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Guide pour

la mise
en œuvre
d’un ERP
Travailler avec
les mêmes données
et les mêmes outils
partagés
© Freepik

Chapitre 1

Un ERP : ERP, UN NOUVEAU NOM La démocratisation des usages


À LA MODE ? informatiques mène à la prolifé-
ration des sources d’information

pourquoi ?
Revenons en arrière pour numérique et à la multiplication
comprendre l’émergence des fichiers, lesquels se trouvent
des ERP et leur raison parfois dupliqués en divers points
d’être actuelle. des réseaux informatiques. Qui n’a
pas connu le problème de fichier
Dès le début des années 70, doublonné et / ou versionné entre
les grandes villes, qui disposent divers services consommateurs
d’importants volumes de données de la même information, telle
à traiter (données financières et que les données cadastrales parta-
comptables, données RH, données gées entre les services Urbanisme
de population, données des ser- et Foncier, État civil, Élections,
vices techniques, etc.) commencent Enfance, etc. ? Dans telle situa-
à s’équiper en informatique. Les tion, tous les services, mais aussi
premiers systèmes sont de lourds les Directions générales, peinent
ordinateurs centraux. à gérer les fichiers informatiques
et à évaluer la fiabilité de leurs
À la fin de la décennie et à données.
compter du début des années
80, les mini-ordinateurs, puis les Ce phénomène est encore am-
micro-ordinateurs, arrivent sur le plifié dans les années 90, avec
marché de l’informatique et se la mise en réseau des serveurs
démocratisent progressivement. et ordinateurs (réseaux internes
Des collectivités territoriales de et externes) ; par ailleurs, l’infor-
moindre taille s’outillent à leur tour ; matisation provoque parfois un
cette informatisation des acteurs appauvrissement de la com-
publics s’accompagne en parallèle munication interne du fait que
de l’évolution de systèmes plus l’information « est là, disponible »,
anciens tels que le télétraitement. et que sur la base de ce postulat, il

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ne s’avère « pas nécessaire » d’en mieux qu’un système informatique exploiter des applications de plus
informer ses collègues puisqu’ « ils homogène et sécurisé, cohérent et en plus riches, rapides et puis-
sauront où trouver l’information le fédérateur pour tous les métiers ? santes ?
jour où ils en auront besoin ». Si la Les éditeurs de logiciels, sys-
décennie a vu naître l’acronyme tèmes d’information et portails Chez les acteurs publics spécifi-
TIC pour Technologies de l’Infor- web métiers collaboratifs l’ont quement, l’évolution du métier de
mation et de la Communication, bien compris ; les plus pertinents gestion des Ressources Humaines
certains parlent de régression d’entre eux couvrent progressi- illustre de façon particulièrement
en matière de communication vement un nombre croissant de éloquente la corrélation entre
interne. Les Directions générales métiers des acteurs publics... croissance des usages informa-
restent cependant convaincues du sans jamais remettre en cause le tiques et création de nouveaux
bien-fondé des systèmes infor- principe de socle technologique besoins. Après le Service Paie
matiques et de la mise en réseau commun à tous les métiers. puis le Service du Personnel, nous
des serveurs et ordinateurs pour parlons aujourd’hui de Service des
faciliter l’unicité des données et Ressources Humaines ; un Service
leur gestion centralisée. L’INFORMATIQUE SE dont les compétences et respon-
TRANSFORME ET ÉVOLUE sabilités couvrent un périmètre
Dans les années 2000 et DE FAÇON CONTINUE autrement plus large que dans le
aujourd’hui encore, le Cloud passé ; une tendance accompa-
Computing et notamment le mode Elle s’ouvre aujourd’hui gnée par des textes réglementaires
SaaS pour les logiciels comme à tous les métiers, tous les de plus en plus pointus et exi-
les progiciels commencent à profils d’utilisateurs, tous les geants. De fait, les Directeurs et
convaincre, dans la continuité de supports de diffusion web. Gestionnaires des Ressources
la mise en réseau des ordinateurs ; humaines n’utilisent aujourd’hui
les architectures informatiques L’informatique contribue à plus un, ni même plusieurs, mo-
clients-serveurs sécurisées et automatiser les tâches répéti- dules spécifiques d’un ou plusieurs
connectées aux réseaux internes tives et / ou à faible valeur ajoutée progiciel(s) comme cela pouvait
comme externes facilitent l’acces- pour permettre aux équipes de se être le cas auparavant (Paie, puis
sibilité, la communication et les concentrer sur des missions plus Carrières, puis Absences, etc.).
échanges de données et de flux stratégiques et / ou à plus forte Ils utilisent aujourd’hui des SIRH
d’information au sein des, et valeur ajoutée. Elle permet de complets, structurés autour du
entre les, structures publiques et traiter des volumes de données dossier administratif de l’agent
privées. Les acteurs publics com- de plus en plus importants dans et interfacés avec leurs SI comp-
mencent également à demander des délais de plus en plus réduits tables et financiers, afin de pouvoir
des statistiques et indicateurs, et avec des algorithmes de plus en répondre aux demandes de plus
rapports et tableaux de bords, plus puissants. en plus nombreuses et diversi-
etc. pour améliorer la gestion et fiées - que ces demandes soient
la supervision de leurs métiers. L’informatique, aussi et surtout, issues des services internes, de
Ils demandent en outre des fonc- transforme profondément les l’Administration française, des
tions de Business Intelligence modes de travail et génère de partenaires publics et privés, etc.
avancées telles que les simula- nouveaux besoins et de nouvelles
tions budgétaires dans le domaine attentes au sein du grand public
des finances (taux d’impôts, dette, comme dans le monde profes-
financement des investissements, sionnel. L’adoption fulgurante et Dans un tel contexte,
etc.). Ils intègrent par ailleurs massive des smartphones, ces un socle technologique
massivement la cartographie web puissants concentrés d’informa- homogène, fondé sur un
interactive et le géo-décisionnel tique miniaturisée, en témoigne même référentiel pour tous
dans leurs métiers. Le Règlement largement. Qui imaginait un jour les métiers et fédérateur
Général pour la Protection des réclamer toujours plus de connec- pour tous les utilisateurs,
Données (RGPD) impose, enfin, tivité 3G ou 4G au creux de sa s’avère absolument
une politique de gestion sécurisée main, pour accéder aux réseaux indispensable.
des données. Dès lors, quoi de (Intranet, Extranet, Internet) et

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Chapitre 2

Un ERP : COMMENT Y PARVENIR ? in fine, décloisonner les métiers


pour les faire avancer plus vite
Les ERP, par leur philosophie ensemble.

de quoi - même, sont la réponse à cet


enjeu. Leurs spécifications tech-
niques et fonctionnelles sont
Cette approche ERP, loin d’être
un phénomène de mode, incite à

parle-t-on ?
nativement pensées pour atteindre questionner les approches clas-
cet objectif du « mieux travailler, siques (un métier = un outil métier
ensemble » - id est, travailler avec dédié, plusieurs métiers = plu-
les mêmes données et les mêmes sieurs outils métiers) et à étudier
outils partagés. les bienfaits d’un ERP pour toute
Nous comprenons, à la lumière l’organisation d’une structure
de ces évolutions, que l’infor- Les ERP favorisent une approche donnée.
matique doit rapprocher les fondée sur :
utilisateurs issus des diffé- un référentiel utilisateurs cen-
rents métiers et favoriser leur tralisé entre tous les métiers, DE LA MAUVAISE
collaboration, pour mieux servir un référentiel de données unique, INTERPRÉTATION COMMUNE
chaque métier et, plus globale- multi-métiers et partagé par tous DU CONCEPT D’ERP
ment, faciliter les missions de les utilisateurs,
service public des collectivités, avec une gestion fine et sécurisée ERP signifie Enterprise Resource
établissements publics, centres des droits pour chacun des utilisa- Planning. La traduction communé-
de gestion, etc. teurs, afin de : ment acceptée en langue française
favoriser la centralisation et est PGI, Progiciel de gestion inté-
l’unicité des données utilisateurs grée. Cette traduction en langue
et métiers, française ne semble cependant
penser les métiers comme des pas tout à fait satisfaisante, car
briques prêtes à assembler et non la démarche ERP dépasse large-
plus comme des silos, ment le cadre du progiciel. Afin
faciliter la mise en conformité de bien comprendre ce qu’est un
avec les exigences prescrites par ERP, commençons par préciser ce
le RGPD, qu’il n’est pas.

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Un ERP n’est pas l’addition de fédérer tous les utilisateurs et tous autres métiers ; tous les métiers
plusieurs logiciels et / ou progiciels les métiers autour d’un référentiel partagent un même socle tech-
édités par divers acteurs et dispo- de données unique et de briques nique, largement testé, consolidé
sant chacun de leurs référentiels techniques et fonctionnelles com- et éprouvé par tous types d’utili-
utilisateurs, de leurs bases de don- munes, fondées sur de mêmes sateurs qui ont des besoins aussi
nées, de leurs règles d’accessibilité technologies qui les aideront à nombreux que variés ;
et de sécurité, etc. et qui auraient mieux partager l’information, com- davantage sécurisé – le
été intégrés au fil des besoins au muniquer et collaborer entre eux ; déploiement d’un ERP s’accom-
sein d’un environnement informa- ouvert et interopérable – pagne d’une gestion centralisée
tique. Réduire le concept d’ERP à capable d’exploiter tous types du référentiel utilisateurs et de
l’agrégation d’outils logiciels, issus de données locales et distantes la mise en œuvre d’une politique
d’un ou plusieurs éditeurs, est une (fichiers, bases, web services) et de sécurité générale (applicable
erreur commune. Cette erreur est de s’interfacer avec tous types à tous les métiers) et déclinable
d’ailleurs alimentée par les édi- d’outils tiers (via des connecteurs, pour tous les utilisateurs (droits
teurs qui proposent des « boîtes » des intégrateurs, des API, etc.), en des utilisateurs ou groupes d’uti-
logicielles hermétiques et cloi- favorisant les formats standardi- lisateurs en fonction de leurs
sonnées les unes par rapport aux sés et / ou normalisés qui aideront profils) ;
autres tout en tentant d’ « attraper les utilisateurs à mieux communi-
le train » de l’ERP. structurant pour tous les
quer et collaborer avec l’extérieur ; métiers – la démarche ERP invite
Un ERP, au contraire, décloisonne multi-profils et multi-utili- à penser bénéfices partagés pour
les métiers et favorise l’intero- sateurs – accessible de façon tout une structure donnée, au-delà
pérabilité entre les métiers, en différenciée et sécurisée selon des besoins de chaque métier,
proposant de mutualiser un les profils et droits de chaque avec un effet bonifiant pour cha-
ensemble de modules techno- utilisateur, via tous types de sup- cun des métiers intégrés et pour
logiques et fonctionnels et de ports web (Portails web Intranet, les modes de travail associés ;
services transverses (ex. Business Extranet, Internet), mobiles (appli-
davantage pérenne – l’intégra-
Intelligence, Cartographie) entre cations mobiles dédiées) et web
tion de nouveaux métiers s’effectue
tous les métiers. Dès lors, les mé- mobiles, en modes connecté
naturellement, progressivement et
tiers ne sont plus pensés comme et, au besoin, déconnecté, pour
sans jamais remettre en cause les
des silos qu’il faudrait arriver à tous types de profils utilisateurs
investissements passés et les outils
faire communiquer entre eux pour (collaborateurs, partenaires, four-
informatiques existants ; l’éditeur
répondre aux besoins opération- nisseurs, grand public).
de l’ERP est par ailleurs beaucoup
nels, mais bien comme des modes plus impliqué dans la réussite
d’accès différents à des données globale du projet et dans l’évolu-
et fonctionnalités métiers parta- QUELLES GARANTIES tivité de l’ERP quand il s’agit par
gées entre tous les métiers. TROUVER AVEC exemple d’ajouter un métier ou de
UNE APPROCHE ERP ? prendre un virage technologique,
du fait qu’il s’engage à lui seul
QU’EST-CE QU’UN ERP, Un ERP qui répond à tous ces cri- sur la satisfaction durable de ses
DONC ? tères permet de bâtir un ensemble clients dans l’ensemble de leurs
logiciel métier : métiers - a contrario d’un éditeur
Un ERP est un socle technologique : plus fiable – chaque métier qui ne fournirait qu’un seul outil
cohérent et homogène – édité est intégré de façon à pouvoir informatique parmi de multiples
par un seul acteur et capable de nativement communiquer avec les autres chez une même structure.

Un ERP cimente les métiers entre eux pour les rendre plus efficaces, plus riches et plus forts
ensemble. Il mutualise les outils et ses divers composants au service de tous les métiers d’une
structure. Il garantit l’intégration des métiers, la cohérence de l’information et la traçabilité des
données et flux de données. Les Directions générales et Directions informatiques l’ont bien compris ;
les Directions métiers également. Elles challengent les éditeurs de logiciels pour les faire passer
d’une logique de « boites/silos métiers » à une vision « socle/plateforme métiers ».

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Chapitre 3

Un ERP :
Le déploiement d’un ERP, ou éviter. Pour cela, s’imposer rigueur
intégration de tous les métiers et exigence, en veillant aux points
et processus opérationnels pratiques qui suivent, semble être

comment ?
dans un socle technologique un excellent gage de succès pour
et fonctionnel unique, évolutif votre projet.
et communicant avec l’exté-
rieur, peut rapidement s’avérer
complexe. Quand l’intention CONSTRUISEZ
de fédérer des utilisateurs aux VOTRE SCHÉMA DIRECTEUR
intérêts communs tourne au
scénario d’échec : au-delà des Un schéma directeur qui est
spécifications techniques et pensé sur plusieurs années et qui
fonctionnelles de votre projet, anticipe les besoins d’évolution
les points de vigilance pratiques du système d’information facilite
qui suivent doivent faire partie la mise en œuvre d’un ERP. Un
intégrante de votre réflexion bon schéma directeur prend par
pour vous permettre d’assurer ailleurs en compte, au-delà des
le succès de votre projet ERP. besoins métiers, les évolutions
technologiques et les nouveaux
Fédérer et non diviser. Quand un modes de travail associés, en
projet informatique structurant veillant tout particulièrement à
échoue, ses utilisateurs cibles réa- favoriser les technologies web
gissent invariablement de la même et/ou standardisées, l’interopéra-
façon. Au mieux, les troupes se dis- bilité (interfaces et connecteurs
persent en rangs déçus, silencieux avec, entre autres, les outils d’État)
et compatissants, au mieux elles et la déclinaison multi-supports
se divisent en clans qui défendent (Intranets, Extranets, Portails Agents
plus ou moins bruyamment des in- et Citoyens, etc.). Ce schéma direc-
térêts contraires ou isolés. Il s’agit teur sera le garde-fou lors de la
du scénario cauchemar que tout rédaction du cahier des charges
un chacun souhaite naturellement ERP et tout au long du projet.

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TESTEZ VOTRE CAHIER DÉFINISSEZ DES OBJECTIFS parfaitement sécurisé. Un projet
DES CHARGES ERP ATTEIGNABLES ERP qui multiplie les prestataires,
lesquels seront les premiers à se
Un cahier des charges ERP doit être S’il vous faut bien penser appro- « lancer mutuellement la balle » en
soumis aux Directeurs métiers tout che globale et non pas silos cas de difficulté ou de manque-
autant qu’à la Direction générale métiers, n’imaginez pas pour au- ment, risque fort d’échouer ou, a
pour être valable, id est, repré- tant pouvoir intégrer d’un seul minima, de passer à côté d’une
sentatif de la couverture métier coup l’intégralité de vos métiers partie de ses objectifs.
et fonctionnelle attendue par tous dans votre ERP. Phasez votre
les utilisateurs cibles. Un cahier projet et accordez-vous avec
des charges non soumis aux uti- votre fournisseur pour adopter CHOISISSEZ
lisateurs cibles qui sont les plus une démarche « fast win », avec LE BON HÉBERGEUR
proches des métiers manquera livraisons et comités de pilotage POUR VOS DONNÉES
assurément son objectif. intermédiaires fondés sur un Plan
d’Assurance Qualité éprouvé. De Si vous optez pour le mode
même, planifiez un déploiement SaaS, mobilisez votre/nommez
IDENTIFIEZ progressif et une formation en un DPO qui s’assurera que vos
LES BONS ACTEURS plusieurs temps de vos utilisa- données sont hébergées dans
DE VOTRE PROJET ERP teurs. En d’autres termes, évitez un environnement Cloud sou-
l’approche « big bang » qui n’est verain totalement sécurisé et
Un Directeur de projet ERP qui aucunement recommandable que les circuits (flux, workflows)
maintient le cap (qualité, coûts, dans de tels projets d’ampleur. qu’empruntent vos données et
délais) tout en étant capable documents associés bénéficient
d’intégrer agilement les sug- des mêmes garanties de sécu-
gestions ou demandes internes CHOISISSEZ rité. Votre hébergeur Cloud doit
complémentaires en cours de LE BON ÉDITEUR D’ERP pouvoir vous apporter la preuve
projet, est un bon Directeur de POUR VOTRE PROJET de la sécurisation de votre ERP et
projet. Les interlocuteurs projet des données qu’il contient ; il doit
qui partagent une même convic- Tout éditeur de logiciels ou de également pouvoir vous proposer
tion et de mêmes ambitions avec gammes logicielles n’est pas édi- des engagements contractuels.
leurs homologues chez l’éditeur, teur d’ERP. Un éditeur d’ERP est
et qui suivent le projet de bout en capable à lui seul de vous four-
bout, sont de bons interlocuteurs nir des réponses techniques et
projet. Les gestionnaires de projet fonctionnelles à vos besoins tout Le choix de votre ERP
qui maîtrisent parfaitement leurs au long de la chaîne de valeur de n’est pas qu’affaire
métiers et qui connaissent pré- chacun de vos métiers, depuis de technologies
cisément le périmètre du cahier l’audit technique et fonctionnel et fonctionnalités.
des charges et les objectifs opé- chez vous jusqu’à, si c’est votre Choisir votre ERP,
rationnels du projet sont de bons souhait, l’hébergement Cloud de c’est choisir les outils
testeurs du projet. votre ERP dans un datacenter ET les hommes
qui l’ont conçu
– des hommes qui partagent

Le choix de votre ERP


les mêmes orientations
technologiques
que vos utilisateurs,

n’est pas qu’affaire les mêmes critères qualité


que vous et les mêmes

de technologies objectifs métiers


que vos collaborateurs,
avec des exigences
et fonctionnalités. de pérennité partagées.

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ANNEXE
Sécurisation
de l’ERP
Concernant spécifiquement l’ERP, la sécurité doit être prise
en compte tant au niveau du logiciel en lui-même qu’au
niveau de son hébergement Cloud.
Au niveau logiciel, au-delà de la nécessité d’avoir été développé de
manière fiable et d’avoir un code sûr, différentes fonctionnalités peuvent
permettre de diminuer les risques d’incidents de sécurité. En suivant la
chronologie d’utilisation de l’ERP, avant même d’envisager les procédés
d’authentification à mettre en œuvre, il convient de vérifier la façon selon
laquelle le logiciel prend en charge la gestion des utilisateurs autorisés
à y accéder. L’ERP doit pouvoir proposer des fonctionnalités permettant
de gérer et mettre à jour aisément la liste des utilisateurs autorisés.
Pour cela, il est par exemple recommandé de recourir à des ERP aptes
à se connecter aux annuaires internes de la structure afin que la mise à
jour de ces derniers, par exemple en cas de départ d’un collaborateur,
entraine également la mise à jour de la liste des utilisateurs de l’ERP et,
le cas échéant, la suppression des anciens utilisateurs. Cette gestion des
utilisateurs est un élément primordial dans la sécurisation des ERP. À
titre d’information, l’autorité de régulation portugaise chargée de veiller
au respect de la règlementation relative à la protection des données a
prononcé une amende d’un montant de 400 000 euros à l’encontre d’un
hôpital qui n’avait notamment pas géré correctement les mises à jour des
listes des utilisateurs de ses systèmes.

La cybersécurité,
un enjeu de plus
en plus prépondérant.

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Après la tenue à jour des utilisateurs de l’ERP vient l’encadrement des
modalités de connexion à l’ERP. Là encore, les procédés de connexion
peuvent être gérés de manière centralisée au niveau de la structure par
le biais de ses annuaires internes ; l’ERP doit alors pouvoir s’y connecter.
Dans le cas d’une gestion décentralisée des procédés d’authentification,
l’ERP doit alors être en mesure de proposer lui-même des procédés
d’authentification conformes aux objectifs de sécurité déterminés par
la structure. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
(CNIL) a à ce titre publié un référentiel d’exigences relatives aux modalités
d’authentification 1. Ce référentiel insiste sur la complexité des mots de
passe à utiliser, et notamment sur le nombre minimal de caractères dans
les mots de passe, de même que le nombre minimal de types de carac-
tères à employer, la périodicité de renouvellement des mots de passe,
la possibilité de suspendre un compte après X tentatives de connexion
infructueuse, l’utilisation d’un second facteur d’authentification, etc. L’ERP
doit permettre de prendre en compte ces éléments de définition d’une
politique d’authentification tout en protégeant les mots de passe des
utilisateurs, en recourant par exemple au chiffrement.

Après la connexion au logiciel vient son utilisation. Celle-ci doit être


encadrée par une politique de gestion des habilitations au sein de l’ERP.
Ainsi, un collaborateur n’ayant pas besoin de consulter telle ressource
ou tel document ne doit techniquement pouvoir y accéder. Au surplus,
l’utilisation autorisée du logiciel doit également pouvoir être contrôlée,
en effectuant par exemple des revues des journaux du logiciel afin d’être
en mesure d’identifier toute action suspecte ou évènement anormal au
sein de l’ERP. Des fonctionnalités de journalisation peuvent à cet effet être
déployées au sein de l’application, ces fonctionnalités n’ayant évidemment
de réel d’intérêt que si le recours à des comptes d’utilisateurs génériques
a été proscrit, ou à tout le moins réduit au strict minimum.

1. Délibération n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d’une recommandation relative aux mots
de passe.
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En dehors du périmètre applicatif, des mesures de sécurité
adaptées doivent également encadrer l’hébergement de
l’ERP. Il convient ainsi de veiller à la sécurité physique des
serveurs sur lesquels est installé l’ERP, de même qu’à leur
sécurité logique.
Au niveau physique, les lieux de stockage des serveurs doivent être
protégés et doivent permettre le fonctionnement des serveurs dans des
conditions optimales. Seul le personnel habilité doit donc pouvoir y accéder.
L’ERP étant par définition voué à permettre la gestion des fonctions d’entre-
prise et des processus métiers des structures, le risque d’indisponibilité
des serveurs doit être réduit au minimum. Il est ainsi important de veiller à
la redondance des infrastructures nécessaires à l’exploitation de l’ERP, tant
s’agissant des serveurs concernés que de leur alimentation électrique, leur
connexion au réseau et même leur climatisation. Afin d’améliorer encore
la résilience de l’ERP, un système de plan de reprise ou de continuité
d’activité (PRA ou PCA) sur un site distant en cas d’incident s’avère une
solution adéquate. Avant même de recourir à de tels procédés, la mise en
œuvre de sauvegardes régulières de l’ERP et de ses données permet de
garantir une certaine intégrité de l’information qui y est stockés. Pour en
revenir aux attaques des cryptolockers énoncés précédemment, nombre
de leurs victimes auraient pu diminuer les préjudices en conservant des
sauvegardes externalisées de leurs données et applicatifs.

Au niveau logique, l’utilisation d’un pare-feu et d’un antivirus fiables est


une condition sine qua none à la sécurisation du serveur sur lequel sera
déployé l’ERP, la mutualisation de ces solutions de sécurité et / ou leur
externalisation pouvant permettre d’en diminuer les coûts et, ainsi, de
recourir à des solutions plus sûres.

Les mesures de sécurité précédentes


ne sont que des exemples de ce qui pourrait être attendu
d’un ERP et de son hébergement Cloud.
De nombreuses autres garanties de sécurisation
peuvent également être déployées, telles que le chiffrement
des données, la supervision constante des serveurs,
l’acquisition de solutions de surveillance des logs,
le doublement des sauvegardes, etc.,
sans oublier la nomination d’un DPO
et le choix d’un hébergeur Cloud souverain.
Les certifications telles que l’ISO 2700 2
fournissent de bons points de repère
pour la mise en œuvre d’un système de management
de la sécurité approprié et conforme
à l’état de l’art.

2. ISO / IEC 27001 : 2013 – Technologies de l’information – Techniques de sécurité – Systèmes de management


de la sécurité de l’information.

LES INTERCO. DE DEMAIN [ Guide pour la mise en œuvre d’un ERP ] 11


Graphisme : Martine Follut - Crédit photo couverture : © Shutterstock - Juin 2019

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