ANNEXE II: TERMES DE RÉFÉRENCE

Mission d'Assistance technique pour l'Appui à la Gouvernance dans le

secteur des transports terrestres au Sénégal
EuropeAid/140261/IH/SER/SN

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES........................................................................................2
1.1. Pays partenaire..............................................................................................................2
1.2. Pouvoir adjudicateur......................................................................................................2
1.3. Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire........................................2
1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné...................................................................2
1.5. Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds............................................3
2. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS...................................................................3
2.1. Objectif général.............................................................................................................3
2.2. Objectifs particuliers.....................................................................................................3
2.3. Résultats à atteindre par le contractant..........................................................................4
3. HYPOTHÈSES & RISQUES................................................................................................4
3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet...........................................................................4
3.2. Risques..........................................................................................................................4
4. CHAMP D'INTERVENTION..............................................................................................4
4.1. Généralités.....................................................................................................................4
4.2. Activités spécifiques......................................................................................................5
4.3. Gestion du projet...........................................................................................................6
5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER......................................................................................7
5.1. Lieu du projet................................................................................................................7
5.2. Date de début et période mise en œuvre........................................................................7
6. BESOINS................................................................................................................................7
6.1. Ressources humaines.....................................................................................................7
6.2. Bureaux.........................................................................................................................9
6.3. Installations et équipement mis à disposition par le contractant.................................10
6.4. Matériel.......................................................................................................................10
6.5. Dépenses accessoires...................................................................................................10
6.6. Coûts forfaitaires.........................................................................................................11
6.7. Vérification des dépenses............................................................................................11
7. RAPPORTS..........................................................................................................................11
7.1. Rapports obligatoires...................................................................................................11
7.2. Présentation et approbation des rapports.....................................................................12
8. SUIVI ET ÉVALUATION..................................................................................................12
8.1. Définition d'indicateurs...............................................................................................12
8.2. Exigences particulières................................................................................................12

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1. INFORMATIONS GÉNÉRALES
1.1. Pays partenaire
La République du Sénégal
1.2. Pouvoir adjudicateur
Ministère des Finances et du Budget
1.3. Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire
La population du Sénégal s’établit à 15 millions d’habitants en 2018 et est caractérisée par une
extrême jeunesse avec 42% qui a moins de 15 ans et une forte urbanisation, tout particulière à
Dakar où réside près d’un quart de la population.
Malgré une croissance économique qui se situe au-delà de 6% depuis trois ans, le pays doit encore
faire face à de nombreuses difficultés économiques et sociales. Le secteur des infrastructures est
une des clés du développement du pays et un des piliers du Programme Sénégal Emergent (PSE),
adopté en 2014. Les orientations stratégiques de ce secteur concernent le désenclavement interne
pour une meilleure intégration régionale, l’amélioration de sa gouvernance et de sa compétitivité et
la modernisation du transport urbain.
Dans le cadre de l’UEMOA, le Sénégal bénéficie d’un financement de l’Union européenne
« d’appui à la gouvernance dans le secteur des transports en Afrique de l’Ouest » pour une
assistance technique de certains services du Ministère des Infrastructures, des Transports Terrestres
et du Désenclavement visant à améliorer la gestion et la programmation du secteur, suivant six
axes.
1.4. Situation actuelle dans le secteur concerné
Le Plan Sénégal Emergent (PSE) prévoit dans son volet transports, la réalisation i) d'objectif
économique de création de richesses, à travers les marchés internationaux, en choisissant la voie de
l’ouverture sur la sous-région et le reste du monde ; et ii) d'objectif social visant une meilleure
répartition des richesses en développant la desserte intérieure du pays pour répondre à la demande
des populations urbaines et rurales en matière d’accessibilité et de mobilité. La quatrième Lettre de
Politique Sectorielle des Transports (LPST 2016-2020), prévoit ainsi la réalisation de grands
travaux et de projets structurants permettant l'émergence d'un secteur des transports professionnel
qui soutient efficacement la transformation structurelle de l’économie et facilite l’accès de tous aux
services sociaux de base.
Le réseau routier du Sénégal comprend 16.500 km de routes carrossables dont 6.000 km sont
revêtues. En 2016, 77% des routes revêtues étaient en bon/moyen état contre 60 % en 2010. En
2016, 52,7 milliards de FCFA ont été alloués à l'entretien routier (courant et périodique) mais les
besoins ne sont toujours pas couverts à 100%, et la planification et allocation des ressources
peuvent être améliorées.

Le transport ferroviaire est aujourd'hui en phase de mutation. La réhabilitation du chemin de fer

international reliant Dakar- Bamako (1.286 km) reste comme le plus grand défi du secteur des
transports pour les années à venir à travers une réhabilitation progressive du réseau. Ce programme
aurait également l'appui des États du Sénégal et du Mali, et plusieurs bailleurs de fonds (BM, BAD,
UE). Le Train Express Régional (TER) d'interconnexion de Dakar à l'aéroport international Blaise
Diagne (Région de Thiès) devrait être mis en fonctionnement fin 2019 sur sa première partie Dakar
Diamniadio.

Le transport urbain connait également un développement particulier avec un projet d'envergure à

Dakar: le Bus Rapid Transit (BRT), voie dédiée à un bus, appuyé par la BEI et la BM. La réduction
des nuisances générées par le transport urbain (pollution, sécurité, mobilité) est une exigence pour

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le développement économique et social du pays qui, faute de sensibilisation citoyenne, n'a pas
aujourd'hui la priorité politique qui devrait lui revenir.

Au niveau institutionnel, les principaux intervenants au projet sont : le Ministère des Finances et du
budget, Ordonnateur national du FED, qui assure la Maîtrise d'ouvrage, le Ministère des
Infrastructures, des Transports Terrestres et du Désenclavement, qui assure la maîtrise d'œuvre, la
Délégation de l’Union Européenne, les autorités de l'Administration locale et les partenaires au
développement. Les Autres administrations et agences sont : Direction des Routes, Direction des
Transports routiers, Agence des Travaux et de Gestion des Routes (AGEROUTE), Fonds
d’Entretien Routier Autonome (FERA), Agence nationale des Chemins de Fer (ANCF), Conseil
Exécutif des Transports urbains de Dakar (CETUD), Société Dakar Dem Dik. D'autres partenaires
ont aussi une présence significative dans le secteur : BEI, BM, BAD, BOAD, Turquie (aéroport) et
Chine (autoroutes).

L’appui de l’Union européenne réserve une part importante aux infrastructures d’intégration
régionale, avec un accent particulier sur les axes routiers régionaux structurants qui encouragent
cette intégration : projet de réhabilitation de la route Senoba – Ziguinchor – Mpack sur le corridor
Trans gambien, construction du Pont de Rosso sur le fleuve Sénégal.

1.5. Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds

Un volet communication est mis en œuvre dans le cadre de la Convention de financement et il vise
à:
- Promouvoir la sécurité routière
- La diminution voire de l’éradication de la surcharge à l’essieu
- La diminution de la pollution de l’air due au trafic
- La prise en compte des aspects genre et emploi dans le secteur des transports

2. OBJECTIFS ET RÉSULTATS ESCOMPTÉS

2.1. Objectif général
L'objectif général du projet est de contribuer à l’amélioration de la pérennité et la sécurité du
système régional Ouest africain de transport.
2.2. Objectifs particuliers
Les objectifs particuliers du présent marché sont les suivants :
 Le renforcement des capacités institutionnelles et règlementaires ainsi que des capacités de
gestion des administrations et des agences sous tutelle;
 La facilitation administrative et technique des transports en place ;
 L'amélioration de l’entretien du réseau régional et de sa pérennité par la lutte contre les
surcharges.

La finalité du présent marché est :

- Le renforcement du pilotage et la gestion du réseau classé ;
- L’organisation de l’entretien du réseau non classé ;
- L’opérationnalisation de la BCDR ;
- La lutte contre la surcharge à l’essieu ;

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 - L’amélioration de la fluidité des services de transports sur les corridors régionaux ;
- Le financement de l’entretien routier et le développement du transport ferroviaire.
2.3. Résultats à atteindre par le contractant
 Résultat 1 : la gestion des réseaux classé et non classé est améliorée ;
 Résultat 2 : la Banque Centrale de Données Routière est opérationnelle ;
 Résultat 3 : la surcharge à l'essieu a considérablement diminuée ;
 Résultat 4 : les services de transport sur les corridors régionaux sont devenus plus fluides ;
 Résultat 5 : Les aspects liés à la sécurité routière sont mieux pris en compte dans les projets
de transports ;
 Résultat 6 : un intérêt particulier est porté au transport ferroviaire sur le corridor principal
en termes de revue ou d'actualisation des études de synergies entre le système multimodal
port/rail/route.

3. HYPOTHÈSES & RISQUES

3.1. Hypothèses qui sous-tendent le projet
Les relations entre l’Union européenne et le Sénégal permettent la mise en œuvre de cette
assistance technique.
3.2. Risques
Un événement majeur dans le pays, d’ordre politique, économique ou social, qui empêcherait ou
nuirait la bonne conduite des activités prévues.

4. CHAMP D'INTERVENTION
4.1. Généralités

4.1.1. Présentation du projet

La mission d’assistance technique consiste à appuyer certains services du Ministère des
Infrastructures, des Transports terrestres et du Désenclavement à la mise en œuvre d’actions visant
à:
 améliorer la gouvernance de l'entretien routier et à lutter contre la surcharge au Sénégal à
travers l'opérationnalisation (renforcement de l’organisation et des moyens informatiques de la
Direction des Routes pour permettre une analyse et un reporting efficaces des données
routières) de la Banque centrale de Données Routières (BCDR) de la Direction des Routes et
l’accès de cette dernière à la Base de Données Routières existante au niveau de l'AGEROUTE ;
 améliorer de la fluidité des services de transport sur les corridors à travers la
revue/actualisation des études concernant le coût, les bénéfices et la gestion optimale de
l'ensemble des infrastructures du principal corridor international de transport terrestre du
Sénégal (axe Dakar/Bamako; synergies système multimodal port/rail/route).

4.1.2. Zone géographique à couvrir

Dakar et éventuellement, certaines localités du pays, suivant les besoins de mise en œuvre des
activités.

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4.1.3. Groupes cibles
Le personnel des services du Ministères des Infrastructures, des Transports terrestres et du
Désenclavement ciblés pour cette assistance technique.
4.2. Activités spécifiques
Les activités spécifiques de la mission sont déclinées suivant les objectifs spécifiques du projet. Le
contractant sera chargé de :

Le renforcement du pilotage et la gestion du réseau classé : Résultat 1

 Faire un renforcement des capacités des agents de la Direction des Routes et de l’AGEROUTE
en collecte de données ;
 élaborer une programmation sur 5 ans de l’entretien routier avec HDM-4 avec la Direction des
Routes et l’AGEROUTE ;
 Faire une classification par catégorie des entreprises et bureaux d’études techniques pouvant
intervenir dans les activités liées à l’entretien courant et périodique du réseau routier et des
voiries urbaines, ainsi que pour la construction et la réhabilitation des routes et voiries ;
 Renforcer les procédures de sous-traitance pour la collecte des données d’état des routes ;
 Mener des actions pour diffuser les données de la BDR ;
 Etablir une classification sur la dangerosité des routes et identification des points accentogènes;
 Elaborer un plan de signalisation sur la totalité du réseau routier et dans les grandes
agglomérations ;
 Expérimenter la méthode GENIS sur un corridor et évaluer les conditions de sa pérennisation.

L’organisation de l’entretien du réseau non classé : Résultat 1

 organiser une opération pilote d’entretien du réseau non classé sur un département avec la
Direction des Routes ;
 organiser un voyage d'étude pour les agents de la Direction des Routes dans un pays voisin sur
les pratiques d'entretien du réseau non classé ;
 Organiser une opération pilote d’entretien du réseau non classé avec des collectivités locales ;
 Etablir un programme de réhabilitation progressive des routes en terre ;
 Accompagner certaines villes pour la gestion de la voirie urbaine.

L’opérationnalisation de la BCDR : Résultat 2

 Spécifier la BCDR et la mettre en place ;
 Mettre à disposition des partenaires publics et privés le référentiel de localisation ;
 Former les responsables de la BCDR aux méthodes de collecte et d’analyse de données

La lutte contre la surcharge à l’essieu: Résultat 3

 Proposer un renforcement du dispositif d’application des amendes délivrées sur les camions en
surcharge ;
 Proposer un dispositif d’optimisation du fonctionnement des postes de pesage, incluant
l’opérationnalisation du délestage des camions en surcharge ;

L’amélioration de la fluidité des services de transports sur les corridors régionaux : Résultat 4
Suivre et faciliter l’application des décisions communautaires sur la fluidité sur les corridors
régionaux, à savoir :

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 La dynamisation du plaidoyer pour la remise en cause des quotas bilatéraux, la promotion du
cabotage régional, et la suppression du tour de rôle ;
 La professionnalisation des acteurs de la chaine logistique, notamment par le renforcement des
capacités et formation des acteurs des transports routiers et l'élaboration des règlements
communautaires relatifs à l'accès à la profession de transporteur routier, de commissionnaire de
fret, et toute autre profession engagée dans le transport inter-États ;
 Le renouvellement de la flotte de gros porteurs ;
 L'opérationnalisation des postes de contrôles juxtaposés ;
 La lutte contre les pratiques anormales et la relance de la convention IE révisée ;
 Le contrôle du développement du transport pour compte propre ;
 Etude de faisabilité pour la coordination des bases de données pour renforcer les contrôles sur
les véhicules ;

Le financement de l’entretien routier et le développement du transport ferroviaire : Résultats 5 et 6

 Proposer des actions visant la promotion de recettes pour l’entretien routier
 Proposer un processus permettant d’accélérer les procédures de paiement des entreprises
intervenant dans le secteur
 Proposer un programme visant à encourager les initiatives liées à la sécurité routière et à la
réduction des accidents ;
 Former le personnel de l’ANCF et de la nouvelle société SEN-TER S.A aux métiers liés à la
gestion et à l’exploitation du réseau ferré.

Une attention particulière sera accordée à la durabilité et à la diffusion des résultats obtenus dans le
cadre du projet. Le contractant doit également se conformer au Manuel de visibilité de l’UE pour
les actions extérieures. Voir :
https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-
actions_en.
Il s’agit d’une obligation de résultat au titre du marché et le contractant doit faire état dans son
rapport de ce qui a été accompli.
Le contractant doit s'assurer de la capitalisation et du partage des connaissances liés à la mise en
œuvre de ce projet. Ceci concerne des observations sur les valeurs techniques et pédagogiques,
dans l'intérêt des autres professionnels, qui ne contreviennent pas à l'article 14 des conditions
générales du marché. Afin de partager ces informations, le contractant est invité à utiliser la
plateforme web capacity4dev.eu.
4.3. Gestion du projet

4.3.1. Organe chargé de la gestion du projet

La Direction des Routes du Ministère des Infrastructures, des Transports Terrestres et du
Désenclavement est chargée de la gestion du projet. A cet effet, elle assure la coordination avec les
points focaux désignés au niveau des autres services du Ministère bénéficiant de cette assistance
technique, pour la mise en œuvre des activités du contractant.

4.3.2. Structure de gestion

La structure de gestion du projet est la suivante :

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Le Maitre d’Ouvrage est le Ministère des Finances et du Budget, Ordonnateur National du FED,
représenté par le Projet de Soutien à l’Ordonnateur National du FED (PSONFED), dépendant de la
Direction de l’Ordonnancement des Dépenses Publiques (DODP) ;
Le Maitre d’Œuvre est la Direction des Routes du Ministère des Infrastructures, des Transports
Terrestres et du Désenclavement. En ce sens, elle valide tous les rapports et les éventuels autres
livrables soumis par le contractant, en collaboration avec les autres structures ciblés dudit
Ministère.
Le Bailleur est la Délégation de l’Union Européenne en République du Sénégal.
Un comité de pilotage supervise et approuve l’orientation générale du projet. Il est composé des
représentants du Ministère des Finances et du Budget, du Ministère des Infrastructures, des
transports Terrestres et du Désenclavement, de la Délégation de l’Union Européenne en
République du Sénégal.
Le comité de pilotage se réunit au moins une fois par an, sur convocation de son Président ou sur
demande d’un de ses membres.
La présidence et le Secrétariat sont assurés par le Ministère des Finances et du Budget. Le
Ministère des Infrastructures, des Transports Terrestres et du Désenclavement assure la vice-
présidence.
Un comité technique de suivi est mis en place pour suivre de manière permanente, l’état
d’exécution du projet.

4.3.3. Moyens à mettre à disposition par le pouvoir adjudicateur et/ou d'autres

intervenants
Le pouvoir adjudicateur (ou le gestionnaire du projet) :
- Mettra à disposition du contractant toute la documentation nécessaire au bon déroulement de sa
mission ;
- Facilitera son introduction au niveau des services et personnes qu’il souhaiterait rencontrer ; et
- Facilitera l’obtention des éventuelles autorisations nécessaires au bon déroulement de sa
mission.

5. LOGISTIQUE ET CALENDRIER
5.1. Lieu du projet
Dakar et éventuellement, certaines localités du pays, selon les exigences de la mission.

5.2. Date de début et période mise en œuvre

La date prévue pour le début du projet est fixée au Mars 2020, pour une durée de 24 mois à partir
de cette date. Se reporter aux articles 19.1 et 19.2 des conditions particulières pour la date de début
réelle et la période de mise en œuvre.

6. BESOINS
6.1. Ressources humaines
Veuillez noter que les fonctionnaires et autres membres du personnel de l'administration publique
du pays partenaire ou d’organisations internationales ou régionales basées dans ce pays, ne seront
acceptés aux fonctions d’experts que si cela est dûment justifié. La justification doit figurer dans
l’offre. Elle doit comporter une explication relative à la valeur ajoutée apportée par l’expert
concerné ainsi que la preuve de son détachement ou de son congé pour raisons personnelles.

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6.1.1. Experts principaux
Le rôle des experts principaux dans l'exécution du marché est crucial. Ces termes de référence
définissent les profils requis pour les experts principaux. Le soumissionnaire doit fournir une
déclaration d'exclusivité et de disponibilité pour les experts principaux suivants:
Expert principal 1 : Chef de mission, Economiste des transports (au minimum 400 jours
ouvrés)
- Qualification et compétences
o Etre titulaire d’un diplôme d’ingénieur en génie civil, travaux publics, en économie ou
équivalent (BAC+5) avec une spécialisation en économie des transports ;
- Expérience professionnelle générale
o Avoir une expérience d’au moins douze (12) ans dans le domaine des transports
terrestres ;
- Expérience professionnelle spécifique
o Avoir réalisé au cours des dix dernières années, à compter de 2009, au moins deux (02)
missions d’assistance technique dans la gouvernance du secteur des transports
terrestres, en qualité de chef de mission. Une mission réalisée en Afrique de l’Ouest
serait un atout;
o Avoir une maitrise de l’outil de planification et de programmation HDM 4 et avoir
assuré au moins la formation sur ce logiciel à un (01) structures avec une attestation de
service fait délivrée par ces structures.
o Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et de la langue Française (oral et
écrit) ;

Expert principal 2 : Ingénieur routier (au minimum 400 jours ouvrés)

- Qualification et compétences
o Etre titulaire d’un diplôme d’ingénieur en génie civil, travaux publics ou équivalent
(BAC+5) ;
- Expérience professionnelle générale
o Avoir une expérience d’au moins huit (8) ans dans le domaine des infrastructures de
transports terrestres ;
- Expérience professionnelle spécifique
o Avoir réalisé au cours des dix dernières années, à compter de 2009, au moins une (01)
mission d’assistance technique dans la gouvernance du secteur des transports terrestres,
en qualité d’ingénieur routier ou équivalent.
o Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et de la langue Française (oral et
écrit) ;

Expert principal 3 : Expert en sécurité routière (au minimum 300 jours ouvrés)
- Qualification et compétences
o Etre titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur équivalent à BAC+5 dans le
domaine du génie civil, des travaux publics, du transport ou de tout autre domaine lié
aux transports terrestres avec une spécialisation en sécurité routière ;

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- Expérience professionnelle générale
o Avoir une expérience d’au moins huit (8) ans dans le domaine de la sécurité routière ;
- Expérience professionnelle spécifique
o Avoir réalisé au cours des dix dernières années, à compter de 2009, au moins une (01)
mission portant sur la sécurité routière, des investigations sur les accidents, d’audit de
sécurité routière ou de tout autre domaine pertinent et lié à la sécurité routière.
o Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et de la langue Française (oral et
écrit) ;
L'Expert en sécurité routière a en charge l'appui à la communication et à la validation des stratégies
de communication du ministère et le suivi de leur mise en œuvre.
Les experts assument leurs responsabilités en toute indépendance et sont libres de tout conflit
d’intérêt.

6.1.2. Experts non principaux

Les profils des experts autres que les experts principaux pour ce marché sont les suivants:
 un ingénieur géomaticien spécialiste géomatique, cartographie, système d'information
(SIG) ou équivalent pour la mise en place de la BCDR ;
 un ingénieur statisticien pour le traitement des données recueillies sur le terrain et leur
exploitation dans la base de données ;
 un ingénieur routier spécialisé en travaux d'entretien routier pour la formation des agents
du MITTD dans ce domaine, la collecte des données de dégradation sur le réseau routier et
l'élaboration d'un programme d'entretien pluriannuel ;

Ou toute autre expertise indispensable à la réussite de la mission.

Les curriculum vitae des experts non principaux ne sont pas inclus dans l’offre mais le
soumissionnaire devra démontrer que les experts auquel il fait appel, ont le profil requis.
Le contractant choisit et engage les autres experts selon les profils correspondant aux exigences
mentionnées dans l'«Organisation et méthodologie» et les présents termes de référence. Il doit
indiquer clairement leur profil afin de définir clairement les honoraires applicables dans le budget
ventilé. Tous les experts doivent être indépendants et n'avoir aucun conflit d'intérêt dans les
responsabilités qui leur incombent.
Les procédures suivies par le contractant pour le recrutement des autres experts doivent être
transparentes et reposer sur des critères définis au préalable, notamment les qualifications
professionnelles, les compétences linguistiques et l'expérience professionnelle. Les conclusions du
jury de sélection seront consignées par écrit. Les candidatures retenues seront soumises à
l'approbation du pouvoir adjudicateur avant de commencer à mettre les tâches en œuvre.

6.1.3. Personnel de soutien et appui technique

Le contractant fournira les équipements à son équipe d’experts (appui technique) lors de la mise en
œuvre du marché.
Le coût de l'appui technique et du personnel de soutien doit être inclus dans les honoraires des
experts.
6.2. Bureaux
Le contractant doit mettre à la disposition de chaque expert engagé dans le cadre du marché un
bureau de 10 mètres carrés environ, d'un niveau correct.

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Les frais de location de bureau sont couverts par les honoraires des experts.
6.3. Installations et équipement mis à disposition par le contractant
Le contractant doit veiller à ce que les experts disposent du matériel nécessaire et de ressources
satisfaisantes, notamment en matière d'administration, de secrétariat et d'interprétation, pour
pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Il doit également transférer les fonds nécessaires
au financement des activités prévues au titre du marché et s'assurer que le personnel est rémunéré
régulièrement et en temps voulu.
Le contractant doit mettre à disposition des experts, les fournitures et équipements minimum
suivants : moyen de transport (au besoin), mobilier de bureau, matériel informatique et bureautique
(ordinateur, imprimante, scanner, photocopieur, connexion internet…). Les couts liés à ces
fournitures et équipements doivent être inclus dans les honoraires des experts.
6.4. Matériel
Aucun bien d'équipement ne sera acheté pour le compte du pouvoir adjudicateur/du pays partenaire
au titre du présent marché de services ni transféré au pouvoir adjudicateur/au pays partenaire à la
fin du contrat. Tout bien d'équipement qui devra être acheté par le pays partenaire pour les besoins
du marché fera l'objet d'une procédure d'appel d'offres de fournitures distincte.
6.5. Dépenses accessoires
La provision pour dépenses accessoires couvre les dépenses secondaires et exceptionnelles
éligibles encourues dans le cadre du marché. Elle ne peut pas être utilisée pour couvrir les coûts
incombant au contractant au titre de ses honoraires, tels que définis ci-dessus. Son utilisation est
régie par les conditions générales et les notes de l'annexe V du marché. Elle couvre:
 les frais de déplacement et les indemnités de séjour versés pour des missions effectuées, en
dehors du lieu d'affectation, dans le cadre du présent marché ;
 Séminaires, restitutions d'études.

 Toute autre dépense jugée nécessaire par le contractant fera l’objet d’une appréciation préalable
par le Maitre d’œuvre.

La provision pour dépenses accessoires s'élève à 60.000 EUR pour le présent marché. Ce montant
doit être inclus sans modification dans le budget ventilé.
Les indemnités journalières peuvent être remboursées pour les missions prévues dans les présents
termes de référence et/ou approuvées par le pouvoir adjudicateur, effectuées par les experts
autorisés du contractant en dehors de leur lieu d’affectation normal.
L’indemnité journalière est une somme forfaitaire maximum fixe couvrant les frais quotidiens de
séjour. Ces derniers comprennent l’hébergement, les repas, les pourboires et les déplacements
locaux, y compris les déplacements de et vers l’aéroport. Les frais de taxi sont, par conséquent,
inclus dans l’indemnité journalière. Les indemnités journalières sont payables en fonction du
nombre d’heures passées en mission. Elles ne peuvent être payées qu’à hauteur de 100% ou de
50% (aucune autre fraction n’est possible). L’indemnité journalière est payable à hauteur de 100%
pour 24 heures passées en mission. L’indemnité journalière est payable à hauteur de 50% pour une
mission d’au moins 12 heures mais de moins de 24 heures. Aucune indemnité journalière ne sera
payée pour une mission de moins de 12 heures. Le temps de transport doit être considéré comme
faisant partie de la mission. Aucune indemnité journalière à payer pour des missions effectuées ne
doit dépasser les taux des indemnités journalières publiés sur le site Internet –
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-calls-tender/procedures-and-practical-guide-prag/
diems_en - en vigueur à la date de signature du contrat.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de refuser de payer l’indemnité journalière si le temps
de transport si l’expert n’a pas emprunté la route la plus directe et le tarif le plus économique.

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L'autorisation préalable du pouvoir adjudicateur n'est pas nécessaire pour l'utilisation de la
provision pour dépenses accessoires.
6.6. Coûts forfaitaires
Le marché ne prévoit aucun coût forfaitaire.
6.7. Vérification des dépenses
La provision pour vérification des dépenses concerne les honoraires de l’auditeur chargé
d’effectuer la vérification des dépenses dans le cadre du marché afin de permettre au pouvoir
adjudicateur de vérifier que les factures présentées sont dues.
La provision pour vérification des dépenses s'élève à 10.000 EUR pour le présent marché. Ce
montant doit être inclus sans modification dans le budget ventilé.
Cette provision ne peut pas être diminuée mais peut être augmentée pendant l'exécution du contrat.

7. RAPPORTS
7.1. Rapports obligatoires
Voir l'article 26 des conditions générales.
Des rapports d'activités intermédiaires devront être établis tous les six mois pendant la période de
mise en œuvre du marché. Ils doivent être accompagnés de la facture correspondante, du rapport
financier et du rapport de vérification des dépenses tel que défini à l’article 28 des conditions
générales.
Un rapport d'activités final accompagné d'une facture finale, du rapport financier et du rapport de
vérification des dépenses devra être établi à la fin du contrat. Le projet de rapport d'activités final
devra être présenté au moins un mois avant la fin de la période mise en œuvre du contrat. Les
rapports mentionnés dans la présente section s'ajoutent à ceux éventuellement requis au point 4.2
des présents termes de référence.
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section
financière doit contenir des données détaillées relatives au temps que les experts ont consacré au
contrat, aux dépenses accessoires et à la provision pour vérification des dépenses.
Récapitulatif: en sus des documents, rapports et résultats qui pourraient être précisés au titre
missions et responsabilités de chaque expert principal, le contractant doit fournir les rapports
d'activités suivants:
Intitulé du rapport Contenu Délai de soumission
Rapport préliminaire Analyse de la situation existante et plan Au plus tard 1 mois après le
de travail du projet début de la mise en œuvre
Rapport d'activités Brève description des avancements Au plus tard un mois suivant
intermédiaire à 6 mois (techniques et financiers) en ce compris l'expiration de chaque période
les problèmes rencontrés, les activités de mise en œuvre de six mois
planifiées à 6 mois, accompagné d'une
facture et du rapport de vérification de
dépenses
Projet de rapport Brève description des réalisations en ce Au plus tard un mois avant la
d'activités final compris les problèmes rencontrés et les fin de la période de mise en
recommandations œuvre
Rapport d'activités final Brève description des réalisations en ce Dans le mois suivant la
compris les problèmes rencontrés et les réception des commentaires du
recommandations; Facture finale et le gestionnaire du projet identifié
rapport financier accompagné du rapport dans le contrat, sur le projet de
de vérification des dépenses. rapport d'activités final.

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7.2. Présentation et approbation des rapports
Les rapports seront présentés en cinq (05) exemplaires (en format papier et numérique) au
gestionnaire du projet indiqué dans le contrat. Ils devront être rédigés en français.
L'approbation de ces rapports d'activité incombe au gestionnaire du projet identifié dans le contrat.
Tous les commentaires concernant les rapports provisoires seront notifiés au contractant dans un
délai de vingt-et-un (21) jours calendaires suivant la date de réception desdits documents. En
l’absence de commentaire ou d’approbation dans un délai de quarante-cinq (45) jours
calendaires, les rapports sont censés être approuvés.

8. SUIVI ET ÉVALUATION
8.1. Définition d'indicateurs
Les indicateurs sont les livrables produits dans les délais et conformes aux exigences des termes de
référence :
- Rapport préliminaire produit et approuvé ;
- Rapports d’activités semestriels produits et approuvés ;
- Rapport d’activités final produit et approuvé.
8.2. Exigences particulières
Néant

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