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html (06/12/2016)

Participer un salon professionnel nest pas toujours aussi facile qu'on le pense. En
effet, plusieurs tapes sont ncessaires pour tre prsent dans un salon et tre la
hauteur de cet important rendez-vous commercial.
Dans cet article nous vous proposons l'ensemble des prparatifs, rpartis sur neufs
mois. Il est essentiel de savoir grer son emploi du temps pour une organisation
optimale de l'vnement.

9 MOIS AVANT LE SALON :

Dfinir la nature du stand (prsentation dun nouveau produit, publicit marketing

pour une entreprise) et la surface souhaite.
Demander un dossier dinscription et renvoyer la demande dadmission dans les
dlais convenus.
Dsigner un responsable salon qui sera le seul et unique interlocuteur de
lorganisateur.

6 MOIS AVANT LE SALON :

Choisir lemplacement du stand. Ce dernier est le plus souvent rgi par lordre
darrive des participants. Pour profiter du maximum de propositions de lorganisateur
et des meilleurs emplacements, il est important de sinscrire le plus tt possible.
valuer les frais de stand ou demander un devis un concepteur de stand.
Si lorganisateur le demande, soumettre les plans ou la maquette.
Renvoyer le formulaire dinscription lorganisateur pour bien tre rfrenc dans le
catalogue officiel.
Choisir un transporteur si lexposition doit se faire ltranger.

4 MOIS AVANT LE SALON :

Demander auprs de lorganisateur du salon les cartes dinvitation pour les clients,
les cartes exposants ainsi que le matriel de promotion (logos, vignettes,
dpliants).
Retenir la position publicitaire dans le catalogue officiel.
Retourner les formulaires techniques aux entreprises prestataires de services
(tlphone, mobilier, eau, lectricit, assurance etc.).

2 MOIS AVANT LE SALON :

Entrer en contact avec le professionnel charg du transport du matriel sur

lexposition (en cas de recours une socit de transport).
Prparer les documents informatifs ainsi que les objets promotionnels qui
seront distribus aux visiteurs.
Imprimer des cartes de visite distribuer aux visiteurs dans un but publicitaire.
Informer les clients en leur envoyant des invitations, 6 semaines l'avance suffisent
sil sagit dun salon national.
Prvoir le transport des collaborateurs et lhbergement de ceux qui ne rsident pas
sur place.
Envoyer lattach de presse qui couvre lvnement une fiche descriptive avec les
nouveauts et des photos.
Planifier la dcoration du stand et lembauche dhtesses daccueil.
Prvoir la protection et le nettoyage du stand si ceci na pas t pris en compte par
lorganisateur.

DERNIER MOIS AVANT LE SALON

30 jours avant le salon

Prvoir un photographe sur le stand.

laborer des dossiers de presse dans plusieurs langues de prfrence (surtout sil
sagit dun salon international).

15 jours avant le salon :

Bien reconsidrer les instructions de lorganisateur (inauguration officielle, visite de la

commission de scurit).
Rpartir les rles et responsabilits de chacun au sein du stand (permanents et
htesses).
Prparer le matriel pour les permanents (badges).

2 jours avant le salon :

Convoquer le staff qui sera sur place et qui devra recevoir les dernires instructions.
Prendre le soin de vrifier toutes les prestations techniques (lectricit, eau.).

La veille de louverture

Visite de la commission de scurit en prsence du responsable du stand.

Vrifier le bon fonctionnement de lquipement et du matriel sur le stand.
Briefer les htesses.

Le jour de louverture

Sassurer de la prsence de tout le personnel sur le stand une heure avant louverture
du salon.
Il est conseill de vrifier chaque soir que tous les meubles, armoires et prsentoirs
sont ferms cl. Si le responsable du stand souhaite prsenter du matriel en
mouvement, il devra obtenir une autorisation de la part de lorganisateur ou des
services de scurit.