
Négociation
Dépression
Individu

21
Le changement de comportement
La seule prise de conscience ne suffit pas à provoquer le changement :

bien que l'homme soit un être de projets, force est de constater qu'il ne
change pas si facilement ! Et pourtant, nombreux sont ceux qui
réussissent à changer en utilisant leurs ressources personnelles, celles
de leur entourage et de leur milieu.
James O. Prochaska (*) et son équipe se sont intéressés au

changement sous plusieurs formes et dans différents contextes. Ils ont
pris le temps d'étudier comment les gens changeaient, quelles stratégies
ils utilisaient et comment ils réussissaient à maintenir leur nouveau
comportement.
Ils ont ainsi observé 6 étapes du changement.

22
Les 6 étapes de changement d'un comportement : le modèle
Prochaska et DiClemente (1994)
Précontemplation (ou préréflexion). La personne n’a pas l’intention de modifier

ses habitudes, voire, refuse de reconnaître qu’elle aurait intérêt à changer.
Contemplation ou réflexion. La personne est sensibilisée et cherche de
l'information sur l’habitude à changer. Elle discute du problème avec d'autres
personnes et réfléchit à des solutions éventuelles pour y remédier. Il se peut
qu’elle soit en situation de détresse, mais qu'elle se sente incapable de passer à
l’action.
Préparation/décision. La personne s'engage à apporter le changement à
l’habitude visée puisqu’elle croit pouvoir y arriver. Elle met en place les conditions
pour être en mesure de passer à l’action prochainement et en fait part à son
réseau social.
Action. La personne adopte le changement souhaité selon la stratégie choisie.
Maintien. La personne maintient l’adoption du comportement et évite la rechute.
L’intégration (ou transformation). L’ancienne habitude ne constitue plus une
menace. Le nouveau comportement est intégré.

23
Les étapes de changement d'un comportement :
le modèle Prochaska et DiClemente (1994)
1_Eveil 2_Transition 3_Ritualisation

24
Rassembler les parties prenantes
Bruce Tuckman a modélisé en 1965 les différentes phases de vie d’une équipe, qui sont autant d’étapes par lesquelles un groupe passe au
cours de son existence. Cette modélisation des étapes de formation d’un groupe restreint est particulièrement intéressante pour repérer le
niveau de maturité d’une équipe, et permettre au leader d’utiliser les bons leviers d’animation au bon moment

25
Evolution dans le temps

26
Le programme Green IT
Audit puis Mesurer (Ges, Energie, DEE
Acheter des matériels d’occasions
Acheter des matériels et logiciels labélisés
Rénover le Datacenter
Mettre en place une gestion d’énergie des PC
Allonger la durée de vie des matériels
Imprimer que si nécessaire
Donner une 2ème vie aux matériels
Tracer les DEEE
Eco-concevoir les logiciels

27
La conduite du changement
1) Réaliser un diagnostic du changement
Eveil
1) Analyser les conditions du changement Fiche
2) Identifier les impacts d’entretien
3) Connaître les partie prenantes Typée
2) Arrêter une stratégie de changement

1) Définir la structure de l’équipe
Transition
2) Définir le plan de communication
3) Définir le plan de formation
4) Définir les actions
3) Réaliser le plan d’actions global

1) Réaliser les actions
2) Animer les groupes de travail
3) Réaliser le plan de communication
4) Réaliser le plan de communication
Ritualisation
5) Réaliser les actions
4) Transmettre et Pérenniser
28
Interview guidé en phase de diagnostic
Perception
Capacités
Impacts
Enjeux
Motivations
Implication

29
Analyser les conditions du changement

30
Indentifier les impacts
Changement plus
longs et plus couteux
Périmètre du
Organisation Projet Green IT
Allongement de
la durée de vie
Groupe Changement
de Datacenter
Éco-gestes Extinction des

postes, mise
en veille
Individu Changement plus
court et plus facile
Comportement Processus et outils Organisation

31
Les populations impactées par le changement
Interne à la DSI
Utilisateurs
Direction générale
Métiers
Direction financière Responsable Green IT
Responsable production
Responsable des études
Les utilisateurs
Le chargés de clientèle
Direction marketing

32
Les acteurs: SYNERGIE – ANTAGONISME
Synergie
4
Active
3
2
Passive
1
Antagonisme
-1 - 2 -3 -4
Passif Actif

33
Les acteurs: forces en présence
Synergie Antagonisme
+ 1 attitude passive - 1 peut-être…mais

+ 2 marque de l’intérêt - 2 pas de changement brusque
+ 3 a des initiatives - 3 combat contre
+ 4 actions incitatives - 4 opposition

34
Carte socio-dynamique

35
Les résistances aux changements
Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008

36
Le passage à l’acte
Les actions (le La communication La formation
programme
Green IT) Adaptée en fonction Ciblée selon les
du diagnostic utilisateurs
La mise en place La refonte de L’évolution de

d’outils processus l’organisation
(DEEE)
Les équipes du projet
Key user
Mise en place de relais Personnes ressources
Green Champion
Les utilisateurs
37
Le plan de communication
Institutionnelle ou opérationnelle
Newsletter La communication stratégique
Site collaboratif . Constituée pour enclencher l’action

. Adaptée aux différents acteurs
Cafétéria . Outil essentiel du management
. Elle se nourrie du diagnostic
Réunion utilisateur
Ateliers

38
Le plan de formation
La Direction
Les utilisateurs, selon leur processus
Les utilisateurs bureautiques
Les utilisateurs mobiles
Les administrateurs systèmes et réseaux

39
Projet, Organisation et conduite
du changement
Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008

40
Sommaire
Etude de cas

41
Les défis à relever
Réduction de 30% du budget énergétique
Réduction -40% des GES d’ici à 2020
Changer les usages des utilisateurs
100 sites, 1 site = environ 600 utilisateurs

Transition énergétique des établissements
Objectifs et finalité : réduire les

consommation d’énergie
Le projet : réaliser des travaux sur les
bâtiments (chauffage, éclairage, isolation…)
La conduite du changement des utilisateurs :
Prendre en compte l’effet rebond
Les nouvelles solutions
Le changement d’usage
Revenir sur nos acquis

43
Démarche pilote sur 3 Lycées

La perception des utilisateurs
Beaucoup de chose déjà faites…

Un sentiment de retour en arrière
Encore des experts qui vont nous expliquer
Un projet parachuté
On est surchargé
Responsabilité de l’organisation, du citoyen ?
…

45
Historiquement…
Source : ecics _ université François rabelais _ Tour

46
L’Utilisateur d’aujourdhui
Source : ecics _ université François rabelais _ Tour

47
La demande des experts…

48
L’éveil : la « photo » des TICs
Une augmentation croissante des

consommations TICs suite aux politiques
des pouvoirs public

49
L’éveil: la photo instantanée

50
Les conditions du changement

51
Les impacts de la transition demandée

52
Les forces en présences

53
L’accompagnement personnalisé

54
Le travail par l’intelligence collective
• Réaliser un book virtuel pour tablettes numériques sur le lycée et l’énergie

• Réaliser un guide énergétique du Lycée : installations et consommations
• Mettre à disposition un espace e-collaboratif sur l’efficacité énergétique
• Organiser un cycle de conférence, projection de films et débat
• Réaliser des campagnes de mesures détaillées par zone ou équipements
• Organiser la visite d’un site exemplaire en efficacité énergétique
• Valoriser les actions par un mur d’expression libre
• Organiser un concours interne de réduction des consommations sur une durée
limitée
• Monter une mallette de dispositif de mesures énergétiques
• Réaliser des relevés d’éclairage par zones et corréler aux consommations
• Initier une alimentation respectueuse du climat
….

55
Les résultats
Un projet défini
Une prise en compte du changement
Des acteurs impliqués
A leur rythme
Avec leurs propres actions
Avec leurs propres motivations

56
Conclusion
La conduite du changement près des

utilisateurs, c’est d’abord une aventure
humaine
Il n’y a que les mathématiques ou les

sciences physiques qui sont des sciences
exactes

57

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Du mythe à la réalité Décembre 2012.

Conduite du changement auprès des utilisateurs

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Mesure Audit Green IT Carbone Energie

Politique Stratégie Plan d’actions

Actions Ressources Utilisation Fin de vie

Opérationnels et utilisateurs finaux

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Toutes les parties prenantes du projet n’auront pas le même intérêt et

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Source: alcom Consulting

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Source: alcom Consulting

Action, fait de changer, de modifier quelque

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Passage d’un l’état A à un état B .

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Larousse : « Personne, groupe qui fait

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« L’ordre est du coté de l’organisation, le désordre est du coté de l’individu ».

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«capacité que peut avoir un système quelconque

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La seule prise de conscience ne suffit pas à provoquer le changement :

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Ils ont ainsi observé 6 étapes du changement.

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Précontemplation (ou préréflexion). La personne n’a pas l’intention de modifier

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1_Eveil 2_Transition 3_Ritualisation

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2) Arrêter une stratégie de changement

3) Réaliser le plan d’actions global

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Éco-gestes Extinction des

Comportement Processus et outils Organisation

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+ 1 attitude passive - 1 peut-être…mais

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Sources : conduire le changement Gérard Monpin 2008

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La mise en place La refonte de L’évolution de

Les équipes du projet

Newsletter La communication stratégique

Site collaboratif . Constituée pour enclencher l’action

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Les utilisateurs, selon leur processus

Les utilisateurs bureautiques