M32-2: Élaborer un plan de communication

Élaborer un plan de communication

Le plan de communication

Le plan de communication d’un projet est l’aperçu structuré des actions de

communication relatives à un projet spécifique, en lien avec les différentes phases de
ce projet et dans le respect de la stratégie de communication de l’organisation. Le
chef de projet en est le ‘chef d’orchestre’ : c’est lui qui est garant du plan de
communication de son projet mais cela ne signifie pas qu’il doit réaliser lui-même
toutes les actions du plan. Ne confondez pas ‘plan de communication d’un projet’, qui
fait l’objet de ce guide, et ‘plan de communication stratégique’3 qui définit la stratégie
de communication de l’organisation. Si le plan de communication d’un projet doit
s’inscrire dans la stratégie globale de communication de l’organisation, il s’agit bien
de deux choses distinctes.

Mise en place du plan de communication

Identifier les points principaux.

Contexte

Cible

Objectif

Plan Message à communiquer

Plan d’action (liste des tâches)

Réadaptation

Débriefing

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Formateur : Atman Kentache
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Les 3 types de communication

Au sein de votre établissement différentes campagnes de communication sont faites

régulièrement. Le contexte de votre projet orientera votre plan vers une
communication décisionnelle, opérationnelle ou promotionnelle au dépend de votre
objectif. Chacune de ces méthodes présentent des actions différentes est une
approche adaptée aux attentes des intéressés.
Ci-dessous des exemples de campagne par type de communication.

- Prendre une décision au sein de l’établissement

Décisionnelle - Mise en place de nouvelle règle
- Impact et environnement de travail

- Mise en place de nouvel d’outil au sein de l’établissement

Opérationnelle - Mise en place de nouveau protocole
- E-learning

- La mise en place d’une offre promotionnelle

Promotionnelle - L’ouverture d’un nouveau point de vente
- L’exposition d’un produit innovant

Contexte de projet de communication.

Le contexte du projet est défini par le constat des attentes de votre cible. Établir la liste des
avantages et inconvénients permet d’orienter votre choix et mettre en place les actions à
mener par la suite.

Ci-dessous un exemple de classification :

La mise en place d’un outil de saisie au sein du service de technicien itinérant d’une
entreprise.

Avantages Inconvénients
Facilité de gestion administrative Saisie informatique de nos techniciens
Traitement rapide des données Gestion du temps des technicien
Économie de papier Problème ou perte de matériel

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Identifier la cible.

Identifier la ou les cibles vous permettra de mettre en place des actions de

communications adaptées au public concernée.

Pour identifier cette cible on doit prendre en compte les critères suivants :

La tranche d’Age

Le profil

Le moyen de communication adaptée

Critère de
sélection
Ses habitudes de consommation
x
Son budget
x
Ses centres d’intérêt

Exemple :

La chaine de burger SHAKE SHAKE décide mettre en place des actions de

communications sur une offre étudiante à moins de 6 euros la formules.

Cible :
x
Tranche d’Age 15/20 ans
x
Profil Lycéen – étudiants
x
Centre d’intérêt Street Food x
Le moyen de communication xRéseaux sociaux
Habitudes de consommation
x Produit tendance
Son budget inférieur à 6 euros

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Objectif de la communication.

L’objectif comprend les points principaux des apports de cette campagne publicitaire
ainsi que ces attentes.

Exemple :

- Augmenter le chiffre d’affaires.

- Sensibiliser nos services au développement durable.
- Augmenter la notoriété de notre marque.
- Mettre en place des leviers d’acquisition pour récolter des données.
- Former nos salariés aux nouveaux outils.

Message à communiquer.

Le message est l’idée principale, le thème central de la communication. Il pourra être décliné
en un texte, un discours, une image, une vidéo, etc…

Il dépendra du choix du fond et de la forme qui vous lui donnerez.

Exemple :

Forme Fond

Sondage Recueillir l'opinion des services concernés

et adapté en fonction des retours

E-mailing A titre informatif

Réunion Réunir les services afin d'échanger

oralement et visuellement

Post (Medias sociaux)

Interagir avec la communauté

La rédaction de ce message devra suivre une valeur éthique afin qu’il soit pris en
considération.

Exemple :

- Empathique si votre but est de sensibiliser la cible.

- Convaincant quand il s’agit de promouvoir ou vendre un produit.
- Fédérateur si le but est de créé une cohésion de groupe.

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Le plan d’action

Cette étape suppose une bonne planification et un inventaire à la fois exhaustif et rigoureux
des étapes à suivre pour mener à bien la campagne de communication. Pour chaque moyen,
un échéancier réaliste de réalisation doit être élaboré, la division des tâches doit être claire
pour assurer le bon déroulement des opérations et un budget doit être défini.

Exemple :

Inventaire des tâches à réaliser à compter

Tâche Échéance Responsable Budget
Détermination de la date
40 jours Direction A définir

Réalisation du sondage
3 jours Service marketing À définir
Organiser une réunion (avant diffusion du
questionnaire) avec les responsables des services Direction & les cibles
concernés 1 jour concernées À définir
Rédiger un mail informatif sur les nouvelles mesures Responsable
prises par l’entreprise ½ journée d’exploitation & RH À définir
Une fois l’enquête réalisé diffuser le questionnaire et Responsable
attendre les retours des cibles concernées 15 jours d’exploitation & RH À définir
Analyser les données recueillis auprès des cibles
concernées 10 jours Service marketing À définir
Réadaptation des conditions suite aux retours du
questionnaire 2 jours Direction À définir

Organiser une réunion (après diffusion du

questionnaire) avec les responsables des services
concernés Direction & les cibles
1 jours concernées À définir

Le déroulement de mise en place de l’outils

5 jours Service informatique À définir

Achat de matériel de saisie

5 jours Service achat A définir

Formation à l’utilisation de l’outils

1 jours Service informatique A définir

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Bien noté que certaines tâches peuvent se faire en simultanée. Dans d’autre cas,
ces tâches pourront démarrer une fois que la précédente est terminée.

Exemple :

x
Envoyer un flyer à l’impression.
Cette étape peut se réaliser uniquement si le graphiste a créé le contenu en
amont.

Reporting et adaptation

Le plan de communication finalisé n’est pas destiné à rester figer dans le temps ! Il s’agit
avant tout d’un outil de travail qui peut évoluer en permanence. Au fil du temps, des
modifications peuvent s’avérer nécessaires (en cas de retard par exemple). Veillez au fur et à
mesure à un retour sur les actions de communication réalisées et procédez aux ajustements
utiles.

Exemple :

- Augmenter les échéances de traitement des tâches à effectuer

- Revoir l’ergonomie d’un outils informatique (extranet, outils de saisie, e-learning)
- Revoir la stratégie de partenariat

Débriefing

Cette étape consiste à mesurer l’atteinte des objectifs. Elle permet d’évaluer le retour sur
l’investissement et de rectifier, s’il y a lieu, le prochain plan de communication. Selon que les
objectifs soient quantitatifs ou qualitatifs, l’évaluation pourra se faire à l’aide des statistiques
institutionnelles, de sondages ou d’entrevues avec des représentants du public cible.

Reporting du plan de communication

Reporter les actions à mener sous forme de tableau donne une visibilité concrète des
étapes à suivre et permette de se recentrer afin de ne pas déborder sur le sujet.

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Exemple de reporting d’un plan de communication.

Plan de communication

Contexte du projet de Mise en place d’un outil pour la saisie des rapports
communication La prise de responsabilité commercial des agents administratifs

Cible de la communication Service technique

Service administratif

Préparer les techniciens à la saisie informatique des rapports périodiques

Objectif de communication Préparer les agents administratifs à l’exécution de nouvelle tâche.

Email informatif sur le futur mesure prise par l’entreprise

Message à communiquer Sondé les services concernés sur ces futurs changements (Questionnaire)

Rédaction d’un email informatif

Élaboration d’un questionnaire
Plan d'action Organiser plusieurs réunions avec les responsables de pôle concerné
Analyser les données du questionnaire

Changer les heures de post et adapté en fonction du taux d’impression

Reporting et adaptation Diversifier les partenaires pour toucher un maximum de cible.

Ciblé de manière plus précise et plus adapté nos futurs partenaires

Débriefing Prévoir une échéance de 40j pour les prochaines campagnes

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A retenir :

- Énumérer les différentes étapes permettant l’élaboration du plan de communication

Le plan de
- Reporter ces étapes sur un tableau afin d’avoir plus de visibilité et ne pas déborder sur
communication
vos échéances

- Identifier votre cible en fonction de vos critères de sélections

Identifier la cible - Mettre en place une stratégie de communication adaptée (choix du réseau de
communication)

- Établir une liste des tâches a effectué en précisant le responsable ainsi que l’échéance
Inventaire des tâches - Respecter la chronologie des tâches à effectuer

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