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Courriers, messages lectroniques,
comptes rendus, rapports, analyses et synthses
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la forme
ditions dOrganisation
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ditions dOrganisation
art. 47
art. 47
compter du 1/03/2001
ditions dOrganisation
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ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
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BIDOUILLARD Frres
S.A.R.L. au capital de 50 000 F SIRET N 340 460 562 000 15
CCP n 10693220000
Ministre de lAgriculture
Direction du personnel
Service du recrutement
Bureau des concours
adresse
tlphone
Si lmetteur est haut plac dans la hirarchie, le timbre* sera rduit en :
Ministre de
lducation nationale
Le Premier ministre
Cabinet du ministre
Le numro denregistrement
Il se trouve sous le timbre* dans ladministration et la rubrique nos
rfrences dans le secteur priv. Il indique en gnral : la personne qui
est lorigine de la lettre / la personne qui a rdig la lettre / la per5. Lmetteur ne se dsigne jamais par monsieur Untel , madame Unetelle , mais par
son prnom suivi de son nom. Sil porte un prnom mixte il peut faire figurer son
deuxime prnom.
6. Ladresse porte en en-tte* se rdige selon les rgles de typographie classique franaise
et non selon les indications de La Poste.
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ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
91
La rubrique objet
Elle nest pas spcifique la lettre ; les notes, les mls* comportent une
rubrique objet . Elle est destine retrouver rapidement une pice
dfinie dans un dossier contenant un change de correspondance. En
consquence elle est le rsum bref et prcis de la lettre et non pas la
reprise indfinie du mme objet, par exemple :
demande de devis,
votre demande de devis n XX,
demande dexplicitation de votre devis n YY,
explicitation de notre devis n YY,
commande de stores,
La suscription*
Elle sinscrit, comme son nom lindique, au-dessus du corps du texte.
Dans le secteur priv, il sagit uniquement de ladresse du destinataire.
Selon la normalisation AFNOR, celle-ci scrit sur 6 lignes au maximum,
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ditions dOrganisation
Par ailleurs, la formulation de ladresse peut, dans les grandes organisations, orienter la lettre vers la personne ou vers la fonction :
Suscription* pour une lettre
personnelle qui ne sera ouverte
que par lintress :
ditions dOrganisation
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Monsieur le Directeur
de la Socit franaise des textiles
lattention de
Monsieur Yves AUMIEU
Directeur des ressources humaines
59210 COUDEKERQUE BRANCHE
Socit franaise des textiles
lattention du directeur
des ressources humaines
59210 COUDEKERQUE BRANCHE
10. La lettre administrative en forme personnelle est illustre par lannexe 2C.
11. La lettre administrative en forme administrative est illustre par lannexe 2B.
12. Les prfets, toutefois, correspondent directement avec le ministre comptent pour laffaire dont ils traitent.
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ditions dOrganisation
Madame Lambert
Institutrice
cole maternelle Les Oiseaux
62330 MOLIGHEM
S/c de Monsieur lInspecteur dpartemental de lducation nationale
de la circonscription Maternelle III
Une lettre administrative mane toujours de la plus haute autorit de
ltablissement mme si elle est rdige et signe par dlgation.
Corrlativement une lettre sadresse toujours cette autorit mme si la
personne qui est charge du dossier est connue. Cette dernire est mentionne par la formule lattention de et le service ou bureau dont
elle dpend est prcis.
Monsieur le Ministre de lIntrieur
Direction des Affaires politiques et de ladministration du territoire
lattention de Monsieur Despches
Chef du Bureau XXX
(adresse)
La souscription*
Comme son nom lindique aussi, se trouve au-dessous du corps de la
lettre. Dans le secteur priv il sagit simplement des prnom et nom du
signataire sur la premire ligne et de sa fonction sur la deuxime ligne13.
Les tablissements industriels publics tendent adopter cette prsentation en remplacement de laustre grade + nom de famille :
Grard MANVUSSA
adjoint au directeur pour la communication
LIEF MANVUSSA
Pour ce qui est des administrations, lattache* se retrouve en souscription*, condition que ce ne soit pas la mme que celle de la suscription*. Ainsi, si ladresse du destinataire est prcde de Le Directeur
et que le directeur, lui-mme, signe la lettre, lattache* nest pas rpte.
ditions dOrganisation
95
Toutefois, si un chef de service signe par dlgation14, les grade et fonction de ce dlgataire et la nature de sa dlgation apparaissent au-dessus de sa signature*. Celle-ci, jadis mention manuscrite et intgrale du
prnom et du nom du signataire est bien trop souvent aujourdhui remplace par un graffiti incomprhensible, cest pourquoi il faut immanquablement la faire suivre de sa traduction dactylographie.
Les marges
AFNOR a normalis la dimension des marges au moins 2 cm gauche,
droite et en bas. Quant aux diffrentes chartes graphiques du secteur
public, elles situent la marge de gauche entre 2 et 5 cm.
Surtout ne tassez pas votre texte pour quil tienne sur une page. Si votre
texte est long, arez-le de manire crire au moins un paragraphe au verso
en plus de la formule de politesse et pensez apposer le signe /
dans la marge en bas droite au recto et en haut gauche au verso.
Sans quune manire soit plus authentique que lautre, les dbuts de
paragraphes soit salignent la marge (prsentation dite lamricaine,
utilise, par exemple dans larme de terre15), soit prsentent un retrait
de quelques centimtres (prsentation dite la franaise). Cependant la
lisibilit est meilleure dans la prsentation lamricaine car elle rduit
les blancs et facilite le parcours de lil.
lamricaine
la franaise
14. Les diffrents degrs de responsabilit dans les signatures* sont exposs en premire
partie, p. 22.
15. La prsentation dune lettre dans larme de terre se trouve en annexe 2D.
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ditions dOrganisation
La formule dappel
Elle commence le corps de la lettre. Elle se rduit en gnral :
Monsieur , Madame ou Mademoiselle suivis du titre quand il y a
lieu (ex : Monsieur le Directeur)16 puis dune virgule. Mais jamais suivis
du nom de famille. La politesse franaise nadmet aucune abrviation
en suscription* et les vite dans le corps des textes. Lorsquun texte
traite dune tierce personne, et si celle-ci est susceptible de lire le document (collgue, parent ou ami du destinataire), son titre est crit en
entier (en minuscules17) ; si ce nest pas le cas, il est possible de labrger.
Il convient alors de ne pas improviser et de se conformer aux abrviations conventionnelles18.
En outre, ne croyez pas flatter une femme dge mr en lui donnant du
Mademoiselle ; Madame peut parfaitement convenir toutes les
personnes du sexe fminin quels que soient leurs ges ou leurs situations de famille, surtout dans le domaine professionnel.
Le franais tant une langue qui ne possde pas de genre neutre, les
Franais ont coutume de pallier* cette lacune par lemploi du masculin.
Ainsi, Messieurs est la formule dappel qui convient lorsquon
sadresse une socit sans que ce soit une personne prcise. La formule Madame, Monsieur, est du style des publicits et peut tre prise
par un professionnel dans le sens : peu mimporte qui vous tes, vous
rayerez la mention inutile. . Si, de plus, vous lutilisez dans une lettre de
motivation, vous dmontrez votre interlocuteur que vous navez pas
pris la peine de vous informer sur son entreprise et que vous avez
reproduit votre lettre en srie.
Certains titres ne possdent pas de fminin : ingnieur, docteur, professeur, maire, ministre, etc. de mme que certains mots ne se masculinisent pas, mme sils concernent un homme : ordonnance, sentinelle,
vigie, altesse, canaille, dupe, personne, recrue, star, vedette, victime Et
pour les raisons dexpression du genre neutre voques au paragraphe
prcdent Madame le Directeur , Madame le Prsident 19, etc. seront
16. Voir la fiche sur lusage des majuscules en annexe 3A.
17. Voir la fiche sur les majuscules en annexe 3A.
18. Voir la fiche sur les abrviations en annexe 3B.
19. Consulter lavis de lAcadmie franaise ce sujet au http://www.academiefranaise.fr/langue/index.html (dernier chapitre).
ditions dOrganisation
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La formule de traitement
Cest la formule par laquelle le destinataire est voqu au cours de la
lettre. De nos jours, en dehors de cas vraiment exceptionnels comme la
lettre destine une sommit ou lambassadeur dun pays tranger en
France, la deuxime personne du singulier ou du pluriel, selon le degr
dintimit, sont les plus courantes.
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ditions dOrganisation
La formule de courtoisie
Au sein de lAdministration, la formule de courtoisie, de mme que la
formule dappel, sont inutiles. Mais, lorsquune administration sadresse
un particulier ou une entreprise prive, une formule dappel figure
en dbut et une formule de courtoisie en fin de lettre.
Toutefois, les lettres officielles comportent toujours une formule dappel et une formule de courtoisie, de mme les lettres prives adresses
par un agent* de ltat un haut fonctionnaire ou les lettres prives
entre militaires ou fonctionnaires. Dans ce dernier cas, il est dusage
dcrire les formules la main.
Quoiquil en soit, le secteur priv utilise en toute occasion la formule
traditionnelle de courtoisie, que chacun trouve dsute mais dont
lventuelle absence est toujours critique.
Voir le tableau page suivante.
NB
Vous pouvez vous forger une formule passe partout , ni trop guinde, ni
trop cordiale, qui ne vous dvalorise pas sans choquer votre correspondant
comme : Je vous prie dagrer, , lexpression de mes salutations distingues. Mais les tournures anglo-saxonnes telles que sincrement vtre
ou cordialement ne sont utilisables qu la fin dun message ou dune
tlcopie.
ditions dOrganisation
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cordiales(aux)
salutations
(entre gaux)
Recevez,
Croyez ,
(entre gaux)
(entre gaux)
La formule de courtoisie
(on informe)
l'assurance
de
Veuillez
Agrez,
Acceptez,
Formule
d'appel,
recevoir,
Daignez
(grande courtoisie)
Je vous
demande de
croire ,
accepter
agrer,
Je vous prie
de
Je vous prie
de bien
vouloir
100
sincres
distingu(e)s
les meilleurs
respectueux(ses)
sentiments
hommages
(d'homme
femme marie)
trs
les plus
haute
dvou(e)s
dfrente(e)s
(dfrent)
considration
(c'est acquis)
dvouement
(suprieur direct)
l'expression
de
(dfrent)
respect
le plus
la plus
entier(e)
profond(e)
entier(e) et
profond(e)
Le choix de la bonne formule est souvent une torture intellectuelle pour le rdacteur occasionnel. Cependant, le schma suivant permet de composer une varit de formules de
courtoisie. En suivant les lignes du bas une expression simple et cordiale est obtenue,
alors que suivre une ligne du haut donne un texte crmonieux. Par exemple :
Recevez, Monsieur, lexpression de mes cordiales salutations. scrit un gal alors
que Je vous prie de bien vouloir agrer, Monsieur, lassurance de mon respect le plus
entier et profond scrira un haut dignitaire.
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ditions dOrganisation
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ditions dOrganisation
metteur
Critres
Unit
Exhaustivit
Homognit
Tenue
Politesse
Clart
Concision
Objectivit
Style
Plan
Interne
Externe
Entreprise
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
oui
Je/nous
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
Priv
Particulier
Affaires
Perso.
oui
oui
oui
oui
Entire
oui
libert
oui
dexpression
oui
et de
oui
prsentation
Je
1. Rappel (pass)
2. Motif (prsent)
3. Action (avenir)
Formule
dappel
non
oui
oui
oui
Formule de
courtoisie
non
oui
oui
oui
oui
oui
Objet
Rfrences
Pices jointes
oui
non
Rf. des
pices qui ont
rendu la correspondance
ncessaire
non
Rfrence de la lettre
laquelle on rpond ou numro de suivi ou de client attribu par le correspondant et
intitul Vs rf.
numration des pices jointes
Numro denregistrement
oui
oui
Lieu et date
oui
oui
oui
oui
Signature*
oui
oui
oui
oui
au-dessus de
la signature*
au-dessus de
la signature*
au-dessus de
la signature*
AFNOR
AFNOR
Charte
24. Jai lhonneur doit figurer une fois dans toute lettre administrative. BV = bien vouloir semploie du subordonn suprieur ; VB = vouloir bien semploi de suprieur
subordonn..
ditions dOrganisation
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Note pour
Monsieur le Directeur
Note aux
responsables de formation
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ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
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Plan DD
Lettre de demande de devis
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
1. Se prsenter / pourquoi ce choix
11 Vous mavez envoy, en dbut danne, une documentation sur vos activits.
12 Monsieur X. pour qui vous avez effectu des travaux de [] ma donn vos coordonnes.
13 La [] est un tablissement vocation [] susceptible de faire intervenir des comptences*
extrieures et lentretien que nous avons eu mincite vous demander un devis.
14 Comme nous sommes convenus lors de notre entretien tlphonique du [],
2. Annoncer le projet
21 La [] envisage deffectuer [] ; vous trouverez, ci-joint, le cahier des charges relatif cette opration.
22 Jenvisage deffectuer [], je vous serais reconnaissant de menvoyer au plus vite un devis.
23 En effet, un [] devra tre en place pour le [] au plus tard.
24 je vous prie de bien vouloir madresser un devis concernant lopration dcrite ci-aprs.
3. Mentions obligatoires
31 Ce document devra indiquer :
- le cot global HT et TTC,
- le dtail du matriel fourni,
- la part de rtribution horaire de votre personnel,
- les moyens indispensables que vous ne fournissez pas,
- la dure de lopration,
- les dates de dbut et de fin de lopration,
- le lieu de lopration.
34
4. Prcision complmentaires
41 Noubliez pas de joindre notre rfrence de suivi [] dans toutes vos correspondances.
42 Tout votre courrier concernant cette affaire devra tre adress [] lattention de [] qui est
responsable du suivi.
43 Je tiens vous informer que cette mme demande a t adresse deux autres entreprises.
44
5. Formule de courtoisie
51 Je ne doute pas que vous me prsenterez votre meilleur prix et vous prie de croire, [],
lexpression de mes salutations distingues.
52 Dans lattente de votre rponse, je vous prie de croire, [], ma cordiale considration.
53
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ditions dOrganisation
Plan COM
Lettre de commande
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame
03 Messieurs,
1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise
11 Votre offre du [] retenu toute mon attention.
12 Votre documentation et votre tarif reus le [] mont intresss.
13 Je vous confirme notre accord tlphonique du [].
2. numration des articles commands + rfrences + prix
21 Je vous prie de me faire parvenir les articles suivants : []
22 Je vous adresse ci-joint le bon de commande n [].
23 Je vous demande de bien vouloir madresser, sur la base de vos conditions gnrales de vente, les articles
suivants : []
3. Conditions de vente
31 Les prix indiqus sont ceux de votre catalogue de []
32 Il reste bien entendu quen considration du volume de la commande, le pourcentage de la remise sera
de 10 %, calcul sur le prix de vos derniers tarifs.
33 Je me rserve dinfirmer cette commande au cas o vos tarifs auraient t revus la hausse.
4. Lemballage
41 Il serait bienvenu de marquer les colis dun numro dordre.
42 Afin dviter les dgts signals au sujet de votre dernire livraison, je vous prie de bien vouloir prendre
toutes les prcautions ncessaires pour lemballage.
43 Pour viter les inconvnients dventuelles intempries, je vous recommande de vouloir bien doubler
les emballages par une protection approprie.
5. Les dlais
51 Les impratifs de stockage et de conditionnement mobligent insister sur la stricte observation du dlai
de livraison.
52 Je vous demande de ne procder lexpdition que sil vous est possible dassurer la livraison pour le
[].
53 Votre rapidit me permettrait de satisfaire les exigences des usagers.
54 Il est impratif que mon stock soit rapprovisionn cette date.
6. Le mode de transport
61 Veuillez menvoyer les articles commands (en rgime ordinaire ; en exprs ; en acclr ; en gare de ;
domicile ; par mode habituel ; notre entrept, rue ; par le premier bateau en partance).
7. Le mode de paiement
71 Pour vous couvrir du montant de votre facture nous procderons par virement votre compte chque
postal n [] trente jours fin de mois de livraison.
72 Nous vous couvrirons par une traite sur (banque + n compte).
73 Vous trouverez ci-joint un chque de (en lettres) F votre ordre sur la banque X.
74 Nous vous demandons de nexcuter cet ordre qu condition de nous accorder un dlai de
paiement de [].
75 Un report dchance me permettrait de faire face mes engagements.
8. Demande de confirmation
81 Je vous demande de me confirmer que la prsente commande pourra tre suivie dune livraison dans les
conditions et dlais indiqus.
82 Je vous prie de bien vouloir maccuser rception de la prsente commande.
83 Jattire votre attention sur limportance de cette commande pour laquelle je vous demande
de me confirmer lacceptation des conditions ci-dessus numres.
9. Formule de courtoisie
91 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
92 Je vous prie de recevoir [] lassurance de ma sincre considration.
Plan RCLAM
Lettre de rclamation
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Accuser rception
11 Jai bien reu votre lettre du [] traitant de [].
12 Trs surpris par le contenu de votre lettre du [], je mempresse de [].
13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].
14
2. Dcrire les faits avec prcision
21 Jtais en droit de prendre cong du [] au [] du fait de [].
22 Jai achet dans vos magasins le [] un [] rf. [] au prix de [].
23
3. Soumettre le motif du mcontentement
31 Or jai appris que (M. X), plus rcent employ avait obtenu le cong ma place.
32 Or la facture que je reois slve [].
33 Or lappareil que je reois ne correspond en rien celui que lon ma montr [].
34
4. Expliquer ltendue du prjudice
41 Je me trouve pnalis et ma famille va se retrouver seule [] km dici.
42 Cette somme retire de mon budget, je vais tre amen me passer de [].
43 Je comptais sur ce nouvel appareillage pour effectuer un travail pour le [] que je ne pourrai pas rendre
dans les temps.
44
5. Disculpez votre correspondant
51 Croyant que javais commis une erreur, jai bien vrifi que [].
52 Cest peut-tre une erreur des services de transmission, mais cela me cause un grave prjudice.
53
6. Dites ce que vous attendez en rparation
61 Je ne doute pas que vous allez vous empresser de rparer ce malentendu.
62 Un remboursement [] serait le bienvenu.
63 Jespre que ce dont je nai pas bnfici me sera octroy la prochaine occasion.
7. Montrez de la fermet en cas de rcidive
71 Je vais tre contraint de ne plus acheter par correspondance.
72 Je nhsiterai pas faire part de mon mcontentement mes collaborateurs.
8. Formule de courtoisie
81 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
82 Dans cette attente, agrez, [] mes salutations distingues.
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ditions dOrganisation
Plan DIS
Lettre de demande dinformation ou de service
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Se prsenter
11 Je reprsente la socit [].
12 Joccupe depuis [] le poste de [].
13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.
14
2. Cerner le problme
21 Devant me servir de [], et connaissant votre exprience pourriez-vous me dire [].
22 M. X qui a travaill chez vous du [] au [] postule dans notre entreprise un emploi de [].
23 Un poste mi-temps dans le domaine de [] est devenu vacant, et Mme X, qui a t votre employe
pendant [] ans semble runir les comptences* ncessaires.
24 Vous mavez charg dun rapport intitul : [] et je voudrais vous demander quelques prcisions.
25
3. Demander votre information ou service
31 Connatriez-vous une personne susceptible de convenir ?
32 Auriez-vous lobligeance de mindiquer comment obtenir [].
33 Sauriez-vous si, sur le plan moral, cette personne est recommandable ?
34 Plusieurs possibilits dtudier la situation soffrent moi [] ou [], pourriez-vous mindiquer sous
quel angle je dois examiner les choses, et quelle sera la finalit de cette tude.
35
4. Assurer de votre discrtion (si ncessaire)
41 Croyez que tout ceci restera entre nous.
42 Je vous assure de mon entire discrtion.
43 Veuillez croire que tout ceci ne sera jamais divulgu.
44
5. Offrir vos services en change (si ncessaire)
51 votre entire disposition en cas de problmes semblables.
52 Vous pouvez compter sur moi le cas chant.
53
6. Remercier
61 Je vous remercie davoir prt attention ma demande et vous prie dagrer, [] lexpression
de mes salutations distingues.
62 En vous remerciant, je vous prie dagrer, [], lassurance de ma considration distingue.
63
ditions dOrganisation
109
Plan REP/DIS
Lettre de rponse une demande dinformation ou de service
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Accuser rception de la demande
11 Jai bien reu votre requte du [] et je vous remercie pour votre confiance.
12 Je vous remercie de la confiance que vous me tmoignez dans votre lettre du [] ci-dessus rfrence.
13 En rponse votre lettre indique en rfrence, je mempresse de vous communiquer le dossier [].
14
2. Rponse positive
21 Je suis votre disposition pour vous donner les explications
22 Je me prsenterai dans vos bureaux le [] [] afin que nous nous entretenions de cette affaire.
23 M. X jouit dune excellente rputation et je ne doute pas que vous apprciiez ses services.
24
3. Rponse ngative
31 Je serais heureux de vous donner satisfaction, mais je suis trs pris
32 Cette priode de ftes nest pas favorable
33 M. X na pas une grande rputation defficacit, mais peut-tre est-ce d
34
4. Invoquez votre responsabilit et demandez la discrtion
41 Je dcline toute responsabilit en ce qui concerne les documents fournis.
42 Je compte sur votre entire discrtion au sujet des informations contenues dans cette lettre.
43 Jespre que vous ferez lusage le plus discret de [].
44 Sans vouloir engager notre responsabilit, nous vous conseillons [].
45 Ceci sans obligation de ma part.
46 Veuillez considrer ces informations comme strictement confidentielles.
47
5. Formule de courtoisie
51 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
52
110
ditions dOrganisation
Plan RDD
Lettre de rponse une demande de documentation
01
02
03
04
05
0. Formule dappel
Monsieur,
Madame,
Messieurs,
Mademoiselle,
ditions dOrganisation
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Plan PDC
Lettre de premire prise de contact
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Rappel des circonstances dans lesquelles on a connu lentreprise
11 Monsieur [] ma conseill de madresser vous pour [].
12 Jai appris par [] que [].
13 Par votre annonce rf. [] parue dans le [] du [] jai appris que [].
14
15
2. Motif de la lettre
21 Je serais dispos [].
22 Jai lintention de [].
23 Ayant [], jai lintention de [].
24
3. Conclure sur les rapports futurs
31 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.
32 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.
33 Pourriez-vous me recommander [].
34 Auriez-vous lobligeance de me fournir [].
35 Sil nest pas trop vous demander de maccorder [].
36 Je me tiens votre entire disposition.
37 En souhaitant que cette lettre marque le dbut dune longue et fructueuse collaboration.
38
4. Formule de courtoisie
41 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
42 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.
43
112
ditions dOrganisation
Plan RAPPEL
Lettre de rappel dune lettre reste sans rponse
0. Formule dappel
01 Monsieur,
02 Madame,
03 Messieurs,
04
1. Se prsenter
11 Je reprsente [].
12 Joccupe depuis [] le poste de [].
13 Votre client depuis [] je me trouve devant une difficult que vous seriez mme de dissiper.
14
2. Rappeler courtoisement
21 Par ma lettre du [] je vous demandais
22 Dans une rcente lettre, dont je vous joins la copie, je vous priais
23 Je vous confirme ma lettre du [], par laquelle je vous priais
24 Je me permets de rappeler votre bienveillante attention ma lettre du [], par laquelle je vous
demandais
25 Notre facture n [] que nous vous avons envoye le [] est reste sans rponse.
26
3. Lobjet de la lettre reste sans rponse
31 de me recommander [].
32 davoir lobligeance de me fournir [].
33 sil nest pas trop vous demander, de maccorder [].
34 Vous trouverez ci-inclus la copie de ce document.
35
4. Disculper votre correspondant
41 Peut-tre sest-elle gare en raison des rcentes grves.
42 Une perturbation quelconque aura pu retarder sa distribution.
43
5. Reprendre la conclusion de la premire lettre
51 Je ne manquerai pas loccasion de vous rendre pareil service.
52 Jespre avoir de nouveau loccasion de travailler avec vous.
53 Je me tiens votre entire disposition.
54
6. Formule de courtoisie
61 Veuillez agrer, [], lexpression de mes salutations distingues.
62 Je vous prie de croire, [], lassurance de mon profond respect.
63
ditions dOrganisation
113
Anna Corte
Directeur des ressources humaines
114
ditions dOrganisation
interlocuteur. Elle devra donc tre rdige dans les formes les plus anonymes et austre alors que vous auriez prfr vous contenter dun
signe amical votre correspondant. Un carton de correspondance, lui,
sera directement pris en compte par lagent* traitant le dossier et ne sera
pas archiv. La carte de visite peut jouer ce rle de carton de correspondance. cette occasion, nom et fonction sont barrs ; le texte est prcd
dune formule dappel et suivi dune signature*.
LOGO
Madame,
Je vous remercie de mavoir
Yves AUMIEU
Directeur des ressources humaines
ditions dOrganisation
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ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
117
118
ditions dOrganisation
Logo
coordonnes
de lmetteur
Tlcopie
De la part de : Georges
Machin
lattention de : Monsieur
Adresse : N de tlcopie :
N de tlphone :
Truc
Date et heure :
Nombre de pages y compris celle-ci :
Objet : demande R.D.V.
Message :
ditions dOrganisation
119
120
ditions dOrganisation
Les adresses des destinataires les plus frquents peuvent tre mmorises dans un agenda. Cette fonction permet la diffusion dun ml* plusieurs personnes la fois et sert donc, dans le monde professionnel,
diffuser notes, comptes rendus et rapports par voie lectronique, en
fichier joint au ml*, alors que leur original papier est archiv.
ditions dOrganisation
121
122
ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
123
124
ditions dOrganisation
Pour une runion qui a pour objectif une valuation, un tableau en deux
colonnes (positif, ngatif) peut suffire :
date : xxx
lieu : xxx
ordre du jour : interview prliminaire la rfection de latelier
+
Dbat
Rflexions
Aprs la
runion
attribuer un
qualificatif
par thme
dbattu, de
manire
regrouper les
lments
connexes
Pendant la runion,
noter ce qui est dbattu
Pendant la runion,
noter
les rflexions
personnelles en attendant
de les apporter au dbat.
Lorsquelles seront
dbattues, la discussion
sera note dans la
colonne centrale
ditions dOrganisation
125
Mme Y
M. Z
aspect
financier
aspect
technique
aspect
ressources
humaines
avis de Mme Y
sur laspect
technique
avis de M. Z
sur les RH
aspect
commercial
aspect
juridique
126
ditions dOrganisation
Fait n 2
Fait n 3
Quoi
Comment
Combien
Description des
lieux o sest
droul le fait n 3
Quand
Pourquoi
ditions dOrganisation
127
Matires
quipe n 2
quipe n 3
description des
mthodes de
lquipe n 1
numration des
matires employes
par lquipe n 2
Machines
Milieu
description des
machines utilises
par lquipe n 3
description du
milieu dans
lequel travaille
lquipe n 2
Main duvre
particularit du
personnel de
lquipe n 3
128
ditions dOrganisation
Suggestions
de Mme Y
Responsabilits
souhaites
Responsabilits
souhaites
par M. Z
Dsaccord de
Mme X sur
Vote
Dcisions
retenues
M. Z
Objectifs de M. X
Suggestions
Dsaccords
Mme Y
Vote de M. Z
dcision n 1 :
dcision n 2 :
dcision n 3 :
ditions dOrganisation
129
Actions
1. Construction dun
auvent sur le quai
de rception
2. Acclration
du stockage
3
0 pertes de
fournitures pour
cause de
mouillement
Indicateurs
de rsultats
Moyens
Responsable
Date
dachvement
130
Action n 2
Action n 3
1. Demander 1 devis
5 artisans
2. Le responsable
prsente un nouveau
planning des
manutentionnaires
3. Le responsable
a dlgation pour
traiter avec
les artisans
4
Lazare Garcin
ditions dOrganisation
laccord
le doute
lopposition
accentuer
accder
douter de
contester
ajouter
accepter
dplorer
contredire
conseiller
acquiescer
mettre
des rserves
quant
dmentir
dgager
adhrer
regretter que
dsapprouver
engager
admettre
sinquiter de
dsavouer
indiquer
approuver
hsiter
infirmer
noter
appuyer
souponner
nier
observer
concder
supposer
objecter
prciser
confirmer
stonner
protester
proposer
consentir
balancer
rcuser
relever
privilgier
tergiverser
rfuter
remarquer
saffilier
atermoyer
rejeter
signaler
sagrger
diffrer
rpliquer
souligner
sallier
biaiser
rtorquer
suggrer
souscrire*
temporiser
rtracter
ditions dOrganisation
131
Ville de Trifouillis
132
ditions dOrganisation
Le rdacteur
Signature
Raymonde CARPE
ditions dOrganisation
133
Logo
p. 1/4
Rfrence :
RC : CF/01.011
Date de rdaction :
7 janvier 2001
Signature
Raymonde Carpe
134
ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
135
Signature
136
ditions dOrganisation
Jai senti
Jai got
Qui ?
Quoi ?
Combien ?
Comment ?
O ?
Quand ?
Pourquoi ?
ditions dOrganisation
137
138
1. Gestion dun budget de 000 F.
2. Accord pour sances de travail avec
le HSCT pour tablir le circuit piton le plus sr.
3. Mettre artisans en concurrence par
devis pour goudronnage et fermeture prau.
1. Gestion de 00 heures supplmentaires au sein de lquipe.
2. Accord pour sances de travail avec
le service informatique pour mettre
en place une signalisation des
palettes faible et forte circulation.
Moyens
1. Gestion dun budget de 000 F.
2. Dlgation dautorit sur le service
technique pour les travaux numrs et le temps qui leur est imparti.
Action
Entretien de lentrept :
1. Faire poser une peinture anti poussire
la rsine sur le sol.
2. Faire vrifier les canalisations par le service technique.
3. Faire poser un extracteur sous la toiture.
4. Achat dun appareil de nettoyage aspirant et lavant SCODA.
Logo
15/03/2001
30/01/2001
Michal
Vartanian
Sbastien
Ferrandez
Responsable
Dlai
Marc
15/03/2001
Pittaluga
p. 2/4
Rfrence :
MB/CF/01.001
Date de rdaction :
15 janvier 2001
ditions dOrganisation
Sachez donc, les uns, quil est toujours possible dagrafer une page complmentaire un imprim et les autres quil est inutile de reprendre les
indications que vous avez dj donnes dautres rubriques telles que
la date, lheure, le nom de la victime, son ge Pour vous sortir de ce
devoir civil :
1) Examinez et notez ce que vous transmettent vos sens :
quest-ce que jai vu ? quest-ce que je nai pas vu ?
quest-ce que jai entendu ? quest-ce que je nai pas entendu ?
quest-ce que jai ressenti au toucher ? quest-ce que je nai pas ressenti au toucher ?
quelle odeur ai-je sentie ? quelle odeur nai-je pas sentie ?
quel got avait le produit ? quel got navait pas le produit ?
2) Posez-vous les questions QQCCOQP (Qui ? Quoi ? Comment ?
Combien ? O ? Quand ? Pourquoi ?). Il ne sagit pas de trouver des
rponses tout prix, mais de rpertorier les informations connues.
ditions dOrganisation
139
Logo
Rfrence :
COMPTE RENDU
DACCIDENT
Date :
O8 janvier 2OO1
Heure de laccident : 9hOO
Emplacement de laccident : Parc de stockage
Date de laccident :
VICTIME :
Nom et prnom : DOVARGA Edouard
ge : 56 ans
Qualification professionnelle : Chauffeur
Lsions et consquences : Rupture des vertbres
COMPTE RENDU :
140
ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
141
La logique de lenchanement de ces lments est souligne par la prsentation matrielle du document. Il est, par exemple, indispensable
demployer la prsentation recommande par une charte graphique
interne. Faire preuve doriginalit cette occasion pourrait, en effet,
indisposer le lecteur habitu trouver les renseignements administratifs
(dates, lieux, rfrences) des endroits bien prcis.
Le rapport se rdige en style impersonnel (pas de je , pas de nous ,
pas de on ) sur du papier blanc, de 80 g/m2 et de format A4 (21 cm x
29,7 cm).
142
ditions dOrganisation
Exemple
Rorganisation de latelier dcoupe : le matriel, les machines et le stockage des matires premires ou Rapport du chef de poste de sondage
n A/15 sur laccident survenu le 14 mai 2000 au matre sondeur Tarire
Et non pas :
De nouvelles machines latelier dcoupe, disposes de manire laisser
une large place au stockage des matires premires ou Nouvelles
mthodes de sondage afin de ne pas reproduire un accident tel que celui du
14 mai 2000 .
Les nom et qualit du, ou des, rdacteurs (en franais, le prnom se
place avant le nom) doivent figurer sur cette premire page. Leur
place nest pas normalise.
Une illustration approprie, de qualit et judicieusement mise en page
peut avantageusement complter ces informations.
La quatrime de couverture (dos) est de mme matire que la couverture ; elle peut ne porter aucune indication, un simple sigle* ou
ladresse de lentreprise, linstitution, ltablissement metteur.
Une page de garde sur papier blanc peut rpter les informations de
la couverture si celle-ci est en bristol.
Le sommaire occupe la page 2. Ce nest pas un lment dcoratif, il
permet de se reporter rapidement au paragraphe ou sous paragraphe
recherch. cet effet, il rcapitule avec prcision ces derniers, en indiquant le numro de la page o ceux-ci se trouvent. Les traitements de
texte les laborent automatiquement et trs rapidement. Pour plus de
logique, cest la numrotation dcimale qui prvaut :
1. ;
1.1. ;
1.1.1. ;
1.1.2. ;
1.1.3 ;
1.2. ;
1.2.1. ;
1.2.2. ;
1.3 ;
ditions dOrganisation
143
144
ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
145
pas toujours le plan le plus judicieux car lhistorique ne fait pas forcment ressortir les dysfonctionnements. Un plan topographique (par
lieux) ou thmatique (par thmes) est le plus souvent prfrable. Avec
un tel plan deux combinaisons ( mmoriser laide du sigle* DAP)
sont possibles :
Plan topographique 1
Introduction REXAN
Corps du texte DAP
Dcrire
Atelier 1
Atelier 2
Atelier 3
Analyser
Atelier 1
Atelier 2
Atelier 3
Conclusion (Proposer)
Plan topographique 2
Introduction REXAN
Corps du texte DAP
Atelier 1
Dcrire
Analyser
Atelier 2
Dcrire
Analyser
Atelier 3
Dcrire
Analyse
Conclusion (Proposer)
Exemple
1.1. Service contentieux
X sortes dcrits (numration) sont utiliss. Ces crits obissent des
rgles strictes de prsentation consignes dans linstruction n Un papier
blanc X g/m2 de format A4 est employ pour lensemble de ces documents.
Ces crits sont achemins obligatoirement par le circuit suivant (numration). Etc.
1.2. Service comptabilit
Ensuite, une analyse objective de cette situation (pourquoi ?) qui compare les buts escompts aux buts raliss et les moyens employs aux
moyens potentiels (ce qui dbouchera automatiquement sur une proposition qui sera note en conclusion). Linformation sur les moyens
potentiels est rechercher au cours de visites, dans les publications
techniques ou conomiques, auprs de bibliothques, de banques de
donnes par la voie dInternet* par exemple.
146
ditions dOrganisation
Lanalyse sappuie sur une critique positive. Cest--dire quelle va comparer point par point le descriptif des critres en cherchant :
Pourquoi ?
Quest-ce qui va ?
Quest-ce qui manque ?
Quest-ce qui ne va pas ?
Cest prcisment le fait de commencer par ce qui va qui donne un
ton positif cette critique. Cette question permet, en effet, de considrer
les 90 % de positif avant les 10 % de ngatif, vite au rapporteur de se
laisser aveugler par les dfauts et de sen tenir l. Ce raisonnement
ramne donc la tche dinnovation sa juste mesure et force trouver
des solutions en rapport avec les causes du problme.
Cest lanalyse qui constitue le fond du rapport ; cest elle qui explique,
qui justifie, qui argumente. cet effet, le lien logique qui existe entre le
fait constat et la proposition laquelle la conclusion aboutit ne doit
jamais tre sous-entendu car affirmer nest pas prouver.
Ex : Lagence de Boulogne ne donne pas les rsultats attendus : il faut
durgence pourvoir au remplacement de son directeur actuel.
M. et Mme Machin ont t entendus le (...) par lassistante sociale : il
convient de leur retirer la garde de leur enfant.
dans un rapport sur le fonctionnement dun service ou des rsultats
dune enqute, le rdacteur doit reprendre dans le mme ordre les lments quil a dcrit dans la partie prcdente.
dans un rapport de conseil dadministration, il sagit de commenter
lobtention des rsultats globaux de lexercice (part de chacun, lments, vnement, influences)
Exemple
Lacheminement est trop lent (dure, besoin, comparaisons). Certains
des crits utiliss font double emploi (explications, autres pratiques),
dautres sont utiliss contre emploi (explications, autres pratiques) ; le
personnel nest pas sensibilis leurs particularits, ni form leur rdaction (moyens pour former). La prsentation des crits ne favorise pas une
ditions dOrganisation
147
148
ditions dOrganisation
Exemple
En consquence, il est suggr de rduire nos crits 7 (lesquels, description, objectif, prsentation, mode de ralisation). Les messages seront
dsormais achemins par ml*.
Une formation devrait, cet effet, tre offerte lensemble du personnel du
service (objectif, dure, contenu, mthodes pdagogiques, organisme, dates,
cot).
La prsentation normalise AFNOR serait plus efficace, dautant plus
quelle rendrait les lettres de la CHNOU plus accessibles nos correspondants extrieurs qui lappliquent dsormais (dtails, modles annexs).
Le papier rf. () est dun cot peine plus lev que celui utilis actuellement et de bien meilleure qualit. La maison RECTO est prte le cder
(prix) pour une quantit trimestrielle de () .
ditions dOrganisation
149
Le rdacteur peut faire apparatre, de loin en loin dans son rapport, des
synthses partielles. Il se sert, cette occasion dun code de lecture
(encadr, gris, italique).
150
ditions dOrganisation
ditions dOrganisation
151
Niveau 1
Niveau 2
Droulement chronologique
P
e
r
s
o
n
n
e
s
M
a
t
r
i
e
l
t
h
o
d
e
s
P
r
o
d
u
i
t
s
C
o
n
t
e
x
t
e
Niveau 3
Rapports entre les diffrents lments
Cest le droulement chronologique qui apparat en premier lieu dans un texte. Il est
intressant, mais il ne suffit pas. Il faut y trouver ensuite les diffrents protagonistes (personnes, choses ou ides) et comprendre les rapports qui les gouvernent.
152
ditions dOrganisation
Pour
C
O
M
P
R
E
N
D
R
E
1. crmage32 du texte ;
lattention est porte sur
lenvironnement du
texte :
auteur,
date,
nature du support de
publication (magazine,
revue, bulletin, Journal
officiel)
titre,
sous-titre,
intertitres,
encadr,
notes,
glossaire,
chapeau,
illustrations,
lgendes.
Lcrmage se conclut
par la formulation crite
dune hypothse.
Commencer rdiger
une introduction.
Dvelopper, comme
une rponse une
question de cours,
partir de la premire
ide importante qui
saute aux yeux.
ditions dOrganisation
153
Faire
Lire passivement
encore une fois.
Lire passivement
puis reprendre partir
du dbut car rien na
t compris.
4. Approfondissement35
du texte : dgager sa
structure laide de
plan sommaire,
texte flch,
tableau de mots cls,
schma de texte,
arborescence
Lapprofondissement se
conclut par labandon
dfinitif du texte dorigine afin de ne travailler
qu partir des notes.
P
R
E
N
D
R
E
C
O
Pour
Se contenter de lister
les ides sans faire
apparatre leur rapport
de cause effet.
Laisser tomber le
schma et se replonger
dans le texte dorigine.
Pour se dtacher de
lexpression de lauteur et ne sen tenir
quau sens.
154
ditions dOrganisation
Faire
Pour
6. crire :
Trouver une phrase
concise pour chaque
point de notre plan ;
crire en bon franais :
sans fautes
sans clichs,
sans anglicismes,
sans nologismes,
sans superftations
7. Relire
Se contenter de faire
un rsum.
Composer une
mosaque de phrases
toutes faites sorties du
texte dorigine.
D
I
G
E
Se laisser influencer
par un jargon :
du domaine
technique,
de lentreprise,
des mdias,
de la rgion
Se fier sa matrise
incontestable de la
langue franaise.
ditions dOrganisation
155
Comprhension
Je m'intresse
l'environnement
du texte
Je dgage, par crit,
une hypothse de
contenu
crmage
Je repre
les mots
cls
Approfondissement
Je jette
courageusement
le texte initial
laboration d'un
plan problmatique
Je dgage la
structure du texte en
prenant des notes
schmatiques
Rdaction
Rdaction
Un coup
pour le sens
concret
Je repre
les mots
outils
Je construis une
phrase concise
pour chaque
point du plan
Relecture
Un coup
pour le sens
symbolique
Un coup pour
la grammaire
156
ditions dOrganisation
Pour
1. Analyser la requte :
ne pas hsiter se faire
prciser les attentes dun
responsable qui aura dit,
laconiquement : Fais
moi la synthse de a ! .
Soupeser chaque mot de
la requte et en dduire
une consigne de travail.
Dans un souci de gain
de temps cette tape est
souvent nglige alors
quelle facilite le travail.
Commencer rdiger
une introduction.
Lire minutieusement,
un un les documents
du dossier.
Soupirer en pensant
que le dossier est trop
pais et que le thme
est obscur.
Feuilleter le dossier en
soupirant parce quil
est pais et que les
pices sont rbarbatives.
C
O
M
P
R
E
N
D
R
E
ditions dOrganisation
157
Faire
Pour
Pour se donner un
objectif de lecture
active.
Recopier le titre ou
lobjet textuellement.
Lire minutieusement,
dans lordre ou elles se
prsentent, la totalit
des pices du dossier.
C
O
M
P
R
E
N
D
R
E
4. Approfondissement38
des paragraphes
retenus :
en reprant les mots
outils et les mots cls
en tudiant la syntaxe
des phrases compliques
- en organisant, ds leur
comprhension, dans
un schma (arborescence par exemple) les
ides retenues.
Approfondir la totalit.
5. Se dbarrasser du
dossier
158
ditions dOrganisation
Faire
Pour
B
6. Rorganiser les informations ou les arguments de lauteur dans
un plan problmatique
(qui rponde la
requte)
Composer une
mosaque de phrases
toutes faites sorties du
texte dorigine, dans
lordre o elles ont t
recueillies.
7. crire :
Trouver une phrase
concise pour chaque
point de notre plan ;
D
I
G
E
R
8. Relire
Se laisser influencer
par un jargon :
du domaine technique,
de lentreprise,
des mdias,
de la rgion
Se fier sa matrise
incontestable de la
langue franaise.
ditions dOrganisation
159
dduire de
chaque mot une
consigne de
travail
S'interroger sur le
thme de la requte
(5 min)
classer selon
la chronologie
rtrospective
classer selon
la valeur des
pices
transformer
le thme en
question
S'interroger sur la
nature et les titres des
pices du dossier (5 min)
rayer les
parties sans
rapport avec
la requte
laborer une
hypothse
comprendre
les phrases de
conclusion
laborer une
arborescence
comprendre
l'argumentation
rdiger partir
de
l'arborescence
tre concis
relire
160
ditions dOrganisation