REPUBLIQUE DU BENIN

--------------------MINISTERE DE LAGRICULTURE, DE LELEVAGE ET DE LA PECHE

--------------------DIRECTION DES FORETS ET RESSOURCES NATURELLES
---------------------

PROJET RESTAURATION DES RESSOURCES

FORESTIERES DANS LA REGION DE BASSILA
DFRN / GTZ / GFA TERRA SYSTEMS

MANUEL DE COMPTABILITE
SIMPLIFIEE A PARTIE DOUBLE
AU PROFIT DES ORGANISATIONS
VILLAGEOISES

VOLUME II
PERSONNEL DENCADREMENT

VERSION PROVISOIRE

SOMMAIRE
TITRE

PAGE

INDEX DES SIGLES ET ABREVIATIONS

Iii

AVANT PROPOS

INTRODUCTION

I - PRESENTATION DU CADRE COMPTABLE

1.1 Ncessit dun systme comptable partie double

1.2 Le systme minimal de trsorerie et ses exigences

1.2.1 Prsentation du systme minimal de trsorerie

1.2.2 Les exigences du systme minimal de trsorerie

1.3 Les fondements du systme : le principe de comptabilit partie double

1.4 Prsentation du dispositif comptable des organisations villageoises

II - DEMARCHE CONCEPTUELLE

2.1 Quelques conditions defficacit du dispositif comptable des

organisations villageoises

2.2 Caractristiques gnrales des organisations villageoises et

implications sur la configuration du systme minimal de trsorerie

2.3 Conception du systme comptable des organisations villageoises

2.3.1 Etape 1 : Analyse de la structure de lorganisation

10

2.3.1.1 Les ressources de lorganisation villageoise

10

2.3.1.2 Les emplois

11

2.3.2 Etape 2 : Analyse des activits

12

2.3.2.1 Analyse des charges

12

2.3.2.2 Analyse des produits

13

2.3.3 Etape 3 : Analyse des besoins de gestion de lorganisation

14

2.3.4 Etape 4 : Le respect des exigences rglementaires

15

2.4 Plan comptable et livres comptables des structures villageoises

15

2.4.1 Le plan comptable

15

2.4.1.1 Les comptes du patrimoine

15

2.4.1.2 Les comptes de gestion

16

2.4.2 Le principe de la partie double

17

2.4.2.1 Les livres comptables

17

2.4.2.2 Exploitation du principe de la partie double

18

III - PROCESSUS DE MISE EN PLACE DU DISPOSITIF

19

3.1 Programmation et conduite des formations

20

3.1.1 Rle de la formation dans la mise en place du dispositif

20

3.1.2 Programmation des modules de formation

20

3.1.2.1 objectifs des modules de formation

20

3.1.2.2 Proposition de modules de formation

21

3.2 Phase de configuration des supports comptables et

dimplantation du dispositif comptable

22

3.2.1 Typologie des livres comptables

22

3.2.2 Considrations pour le tracer des livres comptables

23

3.2.2.1 Langage et forme de prsentation des livres comptables

23

3.2.2.2 Principes de regroupement des comptes dans un livre comptable

23

3.2.2.3 La frquence de manipulation des comptes

24

3.2.3 Dispositions pratiques pour lutilisation des livres comptables

24

3.3 Llaboration dun plan de suivi

24

3.3.1 Ncessit dun plan de suivi

24

3.3.2 Le mcanisme de suivi du dispositif comptable

25

IV LORGANISATION COMPTABLE

27

4.1 Le processus comptable

27

4.1.1 Lenregistrement comptable

27

4.1.2 Le classement et la conservation des pices comptables

28

4.1.3 Le traitement des donnes comptables

29

4.1.4 Schma rcapitulatif de lorganisation comptable

29

4.2 Les procdures financires

31

4.2.1 La procdure des achats

31

4.2.2 La procdure des ventes

31

4.2.3 La procdure de ngociation des subventions

32

4.2.4 La procdure de trsorerie

32

4.2.4.1 Utilisation dun compte bancaire local

32

4.2.4.2 La tenue de la caisse

33

4.3 Les procdures comptables

34

CONCLUSION

36

BIBLIOGRAPHIE

37

ii

INDEX DES SIGLES ET ABREVIATIONS

SMT

Systme Minimal de Trsorerie

SVGUA

Structure Villageoise de Gestion de lUnit

dAmnagement

SYSCOA

Systme Comptable Ouest Africain

UEMOA

Union Economique et Montaire Ouest Africain

iii

AVANT-PROPOS
Le manuel de comptabilit simplifi partie double au profit des structures
villageoises consacre les efforts du Projet Restauration des Ressources
Forestires dans la rgion de Bassila, visant offrir un outil adquat de
gestion ncessaire pour accompagner le dveloppement des
organisations paysannes de la Sous-prfecture de Bassila en particulier et
du Bnin en gnral. Il rpond notamment la ncessit de diffrenciation
des informations financires et comptables, dcoulant de la conduite au
sein de ces organisations, des activits de plus en plus diversifies.
Il importe de rappeler au passage que la bonne tenue dun systme de
comptabilit partie double constitue une des principales conditions dune
gestion transparente et rationnelle des ressources naturelles dont regorge
la rgion de Bassila.
Le prsent document est le deuxime volume du manuel de comptabilit
simplifi partie double des organisations villageoises. Il vient en
complment du premier module qui sert de guide denregistrement des
oprations comptables au profit des SVGUA des forts classes de
Bassila et de Pnessoulou.
Le prsent volume qui est destin au personnel dencadrement, sert de
guide pour la configuration et la mise en place de dispositifs comptables
similaires dans dautres types dorganisations villageoises de la Sousprfecture de Bassila ou dautres rgions du Bnin. En tant que tel, il
retrace la dmarche mthodologique adopter depuis la phase
conceptuelle, jusqu la phase de suivi du fonctionnement du dispositif
comptable, aprs son implantation effective.
Le projet Restauration des Ressources Forestires dans la rgion de
Bassila exprime ses sincres remerciements tous les acteurs dhorizons
divers, qui ont contribu la ralisation de ce manuel.
Tous les espoirs sont permis, que son utilisation rationnelle permettra
toutes les parties concernes de renforcer efficacement les capacits de
gestion des membres des organisations villageoises, en vue du
dclenchement effectif dun processus de dveloppement endogne
Bassila en particulier et au Bnin en gnral.

INTRODUCTION
Depuis quelques annes, les institutions publiques ou prives de
ralisation ou de promotion du dveloppement local font recours de plus
en plus la participation active des partenaires la base. Pour que ces
partenaires puissent jouer le rle de facteur dterminant de succs de ces
institutions, le renforcement de leurs capacits institutionnelles simpose
pour garantir leur prennit. Les mcanismes dappui organisationnel des
structures villageoises comportent plusieurs volets dont principalement la
gestion rigoureuse des ressources gnres par les activits, domaine
dans lequel la comptabilit sinscrit en bonne place.
Les oprations caractre financier, cest--dire portant sur largent, ont
toujours jou un rle fondamental dans la vie socio-conomique des
peuples. Limportance des sommes manies et la multiplicit (et la
diversit) des activits (donc des oprations) imposent aux responsables
dune structure, unit conomique, davoir une organisation comptable futelle minuscule, en vue de satisfaire les diverses obligations qui lui sont
assignes.
La tenue dune comptabilit au stade du systme minimal de trsorerie
nest rien dautre quune disposition drogatoire prvue par le rfrentiel
du systme comptable ouest-africain en faveur des organisations de trs
petite taille et peu structures, telles que les organisations villageoises,
des fins de production dinformations pour les prises de dcisions et des
fins de contrle interne et externe.
Le prsent document est un guide conceptuel dcrivant la dmarche de
configuration et dimplantation des dispositifs comptables simplifis
partie double dans les organisations villageoises, quelle que soit la nature
de leurs activits. A ce titre, il est structur en quatre parties, savoir :
-

La prsentation du cadre comptable ;

La dmarche conceptuelle ;
La mise en place du dispositif comptable ;
Lorganisation de la comptabilit.

I - PRESENTATION DU CADRE COMPTABLE

1.1 NECESSITE DUN SYSTEME COMPTABLE SIMPLIFIE A PARTIE

DOUBLE
Le besoin dun systme de comptabilit simplifi partie double au profit
des organisations paysannes se justifie notamment par la diversification
de plus en plus pousse des activits que ces organisations mnent et qui
implique la ncessit pour elles de disposer dinformations financires et
comptables plus diffrencies.
A ce besoin de diffrenciation des informations comptables et financires
sajoute la ncessit pour les organisations paysannes de remplir les
obligations lgales et rglementaires. Il importe en effet de rappeler lune
des dispositions du rglement relatif au droit comptable des Etats
membres de lUnion Economique et Montaire Ouest Africain qui stipule :
sont astreintes la mise en place dune comptabilit, dite comptabilit
gnrale, les entreprises soumises aux dispositions du droit commercial,
les entreprises publiques, parapubliques, dconomie mixte, les
coopratives et, plus gnralement les entits produisant des biens et des
services marchands ou non marchands, dans la mesure o elles exercent,
dans un but lucratif ou non, des activits conomiques titre principal ou
accessoire qui se fondent sur des actes rptitifs, lexception de celles
soumises aux rgles de la comptabilit publique (Syscoa, 1997, p.18,
dition Foucher).
Le rfrentiel du systme comptable ouest africain (Syscoa) qui est en
vigueur dans les pays de lUEMOA depuis quelques annes, prvoit trois
diffrents systmes comptables auxquels les entreprises et les
organisations doivent se conformer, selon leur taille et lenvergure de leurs
activits. On distingue notamment :

Le systme normal : ce systme concerne les entreprises ralisant

un chiffre daffaires annuel hors taxes suprieur ou gal 100 millions
de francs CFA ou disposant dun effectif moyen au cours de lexercice
suprieur 20 travailleurs.

Le systme allg : sont concernes par ce systme, les entreprises

qui ont la fois un effectif moyen au cours de lexercice infrieur ou
gal 20 travailleurs, avec un chiffre daffaires annuel hors taxes
infrieur 100 millions mais suprieur ou gal :
-

trente millions pour les activits commerciales et de ngoce,

vingt millions pour les activits artisanales, et
dix millions pour les services.

Le systme minimal de trsorerie : il concerne les trs petites units

dont le chiffre daffaires hors taxes est selon le cas infrieur :
-

trente millions pour les activits commerciales et de ngoce,

vingt millions pour les activits artisanales, et
dix millions pour les services.

Il importe de remarquer que pour les organisations villageoises en gnral

caractrises par une trs petite taille et un faible volume des
transactions, le systme normal et le systme allg du Syscoa peuvent
savrer trs complexes et donc non adapts.
1.2 LE SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE ET SES EXIGENCES
Comme lillustre bien les trois systmes comptables numrs
prcdemment, lune des rformes du Syscoa est quil comporte un cadre
drogatoire dans lequel peuvent sinscrire les trs petites units ralisant
des recettes maximales ou des fonds propres qui ne sont pas suprieurs
au seuil fix. Le volume dactivit des organisations villageoises est bien
compris dans ce seuil.
Le cadre drogatoire dont sinspire le dispositif comptable partie double
propos pour les organisations villageoises est entirement rgi par le
systme minimal de trsorerie (S.M.T.). Il vise permettre aux trs petites
units daccder une reprsentation chiffre de leurs activits et de leur
situation, sans les enfermer dans les procdures et les contraintes dune
comptabilit complte. Dautre part, le SMT se veut un systme simple et
volutif, susceptible de sadapter aux diverses formes dactivits
conomiques lmentaires gnralement menes par les organisations
villageoises.
1.2.1 Prsentation du systme minimal de trsorerie
Ce systme repose sur lenregistrement, au jour le jour, de toute opration
ayant pour consquence une modification de la trsorerie. Il sagit en
dautres termes de toutes les dpenses et les recettes qui affectent les
avoirs de lentreprise, quil sagisse de la caisse, dun compte bancaire ou
dun compte postal. Ces enregistrements conduisent ncessairement
ltablissement dun tat des recettes et des dpenses dgageant le
rsultat de lexercice (quil sagisse dun bnfice ou dune perte). Ce
rsultat est pris en compte dans ltablissement de la situation
patrimoniale de lorganisation.
Le systme minimal de trsorerie repose sur la tenue correcte des livres
de recettes-dpenses et dun grand-livre comprenant trs peu de
comptes.

1.2.2 Les exigences du systme minimal de trsorerie

Comme tout systme comptable, la mise en uvre du systme minimal
de trsorerie implique le respect scrupuleux de quelques exigences
minimales vis--vis de la comptabilit. Ces exigences se rsument pour
lessentiel comme suit.

Les documents comptables du S.M.T. regroupement un ou plusieurs

livres de recettes-dpenses (selon quil existe ou non dautres avoirs
liquides en dehors de la caisse), ainsi que de plusieurs comptes soit de
type patrimonial, soit de type exploitation, cest--dire donnant lieu
lenregistrement des charges et des produits. Ainsi, le S.M.T. exigent
que soient enregistres continuellement dans les livres de recettesdpenses (sous forme de journal) et ce, dans lordre chronologique,
toutes les oprations caractrisant les activits relles de
lorganisation.

Pour le bon fonctionnement du systme, un nombre minimum de

comptes doivent tre oprationnels, notamment : Caisse, capital,
Rsultat, Ventes, autres produits, Achats, Autres charges. En cas de
ncessit, il est possible de crer dautres comptes de trsorerie.
Notons que les comptes du S.M.T. tels que dcrits, sont favorables au
respect du principe de la partie double dans lenregistrement des
oprations comptables.

Comme prsent prcdemment, le S.M.T. prvoit la fin de chaque

exercice, ltablissement dun compte de rsultat et dun bilan
(traduisant les modifications opres sur le patrimoine de lentreprise
la fin de lexercice).

Pour que la comptabilit applicable dans les organisations villageoises

puisse satisfaire aux exigences de rgularits et de scurit, lorganisation
comptable doit obligatoirement se fonder sur le principe de la partie
double. Le respect de ce principe permet au dispositif comptable de
gnrer des tats financiers fiables, sincres, et de servir par consquent
dinstrument de preuve, dinstrument dinformation des tiers et
dinstrument de gestion.
1.3 LES FONDEMENTS DU SYSTEME : LE PRINCIPE DE LA
COMPTABILITE A PARTIE DOUBLE
Il faudrait signaler que le systme de comptabilit partie double sinscrit
pleinement dans un raisonnement la fois conomique et logique :

Dune part, tout ce qui est employ par lorganisation doit avoir t
obtenu de quelque faon (soit par lactivit conomique de
lorganisation, soit par des apports de ressources externes)

Dautre part, tout ce qui a t obtenu (provenant dorigines diverses)

doit tre utilis de manire dfinitive (il sagit dans ce cas dune
consommation) ou provisoire (dans ce cas, les biens restent
disposition).

En raison de ce principe de base, lenregistrement dune pice comptable

ncessite obligatoirement une analyse pralable de lopration quelle
traduit, afin didentifier les origines et les destinations des fonds en
mouvement.
La consquence principale du raisonnement de base de la comptabilit
partie double se ramne lgalit entre les emplois et les ressources
(Emplois = Ressources). Cette galit qui se vrifie la fois pour chaque
opration considre isolment et bien videmment pour le cumul des
oprations, conduit le trsorier ou le comptable de lorganisation
enregistrer chaque opration comptable sous deux angles diffrents et
donc dans deux comptes diffrents.
1.4 PRESENTATION
DU
DISPOSITIF
ORGANISATIONS VILLAGEOISES

COMPTABLE

DES

Le dispositif simplifi partie double comprend un ensemble de comptes

qui peuvent tre regroups en deux grandes catgories, savoir les
comptes de bilan et les comptes dexploitation ou comptes de gestion.
Le chapitre suivant (chapitre 2) prsente le dtail des comptes du
dispositif comptable des organisations villageoises.

II - LA DEMARCHE CONCEPTUELLE

2.1 QUELQUES CONDITIONS DEFFICACITE DU DISPOSITIF

COMPTABLE DES ORGANISATIONS VILLAGEOISES
Rappelons, dentre de jeu, que le systme minimal de trsorerie (SMT)
du SYSCOA, repose sur la tenue dun tat des recettes et des dpenses
au sein des trs petites units. Bien que fonde sur le SMT, la
comptabilit des structures villageoises doit, pour garantir la qualit,
lexhaustivit et la clart de linformation financire :

Respecter les principes comptables fondamentaux, notamment les

principes de continuit de lexploitation, dintangibilit, etc.

Constituer une base de donnes fiable permettant aux dcideurs des

organisations villageoises de prendre des dcisions adaptes au bon
moment. Cela suppose que le dispositif comptable sadapte au mieux,
aux spcificits de ces organisations.

Rpondre aux exigences de transparence lexamen des partenaires

de la structure :
-

tout dabord les adhrents,

les collectivits locales et les institutions qui apportent leurs

subventions,

les tablissements de crdits qui participent au financement des

activits, etc. ; rappelons que tout partenaire doit pouvoir tre
inform sur laffectation des ressources de la structure, quelle que
soit la nature de sa participation (cotisation, subvention, crdit ou
autres).

Pour satisfaire tous ces impratifs, la conception dun systme comptable

efficace procde dune dmarche particulire.
2.2 CARACTERISTIQUES GENERALES DES ORGANISATIONS
VILLAGEOISES ET IMPLICATION SUR LA CONFIGURATION DU
SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE
En gnral, les organisations villageoises, units de petite taille ont les
caractristiques suivantes :

La cration de la structure villageoise peut tre spontane ou suscite

(donc prcipite. De ce fait, elle ne suit pas toutes les tapes pratiques
du processus entrepreneurial ;
7

La structure constitue un lieu de dveloppement de lducation des

membres. Notons au passage que les structures villageoises
regroupent gnralement : des hommes, des femmes, des jeunes des
professions agricoles et artisanales htroclites, la plupart dentre eux
tant des analphabtes, des lettrs dscolariss et quelques lettrs de
niveau lmentaire ;

Lobjet de lentreprise peut tre : fournir des services aux membres ou

aux non-membres, offrir un emploi occasionnel ou permanent aux
membres, bref amliorer les conditions de vie membres, protger
lenvironnement etc.

Les activits conomiques exerces sont les prestations de services,

la transformation des produits agricoles et forestiers. Les services
rendus sont orients vers le march local, environnant ou lointain

Les associs au dpart nont pas prdispositions favorables un bon

profil entrepreneurial. Dautre part, le capital social est faible parfois
inexistant. Les moyens mis en uvre au sein de la structure villageoise
sont domins par la force de travail, do une prpondrance des
charges salariales dans la structure des cots de lentreprise.

Hormis ces caractristiques dordre organisationnel ; plusieurs autres

caractristiques de nature conomique financire et comptable
peuvent tre soulignes : les produits dactivit de ces petites
organisations se rduisent aux seules ventes de produits ou/et aux
prestations de services ; lactivit est trs souvent saisonnire, soit au
stade de production, soit au stade de commercialisation ou au niveau
des deux stades.

Le volume de la clientle est trs limit. Les achats et les ventes se

font gnralement au comptant au prix du march. Ainsi, lactivit
financire et comptable se ramne en gnral au seul binme
Dpenses-Recettes . De ce fait, les flux financiers sont de loin les
plus nombreux par rapport aux flux rels.

Les immobilisations acquises ou acqurir par lentreprise sont de

taille et ou de valeur insignifiante ou faible. Les dpenses se
composent presque exclusivement des charges de fonctionnement qui
elles sont trs limites quant leur volume, et comprennent
principalement la consommation des fournitures, les salaires et
indemnits, les frais de transports les cots des services rendus
lentreprise par des tiers (partenaires ; prestataires de service etc.).

Les organisations de ce type nont gnralement pas de stocks

importants. Leurs disponibilits sont souvent dtenues dans deux
postes, savoir un compte Caisse et un compte ouvert dans une
banque locale ou dans une institution de microfinance ; il sen suit une
multitude doprations de virements internes de fonds.
8

Les ressources durables de ces entreprises se composent du capital

social (lorsque celui-ci existe), des droits dadhsion, des cotisations,
des subventions, et parfois des emprunts.

Ces caractristiques influencent le rle dvolu dornavant la

comptabilit et influencent la dmarche dlaboration et de mise en uvre
du systme comptable dans ces types dorganisations.
2.3 CONCEPTION
DUN
SYSTEME
ORGANISATIONS VILLAGEOISES

COMPTABLE

DES

Le systme comptable se compose dtats spars pour chaque compte

ou groupe de comptes figurant dans les tats financiers. Par exemple, on
tient un tat spar pour le compte dactif Caisse, qui permet de voir
chaque mouvement frappant les disponibilits (entre ou sortie dargent)
au cours de lexercice, suite des oprations de ventes et dachats. Des
tats identiques existent pour tous les autres postes dactif, de passif,
ainsi que pour les comptes ou groupes de comptes de produits et de
charges du compte de rsultat. Lensemble list de tous ces comptes
dsigne le plan comptable.
La conception du plan comptable a des rpercutions importantes sur la vie
de lorganisation villageoise et sur ses activits. La structure et le niveau
de dtail du plan comptable dterminent le type et lventail dinformations
dont les dirigeants pourront disposer pour lanalyse et la prise des
dcisions (stratgiques et oprationnelles).
Sil est trop simplifi, le plan comptable ne fournira pas les informations
suffisamment prcises ncessaires la production dindicateurs pertinents
pour le suivi des performances de lorganisation.
En revanche, si lon cherche en savoir trop en mettant en place un plan
comptable extrmement dtaill, il en rsultera un trop grand nombre de
comptes, ce qui alourdira le systme comptable. De plus, en raison du
trs faible niveau dinstruction (voire de lanalphabtisme partiel ou total)
de ses membres, la structure villageoise ne pourra jamais appliquer un tel
systme comptable qui se rvlera trop complexe aux yeux de ceux-ci.
Il rsulte de ce qui prcde que le plan comptable (ou la liste des comptes
du dispositif comptable) doit tre dtermin pour chaque structure en
fonction de ses oprations effectives, de sa structure, de ses besoins en
gestion, et en suivant les exigences rglementaires. Le processus
conceptuel du dispositif comptable des organisations villageoises
regroupe plusieurs tapes qui se prsentent comme suit.

2.3.1 ETAPE 1 : ANALYSE DE LA STRUCTURE DE LORGANISATION

Dans le cadre de son activit, lentreprise dispose de moyens de
production (quipements, stocks, trsorerie, etc.) quelle obtient partir
des ressources mises sa disposition (apports des membres, droits
dadhsion, cotisation, subventions reus, emprunts contracts). Lanalyse
de la structure de lorganisation vise identifier les comptes relatifs aux
diffrents lments de son patrimoine. Linventaire exhaustif des moyens
prsents et futurs permet de distinguer les moyens de financement et les
moyens rels.
2.3.1.1

Les ressources de lorganisation

Elles indiquent lorigine des fonds qui ont permis de financer les lments
du patrimoine. On distingue notamment :

Le capital social : Cest un terme classique qui dsigne tout

simplement les apports des diffrents membres ou adhrents de
lorganisation. Il faut chercher savoir si au moment de la naissance
(ou constitution) de lorganisation, les membres ont apport de largent
frais ou des quipements, sous forme de mise (communment appele
part sociale).

Les droits dadhsion, les cotisations, les dons : Les droits dadhsion
dsignent le montant dargent qui est exig aux nouveaux adhrents
lorganisation, une fois que celle-ci est dj cre. Les cotisations sont
des efforts ou contributions que les membres sont appels payer
durant la vie de lorganisation. Les dons quant eux dsignent les
soutiens financiers ou matriels que diverses personnes ou institutions
apportent lorganisation pour lencourager. Ces soutiens deviennent,
tout comme les droits dadhsion et les cotisations, entrent sous la
rubrique des ressources propres de lorganisation. Il est ncessaire
recueillir ds le dpart, des informations sur lexistence ventuelle de
ces ressources.

Les subventions : Il faut demander aux dirigeants sils bnficient des

subventions pour les quipements. Des renseignements clairs doivent
tre recueillis sur la nature de ces subventions, leur objet, leur dure,
les conditions de leur obtention et les conditions de leur utilisation.
Remarque : Au cas o les subventions ne concerneraient pas
lacquisition des quipements, elles entreront plutt sous la rubrique
des subventions dexploitation qui caractrisent lactivit de
lorganisation et non sa structure.

Les emprunts et dettes diverses : Il faut interroger les dirigeants sur un

engagement financier possible de leur part ; sils ont contract ou
pourront tre amens contracter des emprunts auprs des banques
locales (institutions de microfinance), des ONG ou dautres structures
de financement. Les entreprises peuvent tre aussi amenes
10

rechercher des financements, voire mme prendre des avances auprs

de leurs partenaires particuliers (fournisseurs, clients ou autres). Des
renseignements doivent tre recueillis ce niveau.
2.3.1.2

Les emplois

Les emplois regroupent lensemble des lments compris dans le

patrimoine de lorganisation. Ils constituent la justification de lutilisation
qui est faite des ressources numres prcdemment. On distingue :

Les immobilisations : Elles regroupent entre autres : les quipements

(magasins, machines, matriels de terrain, etc.), les matriels de
transport (motos, vlos, vhicules) et les matriels de bureau
(meubles, machines de bureau, etc.). Dans le cadre de llaboration du
dispositif comptable de lorganisation, il est ncessaire voire
indispensable, de procder un inventaire exhaustif des
immobilisations acquises. Les immobilisations non encore acquises
mais dont lacquisition est fort probable doivent aussi tre rpertories.
Toutefois, il est prfrable que le degr de dtail dans les subdivisions
des comptes soit limit pour viter que le plan comptable soit trop
complexe et lourd manipuler.

Les prts accords par lentreprise : Il sera fait un inventaire des

dbiteurs rels et probables de lentreprise (cest--dire ceux qui la
structure villageoise accorde ou sera appele accorder des prts ou
des avances sous diverses formes).

Les disponibilits :

Le compte bancaire : Les structures villageoises de trs petite taille

ne sont pas contraintes de se faire ouvrir un compte dans une
banque classique (BOA, ECOBANK, etc.). Par contre, elles tireront
dnormes avantages se faire ouvrir un compte dans banque de
leur localit, notamment dans une institution de microfinance
implante dans le village ou aux environs (CLCAM, CVEC, CREP,
CVECA, CIPEN, etc.). Cela dpend de limportance de leurs
disponibilits (cest--dire des flux dentre et de sortie dargent) et
de la nature de leurs activits. Dans ce cas, ce compte doit tre
identifi par la dnomination de linstitution.

La caisse : Elle joue un rle fondamental dans le bon

fonctionnement des organisations villageoises. Cest le carrefour
des oprations financires de lentreprise. Toutes les recettes et
toutes les dpenses transitent quasiment par la caisse. Cest
pourquoi obligatoirement, toutes les structures villageoises, quelle
que soit leur taille, doivent disposer dune caisse (et donc dun
compte Caisse), comme cest le cas pour toute sorte dentreprise.

11

2.3.2 ETAPE 2 : ANALYSE

DEXPLOITATION)

DES

ACTIVITES

(OPERATIONS

Certaines oprations ont dincidence sur le rsultat dexploitation, cest-dire le rsultat qui se dgage des activits courantes de la structure
villageoise. Notons que cette dernire fournit des biens et services pour la
commercialisation : il sagit des produits. La production de ces biens et
services ncessite la consommation par la structure, dautres biens et
services : il sagit des charges.
2.3.2.1

Analyse des charges

Daprs le rglement du systme comptable ouest africain, les charges

sont des emplois dfinitifs ou des consommations de valeurs dcaisses
ou dcaisser par lentreprise (Syscoa, 1997, Foucher, p.150).
On distingue, au niveau des organisations villageoises, des entreprises
menant leurs activits dans les zones rurales ou des institutions prives
(ONG), trois grandes catgories de charges :

Les charges directement lies aux activits principales de lentreprise :

Ce sont des ressources dont la consommation est troitement lie la
production des biens ou aux prestations de services de lentreprise.
Elles sont uniquement destines aux activits principales de
lentreprise. Ces charges disparaissent ds que la production du bien
ou la prestation de service est supprime. Cest le cas par exemple :
-

des dpenses relatives aux travaux damnagement forestier pour

les SVGUA,

des frais dentretien des ruches et des frais de rcolte du miel pour
lAssociation des Apiculteurs).

des frais de consommation des intrants agricoles (insecticides,

semences, etc.) et des frais dentretien des parcelles agricoles pour
les Groupements Villageois (GV).

La dmarche didentification de ces charges consiste inventorier

toutes les dpenses directement lies ces activits principales de la
structure villageoise. Puis les comptes enregistrant ces dpenses sont
alors de facto identifis. On veillera limiter les dtails dans les
subdivisions, pour raison de simplification du dispositif comptable.

Les frais de gestion ou de fonctionnement de lorganisation : Ce sont

des frais courants et gnraux de gestion. Ce sont des frais rcurrents
dans toute organisation, quelle que soit sa taille et quelle que soit sa
nature juridique ou conomique. On reprendra tout simplement
lensemble de ces comptes tels quils figurent dans le plan comptable
gnral, do on supprimera, aprs pointage en collaboration avec les

12

acteurs de lorganisation, les comptes que les oprations de

lentreprise nimpliqueront pas. Cest le cas par exemple :

des frais dachat des fournitures de bureau,

des indemnits et des frais de dplacement pays aux membres de
des frais de location des bureaux,
des frais dentretien des meubles et autres quipements, etc.

Les autres charges : Ce sont des charges de nature trs

exceptionnelle pour ces entreprises voluant dans les zones rurales.
Elles interviennent rarement dans lorganisation. Lorsquelles
surviennent, leur frquence est trs faible ou ngligeable. Elles doivent
cependant tre inventories et prises en compte ds leur apparition.
On y classe par exemple :
-

les impts et taxes (lorsque lorganisation est assujettie aux

impts),

les charges diverses (telles que les frais dassurance des vhicules
et des motos, les pertes lies aux catastrophes : incendies,
accidents, vols, etc.),

les frais financiers (intrts pays pour les crdits bancaires) et

les dotations aux amortissements (constatation de la dgradation

progressive lie lutilisation des quipements).

2.3.2.2 Analyse des produits

Les produits sont les ressources gnres par lactivit de lentreprise. On
distingue, au niveau des organisations villageoises, des entreprises
menant leurs activits dans les zones rurales ou des institutions prives
(ONG), trois grandes catgories de produits :

Les ventes de biens : Il sagit des ventes de marchandises pour les

activits purement commerciales et des ventes de produits finis pour
des activits dexploitation des produits agricoles (produits marachers,
crales, etc.), des ressources forestires (noix de cajou, karit, miel,
etc.), des produits dlevage (lait, fromage, volaille, ufs, etc.), des
ressources halieutiques (poissons), des carrires (sable, gravier, etc.),
et pour les activits de transformation des produits agricoles (charbon,
beurre, savon, etc.). Il sagit aussi des ventes dautres produits
fabriqus (petite industrie, petite transformation, entreprises
artisanales).
Les produits sont identifis partir de la connaissance exacte des
activits conomiques menes par lentreprise.

Les prestations de service : Il sagit des travaux facturs et des

services vendus. Les travaux facturs concernent les constructions de
13

tout genre (constructions, travaux publics, ouvrages darts, travaux

damnagement du territoire, dassainissement, travaux divers lis la
protection de lenvironnement, les travaux agricoles, etc.).
Les services vendus concernent : la formation, lducation publique, la
sensibilisation, les tudes, la sous-traitance, la main duvre, le
transport, lentretien, les rparations, la restauration, le gardiennage,
etc.
Les prestations de service sont identifies partir de la connaissance
exacte de la nature relle des services prests ou prester par
lorganisation villageoise.

Les autres produits : Il sagit essentiellement des subventions reues

pour lexploitation, des revenus financiers et des autres revenus
nentrant pas dans les prcdentes rubriques.

Remarque : On ne tiendra que les produits effectivement ou probablement

impliqus ou engendrs par les oprations de lentreprise.
2.3.3 ETAPE 3 : ANALYSE
LORGANISATION

DES

BESOINS

DE

GESTION

DE

Lentreprise peut dsirer connatre le cot de chacune de ses diverses

activits principales. On procde alors lanalyse des charges en
rfrence aux diffrentes activits, cest--dire par imputation des
dpenses aux diffrents produits principaux. Cette analyse entrane deux
implications majeures pour le systme comptable :
-

Les produits gnrs par les activits principales de la structure sont

clats par nature (diffrentiation des informations).

De la mme manire, les charges inhrentes aux activits principales

sont clates en charges imputables directement aux activits (donc
par nature) et engendres par celles-ci.

Une telle diffrenciation prsente limportant avantage de favoriser une

analyse conomique des diffrentes activits menes par lentreprise.
Cest le stade prcurseur dune mise en uvre de la comptabilit
analytique, outil de gestion par excellence. En effet la possibilit de
connatre les cots partiels des divers produits principaux constitue un
levier essentiel de gestion de la performance au triple plan commercial,
technique et financier.
Par ailleurs, il pourrait tre fait mention, ventuellement, de tous les
partenaires de lorganisation qui sont concerns par la rpartition des
diffrentes recettes gnres par celle-ci (cest le cas par exemple dans
les SVGUA o les recettes de ventes des produits forestiers sont rparties

14

entre plusieurs partenaires : la commune, le village, ladministration

forestire, la structure villageoise, les groupements, etc.).
2.3.4 ETAPE 4 : LE RESPECT DES EXIGENCES REGLEMENTAIRES
Les exigences de fiabilit, dexhaustivit, de clart des informations et des
tats financiers, quelle que soit la taille de lorganisation, commandent le
respect scrupuleux de tous les principes comptables fondamentaux. Dans
cette optique et en vertu du principe de limportance significative, les
comptes non prvus au dpart seront ouverts ds que les oprations de
lentreprise lexigeront.
2.4 PLAN
COMPTABLE
ET
LIVRES
STRUCTURES VILLAGEOISES

COMPTABLES

DES

2.4.1 LE PLAN COMPTABLE

En raison des caractristiques des organisations villageoises numres
plus haut, le plan comptable doit tre suffisamment simplifi. Il est une
adaptation du plan comptable gnral qui dcoule du systme minimal de
trsorerie du Syscoa.
Par contre, il sera fait abstraction des numros de comptes, pour allger le
systme et faciliter lassimilation et lappropriation du dispositif comptable
par les acteurs des organisations villageoises. De mme, le choix des
intituls de comptes doit tenir compte du niveau dassimilation des
utilisateurs.
On distingue deux grandes catgories de comptes, savoir :
-

Les comptes de patrimoine qui devront figurer au bilan : Il sagit des

comptes qui traduisent les lments du patrimoine de la structure.

Les comptes de gestion qui devront plutt figurer au compte de

rsultats : Il sagit des comptes dont le regroupement permet de
dterminer le rsultat excdentaire ou dficitaire de lexercice.

La structure du plan comptable applicable aux organisations villageoises

se prsente comme suit.
2.4.1.1

Les comptes de patrimoine ou comptes du bilan

a. Comptes de ressources (ou du passif)

Ces comptes indiquent lorigine des fonds. Cest le rpertoire des moyens
de financement de la structure villageoise.
-

Apports des membres (Capital social)

Rsultat de lexercice
15

Subvention dinvestissement (lorsque la distinction est faite entre

exploitation et quipement)

Emprunts et dettes diverses : Pour raison de simplification, ce compte

regroupe les dettes long terme, les dettes moyen terme et les
dettes court terme (fournisseurs, avances reues des clients, dettes
vis--vis des membres, personnel, etc.).

b. Comptes demplois (ou de lactif)

Ces comptes rpertorient tous les lments
lorganisation, justifient laffectation des ressources.

du

patrimoine

de

Equipements : Ce compte regroupe les Terrains, Matriel industriel et

commercial, Matriel agricole, petit outillage, Matriel de bureau (table,
armoire, caissette, etc.), Matriel de transport (vhicule, moto, vlo,
etc.), Troupeaux, Greniers, etc.

Stocks : Ce compte regroupe les stocks de marchandise, de produits,

de matires, de fournitures, etc. ; il est utilis lorsque la structure
dtient souvent des stocks.

Prts et crances diverses : Pour raison de simplification, ce compte

regroupe les prts long terme et moyen termes, et les prts court
terme (avances donnes aux fournisseurs, crances sur les clients, les
membres de la structure, etc.).

Compte bancaire local : Il sagit du ou des compte(s) ouvert(s) auprs

des institutions de microfinance de la localit.

Caisse.

2.4.1.2

Les comptes de gestion (ou comptes de rsultat)

a. Comptes de charges
Ces comptes dcrivent toutes les dpenses ou emplois dfinitifs relatifs
lactivit de la structure. Ils affectent directement le rsultat de lexercice.

Dpenses lies aux achats de marchandises (lorsque la structure

mne une activit purement commerciale : par exemple achats de
produits agricoles pour la revente)

Dpenses dexploitation (directement lies lactivit de production) :

-

Achat de matires,
Achats de fournitures diverses,
Frais de sous-traitance,
Rmunrations des travaux directement lis lactivit principale,
etc.
16

Dpenses de fonctionnement (il sagit des frais gnraux, dpenses

relatives la gestion de lorganisation) :
-

Achats de fournitures de bureau,

Frais de transport et dplacement des membres
Frais dentretien et de rparation des quipements et matriels
Frais de location des matriels et des locaux
Frais de formation des membres
Indemnits et frais de supervision
Salaire des employs (lorsque la structure emploi un salari)
Amortissement des quipements et des matriels
Autres frais : Frais bancaires, Assurance des vhicules et motos,

b. Comptes de produits
Ces comptes relvent toutes les recettes et tous les produits gnrs par
les activits de la structure villageoise. Ils affectent directement le rsultat
de lexercice.
-

Recettes des ventes de produits divers (il est possible dobtenir les
recettes par produit ou par catgorie de produits)
Recettes des travaux facturs ou des services vendus (il est
galement possible dobtenir les recettes par type de travaux ou de
services)
Subventions obtenues pour lexploitation

Remarque : Dans certains cas (exemple des SVGUA), les recettes issues
des ventes des produits, travaux ou services doivent faire lobjet dune
rpartition systmatique entre plusieurs partenaires. Le cas chant, cest
seulement la partie qui revient lorganisation villageoise qui entre dans le
calcul du rsultat de lexercice. Dans ce cas, le dispositif comptable
comporte un livre spcifique pour les rpartitions systmatiques des
recettes.
2.4.2 LE PRINCIPE DE LA PARTIE DOUBLE
2.4.2.1

Les livres comptables

Tous les besoins dinformation des organisations villageoises peuvent tre

satisfaits partir des comptes prcdemment numrs qui composent le
systme comptable. En raison de la trs petite taille de ces organisations,
les comptes peuvent tre tenus suivant le systme dit centralisateur .
Lintrt du systme centralisateur pour ces structures locales rside
surtout dans la possibilit quil offre de prsenter les flux des dcoulant
des activits suivant une mthode analytique.
Pour mettre en uvre ce systme centralisateur, il sera tenu plusieurs
supports ou livres comptables auxiliaires : livre de caisse, livre de compte
bancaire local, livre des crances, livre des dettes, livre des stocks, etc.

17

Le dtail des livres comptables fera lobjet du chapitre suivant (mise en

place du dispositif comptable).
2.4.2.2

Exploitation du principe de la partie double

Le principe de la comptabilit en partie double fait partie des principes

sacrs de la comptabilit. Il implique simplement que tout mouvement
affectant un lment quelconque dun livre comptable en dbit est
ncessairement accompagn dun mouvement symtrique et de mme
importance sur un ou plusieurs autres lments dun autre livre comptable
ou de plusieurs autres livres comptables en crdit. En consquence, lon
obtient tout moment lgalit sacre :
Total Dbit

Total Crdit

En application de ce principe, toute criture comptable prsente lune des

formes ci-aprs :

Un compte au dbit et un compte au crdit du mme montant.

Un compte au dbit et plusieurs comptes au crdit (dun montant total

gal celui du compte dbit).

Plusieurs comptes au dbit et un compte au crdit(dun montant gal

la somme de ceux des comptes dbits).

Plusieurs comptes au dbit et plusieurs comptes au crdit (le total des

montants du dbit tant gal celui des comptes crdits.

18

III - LA MISE EN PLACE DU DISPOSITIF COMPTABLE

Il importe de rappeler limportance du dispositif comptable, en tant

quinstrument dinformation et de dcisions relatives la gestion des
structures villageoises. Ainsi, pour garantir lefficacit de ce prcieux outil
de gestion, sa conception a fait lobjet dune dmarche mthodique et
rigoureuse. Toutefois, malgr toute lattention qui a caractris la phase
conceptuelle de cet instrument, aucun rsultat pertinent ne peut dcouler
de son utilisation si sa mise en place est nglige ou prcipite.
Il va donc de soi que la mise en place du dispositif comptable des
organisations villageoises est un processus qui ncessite autant
dattention que prcdemment. Ce processus vise trois principaux
objectifs, savoir :

Susciter lintrt des partenaires cibles pour son utilisation. Cela

suppose que ceux-ci soient pralablement informs, voire convaincus
sur les questions suivantes quils pourraient se poser :
Pourquoi un dispositif comptable pour grer les activits ?
En quoi consiste le dispositif partie double et quelles sont les
amliorations quil comporte par rapport la partie simple ?
Le dispositif comptable partie double nest-il pas complexe et
contraignant pour les organisations villageoises ?

Identifier les difficults dadaptation du dispositif aux activits relles

des structures villageoises, en vue dapporter les mesures correctives
ncessaires.

Assurer aux membres des structures concernes, la formation

ncessaire lutilisation efficace du dispositif comptable. Cette
formation simpose en effet, pour amener les participants acqurir
les connaissances de base sur lesquelles repose le systme
comptable, ainsi que les rgles et principes observer au sein des
structures pour son bon fonctionnement.

Ce chapitre est subdivis en trois sections, savoir :

-

Programmation et conduite des formations

Configuration des supports comptables et implantation du
dispositif comptable
Elaboration dun plan de suivi.

19

3.1 PROGRAMMATION ET CONDUITE DES FORMATIONS

3.1.1 Rle de la formation dans la mise en place du dispositif
Le processus de mise en place du dispositif comptable repose
fondamentalement sur la mise en uvre dun plan de formation bien
appropri.
En effet, la formation sinscrit principalement dans une optique
dadaptation des membres des organisations villageoises aux
changements intervenus dans la conduite de leurs activits, du fait de
lintroduction dun systme de comptabilit. A ce titre, le plan de formation
mettre en place sadresse prioritairement aux responsables qui ont en
charge la gestion des structures villageoises. Ce plan vise donc susciter
en leur sein, des changements de comportements, en vue dadopter une
attitude nouvelle de transparence, de rationalit et de rigueur, ncessaire
pour garantir lefficacit du dispositif comptable.
Toutefois, cette formation interpelle galement les autres membres des
structures villageoises qui nassument pas encore une responsabilit
directe dans la gestion, pour deux principales raisons :
-

Dune part, la formation vise transmettre aux membres, les

comptences ncessaires et suffisantes pour leur permettre dexcuter
les tches de contrle de la gestion de leur organisation, et par
consquent de participer plus efficacement aux prises de dcisions.

Dautre part, elle vise prparer les membres pour un futur proche ou
lointain, notamment en les dotant des capacits relles pour assumer
dsormais des responsabilits ventuelles de gestion.

3.1.2 Programmation des modules de formation

En raison du rle capital de cet instrument dans le succs du dispositif
comptable, le plan de formation doit tre labor et conduit avec minutie.
3.1.2.1 Objectifs des modules de formation
Les modules de formations doivent permettre datteindre les trois objectifs
principaux numrs plus haut, savoir :
-

Susciter lintrt des partenaires cibles pour son utilisation ;

Identifier les difficults dadaptation du dispositif aux activits relles
des structures villageoises ;
Assurer aux membres des structures concernes, la formation
ncessaire lutilisation efficace du dispositif comptable.

Lors de lexcution du plan de formation, une cohrence devra tre

rigoureusement observe entre les diffrents modules, en vue de faciliter
20

la comprhension progressive du systme comptable et de son

fonctionnement par les bnficiaires.
3..1.2.2 Proposition de modules de formation
A titre indicatif, les modules suivants peuvent tre proposs dans leur
ordre de prsentation.
Squence 1 : Rle de la comptabilit dans la gestion des organisations
villageoises.
Cette squence vise amener les participants dcouvrir limportance de
la comptabilit dans la vie quotidienne des organisations. Elle comprend
deux modules, savoir :
-

Module 1 : Pourquoi les organisations villageoises ont-elles besoin de

la comptabilit ?

Module 2 : Le rle de la comptabilit : production dinformation pour la

gestion et le contrle.

Squence 2 : Initiation au dispositif comptable partie double

Cette squence vise transmettre aux bnficiaires, les connaissances
de base relatives au fonctionnement du systme comptable. Elle
comprend deux modules :
Module 1 : Les instruments comptables et leur maniement
Module 2 : Les mcanismes comptables : lanalyse et la transcription des
oprations
Squence 3 : Les tches comptables en amont et en aval de
lenregistrement des oprations
Cette squence dcrit les diffrentes tches excuter par les
responsables de la structure villageoise tout au long du cycle comptable.
Notons au passage que le cycle comptable commence avec les
enregistrements comptables et la tenue des livres comptables, et stend
jusqu linterprtation des tats financiers, en vue dune prise de dcision.
Cette squence est compose de trois modules :
Module 1 : Comment organiser le travail de la comptabilit ?
Module 2 : Le cycle comptable
Module 3 : Linterprtation des tats financiers
Squence 4 : Les tches spcifiques de la comptabilit
Il sagit ici des traitements comptables rservs quelques oprations
spcifiques, telles que les erreurs qui surviennent lors des

21

enregistrements et les transactions relatives lexploitation des noix de

cajou. Cette squence comprend deux modules :
Module 1 : Mthode de correction des erreurs
Module 2 : Comptabilisation des oprations spcifiques aux transactions
sur les noix de cajou
Remarque : En dehors des squences qui viennent dtre numres, il
peut tre opportun, selon les contextes, de prvoir dautres modules de
formations, notamment sur le calcul et la comptabilisation des
amortissements de matriel.
3.2 PHASE DE CONFIGURATION DES SUPPORTS COMPTABLES
ET DIMPLANTATION DU DISPOSITIF COMPTABLE
Cest une phase pratique qui est essentiellement consacre la mise en
place du dispositif comptable dans les organisations villageoises. Il
importe de noter que la russite de cette phase est troitement lie aux
conditions qui ont prsid la phase des formations.
3.2.1 Typologie des livres comptables
A partir de la dmarche adopte durant la phase conceptuelle (voir le
chapitre prcdent), il est possible de dresser une typologie de livres
comptables standards couvrant lensemble des oprations et garantissant
un systme comptable aisment manipulable et assurant la fiabilit de
linformation financire et des tats financiers. On distinguera :
-

Un livre des fonds propres (Apports, Cotisation, Surplus).

Un livre de subventions.
Un livre des emprunts et dettes diverses.
Un livre des immobilisations (les quipements).
Un livre des prts et crances diverses.
Un livre de compte bancaire local (institution de microfinance).
Un livre de caisse.
Un livre de charges directement lies aux activits principales de
lentreprise.
Un livre des frais de gestion de lentreprise.
Un livre des autres charges.
Un livre des ventes de produits et de services.
Un livre des produits divers.
Un livre de ventilation des recettes des activits principales de
lentreprise.
Un livre daffectation des recettes aux divers partenaires de
lentreprise (en cas de ncessit).Ces livres ne sont utiliss quen
cas de besoin.

22

Toutefois, pour rduire le nombre de livres et dviter des encombrements,

il est possible de combiner plusieurs comptes dans un seul livre
(exemple : le compte des prts et crances diverses et le compte des
emprunts et dettes diverses peuvent faire lobjet dun seul livre
comptable).
3.2.2 Considrations pour le tracer des livres comptables
Les livres comptables, supports de la comptabilit des organisations
villageoises sont nettement diffrents des journaux auxiliaires de la
comptabilit classique. En effet, pour concilier les contraintes de respect
des normes comptables de prsentation des Etats financiers avec
limprieux besoin dallgement et de simplification ncessaire pour
lassimilation et la manipulation aise par les utilisateurs, plusieurs
considrations devront guider le tracer des livres comptables dont la tenue
marque le point de dpart du cycle comptable.
3.2.2.1

Langage et forme de prsentation des livres comptables

Les intituls donns aux livres comptables et aux diffrentes rubriques

quils comportent doivent tre le plus comprhensible possible pour les
utilisateurs. Le cas chant, les appellations et les termes de ces livres
comptables seront dfinis avec la contribution des utilisateurs, pour
accrotre la lisibilit des supports par ceux-ci.
Dautre part, chaque livre comptable est une prsentation en plusieurs
colonnes :
-

Soit dun compte avec des rubriques explicatives dtailles

dexploitation et de tenue (remplissage) de ce document,

Soit dun regroupement de plusieurs comptes avec aussi ces

rubriques explicatives facilitant la tenue (le remplissage) du
document.

3.2.2.2

Principes de regroupement des comptes dans un livre

comptable

Les critres de regroupement des comptes en un livre comptable

seront principalement :
-

Lorigine des ressources externes,

Les conditions dobtention des ressources internes,
Lobjet des dpenses,
La finalit de la consommation dfinitive des ressources.

23

3.2.2.3

La frquence de manipulation des comptes

Tous les comptes mouvements au moins deux fois par semaine (en
moyenne en priode dintenses activits) ou deux fois par mois, peuvent
faire lobjet des livres comptables spars ou dtats spars. Dans la
mme logique, La ressource ou la catgorie de ressources ainsi que la
dpense ou la catgorie de dpenses ayant une importance relative
peuvent faire lobjet de livres spars.
Toutefois, il faudrait tenir compte de la pertinence des informations qui
seront issues dun traitement spar des donnes.
3.2.3 Dispositions pratiques pour lutilisation des livres comptables
Pour suivre le dtail des transactions affectant les biens, les dettes, les
charges et les produits, toutes les oprations effectues dans lentreprise
seront transcrites dans les comptes. Rappelons que les comptes donnent
une reprsentation numrique des augmentations ou des diminutions
exprimes en valeurs montaires.
Toutefois, tous les comptes nauront pas la prsentation classique
double colonnes (dbit, crdit). Seuls les comptes de situation
patrimoniale auront ncessairement cette prsentation classique : ils
saugmenteront par le dbit et seront diminus par le crdit en ce qui
concerne les comptes dactif ; les comptes du passif quant eux
saugmenteront par le crdit et seront diminus par le dbit. En effet, dans
le SMT seuls ces comptes connaissent une variation dans les deux sens
en (+) ou en (-).
Par contre, les comptes de charges et de produits auront une prsentation
uni-colonne. Ainsi, seule la colonne de dbit sera prsente pour les
comptes de charges (abstraction faite de la colonne crdit) et seule la
colonne de crdit sera prsente pour les comptes de produits
(abstraction faite de la colonne dbit).
3.3 LELABORATION DUN PLAN DE SUIVI
3.3.1 Ncessit dun plan de suivi
Le plan de suivi du fonctionnement du dispositif comptable simpose pour
plusieurs raisons :

9 Dune part, ce plan offre lheureux avantage didentifier, lors de

lutilisation du dispositif comptable par les organisations villageoises,
les insuffisances ventuelles et les difficults dadaptation aux
situations relles des utilisateurs. Ainsi pourrait sen suivre la mise en
uvre des mesures correctives ncessaires.

24

9 Dautre part, le suivi permet dapporter les rectifications et toutes les

prcisions ncessaires la comprhension quont les utilisateurs du
systme comptable mis en place leur profit. Il permet notamment
dviter toute interprtation errone, ainsi que des attitudes de
dviation dans la conduite du processus comptable. Notons que ce
renforcement nest possible qu travers des rappels des modules de
formation portant sur les notions antrieurement tudies.

9 Par ailleurs, la mise en uvre dun plan de suivi permet dvaluer le

dispositif en termes defficacit de la dmarche dimplantation, ainsi
que du systme comptable lui-mme, par rapport aux objectifs qui ont
guid sa mise en place. Cest galement un moyen efficace pour
apprcier les capacits de gestions des organisations villageoises, face
leur mission dacteurs principaux du dveloppement local.
3.3.2 Le mcanisme de suivi du dispositif comptable
Le plan de suivi est mis en uvre par les responsables de la structure
prenne qui ont en charge la mise en place du dispositif de comptabilit
dans les organisations paysannes.
Le suivi est constitu de visites priodiques des organisations villageoises
daccueil du dispositif comptable, et principalement des responsables
chargs de la gestion de ces structures. Dans ce cadre, les actions
suivantes sont envisageables :

9 La formation du personnel de la structure prenne charg de

lencadrement des structures villageoises, sur lutilisation du systme
comptable. Cette formation permettra daccrotre les capacits de ce
personnel assurer un encadrement de proximit lendroit des
membres de la structure, notamment sur la comptabilit.

9 La mise en uvre au profit des structures villageoises, des modules de

formations de renforcement des connaissances en comptabilit, en vue
de rafrachir lattention des dirigeants sur leurs tches quotidiennes et
priodiques en comptabilit. A cet effet, une formation est
envisageable en dbut danne sur les enregistrements comptables et
lorganisation comptable ; une deuxime formation en fin danne peut
tre ncessaire pour rappeler les tches comptables excuter en fin
dexercice (laboration des tats financiers, clture des comptes).

9 Envisager les possibilits dlargir les formations aux autres membres

de lorganisation villageoise, en vue de les prparer aux tches de
contrle de la gestion que font les responsables et si possible aux
responsabilits futures dans la gestion de lorganisation.

9 Il nest pas carter, dans la mesure de la disponibilit des moyens,

de prvoir des systmes dencouragement au profit des organisations
villageoises ayant fait preuve de plus de srieux dans la tenue de la
25

comptabilit. Le cas chant, ce systme dencouragement devra se

baser sur les critres de transparence et de rgularits des critures et
des documents comptables, ainsi que sur la clart des tats financiers
annuels.

9 Possibilit dlargir la formation sur dautres notions telles que :

-

la procdure dlaboration du budget

linterprtation des rsultats de la comptabilit
etc.

Remarque : Pour accrotre le degr dassimilation et lintrt que les

membres des organisations villageoises portent pour le dispositif
comptable, les actions de suivi devront prserver lautonomie des acteurs
dans la tenue de la comptabilit.

26

IV - ORGANISATION DE LA COMPTABILITE

4.1 LE PROCESSUS COMPTABLE

Il importe de rappeler que la tenue de la comptabilit dans une
organisation villageoise implique ncessairement quatre tapes que sont :
-

lenregistrement des oprations caractre comptable

le classement des pices tenant lieu de preuve des oprations
le traitement comptable
la conservation des documents

Chaque tape implique des documents spcifiques, ainsi que des rgles
particulires de conduite que le trsorier est tenu dobserver. Ces rgles
visent essentiellement garantir la fidlit, la sincrit et la transparence
des informations comptables vis--vis de toutes les personnes qui ont un
droit de regard sur lorganisation (les membres, les fournisseurs, les
clients, les institutions de financement, les autorits locales, etc.).
Pices
comptables
numrotes,
analyses et
enregistres

Pices
comptables
classes

Traitement
(Etats financiers)

Conservation
des prcieux
documents

4.1.1 Lenregistrement comptable

Cest la premire tape du travail comptable qui consiste crire les
informations comptables dans les documents appropris. Il importe de
noter que lenregistrement comptable se fait aprs une analyse rigoureuse
des oprations comptables devant permettre didentifier les documents
dans lesquels les critures devront tre portes.
4.1.1.1

Que faut-il enregistrer ?

Toute information faisant lobjet dune criture comptable doit tre

obligatoirement base sur un fait rel. Cest pourquoi elle doit tre
ncessairement matrialise par un support appel pice comptable qui
constitue la preuve de lopration.
La pice comptable dsigne un papier qui prouve (atteste) une opration
ou un fait caractre comptable. Elle a une double utilit, savoir :

27

dclencher lenregistrement : en ce qui concerne les oprations

courantes, cest seulement lorsque le trsorier reoit la pice
comptable quil doit passer lcriture comptable ;

servir de preuve toute occasion de contrle : la pice comptable est

lun des documents importants qui servent de base au contrle.

4.1.1.2

O enregistrer les pices comptables ?

Le systme comptable des structures villageoises est compos de

plusieurs livres ou comptes destins recevoir les critures des
informations portes sur les pices comptables, dans le but de retracer le
reflet de la ralit des oprations lies aux activits de la structure. Dans
la logique comptable, chaque compte fait lobjet dun livre comptable. Les
livres qui varient suivant lopration dont la pice est la preuve, et dont
lensemble constitue ce que lon appelle le Grand Livre, sont conus
dans le strict respect du principe de la partie double.
4.1.1.3

Comment faire un enregistrement ?

Pour chaque pice comptable, le trsorier doit identifier en respectant le

principe nonc prcdemment, quels sont les livres ou les comptes qui
sont concerns et dans lesquels il faut passer les critures.
4.1.1.4

Quand faut-il passer les critures comptables ?

Lenregistrement comptable se fait tous les jours, au fur et mesure de la

ralisation des oprations. On dit que lenregistrement comptable est une
opration continue.
4.1.2 Le classement et la conservation des pices comptables
Le classement est indispensable pour conserver et pour garder
accessibles tout moment les informations comptables et les lments de
preuve. Un classement mthodique et rigoureux est un pralable pour les
manipulations ultrieures pour fins de contrles et de vrifications, ou
mme dexploitations pour des prises de dcisions.
Cela explique et justifie la ncessit de procder une numrotation
systmatique et rigoureuse des pices comptables, dans un ordre
chronologique avant lenregistrement et le classement.
En vue de permettre une bonne conservation des documents comptables,
la mise en place dun quipement minimum savre ncessaire.

28

4.1.3 Le traitement des donnes comptables

Cest une tape de traitement des donnes enregistres qui dbouche sur
llaboration des documents de synthse encore appels tats
financiers couvrant une priode dactivit.
Plus concrtement, le traitement des comptes qui se fait priodiquement
permettra de produire :
-

Le compte de rsultat qui donne la situation de nos dpenses par

rapport nos recettes, afin de dduire si la structure a enregistr un
excdent ou un dficit budgtaire.

Le bilan qui constitue une photo rcapitulant lensemble des avoirs ou

emplois (actif) et des moyens ou ressources (passif) de la structure
une date donne.

4.1.4 Schma rcapitulatif de lorganisation de la comptabilit

Compte tenu de ce qui prcde, larchitecture de lorganisation de la
comptabilit peut se rsumer par le schma suivant qui rcapitule toutes
les tapes de lactivit comptable :

29

Schma de lorganisation comptable

-

Numroter
Analyser (imputer)
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chaque jour dans les
livres (partie double)

Grand-Livre

Traitements priodiques

Compte de Rsultat
Charges

Produits

D
O
C
U
M
E
N
T
S
D
E

Bilan au .
Actif

Passif

S
Y
N
T
H
E
S
E

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4.2 LES PROCEDURES FINANCIERES

4.2.1 La procdure des achats
Cest la description de tout le processus ou mcanisme permettant la
structure villageoise dobtenir des matires premires, des fournitures, des
quipements, des services, dont elle a besoin pour assurer son
fonctionnement. La procdure dachat comprend les tches suivantes :

Rception et validation des besoins dachat ou des besoins de

service : Ici, il faut rpondre aux questions suivantes :
-

Passation des commandes :

-

Qui est habilit sadresser au fournisseur et sur quelle base ?

Quels sont les critres de choix des fournisseurs ?
Quels sont les critres de recrutement des ouvriers de terrain ou de
prestataires de services ?

Rception des livraisons :

-

Qui a besoin de quoi ?

A qui sadresser t-on dans la structure ?

Qui doit recevoir qui est achet et comment ?

Qui doit apprcier le travail fait par les ouvriers de terrain (par
exemple) et comment ?

Rception et traitement des factures fournisseurs :

-

Qui reoit les factures fournisseurs ?

Qest-ce quil en fait ?
Qui tablit les tats de paiement des ouvriers et comment, sur
quelle base ?

4.2.2 La procdure des ventes

Cest la description de tout le mcanisme par lequel un client obtient de la
structure un produit ou service dont il a besoin. La procdure de vente
comprend les tches suivantes :

Rception de la commande des clients :

-

Qui reoit le client ?

Qui reoit la commande et qui ngocie avec lui des termes de
contrat de vente ou de prestation de services ?

Facturation :
-

Qui tablit la facture ? Qui la signe ?

En combien de copies la facture est-elle tablie ?
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Comment la facture est-elle tablie ?

Rglement de la facture :
- Qui reoit le rglement et comment acquitte-t-il de la facture ?
- Quelle est la destination des diffrentes copies de la facture ?

4.2.3 La procdure de ngociation des subventions

Cest la description des clauses principales que doit comporter un contrat
de subvention au profit de la structure et sur lesquelles la procdure
prcise les conditions de ngociation.
Le contrat de subvention comporte les rubriques suivantes : la nature de
la subvention, son objet, son montant, sa finalit, les conditions de son
exploitation, sa dure, etc. La procdure de ngociation indique les
conditions dacceptation de son objet et de sa finalit, ainsi que les
critres dacceptation des conditions de son exploitation.
4.2.4 La procdure de trsorerie
La procdure de trsorerie porte sur les oprations dentre et de sortie de
fonds de lentreprise quel que soit le mode de ralisation.
4.2.4.1

Utilisation dun compte bancaire local (microfinance)

Lentreprise a un compte dans une institution de microfinance (Exemple :

compte CLCAM) qui est employ pour les encaissements des
subventions, les encaissements des ventes et pour les retraits pour
alimenter la caisse.

9 Dpt dans le compte

Les espces encaisses lors des ventes doivent tre dposes dans le
compte ds que le montant de la caisse atteint 20.000 FCFA. Le trsorier
(qui tient la caisse) doit vrifier chaque fois, la conformit des recettes
provenant des ventes avec les reus dlivrs.
Les versements de subventions effectus directement par le bailleur de
fonds dans le comte bancaire local ou par lentreprise (si elle a reu ces
subventions en espces ) donnent lieu un avis de versement ou une
quittance de versement adresse lentreprise. Les bordereaux ou
quittances de versement dans le compte sont viss par le responsable de
lorganisation pour contrle dusage, avant dtre enregistrs dans le livre
compte dinstitution de microfinance.

32

9 Le retrait despces du compte

Les retraits de fonds destins alimenter la caisse doivent tre faits sur
linitiative du trsorier faisant office du caissier, qui soumet la demande
lapprobation des responsables de la structure. La demande de retrait de
fonds appuye dun tat justificatif de lutilisation du dernier
approvisionnement est soumise aux responsables avec le document de
retrait pour signature.
4.2.4.2

La tenue de la caisse

9 Encaissements despces
Il sagit de lencaissement des rglements des ventes. Le caissier acquitte
les copies de facture de vente.
Il peut sagir galement des subventions reues en espces des bailleurs
de fonds. Le caissier dlivre un reu de versement despces aux bailleurs
de fonds.
Il peut sagir enfin des espces retires dun compte bancaire local et
verses en caisse pour les dpenses courantes. Le caissier tablit le
document de retrait despces que doivent signer les responsables
qualifis de lorganisation.

9 Dcaissement despces
La caisse est utilise pour effectuer des rglements en espces des
dpenses courantes. Ces dpenses doivent tre autorises par les
responsables qualifis de lorganisation. Lautorisation est matrialise
soit par la signature des pices justificatives, soit par lapposition de la
mention Bon payer sur celle-ci suivie de la signature au visa.
Le contrle de caisse est ralis par un responsable qualifi qui doit
assurer, au moins une fois par mois, de faon inopine, que le solde du
livre caisse est conforme lencaisse relle. Ce contrle est matrialis
par un procs-verbal sign du caissier et du contrleur.

9 Protection des fonds et valeurs en caisse

Les espces en caisse et les documents de possession dun compte
bancaire local doivent tre suffisamment protgs contre les cas de vol et
les manuvres frauduleuses. Il est souhaitable que chaque organisation
villageoise soit dote dun coffre fort double fermeture pour la tenue de
la caisse.

33

4.3 LES PROCEDURES COMPTABLES

Le trsorier de lorganisation villageoise est charg de la tenue correcte de
la comptabilit travers les documents comptables (tenue des livres
comptables), sous lautorit du premier responsable. Les membres du
bureau doivent traiter les pices comptables au fur et mesure quelles
sont reues.
La procdure comptable comporte essentiellement le guide dimputation.
Lobjet du guide dimputation est de fournir aux utilisateurs qui ont la
charge de la comptabilit, des rfrences qui puissent leur faciliter le
travail. Ce guide prend en compte les principales oprations traites au
sein de chaque organisation villageoise.
Entre autres oprations, on distingue notamment :

8 Versement direct de la subvention dans un compte bancaire local.

parle bailleur de fonds

Compte Banque locale

Subvention

8 Versement de la subvention en espces lentreprise.

Caisse

Subvention

8 Ventes rgles par le client qui verse directement les recettes dans le
compte de banque locale (microfinance).

Compte Banque locale

Ventes de produits / services

8 Ventes rgles en espces par le client (Caisse)

Caisse
X

Ventes de produits / services

X
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8 Retraits du compte bancaire local pour alimenter la caisse.

Caisse

Compte Banque locale

8 Versements despces dans le compte bancaire local

Compte Banque locale

Caisse

8 Rglement dune dpense de fonctionnement en espces

Dpenses de
fonctionnement

Caisse

8 Rglement dune dpense dexploitation en espces

Dpenses
dexploitation

Caisse

8 Achat dun quipement rgl en espces

Achat dquipement
X

Caisse
X

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CONCLUSION
Il importe de retenir lissue de ce qui prcde que la conception et la
mise en place dun dispositif comptable dans les organisations
villageoises, est et demeure un processus relativement long. Cela
sexplique entre autres par :

Le faible niveau dinstruction des utilisateurs de cet outil, face des

principes et des rgles relativement complexes qui ont guid son
laboration et qui exigent un niveau dinstruction significatif.

Le respect de ces principes et des normes comptables qui oblige un

minimum dexhaustivit dans linventaire des activits et des comptes
devant dcouler des transactions courantes.

Le besoin de formation qui simpose pour la comprhension et

lassimilation des concepts fondamentaux de la comptabilit, et dont la
russite conditionne lefficacit du dispositif comptable dans les
organisations villages.

Toutefois, le fort degr de simplification qui caractrise ce dispositif

comptable, rpond limprieuse ncessit de le rendre accessible aux
responsables, puis aux membres des organisations villageoises qui ont en
charge la gestion rationnelle et transparence (donc garantissant la
cohsion, la justice et la paix sociale) des ressources naturelles.
Il ne sagira donc en aucun cas, de prcipiter les diffrentes tapes autour
desquelles sarticule le prsent guide conceptuel, au risque de porter
atteinte au rsultat attendu, savoir la matrise par les populations
locales, de lutilisation des diffrents livres comptables, en vue dune
bonne tenue de la comptabilit dans les organisations villageoises.

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BIBLIOGRAPHIE

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BATSCH Laurent (1990) : La comptabilit facile : un cours

dinitiation efficace et pratique , Editions Marabout, Paris.

2.

Czesnik Frank et Wl I. Pascal (Juil. 2001) : Renforcement des

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lamnagement des forts classes , Rapport de mission, PRRFBassila.

3.

Czesnik Frank et Wl I. Pascal (Octobre. 2002) : Mission pour

laccroissement des comptences de gestion des organisations
paysannes et pour la capitalisation et le transfert des expriences du
PRRF Bassila , Rapport de mission, PRRF-Bassila

4.

DELVAL-MOUZAOUI (1999) : Tenir

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5.

Edighoffer Jean-Ren (1996) : Prcis de gestion dentreprise,

collection Repres Pratiques , Editions Nathan, Paris.

6.

SAMBE Oumar & DIALLO M. Ibra (1999) : Le praticien comptable

Syscoa , 2e Editions comptables et juridiques, Dakar.

7.

UEMOA (1997) : Systme comptable Ouest africain : le systme

minimal de trsorerie , Editions Foucher, Paris.

8.

Vincent Fernand (1987) : Manuel de gestion pratique des

associations de dveloppement rural du Tiers Monde, Tome II :
Gestion financire , Editions LHarmattan et IRED, Paris et Genve.

9.

Wl I. Pascal (Fv. 2002) : Formation des acteurs pour la

comptabilisation des transactions sur les noix de cajou dans les
SVGUA des forts classes de Pnessoulou et Bassila , Rapport
de mission, PRRF-Bassila

la

comptabilit

dune

10. Wl I. Pascal (Nov. 2001) : Formation des acteurs dans le cadre

du suivi du fonctionnement du systme comptable amlior dans les
SVGUA des forts classes de Pnessoulou et Bassila , Rapport
de mission, PRRF-Bassila
11. Wl I. Pascal (Aot 2001) : Mise en place des outils
comptables amliors dans les structures villageoises de gestion
des units damnagement des forts classes de Pnessoulou
et Bassila , Rapport de mission, PRRF-Bassila.

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