Etablir le plan de

communication dun projet

Guide pour les communicateurs fdraux

COMM Collection - N12

COMM Collection est une srie de guides pratiques l'intention des
communicateurs fdraux. Ils sont le fruit de travaux mens par des
fonctionnaires fdraux, actifs dans le domaine de la communication.

Le COMMnetKern, compos des responsables communication des services

publics fdraux et prsid par le SPF Personnel et Organisation et le SPF
Chancellerie du Premier Ministre, en a valid les contenus et est charg
de leur mise en uvre.

Dj parus :
N 1 Utilisation efficace du courrier lectronique
N 2 COMMtrainings Rsidence (puis)
N 3 Vision et missions de la communication interne
N 4 Identit visuelle des autorits fdrales belges
N 5 Pourquoi et comment raliser un rapport annuel
N 6 Les points de contact de l'administration fdrale
N 7 Prvoir et grer une communication de crise
N 8 Vision et missions de la communication externe
N 9 Concevoir et diffuser une lettre d'information lectronique
N 10 Code de dontologie des communicateurs fdraux
N 11 Pourquoi et comment dvelopper une identit visuelle

A savoir
La version lectronique de cette brochure est disponible en format
PDF sur www.p-o.be, rubrique "Information gnrale" -
"Publications".
 Table des matires

Introduction .......................................................................... 3

1. Objectifs de la communication du projet .............................. 5

2. Contexte du projet ............................................................. 6

3. Analyse des groupes cibles ................................................ 8

4. Messages ......................................................................... 11

5. Planification et organisation ............................................... 12

6. Rapportage et adaptation ................................................... 16

7. Evaluation et debriefing ..................................................... 17

Conclusion ........................................................................... 18

Bibliographie ........................................................................ 19

Annexe: un exemple .............................................................. 20

1
2
Introduction
Le prsent guide a pour objectif daccompagner les collaborateurs, non
professionnels de la communication, dans llaboration des plans de
communication de leurs projets.

La communication est une composante essentielle dun projet. Tout

comme la gestion du projet doit faire lobjet dune mthodologie adquate,
les actions de communication doivent tre structures et se drouler en
phase avec le projet.

Quest-ce que le plan de communication dun projet?

Le plan de communication abord dans ce guide est laperu structur

des actions de communication relatives un projet particulier.

A ne pas confondre avec le plan de communication dune organisation

(galement appel plan stratgique de communication) qui est lapproche
globale de la communication interne et externe au sein de cette
organisation (objectifs, structure, modalits de collaboration, ).

A distinguer galement du plan dactions en matire de communication

qui reprend les sujets sur lesquels lorganisation souhaite communiquer
selon la mthode dfinie dans le plan de communication.

A qui ce guide est-il destin?

Ce guide sadresse au chef de projet, sans exprience dans le domaine de

la communication et confront la ncessit dlaborer le volet
communication de son projet.

Il ne sagit donc pas dun manuel destin aux professionnels de la

communication.

Toutefois, les communicateurs peuvent galement lutiliser pour initier

leurs collgues des autres services la manire dtablir le plan de
communication dun projet.

Le message est donc: collaborez. Prenez contact avec le service

communication de votre organisation lorsque vous entamez llaboration
du volet communication de votre projet. Il pourra vous aider pour tous
les aspects abords dans ce guide.
3
De quoi se compose ce guide?

Il sagit dun guide pratique en 7 tapes suivre pour dvelopper le plan

de communication de votre projet. Il ne contient pas de thorie sur la
communication et sutilise comme un fil conducteur travers les
diffrentes phases du dveloppement de votre plan.

Pour chaque tape, vous trouverez

les directives,
les questions que vous devez vous poser,
un ventuel commentaire,
un tableau complter, si ncessaire.

Suivez les tapes pas pas et compltez les diffrents tableaux pour
aboutir un plan de communication complet. Vous trouverez cette fin
des tableaux simples et bien expliqus.

Pour vous inspirer, vous trouverez galement en annexe un exemple de

plan complt: la communication sur lintroduction dun nouveau systme
informatique au sein dune organisation.

A la lecture de ce guide, vous dcouvrirez bien vite que vous tes capable
dlaborer vous-mme un plan de communication.

Ont activement collabor la ralisation de ce document:

Nathalie Duflos SPF Personnel et Organisation

Paul Soyeur SPF Intrieur
Cathy Verbyst SPF Personnel et Organisation
Lorna Baert SPF Scurit sociale
Ann Cossement SPF Intrieur
Astrid Neve SPF Intrieur
Peter Grouwels SPF Intrieur
Arlin Bagdat SPF Intrieur
Fabrice Degregorio SPF Finances
Ludo Meulebrouck Ministre de la Dfense
Katleen Vanmuylders INASTI
Sofie Jacobs INASTI
Batrice Best SPF Sant publique
Jona De Leye SPF Sant publique
Veerle Custers SPP Politique scientifique

4
Etape 1: objectifs de la communication du projet
1. Directives

Toute communication russie passe par un plan de communication solide.

Et tout plan de communication solide commence par une rponse claire
la question: quel rsultat voulons-nous atteindre avec la communication
de ce projet?.

Sans objectif, la communication reste en effet assez vague et risque de

perdre son sens.

Chaque projet a un ou plusieurs objectifs. Souvent, ils sont repris dans

une fiche de projet. Les objectifs de communication contribuent la
ralisation des objectifs du projet.

Formulez toujours vos objectifs de manire SMART:

Spcifiques: clairement dlimits;

Mesurables: possibilit de vrifier a posteriori sils ont t atteints grce
des indicateurs dfinis au pralable;
Acceptables: corrects;
Ralistes: compte tenu des limitations existantes;
Temporels: le dlai est dfini.

2. Les questions vous poser

Quels buts voulez-vous atteindre?

- Faire connatre quelque chose?

- Stimuler un comportement?
- Dbloquer des rsistances?
- Faire adhrer une vision, un plan de management, une mission?
- Ou .?

Vos objectifs sont-ils formuls de manire SMART?

A faire
Formulez vos objectifs de communication de manire SMART.

5
Etape 2: contexte du projet (parties impliques, moyens
disponibles et limitations)

1. Directives

Dressez une liste de toutes les parties impliques.

Les parties impliques sont toutes les personnes et les groupes concerns
par le projet, et donc pas seulement le groupe cible que vous trouvez le
plus important.

Les parties impliques comprennent:

le groupe cible principal (voir tape 3);

les suprieurs qui doivent soutenir le projet;
les personnes qui doivent tre tenues informes du projet;
les personnes qui doivent offrir leur collaboration (services de
communication, informatique, logistique, );

Enumrez les moyens disponibles

Listez tous les moyens qui peuvent vous aider mener bien votre plan
de communication:

canaux de communication existants (e-news, intranet, workshops,

runions, );
documentation ou textes existants;
matriel pour les prsentations (ordinateur portable, beamer, );
vnements planifis, runions de rseau et/ou prsentations auxquels
vous pouvez participer.

et les limitations.

Malheureusement, vous tes confront un certain nombre de limitations

dont il convient de tenir compte:

budget,
dlais,
disponibilit,
moyens techniques,

6
2. Les questions vous poser

Quelles sont les parties impliques?

Quel est le budget votre disposition pour la communication?
Combien de temps pouvez-vous y consacrer?
Sur laide de qui pouvez-vous compter?
Quels sont les moyens techniques disponibles?
Quelles sont les ventuelles limitations?

A faire
Identifiez les parties impliques, les moyens disponibles et les limitations
afin dvaluer la faisabilit de votre plan de communication.

7
Etape 3: analyse des groupes cibles
1. Directives

Dans lanalyse des groupes cibles, vous vous demandez qui sont les
personnes que vous voulez informer, sensibiliser, motiver, . Quelle est
leur attitude par rapport votre projet? Quelles sont les consquences de
votre projet pour ces personnes?

Ce nest quavec ces donnes en main que vous pourrez choisir la forme
de communication adquate.

Un groupe cible est un ensemble de personnes ou dinstances que vous

souhaitez atteindre.

En rgle gnrale, votre groupe cible principal sera homogne: les

collgues, les bourgmestres, les pompiers, les services fiscaux, mais au
cours de la mise en uvre du projet, vous devrez galement
communiquer avec dautres groupes cibles (voir tape 2: parties
impliques).

Il se peut galement que vous deviez subdiviser un groupe particulier en

plusieurs sous-groupes. Cela peut savrer ncessaire sur le plan de
limplication, de lattitude, du message,

2. Les questions vous poser

Quels sont les diffrents groupes cibles?

Tous les groupes cibles sont-ils homognes (en ce qui concerne le

projet)?

Un groupe cible particulier doit-il tre subdivis selon:

- son importance;
- son implication dans le projet;
- sa conviction et son attitude vis--vis du projet;
- ses connaissances, aptitudes et prfrences en informatique (pour
dterminer le choix des canaux);
- son accessibilit (localisation et ICT);
- sa localisation (ex. collaborateurs administratifs au sige central

8
 versus inspecteurs ou collaborateurs itinrants);
- son utilisation des mdias et ses prfrences en la matire.

Quattendez-vous des groupes cibles? Vos attentes sont-elles fortes ou

faibles? Demandez-vous si vous voulez quune partie implique:

- soit informe de lexistence du projet;

- comprenne le projet;
- soit convaincue de la valeur ajoute du projet;
- collabore au projet;
- convainque les autres de la ncessit du projet;
-

Plus vous attendez de quelquun, plus votre communication doit

tre intensive et interactive.

Quel(le) est leur principal(e) souci, barrire ?

Il est trs important de vous demander quel est le principal souci/la

principale proccupation ou barrire de chacune des parties
impliques dans le cadre du projet et les changements que celui-ci
implique.

En cas de doute, faites un petit sondage. Interpellez quelques

personnes pour connatre leur opinion. Ecoutez ce qui se raconte
aux abords du distributeur de caf ou dans la caftria, ou posez la
question directement aux parties impliques.

Il est crucial dmettre les bonnes hypothses ce stade tant donn que
toute la communication en dcoulera.

9
3. Tableau complter

Groupes cibles Quattendez-vous deux? Leur principal(e) souci/

(y compris sous-groupes) proccupation/barrire

A faire
Consacrez du temps une analyse en profondeur des groupes cibles.
Ne vous contentez pas dun exercice superficiel.
Divisez si ncessaire chaque groupe cible en sous-groupes.

10
Etape 4: messages
1. Directives

Pour faire passer efficacement linformation, optez pour un seul message

par action de communication. Adoptez le principe KISS: keep it short and
simple!

2. Les questions vous poser

Quel est le contenu (le centre) de votre communication par groupe

cible?

- Comment lexprimez-vous avec des mots?

- Avec des images?
- Les messages sont-ils identifiables?

Les messages correspondent-ils aux besoins des diffrents groupes

cibles?

Les messages cadrent-ils avec vos objectifs (sur le plan du style, de

limpact, ...)?

Les diffrents messages sont-ils cohrents les uns par rapport aux
autres?

Quel est le message principal d'une action de communication?

A faire
Privilgiez un message unique et simple par action de communication.

11
Etape 5: planification et organisation
1. Directives

Voici venu le moment de fusionner les rsultats de tous les exercices de

rflexion prcdents.

Un plan de communication finalis se compose:

dun plan de communication visuel: un aperu gnral, sous la forme

dune ligne du temps, reprenant succinctement toutes les actions de
communication (une ligne pour chaque groupe cible ou sous-groupe
identifi);

dun planning de communication: un tableau reprenant tous les

aspects de chaque action de communication planifie:

date,
groupe cible,
message,
moyen de communication,
expditeur,
frquence,
matriel,
responsable.

2. Les questions vous poser

Ligne du temps

- A quel moment est-il ncessaire de communiquer?

- A qui?
- Quel moyen de communication est le mieux adapt?
- Votre plan de communication est-il raliste, faisable?

Planning de communication

- A quel moment laction de communication sera-t-elle ralise?

(date)
- Quel groupe de personnes voulez-vous atteindre avec cette action?
(groupe cible)

12
 - Quel est le contenu de laction de communication? (message)
- Quelle mthode de communication faut-il utiliser pour transmettre
le message? (moyen: e-mail, newsletter, sance dinformation,
dpliant, affiche, )
- Qui transmettra le message? (expditeur)
- Combien de fois cette action prcise sera-t-elle rpte?
(priodicit: unique, hebdomadaire, mensuelle, ) (frquence)
- Quel matriel sera ncessaire pour la bonne excution de laction
de communication: brochure, document dinformation, ?
(matriel)
- Qui est en pratique le responsable de la ralisation de laction?
(responsable)

3. Conseils pratiques

Ligne du temps

Tracez, pour chaque groupe cible, une ligne horizontale, sur laquelle vous
indiquerez les actions de communication axes vers ce groupe.
Ecrivez chaque action de communication (courrier, sance dinformation,
runion, ) sur un post-it et collez-le sur la ligne du temps.

Lorsque vous serez certain, sur base des donnes de votre analyse des
groupes cibles, que chaque groupe cible bnficie de la communication
dont il a besoin, votre plan de communication visuel est termin. Vous
pouvez alors le finaliser.

Planning de communication

Remplissez pour chaque bloc du plan de communication visuel une

ligne complte sur le planning de communication. Ordonnez les lignes
selon la chronologie.

Toutes les colonnes du tableau doivent tre compltes de manire vous

obliger prparer toutes les actions de communication et ne rien laisser
au hasard. Vous pouvez soit complter un tableau pour lensemble des
actions de communication planifies, soit complter un tableau par
groupe cible ou par objectif, au choix.

Pour les actions de communication dune certaine ampleur, il peut tre

utile de rdiger une fiche par action mentionnant lobjectif, le budget, les
tches accomplir, le responsable,

13
Contrle

Contrlez sur base de votre tableau danalyse des groupes cibles si vous
avez prvu assez dactions de communication et si elles sont
suffisamment varies et interactives pour

les parties impliques dont vous attendez beaucoup;

les parties impliques qui ont encore un long chemin parcourir pour
tre impliques.

Ces groupes demandent plus dinteractivit, de varit et de rptition

dans la communication.

Consultez nouveau la liste des moyens et des limitations que vous avez
tablie. Dautres moyens sont-ils ncessaires?

4. Tableaux complter

Plan de communication visuel: ligne du temps

Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5

Groupe cible 1

Groupe cible 2

Groupe cible 3

Planning de communication

Planning de communication (par groupe cible ou par objectif, au choix)

date groupe cible message moyen expditeur frquence matriel responsable

14
A faire
Etablissez un plan de communication reprenant tous les moments de
communication et les actions y affrentes.
Compltez toutes les cases du planning de communication.
Contrlez vos actions de communication sur base de votre analyse des
groupes cibles. Vrifiez si elles correspondent aux conclusions que vous
avez tires lors de cette analyse.

15
Etape 6: rapportage et adaptation
1. Directives

On ntablit pas un plan de communication pour le classer verticalement

dans une armoire. Il sagit dun outil de travail qui peut en permanence
voluer. Au fil du temps, des modifications peuvent savrer ncessaires,
par exemple si du retard a t pris dans le projet.

Soumettez rgulirement le plan au comit de pilotage du projet, discutez-

en avec toutes les personnes intresses et adaptez-le si ncessaire.

2. Les questions vous poser

Votre communication reste-t-elle dactualit dans un contexte en pleine

volution?

Des adaptations sont-elles ncessaires

- en ce qui concerne les groupes cibles?
- en ce qui concerne les sous-groupes?
- dans le style ou le ton?

Les messages sont-ils bien compris par les diffrents groupes cibles?

A faire
Veillez ce quil y ait un feed-back permanent sur les actions ralises
et procdez aux ajustements ncessaires.

16
Etape 7: valuation et debriefing
1. Directives

Grce la bonne dfinition de vos objectifs (tape 1), vous pouvez

valuer durant le projet et ultrieurement les actions de communication
que vous avez entreprises.

Vous pouvez le faire intuitivement ou sur base dune enqute.

Cette valuation vous permettra de tirer des conclusions concernant vos

actions de communication futures.

Organisez un debriefing, une runion au cours de laquelle vous parcourez

les points positifs et ngatifs de vos actions de communication.

2. Les questions vous poser

Avez-vous atteint vos objectifs (totalement, partiellement)?

Si non: o votre plan a-t-il chou?

Comment pourriez-vous amliorer cela dans le futur?

Pourriez-vous utiliser dans le futur la mme mthode pour une mission

similaire?

A faire
Beaucoup de projets se ressemblent. Lexprience acquise aujourdhui
vous sera sans aucun doute encore utile dans le futur.
Faites toujours un debriefing de vos actions pour affiner vos
comptences.

17
Conclusion
Dresser un plan de communication, cest bien plus quun simple
brainstorming sur quelques ides de communication originales.

Cest sarrter sur lobjectif du volet communication de votre projet, sur

les parties impliques, le message, les limitations auxquelles vous tes
confront,

Chaque aspect dun plan de communication, de lexpditeur jusquau

canal de communication, doit tre mrement rflchi.

Pour vous y aider, le prsent guide vous a propos un plan en 7 tapes

ainsi que des tableaux complter. Vous pouvez dsormais vous lancer
dans la cration de votre premier plan de communication. Nhsitez pas
vous faire conseiller davantage par un de vos collgues du service
communication de votre organisation.

18
Bibliographie
Le plan de communication: Dfinir et organiser votre stratgie de
communication, Thierry Libaert, 2003, Ed. DUNOD, ISBN 21-0007-
026-6
Guide de la communication pour l'entreprise, Heude Rmi Pierre, 2003,
Ed. Maxima, ISBN: 2-84001-334-7
La communication publique en pratique, Messager Marianne, 1995,
Ed. Les Editions d'Organisation, ISBN:2-7081-1786-6
Organiser la communication interne, Lebel Marie-France, Lebel Pierre,
1992, Ed. Les Editions d'Organisation, ISBN:2-7081-0936-7
Formuler des objectifs SMART: www.belgium.be > Fonctionnaires >
Cercles de dveloppement > Fils conducteurs pour collaborateur et
chef fonctionnel
Het communicatieplan: opzet en uitvoering in 8 stappen, Waardenburg,
Marten, 1999, uitg. KLUWER, ISBN 9026-73010
Werkboek communicatieplanning: het communicatieplan: stappen,
kernvraag en elementen, t Lam, Peter, 2000, uitg. COUTINHO, ISBN
90-6283-216-4
Tante Mariette en haar fiets: handboek overheids- en
verenigingencommunicatie, Goubin Eric, 2002, uitg. Vanden Broele,
ISBN 90-5753-974-8
Overheidscommunicatie: de theorie in de praktijk, Jumelet Lydia,
Wassenaar Iris, 2003, uitg. ThiemeMeulenhoff, ISBN: 90-06-95023-8
Overheidscommunicatie: de binnenkant van het vak, Galjaard Chiel,
1997, uitg.Lemma, ISBN:90-5189-666-2
Interne communicatie als managementinstrument: strategien, middelen
en achtergronden, Koeleman Huib, 1992, uitg.Bohn Stafleu Van
Loghum, ISBN:90-313-1362-9
Communicatiemanagement voor organisaties: structuur, methodiek en
onderzoek, Schoemaker H., Vos M., 1996, uitg. Lemma, ISBN:90-
5189-285-3
www.mediahuis.nl

Tableaux complter:

www.belgium.be > Fonctionnaires > Communication > Politique de

communication > Plan de communication

19
Annexe: un exemple
A titre dexemple, vous trouverez ci-dessous le cheminement suivi pour
llaboration dun plan de communication relatif un projet.

Etape 1: objectifs de la communication du projet

Lobjectif du projet est dintroduire un nouveau systme informatique et de

faire en sorte que chacun puisse lutiliser.

Objectif de la communication ( quoi veut-on arriver?): dici juin 2006,

tous les collaborateurs devront tre motivs lide de travailler avec le
nouveau systme informatique. Indicateurs: nombre de participants la
formation, nombre dutilisateurs du programme.

Etape 2: contexte du projet (parties impliques, moyens

disponibles et limitations)

Parties impliques:

les collaborateurs qui doivent utiliser le systme,

les suprieurs des collaborateurs,
le prsident de lorganisation,
les syndicats,
le service ICT.

Moyens disponibles:

documentation ou textes existants: syllabus du programme ICT,

moyens techniques: un ordinateur portable et un beamer.

Limitations:

budget: pas de budget supplmentaire prvu,

dlai: fin juin 2006,
disponibilit: une personne disponible un jour par semaine.

20
Etape 3: analyse des groupes cibles

Groupes cibles Quattendez-vous deux ? Leur principal(e)

Le prsident de l'organisation
Qu'il soutienne activement le
projet et qu'il motive les
suprieurs motiver leurs
collaborateurs
souci/proccupation/barrire
Baisse temporaire du
rendement

Les dirigeants des Quils motivent leurs Baisse du rendement

collaborateurs collaborateurs et leur
donnent le temps de se
former

Les collaborateurs qui Quils soient motivs pour Devenir "superflus" cause
doivent utiliser le systme utiliser le systme du nouveau systme

Les syndicats Quils soient informs du Insatisfaction des membres

projet

Etape 4: messages

Quel est le centre de votre communication?

Le nouveau systme prsente un certain nombre davantages pour vos
activits quotidiennes.

21
 Janvier 2006 Fvrier 2006 Mars 2006 Avril 2006 Mai 2006 Juin 2006

22
Collaborateurs Session
qui doivent Formation avec syllabus
Ligne du temps

dinformation: Invitation la
travailler avec projet et formation
le nouveau consquences Helpdesk permanent
systme

Leurs Runion avec le prsident:

dirigeants collaboration

Etat davancement des

connaissances des
collaborateurs
Etape 5: planification et organisation

Runion:
Le prsident - Info sur le projet
de - prire de demander aux suprieurs
lorganisation de motiver leurs collaborateurs

Lettre avec information sur

Les syndicats le projet
 Planning de communication
date groupe cible message moyen expditeur frquence matriel responsable
10/01 prsident infos sur le projet runion chef de projet 1x fiche de projet chef de projet
+ prire de demander
aux suprieurs de
motiver leurs
collaborateurs

14/01 dirigeants infos sur le projet runion chef de projet 1x fiche de projet chef de projet
+ demander de motiver + prsident
leurs collaborateurs et
de donner du temps pour
la formation
Planning de communication

14/01 syndicats infos sur le projet lettre prsident 1x document secrtariat du projet
dinformation

10/02 collaborateurs infos sur le projet sance chef de projet 1x prsentation chef de projet
+ consquences concrtes dinformation powerpoint +
+ avantages du document
nouveau systme distribuer
avec infos
pratiques

02/03 collaborateurs invitation la formation e-mail chef de projet 1x document avec secrtariat
via suprieurs infos pratiques du projet
(lieu, temps)

15/03 collaborateurs fonctionnement du formation formateur ICT 1x syllabus, formateur interne

systme avec par groupe exercices
exercices de 20 pers.

partir collaborateurs rponse toutes les tlphone, service ICT permanent liste des chef de projet
du questions des collaborateurs e-mail rponses aux
15/03 FAQ

01/05 prsident + tat davancement runion chef de projet 2x fiche de suivi chef de projet
et dirigeants du projet du projet
01/07

23
Etape 6: rapportage et adaptation

Chaque mois, une runion de suivi est planifie avec des reprsentants de
toutes les parties impliques afin de vrifier si les conditions sont encore
les mmes et si le plan de communication doit tre adapt.

Etape 7: valuation et debriefing

En juin 2006, on vrifiera si lobjectif a t atteint. Une note fera la

synthse des principales conclusions.

24
SPF Chancellerie du Premier Ministre
Direction gnrale Communication externe
Rue de la Loi 16
1000 Bruxelles
Tl. : 02/501.02.11
E-mail : communicationexterne@belgium.fgov.be
www.belgium.be

SPF Personnel et Organisation

Direction gnrale Communication interne
Rue de la Loi 51
1040 Bruxelles
Tl. : 02/790.58.00
E-mail : info@p-o.be
www.p-o.be

Editeur responsable: Georges Monard rue de la Loi 51 1040 Bruxelles

Dpt lgal: D/2005/7737/36
Dcembre 2005