Chapitre introductif : la fonction approvisionnements

Pour assurer sa pérennité, toute entreprise se dote d’un certain nombre de fonctions. Certaines
sont destinées à la définition d’une politique générale et se consacrent au pilotage contrôlé de
l’organisation. D’autres sont responsables de la fabrication à proprement parler et de la mise
en disposition des produits auprès des consommateurs (services d’administration
commerciale, production, logistique). D’autres enfin vont devoir acquérir l’ensemble des
éléments (inputs) nécessaires à l’exploitation.

Si la gestion des capitaux et des hommes est traditionnellement confiée à deux fonctions
spécialisées, la fonction achats/approvisionnements est responsable de l’acquisition de tous
les autres biens et services nécessaires (matières premières, composants et semi-finis,
énergies, machines, fournitures d’exploitation, transports, autres services, etc.)

Cette responsabilité se traduit par la mission suivante :

- Acquérir le bien ou service demandé ;
- Au niveau de qualité voulu ;
- En quantité souhaitée ;
- Au coût le plus bas ;
- Et dans les meilleurs conditions de service et de sécurité d’approvisionnement.

Cette mission sera adaptée selon la nature technique du bien ou service concerné, selon son
importance et la spécificité du marché fournisseur.

Un certain nombre de tâches doivent être remplies, s’orientant autour des trois niveaux de
responsabilité différents, et délimitant à elles toutes le domaine de la fonction.
Il y a lieu tout d’abord de définir une politique. A ce niveau :
- Cette fonction se fixe des objectifs ;
- La fonction joue un rôle actif dans la conception du produit et la définition de leur niveau
de qualité ;
- la fonction doit analyser le processus de décision d’achat (qui ? quoi ? comment ?) et
prévoir les besoins à court, moyen et long terme ;
- Elle doit définir la politique fournisseur en se préoccupant de la diversification des sources
d’approvisionnement, des décisions d’intégration ou de sous-traitance, et des systèmes
d’évaluation et de sélection des fournisseurs ;
- Plus généralement , comme le marketing est tourné vers le marché aval, la fonction doit
développer
- un « marketing – a
- chats » avec ses politiques de produit, prix et de communication s'adressant aux marchés
amont de l’entreprise ;
- Elle doit se doter d’une organisation adaptée ;
- Elle doit enfin mettre en place tous les systèmes de contrôle de gestion nécessaires au
pilotage de l’action ;

En suite, la fonction achats va comporter à moyen – terme un niveau de mise en œuvre des
politiques, et de matérialisation des accords entre l’organisation et ses fournisseurs.

Ceci impliquera :
- Un enregistrement des besoins d’achats, et une participation à l’expression des cahiers des
charges ;
- L’étude du (ou des) marchés(s) Fournisseurs ;
- La réalisation des consultations, d’appels d’offres ou d’études de marchés ;
- Des négociations ;
- La rédaction de contrats et la passation des marchés.

Sur le court-terme, la fonction a une responsabilité de passation de commandes et

d’approvisionnement, c’est à dire :

- Passation des commandes proprement dites ;

- Relances fournisseurs ;
- Suivi des réceptions ;
- Contrôles qualitatifs et quantitatifs ;
- Gestion des stocks de matières ;
- Définition de procédures de dépannage ;
- Règlement de litiges ;
- Vérification des factures et règlements.

Cette fonction devient actuellement de tout premier plan dans la mesure où elle est amenée à
gérer le poste le plus important de coût de revient des produits industriels. Il apparaît en effet,
que les achats représentent souvent un pourcentage du coût direct des produits bien supérieur
à 50% des coûts d’obtention des produits industriels. Sans parler de l’incidence des achats sur
d’autres éléments du coût de revient (biens d’investissement, pièces détachées, matières et
produits consommables, prestation diverses, etc.). De ce fait, toute action permettant de
gagner du poste « approvisionnement » est potentiellement plus rentable que les actions
d’amélioration de la productivité par exemple. De plus, l’économie réalisée vient contribuer
directement et en quasi- totalité à l’augmentation du résultat d’exploitation.

On peut distinguer quatre phases de développement principaux en matière d’achats, qui

traduisent autant d’approches stratégiques et donc le niveau de maturité de la fonction dans
les entreprises.

STADE CARACTERISTIQUES COMMENTAIRE

- Routine Pure exécution, centré sur le court terme,

Stade I : Passivité administrative ;
- Performance
- Pas de stratégie ; = essayant seulement d’opérer une maîtrise
- Simple réponse efficience ;
aux D.A ; - Pas de
communication ;
- Sélection Fournisseurs
en fonction de la
disponibilité et du
prix ;
consistant à mettre à disposition les
produits demandés dans les délais, en
des prix d’achat. En revanche, il n’y a pas
alors de processus de sélection formalisé
des fournisseurs. Enfin, les achats sont
placés en position de dépendance
hiérarchique, soit de la production, soit de
services centraux de type Direction
administrative ;
 STADE CARECTERISTIQUES COMMENTAIRE
L’entreprise engage une recherche
Stade II : Autonomie - Performance = d’optimisation à court et moyen termes.
Réduction des coûts / Un processus de sélection formel multi-
Techniques et Efficience ; critères est institué. Un suivi du coût est
pratiques / - Informatisation des mis en place qui s’inscrit en général dans
optimisation opérations courantes ; une procédure budgétaire. Un système de
- Coordination achats / contrôle des performances est établi, axé
secteurs techniques ; Simultanément sur l’efficience (façon de
- Reconnaissance gérer ses moyens) et l’efficacité
Professionnalisme (capacité à atteindre ses objectifs).
management ; Les formules varient sur un plan
- Reconnaissance structurel : toutefois une certaine
contribution au profit ; centralisation est organisée pour la
catégorie d’achats dite « stratégiques ».

Stade III : - Liaison achats / Niveau proactif où la fonction joue un

contribution marketing ;
- Analyse et monitoring
Soutien de la stratégie produits / marchés
générale. Fournisseurs ;
- Système
d’information intégré ;
- Performance :
efficience / efficacité ;
- Professionnalisme
acheteurs / structure ;
rôle stratégique moteur tant au titre
d’apporteur d’information, qu’au niveau
de la mise en œuvre de la stratégie
générale. De ce fait, elle établi de
nombreuses relations interfonctionnelles.
En plus des actions de niveau II, elle
participe à des actions à moyen – terme
(analyse de la valeur et contribution à la
conception des produits, mise en place
de systèmes d’assurance qualité).

Stade IV : - Liens / systèmes La fonction, à ce niveau, rempli un rôle

Intégration d’information inter- contributif majeur à la stratégie générale.
fonctions ; Reconnue, elle appartient au comité de
Contribution active à - Développement d’un Direction. Sa préoccupation essentielle,
la stratégie et partenariat s’exprimant à moyen et long terme, entre
management au fournisseurs ; autres par le partenariat avec certains
niveau filière - Performance : fournisseurs, est de contribuer au
professionnelle. contribution développement de la compétitivité de
stratégique ; l’entreprise.
- Choix structurels /
profils hommes.
Chapitre II : La procédure d’approvisionnement à
JACOB DELAFON Maroc

I­ Le service Achats :

1- Mission du service Achats

La fonction d’achat a pour raison de procurer à l’entreprise les produits dont elle a
besoin pour assurer sa continuité d’exploitation. Ces produits sont soit des produits
directs entrant dans la conception du produit fini soit des produits ou services indirects
nécessaires au fonctionnement et au développement de la firme et ce :

- en temps opportun ;

- selon les quantités visant à assurer la sécurité des approvisionnement, sans charger
la trésorerie par des stocks surabondants, tout en optimisant la fréquence des
commandes ;

- au prix le plus juste, tout en assurant entre la société et les fournisseurs des
relations durables de coopération .

2- Mission du responsable du service achats

La mission du service achats est confiée au responsable du service des achats.

Placé sous l’autorité du Directeur Administratif et Financier, ses principales
responsabilités sont :

- Etre en rapport avec les différents services de la société et représenter celle-ci

auprès des fournisseurs potentiels ;

- Satisfaire les besoins qui lui sont exprimés par les autres services de la société ;
pour ce faire, il s’assure, en particulier ; du bon fonctionnement de son service ;

- Rechercher, consulter et sélectionner les meilleurs fournisseurs sur le triple plan

qualité, prix, délai ; en hiérarchisant les priorités en collaboration avec les services
demandeurs ;

- Négocier avec les fournisseurs les conditions d’achat et d’approvisionnement ;

- Contrôler les fournisseurs et en particulier gérer les litiges éventuels ;

- Rédiger, émettre et suivre les commandes adressées aux fournisseurs jusqu’à la
réception finale et correcte ;

- Relancer les fournisseurs, si nécessaire, pour obtenir le respect des conditions

contractuelles ;

- Veiller au bon déroulement des opérations de frêt, transit et de dédouanement de

matières premières ou fournitures importées ;
- Veiller à l’établissement des engagements d’importation et à l’ouverture des
accréditifs ;

- Transmettre les factures des fournisseurs et les pièces justificatives à la

comptabilisation et règlement des factures.

3- Rôle du service achats

Souvent, il y a une confusion entre le rôle joué par le service achat et celui dévoué
au service demandeur. En effet dans certaines entreprises mal structurées c’est le
service même où le besoin est ressenti ( le service demandeur) qui s’occupe de ses
achats. Mais du moment que la fonction achat une frontière se manifeste entre le
service demandeur et la service achats.

Le service achats s’occupe principalement de :

- La gestion des Fournisseurs ( Consultation – Négociation – Sélection – Contrôle –

Litiges) ;

- La gestion administrative des approvisionnements (émission et suivi des

commandes, relance Fournisseurs, transport, assurance, importation,
documentation du paiement.

De sa part, le service demandeur se charge de la gestion opérationnelle des

approvisionnements ( tenue des stocks, définition des besoins, déclenchement et
émission des demandes d’achat, réception des fournitures et services).

II­ Procédure d’approvisionnement

La procédure d’achat adoptée à JACOB DELAFON Maroc peut être divisée en

quatre étapes correspondant chacune à l’un des différents stades de réalisation de
l’approvisionnement ; il s’agit de :

- le déclenchement des approvisionnements ;

- l’établissement de la commande ;
- la surveillance des commandes en cours ;
- le contrôle des réceptions de marchandises ;
1 - le déclenchement des approvisionnements

Préalablement à la demande, tout engagement de dépenses pour

approvisionnement (produits, services ou investissement) pour les besoins des services
usine, commerciaux ou administratifs doit faire l’objet d’une demande.

a- l’établissement de la demande d’achat

La demande d’achat est établie par le service demandeur en cinq exemplaires de
couleurs différentes :
- Blanc et jaune pour traitement et classement au service achat ;
- Bleu pour le service demandeur ;
- Rose pour magasin de pièces détachées, matières premières et autres ;
- Vert remis au service achats et destiné au service comptabilité avec la facture ;

Cette demande doit être remise au service achat suffisamment à l’avance pour que
l’approvisionnement se déroule dans les meilleures conditions de délais.

b- Objet de la demande d’achat :

Les articles faisant l’objet des demandes sont les suivants :

- Produits stockables ;
- Produits non stockables et services ;
- Produits ou services faisant l’objet de contrats avec les fournisseurs ;
- Produits ou services ne donnant pas lieu à une commande du service achats ;
- Des biens d’investissement ;

Le demandeur doit mentionner dans la demande d’achat toutes les références

permettant au responsable d’effectuer l’achat demandé. S’il s’agit d’un produit
nouveau la demande doit mentionner les spécifications techniques à respecter.
La demande d’achat doit mentionner : la quantité demandée ainsi que celle disponible
en stock et enfin la date (délai) de livraison et le degrés d’urgence.
La demande est soumise à l’approbation des signataires autorisés selon le service
demandeur.

c– Traitement de la demande d’achat :

A la réception de la demande, le responsable du service achats :

- inscrit la date de réception de la demande ;

- s’assure qu’elle a obtenu toutes les approbations nécessaires ;
- valorise de façon approximative les quantités ;
- renseigne dans les meilleurs délais le service demandeur sur la valeur
approximative de leur demande et la approximative de mise en disposition et
l’informe sur les retards de livraison possibles.
2 – L’établissement de la commande

La décision d’achat matérialisée en l’établissement et approbation de la demande

d’achat entraîne la commande de la part du service achat. Mais au préalable, il faut
choisir le fournisseur .

a – Choix du fournisseur :

Ce choix comporte quatre étapes :

- Consultation ;
- Sélection ;
- Négociation ;
- Estimation ;

 Consultation :

Les consultations sont décidées par l’acheteur : il peut ou non les déclencher à
chaque réapprovisionnement ; toutefois celles-ci deviennent indispensables s’il est
écoulé plus de six mois de la dernière consultation.

Cependant pour les consultations techniques, se sont les services compétents qui
prennent en charge ces dernières tout en tenant informé le service achats.
La consultation consiste en se renseigner sur les conditions de fourniture au niveau des
prix, délais et qualité. Ces consultations n’entraînent pas forcément un achat, elles
peuvent parfois avoir le simple but d’établir des devis pour les services demandeurs.

 La sélection :

A cette étape là, l’acheteur contrôle les termes et conditions des propositions des
fournisseurs, élimine les offres peu intéressantes, compare les offres sur la base des
prix et de l’avis technique des services spécialisés et choisi la source
d’approvisionnement présentant le plus d’avantages et le moins d’aléas.

 Négociation :

La négociation porte soit sur le prix, soit sur les caractéristiques techniques de ce
dernier ; dans le second cas, le service technique concerné doit assister le service
achats si l’acheteur n’est pas suffisamment qualifié.

Les offres des fournisseurs ainsi que toutes les informations qu’ils procurent sont
complètement confidentielles.

 Estimation :
 Il s’agit d’effectuer un jugement des fournisseurs sur la base du : prix, qualité et
service.

b– La commande :

Une fois le processus de choix du fournisseur terminé, l’acheteur peut lancer la

commande. Le bon de commande est alors établi.

Juridiquement, la commande est le contrat liant les deux parties ( client et

fournisseur) d’où l’importance de l’étape de passation de la commande.
En effet, il faut que le bon de commande exprime clairement les intentions des
deux parties pour ce il comprend les mentions suivantes :

- Numéro de la commande ;
- Code référence ;
- Désignation des marchandises ;
- Quantités à commander ;
- Unité retenue ;
- Prix unitaire – valeur totale ;
- Remises éventuelles ;
- Conditions de paiement ;
- Délai de livraison ;

Le bon de commande établi au service achats est produit en six exemplaires de

couleurs différentes :

- Blanc : adressé au fournisseur ;

- Jaune : classé au service achats dans le dossier commandes en cours ;
- Vert : envoyé à la comptabilité avec la facture, le bon de livraison et la copie de la
demande d’achat ;
- Bleu : retourné par le fournisseur comme accusé de réception ;
- Rose : destiné au service magasin ou service demandeur ;

Le bon de commande est soumis à l’approbation du responsable du service achat

qui doit en effectuer le suivi.

Le service achats doit procéder régulièrement à la relance des commandes en cours

afin d’obtenir leur exécution dans les délais convenu.

3 – Le contrôle des réceptions et apurement de l’opération

a – Contrôle des livraisons :

Les livraisons doivent faire l’objet d’un contrôle de qualité et de quantité. Ces
contrôles sont de la responsabilité du service demandeur ainsi que les méthodes
utilisées pour déterminer la conformité quantitative et qualitatives des produits et
services reçus.

En cas de marchandise non conformes doit refuser la réception et adresser au service

achats un dossier justifiant son refus.

b – Enregistrement des réceptions :

La réception consiste généralement en :

- La réception des arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;

- Signer les décharges ;
- Identifier et enregistrer les marchandises qui entrent ;
- En conformer les achats, le magasin, les services utilisateurs et le contrôle ;
- Mettre le plus rapidement possible les marchandises à disposition,

Ces réceptions sont enregistrées sur des bons de réception qui précisent :

- Numéro de commande ;
- Désignation et nature de la marchandise ;
- Nombre de colis et poids total ;
- Date de réception ;
- Transporteur ;
- Fournisseur ;

Ils sont reproduits en cinq exemplaires numérotés et de couleurs différentes :

- Blanc : service achats classé dans la commande ;

- Bleu : comptabilité générale ;
- Rose : comptabilité analytique ;
- Vert : service demandeur ;
- Jaune : reste au service magasin comme souche ;

Pour les prestations de services ne donnant pas lieu à un bon de réception le

réceptionnaire vise la facture.

c- Réclamations :

Lorsque la livraison est non conforme à la commande, la marchandise doit être

refusée par le réceptionnaire qui informera dans les plus brefs délais le service achats
pour qu’il prenne les dispositions nécessaires pour le retour de cette marchandise et
son remplacement éventuel.

En cas de différence de quantité (unité, poids, volume) ou en cas d’avarie de la

marchandise, les réserves nécessaires doivent être immédiatement formulées à la
réception et le service achats en être informé pour prendre des dispositions
sauvegardant ainsi les droits de la société auprès du transporteur, fournisseur et de la
compagnie d’assurance.

d – Apurement de l’opération :

 le service achats :

- Compare le bon de réception avec le bon de livraison.

- A la réception de la facture, il compare et vérifie le bon de commande, la facture et
le bon de réception.
- Transmet la facture et les justificatifs pour comptabilisation et règlement aux
services comptables après avoir apposé son visa sur la facture.

 Le service comptabilité :

- Procède à la comptabilisation des factures dès leur transmission par le service

achats ;
- Prévoit le règlement selon les modalités de paiement définies sur le bon de
commande ;
- Après approbation de la facture et ses justificatifs par les signataires habilités, il
émet le titre de paiement et appose son visa sur la facture.