Définition de réunion prix de décision:

Piloter une réunion de décision, c'est avant tout assurer à l'équipe un cadre, une organisation et

des expertises utiles à la prise de décision. Cela passe par quatre grands facteurs à définir en

amont de la réunion, le TOPP :

Le Thème pour cadrer la prise de décision et les espaces de solutions.

L'Objectif qui indiquera les attentes en termes de résultats.

Le Plan qui donnera les grandes étapes du processus décisionnel.

Les Participants qui mettront en commun leurs expertises.

Pourquoi l'utiliser objectifs??

L'objectif:

Le TOPP permet, dans une réunion de décision, de se focaliser sur la gestion des idées :

il facilite les préparations individuelles ;

il procure des éléments factuels de recadrage ;

il assure un message clair et collaboratif ;

il valide les participants tout en renforçant leur motivation et leur implication.

Contexte:

En entreprise, la prise de décision collective demande souvent des expertises multiples qui

peuvent diverger dans leurs objectifs. Dans cette situation, le TOPP est un outil de préparation

et de pilotage utile à l'animateur pour assurer le bon déroulement de la réunion. Cadrage des

débats, définition des étapes et validation des apports : le TOPP permet de se concentrer sur la

gestion des idées et des participants durant la réunion.

Comment l'utiliser ?

En amont de la réunion de décision, l'animateur devra :

définir le thème en spécifiant la problématique à résoudre avec le plus de précision possible ;

délimiter les pouvoirs de l'équipe de décision pour poser le cadre décisionnel ;

fixer un objectif, des délais et des règles de bon fonctionnement en groupe ;

prédéfinir un plan en fonction des méthodes décisionnelles applicables ;

présélectionner les participants en adéquation avec les besoins d'expertises dans le processus

décisionnel ;

soumettre le TOPP à tous les participants et l'enrichir des retours.

Pendant la réunion, l'animateur veillera à ce que le TOPP soit suivi et recadrera si nécessaire. De

plus, il complétera le TOPP avec les informations produites pendant la réunion.

Après la réunion, le TOPP servira de base au compte rendu et au suivi des décisions.

Méthodologie et conseils

Bien définir le thème, c'est savoir exactement sur quoi la décision porte et permettre à tous les

participants de comprendre l'intérêt de leur présence active.

Fixer l'objectif, c'est valider ce que l'on demande aux participants. À ce stade, il faut savoir

travailler en toute transparence.

Prédéfinir un plan, c'est choisir des méthodes appropriées à la décision à prendre dans son

écosystème. C'est également identifier les outils utiles à la prise de décision et les organiser

dans le temps.

Chaque participant doit avoir un rôle majeur dans la prise de décision. Sélectionner les

participants, c'est s'assurer que toutes les compétences et expertises nécessaires à la prise de

décision seront présentes. Le choix des intervenants se fera sur leurs compétences techniques

et humaines en tenant compte de leur capacité à travailler en équipe.

Adresser le TOPP aux participants, c'est permettre à chacun de se l'approprier, de soumettre les

améliorations qui semblent utiles et de s'impliquer.

Le rôle de l'animateur
En tant qu'animateur ou animatrice, votre rôle est d'aider le groupe à échanger des points de vue

sur un sujet, à prendre une décision ou à résoudre un problème. Vos interventions visent à faire

avancer la discussion en direction des buts pour lesquels la réunion a été expressément

convoquée (et non de vos buts). Votre travail est en outre d'écouter, d'observer et d'utiliser votre

intuition afin de discerner les besoins et les désirs des différents participants. Pendant que le

groupe porte toute son attention sur la tâche à accomplir, l'animateur concentre ses efforts sur

le processus de la réunion, et sur les personnes composant le groupe.

L'objet de la réunion ne change rien à l'affaire. Il peut aussi bien s'agir d'une séance de remue-

méninges consacrée à la découverte de nouvelles méthodes de collecte de fonds, que d'une

réunion sur la conception d'un plan de projet. À condition de posséder les compétences et les

connaissances nécessaires, vous pouvez aider n'importe quel groupe à atteindre ses buts de

façon efficace et agréable.