REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix – Travail – Patrie Peace – Work – Fatherland

------------------ --------------------
MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE MINISTRY OF PUBLIC HEALTH
------------------ ---------------------
SECRETARIAT GENERAL SECRETARIAT GENERAL
-------------------- ---------------------
DEPARTMENT OF DISEASE, EPIDEMICS AND
DIRECTION DE LA LUTTE CONTRE LA MALADIE, LES
PANDEMICS CONTROL
EPIDEMIES ET LES PANDEMIES
--------------------
----------------------
SUB-DEPARTEMENT F0R THE FIGHT AGAINST
SOUS-DIRECTION DE LA LUTTE CONTRE LE VIH/SIDA LES
HIV/AIDS, SEXUALLY TRANSMITTED INFECTIONS
INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES ET LA
AND TUBERCULOSIS
TUBERCULOSE
-------------------
----------------------
National Coordination Unit for Monitoring and
Unité de Coordination Nationale de Suivi et d’Exécution de
Execution of the Ministerial Directive on the
la Directive Ministérielle sur l’Elimination des User Fees
Elimination of User Fees
(UCNSEUF-VIH/SIDA)

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA MISE EN

ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

I. INFORMATIONS GÉNÉRALES

Région : _________________________________________________________________________
Nombre de district de Santé : _______________________________________________________
File active de la région : ____________________________________________________________
Date de supervision : ______________________________________________________________

Supervision : Période de la supervision : du ……/……/…………au ……/….../……… (Durée : ........jours)

Superviseurs Supervisés

Noms et prénoms/N° Tel Fonctions Signature Noms et prénoms/N° Tel Fonctions Signature

Tel : Tel :

Tel : Tel :

Tel : Tel :

Tel : Tel :

Tel : Tel :

Tel : Tel :

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

1/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 I. REVUE DE LA MISE EN ŒUVRE AU NIVEAU REGIONAL
Éléments de
N ÉLÉMENTS D’APPRÉCIATION OBSERVATIONS
réponse

I.1. COORDINATION

Organisez-vous des réunions de  Oui

1
coordinations sur les UF ?
 Non
 Hebdomadaires
 Mensuelle
1A Si oui, précisez la périodicité
 Trimestrielle
 Semestrielle
Existe-il un point focal UF au niveau de la  Oui
2
région Fond Régional ?
 Non
Combien de supervisions ont été
planifiées dans le cadre des activités
3
du Projet VIH User fees pour l’année
2021 ?

4 Combien d’elles ont été réalisées?

 Oui
Existe-il un comité de pilotage au niveau
5
régional ?  Non

5A Si oui, qui en fait partie ?

Tenez-vous des réunions de coordination

spécifique aux activités du Projet VIH User  Oui
6 Fees au niveau régional? (Vérifier la
disponibilité et l’archivage des fiches de  Non
présence et rapports de ces réunions)

Quels sont les parties prenantes qui

participent à cette réunion ?
7
Date de la dernière réunion de
coordination : ..../.…./………..
Combien de supervisions ont été
planifiées dans le cadre des activités
8
du Projet VIH User fees pour l’année
2021 ?

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

2/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
9 Combien d’elles ont été réalisées?

Quels sont les défis de coordination que vous rencontrez au niveau de la région?
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
10
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………
……………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………
……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………

Quelles est votre appréciation générale sur la coordination UF?

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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
11
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

Que suggérez- vous pour l’amélioration de la qualité de coordination UF?

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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
12
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.2. Régulation
Comment se passe la régulation des UF au niveau régional ?
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
13
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………
Quels sont les rôles et responsabilités de chaque intervenant au niveau régional (DRSP, FRPS, ACV, GTR,
OBC, FOSA) ?
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………

14 ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

3/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 Quels sont les OBC qui interviennent dans
15
la région ?

I.3. Communication et sensibilisation

Décrire les mécanismes de communications et sensibilisations autour des UF dans la région ?
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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
1
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

 Radio
 Télévision
 Affichage
Quels sont les canaux (moyens) de  Campagnes
2 sensibilisation/communication UF au sur le terrain
niveau de la région ?  Réseau
sociaux
 Autres

Quels sont vos cibles pendant la

3 sensibilisation/communication sur les
UF?

Le Manuel Opérationnel des  Oui

4 procédures et les handbooks UF sont-
ils distribués dans votre région ?  Non

Si oui, décrire les formats (électronique

ou copies dures) ainsi que les cibles de
5
distribution (DRSP, GTR, FRPS, ACV,
Districts, FOSAs, OBC, etc)

 Oui
Les outils de communication UF ont-ils
6
distribués dans votre région ?  Non

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

4/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 I.4. Circuit budgétaire

I.4.1. Mémoire de dépenses

Décrire le processus d’élaboration de votre mémoire de dépenses sur les UF :

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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
1
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

Quels sont les difficultés que vous rencontrez dans ce processus d’élaboration de mémoire des
dépenses sur les UF?

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2 ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.4.2. Compte emplois - ressources

Décrire le processus d’élaboration du compte emplois - ressources

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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
3
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

Quels sont les difficultés que vous rencontrez dans ce processus d’élaboration du compte
emplois-ressources?
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
4 ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.4.3. Facturation UF

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

5/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 Décrire le mécanisme de facturation UF dans votre région
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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
5 ……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………
……………

Quels sont les difficultés que vous rencontrez dans ce processus de facturation UF dans votre
région?
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6 ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.4.4. Remboursement des FOSA


T1 2020
Quel est l’état de remboursement des 
T4 2020
7
FOSA pour les UF dans votre région ? 
T3 2020

T4 2020

T1 2021
Quels sont les mécanismes de remboursements des FOSA pour les UF dans votre région?
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
8
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……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

 T1 2020
Quels sont les factures en attente de
 T4 2020
9 remboursement dans les FOSA ?  T3 2020
Production des justificatifs  T4 2020
 T1 2021
Décrire le processus relatif à la production des justificatifs dépenses UF dans votre région
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
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10
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SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

6/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 Connaissez-vous des justificatifs à
produire pour chaque type de
dépenses par nature (se référer au  Oui
11
récapitulatif des pièces comptables à  Non
fournir par nature et type des dépenses
en annexe de cette grille)
Quelles sont les difficultés rencontrées dans la production des justificatifs UF?
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……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
12
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.5. Suivi-évaluation UF

I.5.1. Vérification/ validation des données UF

Décrire le processus de vérification et validation des données UF:
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
1
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

 Oui
Effectuez-vous des réunions de
2
vérification/validation de données ?  Non
 Mensuelle
 Trimestrielle
2A Si oui, à quelle fréquence ?
 Semestrielle
 Annuelle
Effectuez-vous des contre vérification  Oui
3
au niveau des FOSA ?
 Non
Existe-t-il un suivi communautaire  Oui
4 (community-led-monitoring) des UF par
les OBC dans votre région ?
 Non
Si Oui, décrire comment se déroule ce
5 suivi communautaire des UF et par
qui ?

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

7/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 I.5.2. Saisie et collecte des données UF sur le portail PBF, open imis et template excel
Décrire le processus de remontée des données UF de la FOSA jusqu'à la région ?
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
6
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

 Portail PBF

7
Comment saisissez-vous les données  Open IMIS
UF au niveau de la région ?  Template Excel
 Autre à préciser
I.5.3. Transmission des données UF
Décrire le processus de transmission de données UF dans votre région
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
8
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.5.4. Analyse des données et production du rapport UF

Décrire le processus d’analyse des données et de production du rapport UF

……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
9
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.5.5. Transmission des données et des rapports UF au niveau central

 Mensuelle
Quelle est la fréquence de transmission  Trimestrielle
10 des données et des rapports UF au
niveau central?  Semestrielle
 Annuelle

I.5.6. Réception des données et des rapports UF des DS

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

8/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 Décrire le processus de réception des données et des rapports UF des DS au niveau régional
……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
11
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.5.7. Existence des doublons dans les remboursements des indicateurs UF avec d’autres
mécanismes de financement (par exemple PBF, Chèque Santé, Georgetown, etc.)
Existe-il des doublons dans le  Oui
12 remboursement de certains indicateurs
UF ?  Non

Si oui, lesquels ? avec les sources de

10A remboursements/financements corres
pondantes

Quelles sont les solutions proposées pour résoudre ce problème ?

……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………….
13
……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………
……………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………
……………….……………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………

I.6. Renforcement des capacités sur la mise en œuvre des UF

 Oui
Organisez-vous des sessions de
1
renforcement de capacités sur les UF ?  Non
 Oui
Pensez-vous être suffisamment outillés
2
dans la mise en œuvre des UF ?  Non
 Coordination
Quels sont vos besoins en  Communication
renforcement des capacités concernant et sensibilisation
3
les UF (coordination, circuit budgétaire,  Circuit
mise en œuvre, suivi-évaluation) ? budgétaire
 Mise en œuvre

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

9/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
  Suivi-évaluation

II. ANALYSE FFOM

a) Forces
1) ____________________________________________________________________________

2) ____________________________________________________________________________

3) ____________________________________________________________________________

4) ____________________________________________________________________________

5) ____________________________________________________________________________

6) ____________________________________________________________________________

b) Faiblesses
1) ____________________________________________________________________________

2) ____________________________________________________________________________

3) ____________________________________________________________________________

4) ____________________________________________________________________________

5) ____________________________________________________________________________

6) ____________________________________________________________________________

c) Difficultés rencontrées
1) ____________________________________________________________________________

2) ____________________________________________________________________________

3) ____________________________________________________________________________

4) ____________________________________________________________________________

5) ____________________________________________________________________________

6) ____________________________________________________________________________

d) Opportunités
1) ____________________________________________________________________________

2) ____________________________________________________________________________

3) ____________________________________________________________________________

4) ____________________________________________________________________________

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

10/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
5) ____________________________________________________________________________

6) ____________________________________________________________________________

e) Menaces
1) ____________________________________________________________________________

2) ____________________________________________________________________________

3) ____________________________________________________________________________

4) ____________________________________________________________________________

5) ____________________________________________________________________________

6) ____________________________________________________________________________

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

11/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
III. PLAN DE RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

DÉLAIS DE MISE
N° PROBLÈMES IDENTIFIES CAUSES ACTIONS À MENER RESPONSABLES CONCERNES
EN ŒUVRE

SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA

12/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
Responsable de la supervision : Responsable formation sanitaire :

Date de la supervision : ________________________

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13/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »

Juin 2021
 ANNEXE 1 : RÉCAPITULATIF DES PIÈCES A FOURNIR EN FONCTION DE LANATURE DE LA
DÉPENSE
Nature et type de la Dépense
Fournitures de bureau
Frais d'impression de documents
Carburant et lubrifiants
Autres frais de transport
Frais de poste et télécommunications
Frais d'abonnement à l'Internet
Honoraires versés
Autres charges diverses
Acquisitions du Matériel et mobilier de bu-
reau
Frais de mission et transport
Entretien du réseau et matériel informatique - Bon de commande enregistrée
Entretien des véhicules de liaison
Entretien des matériels informatiques
Motivation
Frais de stage et de formation
Justificatifs à produire pour chaque de dépense
- Proforma
- Bon de commande enregistrée
- Facture timbrée et liquidée
- Bon de livraison
- Procès-verbal de réception
- Copie moyen de paiement (Chèque/bon de
caisse/ordre de virement)
- Termes de référence de la mission
- Note de service instituant l'objet de la mission et
les concernés
- Ordre de mission
moyen de paiement (ordre de virement/bon de
caisse)
-Rapport de mission
- Proforma
- Facture timbrée et liquidée
- Attestation de service fait
- Bon de livraison
- Procès-verbal de réception
- Copie moyen de paiement (Chèque/bon de
caisse/ordre de virement)
- Documents justifiant la prise en charge / motiva-
tion du dit personnel
- État de paie des motivations
- Ordre de virement
- État des retenues/motivation
- Reçu de reversement des retenues des motivations
- Documents officiels organisant le stage/formation
mentionnant les montants y afférant
- Décharges des frais de stages/formation
SUPERVISION DU NIVEAU REGIONAL DANS LE CADRE DE LA
14/15 MISE EN ŒUVRE DU PROJET « VIH USER FEES »
Juin 2021

Frais de personnel temporaire
Péage routier
Autres taxes
Services bancaires consommés
Frais de colloques et de séminaires
Matériel informatique/achat ordinateur
15/15
- contrat de travail ou tout autre document attestant
l’engagement dudit personnel
- État de paie des frais temporaires
- Ordre de virement
- État des retenues/frais temporaires
- Reçu de reversement des retenues des frais tempo-
raires
Tickets péages
- État de déclaration des impôts
- Avis d'imposition
- Attestation de virement au trésor
Relevé bancaire/avis de débit frais bancaire
- Terme de référence réunion
- Note de service instituant l'objet de la réunion et
les concernés
- Proforma
- Bon de commande enregistrée
- Facture timbrée et liquidée
- Bon de livraison
- Procès-verbal de réception
- Copie moyen de paiement (Chèque/bon de
caisse/ordre de virement)
- Rapport d'atelier
- Proforma
- Bon de commande enregistrée
- Facture timbrée et liquidée
- Bon de livraison
- Procès-verbal de réception
- Certificat de garantie d’au moins 6 mois
- Copie moyen de paiement (Chèque/bon de
caisse/ordre de virement)
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Juin 2021