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Perfection Nement Excel 2007
Perfection Nement Excel 2007
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Avertissement
Ce document accompagne le cours qui a t conu spcialement pour les stagiaires des cours de
Denis Belot.
Le cours a t ralis en rponse aux diverses questions poses par les stagiaires.
Le support de cours est conu dans le but de permettre de suivre la formation sans devoir prendre des
notes.
Le support de cours permet galement de refaire les exercices raliss durant la formation.
Ce document ne constitue pas une rfrence utilisable sans le cours.
Le cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demandes et des volutions techniques, cest
pourquoi le contenu peut tre diffrent chaque session de formation.
Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre important
de fonctions. Les exemples fournis sont des exemples buts pdagogiques et ne constituent
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Introduction ............................................................................................................................................................... 4
Interface .................................................................................................................................................................... 5
Manipulations de base (rappels ou complments)...................................................................................................... 12
Les fentres ( lintrieur dExcel) ........................................................................................................................... 21
Recommandations ................................................................................................................................................... 22
Les feuilles .............................................................................................................................................................. 24
Format de cellule ..................................................................................................................................................... 28
Les cellules et les coordonnes ................................................................................................................................. 32
Les fonctions ........................................................................................................................................................... 35
Valeur cible ............................................................................................................................................................. 39
Tableaux Croiss dynamiques .................................................................................................................................. 40
Consolidation .......................................................................................................................................................... 43
Collage spcial ........................................................................................................................................................ 44
Figer les volets ........................................................................................................................................................ 46
Lignes et colonnes rpter (impression) ................................................................................................................. 47
Mise en page (divers)............................................................................................................................................... 48
Filtres...................................................................................................................................................................... 50
Option supplmentaires ........................................................................................................................................... 51
Rechercher remplacer .............................................................................................................................................. 53
Trier........................................................................................................................................................................ 54
Sous total ................................................................................................................................................................ 55
Validations .............................................................................................................................................................. 56
Protections .............................................................................................................................................................. 58
Modles .................................................................................................................................................................. 60
Formats conditionns ............................................................................................................................................... 61
Plan ........................................................................................................................................................................ 62
Dfinir une zone dimpression ................................................................................................................................. 63
Faire un planning..................................................................................................................................................... 64
Dfinir des graphiques ............................................................................................................................................. 65
Convertir des fichiers............................................................................................................................................... 68
Supprimer les doublons dans une feuille ................................................................................................................... 71
Insrer une date dans un texte .................................................................................................................................. 72
Collage avec liaison ................................................................................................................................................. 73
Partage de fentres (fractionnement) ........................................................................................................................ 74
Autres possibilits ................................................................................................................................................... 75
Macro ..................................................................................................................................................................... 76
Annexe (options dExcel) ........................................................................................................................................ 77
Annexe (Formules matricielles et tables) .................................................................................................................. 78
Annexe (Solveur) .................................................................................................................................................... 79
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A. Introduction
Ce cours sadresse des utilisateurs souhaitant se perfectionner sur le logiciel Excel dans la
version 2007.
Ce cours a t conu en rponse aux questions poses par les adhrents.
Ce cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demandes et des volutions
techniques.
Il est important de prciser que ce cours ne traite pas exhaustivement de toutes les fonctions
du logiciel Excel, mais prsente les fonctions, qui semblent les plus utiles dans le contexte
dune entreprise individuelle.
Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre
important de fonctions, aussi il sadresse des utilisateurs ayant dj une bonne pratique des
fonctions courantes de linformatique et dExcel.
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B. Interface
1 - Principaux lments
Bouton
Microsoft Office
Onglets
Ruban
Groupe
Commandes
(courantes)
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(Noter en particulier les Options Excel, qui regroupent tous les rglages, qui taient
auparavant dans Menu Outils, Options.)
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3 - Le Ruban
Le ruban regroupe lensemble des fonctions spcifiques du logiciel (Word dans cet exemple).
4 - Les Onglets
Les Onglets regroupent chaque Groupe de commande.
5 - Les Groupes
Chaque Groupe prsente les commandes courantes pour chacune des catgories.
(Groupe Presse-papiers, Groupe Police)
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Lanceur
Bote de
dialogue
Certaines boites de dialogue peuvent flottantes (ou palettes) en faisant un glisser dplacer :
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7 - Aperu instantan
Si un texte est slectionn, laperu est immdiat durant les choix des commandes (Sans
mme valider).
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Pour les raccourcis avec Ctrl ils apparaissent lorsque lon passe le curseur sur loption
Les raccourcis traditionnels (Control + X pour couper, par exemple) restent les mmes.
12 - Modles
De nombreux modles disponibles en ligne (sur Internet) directement depuis le bouton
Nouveau
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2 - Slection de cellules :
a ) Slection simple :
Faire un clic sur la cellule.
b ) Slection de plusieurs cellules contigus :
Faire un clic avec maintien pour encadrer les diverses cellules choisies.
c ) Slection de plusieurs cellules contigus (avec Majuscule) :
Faire un clic sur la premire, appuyer sur la touche majuscule 1 en la maintenant, puis faire un
clic sur la dernire. Cette option est particulirement utile si les cellules sont sur plusieurs
pages daffichage.
Remarque : les cellules peuvent tre dans des colonnes diffrentes.
d ) Slection de plusieurs cellules non contigus (avec Ctrl) :
Cliquer sur la premire cellule, appuyer sur la touche contrle en la maintenant appuye, puis
cliquer sur chacune des autres cellules choisies.
e ) Tout slectionner
Slectionner toute la feuille (intgralement)
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3 - Effacement de cellules :
Slectionner la (ou les) cellule puis appuyer sur la touche SUPPR.
(Remarque : la touche SUPPR permet deffacer et non pas de supprimer).
Slectionner la (ou les) cellule puis clic droit Effacer le contenu.
4 - Suppression de cellules :
Slectionner la (ou les) cellule puis clic droit Supprimer.
5 - Dplacement de cellules :
On peut dplacer des cellules laide de la fonction "glisser dplacer" :
Pour une cellule :
Slectionner la cellule, puis glisser la cellule (lorsque la flche apparat, faire clic avec
maintien) vers lendroit ou lon souhaite poser cette cellule.
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On peut rgler la largeur dune colonne. Entre deux colonnes, faire un clic avec maintien pour
largir ou rduire la colonne.
Autre solution :
Se positionner entre deux colonnes et faire un double clic la largeur sera adapte llment
le plus large.
Mme chose pour les lignes.
11 - Double clic sur cellule
Pour modifier directement le contenu de la cellule.
En particulier dans le cas de correction dun libell assez long.
Exemple : il y a une faute sur stocks (crit stockks )
Corriger
12 - Deux double clic sur une cellule
Slectionne un mot.
Exemple : pour remplacer Dsignation par Rfrence .
13 - Ne pas valider un changement
Faire la touche Echap au lieu de la Touche Entre.
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Si la cellule contient une date (ou si lon a slectionn deux cellules numriques) les valeurs
sont incrmentes.
15 - Remplissage jusqu la dernire ligne utilise
Dans une colonne droite dune colonne remplie.
Double clic sur la croix noire dans le coin en bas droite.
17 - Remplissage date
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Contenu :
1234567,89
Format :
9 999 999,99
Contenu :
37271
Format :
jj mmmm aaaa
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21 - Format personnalis
Il est possible de crer des formats particuliers, pour rpondre des besoins spcifiques (par
exemple mettre systmatiquement un signe + ou un signe sur une somme). Ces formats sont
appels formats personnaliss.
22 - Slection dune colonne (ou ligne)
Cliquer sur lentte gris
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Remarque : pour tre certain de supprimer tous les ###, la solution la plus simple consiste
slectionner toute la feuille, et faire un double clic entre deux colonnes
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28 - Agrandissement et rduction
Touche Ctrl + molette de souris
29 - Dfilement avec clic molette
Faire un clic avec la molette pour permettre un dfilement lent
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Taper le nom de la
cellule
34 - Fonctions rapides
Slectionnez plusieurs cellules
La somme ( la moyenne et nombre non vides) apparatra en bas dans la barre dtat.
Pour obtenir dautres fonctions, faites un clic droit dans la barre dtat.
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Ce type daffichage est viter sauf si lon doit visualiser deux classeur simultanment.
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E. Recommandations
Sauf cas particuliers, il est recommand :
De dcouper votre problme en plusieurs feuilles
Dviter les colonnes vides,
Dviter les lignes vides,
Dans une colonne, si plusieurs cellules comportent les mmes lments, il faut crer une
nouvelle colonne
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Prfrer :
Cas 1
Cas 2
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F. Les feuilles
1 - Ajout de feuille
Bouton droit sur longlet dune feuille
2 - Renommer une feuille
Bouton droit sur longlet dune feuille Renommer
Double clic sur longlet.
Faire la touche entre pour valider (ou un clic sur une cellule).
3 - Dplacer une feuille
Slectionner longlet puis clic avec maintien.
4 - Dupliquer une feuille
Slectionner longlet puis clic avec maintien (et touche CTRL).
5 - Supprimer une feuille
Bouton droit sur longlet dune feuille, puis Supprimer
6 - Slectionner plusieurs feuilles
Slectionner le premier onglet, tenir la touche Majuscule, puis slectionner le dernier onglet.
Slectionner le premier onglet, tenir la touche CTRL, puis slectionner chacun des onglets
7 - Dslectionner une srie de feuilles
Slectionner une autre feuille
Si lensemble des feuilles est slectionn, cliquer sur lune delles qui nest pas au premier
plan.
8 - Modifier plusieurs feuilles
Slectionner les diverses feuilles (les onglets apparaissent en blanc), les modifications
sappliqueront toutes les feuilles slectionnes.
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Dplacement
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Exercice achev
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Si plusieurs onglets sont slectionns, les modifications sont appliques chacune des feuilles
concernes.
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G. Format de cellule
Pour grer les attributs dune ou plusieurs cellules, il est possible dutiliser le ruban avec les
groupes Polices, Paragraphe
2 - Onglet Alignement
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3 - Onglet Police
4 - Onglet Bordure
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5 - Onglet Motifs
6 - Onglet Protection
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Exercice :
Alignement
Lorsquun format t dfini pour une ou plusieurs cellules il est possible de recopier ce format
laide de la touche
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2 - Coordonnes relatives
A1
Ce sont les coordonnes habituelles. Ces coordonnes sont automatiquement modifies dans
les formules lorsque que lon recopie des calculs.
3 - Coordonnes absolues
$A$1
$A1
A$1
Pour utiliser ces coordonnes il faut ajouter des $ devant la colonne et/ou devant la ligne.
Si des $ figurent les coordonnes des cellules ne seront pas modifies lors des recopies.
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4 - Nom de cellules
Il est possible de nommer des cellules (ou des plages de cellules).
Ce qui est beaucoup plus pratique.
Cliquer sur la cellule (ou sur un ensemble de cellules), puis cliquer dans la zone nom pour
renommer la (les) cellule(s) puis faire Entre. Si lon ne fait pas Entr, le nom ne sera pas
valid.
Remarque :
Les noms de cellules ne doivent pas comporter despace, de points de virgules
On peut par contre utiliser le symbole _
(caractre soulign sous le 8).
Deux cellules diffrentes ne peuvent pas avoir le mme nom.
Si le nom dune cellule a t mal attribu : Onglet formule, Gestionnaire de noms
Remarque : on peut galement nommer plusieurs cellules en une seule fois :
Slectionner les cellules ET les noms,
Onglet Formules, Crer partir de la slection
5 - Exercice sur TVA avec nom de cellule
Remarque :
Un nom de cellule est unique. Plusieurs cellules ne peuvent pas avoir le mme nom.
Un nom de zone ne comporte pas de blanc ou de signes spciaux, seulement des lettres et
ventuellement un tiret soulign (exemple : taux_de_tva).
On peut se positionner sur une cellule en indiquant son nom dans la zone de nom de cellule.
(Voir aussi F4 pour afficher la liste des noms
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Saisir
nom
le
Saisir la valeur
(Aprs avoir effac les
coordonnes prcdentes)
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I. Les fonctions
2 - Concatner
3 - Somme
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4 - Somme SI
Permet de ralis une somme si une condition est vrifie.
On peut, par exemple utiliser cette fonction pour raliser les sommes des montants hors taxes
dans une facture qui comporte plusieurs taux de TVA.
5 - Arrondi
Permet de raliser un arrondi pour des mtres cubes, mtres carrs etc.
Les arrondis montaires sont directement raliss lorsque lon utilise un format montaire.
6 - Si
7 - Choisir
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8 - VPM
9 - Recherche
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10 - Index
11 - Moyenne
12 - Minimum, Maximum
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J. Valeur cible
Exemple : calcul de TVA
Comment trouver la valeur dun montant hors taxe avec un montant toutes taxes.
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Il faut glisser les enttes dans les cases prvues cet effet :
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Autre exemple
Les donnes ne sont pas rpercutes automatiquement lorsquun changement est ralis sur le
tableau de donnes. Pour permettre cette actualisation :
Remarque : si la liste des champs disparat, cliquer sur le tableau pour la faire rapparatre,
puis cliquez sur Onglet Options, puis sur Liste des champs
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L. Consolidation
Exercice : fabriquer une consolidation
Ouvrir le classeur appel : consolidation
Se placer sur la feuille Synthse
Onglet Donnes, Bouton Consolider
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M.Collage spcial
1 - Valeur
Lorsque lon supprime des lments sur lesquels porte un calcul, on obtient des erreurs.
Exemple si lon supprime les colonnes Hors taxe et Tva
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Attributs du
texte
Numro de
page
Nom de
fichier
(Classeur)
Nom de
feuille
(Onglet)
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Q. Filtres
Ouvrir Exercice fichier clients
Sur un tableau avec des enttes de colonnes,
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R. Option supplmentaires
Certaines options ne sont pas prsentes dans le ruban.
Ces options ne sont donc pas accessibles au dpart.
En revanche il est possible dajouter ces options dans la Barre doutils accs rapide
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2 - Formulaires
Sur un tableau avec des enttes de colonnes,
Slectionner les colonnes en liste
Choisir le Bouton Formulaire
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S. Rechercher remplacer
Onglet Accueil, Rechercher et slectionner, Rechercher
Exercice :
Ouvrir le document Exercice fichier client (mme document quexercice prcdent)
Remplacer r par rue
Remarque : il faut mettre un blanc, puis la lettre r puis un autre blanc. Ceci pour ne
convertir que les textes contenant r et non pas ceux qui se terminent ou qui commencent
par r .
On peut aussi remplacer
rte par route
, par RIEN
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T. Trier
Sur un tableau avec des enttes de colonnes,
Ne pas slectionner de colonnes,
Onglet Donnes, Trier
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U. Sous total
Sur un tableau avec des enttes de colonnes,
(Ne pas avoir de colonne slectionne)
Onglet Donnes, Sous total
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V. Validations
Possibilit de vrifier la cohrence dans un ensemble de cellules.
Slectionner une colonne (ou une srie de cellules)
Onglet Donnes, Validation des donnes
Autoriser : Liste
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W. Protections
Pour protger certaines cellules (celles qui contiennent des formules par exemple), il suffit
denlever le verrouillage (Onglet Accueil, Format, Format de cellule, onglet protection) des
cellules pour lesquelles on souhaite permettre la saisie.
Attention : il y a deux mcanismes
Un pour verrouiller les cellules (elles sont toutes verrouilles au dpart)
Un pour activer la protection (elle ne lest pas au dpart).
Exemple :
1 - Dverrouiller
Dverrouiller les cellules pour lesquelles lon souhaite faire de la saisie.
(En effet les cellules sont toutes verrouilles au dpart, mais la protection nest pas active).
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2 - Activer la protection
Puis activer la protection : Onglet Rvision, protger la feuille
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X. Modles
Lorsquun document doit tre rutilis souvent, il est utile de le transformer en modle :
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Y. Formats conditionns
Possibilit dafficher une cellule avec une allure diffrente selon son contenu.
Onglet Accueil, Mise en forme conditionnelle
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Z. Plan
Pour regrouper (et faire disparatre) lignes ou colonnes
Slectionner des lignes (ou colonnes)
Onglet Donnes, Grouper
Il est alors possible de cliquer sur le symbole moins pour faire disparatre les colonnes
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Cliquer dans zone dimpression, puis cliquer sur la feuille pour dfinir la (ou les) zones
dimpression
On peut galement slectionner plusieurs zones.
(Rappel : pour dfinir plusieurs zones appuyer sur la touche CTRL)
Voir aussi Onglet Mise en page, Groupe mise en page, lancement boite de dialogue
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Modifications :
Clic droit sur le graphique
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Avant
Aprs
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2 - Mettre en majuscules
Fonction majuscule
3 - Collage spcial
Pour transformer une formule en valeur, faire un collage spcial Valeur.
4 - Concatner
Concatner deux colonnes en une seule.
Fonction Concatner.
Exercice : Convertir
Ouvrir le document Fichier client pour convertir .
Convertir une colonne en sparant prnom et nom, puis transformer le nom en majuscules
avec la fonction Majuscule.
Faire un collage spcial pour remplacer la colonne existante par la colonne rsultant de la
fonction Majuscule.
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Exercice : Doublons
Ouvrir le document Fichier client.
Supprimer la ligne en double
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Excel
Exemple : ouvrir deux fentres, Excel et Word, faire des modifications sur Excel et vrifier
les rpercutions sur Word
(Remarque : dans certains cas, il est ncessaire de refaire le collage, pour que les rpercutions
soient effectives)
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2 - Indicateur erreur
Dans cet exemple on multiplie 100 par 15O au lieu de 100 par 150.
(Usage de la lettre O au lieu du chiffre 0)
3 - Rfrence circulaire
Excel indique une rfrence circulaire si un calcul utilise le rsultat dun calcul qui est luimme le rsultat du calcul dans lequel lon se situe.
Exemple : A3=A1+A2 et A1=A3
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JJ. Macro
Onglet Dveloppeur, Enregistrer une macro
(Remarque : pour faire apparatre longlet dveloppeur, il faut choisir Bouton Office, Option
Excel, Standard, puis cocher la case Afficher longlet dveloppeur dans le ruban )
Raliser les diffrentes oprations mmoriser puis cliquer sur arrt enregistrement, la macro
est cre.
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Rponse :
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2 - Exemple raliste
Exemple : optimisation dachat de vhicules, pour obtenir 44 passagers et des mensualits
infrieures 3700 .
solveur
Slectionner la cellule cible, les cellules variables, les contraintes,
Rsoudre
Le rsultat :