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Auditachat 140116033913 Phpapp02
Auditachat 140116033913 Phpapp02
Introduction
I- Pourquoi laudit des achats
II- Le cycle achat
III- Laudit du cycle achat
IV- Etude de cas
Conclusion
Bibliographie / Wbographie
INTRODUCTION
systmes
performance,
de
mesure
dvelopper
apprcier le personnel.
pour
des
valuer
la
stratgies,
INTRODUCTION
Les directions gnrales attendent des achats une
contribution
la
cration
davantages
au
fonctionnement
de
toute
Rendre
les
actions
visibles
pour
mieux
Chapitre 1
Le processus dachat
Reconnaissance
et anticipation
des besoins
Evaluation des
performances
Recherche et analyse
des propositions
Des fournisseurs
Rglement
Ngociation et
choix du ou des
fournisseurs
Suivi de la
commande et de la
livraison
Le processus dachat
tablissement dun
plan dapprovisionnement
Le processus dachat
2- Recherche et analyse des propositions des
fournisseurs
Recherche des fournisseurs
Le processus dachat
Recueil et analyse des prpositions
Le processus dachat
3- ngociation et choix du fournisseur:
Le processus dachat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La commande
Passation de la commande
Suivi de la commande
(s'assurer que le fournisseur a renvoy l'accus de
rception, organiser une relance prventive,
relance fournisseur)
Le processus dachat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La livraison
Rception de la livraison
Contrle quantitatif
Contrle qualitatif
Le processus dachat
5- Le rglement
Le processus dachat
2-
3-
Laudit fournisseur
4-
5-
6-
Laudit du rglement
Recherche de lexhaustivit
La ralit
Lautorisation
Lenregistrement
laccord de la commande
lautorisation de rglement
Il
slectionne
des
bons
de
rception
et
sassure
de
Lenregistrement
Risque :
de procdures de planification :
Programmes de production.
Standards et nomenclatures des matires.
Procdures de gestion des stocks et processus de
dclenchement des demandes dachats.
Risques
identifier de manire
incomplte, inexacte ou
tardive,
les
besoins
prvisibles,
et
compromettre la slection
du meilleur fournisseur.
Le caractre incomplet
ou obsolte des outils de
prvision
manuels
ou
informatiss.
Linexactitude
ou
linadaptation
des
informations utilises dans
lidentification des besoins.
Le retard de collecte ou
de
transmission
des
informations
qui
3- LAUDIT FOURNISSEUR
L'audit
fournisseur
permet
une
organisation,
Labsence de risque
La qualit du partenariat
etc
Le respect du contrat
3- LAUDIT FOURNISSEUR
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de slection des fournisseurs
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde
fournisseur):
partie
(du
client
chez
son
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Sassurer du niveau de qualit des prestations des
fournisseurs
Choisir des critres:
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Outils de slection :
Le questionnaire daudit
cest le rsultat dune rflexion interne. Il conditionne
lapprobation ou non dun fournisseur et doit par
consquent tre particulirement tudi.
Ex :
Excellent = 3
Adquat = 2
Pauvre = 1
Totalement insatisfaisant = 0
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Outils daudit fournisseurs
La grille danalyse
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Ngociation
Les risques associs:
Obtention dune performance insuffisante qui engendre
des cots de revient trop levs
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Ngociation
Opration daudit :
Passation de la commande
Suivi de la commande
Rception de la commande
Risques
le
rceptionnaire,
Un circuit dinformation et
lutilisateur, le fournisseur, le de documents dfaillants.
personnel
rglement.
charg
du
La
mconnaissance
des
pratiques
commerciales
applicables la transaction.
Opration daudit
La qualit des contacts passs par lentreprise,
Lexistence de bons de commande appropris et
pr numrots,
Lutilisation systmatique de bons de commande
formaliss,
Le respect de dlais normaux entre la dcision
dachat et la passation de commande
Risques
Ignorer
ou
demande.
Ne pas ragir temps aux
incidents
survenir.
qui
peuvent
livraison
effectue
sparation
des
fonctions
De
administrativement
rception
non
diffrente
de
rellement
Opration daudit
Les rceptionnaires disposent des informations qui sont
ncessaires pour vrifier la conformit de la livraison;
Concevoir la procdure de rception ;
Les tests de qualit ;
fois
lanomalie
identifie,
le
dossier
de
6- LAUDIT DU RGLEMENT
Risques
pas
livraison accepte.
dfaillance
de
la
la documentation permettant
de
valider
demand.
le
rglement
6- LAUDIT DU RGLEMENT
Opration daudit
Un seul original de la facture du fournisseur circule
ds sa rception et quil est identifiable.
Une commande annule, ne peut tre rgle;
Les factures rgles sont identifies
ETUDE DE CAS
1 DESCRIPTION NARRATIVE
2 PHASE DE PRPARATION
3 PHASE DE RALISATION
4 PHASE DE CONCLUSION
1- la description narrative
1- la description narrative
les services intervenants dans le cycle achat
Service magasin:
Le magasin est divis en trois zones de stockage:
Le magasin eau pour le matriel eau assainissement
Le magasin lectricit pour le matriel lectricit
Un conomat pour les autres types de fournitures
1- la description narrative
Service gestion des fournisseurs:
1- la description narrative
Service trsorerie:
1- la description narrative
Service achat:
Le service achat a pour principale mission la satisfaction
de lensemble des besoins de lentreprise et ce dans
les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service
sefforce daccomplir les tches suivantes:
1/ Etude du march fournisseur
2/ Garantie de lapprovisionnement
3/ Contacts avec les fournisseurs
4/ Rapports la direction
5/ Information et conseil
2- la phase de prparation
A) lordre de mission
B) Le questionnaire de prise de
connaissance (QPC)
C) Grille danalyse des tches
D) Diagramme de circulation
E) Le plan dapproche
F) Le TFfA
G) Le rapport dorientation
H) Programme daudit
Phase de prparation
Amendis
Tanger, le 30
novembre 2008
Ordre de mission
Destinataire: le directeur de laudit interne
Copie pour information: le Responsable des achats
Objet : audit de la direction achat
La mission sera ralis par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et
superviss par monsieur Z chef de la mission.
Elle se droulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera
danalyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.
Cette mission aura lieu :
- A la division achat du sige social;
- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de
Tanger.
Le budget de la mission ne devra pas dpasser 150 000 DH.
Le rapport sera diffus en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx
Le Directeur Gnral
Phase de prparation
QPC
Phase de prparation
Phase de prparation
DC
Phase de prparation
Oprations lmentaires
Objectifs
Dclenchement de la
Les commandes sont faites en fonction
commande
des besoins de lentreprise, pour des
quantits optimales et par des
personnes autorises le faire
Acceptation et traitement Il faut garantir que:
des livraisons
Les dlais de livraison prvus sont
respects;
Les livraisons ne sont acceptes que si
elles correspondent une demande;
Les livraisons sont faites selon les
spcifications de la commande.
Enregistrement des
Le contrle interne doit garantir que:
dettes
Les dettes sont constates au fur et
mesure de la rception des fournitures
et des services;
La comptabilit est correctement
organise pour traiter ces oprations.
Paiement des factures
Les factures sont contrles avant
mise en paiement;
La mise en paiement est dment
autorise;
Phase de prparation
Phase de prparation
opinions
Domai Objectifs de
Indicateur P
commentaire
ne
contrle
consquen
s
s
F/
tudi
interne
ces
Pf
- Procdure
- Achats
dautorisati
correspondants on dachat F
des besoins
Modul rels de
- Procdure
Achats
e
lentreprise
de
pertinents
achat
vrification
- Les quantits des stocks
commandes existants
F
sont optimales au magasin
Les dossiers de
demandes
dachats sont
consults
avant
approbation
par le chef
dapprovisionn
ement et le
responsable au
sige
Phase de prparation
Domai
ne
tudi
Objectifs de
contrle
interne
-Respect des
dlais de
livraison
- Les livraisons
ne peuvent
Modul tre acceptes
e
que sils
achat correspondent
une
commande
-Les livraisons
sont faites
selon les
Indicateurs
-Procdure de
confrontation
BC/ BL
-Procdure de
ltablissemen
t du bon de
rception
manuel et bon
de rception
sur le systme
informatique
opinions
PF
consque
/P
nces
f
Risque de
pertes et
de
dtournem
f ent des
livraisons
au profit
du
magasinier
en cas
dabsence
f du
rceptionni
commentai
res
Les
insuffisances
de contrle
interne nont
pas t
compenses
par une
enqute de
moralit sur
les
rceptionnist
es et les
magasiniers.
Phase de prparation
opinions
Objectif
Domai
s de
Indicate
ne
contrl
PF/ consquence
urs
tudi
e
Pf s
interne
Procdur
e de
relance
Bonne
Modul
des
suivi des
e
fournisse f
rceptio
achat
urs en
ns
cas de
retard de
livraison
Relance des
fournisseurs
effectu par le
magasiner et
par fax ce qui
entraine des
retards de
livraisons et
des ruptures
de stocks
commentaires
Vice dans la
conception de la
procdure de suivi
de rception,
lintervention du
service achat
durant la
procdure de
rception savre
obligatoire
Phase de prparation
opinions
Domai
Objectifs de
Indicateu P
ne
consquen
contrle interne
rs
F/
tudi
ces
Pf
-Les factures sont
contrles avant
mise en
paiement;
Le
Procdure
paiement
Modul -La mise en
dautorisat
est autoris
e
paiement est
F
ion de
par le DAF ,
achat dment
paiement
le DAF
autorise;
Adjoint
-Les factures ne
sont pas payes
commenta
ires
Procdure
de
paiement
bien ficele
Phase de prparation
Phase de prparation
Rapport dorientation
Objectifs gnraux:
Phase de prparation
Rapport dorientation
Objectifs spcifiques:
Phase de prparation
Phase de prparation
Ensembles des tches plannin
accomplir
g
lieu
Prise de connaissance
01/03/0
8
----
Recensement des
procdures dachat
10/03/0
8
Service
achat
24/03/0
8
Visite du service gestion
26/03/0
fournisseurs et trsorerie
8
Elaboration du manuel de 03/04/0
procdures
8
Elaboration du diagramme 11/04/0
de circulation
8
Diagnostic du systme de
14/04/0
contrle et dtection des
Visite des magasins
outils
Observations sur le
terrain
Consultation de
documents
Observations sur le
terrain
Entretiens
Magasins
Entretiens
Sige
Entretiens
Service
achat
Service
achat
Services du
GAT
QCI
3-Phase de ralisation
1- Le questionnaire du contrle
interne
2- Le test de vrification des objectifs
du contrle interne
3- Les feuilles de rvlation et
danalyse des problmes
Phase de ralisation
Le questionnaire du
contrle
interne
Le questionnaire de contrle interne :
Objectif n 1: Organisation gnrale de lentreprise
Questions
Oui/Non
Non
Oui
Non
Oui
Observations
Sous effectif
au niveau de
plusieurs
services
Le questionnaire du
contrle interne
Oui/No
n
Non
Oui
Oui
Oui
Oui
Observations
Le magasinier
repre le stock
manuellement
Toutes les
demandes
dachats doivent
tre signes par le
chef du service
Le questionnaire du
contrle interne
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
- Au charg de la rception?
Non
Observations
A expiration du dlai
de livraison, le
magasinier envoie un
fax urgent au
fournisseur pour
rappel. Cette
opration devrait tre
effectu par le
service achat
Le questionnaire du
contrle interne
Objectif n4 : Suivi de la rception
Questions
Oui/Non
Observations
Non
Le magasin se
charge de la
rception des
fournitures
Oui
Toute rception
de marchandise
est effectue sur
la base du BC
correspondant
Oui
Oui
Oui
Oui
Le questionnaire du
contrle interne
Objectif n 5: Rapprochement entre rception et facturation
Questions
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Observations
Les factures sont
classes par
chance en
attente de
prparation des
tats de
prpaiement.
Le questionnaire du
contrle interne
Oui/No
n
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Observations
Le questionnaire du
contrle interne
Objectif n 7: Rgularit du paiement
Questions
1- Les paiements sont-ils justifis
par une facture accepte?
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
Observations
Lordre de virement nest
tabli par le responsable
quaprs validation de la
facture et son
enregistrement
Le questionnaire du
contrle interne
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Observations
Principe
Objectif
Vrification
Evaluati
on
service
pour vrifier lexhaustivit
me
approvisionnement
Les quantits
demandes
Les demandes sont
Principe
Objectif
Autorisatio
n
Le choix du
fournisseur est
approuv par la
personne
comptente
Enregistre
ment
Le choix est
matrialis sur les
fiches de suivi
2. Choix Exhaustivit
du
fournisse
ur
Optimisati
Le fichier des
fournisseurs est
complet:
Coordonnes;
Conditions
commerciales
Les fournisseurs
Vrification
Evaluati
on
3.
Lancement
de la
commande
Principe
Objectif
Autorisation
Toutes les
commandes sont
autorises
Vrification
Toutes les
commandes sont
enregistres
Toutes les
Toutes les commandes
commandes
Ralit
sont passes sur la base
correspondent des
des demandes dachat
demandes dachat
Toutes les
modifications sont
Toutes les modifications
Autorisation
autorises par les sont autorises par le chef
personnes
des approvisionnements
responsables
Existence dun
Le service achat ne se
Enregistreme
tableau de suivi des
charge pas du suivi des
nt
commandes
commandes
4. Suivi des
Les dlais de livraison ne
commandes
Les dlais de suivi
Optimisation
sont pas toujours
Enregistreme
nt
Evaluati
on
Conform
e
Conform
e
Non
confor
me
Non
confor
Etapes du
processus
Principe
Objectif
En cas dabsence de la
personne charge des
rceptions, le
magasinier remplie sa
fonction.
Les rceptions sont
toutes enregistres dans
Enregistre Toutes les rceptions
le logiciel BTP avant
ment
sont enregistres
dtre transmises la
comptabilit
Toutes les rceptions Les rceptions font
font lobjet dune
lobjet dune commande
Exhaustivi
commande pralable pralable et que les
t
et que les livraisons
livraisons ont t
ont t factures
factures
Le temps de la
On rencontre parfois des
Optimisati
rception est
cas de retard de
on
respect
livraison
Les donnes des
Les fournitures reues
lments rels sont
sont rapproches aux
Les rceptions sont
Autorisati valides par les
on
personnes habilites
pour ce fait
5. Rception
de la
commande
Vrification
Evaluati
on
Non
confor
me
Confor
me
Confor
me
Non
confor
me
6.
Enregistrem
ent des
factures
Principe
Objectif
Vrification
Les soldes de la
balance de chaque
Cohrence
fournisseur sont
entre balance
Enregistre
rapprochs du
fournisseur et
ment
solde collectif
compte collectif
fournisseur par le
fournisseur
service gestion
fournisseur
Labsence de suivi
Toutes les
de la squence
factures sont
Exhaustivit
numrique des
enregistres
factures peut
systmatiquem
causer des cas
ent
domission
Lors de larrive
des factures au
service gestion
Les lments
fournisseur, un
Evaluati
on
Conform
e
Non
conform
e
Principe
Objectif
Approbation des
Autorisatio
factures pour
n
bon payer
Enregistrement
Enregistre
et classement
ment
des factures
Tous les
paiements
7.
correspondent
rglement
Exhaustivit
une facture et
des factures
toutes les
factures sont
payes
Respect des
Optimisatio
Vrification
Evaluati
on
Les factures
originales
Conform
approuves et
e
enregistres portent
la mention BAP
Les factures sont
enregistres dans le
logiciel et classes
Conform
par chance en
e
attente du
rglement.
Les paiements ne
sont effectus que
sur la base de
factures dment
approuves
Tous les paiements
Conform
e
Conform
Phase de ralisation
FRAP n2
FRAP n5
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Problme:
Aucune formalisation des
procdures
Consquences:
-Non respect des procdures
-Contrle difficile
Constat:
La socit ne dispose pas dun
manuel de procdures
Causes:
- ngligence
- inconscience des responsables
quant limportance de
lenregistrement des procdures
Recommandations:
Lexistence dun manuel de
procdures permettrait de conserver
une trace crite de la reprsentation
des tches et des responsabilits et
permet dviter des pertes de temps
lors du changement de personnel
FRAP n2
FRAP n5
Problme:
Non respect du principe de
lexhaustivit
Constat:
La numrotation des demandes
dachat nest pas utilise pour
vrifier lexhaustivit de leur
enregistrement.
Causes:
Inconscience de lintrt de pr
numrotation
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Consquences:
- Risque de perte des demandes
- Risque de retard de traitement des
demandes
Recommandations:
Les numros des demandes
devraient tre utiliss pour sassurer
de leur traitement et lexhaustivit
de leur enregistrement.
FRAP n2
FRAP n5
Problme:
Mauvaise protection des stocks
Constat:
Le stock ne fait pas lobjet
daucune assurance.
Causes:
Les responsables ne sont pas
conscients de limportance des
assurances
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Consquences:
Possibilit de perte du stock ( incendie,
inondations..)
Recommandations:
-Assurer le stock existant au
magasin de lexploitation ainsi que
les autres dpts.
FRAP n2
FRAP n5
Problme:
Non respect du principe de
sparation des tches
Constat:
Le service achat ne se charge pas du suivi
des commandes.
Causes:
- la responsabilit du service achat
sachve aprs mission des bons de
commande
- le magasin soccupe de la relance des
fournisseurs en cas de retard de livraison.
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Consquences:
- retard dutilisation des fournitures
- rupture de stock
Recommandations:
Le service achats devrait soccuper
du suivi des commandes afin
dassurer une parfaite diffusion
dinformation
FRAP n2
FRAP n5
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Problme:
Aucune mise jour des
consignes dachat.
Consquences:
Achats pas forcment dans les
meilleurs conditions.
Constat:
- Les rfrencements ne sont
pas rgulirement actualiss
- Les modalits de rglement
ne sont pas, satisfaisantes.
Recommandations:
Dsignation dun responsable qui
soccupe de:
- Lactualisation des rfrencements
existants.
- Rfrencement de nouveaux
produits.
- Recherche de nouveaux
fournisseurs.
Causes:
Personnel insuffisant
Manque de temps
FRAP n2
FRAP n5
Problme:
Gestion inadquate des relances
fournisseurs
Constat:
La relance fournisseurs est faite
par fax
Causes:
La relance nest faite que si la
situation est urgente , et le fax
parait le moyen le plus rapide.
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Consquences:
Le fournisseur pourrait nier la rception
du document o la dite relance est
mentionne.
Recommandations:
Edition de lettres de relances pr
numrotes envoys aux
fournisseurs en cas de retard de
livraison
FRAP n2
FRAP n5
Problme:
Dfaillance du logiciel
Constat:
Le magasinier procde manuellement
pour la dtection des points de
commande en comparant la quantit
relle avec le stock minimum des
articles.
Causes:
Le logiciel ne permet pas un
dclenchement automatique de la
commande en cas de stock minimum
FRAP n3
FRAP n6
FRAP n4
FRAP n7
Consquences:
- risque domission ou derreur
- risque de rupture de stock
Recommandations:
Instauration dun nouveau logiciel
permettant un dclenchement
automatique des commandes
3-Phase de conclusion
1- Le rapport final
daudit
2- Le cahier des
recommandations
3- La lettre du prsident
1- Le rapport final
daudit
Il communique, aux responsables concerns pour action et la direction
pour information, les conclusions de laudit concernant la capacit de
lorganisation audite accomplir sa mission, en mettant laccent sur
les dysfonctionnements pour faire dvelopper des actions de progrs.
Le contenu :
Le programme d'audit;
la lettre de prsident;
Le cahier des
recommandations
Le cahier des
recommandations
DEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISES
Nous avons relev des erreurs d lutilisation
simultane de deux logiciels: un pour la gestion
des demandes dachat et lautre pour le
traitement des commandes et rception. Ceci
semble d un manque de coordination entre
agents utilisant ces deux logiciels..
Le cahier des
recommandations
CONSIGNES DACHAT
Les rfrencements ne sont pas actualiss dune
faon rgulire, ce qui entrane des achats peu
pertinents par rapport au besoin exprim.
Le cahier des
recommandations
MAUVAIS SUIVI DES COMMANDES
Le service achat ne se charge pas du suivi des
commandes, en effet sa responsabilit sachve
aprs mission des bons de commande, et cest le
magasin qui soccupe de la relance des fournisseurs
en cas de retard de livraison
Le cahier des
recommandations
3- La lettre du prsident
Monsieur le Directeur,
Conformment au programme du dpartement daudit
interne de la socit, nous avons procd lvaluation des
dispositifs du contrle interne du cycle achat fournisseurs entre le
01/03/2008 et 30/04/2008.
Notre valuation a comport toutes les vrifications que nous
avons considr ncessaires en la circonstance.
Sur la base de cette valuation on a pu dgager un
ensemble de points constituant la force du systme de contrle
mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests
dtaills ont t effectus pour toutes les fonctions releves, mais
aucune anomalie majeure na t dcele tant au niveau du
service achat quau niveau du service gestion fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destin informer, et tre
utilis, par le comit d'audit, la direction, et dautres structures
internes lentreprise.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous,
et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en uvre
des suggestions proposes.
Bibliographie &
Webographie
http://pagespersoorange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm
http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html
http://www.connaissance-network.com/formation-professionnellecontinue/formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf
http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf