Rapport de La Gouvernance de L'information Numerique 2021

LE RAPPORT DE LA
GOUVERNANCE
DE L’INFORMATION
NUMÉRIQUE DANS
LES ORGANISATIONS
1
2021
Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag
10EME
RAPPORT
ANNUEL
©
SOMMAIRE
--
04 INTRODUCTION
07 AVANT PROPOS
09 LE BAROMÈTRE DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION NUMÉRIQUE
17 LES ATTENTES ET LES PROJETS
26 L’OUTILLAGE DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION
37 EN CONCLUSION
2 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

©
INTRODUCTION

©
INTRODUCTION
Serda Conseil et SerdaLab du Groupe SERDA / AR- toutes fonctions confondues, et d’analyser les axes
CHIMAG publient leur 10ème rapport sur la Gouver- majeurs d’évolution de la Gouvernance de l’Information
nance de l’Information Numérique. Merci encore numérique, ses défis, et a contrario ses niveaux de ré-
une fois à tous les répondants et lecteurs pour leur sistance. Ce baromètre annuel permet aussi de mettre
fidélité depuis 2011. en perspective les nouveaux challenges qui intègrent
La typologie de nos 300 répondants se répartit aussi le périmètre de la Gouvernance de l’Information (GI),
bien en termes de fonctions, de profils que de niveaux ainsi que les évolutions stratégiques, organisationnelles
de responsabilité ; cette année la part des managers / et technologiques.
décideurs est montée à hauteur de 45% pour 54% sur De par cette analyse annuelle et progressive depuis 10
les profils de collaborateurs, tous métiers confondus. ans, nous pouvons identifier également les nouvelles
tendances, voir émerger de nouveaux sujets suscep-
Cette enquête annuelle que nous menons depuis tibles d’intégrer le périmètre concerné par la Gouver-
maintenant 10 ans auprès d’organisations de tous nance (comme l’Intelligence artificielle, le RPA, …) ou en
horizons, nous permet de mesurer la progression du conforter d’autres comme la compliance, les data,....
digital dans le quotidien professionnel des répondants, En 10 ans, voici quelques unes des évolutions majeures
que nous partageons avec vous.
Les principales évolutions en 10 ans : 2011 - 2021
Couverture de la Gouvernance Maîtrise des risques documentaires

de l’information dans votre organisation
50%
20%
11% 28%
Oui
2011 2021 4%
Oui
2011 2014 2021
Ce qui pose le plus de problème

2020
2014
2015
2016
2019
2018
2012
2013
2017
2021
2011
La gestion des connaissances

La gestion courante des informations
Le volume croissant d’informations
L’archivage électronique
Le traitement des emails
La gestion électronique de documents
Le traitement des emails

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Accès en situation de mobilité (2015)
100%
72%
55% 60%
50%
39%
12% 15%
0%
2015 2016 2018 2019 2020 2021
Digital workplace (2019) Signature électronique: (2014)

27%
20%
11% 20% 17,5%
10% 14%
6%
2% 10%
0%
0% 0%
2011 2018 2019 2020 2021 0%
2011 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Les points majeurs en 2021
Plusieurs points majeurs se détachent dans les résul- ouvert les débats dès cette année-là pour que la gou-
tats de cette année : vernance porte en soi la nécessité de gérer les grands
enjeux de la planète : nous les avions qualifiés ainsi :
1. Les aspects de sécurité de l’information qui épuisement des ressources, pollution, changement
prédominent dans chacune des réponses à nos climatique,...
questions,
2. Des attentes de plus en plus fortes en termes de Nous avons la conviction en 2021 qu’il est temps
rationalisation de la gestion et des accès aux infor-
d’intégrer concrètement au débat sur le rôle de la
mations, documents et données, et
Gouvernance de l’information numérique, la part
de responsabilité environnementale et d’outils
3. Le positionnement central des data au cœur de
de mesure indispensables autour de l’empreinte
la Gouvernance de l’information numérique
carbone, qui est pour nous un enjeu majeur de la
(pour rappel en 2015, les data faisaient une entrée
Gouvernance d’une Information Numérique et
discrète dans le sujet).
Responsable.
Rappelons qu’en 2014, nous avions proposé la défi-
nition suivante en matière de Gouvernance de l’in-
formation en tant que : “stratégie et organisation en
matière d’information numérique, de documents et
de données, nécessaire au bon fonctionnement des
organismes et entreprises”. Et nous avions également

©
AVANT PROPOS

©
Avant propos
Depuis 2011, je participe aux enquêtes SERDA sur D’ailleurs je le vis actuellement avec l’intégration de
la gouvernance de l’information et chaque année mon activité au Data Office de Naval Group de-
je regarde avec attention les évolutions des incon- puis 2 ans. Mon activité au sein de mon entreprise
tournables, comme les modes de gouvernance, les suit d’une certaine façon l’évolution de la prise de
enjeux, les règles ou les outils, et la mise en pers- conscience (difficile) des décideurs puisqu’en 10 ans
pective de nouveaux sujets. mon périmètre a progressé de la responsabilité de
l’archivage Groupe à la gouvernance documentaire
Certains sujets de 2011 comme l’archivage, la signa- et archivage vers un poste de Data officer (en deve-
ture électronique ou tout sujet garantissant l’intégrité nir), avec en parallèle la mise en œuvre progressive
et l’authenticité, sont aujourd’hui en passe de deve- d’outils cohérents, interopérables et rationalisés
nir des fondamentaux grâce à l’accélération vers le comme la 1ère brique d’un SAE, une externalisation
« tout numérique » depuis quelques années. Ce qui de certaines archives, un ECM, …, dernièrement la
n’a pas changé depuis 10 ans, c’est l’augmentation signature électronique et en perspective un SAE et
exponentielle du volume d’informations conjuguée à une sécurisation de notre Patrimoine intellectuel.
l’éparpillement et la multiplicité des applications qui La route peut sembler sinueuse mais, avec persévé-
les hébergent. Applications qui, par contre, ont évo- rance, on peut arriver à bon port.
lué. La priorité actuelle est le collaboratif. Il favorise
le partage et à l’avantage d’accélérer la productivité Mais en définitive pas de schéma ni d’outil universel,
mais souvent au détriment d’une gestion rigoureuse. chaque organisation tant publique que privée est
unique par ses produits, son histoire, ses forces vives
C’est peut-être ce qui explique que le volet sé- et son patrimoine. A elle de définir sa stratégie en
curitaire prend de l’ampleur. Il est certes lié aux s’appuyant sur les analyses de SERDA, comme je l’ai
cyber-attaques qui se multiplient chaque année. fait !
Toutes les entreprises sont touchées et les consé-
quences peuvent être dramatiques en termes de Bon anniversaire SERDA ! Merci pour ces 10 ans sur la
productivité, de perte de données. La protection de gouvernance de l’information.
nos informations repose bien évidemment sur la sé-
curisation de nos systèmes d’information mais aussi
sur l’application des règles définies.
Dans les années à venir, les datas prendront une Delphine Mouchel
part prédominante sur les documents même si
aujourd’hui, beaucoup d’organisations sont en- Responsable de la Gouvernance
Documentaire et de l’@rchivage
core « document centric ». Ce sera, je crois, un
Au Data Office de Naval Group
formidable levier pour améliorer la GI et contribuer
grâce à une information fiable, intègre, sécurisée et
contextualisée au développement des organisations
par la valorisation de ses datas.

©
LE BAROMÈTRE
DE LA GOUVERNANCE
DE L’INFORMATION
NUMÉRIQUE

©
Le baromètre de la Gouvernance de
l’Information numérique
En 2021, 58 % des organisations ont mis en place une L’approche globale reste minoritaire et ne concerne
gouvernance de l’information numérique, des docu- qu’une organisation sur 5, mais qui a doublé en 10 ans
ments et des données ; elles se répartissent entre 19 (on est passé de 1 entreprise sur 10 à 2 sur 10), sauf
% de manière globale et 39% de manière partielle ; dans le cas du secteur industriel où cette approche
13 % ont un projet pour cette année ; ainsi le cap des est souvent le principal modèle retenu.
70 % des organisations outillées est en passe d’être
atteint ! A notre expérience, le choix d’une démarche partielle
est plus souvent le fruit d’une volonté de construire
La progression a donc continué en 2020, avec même par étape, de mesurer des résultats de manière plus
une augmentation de 5 points pour une démarche immédiate avant toute forme de déploiements plus
partielle, c’est-à-dire centrée en priorité sur certains massifs. C’est aussi une façon d’embarquer progres-
ensembles d’informations ou de données, ou cer- sivement les équipes et les métiers en s’appuyant sur
taines activités ou directions, comme le domaine des success story interne.
financier, le domaine Ressources humaines, ou le
domaine coeur de métier d’une organisation.
La gouvernance de l'information est la stratégie élaborée par une

organisation en matière de management de l'information.
Votre organisation a-t-elle mis en place une gouvernance de l'information ?
38,60%
Oui, de manière partielle
(certains documents ou certains
départements)
23,16%
Non, pas du tout
19,49%
Oui, de manière globale
12,50%
Non, mais un projet
est prévu pour 2021
6,25%
Non, mais un projet est prévu
pour 2022 - 2023
0% 10% 20% 30% 40%
En mesurant le rythme global de la progression depuis 10 ans, il faut tout de même admettre que c’est un rythme
“lent”, d’une moyenne de 1 point par an, mais c’est un rythme régulier.

©
Il existe toujours un écart entre les secteurs privé le volet de la sécurité, sujet qui apparaît comme plus
et public. Le secteur privé reste globalement stable récent dans d’autres secteurs.
avec 28 % de “oui de manière globale” notamment le
• Les secteurs comme le pharmaceutique ou le finan-
secteur industriel. En effet, l’industrie de manière gé-
cier, sont également au rendez vous d’une GI globale
nérale et particulièrement les domaines du BTP et de
pour 1 répondant sur 4, cela est sans doute à rappro-
l’énergie, sont clairement en avance sur une gouver-
cher également de leur sensibilité aux risques qu’ils
nance de l’information de manière globale :
cherchent à maitriser depuis longtemps, que ce soit
sous la forme de process, de protocole, d’audit, de
• 36%, soit au double de la moyenne des sec-
fonction dédiée, …
teurs : 19%,
• Ils mettent aussi l’accent depuis plusieurs années sur
Quant au secteur public, il connaît une réelle évolution s’explique par la grande hétérogénéité des collectivi-
depuis 3 ans, et passe à 20 % contre moins de 10 % tés (régions versus communautés d’agglomérations).
les années précédentes. A noter toutefois au sein
du secteur lui-même que les administrations sont Ainsi pour plus d’un répondant sur 2 (57 %), la GI
en avance sur les collectivités. Ainsi le secteur public numérique est un modèle de fonctionnement déjà
continue globalement de récupérer son retard, les en place, partiel ou global dans leur organisation,
collectivités territoriales restent en deçà, que ce soit mais il reste pour 42 % un modèle récemment installé
sur le choix de la démarche globale ou partielle, mais voire nouveau, car il a souvent moins de 2 ans. Il était
aussi sur le modèle retenu et le rythme de progres- souvent dans les années précédentes annoncé ou
sion. Il faut y voir un effet de taille et de moyens qui testé mais pas implanté avec les mêmes niveaux de
résultat.
Si oui, depuis combien de temps ?
42,33%
Moins de 2 ans
33,74%
Plus de 5 ans
23,93%
De 3 à 5 ans
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Année 2020 et crise sanitaire oblige, nous avons En ce qui concerne les collectivités, l’effet “COVID” a
souhaité mesurer l’impact supposé ou réel des accéléré légèrement des évolutions positives dans la
nouveaux modes de travail qui se sont développés pratique de la gestion des documents et des don-
l’année dernière et qui s’inscrivent dans la durée. Près nées.
de 60 % de nos répondants considèrent que la crise
sanitaire, les deux confinements et la généralisation Dans le secteur privé, le grand gagnant est le secteur
du télétravail ont eu un effet réel sur la mise en place de l’industrie qui était déjà en avance et qui a encore
de la GI, et 15 % considèrent même que cela fut un progressé dans le contexte de la crise sanitaire.
“déclencheur”. Dans les plus forts impacts, le secteur
privé est au-dessus de la moyenne ; le secteur public
reste en retrait notamment les administrations.

©
Les deux confinements COVID-19 et la généralisation du télétravail ont-ils accéléré la mise en place d’une
gouvernance de l’information dans votre organisation ?
44,49%
Oui, un peu
40,81%
Reste que pour 41%
Non, pas du tout
l’effet est nul !
23,93%
Oui, beaucoup
0% 10% 20% 30% 40% 50%
À la question portant sur les principaux enjeux atten- On peut y voir un nouveau cap qui est celui de la réa-
dus de la Gouvernance de l’information numérique, lité de l’équipement en GED, GEC, ou autre outillage….
“l’accès et le partage de l’information et des connais- avec la nécessité autour de l’équipement, de revoir les
sances » truste toujours la 1ère marche du podium, modes de travail, les pratiques, les circuits d’informa-
mais recule de 3 points, et passe de 85% à 82%. tion, les niveaux d’instruction, bref revisiter les proces-
sus de travail.
Ce qui est nouveau cette année est une deuxième
place ex aequo entre “la maîtrise des risques liée à Un point sur lequel nous souhaitons insister porte sur
la gestion des documents et des informations” (+ 3 l’enjeu de la “maîtrise des risques liés à la gestion des
points) et “définir les règles et les process en matière documents ou d’information” face aux risques de
documentaire”, c’est-à-dire la gestion des versions, perte, d’absence de traçabilité en cas de modification,
les workflows, … (+ 7 points). … qui est mis en avant par 1 répondant sur 2, et qui
connaît une croissance régulière de plus de 3 points
d’année en année depuis 3 ans.
Parmi les enjeux suivants, quels sont les trois plus importants, selon vous, dans une gouvernance documentaire ?
Organiser l'accès et le partage de

l'information et des connaissances 82,25%
Définir des règles et process

en matière documentaire 50,72%
Maîtriser les risques liés à lagestion de documents

50,36%
ou d'informations (perte, modification...)
Organiser la pérennité à long terme de certains

47,83%
documents et certaines informations
Valoriser les informations 28,26%
Passer au 100% numérique 13,77%
Maîtriser les coûts documentaires

10,14%
et liés au système d'information
Autre, précisez * : 1,81%
0% 25% 50% 75% 100%

©
Reculent notamment cette année les aspects de “valorisation des informations” qui perd 4 points, et le “passage
au 100 % numérique” avec - 3 points.
Quant à la “maîtrise des coûts documentaires et liés au système d’information”, la position de la réponse est
toujours en dernière place, à 10%, ce n’est donc toujours pas un enjeu.
D’un point de vue des priorités en matière d’accès à l’information vues par les utilisateurs, les répondants ont
une fois encore plébiscité l’efficacité au quotidien et positionnent “l’accès en situation de mobilité aux données
et informations” en priorité, qui plus est avec l’effet télétravail.
Selon vous, quelles seraient les priorités en matière d'accès à l'information par l'utilisateur ?
Classez les éléments ci-dessous de 1 à 5 (1 étant l'élément le plus prioritaire) :
53,67% Priorité 1
Offrir à l’utilisateur un point d’accès 23,94%
Priorité 2
9,65%
unique aux données de son organisation 22,75% Priorité 3
11,76%
Priorité 4
18,43% Priorité 5
Réduire le nombre des 22,75%
24,31%
applications existantes 24,51%
16,6%
12,02%
Permettre un accès en situation 31,01%
de mobilité aux informations 28,68%
8,11%
4,63%
11,46%
Une gestion plus fine des droits 17%
d’accès afin de renforcer la sécurité 30,43%
17,44%
10,85%
Limiter ou supprimer les volumes 7,87%

8,66%
papier aux postes de travail 8,27%
23,23%
51,97%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
En revanche, “Offrir à l’utilisateur un point d’accès En croisant les profils entre managers et collabora-
unique aux données de son organisation”, a perdu teurs, on note également une accentuation marquée
5 points en 2020. Cela reste toutefois la priorité n°1 côté manager sur les questions de sécurité et de droit
pour plus d’un utilisateur sur 3. “d’accès à un point unique” (+ 4 points) et d’“accès en
mobilité “ (+12 points). Pour les collaborateurs, la ré-
Selon les managers (pour rappel 45 % des répondants duction du nombre d’applications reste une demande
au total à notre enquête), on trouve logiquement à et arrive en deuxième position avec + 20 points. C’est
la 2ème place du classement le besoin “d’accès en la traduction d’une attente en termes de simplifica-
mobilité” qui gagne 12 points en 1 an ; on y voit évi- tion du poste de travail que nous avons vu apparaître
demment l’effet télétravail, management à distance, ... depuis 2 à 3 ans.
et sans doute aussi la traduction d’une réelle difficulté
rencontrée en 2020, à savoir le non accès à des ap- Enfin la réduction des volumes papier est visée par 1
plications métier à distance qui n’avaient pas néces- répondant sur 4, cela a baissé fortement - 6 points en
sairement été préparées à ce niveau et a généré de 1 an ; on peut donc dire que le support papier disparaît
nombreuses frustrations. progressivement du quotidien des équipes, et cette
disparition s’est sans doute accélérée du fait du travail
à distance.

©
Podium 1 : 92 % Podium 2 :
profil manager / décideur profil collaborateur 88 %
76 % 76 %
64 % 64 %
92 % Point d’accès unique 1 88 % Point d’accès unique 1
2 2
76% Accès en situation de mobilité 76% Réduire le nombre d’applications
3 3
64% Droits d’accès - sécurité 64% Accès en situation de mobilité
A la question qui porte sur les principaux freins en matière de gouvernance, nous trouvons toujours en 1ère place
“le manque de volonté des décideurs et managers” avec 61 % traduit le sentiment d’insuffisance dans la prise
en charge des nécessités de mieux structurer les accès et le partage des informations et des données. Cela se
traduit par un ressenti qui reste négatif vis-à-vis des décideurs et des managers, 61 %, soit + de 7 points d’aug-
mentation.
On peut imaginer que l’effet confinement a exaspéré les utilisateurs !
S'il n'y a pas de projet de Gouvernance de l'Information dans votre organisation,

quels sont, d'après vous, les principaux freins ?
Le manque de volonté des

61,06%
décideurs et managers
Le manque de connaissances
46,15%
sur les méthodologies
Le manque de conscience des dangers

encourus (perte d'informations vitales, 42,31%
données personnelles...)
Le budget nécessaire à la mise en place 37,98%

d'une gouvernance de l'information
Le manque de connaissances sur
31,25%
les obligations et normes
Autre, précisez * : 7,21%
0% 25% 50% 75% 100%
En deuxième place, et soumis à une légère baisse la A noter qu’en ce qui concerne la mention “autres”,
notion de “manque de connaissance des méthodo- beaucoup ont pointé le “manque de temps” ou “le
logies,” et le “manque de conscience des dangers manque de compétences” suffisamment identifiées
encourus”, toujours à la 3ème place et - 7 points ; a pour pouvoir proposer des réponses méthodolo-
contrario, le “manque de connaissance des obliga- giques et techniques adéquates.
tions” gagne 5 points sur l’année 2020. Globalement on peut parler de déficit en sponsoring
et en méthodologie qui reste fort cette année.

©
La question qui porte sur les principaux risques en La Gouvernance de l’information numérique intègre
matière de sécurité des informations numériques est de plus en plus fortement la dimension sécurité ; on
fortement d’actualité ; pas une journée sans qu’on le voit aux réponses apportées à la question sur les
soit informé d’une cyberattaque, d’une dégradation principaux risques en matière de sécurité des infor-
d’infrastructures, de perte de données, …. mations numériques.
Quels sont les principaux risques en matière de sécurité des informations numériques
dans votre organisation ? (5 réponses maximum)
Crimes technologiques
(cyberattaques, virus informatiques, ransomware, ..) 60,64%
Négligence humaine 51%

Recours au télétravail (accès à distance à des 44,18%
applicatifs, messageries non sécurisées, …)
Non mise en application des lois et règlements
en matière de gestion de données 44,18%
Défaillances informatiques internes 43,78%
Obsolescence des supports
(pérennité non maîtrisée) 40,96%
Détournement de données 22,89%

Défaillances informatiques
liés aux services Cloud 17,67%
Pas de datacenter de secours
(pas de redondance) 13,65%
Redémarrage ou remontage de sauvegarde trop
longue entraînant un ralentissement des activités 11,65%
Autre, précisez : 4,02%

0% 25% 50% 75% 100%
Les crimes technologiques - cyberattaques, virus Outre les crimes technologiques qui ont le plus
informatiques et autres ransomware - arrivent en 1ère augmenté, c’est la mention sur “l’obsolescence des
position, à 61 % soit + de 7 points en 1 an, largement supports” qui, ayant gagné 6 points, monte à la 4ème
en tête ; pour rappel, en 2020, le résultat les mettait place (41 %).
à égalité avec “les défaillances informatiques in- Quant au détournement de données (il est vrai que
ternes” qui ont reculé de 10 points. On peut y voir une l’effet “Wikileaks” est moins au cœur de l’actualité
confiance gagnée sur les systèmes d’information et cette année), il a reculé de 7 points, sans signifier pour
la maîtrise des usages. En revanche, l’actualité quoti- autant que ce ne soit plus un sujet pour les organisa-
dienne renvoie à la peur de crimes technologiques. tions.
En deuxième place, et pour 1 répondant sur 2, (51
%), la négligence humaine reste une cause réelle de
crainte par rapport à la sécurité de son système d’in-
formation, et ce résultat reste stable.
A la 3ème place, ex aequo à 44 %, fait irruption le

recours au “télétravail” à égalité avec la “non mise
en application des lois et règlements en matière de
gestion de données” et les “défaillances informatiques
internes” ; cela met dos à dos aussi bien des ques-
tions d’utilisateurs, de processus que d’applications
ou d’infrastructures … un peu tout ce qui compose un
système d’information !

©
Pour approfondir les questions de sécurité, nous avons voulu mesurer les effets négatifs concrets de ces risques
sur les organisations publiques ou privées de nos répondants.
Quels sont, selon vous, les effets négatifs concrets de ces risques dans votre organisation ?
(3 réponses maximum)
Perte de données et d’informations 75,1%

Atteinte la réputation de votre organisation (perte de confiance
de la part des salariés, agents, clients, fournisseurs, …) 54,22%
Ralentissement de la production 32,13%
Retards de réponse à client

31,33%
(livraison, clôture de dossier,...)
Indisponibilité temporaire du site
24,1%
web professionnel
Arrêt de la production pendant
16,87%
une période significative
Perte de chiffre d’affaires 10,84%
Autre, précisez :
2,41%
0% 25% 50% 75% 100%

La 1ère position est occupée par la “perte de don- On voit donc que plus l’information se généralise
nées et d ‘informations” et de très loin pour trois quart sous forme numérique, plus le nombre de risques
des répondants ( 75 %), suivie par “l’atteinte à la répu- augmente : cyberattaques, ransomware, défail-
tation de l’organisation - perte de confiance de la part lances humaines, obsolescence des supports,
des salariés, agents, clients ou fournisseurs, …( 54 %) sauvegardes non régulièrement testées, accès
soit pour plus d’un répondant sur 2. à distance du fait du télétravail sans connexion
Les effets sur le fonctionnement lui-même de l’orga- sécurisée. Nécessitant en cela plus que jamais une
nisation n’arrivent que dans un second temps : Gouvernance de l’information numérique.
“ralentissement de la production” et “retards de ré-
ponse aux clients -livraison, clôture de dossier,...” voire
la “perte de chiffre d’affaires”.

©
LES ATTENTES
ET LES PROJETS

©
Les attentes et les projets
Une des questions majeures de l’enquête concerne les problématiques identifiées comme les plus importantes
au sein de votre organisation.
Or cette année les résultats analysés modifient assez fortement le classement stabilisé jusque-là depuis les 3
dernières années, y compris en matière de scoring.
Parmi les problématiques de gestion de l'information suivantes, quelles sont les 5 plus importantes
dans votre organisation ?
Volume croissant d'informations et de documents internes à gérer 70,68%

Perte de temps liée à la recherche d'information 59,44%
Eparpillement des solutions de gestion de contenus 53,82%
Eparpillement des services gérant la politique documentaire 47,79%
Risques de perte ou de modification de documents 38,15%
Migration du papier vers l'électronique 35,74%
Volume croissant d'informations externes à traiter 35,34%
Exigences réglementaires et normatives de plus en plus fortes 28,11%
Prises de décisions devant être de plus en plus rapides 24,9%
Arrêt et/ou changement d’applications 18,88%
Un nombre d'utilisateurs de plus en plus important 12,85%
Les 2 premiers sont inchangés, « Le volume croissant 0%

Et les réponses 25% 50%sur la prise
à la question 75% de 100%
d’informations et de documents internes à gérer » conscience des managers du rôle positif qu’une
reste leader et loin devant (71 %) et la perte de temps Gouvernance de l’information numérique peut avoir
lié à la recherche d’information (59 %). La gouver- sur l’efficacité de l’organisation, apportent une dyna-
nance de l’information numérique implique de ratio- mique nouvelle qui permet d’être optimiste pour les
naliser voire de migrer vers des solutions uniques, prochaines années.
de décommissionner des fonctions documentaires
éparpillées dans les applications métier ; même les
réseaux sociaux internes n’échappent pas à cette
recherche de rationalisation. Vos dirigeants sont-ils conscients qu'une bonne
ou mauvaise gouvernance de l'information
Ainsi en 3ème place, trouve-t-on “l‘éparpillement des numérique peut avoir des implications sur
solutions de gestion de contenus” (+ 13 %), ce qui est l’efficacité de l’organisation ?
une progression forte en 1 an, de même que “l’éparpil- 44,02%
lement des services gérant la politique documentaire”
placée en 4ème position avec + 9 points ; comme si
le travail à distance et sans doute la perte de repères 29,49%
classiques de fonctionnement avaient accentué la
23,08%
difficulté d’accéder aux informations, et mis en évi-
dence certaines “incohérences” pour les utilisateurs
: plusieurs GED ou ECM en fonction des métiers,
pas toujours connectés, des interlocuteurs experts 3,42%
ou spécialistes pas toujours identifiés ou facilement
repérables …. bref un appel à une plus grande rationa- Oui, plutôt Non, Oui, tout Non, pas
lisation des moyens et des ressources. conscients plutôt pas à fait du tout
conscients conscients conscients
©
Ainsi, on note une montée réelle de la prise de conscience : si on additionne les “oui plutôt conscients (44 %) et
“tout-à-fait conscients” (23 %), cela permet un total de 67 %, soit + 4 points en 1 an ; c’est une jolie croissance
déjà amorcée en 2019, qui s’est accélérée en 2020, et prend une nouvelle dimension en 2021 ; très probable-
ment le confinement et le télétravail participent de ce résultat.
Il n’y a plus que 3 % qui se disent “pas du tout conscients”, et moins de 30 % “plutôt pas conscients”.
Une des questions majeures de notre enquête depuis plusieurs années porte sur le modèle d’organisation de la
Gouvernance de l’information adoptée dans les entreprises.
Quelle est l'organisation de la gouvernance de l'information dans votre entreprise ?
Une gouvernance mixte avec une politique documentaire commune

pour certains documents et des spécificités par direction 41,7%
Une direction centralisée, qui gère l'ensemble de la politique

28,25%
documentaire (ex : Direction de la transition numérique)
Une gouvernance décentralisée dans chaque direction 21,97%
Gouvernance hybride : gestion interne

12,56%
et externalisation de certaines missions
Externalisation de la gouvernance 0,45%

0% 10% 20% 30% 40% 50%
Ainsi, le choix du modèle d’une “gouvernance mixte pilotée sur le modèle centralisé qui gère l’ensemble de
pour une politique documentaire commune pour cer- la politique” et regroupée sous une entité unique type
tains documents et prenant en compte des spécifici- “Direction de la Transition numérique” (avec un recul
tés par direction” s’impose d’année en année, pour 42 de 4 points).
% des organisations, et continue même d’augmenter
(+ 7 points par rapport à 2019). Le modèle de décentralisation plus général dans les
Vient ensuite en deuxième position “une gouvernance organisations reste stable, et la question de son exter-
nalisation n’est pas à l’ordre du jour (- 1 %).
Quant à l’ambition de la Gouvernance de l’information numérique (question 12 Quels sont les champs couverts
par la GI ? et question à choix multiples), elle continue de croître.
Quels sont les champs couverts par la gouvernance de l'information dans votre organisation ?
Documents de travail / coeur de métier 69,78%

Papier / papier & électronique / autres supports
58,67%
(microformes, photos...)
Documents transverses : RH, achats, et donc courriers
57,33%
(documents de travail)
Ressources documentaires : normes, abonnements, veille... 44,44%
Données (techniques, personnelles) 43,56%
Archives à vocation probatoire (intermédiaires) 39,56%
Archives patrimoniales (définitives ou historiques) 39,11%

Référentiels techniques du système de management,
banque d'image, photothèque... 33,33%

© 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Le podium est toutefois inchangé : en 1er, on trouve importante progression en 1 an. Elle est passée de 30
les “documents / coeur de métier” d’une organisation, à 39 %.
en 2ème place, la volonté de couvrir tous les supports Enfin continue de progresser la question des data
de la GI “papier / papier & électronique, autres sup- “données personnelles, données techniques”, avec +
ports comme les photos, …” puis en 3ème les “docu- de 4 points passant ainsi de 40 à 44 %, et confirme
ments transverses liés aux fonctions supports : RH, bien le poids dorénavant à quasi égalité avec les do-
achats, …”. Avec + de 5 points sur la 1ere réponse et cuments des données. C’est une évolution majeure de
la 3ème, la Gouvernance de l’information numérique la GI, qui il y a encore quelques années restait limitée
confirme son périmètre global pour tous les docu- à un périmètre plus documentaire sur tous supports.
ments et données d’une organisation. Ainsi tous les traitements et toutes les problématiques
liées à la maîtrise des données s’installent pleinement
On note également que l’archivage à vocation pro- dans les questions de gouvernance, et la question des
batoire augmente sa position de 9 points, sans doute données personnelles ne faiblit pas, bien au contraire,
en lien avec la question de la sécurité et de l’intégrité d’autant que les sanctions ne sont pas rares.
des données et des documents, ce qui est la plus
La question suivante porte sur les 3 principales attentes en matière de gouvernance de l’information numérique
en priorité pour les répondants.
Quelles sont vos trois principales attentes en matière de gouvernance de l'information ?
Gagner en efficacité 68,91%

Rendre disponible la bonne information au bon collaborateur 58,4%
Gagner en traçabilité/sécurité des informations importantes 38,24%
Etre conforme aux normes, lois et règlements en vigueur 27,73%
Réduire les risques juridiques 22,27%
Gagner en qualité de relation-client / usager / citoyen 21,43%
Gagner en rapidité de décision 13,87%
Limiter les accès aux informations confidentielles 13,87%
Baisser les coûts (stockage, support SI...) 7,98%
Gagner en développement durable (en dématérialisant...) 6,72%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Les 3 premières places sont inchangées, et se par- Arrivent en 4ème et 5ème place, avec plus de 5
tagent entre les attentes de “gagner en efficacité” et points gagnés en 1 an, la recherche de “conformité
“rendre disponible la bonne information au bon col- aux normes, lois et règlements en vigueur”, et avec +
laborateur” ainsi que de “gagner en traçabilité et sé- 6 points “la réduction des risques juridiques”, confir-
curité pour les informations importantes”. Ce dernier mation des enjeux et problématiques que nous avons
item progresse quant à lui de 7 points (de 31 à 38 %). identifiés lors des questions précédentes.
C’est une sorte de triangle magique qui allie efficacité La recherche de “gain qualité dans la relation client” a
quotidienne et maîtrise ainsi que sécurité. baissé cette année.

©
A la question qui porte sur les 5 activités qui posent le plus de problèmes selon les répondants, il est visible que
certains sujets restent toujours aussi critiques et que d’autres renforcent leurs positions.
Parmi les activités suivantes, quelles sont les 5 qui posent le plus de problèmes en matière de gouvernance
de l'information ?
Le traitement des emails 54,05%

La gestion du cycle de vie des documents 45,95%
La gestion électronique de documents 45,05%
La disparité du parc de solutions 40,09%
Le partage et la collaboration sur les fichiers bureautiques 39,64%
La gestion des données à caractère personnel ou sensibles 39,19%
L’archivage électronique 37,39%
La gestion des archives papier (coûts, place...) 34,23%
La gestion des contenus de l’intranet et des réseaux sociaux d’entreprise 26,13%
La gestion des ressources de documentation 26,13%
La numérisation des flux (factures, courriers...) 18,92%
La numérisation des stocks (dossiers RH, dossiers clients existants...) 18,92%
La veille/L’intelligence économique 17,12%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ainsi est toujours leader, mais en léger recul, le sujet En 4ème place, et toujours pointé du doigt “la dispa-
du “traitement des emails” qui ne se solutionne pas rité du parc de solutions”, avec + 11 points en 1 an ;
d’année en année, passant de 52 à 54 % ; pour rappel cette progression fait écho aux demandes de ratio-
le nombre de mails envoyés par jour en France est de nalisation des accès et du nombre d’applications que
1,4 milliard, et même si on retire les mails personnels, nous avons identifié dans les questions précédentes
les indésirables, … cela reste toujours le 1er vecteur comme un des enjeux attendus de la Gouvernance de
d’informations dans les entreprises, bien loin devant l’information numérique.
les échanges visuels, téléphoniques, chats, et autres
réseaux. Bonne nouvelle : ce qui pose moins de problème “La
gestion des archives papier” qui continue de baisser
En seconde place et quasi ex aequo, se trouvent “la avec - 9 points en 1 an ; là aussi la position de cette ré-
gestion du cycle de vie des documents” (+ 2 points) ponse est révélatrice de la transformation du support
et la “gestion électronique de documents” (- 6 points), de travail qui s’est encore accéléré avec la période de
qui arrivent à hauteur de 45 % toutes les 2 ; mais la télétravail depuis 1 an.
GED semble moins poser de problème que les années
précédentes (recul de 6 points) ; on peut y voir là une En augmentation, en revanche, la “numérisation des
meilleure maîtrise du déploiement de solution, une stocks de dossiers papier - dossiers RH, dossiers
multiplication des connecteurs, et sans doute aussi clients, …” avec + 5 points, ce qui correspond effec-
une meilleure appropriation par les utilisateurs qui ont tivement à la multiplication actuelle de programmes
dû cette année, s’y adapter pour stocker leurs fichiers de dématérialisation conduits dans de nombreuses
et documents de travail. organisations tant publiques que privées, en confor-
mité quant à leur réalisation avec les normes comme
la “NF Z42-026” constituant un référentiel pour de la
copie fiable.

©
En revanche, ce qui pose le plus de problème se posi- personnel est considéré comme essentiel dans tout
tionne sur “la gestion des données à caractère per- programme de Gouvernance, avec même un gain de
sonnel ou sensible”, passée de 33 à 39 % soit 6 points 5 points en 1 an ; la progression depuis 2018 (année
de plus en 1 an, cela conforte la place que prend doré- d’entrée en application du RGPD) passe d’ailleurs de
navant la gestion des data au sein de la Gouvernance. 49 à 74 %, soit 25 points en 4 ans.
Et d’ailleurs, on est passé de 23 à 2% de répondants
A ce titre, la prise en compte du RGPD comme qui ne connaissent pas le référentiel. Mais pour 13
référentiel de la Gouvernance de l’information, est % des répondants, leur direction n’en a pas encore
prioritaire pour 74 % des répondants ; ainsi le Réfé- mesuré l’impact.
rentiel relatif à la Protection des Données à caractère
Les moyens mis en œuvre pour une bonne GI sont également mesurés.
Quels sont les moyens que votre organisation a mis en oeuvre pour
obtenir une bonne gouvernance de l'information ?
Formalisation des règles et procédures 45,54%

51,44%
Mise en place d’outils méthodologiques 39,91%
33,65%
Mise en place de solutions de gestion de 38,03%
contenus et de documents 31,25%
Mise en place d'une politique 28,17%
documentaire et de données 35,1%
Formation et sensibilisation des collaborateurs à la 26,76%
gouvernance de l'information 29,81%
Nomination de spécialistes en management de 23,47%
l’information qui animent cette gouvernance 25,96%
Mise en place d'un système d’information 23%
uniformisé et performant 28,85%
Rien de tout cela 18,31%
2021 Autre, précisez : 2,35%
2020 9,62%
0% 20% 40% 60%
Si on compare sur 2 années (2020 et 2021), la for- axes des projets qui priorisent le plus souvent l’outil-
malisation des règles recule au bénéfice de la mise lage technologique au quotidien : mettre en place un
en place de solutions méthodologiques et technolo- ECM, une GEC, une chaîne de capture, … de même
giques, révélateur sans doute de la démarche actuelle recule “la mise en place d’un système d’information
plus orientée vers l’équipement opérationnel en ges- uniformisé et performant” qui peut se traduire sous la
tion de l’information, des documents et des données. forme d’un seul applicatif transversal et donc lourd en
déploiement et en appropriation.
De même, le recul de la “politique de Gouvernance
documentaire et de données” (- 7 points) révèle les

©
L'accompagnement du changement vous semble :
58,99%
Reste à un niveau assez faible, à savoir 27 % et en
recul de 3 points, la formation et la sensibilisation des
collaborateurs : l’accompagnement au changement
reste le parent pauvre de la transformation digitale.
D’ailleurs, les répondants de la question 18 confirment

26,73%
ce point en alertant sur l’importance de ce même
accompagnement et expriment comme “nécessaire”
le fait d’être accompagné, qui passe de 57 à 59 %, la
12,9%
mention “critique” est elle aussi en croissance de 4
points passant de 23 à 27 %.
1,38%
Nécessaire Critique Utile Facultatif/secondaire Plus personne ne pense que

c’est facultatif ou secondaire.
Mais qui pilote ? C’est l’objet de d’une de nos questions, qui place d’une année sur l’autre la direction géné-
rale et la DSI ; l’importance du sponsoring reste intact, en revanche les 2 directions se disputent la 1ère place, à
quelques % près, autour de 20 % chacun.
Qui pilote la gouvernance de l'information ?
La Direction générale 21,32%
La Direction des systèmes d'information 18,78%
Un service de l'information-documentation 14,72%
Un groupe de travail transversal 11,17%
Un service "Gouvernance" 7,61%
Un service archives 5,58%

Le correspondant informatique et Libertés ou le
Délégué à la protection des données (DPO) 5,58%
Une personne dédiée (précisez ci-dessous à
quel service elle est rattachée) 4,57%
0% 5% 10% 15% 20% 25%
Le service Infodoc progresse dans le rôle à jouer avec Quant à la confirmation d’un service dédié à la Gou-
une progression de 5 points pour atteindre 15 % ; a vernance de l’information, il commence à apparaître,
contrario, la création sur mesure de groupe de travail et passe de 5 à 8 %. Les autres acteurs restent globa-
ad hoc recule de 5 points car peinant à faire preuve de lement sur le même niveau, voire en baisse comme “la
son efficacité. personne dédiée”.

©
Selon le secteur, il y a quelques spécificités : la prime fiées : “data office manager”, “data analytics”, “service
dans le secteur public est au DSI en tant que pilote à de data analytics”, “responsable de la gouvernance de
21 % en général mais qui monte jusqu’à 25 % unique- la donnée”, “DPO ou data protection officer”, DPD ou
ment pour les collectivités ; dans le privé, la direction délégué à la protection des données, et même “direc-
générale est à 26 %, les DSI n’étant positionné comme tion des données numériques”.
pilote qu’à 10 %. Également les fonctions de connaissance appa-
raissent comme des fonctions d’appui pour la Gou-
Par ailleurs, on voit apparaître dans les commentaires vernance de l’information : “Knowledge Manager”, “la
les fonctions propres aux “data”, ce qui est très nou- direction de la gestion des connaissances”, le “ma-
veau cette année et qui met en évidence les évolu- nagement des connaissances”, que l’on voit plutôt en
tions des champs couverts par la Gouvernance de progression par rapport aux années précédentes.
l’information. Ainsi les fonctions suivantes sont identi-
Alors rien de plus logique que de poser la question de savoir si la gestion des données entre ou pas dans le
champ de la Gouvernance : c’est oui, mais principalement de manière partielle, avec une progression de 40 %
en 2020 à 46 % cette année.
La gestion des données entre-t-elle dans le champ de la

Gouvernance de l'information au sein de votre organisation ?
46,23%
30,66%
14,15%
8,96%
Oui, de manière partielle Oui, c'est Non, pas Non, mais prévu
(certaines données inclus du tout en 2020 - 2021
comme celles issues de
certains applicatifs
métier, données à
caractère personnel,...)

©
En ce qui concerne les processus prioritaires, les répondants font preuve de grande stabilité en regard des
résultats de 2020 ; le seul cas qui progresse et passe de 55 à 65% tout en restant leader : ce sont les “processus
métier techniques ou administratifs”, en augmentation de 10 points.
Dans votre organisation, quels sont les processus prioritaires pour la gouvernance
des données et documents dématérialisés ?
Métiers (techniques ou administratifs) 64,59%

Finances - factures - marchés/achats 43,06%
Relation client / citoyen 34,93%
Relation salarié / collaborateur (dossier salarié, bulletin de paie...) 31,1%
Ressources Humaines 29,67%
Contrats 23,92%
Autre (veuillez préciser) 3,83%
Pour les autres processus, nous sommes devant une Cela laisse à penser que les organisations ont mis l’ac-
certaine stabilité concernant les processus financiers, cent en 2020 sur les processus métier pour répondre
ensuite les relations citoyen et client, puis RH, avec un à l’urgence des situations (cf les résultats de la ques-
variation entre 2 et 3 points seulement par rapport à tion 4 sur les enjeux).
l’an dernier.

©
L’OUTILLAGE

©
L’outillage
Une des questions nous permet de mesurer les Ainsi, en ce qui concerne les projets annoncés à savoir
avancées documentaires pour les organisations Pour “ce qui est engagé et prévu”, le résultat au niveau des
faciliter la lecture à cette question, nous avons re- fonctions place en pool position les “fonctions colla-
groupé “engagé” et “prévu” et partagé les résultats en boratives, d’élaboration et de partage des documents”
2 graphiques, le premier sur les fonctions, et le second et la “signature électronique” ; ces 2 grands projets
sur les règles. sont attendus par plus de 50 % des répondants ; à ce
titre, il faut noter la très forte progression des sujets de
signature électronique qui passent de 38 à 51 % en 1
an et sont au stade de l’engagement dès 2021 et non
plus en prévisionnel.
Des fonctions collaboratives d’élaboration

et de partage de document 37,78% 53,34% 8,89%
Des fonctions de
signature électronique 26,82% 51,39% 21,79%
Des fonctions de
parapheur électronique 16,85% 36,52% 46,63%
Audit - certification 14,94% 37,78% 37,78%
Automatisation de flux : relation usagers /

citoyens sous forme de chatbots, aide 37,78% 34,48% 50,57%
aux réponses pour les courriers & emails
Intelligence Artificielle (analyse
réponses, chatbots, langage naturel...) 4,55% 30,11% 65,34%
Réalisé
Engagé/Prévu
Pas prévu
Arrive ensuite un bloc composé de 3 fonctions au A noter l’augmentation (+ 3 points) des fonctions
stade “engagé / prévu” dont notamment le parapheur “d’automatisation de flux” et “d’intelligence artificielle”
électronique (passant de 32 à 37 %), ce qui constitue qui concerne surtout des projets engagés, plus que
une forte augmentation car nous rappelons que cette des projets prévisionnels positionnés sur les années
fonction concerne en priorité le secteur public. 2022-2023.

©
Au niveau des règles, tout ce qui participe de la protection des données (RGPD et autres), mais aussi des do-
cuments confidentiels ou des règles d’accès ont progressé respectivement de 7 points et de 4 points en ce qui
concerne les projets réalisés. La Gouvernance 2021 est fortement orientée vers la sécurité, la protection, depuis
la data jusqu’au système en passant par les règles, les fonctions, …
Des règles de nommage et

de validation de document 20,67% 53,07% 26,26%
Un plan de classement de l’ensemble

des activités de votre organisme 22,78% 42,22% 35,00%
Des durées de conservation applicables pour

les documents papier et électroniques 27,62% 54,69% 17,68%
Un plan d’archivage décrivant la conservation 25,70% 52,52% 21,79%

de documents (physiques et numériques)
Des règles de destruction de documents 30,56% 50,55% 18,89%
Des règles de purge des données dans

les applications et systèmes 9,04% 64,40% 26,55%
Des règles de protection des

documents confidentiels 37,85% 49,15% 12,99%
Des règles de protection des

données personnelles 39,11% 54,75% 6,15%
Des règles d’accès aux

documents et données 35,56% 53,88% 10,56%
Réalisé
Engagé/Prévu
Pas prévu
Au niveau des projets engagés / prévus, la 1ère place Concernant les avancées des solutions technolo-
est occupée par ce qui relève des règles de sécurité : giques (question 25), 4 groupes se dessinent en ce
qui concerne les solutions technologiques. C’est
• “des règles de purge de données”
pourquoi nous avons pris le parti de segmenter en
(+ 14 points)
4 graphiques les réponses permettant ainsi plus de
• de “protection des données personnelles” lisibilité du fait de la richesse des informations :
(+ 3 points)
• Les flux entrants
• et ensuite des “durées de conservation”
• Le collaboratif
(+ 4 points)
• La gestion
C’est une réponse qui porte la même orientation vers
une plus grande recherche en termes de sécurité • La conformité et l’archivage
des informations, mais aussi de mise en pratique des
obligations du RGPD qui viennent renforcer la néces-
sité de purger les systèmes pour éviter une trop forte
obésité des gisements de données et de documents.
Il faut sans doute y voir aussi le début de prise de

conscience sur le fait que les systèmes d’informa-
tion sont de plus en plus soumis à une infobésité et
nécessitent de détruire régulièrement les données
obsolètes.

©
En ce qui concerne tout ce qui relève des flux entrants La nette progression des projets de signature élec-
incluant les GEC, les chaînes de capture et de numé- tronique devenue incontournable pour mener à bien
risation, le RPA (Automatisation des processus) et la toutes les activités dans un contexte de crise sanitaire
signature électronique, on note une forte progression et de multiplication du télétravail.
des projets de signature (44,7 %). Près d’un répondant
sur 2 est concerné par la mise en place progressive
sans doute mais réelle de fonction de signature au
sein de leur organisation, et 29 % affirment que c’est
déjà en place. Ainsi pour 3 répondants sur 4, la signa-
ture électronique est une réalité ou en passe de le
devenir.
Les flux entrants Réalisé

Réalisé Engagé/Prévu
Pas prévu
Pas prévu GEC ou gestion électronique de courrier
(Maarch, Elise, BlueXML, WebGFC,…) 12,27% 36,81% 50,92%
et parapheur électronique
Numérisation et Capture / OCR, LAD, RAD

(Readsoft, Itesoft, Captiva, Kofax,…) 29,63% 27,77% 42,59%
Signature électronique ou parapheur

(CertEurope, Cryptolog, Yousign, DocuSign...) 28,82% 44,70% 26,47%
RPA - Automatisation des processus

informatiques / workflows (Kofax, Itesoft...) 9,55% 34,40% 56,05%
Côté GEC et RPA, on note aussi une assez forte progression des projets engagés, mais de manière plus pro-
gressive (+ 3 points).
Côté outillage pour répondre à des fonctions collaboratives, il reste encore beaucoup à faire et il n’y a pas de
progression majeure en 1 an.
Le collaboratif Réalisé
Engagé/Prévu
Pas prévu
Plateformes de veille
(Digimind, KB Crawl, AMI Software...) 15,95% 20,25% 63,80%
RSE (BlueKiwi, Jamespot,...) 8,33% 16,66% 75,00%
Portails (Drupal, Liferay,

Jahia, Exo Plateform,…) 22,78% 22,78% 54,43%
Digital Workplace (M-Files, Jalios...) 11,39% 21,52% 67,09%
A noter toutefois que dans les projets réalisés, on passe de 6 à 11,5 % pour le digital workplace, ce qui est repré-
sente le doublement de projets réalisés en 1 an.

©
Côté outillage de gestion, la “GED et gestion de contenu” continue d’occuper la place dominante et progresse
même de 2 points par rapport à 2020. Mais c’est davantage la GED collaborative qui progresse majoritairement
en 1 an (+ 4 points) : elle a doublé sa surface et représente aujourd’hui 3 réalisations sur 4 en cours ou finalisées.
Pour les autres domaines, “GED et Ressources Humaines” et “GED IA”, ils restent stables.
Réalisé
La gestion Engagé/Prévu
Pas prévu
GED et gestion de contenu (Alfresco,

Documentum, Nuxeo, Eversuite, SharePoint,…) 45,14% 37,72% 17,14%
GED collaborative (Sharepoint portal, 40,24% 34,31% 25,44%

Nuxeo, Alfresco, ARender)
GED Ressources
Humaines 21,52% 41,14% 37,34%
GED et IA 7,50% 35,01% 57,50%

(traitement de données)
Enfin le dernier graphique des réponses à cette question, regroupe tout ce qui relève de la conformité et de
l’archivage.
Outre la progression déjà évoquée de la signature électronique, il est intéressant de noter la progression de
l’archivage électronique (+12 points) qui rejoint la question de la sécurité (+ 6 points) sur l’archivage physique et
le records management (+ 7 points).
Conformité et archivage Réalisé

Engagé/Prévu
Pas prévu
Signature électronique ou parapheur

(CertEurope, Cryptolog, Yousign, DocuSign...) 28,82% 44,70% 26,47%
Coffre-fort numérique(Cecurity, Symantec

vault, Hitachi data systems,...) 15,24% 28,05% 56,71%
Records management
(Spark, Alfresco RM,…) 12,74% 24,20% 63,06%
Archivage physique
(Spark archives, Eversuite, Avenio,...) 38,04% 23,31% 38,65%
Archivage électronique /SAE (Eversuite,

Cimail, Locarchives, Spark archives,...) 26,95% 37,73% 35,33%
Si on regarde de plus près le sujet de la signature électronique qui a connu une des fortes croissances en
quelques années, et surtout sur l’année 2020, notons toutefois des nuances en termes d’usages.

©
Quels sont vos usages en termes de signature électronique ? (5 réponses maximum)
Marchés publics 28,49%
Contrats fournisseurs 23,66%
Nous n'utilisons pas la signature électronique 22,58%

Tous les documents nécessitant un 22,04%
engagement de notre organisation
Contrat clients 20,43%
Assemblée, conseil d’administration, etc 18,82%
RH 17,2%
Je ne sais pas 15,05%
8,06%
0% 10% 20% 30%
Sans surprise et du fait de la réglementation, la signa- Dans la catégorie “autres”, nous relevons la mention
ture électronique est en place pour le circuit des mar- des courriers internes et /ou électroniques qui a été
chés publics (28,5 % soit une croissance de 9 points mise en avant. Sont mis en avant également la signa-
en 1 an). Viennent ensuite les contrats fournisseurs ture des flux financiers.
pour 1 répondant sur 4 (+ 5 points) et les contrats
clients (+ 3 points), et 4 points pour la fonction RH ; il
est intéressant de noter que pour plus d’un répondant
sur 5 (22 %) l’usage est déployé à l’échelle de tous les
documents nécessitant un engagement.
Le sujet du “parapheur électronique” et plus particulièrement ses usages a fait l’objet d’une attention particulière...
L’usage de parapheur électronique est-il en place au sein de votre organisation ?

Ce n’est pas prévu 48,86%
Déjà en place pour des fonctions
spécifiques (marchés, direction générale, …) 22,16%
En cours de mise en place sur des
fonctions ciblées 14,77%
C’est prévu en 2021 10,8%

En cours de généralisation sur
toute l’organisation 3,41%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Corollaire de la signature électronique principalement Dans le secteur public, seulement 34 % ne se sent pas
dans le secteur public, le parapheur électronique encore concerné par le parapheur électronique contre
arrive en force dans les organisations. Il est en place 61 % dans le secteur privé. Il faut également prendre
essentiellement pour des fonctions spécifiques (22 en compte dans le secteur public le fait que les col-
%), et prévu ou en cours pour presque une organi- lectivités sont 4 fois plus équipées que les administra-
sation sur 3 (29 % regroupant “en cours de mise en tions.
place” + “c’est prévu pour 2021” + “en cours de géné-
ralisation”).

©
En termes d’avantages, le parapheur essentiellement perçu comme un outillage qui permet de sécuriser les
circuits de validation (74 %) et de raccourcir les délais de signatures par plusieurs personnes (73 %).
Quels sont selon vous les avantages d’un parapheur électronique ?

(3 réponses max)
74,19%
72,58%
59,68%
11,83%
4,3%
Meilleure Délai raccourci Opportunité Rapidité de la Autre

traçabilité pour faire de supprimer mise en place (veuillez
dans le circuits signer plusieurs les circuits préciser)
de validation personnes papier
La suppression du circuit papier est le 3eme avantage recherché (59,6 %).

©
Les résultats des 5 questions suivantes que nous Nous pouvons voir ainsi que la “limitation de la
avons introduites cette année portent autour des consommation et du stockage papier” est la 1ère me-
usages d’une Gouvernance de l’information qui prend sure prise pour 43 % (déjà en 2020) mais mesure qui
en compte également la dimension écologique. recule de 3 points ; en revanche, l’accompagnement
de la transition digitale passe de la 4ème à la 2ème
Ainsi nous avons interrogé sur l’existence de mesures position et gagne ainsi 5 points (30,5%) soit 1 répon-
déjà en place pour une dématérialisation plus écolo- dant sur 3.
gique dans les organisations.
Y a t-il dans votre organisation des mesures pour rendre la dématérialisation plus écologique ?
Oui, pour limiter la consommation et le stockage de papier 43,33%

Oui, pour accompagner la transition digitale 30,56%
Non, aucune mesure 30%
Oui, pour gagner de l'espace de stockage sur les serveurs,
applications métiers, boîtes au lettres etc. 26,67%
Oui, pour sensibiliser aux conséquences de la

consommation énergétique de la filière numérique 22,22%
La recherche de gain en espace de stockage reste Reste que pour un répondant sur 3, aucune mesure
stable, en 3ème place (26 % avec - 3 points) et les n’est prise dans leur organisation. Toutefois, cela
“mesures de sensibilisation des collaborateurs aux baisse de 6 points par rapport à 2020. et c’est cela la
conséquences de la consommation énergétique de la bonne nouvelle.
filière numérique” gagnent 5 points (22 %).
La question suivante interroge sur les éléments pour structurer une démarche de dématérialisation plus écolo-
gique ou responsable, les réponses portent en priorité sur une étape de sensibilisation (65 %), soit 2 répondants
sur 3.
Selon vous quels seraient les éléments qui pourraient structurer une démarche de
dématérialisation plus écologique ? (3 réponses maximum)
Communiquer sur les enjeux d’une
dématérialisation plus écologique 65,05%
Mettre en place des indicateurs de mesure 48,92%
d’empreinte carbone pour tous
Mesurer l’empreinte carbone du
système d’information de l’organisation 48,39%
Nommer un référent en matière de

dématérialisation responsable 42,47%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

©
Nous sommes au stade de la prise de conscience, et La seconde étape consiste à mettre en place des outils
ce dans une période où de nombreuses organisations opérationnels de mesure de l’empreinte carbone pour
présentent toujours la dématérialisation comme la tous au sein de son organisation (49 %), ou tout au
solution à la question du développement durable. moins du système d’information (48 %).
Or, on le sait, le poids des centres serveurs, des flux Enfin près d’un répondant sur 2 (42 %) estime que cela
de données, des mails, des vidéos que l’on regarde mérite la nomination d’un référent porteur de la déma-
via des plateformes, mais aussi le renouvellement térialisation responsable.
permanent des terminaux informatiques, des PC Nous notons que dans les commentaires, certains
portables, des téléphones mobiles sous le prétexte de pointent plutôt les aspects d’application de règles sou-
parc d’entreprise, participent fortement au réchauffe- vent déjà existantes, comme le fait de mettre en prio-
ment climatique ; il devient donc urgent d’adopter des rité la mise en conformité de l’archivage (par exemple,
pratiques de sobriété numérique. Le Sénat lui-même détruire les documents électroniques ayant dépassé
est porteur de cette démarche de réduction de l’em- leur seuil de prescription).
preinte environnementale du numérique (cf le projet
de loi adopté le 12 janvier 2021).
Nous avons voulu aller plus loin et interroger la portée du bilan carbone pouvant être conduit dans les organi-
sations. Seulement 10 % expriment le fait d’avoir déjà participé ou réalisé un bilan carbone, mais le plus souvent
limité en termes de périmètre, car n’incluant pas forcément les documents ni les espaces de stockage et corres-
pondent en général à un bilan carbone effectué par un fournisseur prestataire de service.
Vous avez effectué un bilan carbone de...
Aucun bilan carbone 80,7%

Vos flux électroniques entrants
(dépôt, portail, messagerie, etc.) 2,92%
Vos flux sortants
(éditique, dépôt poste, ...) 2,92%
Votre archivage papier 2,92%
Votre dépôt courriers
et numérisation 2,34%
Votre archivage électronique 1,75%
Vos GED 1,17%
et applications métiers

©
Le plus souvent, les bilans réalisés portent sur les Et il reste du chemin pour se fixer des objectifs d’em-
déplacements des collaborateurs, sur les bâtiments, preinte carbone : à 57 % la réponse est “non pas du
ou les sites immobiliers, ...rien ou pas grand chose tout”, et pour 32 % “oui mais je n’ai pas d’idée pré-
sur le périmètre de la Gouvernance de l’information cise”, soit presque 9 répondants sur 10 qui ne savent
numérique (- de 3 % sur chacun des items : “flux pas.
électroniques”, “flux sortants”, “archivage papier ou
électronique”, “dépôt de courriers et numérisation”,
“GED et applications métier’.
Si OUI, en général, vous êtes-vous fixé des objectifs de

réduction de votre empreinte carbone ?
56,80%
32,00%
6,40%
4,00%
0,80%
NON, pas OUI, mais je OUI, entre OUI, de plus OUI ,moins

du tout n'ai pas d'idée 10% et 30% de 30% de 10%
précise
Alors, si on voulait qualifier la Gouvernance de l’information numérique au vu de la question écologique, le choix

de nos répondants se porte sur la notion de “Responsable” (pour 47 %) loin devant “durable” (34 %).
C’est donc cet adjectif qui a été choisi en priorité, sans doute parle-t-il autant aux organisations, aux équipes,
aux systèmes, aux pratiques et usages, et il est à lui tout seul tout un programme.
Quel adjectif choisiriez vous pour qualifier la gouvernance de l’information

numérique, en rapport avec la volonté de prise en compte du respect de
l’environnement ? (2 réponses max)
47,31%
34,41%
28,49%
20,43% 20,43%
6,45%
Responsable Durable Accessible Econome en Contributrice de Autre

et éthique ressources réduction d’em- (veuillez
preinte carbone préciser)

©
En regardant les commentaires, nous identifions aussi Gageons que ce sujet va fortement évoluer dans les
des notions de “sobriété numérique”, “efficient”, mais mois ou années à venir, que ce soit de la part des
aussi certains qui opposent les notions de Gouver- clients dans une entreprise, des citoyens vis-à-vis
nance de l’information et respect de l’environnement. de leur collectivité, de l’administration qui devrait se
La Gouvernance de l’information a donc du chemin à montrer exemplaire, et enfin des collaborateurs eux-
faire pour démontrer qu’elle est non seulement “nu- mêmes.
mérique” mais aussi “responsable”.

©
CONCLUSION

©
Conclusion
Beaucoup d’organisations ont désormais un environ- Reste toutefois :

nement numérique pour réaliser la totalité de leurs
activités, pour autant l’évolution des pratiques et l’at- • Le nombre d’axes de travail possibles et parfois diffi-
teinte des bénéfices promis par cette transformation cilement complémentaires.
digitale restent au cœur des enjeux, et ce que nous • La difficulté à conduire le changement au niveau des
disent les résultats 2021. pratiques et des usages des collaborateurs associant
• Des sujets devenus essentiels notamment la sécu- acculturation / accompagnement / formation / cas
rité de l’information, qui doit permettre de renforcer d’usage, etc. montre des failles réelles dans la réalisa-
les règles d’accès, d’encadrer les profils d’usages & tion des projets, et les défis nouveaux comme associer
les transactions, et alerter sur le besoin de règles de une démarche éco-responsable à la Gouvernance de
cycle de vie pour les data collectées dans le cadre des l’information numérique.
traitement, qualifiées et mises en conformité et trop
souvent conservées sans cadre.
• Des programmes de Gouvernance de l’Information
numérique qui visent à contrôler l’ensemble des data
Caroline BUSCAL
collectées, ce qui va bien au-delà des périmètres de la
GI que l’on identifiait il y a encore quelques années. Consultante experte
A tel point que la fonction de pilote de la Gouver- Directrice Serda Conseil
nance s’oriente de plus en plus vers celle des data, et Groupe Serda-Archimag
prend le pas sur les volets plus documentaires.
• De la conformité qui s’applique à tous les niveaux y
compris au niveau visa et validation et qui se traduit
par le succès des équipements en signature électro-
nique.
Et enfin Une conviction qui se développe fortement,

celle de mettre en cohérence sa gouvernance de
l’information numérique avec des programmes de dé-
matérialisation responsable, de choix d’infrastructures
intégrant la sobriété numérique et surtout le besoin
de faire évoluer les usages des équipes, tous métiers
et toutes structures confondus, vers des pratiques
numériquement responsables.
C’est donc plutôt un tableau renouvelé qui laisse voir

le niveau de changement poursuivi dans tous les
secteurs d’activité, autant publics que privés, et qui
répondent aux attentes des utilisateurs.

©
Annexe - Le profil des répondants
Profils de nos répondants sur la base de 4 questions essentielles

• Taille organisation
• Le profil des répondants
• Part public / privé / ONG
• Secteur d’activité
Les autres questions ne sont pas prises en compte pour le rapport.
Taille de votre organisation: 31,82%

19,32%
16,48%
10,8%
8,52%
7,95%
5,11%
1000-5000 + de 5000 250-999 100-249 salariés 50-99 salariés 10-49 salariés - de 10 salariés
salariés salariés salariés
Vous occupez un poste de... Vous travaillez dans une organisation
56,00%
37,71%
45,14% 6,29%
54,86%
Décideur/manager Collaborateur Publique/ privée associative

Parapublique

©
Quel est le secteur d'activité de votre organisation ?
Quel est le secteur d'activité de votre organisation ?
6,21%
3,39%
1,13% 6,21% 21,47%
3,39%3,39%
1,13% 21,47%
4,52%
3,39% 21,47% Administration / Organisme pa
3,39%
15,25% Collectivités territoriales
4,52% 11,86% Education/enseignement / Rec
6,21%
16,38% Services
3,39% 6,78% Santé 21,47% Administrat
(Laboratoires pharmaceu
15,25% Collectivité
6,21% Industrie
6,21%6,78% 15,25% 11,86% Education/e
3,39% Médias/édition/culture / Comm
4,52% Banques/assurances/Finance
16,38% Services
3,39% BTP /Energie/environnement
6,78%
1,13% Distribution Santé (Labor
spécialisée/Grande
6,21% Industrie
3,39% Association/ONG
16,38% 6,21% Autre, 3,39%
précisez Médias/éditi
6,78% 11,86% 15,25%
4,52% Banques/ass
3,39% BTP /Energie
eur d'activité de votre organisation ? 1,13% Distribution s
3,39% Association/
16,38% 6,21% Autre, précis
6,21%
11,86%
21,47%
21,47% Administration / Organisme parapublic

15,25% Collectivités territoriales
11,86% Education/enseignement / Recherche
16,38% Services
6,78% Santé (Laboratoires pharmaceutiques / Hôpitaux / cliniques)
6,21% Industrie
3,39% Médias/édition/culture / Communication
15,25%
4,52% Banques/assurances/Finance
3,39% BTP /Energie/environnement
1,13% Distribution spécialisée/Grande distribution
3,39% Association/ONG
6,21% Autre, précisez
11,86%

©
Caroline BUSCAL
0660686316
caroline.buscal@serda.com
Pierre FUZEAU
06 63 74 92 50
pierre.fuzeau@serda.com
serda.com
archimag.com
formation-serda.com

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Rapport de La Gouvernance de L'information Numerique 2021

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Rapport de La Gouvernance de L'information Numerique 2021

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LE RAPPORT DE LA

09 LE BAROMÈTRE DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION NUMÉRIQUE

17 LES ATTENTES ET LES PROJETS

26 L’OUTILLAGE DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION

2 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

3 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Les principales évolutions en 10 ans : 2011 - 2021

Couverture de la Gouvernance Maîtrise des risques documentaires

2011 2014 2021

Ce qui pose le plus de problème

La gestion des connaissances

Le volume croissant d’informations

Le traitement des emails

La gestion électronique de documents

Le traitement des emails

4 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

2015 2016 2018 2019 2020 2021

Digital workplace (2019) Signature électronique: (2014)

Les points majeurs en 2021

5 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

6 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

7 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

8 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

La gouvernance de l'information est la stratégie élaborée par une

9 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Si oui, depuis combien de temps ?

0% 10% 20% 30% 40% 50%

10 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Organiser l'accès et le partage de

Définir des règles et process

Maîtriser les risques liés à lagestion de documents

Organiser la pérennité à long terme de certains

Valoriser les informations 28,26%

Passer au 100% numérique 13,77%

Maîtriser les coûts documentaires

Autre, précisez * : 1,81%

0% 25% 50% 75% 100%

11 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Limiter ou supprimer les volumes 7,87%

12 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

S'il n'y a pas de projet de Gouvernance de l'Information dans votre organisation,

Le manque de volonté des

Le manque de conscience des dangers

Le budget nécessaire à la mise en place 37,98%

Autre, précisez * : 7,21%

0% 25% 50% 75% 100%

13 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Négligence humaine 51%

Détournement de données 22,89%

Autre, précisez : 4,02%

A la 3ème place, ex aequo à 44 %, fait irruption le

14 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Perte de données et d’informations 75,1%

Ralentissement de la production 32,13%

Retards de réponse à client

Perte de chiffre d’affaires 10,84%

0% 25% 50% 75% 100%

15 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

16 Rapport Gouvernance 2021 - Serda-Archimag

Volume croissant d'informations et de documents internes à gérer 70,68%

Les 2 premiers sont inchangés, « Le volume croissant 0%

Quelle est l'organisation de la gouvernance de l'information dans votre entreprise ?