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1
chapitre ORGANISATION DE LA PROSPECTION CLIENTÈLE
L’identification
fournisseurs
PARTIE 1 / Recherche et choix des fournisseurs
Étude des demandes d’achat
Chapitre 1 : Les demandes d’achat ................................................................................ 129
Recherche
Chapitre 4 : L’appel d’offres fournisseurs ....................................................................... 153
Chapitre 5 : La sélection des fournisseurs ...................................................................... 161
Chapitre 6 : La gestion de la relation fournisseur............................................................ 169
Gestion de la relation
PARTIE 2 / Achat de biens et prestations de service
Préparation de la négociation des contrats
Chapitre 7 : Les bases de la négociation d’achat............................................................ 179
Contrat d’achat
Chapitre 8 : La passation et le suivi des commandes ..................................................... 187
La gestion des achats et approvisionnements est un point clé de l’organisation de l’entreprise. Une gestion
cohérente et suivie permet d’éviter les phénomènes de surstock et de rupture. Il est donc important de
bien définir et d’évaluer les demandes d’achat.
2
CONCEPTS CLÉS
SERVICES DE
L’ENTREPRISE
Demandes d’achat FONCTION Commandes
ACHAT
Réception des marchandises Livraisons
FOURNISSEURS
3
DÉFINITIONS
Achat Réponse à un besoin exprimé au sein de l’entreprise par la recherche et la sélection de fournisseurs
et la négociation des conditions d’achat (prix, délais…).
Approvisionnement Détermination des quantités nécessaires d’un produit et des périodes auxquelles il
convient de les acquérir, notamment par le biais d’une gestion des stocks, de la passation des commandes
et de leur suivi.
Demande d’achat Document transmis par un service d’une entreprise au responsable des achats,
recensant l’ensemble des renseignements nécessaires à l’évaluation du besoin exprimé et permettant de
mettre en place le processus d’achat.
PLAN DU CHAPITRE
1 Les achats 2 Les demandes d’achat
a) Définition a) Définition et formes
b) Distinction achat/approvisionnement b) Évaluation des demandes d’achat
c) Typologie des achats
? Questions
1 Expliquez pourquoi « les achats de services généraux ne sont pas encore systématiquement gérés
par le département achats de l’entreprise » ?
2 Comment réduire les coûts de ce type d’achats ?
a / Définition
On définit l’achat par l’acquisition d’un bien ou d’un service en échange du paiement de son prix. Toute
entreprise, qu’elle soit commerciale ou non, se trouve donc nécessairement en position d’acheteur. Certaines
d’entre elles, lorsque le volume des achats réalisés est important, recrutent des salariés spécialisés dans
la fonction achat : les acheteurs.
2
L’ensemble des principes orientant la fonction achat dans une entreprise est appelé politique d’achat.
Le bon produit
Au bon moment
Objectifs
de la Au bon endroit
fonction achat
Dans la bonne quantité
3
De la bonne qualité
L’acheteur se caractérise comme possédant une vision globale des objectifs de l’entreprise et doit pouvoir
répondre aux attentes spécifiques de ses différents départements : vente, marketing, développement,
production, logistique. Il doit maîtriser l’ensemble des démarches relatives aux achats : gestion du suivi
des commandes, des stocks, des budgets.
La notion de coût est essentielle dans la fonction achat.
L’acheteur doit connaître au mieux les caractéristiques des fournisseurs et des produits. Il doit avoir une
mission de veille permanente.
b / Distinction achat/approvisionnement
Achat et approvisionnement sont deux notions souvent confondues. Elles sont pourtant différentes.
L’approvisionnement est la transcription concrète du processus d’achat : la définition des quantités
nécessaires et la planification concrète des commandes.
ACHATS APPROVISIONNEMENTS
Réponse à un besoin exprimé Fonction de l’entreprise ayant la charge de :
au sein de l’entreprise par : – Évaluer quantitativement
– La recherche et la sélection et qualitativement les besoins internes
de fournisseurs à l’entreprise
– La négociation des conditions d’achat – Planifier, passer et suivre les commandes
(prix, délais…) – Gérer les stocks
curs 131
? Questions
1 Pourquoi proposer une telle typologie des achats ?
2 Quelles sont les conditions pour être fournisseur pour ce groupe ?
3 Procurez-vous sur le site l’accord de confidentialité et commentez-le.
curs 133
Il est essentiel de noter ici que les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvision-
nement et les adresses de livraison sont dans le plus grand nombre de cas extraits des fiches informatiques
d’articles. La nécessité de bien les renseigner au préalable s’avère donc d’une importance capitale.
NB : lorsque le fournisseur est interne (un autre magasin de la même entreprise), le document émis pour
déclarer les besoins n’est plus la demande d’achat. On parle dans ce cas d’une demande de transfert ou
commande de transfert.
logistiqueconseil.org
? Questions
1 Quelles formes peut prendre une demande d’achat ?
2 Pourquoi exiger un tel formalisme ?
Doc
4
Les caractéristiques d’une bonne demande d’achat
Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande
d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles. En effet, il est recommandé de faire un tri préalable,
ensuite un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement,
à la destination, à l’utilisation… Cette tâche est facilitée par la présence d’une nomenclature de classe
d’articles connue. La demande d’achat ne doit pas être très longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal.
En pratique, il est recommandé de regrouper autant que possible sur une même demande d’achat et par
ordre de priorité :
− les articles pouvant être fournis par le même fournisseur ;
− les articles du même fabricant ;
− les articles de même nature ou de même famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel
de peinture…) ;
− les articles ayant une adresse de livraison commune ;
− les articles destinés à une même utilisation…
logistiqueconseil.org
? Question
Pourquoi effectuer de tels regroupements ?
BESOIN
Vérification de l’adéquation demande/besoin
Rédaction d’une demande d’achat
Chiffrage de la demande
2
Procédure d’achat
curs 135
Annexe • 1
Notes
Service achats
Les demandes d’achat sont réalisées au format papier et traitées en deux jours en moyenne.
Les dates de livraison varient selon les stocks. Copie est faite au service concerné ainsi
qu’à la comptabilité.
La date de livraison est communiquée au service concerné.
Après la réception et le contrôle des marchandises, une copie du bon de livraison est
transmise au service concerné et à la comptabilité.
La facture est transmise à la comptabilité qui effectue le paiement et le confirme au
service achats.
Cas 2
Un ami suisse de M. Collet (le directeur de l’entreprise dans laquelle vous êtes embauché) lui a conseillé
d’expérimenter le cross-docking pour résoudre ses problèmes d’approvisionnement. Il lui a envoyé par
mail un document présentant le service de cross-docking de la Poste suisse (annexe 1). M. Collet vous
demande de lui expliquer en quoi consiste cette technique.
Annexe • 1
Simplifiez la logistique, grâce au cross-docking
Dans le cadre de notre service de cross-docking, nous contrôlons les marchandises qui arrivent, les remballons,
les regroupons avec celles d’autres fournisseurs, et les préparons pour la suite du transport – le tout dans
les 24 heures, en règle générale. Le cross-docking vous permet de simplifier radicalement votre logistique.
Au gré de vos besoins, diverses prestations spécifiques à chaque canal de vente peuvent venir compléter
cette offre :
− Marquage des prix
− Déballage et remballage
− Constitution de lots
− Contrôle de qualité
− Mise sous film thermorétractable
− Impression d’étiquettes
− Enrubannage
− Remplacement de la prise électrique
− Soudure à froid
− Etc.
poste.ch
Élaborer un produit de qualité passe par la recherche de fournisseurs compétents, sérieux et fiables. Cette
recherche est souvent longue et coûteuse. Elle suppose une maîtrise parfaite des produits et du marché
ainsi qu’une grande diversité des sources d’informations.
2
CONCEPTS CLÉS
Opportunités/menaces
du marché
Forces/faiblesses
de l’entreprise
RECHERCHE DE FOURNISSEURS
3
Environnement
Recherche
d’informations
Définition de critères
de choix
DÉFINITIONS
Cycle client Cycle de commande de la commande du client jusqu’à la livraison du produit à ce client.
E-procurement Achat réalisé via un support de commerce électronique.
Fournisseur Organisme ou personne qui procure un produit ou un service.
Minimum de commande Montant minimum de commande qui correspond à un seuil économique.
Sourcing Automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs. Lorsque cette démarche
est faite par Internet, on parle d’e-sourcing.
PLAN DU CHAPITRE
1 La recherche de fournisseurs : 2 Les sources d’information
une démarche globale a) Types de sources d’informations possibles
a) Maîtriser le marché b) Critères de validité des informations
b) Les critères de recherche
? Questions
1 Quelles sont les préoccupations de l’entreprise qui transparaissent au travers de ces objectifs ?
2 Quelles peuvent être les retombées pour l’entreprise ?
a / Maîtriser le marché
Rechercher un fournisseur suppose de parfaitement maîtriser son marché : quelles sont les techniques
2
existantes ? Quelles sont les recherches en cours ? Quelle est la législation en vigueur ? Quelles évolutions
sont possibles ?
Écologique
Socioculturel Économique
3
ENVIRONNEMENT
Juridique Démographique
Technologique
curs 139
? Question
Quel peut être l’apport d’un salon professionnel lors d’une recherche de fournisseurs ?
Doc
3
Le média annuaire
Le média annuaire bénéficie, avec ses caractéris- utilisé au moment d’une décision d’achat. À cet
tiques uniques, d’une place privilégiée dans tout instant stratégique, votre présence fait la différence.
plan de communication. Le média de tous les marchés : aucun secteur,
Le média de la permanence : l’annuaire est aucune activité, aucun segment qui n’ait son
toujours disponible, sous la main, présent auprès annuaire. Que votre activité soit locale ou natio-
de vos clients, prêt à être sollicité. Avec Internet, il nale, dans le B to C (professionnel à particulier) ou
est accessible quels que soient le lieu et les circons- dans le B to B (professionnel à professionnel), un
tances. Votre message et votre image s’inscrivent Annuaire adapté exactement à vos besoins est à
dans la durée, utilisation après utilisation. votre disposition.
Le média de la relation : adresse, téléphone, Le média de tous les supports : Annuaires
email, site Web, noms des décideurs, activités… Papier, CD-Rom, Web, téléphone fixe, téléphone
les informations régulièrement mises à jour des mobile, l’information des annuaires est toujours
annuaires sont diffusées par tous les canaux pos- disponible par tous les canaux de diffusion, sous
sibles pour permettre de créer une relation qualifiée. toutes les formes technologiques et à tout moment,
Les bases de données sont aussi disponibles pour lui conférant une souplesse d’utilisation unique et
vos campagnes commerciales et prospecter vos appréciable.
marchés cibles avec efficacité.
Le média de la décision : l’annuaire n’est jamais Extrait du site Internet du Syndicat national
des éditeurs d’annuaires, www.sna.asso.fr
consulté par hasard ; bien souvent un annuaire est
? Question
Quelle est l’utilité d’un annuaire pour une recherche de fournisseurs ?
Fiabilité
Récence
Disponibilité
Pertinence
curs 141
Proposez à votre directeur un schéma présentant les différentes phases nécessaires pour mener à
bien cette recherche. Vous trouvez sur Internet un article intéressant (annexe 1).
Annexe • 1
Find Suppliers For Your Business
Better, faster, cheaper finding trade publications in your industry. Check
Those three magic words can turn your hot prospects the list of free trade publications on Tradepub.com,
into happy customers. But in order for you to give too. There may be one or more trade publications
your customers better products, faster service and for which you’d qualify for a free subscription. You
lower rates, you have to develop a core group of can also search for trade magazines on the Internet.
reliable suppliers who cut you good deals on the Simply go to a major search engine like Google, MSN,
products and services you buy. or Yahoo and search for the name of your industry
Finding reliable suppliers who will sell to you at and the term, “trade magazine”.
low cost is no easy task. In fact, it’s not unusual Once you find trade publications for your field,
for small businesses to find they can buy certain browse through all the ads. Small display ads at
products cheaper from Wal-Mart than they can from the backs of the magazines and new product listings
a wholesaler. Nor is it unusual for a wholesaler or can help you find new suppliers. If you are scouting
distributor to refuse to sell to a very small business. out merchandise to sell, look over ads to see if there
That’s because it will take their sales staff the same are any minimum purchase requirements.
time to process your $150 order as it would to
Find suppliers on the web
process a $5,000 order.
Searching the Internet may help you find suppliers
Nevertheless, you can develop a core group of
you’d miss in trade magazine. Go to Google or another
suppliers you can trust. Here are tips to help:
major search engine and search for the name of the
Be persistent product you want to purchase followed by a word
Good suppliers and good deals don’t just show up on such as, “manufacturer,” “wholesale,” or “supplier.”
your doorstep. You’ll need to put considerable effort If you’re looking for plastic boxes for example, type
into finding the best products, prices and suppliers. the term “plastic boxes wholesale” in the search box.
You can find names of suppliers by scouring trade Note the search results. If you can’t find what you’re
magazines and newspapers, searching the Internet looking for, try a variation of the original search term,
and reading messages posted in online forums or such as “wholesale plastic boxes.” Often you’ll see
mailing lists. Then it’s up to you to contact suppliers slightly different results just by changing the order
and get the best deal. of words in your online search.
Don’t be so focused on getting rock bottom prices
Find Local Bargains
that you alienate your suppliers, though. If you nickel
Before you place an order from out-of-state vendors,
and dime them, act arrogant or make a nuisance of
try to find a local suppliers for the same goods.
yourself, your suppliers won’t go out of their way
You may be able to save a considerable amount on
to help you when you need it, and may ultimately
shipping costs and greatly reduce the time it takes
decide they just don’t want your business at all.
to get your order without paying extra for expedited
Shop the ads in trade magazines shipping. To narrow your Internet search down to
Whether you want to buy a pump to use in your local vendors, use the same search term you did
laboratory, shredded paper to use as filler in initially, and follow that by the name of your county
decorative baskets, or silver earrings to sell at flea and state or your city and state. For example if you
markets, you’re likely to find the products you need searched for “wholesale plastic boxes new york city
advertised in a trade magazine for your industry. new york” on Google, the first result that’s not an ad
If you are just starting out in business and aren’t lists three companies under a heading that reads:
sure what trade publications exist, visit your local “Local results for wholesale plastic boxes near New
public library and ask the reference librarian for help York, NY”
cas pratiques
If you’re looking for manufacturers, you may have consumers to buy or auction merchandise, it is also
better luck searching directories of manufacturers used by businesses selling used and new equipment
online. Two of the most well know are the ThomasNet, or supplies. But watch prices. If you find products
which includes ThomasRegister and ThomasRegional sold by distributors, depending on what the product
listings and MacRae’s Blue Book. is, you may be able to get a better deal through the
Thomasnet.com is a comprehensive resource for manufacturer than through eBay.
industrial information, products, services, CAD Reprinted with permission from www.businessknowhow.com
drawings. The site also has online supplier catalogs © 2006 Attard Communications, Inc.
with detailed buying and specifying information.
MacRae’s contains contact information for compa-
nies that supply industrial companies.
Cas 2
Vous travaillez comme stagiaire dans une entreprise de transport basée à Dijon. Les formalités administratives
liées au transport de marchandises étant de plus en plus nombreuses, la quantité de papier utilisée par
cette PME est de plus en plus importante. Le directeur aimerait rationaliser ses achats de fournitures de
bureau, jusque-là réalisés à la librairie-papeterie voisine et vous demande pour commencer d’étudier la
question de l’achat des ramettes de papier.
L’entreprise doit comprendre son marché et son environnement pour mieux acheter. Le caractère primordial
de cette bonne connaissance du marché passe par l’information. Or cette dernière coûte du temps et de
l’argent. Pour obtenir une information utilisable directement par l’acheteur, l’entreprise va devoir investir
en moyens humains, techniques ainsi qu’en temps et en argent.
Internet à bouleversé en quelques années le processus d’achat. Source d’informations rapide, complète
2
et souvent gratuite mais aussi outil d’achat, le web est devenu l’allié de l’acheteur. Doit-on envisager
Internet avant tout comme un moyen de sélection des fournisseurs ou effectuer ses achats entièrement
à distance ? Quels outils peuvent aider l’assistant dans ces tâches ?
CONCEPTS CLÉS
Recherche de fournisseurs
Paiement
DÉFINITIONS
E-procurement Automatisation totale de toutes les tâches liées à l’achat.
Sourcing Automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs. Lorsque cette démarche
est faite par Internet, on parle de e-sourcing.
PLAN DU CHAPITRE
1 Les sources d’information traditionnelles 3 Les outils disponibles
a) Marché national a) Pour la recherche de fournisseurs
b) Marchés internationaux b) Pour l’achat
2 E-sourcing et e-procurement
a) Définition
b) Choix
c) Processus
www.poissons-de-norvege.com
www.seafoodfromnorway.com
? Questions
1 Que propose ce site ?
2 Quel en est l’éditeur ?
3 Quel est l’intérêt d’un tel site pour l’éditeur ? Pour un acheteur ?
2 / E-SOURCING ET E-PROCUREMENT
Dans le processus d’achat, Internet peut être utilisé comme simple outil d’information à disposition de
l’acheteur ou entrer dans une démarche plus globale incluant la passation de commande.
a / Définition
Le sourcing est l’automatisation de la recherche d’informations sur les fournisseurs dans un but de réduction
des coûts d’achat. Lorsque cette démarche est faite par Internet, on parle d’e-sourcing. (document 1)
Lorsqu’une commande est passée en ligne de manière automatique et que toutes les tâches liées à
l’achat (suivi de la livraison, facturation, paiement) sont également automatisées et dématérialisées, on
parle d’e-procurement.
b / Choix
e-sourcing e-procurement
– Facilite la recherche d’informations – Automatisation complète du processus d’achat
Avantages – Facile à mettre en place – Sécurité et facilité
– Peu coûteux
– N’automatise pas le processus d’achat – Nécessite des achats réguliers et identiques
Inconvénients – Nécessite un investissement matériel lourd
– Très coûteux
curs 147
www.edgb2b.com
EDGb2b, place de marché réservée aux professionnels, met en relation fournisseurs et acheteurs potentiels
à partir d’une recherche de fournisseurs ou de produits. Par ailleurs, un formulaire permet de déposer
gratuitement une demande de devis en formulant son besoin. EDGb2b référence, à leur demande, des
fournisseurs à titre gratuit (« Membres gratuits ») et des « Gold fournisseurs » à titre payant qui bénéficient
d’une mise en avant de leurs produits sur le site. La « Fiche information » sur un fournisseur comporte son
nom et, selon les cas, ses coordonnées. Il est possible de demander, via EDGb2b, les coordonnées complètes,
le téléphone et un devis pour le produit choisi. Le site propose de s’abonner à des newsletters signalant les
nouveautés sectorielles. EDGb2b référence aujourd’hui 17 781 fournisseurs et 203 570 produits.
apce.com
? Questions
1 Quel est le principe du site EDGb2b ?
2 Quel est son intérêt ?
3 Quels autres outils peuvent être utilisés dans le cadre d’un processus d’achat ?
Négociations
Enchères 2
inversées
Places
Appels
de marché
d’offres
horizontales
Enchères Centralisation
en ligne d’achat / destockage
curs 149
Il vous demande de rédiger une note lui présentant cette possibilité et ses avantages. Vous pouvez
pour cela vous aider d’un article trouvé sur Internet (annexe 1).
Annexe • 1
e-procurement en Inde
Andhra Pradesh will leverage Information Technology to attain a position of leadership and excellence in
the information age and to transform itself into a knowledge society.
The Government envisions providing good governance by establishing a COMMITTED, ACCOUNTABLE,
RESPONSIVE, INSPIRING, NATIONALIST, GENUINE Government - CARING Government. eProcurement is one
of the vehicles that can be gainfully used in reaching the goal of CARING governance.
E-Procurement.gov.in is a comprehensive e-infrastructure that will help the government and the citizens
realize the vision of fuelling growth via profitable B2B e-commerce. Providing a robust, proven platform
used by the largest companies in India and the world, it enables trade between companies of different
sizes, platforms and locations.To this end, eProcurement.gov.in will provide services like eProcurement,
eTendering, eSelling and eAuctions.
30 000
27 143
No. of Tenders
25 000 Value in Crores
20 000
16 084
15 000 12 791
10 000 7 734
6 398
5 000 3 614
990 633
0
2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007
The eProcurement.gov.in platform provides its members with access to several trading suppliers. Eprocurement
Auction Services offers government departments easy-to-use, web-based solutions for conducting dynamic
exchanges in an on-line environment. It provides real-time bidding solutions for buyers and sellers that
bring an unprecedented level of profitability, control, and simplicity to corporate procurement and liquidation
processes.
The Tender Management Software helps both the buyers and the suppliers to reduce the cycle time,
unnecessary paper work, waiting in long queues and simultaneously maintain the transparency in the
entire process. eProcurement will be utilised by all GoAP departments including, local bodies and municipal
corporations along with their vendors. Co-operative sectors, public sectors and other state governments
can also use this solution.
www.eprocurement.gov.in
cas pratiques
e-procurement.
Après avoir pris connaissance de la fiche de poste éditée par l’APEC (annexe 1), rédigez une
annonce d’offre d’emploi.
Annexe • 1
Achats · Responsable e-procurement/e-sourcing
Le responsable e-procurement/e-sourcing est en charge de la conception fonctionnelle et du pilotage du ou
des projets d’informatisation de la fonction achat. Il intervient sur des solutions d’e-sourcing (automatisation
des processus de qualification de fournisseurs) et d’e-procurement (automatisation de la gestion des
approvisionnements).
Activités principales
Veille technologique
• Analyser techniquement les solutions du marché.
• Rencontrer les professionnels du secteur lors des salons professionnels et des séminaires techniques.
• Prendre connaissance des documentations et des revues techniques, consulter des rapports sur Internet.
• Élaborer un « mapping » représentant les solutions du marché.
Analyse fonctionnelle
• Rencontrer les cadres opérationnels de la fonction achat (acheteurs et approvisionneurs) et échanger
avec eux sur leurs pratiques et leurs besoins.
• Identifier les obstacles éventuels au déploiement d’un projet d’automatisation de la fonction achat.
• Mettre en avant les fonctionnalités du système (sur les plans financier, administratif, technique, organi-
sationnel...) auprès des utilisateurs.
• Définir les process d’e-achat et le périmètre d’application du système.
• Rédiger les spécifications fonctionnelles du projet.
• Établir le cahier des charges technique et/ou fonctionnel.
• Choisir les « key users » (utilisateurs clés) de la solution.
Préconisation et choix d’une solution
• Rencontrer les prestataires éventuels (éditeurs de logiciels et intégrateurs) en compagnie du chef de
projet informatique en charge des projets ERP au sein de la DSI.
• Participer au choix du prestataire en fonction des éléments de budget, de la pertinence de l’offre...
• Participer à l’élaboration du planning de déploiement (ce type de projet est le plus souvent initié sur des
sites pilotes et ensuite généralisé à l’ensemble de l’entreprise).
Déploiement des différents modules et suivi de projets
• Coordonner le déploiement du projet auprès des sites pilotes puis de l’ensemble des structures de
l’entreprise.
• Analyser les éléments de test et de recette en liaison avec le chef de projet informatique en charge du
projet.
• Accompagner et former les collaborateurs à l’utilisation des outils.
• Vérifier que les éléments délivrés par la solution coïncident techniquement avec les attentes et les
spécifications des clients.
• Rencontrer régulièrement les utilisateurs pour être informé de leur utilisation de l’outil et de leur degré
de satisfaction.
• Identifier les pistes d’amélioration et d’optimisation de l’outil dans le cadre de nouveaux projets de
déploiement sur la base de ces retours d’expérience.
Les appels d’offres sont des opérations qui consistent à définir de façon détaillée un besoin auprès de
plusieurs fournisseurs, afin d’obtenir de ceux-ci des propositions.
Il existe plusieurs catégories d’appels d’offres. La plus grande subdivision conduit à distinguer :
− l’appel d’offres ouvert : cette soumission se passe généralement par voie de presse. L’annonce fait
connaître aux entreprises intéressées l’objet de l’appel d’offres et les invite à prendre connaissance
2
du cahier des charges relatif à celui-ci. L’acheteur peut demander des compléments d’information ;
− l’appel d’offres restreint ou fermé : c’est la solution la plus communément utilisée. Il n’y a pas de
publicité et le cahier des charges est expédié aux entreprises connues ou avec lesquelles l’entreprise
souhaite travailler.
Tous les appels d’offres nécessitent la rédaction de cahier des charges.
CONCEPTS CLÉS
Appel d’offres
3
DÉFINITIONS
Appel d’offres Procédure par laquelle le demandeur choisit l’offre économiquement la plus avantageuse
sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des fournisseurs. La finalité de
l’appel d’offres est de mettre en concurrence des fournisseurs.
Cahier des charges fonctionnel (CCF) Document par lequel le demandeur exprime le besoin sous
forme de fonctions de services et de contraintes.
Cahier des charges technique (CCT) Document dans lequel le demandeur exprime toutes les
caractéristiques définissant le produit attendu (bien ou service).
RFP (Request For Proposal) Appel à soumissionner.
RFQ (Request For Quotation) Demande de cotation.
PLAN DU CHAPITRE
1 La préparation de l’appel d’offres 2 La formulation de l’appel d’offres
fournisseurs fournisseurs
a) Les raisons du recours à la procédure a) L’achat non technique ou simple
d’appel d’offres b) L’achat technique ou complexe
b) Les acteurs de l’appel d’offres
c) Le choix du type d’appel d’offres
? Question
Recherchez le sens des expressions « sourcing » et « RFI ».
Doc
2 ? Questions
Exemple d’appel d’offres
Annonce n° 08-271243, publiée le17/11/2008 sur ce site.
1 Quel est l’objet de
Avis de marché cet appel d’offres ?
Département de publication : 30
Annonce N°08-271243 2 Qui en est le
Départements de rappel : 12, 34, 48
Services – Nom et adresse officiels de l’organisme acheteur : COMMUNAUTE DE COMMUNES DE L’AIGUAL commanditaire ?
Correspondant : M. le président, l’espérou, 30570 Valleraugue, tél. : 04-67-82-73-79, télécopieur : 04-67-82-75-36,
courriel : cdec.aigoual@wanadoo.fr. 3 Qu’est-ce qu’un
Objet du marché : étude de faisabilité économique et commerciale d’un projet de luge d’été sur le village de l’espérou.
Date prévisionnelle de début des prestations (fournitures/services) : 20 décembre 2008 cahier des charges ?
Les candidatures et les offres seront entièrement rédigées en langue française ainsi que les documents de présentation associés.
Unité monétaire utilisée, l’euro.
Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat :
− Déclaration appropriée de banques ou preuve d’une assurance pour les risques professionnels ;
− DC 4 (Lettre de candidature et d’habilitation du mandataire par ses co-traitants, disponible à l’adresse suivante : http://
www.minefe.gouv.fr, thème : marchés publics) ;
− DC 5 (Déclaration du candidat, disponible à l’adresse suivante : http://www.minefe.gouv.f, thème : marchés publics).
Critères d’attribution :
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le cahier des charges (règlement
de la consultation, lettre d’invitation ou document descriptif).
Type de procédure : procédure adaptée.
Date limite de réception des offres : 12 décembre 2008, à 16 heures.
Date d’envoi du présent avis à la publication : 17 novembre 2008.
http://blog.citoyensenmouvement.org
Doc
3
L’identification des fournisseurs
On s’intéressera, dans un premier temps, aux niveau de performance du fournisseur sont connues,
fournisseurs avec lesquels une relation de confiance évaluées, vérifiées.
s’est instaurée. Celle-ci aura été étayée par le
volume, la fréquence, la nature et la qualité des La connaissance et l’accès à ces informations ne
échanges réalisés. doivent pas dispenser l’entreprise d’étudier, par
une réelle mise en concurrence des fournisseurs,
L’ancienneté de la relation présente aussi un les possibilités offertes par ceux-ci.
avantage non négligeable : des données importantes
et nécessaires comme la qualité des prestations, Cela permettra, entre autres, de confirmer ou d’infirmer
la capacité à respecter le cahier des charges, le les choix précédents.
? Questions
1 Commentez la phrase du troisième paragraphe.
2 Que signifie « prix de marché » ?
3 Dans quels cas utilise-t-on une RFP ? une RFQ ?
Le recours à l’appel d’offres se justifie aussi bien lors d’un achat ponctuel que lors de la mise en place
2
d’un accord-cadre. L’acheteur y aura aussi recours pour respecter la législation en vigueur dans les achats
publics. Le code des marchés publics impose le recours à un appel d’offres lorsque la commande atteint
certains seuils exprimés en euros (voir A1 chapitre 4).
Celles-ci devront :
− identifier les fournisseurs à consulter ;
− communiquer autour du nouvel appel d’offres (utilisateurs actuels ou potentiels) ;
− collecter l’ensemble des données quantitatives (prix, quantités…) et quantitatives sur les besoins ;
− planifier le déroulement de l’appel d’offres.
3
On distingue le commanditaire, qui est celui qui passe l’appel d’offres, et le soumissionnaire, celui qui répond
à l’appel d’offres. Ce dernier est donc l’opérateur économique qui présente une offre à un appel d’offres.
curs 155
Doc
5
Un cahier des charges pour du matériel informatique
Lot unique : 10 ordinateurs portables orientés bureautique avec la configuration minimum suivante :
− Processeur cadencé à 2.0 Ghz
− Écran 15,4 pouces
− 2 Go RAM DDR2 (2X1Go)
− Disque dur 80 Go SATA2
− Graveur DVD SATA 16x +/- RW
− WiFi 802.11a/g/Draft n
− Bluetooth
− Adaptateur d’interface réseau Ethernet
− Souris optique filaire
− Clavier Azerty
− Batterie 6 cellules (coter l’option 9 cellules)
− OS Vista Business avec XP Pro Installé
− Sacoche
− Garantie 3 ans sur le site
? Question
Vérifiez que les éléments liés à la définition du besoin et à la date de remise de l’offre (page 157) sont
présents dans les documents 4 et 5.
curs 157
Doc
7
Quelques critères de flexibilité et leur signification
Niveau de flexibilité Identification Signification
(f) 0 Le fournisseur doit impérativement se conformer au niveau
Aucune
défini.
Peu négociable (f) 1 Le fournisseur dispose d’une légère marge de manœuvre.
(f) 2 Le fournisseur doit proposer un gain sur les coûts ou un
Négociable
transfert avantageux sur une autre fonction.
P. Caverivière, H. Souni, La négociation Achat/Vente, Demos, 2009
? Questions
1 Recherchez le sens de « démarque inconnue ».
2 Que peut recouvrer le « délai de livraison détaillant », « l’écart d’inventaire annuel » ?
3 Proposez un exemple d’expression fonctionnelle des besoins pour un DAB (Distributeur automatique
de billets). Utilisez le tableau ci-dessous (ou concevez-en un) pour répondre à la question.
3
retenu, les justifications techniques et économiques du choix des solutions proposées.
L’appel à variante
En plus de la réponse à l’expression fonctionnelle du besoin qui est obligatoire, les fournisseurs peuvent être
invités à émettre des propositions répondant à leur propre perception du besoin. Elles stimulent l’innovation.
Exemple
curs 159
Vous sachant compétent en informatique, il vous demande de préparer un appel d’offres et le cahier
des charges correspondant aux besoins. Il vous autorise à vous inspirer des documents liés à la société
Bois Plus (p. 156).
Cas 2
Le gérant souhaite, pour faciliter une analyse comparative des conditions techniques, qu’un cadre de
réponse soit donné aux fournisseurs consultés lors de l’appel d’offres.
Proposez une réponse à la demande formulée par le gérant. Vous utiliserez l’outil informatique de votre
choix.