Guide Dorganisation Des Sminaires Au profit des associations

Boite outils
Bonne gouvernance Gestion du temps Programmation Performance Efficacit

Ismail El-Khawa Cadre Associatif

On ne peut pas pratiquer une action bnvole sans un support professionnel, ou une activit professionnelle sans un esprit bnvole.

Edition 2009

Remerciements
Un grand merci tous ceux qui ont gnreusement accepts de moffrir une partie de leurs temps pour me dcrire leurs expriences en matire dorganisation de sminaire et dchanges de connaissances. UN merci spcial mes collgues de lAssociation Marocaine pour lducation de la jeunesse AMEJ Section de Sal. Avant de se lancer, Je prfre commencer ce guide avec cette citation, que je la considre comme un devis de laction Associative, et une rgle dor et une manire de raliser les activits communes : Ce que vous faites pour moi ; sans moi, vous le faites contre moi Mahatma Gandhi

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Table des Matires

Introduction : Le chapitre 1: la conception : . 1.1. Identifier les besoins des participants :. 1.1.1. Techniques dvaluation des besoins :... Ltude de documents :.. Lobservation :... Linterview (ou entretien ) : ..... Le Focus groupe : . Le questionnaire : . 1.1.2. Collecte et analyse des donnes :.. 1.1.3. Identification et choix des donnes : Dfinition de problmatique : 1.1.4. Analyser les objectifs :.. 1.1.5. Le choix des participants :. 1.1.6. Elaborer le programme : .. 1.1.7. Fiche technique de sminaire : 1.2. Etudier la faisabilit du sminaire : 1.2.1. LEchancier :.. 1.2.2. Le planning prvisionnel :. 1.2.3. Le budget prvision: Le chapitre 2 : la programmation :. 2.1. Constituer lquipe oprationnelle :. Etablir un tableau de bord : .. 2.2. Lorganisation prparatoire de sminaire :... Le chapitre 3 : la ralisation :.. 1. Le coordinateur de sminaire :.. 2. Le comit daccueil :. 3. Le comit logistique : 4. Intervenant ; .. 5. Rapporteur :...... 6. Animateur ; ... 7. Les participants : Le chapitre 4 : Evaluations et rapports finaux : . 1. Evaluation de sminaire ; 2. La rdaction des rapports finaux ; Conclusion :. Sommaire des Schmas et des Tableaux :... Bibliographie : Annexe :.......
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Introduction :
Dans ces dernires annes, laction associative au Maroc a connus une volution progressive au domaine de dveloppement et le social, qui a permis dacqurir une certaine norme de gouvernance au niveau de savoir faire, et defficience et defficacit dans leurs projets. Et dans la majorit des projets de dveloppement, nous trouverons lorganisation des sminaires constitue lun des moyens le plus frquentent qui permettras aux associations et aux autres organismes de la socit civile de raliser leurs objectifs, puisquelles atteindront une population cible dans la diffusion de ses principales activits et notamment celles relatives des campagnes de la sensibilisation et de la mobilisation. A une premire rflexion ; Nous pouvons dfinir le sminaire comme un cadre de travail qui a un but pdagogique ; destin lapprentissage et la mise en pratique des nouveauts1. Le sminaire se caractrise essentiellement par le fait quil vise intensifier les comptences, puisque Les participants sy inscrivent dans un but formateur, Cest dailleurs la raison pour laquelle un sminaire ne peut accueillir quun nombre limit de personnes. Selon cette dfinition le sminaire est un espace ; ou on partage des opinions et/ou dinformation structur entre diffrents acteurs - organismes, populations, sur une problmatique vcue et qui constitue pour eux un obstacle leurs vie quotidienne ou professionnelle et dune autre faon ; le sminaire est un cadre organisationnel qui sert de partager les ides et les dbattre selon un programme bien tablis. Mais la question qui se pose toujours chez les associations avec ses diffrence exprience et comptence, Est ce quil y a une dmarche pdagogique et mthodologique qui peut les aides lorganisation de leurs sminaires ? Auparavant les sminaires taient organiss dune faon alatoire ou organis selon lexprience et la comptence de chacun, pour avoir la prsentation et le bon positionnement de lassociation dans son environnement, maintenant
Gerard Westhoff, Alex Drougas : Mthodologie et organisation de sminaires, dateliers et de confrences ; Centre europen pour les langues vivantes ; le lien : http://www.ecml.at/documents/pub142F2002.pdf
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organiser un sminaire a veut dire satisfaire un besoin rel, lanalyser, tablir des objectifs et un planning prvisionnel, chercher de financement ; cest tout un cheminement suivre. Donc lorganisation dun sminaire demande beaucoup dinvestissement ; doffrir un contenu de qualit qui rpond aux besoins des participants et qui reflte la gravit de la problmatique , et dans une structure organisationnelle qui se compose des salaris que des bnvoles, que parfois les comptences ne sont pas les mmes,et que la ralisation de ce sminaire demeure la principale proccupation, il ncessite avoir une quipe homogne qualifie et oprationnelle renforcs avec une procdures de gestion et dintervention unifi. Et Dans le but de permettre aux organisateurs de consacrer plus de temps llaboration du contenu de sminaire plutt qu sa structure, le prsent document propose un ensemble de dmarches effectuer qui facilitera leur organisation de sminaire. Il peut tre utilis autant pour des vnements de grande importance que pour des vnements de moindre envergure, telles des confrences, ou tables rondes ; donc chacun dy puiser ce quil trouve pertinent pour son organisation. Lobjectif de ce guide : 1. Au niveau pratique : que les associations devaient de faon gnrale approfondir leurs savoir-faire en matire dorganisation des contenus de sminaires et les mthodes pratiques. 2. Au niveau thorique : tenter dentreprendre une recherche qui puisse apporter de nouvelles contributions la thorie de lorganisation des contenus et de la diffusion. Du ct de la bibliographie, nous avons trouv peu de source portant sur le sujet dorganisation de sminaire, mais nous nous sommes penchs sur dautre ouvrages qui nous ont aid dans notre laboration de ce guide, Parmi celles-ci, qui portent explicitement sur le montage et gestion de projet au niveau de forme -, et celles de piloter de projet de formation au niveau de contenu. Nous avons consult des documents de rfrence de quelque organismes pour profiter de leurs expriences dans lorganisation de sminaire et pour avoir une ide sur la ralit pratique : Carrefour Associatif, AMSED, Enda Maghreb, AMEJ Sal. Le guide est conu lusage des associations. Il suit un enchanement rpondant aux diffrentes phases dorganisation de sminaire qui dbute par la conception. Ce guide doit tre dvelopp un plan de travail qui puisse tre ralis et valu. (Voir le schma 1)

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Conception

Evaluation

Suivi

Programmation

Ralisation

Schma 1: Cycle de vie dun sminaire

La forme masculine utilise dans le prsent guide dsigne, lorsquil y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes.

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Le chapitre 1 : La phase de la conception :

Cette phase consiste dterminer les objectifs du sminaire partir des besoins des participants. Nous allons analyser la situation existante pour dgager une vision de la situation dsire, slectionner ensuite lobjectif et les rsultats attendus du sminaire et les moyens ncessaires pour les raliser1.

Dans cette phase de la conception du sminaire, on doit rpondre aux questions suivantes : Quel est lobjectif du sminaire ? Qui sont les participants de ce sminaire ? Quel est le savoir et linformation acquis par les participants ? En quoi le sminaire peut tre un outil pour raliser lobjectif ? Qui va animer le sminaire et quelle est la dure ? Quels sont les ressources financires ncessaires partenaires- et le budget? Quels sont les mcanismes de suivi et de contrle de la ralisation de sminaire ? Comment va-t-on valuer le sminaire ?

La ralisation de cette phase va se drouler en deux tapes essentielles :

o Identifier les besoins des participants et de lassociation o Etudier la faisabilit du sminaire

Dominique Beau : La boite outils du formateur ; ditions dorganisation, cinquime dition, deuxime tirage, 2006, France.

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Fiche technique de Sminaire

1. Echancier 2. Planning prvisionnel 3. Budget prvisionnel

Identifier les besoins des participants -es-

Etudier la faisabilit du sminaire

La Conception
Schma 2 : la phase de la conception de sminaire*

1. 1. Identifier les besoins des participants :

Les sminaires russis sont ceux qui ont t conus sur la base dune bonne comprhension, qui est lie une bonne identification des besoins. Avant de commencer une valuation des besoins, nous allons dresser une liste des lments dinformation le plus importante pour comprendre la fois les besoins et les ressources, lorigine de chaque lment et les moyens pour les recueillir1. Toutes les informations recueillies sont utiles, elles serviront de base pour dfinir le problme rsoudre et les besoins satisfaire chez les participants2. Dans ce contexte ; nous allons rpartir cette tape des multiples dmarches suivre :
* schma personnel 1 The centre for development an population activities : conception de projet pour les directeurs de programme Srie de manuels de formation CEDPA, volume IB-2 ; 1995.USA 2 Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005.

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1.1.1. Techniques dvaluation des besoins : 1.1.2. Collecte et analyse des donnes : 1.1.3. Identification et choix des donnes : Dfinition de la problmatique : 1.1.4. Analyse des objectifs : 1.1.5. Choix des Participants ; 1.1.6. Elaboration du programme : 1.1.7. Rdaction du Fiche Technique de sminaire :

1.1.1. Techniques dvaluation des besoins :

Le sminaire est conu pour satisfaire aux intrts, besoins et attentes ; et comme il est souvent impossible de les dterminer lavance avec certitude, nous sommes oblig de les valuer. Lexamen de ces questions au sein dun groupe des personnes est parfois appel analyse de situation, avec laide des outils et des techniques bien spcifiques. Examinons de plus prs les techniques les plus utilises: Ltude de documents : Lobservation : Linterview (ou entretien ) : Le Focus groupe : Le questionnaire :

Ltude de documents : Cest une mthode danalyse rigoureuse des documents sur le sujet recherch, Il sagit de rechercher si une tude a dj t ralise ou des articles des journaux ou encore un rapport des autres organismes qui travaillent dans le mme domaine (analyse de contenu, analyse structurale)1.
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GUIDE ET BOTE OUTILS LINTENTION DES BNVOLES ;

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Lobservation :
Lobservation sinscrit dans la dmarche dvaluation de besoin ; observer revient recueillir des donnes pour les analyser afin de prendre position, des dcisions pour construire et conduire son sminaire. De ce fait lobservation, est un outil du processus mme de construction de lapprentissage. Il sagit didentifier les comptences et les difficults de la population cible puis construire partir de ses acquis des situations et des parcours dapprentissage ajusts.1

Linterview (ou entretien ) :

Linterview est une technique dvaluation trs rpandue durant laquelle une ou plusieurs personnes posent des questions un ou plusieurs utilisateurs afin de rassembler de linformation et des connaissances sur un sujet particulier. La technique de linterview est trs utile pour recueillir des donnes dtailles porte sur la description de la situation actuelle, mais aussi sur des suggestions ou des propositions pour une situation venir, Il sagit dune mthode trs souvent utilise pour identifier les besoins des personnes, mme si dautres techniques complmentaires restent indispensables pour valider linformation et rsoudre les problmes identifis.

Le Focus groupe :
Un Focus groupe rassemble diffrentes personnes slectionnes selon des critres tablis par lquipe de projet. Ces participants sont invits faire part de leurs rflexions propos dun sujet prcis, sur la base de leur opinion et exprience personnelle.

Ce document est publi par le Conseil rgional de lenvironnement de la Mont rgie le lien : http://www.crem.qc.ca/pdf/guide_outils_osbl.pdf
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The centre for development an population activities : conception de projet pour les directeurs de programme Srie de manuels de formation CEDPA, volume IB-2 ; 1995.USA

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Gnralement, plusieurs Focus groupes (le plus souvent entre 3 et 10) sont mens jusqu ce que lon atteigne un point o linformation rcolte savre redondante, cest--dire quelle ne livre plus rien de substantiellement nouveau par rapport ce qui a dj t dit. Par rapport des interviews, la mise en place de Focus groupe donne la possibilit de dgager une grande multiplicit de points de vue et de sentiments. Les Focus groupes sont donc utiles pour : o prendre connaissance et valuer la diversit des vues et opinions sur un problme; o donner aux participants la possibilit dexposer et dexpliquer leurs demandes et leurs attentes ; o dterminer le degr de consensus existant sur un sujet donn.

Le questionnaire :
Le questionnaire est une liste de questions crites adresses aux populations cibles ; son caractre crit le diffrencie de linterview et demande de la part des bnficiaires davantage defforts pour y rpondre et pour le renvoyer. On peut essentiellement utiliser le questionnaire deux fins : soit pour obtenir une validation statistique ou qualitative dhypothses mises, soit pour rassembler des opinions ou des suggestions. La mthode des questionnaires est trs utile pour complter des interviews ou une observation1.

Tableau 1 : valuation des besoins2 N 1 2 3 4

Informations ncessaires Sources des informations Moyens de collecte des Informations Commentaires

The centre for development an population activities : conception de projet pour les directeurs de programme Srie de manuels de formation CEDPA, volume IB-2 ; 1995.USA . 2 La rfrence prcdente

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1.1.2. Collecte et analyse des donnes :

Quand nous avons compris lensemble des besoins et choisi les problmes, maintenant ; nous sommes prt runir des informations plus dtailles concernant ces problmes ; puisque les informations dont nous avons besoin varient en fonction des problmes traiter. Si la premire tape de sminaire consiste tablir une dfinition gnrale du genre de besoin dans un cadre particulier ; il faut recueillir des informations de base concernant : Lensemble des problmes et des besoins ; Les ressources et les solutions existantes ; Les prfrences des participants et de lassociation ;

Il existe de nombreuses sources dinformation dont nous pourrons se servir quand nous organisons notre sminaire, par exemple : les rapport des administrations, les expriences des autres associations, les personnes ressources 1

1.1.3. Identification et choix des donnes : Dfinition de la problmatique

Lvaluation des besoins fondamentaux aide dfinir les principaux besoins et problmes, nous pouvons choisir le ou les problmes auxquels votre organisation les moyens de sattaquer. Connatre les besoins et les intrts des participants constitue un point de dpart idal, mais il faut que la rsolution du problme soit parmi et les objectifs de lorganisme et sa mission.

Ici simpose la question suivante : est ce que les intrts, les besoins et les attentes concident avec la mission et les objectifs de lassociation?

Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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Une fois les besoins auxquels le sminaire va rpondre sont identifis nous allons rcolter des informations plus dtailles sur le sujet et le contexte global dans lequel il se situe. Par la suite, nous dressons une liste la plus exhaustive possible des distorsions et omissions ; une fois la liste tablie, il sagit de hirarchiser les problmes, qui peuvent tre conu et utilis lidentification des besoins pour un projet ou mme un autre sminaire.

1.1.4. Analyser les objectifs :

Lobjectif du sminaire est fix par lassociation, cest la traduction des besoins formuls en termes de problmes rsoudre, et ils noncent ce que les participants doivent tre capables de faire dans une nouvelle situation1. Une action de sminaire est mene par un groupe de personne, que nous appellerons la population de dpart, dune situation initiale (quil sagira de caractriser) une situation finale (que nous appellerons lobjectif de sminaire)2.

Analyser les objectifs est une dmarche qui oblige celui qui formule ces objectifs oublier ses intentions, pour se mettre en quelque sorte la place des participants.

Questions cls : Quel savoir nouveau vont-ils acqurir ? Quel est le besoin des participants en termes de contenu ? Quels sont les comportements nouveaux dont ils devront faire preuve, et comment ? Quest ce qui est essentiel pour eux ?
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Dominique Beau : la boite outils du formateur ; ditions dorganisation, cinquime dition, deuxime tirage, 2006, France.

Marc Dennery : piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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 Les objectifs de sminaires : ce sont ceux qui noncent ce que les participants doivent tre capables de faire, ils sont exprims initialement par lassociation et / ou les participants, ils sont les lments fondamentaux du cahier des charges dun sminaire. Il est primordial que nous nous questionnions sur les objectifs atteindre par cet vnement afin de dfinir pralablement lampleur de lactivit. Voici quelques exemples dobjectifs : o Vhiculer un message; o Transmettre de nouvelles informations diffrentes de celles dj vhicules; o Obtenir plus dinformations et de connaissances sur un sujet; o Runir des participants ayant un mme objectif, travaillant la mme problmatique; o Runir des acteurs locaux sur un mme thme; o Obtenir un consensus rgional; o Solutionner une problmatique commune1

Comment Formuler des objectifs :

Il faut liminer toutes les expressions qui font allusion des oprations mentales que nous ne pouvons pas lobserver de lextrieur, telles que: Savoir comprendre dcouvrir saisir le sens de sensibiliser2. A ces expressions, nous allons choisir les verbes daction qui dcrivent un comportement prcis du participant que tout observateur puisse constater sans discussion possible 3: Le participant sera capable Dexpliquer De dmontrer De calculer De raliser etc. .
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Gerard Westhoff, Alex Drougas : Mthodologie et organisation de sminaires, dateliers et de confrences ; Centre europen pour les langues vivantes ; le lien : http://www.ecml.at/documents/pub142F2002.pdf

Dominique Beau : la boite outils du formateur ; ditions dorganisation, cinquime dition, deuxime tirage, 2006, France. 3 Dominique Beau : La boite outils du formateur ; ditions dorganisation, cinquime dition, deuxime tirage, 2006, France.

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1.1.5. Choix des Participants :

Quelles personnes doivent assister au sminaire pour que ceci nous permette datteindre nos objectifs ? Quels effets aura labsence de certaines personnes ? Comment se composera le groupe des personnes qui seront finalement au sminaire ? Se connatront-elles les unes les autres ? Quelles langues possderont-elles ou comprendront-elles ? Selon leur situation propre, dans quelles dispositions viendront-elles au sminaire ? Quelles seront, notre avis, leurs attentes ? Quels sont nos rapports avec elles ?
Les rponses ces questions relatives aux participants faciliteront grandement la planification de sminaire. Lanalyse, au cours de cette phase, doit galement nous aider viter dorganiser des sminaires pour des objectifs que les participants seront incapables datteindre1.

Si, par exemple, nous voulons certaines dcisions soit prise lors du sminaire, nous devons inviter des personnes qui auront le pouvoir de les prendre.

La question la plus importante est : quels sont les besoins des participants ? Quel profit esprent-ils de ce sminaire ? Quen attendront-ils la fois quant au contenu et quant au rle des animateurs ? Si la confrence ne satisfait pas leurs besoins, ou nen cre pas de nouveaux ? Cest probablement l le point le plus important de toute planification de sminaire. Dans plusieurs cas, nous connaissons assez bien les participants pour savoir par avance quels seront leurs premiers soucis, mais il sera parfois ncessaire dadresser au pralable des questionnaires, etc., pour demander quels sont les quatre ou cinq principaux points quils voudraient voir couvrir par priorit. Aprs cette analyse gnrale portant sur les problmes que nous voulons traiter et les personnes que nous souhaitons convoquer, nous sommes prts
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Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions, 1999 ESF diteur.

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commencer la planification dun sminaire qui rponde la fois aux besoins des participants et aux ntres. Il pourra nous tre utile, ce stade ; que nous demandons sans cesse : quel sera le comportement des participants si je russi ? . Si la planification de sminaire se fonde sur des objectifs gnraux, ou une analyse gnrale des tches, il sera presque impossible den valuer la russite ou lchec, et les participants de sminaire connatront des difficults.

Tableau 2 : Les attentes des participants Objectif de sminaire Diffuser des ides Les attentes et intrts des participants Dsirer savoir des nouveauts Sinformer et claircir quelques ides Exprimer les attitudes et les ides critiques rsolution commune dun problme sexprimer sur un problme apprendre par la pratique rechercher des solutions rechercher une activit ou un projet chercher des partenaires

Recueillir des ractions et soumettre des ides un examen critique Rassembler et gnrer des ides

Aider les participants largir leurs comptences Trouver des partenaires pour la ralisation de projets

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1.1.6. Elaborer le programme :

Le programme ne dtaille pas le sminaire, compte tenu du dcoupage possible dans le temps, lensemble du sminaire doit tre prsent de sorte que chaque journe dtaille les sances minutes et intgre les temps non pdagogique tels que les pauses cafs, repas, dplacement1.

Tableau 3 : La Fiche technique de programme Heures Dbut et fin Contenus Objectif Dures de sances

Pauses

Repas

Pause

Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005.

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Cest la manire dassurer la russite des objectifs de sminaire, parce que laborer un programme de sminaire est li des objectifs cibls et du format choisi, par exemple1 : Diffuser des ides, mettre jour des connaissances Confrence en assemble plnire Prsentation accompagne dune discussion Prsentation vido Symposium Prsentation dmonstration Recueillir ou donner un retour dinformation prsentation accompagne dune discussion atelier dbat prsentation dmonstration Rassembler ou partager des ides atelier dbat Effectuer une dmonstration, recueillir des impressions pratiques prsentation vido dmonstration prsentation dmonstration atelier Aider les participants largir leurs comptences ou leur apprentissage atelier prsentation dmonstration

Guide pour faciliter lorganisation dun colloque, dun congrs ou dun perfectionnement : Commission scolaire de la Beauce-Etchemin Novembre 2004 ; le lien : http://www.csbe.qc.ca/csbe/rd/organiser_colloque_guide.pdf

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 Le lieu et la date :
Le choix du lieu et de la date doit se faire judicieusement, diffrents facteurs entrent en ligne de compte dans la slection du lieu de sminaire: Date de l'vnement en raison des disponibilits de lieu ; Le nombre des personnes inviter ; La nature et limportance de sminaire ; Le budget, La mto et son caractre fluctuant dans le cas de manifestations en plein air Laccessibilit de l'endroit, La prsence de parkings et de toilettes, Le fonctionnement des quipements,1

De mme, le choix de la date doit tenir compte :

Du temps ncessaire la prparation de la manifestation et l'obtention des autorisations ventuelles, et les disponibilits de lieu, qui peut avoir la concomitance d'autres vnements, qui peut galement influencer la participation si la cible est la mme2.

1.1.7. Fiche Technique de Sminaire :

A la fin de cette tape, nous devons laborer une fiche technique de sminaire, qui contient toutes les informations ncessaires (voir le Tableau 4) pour que le sminaire puisse tre financ et ralis :

Gerard Westhoff, Alex Drougas : Mthodologie et organisation de sminaires, dateliers et de confrences ; Centre europen pour les langues vivantes ; le lien : http://www.ecml.at/documents/pub142F2002.pdf
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Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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Tableau 4 : Fiche Technique de sminaire :

Fiche technique de sminaire Composantes

Dfinir le cadre gnral Dfinir la problmatique Dterminer les objectifs de lorganisation dun sminaire autour de cette thmatique Indiquer le Public cible les participants

Dterminer les Thmes aborder les axes de sminaire -

Elaboration dun document du projet de sminaire

Proposer le Programme ; les choix des intervenants. Les partenaires Langue de travail

Le lieu la date Responsable de sminaire

Conseils suivre
o o o o o Veiller bien dfinir le public vis. Choisir un thme porteur avec un bon titre. Trouver des intervenants qui suscitent l'intrt (connu ou reconnu par le secteur). Rserver une salle adapte et ce, trs en amont de l'vnement. Choisir une date et un horaire appropris.

Tableau personnel

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1.2. Etudier la faisabilit du sminaire :

Aprs que nous avons laborer le programme dans une fiche technique, nous allons spcifier les multiples activits et les taches au cour de lorganisation de sminaire comme lchancier ; le planning prvisionnel, et le budget prvisionnel parce quils nous claircissent sur tous les moyens physiques, matriels et financiers ncessaires pour entreprendre le sminaire 1:

1.2.1. LEchancier :
Il est important de souligner quun tel vnement comme lorganisation de sminaire doit se prparer approximativement entre 3 mois et 5 mois lavance selon son importance. Afin que nous valuions une chance raisonnable pour lorganisation de sminaire, voici un exemple dchancier qui peut tre modifi selon la nature de notre vnement.

GUIDE ET BOTE OUTILS LINTENTION DES BNVOLES ; Ce document est publi par le Conseil rgional de lenvironnement de la Mont rgie le lien : http://www.crem.qc.ca/pdf/guide_outils_osbl.pdf

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Tableau 5 : Lchancier
Activits
Faire Demande de financement Embaucher un responsable Crer un comit organisateur Coordonner avec les intervenants Inviter les participants Runions dquipe dorganisation du sminaire Organisation et ralisation de sminaire valuer lvnement et son organisation Rdiger les rapports Remettre les rapports

Responsables
Organisme Organisme Organisme Charge de projet Comite organisateur Comite organisateur + organisme Comit organisateur + coordinateur de sminaire Comit organisateur + charg de projet Comit organisateur + charg de projet Comit organisateur + charg de projet

Echance / date 90 j 80 j 70 j 60 j 20 - j 3-j J J+7 J + 14 J + 20

1.2.2. Le planning prvisionnel :

Aprs avoir effectu toutes ces actions, nous pouvons composer le planning prvisionnel qui va nous permettre de prvoir et de visualiser le droulement de sminaire dans le temps ainsi que daffecter chaque taches un responsable1.

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002.

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o Lobjectif de planning prvisionnel :

Ordonner chronologiquement les diffrentes taches composant de sminaire. Visualiser linterdpendance des taches. Dlguer la ralisation des taches entre tous les membres de lquipe. Disposer dun document de rfrence temporel pour utiliser le planning de suivi. Optimiser le temps de ralisation de sminaire.

Mais avant nous allons caractriser les taches faire en cours de la ralisation de sminaire comme : Dcouper le tableau dchancier en taches : pour obtenir une liste complte des actions lmentaires mener pour raliser le sminaire. Classer les taches en catgorie : pour faire apparatre lorganisation de sminaire.

Affecter les dures aux taches : pour valuer le temps de ralisation de lensemble des taches Dfinir les liens entre les taches pour optimiser le temps de ralisation de sminaire.

Affecter des responsables chaque tache pour tre sur que la tache soit prise en charge Dessiner le planning prvisionnel : pour visualiser le droulement de sminaire dans le temps1.

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002.

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Nous allons rpartir les taches en trois catgories pour claircir les fonctions de chaque comit pendant lorganisation prparatoire. (Voir la page 32)

Communication et Mdias ; Prparation Pdagogique ; Prparation Logistique ;

Chaque catgorie peut tre dcortique en plusieurs taches : Tableau 6 : Les catgories des taches de sminaires: Communication et Medias
Elaborer une liste des invits Chercher leurs adresses Mettre jour des adresses Ecrire les invitations, la plate forme, le programme Ecrire un communiqu de presse La couverture du sminaire Envoie des invitations, les communiques de presses Recevoir les confirmations Elaborer une liste des confirmations Prparer les banderoles Prparer les affiches Prparer une confrence de presse vers la fin du sminaire. Concevoir un dossier presse Runions lquipe dorganisation du sminaire

Prparation pdagogique

Prparation logistique
Les repas Le transport Rserver Le logement Rserver La salle

Les documents distribus (dossiers des participants) Coordonner avec les intervenants Outils pdagogiques : data show- flips hart marqueurs Dsigner les Rapporteurs et les animateurs La traduction Prparer la liste de tout le matriel ncessaire pour toutes les activits relies lvnement

Tableau personnel

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Maintenant nous pouvons laborer notre planning prvisionnel :

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Tableau 7 : le Planning prvisionnel :

2007 Catgories de taches

1. Communication et medias

Organisation de sminaire x Taches raliser

Date de dbut : xxxxxx Responsable 1

Date de fin : Xxxxxx 3 4 5

Planning prvisionnel 7 8 9 10

2. Prparation pdagogique

3. Prparation logistique

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1.2.3. tablir le BUDGET PRVISIONNEL :

Il sagit dans cette tape de budgtiser les dpenses ncessaires pour la ralisation des taches pour en dduire la somme collecter. Etant donn quil faut runir ou rsumer les informations sur les cots en fonction de divers critres, les moyens devront tre affects des catgories et des sous catgories de cots prdfinies1. Puis nous indiquons la contribution de lassociation, et sil y a un manque de budget, nous devons demander des financements des partenaires qui sont intress par la thmatique de notre sminaire.

Sur le schma 6 nous remarquons que le taux de dpense augmente au cours de cycle de sminaire, puisqu il prend le haut degr la fin de la phase de ralisation, puis il dmunit la phase de lvaluation, donc il faut bien prvoir et prparer notre budget pour ne pas risquer linsuffisance.

Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005.

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Dpenses

3 2 1 0

Conception

Programmation

Ralisation

Evaluation

Schma 3 : les dpenses dans un cycle de sminaire*

Puisquil faut calculer un minimum entre 3 mois et 5 mois de prparation pour un vnement de longue dure, il est pertinent dvaluer les cots de notre vnement. Voici donc un exemple de Budget prvisionnel afin dvaluer les cots pour lorganisation de notre sminaire :

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Tableau 8 : le Budget prvisionnel

1. Etablissement et gestion
Coordinateur de sminaire Les salaires Loyer Tel - Fax Internet Consommables Transport Sous total
Unit priode Cot dunit Total DH

2. Equipement
PC portable - coordinateur computers imprimante Fax appareil Appareils tlphoniques Bureaux table chaises Sous total

3. Sminaire
Billets davion des experts Communications Photocopier des documents Htel pour les intervenants Restauration/ hbergement Interprtes Salle de sminaire Les rapporteurs les animateurs Sous total Variables imprvus

Total

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Le chapitre 2 : La phase de la programmation :

Le sminaire est dfini sous tous ses aspects objectifs, activits, planning, budget ; nous savons ce que nous voulons faire, il sagit maintenant de savoir qui va le faire ? Objectifs de la phase de programmation : Constituer lquipe oprationnelle de sminaire ; Etablir un tableau de bord ; Lorganisation prparatoire Excution de tableau de bord ;

Excution de Tableau de bord

Crer une quipe

Organisation prparatoire

La Phase de programmation

Schma 4 : la phase de programmation*

* schma personnel

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2.1. Constituer lquipe oprationnelle :

Le travail en quipe fait partie intgrante de lapproche de lorganisation de sminaire ; une quipe est avant tout un ensemble de personnes qui se rassemblent pour dvelopper une activit en commun1 ; en fait, les membres dquipe sorganisent en fonction de la situation quils rencontrent ; ici vient le rle du manager (le coordinateur de sminaire ou le responsable directe) qui consiste mettre en valeur cette notion de lesprit dquipe pour effacer les individualismes. Une fois mise en place lquipe est confronte deux contraintes : Sa dure de vie La diversit des taches accomplir. Lorganisation de lquipe est souvent intgre dans lorganisation gnrale de lassociation ; alors elle peut sinscrire dans le modle traditionnel dans lequel volue lorganisme ; mais elle peut aussi prendre une forme spcifique selon le mode de fonctionnement de ses responsables et aussi de la nature des taches accomplir. (Voir le schma 8)

Grard Seguin : gestion oprationnelles des quipes ; Dunod, paris ,2005.

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Lorgane dcisionnel De lassociation

Trsorier La direction

Coordinateur du sminaire

Comite Communication

Comite Logistique

Comite Pdagogique

Schma 5 : lquipe du sminaire* Concertation Orientation / Contrle / Dlgation

Aprs avoir dfini toutes les caractristiques de lquipe ; nous devons grer efficacement toutes les informations qui vont circuler au sein de lquipe de sminaire, pour une utilisation efficace des moyens de communication disponibles ; et une bonne gestion rigoureuse des documents sur le plan de communication interne ; travers lorganisation de runions efficaces et bien structurer1. Aprs la dsignation dun responsable de sminaire et son quipe oprationnelle comme prvu dans lchancier ; vient une tape essentielle qui est llaboration dun Tableau de bord oprationnel2 ; dans une runion de rpartitions
Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie compigne ;France :2002 . Livre prcdent . * Schma personnel
2 1

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des taches qui se compose de tous les membres de lquipe pour exprimer clairement les taches raliser dans la dure en respectant le cot, et la qualit.

Runion de rpartitions des taches

Communication et medias

Prparation pdagogique

Prparation logistique

S m in ai re
J=0
Temps

70 - J

1- J

Schma 6: la runion de rpartition des taches*

Etablir un Tableau de Bord :

Avec laide de planning prvisionnel, nous allons composer le tableau de bord qui va nous permettre de suivre ltat effectif de lavancement des taches.1 Lintrt : Donner une vision claire de ltat davancement des taches Percevoir les dcalages par rapport aux contraintes de dlais. Prendre conscience ensemble de ce qui est fait mais aussi de ce qui reste faire. Servir de document de base pour communiquer vers des partenaires sur lavancement du sminaire.
1

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002 *schma personnel

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Remarque :
Cet tat davancement se fait au cours de nombreuses runions de suivi qui ponctuent le sminaire depuis sa dfinition jusqu' son achvement. Essayez de garder le classement des taches par catgorie, cela facilitera lorganisation du droulement de la runion. Le commentaire peut tre une analyse sur le mode de ralisation, une constatation sur le temps de ralisation comme le dpassement des dlais ou au contraire gain de temps non prvus ou enfin dventuelles modifications sur dautres taches suite aux rsultats obtenus1.

La rfrence prcdente

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Tableau 9: Le tableau de bord

Tableau de Bord
Catgories de taches Taches raliser Droulement Pas fait En cours Fait Avant quand ? Par qui ? Rsultats et commentaires

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2.2. Lorganisation prparatoire de sminaire :

Grce au tableau de bord, nous sommes dans la phase dorganisation de sminaire ; il sagit maintenant de noter des rpercussions de lancement sur le planning prvisionnel en mettant jour et ajuster les donnes relatives chacune des taches, puis actualiser les responsabilits ; et modifier les dures prvisionnelles des taches si ncessaire1. Dans cette tape ; Nous avons termin tous les outils qui vont nous permettre de cerner au mieux la ralisation de sminaire, il sagit de suivre pas pas cette ralisation pour viter les dcalages.

Lobjectif de cette tape cest Suivre lorganisation prparatoire de sminaire, En mettant en forme des documents de suivi au cours des runions : Tableau de bord ; Planning de suivi ; Budget de suivi. ; Les outils dorganisation prparatoire constituent une aide au suivi, lobjectif aussi est danticiper et au pire de prendre conscience des problmes mais aussi des russites pour ragir en consquence.

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002.

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 La dernire runion de programmation : les retouches finales

Runion dorganisation finale

Communication et medias

Prparation pdagogique

Prparation logistique

S m in ai re
J=0
Temps

70 - J

1- J

Schma 7 : la runion dorganisation finale *

En gnral, la dernire runion dorganisation de sminaire se fait la veille mme du sminaire, nous valuions le droulement des taches, et si il y a des nouveauts, nous devons crer les outils pour sy adapter, puis rpartir les taches de ralisation de notre sminaire, selon le fonctionnement des membres dquipe.

*schma personnel

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LOrdre du jour de la runion dorganisation finale se compose de : Au niveau de la phase de programmation : Le droulement des taches, avec laide des outils de suivi Au niveau de la phase de ralisation : Dsigner le coordinateur de sminaire ; Dsigner le comit daccueil ; Dsigner le comit logistique ;

o Remarque : Dans la phase de ralisation, il faut indiquer les tches du coordinateur de sminaire et les deux comits selon les capacits de chacun personne au sein de lorganisme, et il est prfrable dintgr des bnvoles de lassociation dans lexcution.

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Le chapitre 3: La phase de la ralisation :

Avec le dbut de la phase de la ralisation, le chrono de notre programme commence en dclenchant toutes les taches pr organiser ; que chaque personne une responsabilit et un rle faire, dans cette phase, nous allons indiquer les rles principaux et dterminants pour la russite de notre sminaire 1: Le coordinateur de sminaire ; Le comit daccueil ; Le comit logistique ; Intervenant ; Animateur ; Rapporteur ; Les participants ;

Prvoir un coordinateur de sminaire pour :

Coordonner entre les diffrentes sances de programme de sminaire ; Assurer le suivi et laccompagnement de programme tout au long de sminaire. Coordonner entre lquipe dorganisation. Ramasser les rapports.

Gerard Westhoff, Alex Drougas : Mthodologie et organisation de sminaires, dateliers et de confrences ; Centre europen pour les langues vivantes ; le lien : http://www.ecml.at/documents/pub142F2002.pdf

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Le comit Accueil :
Il est bon de former un comit daccueil qui a pour mandat de : Accueillir les exposants, les animateurs et les rapporteurs dateliers, les participants leur arrive; Diriger les participants la salle ; Rpondre aux besoins exprims par les gens;1

Il faut sassurer dun accueil chaleureux.

Les personnes laccueil doivent possder toute linformation pour bien rpondre aux questions des gens.

Outils ncessaires :
Une liste des participants pour enregistrer les prsents Les dossiers qui vont tre distribu selon :

1. Les participants : Dossier simple : les interventions + le

programme + la plate forme + la grille dvaluation. 2. Les intervenant : Dossier simple ; 3. La presse : Dossier simple + un communiqu de presse
1

Guide pour faciliter lorganisation dun colloque, dun congrs ou dun perfectionnement : Commission scolaire de la Beauce-Etchemin Novembre 2004 ; le lien : http://www.csbe.qc.ca/csbe/rd/organiser_colloque_guide.pdf

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4. les Bailleurs de Fonds : Dossier simple + le droulement

du projet + rapport dactivits de lassociation.

Comite logistique :
Penser lamnagement du lieu daccueil (tables, documents, caf, etc.) Prvoir des ordinateurs portables et les priphriques sy rattachant (soit pour organiser un secrtariat sur place, soit pour les prsentations). Prvoir le matriel audiovisuel et informatique : Demander aux animateurs de prciser leurs besoins en matriel audiovisuel et informatique. Vrifier le matriel disponible linterne (rtroprojecteur, projecteur multimdia, cran, ordinateurs, etc.). Vrifier lavance lefficacit seront utiliss. des systmes de son qui

Intervenants :
Sur la base dun contrat qui doit tre clair entre les intervenants et lassociation, les intervenants sont tenus de prparer une intervention qui amne les participants prendre des dispositions particulires. A cet effet, les intervenants doivent :

o Connatre leur auditoire ; o Connatre les autres intervenants ; o Dposer leur intervention avant le commencement de sminaire ;

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Le rapporteur ;
Elaboration dun rapport analytique du sminaire : o o o o Prendre des notes des discussions menes ; Enrichir le rapport suite aux commentaires des intervenants ; Rdiger le rapport analytique du sminaire ; Rendre le rapport au coordinateur de sminaire ;

Lanimateur :
Ouvrir la sance formellement, lheure dite ou presque. Rappeler le titre et les enjeux du dbat. Prsenter les intervenants Dire quels moments le public aura la parole. Reformuler quelques reprises ltat du dbat, dire ce qui a t dbattu, ce qui reste ltre. Ne pas senfermer dans son plan, tre lcoute, se laisser surprendre. Comme animateur, rester au centre, ne pas laisser le doute sinstaller sur qui mne le dbat, donne la parole, dfinit les limites. Faire circuler la parole entre les discutants. Ne pas dbattre avec eux, mais les inciter dbattre entre eux. Grer le temps qui reste, annoncer quon sapproche de la fin, solliciter les dernires interventions. Conclure en rsumant quelques points forts, sans chercher un consensus. Ne pas redonner la parole aprs la conclusion.

Les participants :
Les participants sont les personnes lies au thme du sminaire, et qui sont invit par lassociation organisatrice, et qui ont un rapport dune faon directe ou indirecte avec le thme dbattu; surtout sils se situent dans un positionnement qui leurs permet de trouver des solutions ou des alternatives.

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Dans le cadre des activits des associations ; nous remarquons quelles invitent les personnes touches par le problme et invitent aussi les bailleurs de fonds ou des sponsors, et les administrations qui peuvent avec lapproche participative et la concertation enrichir le dbat. Le participant qui assiste la manifestation, peut se contenter de prendre part et dcouter, il peut participer aux dbats, il peut collaborer une recherche quelconque, il peut aussi tre amen aider le prsentateur trouver une solution aux problmes soumis la rflexion1.

GUIDE ET BOTE OUTILS LINTENTION DES BNVOLES ; Ce document est publi par le Conseil rgional de lenvironnement de la Mont rgie le lien : http://www.crem.qc.ca/pdf/guide_outils_osbl.pdf

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Le chapitre 4: la phase de lvaluation : valuations et rapports finaux :

Une valuation minutieuse aura deux objectifs, En premier lieu, elle va nous permettre de recueillir des informations et den tirer des enseignements afin damliorer la performance la fois suivante ; et plus les demandes de retour dinformation seront formules clairement, plus ces informations seront prcieuses. En deuxime lieu, les rsultats de lvaluation peuvent galement tre trs riches denseignement pour lassociation, mais ils sarrteront sans doute davantage sur les aspects plus spcifiquement lis la prestation ralise et le contenu1.

Les questions clefs : Que devons-nous valuer ? Comment pouvons-nous valuer ? Et comment pouvons-nous synthtiser les donnes de lvaluation ? Dans cette phase nous allons distinguer entre deux taches essentielles :

1. Lvaluation de sminaire ; 2. La rdaction des rapports finaux ;

Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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4.1. Lvaluation de sminaire :

Quand nous parlons dvaluation dun sminaire, nous remarquons quil y a plusieurs objets dvaluation, mais la premire distinction que nous pouvons le faire est dopposer lvaluation du processus lvaluation du rsultat : Evaluation du processus : nous entendons par lvaluation des moyens , des outils et des diffrentes activits mis en place pour assurer les rsultats attendus , donc lvaluation porte sur les conditions dans lesquelles ont t produits les rsultats non pas sur les rsultats eux mme valuation chaud . Evaluation de rsultats : tant le produit final du processus, et que le sminaire a atteint ces objectifs valuation froid1

Maintenant que nous savons ce que nous pouvons valuer, il nous faut trouver les mthodes pour raliser lvaluation, classiquement, il existe deux outils majeurs lvaluation dite chaud et lvaluation dite froid, puis il y a une autre sorte dvaluation que lassociation prpare sur lui-mme auto valuation2

4.1.1.valuation chaud :
Elle se situe juste la fin de sminaire, cest lvaluation ralise par les participants dans la dernire heure du sminaire. Avec un simple questionnaire, ou avec un tour de table si le nombre des participants est rduit, il est possible de recueillir un ensemble de donnes trs riche, mais comme il y a des avantages nous remarquons aussi des inconvnients3.
1

Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005.
3

Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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valuation chaud
valuation le processus de sminaires par une grille dvaluation Avantages Facile raliser Evaluer un grand nombre dindicateurs Corriger les erreurs Trs conomique Inconvnients Difficiles de mesurer limpact de sminaire Evaluation subjective

Insrer la grille dvaluation (voir le tableau : la grille dvaluation) dans la pochette distribue aux participants, Lanimateur de la sance douverture en fait Lannonce au dbut de lactivit et encourage fortement les personnes prsentes y rpondre. la fin de la journe, ritrer le message1.

Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005.

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Tableau 10 : la Grille dvaluation de sminaire1

Non satisfaisant
contenus
a) complets b) clairs c) intressants d) proches de vos attentes

Peu satisfaisant

Mitig

satisfaisant

Trs satisfaisant

Les contenus abords taient-ils

Mthodes pdagogiques
a) adaptes aux contenus

Les mthodes danimation taient-elles

b) adaptes au groupe c) adaptes vos attentes

organisation
a) du jour de la semaine choisi b) des horaires c) de la dure de la formation d) du lieu e) Invitations et inscriptions f) Dossier participant g) Conditions de travail h) Respect des horaires i) Repas

Lorganisation tait-elle adapte, du point de vue

Inspirer de Guide pour faciliter lorganisation dun colloque, dun congrs ou dun perfectionnement : Commission scolaire de la Beauce-Etchemin Novembre 2004 ; le lien : http://www.csbe.qc.ca/csbe/rd/organiser_colloque_guide.pdf

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Les organisateurs rcuprent la grille la fin de sminaire, et traitent les informations recueillies dans une base de donnes pour ensuite les traiter dans une grille globale, et tirer les pourcentages et les degrs de satisfaction. (Voir le tableau 2 : la grille dvaluation globale)

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Tableau 11 : la Grille dvaluation globale de sminaire

%
Non satisfaisant contenus a) complets b) clairs c) intressants d) proches de vos attentes Mthodes pdagogiques Peu satisfaisant Mitig satisfaisant Trs satisfaisant

a) adaptes aux contenus

b) adaptes au groupe c) adaptes vos attentes organisation

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a) du jour de la semaine choisi b) des horaires c) de la dure de la formation d) du lieu e) Invitations et inscriptions f) Dossier participant g) Conditions de travail h) Respect des horaires i) Repas

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4.1.2. valuation Froid : les rsultats

Lvaluation froid se situe entre trois et six mois aprs le sminaire ; et parfois la dure change selon le calibre de sminaire, nous pourrons utiliser les techniques dvaluation de besoins (voir la phase de conception), qui peut jouer deux rles valuer notre sminaire et aussi tre une autre identification dune nouvelle situation pour organiser un autre sminaire39.

valuation froid valuation des rsultats par un diagnostic aprs

3 6 mois Avantages Seule moyen dvaluer limpact Fiable Inconvnients Lourde Coteuse

39

Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions , 1999 ESF diteur.

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4.1.3. Lauto valuation de lquipe dorganisation :

Les diffrents membres dquipe dorganisation peuvent soit sentraider soit se gner dans leurs activits , une valuation rciproque sous forme de feed-back (rtroactions) peut contribuer au bon fonctionnement du groupe. Dans le cadre dune auto valuation, lapprciation externe doit tre complte par lvaluation de soi mme.

Lauto valuation doit tre librement choisie ; lexercice ne peut tre impos den haut ou par des sous-groupes dsireux de ltendre lensemble de lquipe. Lauto valuation dune quipe est de ce fait subordonne la disponibilit de tous les membres de mener une telle action, mme sil nest pas obligatoire que tous fassent preuve du mme enthousiasme. Si certaines personnes ne sont pas disposes se lancer, seules celles qui le sont peuvent procder leur auto valuation, soit individuellement soit dans le cadre de sous-groupes.

4.2. La rdaction des rapports finaux :

Nous distinguons entre le rapport financier et le rapport dactivits :

4.2.1. RAPPORT FINANCIER :

Les associations sont obliges de rdiger le rapport financier pour justifier ses dpenses et avoir une crdibilit envers ces partenaires et pour soit mme ; Il est donc trs important de faire le suivi hebdomadaire des dpenses. Nous serons mme de constater nos dpassements et voir mme les rajuster au fur et mesure, dans ce cas, il serait judicieux de contacter lorganisme qui nous subventionne afin de discuter nos difficults ds qu'elles

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apparaissent plutt que dattendre la fin du projet (ce qui risque de vous mettre dans lembarras)40.

4.2.2. RAPPORT DACTIVITS :

Le rapports dactivits contient tous les activits raliser avec leurs droulements, et tous les remarques et les obstacles que nous avons confront au cour de lorganisation de notre sminaire. Il est donc trs important de faire le suivi hebdomadaire de nos activits, le responsable du projet peut tenir un journal de bord en y inscrivant continuellement les activits ralises41, et leurs relations avec lobjectif de sminaire.

40

GUIDE ET BOTE OUTILS LINTENTION DES BNVOLES ; Ce document est publi par le Conseil rgional de lenvironnement de la Mont rgie le lien : http://www.crem.qc.ca/pdf/guide_outils_osbl.pdf

41

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002.

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Nouvelle situation

Activer les recommandations Et les suives

Conception

Evaluation

Suivi

Programmation

Ralisation

Schma 8 : une nouvelle situation dun sminaire

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Conclusion :
Organiser un sminaire est un processus suivre, commence par la conception passe par la programmation et la ralisation ; et laboutir par lvaluation finale qui peut dclencher une autre ide, pour un prochain sminaire. Le succs dun sminaire est bas sur les comptences et la motivation des organisateurs pour le russir ; le dsir de raliser quelques chose qui nexiste pas encore, cest cela qui conduit la russite, et cest exactement cela que sert un objectif clair ; il faut considrer que chaque sminaire est unique en soimme, quil nous permet de confronter des nouveaux enjeux et perspectives ; Mais le but des organisateurs cest donner de la vie pour un vnement, La forme de sminaire, c'est le contenu qui remonte la surface et pour quil soit plus efficace et efficient , il faut adapter tous les vnements de sminaires avec les attentes et les enthousiasmes collectives et individuelles des participants que de lassociation , Ce qui nous oblige de dire ; quun sminaire devait tre un cadre organisationnel l'intrieur duquel les participants sont libres d'agir et de sexprimer .

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Sommaire des Schmas et des Tableaux :

Les Schmas :
Schma 1 : le cycle de vie de sminaire : Schma 2 : la phase de conception de sminaire : Schma 3 : les dpenses dans un cycle de sminaire : Schma 4 : la phase de programmation : Schma 5 : lquipe de sminaire : Schma 6 : la runion de rpartition des taches : Schma 7 : la runion dorganisation finale : Schma 8 : une nouvelle situation dun sminaire : 6 8 28 30 32 33 37 56

Les Tableaux :
Tableau 1 : dvaluation des besoins : Tableau 2 : les attentes des participants : Tableau 3 : la Fiche technique de programme : Tableau 4 : la fiche technique de sminaire : Tableau 5 : lchancier : Tableau 6 : les catgories des taches de sminaires : Tableau 7 : le Planning prvisionnel : Tableau 8 : le Budget prvisionnel : Tableau 9 : le tableau de bord Tableau 9 : la Grille dvaluation de sminaire : Tableau 10 : la Grille dvaluation globale de sminaire : 11 17 18 20 22 24 26 28 35 47 50

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Bibliographie
Dominique Beau : La Boite outils du formateur ; ditions dorganisation, cinquime dition, deuxime tirage, 2006, France. Grard Seguin : Gestion oprationnelles des quipes ; Dunod, paris ,2005. Marc Dennery : Piloter un projet de formation, du diagnostic des besoins la mise sous assurance qualit 3 ditions, 1999 ESF diteur. Pierre Massot , Daniel Feishthmmel : Pilotage des comptences et de la formation ; des mthodes et des outils indits ; AFNOR 2005. The centre for development an population activities : Conception de projet pour les directeurs de programme Srie de manuels de formation CEDPA, volume IB-2 ; 1995.USA

Xavier Hennequin : Projet Asso- formation a la gestion de projet associatif ; universit de technologie Compigne ; France : 2002.

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Document de lInternet :

GUIDE ET BOTE OUTILS LINTENTION DES BNVOLES ;

Ce document est publi par le Conseil rgional de lenvironnement de la Mont rgie le lien : http://www.crem.qc.ca/pdf/guide_outils_osbl.pdf

Gerard Westhoff, Alex Drougas :

Mthodologie et organisation de sminaires, dateliers et de confrences ; Centre europen pour les langues vivantes ; le lien :

http://www.ecml.at/documents/pub142F2002.pdf

Guide pour faciliter lorganisation dun colloque, dun congrs ou dun perfectionnement : Commission
scolaire de la Beauce-Etchemin Novembre 2004 ; le lien : http://www.csbe.qc.ca/csbe/rd/organiser_colloque_guide.pdf

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Processus de vie dun Sminaire

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Runion de rpartitions des taches

Runion dorganisation finale

Communication et medias Prparation pdagogique Prparation logistique

Fiche technique de Sminaire
4. 5. 6. Echancier Planning prvisionnel Budget prvisionnel

Excution de Tableau de bord

Identifier les besoins des participants -es-

Etudier la faisabilit du sminaire

Crer une quipe

Organisation prparatoire

S m in ai re

La Conception

La programmation

Excution

Evaluation

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