Raliser un planning avec MS Project

Cette notice concerne la version 98 du logiciel

MS Project est une marque dpose de Microsoft Corporation.

Necessit du planning

1. Gnralits Tout projet doit tre planifi, quelque soit son importance, sa longueur ou sa complexit. La planification est un outil indispensable de management de projet. Elle permet de mieux dfinir les travaux raliser, de fixer des objectifs, de coordonner diverses actions, de matriser les moyens requis, de minimiser les risques rencontrs, enfin de mettre en place une stratgie de management, notamment en suivant les activits en cours et en rendant compte de l'tat d'avancement du projet. Il est en effet primordial de prvoir et de suivre de manire raliste les dlais, les ressources et les cots de conception et de fabrication du produit envisag. Planifier est un moyen essentiel de prise de dcisions pour le chef de projet. La planification est galement un facteur de communication entre les diffrents participants du projet. Elle permet alors de matriser les interfaces du projet. Planifier optimise ainsi les chances de russite du projet en amliorant la productivit grce une meilleure matrise de la qualit. Prcisons que cette note n'a pas pour objet de dtailler les instructions suivre pour parvenir au mieux la planification d'un projet, mais seulement d'apporter une aide mthodologique sur la faon de concevoir et de raliser un planning avec le support d'un logiciel. Cependant, il parat utile de rappeler quelques conseils.

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2. Dmarche La mthode de construction de planning adopte l'IN2P3 est trs proche de celle existant dans le domaine de l'industrie arospatiale et qui est dfinie par la RG Aro 00040. Elle consiste : FIxer les objectifs techniques atteindre Effectuer le dcoupage technique (PBS et WBS) ds la conception prliminaire du projet. Il s'agit de dcomposer de faon structure et prcise le projet en sous ensembles, de manire visualiser l'ensemble du projet. Il se fait par niveaux successifs jusqu' un degr optimum de dtail, afin d'viter les oublis, et de permettre la consolidation des informations. Le dcoupage produits, ou " Product Breakdown Structure " (P.B.S.) tablit l'arborescence des diffrents composants du projet . La dcomposition des produits est effectue par niveaux, selon un principe de " filiation " : pour tout produit de niveau " n ", doivent apparatre les produits le constituant un niveau " n + 1 ". Pour les produits logiciels, l'arborescence suit une loi de dcomposition

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fonctionnelle. Ce dcoupage hirarchis est le pralable oblig au dcoupage en tches. A partir de cette dcomposition initiale, un dcoupage en tches est labor, ou " Work Breakdown Structure " (W.B.S.), qui dresse l'inventaire et l'ordre de ralisation des tches, ou activits, ncessaires la ralisation des divers produits. Si le nombre de tches auquel on parvient est trop lev et par consquent si cela nuit la clart de la lecture du planning, on peut, une fois effectu ce dcoupage minutieux, rassembler diffrentes tches sous un mme terme et constituer ainsi des " work packages " ou lots de travaux. En dcoupant le projet en lments successifs depuis le haut de l'arborescence, il est possible d'identifier des lments de plus en plus simples, dont les cots, dlais et ressources deviennent plus faciles estimer. Drouls opratoires Il peut tre parfois utile d'tablir un droul opratoire (liste extrmement dtaille d'activits) pour certains produits, afin d'affiner la connaissance du lot de travaux correspondant. Dfinir les responsabilits grce la constitution d'une arborescence, ou "Organization Breakdown Structure " (OBS) qui attribue un domaine de comptence chacun des participants. Une fois dfini le dcoupage technique du projet, il est possible de commencer vritablement la planification du projet, en tablissant une logique de droulement entre les tches et entrant toutes les donnes ncessaires la conduite et la ralisation du projet. Noter d'abord que la planification d'un projet s'effectue partir de la date connue ou estime de dbut du projet. L'estimation de la dure des tches, des cots, du travail des ressources... permet ensuite de calculer la dure totale du projet et de parvenir une date de fin de projet souvent bien plus tardive par rapport la date escompte. Le planificateur doit alors estimer nouveau les donnes concernant le projet de faon fixer une date plus conforme aux impratifs du matre d'ouvrage. Estimer la dure des tches, c'est--dire le temps normalement ncessaire pour accomplir chacune des tches. La dure choisie doit tre la fois raliste et raisonnable. Donner des dlais trop courts entrane l'impossibilit de les respecter, tandis que des chances trop souples ne permettent pas l'optimisation du projet : il est en effet probable que les tches durent alors le temps prvu et que les dures ne soient pas revues. Fixer quand ncessaire la date laquelle certaines tches dbutent et/ou se terminent, afin de mieux rpartir et utiliser les ressources. Evaluer les ressources Dterminer une logique de droulement en constituant des liens entre les diffrentes tches. Par exemple la tche B ne peut dbuter que lorsque la tche A est termine Identifier les tches sur le chemin critique, savoir celles dont l'enchanement dfinit la dure totale du projet. Le chemin critique est celui dont la marge entre les tches est nulle. Chaque tche figurant sur le chemin critique est une tche critique. Si une tche critique est en retard, la date de fin de projet est aussi retarde. L'attention du chef de projet doit donc se porter galement sur les chemins " presque " critiques, c'est--dire ceux pour lesquels les marges entre les tches sont faibles, ce qui risque de retarder la fin du projet.

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Estimer le budget Une fois dfini le cot prvisionnel total du projet ( savoir le cot fixe et le cot variable, celui de la main d'oeuvre ) ou le cot prvisionnel de chaque produit, on peut effectuer la synthse des cots et des dlais. Grce au planning, l'tablissement dans le temps des dpenses lies la ralisation du projet permet d'tablir un courbe dite " Cot Budgt du Travail Prvu " (CBTP, ou plan de financement), courbe servant de rfrence pour le contrle de l'avancement du projet en cours d'excution. Cette courbe peut tre construite, non seulement pour les cots du projet, mais aussi pour chaque ressource, en particulier s'il s'agit des heures des quipes travaillant dans une journe par exemple. De la mme faon qu'il est possible de synthtiser les cots et dlais dans une courbe prvisionnelle en phase de planification de projet, on peut raliser la courbe du " Cot Rel du Travail Excut " (CRTE), correspondant aux cots rels des tches et la courbe du " Cot Budgt du Travail Excut " (CBTE). La diffrence entre CRTE et CBTE reprsente la drive en matire de cots, tandis que celle entre CBTE et CBTP dsigne le retard que prennent les dlais du projet : un CBTE infrieur un CBTP, un temps donn signifie que du retard est pris. Mettre le projet en rseau, c'est--dire ordonner sous forme de graphes logiques toutes les tches du projet. C'est ce que propose le logiciel une fois entres toutes les donnes ncessaires la fabrication du produit. La dmarche qui vient d'tre dcrite rassemble toutes les conditions et indications pralables qu'il est impratif de respecter pour construire un planning. Quant la prsentation du planning, elle diffre quelque peu selon la nature du projet (s'il s'agit d'une machine, d'une exprience, etc.). On peut en effet, prsenter un planning " PBS oriented " dans lequel le PBS est l'ossature du planning. Le PBS structure et conditionne alors le droulement du planning, puisque les produits figurent les uns la suite des autres (outillages/matriels/...). On peut aussi organiser un planning de faon plus " chronologique ", selon la logique de droulement du projet : les lments apparaissent au fur et mesure de leur ncessit et des besoins des quipes ( les outillages sont par exemple rpartis dans chaque lment du PBS, ou bien le planning prsente d'abord les tches ncessaires la ralisation d'un prototype, avant de mentionner celles qui sont utiles la fabrication des prsries puis des sries). Si l'ordre d'apparition des tches ne suit pas l'ordre de dcomposition du PBS, il n'en reste pas moins que ce type de planning est toujours construit d'aprs un dcoupage technique prcis et les numros de rfrence PBS peuvent tre indiqus, ainsi d'ailleurs que dans n'importe quel planning, afin d'en faciliter la lecture et la comprhension. Une autre mthode consiste tablir un planning " fonctionnel ", dans lequel les produits sont systmatiquement tudis fonction par fonction (Etude du produit 1, du produit 2, du produit 3..., puis Ralisation du produit 1,du produit 2, du produit 3..., ensuite Intgration du produit 1,du produit 2, du produit 3... Mais cette planification n'est pas adapte aux projets complexes conduits l'IN2P3.

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3. Planning de synthse et planning dtaill d'un projet Au dbut du projet, seuls quelques vnements cls peuvent tre mis en vidence et planifis. Ils apparaissent alors dans un planning de synthse du projet qui sert de rfrence au plus haut niveau : le Planning de synthse ou Master Schedule. Ce planning reflte l'exigence du matre d'ouvrage en termes de dates. Ensuite, un Planning dtaill, ou Detailed Schedule est tabli partir des dlais impartis aux tches et il est rare que ce planning soit conforme aux chances fixes prcdemment. Il est d'ailleurs ensuite possible d'laborer un nouveau planning de synthse partir du planning dtaill. Il est utile de travailler avec des plannings de plusieurs niveaux, chacun tant une consolidation du niveau infrieur. Ainsi, on peut raliser : * un planning rsum, l'usage du chef de projet, sur lequel ne figurent que les tches dont il veut contrler la ralisation * un planning par grande fonction ou grande phase du projet, commun tous les participants * un planning plus prcis dtaillant le travail que doit raliser une quipe dfinie, etc. Un planning est donc une vaste base de donnes, d'informations dont on peut faire de multiples tris, afin d'obtenir diverses " vues " du projet.

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Introduire un planning sur un logiciel

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1. Gnralits Noter que les plannings raliss l'IN2P3 le sont avec le logiciel MS Project (version 98). Par ailleurs, les projets, et par consquent les plannings, conduits l'Institut le sont dans le domaine de la Recherche et du Dveloppement. Si la plupart des conseils mthodologiques donns ci-aprs sont applicables tous les projets, certains en revanche concernent plus prcisment le domaine de la R & D. Planifier avec MS Project Qui dit projet, dit facteur d'incertitude. Or, dans MS Project, la vision probabiliste n'est pas prise en compte : il n'existe pas d'carts types entre les dures par exemple. Mais on peut concevoir 2 types d'estimations : 1 optimiste et 1 pessimiste. Choix du type de planning : PERT ou GANTT (menu Affichage) La Direction Technique de l'IN2P3 travaille de prfrence avec des diagrammes de GANTT (diagramme en barres), qui offrent une vue chronologique du projet, tandis que le PERT organise le projet sous forme de rseau. Prcisons que MS Project est un logiciel davantage adapt un diagramme de Gantt qu' un PERT. Avec un Gantt, comme avec un PERT, on visualise la plupart des informations ncessaires sur les tches : n, nom, dure, dbut et fin, liaisons et ressources. Sur un Gantt, le logiciel permet de masquer la barre de la tche si on le dsire (Informations sur la tche/Gnral). Toutefois, le diagramme Gantt devient plus difficile lire et manier lorsque le projet est long, la diffrence d'un rseau PERT, utile en outre pour vrifier les liaisons entre tches. En dpit de ce qui est communment admis, et bien que le choix de reprsentation graphique dpende du type de projet et de sa complexit, il est conseill de raliser d'abord un Gantt, avant de travailler sur un rseau PERT, le Gantt permettant de mieux ordonner les tches les unes la suite des autres. En revanche, le rseau PERT est utile pour vrifier la disposition des tches ; mais il n'est pas non plus dpourvu d'inconvnients (problmes d'impression, notamment quand le projet est long). Considrer qu'il existe 2 phases dans la gestion d'un planning : une phase prvisionnelle durant laquelle on ordonnance et on hirarchise les tches qui concourent la ralisation du projet, on prvoit et on value toutes les informations les concernant (dlais, ressources...prvisions d'autant meilleures qu'elles sont le plus juste possible), puis une seconde phase dite de " suivi " des activits, pendant laquelle on observe les dcalages ventuels qui peuvent survenir entre ce qui a t prvu et ce qui est effectivement ralis.

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2. Phase prvisionnelle Paramtrer Avant toute opration, il convient de paramtrer les options du logiciel : menu Outils/options. Dans ce cas prsent, 3 onglets sont importants :

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* l'onglet " prvisions " Il permet de choisir l'option qui configure le type des tches. Les tches exigent soit un temps dtermin (dure fixe), soit une quantit de ressources spcifiques (capacit fixe), soit un volume de travail dfini (Travail fixe). Dans le premier cas, la charge des ressources n'a pas d'incidence sur la dure de la tche, alors que dans le second cas, la charge affecte la ressource (plein temps, mi-temps...) dtermine la dure ; la tche est alors pilote par l'effort. Le choix de l'option est laiss la responsabilit de chaque planificateur et dpend de la faon d'envisager le planning, mais il est cependant conseill de travailler en dure fixe : on vite ainsi des allongements imprvus des dures de tches ! * l'onglet " affichage " Il permet de changer l'unit de compte : F pour Franc, option affiche par dfaut. Dans le cas d'un projet qui ne prendrait en compte que les cots de personnel , l'unit choisie peut tre l'homme x mois, sachant que l'unit de temps retenir est alors le jour et non plus l'heure (1 journe est gale 1/20 d'1 mois). * l'onglet " calendrier " Il permet de dterminer le nombre d'heures, de jours et de mois travaills dans l'anne. Il prend donc en compte les vacances. Entrer les tches 2 mthodes sont alors possibles, soit diviser les tches en tches rcapitulatives et en tches abaisses (subordonnes), soit dcouper le projet en sous projets distincts, ces deux possibilits permettant de ne pas confondre des tches de niveau diffrent. * La 1 re mthode permet une seule personne de contrler l'ensemble du projet et d'avoir une vue synthtique du dit projet. Les tches rcapitulatives correspondent par exemple un produit, un sous produit ou une fonction et les tches subordonnes correspondent chaque tche ncessaire la ralisation du produit ou du sous produit. On peut masquer les tches abaisses et ne garder que les tches rcapitulatives, ce qui est une faon de prsenter une version expurge du planning. Eviter aussi de lier entre elles les tches rcapitulatives : cela risque d'entraner des conflits ensuite entre les tches et par consquent d'tre une source de problmes. * Dans la seconde mthode, les sous projets sont entrs respectivement dans des fichiers diffrents, ce qui donne la possibilit de consulter alternativement les sous projets.Il sera montr plus loin comment consolider les diffrents sous projets les uns la suite des autres, c'est--dire comment regrouper tous les sous projets dans un seul et mme fichier. Entrer la dure des tches Par dfaut, la dure s'affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options). Noter aussi que MS Project calcule la dure en jours ouvrs : 1 semaine comprend 5 jours ouvrs, 1 mois 20 jours ouvrs en moyenne et 1 anne 10,5 mois ouvrs, soit 210 jours ouvrs. Toute tche dont la dure est zro est un jalon, un point de rfrence qui marque un vnement principal dans un projet et qui est utilis pour suivre son avancement. Noter que la dure inscrite ct d'une tche rcapitulative ne correspond pas la somme de toutes les dures des tches abaisses, mais la dure qui s'coule entre

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le dbut de la premire tche et la fin de la dernire.

Entrer des tches rptitives Il s'agit de saisir des tches qui se produisent de faon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Menu Insertion/Tche rptitive

Index WBS Code de la dcomposition structure du travail. Ce champ contient un code alphanumrique qui peut tre utilis pour reprsenter la position de la tche dans la structure hirarchique du projet. L'index WBS par dfaut est le numro de plan de la tche. L'index WBS se trouve dans le menu Insertion/Informations sur la tche/onglet Confirm.

Article de menu : Informations sur la tche ( Menu Projet ou bouton droit de la souris) * Les prdcesseurs ou liaisons entre tches Pour des raisons de logique de droulement du planning, il est ncessaire que chaque tche soit lie une autre, mais tout en vitant que les liens ne soient trop nombreux. Tout dpend de la logique de droulement adopte, mais les tches peuvent tre disposes les unes la suite des autres (liens Fin/Dbut ou Dbut/Fin), en parallle (liens Dbut/Dbut) si elle dbutent la mme date ou encore se terminer en mme temps (liens Fin/Fin). On peut aussi dterminer du retard ou de l'avance entre les tches . Dans MS Project, la seule option retenue tant celle qui dtermine du retard, l'avance est de ce fait un retard ngatif. Pour lier une tche une prcdente avec du retard, il existe 2 possibilits : soit une liaison Fin/Dbut avec de l'avance, soit une liaison Dbut/Dbut avec du retard . Il faut cependant prciser que dans le 1er cas, si la dure de la tche 1 augmente, le dbut de la tche 2 se dcale d'autant, ce qui ne se produit pas lors d'une liaison Dbut/Dbut avec du retard. Reste que les types de liaisons sont toujours choisis en fonction de la logique relle de droulement des tches. D'autre part, pour des raisons de commodit de lecture, il est prfrable que dans un Gantt les flches soient dessines vers le bas (cf. Supra). Il peut arriver parfois que des flches remontent lorsque certains plannings suivent une arborescence PBS impose avec un ordre de dcomposition numrot, mais il est alors ncessaire de retravailler le planning de faon ne conserver que des flches descendantes. * L'onglet " confirm " Il propose les diverses contraintes existantes sur les tches. Utiliser principalement les contraintes suivantes : " ds que possible ", " dbut/fin au plus tt le " au lieu de " doit commencer/doit finir le ". Ces dernires, en fixant des dates inamovibles, bloquent l'avancement du planning, ce qu'il faut par dessus tout viter. * L'onglet " remarques " Il est important de " documenter " un planning en lui apportant le plus d'annotations utiles. Echelle de temps Par dfaut, le dcoupage principal se fait en semaines et le dcoupage secondaire en

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jours. Mais il est possible de modifier ce paramtre dans le menu Format/Echelle de temps. Ce mme menu offre galement quelques propositions de mise en page utiles vues les difficults d'impression de MS Project. Sinon, on peut directement utiliser le zoom de la barre d'outil pour augmenter ou diminuer l'chelle. Calendrier * Le menu Outils/Modifier le temps de travail permet de constituer un calendrier de base indiquant les priodes ouvres et chmes de toutes les ressources affectes au projet. Chaque ressource peut par ailleurs disposer d'un calendrier pour spcifier les exceptions qui lui sont propres, telles que des vacances, des jours ouvrs ou des horaires diffrents ; il faut alors que les tches auxquelles sont affectes les ressources concernes soient configures en " capacit fixe " (mais attention aux effets imprvus dj mentionns). * Il est possible de fractionner une tche pour indiquer les priodes durant lesquelles aucun travail n'est effectu. On peut fractionner une tche aussi souvent que ncessaire et crer des intervalles de toute taille. Pour ce faire, cliquer sur l'icne " fractionner la tche " puis dplacer le curseur sur la barre de la tche et cliquer l'endroit o l'on souhaite fractionner. Le fractionnement est supprim en faisant glisser la partie fractionne de la barre jusqu' la partie prcdente : l'intervalle est alors annul.

Ressources Affectation des ressources : Inscrire le nom de la ressource La mention du nom se fait dans l'article de menu " informations sur la tche " ou directement dans le tableau des ressources (Menu Affichage). Inscrire la charge : se fait dans l'article de menu " informations sur la tche ". Lorsque la ressource est affecte plein temps (100 % de son temps), par dfaut le logiciel n'affiche pas le temps de travail cte de la barre de la tche. En revanche pour tout autre temps de travail (mi temps-0,5-tiers de temps -0,3-etc.), le logiciel mentionne la charge de la ressource. Le Tableau des ressources donne l'ensemble des informations relatives chaque ressource, le tout s'inscrivant dans un format ayant l'apparence d'une feuille de calcul. L'affichage combin du Tableau des ressources et de la Table entre, que le logiciel dsigne par dfaut, permet de visualiser le nom de la ressource, le groupe auquel elle appartient ventuellement, sa capacit, mais aussi le " cot standard " (cot horaire), le " cot de l'heure supplmentaire " ou celui de " l'utilisation de la ressource " (location d'un matriel au forfait par exemple...) Un autre affichage trs utile, Tableau des ressources/Table cots regroupe quant lui toutes les informations sur le cot des ressources du projet (cot planifi, cot rel, cot total...) Le menu Affichage/Utilisation des ressources Il s'agit d'un affichage par ressource. En effet, les ressources sont numres, avec les tches qui leur sont affectes, et le calendrier de travail de chaque ressource figurant en lieu et place des barres de Gantt.Le cot de chaque ressource (cf. Affichage combin du Tableau des ressources et de la Table cot) est galement indiqu (dplacer la barre d'intersection) Le menu Affichage/Utilisation des tches Il s'agit d'un affichage par tche. Les tches sont avec les ressources qui leur sont affectes et le calendrier de travail de ces ressources figurant en lieu et place des barres de Gantt.

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La surcharge des ressources Une ressource peut tre affecte plusieurs tches qui se droulent en parallle. Si un moment donn, la somme des affectations dpasse le nombre d'units de la ressource, le programme dtecte une sur-utilisation des ressources. La ressource en surcharge est alors inscrite en rouge dans le Tableau des ressources et dans l'Utilisation des ressources. De mme le Graphe des ressources, (menu Affichage), donne la possibilit de dterminer avec prcision la surcharge de la ressource. En effet, le graphe des ressources prsente sous forme graphique la rpartition du temps de travail des ressources sur une priode donne. En utilisant cet article de menu, on visualise le taux d'utilisation et de sur-utilisation de chaque ressource. Mais attention, il faut vrifier la surcharge indique par le graphe des ressources en fonction de l'chelle de temps adopte. En effet, plus l'chelle est petite et plus les chances de surcharge sont nombreuses, car le logiciel ne tient compte que d'une surcharge occasionnelle pour annoncer une sur-utilisation. A l'inverse, si on agrandit l'chelle (semaines/jours), on peut constater que la ressource quilibre sa charge de travail durant le mois. Face une sur-utilisation des ressources, il convient imprativement de rsoudre ces conflits grce un audit des ressources. Pusieurs solutions peuvent tre envisages, soit manuelle, soit informatique. Tout dpend des contraintes fixes au dpart en vue de la ralisation du projet et de la marge de manoeuvre dont on dispose pour modifier tel ou tel point. Manuellement, il est possible : . d'accrotre la capacit de la ressource concerne . de rengocier les liens entre les tches (mise en squence de tches initialement en parallle) . de dplacer les tches l'intrieur des marges disponibles Les options MS Project permettent par ailleurs plusieurs possibilits : Outils/Audit des ressources . auditer le projet en entier ou partiellement . auditer en respectant ou non la marge disponible . dterminer l'ordre de l'audit Dans cette dernire optique, le logiciel offre la possibilit d'indiquer un ordre de priorit aux tches, priorits prcisant la faon dont une tche sera retarde durant un audit de ressources : menu Projet/Informations sur la tche/onglet Gnral. Par dfaut la priorit est dite " moyenne ", mais plusieurs options existent, parmi lesquelles : " ne pas effectuer d'audit ", " priorit la plus haute " ou " priorit la plus basse ". Les tches auxquelles la priorit " La plus basse " a t affecte sont retardes en premier. Affectation de plusieurs ressources diffrents projets Cf. Infra. Cots

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* Le cot total d'une tche comprend : les cots fixes + le cot standard par ressource x par le nombre d'heures de chaque ressource + le cot par utilisation x par le nombre d'utilisations. * Le menu Affichage/Table cots dresse une liste d'informations concernant le cot des tches du projet. Ces mmes donnes se retrouvent dans le " rapport du budget " (menu Affichage/Rapports), avec en outre le montant total calcul. Ces informations, s'inscrivant dans un format ayant l'apparence d'une feuille de calcul, sont les suivantes : . la colonne cot fixe calcule le cot de ce qui reste constant, indpendamment de la dure de la tche ou du travail excut par une ressource (achat d'quipement, approvisionnement des composants ...) . la colonne cot total planifi calcule le total des cots initialement prvus pour le budget . la colonne variation de cot indique la diffrence entre le cot planifi de la ressource et le cot actuellement prvu. Si la valeur est ngative, le cot de la ressource est infrieur au montant planifi ; si elle est positive, le cot dpasse le budget . la colonne cot rel calcule la somme des cots encourus date pour le travail dj effectu par une ressource . la colonne cot restant affiche le cot total du travail restant effectuer date par cette ressource dans tous les projets ouverts. Menus utiles * Dans le menu Affichage . Possibilit de demander " plus d'affichages " et de choisir parmi les propositions dtailles et complmentaires relatives des tches, des ressources, au Gantt (Gantt relatif aux marges...)...ou crer des affichages supplmentaires que MS Project ne propose pas. Les affichages " fiche dtaille de la tche " (fiche ncessaire lorsque l'on fait du suivi et que l'on travaille avec 2 fentres sur l'cran, 1fentre Gantt et 1 fentre fiche dtaille de la tche), le " tableau des tches " rcapitulatif des informations sur une tche " sont parmi les plus usits. . Possibilit de crer ou de modifier de nouvelles tables . Possibilit de consulter et de personnaliser des rapports (documents crits regroupant des informations tche par tche). Mais attention, ces rapports sont ordonns suivant les cots dgressifs et non suivant l'ordre de numrotation des tches. Les rapports les plus communment dits concernent les cots et les activits en cours. * Le menu Format Il permet de modifier la prsentation du planning : . modification du style de la barre (c'est--dire changement de la forme de la barre, ainsi que du texte qui apparat sur le planning de Gantt) . modification du style du texte

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. modification de la disposition des flches sur un Gantt ou des cases sur un PERT. *Dans le menu Outils se servir des tris et des filtres. Pour imprimer * dans le menu Fichier, utiliser tous les onglets de la mise en page * impression des remarques : Fichier/Mise en page/onglet Affichage * ne pas oublier la possibilit de modifier l'chelle de temps (Format/Echelle de temps) * indiquer la date de dbut du projet, voire une date encore antrieure (Fichier/Imprimer/date) afin que la barre correspondant la dure de la tche apparaissent compltement sur le papier. Parfois, il est conseill, pour tenter de pallier ces problmes d'impression, de commencer le planning par une date jalon intitule par exemple " lancement du projet ". * De mme, on peut mentionner une " fin de projet " l'issue du planning, afin de centrer correctement sur toutes les feuilles les barres des tches. Templates (ou modles) Il est possible de se constituer un fichier type de projet, servant par la suite de modle l'laboration des plannings ultrieurs. Cette mthode est recommande lorsque l'on travaille sur des projets utilisant des tches semblables, le mme calendrier, les mmes ressources ou encore faisant appel une prsentation identique. Les plannings copient ainsi une structure standard qui a t initialement dtermine. Le modle peut donc faire conomiser beaucoup de temps au planificateur, dont le travail n'en devient que plus efficace et rigoureux. Elaboration d'un modle : . constituer le fichier MS Project avec les critres souhaits (champs, largeur colonnes...) . choisir ensuite Fichier/Enregistrer sous . entrer un nom pour le modle dans la zone " Nom de fichier ". . slectionner " Modle (*.MPT) " dans la zone " Type de fichier " . enregistrer dans Winproj /Biblio. Attention : veiller paramtrer les options avant d'enregistrer le modle. Pour se rfrer ce modle : . rechercher le modle dans Winproj/Biblio . construire le nouveau planning . choisir Fichier/Enregistrer sous . entrer le nom de ce planning dans la zone " nom de fichier " . slectionner " Projet (*MPP) " dans la zone " type de fichier " . enregistrer dans le dossier souhait.

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3. Suivi du projet

La cration de prvisions ne reprsente que la premire tape de la planification d'un projet. Une fois ces prvisions tablies, on se trouve dans le cadre d'une planification initiale, c'est--dire dans un plan d'origine utilis ensuite pour suivre l'avancement du projet. La planification initiale comprend les dates de dbut et de fin des tches, ainsi qu'un certain nombre d'informations relatives aux cots et aux ressources. Elle fournit une base de comparaison des cots, du travail et des dates planifies lors du suivi de l'avancement du projet. Notons qu'une fois enregistre, il est impossible d'intervenir sur elle. En comparant les informations figurant dans la planification initiale aux informations en cours, le Chef de projet suit l'avancement du projet et s'assure que les tches dbutent et s'achvent aux dates prvues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les cots ne dpassent pas le budget. Il peut ventuellement constater des dcalages par rapport la planification initiale. L'ensemble de ces donnes doivent tre mises jour rgulirement et aussi souvent qu'il est ncessaire. Cration d'une planification initiale . Mettre jour le projet : Menu Projet/Informations sur le Projet/inscrire la date de dbut du projet . Enregistrer les prvisions en crant une " planification initiale " : Outil/Suivi/Enregistrer la planification initiale . Modifier les donnes : il est alors commode de travailler avec 2 fentres, un Gantt et la " Fiche dtaille de la tche " (menu Affichage/Plus d'affichages). Une autre mthode consiste intervenir directement sur la tche avec l'icne " Mise jour des tches " dans la barre d'outil " Suivi ". On peut ainsi dcaler les dates de dbut et/ou de fin des tches, entrer le pourcentage d'avancement d'une tche. Dans ce dernier cas, la barre se noircit automatiquement en fonction du pourcentage d'avancement de la tche, mais l'opration peut aussi se raliser manuellement en dplaant le curseur de la souris. Si l'on veut modifier la date de dbut d'une tche dj commence, il faut imprativement " dnoircir " la barre, sinon la modification n'est prise en compte qu' partir de l'instant o elle est effectue. Le logiciel considre en effet que le " noircissement " d'une barre correspond ce qui a t rellement fait et ce rel, (appartenant au pass), ne peut tre modifi. Prciser cependant que la fentre "Fiche dtaille de la tche " permet de travailler avec les diffrents nivaux de planification : le " planifi " (planification initiale), le " en cours " (dates des tches prvues l'instant " T " du suivi) et le " rel " qui est toujours " non connu " tant que l'on reste dans un niveau de planification temporaire. * Affichage sur le Gantt des 2 plannings, le prvisionnel et le suivi : Barre d'outils/Assistant. En gris, figurent les barres correspondant la dure initialement prvue pour les tches et en bleu les barres correspondant aux tches en cours de ralisation. * Afin de visualiser l'tat d'avancement du projet, il est possible d'afficher une courbe d'avancement sur le diagramme de Gantt :

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Menu Outils/Suivi/Courbes d'avancement, onglet " Dates et intervalles ". Activer la case cocher " Toujours afficher la courbe d'avancement courante ". On peut alors indiquer l'avancement soit " la date de l'tat du projet ", soit " la date actuelle ". Apparat ainsi un graphe dont les pics pointant vers la gauche reprsentent les travaux en retard et les pics pointant vers la droite les travaux en avance sur les prvisions. La distance entre chaque pic et la verticale indique l'importance de l'avance ou du retard de la tche la date d'avancement. Plusieurs courbes d'avancement peuvent tre indiques pour diffrentes dates et leur aspect peut galement tre modifi. Planification temporaire Le projet n'ayant pas encore abouti, le planning que l'on est en train de suivre s'apparente une planification temporaire. Les planifications temporaires enregistrent des instantans du projet afin de pouvoir les comparer ultrieurement avec les prvisions en cours, une planification initiale ou une autre planification temporaire. Il est possible de sauvegarder cette planification et de raliser un nouveau suivi : Outils/Suivi/Mettre jour la planification initiale/Enregistrer la planification temporaire/copie " dbut planifi - fin planifi " dans " dbut 10 - fin 10 " (on place en fait le premier niveau de planification temporaire dans le dernier " tiroir " d'enregistrement prvu par le logiciel). Noter que MS Project enregistre jusqu' 10 niveaux de planification temporaires. * Le suivi des cots et des heures de travail Un suivi plus affin du planning permet encore de comparer les cots du projet, ainsi que les heures de travail accomplies par chaque ressource. * Les liaisons Les liens Fin/Dbut avec de l'avance bloquent l'avancement des tches lorsque l'on suit un planning. Il vaut donc mieux utiliser des liens Dbut/Dbut avec du retard. Auquel cas, si la premire tche prend du retard, le dbut de la seconde tche n'est pas dcal pour autant. D'autre part, tout changement de date pour une tche ne modifie pas automatiquement le nombre de jours de retard ou d'avance prvue dans la planification initiale. Il faut donc veiller ne pas abuser de ce type de liaisons, logiques lorsqu'on ralise un planning prvisionnel, mais susceptible parfois de bloquer l'avancement du planning lorsqu'on fait du suivi. Variations La mise jour rgulire des prvisions donne l'occasion de comparer la planification initiale l'avancement en cours et d'identifier par consquent des variations. Celles-ci mettent en lumire les aspects du projet qui ne se droulent pas comme prvu. On peut tenter de rsoudre les variations en accommodant les diffrences entre les valuations d'origine et l'avancement rel : * augmenter la dure des tches * augmenter la disponibilit des ressources * revoir les relations entre les tches, les ressources * affecter des heures/homme supplmentaires

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* supprimer ou combiner certaines tches * prolonger les dates de fin respecter * ajuster le budget.

Dbut paragraphe

Dbut recommandation

3.Consolidation de plusieurs projets

Consolidation MS Project prvoit la possibilit de consolider, c'est--dire d'insrer l'intrieur d'un projet des projets distincts, inscrits sparment dans des fichiers, et ce n'importe quel niveau hirarchique. Un seul et unique fichier de projet est ainsi constitu. A noter que la consolidation prend en compte la consolidation des ressources. . Dterminer la ligne de tche au-dessus de laquelle le projet souhait doit tre insr . Menu Insertion/Projet . Ouvrir le dossier contenant le fichier de projet insrer et slectionner le fichier souhait . Modifier les options d'insertion de projet proposes Si le projet insr n'est pas li son projet source, dsactiver la case cocher " Lier au projet ". Cette option est active par dfaut Si les changements apports au projet insr ne sont pas rpercuts dans le projet source, activez la case cocher " Lecture seule ". Cette option est dsactive par dfaut Si les tches du projet insr sont affiches dans le projet consolid, dsactiver la case cocher " Masquer les tches subordonnes ". Cette option est active par dfaut . On peut aussi masquer ou afficher les tches aprs avoir insr le projet . Cliquer sur le projet insrer Liaisons entre tches l'intrieur d'un projet consolid . Soit un projet B insr au sein d'un projet A . Slectionner la tche du projet A que l'on veut lier et slectionner le champ contenant la date de dbut ou la date de fin lier . Edition Copier . Slectionner la tche du projet B qui est destine tre lie la tche du projet A . Slectionner la zone destinataire de la date de dbut ou de la date de fin . Edition Collage spcial . Choisir l'option " Coller avec liaison " pour lier les informations

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Partage de ressources entre plusieurs projets externes ou plusieurs fichiers projets Cette opration consiste affecter des ressources communes des projets diffrents, mais appartenant nanmoins au mme dossier. . Pour des raisons de commodit, il est en effet recommand de se constituer un fichier de ressources (un " pool " ressources), avant d'tablir les plannings des projets. . Ouvrir un nouveau fichier et entrer toutes les informations sur les ressources dans le Tableau des ressources . Slectionner un projet /Outils/Ressources/Partager les ressources et choisir la rubrique " utiliser les ressources" (du fichier " Pool ressources ") . Ainsi, tous les projets d'un mme dossier peuvent partager des ressources communes.

Dbut paragraphe

Dbut recommandation

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