GESTION DE L’INFORMATION OU DONNEES

PARCOURS :SECTEUR COMMERCIAL

ANNEE D’ETUDE :PREMIERE ANNEE

CLASSE : TRONC COMMUN :DM,VP,SM

INTRODUCTION

La documentation dans l’entreprise a une importance stratégique car elle matérialise

l’organisation, les savoir-faire et les pratiques professionnelles.

 La gestion performante de l’information et des données d’une entreprise passe par une
bonne gestion de la documentation.

 La documentation est un outil en direction de tous les collaborateurs devant évoluer en

même temps qu’un Système de Management de la Qualité́ (SMQ).

 La gestion documentaire dans un SMQ est une exigence fondamentale de la plupart

des normes de management.

I-DEFINITION

La gestion documentaire est l’ensemble des processus dans un environnement donné qui
permettent de gérer un document, sur un support solide ou dématérialisé́ , de sa création à sa
destruction, en passant parfois par une phase de conservation.
C’est un moyen de coordonner la mise au point, la révision, le contrôle et la diffusion de
documents qualité́ tout au long de leur cycle de vie.
II-PROCEDURE DE CREATION
La gestion d'un document démarre dès sa réception ou sa création et dure tout le temps où il
est utilisé́ jusqu'à son archivage et son élimination .
III-LES GRANDES ETAPES DE GESTION DES DONNEES OU INFORMATIONS

3-1Création

La création d’un document ou outil d’information, appelé encore conception d’un document,
consiste à mettre en place un document ou un outil permettant de gérer certains types
d’information.
 Cette création peut se faire à l’aide d’un dossier physique ou électronique mais doit répondre
à certaines exigences :

 Conformité
 Numéro de version
 Maitrise de l’outil informatique
 Liste des personnes qui détiennent le document
 Date
 Responsable

Exemple : création de document

Document de gestion achat ( délégation médicale)

Version 00 le 10/04/2020 Responsable : Fallou GUEYE

Produit Prix unitaire hors Présentation Modalité de vente Livraison Remise Observation
taxe
Boite de 2500 Boite Sur commande A 0% RAS
gants cartonnée domicile
Chariot 150 000 Métal/inox Disponible tout le Non 5% 2 ou 3 étages
temps

Document de suivi client (secrétariat médical)

Version 00 le 10/04/2020 Responsable : Seynabou NDIAYE

Nom et prénoms Numéro Numéro Traitement Durée de Intervalle rendez Observation
( client) dossier téléphone traitement vous
Omar NDIAYE 001 0000000 Palu 03 jours 15j exeat RAS
Yacine NDIAYE 002 111111111 Dialyse A vie Chaque 3 jours RAS

Document de vente en milieu pharmaceutique ( Vendeur en pharmacie)

Version 00 le 10/04/2020 Responsable : Pa Cherif TOURE

Produit Présentation Action Prix Prénoms et Nom Téléphone Age Observation
Efferalgan Sirop Antalgique 3015 Moussa SENE 000000000 19 RAS
/antipyrétique
Amoxicillin Gélule Antibiotique 900 Birane FALL 11111111 70 RAS
e

3-2 Utilisation

Un document crée et validé doit faire l’objet d’une utilisation . Elle doit répondre certaines
exigences :

 Remplir toutes les rubriques

 Éviter des ratures

  Écrire lisiblement

 etc

3-3 Archivage

Les conditions d'archivage doivent permettre une bonne conservation des données et peuvent
parfois faire l'objet de mesures spécifiques (température, humidité́ , protection contre
l'incendie, l'inondation, les rongeurs, la malveillance, limitation d'accès pour éviter les
destructions excessives par ignorance ou abusives par malveillance...).

3-4 Élimination

La dernière étape de gestion des informations ou données consiste à les éliminer après
expiration. Cette Étape est effectuée si le document est caduc, on l’appelle destruction de
document qui fera l’objet de création de nouveau document cependant la version doit évoluer.

Ne pas oublier de retirer l’ensemble des documents ,pour cela on fait appel à l’ancienne liste
des personnes qui détiennent le document.

CONCLUSION
La gestion d'un document démarre dès sa réception ou sa création et dure tout le temps où il
est utilisé́ jusqu'à son archivage et son élimination.
Ne pas oublier que chaque document crée doit être publié à tous les membres de l’entreprise,
au besoin vous pouvez titrer en bas du document par le nom du responsable qui doit apposer
son cachet et sa signature après chaque exploitation.