L'administration

numérique
Sommaire :

1_ Introduction
2_Définition de l'administration numérique
3_Les enjeux de l'administration numérique
4_Les avantages d’utilisation numérique
5_Conclusion

 Introduction

Le terme d’administration électronique (« e-

government » en anglais) est apparu vers la fin des années
quatre-vingt-dix avec l’essor d’internet. Il est souvent compris
dans un sens limité correspondant à la mise en place de
téléservices sur internet, ramenant ainsi l’administration
électronique à une question de pure informatique,
fondamentalement technique.

L’administration électronique touche en fait aux systèmes

d’informations, c’est-à-dire aux modalités d’échanges et de
conservation d’informations de toute nature entre plusieurs
entités. Les systèmes d’information existent donc de toute
éternité et pour tous les types d’activité humaine, mais ils
étaient abordés de façon parcellaire en utilisant d’autres
termes : organisation, logistique, processus ou procédures.
Dans le prolongement du taylorisme et du fordisme, qui
avaient déjà réfléchi aux processus de production,
l’avènement du numérique, à travers l’informatique, a rendu
nécessaire le travail d’analyse fin des interrelations entre
acteurs d’un système pour dégager les traitements
automatisables. La prise de conscience de l’importance
éminemment stratégique des systèmes d’information n’a
cessé de croître au fur et à mesure de l’amélioration des outils
techniques, de l’abaissement de leurs coûts de possession et
de l’extension de la numérisation des données aux sons puis
aux images.

Cette évolution n’est pas terminée, mais les technologies

de l’information et de la communication (TIC) disponibles
aujourd’hui offrent une palette d’outils suffisamment mature,
peu coûteux et applicables largement (sons, données, images)
pour permettre de repenser les systèmes d’information
existant en des termes radicalement nouveaux. Les grandes
entreprises du secteur privé ont engagé depuis une dizaine
d’années le processus de refonte de leurs systèmes
d’information, et c’est maintenant au tour des administrations
de procéder à cette révolution
 Définition :
L’administration électronique peut être définie comme « l’utilisation des
techniques de l’information et de la communication (TIC), et en particulier
d’Internet, dans le but d’améliorer la gestion des affaires publiques » .
Vecteur d'amélioration de la relation administration/citoyen, l’administration
électronique permet de proposer une offre plus performante de services aux
usagers et d’accroître la transparence administrative. Elle est aussi au cœur de la
problématique de modernisation de l’Etat, car elle est un outil d’amélioration de
ses procédures et de son fonctionnement interne (décloisonnement, agilité),
ainsi que d’optimisation de ses coûts. L’administration électronique, enfin, pose
un certain nombre de questions juridiques complexes et son développement
n’est pas spécifique à la sphère française, ni ne se réduit au périmètre de l’Etat.
Ses enjeux tant territoriaux qu’européens, notamment, sont importants.
Les premiers services télématiques voient le jour à la fin des années 1980 grâce
au Minitel et les administrations participent au développement d’Internet dès la
seconde moitié des années 1990. Mais ce n’est qu’à partir de 1997 que
l’administration électronique émerge progressivement en tant que politique
publique à part entière et que s’élabore une stratégie globale, nourrie par
plusieurs rapports et qui se concrétisera dans un ensemble de programmes :
Programme d’action gouvernemental pour la société de l’information (PAGSI) en
1998, Projet ADELE (Administration électronique) pour la période 2004-2007.
Plus récemment, l’administration électronique est devenue un axe central de la
politique de réforme de l’Etat, que ce soit avec la Révision générale des politiques
publiques (RGPP), ou avec la Modernisation de l’action publique (MAP).
En matière de services aux usagers, on peut distinguer deux grandes étapes
dans l’utilisation des TIC: la première consiste à mettre des informations à
disposition des citoyens afin de simplifier leurs démarches administratives ; la
seconde, qui va plus loin, permet aux usagers de réaliser directement leurs
démarches en ligne. On parle alors de téléservices. Se posent néanmoins, dans
le développement de ces services numériques, la question de leur accessibilité
(couverture Internet des zones rurales, déploiement du haut et du très haut
débit, publics en situation de fragilité : personnes précaires, âgées,
handicapées), ainsi que des contraintes juridiques fortes en matière de
protection des données personnelles et des libertés individuelles. Ces enjeux
juridiques prennent une acuité particulière depuis que le droit européen (et le
droit français à sa suite) a consacré un principe de réutilisation des données
publiques et que l’Open data, qui apparaît comme emblématique d’une
troisième étape – le passage d’une logique de mise à disposition de services
publics à une logique de participation, voire de co-création où l’usager devient
pleinement partie prenante, grâce, notamment, aux technologies du Web 2.0 -
est une priorité de la politique de transition numérique.
Enfin, le développement de l’administration électronique s’inscrit dans une
perspective de maîtrise des dépenses publiques (une procédure électronique
ayant un coût de traitement estimé cent fois plus faible que celui d’une
procédure papier) et peut favoriser l’émergence d’un nouveau mode de
management
(moins autoritaire, plus horizontal), alors que la « politique de la donnée » doit
générer une meilleure circulation et valorisation de l’information propice au
décloisonnement des administrations et à l’amélioration de leur fonctionnement.
Mais cette transformation implique une adaptation des agents et des processus
et nécessite des investissements financiers préalables (accessibilité et
ergonomie des outils, interopérabilité des systèmes d’information,
harmonisation du traitement des données, respect de leur sécurité et de leur
confidentialité) avant de devenir source d’économies.

 L’environnement extérieur des

Communes

L’informatique de la collectivité, ou son appellation

plus récente d’administration numérique, subit des
contraintes fortes, que nous pouvons regrouper en 7
catégories :
 Tout d’abord, il faut tenir compte des contraintes
intrinsèques à l’informatique : pannes, investissement
non pérenne, organisation non efficiente, pertes de
temps pour les utilisateurs…Il

 faut citer, aussi, les contraintes liées aux nouveaux

usages : mobilité des agents et des élus, mise en place
de la vidéosurveillance, présence sur les réseaux
sociaux, objets connectés…

 Nous ne pouvons bien évidemment pas passer sous

silence la contrainte budgétaire forte qui conditionne
l’ensemble du fonctionnement de la Commune sans
épargner l’administration numérique.
  Viennent ensuite les obligations
réglementaires auxquelles la Commune ne peut se
soustraire (Saisine par Voie Electronique, désignation
d’un « Data Protection Officer » pour la protection des
données personnelles…).

 Nous avons déjà évoqués les nombreux projets de

dématérialisation mis en place par l’Etat : Acte
(contrôle de légalité), Hélios (finances), Comedec
(données de l’état civil), réponse électronique à un
marché public…

 Autre contrainte majeure, avec le développement des

usages, les exigences des citoyens en termes de
services numériques sont de plus en plus fortes :
services fiables, simples, accessibles depuis n’importe
quel équipement, disponibles 24h/24 et 7j/7…

 Enfin ,nous terminerons avec les risques d’attaques,

via Internet bien souvent, qui ont beaucoup alimenté la
presse ces dernières années.

Attardons-nous un peu sur ces derniers…

Lorsque l’on pense « attaque informatique », on se dit souvent,

« je ne suis pas concerné, qui

s’intéresse à mes données ? ». Malheureusement, les attaques

ne sont pas l’apanage des sociétés du CAC 40 ou des start-up
high tech. Toutes les structures sont des cibles potentielles, en
particulier avec les fameux « crypto-virus » (ou « rançon-
wares »), qui cryptent les données et les rendent inutilisables
sauf à verser une rançon contre un hypothétique décryptage
de celles-ci.
Dans ce cas, du point de vue du pirate informatique, il est plus
intéressant d’attaquer beaucoup de petites structures (ou
individus), dont une petite proportion payera la fameuse
rançon, qu’une structure de taille plus importante,
probablement mieux protégée, qui laisserait s’échapper des
données à forte valeur ajoutée dans le cadre d’une attaque
sophistiquée.

Administration numérique et sécurité informatique : quels enjeuxi Autre

phénomène qui peut toucher les Communes plus facilement
qu’on ne le pense : l’ingénierie sociale. Cette technique
consiste à recueillir des informations, a priori, peu sensibles
mais qui mises bout à bout finissent par ouvrir une brèche
dans le système d’information. Par exemple, si l’on demande à
une secrétaire de Mairie son code d’accès pour se connecter
au réseau informatique ou à un logiciel important, il est peu
probable qu’elle le donne. En revanche, si on l’appelle en
demandant celui du logiciel qui gère la bibliothèque et en se
faisant
 passer pour l’éditeur de ce logiciel, il est plus
probable qu’elle le fournisse. Et si ce mot de passe est
le même que celui utilisé pour se connecter au réseau,
ou permet facilement de le déduire, le tour est joué.
Nous ne listerons pas ici toutes les attaques
possibles mais la liste est longue et variée, les pirates
informatiques étant toujours inventifs et très réactifs
pour utiliser les dernières failles connues.

On comprend donc que l’environnement de

l’administration numérique des Communes est en
constante évolution et de plus en plus contraignant. Mais,
quoi qu’il en soit, il ne faut pas oublier que cette
dématérialisation est une source d’opportunités majeures
pour les Communes : gains d’efficacité, nouveaux
 services, meilleure capacité à appréhender les
évolutions…
La question n’est donc plus de savoir si les Communes
doivent aller, ou non, vers l’administration numérique,
mais comment s’organiser pour limiter les risques et
gérer au mieux la sécurité informatique ?

Gérer la sécurité informatique

En cas de sinistre informatique, deux questions
clés se posent :
Premièrement, pendant combien de temps les agents de
la Commune seront-ils dans l’incapacité de travailler avec
leur outil informatique ? C’est ce que les anglo-saxons
appelle le « RTO » pour « Recovery Time Objective » ou
Durée Maximale d’Interruption Admissible (DMIA), en
français.
Cette question renvoie à la sécurisation des équipements.
Il faut donc redonder (doublonner) les équipements les
plus importants, sécuriser l’accès physique au local
informatique, disposer de contrats de maintenance avec
pénalités si les délais ne sont pas respectés, mettre à jour
les logiciels des principaux composants…

La deuxième question est : de quand datent les

données (ou les traitements) que nous allons pouvoir
récupérer, pour redémarrer l’activité ? C’est le « RPO »
pour « Recovery Point Objective » ou Perte de Données
 Maximale Admissible (PDMA), en français.
Cette deuxième question renvoie, quant à elle, à
la sécurisation des données. Il faut donc mettre en place
des sauvegardes exploitables, disposer d’outils pour
filtrer les accès depuis l’extérieur, sensibiliser les
utilisateurs, gérer les mots de passe…

Enfin, dernier conseil pour gérer cette sécurité

: commencer modestement par le traitement des risques
les plus importants, « accepter » provisoirement les
autres risques et mettre en place une démarche
d’amélioration continue.

 Améliorer la qualité de production

des administrations

Bien que l’administration travaille globalement très bien,

l’administration électronique induit une amélioration de la
qualité de sa production, et ce de plusieurs manières.

La plus évidente, et qui ne doit pas être négligée, concerne la diminution

des erreurs de saisie ou de re-saisie. L’utilisation de formulaires pré-
renseignés permet de limiter le nombre d’informations à saisir par
l’usager et à ressaisir par l’agent public. Les télé-procédures, par les
contrôles de forme (vérification du format d’une date ou d’un numéro
d’identification) et les contrôles de vraisemblance entre champs d’un
même formulaire qu’elles permettent, induisent une augmentation très
forte de la qualité des informations entrées dans le système
d’information de l’administration.

Un deuxième facteur d’amélioration de la qualité provient du

décloisonnement des administrations. En effet, l’application de
nombreuses règles juridiques nécessite la connaissance d’informations
détenues par d’autres institutions (ex : statut et niveau de rémunération
du survivant pour le droit à une pension de réversion et la détermination
de son niveau). Des systèmes d’information performants facilitent ces
échanges, et parfois même leur mise en place conditionne l’application
correcte du droit. Un autre exemple est fourni par le droit aux prestations
versées par les caisses d’allocations familiales (CAF). Pendant de
nombreuses années, un allocataire pouvait être inscrit dans plusieurs
CAF et percevoir indûment des allocations.

En troisième lieu, l’administration électronique fournit des

instruments de pilotage et d’évaluation indispensables à un bon exercice
de l’action publique. L’évaluation des impacts des propositions de
décision est fortement améliorée si les systèmes d’information sont bien
conçus. À titre d’illustration et pour rester dans le champ social, le
nombre de retraités n’était pas connu avec précision à la fin des années
90 (12 millions, à un million près), chaque personne disposant en général
de plusieurs pensions. De ce fait, il était très difficile d’évaluer l’impact
sur le pouvoir d’achat des retraités de mesures fiscales ou sociales.

Enfin, et c’est sans doute un des effets les plus importants aux plans
quantitatif et qualitatif, la mise en place de systèmes d’information
s’appuyant sur des technologies récentes permet de remettre à plat les
procédures administratives, très souvent héritées du passé. Ainsi, la mise
en place de la télé-déclaration de revenu par internet (Télé-IR) a amené le
ministère des finances (MINEFI) à ne plus exiger que les pièces
justificatives soient jointes à la déclaration de revenu. De la même
manière, la dématérialisation des marchés publics va être l’occasion de
repenser l’ensemble du processus achat au sein d’une administration.
Chaque mission, chaque procédure va ainsi être l’objet d’une remise à
plat et d’une rationalisation à l’occasion de la mise en œuvre de
l’administration électronique.

 L’administration Électronique pour

un meilleur service rendu à l’usage

Si les enjeux de l’administration électronique sont très

élevés pour les administrations, ils le sont tout autant pour les
citoyens, les associations et les entreprises qui en sont les
usagers. Pour les décrire, il est proposé de reprendre la même
typologie que précédemment, et d’évoquer successivement
l’amélioration de la qualité, de la rapidité et des coûts du
service rendu. Cette présentation en miroir permettra de
mieux faire apparaître la différence des points de vue au
regard d’enjeux a priori semblables.
  Les avantages d’utilisation d’outils
informatiques au sein des
administrations :

Les collectivités locales sont souvent confrontées à de

multiples problèmes vu les restrictions budgétaires qu’ils
doivent fréquemment vivre. C’est pour cela que
l’administration électronique serait une aide non négligeable
dans le processus de digitalisation de l’administration. En
effet, les lenteurs, les quelques bémols, et les fortes ressources
déployées au sein de l’administration traditionnelle publique
pourront de ce fait être évités.

LE CLOUD COMPUTING : LA SOLUTION À MOINDRE

COÛT

Souvent, la digitalisation de l’administration des collectivités

locales est jugée à tort comme étant une démarche coûteuse.
Alors que le cloud computing permet d’héberger les données
et le système à coût moindre. En effet, il sera donc plus
judicieux de se tourner vers ce dernier vu qu’il respecte les
normes internationales de sécurité. Le gouvernement
électronique pour son efficience a besoin d’expertise de
professionnels informatique à la suite de laquelle il aura
besoin de licences qui généralement coûtent des prix
exorbitants. Ce qui peut être contourné par les collectivités
locales en utilisant les services du cloud computing.

RENDRE LES SERVICES ADMINISTRATIFS PLUS

EFFICACES

L’administration électronique permet aux collectivités

locales de mettre en relief la transparence dans
l’administration publique. Les services traditionnels physiques
rendus par l’administration demandent beaucoup de
ressource, alors qu’avec la digitalisation des informations tout
est lié à un même réseau. Cela rend le traitement des dossiers
et des demandes plus faciles à exécuter. Sans oublier que
l’usager pourra avoir droit à des services personnalisables
selon ses besoins. En facilitant ainsi l’accès des services aux
citoyens, les collectivités locales pourront mieux se
rapprocher de ses derniers grâce à la propriété interactive
qu’affiche l’administration électronique et rendront par la
même occasion les services administratifs plus efficaces.

SÉCURISER LES DONNÉES DES USAGERS

Il est indispensable de sécuriser les données personnelles

pour pouvoir optimiser les services aux usagers. Sans la
sécurité et la protection des informations, il n’y peut y avoir
d’administration électronique. Mais avec le cloud computing,
les collectivités locales n’ont pas de soucis à se faire à ce sujet.
En effet, « l’informatique dans les nuages » répond aux règles
internationales concernant la protection des données
personnelles, assurant ainsi autant aux administrateurs qu’aux
citoyens une sauvegarde optimale de leurs informations. Les
collectivités locales sont les grandes gagnantes de l’adoption
d’une administration électronique, elle leur permet
d’économiser leurs ressources, d’offrir des services efficaces
et de se rapprocher de leur électorat.

Conclusion :
Si les technologies de l'information et de la livraison
étaient entrées dans les différents secteurs administratifs il y a
plus de vingt ans, pour être un dénominateur commun vers le
développement et la modernisation, cependant,
l'investissement réel dans ce domaine n'a pas encore atteint le
niveau des pays qui adoptent les technologies modernes de
communication comme un moyen de fournir des services à
valeur ajoutée aux mendiants et aux citoyens.

Peut-être que le manque de mécanismes de base

pour rationaliser les technologies de l'information et de la
communication est la principale raison de l'obtention
d'une technologie qui ne convient pas aux conditions et
aux données de gestion, ce qui l'a rendue incapable
d'absorber la technologie et de l'intégrer pleinement
dans son travail. L'utilisation des technologies de
l'information et de la communication pour effectuer des
tâches routinières et simples, comme c'est le cas dans
notre administration, aurait pu se faire par des méthodes
traditionnelles, si cette utilisation était rationalisée, ce qui
signifie, sans aucun doute possible, que l'utilisation de
cette technologie n'était pas le résultat d'une réelle prise
de conscience de ce qu'elle pouvait faire, elle y conduit,
que ce soit négativement ou positivement, ce qui a
conduit à la perte d'efforts et de capacités.
En conséquence, si le Maroc est dans un véritable test
pour embrasser les larges horizons de cette technologie
moderne de l'information et de la communication pour
l'utiliser de la meilleure façon, alors ne pas suivre des
étapes spécifiques pour y parvenir aggraverait la
bureaucratie et blâmerait le client pour les inconvénients
de l'utilisation technologie par l'administration.