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A21

1
chapitre ORGANISATION DE LA PROSPECTION CLIENTÈLE

L’identification

et choix des fournisseurs


de la clientèle

fournisseurs
PARTIE 1 / Recherche et choix des fournisseurs
Étude des demandes d’achat
Chapitre 1 : Les demandes d’achat ................................................................................ 129

Recherche de fournisseurs pour référencement 2


Chapitre 2 : L’identification des fournisseurs .................................................................. 137
Chapitre 3 : L’information sur les fournisseurs ............................................................... 145

Comparaison des offres

Recherche
Chapitre 4 : L’appel d’offres fournisseurs ....................................................................... 153
Chapitre 5 : La sélection des fournisseurs ...................................................................... 161
Chapitre 6 : La gestion de la relation fournisseur............................................................ 169

Gestion de la relation
PARTIE 2 / Achat de biens et prestations de service
Préparation de la négociation des contrats
Chapitre 7 : Les bases de la négociation d’achat............................................................ 179

Contrat d’achat
Chapitre 8 : La passation et le suivi des commandes ..................................................... 187

PARTIE 3 / Suivi des achats


Suivi des achats et des règlements
Chapitre 9 : Le contrôle des achats et des règlements ................................................... 197

Évaluation des fournisseurs


Chapitre 10 : Le partenariat avec les fournisseurs .......................................................... 205
Chapitre 11 : L’information du chef d’entreprise ............................................................. 213

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 127

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1
chapitre 1
ÉTUDE DES DEMANDES D’ACHAT

Recherche et choix des fournisseurs


Les demandes d’achat

La gestion des achats et approvisionnements est un point clé de l’organisation de l’entreprise. Une gestion
cohérente et suivie permet d’éviter les phénomènes de surstock et de rupture. Il est donc important de
bien définir et d’évaluer les demandes d’achat.
2
CONCEPTS CLÉS

SERVICES DE
L’ENTREPRISE
Demandes d’achat FONCTION Commandes
ACHAT
Réception des marchandises Livraisons

FOURNISSEURS
3

DÉFINITIONS
Achat Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entreprise par la recherche et la sélection de fournisseurs
et la négociation des conditions d’achat (prix, délais…).
Approvisionnement Détermination des quantités nécessaires d’un produit et des périodes auxquelles il
convient de les acquérir, notamment par le biais d’une gestion des stocks, de la passation des commandes
et de leur suivi.
Demande d’achat Document transmis par un service d’une entreprise au responsable des achats,
recensant l’ensemble des renseignements nécessaires à l’évaluation du besoin exprimé et permettant de
mettre en place le processus d’achat.

PLAN DU CHAPITRE
1 Les achats 2 Les demandes d’achat
a) Définition a) Définition et formes
b) Distinction achat/approvisionnement b) Évaluation des demandes d’achat
c) Typologie des achats

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 129

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cuets
Doc
1
Achats
Les achats de services généraux peuvent faire sont ensuite très structurées autour des activités
l’objet de réductions de coûts très significa- de sourcing, d’appels d’offres, d’enchères et de
tives lorsqu’ils sont gérés par des acheteurs négociation. Nous sommes spécialisés dans le
spécialisés. secteur des services généraux et essayons en
Pour avoir occupé des fonctions aussi bien achats permanence d’optimiser nos performances achats,
que commerciales, notamment dans le secteur qui constituent notre valeur ajoutée auprès de nos
de l’informatique, François Ladret possède une clients. »
vision globale des métiers de la négociation. Parmi les chantiers en cours, la réduction du panel
Spécialisé dans les achats depuis environ six fournisseurs est une priorité : « Nous travaillons
ans après une formation commerciale (école de aujourd’hui avec près de 5 000 fournisseurs, ce qui
commerce bac + 4), il occupe un poste d’acheteur est trop à nos yeux. » L’analyse de la performance
services généraux au sein de Facéo, une entreprise achats fait également partie des enjeux forts :
de 1 500 salariés spécialisée dans le facility mana- « Lorsque nous prenons en charge la gestion d’un
gement, c’est-à-dire l’externalisation des services site, nous analysons précisément les besoins en
généraux et immobiliers. matière de prestations et rationalisons au maximum
« Le facility management est un domaine à la fois les achats. Nous devons démontrer le bénéfice
très concurrentiel et encore peu développé. Nous financier, mais aussi qualitatif réalisé par l’entre-
proposons de gérer complètement les services prise. […] L’une des problématiques est l’évaluation
généraux pour nos clients tant sur leur site tertiaire qualitative. Dans le cadre d’achats de prestations,
que de production. La présence d’un responsable nous devons définir des critères qualité objectifs
de site Facéo chez nos clients permet la gestion et mesurables pour évaluer chaque prestataire. »
opérationnelle du site. Il s’appuie alors sur l’expertise En charge de tous les achats centraux, ce sont
de mutualisation et de “Make or Buy”, prestations ensuite les responsables de site qui vont avoir la
développées par Facéo ainsi que sur les outils responsabilité des éléments de bilan et de reporting
de pilotage. Facéo réalise une grande partie des en matière d’achats : satisfaction des utilisateurs
prestations qui lui sont confiées avec son propre du site, respect de l’enveloppe budgétaire prévue…
personnel et applique une politique d’accords- Les achats de services généraux ne sont pas encore
cadres pour les prestations sous-traitées. » systématiquement gérés par le département achats
Le positionnement de François Ladret est, quant à de l’entreprise. « Cette catégorie d’achats n’est pas
lui, beaucoup plus central. Situé au siège de Facéo considérée comme stratégique pour l’entreprise.
à Montrouge, il travaille au sein de la Direction des Il n’en reste pas moins que les achats de services
Achats qui centralise les besoins exprimés par les généraux peuvent faire l’objet d’une réduction
quelque 150 sites actuels. Il occupe la fonction significative des coûts lorsqu’ils sont gérés par
d’acheteur « segments », c’est-à-dire qu’il gère des prestataires spécialistes ou lorsque l’entreprise
les portefeuilles liés aux services « aux occupants » leur accorde l’attention nécessaire. »
des sites (fournitures de bureau, restauration « Externalisés ou non, les achats de services géné-
d’entreprise, intérim…), la gestion documentaire, raux doivent automatiquement se faire en lien fort
les moyens de communication, les fournitures et avec l’entreprise et les directions utilisatrices. Les
la logistique pour un montant global de 30 M€. achats, et surtout cette typologie d’achats, est et
En lien constant avec les responsables de sites, reste à mes yeux une fonction support au service
François Ladret analyse les besoins et définit très de l’entreprise. »
précisément les cahiers des charges portant sur les François Ladret, Acheteur services généraux,
actions achats à entreprendre. « Nos méthodologies Facéo, APEC, février 2006

? Questions
1 Expliquez pourquoi « les achats de services généraux ne sont pas encore systématiquement gérés
par le département achats de l’entreprise » ?
2 Comment réduire les coûts de ce type d’achats ?

130 Chap. 1 / Les demandes d’achat

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1 / LES ACHATS 1
Parce qu’ils représentent un pourcentage important des charges de l’entreprise (souvent près de 50 %),

Recherche et choix des fournisseurs


les achats doivent être considérés avec la plus grande attention.
Des achats mal négociés, de mauvaise qualité ou mal planifiés peuvent occasionner des pertes financières
ou des problèmes de qualité. (document 1)

a / Définition
On définit l’achat par l’acquisition d’un bien ou d’un service en échange du paiement de son prix. Toute
entreprise, qu’elle soit commerciale ou non, se trouve donc nécessairement en position d’acheteur. Certaines
d’entre elles, lorsque le volume des achats réalisés est important, recrutent des salariés spécialisés dans
la fonction achat : les acheteurs.
2
L’ensemble des principes orientant la fonction achat dans une entreprise est appelé politique d’achat.

Le bon produit

Au bon moment
Objectifs
de la Au bon endroit
fonction achat
Dans la bonne quantité
3
De la bonne qualité

L’acheteur se caractérise comme possédant une vision globale des objectifs de l’entreprise et doit pouvoir
répondre aux attentes spécifiques de ses différents départements : vente, marketing, développement,
production, logistique. Il doit maîtriser l’ensemble des démarches relatives aux achats : gestion du suivi
des commandes, des stocks, des budgets.
La notion de coût est essentielle dans la fonction achat.
L’acheteur doit connaître au mieux les caractéristiques des fournisseurs et des produits. Il doit avoir une
mission de veille permanente.

b / Distinction achat/approvisionnement
Achat et approvisionnement sont deux notions souvent confondues. Elles sont pourtant différentes.
L’approvisionnement est la transcription concrète du processus d’achat : la définition des quantités
nécessaires et la planification concrète des commandes.

ACHATS APPROVISIONNEMENTS
Réponse à un besoin exprimé Fonction de l’entreprise ayant la charge de :
au sein de l’entreprise par : – Évaluer quantitativement
– La recherche et la sélection et qualitativement les besoins internes
de fournisseurs à l’entreprise
– La négociation des conditions d’achat – Planifier, passer et suivre les commandes
(prix, délais…) – Gérer les stocks

curs 131

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cuets
Doc
2
Typologie des achats de LFB (groupe pharmaceutique)
Nos achats sont segmentés selon le découpage ingénierie, assistance technique, organismes de
suivant : contrôle, locations diverses, mobilier de laboratoire…
Achats de production • Infrastructures, bâtiment et génie civil
• Consommables de laboratoire et de production − Tout corps d’état bâtiment, froid, climatisation,
− Réactifs, tubes, pipettes, plastique et verrerie… chauffage, incendie, ascenseurs, levage, accès,
− Produits de désinfection, vêtements, linges et contrôle d’accès, ingénierie, assistance… et main-
accessoires, équipements de protection individuels, tenance des infrastructures
dispositifs essuyage… Achats de prestations générales
• Fournitures de production • Bureautique, informatique, télécoms
− Filtration, nano-filtration, conditionnement secon- − Fournitures de bureau, documentation (abonne-
daire, alcools, poches ments/revues), imprimés, consommables et matériels
− Gels, conditionnement primaire, matières premières, informatiques, télécoms, assistance informatique…
excipients, dispositifs médicaux, eau PPI, placebos • Services généraux
− Tubes versilic, sachets… − Mobilier, courrier, archivage, entretien espaces verts,
• Logistique distributeurs (boisson/nourriture), hygiène/sécurité,
− Transports de biens, transitaires, emballages nettoyage, traitement des déchets
(palettes…), carboglace, plate-forme logistique, − Transport de personnel, déménagement, navettes,
assistance en logistique… coursiers, agences de voyage, hôtellerie/restaura-
• Sous-traitances d’analyse de laboratoire tion, achat/location et entretien véhicules, locations
immobilières…
• Sous-traitances de production
• Personnel, formation
Achats techniques
− Intérim, cabinets de recrutement, organismes de
• Consommables et fournitures industrielles et de
formation, assistance en organisation
maintenance
Achats de prestations intellectuelles
− Pièces de rechange, visserie, outillages, gaz de
maintenance… • Prestations spécifiques et affaires réglementaires
• Énergies, fluides, gaz − Sous-traitance d’études cliniques et pharmacolo-
giques, sous-traitance d’études de toxicologie et de
− Gaz de production, gaz naturel, fuel, électricité,
virologie, audits, conseils, traductions…
eau…
• Communication, prestations diverses de direction
• Équipements de production, de laboratoire, de
contrôle et de mesure − Promotion commerciale (documentation, agences),
conseil, audit, marketing publicitaire, études de
− Équipements de production et de laboratoire,
marché, congrès, salons, symposiums…
maintenance de ces équipements, manutention,

Comment devenir fournisseur du LFB ?


Pour être consulté, il est nécessaire : respect des normes et réglementations européennes
− de se faire connaître, le présent site ayant cette et françaises applicables au secteur pharmaceutique
vocation ; et notamment pour des prestations et produits à
− de présenter une ou plusieurs gammes de pres- vocations pharmaceutiques, de respecter les réfé-
tations et/ou de produits susceptibles d’intéresser rentiels BPF, Pharmacopée Européenne, et pour les
le groupe LFB ; dispositifs médicaux, dans le respect de la norme
− d’être en mesure de présenter des références ISO 13485/2003.
clients évoluant dans un secteur d’activité proche Au préalable à tout échange d’informations, un accord
ou équivalent à celui du groupe LFB ; de confidentialité peut être signé à la demande de
l’une ou l’autre des parties.
− d’avoir les niveaux de qualification et d’accréditation
requis pour fournir des prestations et produits dans le www.lbf.fr

? Questions
1 Pourquoi proposer une telle typologie des achats ?
2 Quelles sont les conditions pour être fournisseur pour ce groupe ?
3 Procurez-vous sur le site l’accord de confidentialité et commentez-le.

132 Chap. 1 / Les demandes d’achat

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c / Typologie des achats 1
Les achats ne se résument pas aux éléments incorporés dans le processus de production : ils s’inscrivent
dans la vie quotidienne de l’entreprise. On peut établir une typologie des achats qui permettra, en s’adaptant

Recherche et choix des fournisseurs


aux spécificités de chaque type d’achat, d’optimiser la fonction achat. (document 2)

Les différents types d’achats sont :

Les achats Les achats Les achats


de production d’investissement de négoce
– Matières premières
– Articles manufacturés
– Liés à la politique
d’investissement
– Marchandises achetées
pour les revendre
2
– Prestations de sous-traitance de l’entreprise directement

Les achats Les achats Les achats


généraux de prestations de prestations
industrielles intellectuelles
– Liés au fonctionnement
de l’ensemble des services
de l’entreprise

En comptabilité, les achats se retrouvent dans différentes parties du plan comptable.


La nature des achats est identifiée au niveau de certains comptes d’immobilisation de la classe 2 et de
3
certains comptes de charges de la classe 6 du plan comptable.
Les premiers concernent les achats d’investissements productifs nécessaires à la fabrication des produits et
des biens commercialisés par l’entreprise. Les seconds couvrent à la fois les achats effectués à destination
de la production et les achats de services divers consommés par les nécessités de l’exploitation en tant
que support logistique, technique, administratif et financier de la production.
Classe 2 Immobilisations Classe 6 Charges par nature
On prendra ici tout ou partie Ici nous retiendrons également tout ou partie des postes suivants en fonction de
des postes suivants, en fonction la nature des activités de la production.
de la branche d’activité de
Achats et variation de stocks
l’entreprise.
– Approvisionnement, marchandises ; achats de matières premières, matières
Immobilisations corporelles consommables, fournitures consommables, combustibles, produits d’entretien,
– Agencements et fournitures d’atelier d’usine, fournitures de bureau, fournitures de magasin,
aménagements de terrains emballages perdus, emballages récupérables non identifiables, emballage à
– Constructions ; bâtiments, usage mixte, achats d’approvisionnement non stockés, eau, énergie fournitures
installations générales... d’entretien et petit équipement, fournitures administratives, autres fournitures...
– Installations techniques, – Achats de marchandises, frais accessoires d’achat sur matières premières,
matériels et outillages approvisionnement et marchandises.
industriels.
Achats de sous-traitance et de services extérieurs
– Autres immobilisations
– Achat de sous-traitance, locations mobilières, locations immobilières,
corporelles, matériels
entretiens et réparations immobilières et sur biens mobiliers, primes
de transport, de bureau
d’assurance ; vol, incendie et assurance transport, documentation, frais
et bureautique, mobilier,
colloques, séminaires, conférences...
emballages récupérables
identifiables... Autres services extérieurs
– Personnel intérimaire, rémunérations d’intermédiaires et honoraires,
Immobilisations encours
commissions et courtage sur achats, rémunérations de transitaire, rémunération
– Immobilisations corporelles
d’affacturage, honoraires, frais d’actes.
encours, terrains, installations
– Publicité, propagande, publications ; annonces et insertions, échantillons,
techniques, matériels et
foires et expositions, cadeaux à la clientèle, primes, catalogues et imprimés,
outillages industriels, autres
pourboires et dons courants, transports sur achats, transports collectifs du
immobilisations corporelles.
personnel, divers, voyages et déplacements, missions et réceptions, frais
– Terrains, constructions.
postaux et frais de télécommunications, services bancaires, location coffres...

curs 133

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cuets
Doc
3
La demande d’achat
La demande d’achat est un document papier ou informatique sur lequel sont regroupés les articles à
commander pour le réapprovisionnement des magasins. Elle véhicule un ensemble de renseignements sur :
− les articles en général (code, désignation détaillée, quantité, unité…) ;
− les fabricants (nom, adresse…) ;
− les sources d’approvisionnements possibles ;
− un bref historique des consommations ;
− le lieu de livraison (adresse du magasin où les articles seront rangés) ;
− le nom de l’émetteur de la demande ;
− la date d’émission de la demande ;
− la date de livraison sollicitée ;
− le numéro de la demande.

Il est essentiel de noter ici que les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvision-
nement et les adresses de livraison sont dans le plus grand nombre de cas extraits des fiches informatiques
d’articles. La nécessité de bien les renseigner au préalable s’avère donc d’une importance capitale.
NB : lorsque le fournisseur est interne (un autre magasin de la même entreprise), le document émis pour
déclarer les besoins n’est plus la demande d’achat. On parle dans ce cas d’une demande de transfert ou
commande de transfert.
logistiqueconseil.org

? Questions
1 Quelles formes peut prendre une demande d’achat ?
2 Pourquoi exiger un tel formalisme ?

Doc
4
Les caractéristiques d’une bonne demande d’achat
Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande
d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles. En effet, il est recommandé de faire un tri préalable,
ensuite un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement,
à la destination, à l’utilisation… Cette tâche est facilitée par la présence d’une nomenclature de classe
d’articles connue. La demande d’achat ne doit pas être très longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal.
En pratique, il est recommandé de regrouper autant que possible sur une même demande d’achat et par
ordre de priorité :
− les articles pouvant être fournis par le même fournisseur ;
− les articles du même fabricant ;
− les articles de même nature ou de même famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel
de peinture…) ;
− les articles ayant une adresse de livraison commune ;
− les articles destinés à une même utilisation…
logistiqueconseil.org

? Question
Pourquoi effectuer de tels regroupements ?

134 Chap. 1 / Les demandes d’achat

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2 / LES DEMANDES D’ACHAT 1
a / Définition et formes

Recherche et choix des fournisseurs


Examen de la demande

BESOIN
Vérification de l’adéquation demande/besoin
Rédaction d’une demande d’achat
Chiffrage de la demande
2
Procédure d’achat

La demande d’achat peut être : (document 3)


− sous forme papier : il s’agit d’un formulaire à remplir et à transmettre au responsable des achats ;
− numérique : un document à compléter et à transmettre par messagerie est disponible sur le serveur
de l’entreprise ;
− informatisée : le service concerné entre sa demande directement dans un logiciel spécialisé.

b / Évaluation des demandes d’achat 3


Toute demande d’achat émanant d’un service ne peut être honorée sans contrôle et vérification. Il s’agit
de voir si cette demande est : (document 4)

Conforme aux prescriptions d’achat

Conforme aux procédures d’achat

Conforme aux procédures qualité

En adéquation avec les besoins

En adéquation avec la politique de responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise

Non disponible en stock ou dans un autre service

Existante auprès d’un fournisseur référencé

Livrable dans les délais

curs 135

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Cas 1
Vous travaillez comme assistant stagiaire dans une PME de Chambéry. Le directeur souhaite moderniser
cas pratiques
le processus d’achats de l’entreprise en l’informatisant. Il vous demande de l’aider à préparer la réunion
au cours de laquelle il va informer les cadres.

Réalisez un schéma du fonctionnement actuel et un schéma du fonctionnement futur du service. Pour


ce faire, vous disposez de notes (annexe 1) prises lors de votre première semaine de stage durant
laquelle vous avez découvert chaque service.

Annexe • 1
Notes
Service achats
Les demandes d’achat sont réalisées au format papier et traitées en deux jours en moyenne.
Les dates de livraison varient selon les stocks. Copie est faite au service concerné ainsi
qu’à la comptabilité.
La date de livraison est communiquée au service concerné.
Après la réception et le contrôle des marchandises, une copie du bon de livraison est
transmise au service concerné et à la comptabilité.
La facture est transmise à la comptabilité qui effectue le paiement et le confirme au
service achats.

Cas 2
Un ami suisse de M. Collet (le directeur de l’entreprise dans laquelle vous êtes embauché) lui a conseillé
d’expérimenter le cross-docking pour résoudre ses problèmes d’approvisionnement. Il lui a envoyé par
mail un document présentant le service de cross-docking de la Poste suisse (annexe 1). M. Collet vous
demande de lui expliquer en quoi consiste cette technique.

Vous décidez de réaliser un schéma pour l’aider à comprendre.

Annexe • 1
Simplifiez la logistique, grâce au cross-docking
Dans le cadre de notre service de cross-docking, nous contrôlons les marchandises qui arrivent, les remballons,
les regroupons avec celles d’autres fournisseurs, et les préparons pour la suite du transport – le tout dans
les 24 heures, en règle générale. Le cross-docking vous permet de simplifier radicalement votre logistique.
Au gré de vos besoins, diverses prestations spécifiques à chaque canal de vente peuvent venir compléter
cette offre :
− Marquage des prix
− Déballage et remballage
− Constitution de lots
− Contrôle de qualité
− Mise sous film thermorétractable
− Impression d’étiquettes
− Enrubannage
− Remplacement de la prise électrique
− Soudure à froid
− Etc.
poste.ch

136 Chap. 1 / Les demandes d’achat

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2
chapitre
RECHERCHE DE FOURNISSEURS
POUR RÉFÉRENCEMENT
1
L’identification

Recherche et choix des fournisseurs


des fournisseurs

Élaborer un produit de qualité passe par la recherche de fournisseurs compétents, sérieux et fiables. Cette
recherche est souvent longue et coûteuse. Elle suppose une maîtrise parfaite des produits et du marché
ainsi qu’une grande diversité des sources d’informations.
2
CONCEPTS CLÉS

Opportunités/menaces
du marché

Forces/faiblesses
de l’entreprise
RECHERCHE DE FOURNISSEURS
3
Environnement
Recherche
d’informations

Définition de critères
de choix

DÉFINITIONS
Cycle client Cycle de commande de la commande du client jusqu’à la livraison du produit à ce client.
E-procurement Achat réalisé via un support de commerce électronique.
Fournisseur Organisme ou personne qui procure un produit ou un service.
Minimum de commande Montant minimum de commande qui correspond à un seuil économique.
Sourcing Automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs. Lorsque cette démarche
est faite par Internet, on parle d’e-sourcing.

PLAN DU CHAPITRE
1 La recherche de fournisseurs : 2 Les sources d’information
une démarche globale a) Types de sources d’informations possibles
a) Maîtriser le marché b) Critères de validité des informations
b) Les critères de recherche

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 137

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cuets
Doc
1
L’engagement communautaire de Starbucks
Starbucks annonce son engagement renouvelé Les objectifs visés par Starbucks d’ici à 2015 sont
envers les communautés à la conférence 2008 les suivants :
sur le leadership […]
Sourçage éthique
Seattle & Nouvelle-Orléans (BSW) - Starbucks
(NASDAQ:SBUX) a annoncé aujourd’hui treize • Acheter 100 % de tout le café via des pratiques
objectifs mesurables à réaliser d’ici 2015, dans de sourçage éthique, en hausse par rapport aux
le cadre de Starbucks™ Shared Planet™. Dans 65 % actuels.
l’optique de cet engagement, 100 % du café de la • Investir dans un avenir amélioré pour les plan-
société sera cultivé de manière responsable et com- teurs et leurs communautés en doublant presque
mercialisé de manière éthique ; 100 % des tasses le financement aux organisations qui fournissent
Starbucks seront réutilisables ou recyclables ; la des prêts aux planteurs.
société va réduire son empreinte environnementale • Exercer un impact proactif sur le changement
en conservant l’énergie et l’eau, en recyclant et en climatique en offrant aux planteurs des mesures
construisant « vert » ; et contribuer chaque année incitatives pour éviter le déboisement. Des pro-
un million d’heures de service communautaire. grammes pilotes avec Conservation International
« Starbucks Shared Planet ne reflète pas seule- à Sumatra, en Indonésie et à Chiapas, au Mexique
ment l’importance qu’a pour nous le fait d’être sont en cours.
une société socialement responsable, mais aussi
Participation communautaire
la réaffirmation du leadership de Starbucks dans
les secteurs du détail et du café et dans les • Contribuer plus d’un million d’heures de service
communautés dans lesquelles nous exerçons nos communautaire par an dans les communautés où
activités », a déclaré Howard Schultz, président nous faisons des affaires.
du conseil d’administration et président-directeur • Engager 50 000 jeunes entrepreneurs sociaux
général de Starbucks Coffee Company. « Bien que pour innover et agir, qui à leur tour inspireront
ces objectifs soient visionnaires, nous avons établi 100 000 personnes à agir dans leurs communautés
des mesures importantes qui vont nous motiver à grâce au fonds Starbucks Social Entrepreneurs Fund.
devenir une meilleure entreprise. En cette période
Gérance environnementale
d’incertitude économique, nous réalisons que nous
avons l’occasion et la responsabilité de maintenir • 100 % des tasses Starbucks seront réutilisables
notre focus sur notre engagement qui est d’assurer ou recyclables.
le bien-être de nos communautés, et je suis fier de • 25 % des tasses seront réutilisables.
ce que nous faisons pour rester fidèles aux principes • Augmentation du recyclage disponible dans nos
directeurs de notre société. » cafés.
Starbucks franchit une étape majeure cette semaine • 50 % de l’énergie utilisée dans les cafés détenus
envers l’atteinte de son objectif d’engagement par notre société proviendra de sources renouve-
communautaire en donnant le coup d’envoi à sa lables d’ici à 2010.
conférence en leadership de 10 000 partenaires
• Réduction de nos émissions de gaz à effet de
(employés), où les participants vont participer à des
serre en rendant les cafés détenus par notre société
projets de service communautaire pour reconstruire
25 % plus écoénergétique d’ici à 2010.
les régions les plus touchées par les ouragans
Katrina et Rita. • Réduction significative de la consommation en
Les partenaires vont également participer à des eau.
programmes de formation avancée sur le café et • Tous les nouveaux cafés détenus par notre société
à des séances d’entreprises à l’heure où la société seront certifiés « verts » d’ici à 2010.
continue à porter son attention sur ses améliorations • Promotion de la protection des forêts tropicales
opérationnelles et son engagement envers sa pour répondre au changement climatique.
vocation principale – le café et l’expérience client. AFP

? Questions
1 Quelles sont les préoccupations de l’entreprise qui transparaissent au travers de ces objectifs ?
2 Quelles peuvent être les retombées pour l’entreprise ?

138 Chap. 2 / L’identification des fournisseurs

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1 / LA RECHERCHE DE FOURNISSEURS : 1
UNE DÉMARCHE GLOBALE

Recherche et choix des fournisseurs


Rechercher un ou des fournisseurs est pour toute entreprise une démarche primordiale. Des fournisseurs
retenus dépendront en effet la qualité des produits, leur disponibilité, et donc l’image de marque véhiculée.
Mais la sélection d’un fournisseur s’inscrit au-delà de cette approche : c’est toute la vision stratégique de
l’entreprise qui est concernée. Les choix éthiques (au regard par exemple du travail des enfants), écologiques
(notamment matières premières renouvelables) faits par l’entreprise doivent se refléter dans la sélection
des fournisseurs. Il faut aussi prendre en compte l’environnement global du marché. (document 1)

a / Maîtriser le marché
Rechercher un fournisseur suppose de parfaitement maîtriser son marché : quelles sont les techniques
2
existantes ? Quelles sont les recherches en cours ? Quelle est la législation en vigueur ? Quelles évolutions
sont possibles ?

Écologique

Socioculturel Économique
3

ENVIRONNEMENT

Juridique Démographique

Technologique

b / Les critères de recherche


Toute recherche, pour être efficace, doit se baser sur des critères précis. Une recherche de fournisseurs
se basera notamment sur les critères suivants :
− Prix − Réputation
− Conditions d’achat − Certifications
− Services proposés − Conformité avec la stratégie mise en œuvre
− Clauses contractuelles − Respect de chartes, normes, règles
− Qualité des produits/services − Qualités éthiques, environnementales…
− Respect des délais − Capacité à nouer une relation à long terme
− Santé financière de l’entreprise (partenariat)
− Possibilité de contrôle

curs 139

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Doc
2
Un exemple de salon professionnel
La 3e édition d’Entreprissimo l’événement,
organisée par la Chambre de commerce et
d’industrie de Dijon, aura lieu les 26, 27 et
28 novembre 2008 au Parc des expositions.
Ce salon réunira 300 exposants, des tables
rondes et des ateliers pratiques pour faciliter les
synergies entre les chefs d’entreprise du Grand
Est. Trois thèmes majeurs seront développés :
développement durable, emploi-recrutement-
formation-handicap, entreprises et collectivités.
Des animations telles que la nocturne Entrepris-
simo des exposants le mercredi 26 novembre,
l’espace rendez-vous d’affaires ou la soirée de
gala sont aussi au programme. 6 000 visiteurs
sont attendus.
© entreprissimo, cci Dijon

? Question
Quel peut être l’apport d’un salon professionnel lors d’une recherche de fournisseurs ?

Doc
3
Le média annuaire
Le média annuaire bénéficie, avec ses caractéris- utilisé au moment d’une décision d’achat. À cet
tiques uniques, d’une place privilégiée dans tout instant stratégique, votre présence fait la différence.
plan de communication. Le média de tous les marchés : aucun secteur,
Le média de la permanence : l’annuaire est aucune activité, aucun segment qui n’ait son
toujours disponible, sous la main, présent auprès annuaire. Que votre activité soit locale ou natio-
de vos clients, prêt à être sollicité. Avec Internet, il nale, dans le B to C (professionnel à particulier) ou
est accessible quels que soient le lieu et les circons- dans le B to B (professionnel à professionnel), un
tances. Votre message et votre image s’inscrivent Annuaire adapté exactement à vos besoins est à
dans la durée, utilisation après utilisation. votre disposition.
Le média de la relation : adresse, téléphone, Le média de tous les supports : Annuaires
email, site Web, noms des décideurs, activités… Papier, CD-Rom, Web, téléphone fixe, téléphone
les informations régulièrement mises à jour des mobile, l’information des annuaires est toujours
annuaires sont diffusées par tous les canaux pos- disponible par tous les canaux de diffusion, sous
sibles pour permettre de créer une relation qualifiée. toutes les formes technologiques et à tout moment,
Les bases de données sont aussi disponibles pour lui conférant une souplesse d’utilisation unique et
vos campagnes commerciales et prospecter vos appréciable.
marchés cibles avec efficacité.
Le média de la décision : l’annuaire n’est jamais Extrait du site Internet du Syndicat national
des éditeurs d’annuaires, www.sna.asso.fr
consulté par hasard ; bien souvent un annuaire est

? Question
Quelle est l’utilité d’un annuaire pour une recherche de fournisseurs ?

140 Chap. 2 / L’identification des fournisseurs

PartA2_A1A2.indd 140 28/04/09 14:44


2 / LES SOURCES D’INFORMATION 1
La recherche de fournisseur(s) est un processus long et rigoureux. Il est donc nécessaire de disposer

Recherche et choix des fournisseurs


d’informations fiables et pertinentes.
Afin de réduire les coûts des achats, de nombreuses entreprises automatisent ou externalisent cette
recherche, on parle alors de sourcing.

a / Types de sources d’informations possibles (documents 2 et 3)


− Les informations diffusées par l’APCE
− Les informations structurées sous forme de fiches, de dossiers
− La presse professionnelle
− Les organisations professionnelles
2
− Les centres de gestion agréés et associations agréées
− Les annuaires
− Les manifestations professionnelles
− Les ouvrages, études ou articles de fond
− Les organismes spécialisés
− Les organismes spécialisés sur les marchés étrangers
− Les centres de documentation et bibliothèques
− Les organismes de formation
− Les bases de données / Web invisible 3
− Les fichiers d’entreprises
− Les statistiques officielles
− Les sites Internet
− Les cabinets d’études proposant des études de marché
Agence pour la création d’entreprise, www.apce.com

b / Critères de validité des informations

Fiabilité

 L’information est-elle sérieuse ? la source est-elle crédible ?

Récence

 L’information est-elle actuelle ? actualisée régulièrement ? actualisable ?

Disponibilité

 L’information est-elle accessible ? coûteuse ?

Pertinence

 L’information correspond-elle à la recherche ? à la stratégie suivie ?

L’essor d’Internet a bouleversé la recherche de fournisseurs en la facilitant et en rendant possible une


totale automatisation (voir chapitre suivant).

curs 141

PartA2_A1A2.indd 141 28/04/09 14:44


Cas 1
La PME de la région nantaise dans laquelle vous venez d’être embauché aimerait diversifier ses sources
cas pratiques
d’approvisionnement et rechercher à l’étranger de nouveaux fournisseurs.

Proposez à votre directeur un schéma présentant les différentes phases nécessaires pour mener à
bien cette recherche. Vous trouvez sur Internet un article intéressant (annexe 1).

Annexe • 1
Find Suppliers For Your Business
Better, faster, cheaper finding trade publications in your industry. Check
Those three magic words can turn your hot prospects the list of free trade publications on Tradepub.com,
into happy customers. But in order for you to give too. There may be one or more trade publications
your customers better products, faster service and for which you’d qualify for a free subscription. You
lower rates, you have to develop a core group of can also search for trade magazines on the Internet.
reliable suppliers who cut you good deals on the Simply go to a major search engine like Google, MSN,
products and services you buy. or Yahoo and search for the name of your industry
Finding reliable suppliers who will sell to you at and the term, “trade magazine”.
low cost is no easy task. In fact, it’s not unusual Once you find trade publications for your field,
for small businesses to find they can buy certain browse through all the ads. Small display ads at
products cheaper from Wal-Mart than they can from the backs of the magazines and new product listings
a wholesaler. Nor is it unusual for a wholesaler or can help you find new suppliers. If you are scouting
distributor to refuse to sell to a very small business. out merchandise to sell, look over ads to see if there
That’s because it will take their sales staff the same are any minimum purchase requirements.
time to process your $150 order as it would to
Find suppliers on the web
process a $5,000 order.
Searching the Internet may help you find suppliers
Nevertheless, you can develop a core group of
you’d miss in trade magazine. Go to Google or another
suppliers you can trust. Here are tips to help:
major search engine and search for the name of the
Be persistent product you want to purchase followed by a word
Good suppliers and good deals don’t just show up on such as, “manufacturer,” “wholesale,” or “supplier.”
your doorstep. You’ll need to put considerable effort If you’re looking for plastic boxes for example, type
into finding the best products, prices and suppliers. the term “plastic boxes wholesale” in the search box.
You can find names of suppliers by scouring trade Note the search results. If you can’t find what you’re
magazines and newspapers, searching the Internet looking for, try a variation of the original search term,
and reading messages posted in online forums or such as “wholesale plastic boxes.” Often you’ll see
mailing lists. Then it’s up to you to contact suppliers slightly different results just by changing the order
and get the best deal. of words in your online search.
Don’t be so focused on getting rock bottom prices
Find Local Bargains
that you alienate your suppliers, though. If you nickel
Before you place an order from out-of-state vendors,
and dime them, act arrogant or make a nuisance of
try to find a local suppliers for the same goods.
yourself, your suppliers won’t go out of their way
You may be able to save a considerable amount on
to help you when you need it, and may ultimately
shipping costs and greatly reduce the time it takes
decide they just don’t want your business at all.
to get your order without paying extra for expedited
Shop the ads in trade magazines shipping. To narrow your Internet search down to
Whether you want to buy a pump to use in your local vendors, use the same search term you did
laboratory, shredded paper to use as filler in initially, and follow that by the name of your county
decorative baskets, or silver earrings to sell at flea and state or your city and state. For example if you
markets, you’re likely to find the products you need searched for “wholesale plastic boxes new york city
advertised in a trade magazine for your industry. new york” on Google, the first result that’s not an ad
If you are just starting out in business and aren’t lists three companies under a heading that reads:
sure what trade publications exist, visit your local “Local results for wholesale plastic boxes near New
public library and ask the reference librarian for help York, NY”

142 Chap. 2 / L’identification des fournisseurs

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Search for directories of manufacturers on the Try eBay
Internet Although eBay is probably best know as a place for

cas pratiques
If you’re looking for manufacturers, you may have consumers to buy or auction merchandise, it is also
better luck searching directories of manufacturers used by businesses selling used and new equipment
online. Two of the most well know are the ThomasNet, or supplies. But watch prices. If you find products
which includes ThomasRegister and ThomasRegional sold by distributors, depending on what the product
listings and MacRae’s Blue Book. is, you may be able to get a better deal through the
Thomasnet.com is a comprehensive resource for manufacturer than through eBay.
industrial information, products, services, CAD Reprinted with permission from www.businessknowhow.com
drawings. The site also has online supplier catalogs © 2006 Attard Communications, Inc.
with detailed buying and specifying information.
MacRae’s contains contact information for compa-
nies that supply industrial companies.

Cas 2
Vous travaillez comme stagiaire dans une entreprise de transport basée à Dijon. Les formalités administratives
liées au transport de marchandises étant de plus en plus nombreuses, la quantité de papier utilisée par
cette PME est de plus en plus importante. Le directeur aimerait rationaliser ses achats de fournitures de
bureau, jusque-là réalisés à la librairie-papeterie voisine et vous demande pour commencer d’étudier la
question de l’achat des ramettes de papier.

Consommation mensuelle : 15 ramettes A4 et 3 ramettes A3

Procédez à la recherche de fournisseurs potentiels et proposez-lui une grille récapitulative.

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 143

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PartA2_A1A2.indd 144 28/04/09 14:44
3
chapitre
RECHERCHE DE FOURNISSEURS
POUR RÉFÉRENCEMENT
1
L’information

Recherche et choix des fournisseurs


sur les fournisseurs

L’entreprise doit comprendre son marché et son environnement pour mieux acheter. Le caractère primordial
de cette bonne connaissance du marché passe par l’information. Or cette dernière coûte du temps et de
l’argent. Pour obtenir une information utilisable directement par l’acheteur, l’entreprise va devoir investir
en moyens humains, techniques ainsi qu’en temps et en argent.
Internet à bouleversé en quelques années le processus d’achat. Source d’informations rapide, complète
2
et souvent gratuite mais aussi outil d’achat, le web est devenu l’allié de l’acheteur. Doit-on envisager
Internet avant tout comme un moyen de sélection des fournisseurs ou effectuer ses achats entièrement
à distance ? Quels outils peuvent aider l’assistant dans ces tâches ?

CONCEPTS CLÉS

Recherche de fournisseurs

Sélection des fournisseurs


e-sourcing 3
AUTOMATISATION e-procurement
Commande
INTERNET
Suivi de la commande

Paiement

DÉFINITIONS
E-procurement Automatisation totale de toutes les tâches liées à l’achat.
Sourcing Automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs. Lorsque cette démarche
est faite par Internet, on parle de e-sourcing.

PLAN DU CHAPITRE
1 Les sources d’information traditionnelles 3 Les outils disponibles
a) Marché national a) Pour la recherche de fournisseurs
b) Marchés internationaux b) Pour l’achat
2 E-sourcing et e-procurement
a) Définition
b) Choix
c) Processus

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 145

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cuets
Doc
1
Produits de la mer de Norvège

www.poissons-de-norvege.com

www.seafoodfromnorway.com

? Questions
1 Que propose ce site ?
2 Quel en est l’éditeur ?
3 Quel est l’intérêt d’un tel site pour l’éditeur ? Pour un acheteur ?

146 Chap. 3 / L’information sur les fournisseurs

PartA2_A1A2.indd 146 28/04/09 14:44


1 / LES SOURCES D’INFORMATION 1
TRADITIONNELLES
a / Marché national

Recherche et choix des fournisseurs


De très nombreux organismes peuvent jouer un rôle dans l’information générale et plus particulièrement
sur les fournisseurs. On peut citer :
− les banques ;
− l’INSEE, Institut National de la Statistique et des Études Économiques ;
− les chambres de commerce ;
− l’OCDE...
Dans cet ensemble très varié, l’activité de sélection des fournisseurs peut se résumer à des échanges 2
avec l’environnement et se traduire par une évolution de certains seuils à l’intérieur de l’entreprise, tels
que : capacité de production, stocks de matières premières ou choix des composants d’un produit... Cette
évolution influe sur le choix des fournisseurs.
b / Marchés internationaux
La mondialisation des productions rend de plus en plus nécessaire le développement d’une recherche de
fournisseurs à l’international.
Les sources d’information y sont plus difficiles à trouver car il est important aussi de connaître les habitudes
socioculturelles de la population comme la religion, le niveau d’instruction, etc.
Plusieurs organismes peuvent servir de source d’informations sur les fournisseurs :
− la Banque de France ;
3
− le Centre français du commerce extérieur ;
− le Commissariat général au plan ;
− le MOCI, Moniteur de commerce international ;
− l’INSEE ;
− les journaux officiels ;
− le BIT, Bureau international du travail ;
− la CCI, Chambre de commerce internationale.
C’est là où Internet va avoir un rôle important à jouer.

2 / E-SOURCING ET E-PROCUREMENT
Dans le processus d’achat, Internet peut être utilisé comme simple outil d’information à disposition de
l’acheteur ou entrer dans une démarche plus globale incluant la passation de commande.
a / Définition
Le sourcing est l’automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs dans un but de réduction
des coûts d’achat. Lorsque cette démarche est faite par Internet, on parle d’e-sourcing. (document 1)
Lorsqu’une commande est passée en ligne de manière automatique et que toutes les tâches liées à
l’achat (suivi de la livraison, facturation, paiement) sont également automatisées et dématérialisées, on
parle d’e-procurement.
b / Choix
e-sourcing e-procurement
– Facilite la recherche d’informations – Automatisation complète du processus d’achat
Avantages – Facile à mettre en place – Sécurité et facilité
– Peu coûteux
– N’automatise pas le processus d’achat – Nécessite des achats réguliers et identiques
Inconvénients – Nécessite un investissement matériel lourd
– Très coûteux

curs 147

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cuets
Doc
2
edgb2b

www.edgb2b.com

EDGb2b, place de marché réservée aux professionnels, met en relation fournisseurs et acheteurs potentiels
à partir d’une recherche de fournisseurs ou de produits. Par ailleurs, un formulaire permet de déposer
gratuitement une demande de devis en formulant son besoin. EDGb2b référence, à leur demande, des
fournisseurs à titre gratuit (« Membres gratuits ») et des « Gold fournisseurs » à titre payant qui bénéficient
d’une mise en avant de leurs produits sur le site. La « Fiche information » sur un fournisseur comporte son
nom et, selon les cas, ses coordonnées. Il est possible de demander, via EDGb2b, les coordonnées complètes,
le téléphone et un devis pour le produit choisi. Le site propose de s’abonner à des newsletters signalant les
nouveautés sectorielles. EDGb2b référence aujourd’hui 17 781 fournisseurs et 203 570 produits.
apce.com

? Questions
1 Quel est le principe du site EDGb2b ?
2 Quel est son intérêt ?
3 Quels autres outils peuvent être utilisés dans le cadre d’un processus d’achat ?

148 Chap. 3 / L’information sur les fournisseurs

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c / Processus 1
Collecte d’informations

Recherche et choix des fournisseurs


1

Sélection des fournisseurs pouvant intervenir


2

Rédaction du cahier des charges avec critères d’analyse


3

Négociations
Enchères 2
inversées

Processus d’achat classique


ou automatisé

3 / LES OUTILS DISPONIBLES


De nombreux outils sont à la disposition de l’acheteur pour faciliter sa recherche de fournisseurs ou lui
permettre d’automatiser complètement le processus d’achat.
3
a / Pour la recherche de fournisseurs

Moteurs Base Forums de discussion


de recherche de données – par définition très spécialisés
Ex. : Google, Altavista, Ex. : europages.com, (sur des produits, des régions…)
Lycos… euridile.inpi.fr – pour trouver un forum de discussion
adapté à ses besoins, on peut consulter
des annuaires en ligne comme
www.forumlinker.com, www.1001forums.fr,
www.bottin-des-forums.fr.tc/

Listes de diffusion Services de gestion


– en nombre infini des connaissances
– on peut néanmoins consulter un annuaire – selon le secteur, ces services peuvent être
des listes de diffusion francophones : mis en place par des entreprises privées,
www.francopholistes.com/ des syndicats professionnels, les CCI…

b / Pour l’achat (document 2)

Places
Appels
de marché
d’offres
horizontales

Enchères Centralisation
en ligne d’achat / destockage

curs 149

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Cas 1
Vous travaillez comme assistant stagiaire dans une entreprise de la région parisienne. Votre directeur
cas pratiques
aimerait optimiser la gestion de ses approvisionnements notamment avec ses fournisseurs indiens. Il a
entendu parler d’une automatisation possible.

Il vous demande de rédiger une note lui présentant cette possibilité et ses avantages. Vous pouvez
pour cela vous aider d’un article trouvé sur Internet (annexe 1).

Annexe • 1
e-procurement en Inde
Andhra Pradesh will leverage Information Technology to attain a position of leadership and excellence in
the information age and to transform itself into a knowledge society.
The Government envisions providing good governance by establishing a COMMITTED, ACCOUNTABLE,
RESPONSIVE, INSPIRING, NATIONALIST, GENUINE Government - CARING Government. eProcurement is one
of the vehicles that can be gainfully used in reaching the goal of CARING governance.
E-Procurement.gov.in is a comprehensive e-infrastructure that will help the government and the citizens
realize the vision of fuelling growth via profitable B2B e-commerce. Providing a robust, proven platform
used by the largest companies in India and the world, it enables trade between companies of different
sizes, platforms and locations.To this end, eProcurement.gov.in will provide services like eProcurement,
eTendering, eSelling and eAuctions.
30 000
27 143
No. of Tenders
25 000 Value in Crores

20 000
16 084
15 000 12 791

10 000 7 734
6 398
5 000 3 614
990 633
0
2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007
The eProcurement.gov.in platform provides its members with access to several trading suppliers. Eprocurement
Auction Services offers government departments easy-to-use, web-based solutions for conducting dynamic
exchanges in an on-line environment. It provides real-time bidding solutions for buyers and sellers that
bring an unprecedented level of profitability, control, and simplicity to corporate procurement and liquidation
processes.
The Tender Management Software helps both the buyers and the suppliers to reduce the cycle time,
unnecessary paper work, waiting in long queues and simultaneously maintain the transparency in the
entire process. eProcurement will be utilised by all GoAP departments including, local bodies and municipal
corporations along with their vendors. Co-operative sectors, public sectors and other state governments
can also use this solution.
www.eprocurement.gov.in

150 Chap. 3 / L’information sur les fournisseurs

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Cas 2
Afin d’optimiser ses achats, votre entreprise souhaiterait embaucher un responsable e-sourcing et

cas pratiques
e-procurement.

Après avoir pris connaissance de la fiche de poste éditée par l’APEC (annexe 1), rédigez une
annonce d’offre d’emploi.
Annexe • 1
Achats · Responsable e-procurement/e-sourcing
Le responsable e-procurement/e-sourcing est en charge de la conception fonctionnelle et du pilotage du ou
des projets d’informatisation de la fonction achat. Il intervient sur des solutions d’e-sourcing (automatisation
des processus de qualification de fournisseurs) et d’e-procurement (automatisation de la gestion des
approvisionnements).
Activités principales
Veille technologique
• Analyser techniquement les solutions du marché.
• Rencontrer les professionnels du secteur lors des salons professionnels et des séminaires techniques.
• Prendre connaissance des documentations et des revues techniques, consulter des rapports sur Internet.
• Élaborer un « mapping » représentant les solutions du marché.
Analyse fonctionnelle
• Rencontrer les cadres opérationnels de la fonction achat (acheteurs et approvisionneurs) et échanger
avec eux sur leurs pratiques et leurs besoins.
• Identifier les obstacles éventuels au déploiement d’un projet d’automatisation de la fonction achat.
• Mettre en avant les fonctionnalités du système (sur les plans financier, administratif, technique, organi-
sationnel...) auprès des utilisateurs.
• Définir les process d’e-achat et le périmètre d’application du système.
• Rédiger les spécifications fonctionnelles du projet.
• Établir le cahier des charges technique et/ou fonctionnel.
• Choisir les « key users » (utilisateurs clés) de la solution.
Préconisation et choix d’une solution
• Rencontrer les prestataires éventuels (éditeurs de logiciels et intégrateurs) en compagnie du chef de
projet informatique en charge des projets ERP au sein de la DSI.
• Participer au choix du prestataire en fonction des éléments de budget, de la pertinence de l’offre...
• Participer à l’élaboration du planning de déploiement (ce type de projet est le plus souvent initié sur des
sites pilotes et ensuite généralisé à l’ensemble de l’entreprise).
Déploiement des différents modules et suivi de projets
• Coordonner le déploiement du projet auprès des sites pilotes puis de l’ensemble des structures de
l’entreprise.
• Analyser les éléments de test et de recette en liaison avec le chef de projet informatique en charge du
projet.
• Accompagner et former les collaborateurs à l’utilisation des outils.
• Vérifier que les éléments délivrés par la solution coïncident techniquement avec les attentes et les
spécifications des clients.
• Rencontrer régulièrement les utilisateurs pour être informé de leur utilisation de l’outil et de leur degré
de satisfaction.
• Identifier les pistes d’amélioration et d’optimisation de l’outil dans le cadre de nouveaux projets de
déploiement sur la base de ces retours d’expérience.

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 151

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Activités éventuelles
Le responsable e-procurement/e-sourcing est le plus souvent le représentant de la maîtrise d’ouvrage. Toutefois,
cas pratiques
il peut prendre en charge une partie de la maîtrise d’œuvre en l’absence d’un chef de projet informatique
en charge du projet. Dans ce cas, il a la responsabilité du paramétrage des solutions, l’administration de
la plate-forme, la réalisation de la documentation technique...
Variabilité des activités
Les missions se différencient selon deux critères : la nature et la dimension du projet, et selon que le poste
à pourvoir se trouve chez le prestataire ou chez l’utilisateur.
• Chez le prestataire, le poste intègre des activités de maîtrise d’œuvre (mise en œuvre de solutions) et
d’assistance à la maîtrise d’ouvrage (conseil et appui de la maîtrise d’ouvrage, c’est-à-dire de l’utilisateur).
Il comprend en amont des missions de conception d’offre et d’avant-vente. Il peut dans certains cas inclure
des missions commerciales ou du moins de relations commerciales avec les clients utilisateurs.
• Chez l’utilisateur, le poste est principalement centré sur la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre étant
en général déléguée à un tiers (direction informatique ou prestataire). Le poste se différencie en termes de
contenu et surtout de compétences requises selon qu’il concerne :
− le domaine de l’e-sourcing : le poste est dans ce cas avant tout focalisé sur les procédures d’appel
d’offre et la connaissance des systèmes de référencement de fournisseurs ; cela demande une très fine
connaissance du métier d’acheteur et, dans une certaine mesure, des problématiques sectorielles (produit) ;
− le domaine de l’e-procurement : les missions du responsable en charge de ces projets se centrent sur le
système de passation de commandes et sur la supply chain. La prise en compte des contraintes logistiques
et commerciales est alors importante.
Autres intitulés
• consultant e-procurement
• chef de projet e-procurement
• consultant fonctionnel achats
• responsable e-sourcing
• consultant e-sourcing
• chef de projet e-sourcing
• chef de projet e-achats
• consultant e-achats
apec.fr, 24/02/2006

152 Chap. 4 / L’appel d’offres fournisseurs

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4
chapitre
COMPARAISON DES OFFRES
1
L’appel d’offres

Recherche et choix des fournisseurs


fournisseurs

Les appels d’offres sont des opérations qui consistent à définir de façon détaillée un besoin auprès de
plusieurs fournisseurs, afin d’obtenir de ceux-ci des propositions.
Il existe plusieurs catégories d’appels d’offres. La plus grande subdivision conduit à distinguer :
− l’appel d’offres ouvert : cette soumission se passe généralement par voie de presse. L’annonce fait
connaître aux entreprises intéressées l’objet de l’appel d’offres et les invite à prendre connaissance
2
du cahier des charges relatif à celui-ci. L’acheteur peut demander des compléments d’information ;
− l’appel d’offres restreint ou fermé : c’est la solution la plus communément utilisée. Il n’y a pas de
publicité et le cahier des charges est expédié aux entreprises connues ou avec lesquelles l’entreprise
souhaite travailler.
Tous les appels d’offres nécessitent la rédaction de cahier des charges.

CONCEPTS CLÉS

Appel d’offres
3

Cahier des Cahier des


charges technique charges fonctionnel

DÉFINITIONS
Appel d’offres Procédure par laquelle le demandeur choisit l’offre économiquement la plus avantageuse
sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des fournisseurs. La finalité de
l’appel d’offres est de mettre en concurrence des fournisseurs.
Cahier des charges fonctionnel (CCF) Document par lequel le demandeur exprime le besoin sous
forme de fonctions de services et de contraintes.
Cahier des charges technique (CCT) Document dans lequel le demandeur exprime toutes les
caractéristiques définissant le produit attendu (bien ou service).
RFP (Request For Proposal) Appel à soumissionner.
RFQ (Request For Quotation) Demande de cotation.

PLAN DU CHAPITRE
1 La préparation de l’appel d’offres 2 La formulation de l’appel d’offres
fournisseurs fournisseurs
a) Les raisons du recours à la procédure a) L’achat non technique ou simple
d’appel d’offres b) L’achat technique ou complexe
b) Les acteurs de l’appel d’offres
c) Le choix du type d’appel d’offres

A2 / Gestion de la relation avec les fournisseurs 153

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cuets
Doc
1
La préparation de l’appel d’offres
En matière de politique fournisseurs, on préconise en En matière d’outils et de système d’information,
effet de procéder selon deux processus séquentiels : une société dispose sur les fournisseurs panélisés
− le sourcing et la constitution du panel fournisseurs, de toutes les informations techniques, industrielles,
incluant le processus d’homologation ; financières et managériales, grâce en particulier
− puis la préparation et le déroulement de toute au sourcing effectué, au retour d’information suite
la procédure d’appel d’offres, qui se situent sur aux RFI (Request for Information) qui leur ont été
un horizon à plus court terme, et qui sont rythmés envoyées, et aux visites et audits complémentaires
le plus souvent par le renouvellement des contrats qui ont pu être menés.
arrivant à échéance pour les achats récurrents. O. Brunel, Politique d’achat et gestion des approvisionnements,
Dunod, 2008

? Question
Recherchez le sens des expressions « sourcing » et « RFI ».
Doc
2 ? Questions
Exemple d’appel d’offres
Annonce n° 08-271243, publiée le17/11/2008 sur ce site.
1 Quel est l’objet de
Avis de marché cet appel d’offres ?
Département de publication : 30
Annonce N°08-271243 2 Qui en est le
Départements de rappel : 12, 34, 48
Services – Nom et adresse officiels de l’organisme acheteur : COMMUNAUTE DE COMMUNES DE L’AIGUAL commanditaire ?
Correspondant : M. le président, l’espérou, 30570 Valleraugue, tél. : 04-67-82-73-79, télécopieur : 04-67-82-75-36,
courriel : cdec.aigoual@wanadoo.fr. 3 Qu’est-ce qu’un
Objet du marché : étude de faisabilité économique et commerciale d’un projet de luge d’été sur le village de l’espérou.
Date prévisionnelle de début des prestations (fournitures/services) : 20 décembre 2008 cahier des charges ?
Les candidatures et les offres seront entièrement rédigées en langue française ainsi que les documents de présentation associés.
Unité monétaire utilisée, l’euro.
Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat :
− Déclaration appropriée de banques ou preuve d’une assurance pour les risques professionnels ;
− DC 4 (Lettre de candidature et d’habilitation du mandataire par ses co-traitants, disponible à l’adresse suivante : http://
www.minefe.gouv.fr, thème : marchés publics) ;
− DC 5 (Déclaration du candidat, disponible à l’adresse suivante : http://www.minefe.gouv.f, thème : marchés publics).
Critères d’attribution :
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le cahier des charges (règlement
de la consultation, lettre d’invitation ou document descriptif).
Type de procédure : procédure adaptée.
Date limite de réception des offres : 12 décembre 2008, à 16 heures.
Date d’envoi du présent avis à la publication : 17 novembre 2008.
http://blog.citoyensenmouvement.org

Doc
3
L’identification des fournisseurs
On s’intéressera, dans un premier temps, aux niveau de performance du fournisseur sont connues,
fournisseurs avec lesquels une relation de confiance évaluées, vérifiées.
s’est instaurée. Celle-ci aura été étayée par le
volume, la fréquence, la nature et la qualité des La connaissance et l’accès à ces informations ne
échanges réalisés. doivent pas dispenser l’entreprise d’étudier, par
une réelle mise en concurrence des fournisseurs,
L’ancienneté de la relation présente aussi un les possibilités offertes par ceux-ci.
avantage non négligeable : des données importantes
et nécessaires comme la qualité des prestations, Cela permettra, entre autres, de confirmer ou d’infirmer
la capacité à respecter le cahier des charges, le les choix précédents.

? Questions
1 Commentez la phrase du troisième paragraphe.
2 Que signifie « prix de marché » ?
3 Dans quels cas utilise-t-on une RFP ? une RFQ ?

154 Chap. 4 / L’appel d’offres fournisseurs

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1 / LA PRÉPARATION DE L’APPEL D’OFFRES 1
FOURNISSEURS

Recherche et choix des fournisseurs


a / Les raisons du recours à la procédure d’appel d’offres
La finalité de l’appel d’offres est de mettre en concurrence des fournisseurs. Il s’agit de demander, par
écrit, à des professionnels sélectionnés les conditions auxquelles ils peuvent satisfaire le besoin qui leur
est communiqué.

Le recours à l’appel d’offres se justifie aussi bien lors d’un achat ponctuel que lors de la mise en place

2
d’un accord-cadre. L’acheteur y aura aussi recours pour respecter la législation en vigueur dans les achats
publics. Le code des marchés publics impose le recours à un appel d’offres lorsque la commande atteint
certains seuils exprimés en euros (voir A1 chapitre 4).

b / Les acteurs de l’appel d’offres (documents 1 et 2)


Selon les situations, la préparation, l’élaboration et le suivi du dossier d’appels d’offres pourront être
confiés à diverses personnes (sélectionnées en fonction de leurs compétences) ou à une équipe ad hoc.

Celles-ci devront :
− identifier les fournisseurs à consulter ;
− communiquer autour du nouvel appel d’offres (utilisateurs actuels ou potentiels) ;
− collecter l’ensemble des données quantitatives (prix, quantités…) et quantitatives sur les besoins ;
− planifier le déroulement de l’appel d’offres.
3
On distingue le commanditaire, qui est celui qui passe l’appel d’offres, et le soumissionnaire, celui qui répond
à l’appel d’offres. Ce dernier est donc l’opérateur économique qui présente une offre à un appel d’offres.

c / Le choix du type d’appel d’offres (document 3)


Les appels d’offres peuvent être classés dans différentes catégories selon les critères. Ils peuvent dès
lors faire partie de plusieurs catégories.
Appel d’offres ouvert/restreint : voir introduction du chapitre.
Appel d’offres privé/public : l’appel d’offres varie selon la qualité du commanditaire.
RFP/RFQ : la RFP (Request For Proposal) est un appel à soumissionner. Le prix et les conditions
économiques ne seront pas les seules variables du processus de décision. La RFQ (Request For Quotation)
est une demande de cotation. On attend des fournisseurs qu’ils soumettent un prix. Ce sera la seule
variable du processus de décision.
Appel d’offres classique ou par adjudication : l’appel d’offres peut être lancé par voie de presse ou
directement auprès d’un nombre restreint de fournisseurs remplissant un certain nombre de conditions.
Dans ces deux cas, les fournisseurs sont invités à déposer leur soumission sous enveloppe cachetée.
Ces enveloppes seront ouvertes en séances publiques à une date fixée à l’avance. Dans ce cas, le contrat
sera passé avec celui qui aura répondu à l’ensemble des clauses prévues dans le cahier des charges.

2 / LA FORMULATION DE L’APPEL D’OFFRES


FOURNISSEURS
a / L’achat non technique ou simple
Pour un appel d’offres relatif à un achat non technique ou simple, le dossier devra comporter des informations
relatives à la définition du besoin, à la date et à l’adresse de remise de l’offre, aux modalités de déroulement
et d’organisation de l’appel d’offres, aux conditions générales d’achat (si le demandeur le juge nécessaire),
aux éléments de réponses attendus par l’acheteur.

curs 155

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cuets
Doc
4
Un appel d’offres
Dépositaire de l’offre
− Demandeur : entreprise Bois Plus
− Adresse : 32, avenue de Paris. 94300 Vincennes
− Personne responsable de l’offre : M. Terrieur, directeur
− Personne à contacter : M. Terrieur, directeur
− Tél. : 01 43 28 26 99
− Fax : 01 43 28 26 98
− Email : a.terrieur@yahoo.fr
Détail de l’offre
− Type de produit : fourniture de matériel informatique
− Descriptif : équipement en matériels informatiques de l’entreprise Bois Plus, 32 avenue de Paris, 94300 Vincennes
Attribution du marché à l’offre la plus économiquement avantageuse appréciée en fonction des critères
énoncés ci-dessous avec leur pondération :
− Qualité des produits : 35 %
− Qualité des services associés : 15 %
− Qualité des conditions de livraison : 15 %
− Prix : 35 %.
− Offre publiée le 27 janvier 2009. Échéance le 16 février 2009

Doc
5
Un cahier des charges pour du matériel informatique
Lot unique : 10 ordinateurs portables orientés bureautique avec la configuration minimum suivante :
− Processeur cadencé à 2.0 Ghz
− Écran 15,4 pouces
− 2 Go RAM DDR2 (2X1Go)
− Disque dur 80 Go SATA2
− Graveur DVD SATA 16x +/- RW
− WiFi 802.11a/g/Draft n
− Bluetooth
− Adaptateur d’interface réseau Ethernet
− Souris optique filaire
− Clavier Azerty
− Batterie 6 cellules (coter l’option 9 cellules)
− OS Vista Business avec XP Pro Installé
− Sacoche
− Garantie 3 ans sur le site

? Question
Vérifiez que les éléments liés à la définition du besoin et à la date de remise de l’offre (page 157) sont
présents dans les documents 4 et 5.

156 Chap. 4 / L’appel d’offres fournisseurs

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1 La définition du besoin et la date de remise de l’offre (documents 4 et 5) 1
Les éléments suivants seront précisés :
− désignation de l’article demandé ;

Recherche et choix des fournisseurs


− quantité souhaitée ou demandée ;
− délai de livraison ou d’exécution ;
− conditions particulières (normes, garanties attendues, exigences de conditionnement, incoterms, risques
techniques, risques qualité et commerciaux…) ;
− lieu de livraison ou d’exécution ;
− toute information utile à la compréhension de la demande ;
− l’acheteur doit laisser au fournisseur un délai de réponse adapté à la spécificité de la demande.
2
2 Les modalités de déroulement et d’organisation de l’appel d’offres
Certaines demandes nécessitent la mise en œuvre d’un processus spécifique (réunion d’information des
fournisseurs, visite préalable du site de réalisation ou d’exécution de la prestation…).
Il peut être judicieux que les fournisseurs soient en mesure de fournir un engagement de confidentialité
avant de leur livrer le cahier des charges complet.
L’identification des interlocuteurs adéquats pour la réponse aux fournisseurs ne devra pas être négligée.
L’acheteur pourra préciser ses conditions générales d’achat dans le dossier d’appel d’offres.

3 Les éléments de réponses attendus par l’acheteur


− La meilleure offre possible doit être formulée. 3
− Une décomposition du prix de vente annoncé.
− Des garanties et des références précisées.

b / L’achat technique ou complexe


On procédera à la rédaction d’un cahier des charges selon des modalités techniques et fonctionnelles.
Le choix entre cahier des charges technique et cahier des charges fonctionnel dépend du produit que
l’on doit acheter : plus le cahier des charges des composants d’un produit fini est fait en amont de la
conception, plus il peut être fonctionnel.

1 Le cahier des charges technique (document 5)


C’est un document dans lequel le demandeur exprime toutes les caractéristiques définissant le produit
attendu (bien ou service).
Contenus
On y spécifie des éléments comme les dimensions du produit, son poids (minimum ou maximum), son
ou ses coloris, des indications relatives à des modes de fabrication, au respect de certaines normes ou
labels, etc.
Dans certains cas, on y adjoint une nomenclature, un dessin ou un fichier élaboré à partir d’un logiciel
spécialisé (ex : CAO).
Le cahier des charges technique est souvent utilisé pour l’achat de sous-traitance industrielle, ou pour
des travaux de construction ou de rénovation.
Limites
Un cahier des charges technique trop bien rédigé peut, paradoxalement, générer des inconvénients. Il
peut apparaître comme une véritable solution et restreindre donc les effets recherchés par la mise en
concurrence.

On peut aussi se retrouver face à un risque de surqualité ou de sous-qualité.

curs 157

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cuets
Doc
6
Exemple d’expression fonctionnelle
des besoins pour un service « prestation logistique »
Fonctions Critères d’appréciation Niveau du critère Flexibilité
Réceptionner les Temps d’attente des camions < 4 heures (f) 1
livraisons camions
en provenance
des usines
Assurer le stockage Écart d’inventaire annuel < 0,3 % (f) 0
des produits
réceptionnés
Taux de démarque inconnue < 1,1 % (f) 1
Préparer et livrer Délai de livraison détaillant – J1 avant 9 heures pour un (f) 0
les détaillants bon de préparation édité jour J
avant 15 heures (client zone 1)

– J2 avant 9 heures pour un


bon de préparation édité jour J (f) 1
avant 15 heures (client zone 2)
Taux de service (nombre < 0,1 sur un an (0,3 les deux (f) 2
d’articles non conformes/ premiers mois d’exploitation)
nombre d’articles à livrer)
P. Caverivière, H. Souni, La négociation Achat/Vente, Demos, 2009

Doc
7
Quelques critères de flexibilité et leur signification
Niveau de flexibilité Identification Signification
(f) 0 Le fournisseur doit impérativement se conformer au niveau
Aucune
défini.
Peu négociable (f) 1 Le fournisseur dispose d’une légère marge de manœuvre.
(f) 2 Le fournisseur doit proposer un gain sur les coûts ou un
Négociable
transfert avantageux sur une autre fonction.
P. Caverivière, H. Souni, La négociation Achat/Vente, Demos, 2009

? Questions
1 Recherchez le sens de « démarque inconnue ».
2 Que peut recouvrer le « délai de livraison détaillant », « l’écart d’inventaire annuel » ?
3 Proposez un exemple d’expression fonctionnelle des besoins pour un DAB (Distributeur automatique
de billets). Utilisez le tableau ci-dessous (ou concevez-en un) pour répondre à la question.

Fonctions Critères d’appréciation Niveau du critère Flexibilité

158 Chap. 4 / L’appel d’offres fournisseurs

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2 Le cahier des charges fonctionnel 1
C’est un document par lequel le demandeur exprime le besoin sous forme de fonctions de services (fonctions
attendues du produit pour répondre au besoin d’un utilisateur donné) et de contraintes (limites de liberté).

Recherche et choix des fournisseurs


On y retrouve quatre parties : la présentation générale du besoin, l’expression fonctionnelle du besoin, le
cadre de réponse, un appel à variante.
La présentation générale du besoin
On y retrouve la finalité du produit telle qu’elle est perçue par le demandeur et les besoins principaux à
satisfaire. Le demandeur pourra aussi préciser le contexte de la demande. Il fournira au fournisseur toutes
les données et informations utiles pour l’élaboration de sa réponse.
L’expression fonctionnelle du besoin (documents 6 et 7)
Pour chacune des fonctions de services ou contraintes évoquées ci-dessus, on définit des critères 2
d’appréciation ou d’évaluation.
Dans certains cas, le fournisseur doit impérativement atteindre le niveau défini, alors que dans d’autres
les niveaux peuvent plus ou moins être négociés.
Le cadre de réponse (cas pratique 2)
Un cadre de réponse peut être précisé aux fournisseurs afin de faciliter la comparaison des propositions
techniques formulées.
Chaque fournisseur présentera, pour chaque critère d’appréciation : la solution proposée, les moyens, les
techniques, les modalités de mise en œuvre prévues, le niveau atteint par rapport au critère d’appréciation

3
retenu, les justifications techniques et économiques du choix des solutions proposées.
L’appel à variante
En plus de la réponse à l’expression fonctionnelle du besoin qui est obligatoire, les fournisseurs peuvent être
invités à émettre des propositions répondant à leur propre perception du besoin. Elles stimulent l’innovation.
Exemple

curs 159

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Cas 1
Vous avez été recruté, suite à votre stage, dans l’entreprise Building Plus sise à Bobigny (93). Son activité
cas pratiques
principale est la construction, la rénovation et l’entretien de bâtiments. C’est une SARL de 35 salariés. Le
gérant souhaite renouveler une partie du matériel informatique de la société.
Les besoins sont les suivants :
− 3 ordinateurs orientés CAO
− 4 ordinateurs orientés bureautique
− 2 ordinateurs portables orientés bureautique
− divers matériels :
−4 écrans plats 22 pouces
−3 écrans plats 24 pouces
−20 clés USB 8 Go

Vous sachant compétent en informatique, il vous demande de préparer un appel d’offres et le cahier
des charges correspondant aux besoins. Il vous autorise à vous inspirer des documents liés à la société
Bois Plus (p. 156).

Cas 2
Le gérant souhaite, pour faciliter une analyse comparative des conditions techniques, qu’un cadre de
réponse soit donné aux fournisseurs consultés lors de l’appel d’offres.

Les rubriques suivantes doivent y figurer :


− expression de la demande (fonctions et contraintes, critères et niveau d’appréciation, niveau de flexibilité) ;
− partie réservée au fournisseur pour sa réponse (solution proposée, moyens, techniques et/ou modalités
de mise en œuvre, niveau atteint du critère d’appréciation, justification des solutions proposées).

Proposez une réponse à la demande formulée par le gérant. Vous utiliserez l’outil informatique de votre
choix.

160 Chap. 4 / L’appel d’offres fournisseurs

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