Comptabilisation et classement des pices justificatives Sinspirant de situations de travail relles, cette simulation, en plus du texte descriptif, utilise

des pices justificatives. La mthode de travail adopter, pour tre efficace et scuritaire (cest--dire pour quelle permette de sassurer que toutes les informations comptables ont t traites), doit tre simple et rigoureuse.

Le matriel recommand Trois classeurs avec divisions alphabtiques: Un classeur pour les documents des fournisseurs (factures, bons de commande, soumissions); Le deuxime pour le rangement des copies de vos factures aux clients; Le troisime pour le classement des autres documents.

Chemises (de classement ; environ 20): Agrafeuse ou trombones: ou

La procdure recommande Lorsque le comptable dune entreprise reoit des documents comptables, il les classe selon la nature du traitement comptable dont ils seront lobjet. Dans le cas de la simulation, ce classement est dj fait (factures fournisseurs, bordereaux de dpt, factures clients, etc.). Vous comptabilisez le document en fonction de sa nature et vous indiquez sur le document quil a t trait.

Le premier classeur: documents des fournisseurs Dans le classeur rserv vos fournisseurs, il est conseill douvrir un dossier par fournisseur et de classer les dossiers en ordre alphabtique. Il est possible de simplifier le systme en crant des dossiers communs pour des fournisseurs de moindre importance. Ainsi, on peut crer un dossier A divers pour les fournisseurs occasionnels dont le nom dbute par la lettre A . On procdera ainsi jusqu la lettre Z . Si lon souhaite simplifier encore plus le systme de classement, on regroupe deux ou trois lettres par dossier divers. Ainsi, le dossier A-B-C divers contiendra les documents des fournisseurs occasionnels dont le nom dbute par le lettre A , B ou C . En outre, il est important douvrir un dossier pour les pices qui nont pas t lobjet dun traitement final. Cest le cas dune facture de fournisseur qui a t comptabilise, mais pas encore paye. Ce dossier peut tre nomm Classement temporaire et class chronologiquement selon la date de traitement venir ou selon lordre alphabtique. La soumission: Lorsque vous recevez une soumission dun fournisseur, vous devez la ranger parmi les dossiers classs de faon temporaire. Vous pouvez la classer par ordre chronologique, selon la date dexpiration de la soumission, ou par ordre alphabtique si vous avez choisi cette faon de faire pour votre classement temporaire. Si la soumission nest pas retenue par les dirigeants de lentreprise, elle peut tre classe de faon dfinitive dans le dossier du fournisseur pour une consultation ultrieure. Sil est certain quon naura pas sy rfrer, cette soumission peut tre dtruite. Le bon de commande: Lorsque, aprs avoir pass une commande auprs dun fournisseur, vous recevez de ce dernier un bon de commande en bonne et due forme, vous devez ranger celui-ci parmi vos documents des fournisseurs. tant donn que son traitement nest pas dfinitif, le bon de commande doit aussi tre rang dans le classeur temporaire. Si le bon de commande se rapporte une soumission que vous avez dj en main, joignez les deux documents laide dune agrafe ou dun trombone et classez-les selon la date de livraison du bon de commande (ou par ordre alphabtique). Dans ce cas, prenez soin de vrifier la concordance des conditions inscrites sur la soumission et le bon de commande (prix, conditions de paiement, transport, etc.). Vous appliquez la mme logique si le bon

de commande ne se rapporte pas une soumission, sauf que, bien entendu, vous navez pas le joindre une soumission. La facture dun fournisseur: Lorsque vous recevez une facture dun fournisseur, vous devez immdiatement vrifier si vous avez un bon de commande ou une soumission lie cette facture. Dans laffirmative, vous devez joindre les documents aprs avoir vrifi la concordance des renseignements quils contiennent. Par la suite, la facture est comptabilise, puis classe dans le classeur temporaire. Une fois que vous avez enregistr la facture dans votre systme comptable, vous devez indiquer quelle a t traite. La meilleure faon de faire consiste la parapher et y inscrire la date o vous lavez traite accompagne dune rfrence (la page du journal dans laquelle la transaction a t inscrite, le numro de transaction squentiel, le numro du fournisseur ou du client, le module dinscription, etc.). Enfin, lorsque la facture aura t paye au fournisseur, vous y joindrez une copie du chque et la classerez de faon dfinitive dans le dossier permanent du fournisseur. dfaut de joindre une copie du chque la facture paye, vous pouvez inscrire le numro et la date du chque qui a servi au rglement de la facture. Ici encore, il convient dinscrire les initiales de la personne qui a pay la facture. Le deuxime classeur: factures mises aux clients Dans le cas du classeur rserv vos clients, deux mthodes peuvent tre utilises: 1. Vous ouvrez un dossier par client et vous le classez par ordre alphabtique. Pour simplifier, vous pouvez crer des dossiers communs lintention des clients de moindre importance. Ainsi, vous pouvez crer un dossier A divers pour les clients occasionnels dont le nom dbute par la lettre A . Vous procdez ainsi jusqu la lettre Z . Si vous voulez simplifier le processus encore plus, regroupez deux ou trois lettres par dossier divers. Ainsi, le dossier A-B-C divers contiendra les documents des clients occasionnels dont le nom dbute par le lettre A , B ou C . 2. Dans certaines entreprises, on classe les factures dans lordre numrique. Si vous optez pour cette mthode de classement, vous ferez bien de substituer au classeur

alphabtique un classeur sans divisions muni dun systme de retenue permettant linsertion de nouveaux documents. Un cahier anneaux fera parfaitement laffaire. Le choix dutiliser un systme de classement donnant priorit au dossier client rang par ordre numrique dpendra principalement des besoins dinformation des gestionnaires de lentreprise. Si lon doit se rfrer rgulirement aux factures antrieures dans nos relations avec les clients, il sera alors prfrable dutiliser un classement donnant priorit au dossier client rang par ordre alphabtique. Par contre, si les informations contenues dans la fiche client du systme comptable sont suffisantes, lordre numrique, beaucoup plus simple, conviendra amplement. Les fiches clients des logiciels comptables couramment utiliss permettent rgulirement cette option. Notons, enfin, que si les factures ont t mises laide dun logiciel comptable, vous navez qu les classer aprs y avoir appos vos initiales. Toutefois, sil sagit dune facture mise manuellement, outre que vous y indiquerez la date du traitement comptable et la rfrence (numro de transaction), vous y apposerez vos initiales avant de la classer.

Le troisime classeur: autres pices et autres documents Les bordereaux de dpt: Inscrivez-y vos initiales ainsi que la date de traitement. Nous vous recommandons de numroter vos dpts et dinscrire les numros correspondants sur vos copies de bordereaux. Classez les bordereaux par ordre numrique dans une chemise. Les relevs bancaires: Ils sont attachs au rapport de rapprochement [conciliation] et classs chronologiquement dans un dossier permanent rserv cette fin. Les autres documents bancaires: Les notes de dbit et les notes de crdit sont classes par ordre chronologique dans un dossier permanent. Vous devez y inscrire vos initiales ainsi que la date du traitement comptable. Il est utile de reproduire certaines pices de manire pouvoir les classer dans plus dun dossier. Cest le cas lorsque le chque sans provision dun client vous est retourn ; il est alors commode de classer une copie dune telle note de dbit dans le dossier du client fautif.

Le rapport de paie: Vous devez crer un dossier permanent par employ. Vous y classez les notes de crdit bancaires par ordre chronologique aprs y avoir appos vos initiales. Les comptes de dpenses par carte de crdit: Un dossier permanent devrait tre ouvert sous le nom de la carte de crdit. Tous les rapports de dpenses correspondant aux notes de crdit bancaires devraient y tre rangs, joints aux pices justificatives sy rattachant. Noubliez pas dindiquer vos rfrences de contrle interne (initiales, date et rfrence comptable). Les rapports gouvernementaux (rapport de taxes de vente, retenues la source, etc.): Aprs la production du rapport et son traitement comptable, inscrivez-y vos rfrences de contrle interne (initiales, date et rfrence comptable) et classez-le par ordre chronologique dans un dossier permanent rserv cette fin. Au besoin, mettez un chque et joignez-en une copie au document trait. Les chques mis lordre de Denis Magellan: Un dossier permanent devrait tre cr au nom de Denis Magellan. Tous les chques mis lordre du propritaire devraient y tre rangs, joints aux pices justificatives sy rattachant. Noubliez pas dindiquer vos rfrences de contrle interne (initiales, date et rfrence comptable).