PDF Guide Utilisateur Compta G&eacute N&eacute Rale

Guide Comptabilité générale
domaine « Finance »
Guide Comptabilité générale domaine « Finance » / Guide Utilisateur Compta Générale

Fiche de suivi du document
Révisions
Version Date Objet
1.001 28/12/2012
Visas Responsable Date Visa
Rédaction Najah HAKKAL
Vérification Frederic VERNE
Approbation Frederic VERNE
Diffusion
Entreprise Destinataire
SYNERGIES-PROGRES RAIS
GFI Frederic VERNE (f.verne@gfimaroc.com )
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Sommaire
Fiche de suivi du document ___________________________________________________________2

Révisions _________________________________________________________________________2
Visas _____________________________________________________________________________2
Diffusion __________________________________________________________________________2
1 Objectif __________________________________________________________________5
2 Saisie de pièces ____________________________________________________________6
2.1 Mode opératoire _____________________________________________________________6
2.2 Fonctionnement de la saisie de pièces ____________________________________________6
2.3 Descriptif de l’écran___________________________________________________________7
2.3.1 En-tête ____________________________________________________________________________ 7
2.3.2 Onglet « En tête » ___________________________________________________________________ 8
2.3.3 Onglet Ligne ________________________________________________________________________ 9
2.3.4 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau _________________________________________ 11
2.3.5 Barre de menu _____________________________________________________________________ 12
2.3.6 Boutons spécifiques ________________________________________________________________ 12
3 Ecritures ________________________________________________________________13
3.1 Contenu du tableau __________________________________________________________13
3.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau __________________________________14
4 Validation des écritures ____________________________________________________15
4.1 Validation définitive _________________________________________________________15
5 Lettrage _________________________________________________________________16
5.1 Lettrage Manuel ____________________________________________________________16
5.1.2 Barre des menus : fonctions __________________________________________________________ 17
5.2 Lettrage Automatique ________________________________________________________17
5.3 Délettrage automatique ______________________________________________________18
6 Autres traitements de base _________________________________________________19
6.1.1 Simulations _______________________________________________________________________ 19
7 Abonnements ____________________________________________________________22
7.1 Paramétrage des abonnements ________________________________________________22
7.2 Générations des abonnements _________________________________________________23
7.3 Solde abonnements __________________________________________________________24
8 Consultations ____________________________________________________________26
8.1 Balances ___________________________________________________________________26
8.1.1 Descriptif de l’écran_________________________________________________________________ 27
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8.2 Comptes ___________________________________________________________________29
8.2.1 Descriptif de l’écran_________________________________________________________________ 29
8.2.3 Onglet Solde_______________________________________________________________________ 30
9 Clôture des périodes et des exercices _________________________________________32

9.1 Traitements périodiques ______________________________________________________32
9.1.1 Factures à recevoir _______________________________________________________________ 32
9.1.2 Avoirs à recevoir ___________________________________________________________________ 34
9.1.3 Factures à émettre _________________________________________________________________ 36
9.1.4 CCA et PCA ________________________________________________________________________ 38
9.1.5 Ecarts de conversion ________________________________________________________________ 41
9.2 Clôtures ___________________________________________________________________44
9.2.1 Clôture de périodes _________________________________________________________________ 44
9.2.2 Fin d’exercice ______________________________________________________________________ 45
9.2.3 Utilitaire de Réouverture d’exercice ____________________________________________________ 47
10 Les états de la comptabilité générale _______________________________________49

10.1 Les grands livres: ____________________________________________________________49
10.2 Les balances: _______________________________________________________________49
10.3 Les critères de sélection pour les états BALANCE AGEE ______________________________50
10.4 Les journaux ________________________________________________________________50
10.5 Divers : ____________________________________________________________________50
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1 Objectif
Dans ce manuel, on citera les fonctions principales gérées par SAGE X3 au niveau du module de la
comptabilité Générale, sachant que Les flux comptables sont générés pour la plupart à partir d’écritures
automatiques provenant des modules amont.
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2 Saisie de pièces
La saisie comptable se résume donc aux OD et retraitements.
Cette fonction permet :
 De saisir (créer) des pièces comptables directement

 De visualiser l’ensemble des pièces comptables quelle que soit leur origine (via une transaction STD)
 De visualiser les pièces d’un même type de transaction (ex : la transaction Achat permettra d’accéder à la
visualisation de toutes les pièces issues de l’import des pièces d’achat ; les autres types de pièces seront,
elles, accessibles dans leurs transactions dédiées ou via la transaction STD qui les regroupe toutes)
2.1 Mode opératoire
Quand une écriture est saisie directement, sa contrepartie est obligatoire. Pour les pièces générées par
d’autres modules, la contrepartie est automatique.
Lorsqu’elles sont à l’état "provisoire", elles restent annulables ou modifiables (sous réserve des contrôles de
cohérence pour les pièces issues d'autres modules). En l’état "définitif", certains des éléments comptables
de la pièce ne peuvent plus être modifiés.
La saisie de pièce permet de :
 saisir des pièces générales,

 saisir des pièces générales et analytiques,
 saisir des pièces purement analytiques,
 saisir des pièces IAS, etc.
Selon le type de pièces utilisés. Les types de référentiels renseignés et réellement propagés dépendent de
ces deux éléments de paramétrage.
2.2 Fonctionnement de la saisie de pièces
La saisie de pièces est soumise au choix d'un mode de saisie. Les actions sont différentes suivant la
transaction de saisie choisie.
Il est possible de consulter, modifier et saisir une pièce si le mode de saisie choisi est "En ligne" ou "En
colonne", mais sur les seuls référentiels manuels.
Pour une transaction de type "En onglet", seule la consultation est accessible. Le mode de consultation "En
onglet" affiche tous types de référentiels : manuels et automatiques.
En fonction du type de pièce et du compte, les comptes et les montants renseignés vont, ou non, se
propager sur les autres référentiels du modèle de la société du site de saisie.
Accès Menu : Comptabilité/pièces / saisie de pièces
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2.3 Descriptif de l’écran
2.3.1 En-tête
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
 Site
Le code du site de l’opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à
condition d’être choisi dans la liste des sites autorisés. Le site doit obligatoirement être financier.
 Type pièce
Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature
de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.
Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments
clé de la saisie de pièce.
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 Numéro
Cette zone est l'identifiant unique d'une pièce dans un type de pièce. Le numéro de la pièce est généré
automatiquement grâce à un compteur lié au type de pièce. Ce numéro peut également être saisi
manuellement, si l’option a été définie lors de la création de chaque type de pièce. Si la saisie du numéro
de pièce est autorisée et que ce numéro est nul, le numéro de pièce est généré suivant le paramètrage du
compteur associé au type de pièce.
 Date
Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et
à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels. Par défaut, il s'agit de la date
de référence.
 Journal
Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond
au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.
 Catégorie
La catégorie est paramétrée dans le type de pièce. La catégorie de la pièce comptable peut
prendre cinq valeurs :
Réel : La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre,
Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.
Simulation active / simulation inactive : La pièce de simulation, une fois active, est également intégrée
aux consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir
une pièce de simulation inactive (C’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations
: par exemple, les écritures d’inventaire).
Hors-bilan : La pièce hors-bilan ne peut être imputée que sur des comptes de catégorie hors-bilan (via la
classification du compte). Elle est généralement utilisée dans le cadre d'un suivi comptable des
engagements financiers.
Modèle: La pièce modèle peut servir de base aux traitements de génération d'écritures en réel ou en
simulation (exemple : génération des écritures d'abonnement). Elle n'est pas intégrée à la comptabilité
générale.
 Etat
La pièce comptable peut être provisoire ou définitive. Cet état définit essentiellement la capacité de
l’utilisateur à modifier la pièce. Une fois définitive, les modifications que l’on peut apporter à la pièce ne
sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le
code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.
2.3.2 Onglet « En tête »
 Libellé par défaut
La saisie de cette zone permet d'initialiser le libellé d'entête des écritures comptables.
 Date de saisie
La valeur par défaut de cette zone est la date d'écriture.
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 Echéance défaut
Indiquez la date d'échéance de la pièce. Cette zone peut servir à l'édition de relances, échéancier, etc..
 Date de valeur
La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie.
 Document origine
Les zones document origine et date document correspondent respectivement, à la référence (numéro de
pièce) et la date de la pièce du tiers
 Module origine
Identifie le module d'origine de la pièce comptable. Le document d'origine, sa date et le module sont
automatiquement renseignés dès que la pièce provient d'un module différent.
 Référence
Cette zone contient la référence de la pièce. La saisie sur cette zone est totalement libre et non contrôlée,
mais elle pourra servir pour rechercher une pièce, ou pour effectuer le lettrage des comptes.
 Type de cours
Champ permettant de sélectionner différents types de cours : du jour, moyen, etc...

Il est alimenté en fonction du paramétrage du type de pièce.
 Date cours
Date initialisée par la date système.
 Devise
La devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est par défaut la
devise du référentiel général principal de la société. Si la devise est différente de la devise d'origine, la
conversion se basera sur les cours enregistrés dans la base pour le type de cours et la date de cours
choisis.
Tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans la devise de
transaction et la devise du référentiel. La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours
de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés (pour tous les types de référentiels présents
dans l'écriture).
 Extourne
Deux valeurs sont possibles pour ce champ :
 "Non" : La pièce n'a pas à être extournée.

 "A extourner" : L'extourne de la pièce concernée est automatiquement déclenchée et générée. La pièce
comptable devient sélectionnable pour une extourne en masse à la date d'extourne indiquée
2.3.3 Onglet Ligne
Ces lignes permettent de saisir l’écriture comptable. La présentation varie selon le choix de la transaction
de saisie.
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 Numéro de la ligne.
En saisie "En colonne", le numéro de la ligne sert d'identifiant unique de la ligne et permet de lier entre
elles les différentes lignes de type de référentiels différents se rapportant à une même ligne logique (pour
une ligne de HT on peut avoir une ligne pour le référentiel social, une autre pour le référentiel analytique
associé et une autre pour le référentiel IAS lié).
 Site
Vous pouvez saisir sur la ligne d'écriture un site différent de celui indiqué dans l'entête.
Ce site doit appartenir à la même société que le site d'entête. Suivant le cas, des écritures de liaisons
seront automatiquement générées sur les comptes de liaison préalablement paramétrés.
 Référentiel
Ces champs spécifient les référentiels impactés par la saisie de la pièce courante.
Pour la saisie 'En ligne', un seul référentiel peut être indiqué. Si le paramétrage au niveau des comptes, de
la transaction de saisie et du type de pièce le prévoit, la propagation sur les autres référentiels du
modèle de la société se fait de façon automatique.
 Ident.
Cette zone (cinq caractères alphanumériques maximum) permet de lier entre elles deux lignes qui
appartiennet à des référentiels différents mais qui se rapportent à la même ligne d'information.
En saisie en ligne, les identifiants sont par défaut des lettres.
 Coll
Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser.
Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :
 de la transaction utilisée,
 et de la présence ou non de l'onglet "Tiers Société".
Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de

la fiche Tiers.
 Tiers
Indiquez le code du tiers.
Si les zones Collectif et Compte sont vides, le numéro du compte collectif est déterminé par le code
comptable du tiers.
 Débit
Rentrez un montant si la ligne d'écriture est un débit.
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La pièce doit nécessairement être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est
générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire.
Sur un journal de trésorerie, la contrepartie est générée automatiquement.
L'utilisation du bouton [Devise] permet de visualiser les montants dans les devises stockées.
Par le menu contextuel, trois options sont proposées :
 Solde : équilibre l’écriture et initialise la zone "débit" ou "crédit" de la ligne par le solde de l'écriture en cours
(cette option est présente si le référentiel est coché "Equilibre" ou "Equilibre/Site").
 Solde compte : affiche le montant total qui devrait être enregistré pour que le compte soit soldé.
 Montant forcé : cette fonction permet de saisir un montant converti en devise de référentiel en
remplacement du montant calculé lors de la conversion (saisie d'un montant égal à celui mouvementé par la
banque, par exemple).
 Crédit
Saisissez un montant si l'écriture est un crédit.
 Libellé
Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture.
La valeur par défaut de cette zone est la zone Désignation éventuellement renseignée dans l'entête de la
pièce.
En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente
est recopié.
 Référence
Zone de saisie libre dont le contenu peut être utilisé comme critère de lettrage automatique.
 Taxe
Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, la zone taxe est accessible à la saisie. Elle est
initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe
correspond bien à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe défini le taux, le régime et
les modalités de déductibilité applicables à l’opération.
2.3.4 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau
 Consultation de comptes
Lien permettant un accès rapide à la consultation des comptes.
 Codes statistiques
Lien permettant la ventilation des lignes sur trois codes statistiques, dans un objectif d'analyse.
 Schéma
Un menu contextuel propose cette option lorsque l’on est placé en tout début de ligne. Le schéma de
comptes permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de
les pré-charger directement en saisie. A l'appel d'un schéma de comptes, une fenêtre de saisie
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complémentaire s'ouvre pour permettre de préciser le montant à ventiler et si nécessaire, le tiers à
appliquer aux lignes auxiliarisées.
 Gestion échéances
Fonction permettant un accès rapide sur les échéances de la pièce en cours.

Les échéances automatiques sont calculées suivant le mode de règlement choisi lors de la création de la
pièce comptable.
2.3.5 Barre de menu
 Zoom/Règlement
Cette fonction offre un accès rapide à l'opération de règlement.
 Zoom/Facture
Cette fonction offre un accès rapide à la facture fournisseur ou client, à partir de laquelle la pièce a été
générée.
 Zoom/Transaction
Cette fonction offre un accès rapide à l'écran de paramétrage de la transaction de saisie utilisée pour la
pièce courante.
 Zoom/Extourne
Pour extourner une pièce, il suffit de sélectionner la pièce à extourner puis dans la Barre de menu de
choisir dans le menu Zoom la fonction d'extourne. Une date ainsi qu'un libellé peuvent être renseignés si la
proposition par défaut ne convenait pas.
2.3.6 Boutons spécifiques
 Le bouton [Devises]
Après création de la pièce, permet de visualiser les montants non seulement dans la devise de saisie, mais
aussi en devise de référentiel
 Le bouton [Supprimer]
La suppression d'une pièce est soumise aux conditions suivantes :
 le module d'origine doit être le module comptabilité,

 l'état doit être différent de définitif,
 aucun montant de TVA ne doit être déclaré sur les lignes d'écriture,
 aucun pointage ne doit figurer sur les lignes d'écriture,
 aucun lettrage ne doit être réalisé sur les lignes d'écriture,
 la suppression dépend de l'habilitation fonctionnelle de l'utilisateur,
 la pièce doit avoir été saisie et non générée par traitement (sont donc exclues les écritures d'abonnements,
les factures à recevoir, ...).
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3 Ecritures
Cette fonction permet de consulter le détail des lignes d’écritures répondant aux critères saisis, et de
passer en zoom sur les pièces comptables.
Cette fonction peut également être appelée en zoom depuis les différents écrans de consultation de
balance.
 Accès Menu : comptabilité /consultation /Écritures
L'en-tête de cet écran permet de saisir :
 la société et le site concernés,

 le type de référentiel,
 les bornes de date pour la consultation.
La consultation s'effectue depuis l'écran, à partir duquel des critères de sélection peuvent être saisis pour
affiner la recherche (bouton [Critères]). L'onglet 'Pièces' liste ensuite les écritures correspondantes.
Différents zooms peuvent être obtenus par clic droit sur une ligne sur :
 la pièce comptable (pour tous les types de pièces),

 la facture (pour les pièces de type Factures, Avoirs),
 les échéances (pour les pièces de type Factures, Avoirs).
3.1 Contenu du tableau
 Date
Cette date correspond à la date de la pièce comptable.
 Type
Ce champ indique le type de pièce utilisé pour la saisie de la pièce comptable.
 Numéro de pièce
Ce champ indique le numéro de la pièce comptable.
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 Débit
 Crédit
 Libellé ligne
 Compte
 Tiers
 Journal
 Référence
 Devise
 Contrepartie
 Montant en devise
 TVA déclarée
 Quantité
3.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

 Clic droit sur une ligne : même principe qu’en consultation de comptes : zoom sur la pièce comptable, la
facture achat/vente/tiers, les échéances
 Bouton Critères : possibilité d’affiner la recherche des écritures via le bouton critères .Même principe qu’en
consultation de compte
 Remarque : tous les écrans de consultation sont personnalisables.
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4 Validation des écritures
4.1 Validation définitive
Cette fonction permet de valider en masse une sélection de pièces comptables encore à l’état provisoire ,
ainsi en une seule opération, n pièces comptables peuvent passer à l’état définitif. C'est-à-dire non
modifiable.
Dans une pièce définitive, les seules données analytiques et extracomptables sont modifiables (libellé,
référence, date de valeur, sections…)
 Accès Menu : Comptabilité/ Traitements Courant/Validation définitive
Ce traitement opère une validation "en masse" de pièces comptables. Ces pièces, une fois validées, ne
seront plus modifiables.
La sélection des pièces se fait suivant plusieurs critères propre à la pièce, et des bornes de date :
 Société,
 Site,
 Type de pièce,
 Type de journaux,
 Journal,
 Utilisateur.
Le flag " fichier de trace " permet, s’il est coché, d’obtenir un récapitulatif de toutes les pièces validées en
fin de traitement.
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5 Lettrage
 Principe
Le lettrage consiste à faire apparier des écritures comptables entre elles afin de faciliter l’analyse du
solde d’un compte à une date donnée.
Exemple : Associer une facture et son règlement.
Le lettrage peut être manuel ou automatique :
 Modalités de lettrage automatique définies par défaut:

o choix des méthodes de lettrage
o ordre de priorité
o nombre de lignes à charger lors du traitement automatique du lettrage
o ces valeurs paramètres pouvant être définies aux niveaux dossier/société/site
 Enregistrement automatique d'écritures d'écart d'arrondi de lettrage (pièces automatiques MTC/MTR)
 Possibilité de délettrage complet ou partiel, manuel ou automatique
 Le code lettrage est composé de 1 à 5 lettres maximum
Les opérations enregistrées dans le module tiers sur les comptes clients et fournisseurs font l’objet d’un
lettrage automatique.
5.1 Lettrage Manuel
 Accès Menu : Comptabilité/Lettrage/Lettrage Manuel
Les non lettrés :
Site/Référentiel/Compte/Tiers : Affichage des lignes d’écritures non lettrées ou lettrées partiellement

répondant aux critères
 Zoom sur la saisie et la modification de pièce

 Possibilité de sélectionner une à plusieurs lignes à lettrer
 Zoom sur la consultation des comptes, des échéances
 Zoom vers les fonctions de saisie de factures tiers, achat, vente
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5.1.2 Barre des menus : fonctions
Accès au Lancement du lettrage automatique
Il convient d’alimenter les critères de lettrage automatique
Recherche par montant : Recherche du montant saisi aussi bien dans le montant en devise
locale/transaction/reporting
Inversion : possibilité de lettrage par inversion : Sélection des lignes à ne pas lettrer.
5.2 Lettrage Automatique
 Accès Menu : Comptabilité/ Lettrage/ Lettrage automatique
Ce traitement peut être donc lancé pour :
 Une borne de comptes généraux

 Un compte collectif et une borne de comptes tiers
 Toutes sociétés confondues : application des valeurs dossier ou de celles de la fenêtre critères
 Critère : si coché, possibilité d’accéder aux critères de lettrage.
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5.3 Délettrage automatique
 Accès Menu : Comptabilité/lettrage/délettrage automatique
Délettrage applicable sur les groupes lettrés :
 En majuscule uniquement
 En minuscule uniquement
Attention aux bornes de code lettres : si on demande un délettrage majuscule AC, on va délettrer
A/AA/AAA/AAAA/B/BB/BBB/BBBB/C
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6 Autres traitements de base
6.1.1 Simulations
L’objectif de la simulation est de permettre à l’utilisateur d’apprécier l’incidence d’une écriture comptable
ou analytique sur ses comptes, sans que cet enregistrement soit assimilé aux éléments réels de sa
comptabilité.
La pièce en simulation peut-être active ou inactive. Une fois activée, elle est intégrée aux écrans de
consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une
pièce en simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations).
Par exemple, simulation des écritures d'inventaire telles que 'provisions pour risque'.
Il existe plusieurs fonctions affectant directement les pièces en simulations :
 Activation,
 Désactivation,
 Annulation,
 Validation.
La fonction "Activation" permet de changer la catégorie des pièces de "simulation inactive " à " simulation
active ".
La pièce en simulation peut-être active ou inactive. Une fois activée, elle est intégrée aux écrans
de consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour
devenir une pièce en simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les
éditions et consultations). Par exemple, simulation des écritures d'inventaire telles que
'provisions pour risque'.
Il existe plusieurs fonctions affectant directement les pièces en simulations :
 Activation,
 Désactivation,
 Annulation,
 Validation.
La fonction "Activation" permet de changer la catégorie des pièces de "simulation inactive " à
" simulation active ".
Une période ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation n'auront pas été transformées en
écritures réelles ou annulées
 Accès Menu : Comptabilité/Traitements Courant /Simulations /Activation
L'écran de génération proposé est identique pour chacun des quatre traitements. Il se compose d'un
ensemble de critères de sélection permettant de définir le type de génération souhaité.
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 Critères de Sélection
  La société,
  Le site,
  Le type de pièce : il doit forcément être coché en "Simulation",
 Le type de journal : il doit être cohérant avec le type de pièce sélectionné,
 Le journal : il doit être de même type que celui rattaché au type de pièce utilisé,
 L'utilisateur.
Ces critères permettent de restreindre la sélection des pièces de simulation à traiter, il n'est en aucun cas
obligatoire de renseigner toutes ces zones. Par défaut, le système sélectionne toutes les pièces.
Des bornes de date permettent d'affiner la sélection. C'est la date de création, précisée en saisie de
pièce, qui est prise en compte.
Le flag " simulation non active " n'est utilisable que pour la validation de pièce. Si ce flag n'est pas coché,
seules les pièces de simulation active sont validées (et par conséquent deviennent des pièces réelles). Il est
donc possible d'étendre la validation aux pièces de simulation non active.
o Boutons spécifiques
 Bouton [Mémo]
Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le
but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.
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 Bouton [Rappel]
Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous
un code Mémo.
 Bouton [Efface Mémo]
Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré.
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7 Abonnements
Cette fonction permet de répartir une charge ou un produit qui n’intervient que globalement à une date
donnée sur toutes les périodes concernées :
 À partir d’un montant global lissé sur la base d’une clé de répartition temporelle
 À partir d’un montant fixe à imputer en fonction d’une périodicité donnée
Elle permet de générer une pièce comptable réelle ou de simulation à partir d’une pièce comptable de
référence.
Une fois l’abonnement créé, il faut passer par le traitement " Génération de l'abonnement"
(Comptabilité/Traitements courants/Génération abonnements) pour générer des pièces en comptabilité
(cf. documentation Génération abonnements).
En fin d’abonnement, il faut pouvoir régulariser l’abonnement si le montant cumulé ne correspond pas au
total de l’abonnement, ou encore s’il y a réévaluation du montant et solder le compte sur un compte de
charges réelles. Le traitement " Solde de l’abonnement " permet cette remise à niveau (cf. documentation
Solde abonnements).
7.1 Paramétrage des abonnements
 Accès Menu : Paramétrage>Comptabilité>Formulaires comptables>Abonnements
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La gestion des abonnements se fait à l’aide de deux onglets :
 un onglet d’en-tête où sont réunies toutes les informations concernant l’abonnement,

 un onglet génération où sont définies les caractéristiques des pièces comptables qui seront générées.
Une fois les paramètres de l’abonnement défini, sa mise en application et son attribution dépendent d’une
pièce modèle créée en saisie de pièce.
Chaque abonnement doit être désigné par un code abonnement et un libellé à définir.
Les différentes valeurs à paramétrer :
 Type :
o fixe : le montant de la pièce modèle est pris en compte
o lissé : le montant de la pièce modèle n’est pas pris en compte (utilisation alors de la clé de
répartition)
 Pièce Modèle : Génération à partir d’une pièce comptable de référence afin de définir :
 Le schéma de saisie
 Le site
 Les imputations comptables du montant à abonner (si fixe)
 Date Début :
 Date de la 1ére écriture d’abonnement
 De départ du calcul pour la périodicité
 Date d’extourne : Date d’extourne unique pour toutes les écritures générées.
 Montant : Le montant à inscrire correspond au montant global à répartir pour toute la période de
l’abonnement et doit être imputé sur le compte de la première ligne de la pièce-modèle.
 Montant cumulé : Ce champ n’est pas saisissable il correspond à la somme des pièces comptables
générées en réel.
 Génération : d’une pièce de simulation ou réelle.
 Type pièce et journal : on définit ici quel type de pièce et quel journal seront utilisés pour la génération des
pièces comptables en réel et en simulation.
Menu zoom : zoom sur la dernière pièce réelle /de simulation générée au titre de l’abonnement
7.2 Générations des abonnements
Cette fonction permet de générer les pièces comptables relatives à un ou plusieurs abonnements
préalablement définis.
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 Ecran de saisie
 Critères de Sélection
La sélection des abonnements qui seront traités se fait suivant plusieurs critères :
 société,
 site,
 utilisateur,
 bornes pour les codes abonnements,
 borne de date (la date d’échéance de l’abonnement est prise en compte).
D’autres critères permettent de restreindre la sélection des échéances d’abonnement à traiter. Il n’est pas
obligatoire de renseigner toutes ces zones.
Par défaut, le système sélectionne toutes les échéances de tous les abonnements et génère une pièce
comptable pour chacune.
7.3 Solde abonnements
Cette fonction permet, après la comptabilisation de la facture réelle, de lancer le traitement de

génération des écritures constatant l’existence d’un solde éventuel d’abonnement.
L’écriture générée vient compléter ou diminuer le cumul des montants abonnés en fonction du montant
réellement facturé.
Ci-après les opérations enregistrées lors des étapes précédentes :
Pour un abonnement fournisseur, de montant 300 HT sur trois mois.
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Montant réel de la facture : 373.86 TTC.
 A : écritures d’abonnement générées,

 B : facture fournisseur comptabilisée.
Le traitement de solde des abonnements permet de solder le compte d’abonnement pour constater la
charge ou le produit réel.
Les critères de sélection permettent de restreindre la sélection des abonnements à traiter. Il n’est pas
obligatoire de renseigner toutes ces zones.
Par défaut, le système sélectionne tous les abonnements et génère une pièce comptable pour tous ceux
dont le montant total des abonnements générés diffère du montant de la facture liée.
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8 Consultations
8.1 Balances
La balance permet de restituer la contre-valeur devise société des mouvements passés dans une devise de
transaction donnée selon un type de référentiel.
Cette fonction permet :
 de consulter les balances générales et auxiliaires de la comptabilité en devise,

 de passer en zoom en consultation des comptes (puis en consultation de pièce par un autre zoom).
 Accès Menu : Comptabilité/ Consultation /Balance
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8.1.1 Descriptif de l’écran
 Type de référentiel
Les types de référentiels conditionnent l'accessibilité aux onglets, l'ordre et la visualisation dans la saisie
de pièces. Tous les référentiels, automatiques et manuels, sont disponibles pour la consultation 'en onglet'.
Seuls les référentiels manuels sont disponibles pour les saisies 'en ligne' et 'en colonne'.
La propagation peut se réaliser sur un référentiel même si celui-ci n'est pas référencé ici. La
propagation s'exerce grâce au paramétrage :
 du compte,
 du type de pièce où le référentiel est autorisé.
Il est donc possible de ne pas sélectionner le référentiel au niveau de la transaction de saisie afin de ne
pas alourdir l'écran, sans pour autant remettre en cause la propagation.
Dans le cas où un seul type de référentiel est spécifié, aucun renseignement sur la propagation ne sera
disponible en saisie de pièce. Une fois la pièce créée, seule la transaction de saisie 'en onglet' STD
permettra de visualiser l'ensemble de la propagation.
 Devise référentiel
 Dates
Date à partir de laquelle les enregistrements sont sélectionnés.
Date jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés.
 Plan de compte
Dans cette zone est rappelé le plan de comptes sur lequel va être créé ou rattaché le compte ou la
pyramide (général, analytique, les deux). Avant de créer un compte ou une pyramide, vous devez
désigner le plan comptable de rattachement à l'aide du bouton [Plan].
 Collectif
Ce champ est facultatif. Si il est renseigné, les balances auxiliaires correspondantes sont affichéees, sinon
les balances générales sont affichées.
 Filtre
Ce champ permet de limiter les balances affichées à celles dont le compte correspond au filtre pour les
balances générales, et aux tiers pour les balances auxiliaires.
Le filtre précise le premier tiers ou le premier compte à partir duquel vous voulez consulter la
balance. Il peut être saisi sur un tiers particulier ou sur un compte général (ou modèle de compte avec l’un
des jokers * ou ?).
Les caractères ? et * peuvent être utilisés pour remplacer respectivement un caractère quelconque et un
ensemble de caractères quelconques. Exemple : 4* pour afficher la classe 4 uniquement.
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En absence de caractères ? ou *, le filtre indique le compte ou le tiers de début de visualisation.
Exemple : 4 pour afficher les classes >= 4.
 Devise / diviseur
L'information de la devise est primordiale car elle permet de faire un filtre sur les pièces saisies dans la
devise demandée.
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
 Devise de sélection = non renseignée: cela signifie "toutes devises confondues", c'est à dire que l'on
sélectionne tous les cumuls indépendamment de la devise dans laquelle ils ont été saisis. Les colonnes en
devise de transaction ne sont pas renseignée. Les colonnes de contre-valeur en devise de société sont
renseignées.
 Devise de sélection = devise XXX: la consultation ne restitue que les mouvements passés dans la devise de
sélection. Les colonnes de contre-valeur en devise de société sont également renseignées.
 Consultation de comptes
Ce bouton permet d'afficher :
 la balance auxiliaire si le compte est collectif et qu'on visualise la balance générale,

 le détail du compte dans le cas contraire.
 Consultation de balances
Ce bouton permet d'afficher :
 la balance auxiliaire si le compte est collectif et qu'on visualise la balance générale,

 le détail du compte dans le cas contraire
 Le bouton [CRITERES]
IL donne accès aux autres critères de la consultation qui sont affichés en haut de l’écran de consultation :
 le code société et le code site,

 la devise, utilisée comme filtre sur les données,
 des cases à cocher précisant si certaines écritures particulières (écritures d’à nouveaux, de clôture, hors
bilan) doivent être incluses dans la consultation,
 le code écran.
Lorsqu’on utilise la fonction de définition des critères, il est possible de stocker les paramètres modifiés,
grâce au bouton. Une fenêtre permet alors de saisir un code identifiant les paramètres mémorisés. Le
bouton permet de rappeler des critères mémorisés sous un code donné (le code doit alors être saisi).
Lorsqu’on entre dans la fonction de consultation de compte, les paramètres stockés avec le code STD sont
rappelés par défaut.
Si les critères ne sont pas mémorisés dans un mémo STD, les valeurs par défaut proposées sont le site
comptable par défaut pour l’utilisateur (et la société correspondante) , les bornes de dates correspondant
au dernier exercice ouvert, et la devise par défaut de la société.
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 Le bouton [RECHERCHE]
Une fois que les critères sont saisis, ce bouton permet de remplir l’onglet d'entête, les premières lignes
correspondant aux critères saisis (les cumuls sont toujours des cumuls de la période comptable, même si on
donne des bornes plus restrictives en terme de date).
Les boutons [Retour], [Suivant] et [Dernier] permettent de visualiser les comptes suivants, précédents
ou derniers.
8.2 Comptes
Cette fonction permet de consulter le détail des écritures passées sur un compte. Cette fonction peut être
appelée en tunnel depuis la consultation de la balance.
 Accès Menu : Comptabilité/Consultation/comptes
8.2.1 Descriptif de l’écran
La consultation se fait sur un écran, dans l’en-tête duquel on saisit tout d’abord au moins l’un des groupes
d’information suivants :
 une société, un groupe de sociétés ou un groupe de sites,

 un type de référentiel parmi ceux rattachés à l'entité précédemment définie et ayant le type de comptabilité
'Général' coché,
 une sélection sur la devise de transaction est possible si l'on désire filtrer uniquement les écritures passées
dans une devise donnée (sinon, ce champ doit rester vide),
 une borne de dates permettant de limiter la consultation,
 soit un compte appartenant à un plan de comptes dont l'option de gestion Suivi général est cochée et
rattaché au référentiel sélectionné dans la fiche courante,
 soit le collectif et le compte individuel (Tiers) à consulter (si on ne désire voir que les écritures d’un compte
individuel sur un collectif donné),
 soit un groupe de collectifs et le compte individuel à consulter (si on ne désire voir que les écritures d’un
compte individuel sur une liste de collectifs donnés, identifiés par un groupe de collectifs),
 soit uniquement un compte individuel, si on désire le consulter tous collectifs confondus.
Le solde affiché dans l'entête est toujours exprimé en devise de société (ou locale), à savoir la devise de
tenue du référentiel général principal de la société. Dans le cas d'une consultation sur un groupe, la devise
de tenue du référentiel social principal doit être identique pour toutes les sociétés.
On peut définir des critères de filtrage et d’affichage. Selon les différents critères saisis, on voit
apparaître la liste des écritures correspondantes du compte.
Il est alors possible de se positionner avec le curseur sur une ligne, puis de déclencher par clic droit le
zoom souhaité :
29/50
 la pièce comptable (pour tous les types de pièces),
 la facture (pour les pièces de type Factures, Avoirs),
 les échéances (pour les pièces de type Factures, Avoirs).
 Saisie des critères
Il est possible, par les boutons [En tête], [Ligne] et [Analytique] de saisir des critères complémentaires sous
la forme de conditions se combinant.
Lorsqu’on utilise la fonction de définition des critères, il est possible de stocker les paramètres modifiés,
grâce au bouton [Mémo]. Une fenêtre permet alors de saisir un code identifiant les paramètres mémorisés.
Le bouton Rappel permet de rappeler des critères mémorisés sous un code donné (le code doit alors être
saisi). Lorsqu’on entre dans la fonction de consultation de compte, les paramètres stockés avec le code STD
sont rappelés par défaut.
Si les critères ne sont pas mémorisés dans un mémo STD, les valeurs par défaut proposées sont le site
comptable par défaut pour l’utilisateur (et la société correspondante) , les bornes de dates correspondant
au dernier exercice ouvert. La devise par défaut provient de la société (si pas de gestion de la balance
en contre-valeur), ou du compte général/tiers demandé (si gestion de la balance en contre-valeur).
Suivant le contexte, permet d'accéder par tunnel à l'objet de base :
 Ecriture comptable,
 Echéance,
 Facture,
 Règlement.
 Mouvements par date
Permet de remonter par tunnel à la consultation des mouvements de stocks, sur les écritures issues du
module de gestion des stocks.
8.2.3 Onglet Solde
Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes
débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de
transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur
en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).
 Le bouton [Critères]
Il donne accès aux autres critères de la consultation qui sont pour partie affichés en haut de l’écran de
consultation. On y trouve d’une part des critères de sélection :
 le code société et le code site (l’un des deux au moins doit être saisi)
 des bornes dates pour ne sélectionner que les écritures comprises entre ces deux dates.
 des cases à cocher précisant si certaines écritures particulières (écritures d’à nouveaux, de clôture, hors
bilan) doivent être incluses dans la consultation.
 un choix permettant de voir soit uniquement les écritures lettrées, soit uniquement les écritures non lettrées,
soit les deux.
On y trouve d’autre part des critères de présentation des informations :
 le choix de classement des écritures (date / lettre / date d’échéance),
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 le code de l’écran utilisé pour afficher les écritures,
 le schéma utilisé pour visualiser les pièces comptables si on passe par un zoom sur les pièces.
 Le bouton [Solde]
Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes
débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de
transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur
en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).
Les totalisations des mouvements sont exprimées dans les devises suivantes :
 en devise de transaction (première colonne),

 en devise de référentiel (deuxième colonne si présente).
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9 Clôture des périodes et des exercices
9.1 Traitements périodiques
9.1.1 Factures à recevoir
 (Comptabilité/Traitements fréquents/ Facture à recevoir)
 Traitement permettant de générer les écritures de factures à recevoir au titre :
 Des bons de réception fournisseurs non comptabilisés (i.e. sans FAR), non facturés ou facturés
partiellement,(identification des BR non facturés
 Des bons de réception fournisseurs comptabilisés non facturés dont la date d’extourne de la FAR
associée est inférieure à la date de nouvelle génération
 Les critères d’exécution permettant par ailleurs de traiter séparément les articles gérés en stock de
ceux non gérés en stock
 Caractéristiques des écritures générées :

 en simulation ou en réel
 en regroupant sur une même pièce les bons de réception d’un même fournisseur, d’un
même site de réception, d’une même société, de commandes d’une même devise
ou en générant une FAR par réception
 en générant, en mode réel :
 l’écriture de FAR et son écriture d’extourne,
 un désengagement à la date FAR et son ré- engagement à la date d’extourne (dès lors
que le BR porte sur une commande et que le suivi des engagements est actif)
 La façon dont l’écriture de FAR est générée (une FAR par réception ou une FAR par quadruplet société/site
réception/fournisseur/devise) dépend du paramétrage de la pièce auto PTH.
 L’index utilisé est toujours l’index PWH1 mais suivant la valeur de la zone Groupage GRPFLG
 soit X3 génère une pièce par réception (GRPFLG=1= 1 pièce par ligne)
 soit X3 génère une pièce par quadruplet (GRPFLG=2=Pièce groupée)
 A noter que si le BR porte sur une commande avec des pieds de commande, ceux-ci ne seront pas pris en
compte dans le calcul de la FAR.
 Le bon de réception est considéré comme comptabilisé uniquement si la FAR est générée en réel.
 Ne pas transformer une pièce de FAR simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de réception est perdu
et X3 ne sait pas que la FAR a déjà été générée en réel.
32/50
 Zones Critères : société, site, Fournisseur, Articles à traiter :
Critères de sélection des bons de réception fournisseur et lignes de BR à parcourir et à traiter
 Site
Borne applicable aux sites de réception des BR (pas nécessairement financiers).
 Jusqu’au
Contrôle par rapport à la date de réception du BR.
 Type de pièce : caractéristiques des écritures de FAR à générer

 si génération réelle = issue du paramétrage de la pièce automatique (choisir un type de pièce non
coché TVA/Débits)
 si génération en simulation = issue de la valeur paramètre TYPACC (Type pièce simulation) du
chapitre TC
 Journal
Valeur par défaut issue du paramétrage de la pièce auto PTH puis du paramétrage du type de pièce retenu
(avec proposition de son journal par défaut).
 Date extourne
Zone accessible ssi le traitement est exécuté en mode réel.
 Simulation
Mise à jour de la zone [F:HAE]REFSIM ‘Référence simulation’ avec ‘FAR-SS’.
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 Réel
Mise à jour de la zone [F:PTH]PSTFLG ‘Comptabilisée’ à Oui et de [F:PTH]PSTDAT pour permettre la re-
génération des FAR quand la date d’extourne de la FAR PSTDAT est antérieure à la date de génération des
FAR.
9.1.2 Avoirs à recevoir
 (Comptabilité / Traitements Fréquents / Avoir à recevoir)
 Traitement permettant de générer les écritures d’avoirs à recevoir au titre :

 des lignes de retours fournisseurs non comptabilisées (i.e. sans AAR), non facturées ou facturées
partiellement,
 des retours fournisseurs comptabilisés non facturés dont la date d’extourne de l’AAR associé est
inférieure à la date de nouvelle génération
Les critères d’exécution permettant par ailleurs de traiter séparément les articles gérés en stock de ceux non gérés
en stock

 en regroupant sur une même pièce les retours d’un même fournisseur, d’un même site de
réception, d’une même société, de commandes d’une même devise
ou en générant un AAR par retour
 l’écriture d’AAR et son écriture d’extourne,
 un engagement à la date AAR et son désengagement à la date d’extourne (dès lors que
le retour est issu d’une réception liée à une commande et que le suivi des engagements
est actif)
 Se base toujours sur la pièce automatique PNH

Deux pièces automatiques sont livrées :
 PNH, générant des AAR avec taxes
 PNH1, générant des AAR sans taxes
Le traitement se basant toujours sur la pièce automatique de code PNH, si on souhaite générer des AAR sans taxes,
nécessité de renommer PNH1 en PNH et PNH en PNH2 par exemple (ou de la supprimer).
 La façon dont l’écriture d’AAR est générée (un AAR par retour ou un AAR par quadruplet société/site
réception/fournisseur/devise) dépend du paramétrage de la pièce auto PNH.
 L’index utilisé est toujours l’index PWE1 mais suivant la valeur de la zone Groupage GRPFLG
 soit X3 génère une pièce par retour (GRPFLG=1= 1 pièce par ligne)
 soit X3 génère une pièce par quadruplet (GRPFLG=2=Pièce groupée)
 A noter que si le retour porte sur une réception dont la commande a des pieds de commande, ceux-ci ne seront
pas pris en compte dans le calcul de l’AAR.
 Le bon de retour est considéré comme comptabilisé uniquement si l’AAR est généré en réel.
 Ne pas transformer une pièce d’AAR simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de retour est perdu et X3
ne sait pas que l’AAR a déjà été généré en réel.
34/50
 Critères : Critères de sélection des bons de retour fournisseur et lignes de retour à parcourir et à traiter
 Types de pièces : Caractéristiques des écritures d’AAR à générer
 Site
Borne applicable aux sites de réception des bons de retour (pas nécessairement financiers).
 Jusqu’au
Contrôle par rapport à la date de retour du bon.
 Type de pièce
 si génération réelle = issue du paramétrage de la pièce pièce automatique (choisir un type
de non coché TVA/Débits)
 si génération en simulation = issue de la valeur paramètre TYPACC (Type pièce
simulation) du chapitre TC
 Journal
Valeur par défaut issue du paramétrage de la pièce auto PNH puis du paramétrage du type de pièce retenu
(avec proposition de son journal par défaut).
 Date extourne
Zone accessible ssi le traitement est exécuté en mode réel.
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 Simulation
Mise à jour de la zone [F:HAE]REFSIM ‘Référence simulation’ avec ‘AAR-SS’.
 Réel
Mise à jour de la zone [F:PNH]PSTFLG ‘Comptabilisée’ à Oui et de [F:PNH]PSTDAT pour permettre la re-
génération des AAR quand la date d’extourne de l’AAR PSTDAT est antérieure à la date de génération des
AAR.
9.1.3 Factures à émettre
 (Comptabilité/Traitements Fréquents / Facture à émettre)
 Traitement permettant de générer les écritures de factures à émettre au titre :

 des livraisons clients non comptabilisées (i.e. sans FAE), non facturées ou facturées partiellement,
 des livraisons clients comptabilisées non facturées dont la date d’extourne de la FAE associée est
inférieure à la date de nouvelle génération
Ne sont pas pris en compte les livraisons inter-sites, de sous-traitance et les livraisons de prêt dont la date de retour
n’est pas dépassée et les livraisons totalement retournées
 Les FAE tiennent compte des éléments de facturation portés par les commandes et les bons de
livraison

 l’écriture de FAE,
 son écriture d’extourne
 Se base sur la pièce automatique SDH

Deux pièces automatiques sont livrées :
 SDH, générant des FAE avec taxes et prise en compte des éléments de facturations =>
proposée par défaut pour comptabiliser les FAE
 SDH1, générant des FAE sans taxes mais avec prise en compte des éléments de facturation
 Le bon de livraison est considéré comme comptabilisé uniquement si la FAE est générée en réel.
 Ne pas transformer une pièce de FAE simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de livraison est perdu et
X3 ne sait pas que la FAE a déjà été générée en réel.
 Les livraisons sont regroupées sur l’écriture de FAE selon les mêmes règles de regroupement des livraisons sur
les factures sauf exceptions : (Mode facturation :défini sur la fiche CLIENT, onglet Commerciales, bloc
Facturation.)
 1 facture /BL ou Fac manuelle

=> une FAE est créée pour chaque livraison
 1 fac/commande soldée ou 1 fac/cde

=> une seule FAE est créée pour chaque commande quel que soit son état (soldée ou non)
 1 fac/client livré
=> une FAE est créée pour toutes les livraisons d’un même client livré
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 1 fac/période
=> une FAE est créée et regroupe les livraisons ayant les informations suivantes identiques :
 site de vente – client facturé – mode facturation – devise – type de prix – code affaire –
tiers payeur – régime de taxe – client groupe – condition paiement – 1ière ligne du nom
du client facturé – 1ière ligne de l’adresse de facturation – code postal de l’adresse de
facturation – ville de l’adresse de facturation – état de l’adresse de facturation
Et ce quelle que soit la périodicité de facturation du client. La périodicité appliquée est alors une FAE par période
comptable (i.e., pour une situation semestrielle, génération d’une pièce FAE représentant les livraisons de chacune
des périodes comptables antérieures à la date d’exécution du traitement)
 Livraisons jusqu’à : Se rapporte à la date de livraison ou à la date d’expédition suivant la valeur du

paramètre INVREFDAT
 Génération : Caractéristiques des écritures de FAE à générer
37/50
9.1.4 CCA et PCA
 (Comptabilité/Traitements périodiques/Génération CCA/PCA)
Généralités
 Notion de CCA/PCA repose sur le principe d’indépendance des exercices
A savoir : ‘il faut mettre en regard des produits les charges qui ont contribué à leur réalisation dans le but
d’analyser le résultat’
Or dans la pratique, la période couverte par une facture est souvent différente de l’exercice/période
comptable
Le cas échéant, cela nécessite de constater une CCA/PCA pour la période couverte par la facture mais non
comprise dans l’exercice ou la période de référence
Les CCA et PCA sont générées pour leur montant HT
 Constatation des CCA/PCA à la clôture de l’exercice, ou lors de tout arrêté comptable
 Montant CCA/PCA
Les pieds de facture achat et vente ne sont pris en compte que s’ils sont remontés à la ligne sur la facture
d’origine.
Mode opératoire
 En saisie d’en-tête de facture, nécessitée d’indiquer la période couverte par la prestation
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 Zone Période prestation : Celle-ci est présente dans les factures achats, ventes et tiers
 Exécution du traitement de génération des écritures de CCA/PCA
>Exécution du traitement
avec prise en compte des seules factures validées ayant une période de prestation définie
 Date de référence :
Date de référence par rapport à laquelle les dates début/fin de période de prestation sont comparées pour
définir s’il y a ou non CCA/PCA
 Type de pièce
Contrôle que le type de pièce n’est pas déclenchant pour la TVA (car reprise des codes taxes figurant sur les
lignes de factures prises en compte par le TRT)
Suivant le type de génération Réelle ou Simulation, alimentée par VCRTYPSVC ou TYPACC
 Caractéristiques des pièces générées

 Génération d’une pièce de CCA/PCA par société (sur le site principal de la société) et par devise
 Sur option, génération d’une pièce par tiers ou par facture
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Algorithme
 Définition
 DDP la date début de prestation (saisie dans la facture)
 DFP la date fin de prestation (saisie dans la facture)
 DR la date de référence (saisie dans l’écran de lancement)
 La comparaison de DR avec DDP/DFP donne :

 si DR > DFP, pas de prise en compte de la facture
 si DR < DDP, comptabilisation d’une CCA/PCA pour le montant HT de la facture
 si DDP < DR < DFP, comptabilisation d’une CCA/PCA pour le montant suivant :
[montant HT facture x nbre jours DR vs DFP] / (nbre jours DDP vs DFP+1)
 Formule
On rajoute un jour pour gérer le cas d’une période de prestation courte.
Par exemple, pour une prestation du 31/01 au 01/02, l’application de la formule donnerait [31/01]-
[01/02], soit un jour alors qu’il y a bien deux jours.
 Exemple PCA
Caractéristiques de la facture :
Date comptable facture 27/09/04

Montant HT 12.000 MAD HT
Date début prestation DDP 01/09/04
Date fin prestation DFP 31/08/05
Génération des écritures de PCA

Date référence DR 30/09/04
DFP-DR [31/08/05]-[30/09/04] = 335 jours
DFP-DDP+1 [31/08/05]-[01/09/04]+1= 365 jours
Soit [12.000x335]/365=11.013,70 MAD
Facture le 27/09/04
Compte Tiers Débit Crédit Taxe
3421 000 CLIENT 14.352
7* 12.000 MA001
445510 2.352 MA001
PCA Date comptable 30/09/04 Date référence 30/09/04

7* 11.013,70 MA001
487000 11.013,70
Extourne Date comptable 01/10/04

7* 11.013,70 MA001
487000 11.013,70
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9.1.5 Ecarts de conversion
 Fonction permettant de générer les écritures de régularisation constatant un risque potentiel ou réel de
gain/perte de change
 Risque lié à l’utilisation de devises de transaction différentes de la devise société
Deux types d’écart sont distingués :
 Ecart de conversion dit de type ‘Bilan’

Revalorisation des créances clients/dettes fournisseurs en devises qui ne sont pas lettrées ou lettrées
partiellement
 Montant de la revalorisation = écart entre le solde de la pièce ou du groupe de lettrage minuscule

valorisé en devise société au cours transaction et ce même solde valorisé en devise société au
cours indiqué
 Comptes mouvementés pour constater l’écart : comptes 4* d’où le type ‘Bilan’
 Parcours des seules créances/dettes passées sur des comptes collectifs paramétrés avec un type
d’écart ‘Bilan’ ([F:GAC]DIF=2)
 Parcours des écritures comptables (et pas des factures)
 Ecart de change dit de type ‘Résultat’

Revalorisation des comptes tenus en devise, comme les comptes de trésorerie par exemple
 Montant de la revalorisation = écart entre le solde du compte valorisé en devise société au cours
transaction et ce même solde valorisé en devise société au cours indiqué
 Comptes mouvementés : comptes 6*/7* d’où le type ‘Résultat’
 Parcours des seules lignes d’écriture passées sur des comptes normaux paramétrés avec un type
d’écart ‘Résultat’ ([F:GAC]DIF=3)
 Caractéristiques communes des écritures générées quel que soit le type d’écart :
 en générant, en mode réel, l’écriture d’extourne correspondante
 en se basant sur les valeurs paramètres CNV* pour déterminer les comptes et type de pièce à
imputer
 Compte
Lors du paramétrage du PCG, à noter qu’X3 contrôle que le compte ait une devise de tenue (donc zone Devise <>
de vide) si le type d’écart ‘Résultat’ est choisi.
 Interface
Pas de paramétrage de pièce automatique pour la transaction d’écart de change/conversion ; seuls les comptes et
type de pièce sont donc paramétrables.
 Particularités de génération :
 type ‘Bilan’
 regroupement dans une même pièce des écarts concernant un même compte collectif, un
même site financier
 pièce pouvant contenir différents tiers, une ligne tiers représentant alors l’ensemble des
écarts constatés sur ce tiers pour le ‘collectif pièce’, quelle que soit la devise concernée
par la revalorisation
 fonction à exécuter avec en borne de début la date début de chacune des sociétés
 possibilité de générer les écritures en les identifiant comme devant être extournées à une
date donnée
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(Utilisation du traitement COMPTABILITE/Traitements fréquents/Extournes)
 fichier trace indiquant le détail constitutif de chaque pièce
 type ‘Résultat’
 regroupement dans une même pièce des écarts concernant un même site quels que
soient les comptes objet de la revalorisation
 ne peut pas être exécuté en indiquant des bornes de dates à cheval sur plusieurs
exercices
 Bilan/Simulation
Mise à jour de la zone ‘Référence simulation’ avec ‘EC_BPRSAC_FCY’.
BPRSAC et FCY représentent le code du collectif et du site financier dont les lignes ont été parcourues et qui ont
donnée lieu à génération de la pièce d’écart.
 Bilan/Réel
Pas de lettrage entre créance/dette à l’origine de l’écriture d’écart et l’écriture d’écart.
 Résultat/Simulation
Mise à jour de la zone ‘Référence simulation’ avec ‘EC_FCY’.
FCY représente le code du site financier dont les écritures ont été parcourues et qui ont donnée lieu à génération de
la pièce d’écart.
 Résultat/Réel & Simulation

Ne pas renseigner les zones Tous collectifs / Collectif / Groupe collectif / Type de tiers pour que le traitement génère
les écritures d’écarts de résultat.
42/50
 Type d’écart : Critères de sélection des écritures à analyser pour générer les pièces d’écart de conversion
‘Bilan’ et ‘Résultat’
 Date cours : identification du cours servant de base de comparaison pour la revalorisation
REMARQUES
La tâche comptable doit être activée pour pouvoir lancer le traitement.
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9.2 Clôtures
9.2.1 Clôture de périodes

 Fonction de clôture de périodes accessible depuis la fonction de gestion des périodes, bouton Clôture
 Possibilité de clôturer plusieurs périodes en même temps
 La gestion des périodes analytiques et comptables est indépendante :

 période comptable non ouverte => période analytique non ouverte
 période comptable ouverte => période analytique ouverte
 période comptable fermée => période analytique fermée/ouverte
 Ce qui se traduit au niveau de la clôture de périodes par les possibilités suivantes :

 Clôture de période : comptabilité générale OUI + comptabilité analytique OUI
 Clôture de période : comptabilité générale OUI + comptabilité analytique NON
 Clôture de période : comptabilité générale fermée + comptabilité analytique OUI
 La clôture de la comptabilité générale précède donc toujours la clôture de la comptabilité analytique
 Impact au niveau de la fin d’exercice

 Possibilité de dissocier la clôture analytique de la clôture générale
Que peut-on faire si la comptabilité générale est clôturée mais pas la comptabilité analytique ?
 Si la comptabilité générale est clôturée sur P mais pas la comptabilité analytique :
 possibilité de saisir des OD analytiques sur P,
 possibilité de faire de la modification analytique (directe ou via fonction idoine) sur les
écritures de comptabilité générale de P,
 possibilité de modifier les libellés, date d’échéance, … des écritures générales,
Mais impossible de saisir une OD générale sur P
 Pour clôturer une période :

 la période précédente doit être clôturée à périmètre équivalent
(i.e. si on clôture la seule comptabilité générale de P, la comptabilité générale de P-1 doit être
clôturée, mais pas nécessairement la comptabilité analytique)
 la période suivante doit être ouverte
 la date dossier (datesyst) doit être supérieure à la date de fin de la période
 un certain nombre de pré-requis doivent être remplis :
 validation comptable de tous les éléments de la période
Factures (Ventes, Achats, Tiers) - règlements - lots d'écritures - abonnements
 génération des écritures de F.A.R. (suivant valeur paramètre FARCLOPER)
 aucune écriture de comptabilité générale ou analytique ne doit être en provisoire ou en
simulation
 simple message d’avertissement si le sens du solde d’un compte, sur la période
considérée, ne correspond pas à celui prévu dans sa fiche
 Édition préparatoire CLOPER (vérifications avant clôtures) permettant d’obtenir la liste des anomalies en cas de
clôture d’une ou plusieurs périodes
 Cas particulier : la clôture de la dernière période d’un exercice

 simple message d’avertissement
 contrôles supplémentaires :
 vérification de l’équilibre de la balance
 vérification de l’égalité de la balance et du grand-livre
 vérification de l’existence des comptes et sections imputés dans les lignes d’écritures,
 vérification de la génération des écritures de CCA/PCA (suivant valeur paramètre
SVCCLOPER)
 À noter l’existence d’un utilitaire de réouverture de périodes et de fermeture de périodes
Clôture conjointe ou séparée de la comptabilité générale et analytique
44/50
9.2.2 Fin d’exercice
 (Comptabilité/Traitements périodiques/Fin d’exercice)
Principe
 Traitement de fin d’exercice permettant de dissocier la fin d’exercice générale et la fin d’exercice analytique
 Se traduit donc par la fermeture complète ou partielle de l’exercice sans épuration et/ou archivage automatique
des données
Conservation des écritures non lettrées ou lettrées à cheval
45/50
 Possibilité d'édition/consultation avec ou sans les à-nouveaux
Comptabilité générale
 Génération comptable soit en deux étapes soit en trois étapes suivant la valeur du code activité FIY ‘Pièce de
clôture’ (ex KII)
 Si FIY est à non :
 premier jour du nouvel exercice, solde des comptes de bilan avec un compte d’attente en
contrepartie (pièce automatique FIYEN)
 premier jour du nouvel exercice, solde du compte d'attente sur le compte de résultat
(pièce automatique FIYRE)
 Si FIY est à oui :

 dernier jour de l’exercice, pièce de clôture soldant l’ensemble des comptes de la balance
(pièce automatique FIYCL)
 premier jour du nouvel exercice, solde des comptes de bilan avec un compte d’attente en
contrepartie (pièce automatique FIYEN)
 premier jour du nouvel exercice, solde du compte d'attente sur le compte de résultat
(pièce automatique FIYRE)
 Devise des écritures

 Écriture de clôture (FIYCL) et de balance d’ouverture (FIYEN)
 Cas des comptes sans devise de tenue :
=>Écriture en devise société
(avec prise en compte des soldes en devise société)
 Cas des comptes tenus dans une devise autre que la devise société et n’ayant pas un
cours fixe par rapport à la devise société
46/50
=>Ecriture en devise de tenue du compte
(avec prise en compte des soldes en devise compte/société/reporting)
 Écriture de résultat (FIYRE)
= >Écriture en devise société
 Balance d’ouverture : cas des comptes tenus en devise

Pour générer l’écriture de balance d’ouverture pour ces comptes, X3 a besoin de 3 soldes
- le solde du compte en devise de tenue,
- le solde du compte en devise société,
- le solde du compte en devise reporting
L’écriture de balance reprend donc ces différents soldes pour alimenter les montants AMTCUR / AMTLOC /
AMTRPT.
Il ne tient donc pas compte du cours de devise indiqué sur la pièce d’à-nouveaux (issu de l’évaluation ‘type de cours
écriture’ -issu du type de pièce- et date – comptable ou document selon le paramétrage du type de pièce-).
NB : le cours de la pièce de balance n’est donc pas recalculé à partir des montants AMTCUR/AMTLOC/AMTRPT.
Pour que l’à-nouveaux soit correct, il faut donc impérativement avoir exécuté la fonction de génération des écarts de
conversion de type ‘Résultat’.
Synthèse
Clôture - FIYCL Balance d’ouverture - FIYEN Résultat - FIYRE
Classe 1 X X Classe 1 X X Compte ANOUVO S

Classe 2 X X Classe 2 X X Compte de Résultat RT
Classe 3 X X Classe 3 X X
Classe 4 X Classe 4 X
Classe 5 X X Classe 5 X X
Classe 5 X X
Compte ANOUVO S
Classe 5 X X
SOLDE 0 SOLDE 0 SOLDE 0
FIYITA = Oui 1 pièce par compte 1 pièce par compte 1 pièce par compte
FIYITA = Non 1 pièce unique 1 pièce unique 1 pièce unique
FIYENDENT = Site 1 pièce par couple site/devise 1 pièce par couple site/devise 1 pièce par site
FIYENDENT = Société 1 pièce par devise 1 pièce par devise 1 pièce par société
9.2.3 Utilitaire de Réouverture d’exercice
47/50
 Rajout d’un utilitaire permettant la ré-ouverture d’un exercice clôturé
 Ce qui implique :
 Que les pièces aient été générées en provisoire (FIYCL/FIYEN/FIYRE) et ne soient pas
en attente de validation
 Que la tâche comptable doit être active
 De remettre à jour les compteurs des types de pièce clôture et à-nouveaux
 De relancer la reconstitution des à-nouveaux s’il est prévu qu’ils soient calculés en temps
réel (FRWGAC à Oui)
 Ce qui se traduit :
 Par la suppression des pièces de clôture (FIYCL), d’ouverture (FIYEN) et de résultat
(FIYRE)
 Par la mise à jour du statut de l’exercice de Fermé à Ouvert
48/50
10 Les états de la comptabilité générale
10.1 Les grands livres:
Toutes les éditions Grands livres ont les mêmes particularités de fonctionnement (écritures calculés…)
Avec un recadrage systématiquement sur les périodes comptables
 Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /Éditions Légales

 Les critères de sélection :
 Les reports à nouveaux avec détail ou non.

 Les cumuls antérieurs oui ou non
 La devise de « sélection » : si la devise d’impression est différente de la devise société ou reporting seules
les écritures dans cette devise seront restituées
 Type d’impression : Critère supplémentaire
 « 1 » =Devise /société : l’état resitue d’une part seulement les opérations saisies en devise d’impression
choisie, et d’autre part toutes les opérations correspondant aux critères choisis en devise société.
 « 2 » :=Devise/reporting : l’état resitue d’une part seulement les opérations saisies en devise d’impression
choisie, et d’autre part toute les opérations correspondant aux critères choisis en devise reporting.
 « 3 » : Société/reporting : l’état restitue toutes les opérations correspondant aux critères choisis en devise
société et en devise reporting, quelle que soit la devise d’impression choisie.
 Centralisables :
o Si le compte est centralisé, un montant global par journal et par mois figurera dans le grand livre.
o S’il ne l’est pas, le détail des écritures de ce compte apparaîtra dans le grand livre.
 Écritures lettrées et non lettrées :
o Oui : y compris les écritures non lettrées

o Non : Sans les écritures lettrées
o Cas particulier : si l’on choisit option « écritures non lettrées », on peut s’apercevoir que des écritures
lettrées apparaissent.
10.2 Les balances:

 Devise de lecture : Devise de balance dans le rappel des paramètres dans l’édition il s’agit de la devise qui
permet de sélectionner les écritures comptables.
 Devise d’impression : si on souhaite éditer l’état dans une devise particulière, on peut choisir une devise
différente de la devise de lecture ; l’utilisateur doit alors indiquer le cours de conversion à retenir.
 Cours de conversion : le taux de conversion à indiquer est de type : unité de devise de lecture = cours de
conversion de devise d’impression.
 Si la devise de lecture = devise d’impression : Le cours indiqué n’est pas pris en compte. Si la devise
d’impression est laissée à blanc, l’exécution alimente la devise d’impression par la devise de lecture avec
prise en compte du cours.
 Critère « balance d’ouverture » : lorsque ce critère est retenu, seules les écritures d’à nouveaux sont
restituées, le critère « pris en compte à nouveaux est sans effet » A utiliser dans la clôture de fin d’exercice
49/50
10.3 Les critères de sélection pour les états BALANCE AGEE
 Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /suivies des échéances

 Non échu : L’état donne pour chaque tiers la ventilation de son solde en « non échu » et par tanche
d’ancienneté des retards de paiement.
 Date de référence : on se base sur une date de référence (initialisée à la date du jour) : sert de base de
calcul du nombre de jours de retard.
 Intervalle : il est possible de déterminer des bornes de jours qui seront comparées par rapport à cette date
de référence (ex j+30)
 Possibilité de signer le montant
 Prise en compte des règlements non validés
 Prise en compte des pièces de simulation
10.4 Les journaux
 LISJOU : Liste des journaux

 JOUGEN : Journal général : cet état permet d’éditer les journaux généraux d’une à plusieurs sociétés
juridiques.
 JOUGRP : journaux Comptables : Cet état permet d’éditer les différents journaux triés par
journaux/mois/jours de comptabilisation
10.5 Divers :
 Menu : Impressions /Impressions groupe/Comptabilité/Compta générale
 CPTNMOUV : Comptes non mouvementés :

 CLOPER : Vérification avant clôture : cet état fournit la liste des opérations manuelles à
régulariser pour pouvoir clôturer une période comptable
 PIECES : impression des pièces
 LOTS : impression des lots
 PTCGRP : détail des groupes de lettrage
 Etc …
50/50

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Guide Comptabilité générale domaine « Finance » / Guide Utilisateur Compta Générale

Version Date Objet

Visas Responsable Date Visa

Rédaction Najah HAKKAL

Vérification Frederic VERNE

Approbation Frederic VERNE

GFI Frederic VERNE (f.verne@gfimaroc.com )

Guide Comptabilité générale domaine « Finance » / Guide Utilisateur Compta Générale

Fiche de suivi du document ___________________________________________________________2

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9 Clôture des périodes et des exercices _________________________________________32

10 Les états de la comptabilité générale _______________________________________49

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Cette fonction permet :

 De saisir (créer) des pièces comptables directement

2.1 Mode opératoire

La saisie de pièce permet de :

 saisir des pièces générales,

2.2 Fonctionnement de la saisie de pièces

Accès Menu : Comptabilité/pièces / saisie de pièces

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Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

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2.3.2 Onglet « En tête »

 Libellé par défaut

La valeur par défaut de cette zone est la date d'écriture.

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La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie.

Champ permettant de sélectionner différents types de cours : du jour, moyen, etc...

Date initialisée par la date système.

Deux valeurs sont possibles pour ce champ :

 "Non" : La pièce n'a pas à être extournée.

2.3.3 Onglet Ligne

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Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser.

Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :

Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de

Indiquez le code du tiers.

Rentrez un montant si la ligne d'écriture est un débit.

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Sur un journal de trésorerie, la contrepartie est générée automatiquement.

Par le menu contextuel, trois options sont proposées :

Saisissez un montant si l'écriture est un crédit.

Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture.

2.3.4 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Lien permettant un accès rapide à la consultation des comptes.

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Fonction permettant un accès rapide sur les échéances de la pièce en cours.

2.3.5 Barre de menu

Cette fonction offre un accès rapide à l'opération de règlement.

2.3.6 Boutons spécifiques

La suppression d'une pièce est soumise aux conditions suivantes :

 le module d'origine doit être le module comptabilité,

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 Accès Menu : comptabilité /consultation /Écritures

L'en-tête de cet écran permet de saisir :

 la société et le site concernés,

 la pièce comptable (pour tous les types de pièces),

3.1 Contenu du tableau

Cette date correspond à la date de la pièce comptable.

Ce champ indique le type de pièce utilisé pour la saisie de la pièce comptable.

Ce champ indique le numéro de la pièce comptable.

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