User - Guide - FR INTERAL

INTERAL – Table des matières 1
Application en général ...................................................................................................... 11

Comment utiliser l’aide INTERAL .............................................................................. 11
Terminologie générale .............................................................................................. 11
Paramètres généraux ................................................................................................. 13
Fonctionnement réseau du logiciel INTERAL ............................................................. 13
Structure Client/Serveur............................................................................................ 13
Qu’est-ce qu’un serveur? .......................................................................................... 13
Qu’est-ce qu’un client? ............................................................................................. 14
Licences concomitantes ............................................................................................ 14
La gestion des licences.............................................................................................. 15
Théorie des bases de données ....................................................................................... 16
Concept général ........................................................................................................ 16
Les fiches verrouillées .............................................................................................. 17
Accès ......................................................................................................................... 18
Démarrage du logiciel ................................................................................................... 18
Se connecter à la base de données ............................................................................ 18
La console ..................................................................................................................... 18
Concept général ........................................................................................................ 19
Barre de menu de la console ..................................................................................... 21
Barre d’exploration ................................................................................................... 22
Les fenêtres de sélection des filtres .......................................................................... 24
La nomenclature........................................................................................................ 27
Dimensions des images dans les fiches .................................................................... 28
Les onglets Notes, Système, Fichiers Attachés et Bloc Notes .................................. 29
Personnalisation des fiches ....................................................................................... 31
Configuration de suivi sur un champ (Audit ISO) .................................................... 31
Configuration de champs personnalisés.................................................................... 32
Personnalisation des champs existants...................................................................... 34
Trucs & astuces ................................................................................................................. 35
Raccourcis-clavier......................................................................................................... 35
Fonction MAJ + double-clique ..................................................................................... 36
Passer d’un item à un autre dans une fiche ................................................................... 37
Sauvegarder la disposition ............................................................................................ 37
« Column chooser » ...................................................................................................... 39
Bouton « Actions » ....................................................................................................... 40
Recherche dans une liste ............................................................................................... 41
Configuration des filtres ............................................................................................... 42
Impression d’une liste ................................................................................................... 43
Clique-droit ................................................................................................................... 43
Inscrire directement dans une liste déroulante .............................................................. 43
Personnalisation de la barre de boutons ........................................................................ 43
Personnalisation des fiches ........................................................................................... 44
Personalisation des champs........................................................................................... 45
Masquer automatiquement la barre de navigation ........................................................ 46
Statistiques des données d’une colonne ........................................................................ 46
Modification d’arrière-plan des lignes de grilles .......................................................... 47

Employés........................................................................................................................... 48
Étapes préalables recommandées avant l’ajout de fiches d’employés .......................... 48
Création des départements ........................................................................................ 49
Création des classes salariales .................................................................................. 49
Création de jours fériés ............................................................................................. 49
Enregistrement d’un employé ....................................................................................... 50
Détail ......................................................................................................................... 50
Travail ....................................................................................................................... 51
Salaire ....................................................................................................................... 51
Groupes ..................................................................................................................... 52
Approbation .............................................................................................................. 52
Vacances ................................................................................................................... 54
Expérience................................................................................................................. 55
Internet ...................................................................................................................... 55
Permissions utilisateur ...................................................................................................... 56
Appels d’offres.............................................................................................................. 57
Calendrier ...................................................................................................................... 58
Codes configurables ...................................................................................................... 58
Commandes clients ....................................................................................................... 58
Commandes fournisseurs .............................................................................................. 58
Demandes de travail ...................................................................................................... 59
Employés....................................................................................................................... 59
Entités externes ............................................................................................................. 60
Entrées/Sorties .............................................................................................................. 60
Équipements/Locaux..................................................................................................... 60
Exécutions ..................................................................................................................... 61
Expédition de produits .................................................................................................. 61
Facturation .................................................................................................................... 62
Gestion du temps........................................................................................................... 62
Gestionnaire de produits/pièces .................................................................................... 62
Indicateurs et statistiques .............................................................................................. 62
Inventaire ...................................................................................................................... 62
Magasins ....................................................................................................................... 63
Maintenance .................................................................................................................. 63
Ordres de production..................................................................................................... 64
Outils système ............................................................................................................... 64
Planification maintenance ............................................................................................. 65
Planification production ................................................................................................ 65
Postes Comptables ........................................................................................................ 66
Proc. cadenassage ......................................................................................................... 66
Produits / Pièces / Matériaux ........................................................................................ 66
Réquisitions................................................................................................................... 67
Ressources humaines .................................................................................................... 67
Soumissions .................................................................................................................. 67
Transactions .................................................................................................................. 67
Usines/Entrepôts ........................................................................................................... 67
Calendriers ........................................................................................................................ 68
Liste des calendriers ...................................................................................................... 68
Allocation des ressources .............................................................................................. 69
Périodes fiscales ................................................................................................................ 71
Ajouter une période fiscale ........................................................................................... 71
Cases « Préparation fermeture » et « Fermé » .............................................................. 71
Postes Comptables ............................................................................................................ 73
Introduction au lien comptable d’INTERAL ................................................................ 73
Description des postes comptables utilisés dans INTERAL......................................... 73
Les regroupements de comptes ................................................................................. 74
Les postes de l’usine ................................................................................................. 77
Liste des taxes ........................................................................................................... 78
Frais divers d’une commande client ......................................................................... 78
Frais divers d’un bon de commande (commande d’achat) ....................................... 79
Poste comptable d’une ligne de commande client .................................................... 80
Poste comptable d’une ligne de bon de commande (commande d’achat) ................ 81
Poste comptable d’une fiche client – onglet préférences .......................................... 82
Poste comptable d’une fiche fournisseur – onglet préférences ................................. 83
Poste comptable de la fiche d’un transporteur – onglet préférences ........................ 83
Poste comptable d’un équipement ............................................................................ 84
Poste d’un frais & service ......................................................................................... 84
Poste d’un bon de travail de maintenance................................................................. 85
Sélection des comptes comptables par défaut ............................................................... 85
Les transactions comptables dans INTERAL ............................................................... 87
Détail des transactions .............................................................................................. 88
Recherche des postes comptables dans le système ....................................................... 93
Codes configurables .......................................................................................................... 95
Ajouter un code configurable........................................................................................ 95
Taxes ............................................................................................................................. 95
Groupes de taxes ........................................................................................................... 96
Groupes de postes comptables ...................................................................................... 96
Types de délais .............................................................................................................. 97
Types de frais de transport ............................................................................................ 97
Devises .......................................................................................................................... 97
Unités ............................................................................................................................ 98
Unités des compteurs d’équipements............................................................................ 98
Production ..................................................................................................................... 98
États d’ordre de production ....................................................................................... 98
Codes de vérifications des opérations ....................................................................... 99
Priorités de production .............................................................................................. 99
Commande Client ....................................................................................................... 100
Frais et services ....................................................................................................... 100

Statut de commande ................................................................................................ 100
Terme de paiement (Vente) .................................................................................... 100
Employés..................................................................................................................... 101
Informations bancaires ............................................................................................ 101
Types d’absences .................................................................................................... 101
Types de poinçons................................................................................................... 101
Commande Fournisseur .............................................................................................. 102
Priorités ................................................................................................................... 102
Statut de commande ................................................................................................ 102
Termes de paiement (Achat) : ................................................................................. 102
Codes de rejets ........................................................................................................ 103
Produit/Pièces/Matériaux ............................................................................................ 103
Catégories comptables ............................................................................................ 103
Catégories de pièces ................................................................................................ 103
Classes de pièces ..................................................................................................... 103
Codes d’amortissement ........................................................................................... 104
Codes des couleurs .................................................................................................. 104
Codes de pièces ....................................................................................................... 104
Codes manufacturiers.............................................................................................. 104
Codes de prise d’inventaire ..................................................................................... 104
Listes de prix ........................................................................................................... 105
Instructions spéciales .............................................................................................. 105
Entités externes ........................................................................................................... 105
Codes des événements de compagnie ..................................................................... 105
Codes des catégories d’entreprises ......................................................................... 105
Codes des sous-catégories d’entreprises ................................................................. 105
Codes des questions aux entreprises ....................................................................... 106
Codes des domaines d’entreprises .......................................................................... 106
Maintenance ................................................................................................................ 106
Priorités d’un bon de travail .................................................................................... 106
Classification........................................................................................................... 106
Statut d’un bon de travail ........................................................................................ 106
Outils ....................................................................................................................... 107
Modes d’exécution .................................................................................................. 108
Codes de requête et d’action ................................................................................... 108
Codes de vérification .............................................................................................. 108
Liste des vérifications ............................................................................................. 108
Équipement/Local ....................................................................................................... 108
Liste de types de source d’énergie .......................................................................... 109
Liste des méthodes de cadenassage ........................................................................ 109
Liste des groupes d’équipement.............................................................................. 109
Liste des divisions d’équipement ............................................................................ 109
Usines/Entrepôts, Magasins et leurs emplacements ....................................................... 110
Usines/Entrepôts ......................................................................................................... 110
Création d’une usine/entrepôt ..................................................................................... 110
Détail ....................................................................................................................... 110

Postes comptables ................................................................................................... 111
Taxes ....................................................................................................................... 112
Liste des regroupements d’usines/entrepôts ............................................................... 112
Magasins ..................................................................................................................... 113
Création d’un magasin ............................................................................................ 113
Arborescence des usines ............................................................................................. 115
Équipements/Locaux....................................................................................................... 116
Création d’une fiche d’un local................................................................................... 116
Création d’une fiche d’équipement ............................................................................. 117
Détail ........................................................................................................................... 117
Poste comptable ...................................................................................................... 117
Groupe d’outils ....................................................................................................... 118
Localisation ............................................................................................................. 118
Usine/entrepôt ......................................................................................................... 118
Group d’équipements .............................................................................................. 119
Division ................................................................................................................... 119
Taux horaire ............................................................................................................ 119
Nº de dessin ............................................................................................................. 119
Fin de garantie......................................................................................................... 119
Compteur permanent ............................................................................................... 119
Gestion des composantes ........................................................................................ 120
Utilisation des composantes .................................................................................... 125
Arborescence............................................................................................................... 129
Création ................................................................................................................... 129
Opérations ................................................................................................................... 131
Coûts ........................................................................................................................... 131
Gabarits de préventifs ................................................................................................. 131
Emplacements ............................................................................................................. 132
Procédure de cadenassage ........................................................................................... 132
Réparations ................................................................................................................. 132
Pièces .......................................................................................................................... 134
Statistiques .................................................................................................................. 134
Pièces/Matériaux ............................................................................................................. 135
Utilisation pour les pièces de rechange ....................................................................... 135
Utilisation des pièces/matériaux pour la production ................................................... 135
Notions communes aux deux types d’utilisation .................................................... 135
Identification et codification des pièces .................................................................. 136
Ajout d’une pièce ........................................................................................................ 136
Détail ....................................................................................................................... 137
Descriptions ............................................................................................................ 140
Usines/Entrepôts ..................................................................................................... 140
Planification ............................................................................................................ 140
Instructions spéciales .............................................................................................. 141
Arborescence........................................................................................................... 141
Équivalences ........................................................................................................... 143

Commande .............................................................................................................. 143
Fournisseurs ............................................................................................................ 144
Manufacturiers ........................................................................................................ 144
Statistiques .............................................................................................................. 144
Bouton « Actions » dans la fiche d’une pièce............................................................. 144
Bouton « Actions » dans la liste des pièces ................................................................ 145
« Copier la structure d’un produit/pièce » .............................................................. 145
« Amortir les pièces/matériaux » ............................................................................ 145
Maintenance .................................................................................................................... 147
Le gabarit du préventif ................................................................................................ 147
Détail ....................................................................................................................... 147
Assignations ............................................................................................................ 149
Vérifications ............................................................................................................ 151
Pièces ...................................................................................................................... 151
Échéancier ............................................................................................................... 152
Configuration des compteurs .................................................................................. 156
Annexe .................................................................................................................... 158
Outils ....................................................................................................................... 161
Historique................................................................................................................ 161
Fichiers Attachés ..................................................................................................... 161
Menu Actions .......................................................................................................... 162
Maintenance conditionnelle ........................................................................................ 162
Configuration des codes de vérification ................................................................. 162
Configuration de l’onglet « Vérifications » d’un gabarit de préventif ................... 162
Bon de travail préventif émis .................................................................................. 163
Demandes de travail .................................................................................................... 164
Création de demandes ............................................................................................. 164
Approuver ou rejeter une demande ......................................................................... 165
La fiche du bon de travail ........................................................................................... 166
Calibration............................................................................................................... 167
Appel de service ...................................................................................................... 167
Fermeture des bons de travail ..................................................................................... 167
Supervision ............................................................................................................. 168
Heures ..................................................................................................................... 168
Pièces ...................................................................................................................... 169
Coûts ....................................................................................................................... 169
Liste des bons de travail .............................................................................................. 171
Menu Actions .......................................................................................................... 173
Tableau de la maintenance .......................................................................................... 173
Filtre ........................................................................................................................ 174
Description des icônes ............................................................................................ 178
Affichages possibles ............................................................................................... 179
Menu Actions .......................................................................................................... 180
Émission d’avance .................................................................................................. 180
Section Planification du tableau de la maintenance (module optionnel) ........................ 182

Programme de travail ...................................................................................................... 183
Tableau de bord............................................................................................................... 186
Copier les items du tableau de bord ............................................................................ 189
Indicateurs ................................................................................................................... 190
Description des indicateurs ......................................................................................... 196
Maintenance sur PocketPc .............................................................................................. 199
Se connecter à une base de données ........................................................................... 199
Liste des bons de travail .............................................................................................. 201
Comment associer des bons de travail à un utilisateur ............................................... 202
Exécutions ............................................................................................................... 207
Procédures de cadenassage ............................................................................................. 209
Types de sources d’énergie ......................................................................................... 209
Méthodes de cadenassage ........................................................................................... 209
Sources d’énergie ........................................................................................................ 210
Audit ....................................................................................................................... 211
Association des sources d’énergie aux équipements .................................................. 211
Création d’une procédure de cadenassage .................................................................. 212
Équipements liés ..................................................................................................... 214
Photo ....................................................................................................................... 215
Historique................................................................................................................ 215
Approbation et désapprobation des procédures de cadenassage................................. 216
Impression des procédures de cadenassage et des rapports connexes ........................ 216
Fournisseurs .................................................................................................................... 217
Détail ........................................................................................................................... 217
Contacts....................................................................................................................... 218
Facturation .................................................................................................................. 218
Expéditions ................................................................................................................. 218
Préférences .................................................................................................................. 219
Internet ........................................................................................................................ 220
Historique.................................................................................................................... 220
Statistiques .................................................................................................................. 220
Inventaire ........................................................................................................................ 221
Prise d’inventaire physique ......................................................................................... 221
Pour effectuer une première prise d’inventaire physique ....................................... 222
Prise d’inventaire physique ..................................................................................... 222
Réajustement d’inventaire physique ........................................................................... 225
Réajustement de valeur d’inventaire ........................................................................... 225
Regrouper des lignes d’inventaire .......................................................................... 226
Consultation des stocks ............................................................................................... 226
Analyse des stocks ...................................................................................................... 228
Gestion du réapprovisionnement ................................................................................ 230
Liste des exceptions ................................................................................................ 230

Consultation des lots ................................................................................................... 231
Sortie de pièces ........................................................................................................... 231
Transfert de pièce .................................................................................................... 232
Sortie de pièce sur un équipement .......................................................................... 232
Sortie de pièces (Bon de travail) ................................................................................. 232
Sortie de pièces (Ordre de production) ....................................................................... 233
Entrée/Retour de pièces .............................................................................................. 234
Gestionnaire des produits/pièces................................................................................. 235
Achats ............................................................................................................................. 236
Le cycle d’achat .......................................................................................................... 236
Réquisitions............................................................................................................. 236
Approbation d’une réquisition ................................................................................ 239
Transformer une réquisition en commande ................................................................ 240
Ligne rose................................................................................................................ 241
Ligne écrite en rouge .............................................................................................. 241
Ligne d’un item en gris ........................................................................................... 241
Appels d’offres............................................................................................................ 242
Créer un appel d’offres ........................................................................................... 242
Ajouter une pièce .................................................................................................... 242
Ajouter un frais et service ....................................................................................... 243
Ajouter un fournisseur ............................................................................................ 243
Ajouter des items d’une réquisition ........................................................................ 243
Envoyer un appel d’offres aux fournisseurs ........................................................... 244
Réponses à l’appel d’offres ..................................................................................... 244
Passer une commande à partir d’un appel d’offres ................................................. 244
Commandes fournisseurs ............................................................................................ 245
Item d’une commande fournisseur.......................................................................... 247
Frais divers .............................................................................................................. 248
Adresse .................................................................................................................... 248
Coûts ....................................................................................................................... 248
Transactions ............................................................................................................ 248
Approbation de la commande ..................................................................................... 249
Réception d’une commande fournisseur ..................................................................... 249
Saisie des payables ...................................................................................................... 250
Factures payables ........................................................................................................ 251
Normalisation de commandes fournisseurs ................................................................ 253
Journal des paiements ................................................................................................. 254
Transactions .................................................................................................................... 255
Outils système ................................................................................................................. 259
Assistant de code à barres ........................................................................................... 259
Approvisionnement sur PocketPC .................................................................................. 264
Se connecter à une base de données ........................................................................... 264
Préparation d'expédition ............................................................................................. 266

Expédition ................................................................................................................... 270
Réception de commandes fournisseurs ....................................................................... 271
Sorties de pièces .......................................................................................................... 275
Équipement ................................................................................................................. 275
Bon de travail .............................................................................................................. 277
Ordre de production .................................................................................................... 278
Retour de pièce ........................................................................................................... 279
Inventaire .................................................................................................................... 281
Consultation ............................................................................................................ 281
Transfert .................................................................................................................. 282
Inventaire Physique ................................................................................................. 284
Réajustement d’inventaire ...................................................................................... 285
Clients ............................................................................................................................. 286
Détail ........................................................................................................................... 286
Contacts....................................................................................................................... 288
Facturation .................................................................................................................. 289
Expéditions ................................................................................................................. 289
Escomptes ................................................................................................................... 290
Prix préférentiels ......................................................................................................... 291
Événements ................................................................................................................. 291
Réponse aux questions ................................................................................................ 292
Préférences .................................................................................................................. 293
Appel de service .......................................................................................................... 294
Prévision de vente ....................................................................................................... 294
Comptabilité................................................................................................................ 294
Internet ........................................................................................................................ 295
Historique.................................................................................................................... 295
Statistiques .................................................................................................................. 295
Rappel de clients ......................................................................................................... 296
Onglet « Comptabilité » et les postes comptables ...................................................... 297
Cycle de ventes ............................................................................................................... 298
Soumissions ................................................................................................................ 298
En-tête ..................................................................................................................... 298
Frais divers .............................................................................................................. 301
Adresse .................................................................................................................... 301
Coûts ....................................................................................................................... 302
Menu Actions .......................................................................................................... 302
Transformer une soumission en commande ............................................................... 303
Commandes clients ..................................................................................................... 304
En-tête ..................................................................................................................... 305
Frais divers .............................................................................................................. 307
Adresse .................................................................................................................... 307
Coûts ....................................................................................................................... 308
Transactions ............................................................................................................ 308
Menu Actions .......................................................................................................... 309

Préparation d’une expédition ...................................................................................... 309
Facturation .................................................................................................................. 314
Préparation des recevables ...................................................................................... 314
Liste des recevables ................................................................................................ 315
Journal des encaissements....................................................................................... 317
Gestion du temps............................................................................................................. 319
Configuration des périodes de paie ............................................................................. 319
Liste des codes de paie ................................................................................................ 321
Taux ........................................................................................................................ 322
Type de banque de temps ........................................................................................ 322
Prime ....................................................................................................................... 322
Absences/Autres ..................................................................................................... 322
Gestion des horaires de travail .................................................................................... 322
Création des primes au travail................................................................................. 322
Création des horaires............................................................................................... 323
Création des équipes de travail ............................................................................... 326
Planification des horaires ............................................................................................ 327
Autorisation préalable et enregistrement des entrées/sorties ...................................... 328
Saisie des motifs d’absence .................................................................................... 329
Enregistrement des entrées/sorties .......................................................................... 329
Saisie d’autorisations préalables ............................................................................. 329
Gestion du temps et présences .................................................................................... 331
Normalisation des heures travaillées (selon votre configuration) ............................... 335
Dénormalisation ...................................................................................................... 336
Restrictions de stations ............................................................................................... 337
Exemples – Périodes de grâce et arrondis................................................................... 338
Banques de temps ........................................................................................................... 340
Prérequis ..................................................................................................................... 340
Activation de la fonction Banque de temps (selon votre configuration) ................ 340
Utilisation des banques d’heures ................................................................................ 341
Dénormalisation (selon votre configuration) .......................................................... 342
Statistiques ...................................................................................................................... 343
Arborescence statistique ............................................................................................. 343
Création ................................................................................................................... 343
INTERAL – Application en général 11
Application en général
Comment utiliser l’aide INTERAL
Pour bien comprendre ce document, vous devez être familiarisé avec les applications
Windows et leurs opérations courantes (exemple : copier/coller, cliquer, double-cliquer,
arborescence, etc.).
Ce fichier d’aide est séparé en « modules » correspondants aux « rubriques » dans

INTERAL.
Des commentaires importants seront précédés de la mention « Note : » et les astuces
seront précédées de l’image . Portez leur attention, ces notes et astuces sont
généralement très utiles.
Le terme générique masculin est utilisé de façon non discriminatoire, tant pour le
programme lui-même que pour l'aide accompagnant ce programme, dans le seul but
d'alléger le texte.
Les champs dont les libellés sont affichés de façon grisée (et floue) sont reliés à des
modules optionnels qui ne font pas partie de votre installation logicielle.
Le « chemin » pour accéder à une fonctionnalité sera écrit en bleu souligné et en italique.
Terminologie générale
Voici des termes couramment utilisés dans ce document et les actions ou objets qu'ils
désignent :
Barre de défilement : Objet qui a cette forme et qui permet de déplacer

les informations qui sont affichées dans une liste lorsque celle-ci est plus vaste que la
zone à laquelle elle est confinée. On peut faire défiler une liste de trois façons.
 En cliquant sur une des flèches aux extrémités, ce qui provoque un défilement.
 En cliquant sur une zone entre une flèche et le rectangle, ce qui provoque un
défilement d'environ une page.
 En maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé pendant que le pointeur de la
souris se trouve sur le petit carré et en déplaçant la souris pour positionner
directement les informations.
Bouton : Objet qui semble surélevé dans l'écran et sur lequel se trouvent du texte et une
image. Il permet d'effectuer une action précise lorsque l'on clique dessus (voir cliquer).
Exemple de boutons :
Champs : Zones rectangulaires qui contiennent des informations qui peuvent changer,
que ce soit sous l'influence du programme ou de l'utilisateur. Fenêtre permettant la saisie
de diverses informations.
Une combinaison de la touche Shift + double clique

dans certains champs permet d’ouvrir la fiche
contenant l’information contenue dans ce champ.
Exemple : Une commande client est ouverte. Le
champ nº client contient le numéro du client en
question. La combinaison ouvre la fiche client sans
avoir à passer par le menu.
Champ spécial : identifiés par cette image , ces champs texte offrent une particularité
intéressante. Toutes les valeurs saisies préalablement dans ce champ seront gardées en
mémoire pour utilisation future de sorte que la liste des valeurs possibles s’agrandit à
chaque nouvelle entrée. En cliquant sur le bouton, la liste des valeurs qui ont déjà été
entrées dans ce champ apparaît, mais vous n’êtes pas limité à ces valeurs. Vous pouvez
ajouter une nouvelle valeur, et celle-ci s’ajoutera dans la liste à l’avenir. Le champ
« groupe d’équipement » de la fiche d’équipement en est un bon exemple.
Cliquer : appuyer et relâcher un bouton de la souris en évitant de trop déplacer la souris

pendant cette opération. Sauf avis contraire, on clique en utilisant le bouton gauche de la
souris.
Double-clic : Séquence de mouvements qui consiste à appuyer et relâcher deux fois un

même bouton de la souris en ne déplaçant pas la souris. La séquence de cliques doit être
effectuée dans un laps de temps très court (ce laps est déterminé dans les préférences de
l’utilisateur sur son poste de travail).
Fiche : Fenêtre qui contient des champs permettant d'inscrire diverses informations.
Pointeur : petite image qui indique à l'écran la position de la souris et qui suit tous les
déplacements de la souris. En mode normal, cette image a cette forme.
Sélectionner : lorsque le pointeur de la souris est au-dessus d'un objet et qu’on effectue
un clic (voir cliquer).
Liste : Objet dans lequel les informations sont rangées en lignes et en colonnes. Ces listes
peuvent être plus grandes que la fenêtre qui les contient et c'est pourquoi des barres de
défilement peuvent apparaître. La plupart des listes ne permettent que l'affichage des
données et aucune saisie ne peut y être effectuée directement. De plus, la plupart offrent
un filtre qui permet la restriction des données affichées.
Il est possible de regrouper les éléments d’une liste par

catégorie. Pour ce faire, il suffit de glisser un en-tête de colonne
dans la section prévue à cet effet en haut de la liste.
Paramètres généraux
Pour des raisons de sécurité, un certain nombre de paramètres généraux sont

implicitement configurés par l’équipe spécialisée de Conception INTERAL Inc. au
moment de l’installation du logiciel chez le client. Ces paramètres déterminent les
comportements par défaut du système et peuvent avoir un impact sur la manière dont ce
dernier traite et emmagasine les informations qui lui sont fournies. C’est la raison pour
laquelle l’équipe de Conception INTERAL Inc. se réserve la capacité d’apporter toute
modification en ce sens, de manière à pouvoir assister ses clients en ce qui a trait à la
mise en application de tels changements.
Si un des comportements du système ne vous convient plus, vous êtes priés de bien
vouloir communiquer avec notre équipe afin de connaître les modalités engendrées par de
telles modifications.
Fonctionnement réseau du logiciel INTERAL
Structure Client/Serveur
Le logiciel INTERAL utilise la structure client/serveur.
Qu’est-ce qu’un serveur?
Un serveur est un poste de travail, peu importe sa puissance, qui contient votre base de
données.
Qu’est-ce qu’un client?
Un client est un poste de travail qui se branche au serveur afin d’avoir accès aux données.
Voici un exemple représenté graphiquement :
On remarque qu’il y a généralement un serveur et des postes clients, et ces derniers

doivent être en mesure de communiquer, soit par le réseau local ou par différents autres
moyens (on voit dans l’exemple un client se brancher par modem téléphonique). Il est à
noter que le serveur peut aussi servir de poste client.
Différents périphériques peuvent être utilisés avec le logiciel. Ces périphériques se

brancheront en général sur un poste client et obtiendront l’accès aux données à travers le
poste client. Les instructions de branchement spécifiques vous seront remises avec
l’appareil.
Licences concomitantes
INTERAL utilise le principe des licences concomitantes pour faire la gestion du nombre
d’utilisateurs pouvant se connecter simultanément au système.
 Une licence est « consommée » lorsqu’un utilisateur est connecté à la base de

données.
 Une licence est « libérée » lorsqu’un utilisateur se déconnecte de la base de

données. Les licences sont attribuées par base de données.
Vous pouvez installer l’application sur autant de postes clients que vous le désirez. Ceci
est très pratique si votre personnel est appelé à se déplacer.
Exemple :
Un contremaître travaille avec le logiciel dans son bureau. Il reçoit un appel et doit se
rendre à l’usine. Avant de partir, il prend soin de se déconnecter. Une fois sur place, il
peut se connecter sur le serveur et effectuer le travail nécessaire. Une seule licence est
utilisée dans l’opération.
La gestion des licences
À l’installation du logiciel, vous profitez d’une licence temporaire de 60 jours*. Cette

licence permet un nombre illimité de connexions à la base de données dans INTERAL.
Une fois la période d’essai écoulée, vous aurez besoin de vos licences permanentes.
Pour ajouter des licences d’utilisation permanentes dans le logiciel, communiquez avec
notre service de soutien technique qui vous les octroiera par téléphone au 1-800-871-
8571 et choisissez l’option pour le soutien technique.
Assurez-vous :
 D’avoir accès au logiciel

 D’avoir en main le mot de passe de l’administrateur système (SA) ou être
administrateur.
Il vous sera demandé d’accéder à la fenêtre de gestion des licences.
Cette fenêtre est accessible via :

Fichier / Gestion des licences
*La période de 60 jours est indiquée sous réserve de modifications. Vous devez appeler
notre département de soutien technique pour bénéficier de cette licence temporaire.
Théorie des bases de données
Concept général
Une base de données est une collection d’information qui, en général, est reliée à un sujet
ou à une fonction. Par exemple, les données de production d’une usine, ou bien les livres
d’une bibliothèque sont des collections d’informations reliées à un sujet ou une fonction.
Cette collection est organisée de façon optimale afin de ranger, récupérer et manipuler
l’information.
Une base de données relationnelle consiste simplement en plusieurs tables entre

lesquelles il existe des relations. Ces relations permettent une économie substantielle
d’espace de stockage.
Exemple :
Les tables EMPLOYES et DEPARTEMENTS (ci-dessous) ont une relation, c’est-à-dire
que la table EMPLOYES ne contient qu’un numéro de référence de la table département,
dans ce cas le numéro de département. La description du département ne sera jamais
copiée dans la table des employés. Cela donne deux avantages marqués :
 Il y a économie d’espace.
 Si vous modifiez la description du département, elle sera modifiée pour tous les
employés du département.
Ce concept est important, car, selon ce principe, vous ne pourrez effacer un département
si un des employés y est inclus. Si vous tentez de l’effacer, l’application vous en
empêchera afin de conserver l’intégrité de la base de données.
Vous aurez un message comme celui-ci :
Si vous désirez effacer ce département, il vous faudra attribuer un autre département aux
employés qui sont inclus dans celui que vous voulez supprimer. Vous pourrez l’effacer
sans problème par la suite.
Les fiches verrouillées
Afin d’assurer la protection des données, un mécanisme de verrouillage des fiches est
nécessaire dans une application « client/serveur » telle qu’INTERAL.
On désigne comme « fiche » tout formulaire informatique permettant de modifier des

données. On peut prendre comme exemple la fiche d’un employé, d’un bon de travail ou
la fiche d’un équipement.
Une fermeture drastique de l’application engendre un verrouillage automatique des fiches

ouvertes. Lorsque vous voudrez relancer le logiciel les fiches seront encore verrouillées.
Vous aurez un message comme celui-ci :
Pour déverrouiller une fiche, cliquez sur « YES/OUI ».
La fiche sera de nouveau accessible pour l’édition.
Si la fiche que vous désirez modifier est toute grise, c’est qu’un autre utilisateur s’en sert
à l’instant. Vous pourrez consulter la fiche, mais tant qu’elle n’aura pas été libérée par
l’autre utilisateur, vous ne pourrez la modifier. Pour savoir quel utilisateur l’utilise,
référez-vous à l’onglet « Système » de la fiche en question. Pour plus de détails sur cet
onglet, reportez-vous à la section « L’Onglet Système »
Accès
L’accès à l’information contenue dans la base de données est régi par des permissions
données aux utilisateurs. Ces permissions varient de la lecture seule jusqu’à l’accès
complet (lire, ajouter, modifier et effacer).
Pour accéder aux données, vous devez fournir un nom d’utilisateur autorisé et son mot de
passe.
INTERAL fournit les outils nécessaires pour ajouter, effacer ou modifier les utilisateurs.
Démarrage du logiciel
Au démarrage du logiciel, après l’affichage de l’avertissement légal et du numéro de

version d’INTERAL, une fenêtre de connexion s’affiche.
Cette fenêtre permet de vous identifier afin d’avoir accès à la base de données et aux
différentes fonctionnalités du logiciel. Nous appelons cette opération « Se connecter à la
base de données ».
Se connecter à la base de données
La connexion consiste à préciser la base de données désirée, un nom d’utilisateur et un

mot de passe valide.
La liste déroulante « Serveur » comporte déjà le nom du serveur et celui de la base de

données que vous avez configurés lors de l’installation. Si la liste ne comprend pas
l’information voulue, vous pouvez l’éditer directement dans cette fenêtre.
Vous pouvez changer le fichier source afin de modifier la base de données « par défaut »
de cette liste. Le fichier se nomme « SERVER.INI » et vous le retrouverez dans le
répertoire d’installation d’INTERAL.
La console
La console est présentée à la figure Console INTERAL ci-dessous. Elle permet entre
autres :
 L’accès aux modules (par menu ou barre d’exploration)

 La gestion de la sécurité (permissions de lecture et/ou d’écriture sur les modules)
 L’établissement de connexions à la base de données
 La coordination des numéros de série et version de chaque module
INTERAL est développé selon les standards de Windows. Chacune des interfaces a été
développée de manière à permettre une utilisation aussi intuitive que possible.
Concept général
Comme nous l’avons spécifié précédemment, INTERAL est composé de modules et de

rubriques. Chaque module et chaque rubrique sont composés de fenêtres, et chaque
fenêtre est développée sur le même modèle. Le modèle de base d’une fenêtre est toujours
une liste, chacune des lignes de toute liste pouvant être soit éditable, en lecture seule, ou
associée à une fiche permettant de consulter et d’éditer les détails de l’enregistrement,
selon les permissions de l’utilisateur. Le logiciel est conçu uniformément, de manière à
ce que l’utilisateur se sente familiarisé dans n’importe lequel des modules une fois qu’il a
appris la base.
Dans INTERAL, un module réfère à une fonction générale de l’entreprise, par exemple la
gestion de l’approvisionnement ou de la production. Une rubrique, pour sa part, consiste
en une série de fenêtres permettant l’enregistrement de paramètres utiles au bon
fonctionnement des modules et du système en général. La figure — Organisation logique
d’INTERAL présentée ci-dessus schématise l’organisation logique des fonctionnalités
d’INTERAL.
Afin de faciliter l’accès aux principales fenêtres des modules, une barre d’exploration a
été développée afin de permettre leur sélection grâce à un simple clic de la souris sur
l’icône appropriée. Les menus et rubriques, ainsi que leurs fenêtres associées peuvent
toutefois être sélectionnés grâce au menu « Rubriques » situé dans la barre de menu de la
console.
Lors de l’ouverture d’une fenêtre, l’information est d’abord présentée sommairement

sous la forme d’une grille. À chacune des lignes d’une grille correspond potentiellement
une fiche de détail. L’utilisateur pourra accéder à cette fiche en double-cliquant
simplement sur la ligne de celle-ci. Toutefois, il existe également des grilles auxquelles
aucune fiche de détail n’est associée. Dans ce cas, certaines colonnes de la grille pourront
être modifiées à même la grille, alors que d’autres colonnes, en mode lecture seule, ne
pourront être modifiées d’aucune manière.
La saisie de données est obligatoire dans certains champs d’une grille ou d’une fiche
puisque cette information est nécessaire dans d’autres modules.
INTERAL permet de voir en temps réel les modifications et ajouts apportés aux données.
Si, alors qu’une de vos fenêtres est ouverte, un utilisateur modifie ou ajoute des données
ayant un impact sur l’une des données affichées, ces dernières seront mises à jour
automatiquement sur votre fenêtre.
Note : Lorsqu’une fiche est ouverte, il est possible de connaître le nom de son module ou
de sa rubrique d’appartenance simplement en regardant la barre de titre, qui fournit aussi
des informations portant sur l’item actif dans cette fiche.
Barre de menu de la console
Les menus sont aussi accessibles par des raccourcis clavier.

Tous les articles du menu comportant une lettre soulignée sont
à votre disposition en appuyant sur la touche Alt et la touche de
la lettre correspondante soulignée.
Ensuite, vous pouvez vous servir des flèches de votre clavier
pour monter ou descendre dans le menu et appuyer sur
« Enter » pour sélectionner l’option désirée, ou simplement
appuyer sur la lettre soulignée.
La console possède sa propre barre de menu. On y retrouve les menus suivants :
Fichier : Ce menu contient des fonctions de base pour la connexion et la fermeture

du logiciel :
 Connecter
 Déconnecter
 Gestion des licences
 Activation des licences
 Utilisateurs actifs
 Gestion comptes Sql
 Quitter (Alt+F4)
Édition : Offre des utilitaires pour l’édition.

 Annuler (Ctrl+Z)
 Refaire (Ctrl+Y)
 Couper (Ctrl+X)
 Copier (Ctrl+C)
 Coller (Ctrl+V)
 Effacer (Delete)
 Sélectionner tout (Ctrl+A)
 Rechercher (Ctrl+F)
 Calculatrice (Ctrl+F5)
Affichage : Permets de personnaliser l’affichage de la console.

 Barre d’outils
 Barre d’état
 Barre d’exploration
 Tableau bord
Options : Menu contenant des options pour l’utilisation du système.

 Préférences utilisateur
 Permissions utilisateur
 Personnaliser
 Audit ISO
Rubriques : Donne accès à tous les modules et à toutes les rubriques qui sont
intégrés dans INTERAL
Rapports : Donne accès aux rapports disponibles dans INTERAL.
Composantes : Donne accès à des composantes personnalisées que nos clients

peuvent ajouter au logiciel
Fenêtres : Permets de réorganiser les fenêtres ouvertes

 Cascade
 Mosaïque Horizontale
 Mosaïque Verticale
 Réorganiser les icônes
 Donne accès à toutes les fenêtres ouvertes sur la console.
Aide : Menu d’aide d’INTERAL.

 INTERAL sur le web
 Support technique
 À propos d’INTERAL
Barre d’exploration
Dans le tableau qui suit, la colonne de gauche présente l’information sous forme
d’images de la barre d’exploration, la colonne de droite explique le bouton et le raccourci
clavier s’il y a lieu. Ces boutons commandent des fonctionnalités générales et sont
identiques d’un module à un autre.
Gestion des enregistrements : Cette barre d’outils est commune à

chaque grille d’information. Les boutons vous permettent
respectivement d’éditer (ctrl+O) l’information d’une fiche
existante, d’ajouter (ctrl+N) une nouvelle fiche ou de supprimer
une fiche.
Validation : (ctrl+S) Ce bouton permet de valider les données

contenues dans une fiche et de les enregistrer dans la base de
données. Ce bouton s'active automatiquement dès qu’une
information est modifiée ou ajoutée.
Validation et création : (ctrl+M) Ce bouton réalise la même

opération que le bouton de validation, en plus de créer un nouvel
enregistrement vide qui s’ouvre pour l’édition.
Coller : (ctrl+V) Permet de coller de l’information qui à été coupée

ou copiée d’un autre endroit.
Copier : (ctrl+C) Permet de copier de l’information afin de la

coller ailleurs.
Couper : (ctrl+X) Permet de couper de l’information pour l’enlever

ou la coller ailleurs.
Lancement de l’impression : (ctrl+P) Envoie un document à

l’impression.
Ajout d’un sous item : Permet d’ajouter un sous item dans la liste.
Insertion d’un sous item : Permet l’insertion d’un sous item dans
liste.
Enlever un sous item : Permet d’enlever un sous item de la liste.
Déplacer ce sous item au début : Permet de déplacer le sous item

sélectionné au début de la liste.
Déplacer ce sous item à la fin : Permet de déplacer le sous item

sélectionné à la fin de la liste.
Déplacer ce sous item d’une ligne vers le haut : Permet de

déplacer le sous item sélectionné d’une ligne vers le haut de la liste.
Déplacer ce sous item d’une ligne vers le bas : Permet de

déplacer le sous item sélectionné d’une ligne vers le bas de la liste.
Options : Permet de consulter les options de la fenêtre active.
Actions : Permet de consulter les actions de la fenêtre active.

Filtrer : Permet de filtrer la sélection de la fenêtre active.
Connecter : Permet de se connecter à la base de données.
Éditer (sous-section) : Permet d’éditer le sous item sélectionné de

la liste.
Champ obligatoire : Avertissement que le champ est obligatoire et

doit être édité avant de valider.
Recherche : Permet d’exécuter une recherche dans la liste.
Les fenêtres de sélection des filtres
Lors de l’ouverture d’une liste, INTERAL affiche les données selon le filtre par défaut,
ou selon les valeurs par défaut du système, si aucun autre filtre n’est configuré par défaut.
L’utilisateur peut filtrer ces données afin d’afficher que les données dont il a besoin. Pour
ce faire, l’utilisateur clique sur l’icône « Filtrer » située dans la barre d’exploration. Un
filtre apparaît afin de permettre à l’utilisateur de spécifier les critères requises. Les
options disponibles sont différentes selon la liste à filtrer.
L’utilisateur peut effectuer sa sélection, et sauvegarder la disposition du filtre afin de ne

pas avoir à refaire le filtre à chaque fois.
En fait, l’utilisateur peut sauvegarder plusieurs configurations, et en désigner une afin

qu’elle soit utilisée par défaut au chargement de la liste, en cliquant sur « Charger par
défaut » dans la liste déroulante.
Une fois la liste chargée, l’utilisateur peut refaire le filtre avec un autre disposition
préalablement configurée en cliquant sur la flèche qui se trouve à droite du bouton
« Filtrer ».
Lorsque le filtre contient un champ de type « date », « à partir de », etc., l’utilisateur peut
choisir la date s’il veut faire référence à une date précise. Il est à noter que si la
disposition est sauvegardée, la date sélectionnée restera la même.
Si l’utilisateur veut configurer le filtre de sorte à voir les résultats pour la journée
courante, la semaine courante, ou le mois courant, par exemple, il peut utiliser les options
« jour » ou « mois », et déterminer la ou les valeurs à utiliser selon ce qu’il veut afficher.
Par exemple, si l’on veut voir les commandes client datées de la dernière semaine, on
peut configurer le filtre comme ceci :
Si l’on veut voir les bons de travail dont la date de début se situe entre la semaine
dernière et la semaine prochaine, on peut configurer le filtre comme ceci :
Lorsqu’on utilise ces options, le jour 0 (ou le mois 0) désigne la journée courante (ou le
mois courant).
Il est possible d’imprimer le contenu d’une grille tel qu’il est

présenté à l’écran. Pour ce faire, filtrez et triez la liste comme
vous voulez, et ensuite cliquez sur « Impression de la grille »
dans le menu « Actions » de la liste.
Il est possible de configurer la disposition de l’impression dans

les Préférences Utilisateur sous le menu « Options », dans
l’encadré « Impression grilles ».
La nomenclature
Une bonne structure commence par une bonne identification de ses items. Certains
numéros ne sont pas générés automatiquement et doivent être saisis par l’utilisateur pour
définir certains items, tels que les numéros de clients, fournisseurs, employés,
équipements, etc. Il est primordial d’attribuer aux items une nomenclature s’adaptant
facilement au changement.
La nomenclature consiste à donner des numéros uniques à vos items. Ces numéros
devraient, dans la mesure du possible, parler d’eux-mêmes.
Utiliser des groupes de lettres et/ou de chiffres afin d’identifier facilement les différents
regroupements dont l’item fait partie.
Exemple avec un client : On identifie ici la compagnie INTERAL
CA-INT-01
 « CA » = client canadien.
 « INT » = trois premières lettres du nom du client.
 « 01 » = est un chiffre séquentiel qui permet de former un numéro unique pour
chacun des clients.
Chacun de ces groupes de lettres et de chiffres doit être suffisamment grand pour
accueillir la totalité de vos clients, présents et futurs (pensez à l’expansion de votre
entreprise). Dans l’exemple mentionné ci-dessus, il est possible d’avoir un total de 99
clients canadiens dont le nom commence par INT. Donc si vous croyez qu’un jour votre
entreprise comptera plus de 100 clients canadiens dont le nom commence par les mêmes
trois premières lettres, il serait sage d’utiliser « 001 » plutôt que « 01 ».
Les numéros devraient tous comporter le même nombre de caractères.
Préférez :
 CA-INT-01
 20-125-C-045
Plutôt que :
 CA-INT-1
 20-125-C-45
En plus d’améliorer l’esthétisme et de faciliter la lecture des listes et des rapports, cette
façon vous assure un ordonnancement correct. En effet, lorsque viendra le moment
d’afficher la liste de vos items, le programme les affichera en ordre alphanumérique. Il
procédera caractère par caractère en partant de la gauche, les chiffres étant avant les
lettres.
Par exemple :
Le numéro « 20-125-C-145 » sera avant le « 20-125-C-45 », car le dixième caractère est
« 1 » qui est plus petit que « 4 ».
Pour avoir un ordre logique, les numéros devront être présentés comme ceci :
 20-125-C-045
 20-125-C-145
Dimensions des images dans les fiches
Dans les fiches « Employé », « Pièce/Matériau », « Produit » et « Équipement », sous

l’onglet « Détails », il est possible d’ajouter une image de l’item (ou de la personne dans
le cas d’une fiche d’employé).
Voici les dimensions, en pixels, de ces images :
Largeur Hauteur
Employé : 95 126
Pièces/Matériau : 176 176
Produit : 176 176
Équipement : 184 140
Notez que si une image de plus de 150Kb est ajoutée à une fiche, un message apparaîtra
pour avertir l’utilisateur de ne pas mettre de trop grosses images.
Les onglets Notes, Système, Fichiers Attachés et Bloc

Notes
Chaque fiche possède les onglets Notes, Système, Fichiers Attachés et Bloc Notes. Ces
onglets sont expliqués ci-dessous, mais on les retrouve souvent dans le logiciel, et leur
fonction demeure la même partout.
Système
L’onglet Système (voir Figure — Exemple d’une fenêtre Système) fournit de

l’information sur le dernier utilisateur ayant créé, modifié ou utilisant actuellement
l’enregistrement. Il est à noter que, dans certaines fiches, on retrouve un bouton intitulé
« audit » qui vous permet de vérifier l’historique des modifications ayant été apportées
aux champs de la fenêtre enregistrés à cet effet. Finalement, un dernier bouton permet de
voir qui, parmi les utilisateurs autorisés à le faire, a vérifié la fiche en cours. Ainsi, s’il
est impossible pour un utilisateur de modifier un enregistrement actuellement bloqué par
un autre utilisateur, il pourra connaître l’identité de l’utilisateur qui modifie actuellement
l’enregistrement.
Notes
Plusieurs fiches possèdent aussi un onglet « Notes » permettant à l’utilisateur de saisir

des informations qui ne sont pas enregistrées au sein des champs et options standard du
système. Ainsi, si un utilisateur désire saisir certaines particularités concernant, par
exemple, un produit, il lui est possible de le faire dans cette fenêtre. Ces notes peuvent
être modifiées ou supprimées par n’importe quel utilisateur.
Bloc Notes
L’onglet Bloc Notes est différent de l’onglet Notes. Pour ajouter des commentaires dans
cet onglet, cliquer sur Ajouter au haut de la fenêtre. Une ligne apparaît. Cliquer dans le
champ Note pour ajouter un commentaire. En sauvegardant la fiche, la date et l’heure de
l’ajout ainsi le nom du poste de l’utilisateur qui a entré la note apparaîtront automatique
dans les champs prévus à cet effet. Il ne sera jamais possible de supprimer ni de modifier
ces détails; ils sont permanents.
Fichiers Attachés
Un onglet « Fichiers Attachés » se retrouve également dans plusieurs fiches d’INTERAL

(équipement, pièce, employé, bon de travail, etc.). Cet onglet permet à l’utilisateur de
joindre un ou plusieurs fichiers pour consultation ou impression qui seront disponibles
pour tous les utilisateurs ayant les permissions appropriées.
Cependant, la capacité de visualiser et d’imprimer les fichiers attachés dépendra des

logiciels qui sont installés sur le poste dont l’utilisateur dispose. Par exemple, si vous
voulez visualiser le fichier attaché plan_technique.pdf, vous devez avoir le logiciel
Acrobat Reader d’Adobe d’installé sur votre poste de travail.
La case à cocher « Externe » vous permet de dire à INTERAL si vous voulez qu’il copie
le fichier dans la base de données ou si vous voulez que le fichier demeure à l’endroit où
il se trouve actuellement.
Dans le premier cas, lorsque la case « Externe » n’est pas cochée, le fichier sera toujours
disponible, même si le fichier original est supprimé de son emplacement initial. Par
contre, si des modifications sont apportées au document original, vous devrez mettre à
jour le fichier attaché dans INTERAL.
Dans le 2e cas, lorsque la case « Externe » est cochée, c’est l’inverse qui est vrai. C’est-à-
dire que si le document original est modifié, la mise à jour sera automatique et les
utilisateurs verront la version la plus récente du document. Par contre, si le fichier
original est supprimé de son emplacement original, aucun utilisateur ne pourra accéder au
fichier attaché.
Pour ce qui est de la case à cocher « Imprimé », cette option doit être demandée à
INTERAL pour pouvoir être activée, car dans la majorité des cas, elle n’est pas utilisée et
pourrait même causer des problèmes pour les utilisateurs. Le seul endroit dans le logiciel
où elle est configurée « par défaut » est dans la fiche du bon de travail.
À cet endroit, si la case est cochée, le fichier attaché sera automatiquement imprimé lors
de l’impression du bon de travail. Encore une fois, le poste de travail doit posséder le
logiciel requis afin d’ouvrir le fichier avant de l’imprimer.
Personnalisation des fiches
Les utilisateurs qui font partie du groupe ADMIN peuvent personnaliser les fenêtres des
fiches afin de ne pas afficher les onglets « Bloc-notes », « Fichiers Attachés » et
« Système ». Ces personnalisations s’appliqueront pour l’ensemble des utilisateurs qui ne
font pas partie du groupe ADMIN. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu
Options / Personnaliser cette fenêtre lorsque la fenêtre à personnaliser est ouverte.
Configuration de suivi sur un champ (Audit ISO)
Le module ISO d’INTERAL sert à faciliter le suivi des changements apportés à un ou

plusieurs champs dans une fenêtre (entre autres pour le système de gestion de la qualité
de l’entreprise telle ISO 9000). Par exemple, dans la fiche des produits, il pourrait être
utile de connaître l’historique des modifications apportées au prix coûtant. Le module
ISO permet de faire en sorte que, lors de chaque mise à jour de ce champ, une transaction
soit enregistrée et facile à retracer. Il suffit alors à l’utilisateur de sélectionner la touche

« Audit » afin de visualiser la liste des modifications apportées aux champs concernés.
Afin d’enregistrer un ou plusieurs champs d’une fenêtre comme étant à auditer, il suffit
de sélectionner le menu Options / Audit ISO. Vous devez posséder les permissions
nécessaires afin de pouvoir accéder à ces options. La grille de déclaration des champs à
auditer apparaîtra alors (voir figure ci-dessous). Afin de déclarer un champ comme étant
à auditer, il suffit de cocher la case « ISO » qui lui correspond. Les trois autres colonnes
permettent de spécifier les événements qui provoqueront un enregistrement dans la table
des champs audités. Le premier, « Insert », provoque un enregistrement lors de chaque
insertion d’un enregistrement. Le second enregistre toutes les modifications apportées à
un enregistrement, alors que le dernier ne reporte que les données qui ont été effacées.
Étant donné le volume de données impliqué par une telle procédure, il est recommandé
de faire preuve de sélectivité dans le choix des champs à auditer. L’audition de champs se
limite actuellement à la fiche des produits et à la rubrique des opérations.
Configuration de champs personnalisés
Si un champ supplémentaire s’avère nécessaire, mais est absent d’une fenêtre, il est
possible de l’ajouter. On pourrait, par exemple, vouloir spécifier une personne à
contacter en cas d’urgence dans la fiche de l’employé. Puisque ce champ ne fait pas
partie des champs standard du système, on devrait alors ajouter un champ personnalisé.
Un onglet supplémentaire intitulé « Personnalisé » apparaît dans une fiche (par exemple,
la fiche « Employés ») dès qu’un champ personnalisé y est ajouté.
Il suffit de sélectionner le menu Options / Personnaliser afin de provoquer l’ouverture de

la boîte de dialogue (voir la figure ci-dessous). Vous devez posséder les permissions
nécessaires afin de pouvoir accéder à ces options. Après avoir saisi le libellé du champ à
ajouter et de l’avoir activé grâce à la case à cocher « actif », il suffit de sélectionner le
type de ce dernier. Un champ personnalisé ne pourra en aucun cas être retiré de la fiche à
laquelle il a été ajouté. Il est toutefois possible de modifier l’étiquette s’y rapportant. Les
modifications y ayant été apportées apparaîtront lors de la prochaine activation de la fiche
concernée.
Outre les formats standard (texte, numérique, et date), un type SQL est disponible. Ce
dernier permet de créer une liste déroulante contenant des données de la base. La liste
ainsi créée peut référer à n’importe quel champ de n’importe quelle table de la base de
données. Le contenu de la liste est édité en utilisant transact-SQL dont la plupart des
fonctions standard peuvent être utilisées. Il est toutefois impossible de référer à une
valeur spécifique d’un champ au sein de la clause WHERE de la requête. Par exemple,
pour un champ permettant d’afficher une liste d’employés, il est impossible de limiter les
options affichées aux employés du département spécifique dont fait partie tel employé. Il
faudra alors sélectionner tous les employés ou bien choisir un département qui demeurera
constant dans la liste.
Les champs personnalisés ajoutés à la fiche des produits peuvent également être audités.
Toutefois, le processus diffère de celui qui doit être suivi pour les champs standard,
puisque les paramètres de cette fonction apparaissent directement dans la grille de
définition des champs personnalisés (voir la Figure — Ajout de champs personnalisés ci-
dessus).
Personnalisation des champs existants
Il est possible pour les utilisateurs du groupe ADMIN de personnaliser les champs
existants dans l’application. Accessible à partir du menu Options / Personnaliser ce
champ, l’utilisateur doit cliquer dans le champ à personnaliser afin d’avoir accès à la
fenêtre de personnalisation. Cette fonctionnalité consiste à permettre aux utilisateurs
membres du groupe ADMIN à définir les champs existants comme étant obligatoires, ou
bien de mettre une valeur par défaut dans un champ. Ces modifications s’appliqueront à
tous les utilisateurs du système.
INTERAL- Trucs & astuces 35
Trucs & astuces

Ce document s’adresse aux utilisateurs de tous les modules d’INTERAL. Il a été conçu
pour améliorer la convivialité du logiciel en mettant en valeur les fonctionnalités qui
rendent son utilisation plus efficace.
La plupart de ces trucs et astuces s’appliquent dans toutes les fenêtres et modules du
logiciel, à moins que son fonctionnement soit impossible pour des raisons techniques.
Raccourcis-clavier
INTERAL est muni de plusieurs raccourcis-clavier qui permettent à ses utilisateurs de

sauver du temps et d’être plus efficaces dans leur travail. Ils permettent aussi de limiter
l’utilisation de la souris au minimum.
Clavier français Clavier Symbole(s) Description

ou combinaison anglais (si
de touches différent)
Déplacement de la ligne sélectionnée dans
et une liste
Ouvrir la fiche de la ligne sélectionnée dans
Entrée / Ctrl + O Enter
une liste
Fermer la fenêtre active dans INTERAL
Échap Esc
(listes, fiches, etc.)
Couper du texte, des chiffres ou une date
Ctrl + X
d’un champ
Copier du texte, des chiffres ou une date
Ctrl + C
d’un champ
Coller du texte, des chiffres ou une date d’un
Ctrl + V
champ
Imprimer (appelle les rapports disponibles à
Ctrl + P
l’impression
Sauvegarder
Ctrl + S
Sauvegarder + nouvelle fiche (à partir d’une
Crtl + G
fiche)
Nouvelle fiche (à partir d’une liste)
Ctrl + N
Ctrl + Page
Passer à l’onglet précédent/suivant dans une
Up / Page
Ctrl + / fiche
Down
/ MAJ ( Tab / Shift +
Passer au champ suivant/précédent
) + Tab
Utilisé dans une liste déroulante pour ouvrir

la liste des options disponibles, ou afficher le
calendrier dans un champ date, ou afficher la
Alt + calculatrice pour un champ numérique
(Utiliser les flèches et la touche « Entrée »
(« Enter ») pour sélectionner.)
Passer d’une fenêtre ouverte à une autre dans
Ctrl + Tab
Ctrl + le logiciel
F12 Ouvre le tableau de bord
Sélectionne ou désélectionne une case à

Espace Spacebar
cocher
Fonction MAJ + double-clique
La fonction « MAJ ( ) » + double-clique sert à ouvrir une fiche à partir d’une autre
fiche. Par exemple, dans une fiche d’un item d’une commande fournisseur, vous pouvez
utiliser cette combinaison sur le numéro de pièce pour ouvrir la fiche de la pièce.
Pour utiliser cette fonction, enfoncez simplement la touche « MAJ ( ) » (ou « Shift
( ) » pour les claviers anglophones), en double-cliquant sur le champ à ouvrir. La
fenêtre d’origine reste ouverte, et la fenêtre appelée s’ouvre par-dessus.
Cette fonction est présente partout où un champ de type « liste déroulante » fait référence
à une information qui détient sa propre fiche : les numéros de pièces, de produits, de bons
de travail, de soumissions, de bons de commande (client ou fournisseur), etc. Cette
fonction ne s’utilise pas dans les champs de type texte, date et numérique. Les champs
qui peuvent être utilisés avec cette fonction sont normalement entourés d’un pointillé.
De plus, cette fonction peut aussi être utilisée pour créer une nouvelle fiche. Par exemple,
vous voulez créer une nouvelle commande fournisseur alors vous ouvrez une fiche de
commande fournisseur vierge. Vous cherchez le fournisseur en question, et vous réalisez
qu’il n’existe aucune fiche pour ce fournisseur. Vous utilisez donc la fonction « MAJ
( ) » + double-clique sur le champ « Nº fournisseur » vide. Une fiche fournisseur
vierge s’ouvre que vous pouvez remplir, et ensuite utiliser comme numéro de fournisseur
dans votre commande.
Passer d’un item à un autre dans une fiche
Lorsque l’utilisateur se trouve dans une fiche secondaire (un item d’une commande
fournisseur, par exemple), il peut aller directement au prochain item (ou à l’item
précédent) sans avoir à retourner à la fiche parent, en cliquant sur les flèches « Préc. » et
« Suiv. » situées au haut de la fiche.
Sauvegarder la disposition
Vous pouvez configurer l’apparence des listes dans INTERAL afin qu’elles conviennent
mieux à vos besoins. Toutes les listes sont configurables (exemples : liste des employés,
des bons de travail, des pièces, etc.), ainsi que la plupart des grilles contenues dans les
fiches (exemple : liste des items dans l’en-tête d’une commande fournisseur ou d’une
commande client).
Vous pouvez agrandir ou réduire la taille des colonnes en plaçant votre curseur à
l’extrémité droite de son en-tête de manière à ce que votre curseur devienne une flèche
( ). Cliquez et déplacez votre souris à gauche ou à droite, afin de réduire ou agrandir la
colonne jusqu’à ce qu’elle soit de la largeur désirée.
Vous pouvez vous servir de l’option « Best fit » pour ajuster automatiquement la largeur
d’une colonne. Faites un clique-droit sur son en-tête, et choisissez « Best fit » du menu
contextuel. La colonne s’ajustera automatiquement.
Vous pouvez aussi déplacer une colonne en tenant le bouton gauche de la souris enfoncée
sur celle-ci et en la déplaçant à l’endroit désiré parmi les en-têtes de colonnes.
Les données peuvent être regroupées par colonne, et ce, sur plusieurs niveaux. Pour ce
faire, glissez simplement un en-tête de colonne dans la zone grise à l’endroit où c’est écrit
« Glissez une colonne ici pour regrouper par cette colonne ».
Par exemple, dans la liste des bons de travail, vous pouvez regrouper les bons par
équipement, et ensuite par type de bon (correctif/préventif/appel de service). Vous
pouvez explorer le contenu des regroupements en cliquant sur le + à gauche du

regroupement en question.
Pour voir tous les items des regroupements, il suffit de faire un clique-droit dans la zone
grise de regroupement et choisir « Full Expand » du menu contextuel.
Pour enlever les regroupements, vous pouvez glisser l’en-tête à sa place, ou faire un
clique-droit dans la zone grise et choisir « Clear grouping » du menu contextuel.
Vous pouvez aussi trier la liste par une colonne en particulier en cliquant sur l’en-tête de
celle-ci. Les données seront triées par ordre alphanumérique croissant. Vous pouvez
cliquer à nouveau pour un ordre décroissant. Une flèche indique la colonne de tri, et sa
direction indique l’ordre.
Enfin, pour sauvegarder la disposition de la liste, cliquez sur le bouton « Options » au

haut de la liste et choisissez « Sauvegarder la disposition » du menu. Ainsi, la prochaine
fois que vous ouvrirez cette fenêtre, elle s’ouvrira avec cette configuration. L’option
« Supprimer la disposition » remet la fenêtre à la disposition par défaut.
Note : Lorsque la disposition est sauvegardée, la langue de l’interface est aussi

sauvegardée pour ce qui a trait aux en-têtes de colonnes. Donc si l’utilisateur change la
langue de l’interface, les en-têtes de colonnes demeureront dans la langue qui était
utilisée lorsque la disposition a été sauvegardée.
« Column chooser »
INTERAL vous permet de modifier les colonnes affichées dans ses grilles à l’aide de la
fonction « Column chooser ».
Pour utiliser cette fonction, faites un clique-droit sur l’en-tête grise d’une colonne, et
choisissez « Column chooser » du menu contextuel.
Une fenêtre « Customization » apparaît dans le coin inférieur droit de la fenêtre avec les
colonnes disponibles, s’il y a lieu.
Pour ajouter une colonne disponible, cliquer sur son nom, et la glisser à l’endroit désiré
parmi les en-têtes de colonnes dans la grille (« drag and drop »).
Il est aussi possible de faire disparaître des colonnes de la grille. Simplement cliquer sur
le nom de la colonne que vous voulez enlever, et la glisser dans la boîte
« Customization ».
N’oubliez pas de sauvegarder la disposition avant de quitter la fenêtre si vous voulez que
ces changements demeurent.
Bouton « Actions »
Le bouton « Actions » se retrouve dans la majorité des listes et des fiches dans
INTERAL. En tant qu’utilisateur, vous avez intérêt à explorer ce bouton car il contient
souvent des fonctionnalités intéressantes.
Dans la majorité des fenêtres, le menu de ce bouton contient les fonctions « Exportation
des données » et « Envoyer par courriel ».
La fonction « Exportation des données » vous permet d’exporter les données dans les
formats disponibles – XML, Texte (TAB), ou CSV (Virgule) – soit dans un fichier ou
encore dans le presse-papier.
La fonction « Envoyer par courriel », quant à elle, sauvegarde les données en format PDF
et les insère dans un courriel à l’aide de votre logiciel de messagerie par défaut. Si aucun
logiciel de messagerie n’est disponible, cette option ne fonctionnera pas.
L’information sera la même que celle qui serait imprimée si on choisissait l’impression
d’un rapport. D’ailleurs, si plusieurs rapports sont disponibles à l’impression pour cette
fenêtre, la liste des rapports sera affichée afin de choisir l’information à envoyer par
courriel.
Outre ces deux options, il y a habituellement d’autres options propres à chaque fenêtre
dans le menu du bouton « Actions ». Ces options vous seront parfois utiles. Par exemple,
dans la liste des bons de travail, à l’aide du bouton « Actions », vous pouvez :
- Copier un bon
- Fermer le(s) bon(s) de travail
- Changer le récepteur ou l’émetteur des bons et préventifs
- Lier les bons entre eux
- Accéder à la planification
Note : La plupart des options contenues dans les menus des boutons « Actions » sont
expliquées dans leurs modules respectifs.
Vous retrouverez également ces options dans la partie inférieure du menu contextuel qui
apparaît lorsque vous faites un clique-droit dans la fenêtre.
Recherche dans une liste
Il y a plusieurs moyens que vous pouvez utiliser pour effectuer une recherche dans une
liste.
Premièrement, on peut se servir du filtre, qui peut être configuré pour afficher certaines
données par défaut (voir section suivante). Le filtre peut également servir à trouver un
item en particulier en y entrant les critères appropriés.
Note : Vous pouvez saisir du texte directement dans un champ grisé du filtre pour
inscrire votre critère que recherche. Le champ deviendra automatiquement blanc avec
l’opérateur par défaut pour ce champ (débute par, contient, termine par, etc.).
Deuxièmement, on peut simplement cliquer sur une ligne de la liste, dans la colonne
voulue, et taper le début du champ recherché à l’aide du clavier (ceci est l’équivalent de
« débute par » dans le filtre). La ligne se déplacera au fur et à mesure pour trouver la
première ligne qui correspond à ce qui a été tapé.
S’il y a plus d’une ligne qui contient exactement ce que vous avez tapé, seule la première
occurrence sera sélectionnée. Pour trouver la suivante, simplement vous placer sous la
ligne sélectionnée et recommencer à taper du début.
Finalement, vous pouvez vous servir de la fonction « Ctrl + F », comme c’est le cas dans
la plupart des applications Windows (Word, Excel, etc.). Cette combinaison de touches
fera apparaître une fenêtre vous permettant de chercher la première occurrence de ce que
vous recherchez (l’équivalent de « contient »). Pour trouver les occurrences suivantes,
cliquez sur « Rechercher » de nouveau.
Configuration des filtres
Les filtres peuvent être configurés pour charger certaines valeurs par défaut.
Cliquez sur le bouton « Filtrer » au haut d’une liste, et configurez les champs comme
vous les voulez par défaut. Ensuite, cliquez sur le bouton dans le coin inférieur droit du
filtre (par défaut, il s’appelle « Valeurs système »). Vous pouvez donner un nom à ce
filtre en cliquant sur « Enregistrer sous » à partir du menu contextuel. Pour mettre cette
configuration par défaut, sélectionner « Charger par défaut » à partir du même menu.
Vous pouvez configurer plusieurs options pour un même filtre, et, à partir de la liste, vous
pouvez charger une configuration différente en cliquant sur la flèche à droite du bouton
« Filtrer » et en choisissant la configuration voulue.
Impression d’une liste
Vous pouvez imprimer n’importe que liste dans INTERAL telle qu’elle apparait à l’écran
(liste des bons de travail, liste des équipements, codes configurables, etc.). Pour ce faire,
filtrez et triez la liste selon vos besoins, et cliquez ensuite sur le bouton « Actions » afin
de choisir « Impression de la grille » dans le menu qui apparait.
Il est possible de configurer les paramètres d’impression pour toutes les grilles à partir de
l’encadré « Options d’impression » de la fenêtre des préférences utilisateur sous le menu
Options.
Clique-droit
Dans n’importe quelle fenêtre dans INTERAL (liste, fiche, etc.), vous pouvez faire un
clique-droit afin de voir les options disponibles pour cette fenêtre. Ceci comprendra les
boutons de la « barre d’exploration » (celle qui se trouve au haut de chaque fenêtre). Les
« Actions » disponibles pour la fenêtre se retrouvent également dans ce menu contextuel.
Inscrire directement dans une liste déroulante
Vous pouvez taper l’item recherché directement dans le champ d’une liste déroulante
plutôt que d’utiliser le filtre ou de chercher parmi la liste déroulante. Le résultat sera la
première occurrence trouvée selon ce que vous aurez tapé (l’équivalent d’un « débute
par »).
Personnalisation de la barre de boutons
La barre de boutons dans la console INTERAL peut être configurée pour afficher
seulement les boutons requis.
Pour ce faire, cliquez sur une flèche à droite d’un des boutons, cliquez sur « Add or
Remove Buttons », et ensuite sur « Customize ».
Une fenêtre « Customization » apparaît. Choisissez les modules dont vous vous servez, et
cliquez sur « Close ».
Ensuite, pour les modules restants, vous pouvez enlever (ou remettre) les boutons qui ne
vous serviront pas, en cliquant encore une fois sur la flèche à droite des boutons en
question, ensuite sur « Add or Remove Buttons », et ensuite sur le nom de module pour
faire apparaître la liste des boutons. Décochez (ou cochez) les boutons tel que désiré.
Personnalisation des fiches
Les utilisateurs qui font partie du groupe ADMIN peuvent personnaliser les fenêtres des
fiches afin de ne pas afficher les onglets « Bloc-notes », « Fichiers Attachés » et
« Système ». Ces personnalisations s’appliqueront pour l’ensemble des utilisateurs qui ne
font pas partie du groupe ADMIN. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu
Options / Personnaliser cette fenêtre lorsque la fenêtre à personnaliser est ouverte.
Personalisation des champs
Il est possible pour les utilisateurs du groupe ADMIN de personnaliser les champs
existants dans l’application. Accessible à partir du menu Options / Personnaliser ce
champ, l’utilisateur doit cliquer dans le champ à personnaliser afin d’avoir accès à la
fenêtre de personnalisation. Cette fonctionnalité consiste à permettre aux utilisateurs
membres du groupe ADMIN à définir les champs existants comme étant obligatoires, ou
bien de mettre une valeur par défaut dans un champ. Ces modifications s’appliqueront à
tous les utilisateurs du système.
Masquer automatiquement la barre de navigation
Afin d’optimiser l’utilisation de l’espace de votre écran avec l’interface, vous pouvez
choisir d’afficher la barre de navigation, mais la masquer automatiquement. De cette
manière, elle est toujours disponible lorsque vous en avez besoin, mais elle ne limite pas
l’espace de votre écran. Aussitôt qu’une fenêtre est ouverte, la barre de navigation se
glisse vers la gauche pour laisser la place à la fenêtre. Placez simplement votre souris sur
l’onglet « Navigation » pour la faire réapparaître.
Pour utiliser cette fonction, sélectionnez « Masquer automatiquement » dans la fenêtre

des préférences (Options/Préférences utilisateur).
Statistiques des données d’une colonne
Au bas de chaque colonne dans une liste, vous pouvez ajouter de l’information relative
aux données contenues dans celle-ci.
Simplement faire un clique droit en dessous de la colonne dans la partie grise pour faire
apparaître ce menu contextuel.
Sum : Somme des nombres présents dans cette colonne. Cette option sera
désactivée pour les colonnes qui contiennent des dates, du texte, des
numéros de téléphone, etc. Elle peut être activée, toutefois, pour des
colonnes qui contiennent des cases à cocher. Elle affichera le total des
cases cochées.
Min : Valeur minimum contenue dans la colonne (en ordre alphanumérique).
Max : Valeur maximum contenue dans la colonne (en ordre alphanumérique).
Count : Décompte du nombre de lignes contenues dans la colonne.
Average : Moyenne des nombres contenus dans la colonne. Cette option sera
désactivée pour les colonnes qui contiennent des dates, du texte, des
numéros de téléphone, etc. Dans le cas d’une colonne contenant des cases
à cocher, la moyenne des cases qui sont cochées sera affichée (exemple 1
case sur 2 est cochée alors la moyenne est de 0.5).
None : Aucune information n’est affichée.
Cochez l’option désirée pour la faire apparaître.
N’oubliez pas de sauvegarder la disposition de la fenêtre pour que ces données

apparaissent la prochaine fois.
Modification d’arrière-plan des lignes de grilles
Il est possible pour l’utilisateur de modifier la couleur des cellules éditables et des lignes
sélectionnées de l’ensemble des grilles dans le logiciel INTERAL (exemple de cellules
éditables : le code de requête et sa remarque dans une fiche de bon de travail).
Cette fonction est accessible sous Options / Préférences utilisateur.
Dans l’encadré « Apparence de la grille », simplement choisir une couleur parmi celles
disponibles. En tout temps, l’utilisateur peut revenir aux couleurs par défaut en cliquant
sur l’icône . Cliquer ensuite sur « Valider » et fermer la fenêtre des préférences. Pour
voir le résultat, ouvrir une nouvelle fenêtre qui contient un grille (une liste, par exemple).
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu’INTERAL est utilisé sur un portable
ou un projecteur où les couleurs pâles ne paraissent pas très bien.
INTERAL- Employés 48
Employés
Le module des employés prend en charge la gestion des fiches des employés
(identification, affectation à des équipes, à des groupes d’utilisateurs et à des quarts de
travail) ainsi que la consultation des entrées/sorties et la correction des entrées/sorties non
conformes aux horaires de travail.
La liste des employés est disponible sous le menu :

Rubriques / Employés / Liste des employés
Ce module permet de saisir toutes les informations nécessaires à INTERAL pour la

gestion des ressources humaines. Il est le module ayant le plus d’interactions avec tous
les autres modules du système. L’affectation d’un employé pour une action à accomplir
ou déjà accomplie est possible, voire obligatoire au sein de plusieurs autres modules. La
liste des employés sera utile entre autres :
 Lors de la mise en inventaire d’un item

 Afin d’identifier le responsable sur un ordre de production.
 Pour les entrées/sorties, dans le module de gestion du temps.
 Au sein des exécutions de production.
 Afin d’autoriser tout ajustement d’inventaire
 Etc.
Il est à noter que le nom d’un employé ne pourra être supprimé

du système si celui-ci est utilisé dans un enregistrement d’un
autre module, peu importe lequel. Le cas échéant, un message
vous indiquera que cet enregistrement ne peut être supprimé en
raison de son utilisation en lien avec un ou plusieurs autres
modules.
Étapes préalables recommandées avant l’ajout de

fiches d’employés
De manière à rendre plus efficace la saisie des noms des employés, il est recommandé de
créer d’abord les départements, classes salariales et jours fériés s’appliquant au personnel
de l’entreprise. Il sera ainsi beaucoup plus facile de remplir la liste des employés,
puisque ces trois groupes d’informations apparaîtront dans les listes déroulantes de la
fiche de l’employé. Cette manière de procéder n’est toutefois aucunement obligatoire,
des modifications et ajouts pouvant être apportés à tout moment.
Création des départements
La liste des départements permet de saisir l’ensemble des divisions de l’usine.
Cette liste est disponible sous le menu :

Rubriques / Employés / Département
Les départements serviront à regrouper les employés affectés aux différentes unités de
l’usine. Lors de la sélection de la fenêtre « Départements » du module des employés, une
liste que vous pourrez éditer apparaît et permet la saisie de ces derniers.
Le regroupement des employés est utile chaque fois qu’il est nécessaire de sélectionner
une portion des employés. À titre d’exemple, lors de la normalisation des entrées/sorties
(module Gestion du temps), il est possible de ne vérifier que les entrées/sorties
concernant les employés d’un département en particulier.
Création des classes salariales
La liste des classes salariales permet de définir chacune des classes salariales de votre
entreprise. Si l’une de celles-ci doit être modifiée, cette grille rendra l’opération possible,
et tous les employés correspondant à cette classe bénéficieront de la modification.
Comme pour la liste des départements, la saisie est réalisée grâce à une liste que vous
pouvez éditer.
Cette liste est disponible sous le menu :

Rubriques / Employés / Classe salariales
Création de jours fériés
Les jours fériés et congés généraux s’appliquant à l’entreprise sont saisis au sein de la
fenêtre « Fériés » du module des employés.
Celle-ci est disponible sous le menu :

Rubriques / Employés / Fériés
Une fois ces congés ajoutés, il vous sera possible de les importer dans la fiche de
l’employé. Comme pour plusieurs autres codes configurables, les jours fériés seront
entrés au sein d’une liste éditable. Il est à noter que l’opération devra être répétée
annuellement puisque l’entrée de dates ne peut être récursive dû à la variabilité de
certains jours fériés tel que le congé de Pâques.
Enregistrement d’un employé
La fiche de l’employé vous permet de structurer et de documenter un dossier sur chacun

des employés de votre entreprise. Au moment de la validation, le système vous indiquera
si des données sont manquantes, afin que les informations nécessaires au bon
fonctionnement du système soient présentes lorsque requises par les autres modules du
système.
Comme c’est le cas dans la plupart des fenêtres, lorsque vous double-cliquez sur une
ligne de la grille, la fiche de l’employé sélectionné apparaît à l’écran dans une nouvelle
fenêtre.
Cliquer sur « Ajouter » pour créer une nouvelle fiche.
La fiche de l’employé comporte huit onglets de base et un onglet optionnel

(« personnalisé ») afin de vous supporter dans la gestion de vos employés, ainsi que les
onglets « Note », « Système » et « Bloc Note » et « Fichiers Attachés » qui ont été définis
dans la section portant sur les onglets Notes, Système, Fichiers Attachés et Bloc Notes.
Les autres seront définis dans la section qui suit.
Détail
Vous pouvez identifier l’employé en fournissant des informations générales sur celui-ci.
Il est possible d’ajouter une photo pour une identification visuelle de l’employé. Les
champs obligatoires ici sont le numéro de l’employé, son prénom et son nom. Il existe
d’autres champs obligatoires dans les onglets Travail et Salaire que nous verrons dans les
sections suivantes. Les autres champs disponibles sous cet onglet ont été prévus pour une
meilleure gestion des ressources humaines de votre entreprise et le fait de les compléter
ou non est entièrement à votre discrétion.
Une série d’options de formats « case à cocher » est à votre disposition pour définir
facilement le statut de chaque employé. Ceci permettra de trier les employés selon les
options qui sont cochées ou non dans leur fiche.
 Actif : Permets de désactiver la fiche de l’employé dans le système sans toutefois

l’effacer. Par défaut, cette option est cochée active.
 Recevoir des bons de travail : Permets de voir le nom de l’employé dans la

fenêtre de sélection des récepteurs d’un bon de travail.
 Émettre des bons de travail : Permets de voir le nom de l’employé dans la

fenêtre de sélection des émetteurs d’un bon de travail.
 Acheteur (chez fournisseurs) : Permets à l’employé de faire des commandes

chez les différents fournisseurs préalablement saisis.
 Représentant aux ventes : Permets de voir le nom de l’employé dans la fenêtre

de sélection d’un représentant dans une fiche de client, de commande client et de
commande fournisseur.
 Planificateur responsable : Permets de voir le nom de l'employé dans la liste

déroulante du champ Planificateur Responsable sous l'onglet Planification dans la
fiche d'une pièce ou d'un produit.
Travail
Vous devrez associer un employé à son lieu de travail (Usine/Entrepôt), et son

département. Vous pouvez aussi établir son horaire, sa fonction et son superviseur.
Cet onglet comporte également un numéro de poinçon. Celui-ci devra être spécifié pour
tout employé tenu de poinçonner à son entrée et à sa sortie du travail. En effet, seuls les
employés comportant un tel numéro seront ajoutés à la grille de normalisation de la paie.
Tout employé ne disposant d’aucun poinçon (numéro de poinçon 0) sera considéré
comme étant rémunéré sur une base hebdomadaire fixe.
Deux modalités de saisie des horaires sont offertes par INTERAL. La première consiste
à choisir un horaire parmi la liste dans la fiche de chaque employé. Cette manière de
procéder permet de gérer chaque ressource de manière indépendante. Toutefois, dans la
mesure où la gestion par équipe de travail correspond davantage à votre contexte
d’entreprise, il est également possible d’attitrer l’employé à une équipe qui est elle-même
rattachée à un horaire de travail. Lors du calcul de la paie, l’horaire spécifié dans le
champ « horaire » est prédominant pour la compilation. Si aucun horaire n’est identifié à
cet endroit, le système utilisera celui qui aura été affecté à l’équipe de travail à laquelle
l’employé fait partit.
Salaire
Cet onglet contient toutes les informations qui serviront à administrer la paie de
l’employé. La classe salariale est obligatoire, car elle servira au calcul de la
normalisation. Les dates d’embauche et de mise à pied sont également prises en compte
pour le calcul lors de la normalisation. Cela évite de se retrouver à la compilation avec
des heures pour un employé ayant été mis à pied ou dont la date d’embauche est future.
Vous retrouverez plusieurs autres champs qui pourront vous être utiles dans la gestion de
vos ressources humaines, tels que : Salaire de base, salaire moyen, années d’expérience,
date de naissance, numéro d’assurance sociale, banque, et compte.
Groupes
Cet onglet contient toutes les informations qui serviront à administrer les informations de
connexions et de différents groupes dont l’employé fait partie. Vous pouvez spécifier un
nom d’utilisateur qui pourra servir pour la connexion de l’employé au système. Un mot
de passe peut être saisi, et celui-ci donnera accès à des options personnalisées, comme un
collecteur de donnée portatif, par exemple. L’employé peut être associé à différents
groupes qui détermineront ses permissions.
Approbation
C’est dans cet onglet que les paramètres d’approbation des demandes de travail, des
réquisitions et des commandes fournisseur sont saisis.
Il y a quatre sections dans cette fenêtre : l’approbation de l’approvisionnement,

l’approbation des demandes de travail, le substitut d’approbation, et la limite
d’approbation. Chaque section est expliquée ci-dessous.
Approbation de l’approvisionnement
Un supérieur d’approbation doit être configuré afin de faire approuver les réquisitions et
le commandes fournisseur qui dépassent la limite d’approbation de l’employé (voir plus
bas pour plus de détails à propos des limites d’approbation).
Lorsque l’employé tente d’approuver une réquisition ou une commande fournisseur qui
dépasse sa limite d’approbation respective, un message sera affiché lui disant qu’il
dépasse sa limite et qu’il doit faire approuver sa demande. Le nom du supérieur sera
affiché, toutefois l’employé pourra le modifier si nécessaire.
Le supérieur choisi aura alors une liste de commandes/réquisitions en attente

d’approbation sous Rubriques / Réquisitions / Commandes/Réquisitions en attente de
votre approbation.
Approbation des demandes de travail
C’est ici que l’on détermine si l’employé peut approuver et rejeter des demandes de
travail, et, le cas échéant, déterminer son supérieur d’approbation.
Cette section fonctionne en conjoncture avec la permission « Approuver ou rejeter une

demande de travail » dans les permissions « Demandes de travail ».
Si l’employé fait parti d’un groupe qui n’a pas cette permission, alors les boutons
« Approuver » et « Refuser » apparaîtront grisés et ne seront pas accessibles dans la fiche
de la demande de travail.
Dans ce cas, il est inutile de cocher la case « Transformer en bon de travail » puisque
l’utilisateur n’aura pas accès au bouton « Approuver ». Il devra diriger sa demande de
travail en désignant un récepteur ayant les permissions de la transformer en bon de travail
afin qu’elle suive son cours.
Si, par contre, l’employé appartient à un groupe qui détient la permission « Approuver ou
rejeter une demande de travail », en cochant la case « Transformer en bon de travail »
dans sa fiche d’employé, il pourra approuver les demandes de travail, les transformant
ainsi en bon de travail, ou bien il pourra les rejeter.
Si l’employé n’a pas cette case de cochée à sa fiche d’employé et qu’il veut faire
approuver sa demande de travail, il clique sur le bouton « Sauver » pour qu’elle soit
automatiquement redirigée au supérieur d’approbation que vous inscrivez dans le champ
de cette section. Il faut s’assurer que ce supérieur détient bien les permissions nécessaires
pour l’approbation et la transformation en bon de travail.
Substitut d’approbation
Une personne substitut peut aussi être associée à l’employé. Si un employé est
sélectionné dans ce champ, toutes les demandes d'approbation, autant au niveau de
l’approvisionnement que des demandes de travail, iront à ce substitut dans la situation où
l’employé n’est pas disponible pour l’approbation.
Limite d’approbation
Une limite d’approbation peut être attribuée à un employé. Cette limite s’applique
seulement pour l’approvisionnement (réquisitions et commandes fournisseur). Si cet
employé veut approuver une commande ou une réquisition dépassant sa limite
d’approbation, ses commandes ou réquisitions devront préalablement être approuvées par
son supérieur d’approbation.
La première limite est commune, elle sera la limite globale pour toutes les catégories.
Vous remarquerez qu’il est impossible de saisir de catégorie sur cette première limite. Il
est possible de raffiner les limites par catégorie. Par exemple un employé peut avoir une
limite d’achat de bois de 100 000 $ et une limite d’achat de métaux de 1 000 $. Le
montant inscrit pour les commandes peut différer du montant inscrit pour les réquisitions.
Un employé sélectionné en tant que supérieur d’approbation peut lui aussi avoir une
limite d’approbation, ce qui veut dire que plusieurs niveaux d’approbation peuvent être
configurés dans le système. Un utilisateur peut faire la réquisition d’un item d’une valeur
de 1500$ dans une catégorie où une limite d’approbation de 300$ lui est imposée. La
réquisition se place en attente d’approbation par son supérieur d’approbation. Pour cet
exemple, le supérieur d’approbation a une limite de 1000$. Il ne peut donc pas approuver
cette réquisition. Il doit la rediriger vers son supérieur d’approbation.
Attention : Un employé n’ayant aucun droit d’approbation de configurer dans sa fiche

d’employé, et qui a accès aux réquisitions et aux commandes fournisseurs pourra quand
même approuver une commande ou une réquisition si les prix des pièces et des frais et
services sont à 0$. Étant donné que certains fournisseurs acceptent ces bons de
commande, il faut surveiller ces situations particulières. Pour éviter que ceci se produise,
nous suggérons de ne pas donner la permission de modification aux employés qui ne sont
pas appelés à passer des commandes ou des réquisitions, mais qui pourrait avoir à les
consulter.
Vacances
La planification des vacances pour un employé est entreprise dans cet onglet. S’assurer
que la date de sélection représente bien l’année sur laquelle on veut appliquer les
congés/vacances. Le champ « Permis », que vous pouvez éditer, permet d’identifier, pour
chaque employé, son solde de jours de congé. Le champ « Configurés » indique le
nombre de jours de vacances pour lequel la date a été planifiée dans le tableau « Jours
configurés ».
Au moment d’ajouter les jours de congé configurés, vous devez spécifier le type de congé
prévu à l’horaire ainsi que le temps payé par l’entreprise. Les types de congé que vous
retrouvez sont les banques de temps, les fériés, les vacances payées, les vacances non
payées, les journées flottantes et les banque de maladie, ainsi que ceux qui ont été
configurés dans les codes configurables (Rubriques / Codes configurables / Employés /
Types de banques de temps). Les heures « complétées » sont celles qui ont été traitées
lors de la paie.
Pour ajouter des heures de congé, cliquer sur la ligne du type d’absence que vous voulez
ajouter, et cliquer sur « Ajouter ». Une ligne s’affiche dans la section « Jours
configurés », vous permettant de faire la saisi des informations essentielles à la
configuration du congé. Déterminer la date du congé et spécifier le type de congé et le
temps payé si nécessaire. Le bouton « Ajout multiple » donne accès directement à la
fenêtre « Ajout de congés/Vacances », où il vous est possible d’ajouter des vacances à
plusieurs employés pour plusieurs jours à la fois.
Lors du traitement de la paie, si un employé n’a pas enregistré de temps pour une journée
donnée, le système vérifiera d’abord si une journée de vacances est prévue. Si c’est le
cas, aucune erreur ne sera signalée, alors que, dans le cas contraire, l’employé concerné
sera réputé absent pour une raison inconnue. Le superviseur de cet employé devra alors
porter attention à cette journée.
INTERAL vous alertera lorsque le nombre de journées que vous tentez de configurer
dépasse le nombre de journées permises dans la fiche de l’employé. Vous aurez le choix
de continuer ou de modifier les configurations.
Vous serez aussi averti si l’employé est déjà en vacances aux dates que vous tentez de
configurer.
Pour configurer plusieurs congés à plusieurs employés en même temps, utiliser la fenêtre
d’ajout de congés/vacances sous Rubriques / Employés / Ajout de congés/vacances.
Expérience
Cet onglet est utilisé pour enregistrer les expériences pertinentes de l’employé. Il est
possible d’éditer la liste des opérations sous le menu :
Rubriques / Produits / Pièces/Matériaux / Listes des opérations
Les mois d’expérience de l’employé peuvent être saisis sous chacune des opérations
disponibles, jusqu’à concurrence de 1200 mois (100 ans) par opération. Ces informations
seront à titre informatifs seulement et n’affecteront en rien les données de la paie.
Internet
L’onglet Internet de la fiche des employés n’est utilisable qu’en conjonction avec des
fonctionnalités hors standard développées pour certains clients de Conception INTERAL
Inc. Il n’est visible que pour l’administrateur du système.
INTERAL- Permissions 56
Permissions utilisateur
La fenêtre des permissions est disponible sous Options / Permissions utilisateur.
Elle est utilisée pour gérer l’accès aux différentes fonctionnalités du système pour les
utilisateurs. Les utilisateurs sont gérés à partir de groupes, qui sont configurables dans
cette fenêtre, mais les employés sont attitrés à ces groupes à partir de leur fiche
d’employé, sous l’onglet « Groupe ». La fenêtre est disponible uniquement pour les
utilisateurs ayant la permission « Changer les permissions », sinon le menu sera grisé.
Lorsqu’on désigne des permissions, celles-ci s’appliquent toujours au groupe sélectionné

dans le champ « Groupe de sécurité ».
Dans l’encadré « Activation », choisir les modules auxquels le groupe aura accès. La case
« Requis » désigne que le module est requis pour les utilisateurs de ce groupe, donc
lorsqu’ils se connecteront, ils consommeront automatiquement une licence de ce module.
Ils ne pourront en aucun temps libérer ces licences, à moins de se déconnecter du
système. La case « Optionnel » désigne que le module peut être utile pour ce groupe
d’utilisateurs, mais qu’il n’est pas essentiel. Donc, lorsque l’utilisateur se connectera, si
une licence de ce module est disponible, il la consommera. Sinon, il pourra se connecter
quand même avec les licences qui lui sont requises ou qui lui sont optionnelles et
disponibles. Si l’utilisateur n’a pas accès à un module, celui-ci apparaîtra en gris et ne

sera aucunement accessible pour cet utilisateur.
Si « Requis » et « Optionnel » sont tous deux cochées, l’utilisateur consommera une

licence lors de sa connexion, mais il pourra la libérer pour un autre utilisateur qui en a
besoin.
Pour libérer ou consommer des licences sans se déconnecter, cliquer sur le

menu Fichier / Activation des licences. Cocher les cases pour consommer
une licence et les décocher pour les libérer. Seuls les modules pour lesquels
l’utilisateur a accès seront activés, et ce même si l’utilisateur sélectionne la
case à cocher dans l’activation des licences.
Ensuite, choisir les détails de permission pour chaque module. Ces détails sont expliqués
ci-dessous pour chaque module. Les permissions « Consultation », « Modification » et
« Vérification » sont des permissions qui se retrouvent dans plusieurs modules. Voici leur
signification :
Consultation : Permet à l’utilisateur d’avoir accès au module et de consulter les données

qui s’y retrouvent. Ne permet pas la modification de ces données. Ceci exclue d’autres
fonctionnalités si des permissions spéciales sont requises. Ex. : Dans le module
« Employé », une permission spéciale est requise pour avoir accès à l’onglet « Salaires ».
Modification : Permet de consulter et de modifier les données dans ce module. Ceci

exclue d’autres fonctionnalités si des permissions spéciales sont requises. Ex. : Dans le
module « Employé », une permission spéciale est requise pour la modification des
vacances.
Vérification : Donne accès au bouton « Vérifier » dans l’onglet « Système de la fiche ».
Les autres permissions sont décrites dans leurs modules respectifs :
Appels d’offres
Permission Effet
Permet à l’utilisateur de désactiver une fiche d’appel
Désactiver
d’offres
Calendrier
Consultation, modification et vérification seulement.
Codes configurables
Consultation et modification seulement.
Commandes clients
Permission Effet
Permet à l’utilisateur de désactiver une fiche de commande
Désactiver
client
Commandes fournisseurs
Permission Effet
Désapprobation Permet de désapprouver une commande fournisseur

Permet à l’utilisateur de désactiver une fiche de commande
Désactiver
fournisseur
Permet à l’utilisateur d’effectuer la réception des
Réception de commande
commandes fournisseurs.
Autorisations de Permet à l’utilisateur d’avoir accès aux autorisations de
déchargement déchargement
Accusés de réception Permet à l’utilisateur d’avoir accès aux accusés de réception
Quantité annulée Permet à l’utilisateur d’annuler des quantités commandées
(réception) lors de réceptions
Modifier commandes Permets à l’utilisateur de modifier les commandes
fermées fournisseurs qui sont fermées.
Demandes de travail
Permission Effet
Éliminer une demande Permet à l’utilisateur d’effacer une demande de travail
travail
Approuver ou rejeter une Donne accès aux boutons « Approuver » et « Rejeter » dans
demande travail une fiche de demande de travail.
Modifier toutes les Permet au demandeur de modifier toutes les demandes de
demandes (Demandeur) travail, même celle dont il n’est pas le demandeur.
Employés
Permission Effet
Permet l’accès à l’onglet « Salaire » de la fiche d’un

Salaires employé, ainsi qu’aux montants des salaires dans la fiche
d’un bon de travail sous les onglets « Coûts » et « Heures ».
Classes Salariales Permet de visualiser les classes salariales.
Alloue toutes les permissions reliées aux vacances, dont la

Superviseur des vacances modification de l’état « Payé » et la modification du nombre
de jours autorisés de vacances.
Permet de modifier le nombre de jours de vacances permis
Jours de vacances (modif.)
annuellement.
Permet d’ajouter ou de modifier des vacances dans la fiche
Modification vacances d’un employé, sans toutefois pouvoir modifier le nombre
maximum de jours de vacances permis.
Permet d’ajouter ou de modifier les congés fériés dans la
Modifications fériés rubrique des jours fériés ainsi que dans la fiche d’un
employé.
Permet de modifier les permissions d’un utilisateur.
Changer les permissions
Internet Permet de modifier les informations de l’onglet « Internet ».

Permet de modifier les informations de l’onglet

Modification approbation
« Approbation ».
Notes Permet de modifier les informations de l’onglet « Notes ».
Permet de modifier les informations de l’onglet « Bloc

Bloc notes
notes ».
Permet de modifier les fichiers dans l’onglet « Fichiers

Fichiers attachés
attachés ».

Personnalisé
« Personnalisé ».
Travail Permet de modifier les informations de l’onglet « Travail »
Permet de modifier les informations de l’onglet « Banque de

Banque de temps
temps »

Opérations
« Expérience »
Entités externes
Permission Effet
Bloquer commande d’un Donne accès au bouton « Bloquer commande » dans
client l’onglet « Détail » d’une fiche client
Permet la modification des contacts des entités externes
Modification des contacts
(clients, fournisseurs, transporteurs, et manufacturiers)
Permet de modifier le contenu du champ « Représentant »
Représentant
dans la fiche du client
Entrées/Sorties
Équipements/Locaux
Permission Effet
Enlever pièces Permet à l’utilisateur d’enlever des pièces

Permet à l’utilisateur d’ajouter des pièces dans la
Ajouter pièces
composante de l’équipement
Permet à l’utilisateur de copier un gabarit de préventif d’un
Gabarit de préventif
équipement à un autre.
Permet à l’utilisateur d’ajouter ou de remplacer un compteur
Remplacer un compteur
sur un équipement.
Permet à l’utilisateur d’effectuer une mise à jour des
M.A.J. des compteurs
compteurs d’équipement.
Éditeur des composantes Donne accès à l’éditeur de composantes
Modification des données
Permet de modifier les données d’une composante
des composantes
Consultation des routes Permet de consulter le contenu d’une route d’inspection
Permet de consulter et de modifier le contenu d’une route
Modification des routes
d’inspection
Ajouter une composante Permet d’ajouter une composante à une fiche d’équipement
Enlever une composante Permet d’enlever une composante à une fiche d’équipement
Permet d’ajouter des branches dans l’arborescence de
Modification de l’arbre
l’équipement
Déplacer un équip. De Permet de déplacer des équipements dans l’arborescence
l’arbre mais ne permet pas d’ajouter des branches.
Exécutions
Expédition de produits
Permission Effet
Permet à l’utilisateur de modifier les données dans l’onglet
Modification du détail
« Détail » d’un bordereau d’expédition
Facturation
Permission Effet
Liaison comptable Donne accès à la liaison comptable
Désactiver Permet de désactiver une facture payable
Gestion du temps
Permission Effet
Donne accès à la normalisation pour la gestion du temps, et
donne la permission d’effectuer des modifications aux
Normalisation
banques de temps des employés à partir de leur fiche
employé.
Dénormaliser Donne accès à la dénormalisation pour la gestion du temps
Gestionnaire de produits/pièces
Indicateurs et statistiques
Consultation seulement.
Inventaire
Permission Effet
Inventaire physique Donne accès à l’inventaire physique

Appliquer/Effacer
Permet d’appliquer et d’effacer l’inventaire physique
l’invent. Phys.
Entrée/Sortie de pièces Permet d’effectuer des sorties et des retours de pièces
Transfert de pièces Permet d’effectuer un transfert de pièces

Magasins
Maintenance
Permission Effet
Tous les bons Active l’option de filtrer dans tous les bons de travail.
Permet de modifier le champ « Priorité » sur les bons de
Priorité
travail
Permet l’ajout, la suppression et la modification des
Détail données de l’onglet « Détail », à l’exception du champ
« Priorité »
Assignation
données de l’onglet « Assignation »
Appel de service
données de l’onglet « Appel de service »
Permet l’ajout, la suppression et la modification de
Supervision l’onglet « Supervision », à l’exception du champ
« Fermeture »
Fermeture de tous les bons Permet de pouvoir fermer n’importe quel bon de travail
Permet de pouvoir fermer les bons dont l’utilisateur est
Fermeture
émetteur ou récepteur
Donne accès au bouton « Effacer » dans la barre de
Élimination
boutons de la liste des bons de travail
Coûts
données de l’onglet « Coûts »
Pièces – Gestion du Permet l’ajout, la suppression et la modification des
prévisionnel données de l’onglet « Pièces »
Donne accès à la case à cocher « Historique » de l’onglet
Historique
« Supervision » du bon de travail
Heures
données de l’onglet « Heures »
Cette permission fait référence à un module externe à
l’installation de base du logiciel. Elle donne accès à la
Récupérer permis de travail
case à cocher « Récupérer permis de travail » de l’onglet
« Dossier » du bon de travail

Annexe
données de l’onglet « Annexe »
Cette permission permet à l’utilisateur de créer un bon de
Créer un BT sans demande travail sans avoir à créer préalablement une demande de
travail
Cette permission rend accessible le bouton « Effacer »
Effacer une transaction de
dans la barre de boutons de la fenêtre des transactions de
composante
composantes
Pièces – Gestion des Cette permission permet à l’utilisateur de pouvoir
quantités utilisées modifier la liste des pièces d’un bon de travail
Changer
Permet de changer l’émetteur/récepteur/exécutant des
émetteur/récepteur/exécutant
bons de travail
des BT
Modification date début Permet de modifier la date de début du bon de travail
Remplacement composantes Permets d’effectuer des remplacements de composantes
Tâches standard (Écriture) Permets de créer et de modifier des tâches standard
Ordres de production
Permission Effet
Lissage Donne accès à la fenêtre de lissage
Outils système
Permission Effet
Assistant de code à barres Donne accès à l’assistant de code à barres

Donne accès au menu Rubriques / Outils système /
Collecteurs
Collecteur
Tableau de bord Permets l’utilisation du tableau de bord
Configurateur du tableau
Permets d’accéder à la configuration du tableau de bord
de bord
Administration des
Permets de configurer les alarmes (fonctionnalité à venir)
alarmes
Indicateurs Permets d’utiliser les indicateurs dans le tableau de bord
Modifier les indicateurs Permets de modifier les indicateurs dans le tableau de bord
Administration des Permets de pouvoir copier les indicateurs sans être un
indicateurs utilisateur « Admin »
Permets de libérer les informations contenues dans les
Libérer Pocket PC
Pocket PC
Planification maintenance
Permission Effet
Permets de changer l’horizon (dates) pour la tableau de
Changer l’horizon
planification de la maintenance
Permets d’avoir accès à la section « Planification » du
Consultation :
tableau de planification de la maintenance, sans pouvoir
Planification de travail
faire de modifications (requiert licence pour la planification)
Planification production

Postes Comptables
Permission Effet
Fermer période fiscale Permet de fermer les périodes fiscales
Proc. cadenassage
Permission Effet
Approuver Permet d’approuver une procédure de cadenassage
Désapprouver Permet de désapprouver une procédure de cadenassage
Produits / Pièces / Matériaux
Permission Effet
Pièces: Modif. prix

Permet de modifier le prix vendant
unitaire
Pièces : Modif. Code de

Permet de modifier le code de pièce dans l’onglet « Détail »
pièce
Pièces : Modif.
Permet de modifier le contenu des onglets « Fournisseurs »
Fournisseurs/
et « Manufacturiers » de la fiche de pièce
manufacturiers
Pièces : Appliquer les
Permet d’appliquer les codes d’amortissement sur les pièces
codes d’amortissement
Produits : Modif. Prix

Permet de changer le prix unitaire d’un produit.
unitaire
Opérations : modifier
Permet de modifier les équations des opérations
équations
Opérations : modifier
Permet de modifier les options des opérations
options
Modifier le prix unitaire

Permet de modifier le prix unitaire moyen d’une pièce
moyen
Permet d’accéder à la fenêtre de révision du prix unitaire
Révision du prix unitaire
moyen dans le module de réajustement de la valeur
moyen de la pièce
d’inventaire
Réquisitions
Permission Effet
Désapprobation Permet de désapprouver une soumission
Ressources humaines
Soumissions
Permission Effet
Désactiver Permet de désactiver une soumission
Transactions
Usines/Entrepôts

INTERAL- Calendriers 68
Calendriers
Pour pouvoir vous servir de toutes les fonctionnalités du logiciel, il est primordial qu’au
moins un calendrier soit configuré pour chaque usine/entrepôt. Ces calendriers
comporteront les heures de travail des employés ainsi que les jours fériés et autres
exceptions. Si ces configurations ne sont pas effectuées, certaines fonctionnalités, tel que
le tableau de bord pour la maintenance, ne seront pas accessibles.
Pour ce faire, vous devez configurer les calendriers et ensuite associer un calendrier à
chaque usine/entrepôt.
Liste des calendriers
La liste des calendriers est disponible sous Rubriques / Calendriers / Liste des
calendriers.
Pour ajouter un calendrier, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé en haut de la fenêtre.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Vous devez commencer par nommer le calendrier, autant
que possible avec un nom significatif, ainsi qu’une courte description. Ensuite, remplir
les onglets de « Dimanche » à « Samedi » avec les heures de travail pour ce calendrier.
Les calendriers peuvent être copiés et collés d’une journée à l’autre si les heures sont
identiques ou presque. Le nombre total d’heures pour la semaine sera affiché dans le
champ « heures/semaines » au fur et à mesure que les journées seront configurées.
Lorsque la semaine est bien configurée, cliquer sur « Sauver » pour enregistrer la
semaine, et passer à l’onglet « Exceptions » pour ensuite configurer les exceptions à
prendre en ligne de compte.
Sélectionner l’année à laquelle s’appliquent ces exceptions, et cliquer sur les jours du
calendrier pour lesquels vous voulez mettre des exceptions. Pour naviguer dans les mois
de l’année, cliquer sur les flèches situées à droite du calendrier. La légende concernant les
codes de couleur pour les journées est indiquée en bas de la fenêtre.
Pour une journée dont l’usine ou l’entrepôt sera fermé, cliquer sur le bouton « Aucune
heure de travail » dans l’encadré à droite du calendrier. Si l’usine ou l’entrepôt est ouvert,
mais à des heures autres que celles inscrites dans le calendrier, cliquer sur « Heures de
travail spécifiques » et entrer les heures pour cette journée. Notez qu’il est possible de
sélectionner plusieurs jours en même temps.
Lorsque le calendrier est complété, cliquer sur « Sauver ». Configurer ainsi tous les
calendriers pour tous les horaires et les usines.
Allocation des ressources
Après avoir configuré les calendriers, il est important d’attribuer un calendrier à chaque
usine/entrepôt. Vous pouvez aussi attribuer les calendriers aux équipements spécifiques si
désiré.
Cliquer sur Rubriques / Calendriers / Allocations des ressources.
Pour commencer, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la fenêtre. Dans la
ligne qui apparaît, choisir une date si elle est ultérieure à la date en cours. Vous ne
pouvez choisir une date inférieure à la date d’aujourd’hui.
Ensuite, choisir un calendrier parmi ceux qui ont été préalablement configurés. Entrer le
pourcentage d’allocation du calendrier à l’usine. Par défaut, ce chiffre sera 100 %.
Ensuite, choisir soit l’équipement ou l’usine/entrepôt en question.
Au moins un calendrier doit être affecté pour chaque usine configurée pour que la portion
Maintenance du système fonctionne correctement.
INTERAL – Périodes fiscales 71
Périodes fiscales
La bonne configuration des périodes fiscales dans INTERAL est primordiale pour le bon
fonctionnement du système. Si vos périodes fiscales n’ont pas été configurées par
l’installateur lors de l’installation initiale du système, vous devez les configurer
manuellement.
À chaque fin d’année fiscale, les périodes doivent être configurées pour l’année qui s’en
vient. Il est toutefois possible de les configurer plusieurs années d’avance.
Pour configurer vos périodes fiscales, passer par Rubriques / Postes comptables /
Périodes fiscales.
Ajouter une période fiscale
Pour ajouter une période fiscale, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la
fenêtre.
S’assurer que l’année par défaut est la bonne, puis entrer le nom de la période fiscale
(exemple : Janvier). Déterminer ensuite les dates de début et de fin. Cliquer sur
« Sauver » et continuer en cliquant sur « Ajouter » pour ajouter la prochaine période
fiscale.
Les dates de début des périodes fiscales suivantes seront toujours la date de fin de la
période précédente + 1. Par exemple, si la première période fiscale se termine le 31
janvier 2006, la date de début de la 2e période sera nécessairement le 1er février 2006.
Si vous avez saisi 12 périodes et que vous vous rendez compte que vous vous êtes trompé
de date pour la 3e période fiscale, il sera nécessaire d’effacer les périodes fiscales 4 à 12
en ordre décroissant avant de pouvoir effacer la 3e période et de recommencer. Ceci, à la
condition qu’aucune transaction n’ait eu lieu dans les périodes 3 à 12.
Si une transaction a eu lieu, il est impossible d’effacer la période fiscale.
Cases « Préparation fermeture » et « Fermé »
La case « Préparation fermeture » sert à préparer le terrain pour fermer la période fiscale
(souvent appelé « fermer son mois »).
Ce n’est pas tous les types de compagnie qui vont utiliser cette fonctionnalité. Elle est
utilisée lorsqu’on ne veut plus que des transactions aient lieu dans la période fiscale
donnée, mis à part de la prise d’inventaire physique et des réajustements d’inventaire.
INTERAL – Périodes fiscales 72
Dans ce cas, l’utilisateur peut cocher la case « Préparation fermeture ». À ce moment,

seules les transactions impliquant l’inventaire physique seront permises.
Si la case a été cochée par erreur ou que la période n’était pas vraiment terminée, il est
possible de décocher la case, en autant qu’aucun inventaire physique ne soit en cours.
Une fois la prise d’inventaire physique terminée, et après vérification de la valeur de

l’inventaire, l’utilisateur ayant les permissions nécessaires pourra cocher la case
« Fermé » pour fermer la période fiscale (communément appelé « fermer son mois »).
Toutefois, si l’inventaire physique n’a pas été défixé, il sera impossible de fermer la
période. Il sera alors nécessaire de s’assurer que l’inventaire a été défixé pour toutes les
usines/entrepôts.
Lorsque la période fiscale a été fermée, il est impossible d’appliquer une transaction
quelconque à l’intérieur de ces dates. Il est aussi impossible de supprimer la période, ni
de décocher les cases à cocher.
INTERAL – Postes comptables 73
Postes Comptables
Introduction au lien comptable d’INTERAL
Bien que spécialisée dans le domaine manufacturier (production, inventaires / achats,

maintenance), INTERAL a intégré à son logiciel des transactions comptables, créées lors de la
réalisation de transactions au système et enregistrées à même la base de données.
Plusieurs types de transactions sont enregistrés dans INTERAL, mais seul un nombre limité
d’entre elles est transféré vers le système comptable. Le lien comptable veille essentiellement à
éviter la double saisie des factures payables et recevables, des notes de crédit et de quelques
écritures s’y rapportant. Vous pourrez également ajuster la valeur de votre inventaire dans votre
système comptable en vous basant sur les rapports de valeur d’inventaire d’INTERAL
Des situations peuvent donc survenir où des comptes comptables, inexistants dans la charte de
comptes de l’entreprise, seront créés dans INTERAL. Ces derniers viseront tantôt à satisfaire à
la contrainte logicielle « pour toute transaction, le débit balance avec le crédit », tantôt à isoler
temporairement dans un compte distinct une portion de coût qui, pour la comptabilité générale
d’une compagnie, ne sera pas déplacé du compte d’où il se trouvait à l’origine.
Afin que toute transaction soit correctement enregistrée, plusieurs champs destinés à contenir des
postes comptables par défaut ont été disposés dans l’application. Ces champs servent ensuite de
source permettant de fournir une valeur par défaut à un élément transactionnel dans l’interface.
Par exemple, le poste de dépense qui sera enregistré dans un équipement sera utilisé comme
valeur par défaut dans tout bon de travail servant à réparer un équipement. De même, le poste de
vente d’un produit sera utilisé comme valeur par défaut dans un détail de commande client.
Dans certains cas, les valeurs par défaut sont déterminés par cascade, c’est-à-dire que le logiciel
recherche d’abord un poste comptable à un endroit spécifique et l’utilisera s’il est présent, mais
procédera à d’autres recherches si l’information n’est pas disponible. Ainsi, dans le cas du poste
de vente par défaut d’un détail de commande client, le système recherchera d’abord le poste de
vente du produit et l’utilisera s’il est présent. Par contre, en son absence, le système utilisera le
poste de vente enregistré dans l’usine.
Pour assurer le bon fonctionnement de l’application, il suffit de bien comprendre d’où
proviennent les postes comptables pour être en mesure de les configurer selon vos besoins.
Description des postes comptables utilisés dans INTERAL
Les figures ci-dessous présentent les zones de saisie des postes comptables par défaut utilisés
dans INTERAL. Il s’agit de valeurs qui seront placées en tant que valeurs par défaut par le
système dans les champs comptables reliés au éléments transactionnels (soumissions,
commandes, factures, etc.) Ces valeurs sont toutefois modifiables par l’utilisateur par
l’intermédiaire dans les interfaces mêmes qui requièrent ces valeurs par défaut.
Les sections qui suivent détaillent le rôle joué par chacune des zones de saisie des postes
comptables.
Les regroupements de comptes
Les regroupements d’intégration et de catégorie sont des fiches informatiques contenant des
groupes de postes comptables qui peuvent répondre à plusieurs transactions différentes. On
associe les regroupements comptables à des produits, à des pièces ou à une usine (valeurs par
défaut).
Les regroupements d’intégration regroupent des postes comptables utilisés dans des transactions
de type « acquisition et inventaires », alors que les regroupements de catégorie se concentrent sur
le secteur des ventes.
L’intérêt de regrouper ainsi des comptes comptables est de créer des profils de comptes une seule
fois, puis de les associer à plusieurs produits ou pièces. Ainsi, au lieu d’enregistrer neuf [9]
postes comptables dans plusieurs fiches de produits, on enregistre une seule fois les neuf postes
comptables dans une fiche de regroupement, puis on n’a qu’à relier ce regroupement à tous les
produits concernés.
Prenons, par exemple, le cas de la réception d’une pièce inventoriée. Cette transaction
impliquera les postes comptables suivants :
Matériel inventorié
Description Débit Crédit Provenance Localisation Schéma
Poste du bon d'achat X Compte ctb Détail du bon d'achat (obl) Type 3
Poste des payables X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
Où seront trouvés les postes comptables choisis pour cette transaction? Dans le cas d’une
réception, une commande d’achat sera à la base de la transaction. Ainsi, le poste de valeur
d’inventaire proviendra de la ligne de commande d’achat. Il s’agira normalement d’un poste de
valeur de l’inventaire ou d’un poste de dépense.
C’est lors de la création du bon d’achat que la valeur du poste comptable sera déterminée. Dès la
saisie d’une pièce inventoriable dans l’une des lignes d’un bon d’achat, INTERAL ira
automatiquement vérifier si un regroupement d’intégration a été relié à la pièce achetée
(facultatif). Si un tel regroupement a été associé à la fiche de la pièce, alors INTERAL choisira
automatiquement le poste comptable indiqué dans le champ « Poste de valeur d’inventaire » de
ce regroupement et le reportera automatiquement dans la ligne en cours de saisie.
Si aucun regroupement d’intégration n’a été associé à la pièce achetée, alors INTERAL se rendra
automatiquement dans la fiche de l’usine d’appartenance du bon d’achat et sélectionnera le poste
comptable figurant dans le champ « Poste de valeur d’inventaire » du regroupement d’intégration
de l’usine. Parce qu’il est obligatoire d’associer un regroupement d’intégration à une usine et
parce qu’un regroupement d’intégration contient nécessairement un poste de valeur d’inventaire,
il est certain que cette seconde partie de la cascade sera fructueuse.
Une fois la valeur par défaut du poste de la ligne d’achat sera déterminée, INTERAL l’affichera
à l’écran, afin que l’utilisateur puisse le modifier au besoin. C’est, en définitive, le poste qui
sera affiché dans le détail de bon d’achat qui sera utilisée comme premier poste de la transaction.
Le poste de payable sera choisi de manière similaire. De la même manière, le logiciel vérifiera
d’abord si un regroupement d’intégration a été associé à la fiche de la pièce figurant dans la ligne
du bon d’achat. Toutefois, c’est le poste figurant dans le champ « Poste de payable » qui sera
cette fois retenu. Dans le cas où aucun regroupement d’intégration n’aura été joint à la fiche de
la pièce, c’est une fois de plus le regroupement d’intégration relié à l’usine d’appartenance du
bon d’achat qui sera consulté. On sélectionnera cette fois le poste figurant dans le champ « Poste
de payable ».
Contrairement au poste de valeur de l’inventaire, il ne sera pas possible pour l’utilisateur de
réviser le poste de payable qui sera utilisé. Il sera automatiquement sélectionné au moment où la
transaction de réception sera enregistrée et fera partie de la transaction.
La section « sélection des postes comptables par défaut » fournit davantage de détails concernant
la sélection des postes comptables dans INTERAL.
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4 9
Description des champs

1. Poste de valeur d’inventaire - poste d’actif : représente la valeur de votre inventaire en
main. Il s’incrémente lorsque vous réceptionnez de l’inventaire et est réduit lorsque vous
expédiez des marchandises.
2. Poste de payables – poste de passif : représente la dette contractée auprès de vos

fournisseurs.
3. Poste d’ajustements – poste de charge: c’est à cet endroit que se comptabilisent les
ajustements d’inventaire et les pertes sèches (write-offs). Ce compte devrait
normalement se situer dans la section « dépenses » ou « coût des marchandises vendues »
de votre charte des comptes.
4. Poste pour les assemblages – poste de charge : ce poste vise à cumuler les coûts fixes et
variables reliés à l’assemblage des pièces.
5. Poste de payables non inventoriés – poste de passif : c’est le poste que vous créditez
lorsque vous réceptionnez des items non-inventoriés et débitez lorsque vous retournez
des items non-inventoriés.
6. Poste des coûts des ventes – poste de charge : c’est ce poste qui est débité avec le poste
des recevables et qui est crédité lors d’un retour de marchandises.
7. Poste de variation de coûts – poste de charge [Inactivé] : poste actuellement inutilisé.
8. Poste de ventes – poste de revenus d’exploitation : poste de revenus qui est crédité lors de
la facturation d’un client.
9. Poste de retours – poste d’actif : poste actuellement inutilisé.
Les postes de l’usine
Au niveau des transactions, la fiche de l’usine sert de filet de sûreté et contient les postes par
défaut qui seront utilisés en dernier recours. En plus des divers postes comptables qu’elle
comporte, l’usine est reliée à un regroupement d’intégration et à un regroupement de catégorie,
lesquels contiennent les postes par défaut qui seront utilisés lorsqu’une fiche de produit ou de
pièce ne comportera aucun regroupement analogue.
Lors de la création d’une usine, les postes comptables et les regroupements de comptes doivent
obligatoirement être spécifiés. Ainsi, INTERAL s’assure de toujours disposer d’un poste
comptable lorsque ce dernier est requis.
La section « sélection des postes comptables par défaut » fournit davantage de détails concernant
la sélection des postes comptables dans INTERAL.
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10. Poste du matériel en transit (production) – poste d’actif : poste regroupant le solde actuel
des produits et des pièces qui ont été retirées de l’inventaire afin d’être utilisées dans la
production.
11. Poste des frais de transport – poste de charge : poste par défaut dans lequel seront
cumulés les frais de transport déboursés pour acquérir des inventaires. Au sein
d’INTERAL, les frais de transport ne sont pas, actuellement, répartis sur la valeur des
pièces en inventaire.
12. Poste des achats divers – poste de charge [Inactivé]: poste actuellement inutilisé.
13. Poste des recevables – poste d’actif : il s’agit du poste d’actif à court terme qui regroupe
l’ensemble des paiements qui devraient être sous peu perçus par l’entreprise.
14. Poste du matériel en transit (expédition) – poste d’actif : poste contenant la valeur des
inventaires qui ont été expédiés mais qui n’ont pas encore été facturés. Il est possible
d’enregistrer le poste de valeur d’inventaires dans ce champ, afin d’éviter que des valeurs
soient déplacées du poste de valeur d’inventaire vers un autre poste au moment de
l’expédition.
15. Poste des revenus de transport – poste de revenus d’exploitation : Ce poste est utilisé
comme valeur par défaut pour tout frais divers de type « transport » qui est enregistré
dans une commande client.
16. Poste des ventes diverses – poste de revenus d’exploitation [Inactivé]: poste actuellement
inutilisé.
17. Poste de coûts de maintenance – poste de coûts d’exploitation (charge): poste de dépense
utilisé lors de l’ajout manuel de coûts sur un bon de travail ou lors de l’ajout d’heures de
travail.
Liste des taxes
18 19
18. Poste de taxe chargée – poste de passif : poste à créditer pour les taxes perçues qui
devront être remises au gouvernement.
19. Poste de taxe payée – poste d’actif : Lorsqu’une taxe est récupérable pour une entreprise,
il lui est possible d’indiquer un compte d’actif qui sera débité lors du paiement de cette
taxe sur une facture payable.
Frais divers d’une commande client
20
20. Poste de G/L d’une commande client – poste de revenus d’exploitation : les frais qui sont
ici entrés sont généralement reliés à des services qui ne correspondent pas à la mission de
l’entreprise. Par exemple, l’expédition à l’aide d’un camion corporatif pour un
manufacturier, des frais de douane, une expédition réalisée par une tierce partie et
refacturée au client, etc.
Frais divers d’un bon de commande (commande d’achat)
21
21. Poste de frais divers – poste de charge : poste sur lequel on veut reporter une charge qui
se rapporte à des services acquis d’un fournisseur, mais qui n’ont pas trait à ses activités
commerciales (transport, douanes).
Poste comptable d’une ligne de commande client
22
22. Poste d’une ligne de commande client – poste de revenus d’exploitation : ce champ a
pour but de recueillir la valeur du compte de ventes à utiliser lors de la facturation du ou
des recevable(s) correspondant(s). On recevra comme valeur par défaut le poste qui se
situe dans le champ « Poste de vente » du regroupement de catégorie qui aura été trouvé
par la cascade [8]. Cette valeur par défaut pourra ensuite être modifiée par l’utilisateur.
C’est le poste qui sera présent dans la commande au moment de la création de la facture
recevable qui servira à son tour de valeur par défaut pour la facture.
Poste comptable d’une ligne de bon de commande (commande

d’achat)
23
23. Poste d’une ligne de bon de commande. La nature de ce poste variera en fonction de ce
qui sera ajouté à la ligne de commande :
a. Lors de l’achat d’une pièce – poste d’actif ou de dépense: lors d’une transaction
concernant une pièce inventoriée, ce champ recevra comme valeur par défaut le
poste figurant dans le champ « poste de valeur d’inventaire » du regroupement
d’intégration qui sera trouvé par la cascade du système [1].
Il sera par la suite possible de modifier la valeur de ce champ. C’est le poste
comptable qui sera présent dans la commande fournisseur au moment de la
réception de marchandises qui sera utilisé dans la transaction de réception. On
peut donc tout autant réceptionner à l’inventaire qu’à la dépense.
b. Lors de l’achat d’un frais/service – poste de charge : Dans le cas d’une transaction
concernant un frais ou un service, le poste qui aura été saisi dans la ligne
pertinente du code configurable de frais & services [28] sera transposé en tant que
valeur par défaut.
Lors de toute réception de pièce inventoriée, INTERAL crée un lot comptable (« bucket »)
qui enregistre le prix de réception (initialement basé sur les prix inscrit au bon de
commande), la quantité reçue et, bien entendu, le numéro de poste comptable figurant à la
ligne de commande [22]. Si un écart est constaté entre le total facturé et le total réceptionné,
il sera possible de corriger la valeur pour le solde du lot comptable, le reste de l’écart étant
reporté sur le poste d’ajustement [3].
Advenant qu’une pièce soit acquise sur un compte de projet (un compte de charge afin, par
exemple, de permettre la confection d’une étagère dans une usine), ce compte, différent du
compte de valeur d’inventaire [1], sera enregistré dans le lot comptable lors de la réception.
Ainsi, dès la réception, le matériel reçu sera débité du compte de charge et crédité des
payables.
Ensuite, lors de l’utilisation de ce lot, l’utilisateur réalisera une sortie de pièce en indiquant le
compte de projet concerné. Ce compte sera généralement spécifié sur un bon de travail dédié
au projet. Ainsi, INTERAL ira d’abord consommer le lot comptable portant le même compte
que celui du projet, assurant ainsi la bonne gestion des inventaires.
Advenant une consommation supérieure à celle qui était prévue, le système ira consommer
des lots appartenant à l’inventaire normal ou créera un lot comptable négatif en inventaire
(advenant l’absence de stocks supplémentaires). INTERAL procédera dans ce cas à un crédit
à la valeur du compte de valeur d’inventaire (actif) et à un débit du compte de projet
(charge).
Poste comptable d’une fiche client – onglet préférences
24
24. Poste d’un client – poste d’équilibration : lors de la création des utilitaires comptables
d’INTERAL, une règle logicielle stipulant que, pour toute transaction, le débit doit égaler
le crédit, a été instaurée. Le compte ici saisi n’a pour rôle que le respect de cette règle,
faisant office de poste d’encaisse lors des encaissements et des paiements. Il ne figure
généralement pas dans la charte comptable corporative et ne sera jamais retransmis au
système comptable lié à INTERAL. Il suffit donc, généralement, de créer un compte

placebo dans INTERAL et de le reporter à cet endroit.
Poste comptable d’une fiche fournisseur – onglet préférences
25
25. Poste d’un fournisseur – poste d’équilibration : tout comme son prédécesseur, le compte
ici saisi n’a pour rôle que le respect de la règle de balancement des crédits. Il suffit donc,
dans ce cas également, de créer un compte placebo dans INTERAL et de le reporter à cet
endroit.
Poste comptable de la fiche d’un transporteur – onglet

préférences
26
26. Poste d’un transporteur – poste d’équilibration : Tout comme les comptes [23] et [24], ce
compte est généralement absent de la charte comptable et n’est créée dans INTERAL que
pour l’équilibrage des transactions.
Poste comptable d’un équipement
27
27. Poste d’un équipement – poste de charge : en fonction de la structure de la charte

comptable de l’entreprise, un poste d’entretien différent, spécifique à chaque équipement,
sera entré dans ce champ pour chacune des fiches d’équipement. Autrement, il s’agira de
reporter un même compte général à la maintenance des équipements dans chacune des
fiches reliées à ces derniers.
Poste d’un frais & service1
28 29
Les frais et services correspondent à des activités qui sont incluses dans le service de
l’entreprise et n’engagent généralement aucun frais extérieur. Par exemple, les frais
d’expédition, d’inventaire ou de manutention correspondent à cette catégorie.
Les frais & services sont achetés et vendus sur une ligne de commande, à la manière d’une
pièce ou d’un produit, par opposition aux frais divers qui sont saisis dans une section
distincte des commandes. Tout comme les frais divers, ils peuvent donc adopter deux types :
28. Poste de charge : inscrire à cet endroit un compte de dépense par défaut qui sera utilisé
lors de l’utilisation de la ligne de frais & service correspondante.
1
Les frais et services peuvent être achetés ou vendus au même titre qu’un produit.
29. Poste de revenus d’exploitation : inscrire à cet endroit un compte de revenus par défaut
qui sera utilisé lors de l’utilisation de la ligne de frais & service correspondante.
Poste d’un bon de travail de maintenance
30
30. Poste de dépense d’un bon de travail – poste de charge : le poste de dépense d’un bon de
maintenance a pour valeur par défaut le poste de dépense qui a été enregistré dans
l’équipement pour lequel le bon a été émis [27]. Il correspond au poste de dépense sur
lequel on souhaite cumuler les coûts d’entretien d’un équipement en particulier.
Sélection des comptes comptables par défaut
Tel que nous l’avons vu précédemment, INTERAL sélectionne les postes comptables à partir de
l’une des sources suivantes :
1. Un poste comptable qui a été saisi dans une fiche (ex : client, fournisseur);
2. Un poste comptable qui figure dans un groupe comptable (regroupement d’intégration ou
de catégorie), lui-même intégré dans une fiche (produit, pièce ou usine);
3. Un poste comptable inscrit directement dans l’onglet « comptabilité » d’une usine;
Peu importe la transaction, INTERAL vérifiera toujours si une information plus proche de la
source d’une transaction est disponible (ex : poste comptable d’une ligne de commande), avant
d’aller quérir une information dans une fiche qui en est éloignée (ex : compte comptable d’une
usine).
La section suivante présente l’ensemble des transactions comptables assumées dans INTERAL.
Ensuite, vous retrouverez les modes de sélection des comptes pour chacune des 46 lignes de
transaction décrites précédemment.
Les transactions comptables dans INTERAL
La présente section détaille les transactions qui sont réalisées à l’intérieur d’INTERAL. Le rôle
joué par chacune des colonnes va tel que suit :
1. Colonne « Ref »: Inscrit le numéro qui a été assigné à chacun des comptes qui ont été
présentés à la section 2.
2. Colonne « Description »: description du poste comptable utilisé
3. Colonnes « Débit » et « Crédit » : Indiquent les postes débités et crédités
4. Colonne « Provenance » : Indique si le logiciel sélectionne directement un poste
comptable dans une fiche ou s’il passe par l’intermédiaire d’un groupe comptable
(regroupement d’intégration ou de catégorie).
5. Colonne « Localisation » : Indique où seront recherchés les postes et les groupes
comptables en ordre de vérification. Indique également la nature obligatoire (obl) ou
facultative (facult) du poste ou du groupe comptable dans la fiche spécifiée. Lorsque
plus d’une fiche seront potentiellement consultées, il est implicite que les informations
sont facultatives dans les premières fiches.
Par exemple, pour la recherche du compte de valeur d’inventaire dans la transaction de
réception des marchandises, INTERAL trouvera l’information comptable par
l’intermédiaire d’un regroupement d’intégration. La colonne « Localisation » nous
indique que ce regroupement d’intégration sera d’abord recherché dans la fiche des
pièces, puis dans la fiche de l’usine si la pièce ne contient pas l’information recherchée.
Cela implique que l’usine est ici le dernier recours. On nous informe également que le
regroupement d’intégration est obligatoire dans la fiche de l’usine, alors
qu’implicitement, ce même groupe est facultatif dans la fiche de la pièce.
6. Colonne « Schéma » : Indique le type de recherche d’informations comptables tel

qu’illustré par l’un des trois schémas dans la section suivante. Ainsi, on peut référer au
schéma 2 pour obtenir une illustration du processus de sélection du poste comptable pour
cette ligne de transaction.
Détail des transactions
A- Réception des marchandises
Matériel inventorié
Ref Description Débit Crédit Provenance Localisation Schéma
23 Poste du bon d'achat X Compte ctb Détail du bon d'achat (obl) Type 3
2 Poste des payables X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
Matériel non inventorié ou services

5 Poste des payables (non inventoriés) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
Frais & services

23 Poste du bon d'achat (1) X Compte ctb Détail du bon d'achat (obl) Type 3
(1)
Par défaut, poste d'achat dans le frais & service [28]
Frais divers
Les frais divers ne sont pas réceptionnés, puisqu'ils n'ont pas réellement de quantité à recevoir. Aucune transaction comptable
B- Facturation d’une facture payable
Facture du matériel inventorié

19 Poste de TVQ X Compte ctb Taxe(payée) (facult) Type 1
19 Poste de TPS X Compte ctb Taxe(payée) (facult) Type 1
Facture du matériel non inventorié

5 Poste des payables (non-inventoriés) X Regroup. intégration Usine (obl) Type 2
Facture des frais & services

5 Poste des payables (non-inventoriés) X Regroup. intégration Usine (obl) Type 2
Facture des frais divers

21 Poste des frais divers commande fourn. (2) X Compte ctb Frais divers comm. fourn. (obl) Type 3
(2)
Par défaut le poste de transport pour le type "transport" [11], null pour les types "douane" et "autre".
C- Sortie des pièces
Sortie sur un bon de travail

30 Poste de GL du bon de travail X Compte ctb Entête du bon de travail (obl) Type 3
30/1 Poste du bucket (3) X Compte ctb BT / pièce, usine (obl) Type 3
(3)
Accumulation de la dépense sur le bon de travail. On cherche d'abord un bucket sur le poste de dépense, puis on cherche en inventaire
Sortie sur un équipement

27 Poste de GL de l’équipement X Compte ctb Equipement (obl) Type 3
27/1 Poste de valeur de l’inventaire (4) X Compte ctb Equp / pièce, usine (obl) Type 3
(4)
Accumulation de la dépense sur l'équipement. On cherche d'abord un bucket sur le poste de dépense, puis on cherche en inventaire
Sortie sur un ordre de production

10 Poste de matériel en transit (Production) X Compte ctb Usine (obl) Type 1
1 Poste de valeur de l’inventaire (5) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
(5)
Accumulation de la dépense sur l’ordre de production
D- Enregistrement de dépenses sur un bon de travail
Ajout d'heures de travail

30 Poste de dépense du bon de travail X Compte ctb Entête du bon de travail (obl) Type 3
17 Poste de coût de maintenance X Compte ctb Usine (obl) Type 1
Ajout d'autres dépenses

30 Poste de dépense du bon de travail X Compte ctb Entête du bon de travail (obl) Type 3
17 Poste de coût de maintenance X Compte ctb Usine (obl) Type 1
E- Modification du poste comptable d'un bon de travail
Modification du poste comptable d'un bon de travail

30 Ancien Poste de dépense du bon de travail X Compte ctb Entête du bon de travail (obl) Type 3
30 Nouveau Poste de dépense du bon de travail (6) X Compte ctb Entête du bon de travail (obl) Type 3
(6)
Ne transférer que les dépenses du bon de travail concerné
F- Mise en inventaire d’un produit fini
Mise en inventaire d’un produit fini

1 Poste de valeur de l’inventaire X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
4 Poste du coût de l’assemblage (7) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
10 Poste de matériel en transit (Production) X Compte ctb Usine (obl) Type 1
(7)
Le coût de l'assemblage est la différence entre la valeur de l'inventaire et le coût de la matière première sortie sur l'ordre
G- Transferts d'emplacement
Transfert à l'intérieur d'une même usine

Aucune transaction comptable, ni aucune altération des buckets
Transfert d'une usine à une autre

1 Poste de valeur de l’inventaire (origine) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
3 Poste d'ajustement de l'inventaire (origine) X Regroup. catégorie Pièce, usine (obl) Type 2
3 Poste d'ajustement de l'inventaire (destination) X Regroup. catégorie Pièce, usine (obl) Type 2
1 Poste de valeur de l’inventaire (destination) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
H- Ajustements d'inventaire
Transactions d'ajustement de l'inventaire physique

3 Poste d'ajustement de l'inventaire X Regroup. catégorie Pièce, usine (obl) Type 2
I- Réajustement de valeur d'inventaire
Réajustement de valeur d'inventaire

1 Poste de valeur de l’inventaire (nouvelle) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
1 Poste de valeur de l’inventaire (ancienne) X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
J- Expédition
Expédition d'un produit ou d'une pièce inventoriable

14 Poste de matériel en transit (Expédition) X Compte ctb Usine (obl) Type 1
Expédition d'un produit ou d'une pièce non-inventoriable
Aucune transaction comptable
Expédition de frais & services
Expédition de frais divers

K- Facturation d’un client
Pour un item inventorié

13 Poste des recevables X Compte ctb Usine (obl) Type 1
6 Coûts des ventes X Regroup. catégorie Pièce, usine (obl) Type 2
14 Poste de matériel en transit (Expédition) X Compte ctb Usine (obl) Type 1
18 Poste de TVQ X Compte ctb Taxe(chargée) (obl) Type 1
18 Poste de TPS X Compte ctb Taxe(chargée) (obl) Type 1
22 Poste de la commande client (8) X Compte ctb Détail comm. client (obl) Type 3
(8)
Par défaut le poste de vente du produit, puis celui de l'usine [8]
Pour un item non-inventorié

(9)
Par défaut, valeur nulle
Pour un frais & services

(10)
Par défaut, poste de vente du frais & services [29]
Pour un frais divers

20 Poste du frais divers sur comm. client (11) X Compte ctb Frais divers comm. client (obl) Type 3
(11)
Par défaut : pour le type "transport", valeur du poste de revenus de transport [15], null pour les types "douanes" et "autres"
L- Normalisation de commande
Normalisation d'un produit inventoriable

Normalisation d'un produit non-inventoriable

5 Poste des payables non-inventoriés X Regroup. intégration Pièce, usine (obl) Type 2
Normalisation d'un frais & services

5 Poste des payables non-inventoriés X Regroup. intégration usine (obl) Type 2
M- Encaissements
Encaissements
24 Poste du client X Compte ctb Fiche client (obl) Type 3
N- Paiements
Paiements
2 Poste des payables X Compte ctb Pièce, usine (obl) Type 2
25-26 Poste du fournisseur ou du transporteur X Compte ctb Fiche fournisseur ou transp. (obl) Type 3
O- Transactions comptables manuelles
Transactions comptables manuelles

Poste ligne 1 X Compte ctb Choisi par l'utilisateur
Poste ligne 2 X Compte ctb Choisi par l'utilisateur
( ... ) ( ... )
Poste ligne n X Compte ctb Choisi par l'utilisateur
Recherche des postes comptables dans le système
Type 1 : Recherche de poste comptable basée sur l’usine
Poste comptable recherché
Rechercher usine impliquée ou sélectionner

usine par défaut.
Choisir le poste comptable spécifié dans la

fiche de l'usine
Type 2: Recherche de poste comptable basée sur les items (produits ou pièces)
Comparer la catégorie comptable de

Un client est
Recherche de l’item l’item avec celles qui sont enregistrées
impliqué dans Oui dans l'onglet "comptabilité" de la fiche
la transaction? du client.
Sélectionner le groupe
comptable dans l’item Non
A-t-on trouvé des

Non catégories
correspondantes?
L’item contient le
regroupement?
Oui Oui
Non
Rechercher usine impliquée ou Dans l'onglet "comptabilité" de

sélectionner usine par défaut. la fiche client, sélectionner le
groupe comptable de la ligne qui
contient la catégorie comptable
correspondante.
Sélectionner le groupe
comptable inscrit dans l’usine
Choisir le poste comptable

(pertinent à la transaction)
spécifié dans le groupe retenu
Type 3: Recherche de poste comptable basée sur une fiche spécifique2
Rechercher la fiche spécifique
Poste comptable dans la fiche
2
Parmi les fiches spécifiques, nous retrouvons, selon le cas, la fiche du fournisseur (onglet préférences), la fiche du
transporteur (onglet préférences), la fiche d’une ligne de commande d’achat ou la fiche d’un équipement (onglet
détail).
INTERAL – Codes configurables 95
Codes configurables
La configuration des codes est une étape très importante dans l’implantation de
l’application. Certains de ces codes sont obligatoires pour le bon fonctionnement de
certains modules. Les codes sont une manière d’organiser les messages véhiculés afin de
les uniformiser et d’éviter l’incompréhension et la répétition pour les utilisateurs. Ils
permettent la création plus rapide de vos bons de travail et une recherche plus efficace.
Tous ces codes seront composés d’un numéro unique et d’une

description. Les numéros utilisés devraient, dans la mesure du
possible, représenter un groupe (préventif ou correctif, par
exemple) et suivre un ordre logique.
Les différents codes configurables sont accessibles via le menu Rubriques/Codes

configurables.
Ajouter un code configurable
Pour ajouter un code configurable, et ce, pour n’importe quel code, il suffit de cliquer sur
le bouton « Ajouter » au haut de la fenêtre. Remplir les champs qui apparaîtront sur la
ligne du code. Les champs « Mise à jour » et « Utilisateur » seront complétés
automatiquement lors de la sauvegarde, avec la date et l’heure de l’ajout (ou de la mise à
jour) ainsi que le nom de l’utilisateur qui a fait l’ajout ou la modification.
Les listes des codes configurables ne sont pas rattachées à des fiches contenant des
détails, donc l’utilisateur ne pourra double-cliquer sur une ligne pour ouvrir quoi que ce
soit.
Taxes
Cette liste doit contenir les codes de taxes utilisées pour la facturation (achats et ventes).
Dans le champ « Taxe », inscrire l’identification de la taxe qui sera facilement
reconnaissable pour les utilisateurs (son nom le plus courant). Dans le champ
« Description », inscrire une description de la taxe. Dans le champ « Taux (%) », indiquer
le taux qui s’applique pour cette taxe. Ensuite, il est important d’entrer le poste comptable
pour les taxes chargées aux clients dans le champ « Poste comptable (taxe chargée) ». Le
poste comptable pour les taxes payées est optionnel, mais recommandé.
Groupes de taxes
Avant de pouvoir configurer les groupes de taxes, il faut d’abord avoir configuré les taxes
(voir section précédente).
Identifier le groupe de taxe avec un nom qui sera facilement reconnaissable. Ensuite,
entrer une description si nécessaire. Choisir les taxes dans l’ordre dont elles doivent être
appliquées, si plus d’une taxe s’applique, jusqu’à un maximum de 3 taxes par groupe.
Si une taxe doit être appliquée au total incluant une autre taxe, cocher la case à cocher
« App. taxe 2 à taxe 1 », et « App. taxe 3 à taxe 2 » si nécessaire.
Par exemple, au Canada la Taxe sur les produits et services (TPS, 7.5%) doit s’appliquer
sur la taxe provinciale applicable dans chaque province, la TVQ (7%) au Québec. Il faut
donc choisir la TVQ comme « taxe 1 », et la TPS comme « taxe 2 », et cocher la case
« App. taxe 2 à taxe 1 ».
Groupes de postes comptables
Le code configurable « Groupes de postes comptables » sert à créer et nommer des

groupes pour ensuite configurer ces groupes dans les fiches des postes comptables. La
création de ces groupes facilitera la recherche d’informations concernant les postes
comptables regroupés.
Pour créer un groupe, il suffit de cliquer sur « Ajouter » et de donner un nom au groupe.
Types de délais
Ces codes servent à identifier et catégoriser les différents types de délais que ce soit pour
une livraison ou une fabrication. Les informations saisies sous le champ « Nombre de
jours » doit être numérique, cette valeur sera utilisée par d’autres modules et sera calculée
en temps de façon à ce que 0.5 = 12 heures.
Types de frais de transport
Les codes configurables pour les types de frais de transport sont utilisés pour faciliter la
configuration de certaines transactions dans le système, et ainsi éviter d’avoir à entrer ces
informations manuellement. Des exemples de frais de transport qui sont couramment
utilisés sont « Prépayé » ou « Collecte ».
Devises
Les codes configurables pour les différentes devises sont utilisés pour les clients qui font
affaire avec plusieurs devises. En configurant les devises, elles pourront être utilisées
dans certaines fiches qui offrent la possibilité d’utiliser des devises étrangères. Un
symbole doit être associé à chaque devise pour une identification rapide et l’affichage
dans les différents tableaux de calcul des coûts et les rapports qui incluent des montants
d’argent dans ces devises. Un taux de change doit être configuré pour le calcul des
différences de valeur entre les devises. Si aucun taux n’est configuré, le taux par défaut
sera de 1.
Unités
Les codes d’unités sont utilisés pour identifier les différentes unités utilisées dans le
système, notamment lors des commandes pour les clients et les fournisseurs. Une unité
dans une commande représente la façon dont l’item se quantifie à l’achat ou à la vente.
Par exemple, les clous se vendent normalement en boîte, donc « Boîte » peut être utilisé
comme unité. Un champ pour la traduction de l’unité est aussi disponible pour la 2e
langue utilisée par l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs.
Unités des compteurs d’équipements
Les unités de compteur servent à identifier l’unité de mesure du compteur. Par exemple,
un odomètre sur une automobile compte en kilomètres, tandis qu’un compteur sur moteur
d’équipement compte en heures d’opération. Donc, « KM » et « Heures » peuvent être
configurés comme unités de compteurs d’équipements. Un champ est également
disponible pour compléter avec une description plus complète.
Production
États d’ordre de production
Ces codes configurables servent à définir les différents états possibles d’un ordre de
production. Par exemple, l’ordre de production peut être soit « En attente », « En cours »
ou bien « Complétée ».
L’utilisateur peut maintenant avoir un aperçu du statut des ordres de production en

regardant la liste. Les lignes des ordres de production sont affichées selon un code de
couleur correspondant à leur statut. Les codes de couleur sont définis à partir des codes
configurables.
Codes de vérifications des opérations
La liste des codes de vérifications des opérations sert à identifier les différentes
vérifications possibles à effectuer sur les opérations. Un champ « Note » est disponible
pour préciser la tâche à effectuer. Des exemples de vérifications peuvent être « Test
d’étanchéité », ou bien « Test contrôle de la qualité », avec des descriptions adéquates.
Priorités de production
Les codes identifiés sous cette fonction sont utilisés pour catégoriser les niveaux de
priorités possibles pour les ordres de production.
Le champ « Priorité » sert à simplement nommer de façon assez descriptive la priorité

(Ex. : « Urgent »). Le champ « Description » sert à insérer plus de détails pour décrire la
priorité. Le champ « Poids » est utilisé dans le module de lissage pour donner un facteur
de priorité à l’ordre de production. Plus le chiffre est bas, plus l’ordre est prioritaire.
(Ex. : Priorité « Urgent » = Poids « 1 »).
Commande Client
Frais et services
Ces codes configurables permettent d'inscrire les frais et services qui seront utilisés à
travers le cycle d’achat autant pour les clients que pour les fournisseurs. Voici quelques
exemples de frais et services possibles : Garantie 1 an, Frais d’administration, Transport
et Manutention. Un compte de dépenses peut être configuré pour les achats et un autre
pour les ventes, mais ceux-ci ne sont pas obligatoires. Si aucun poste comptable n’est
configuré, INTERAL ira chercher le poste comptable dans la fiche de l’usine.
Statut de commande
Permets de configurer les différents statuts pour les détails de commande d’une
commande client. Ex. : « Commande à venir », « Commande en attente »
Note : Les statuts de commande sont les mêmes pour les commandes client que pour les
commandes fournisseurs.
Terme de paiement (Vente)
Les codes configurables pour les termes de paiement servent à indiquer aux clients le
délai prévu pour le paiement de la facture. Ce code est utilisé dans l’onglet « Coûts »
d’une commande client ou dans l’en-tête de la facture. Il peut être configuré dans la fiche
du client dans l’onglet « Préférences », il sera ainsi reporté automatiquement dans les
commandes client et leurs factures. Les termes de paiement les plus couramment utilisés
sont « Sur réception », « Net30 » et « Net60 ».
Employés
Informations bancaires
Les codes pour les informations bancaires sont inclus pour configurer les numéros de
transit des institutions financières utilisées par les employés de la compagnie. Ces codes
pourront être configurés dans les fiches des employés sous l’onglet « Salaire ».
Types d’absences
Ce code configurable sert à identifier motifs d’absences possibles pour les employés. Ces
codes sont utilisés en lien avec le module de la gestion du temps et serviront dans la
« Liste des absences » pour justifier les absences des employés. Cette liste peut contenir
des absences telles que « Maladie », « Retard », « Vacances », etc.
Types de poinçons
Les codes configurés sous cette option servent à identifier les différents types de poinçon
pour les entrées/sorties des employés.
Commande Fournisseur
Priorités
Les codes identifiés sous cette fonction sont utilisés pour catégoriser les niveaux de
priorités possibles pour les commandes fournisseur.
Statut de commande
Permets de configurer les différents statuts pour les détails de commande d’une
commande fournisseur. Ex. : « Commande à venir », « Commande en attente »
Note : Les statuts de commande sont les mêmes pour les commandes client que pour les
commandes fournisseur.
Termes de paiement (Achat) :
Les codes configurables pour les termes de paiement servent à indiquer le délai donné
pour le paiement de la facture du fournisseur. Ce code est utilisé dans l’onglet « Coûts »
d’une commande fournisseur ou dans l’en-tête de la facture. Il peut être configuré dans la
fiche du fournisseur dans l’onglet « Préférences », il sera ainsi reporté automatiquement
dans les commandes et leurs factures. Les termes de paiement les plus couramment
utilisés sont « Sur réception », « Net30 » et « Net60 ».
Codes de rejets
Sers à identifier les motifs de rejet des items de commande fournisseur.
Produit/Pièces/Matériaux
Catégories comptables
Les catégories comptables sont utilisées dans les cas ou les compagnies font affaire avec
leurs compagnies sœur et leurs filiales et qui veulent faire exception quant aux postes
comptables utilisées dans les transactions de vente.
Il faut tout d’abord créer les catégories comptables, qui sont en fait des catégories de
produits, qui seront ensuite attribuées dans les fiches des produits, et configurées dans les
fiches des clients concernés. Pour plus de renseignements à propos de cette
fonctionnalité, voir la section qui traite sur l’onglet « Comptabilité » du module Client.
Catégories de pièces
Il est possible d’associer des pièces à une catégorie de pièces. Ceci permet de catégoriser
les recherches des informations concernant des pièces plus facilement. De plus, dans la
fiche d’un client, un escompte peut être octroyé aux produits contenus dans une catégorie
quelconque. Par exemple, toutes les pièces et les produits étant utilisés à des fins
électriques peuvent être inclus dans la catégorie de pièce Électricité.
Classes de pièces
Les pièces peuvent être classées sous différents groupes de pièces. Ceux-ci identifiés sous
forme de code de classe de pièce (selon classification de Pareto).
Codes d’amortissement
Sers à regrouper les pièces qui ont la même valeur et durée de dépréciation (cette
fonctionnalité sert à titre de référence, l’application de la dépréciation (amortissement) est
entièrement manuelle)
Codes des couleurs
Les codes de couleurs existent afin d’identifier les différentes couleurs disponibles pour
les produits, pièces et matériaux. Le code est saisi sous le champ Couleur et deux
descriptions peuvent être ajoutées. En général le champ Description 2 est utilisé pour la
version anglaise de la description.
Codes de pièces
Les codes de pièces servent a regroupé les pièces disponibles selon une caractéristique
précise. Le code est saisi sous le champ « Nº Code de pièces » et deux descriptions
peuvent être ajoutées. En général le champ « Description 2 » est utilisé pour la version
anglaise de la description.
Codes manufacturiers
Sert à identifier quelle unité de production fabrique le produit ou le sous-produit.
Codes de prise d’inventaire
Sers à identifier les groupes de pièces pour faciliter les prises d’inventaire. Idéalement,
créer des groupes de pièces dont la prise d’inventaire ne dépassera pas entre 2 et 4 heures
afin de ne pas geler l’inventaire pour une période de temps trop longue.
Listes de prix
Les prix des produits peuvent variés pour diverse raison. L’exemple peut afficher une
différence de prix entre les clients canadiens de l’ouest et de l’est causé par les
différences dans le coût de livraison. Un prix peut aussi être affecté par des frais de
douanes.
Instructions spéciales
Ce code sert à inscrire des instructions spéciales concernant la pièce ou le produit en

question qui apparaîtront dans différents rapports.
Entités externes
Codes des événements de compagnie
Ce code est utilisé pour identifier les événements susceptibles de se dérouler entre votre
compagnie et vos clients. Ils serviront dans la fiche du client pour noter les événements
qui ont eu lieu. L’évènement « Rappel à faire » est inclus par défaut dans cette liste et ne
pourra être supprimé. Il servira dans le module « Rappel de clients ». Voir le module
« Clients » pour plus de détails à ce sujet.
Codes des catégories d’entreprises
Sers à identifier et catégoriser les entreprises selon leurs champs d’activités à des fins de
prospection.
Codes des sous-catégories d’entreprises
Sers à préciser à un second niveau la catégorie des entreprises selon leurs champs
d’activités à des fins de prospection.
Codes des questions aux entreprises
Les codes de questions aux entreprises sont utilisés lors d’appel ou de rencontre avec vos
clients et prospects. Elle sert à codifier les questions posées et ensuite, dans la fiche du
client, de saisir les réponses fournies. Il est plus facile à l’aide de ces codes de ne pas
oublier d’informations importantes lors de prise de renseignements.
Codes des domaines d’entreprises
Afin d’identifier le domaine des différentes entreprises avec qui vous faite affaire, le
domaine ou entreprise oeuvre peut être saisi. Ce qui permet de retrouver facilement le
domaine expertise d’une compagnie lors d’un contact avec celui-ci.
Maintenance
Priorités d’un bon de travail
Ce code sert à déterminer le délai pour effectuer le travail avant que celui-ci soit
considéré comme étant en retard. Le nombre de jours est obligatoire afin de pouvoir
sauvegarder le code configurable.
Classification
Sers à catégoriser en inscrivant les raisons possibles pour l’intervention (Ex. : HACCP,
ISO, CSST, Kyoto, Amélioration générale, etc.)
Statut d’un bon de travail
Permets d’inscrire les raisons possibles pour lesquelles les bons de travail pourraient être
en retard (Ex. : En attente de matériaux, manque de main d’œuvre, etc.)
L’utilisateur peut avoir un aperçu du statut des bons de travail en regardant la liste. Les
lignes des bons de travail sont affichées selon un code de couleur correspondant à leur
statut. Les codes de couleur sont définis à partir des codes configurables.
Outils
Cette fenêtre permet d'inscrire les codes d’outil qui serviront à pouvoir associer les outils
utiles à la réalisation d’un bon de travail. Il est fortement suggéré d’inclure la localisation
de l’outil dans le code ce qui permet d’économiser beaucoup de temps pour effectuer les
travaux.
Modes d’exécution
Permets d'inscrire les codes de modes d’exécution. Les modes d’exécution servent à
spécifier l’état de l’équipement lors de l’entretien. (Ex. : En arrêt, en marche, etc.)
Codes de requête et d’action
Permets d'inscrire les codes de requête et les codes d'actions. Les requêtes sont des
constatations, des bris, des entretiens à effectuer, tandis que les actions sont des activités
à effectuer ou effectuées. Ces codes sont associés aux sections qui peuvent composer les
machines. Il est possible de choisir les types de codes qui sont affichés dans la zone des
codes. En effet, un champ existe dans la partie inférieure droite permettant de
sélectionner le type de codes (requêtes ou actions) qui sera affiché. Pour changer cette
sélection, appuyer sur la flèche située à droite du champ Table et sélectionner le type de
codes à considérer. Jusqu'à 1000 codes de requête et 1000 codes d'action peuvent être
inscrits dans la banque de données. Un champ texte est disponible pour préciser la
description du code.
Codes de vérification
Les codes de vérification des bons de travail servent à identifier les différentes
vérifications à faire lors d’un entretien. Un champ texte est disponible pour préciser la
description du code. Les colonnes « Type » et « Unités » sont relatifs à la maintenance
conditionnelles. Veuillez vous référer à la section Maintenance conditionnelle du module
Maintenance pour plus de détails.
Liste des vérifications
Cette fenêtre permet de créer des séquences de vérification qui pourront être appliquées
aux bons de travail afin de s'assurer que les vérifications qui seront effectuées des suites
d'une réparation ou d'un entretien préventif seront constantes. Ces séquences de
vérification sont associées aux composantes d’un équipement et sont disponibles lorsque
l'on demande une liste des codes de vérification. L'on peut inscrire jusqu'à 1000 codes de
vérification dans la banque de données.
Équipement/Local
Liste de types de source d’énergie
Les types de sources d’énergie servent à classifier les sources d’énergie possibles pour les
procédures de cadenassage. Il suffit de donner un nom et une description au type de la
source d’énergie (exemple : électrique, hydraulique, etc.).
Liste des méthodes de cadenassage
Les méthodes de cadenassage servent à indiquer le moyen de cadenassage à utiliser lors

de l’application de la procédure de cadenassage. Il suffit de donner un nom et une
description à la méthode de cadenassage (exemple : cadenas personnel, etc.).
Liste des groupes d’équipement
Ce code configurable correspond au champ ―Group d’équipements/locaux‖ de la fiche

d’équipement, sous l’onglet ―Détail‖. Des examples de groupes d’équipements sont:
―Compresseurs‖, ―Camions à fourche‖, ―Mélangeurs‖, etc.
Liste des divisions d’équipement
Ce code configurable correspond au champ ―Division‖ de la fiche d’équipement, sous

l’onglet ―Détail‖. Des examples de divisions d’équipements sont: ―Bâtiment‖,
―Administration‖, ―Production‖, etc.
INTERAL – Usines entrepôts et magasins 110
Usines/Entrepôts, Magasins et leurs

emplacements
L’application INTERAL permet de tenir une liste d’usines / entrepôts et une liste de
magasins. Ces listes sont utilisées conjointement aux autres modules de façon à faciliter
et optimiser l’organisation des espaces de travail et de rangement.
Usines/Entrepôts
Pour consulter ou créer une fiche d’usine/entrepôt, il faut tout d’abord ouvrir la liste des
usines/entrepôts.
Ce module est accessible en cliquant sur le menu :

Rubriques / Usines/entrepôts / Liste des Usines/entrepôts
Cette liste expose les informations de base servant à identifier les différentes
usines/entrepôts de votre entreprise. Les informations sont présentées sous forme de
grille. Il suffit d’un double clic sur une des lignes de la liste pour afficher la fiche d’un
celle-ci
Création d’une usine/entrepôt
À partir de la liste des usines/entrepôts, cliquer sur « Ajouter ». Une fiche vierge s’ouvre.
Détail
Cet onglet contient les informations physiques de l’usine/entrepôt. Le champ « Nom »

sert à l’identifier et c’est ce nom que l’on retrouvera ailleurs dans le logiciel pour faire
référence à l’usine ou l’entrepôt. Il est donc fortement recommandé d’utiliser une
nomenclature permettant de reconnaître l’emplacement de l’usine/entrepôt seulement par
son nom. Exemple : Maison Mère Québec, Usine Laval, Entrepôt Montréal.
Le champ « Description » sert à préciser la fonctionnalité de l’usine/entrepôt. Par

exemple : Usine de transformation du bois, Usine de filtration, Entrepôt frigorifié pour
aliments surgelés.
Les champs d’adresse servent à identifier l’emplacement physique de l’usine ou

l’entrepôt. Deux numéros de téléphone et un numéro de télécopieur peuvent être saisis
pour compléter la fiche.
Le champ « Horizon de planification (jrs ouvrables) » sert à de fin de gestion de

production.
Le champ « Usine/Entrepôt de facturation » sert à déterminer, parmi les usines/entrepôts

configurés dans le système, l’usine/entrepôt qui doit être utilisé comme adresse de
facturation dans les commandes fournisseur.
Postes comptables
À l’intérieur de la fiche de l’usine figurent les postes comptables par défaut qui seront
utilisés lorsqu’aucune autre source n’aura pu spécifier de compte pertinent. Ces postes
comptables et regroupements sont obligatoires pour pouvoir sauvegarder la fiche. L’usine
sera donc utilisée comme filet de sûreté au niveau des comptes comptables. En plus des
divers postes comptables qu’elle comporte, l’usine réfère à un regroupement
d’intégration et à un regroupement de catégorie qui auront été configurés comme valeurs
par défaut.
Lors d’une réception pour une pièce inventoriable, les postes comptables utilisés pour les
comptes de valeur d’inventaire et le compte des payables sont tous deux spécifiés par le
groupe comptable (regroupement d’intégration) de la pièce. Toutefois, si aucun
regroupement d’intégration n’a été spécifié dans la pièce, alors le regroupement
d’intégration spécifié dans l’usine sera utilisé.
Poste du matériel en transit (production) – poste d’actif : Poste regroupant le solde

actuel des pièces qui ont été retirées de l’inventaire afin d’être utilisées dans la
production.
Poste des frais de transport – poste de charge : Poste par défaut dans lequel seront
cumulés les frais de transport qui ont dû être déboursés pour acquérir des inventaires.
Au sein d’INTERAL, les frais de transport ne sont pas actuellement répartis sur la valeur
des pièces en inventaire.
Poste des achats divers – poste de charge : Poste pour le cumul des dépenses
contractées par l’entreprise et n’apportant aucune valeur à l’inventaire (ex : déneigement,
entretien). Ce poste est remplacé par les postes comptables qui sont entrés sur chaque
ligne des codes configurables « frais et services ».
Poste des recevables – poste d’actif : Il s’agit d’un poste d’actif à court terme qui
regroupe l’ensemble des paiements qui devraient être sous peu récoltés par l’entreprise.
Poste du matériel en transit (expédition) – poste d’actif : Poste comprenant les

inventaires qui ont été expédiés, mais qui n’ont pas encore été facturés. Rarement prévu
à l’intérieur d’une charte des comptes, il arrive fréquemment que le compte de valeur
d’inventaires soit placé dans ce champ, afin que les transactions de transfert du compte
d’inventaire vers les comptes d’inventaire en transit s’annulent lors de chaque transaction
les concernant.
Poste des revenus de transport – poste de revenus d’exploitation : Ce poste est

remplacé par le compte de revenus qui est placé dans chaque ligne du code configurable
« frais divers ».
Poste des ventes diverses – poste de revenus d’exploitation : Ce poste est remplacé par
le compte de revenus qui est placé dans chaque ligne du code configurable « frais
divers ».
Pour en savoir plus à propos de la configuration des postes comptables, voir le module
des Postes Comptables.
Taxes
Pour une compagnie possédant un numéro de perception de taxes, il est possible de saisir
ce numéro sous le champ « Nº Taxe ». Celui-ci est un champ avec un menu déroulant
contenant les codes de taxes préalablement saisis. Pour en savoir plus sur la configuration
des codes de taxes, consulter le module « Codes configurables ».
Liste des regroupements d’usines/entrepôts
La liste des regroupements d’usines/entrepôts est utilisée afin de contrôler ou restreindre

l’accès aux données de d’autres usines pour les employés.
Si aucun regroupement d’usine n’est configuré au système, tous les employés ont accès
aux données de toutes les usines. Si ce n’est pas idéal dans votre cas, créer un ou
plusieurs regroupement(s) d’usines et assignez-en un à chaque employé visé.
Pour créer un regroupement d’usines, passer par Rubriques / Usines/Entrepôts / Liste des
regroupements d’usines. Cliquer sur « Ajouter » pour créer un nouveau regroupement.
Dans la fiche du regroupement, lui assigner un nom et une description, et ensuite choisir
parmi les usines/entrepôts disponibles en utilisant les flèches pour les faire passer dans la
liste « Sélectionnées » et vice-versa. Sauvegarder la fiche avant de quitter la fenêtre.
Les regroupements apparaîtront alors dans la liste des regroupements, et dans le champ
« Regroupement d’usines » sous l’onglet « Travail » des fiches d’employés. Si aucun
regroupement n’est défini dans ce champ, l’employé aura accès à tous les
usines/entrepôts (selon son niveau de permission).
Magasins
Plusieurs magasins peuvent être configurés pour faciliter la gestion de l’inventaire.
Ce module est accessible en cliquant sur le menu :

Rubriques / Magasins / Liste des magasins
Création d’un magasin
À partir de la liste des magasins, cliquer sur « Ajouter ». Une fiche « Détail d’un
magasin » vierge s’affiche à l’écran.
Détail
Les informations contenues sous l’onglet « Détail » servent à l’identification du magasin.

Pour une identification facile de vos magasins, utiliser une nomenclature qui vous
permettra de savoir de quel magasin il s’agit seulement en utilisant le numéro du
magasin. Pour plus de détails à ce sujet, consulter la section Nomenclature du module
« Application en générale ».
Le champ « Nom » permet d’identifier le magasin. Le nom de la personne responsable du

magasin peut être saisi sous le champ « Contact », ce qui permet de savoir qui rejoindre
au cas où des questions s’imposeraient à propos du magasin. Deux numéros de téléphone
peuvent être saisis ainsi qu’un numéro de télécopieur
Le champ « Usine/Entrepôt » sert à identifier dans quel usine ou entrepôt le magasin se

trouve.
Il est possible de désactiver un magasin. Pour ce faire, il suffit de désélectionner l’option

« Actif », qui est sélectionnée par défaut. Une fois désactivé, il sera impossible de créer
de nouveaux items dans ce magasin.
Il est obligatoire de spécifier si le magasin contient des produits ou des pièces (ou
possiblement les deux) avant de pouvoir sauvegarder la fiche.
Facturation et Expédition
Saisir les adresses de facturation et d’expédition dans leurs onglets respectifs.
Emplacements
Pour favoriser une bonne classification de vos pièces ou produits dans vos magasins,
diviser votre espace de stockage en différents emplacements. Vos emplacements, une fois
déterminés et nommés selon une logique de classement propre à votre entreprise, peuvent
être joints avec leurs dimensions et leur volume dans cet onglet.
Pour créer un nouvel emplacement, cliquer sur le bouton « Ajouter ». Une nouvelle ligne
d’emplacement s’ajoute à la liste. Il suffit d’identifier l’emplacement avec une
nomenclature logique qui favorisera le repérage rapide de l’emplacement en question.
Les dimensions peuvent être saisies selon 3 axes, soit X, Y et Z, X correspondant à la
longueur, Y à la largeur et Z à la hauteur. Le volume de stockage peut aussi être saisi
dans le champ « Volume ».
Il est possible de rendre inactif un emplacement en désélectionnant l’option « Actif ».

Cette fonction affectera les emplacements de la même façon que les magasins, aucune
création de nouveaux items ne pourra être effectuée sous un emplacement inactif.
La date de mise à jour et le nom de l’utilisateur seront automatiquement sauvegardés dans

la base de données et affichés dans les champs « Mise à jour » et « Utilisateur » suite à
toute modification ou à la création d’un emplacement.
Portes de débarquement
Un onglet intitulé « Portes de débarquement » est disponible pour identifier quelles portes
doivent être utilisées pour les réceptions et expéditions d’un magasin. Ces portes sont
identifiées par des numéros pouvant être saisis dans le champ « Nº porte ». Une
description peut aussi être ajoutée dans le champ « Description » pour préciser la
localisation de la porte en question.
Arborescence des usines
L’arborescence des usines, accessible via Rubriques / Usines/Entrepôts / Arborescence

des usines, contient tous les usines, les équipements et les locaux qui sont configurés
dans le système. L’arborescence des usines se manipule comme tous les autres
arborescences dans le système (ajout de branches, déplacement d’items, etc.).
De plus, l’arborescence des usines est le point de départ pour l’ajout d’un local. Veillez-
vous référer au module des Équipements/Locaux pour plus de détails à ce sujet.
L’arborescence des usines permet à l’utilisateur d’avoir accès aux types d’information
suivants par rapport à des regroupements précis :
- Bons de travail
- Équipements
- Préventifs
- Procédures de cadenassage
- Demandes de travail
- Pièces
Pour chacune de ces catégories, il est possible de trier d’avantage à l’aide de la flèche de
tri située à droite de chaque bouton.
De plus, les listes affichées contiennent les mêmes options lors du clique-droit que les
listes standards pour ces items.
Les boutons « Raf. Arbo. » et « Raf. Liste » servent à raffraîchir l’arborescence et la liste
affichée afin de tenir compte des changements possibles apportés à celles-ci.
INTERAL – Équipements/Locaux 116
Équipements/Locaux
Le module « Équipements/Locaux » permet de saisir toutes les informations nécessaires à

INTERAL pour la bonne gestion des équipements et des locaux. Pour ouvrir une fiche
d’équipement ou une fiche de local, il faut tout d’abord ouvrir la liste des
équipements/locaux. Cette fenêtre est accessible via Rubriques / Équipements/Locaux /
Liste des équipements/Locaux.
Le filtre par défaut de cette fenêtre affiche seulement les équipements. Pour afficher
également les locaux, cliquer sur le bouton « Filtrer » et sélectionner « Ne pas utiliser »
pour le critère « Local ». Si vous vous servez régulièrement des locaux, vous pouvez
enregistrer cette configuration du filtre et la définir afin qu’elle soit chargée par défaut.
Les équipements sont différenciés des locaux à l’aide d’icônes, soit une clé anglaise
pour un équipement ou une porte pour un local .
Création d’une fiche d’un local
Les locaux doivent absolument être créés via l’arborescence des usines (Rubriques /
Usines/Entrepôts / Arborescence des usines). Une fois dans cette fenêtre, l’utilisateur fait
un clique-droit sur l’usine dans lequel il désire ajouter un local, et choisit « Ajouter un
local » du menu contextuel pour pouvoir remplir la fiche du local.
La fiche du local est semblable à une fiche d’équipement. Son onglet « Détail » est
quelque peu différent, et elle contient moins d’onglets qu’une fiche d’équipement. Par
exemple, au lieu d’un onglet « Arborescence », elle contient un champ en lecture seule
qui se nomme « Arborescence » dans son onglet « Détail ». Contrairement à un
équipement, un local ne peut appartenir à plusieurs arborescences. Et les locaux ne
contiennent pas de composantes non plus, donc cette section de la fiche n’est pas incluse
dans une fiche de local.
De plus, puisqu’un local ne peut servir pour effectuer des opérations, sa fiche ne contient
aucun onglet « Opérations ». Elle ne contient pas non plus d’onglet « Emplacements ».
Outre ces différences, les fonctions disponibles pour les locaux sont les mêmes que pour
les équipements. C’est-à-dire qu’il est possible de faire des demandes de travail, des bons
de travail et des appels de service sur les locaux comme pour les équipements. Ainsi, à
l’exception de ceux qui ne sont pas compris dans la fiche d’un local, les autres onglets de
la fiche sont les mêmes pour un équipement que pour un local. Nous vous invitons donc à
lire les descriptions des onglets de l’équipement pour plus d’informations à leur sujet.
En terminant, notez qu’il est possible de déplacer un local ou un équipement pour le

mettre à l’intérieur d’un local dans l’arborescence des usines.
Création d’une fiche d’équipement
Pour créer une fiche d’équipement, cliquer sur le bouton « Ajouter » au haut de la liste
des équipements. La fiche de l’équipement comporte dix onglets de base et un onglet
optionnel (« Personnalisé ») afin de vous supporter dans la gestion de vos équipements.
Alors que les onglets « Notes », « Bloc Notes », « Système » et « Personnalisé » ont été
définis au début du document, ceux relatant à la fiche d’équipement seront expliqués dans
ce module.
Il est primordial de prendre le temps de bien configurer la fiche de l’équipement, car

celle-ci sera utilisée dans d’autres modules importants, tels que la production et la
maintenance.
Détail
Cet onglet contient les informations servant à l’identification de l’équipement. Il est

possible d’inclure une image de l’équipement pour faciliter l’identification en cliquant
sur le bouton droit de la souris sur l’image.
Chaque équipement doit être identifié par un numéro unique pour faciliter la gestion. Ce
numéro n’est pas généré automatiquement par le système, il doit être saisi par l’utilisateur
dans le champ « Nº Équipement ». Il est recommandé d’utiliser une bonne nomenclature
pour identifier vos équipements. Voir la notion de nomenclature du module « Application
en général » pour plus de détails.
L’option « Actif » est sélectionnée par défaut. Si elle n’est pas sélectionnée, l’équipement
sera considéré comme étant inactif et aucune statistique ne sera ajouté à l’équipement.
L’historique sera cependant toujours disponible pour consultation.
Poste comptable
Un poste comptable doit être sélectionné pour enregistrer les dépenses liées à cet
équipement. Il sera utilisé par défaut si aucun autre poste comptable ne peut être identifié
dans la transaction. Ce champ est obligatoire pour pouvoir sauvegarder la fiche de
l’équipement.
Groupe d’outils
Ce champ sert de lien entre les opérations et les équipements. Elle est utilisée à des fins
de planification de production. Les groupes d’outils regroupent des équipements afin de
déterminer la capacité de production d’un groupe d’équipement. Par exemple, un groupe
d’outils pourrait être constitué de 4 unités de soudures servant à monter un produit précis.
Ces 4 soudeuses peuvent être associées au groupe d’outils DPT_MONTAGE avec une
description « soudure de montage ». Ces informations seront utiles lors de la planification
de la production de cette pièce. Ayant une capacité de produire X nombre de pièces par
équipement, ce groupe d’outils vient nous donner un nombre Y de pièces pouvant être
produites par ce groupe. Pour plus de détails sur la planification de la production,
consulter le module « Planification de la production ».
Localisation
Il est possible d’identifier, à titre informatif, la localisation de l’équipement dans le

champ spécial « Localisation ». Exemple de localisation : Bâtiment A22, Secteur 3
Usine/entrepôt
L’usine/entrepôt dans lequel l’équipement se trouve est spécifié dans la fiche de celui-ci.
Lors de l’ouverture d’une nouvelle fiche d’équipement, l’usine/entrepôt par défaut du
système sera entré automatiquement.
Group d’équipements
Ce champ spécial permet d’associer l’équipement à un groupe. Cette information est à

titre informatif pour vous aider dans votre gestion quotidienne.
Division
Il est possible d’identifier la division dans laquelle l’équipement se trouve dans le champ
spécial « Division ». Exemples de divisions : Équipement mobile, équipement fixe, etc.
Taux horaire
Le champ « Taux horaire » est un montant saisi manuellement par l’utilisateur. Il

correspond au coût horaire d’opération de cet équipement. Ce montant sera utilisé dans le
rapport « Liste des temps de panne avec coût » pour calculer le coût en frais de perte de
production engendré par l’arrêt de l’équipement.
Nº de dessin
Ce champ est utilisé pour retrouver facilement le dessin de l’équipement dans vos
dossiers. Il est à titre informatif seulement.
Fin de garantie
Si l’équipement possède une garantie, le champ « Fin de garantie » vous permet

d’indiquer une date de fin de celle-ci. Ce champ servira à la construction du rapport
« Liste des équipements dont la garantie se termine », disponible sous Rapports /
Équipements / Liste des équipements dont la garantie se termine , qui est utile dans la
gestion des équipements.
Compteur permanent
Un compteur permanent peut être associé à un équipement pour connaître l’utilisation à

vie de l’équipement. Pour assigner un compteur permanent, choisir « Assigner un
compteur » dans le menu « Actions » et choisir un compteur parmi la liste des compteurs
configurés.
Pour savoir comment configurer un compteur, voir la section à ce sujet dans le chapitre
du gabarit du préventif dans le module Maintenance.
Gestion des composantes
La décomposition, bien que non essentielle, est très utile pour cibler les composantes
d’un équipement lors des entretiens préventifs. De plus, cela permet l’échange de
composantes entre les équipements et, ce qui est le plus important, le suivi des entretiens
effectués sur ces composantes.
En règle générale, on doit se poser trois questions avant de créer une composante sur un
équipement. Si l’une de ces réponses est positive, il sera utile de créer une composante. Si
aucune réponse n’est positive, la création de la composante risque d’être inutile dans
votre travail sans toutefois affecter le bon fonctionnement du logiciel.
 Veut-on sauvegarder de l’information à propos de cette composante?
L’éditeur de composante que vous utiliserez pour créer vos composantes vous permet de
créer un « formulaire ». Ce formulaire comportera les champs que vous désirez et
permettra de sauvegarder des informations très utiles sur la composante.
 Y aura-t-il des entretiens spécifiques inscrits dans cette composante?
Tous les entretiens seront à faire sur une composante de l’équipement, c’est pourquoi une
composante « GÉNÉRAL » sera automatiquement créée. La composante « GÉNÉRAL »
désigne l’équipement dans son ensemble. Il sera courant qu’un entretien planifié
(préventif) ou non (correctif) ne concerne qu’une partie de l’équipement.
Exemple : Changement d’huile sur le moteur
En plus d’être plus spécifique et précise, la recherche sur l’historique de ce moteur sera
facilitée, car vous ne chercherez pas tous les bons émis sur cet équipement, mais
seulement ceux concernant le moteur.
 Cette composante sera-t-elle déplacée et utilisée sur un autre équipement?
Il arrive souvent qu’une composante soit retirée d’un équipement, réusinée ou réparée et
ensuite réutilisée sur un autre équipement.
Exemple : Moteur électrique 2 forces. Il est utilisé sur un convoyeur, mais peut
facilement être utilisé sur plusieurs autres convoyeurs présents dans l’usine.
Le logiciel vous permet d’effectuer ces transactions de composantes. En plus de pouvoir

retracer vos composantes en tout temps, cela permet de garder l’historique de réparation
de la composante.
Création
Afin d’offrir un maximum de flexibilité, les composantes sont complètement

configurables par l’utilisateur. Vous déciderez selon vos besoins les champs et le type de
données à sauvegarder.
Éditeur de composantes
Ce module permet de définir les composantes qui seront utilisées pour identifier des
parties d’équipement.
Le formulaire d’une composante peut être associé à plusieurs équipements. Lorsqu’une

composante est associée à un équipement, cette association devient unique puisqu'un
code d'identification précis lui est attribué. C’est ce code que nous appelons un « TAG ».
Lors de la création de votre composante, vous définissez le « modèle ». C’est ce modèle

que vous affecterez à vos équipements. Tout changement au modèle affectera les
composantes déjà jointes aux équipements. Ainsi, si vous ajoutez un champ texte à un
modèle, toutes les composantes de ce modèle déjà associées à des équipements recevront
ce nouveau champ.
Une composante nommée « GENERAL » est automatiquement associée à tout

équipement qui est créé dans le système. Il est possible de modifier le « formulaire » à
travers ce module, mais avec certaines restrictions. Le fait de modifier cette composante
modifiera le « formulaire » « GENERAL » sur tous les équipements à la fois.
Afin de créer votre formulaire, ouvrez « l’éditeur de composantes ». Cet éditeur est une
planche à dessin qui vous offre différents outils.
Pour atteindre l’éditeur de composantes, utilisez le menu :

Rubriques / Éditeur de composantes / Liste des composantes . Cliquer sur le bouton
« Ajouter » situé au haut de la fenêtre.
La planche à dessin
Une planche vierge s’affiche.

Vous retrouverez sur la planche le seul champ obligatoire et non sélectionnable, le

« TAG ». Ce numéro deviendra, lors de l’association avec les équipements, le numéro
unique de la composante permettant de la distinguer parmi toutes les composantes
contenues dans le modèle.
Vous retrouverez, en cliquant sur la zone grise de la fenêtre, les propriétés suivantes qui
se rattachent à la fiche de la composante en général.
Ces objets se trouvent sur le côté droit de la planche à dessin.
 Afficher l’onglet des équipements : Peut être configuré à TRUE ou FALSE pour
afficher ou non l’onglet des équipements.
 Afficher l’onglet des pièces : Peut être configuré à TRUE ou FALSE pour
afficher ou non l’onglet des pièces.
 Afficher l’onglet des sous-composantes : Peut être configuré à TRUE ou FALSE
pour afficher ou non l’onglet des sous-composantes.
 Composante : Nom de la composante (Ex. : Pompe)
 Libellé : Permets d’afficher du texte fixe sur votre formulaire. Utilisé en majorité
pour l’identification des groupes de champs.
 Champ texte : Permets de placer sur le formulaire un champ éditable par
l’utilisateur. Ce champ pourra recevoir jusqu’à 255 caractères (lettres, caractères
spéciaux ou chiffres). Par défaut, le nombre de caractères sera limité à soixante.
 Champ texte multi lignes : Permets de placer sur le formulaire un champ éditable
par l’utilisateur. Ce champ pourra recevoir jusqu’à 8192 caractères (lettres,
caractères spéciaux ou chiffres) et il affichera les retours de chariot.
 Champ numérique : Permets de placer sur le formulaire un champ éditable par

l’utilisateur qui n’accepte que les chiffres.
 Case à cocher : Permets de placer sur le formulaire une case à cocher.
 Champ date : Permets de placer sur le formulaire un champ éditable par
l’utilisateur qui n’accepte qu’une date de format valide.
 Image : Permets de placer sur le formulaire un champ image pour que l’utilisateur
puisse ajouter une image.
Déposer des objets sur votre formulaire
Pour déposer un objet sur votre formulaire, cliquez sur le bouton désignant l’objet dans la
barre de boutons et, ensuite, cliquez sur la planche à dessin à l'endroit où le champ doit
être placé (le coin supérieur gauche du champ sera placé au point cliqué).
Suite au dépôt de l’objet, les propriétés correspondantes s’affichent à gauche de l’écran.
Les propriétés
Chaque objet inséré dans le formulaire possède des propriétés. Ces propriétés s’affichent
à gauche de l’écran lorsque vous déposez un objet sur votre formulaire ou lorsque vous
cliquez sur un objet existant sur la planche à dessin.
Cette fenêtre sera différente d’un objet à l’autre, selon le type de champ sélectionné.
Voici des exemples de propriétés et leur description :
Nom : Nom du champ qui permettra d'entrer des données dans la banque de données
lorsque la composante sera utilisée. Le nom indiqué doit être unique pour la composante
en cours, puisque celui-ci servira à retrouver, dans la banque de données, les informations
relatives à cet objet. S'applique à tous les types de champs.
Tabulation : Numéro relatif à tous les autres champs qui détermine l'ordre de passage du
contrôle (focus) d'un champ à l'autre lorsqu’on utilise la touche « Tab ». S'applique à tous
les types de champs.
Longueur : Nombre maximal de caractères que le système permettra d'entrer lors de

l'utilisation de la composante. Ce champ est applicable uniquement aux champs texte et
multi-lignes.
Libellé (français) : Texte qui est affiché pour l'objet lorsque la composante est ouverte
en mode « français ». Cette valeur s'applique à tous les types de champs.
Libellé (anglais) : Texte qui est affiché pour l'objet lorsque la composante est ouverte en
mode « anglais ». Cette valeur s'applique à tous les types de champs.
Entière : Nombre de chiffres (maximum) qui pourront figurer avant le séparateur de

décimales. Ce champ est disponible uniquement pour indiquer les propriétés des champs
numériques.
Recherche FR : Texte qui apparaît dans la liste des champs du module de recherche sur
les équipements. S'applique à tous les types de champs.
Recherche EN : Texte qui apparaît dans la liste des champs du module de recherche sur
les équipements. S'applique à tous les types de champs.
Manipulation des objets
Pour faciliter la compréhension, nous définirons le terme « Objet sélectionné » comme

étant un objet qui a été cliqué et qui affiche un cadre de sélection. Ce cadre sera
représenté par une série de huit points ceinturant l’objet.
Exemple d’un champ texte sélectionné :
Pour effectuer les manipulations, vous devrez d’abord sélectionner l’objet à manipuler.
Modification des propriétés d'un objet : Lorsque l'objet dont vous voulez modifier les
propriétés est sélectionné, les propriétés sont modifiables à gauche de la fenêtre.
Effacer un objet : Lorsque l'objet que vous désirez effacer est sélectionné, cliquer avec
le bouton droit de votre souris pour faire apparaître le menu contextuel. Cliquer sur
« Supprimer ».
Redimensionner un objet : Lorsque l'objet que vous désirez agrandir ou réduire est
sélectionné, le fait de déplacer le curseur de la souris au-dessus des petits carrés de
sélection change la forme du curseur et permet de redimensionner cet objet.
Déplacement d'un objet : Lorsque l'objet que vous désirez déplacer est sélectionné,
placez le curseur de la souris au-dessus de cet objet, enfoncez le bouton de la souris,
maintenez-le ainsi et déplacez le cadre de l'objet à l'endroit désiré. Une fois en position,
relâchez le bouton de la souris et l'objet se redessine au bon endroit.
Lorsque la fiche est à votre goût, cliquer sur le bouton « Sauver » situé en bas, à gauche
de la fenêtre.
Pour copier une composante afin d’en créer une similaire, cliquer sur « sauver » et
ensuite sur « Copier ». Une fenêtre vous demandera le nom de la nouvelle composante.
Une nouvelle fiche de composante s’ouvrira et portera le nom que vous lui aurez assigné.
Utilisation des composantes
Association de composantes
Maintenant que vos modèles sont créés et sauvegardés, vous pouvez associer les
composantes aux équipements.
L’association de composantes se fait à partir de la fiche d’équipement. Vous retrouverez

les boutons « Ajouter », « Éditer » et « Enlever » dans la barre d’outils de la fiche
« Équipement » sous l’onglet « Détail ». Ces boutons serviront à associer et à dissocier
les composantes aux différents équipements.
Cliquez sur « Ajouter ». La fenêtre d’ajout de composantes s’affiche. Sélectionnez la

catégorie de composante et inscrivez le numéro de TAG de la composante. Cliquez sur
« Sauver ». La composante est maintenant ajoutée à l’équipement et la fenêtre est prête
pour d’autres ajouts de composantes. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Fermer ».
Au lieu d’inscrire un numéro de TAG, vous pouvez sélectionner une composante

existante si la composante existe déjà dans le système et qu’elle est disponible.
Le TAG est un numéro qui désignera de façon unique la composante associée à

l’équipement. Ce numéro devrait si possible être visible sur la composante, car il
permettra à l’utilisateur de l’identifier lors des entretiens.
Il est convenu que si une composante n’est jamais dissociée ou

transférée à un autre équipement, son numéro de TAG sera le
même que le numéro de l’équipement auquel elle appartient.
Par exemple : Vous avez créé une composante « Système hydraulique ». Cette
composante vous permet d’effectuer des entretiens sur cette partie, mais il n’est pas
envisageable de la déplacer.
Une fois qu’une composante est associée à un équipement, vous pouvez y effectuer la
saisie de l’information pertinente. Pour ouvrir la fiche de composante, sélectionnez la
composante dans l’arborescence des composantes sur la fiche d’équipement et cliquez sur
le bouton « Consulter ».
Vous retrouverez la fiche telle que vous l’avez dessinée dans l’éditeur de composantes.
Vous pouvez saisir l’information selon les champs disponibles.
Remplacement d’une composante
Lorsqu’une composante brise et qu’elle doit être envoyée à la réparation, nous suggérons
la procédure suivante afin d’assurer un bon suivi.
Tout d’abord, créer un équipement nommé « ZZZZRéparation ». Y inscrire le poste

comptable par défaut. Celui-ci n’a pas vraiment d’importance car cet équipement ne
contiendra aucun coût. Les coûts de réparation seront attribuer au bon de travail de
réaparation, donc l’équipement sur lequel la composante se trouvait au moment du bris se
verra attribuer les coûts.
Lorsqu’une composante doit être retirée d’un équipement, faire un bon de travail selon la
procédure habituelle (voir la section portant sur les bons de travail pour plus de détails).
Sous l’onglet « Pièces », cliquer sur le bouton « Remplacement » situé au bas, à gauche
de la fenêtre. Une fenêtre « Remplacement de composante » s’ouvre. Sélectionner le
TAG à remplacer et le nouveau TAG si une nouvelle composante est assignée. Dans le
champ « Équipement de destination », choisir l’équipement « ZZZZRéparation ».
En suivant cette procédure, les coûts engendrés par la réparation seront assignés à ce bon
de travail, et la composante n’apparaîtra pas dans la liste des composantes disponibles.
Lorsque la composante est réparée et prête à être utilisée de nouveau, simplement la

dissocier de « ZZZZRéparation ».
Dissociation de composantes
Si vous retirez une composante d’un équipement, vous devez la dissocier. Vous
retrouverez le bouton « Enlever » dans la barre d’outils de la fiche « Équipement » sous
l’onglet « Détail ». Un message de confirmation apparaît afin d’éviter les erreurs.
Une fois dissociée, une composante-TAG n’est pas effacée. Elle est maintenant
disponible et peut être utilisée sur un autre équipement.
Emplacements
Il arrive parfois qu’un équipement possède plusieurs composantes identiques et que le

numéro de TAG soit difficile d’accès.
Exemple : Un convoyeur possède sept moteurs identiques.
Lors d’un entretien spécifique sur une composante, il sera difficile d’identifier la bonne
composante-TAG. C’est pourquoi il est possible d’attribuer un emplacement aux
composantes sur l’équipement.
Utilisez l’onglet « Emplacements » de la fiche de l’équipement pour créer, modifier ou

effacer vos emplacements.
Une fois les emplacements créés, sélectionnez une composante contenue dans l’onglet
« Détail » de l’équipement. Cliquez le bouton « Éditer » situé en haut de la fenêtre et
sélectionnez l’emplacement maintenant disponible. Cliquer sur « Valider ». La
composante est maintenant associée à l’emplacement.
Gestionnaire des composantes
Comme il a été précédemment mentionné, une fois dissociée, une composante-TAG n’est
pas effacée; elle est disponible.
Commencer par cliquer sur « Ajouter » à partir de l’onglet « Détail » de la fiche de

l’équipement. Sélectionner le type de composante que vous cherchez. Si des composantes
de ce type sont disponibles, elles s’afficheront dans la liste des Tags. Vous pouvez, en
sélectionnant la ligne, utiliser cette composante sur l’équipement.
Pour effacer définitivement une composante, il faut tout d’abord accéder au gestionnaire
des composantes via Rubriques / Équipements / Gestionnaire des composantes.
Filtrer les TAGS selon la composante voulue et cliquer sur « Recherche », il est aussi
possible de faire la recherche seulement parmi les TAGS disponibles. En cliquant sur
« Effacer » le tag sélectionné sera supprimé. Un message de confirmation s’affiche afin
d’éviter les erreurs de suppression involontaire.
Note : Cette fenêtre est le seul endroit dans le logiciel où il vous est possible d’effacer
une composante-TAG.
Il est aussi possible, via cette fenêtre en cliquant sur le bouton « Afficher les
transactions » ou via Rubriques / Équipements / Transactions de composantes, d’accéder
à toutes les transactions ainsi que les réparations qui ont eu lieu pour une composante
donnée. Cette fenêtre mène aussi aux bons de travail et les tags des composantes.
Sous-Composantes
Un onglet « Sous-Composantes » peut être ajouté à la fiche d’une composante selon les
propriétés définies dans l’éditeur de composantes. L’ajout de sous-composantes dans une
liste vous permet de voir en un coup d’œil les sous-composantes présentes dans une
composante et vous sera très utile au moment de planifier vos entretiens préventifs.
Pour ajouter une sous-composante dans une liste, cliquez sur l’onglet « Sous-
composantes ». Une fois l’onglet affiché, cliquez sur « Ajouter ». Une fenêtre d’ajout de
sous-composante s’affiche qui vous permet de sélectionner une catégorie de composante
dans la liste et de sélectionner un TAG existant ou donner un numéro de TAG. Le nom de
la catégorie de sous-composante ainsi que le TAG apparaît dans la liste.
Pour enlever une sous-composante qui figure dans la liste, cliquez sur la sous-
composante à enlever afin de la sélectionner et cliquez sur « Enlever ». Un message de
confirmation s’affiche afin d’éviter les erreurs de suppression involontaire.
Pièces
Un onglet « Pièces » peut être ajouté à la fiche d’une composante les propriétés définies
dans l’éditeur de composantes. L’ajout de pièces dans une liste vous permet de voir en un
coup d’œil les pièces utilisées dans une composante et vous sera très utile au moment de
planifier vos entretiens préventifs.
Pour ajouter une pièce dans une liste, cliquez sur l’onglet « Pièces ». Une fois l’onglet
affiché, cliquez sur « Ajouter ». Une ligne d’ajout de pièce s’affiche qui vous permet de
sélectionner une pièce dans la liste. Le nom de la pièce ainsi que sa description et le
nombre d'unités de la pièce qui figure dans cette composante apparaît.
Pour enlever une référence à une pièce qui figure dans la liste, cliquez sur la pièce à
enlever afin de la sélectionner et cliquez sur « Enlever ». Un message de confirmation
s’affiche afin d’éviter les erreurs de suppression involontaire.
On peut consulter la fiche complète d'une pièce avec la combinaison « Shift » double-clic
sur la ligne qui l’identifie.
Arborescence
L’onglet « Arborescence » fait référence à la fenêtre d’arborescence disponible sous

Rubriques / Statistiques / Arborescence statistique. L’onglet contient seulement le
chemin d’accès pour retrouver l’équipement dans les arbres d’arborescence.
L’arborescence a deux fonctions principales. Elle est un outil visuel vous permettant de
retrouver rapidement vos équipements et elle permet d’améliorer l’utilisation des
statistiques.
Son apparence et son fonctionnement se rapprochent de l’utilitaire d’exploration de

Windows (explorateur Windows).
Création
La fenêtre des arborescences est divisée en deux. La partie de gauche contient les arbres
et la partie de droite affiche le contenu de la branche sélectionnée.
Par défaut, l’arborescence contient les arbres « Division », « Groupe » et

« Localisation », et ces arbres correspondent aux divisions, groupes et localisations
utilisés par l’entreprise (tels que définis dans les codes configurables ou la fiche des
équipements).
Ces arbres ne sont pas modifiables, le seul moyen de les modifier est de modifier les
codes configurables ou les fiches d’équipements. Ils servent à fournir des statistiques
ciblées (accessibles via un clique-droit sur l’arbre, la branche ou une sélection

d’équipements de celles-ci).
Vous pouvez aussi créer un arbre en cliquant avec le bouton de droite dans la partie de
gauche et sélectionner « Ajouter arbre » dans le menu contextuel. Un nouvel arbre
s’ajoute et il est prêt à l’édition. Donnez-lui un nom significatif.
Utilisez la même méthode pour ajouter des branches ou des sous branches en cliquant
avec le bouton de droite sur un arbre existant et cliquez sur l’option « Ajouter branche ».
Si vous cliquez sur un arbre ou sur une branche dans la partie de gauche, le contenu de
ceux-ci s’affiche dans la partie de droite. Vous pouvez alors configurer les arbres et les
branches selon votre guise afin d’obtenir les statistiques désirées.
Lorsque l’arbre est bien adapté à vos besoins, cliquer sur le nom de l’arbre et la liste
complète des équipements configurés dans le système apparaît dans la partie de droite.
Vous pouvez maintenant insérer les équipements dans leurs branches respectives en
utilisant la méthode du « glisser / déplacer ». Cliquer, en tenant le bouton gauche de la
souris enfoncé, sur un équipement dans la fenêtre de droite et glisser-le au-dessus de la
branche désirée. Lorsque vous relâcherez le bouton de la souris, l’équipement sera inclus
dans la liste des équipements de la branche.
Il est important de comprendre que tous les équipements sont

présents dans chacun des arbres. À la création d’un nouvel arbre,
la totalité des équipements sera présente lorsque vous cliquez sur
le nom de l’arbre. De plus, à la création d’un nouvel équipement,
celui-ci sera ajouté à la racine de chacun des arbres créés.
À partir de l’arborescence, il est possible d’accéder à plusieurs fonctions. En cliquant

avec le bouton droit de la souris sur un équipement dans la partie droite, un menu
contextuel offrira plusieurs options.
Consulter/modifier : Ouvre la fiche de l’équipement sélectionné.

Nouveau bon de travail : Lorsque l’utilisateur clique sur cette option, selon le cas,
un message lui disant que des bons de travail préventifs et/ou correctifs existent
déjà pour cet équipement. Le message demande si l’utilisateur veut les consulter
avant de continuer. Le but de ce message est d’éviter, autant que possible les
doublons dans le système.
Si l’utilisateur clique sur « oui », le système ouvrira la liste de bons de travail qui
concernent cet équipement.
Si l’utilisateur clique sur « non », le système ouvrira un bon de travail avec cet
équipement désigné. Voir la section « Bon de travail » pour plus de détails.
Dissocier : Supprimera l’équipement de la branche dans laquelle il se trouve et le

replace dans la racine de l’arbre (pour arbres modifiables seulement).
Statistiques : Ouvre la fenêtre des indicateurs et statistiques pour l’équipement
sélectionné. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs équipements, une
branche ou même un arbre. Pour plus de détails sur ces indicateurs et statistiques,
voir la section « Statistiques » pour plus de détails.
Opérations
On peut retrouver sous l’onglet « Opérations », l’option d’ajouter les opérations que
l’équipement peut effectuer. Exemple : Soudure, Assemblage, Emballage.
Les opérations doivent avoir été préalablement configurées dans la liste des opérations,
disponible sous Rubriques / Produits/Pièces/Matériaux / Liste des opérations.
Pour plus de détails, voir le module portant sur la production.
Coûts
L’onglet « Coûts » affiche les coûts reliés à l’équipement. Les coûts peuvent être affichés
pour l’année fiscale ou par périodes fiscales. Le choix de l’année affichée se fait dans le
champ « Pour l’année ». Une liste déroulante des années disponibles se présentera pour
faciliter la sélection.
Les coûts représentés sont :
 Main d’œuvre locale

 Pièces locales
 Main d’œuvre externe
 Pièces externes
 Contrats
 Locations
 Divers
Ces coûts seront aussi affichés dans le poste de dépenses par défaut de l’équipement.
Gabarits de préventifs
L’onglet « Gabarits de préventifs » sert à la configuration de gabarits permettant

l’implémentation des maintenances préventives.
Les détails sur la configuration des gabarits de préventifs sont disponibles dans le module
Maintenance.
Emplacements
L’onglet « Emplacements » sert à identifier les différents endroits sur l’équipement avec
lesquels on pourrait avoir à travailler.
Ces emplacements peuvent être spécifiés lors de l’ajout d’une composante sur
l’équipement selon la liste qui aura été créée sous cet onglet.
Procédure de cadenassage
Pour ajouter une procédure de cadenassage, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au
haut de la fenêtre. La liste des procédures de cadenassage est aussi disponible sous
Rubriques / Équipements / Liste des procédures de cadenassage.
Les procédures de cadenassage sont rattachées à un équipement. Elles visent

principalement à cesser toute activité potentiellement dangereuse sur l’équipement avant
d’effectuer un entretien. Les procédures portent une description. Celle-ci devrait énoncer
le travail protégé par la procédure.
Exemples : Nettoyage annuel, changement des roulements, etc.
Elles sont régies par une procédure stricte d’approbation afin de réduire le plus possible
les erreurs humaines.
Elles sont composées d’un en-tête (description, remarque et les cadenas et chaînes
nécessaires) et de détails. Ces détails sont les dispositifs de coupure qui stoppent les
activités potentiellement dangereuses.
Les dispositifs peuvent être créés séparément ou préparés à l’avance par la liste des
dispositifs. Pour utiliser un dispositif créé par cette liste, tapez le nom du dispositif et
cliquez sur un autre champ.
Après l’approbation, vous pouvez joindre ces dispositifs aux bons de travail ou aux
entretiens préventifs de cet équipement. Ils seront, dans ce cas, imprimés avec le bon de
travail.
Réparations
L’onglet « Réparations » permet à l’utilisateur de consulter l’historique des réparations

qui ont été effectuées dans une période donnée.
Pièces
Cet onglet contient la liste de pièces qui sont utilisées sur l’équipement. Ces pièces
proviennent soit des gabarits de préventifs, des bons de travail correctifs ou des
composantes de l’équipement. Il est seulement possible d’enlever des pièces à partir de
cet onglet. Par exemple, si un bon de travail correctif a nécessité que l’ouvrier effectue
une sortie de pièce pour une paire de gants, le gestionnaire ne voudra pas nécessairement
que cette pièce apparaisse dans la fiche de l’équipement. À ce moment, il est possible
d’enlever la paire de gants de l’onglet « Pièces » en cliquant sur le bouton « Enlever »
situé au haut de la fenêtre.
Statistiques
Une panoplie d’indicateurs de performance et de statistiques s’offre à l’utilisateur à

travers cet onglet, mais aussi à travers l’arborescence des équipements. Les catégories se
retrouvent dans la partie gauche de la fenêtre, tandis que le graphique et ses options se
trouvent dans la partie droite de la fenêtre. Les différentes options pour le graphique se
retrouvent sous les onglets « Données », « Sélection », et « Période ». Il est aussi
possible, à l’aide des nombreux boutons disponibles sous l’onglet « Graphique » de
modifier l’apparence du graphique. Sous l’onglet « Période », il est possible de modifier
la période de temps pour lesquelles les données sont affichées.
INTERAL – Pièces / Matériaux 135
Pièces/Matériaux
Le module de pièces/matériaux de l’application INTERAL permet la gestion de deux

choses distinctes. Premièrement, le module permet de gérer les pièces de remplacement.
Ce type d’utilisation se fait habituellement en lien avec le module de maintenance. En
second lieu, il permet aussi de gérer les pièces et les matériaux nécessaires à la
production. Les pièces peuvent aussi être revendues à vos clients.
Utilisation pour les pièces de rechange
Dans le cadre d’une utilisation pour les pièces de rechange en maintenance, certaines
fonctionnalités peuvent s’avérer très utiles à l’utilisateur responsable des achats ou au
magasinier, tel que les fournisseurs, les manufacturiers, les unités, les équivalences, etc.
Toutes ces informations se retrouvent dans la fiche de la pièce, qui est décrite en détail
dans ce module.
Utilisation des pièces/matériaux pour la production
Les pièces/matériaux, dans le cadre de l’utilisation aux fins de production, sont

l’ensemble des items nécessaires à la composition d’un produit ou d’un sous-produit. Par
exemple, une table de bois (produit) est composée d’un dessus et de quatre pattes (sous-
produits) qui sont composés de pièces/matériaux qui ont servis à leur fabrication tels
que :
 Feuille de contre-plaqué 4’ x 8’ x 1’’

 Vis à bois de 3’’
 Planche de 4’ x 4’ x 12’
 Sous-patte en caoutchouc
 Laque
Pour les besoins de la production, ces pièces doivent exister dans le système pour pouvoir
être disponibles au bon moment. C’est pourquoi la fiche de la pièce est très importante.
Notions communes aux deux types d’utilisation
Le module des pièces/matériaux est accessible via Rubriques / Produits/Pièces/Matériaux /

Liste des pièces/matériaux.
Les pièces/matériaux peuvent être consultées à partir de la « Liste des pièces/matériaux »

ou bien en naviguant dans l’« Arborescence des Produits/Pièces/Matériaux ».
Dans la liste des pièces, il est possible de visualiser les quantités des pièces ainsi que
leurs emplacements en cliquant sur le « + » situé à gauche de chaque ligne de pièce.
Il est essentiel d’avoir saisi la liste des pièces avant de pouvoir entreprendre la prise
d’inventaire ou d’entamer le cycle d’achat (approvisionnement).
Identification et codification des pièces
La première étape consiste à identifier toutes les composantes et éléments susceptibles de

constituer des pièces ou des matériaux dont il faudra ultérieurement gérer
l’approvisionnement et l’inventaire.
Si nécessaire, il faut ensuite travailler à réaménager le magasin actuel en vue d’une

utilisation optimale de l’espace disponible et d’une accessibilité maximale aux différentes
pièces et matériaux.
Par la suite, vous procéderez à la saisie et à la codification des différentes pièces

identifiées.
Il est fortement suggéré de regrouper les pièces en catégories à l’aide du champ nommé
« Catégorie » dans l’onglet « Détail » de la fiche de la pièce. Voici quelques exemples de
catégories :
 Roulements à billes
 Raccords de plomberie
 Lubrifiants
 Bois
 Métal
 Quincaillerie
En catégorisant vos pièces, vous pourrez les trier selon cette valeur et ainsi accélérer
l’utilisation quotidienne. La liste des catégories est modifiable en passant par Rubriques /
Codes configurables / Produits/pièces/matériaux / Catégories de pièces.
Ajout d’une pièce
Lorsque vous êtes prêt à commencer votre liste des pièces, cliquer sur le bouton
« Ajouter » situé au haut de la liste des pièces. La fenêtre « Fiche d’une pièce » s’ouvre.
Le numéro de la pièce et l’unité de stockage (voir la section Onglet Commande) sont les
seules valeurs obligatoires pour créer une nouvelle pièce.
Détail
Nº de pièce
Un numéro de pièce sera généré automatiquement (PA-0000001 par exemple) si aucun

numéro n’est spécifié, mais vous pouvez attribuer un numéro logique pour chaque pièce
afin de pouvoir les repérer et structurer vos données. Les numéros de pièces peuvent être
modifiés en tout temps.
Il est déconseillé d’utiliser le numéro de pièce d’un fournisseur

en particulier pour identifier une pièce, car une même pièce
pourrait être commandée de différents fournisseurs, ou le
fournisseur pourrait ne plus vendre cette pièce ou modifier
son numéro de pièce.
Voir la notion de nomenclature du module « Application en général » plus de

renseignements à ce propos.
Note : Le logiciel accepte les numéros de pièces qui contiennent des accents et des
caractères spéciaux. Cependant, notez que lors d’impression de code barres pour les
numéros de pièces, les accents ne seront pas affichés dans le code barres.
Pièce en vrac
La notion de pièces en vrac fait partie des fonctionnalités qui peuvent servir l’acheteur et
le magasinier.
La case à cocher « pièce en vrac » permet d’identifier une pièce dont la quantité
commandée peut différer de la quantité reçue. Les pièces en vrac sont celles pour
lesquelles le fournisseur ne peut assurer l’exactitude de la quantité livrée. Un exemple
concret est celui du diesel ou de l’huile : nous pouvons en commander 11 000 litres et
recevoir 11 024 litres. Étant donné que cet item aura été entré comme « Pièce en vrac »,
le système nous laissera en recevoir plus que la quantité commandée. Ceci est
habituellement impossible pour les pièces dont la case « Pièce en vrac » n’est pas cochée.
Inventoriable
Une autre fonctionnalité utile est la case à cocher « Inventoriable ». Cette case active ou
désactive la gestion d’inventaire pour une pièce. Il est possible de désactiver cette case
pour les pièces pour lesquelles une sortie de pièce n’est pas nécessaire lors de son
utilisation quotidienne. Un exemple d’application est celui des items sanitaires tels le
papier à main, le savon et le papier hygiénique. Ces items peuvent être commandés à
l’aide du système, mais lors de la réception de la commande, la quantité en inventaire ne
s’incrémentera pas.
Note : Il est impossible d’utiliser l’approvisionnement automatique pour une pièce dont
la case « Inventoriable » n’est pas cochée. Cependant toutes les autres fonctionnalités
telles que prise d'inventaire physique, ajustement d'inventaire et toute autre transaction
manuelle seront possibles.
Nº Série obligatoire
Cette option permet d’exiger un numéro de série obligatoire associé à cette pièce.
Lorsque cette case est cochée et que l’utilisateur effectue une prise d’inventaire physique
pour cette pièce, il ne pourra sauvegarder sa prise d’inventaire si le champ « Nº de série »
n’est pas complété. Conséquemment, lors de la prise d’inventaire ou d’une réception de
commande, les pièces ayant un numéro de série obligatoire devront être entrées une à la
fois afin de pouvoir spécifier un numéro de série pour chaque pièce.
Pièce importée
Le bouton « Pièce importée » coché indique à l’utilisateur que la pièce est importée d’un
autre pays. Si disponible, on peut inscrire le nom du pays dans le champ « Pays
d’origine » dans la fiche de la pièce. Cette information est à titre indicatif seulement et
n’affecte pas l’utilisation de la pièce dans le logiciel.
Prix Unitaire Moyen (P.U.M.)
INTERAL vous permet de calculer automatiquement ou manuellement le prix de revente

de vos pièces. En entrant le prix unitaire moyen à l’achat ainsi que la cote de profit voulu,
le prix vendant se calcul automatiquement. Toutefois, si vous avez un prix fixe pour la
pièce, vous pouvez l’entrer dans la case « Prix vendant manuel » et cocher la case « Prix
manuel » à gauche de cette case. Ainsi, si vous créez une commande client et
sélectionnez la pièce dans la liste, le prix affiché sera celui que vous aurez déterminé dans
la fiche de la pièce.
Le P.U.M. s’affichera automatiquement lors d’une commande fournisseur. Cependant,

lors de transactions c’est le prix réellement payé pour la pièce qui sera utilisé, et non le
prix unitaire moyen. Lette logique suit le principe du FIFO (First In First Out) qui est
utilisé dans le logiciel.
Par exemple, si une pièce est achetée une première fois à 100 $ et une deuxième fois à
110 $, le P.U.M. sera de 105 $. Par contre, la première fois que la pièce sera utilisée sur
un bon de travail, le coût affecté à ce bon de travail sera de 100 $, et la deuxième fois il
sera de 110 $.
Regroupements d’intégration et de catégorie
Choisir ici le regroupement d’intégration et de catégorie approprié dans la liste

disponible. Pour ajouter à cette liste, passer par le menu Rubriques / Postes comptables /
Regroupements de comptes. Pour plus d’informations à propos des regroupements, voir
le module portant sur les postes comptables.
Autres informations
D’autres informations, telles que la catégorie, le code et la classe de la pièce, le code

d’inventaire, l’amortissement, le pays d’origine (si importée), ainsi que le taux de rejet
peuvent être ajoutés à l’onglet « Détail » de la fiche de la pièce à titre informatif et aux
fins de statistiques. Plus les champs sont complétés, plus il sera facile pour vous et votre
équipe de chercher avec des critères spécifiques. Il faut voir les répercussions au niveau
des coûts pour prendre la décision d’utiliser ou de ne pas utiliser ces valeurs.
Le champ CUP sert à entrer le code universel du produit qui se trouve à être, plus souvent
qu’autrement, un code barres. Lorsque ce champ est rempli, si le CUP est scanné pour
une sortie de pièce ou une prise d’inventaire, le logiciel cherchera d’abord à vérifier
parmi les CUP pour trouver le bon produit.
Enfin, vous pouvez aussi ajouter une photo de la pièce dans la fiche. Il suffit de cliquer
avec le bouton droit de votre souris et de sélectionner « Ajouter ». Une fenêtre s’ouvrira
afin de vous permettre de trouver la photo voulue.
Descriptions
Dans cet onglet, vous pouvez entrer les descriptions qui apparaîtront sur les commandes
et factures pour vos clients et fournisseurs. INTERAL choisira la description appropriée
selon la langue de correspondance choisie dans la fiche du client ou du fournisseur, et ce,
même si les langues de correspondance dans les adresses de facturation et d’expédition
sont différentes. À ce moment, la description sur l’avis d’expédition sera différente que
celle sur la facture. De plus, la description interne sera celle inscrite dans l’onglet Détail
de la fiche de la pièce.
Pour spécifier les langues de correspondance de vos clients,

ouvrir leur fiche de client et spécifier les langues voulues dans
les onglets Facturation et Expéditions.
Usines/Entrepôts
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de spécifier dans quelles usines/entrepôts et
exactement quel emplacement se trouve la pièce afin de faciliter sa recherche physique et
la prise d’inventaire.
Planification
Cet onglet fait référence à la planification MRP. Il sera approfondi en détail dans le
module MRP (à venir).
Instructions spéciales
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des instructions spéciales concernant cette pièce en
particulier (ex. : la manière dont elle doit être manipulée, remplacée, détruite, etc.). En
cliquant sur « Ajouter », vous pourrez sélectionner parmi votre liste d’instructions
spéciales préalablement configurées. Si il y en aucun, vous pouvez en ajouter en passant
par Rubriques / Codes configurables / Produits/pièces/matériaux / Instructions spéciales.
Arborescence
L’onglet « Arborescence » fait référence à la fenêtre d’arborescence disponible sous

Rubriques / Produits/Pièces/Matériaux / Arborescence des produits/pièces/matériaux.
L’onglet contient seulement le chemin d’accès pour retrouver la pièce ou le produit dans
les arbres d’arborescence.
retrouver rapidement vos pièces et elle est le point de départ des indicateurs de
performance.

Création
Pour commencer, créer un arbre en cliquant avec le bouton de droite dans la partie de
complète des produits et pièces configurés dans le système apparaît dans la partie de
droite. Vous pouvez maintenant insérer les pièces dans leurs branches respectives en
souris enfoncé, sur une pièce dans la fenêtre de droite et glisser-le au-dessus de la
branche désirée. Lorsque vous relâcherez le bouton de la souris, la pièce sera incluse dans
la liste des pièces de la branche.
Il est important de comprendre que tous les pièces et les produits

sont présents dans chacun des arbres. À la création d’un nouvel
arbre, la totalité des pièces sera présente lorsque vous cliquez sur
le nom de l’arbre. De plus, à la création d’une nouvelle pièce, celle-
ci sera ajoutée à la racine de chacun des arbres créés.

avec le bouton droit de la souris sur une pièce dans la partie droite, un menu contextuel
offrira plusieurs options.
Ajouter une pièce : En cliquant sur cette option, une fiche de pièce vierge
s’affichera.
Consulter/modifier : Ouvre la fiche de la pièce sélectionnée.
Dissocier : Supprimera la pièce de la branche dans laquelle elle se trouve et la
replace dans la racine de l’arbre.
Indicateurs et statistiques : Ouvre la fenêtre des indicateurs et statistiques pour la
pièce sélectionnée. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs pièces, une
Équivalences
S’il existe une ou plusieurs pièces équivalentes à la pièce en question, l’utilisateur peut
les énumérer dans cet onglet. Ces informations sont à titre indicatif seulement et
n’affecteront pas les commandes fournisseurs ou clients pour la pièce.
Commande
C’est dans cet onglet que l’utilisateur peut spécifier la quantité à laquelle il recevra un
avertissement pour le minimum à commander
C’est aussi à cet endroit qu’on l’on doit obligatoirement spécifier l’unité de stockage.
L’utilisateur peut aussi spécifier l’unité d’achat, qui peut différer de l’unité de stockage
ou de l’unité d’utilisation. Par exemple, un manufacturier de métal peut commander de
l’acier à la livre, le stocker à la feuille et l’utiliser au pied linéaire.
Pour ajouter une unité d’achat, cliquer sur le bouton « Ajouter » au haut de la fiche. Une
« fiche » d’unité s’ajoute dans la fenêtre. Choisir l’unité d’achat parmi la liste des unités
déjà configurées. Si des mesures sont nécessaires, inscrire leurs propriétés dans les
champs « Question A », « Question B » et ainsi de suite. Entrer aussi la formule pour
calculer les dimensions dans le champ « Formule »
Par exemple, vous achetez de l’huile en caisse de 12 bouteilles, mais vous consommez et
stockez vos bouteilles une bouteille à la fois. Vous voulez être averti lorsqu’une
commande est passée avec une quantité de moins de 12.
L’onglet « Commande » de votre fiche de pièce sera configuré comme ceci :

Lorsque vous passerez une commande pour cette pièce, le champ « Unité » contiendra les
deux unités, et vous pourrez alors commander des boîtes de 12. À la réception de la
commande fournisseur, vous recevrez des boîtes de 12, mais votre inventaire sera
incrémenté de 12 fois le nombre de boîtes reçues et affichera des bouteilles et non des
boîtes.
Fournisseurs
Il est possible d’entrer, pour chaque pièce, les données relatives au(x) fournisseur(s). En
plus d’être éditables manuellement, les valeurs de l’onglet « Fournisseurs » de la fiche
sont ajoutées et mises à jour automatiquement lors du cycle d’achat fait dans le logiciel.
Ainsi, il est possible de voir dans l’onglet « Fournisseurs », le dernier prix payé chez
chaque fournisseur.
Pour ajouter un fournisseur, cliquer sur le bouton « Ajouter » au haut de la fiche et

remplir les champs avec les informations que vous avez à propos de ce fournisseur. La
colonne « Priorité » sert à déterminer l’ordre de préférence pour les commandes de la
pièce. Un fournisseur avec une priorité 1 deviendra le fournisseur par défaut pour cette
pièce.
Pour créer la liste des fournisseurs, aller à Rubriques / Entités externes / Fournisseurs.
Manufacturiers
En plus des fournisseurs, la fiche peut présenter les manufacturiers de la pièce ainsi que
le numéro identifiant cette pièce chez chaque manufacturier. Il suffit de cliquer sur le
bouton « Ajouter » pour en dresser la liste. Pour créer la liste des manufacturiers, aller à
Rubriques / Entités externes / Manufacturiers.
Statistiques
Vous retrouvez dans cet onglet plusieurs statistiques à propos de vos pièces.
Évidemment, à la création de la fiche de la pièce, cet onglet sera plutôt vide, mais au fil
du temps il vous en dira long sur l’utilisation que vous faites de la pièce en question.
Bouton « Actions » dans la fiche d’une pièce
Il est possible, à partir de la fiche de la pièce, d’accéder à l’analyse des stocks, au

réajustement d’inventaire physique ainsi qu’à la consultation des stocks. Pour plus de
détails à propos de ces fonctions, voir le module portant sur l’inventaire.
Bouton « Actions » dans la liste des pièces
« Copier la structure d’un produit/pièce »
Le menu du bouton « Actions » situé au haut de la liste des pièces contient, en plus des
options habituelles, l’option « Copier la structure d’un produit/pièce ».
Cliquer sur la ligne de la pièce à copier, et cliquer ensuite sur l’option dans le menu. Une
fenêtre apparaît. Déterminer si on veut copier la structure de la pièce vers une fiche de
pièce existante ou si on veut créer une nouvelle pièce. Dans le premier cas, choisir la
pièce existante désirée. La case à cocher sert à déterminer si on veut effacer les détails
contenus dans les onglets qui ont été configurés et les remplacer ou si on veut garder ce
qui était inscrit.
Dans le cas où on veut créer une nouvelle pièce, on doit simplement lui donner un
numéro de pièce si désiré. Si ce champ est laissé vide, le système lui attribuera un numéro
automatiquement.
Choisir ensuite les onglets qui seront à copier parmi la liste qui se trouve dans la partie
inférieure de la fenêtre. Les boutons « Tous » et « Aucun » servent à cocher ou à
décocher toutes les cases.
Si vous avez choisi de créer une nouvelle pièce, elle se retrouvera à la fin de la liste.
« Amortir les pièces/matériaux »
Cette option est reliée au code configurable « Code d’amortissement » et au champ

« Code d’amortissement » qui se retrouve dans les fiches des pièces. Lorsque la liste des
codes configurables est complète et que les fiches des pièces contiennent les bons codes,
il est possible d’appliquer l’amortissement en passant par le bouton « Actions » et choisir
l’option « Amortir les pièces/matériaux ». Une fenêtre apparaît afin de choisir le code
d’amortissement à appliquer ainsi que le taux. Si aucun taux n’est entré manuellement, le
taux contenu dans la liste des codes configurables sera appliqué. Cliquer sur « Sauver ».
Cet amortissement affectera le « prix unitaire moyen » ainsi que le « prix vendant
calculé » si cette fonction est utilisée. Ces montants se verront diminués par le
pourcentage donné.
Pour un suivi des détails d’amortissement, vous pouvez consulter le rapport « Transaction
d’amortissement » qui se trouve dans le menu Rapports / Pièces / Transaction
d’amortissement. Prendre bien soin de spécifier les pièces et codes voulus, ou choisir
« Ne pas utiliser » dans ces 2 champs pour voir toutes les transactions pour les dates
spécifiées.
INTERAL – Maintenance 147
Maintenance
Ce module couvre le cycle complet de la maintenance, autant la partie conditionnelle,
préventive et corrective pour les bons de travail, ainsi que les appels de service, les routes
d’inspections et les demandes de travail.
Le gabarit du préventif
Le gabarit du préventif est un bon de travail préventif préconfiguré dans la fiche de

l’équipement. Il sera émis selon ce qui aura été configuré dans l’onglet « Échéancier »
dans sa fiche. Les bons de travail émis apparaîtront dans la liste des bons de travail et
dans le tableau de la maintenance disponible sous Rubriques / Planification / Tableau de la
maintenance.
Un gabarit de préventif, lors de sa configuration, contient l’onglet « Détail » qui aura

comme équipement désigné celui pour lequel il a été ajouté, ainsi que les onglets
« Assignations », « Vérifications », « Pièces », « Annexe » et « Outils », qui sont
expliqués en détail ci-dessous. Ces onglets sont sensiblement les mêmes que pour un bon
de travail correctif.
Il contient également l’onglet « Échéancier » qui permet de configurer la fréquence à

laquelle le bon préventif est émis.
Le gabarit du préventif est accessible via la fiche de l’équipement, sous l’onglet « Gabarit
du préventif ». Cliquer sur « Ajouter » pour créer un nouveau gabarit.
Détail
Émetteur et Superviseur
La première étape consiste à déterminer l’émetteur et le récepteur du bon de travail.
Récepteur : Cette personne reçoit le bon et, généralement, l’imprime et l’envoie aux
récepteurs des différentes assignations.
Émetteur : Émetteur du bon de travail. Ce peut être la personne qui a créé le bon, mais
aussi un superviseur qui connaît bien cet entretien. Ce nom apparaîtra sur le bon de
travail et indiquera au travailleur qui aller voir s’il a besoin d’éclaircissement.
Exécutant :
Équipement et description : Ces champs contiennent l’information nécessaire pour

désigner l’équipement sur lequel le bon de travail est créé.
Statut : Choisir la raison pour laquelle le bon de travail est en retard s’il y a lieu, ou
spécifier un statut particulier au bon (Ex. : À planifier, à confirmer, sous-traitant, etc.).
Priorité : Délai pour effectuer le travail avant que le bon soit considéré comme étant en
retard.
Mode d’exécution : Choisir dans quel état la machine doit être lorsque le travail devra
être effectué, ou spécifier le moment où le travail doit être effectué (Ex. : de soir, de fin
de semaine, de jour, etc.).
Classification : But de l’intervention (Ex. : HACCP, ISO, CSST, Kyoto, Amélioration,

etc.).
Poste comptable : Précisez dans ce champ le poste comptable dans lequel seront portés
les coûts du bon de travail. Par défaut, celui de l’équipement apparaîtra dans ce champ.
Note : Les champs « Statut », « Priorité », « Mode d’exécution », et « Classification »

sont reliés à des codes configurables qui doivent avoir été préalablement saisis. Le champ
« Poste comptable » pour sa part, est configurable sous Rubriques / Postes comptables /
Liste des postes comptables.
Date de début : Ce champ vous permet de fixer la date de début prévue des travaux. Ce
champ est disponible seulement pour les bons de travail correctifs.
Description de la requête
La deuxième étape de la création du bon de travail consiste à identifier la requête.
C’est ici que vous devez préciser le travail à effectuer, c’est-à-dire le « titre » du travail.
Pour cela, vous utiliserez les codes de requêtes préalablement configurés dans les
« Codes configurables ».
Pour ajouter une requête au bon de travail, cliquer sur le bouton « » de la section
« Code ». La liste des composantes de l’équipement s’affiche. Sélectionner la
composante concernée par cet entretien pour voir les codes de requêtes associés à celle-
ci. Sélectionner le code requis et cliquer sur « Sélectionner».
En sélectionnant le code, les champs « Composante », « Tag », et « Description » seront

automatiquement remplis. Si des précisions sur le travail sont nécessaires, utiliser le
champ « Remarques ». Réserver le champ « Remarques courtes » pour certains mots-clés
vous permettant de retrouver facilement vos entretiens dans une liste. Étant donné que la
colonne « Remarques courtes » peut être ajoutée à la liste des bons de travail
contrairement au champ « Remarque », il est plus utile d’écrire les mots-clés dans ce
champ.
Assignations
L’onglet « Assignations » vous permet de préciser les ressources impliquées dans une
tâche, le temps estimé qu’il faudra pour la compléter.
Ces informations vous permettront de calculer la charge de travail et de prévoir les

besoins en ressources humaines. Pour ajouter ou effacer les assignations, utilisez les
boutons « Ajouter » et « Enlever » situés au haut de la fiche.
Pour déplacer une séquence d’assignation, utiliser les flèches « Début », « Haut »,
« Bas », et « Fin » situés au haut de la fiche.
Description : Donner une brève instruction au récepteur.
Récepteur : Désigner ici le responsable de la ressource impliquée. Celui-ci devra trouver

la ou les ressources mentionnées pour effectuer le travail.
Ressource : Utilisez le bouton « » pour voir s’afficher la liste des ressources

disponibles par département.
Département : Le département s’inscrira automatiquement lors de la sélection de la

ressource.
Temps planifié (HH:MM) : Préciser le temps estimé que durera cette assignation en
« heures/homme ». Le format doit être HH:MM (Ex. : 01:45 désigne 1 heure 45 minutes)
Nombre : Nombre de ressources impliquées dans cette assignation.
Parallèle (HH:MM) : Si cette option est cochée, la durée de cette assignation ne sera pas
incluse dans la durée totale des travaux, car le travail sera en parallèle. Noter qu’il est
impossible de cocher cette option pour la première assignation.
Forcer relié : Si cette option est cochée, le système créera un bon de travail relié, et ce,
même si l’assignation contient le même récepteur et le même poste comptable que la
première assignation.
Durée : Durée totale de cette assignation. Cette donnée est automatiquement calculée en
fonction du temps planifié divisé par le nombre de ressources.
Poste comptable : Poste comptable auquel les coûts seront portés. Par défaut, le poste
comptable de l’équipement apparaîtra dans ce champ.
Remarque : Ce champ permet d’ajouter des précisions sur l’assignation.
Note : La première assignation aura obligatoirement le même récepteur que le bon de

travail et elle n’est pas déplaçable en utilisant les flèches. La description contiendra la
description du code de requête.
Vous pouvez ajouter autant d’assignations que vous le désirez. Si une assignation est
destinée à un département différent ou à un autre récepteur, un bon de travail « lié » sera
créé lors de la sauvegarde et son numéro s’affichera dans le champ « Nº Bon ». Le bon de
travail d’origine deviendra alors un bon de travail « parent ».
Il est impossible d’ajouter d’assignations un bon de travail « lié ». Les assignations

doivent être ajoutées au bon de travail « parent » puisqu’un bon « lié » ne peut devenir un
« parent ». Ceci évite de se retrouver avec des bons « liés » qui n’ont pas de parent.
Pour économiser du temps, il est possible de configurer préalablement des séquences

d’assignations qui sont souvent utilisées. Pour ce faire, cliquer sur Rubriques /
Maintenance / Liste des séquences d’assignations.
Cliquer sur « Ajouter » pour configurer une nouvelle séquence. Donner un nom à la
séquence, et cliquer sur « Ajouter » pour ajouter des assignations. Celles-ci doivent être
configurées exactement comme dans un bon de travail ou un gabarit du préventif.
Lorsque sélectionnée dans un bon de travail ou un gabarit du préventif, la séquence

s’ajoutera telle qu’elle a été configurée.
Si aucun exécutant n’est spécifié sous l’onglet Détail du bon de travail et que la première
ligne d’assignation change ou que l’on ajoute une séquence d’assignations, alors
l’exécutant de la ressource de l’assignation est utilisé.
Vérifications
C’est ici que vous devrez préciser les détails du travail à effectuer ou les choses à ne pas
oublier. L’information contenue dans cet onglet sera imprimée sur le bon de travail sous
la forme d’une liste de codes de vérifications avec un carré à leur gauche, afin de
permettre à l’employé de cocher les codes de vérifications effectués.
Si la maintenance conditionnelle est utilisée, veuillez vous référer à la section

« Maintenance conditionnelle » pour plus de détails.
Les codes doivent être préalablement configurés à l’aide des codes configurables.
Pour ajouter, effacer ou changer l’ordre des codes, utilisez les boutons « Ajouter »,
« Enlever », etc. situés au haut de la fiche. Pour chacun des codes ajoutés, vous avez la
possibilité d’ajouter un commentaire en cliquant sur la ligne concernée dans la colonne
« Remarque ».
Note : Pour ajouter une liste de vérification, cliquer sur le bouton « Charger une liste ».
Ces listes sont configurables dans les codes configurables (voir le module Codes
configurables pour plus de détails).
Pièces
Une cause importante de perte de temps lors des entretiens est la recherche des numéros
de pièces de rechange nécessaires. Le logiciel vous offre la possibilité d’inscrire la liste
des pièces avec la quantité nécessaire. Cette liste sera imprimée sur le bon de travail
remis à l’utilisateur.
Pour ajouter ou effacer des pièces, utilisez les boutons « Ajouter » et « Enlever » situés
dans la partie supérieure droite de la fiche.
Lors de l’ajout d’une pièce, par défaut le filtre contiendra le numéro de l’équipement,
donc seules les pièces contenues dans l’onglet « Pièces » de la fiche de l’équipement
apparaîtront dans la liste. Pour afficher toutes les pièces, refaire le filtre et cliquer sur le
bouton « Défaut » ou mettre les critères désirés.
Vous devrez préciser le numéro de la pièce, la composante dans laquelle elle est utilisée
et la quantité nécessaire prévue pour cet entretien.
Dans un bon de travail correctif, pour remplacer une composante sur l’équipement,
cliquer sur le bouton « Remplacement ». Une fenêtre s’ouvre. Remplir les champs « Tag
à remplacer », et « Nouveau tag » ainsi qu’« Équipement de destination » si la
composante est transférée à un autre équipement. Cliquer sur « OK ». La composante
sera automatiquement dissociée et deviendra disponible si aucun équipement de
destination n’a été spécifié.
Il est possible d’enlever le remplacement si la composante qui avait été dissociée est
toujours disponible.
Échéancier
Cet onglet est disponible seulement dans le gabarit du préventif.
Dans cet onglet, le champ « Émettre sur » contient 4 options qui permettront de
configurer l’émission du préventif selon vos critères précis.
Les champs suivants sont communs à toutes les options :
Vérifié jusqu’au : Affiche la date de dernière exécution de la tâche d'émission de bons

de travail. Normalement, la date courante devrait être affichée.
Dernière maintenance : Indique la date de la dernière maintenance
Prochaine maintenance : Indique la date où aura lieu la prochaine maintenance (sauf

compteur ou journalier et compteur sélectionné).
Suspendre l’émission du bon préventif : Sers à mettre en attente temporairement les

bons de travail préventifs émis. Ce préventif n’apparaîtra pas dans le tableau de
planification de la maintenance, à moins que l’utilisateur n’active le filtre « Afficher la
planification suspendue » sous l’onglet « Maintenance Préventive » du tableau.
Une seule occurrence : Lorsque ce bouton est activé, le bon de travail devra être fermé
avant que le prochain puisse être émis. Ainsi, il n’y aura jamais deux bons de travail pour
ce préventif d’ouverts en même temps.
Débutant à l’émission : Cette option sert à spécifier que la date de début du préventif
correspond à la date d’émission. If cette option n’est pas sélectionnée, le champ de la date
de début sera vide à l’émission.
Dans le tableau de la planification de la maintenance, le bons de travail qui n’ont pas de

date de début apparaissent dans la colonne d’arrérage (X) et doivent être planifiés pour
leur date de début.
Fréquentiel
L’option « Fréquentiel » permet de choisir parmi 4 occurrences :
Occurrence Exemple
Unique 2007-06-21
Journalier À tous les 21 jours
Hebdomadaire À toutes les 6 semaines les lundis et vendredis
Jour 15 à tous les 3 mois
Mensuel OU
Le 2e mercredi à tous les 2 mois
Période d’activation : Permets de spécifier une date de début et de fin pour l’émission
des préventifs. Par exemple, si l’équipement est loué pour une période d’un an,
l’utilisateur peut configurer le préventif pour qu’il s’émette seulement pendant la période
de location.
Période d’activation récurrente : Permets de spécifier des dates dans l’année pour
émettre les préventifs. Cette fonction est principalement utilisée pour des équipements
qui sont utilisés de façon saisonnière. Par exemple, une souffleuse à neige ne requiert
aucun entretien l’été, donc les dates de début et de fin de la période d’activation
récurrente pourraient être du 15 novembre au 15 avril. De cette manière, les bons
préventifs ne s’émettront pas inutilement l’été.
Cette option offre beaucoup de flexibilité et de possibilités quant aux entretiens à

effectuer périodiquement.
Compteur ou journalier
Cette option est utilisée pour effectuer la maintenance à chaque x nombre de jours et peut
être combinée avec un compteur, qui fera en sorte que le bon de travail préventif sera
émis à la première occurrence entre le nombre de jours et la période prédéterminée du
compteur (ex. : 6 mois (180 jours) ou 8 000 Km). Pour savoir comment configurer un
compteur, voir la section « Configuration des compteurs ».
Numéro de semaine
Cette option est utilisée pour faire sortir des bons de travail préventifs dans des semaines
prédéterminées. Pour configurer les entretiens, choisir une journée dans la liste
déroulante et simplement cliquer sur le carré blanc en dessous des numéros de semaines
voulues.
Note : Nous conseillons de ne pas planifier de bons de travail dans la première et la 52e
semaine puisque le jour de la semaine que vous aurez choisi ne s’y retrouvera peut-être
pas, à moins d’être un samedi. Par exemple, si vous prévoyez l’entretien le mercredi dans
la 1re semaine et que le 1er janvier tombe un vendredi, le bon de travail ne sera pas émis.
Il est plutôt conseillé de commencer dans la 2e semaine et de terminer dans la 51e
semaine pour éviter de compliquer les choses.
Compteur sélectionné
Cette option est utilisée pour planifier les entretiens selon un ou deux compteurs
sélectionnés. Le logiciel se fiera aux mises à jour des compteurs qui seront effectuées lors
d’entretiens. Pour savoir comment configurer un compteur, voir la section
« Configuration des compteurs ».
Configuration des compteurs
Pour assigner un compteur à un équipement ou à un gabarit de préventif, il faut tout

d’abord le configurer à partir de la liste des compteurs. Elle est accessible via Rubriques /
Équipements / Liste des compteurs.
La configuration d’un compteur est une tache simple et s’avère très importante pour un
bon suivi de l’équipement. On ajoute un compteur directement à partir de la liste des
compteurs à l’aide du bouton « Ajouter » au haut de la fenêtre. Les informations
obligatoires sont le nom du compteur et l’unité utilisée pour celui-ci. Les unités sont
configurables à partir du menu Rubriques / Codes configurables / Unités des compteurs
d’équipements.
Il est important de bien nommer les compteurs de façon à ce que leur nom dévoile
clairement leur association avec les équipements (voir la section nomenclature du module
« Application en général » pour plus de détails). Les compteurs servent à enregistrer le
suivi des opérations de l’équipement, ce qui est quantifiable en unités. Le lien entre le
compteur et les maintenances préventives est simple. La valeur du compteur est saisie
dans l’interface et sera prise en considération pour l’émission des maintenances
préventives.
Exemple : Un chariot élévateur est normalement équipé d’un

compteur d’heures. Pour cet exemple ce chariot élévateur
nécessite un changement d’huile aux 150 heures. La valeur du
compteur sera saisie dans l’interface et un gabarit de préventif
sera configuré pour émettre un bon de travail pour cette
maintenance toutes les 150 heures. Lors de la mise à jour de la
valeur du compteur qui bouclera une séquence de 150 heures, le
système sortira automatiquement un bon de travail pour
effectuer la maintenance.
Le champ « Valeur maximale » est par défaut à 999999, ce qui est un des nombreux
standards de compteurs disponibles sur le marché. Cette valeur peut être modifiée pour
l’adapter au compteur utilisé sur votre équipement. Le but de ce champ est de faciliter la
tâche de l’utilisateur, qui n’aura pas à tenir compte du nombre de fois dont il a fait le tour
du compteur. Inscrire autant de « 9 » que de chiffres possibles sur votre compteur.
La valeur actuelle du compteur est la valeur de la dernière mise à jour du compteur. Il est
possible de saisir cette valeur en cliquant sur le bouton « ». Une fenêtre « Nouvelle
valeur actuelle du compteur » s’affiche, incluant la valeur maximale, un champ
« Nouvelle valeur » et la date de modification. C’est dans le champ « Nouvelle valeur »
que les mises à jour du compteur seront saisies, alors que la « Date de modification » sera
la date de lecture de la valeur sur le compteur de l’équipement. Par défaut la date est la
date en cour. Lors de la création d’un compteur, la valeur actuelle sera la valeur lue sur
l’équipement à la création du compteur dans le système.
Le taux de montée par jour est la valeur approximative par jour où l’équipement sera en
fonction. Par exemple : le chariot élévateur est utilisé lors de 2 quarts de travail par jour à
un taux d’environ 7 heures de travail par quart. On peut estimer que le taux de montée par
jour de cet équipement sera de 14 heures par jour. La valeur saisie dans ce champ sera
utile à la planification de la maintenance préventive. En effet, il sera possible de voir
graphiquement les dates approximatives des maintenances préventives basées sur ce
compteur dans le tableau de la maintenance. Le système calculera la prochaine date en
prenant un taux de montée équivalent à 80% de l’ancien et 20% de la nouvelle valeur afin
d’éviter des changements de dates trop abrupts. Cette notion est expliquée en détail dans
le module « Planification de la maintenance ».
Le champ « Dernière date » indique la dernière date de mise à jour du compteur.
Annexe
Vous retrouverez sous cet onglet trois champs qui sont optionnels et qui sont à remplir si
nécessaire.
En utilisant ces champs, des feuilles supplémentaires (annexes) s’imprimeront en même

temps que le bon de travail.
Proc. Cadenassage : Si des procédures de cadenassage ont été configurées pour

l’équipement en question, elles apparaîtront dans cette liste. Pour configurer une
procédure de cadenssage, passer par la fiche de l’équipement sous l’onglet « Proc.
Cadenassage ».
Route d’inspection : Si des routes d’inspection ont été associées à l’équipement en

question, elles apparaîtront dans cette liste. Pour configurer une route d’inspection, passer
par Rubriques / Équipements / Liste des routes d’inspection.
Calibration : Choisir une procédure de calibration parmi celles qui ont été préalablement
configurées. Pour configurer une procédure de calibration, passer par Rubriques /
Calibration / Liste des procédures de calibration . En choisissant une procédure, l’onglet
« Calibration » sera automatiquement accessible. Ce module est optionnel. Pour plus de
renseignements à propos du module « Calibration », veuillez contacter votre représentant
INTERAL, ou communiquer avec notre département de soutient technique.
Routes d’inspection
Les routes d’inspection sont utilisées pour effectuer ce qu’on appelle des « activités
d’inspection » qui doivent être préalablement configurées.
Les activités d’inspection sont des tâches de maintenance préventives qui s’effectuent
souvent en peu de temps et qui peuvent être regroupées sur un seul bon de travail pour
alléger la maintenance.
Un maximum de 10 activités d’inspections peut être ajouté à une route d’inspection.
Les activités d’inspection sont configurables via Rubriques / Équipements / Liste des
activités d’inspection. Il suffit d’inscrire un numéro et d’une brève description de la tâche
à effectuer pour chaque activité.
Ensuite, les activités sont ajoutées à une route d’inspection via Rubriques / Équipements /
Liste des routes d’inspection.
Cliquer sur « Ajouter » pour créer une nouvelle route d’inspection. Donner un « Nº
Route » et une « Description » à la route. Ajouter ensuite les équipements et composantes
touchées par la route d’inspection en cliquant sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la
fiche. Pour modifier la séquence des équipements, utiliser les flèches « Début », « Haut »,
« Bas », et « Fin » situés au haut de la fiche.
Après avoir configuré les équipements, passer à l’onglet « Activités » pour ajouter un
maximum de 10 activités à la route parmi la liste des activités préalablement configurées.
Ensuite, passer à l’onglet « Échéancier » pour configurer la fréquence à laquelle les

activités doivent être effectuées.
Deux affichages sont disponibles afin de faciliter la configuration de l’échéancier : Par

activité et par numéro de semaine.
L’affichage par activité permet de choisir chaque activité, une à la fois, dans la liste des
activités préconfigurées et de sélectionner pour chaque équipement les semaines de
l’année dans lesquelles l’activité doit être effectuée.
L’affichage par numéro de semaine permet de choisir les activités par numéro de semaine
pour chaque équipement.
Il est possible en tout temps pendant la configuration de l’échéancier de modifier

l’affichage.
Il est possible de copier une semaine d’activité aux autres semaines dans l’année afin de
diminuer l’ampleur de la tâche. Pour ce faire, choisir « Copier une semaine d’activité aux
autres semaines dans l’année » dans le menu « Actions ». Une fenêtre s’ouvre afin de
préciser la copie à effectuer.
Une fois sauvegardée, cliquer sur « Sauver » pour enregistrer la copie. Les activités
seront ensuite configurées pour toutes les autres semaines.
La feuille de la route d’inspection sera imprimée en même temps que les bons de travail
s’il y en a un de configuré pour cet équipement cette semaine-là.
Outils
Cet onglet permet de préciser les outils nécessaires pour effectuer une tâche. Comme
pour les pièces, ceci permet d’éviter les pertes de temps résultant de déplacements
inutiles.
Cette liste sera imprimée sous la liste des pièces sur le bon de travail remis au travailleur.
Pour ajouter des outils, utilisez les boutons « Ajouter » et « Enlever » situés au haut de la
fiche.
Pour accéder à la liste des outils disponibles, utilisez le menu :

Rubriques / Codes configurables / Maintenance / Outils
Historique
L’onglet Historique donne une liste en lecture seule des bons de travail préventifs qui ont
été émis pour ce gabarit de préventif. Cette liste donne la date du bon de travail, le type
d’historique, le nom d’utilisateur associé au bon, ainsi que le numéro du bon de travail.
Fichiers Attachés
Dans cet onglet, vous pourrez attacher des fichiers afin qu’ils soient imprimés avec le bon
de travail. Voir le module « Application en général » pour plus de détails à propos des
fichiers attachés.
Ces fichiers seront imprimés avec le bon de travail seulement si la case « Imprimer » est
cochée sur la ligne correspondant au fichier voulu lors de l’impression du bon, mais ils
seront aussi accessibles à tous pour consultation. Le fichier devra être en mode
« Externe » pour pouvoir être imprimé avec le bon de travail.
Ceci complète la section préventive. Pour plus de détails sur les bons de travail, consulter
la section « Bons de travail ».
Menu Actions
Mettre à jour le compteur : Ouvre la liste des compteurs afin de permettre à l’utilisateur
de mettre à jour les compteurs.
Copier ce bon : Créé un nouveau gabarit identique pour le même équipement. Le

nouveau gabarit pourra être immédiatement modifiable.
Maintenance conditionnelle
Les fonctions de maintenance conditionnelle dans INTERAL consistent à permettre à

l’utilisateur d’entrer une lecture ou de faire état de la situation au moyen de la liste de
vérification d’un bon de travail préventif émis.
Suite à ces vérifications, selon les données entrées, le système détermine, d’après les
balises préétablies, si un bon de travail correctif est nécessaire afin d’être conforme.
Configuration des codes de vérification
La première étape à la configuration de la maintenance conditionnelle consiste à

déterminer le type de donnée à recueillir ainsi que l’unité de mesure associée au type
« valeur » pour chaque code de vérification (sous Rubriques / Codes configurables /
Maintenance / Codes de vérification). Notez que les codes de vérification existants dans le
système et déjà utilisés ne peuvent être modifiés pour configurer ces paramètres. Vous
devrez en créer des nouveaux.
Les types de données à recueillir sont soit une « valeur » (exemple : longueur,
profondeur, distance, etc.) ou un « état de conformité ». Pour le type « valeur », vous
devez choisir l’unité parmi les unités qui ont été configurés au système (sous Rubriques /
Codes configurables / Unités). Il n’y a rien à configurer pour le type « état de
conformité », l’utilisateur n’aura qu’à cocher (ou non) la case à cocher « non conforme »
afin d’indiquer la conformité de la vérification. Une case « non conforme » cochée
résultera en un bon de travail correctif.
Configuration de l’onglet « Vérifications » d’un gabarit de

préventif
Ensuite, les gabarits de préventif doivent être configurés pour tenir compte de la
maintenance conditionnelle (onglet « Gabarit de préventif » d’une fiche d’équipement).
Que l’on parte d’un gabarit de préventif existant ou d’un nouveau, seul l’onglet
« Vérifications » est touché par la maintenance conditionnelle. Pour ce qui est des autres
onglets ou pour d’autres précisions sur l’onglet « Vérifications », veuillez vous référer à
la section « Gabarit de préventif » pour plus de détails.
Ajouter les codes ou les listes de vérifications comme à l’habitude, mais prendre soin de
préciser les valeurs dans les colonnes suivantes :
Pour une vérification de type « Valeur » :
Valeur minimale : La valeur minimale correspond à la plus petite valeur qui peut être
entrée afin d’être conforme à la norme requise pour cet équipement. Si la valeur entrée
dans le bon de travail préventif émis lors de la vérification est inférieure à cette valeur,
alors le système générera un bon de travail correctif automatiquement afin de signaler
cette anomalie.
Valeur maximale : La valeur maximale correspond à la plus grande valeur qui peut être
entrée afin d’être conforme à la norme requise pour cet équipement. Si la valeur entrée
dans le bon de travail préventif émis lors de la vérification est supérieure à cette valeur,
alors le système générera un bon de travail correctif automatiquement afin de signaler
cette anomalie.
Valeur nominale : La valeur nominale est une valeur « à titre indicatif » seulement afin de
donner une référence à l’utilisateur quant à la norme ou la moyenne pour cette
vérification. Elle n’est pas un barème pour que le système génère un bon de travail.
Unité : Unité de mesure pour les valeurs minimales, maximales et nominales. Doit
provenir des unités déjà configurées au système via les codes configurables.
Pour une vérification de type « État de conformité » :
En ce qui concerne l’état de conformité, il n’y a rien à configurer à cette étape.

L’utilisateur n’aura qu’à cocher (ou non) la case « Non conforme » dans la fiche du bon
de travail préventif. Une case « Non conforme » cochée dans le bon de travail préventif
émis résultera automatiquement en bon de travail correctif.
Bon de travail préventif émis
Lorsqu’un bon de travail préventif est émis, à même la feuille du bon de travail imprimé
se trouve la liste de vérifications comprenant les options et barèmes préalablement
configurés. Lorsque les vérifications sont faites, l’utilisateur retourne à la fiche du bon de
travail préventif, sous l’onglet « Vérifications » et rempli les champs suivants :
- Non conforme : Si le type de vérification était configuré à « état de conformité »,

alors cette case sera activée. Lors de la vérification, si l’employé constate que
l’équipement n’est pas conforme à ce qu’il devrait être, il coche cette case. Lors
de la fermeture du bon de travail, si cette case est cochée, un bon de travail
correctif sera automatiquement émis afin de rendre l’équipement conforme.
- Valeur : Inscrire la valeur prélevée lors de la vérification. Les colonnes « Valeur

minimale », « Valeur maximale », et « Valeur nominale » sont à titre indicatif
seulement.
Si la valeur inscrite ne se retrouve pas entre la valeur minimale et la valeur

maximale, lorsque le bon de travail sera fermé un bon de travail correctif sera
automatiquement généré afin de corriger la situation.
Demandes de travail
Les demandes de travail sont des ébauches de bons de travail. Elles comportent la
majorité des informations essentielles contenues sur un bon de travail afin de permettre à
une personne en charge d’approuver ou de refuser la demande. Elles sont généralement
utilisées pour alléger la charge de travail de la personne responsable de la gestion des
bons et pour éliminer les demandes « papier ». Lorsqu’une demande de travail est
approuvée, un bon de travail correctif est généré et la demande est envoyée en historique.
Il est aussi possible de créer des demandes de travail via internet à l’aide du module
« web » des demandes de travail INTERAL. L’avantage de cette méthode est que les
utilisateurs qui effectuent des demandes de travail à l’aide du module web ne
consomment pas de licences comme un utilisateur du logiciel « standard » d’INTERAL.
Cette option est disponible moyennant des frais supplémentaires. Veuillez contacter votre
représentant INTERAL pour plus de détails à ce propos.
Création de demandes
Pour accéder à la liste des demandes de travail, utilisez le menu

Rubriques / Maintenance / Liste des demandes de travail.
Il est aussi possible de faire des demandes de travail via une interface web avec les
mêmes fonctionnalités que la version application. Les demandes de travail à partir du
web peuvent être entrées sans consommer de licences supplémentaires. Pour vous
procurer cette option, contacter votre représentant INTERAL ou un membre de l’équipe
de support technique INTERAL.
Pour créer une demande de travail à partir de la liste dans l’application, cliquer sur le
bouton « Ajouter » situé au haut de la fenêtre. Une fiche de demande de travail vierge
apparaît.
Une demande de travail est composée des onglets « Détail », « Coûts », et « Annexe ».
Alors que les onglets « Détail » et « Annexe » sont identiques ou presque à celles que
l’on retrouve dans un bon de travail, l’onglet « Coûts » sert à identifier les coûts prévus
de l’entretien à effectuer, s’ils sont connus. Contrairement aux informations contenues
dans les deux autres onglets, celles contenues dans l’onglet « Coûts » ne seront pas
reportées au bon de travail si la demande est approuvée. Elles ne servent qu’à informer la
personne qui aura à approuver ou à refuser la demande.
Lors de la création d’une demande de travail, une date de début est obligatoire. Celle-ci
indique la date où le requérant voudrait voir les travaux commencer.
Approuver ou rejeter une demande
L’utilisateur qui voudra approuver ou rejeter une demande doit posséder la permission de
le faire (voir le module « Permissions » pour plus de détails).
Il doit ensuite ouvrir la fiche de la demande de travail et choisir soit le bouton

« Approuver » ou « Rejeter », selon le cas. Un message demandera de confirmer, peu
importe le bouton choisi, car une fois confirmé, il sera impossible de revenir en arrière.
Si la demande est approuvée, elle sera transformée automatiquement en bon de travail. Si

elle est rejetée, elle sera mise en historique.
Dans les deux cas, les demandes pourront être consultées dans la liste des demandes en
utilisant le filtre (utiliser la barre de défilement du filtre pour voir les options
« Approuvé » et « Refusé »).
Les demandes de travail approuvées et rejetées sont accessibles pour consultation

seulement.
La fiche du bon de travail
La liste des bons de travail est disponible via Rubriques / Maintenance / Liste des bons de
travail, mais il y a plusieurs manières de créer un bon de travail :
À partir de la fiche de l’équipement, dans le menu « Actions »
Lorsque cette méthode est utilisée, l’utilisateur sélectionne la bonne

composante dans la liste des composantes de l’équipement et ensuite il
clique sur le menu « Actions » sur « Nouveau bon de travail ». La
description de la requête du nouveau bon contiendra automatiquement la
composante sélectionnée.
Pour ce qui est du code de requête indiqué, il correspond au premier code

de requête qui apparaît dans la liste, qui elle est triée en ordre
alphanumérique.
À partir de l’arborescence des équipements, en cliquant avec le bouton droit sur

l’équipement voulu
À partir du menu Rubriques / Maintenance / Nouveau bon de travail correctif
À partir de la liste des bons de travail
Il est possible de configurer un code de requête fréquemment utilisé

de manière à ce qu’il apparaisse premier dans la liste des codes de
requêtes. De cette manière, il sera automatiquement configuré
lorsqu’un nouveau bon de travail sera créé à partir de la fiche de
l’équipement. Pour ce faire, donnez-lui un nom qui commence par le
plus petit numéro de la liste, et associez-le à toutes les
composantes.
La fiche du bon de travail renferme toute l’information nécessaire à l’exécution de la

tâche de maintenance. Elle contient plus d’onglets que le gabarit du préventif. Ces
onglets additionnels seront utiles lors de la saisie des informations lorsque le travail sera
complété, tel que l’onglet « Superviseur ». Pour plus de détails à propos des onglets qui
ne se retrouvent pas dans cette section, voir la section sur le gabarit du préventif.
Une fois sauvegardé, le bon sera visible, sous la forme d’une icône, dans le tableau de la
planification. La date de début fixée sur le bon déterminera la journée d’affichage dans le
tableau. Il apparaîtra aussi dans la liste des bons de travail et dans le tableau de bord.
Calibration
L’onglet « Calibration » sera accessible seulement en choisissant une procédure de

calibration sous l’onglet « Annexe ».
L’onglet « Calibration » affichera ce qui a été configuré dans la fiche de procédure de

calibration sélectionnée. La feuille de calibration sera imprimée avec le bon de travail.
L’utilisateur, lors de la fermeture du bon de travail, remplira l’information recueillie sur

la feuille de calibration.
Appel de service
Les appels de service sont des bons de travail correctifs qui sont attribués à un client dans
le but de facturer les travaux au client.
Pour créer un bon de travail de type « Appel de service », passer par Rubriques /
Maintenance / Nouvel appel de service. La liste des appels de service pour un client est
disponible sous Rapports / Maintenance / Appels de service / Liste des coûts par client.
L’onglet « Appel de service » est destiné à entrer les informations concernant les appels
de service. Le numéro du client doit être sélectionné dans le menu déroulant contenant la
liste des clients du système. Après avoir sélectionné le client, il est possible de spécifier
de qui la demande provient. Cette information sera saisie sous le champ « Demandé
par ». Le champ « Demandé pour » est destiné à saisir l’information concernant pour qui
la demande a été créée.
La fermeture d’un appel de service se fait comme pour les bons de travail correctifs et
préventifs (voir section suivante).
Fermeture des bons de travail

Une fois le travail effectué, la fermeture du bon se fait en quatre étapes.
Supervision
Fermeture du bon : Lorsque cette case est cochée, le bon sera fermé automatiquement et
immédiatement. Il doit être coché en tout dernier.
NOTE : Une fois fermé, un bon ne peut plus être réactivé et seuls quelques champs
pourront être modifiés.
Temps de panne (HH:MM) : Indiquez ici le temps d’arrêt de production dû

principalement à la panne. Cette information vous sera très précieuse afin d’établir les
statistiques d’efficacité de vos équipements.
Date de réalisation : Inscrire la date de réalisation de la tâche. Vous retrouverez

généralement cette date sur le bon de travail imprimée, à côté de la signature de l’ouvrier
assigné.
Actions prises : Indiquer ici les actions prises dans le cadre de ce bon. Pour cela, utiliser
les codes d’actions configurés dans le module « Codes configurables ». Pour ajouter ou
retirer des actions, utilisez les boutons « Ajouter » et « Enlever » situés au haut de la
fiche.
Diagnostic : Inscrire dans ce champ le diagnostic que l’employé a inscrit sur la feuille du
bon de travail.
Résolution : Inscrire dans ce champ la résolution que l’employé a inscrite sur la feuille
du bon de travail.
Les champs « Diagnostic » et « Résolution » servent à construire le rapport « Historique

des bons de travail avec diagnostic et résolution », qui est utile pour visualiser toutes les
maintenances qui ont eu lieu pour un équipement en question.
Remarque : Inscrire dans ce champ les remarques que l’employé a inscrites sur la feuille
du bon de travail.
Heures
C’est ici que vous précisez les heures travaillées par le personnel dans le cadre de ce bon
de travail. Pour ajouter ou retirer des heures, utilisez les boutons « Ajouter » et « Enlever
» situés au haut de la fiche.
La fenêtre de mise à jour des heures comporte les champs suivants :
Date comptable : Entrez ici la date effective des heures travaillées. Si le travail s’est
étalé sur plusieurs jours, entrez la date de la dernière journée de travail.
Employé : Nom du personnel qui a effectué les heures.
Classe salariale : Entrer ici la classe salariale qui s’applique. Par défaut, la classe
salariale de l’employé sera affichée.
Salaire : Affiche le salaire correspondant à la classe salariale sélectionnée. Cette colonne

ne sera pas affichée si l’utilisateur fait parti d’un group qui ne détient pas la permission
« Salaire ».
Temps travaillé : Saisir les heures travaillées.
Taux : Saisir le taux qui s’applique (Ex. : temps double = 2, temps et demi = 1.5, etc.)
Total : Calculera le coût total pour cet employé.
Note : Permets d’ajouter des notes pour cette ligne.
Les heures entrées dans cet onglet seront ajoutées en tant que coûts dans l’onglet
« Coûts » sous la colonne « Main d’œuvre locale ». Une nouvelle ligne de coût sera
ajoutée pour chaque ligne ajoutée ou effacée dans l’onglet « Heures ».
Pièces
C’est ici que vous précisez les pièces remplacées par le personnel dans le cadre de ce bon
de travail. Pour les utilisateurs qui n’ont pas de licences d’INTERAL
Approvisionnement, pour ajouter ou retirer des pièces, utilisez les boutons « Ajouter » et
« Enlever » situés dans la partie supérieure droite de la fiche. Lorsque
l’approvisionnement est aussi utilisé, l’utilisateur doit effectuer des sorties de pièces pour
que les données s’ajoutent au bon de travail.
Les champs « Prévue utilisation », « Prévue stockage », « Remplacée utilisation » et

« Remplacée stockage » sont voués à la prise en note de la quantité des pièces prévues et
remplacées dans le cadre de ce bon de travail.
Coûts
L’onglet « Coûts » affiche les détails des coûts en main-d'œuvre locale (si l’utilisateur
fait parti d’un groupe qui détient la permission « Salaires » et en pièces locales. Il sert
aussi à ajouter des coûts supplémentaires au bon de travail qui ne sont pas comptabilisés
autrement dans celui-ci.
Il y a 5 types de coûts possibles à rajouter :
- Main d’œuvre externe

- Pièces externes
- Contrat
- Locations
- Autres
Pour ajouter un coût, changer la date de la transaction si nécessaire, inscrire le montant

voulu dans le champ « Montant » et choisir le type de transaction. Un commentaire peut
être inscrit, par exemple le nom du fournisseur de pièces ou de main d’œuvre externe.
Cliquer sur le bouton « Additionner » pour enregistrer le coût.
Note : Une fois la ligne de coût ajoutée au bon de travail, il sera impossible de l’effacer.
Pour enlever un montant au bon de travail, effectuer la procédure ci-dessus en mettant un
négatif devant le montant (Ex. : -100). Une nouvelle ligne s’ajoutera pour diminuer le
montant total pour ce type de transaction.
Il est aussi possible d’ajouter des coûts aux bons de travail « liés » en sélectionnant le
numéro de ce bon dans le champ « Nº Bon ».
Liste des bons de travail
Peu importe comment il a été créé, le bon se retrouvera dans la liste des bons de travail.
Ils apparaîtront aussi dans la partie « Maintenance » du tableau de bord. Pour en savoir
plus à propos du tableau de bord, voir le module dédié à ce sujet. De plus, ils apparaîtront
dans le tableau de la maintenance. Voir la section appropriée pour les détails à ce propos.
Pour accéder à la liste des bons de travail, utiliser le menu :

Rubriques / Maintenance / Liste des bons de travail
Pour éditer, ajouter, consulter ou effacer un bon, utiliser la barre de boutons située au
haut de la fenêtre.
Cette liste possède les mêmes propriétés que les autres listes (alignement, tri, largeur des
colonnes, etc.), mais elle offre en plus une série d’icônes qui vous seront très utiles dans
votre tâche.
Les sept premières colonnes sont réservées à des icônes représentant l’état de traitement
du bon de travail correspondant.
1 2 3 4 5 6 7 8
Colonne 1 : Indique le type de bon de travail (correctif, préventif ou appel de service) et

s’il est assigné ou non.
Icône Description
Préventif (avec un crochet si assigné)
Correctif (avec un crochet si assigné)
Appel de service (avec un crochet si assigné)
Anticipé (avec un crochet si assigné)
Préventif fermé
Correctif fermé
Appel de service fermé
Anticipé fermé
Colonne 2 : Indique si le bon de travail est en retard.

Icône Description
À faire
En retard
Colonne 3 : Indique si le bon de travail a été lu par le récepteur.
Icône Description
Non consulté par le récepteur
Consulté par le récepteur
Colonne 4 : Indique si le bon de travail inclut des fichiers attachés
Icône Description
Fichier(s) attaché(s) au bon
Aucun fichier attaché
Colonne 5 : Indique si le bon de travail a déjà été imprimé.
Icône Description
Imprimé
Non imprimé
Colonne 6 : Indique si le bon de travail est un bon parent.
Icône Description
Bon de travail parent
Bon de travail lié
Colonne 7 : Indique si le bon de travail est en attente de matériaux (commande

fournisseur)
Icône Description
En attente de matériaux
Matériaux reçus partiellement

Matériaux reçus totalement
Colonne 8 : Indique si le bon de travail a été synchronisé avec un collecteur de données

portatif.
Icône Description
Bon de travail synchronisé avec un collecteur de données portatif
(sans N’a pas été synchronisé avec un collecteur de données portatif
icône)
Pour connaître les détails de l’état de traitement du bon de

travail, pointer l’icône correspondante et laisser le curseur sur
l’icône. La description de l’icône s’affiche après avoir laissé le
curseur sur l’icône pour un minimum d’une seconde sans
bouger celui-ci.
Menu Actions
Copier un bon : Permets de créer un bon de travail identique à celui sélectionné.

Lorsque ce menu est sélectionné, le système demandera un numéro de bon de travail.
Laisser ce champ vide pour attribuer le prochain numéro dans la séquence. La copie du
bon de travail se retrouvera en haut de la liste. Lorsqu’un bon de travail préventif est
copié, la copie sera de type correctif et non préventif.
Fermer le/les bon(s) de travail : Permets de fermer un ou plusieurs bons de travail à la

fois. Si le(s) bon(s) sont de type préventif avec compteur, le système demandera si
l’utilisateur veut déplacer les bons si leur date de fermeture est avant la date prévue.
Cocher les cases voulues et cliquer sur « Accepter » pour déplacer les bons suivants.
Changer le récepteur ou l’émetteur des bons ouverts : Permets de changer le récepteur

ou l’émetteur des bons de travail ouverts pour en mettre un autre. Cette fonctionnalité est
pratique lorsqu’un employé part en vacances ou encore lorsqu’il quitte l’entreprise. Les
bons de travail sont alors transférés à un autre employé.
Lier des bons entre eux : Permets de lier un minimum de deux bons de travail ensemble.
Le bon de travail parent sera celui qui a le numéro de bon de travail le plus bas. Le(s)
bon(s) de travail qui sera lié(s) au bon parent deviendra comme les autres bons liés; c’est-
à-dire qu’il ne sera plus possible d’ajouter ou d’enlever des assignations au(x) bon(s)
lié(s).
Tableau de la maintenance
Le tableau de la maintenance a été conçu pour donner un aperçu global de la situation en

maintenance pour une usine donnée, pour une période de temps donnée, un équipement,
un émetteur, un récepteur, etc. Il est utilisé dans la planification des tâches, autant
préventive que corrective, car il permet au gestionnaire d’avoir un aperçu de la charge de
travail à venir. De plus, il permet de déplacer les bons de travail de façon simple et
rapide.
Pour accéder au tableau de la maintenance, passer par Rubriques / Planification / Tableau

de la maintenance.
Il est essentiel d’avoir configuré les calendriers et d’en avoir associé un pour l’usine
voulue avant de pouvoir avoir accès au tableau de la maintenance. Ceci permet au
système de déterminer quels sont les jours ouvrables afin d’empêcher la planification de
la maintenance durant les jours où l’usine est fermée.
Filtre
À l’entrée dans le tableau, un filtre s’affiche permettant à l’utilisateur de choisir les

données qu’il désire visualiser.
Tout d’abord, à la gauche de la fenêtre l’utilisateur peut choisir de visualiser soit le

module de maintenance préventive, la maintenance corrective, ou les deux (par défaut).
Selon le choix de modules, trois onglets peuvent être affichés dans la partie droite de la
fenêtre.
Tous – S’applique aux deux modules

Maintenance préventive – S’applique à la maintenance préventive seulement
Maintenance corrective – S’applique à la maintenance corrective seulement
Note : Les critères entrés sous les onglets « Maintenance Préventive » et « Maintenance
Corrective » s’appliquent dans leur onglet respectif et n’influencent aucunement les
critères de l’autre onglet. Par exemple, si dans l’onglet « Maintenance Préventive » le
champ « localisation » est utilisé pour afficher seulement les entretiens d’une localisation,
ce critère s’appliquera seulement pour les maintenances préventives. Si le module
correctif est aussi activé, les bons de travail affichés ne tiendront pas compte du critère
« localisation ».
Pour une visualisation globale (par défaut), simplement cliquer sur « Sélectionner » pour
faire apparaître le tableau. Sinon, choisir les critères voulus parmi les suivantes.
Tous
Horizon : Détermine la période à afficher
Usine/Entrepôt : Ce champ est obligatoire pour pouvoir afficher le tableau. Par défaut, il
affichera l’usine principale.
Nº équipement : Si l’utilisateur veut voir les données pour seulement un équipement, il

doit le choisir ici.
Composante : Si l’utilisateur veut voir les données pour seulement une composante, il
doit la choisir ici.
Récepteur : Permets de choisir parmi la liste des employés un récepteur pour ne voir que
les bons de travail reliés à celui-ci.
Émetteur : Permets de choisir parmi la liste des employés un émetteur pour ne voir que
les bons de travail reliés à celui-ci.
Mode d’exécution : Permets de choisir parmi les modes d’exécutions possibles pour ne
voir que les bons de travail reliés à celui choisi.
Classe de réparation : Permets de choisir parmi les classes de réparation possibles pour
ne voir que les bons de travail reliés à celle choisie.
Ressource : Permets de choisir parmi les ressources possibles pour ne voir que les bons
de travail reliés à celle choisie.
Priorité : Permets de choisir parmi les priorités possibles pour ne voir que les bons de
travail reliés à celle choisie.
Statut : Permet de choisir parmi statuts possibles pour ne voir que les bons de travail
reliés à celui choisi.
Maintenance Préventive
Planification hors période : Lorsque cette case est cochée, le tableau affichera tous les
équipements et toutes leur maintenances, même si celles-ci ne contiennent pas de bons de
travail dans l’horizon défini dans l’onglet « Tous ».
Afficher la planification suspendue : Affichera les bons de travail dont le bouton

« Suspendre l’émission du bon préventif » est activé. Voir la liste des icônes pour voir
l’icône qui apparaîtra pour ces bons de travail.
Description préventif : Affichera seulement les entretiens préventifs contenant la

description contenue dans ce champ si celui-ci est utilisé.
Localisation : Permets de choisir parmi les localisations entrées dans le champ spécial
« Localisation ».
Division : Permets de choisir parmi les divisions entrées dans le champ spécial
« Division ».
Groupe : Permets de choisir parmi les groupes entrés dans le champ spécial « Groupe ».
Description équipement : Affichera seulement les entretiens préventifs pour les

équipements dont le nom contient la description contenue dans ce champ si celui-ci est
utilisé.
Maintenance Corrective
Nº Bon : Affichera seulement le bon de travail sélectionné.
Description : Affichera seulement les entretiens correctifs qui contiennent cette

description si ce champ est utilisé.
Correctif : Décocher cette case pour ne pas afficher les bons de travail correctifs.
Appel de service : Décocher cette case pour ne pas afficher les bons de travail correctifs
de type « Appel de service ».
Tag : Permets de choisir un tag pour afficher seulement les maintenances correctives
pour ce tag.
Lorsque les critères sont établis, cliquer sur « Sélectionner » pour afficher le tableau.
Si les dates d’horizon ont été prolongées dans le filtre, un message demandera si
l’utilisateur veut vraiment générer la planification jusqu’à la nouvelle date entrée. Il est
inutile de générer le tableau trop d’avance, car, si le module de gestion du
réapprovisionnement est utilisé, les besoins en pièces seront calculés jusqu’à cette même
date. Ceci alourdit le système inutilement.
Description des icônes
Maintenance corrective
Maintenance préventive
Maintenance corrective de type « Appel de service »
Maintenance en cours
Maintenance préventive reliée à un compteur
Maintenance préventive reliée à un compteur, devancée
Maintenance préventive reliée à un compteur, retardée
Maintenance préventive reliée à un compteur en chaîne. (Leurs dates dépendront

des mises à jour du ou des compteur(s) configuré(s))
Maintenance préventive suspendue
Maintenance préventive retardée
Maintenance préventive devancée
Maintenance préventive en pause
Maintenance préventive annulée
Bon désactivé
Bon terminé
Préventif émis qui n’a pas d’exécutant.
Appel de service qui n’a pas d’exécutant et/ou pas d’assignation

Bon correctif qui n’a pas d’exécutant et/ou pas d’assignation
Affichages possibles
Dans le tableau de la maintenance, il est possible d’afficher plus de détails sur les
entretiens en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la partie grise directement en
dessous de la barre de menu de la fenêtre.
Note : Lorsque la colonne « Compteur principal » est affichée, « CPT_DAY » désigne un

préventif dont l’échéancier est un compteur journalier.
Si des jours non-ouvrables ont été configurés dans le calendrier, ceux-ci apparaîtront en
beige dans le tableau de la planification. Aucun préventif ne sera émis sur ces journées, et
aucun bon ne pourra être déplacé sur ces journées.
Le bouton « Charge » permets d’afficher ou non le tableau de la charge de travail au bas

de la fenêtre. Celui-ci affiche soit un graphique (voir ci-dessous) ou les données en
cliquant sur l’onglet « Données » à gauche de la fenêtre.
Il est possible de sélectionner la ou les ressources pour lesquels vous voulez voir la
charge de travail en cliquant sur l’onglet « Ressource » sur le côté gauche du graphique.
Le bouton « Sans assign. » permet d’afficher que les bons qui n’ont pas d’assignation.
Le bouton « Sans exéc. » permet d’afficher que les bons qui n’ont pas d’exécutant.
Menu Actions
Annuler la planification : Cette fenêtre offre deux choix :
Supprimer la planification : Pour supprimer les bons de travail qui étaient

planifiés dans la période visée
Déplacer la planification : Pour déplacer des bons de travail du nombre de
jours spécifié pour la période visée.
Modifier date d’émission d’avance : Permet de modifier la date d’émission d’avance

pour tous les bons préventifs qui apparaissent dans le tableau. Pour plus de détails sur
l’émission d’avance, voir la section suivante.
Démarrer l’exécutif d’émission : Émets les bons de travail préventif pour lesquels la
date d’émission a été devancée. Pour plus de détails sur l’émission d’avance, voirla
section suivante.
Recalculer les préventifs à l’écran : Recalcule les préventifs affichés selon les
configurations des gabarits de préventifs.
Recalculer tous les préventifs : Recalcule tous les préventifs selon les configurations
des gabarits de préventifs.
Émission d’avance
La fonction d’émission d’avance des préventifs a été conçue pour permettre à l’utilisateur
d’émettre les bons de travail préventifs d’avance jusqu’à une date spécifiée. Cette
fonction est utilisée surtout lorsque le responsable des bons préventifs part en vacances
pour deux semaines, par exemple. Il émet les bons de travail d’avance afin de les
distribuer aux personnes concernées avant son départ.
Les bons préventifs peuvent tous être émis d’avance en même temps ou individuellement.
Pour émettre tous les préventifs d’avance jusqu’à une date spécifiée, cliquer sur
« Modifier la date d’émission d’avance » dans le menu « Actions ».
Changer la date au besoin. En cliquant sur « Appliquer », tous les bons de travail
préventifs qui sont affichés au tableau auront cette date pour l’émission d’avance. Celle-
ci s’exécutera par défaut à 1h00 a.m., à moins de démarrer l’exécutif d’émission
manuellement. Les lignes des préventifs apparaîtront en bleu jusqu’à la date d’émission
d’avance.
Il est aussi possible d’émettre les bons d’avance un à la fois. Pour ce faire, cliquer avec le
bouton droit de la souris sur une ligne de préventif dans le tableau à la date voulue.
Choisir « Émettre d’avance ».
De plus, l’utilisateur peut annuler l’émission d’avance en cliquant avec le bouton droit
sur la date voulue dans la ligne du préventif et choisir « Annuler l’émission d’avance ».
Cette action est possible jusqu’à ce que l’exécutif d’émission ait eu lieu.
L’exécutif d’émission est une tâche qui est programmée pour chaque nuit. Elle sert à
transformer les préventifs planifiés en bon de travail. Pour démarrer l’exécutif d’émission
à l’avance, cliquer sur « Démarrer l’exécutif d’émission » dans le menu « Actions ». Ce
message apparaît :
En cliquant sur « Oui / Yes », les préventifs seront automatiquement transformés en bon
de travail.
Note : La fonction d’émission d’avance s’applique aux bons préventifs, à l’exception des
bons qui sont reliés à un compteur. Dans ce cas, le bon ne pourra être émis jusqu’à ce que
le compteur ait été mis à jour.
Section Planification du tableau de la

maintenance (module optionnel)
Une nouvelle partie a été ajoutée au tableau de la maintenance. La section
« Planification », accessible via le bouton « Planif. » au haut du tableau chargé, sert à
déterminer, à l’aide d’un simple glisser-déplacer (« drag and drop »), quelle ressource
fera le travail à quelle date (contrairement au Programme de travail qui ne détermine pas
de date précise – voir plus bas pour plus de détails à propos du Programme de travail).
Ce module est un module optionnel et doit être acheté et activé afin qu’il fonctionne.
Assurez-vous d’avoir bien configuré les paramètres suivants afin de pouvoir bien utiliser
la section Planification.
Chaque fiche d’employé doit contenir une date d’embauche

Les calendriers doivent être bien configurés
Le champ « Département/Ressource » de l’onglet « Travail » des fiches
d’employés doit contenir une valeur.
Il est préférable d’avoir au moins un récepteur par défaut dans les associations
« Département/Ressources ». Il est recommandé d’avoir aussi un exécutant par
défaut.
Les départements/ressources sont listés au bas du tableau de planification. Lorsque ces

paramètres sont bien configurés, vous verrez le nombre d’heures total de disponibilité de
vos ressources apparaître dans la partie Planification. Lorsque toutes les heures de
disponibilité seront comblées, le carré pour la journée deviendra rouge. Notez qu’il est
possible que vous soyez dans le négatif. Dans ce cas, le chiffre affiché sera 0 pour alléger
le tableau.
Vous pouvez cliquer sur le + à gauche du département/ressource pour voir le détail des
heures pour le correctif, le préventif et les appels de service, ainsi que le total des heures
planifiées et des heures disponibles.
De plus, vous pouvez cliquer sur la punaise à droite du + pour ne voir que la planification
pour ce département/ressource. Il est possible de cliquer sur plus d’une punaise à la fois.
Cliquez à nouveau sur la (les) punaise(s) pour revenir à la planification générale.
Lorsque vous tentez de planifier un bon de travail sans assignation, un message vous
demandera d’effectuer l’assignation.
Programme de travail
Afin de faciliter les associations entre employés et bons de travail, une interface a été
ajoutée sous Rubriques / Maintenance / Programme de travail.
Cette interface permet d’associer un bon de travail à un employé, et de déterminer l’ordre

d’exécution des bons de travail associés, sans toutefois déterminer la date d’exécution
comme c’est le cas dans la planification du tableau de la maintenance (module optionnel
– voir plus haut pour plus de détails).
Pour utiliser le programme de travail, choisissez le superviseur des employés en question

et cliquez sur « Charger » pour faire apparaître les associations par employé ou par bon
de travail.
La liste du bas se trouve à être simplement la liste des bons de travail ouverts qui ne sont
pas associés à un employé.
Pour associer un bon de travail à un employé, choisissez le bon de travail dans la liste du
bas et glissez-le sur le nom de l’employé dans la liste « Association par employé ».
Pour voir tous les bons de travail associés à l’employé, cliquez sur le + à gauche de son
nom. Vous pouvez également imprimer le rapport des bons de travail pour un employé en
effectuant un clique-droit sur son nom et en choisissant « Afficher la liste des bons
associés ». Une fenêtre s’affichera, à partir de laquelle vous pouvez imprimer plusieurs
rapports.
Vous pouvez dissocier un bon de travail d’un employé en faisant un clique-droit sur la
ligne du bon de travail et en cliquant sur « Dissocier ». Ou encore vous pouvez faire un
clique-droit sur le nom d’un employé et sélectionner « Dissocier tous les bons de travail
de cet employé ».
Vous avez accès aux détails du bon de travail en double-cliquant sur sa ligne dans
n’importe laquelle des listes dans cet écran.
La liste « Association par bon de travail » présente tous les employés associés à chaque
bon de travail. Il est possible de dissocier un employé du bon de travail à partir de cette
liste également (avec le clique-droit).
De plus, il est possible de modifier l’ordre des bons de travail assignés à un employé à
l’aide de cette interface. Pour ce faire, sélectionnez le bon de travail et cliquez sur les
flèches qui se trouvent au haut de la fenêtre.
Vous pourrez ensuite imprimer le rapport « Programme de travail par employé », et les
bons de travail apparaîtront dans l’ordre que vous aurez déterminé.
Ce rapport est accessible via Rapports / Maintenance / Bons de travail / Associations des
bons de travail par employé.
INTERAL – Tableau de bord 186
Tableau de bord
Le tableau de bord vous permet d’avoir un aperçu rapide des informations que vous
utilisez quotidiennement. Il vous donne aussi accès à la fenêtre des indicateurs.
Pour se servir du tableau de bord, il faut d’abord le configurer. Ouvrez le tableau de bord
en appuyant sur la touche F12, ou en cliquant sur l’icône du tableau de bord ( ). Vous
pouvez aussi utiliser le menu « Rubriques », sous « Outils système ».
Vous pouvez configurer vos préférences afin que le tableau de bord s’ouvre
automatiquement dès que vous vous connectez. Pour ce faire, sélectionnez « Afficher le
tableau de bord à l’ouverture d’une session », sous « Préférences utilisateur » du menu
Options.
Si le tableau de bord n’avait jamais été configuré auparavant, il s’ouvrira en mode

« Configurateur ». Sinon, pour éditer les configurations existantes, vous devez cliquer sur
l’icône « Configurateur » ( ).
Notez que si vous possédiez une version inférieure à la version 6.0.2.7031, et que vous
aviez un tableau de bord de configuré, ce dernier ne sera plus valide et vous devrez
reconfigurer le tableau de bord à nouveau.
Vous pouvez diviser la fenêtre du tableau de bord en cliquant avec le bouton droit de
votre souris dans la zone grise. Choisissez « Séparer verticalement » ou « Séparer
horizontalement », selon vos préférences et vos besoins. Vous pouvez agrandir ou rétrécir
les sections en cliquant sur une division, et en ajustant la position de celle-ci.
Séparez le tableau afin d’avoir le nombre de cases voulues. Pour ajouter des items à votre
tableau de bord, assurez vous que votre fenêtre de configurateur du tableau de bord n’est
pas maximisée (environ la moitié de votre écran). Ensuite, ouvrez une autre fenêtre avec
ce dont vous voulez ajouter à votre tableau de bord, votre liste de bons de travail, par
exemple.
Ensuite, glissez simplement la grille de la liste des bons de travail à partir d’une cellule et
déplacez la dans la fenêtre du tableau de bord. Pour une grille où l’information est
éditable à même la grille (cellules jaunes – dans le cas de la liste des compteurs, par
exemple), cliquez et déplacer la grille à partir d’un endroit non-éditable (cellule blanche),
la date de dernière modification, par exemple.
Vous pouvez séparer les sections horizontalement ou verticalement même si des

informations s’y retrouvent déjà.
Continuez à configurer votre tableau de bord jusqu’à ce qu’il soit à votre goût. Pour
enlever une section, faite un clic-droit sur celle-ci et choisissez « Effacer ». Vous pouvez
recommencer le tableau au complet en choisissant « Effacer tout ». Pour enlever
seulement l’information contenue dans une section, choisissez « Vider la section ».
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur l’icône « configurateur » (marteau)
afin de sortir du mode configurateur.
Lorsque vous n’êtes plus dans le mode configurateur, il vous est toujours possible
d’agrandir et de rétrécir les sections et sauvegarder la disposition du tableau ( ).
Prenez note que lorsque vous êtes en mode « visualisation » du tableau de bord, vous
avez accès à toutes les fonctionnalités des grilles que vous avez placé dans le tableau. Par
exemple, si vous avez la liste des bons de travail, vous pouvez éditer, ajouter, effacer le
bon de travail sélectionné, entre autres, en cliquant avec le bouton droit de votre souris. Si
vous double-cliquer sur une ligne, sa fiche s’ouvrira.
Les mises à jour des informations contenues dans le tableau de bord se fait
automatiquement sans que l’utilisateur ait à faire quoique ce soit.
Copier les items du tableau de bord
La fonction « Copier » dans le tableau de bord, sert à copier le tableau de bord d’un
employé et de le transférer à un autre utilisateur. Par exemple, un superviseur peut
configurer un tableau et/ou des indicateurs et les copier à ses employés. Pour ce faire,
cliquer sur l’icône « Copier » ( ).
Notez que la personne qui effectue la copie doit faire partie du groupe « Admin » pour
pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Choisissez l’employé à partir duquel vous voulez copier la source, et sélectionnez les
items à copier (tableau de bord et/ou indicateurs).
Ensuite, cliquez sur le bouton du filtre afin de filtrer la liste des utilisateurs. Choisissez le
ou les utilisateur(s) dans la liste de gauche, et transférez les à la liste de droite en utilisant
les flèches du milieu. Lorsque tous les employés sont sélectionnés, cliquer sur « Sauver ».
Note : Si des permissions sont requises pour visualiser les informations comprises dans le
tableau de bord copié, les employés de destination devront avoir ces permissions pour
pouvoir visualiser l’information.
Indicateurs
Pour accédez aux indicateurs, cliquez sur l’icône « indicateurs » ( ). Vous pouvez
aussi utiliser le menu « Rubriques », sous « Outils système ».
Pour ajouter un indicateur, faites un clique-droit et choisissez « Ajouter un indicateur ».

Une fenêtre « Assistant de configuration des indicateurs » apparaîtra. Cliquez sur

« Suivant » pour continuer.
Vous serez ensuite invité à sélectionner un indicateur parmi la liste.

Ensuite, vous devrez choisir le type d’indicateur que vous voulez, et cliquer sur
« Suivant ».
Texte
Graphique circulaire Histogramme horizontal
Gauge Zone
Histogramme vertical
Ensuite, vous pouvez configurer les couleurs utilisées. Le nombre de couleurs à

configurer dépend du type choisi. Cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Vous devez maintenant configurer les valeurs des zones de votre indicateur, s’il y a lieu
(types Zone et Gauge seulement).
Vous devez tout d’abord définir la valeur maximale qui correspond à votre 100%. Par
exemple, vous pouvez décider que votre 100% est atteint lorsque vous avez 10 bons de
travail en retard. Vous inscrivez 10 dans le 1e champ. Cette valeur peut varier d’une
personne à l’autre selon les capacités de chacun.
Ensuite, vous définissez les zones de couleur (3 pour le type gauge et 5 pour le type
zone). Les valeurs à saisir sont les pourcentages de fin des zones. Le système convertira
le pourcentage en nombre.
Cliquez ensuite sur « Suivant ». Vous aurez à déterminer la ou les périodes de référence à
utiliser (les types gauge et zone en ont seulement qu’une).
Le fonctionnement pour définir les dates est identique à celui des filtres dans
l’application. >=< signifie « entre » (inclusivement), et le jour 0 réfère à la journée
courante (donc -1 = hier, -2 = avant-hier, etc.).
Lorsque les paramètres sont configurés, cliquez sur « Suivant », et finalement sur
« Terminer ».
Une fois configuré, vous pouvez modifier ou effacer l’indicateur en choisissant

« Modifier » ou « Effacer » du menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de votre
souris sur l’indicateur.
L’option « Recalculer » sert à mettre à jour l’indicateur avec les plus récentes données. Il
est possible de recalculer tous les indicateurs en même temps en faisant un clic droit sur
la partie grise et en sélectionnant « Recalculer tous les indicateurs ».
Notez que vous pouvez ajouter les indicateurs à votre tableau de bord simplement en
glissant la fenêtre des indicateurs dans la fenêtre du tableau de bord comme vous le feriez
avec tout autre item du tableau de bord.
Description des indicateurs
Notez que les périodes de temps indiquées correspondent aux périodes de temps
suggérées par défaut lors de la configuration de l’indicateur. Elles peuvent être
modifiées par l’utilisateur lors de la configuration.
Mes bons de travail en retard : Nombre de bons de travail ouverts

destinés à l’utilisateur dont le délai de
priorité a été dépassée au cours des
trois périodes de temps (5 derniers
jours, 6 à 10 derniers jours, et 11 jours
et plus).
Tous les bons de travail en retard : Nombre de bons de travail dont le

délai de priorité a été dépassée au
cours des trois périodes de temps (5
derniers jours, 6 à 10 derniers jours, et
11 jours et plus).
Mes bons de travails sans priorité : Nombre de bons de travail en date

d’aujourd’hui qui n’ont pas de priorité
et qui sont assignés à l’utilisateur.
Tous les bons de travail sans priorité : Nombre de bons de travail en date
d’aujourd’hui qui n’ont pas de priorité.
% Temps Préventif: Total des heures travaillées dans les 6

derniers mois sur des bons de travail
préventifs, divisé par le total des
heures travaillées dans les 6 derniers
mois.
% Temps Correctif : Total des heures travaillées dans les 6

derniers mois sur des bons de travail
correctifs, divisé par le total des heures
travaillées dans les 6 derniers mois.
% BT Préventifs : Nombre de bons de travail préventifs

dans les 6 derniers mois, divisé par le
nombre de bons de travail dans les 6
derniers mois.
% BT Correctifs : Nombre de bons de travail correctifs

dans les 6 derniers mois, divisé par le
nombre de bons de travail dans les 6

derniers mois.
% Temps en surtemps : Total des heures travaillées aux taux

supérieur à 1.0 dans les 6 derniers
mois, divisé par le total des heures
travaillées dans les 6 derniers mois.
% Préventif complété : Nombre de bons de travail préventifs

complétés dans les 7 derniers jours,
divisé par le nombre de bons de travail
préventifs émis durant les 7 derniers
jours.
% Travaux planifiés : Nombre de bons de travail ouverts

ayant une assignation, divisé par le
nombre total de bons de travail
ouverts.
% BT en retard : Nombre de bons de travail ouverts

dont la priorité est dépassée, divisé par
le nombre total de bons de travail
ouverts.
% Utilisation de l’inventaire : Valeur totale des pièces sorties dans

les 12 derniers mois, divisé par la
valeur total de l’inventaire.
% Temps planifiés : Total des heures planifiées dans les 12

derniers mois, divisé par le total des
heures travaillées durant les 12
derniers mois.
Commandes en attente d’approbation : Commandes fournisseur qui n’ont pas

encore été approuvés
Comm. fournisseurs partielles en retard : Commandes fournisseur dont au moins

un item a été partiellement reçue mais
dont la balance de l’item est en retard
(selon la « date fournisseur »)
Commandes fournisseurs en retard : Commandes fournisseur dont au moins

un item est en retard, selon la « date
fournisseur ».
Commandes en attente de mon approbation : Commandes fournisseur qui m’ont été

redirigées pour approbation mais qui
n’ont pas encore été approuvées ou
rejetées.
INTERAL – Maintenance sur Pocket PC 199
Maintenance sur PocketPc
L’application INTERAL Maintenance pour Pocket PC est optionnelle et doit être acheté
séparément. Veuillez vous référer à votre représentant INTERAL pour plus de détails.
Se connecter à une base de données
Pour se connecter à une base de données, commencez par démarrer INTERAL

Maintenance dans le Pocket PC.
Si vous vous connectez en mode Sécurité intégrée, inscrivez votre nom de domaine.
Sinon, simplement inscrire votre nom d'utilisateur, et votre mot de passe et votre choisir
votre serveur et votre base de données. Cliquez sur "ok" dans le coin supérieur droit de
l'écran.
Une fois connecté, le Pocket PC se synchronise avec la base de données.
Cliquez sur "ok" encore une fois pour passer à la prochaine fenêtre. Vous êtes maintenant
connecté à la base de données.
Liste des bons de travail
L'écran d'accueil d'INTERAL Maintenance présente les bons de travail qui sont associés
à l'utilisateur en question.
Dans cette fenêtre, la ligne "En cours" affiche le bon de travail qui est présentement en
cours d'exécution. Pour débuter une exécution sur un bon de travail, cliquez sur celui-ci
et ensuite cliquez sur l'icône située en bas de la fenêtre. Pour plus de détails à propos
de cette fonction, voir la section "Exécutions".
La ligne "Équipement" vous permet de filtrer la liste des bons de travail en fonction de
l'équipement. Pour utiliser le filtre, cliquez sur l'icône situé à côté du champ
"Equipement". Choisissez l'équipement voulu dans la fenêtre du filtre, et cliquez sur "ok".
Menu Actions
Le menu "Actions" dans la liste des bons de travail comporte les options suivantes:
Afficher ouvert seulement: Lorsque cette option est sélectionnée, la liste des bons
de travail affichera seulement les bons ouverts. Sinon, les bons de travail sont
affichés en gris. Lorsqu'un bon est fermé, seuls les vérifications peuvent être
cochés. Tout autre information est en lecture seulement.
Libérer: Sert à se déconnecter d'INTERAL (et ainsi libérer la licence).
Synchroniser: Sert à synchroniser avec INTERAL afin de mettre à jour les
données.
Quitter: Sert à quitter l'application sans toutefois libérer la licence.
Comment associer des bons de travail à un utilisateur
Dans l'application INTERAL (sur PC), ouvrez la liste des bons de travail
(Rubriques/Maintenance/Liste des bons de travail) ainsi que la fenêtre "Association
Employés/Bons de travail" (Rubriques/Maintenance/Association Employés/Bons de
travail).
Dans la fenêtre d'association, choisissez le superviseur de l'employé (s'il n'est pas connu,
vérifiez dans sa fiche d'employé sous l'onglet "Travail") et cliquez sur "Charger".
Placez les deux fenêtres de façon à les voir toutes les deux en même temps. Sélectionnez
un bon de travail et le glissez dans la fenêtre des associations, sur le nom de l'employé.
Lorsque des bons de travail sont ajoutés, l'utilisateur de Pocket PC peut mettre à jour sa
liste de bons de travail en synchronisant (Actions/Synchroniser) dans le Pocket PC.
Bons de travail
Les bons de travail sont accessibles via la liste des bons de travail simplement en cliquant
sur une ligne.
Dans le bon de travail, sous l'onglet en-tête, il vous est possible d'ajouter une remarque au
code de requête, et/ou d'ajouter une remarque au bon de travail. Pour ce faire, simplement
cliquez sur les liens bleus. Lorsque terminé, cliquez sur "ok" pour retourner au bon de
travail.
Sous l'onglet "Actions", nous retrouvons l'équivalant du tableau "Liste des actions prises"
sous l'onget "Supervision" d'un bon de travail dans l'application "Desktop" d'INTERAL.
Dans le Pocket PC, il est possible de consulter les détails des actions déjà présentes sur le
bon de travail, et/ou d'en ajouter si nécessaire. Pour ajouter, cliquez sur le bouton au
bas de l'écran.
Sous l'onglet "Vérif.", il est possible de consulter les vérifications et remarques déjà
présentes dans le bon de travail et d'ajouter des remarques supplémentaires. Il est aussi
possible d'ajouter une vérification ( ) ou une liste de vérification ( ). De plus,
l'utilisateur peut signaler que la vérification est effectuée en cochant la case à cocher
"Effectué", soit dans le détail de la vérification ou dans la liste de vérifications.
L'onglet "Supervision" permet d'entrer les données pour le diagnostique, la résolution et

les remarques par rapport au bon de travail (lien bleu) ainsi que le temps de panne. Cet
onglet permet aussi de fermer définitivement le bon de travail.
L'onglet "Heures" permet de visualiser et d'ajouter des heures au bon de travail. Les
heures ajoutées seront attribuées au numéro d'employé de l'utilisateur connecté au Pocket
PC.
Exécutions
Il existe une autre manière d'ajouter du temps au bon de travail. Celle-ci a été discuté
brièvement plus haut dans ce document: les exécutions. Un employé peut se servir du
bouton d'exécution ( ) pour calculer son temps lorsqu'il débute et termine ses travaux
sur un bon de travail.
Étant donnée que cette fonctionnalité est souvent utilisée avec les poinçons, tout
dépendant de la configuration de votre base de données, il se peut que vous ayez des
erreurs lors de la synchronisation si vous utilisez ce bouton et que vous n'utilisez pas les
poinçons (gestion du temps). Les temps entrés avec cette fonction s'ajouteront aux heures
sous l'onglet "Heures".
L'onglet "Pièces" affiche les pièces qui sont prévues dans le bon de travail. Il est possible
de visualiser les détails pour chaque pièce.
Ceci complète le module de Maintenance avec Pocket PC. Pour la portion

Approvisionnement, référez-vous au module d'Approvisionnement.
INTERAL – Procédures de cadenassage 209
Procédures de cadenassage
Les procédures de cadenassage servent à assurer la sécurité des travailleurs lors de

manœuvres d’entretien sur les équipements. Afin de pouvoir utiliser les procédures de
cadenassage, vous devez avoir la licence ainsi que les permissions requises. Pour les
licences de procédure de cadenassage, veuillez communiquer avec votre représentant
INTERAL. Pour plus de renseignements concernant les permissions, veuillez consulter le
module d’aide pour les permissions.
Avant de configurer les procédures de cadenassage, les types de sources d’énergie, les
méthodes de cadenassage ainsi que les sources d’énergie doivent préalablement avoir été
configurées. Ensuite, on doit associer les sources d’énergie aux équipements. Finalement,
on peut configurer les procédures de cadenassage.
Une fois configurées, les procédures de cadenassage peuvent être annexées aux bons de
travail de l’équipement concerné sous l’onglet « Annexe » du bon de travail.
Types de sources d’énergie
Les types de sources d’énergie servent à classifier les sources d’énergie possibles. Ces
types peuvent être définies sous Rubriques / Codes configurables / Équipement/Local /
Liste des types de source d’énergie. Il suffit de donner un nom et une description au type
de la source d’énergie (exemple : électrique, hydraulique, etc.).
Méthodes de cadenassage
Les méthodes de cadenassage servent à indiquer le moyen de cadenassage à utiliser lors

de l’application de la procédure de cadenassage. Ces méthodes peuvent être définies sous
Rubriques / Codes configurables / Équipement/Local / Liste des méthodes de

cadenassage. Il suffit de donner un nom et une description à la méthode de cadenassage
(exemple : cadenas personnel, etc.).
Sources d’énergie
Avant de débuter la saisie des procédures de cadenassage, il est important de définir

toutes les sources d’énergie possible pour l’ensemble des équipements et de l’usine. Bien
que les sources d’énergie puissent être rajoutées à tout moment, la création de celles-ci
dès le départ accélérera le processus pour la saisie des procédures de cadenassage.
Les sources d’énergie peuvent être ajoutées à partir du menu Rubriques /

Équipements/Locaux / Liste des sources d’énergie. Il suffit de donner un nom et une
description à la source d’énergie (exemple : Disjoncteur # 34543.2). On peut aussi décrire
sa localisation et l’assigner à un groupe. De plus, si les types de sources ont été définis
préalablement, c’est ici qu’on sélectionne le type approprié.
Attention : Tout changement à une source d’énergie entraînera automatiquement la

désapprobation de toutes les procédures de cadenassage qui sont touchées par cette
source d’énergie.
Audit
Le bouton « Audit » sert à visualiser les changements qui ont été apportés aux sources
d’énergie. Lorsqu’on clique sur ce bouton, une fenêtre s’ouvre et vous permet de
déterminer les critères pour voir les modifications désirées. Cliquer sur « Afficher » pour
obtenir les résultats.
Association des sources d’énergie aux équipements
Lorsque les sources d’énergie ont été ajoutées au système, elles doivent être associées
aux équipements appropriés. Pour ce faire, aller à l’onglet « Proc. Cadenassage » dans
chaque fiche d’équipement (Rubriques / Équipements/Locaux / Liste des
équipements/locaux) et cliquer sur le bouton « Ajouter » dans le coin supérieur droit de la
grille « Liste des sources d’énergie propre à l’équipement ».
Une fenêtre apparaîtra avec la liste des sources d’énergie qui ont été préalablement
saisies dans le système. Choisissez toutes les sources applicables à cet équipement
seulement, et cliquez sur « Ajouter ».
Cette procédure doit être faite pour chacun des équipements avant qu’une procédure de
cadenassage puisse y être ajouté.
Création d’une procédure de cadenassage
Une fois que les étapes précédentes ont été accomplies, nous pouvons maintenant créer
les procédures de cadenassage. Bien que les procédures de cadenassage soient accessibles
via la liste des procédures de cadenassage (Rubriques / Équipements/Locaux / Liste des
procédures de cadenassage), la création d’une nouvelle procédure se fait directement à
partir de la fiche de l’équipement concernée, sous l’onglet « Proc. Cadenassage ».
Pour ajouter une nouvelle procédure de cadenassage pour cet équipement, cliquer sur le
bouton « Ajouter » dans le coin supérieur droit de la grille « Liste des procédures de
cadenassage ».
Une fiche de procédure de cadenassage s’ouvrira afin d’être complétée. Les sources
d’énergie déjà configurées pour l’équipement en question apparaîtront dans le bas de la
fiche.
Lors de la création d’une nouvelle procédure de

cadenassage, les lignes des sources d’énergie apparaissent
automatiquement en orange. Ce sera le cas aussi lors qu’une
nouvelle source d’énergie est ajoutée à une fiche
d’équipement. Dans ce cas, toutes les procédures reliées de
près ou de loin à cet équipement sont automatiquement
désapprouvées. Ainsi, la prochaine fois qu’on ouvre la fiche
de la procédure, les sources d’énergie nouvellement ajoutées
apparaissent en orange afin de les distinguer des sources
d’énergie qui s’y trouvaient déjà.
Lors de la création de la procédure de cadenassage, le nom de la procédure ainsi que la

méthode de cadenassage pour chaque source d’énergie sont obligatoires. Les autres
champs peuvent être remplis selon le besoin afin de fournir le plus de détails possible.
Note : On peut créer une procédure de cadenassage pour un équipement qui n’a aucune
source d’énergie. À ce moment, nous ne pourrons l’approuver tant qu’il n’y a pas
d’équipement lié qui contient une source d’énergie.
La case à cocher « Exclu » dans les lignes des sources d’énergie sert à exclure la source
d’énergie de la procédure. Ceci peut être le cas lorsque le travail à accomplir n’est pas
affecté par une certaine partie de l’équipement, par exemple.
Équipements liés
Les équipements liés sont ceux qui doivent également être pris en compte lors de la
procédure de cadenassage : c’est-à-dire que leurs sources d’énergie doivent aussi être
cadenassées. L’onglet « Équipements liés » permet à l’utilisateur de spécifier ces
équipements. Ainsi, à l’impression, les sources d’énergie de ces équipements apparaîtront
sur le rapport dans la section « Source(s) d’énergie à cadenasser en fonction du type
d’intervention ».
De plus, tel que mentionné plus haut, si les sources d’énergie pour les équipements liés
sont modifiées, toutes les procédures de cadenassage qui touchent ces équipements, de
près ou de loin, seront automatiquement désapprouvées et doivent être réapprouvées
manuellement. Ceci évite des « oublis » lorsque vient le temps de mettre à jour les
procédures de cadenassage des équipements liés. Les sources d’énergie ajoutées ou
modifiées apparaîtront en orange afin de les différencier de celles qui n’ont pas été
modifiées ou ajoutées depuis la dernière approbation.
Photo
Il est possible d’ajouter une photo ou une image de la procédure de cadenassage. Celle-ci
apparaîtra sur la version imprimée de la procédure. Pour ce faire, passez à l’onglet
« Photo », faites un clic-droit sur l’image, et sélectionnez « Ajouter » afin de pouvoir
choisir la photo à inclure.
Historique
L’onglet « Historique » présente toutes les transactions de désapprobation qui ont eu lieu
pour cette procédure, ainsi que les détails de la transaction.
Approbation et désapprobation des procédures de

cadenassage
Lorsque la procédure de cadenassage est configurée, elle doit être approuvée. Une fois
approuvée, plus rien ne pourra être modifié dans la fiche sans être d’abord désapprouvé.
Les boutons d’approbation et de désapprobation se trouvent sous l’onglet « Proc.

cadenassage ».
Une ligne de procédure de cadenassage en rouge, soit dans la liste des procédures de
cadenassage ou bien dans une fiche d’équipement, signifie que la procédure n’est pas
approuvée.
Impression des procédures de cadenassage et des

rapports connexes
Les procédures de cadenassage peuvent être imprimées en cliquant sur le bouton

« Imprimer » au haut de leur fiche.
De plus, des rapports sont disponibles sous Rapports / Équipements / Procédures de

cadenassage. Ces rapports sont également disponibles en cliquant sur « Imprimer » dans
la fenêtre de la liste des procédures de cadenassage.
INTERAL – Fournisseurs 217
Fournisseurs
Le module Fournisseurs permet de saisir toutes les informations nécessaires à INTERAL

pour la gestion des fiches fournisseurs. Pour ouvrir une fiche, il faut tout d’abord ouvrir
la liste des fournisseurs via Rubriques\Entités externes\Fournisseurs. La fiche du
fournisseur sera utilisée à plusieurs endroits par le module Approvisionnements, entre
autres dans les appels d’offres, les réquisitions et les commandes fournisseurs.
Détail
L’onglet « Détail » sert à identifier le fournisseur et inscrire les informations pour le

rejoindre rapidement.
Le champ « Numéro » doit contenir un numéro unique. Celui-ci ne sera pas généré
automatiquement par le système. Il doit être saisi par l’utilisateur. Il est recommandé
d’utiliser une bonne nomenclature afin de reconnaître facilement les fournisseurs par leur
numéro. Voir la notion de nomenclature du module « Application en général » pour plus
de détails.
Comme dans la majorité des modules, l’option « Actif » sert à déterminer le statut du
fournisseur. Un fournisseur « inactif » n’apparaîtra plus dans les listes de fournisseurs
dans les autres modules, tels que les réquisitions.
Les champs « Nº téléphone », « Télécopieur », « Courriel », et « Web » ne sont pas

obligatoires, mais peuvent être complétés à titre informatif. Certains de ces
renseignements apparaîtront sur les différents rapports concernant les fournisseurs s’ils
sont disponibles dans cette fiche.
Le champ « Nº Référence » peut servir à inscrire votre numéro de client chez le

fournisseur, ou un code de prix à spécifier lors de commandes auprès de celui-ci.
L’information contenue dans ce champ apparaîtra dans certains rapports, tels que le bon
de commande fournisseur.
Le champ spécial « Classe » sert à inscrire un terme qui vous aidera dans la classification
de vos fournisseurs.
Contacts
Pour ajouter un contact dans une fiche de fournisseur, cliquer sur le bouton « Ajouter »
situé au haut de la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, permettant à l’utilisateur
d’inscrire plusieurs données à propos du contact chez le fournisseur.
Il est possible d’ajouter autant de contacts que désiré dans cet onglet.
Facturation
Inscrire dans cet onglet l’adresse de facturation du fournisseur.
Expéditions
Pour ajouter une adresse d’expédition, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut de
la fiche. Il est possible de copier l’adresse de facturation en cliquant sur le bouton
« Importer l’adresse de facturation ».
Si le fournisseur possède plusieurs adresses d’expédition, il est possible d’en choisir une
par défaut en cochant le bouton « Adresse par défaut ». Celle-ci apparaîtra par défaut
lorsqu’une adresse d’expédition sera appelée pour ce fournisseur.
Le champ « Nº Succursale » est un champ obligatoire. Inscrire un numéro de succursale

significatif qui vous permettra d’identifier rapidement la succursale.
Le champ « Langue » suit le même principe que le champ « Langue de correspondance »

dans l’onglet « Facturation ». Le système utilisera cette langue pour ce a trait à
l’expédition. Ce champ est aussi un champ obligatoire.
Le champ « Groupe de taxe », qui est aussi un champ obligatoire, sert à spécifier le
groupe de taxe au cas où des lois fiscales différentes s’appliqueraient pour cette
succursale. Cette situation pourrait se produire, par exemple, si elle se trouve dans une
province, un état, ou un pays différent de l’adresse de facturation.
Les informations sur le transporteur et les instructions spéciales sont à titre informatif.
Préférences
Les champs « Poste comptable », « Devise », et « Groupe de taxe » sont des champs
obligatoires pour sauvegarder la fiche du fournisseur. Ils dépendent des codes
configurables qui doivent avoir été préalablement configurés.
Les champs « Termes de paiement » et « Frais de transport », qui sont aussi reliés à des
codes configurables, sont à titre informatif.
Le bouton « Fax automatique » est relié à un service optionnel vendu par INTERAL qui
fait en sorte que les commandes fournisseur soient automatiquement faxées au
fournisseur lorsque cette option est cochée. Pour vous procurer ce service, contacter
l’équipe d’INTERAL.
Internet
Cet onglet sert à donner accès à certains sites Internet sécurisés de votre compagnie. Un
nom d’utilisateur, un mot de passe et une date d’expiration peuvent être configurés pour
une gérer l’accès à ces sites.
Pour les détails de la configuration de cette fonction, contacter l’équipe de support

technique INTERAL.
Historique
L’historique des transactions effectuées avec ce fournisseur est disponible sous cet
onglet. Les résultats sont affichés par année, sous forme d’une liste. Sélectionner l’année
désirée pour la recherche et cliquer sur « Charger / Rafraîchir ». La liste des résultats
contient pour chaque transaction, la date, la période, l’achat et le numéro de facture.
Seules les factures reçues du fournisseur qui ont été cochées « facturé » dans le système
apparaîtront dans cet historique. Les informations contenues dans cette liste sont non
éditables, seul le visionnement est possible.
Statistiques
Sous cet onglet se trouvent les statistiques d’achats par période pour ce fournisseur.
Seules les factures reçues du fournisseur qui ont été cochées « facturé » dans le système
apparaîtront dans ces statistiques. Il est possible de modifier l’apparence du graphique en
utilisant les boutons disponibles et de changer les options en utilisant les onglets
« Données », « Sélection », et « Période ».
INTERAL – Inventaire 221
Inventaire
Le logiciel INTERAL rend possible la gestion de plusieurs usines, entrepôt, magasins et
leurs emplacements. Il permet une gestion efficace des minimums et maximums de
stockage, ce qui permet d’éviter autant que possible la rupture de stock. Il vous aidera
également à identifier et éliminer l’inventaire dit « mort » ou désuet.
Avant de pouvoir faire quoi que ce soit par rapport à l’inventaire, la première prise
d’inventaire physique doit être faite. Ensuite, il sera possible d’effectuer un réajustement
d’inventaire physique, de réajuster la valeur d’inventaire, de consulter et analyser les
stocks, de gérer le réapprovisionnement, les sorties et les retours de pièces et également
avoir accès à plusieurs rapports et statistiques à propos de vos inventaires.
Prise d’inventaire physique
Cette fenêtre est accessible en cliquant sur le menu :

Rubriques / Inventaire / Inventaire physique / Prise d’inventaire physique par emplacement
Avant de débuter toute action concernant la prise d’inventaire physique, il est essentiel de
configurer les usines/entrepôts ainsi que les magasins et leurs emplacements. Pour en
savoir plus à propos de ce sujet, consulter le module Usines/Entrepôts, Magasins et leurs
emplacements. Il faut aussi avoir créé les pièces dans la liste des pièces. Pour en savoir
plus à ce sujet, consulter le module portant sur les pièces.
Il est important de comprendre que lorsqu’on effectue une prise d’inventaire physique à
la fin d’une période fiscale (un mois ou une année par exemple), les transactions touchant
la prochaine période fiscale doivent être bloquées du système jusqu’à ce que toutes les
transactions du mois précédent soient complétées (Ex. : expéditions, réceptions,
facturations). Ensuite, il est recommandé de se servir de la fonction « Préparation
fermeture », qui est disponible dans la fenêtre des périodes fiscales (Rubriques / Postes
comptables / Périodes fiscales). Cette fonction empêchera les utilisateurs d’inscrire toute
transaction dans cette période fiscale et seule la prise d’inventaire et le réajustement de
valeur d’inventaire seront permis, et ce, jusqu’à ce que la période soit fermée. Avant
d’utiliser cette fonction, assurez vous de connaître les détails de ses implications.
De plus, le magasin, l’usine ou l’entrepôt qui fait objet de la prise d’inventaire doit être
inaccessible physiquement au moment où l’inventaire a lieu pour empêcher les employés
d’effectuer des transactions physiques (réception de commande, sortie de pièce, transfert
de magasin) et ainsi déséquilibrer les quantités en inventaire.
Pour effectuer une première prise d’inventaire physique
Pour effectuer une première prise d’inventaire physique, il faut tout d’abord choisir
l’usine ou l’entrepôt pour lesquels l’inventaire physique a lieu ainsi que le magasin en
question. Choisir ces paramètres lors du filtre d’entrée.
Pour un premier inventaire physique dans un magasin, il sera nécessaire d’ajouter tous les
items à inventorier avant de pouvoir commencer l’inventaire physique.
Pour ajouter une pièce ou un produit sur un inventaire physique, cliquer sur le bouton
« Ajouter » au haut de la fenêtre. Une ligne apparaît dans la partie du milieu de la fenêtre,
et des champs s’activent dans la partie inférieure. Choisir l’emplacement de la pièce ou
du produit, la nature de l’item (pièce ou produit) et sélectionner l’item voulu. Inscrire
ensuite la quantité physique actuelle dans le champ « Qté phys. ».
Lors de la première prise d’inventaire, nous suggérons d’inscrire

une grande quantité dans le champ « Qté phys. » afin que les
utilisateurs puissent faire des transactions avec ces pièces sans
se soucier de la quantité en inventaire théorique. Une fois que le
système est bien implanté, la prise d’inventaire physique devra
être faite avec les quantités exactes. Ceci permet aussi au
système d’avoir des informations quant à la quantité, la valeur et
l’emplacement de l’inventaire, ce qui fera en sorte que les autres
modules du logiciel fonctionneront sans problème en attendant
la prise d’inventaire physique officielle.
Si un numéro de lot ou de série est nécessaire, l’inscrire dans le champ approprié. Si un

numéro de série est inscrit, la quantité sera automatiquement de 1. Les pièces/produits
ayant un numéro de série doivent être ajoutés un à la fois.
Les postes comptables qui apparaissent sont les postes comptables qui ont été définis
dans la fiche de la pièce. Si aucun poste comptable n’a été précisé, alors ce sera la poste
comptable de l’usine/entrepôt qui sera inscrite automatiquement.
Prise d’inventaire physique
Lorsque votre sélection représente la liste des produits/pièces à utiliser pour la prise
d’inventaire physique, cliquer le bouton « Action » et sélectionner « Fixer pour
l’inventaire théorique ». À ce moment, le système prend une « copie » des quantités en
inventaire et c’est à partir de ces chiffres que les différences d’inventaire seront
appliquées. Les lignes des items deviendront alors bleues pour signifier que l’inventaire
est fixé et qu’il reste à entrer les quantités physiques.
Lors de la prise d’inventaire physique, les produits / pièces

affichés dans la liste seront en mode fix. Il sera impossible de
fixer un des items pour une deuxième prise d’inventaire jusqu’à
l’application de l’inventaire en cour. Il est donc important de ne
pas inclure de produits / pièces qui ne sont pas utiles lors votre
prise d’inventaire physique
Lorsque l’inventaire théorique est fixé, il est important de comprendre que l’inventaire
physique doit aussi être « fixé », dans le sens que personne ne devrait y avoir accès (outre
les compteurs d’inventaire) jusqu’à ce que le décompte n’ait été effectué. Ceci évitera les
incohérences dans la prise d’inventaire physique.
Pour commencer la prise d’inventaire physique, il faut à priori imprimer le rapport de

prise d’inventaire. Cliquer sur le bouton « Imprimer » et une fenêtre de sélection de
rapport s’affiche. Choisir « Inventaire physique théorique », saisir les mêmes données
(usine/entrepôt et magasin) pour le rapport que les données sélectionnées précédemment
pour l’inventaire physique. Cliquer sur « OK » pour faire afficher le rapport.
Avec ce rapport il vous est possible de faire le décompte de votre inventaire et d’inscrire
les quantités physiques dans l’espace prévue à cet effet sur la feuille du rapport. Lorsque
le décompte est terminé, on procède à la saisie de l’inventaire dans la fenêtre « Prise
d’inventaire physique par emplacement ».
Lors de la saisie, l’utilisateur se sert de la partie inférieure de la fenêtre. Les champs qui
constituent cette section sont en fonction des choix possibles pour l’item choisi. Dans le
champ « Qté phys. », saisir la quantité comptée lors de la prise d’inventaire. Après avoir
saisi la valeur, appuyer sur la touche « Tab » pour que le chiffre apparaisse dans la ligne
de l’item dans la section du milieu de la fenêtre, ainsi que le différentiel entre la quantité
de l’inventaire théorique et celle de l’inventaire physique. Cliquer ensuite sur la
prochaine ligne pour saisir la quantité du prochain item, jusqu’à ce que tous les items
aient été complétés.
Lorsque le tout est complété, cliquer sur « Sauver ». Si des informations sont
manquantes, des icônes rouges apparaîtront à gauche de la ligne de l’item. Placer le
curseur sur l’icône et un message s’affichera pour indiquer ce qui empêche le système de
sauvegarder les informations.
Il est possible en tout temps de faire imprimer le rapport « Inventaire physique

théorique ». Il est recommandé d’utiliser ce rapport à la fin de la saisie de l’inventaire
pour effectuer une révision de l’information saisie. Lorsque l’information saisie a été
vérifiée, cliquer sur le bouton « Appliquer » pour ajuster votre inventaire et défixer les
items. Une fenêtre s’affichera avec la question suivante :
Il est très important de modifier la date comptable pour inscrire celle de la fin de la
période fiscale. Par exemple, si la saisie de la prise d’inventaire physique s’effectue le 7
janvier pour l’inventaire physique du 31 décembre, il faut absolument changer la date
comptable pour le 31 décembre, sinon le résultat de l’inventaire physique sera erroné.
Parfois, il peut s’écouler une période de temps relativement longue entre le moment où
les quantités sont comptées physiquement et le moment où elles sont saisies dans
INTERAL. Une fois que l’inventaire a été compté, le magasin, l’usine ou l’entrepôt peut
redevenir physiquement accessible aux employés pour qu’ils puissent recommencer leur
travail. Si les utilisateurs effectuent des transactions dans INTERAL pour un
produit/pièce qui est fixé pour l’inventaire, la transaction se fera quand même, à moins
que vous n’ayez utilisé la fonction « Préparation fermeture » pour cette période fiscale. Si
ce n’est pas le cas, les transactions seront permises malgré l’inventaire physique en cours.
Lorsque l’on applique la prise d’inventaire physique, seuls les différentiels seront
appliqués aux quantités actuelles des produits/pièces affichés dans la liste. Toutes les
autres transactions effectuées sur ces items ne seront aucunement affectées par la prise
d’inventaire. Ainsi, si d’autres transactions ont eu lieu entre le moment où l’inventaire a
été fixé et le moment où les quantités ont été appliquées, le système ne perdra pas ces
données.
Par exemple, lorsque l’inventaire a été fixé, la quantité pour la pièce PA-0001458 était de
17. L’inventaire physique en dénombre 15, donc le différentiel est de -2. En attendant que
les quantités physiques soient appliquées, un utilisateur effectue une sortie de pièce pour
cette pièce avec une quantité de 5. Le système prendra compte de toutes ces données et
comptera une quantité finale de 10 unités.
Lorsque l’inventaire physique a été complété, l’utilisateur peut vérifier la valeur de

l’inventaire physique par produit avant de fermer officiellement la période fiscale. Ce
rapport est disponible sous la rubrique Rapports / Inventaire / Valeur de l’inventaire par
produits/pièces/Matériaux. Si la valeur d’inventaire ne semble pas concorder, il faudra
relancer le compte d’inventaire physique afin de trouver les discordances.
Si un réajustement de valeur d’inventaire est nécessaire, l’effectuer avant de fermer la

période fiscale. Voir la section suivante pour en savoir plus à propos du réajustement de
valeur d’inventaire. Lorsque tout concorde, vous pouvez effectuer la fermeture de la

période fiscale. Même si la case « préparation fermeture » avait été cochée auparavant, la
période fiscale ne se fermera pas d’elle-même. Pour fermer une période fiscale, passer
par Rubriques / Postes comptables / Périodes fiscales. Pour plus de renseignements à ce
sujet, voir le module portant sur les périodes fiscales.
Note : Une fois la période fiscale fermée, le rapport « Variation d’inventaire » ne sera pas
nécessairement disponible immédiatement pour la période fiscale qui vient d’être fermée.
La tâche qui vérifie si des périodes fiscales ont été fermées se déclenche
automatiquement aux 4 heures, donc il y aura un délai d’au plus 4 heures avant que la
tâche ait été exécutée. Si vous voulez modifier la fréquence d’exécution de cette tâche,
veuillez contacter notre département de soutien technique.
Réajustement d’inventaire physique
Si seulement quelques items sont à ajuster dans l’inventaire, il est préférable d’utiliser le
« Réajustement d’inventaire physique », disponible dans Rubriques / Inventaire /
Inventaire Physique / Réajustement d’inventaire physique.
Cette fenêtre est utile lorsque seulement quelques items doivent être comptés ou ajustés.
Cela évite de geler le restant des items sur l’inventaire physique inutilement.
Note : Lorsqu’il y a un inventaire physique en cours, le mois fiscal ne peut être fermé.
C’est donc avantageux d’utiliser cette méthode pour ajuster l’inventaire lors de la fin de
mois pour éviter de retarder la fermeture du mois.
Dans la fenêtre de réajustement, sélectionner l’usine/entrepôt, le magasin et

l’emplacement où se trouve la pièce en question. Ensuite, entrer la quantité physique et
sauvegarder. Le prix unitaire peut aussi être modifié si nécessaire, et les numéros de série
et de lot peuvent être entrés si pertinent.
Cet ajustement ne pourra être effectué si un inventaire physique est déjà en cours pour
l’item en question. Il faudra alors compléter l’inventaire physique, ou retourner dans la
fenêtre de « prise d’inventaire physique par emplacement », cliquer sur le bouton
« Actions » et choisir « Défixer l’inventaire théorique pour toutes les usines » ou bien
simplement cliquer sur « Annuler tout » pour défixer seulement les items sur un
inventaire physique en particulier.
Cette fonction est accessible à partir de la fiche d’une pièce ou d’un produit, sous le menu
« Actions ». Lorsqu’on y accède de cette façon, la fenêtre s’ouvre avec le bon produit ou
la bonne pièce de sélectionné(e).
Réajustement de valeur d’inventaire

Si des modifications doivent être faites à la valeur de l’inventaire afin de mieux refléter la
réalité, l’utilisateur peut se servir de la fonction « Réajustement de valeur d’inventaire »,
disponible sous le menu Rubriques / Inventaire / Inventaire Physique / Réajustement de
valeur d’inventaire.
Cette fenêtre permet de modifier soit la valeur d’un produit ou le poste comptable auquel
il est affecté, ou les deux. Il suffit de choisir l’usine et le magasin concerné. Si nous
voulons un résultat de recherche plus précis la catégorie ou l’item peut être sélectionné.
Ensuite, il faut sélectionner le nouveau poste comptable et/ou saisir le nouveau prix voulu
pour l’item, et cliquer sur « Sauver ».
Regrouper des lignes d’inventaire
Une ligne apparaîtra pour chaque transaction qui a eu lieu pour chaque pièce dans
l’inventaire. Lorsque la pièce est retirée de son emplacement dans l’inventaire (soit par
sortie de pièce, transfert d’emplacement, expédition, etc.) la quantité contenue dans la
transaction la plus ancienne sera consommée avant les autres (principe FIFO).
L’utilisateur peut regrouper les lignes d’un même item et mettre un prix et un poste
comptable commun.
Par exemple, la même pièce a été achetée à différents moments. Vous voulez mettre
toutes ces pièces au même prix dans le même poste comptable.
Pour faire ceci, cocher la case « Regrouper des lignes d’inventaire ». Ensuite,
sélectionner les lignes à regrouper en cochant la case « Regrouper » à droite de chaque
ligne concernée. Pour sélectionner toutes les lignes d’un item, sélectionner une ligne,
appuyer sur la touche « tab » de votre clavier, et ensuite cliquer sur le bouton « Même
produit ». Pour enlever toutes le sélections, cliquer sur le bouton « Aucun ». Lorsque les
lignes voulues ont été sélectionnées, cliquer sur le bouton « Regrouper » situé au haut de
la fenêtre. Une fenêtre s’ouvre pour demander un nouveau prix et/ou un nouveau poste
comptable. Après avoir entré ces données, cliquer sur « Appliquer ».
Consultation des stocks

Rubriques / Inventaire / Consultation des stocks
Divisée en deux sections, la fenêtre de consultation des stocks sert à rechercher et

consulter les stocks des différentes usines ou entrepôts de votre entreprise. L’encadré du
haut intitulé « Source » est utilisé pour filtrer les recherches effectuées.
L’usine ou entrepôt par défaut sera automatiquement sélectionné et affiché sous le champ
« Usine/Entrepôt ». Plus il y a de critères sélectionnés pour effectuer la recherche, plus
les résultats seront précis.
Pour préciser davantage la recherche, il est possible d’identifier pour quel magasin on
veut consulter les stocks. La liste des magasins disponibles à la sélection s’ajuste
dynamiquement en fonction de l’usine/entrepôt sélectionnée. Le même protocole est
appliqué pour le champ « Produit/Pièce ».
Les boutons « Produit/Pièce » servent à choisir si on veut consulter les produits ou les
pièces lors de la recherche.
Si l’option « Produit » est sélectionnée, deux champs supplémentaires seront activés

pour raffiner la recherche, soit « Modèle » et « Couleur ».
Il suffit de cliquer sur le bouton « Rechercher » pour lancer la recherche.
Dans la deuxième portion de la fenêtre de consultation des stocks, on retrouve une grille
comportant les résultats de la recherche effectuée.
Voici les informations que l’on retrouve dans la grille de consultation des stocks.
La colonne « Qté util. » affiche la quantité en inventaire. Lorsque l’utilisateur sélectionne

une ligne, la partie inférieure de la fenêtre s’affichera et indiquera les informations, selon
ce qui est sélectionné dans l’encadré « Détail d’utilisation des stocks ».
Des champs en lecture seule « Disponible » et « Prévision » ainsi que le bouton

« Calculer » servent à visualiser les quantités disponible et prévues.
Analyse des stocks
La fenêtre d’analyse des stocks sert à faire un suivi efficace des pièces à venir, requises
ou en main et de poser les actions nécessaires pour suffire à la demande.
Cette fenêtre est accessible en cliquant sur le menu Rubriques / Inventaire / Analyse des
stocks.
Cette fonctionnalité peut aussi être utilisée pour analyser les stocks de produits en
sélectionnant « Produits » en haut à gauche de la fenêtre. Pour l’instant, concentrons-nous
sur l’analyse des pièces.
Cette fenêtre est divisée en trois sections. La section du haut intitulée « Recherche » sert
à déterminer l’usine, la catégorie et la pièce pour lesquelles nous voulons analyser les
stocks. Seul le champ « Usine » est obligatoire dans cette section. Les champs
« Catégorie » et « Nº Pièce » sont facultatifs, mais recommandés pour raffiner la
recherche. Le champ « Nº Pièce » est doté d’un filtre de sélection pour faciliter la
recherche.
Les options « Commandes client », « Maintenance », et « Maintenance à venir » ainsi que

« Min/Max » et « Ordres de production » servent à limiter les résultats obtenus lors de la
recherche. Ainsi, si une ou plusieurs de ces options ne sont pas sélectionnées, les résultats
ne comprendront pas les besoins requis pour ces critères.
Il suffit de cliquer sur le bouton « Recherche » pour lancer la recherche.
Le champ « Affichage » comporte une liste déroulante contenant les choix de l’état des
stocks à afficher. Il est possible de visualiser les stocks requis et/ou à venir ainsi que les
achats, selon ce qui a été sélectionné pour ce champ.
À l’aide du champ « Requis », il est possible de choisir une période de jours pour laquelle
seront affichés les pièces catégorisées comme étant requises. Les périodes disponibles à
la sélection sont 0-7, 8-14, 15-21, 22-28, 29-60, 61+, N/A. Cette option permet de
visualiser ce qui est requis par période précise. Il est possible de modifier les périodes (0-
7, 8-14, etc. à partir de la base de données. Veuillez communiquer avec le soutien
technique pour en savoir davantage.
Dans la portion inférieure de la fenêtre d’analyse des stocks, on retrouve une grille
comportant les résultats de la recherche effectuée.
Les résultats affichés dans les colonnes de période (exemple 0-7), dépendent de
l’affichage choisi. Si l’affichage choisi est « Requis / À venir », les quantités affichées
seront sous le format « Qté requis / qté à venir ». Par exemple, pour la pièce EBAT-0001
dans la colonne « N/A » il y a 18 / 8. Donc pour répondre aux besoins de l’entreprise, il y
a 18 unités de cette pièce qui sont requises et on peut voir qu’il y en a 8 à venir. Pour
combler la demande, une commande de 10 devra être effectuée.
« N/A » signifie qu’aucune date précise n’a été spécifiée mais que ces quantités doivent
être prises en compte dans l’analyse.
La fenêtre d’analyse des stocks fonctionne conjointement avec les autres modules et
calcule pour vous les achats requis pour répondre aux besoins de l’entreprise sans
commander de surplus inutilement.
Si, suite à l’analyse des stocks, l’utilisateur s’aperçoit qu’une pièce doit être commandée,
il peut créer la réquisition ou l’appel d’offres à partir de cette même fenêtre en passant
par le bouton « Action ». Si un produit doit être mis en production, il peut aussi créer
l’ordre de production à partir de ce bouton. Pour plus renseignements à ces sujets,
consulter les sections appropriées. Pour effectuer un achat pour une pièce, entrer la
quantité à commander dans la colonne « Achat » et choisir soit la case à cocher « Réq »
(réquisition) ou « Appel d’offres ». Il est également possible de créer une réquisition et
un appel d’offres à la fois. Ensuite, cliquer sur le bouton « Actions » et choisir « Créer la
réquisition / l’appel d’offres… ». Une fenêtre s’ouvre pour confirmer la sélection.
L’utilisateur peut également spécifier le fournisseur désiré directement dans la grille de
l’analyse des stocks.
La bonne identification des unités de stockage dans la fiche de la pièce ou

du produit ainsi que les minimum et maximum de stockage dans la fenêtre
de la gestion du réapprovisionnement (voir ci-dessous) est essentielle pour
un maximum de rendement de la part du module de gestion de l’inventaire.
Gestion du réapprovisionnement
La fenêtre Gestion du réapprovisionnement, disponible sous Rubriques / Inventaire /

Gestion du réapprovisionnement, sert à définir les règles concernant le
réapprovisionnement des pièces et des produits, tels que les minimums et maximums de
stockage, la quantité à produire, etc. Cette fenêtre sera valable pour les pièces et les
produits qui sont inventoriable seulement, c’est-à-dire que le bouton « Inventoriable »
doit être activé dans leur fiche respective.
Pour configurer le réapprovisionnement d’une pièce ou d’un produit, sélectionner

l’usine/l’entrepôt et le produit ou la pièce. Cliquer ensuite sur « Charger ».
Dans le champ « Minimum en inventaire », entrer la quantité minimum qui doit être
gardée en inventaire en tout temps. Dans le champ « Maximum en inventaire », entrer la
quantité maximum qui doit être gardée en inventaire, à moins d’un besoin à court terme.
La case à cocher « Gestion du minimum (Inv.) » sert à déterminer si, dans l’analyse des
stocks, la pièce doit être gardée à une quantité égale ou supérieure à la quantité
« Minimum en inventaire ».
La case à cocher « Compléter au maximum » sert à déterminer si, lorsqu’on doit

commander le produit ou produire la pièce, on doit le faire de manière à atteindre la
quantité du « Maximum en inventaire ». À ce moment, dans l’analyse des stocks le
système calculera la quantité à commander de la manière suivante :
Qté Maximum – (Qté diponible + Qté commandée + Qté en réquisition)
Les champs « Quantité à commander » et « Quantité à produire » servent à déterminer la

quantité qui doit être commandée ou produite lorsque requis si l’on veut commander ou
produire une quantité fixe pour chaque commande. Par exemple, si notre fournisseur nous
accorde un rabais lorsqu’on commande une certaine quantité, on peut se servir de cette
case pour s’assurer de commander cette quantité à chaque fois pour éviter des frais
supplémentaires.
Liste des exceptions

La liste des exceptions sert pour les pièces ayant des questions de configurées par rapport
aux unités.
Dans ces cas, vous pouvez configurer des minimums et maximums différents
dépendamment des réponses aux questions.
Pour ce faire, choisir une pièce ayant des questions de configurées. Vous pouvez entrer
des règles de minimum et maximum générales si désiré.
Cliquer ensuite sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la fenêtre. Une fenêtre de
conversion d’unité s’ouvre. Entrer les réponses pour lesquelles cette exception
s’applique. Cliquer ensuite sur « OK ». La fenêtre se ferme et une ligne s’affiche dans la
liste des exceptions. Entrer les paramètres de minimum et maximum voulus et cliquer sur
« Sauver ».
Vous pouvez entrer autant d’exceptions que vous désirez.
Consultation des lots
La fenêtre de consultation des lots, accessible via Rubriques / Inventaire / Consultation

des lots, est utilisée surtout pour la partie production du logiciel, mais est aussi accessible
sans le module Production.
Lors de réception de pièces et lors de la production de produits, un numéro de lot peut

être inscrit pour les pièces et les produits. Ainsi, la fenêtre de consultation des lots permet
d’obtenir une vue d’ensemble sur les évènements qui sont survenus par rapport à ces lots.
À l’ouverture de la fenêtre, un filtre sera affiché afin de choisir le lot et l’usine qui nous
intéresse, ainsi que les dates visées, si elles sont disponibles.
Le logiciel affichera ensuite les produits fabriqués à partir de ce lot, ainsi que les produits
qui ont été utilisés dans la fabrication de celui-ci. Enfin, toutes les autres transactions
impliquant ce lot seront affichées dans la partie inférieure de la fenêtre, incluant les
expéditions faites à des clients. Cette liste inclut même les numéros de téléphone des
clients afin de pouvoir les contacter rapidement en cas d’urgence.
Sortie de pièces
La fenêtre « Sortie de pièce » est utilisée principalement pour effectuer des transferts
entre usine/entrepôt, magasin ou emplacement. Elle peut aussi être utilisée pour effectuer
une sortie de pièce sur un équipement, bien que ce ne soit pas recommandé.
Note : Les sorties de pièces sur des bons de travail et les équipements sont disponibles
seulement si vous avez acheté le module « Maintenance » d’INTERAL.
Transfert de pièce
Pour effectuer un transfert de pièce, cliquer sur le menu Rubriques / Inventaire / Pièces /
Sortie de pièces.
Choisir la pièce à transférer en choisissant l’usine/entrepôt, le magasin et l’emplacement

de provenance ainsi que la pièce en question. Cliquer sur « Rechercher ». La pièce
apparaîtra dans la liste située au milieu de l’écran, avec la quantité en stock à cet
emplacement.
S’assurer que l’option « Transfert » est sélectionnée en bas de la liste à gauche de l’écran.
Ensuite, choisir l’usine/entrepôt, le magasin et l’emplacement de destination. Entrer aussi
la quantité à transférer dans le champ « Quantité util. : ». Les champs « Date
comptable », « Nº Employé » et « Nº Ref. Externe » sont optionnels. Lorsque le tout est
complété, cliquer sur le bouton « Valider » qui se trouve à droite, en bas de l’écran. Une
fois validée, la quantité inscrite dans la ligne de l’item se verra diminuée
automatiquement.
Sortie de pièce sur un équipement
Il n’est pas recommandé d’utiliser cette fenêtre pour sortir une pièce sur un équipement,
mais plutôt la fenêtre « Sortie de pièce (bon de travail) », car celle-ci permettra au
système d’enregistrer de précieux détails sur les actions de maintenance de votre
compagnie, vous permettant d’avoir plus de statistiques et de rapports.
Si la sortie de pièce doit être faite sur un équipement sans passer par un bon de travail,
choisir la pièce en question au haut de la fenêtre et cliquer sur « Rechercher ». Il suffit de
sélectionner l’option « Équipement » plutôt que « Transfert » dans la fenêtre de sortie de
pièces. Ensuite, choisir l’équipement en question ainsi que la composante-tag et inscrire
la quantité à sortir. Les champs « Nº Poste comptable », « Date comptable », « Nº
Employé » et « Nº Ref. Externe » sont optionnels. Lorsque le tout est complété, cliquer
sur le bouton « Valider » qui se trouve à droite, en bas de l’écran. Une fois validée, la
quantité inscrite dans la ligne de l’item se verra diminuée automatiquement.
Sortie de pièces (Bon de travail)
Cette option n’est disponible que pour les clients ayant acheté le module « Maintenance »
d’INTERAL. Elle est utilisée lorsqu’un bon de travail a été émis et que des pièces
doivent être utilisées pour effectuer le travail. Pour savoir comment ajouter une pièce sur
un bon de travail, référez-vous au module de Maintenance. La sortie de pièces peut être

effectuée pour un bon de travail préventif ou correctif, ouvert ou fermé.
La sortie de pièces sur un bon de travail sert non seulement à garder les quantités
d’inventaire à jour, mais aussi à effectuer un suivi et un historique pour les équipements.
Ceci se traduit en statistiques et rapports précieux qui seront un atout lorsque viendra le
temps de prendre des décisions. Les statistiques vous aideront également à répartir les
coûts d’entretien selon les pièces qui sont affectées aux équipements.
Pour faire une sortie de pièces sur un bon de travail, cliquer sur le menu Rubriques /
Inventaire / Pièces / Sortie de pièces (Bon de travail). Dans le champ « Nº Bon de
travail », sélectionner le bon de travail en question. Cliquer sur « Rechercher » pour
afficher les pièces qui ont été configurées pour ce bon de travail. Elles seront affichées
dans la première liste et leur emplacement dans la deuxième liste. Dans l’encadré
« Utilisation », inscrire la quantité utilisée pour les pièces. Les champs « Date
automatiquement.
Si des pièces sont requises mais n’ont pas été configurées dans le bon de travail
initialement, il est toujours possible de les ajouter. Pour ce faire, cliquer sur la case
« Ajouter » à droite de l’écran, à côté de la liste des emplacements des pièces (dans
l’encadré « Source »). Cliquer ensuite sur le champ en dessous de cette case à cocher
pour sélectionner la pièce à ajouter. La ligne de l’emplacement de la pièce apparaîtra
avec la quantité en stock. S’il y a plus d’un emplacement dans la liste, choisir celle
concernée. Inscrire les quantités comme pour les autres pièces et cliquer sur « Valider ».
Les pièces s’ajouteront dans la première liste, et aussi dans la fiche du bon de travail en
question.
Les coûts et statistiques seront ainsi ajoutés au bon de travail et l’analyse qui en
découlera sera alors plus complète.
Sortie de pièces (Ordre de production)
Cette option n’est disponible que pour les clients ayant acheté le module « Production »
d’INTERAL. Elle est utilisée lorsqu’un ordre de production a été émis et que des pièces
doivent être utilisées pour effectuer le travail. Pour savoir comment créer un ordre de
production, référez vous au module de Production.
La sortie de pièces peut être effectuée pour un ordre de production ouvert seulement.
Pour faire une sortie de pièces sur un ordre de production, cliquer sur le menu Rubriques /
Inventaire / Pièces / Sortie de pièces (Ordre de production). Dans le champ « Nº Ordre de
production », sélectionner l’ordre en question. Cliquer sur « Rechercher » pour afficher
les pièces qui ont été configurées pour cet ordre de production. Elles seront affichées
dans la première liste et leur emplacement dans la deuxième liste. Dans l’encadré
« Utilisation », inscrire la quantité utilisée pour les pièces. Les champs « Date
automatiquement.
Si des pièces sont requises mais n’ont pas été configurées sur l’ordre de production
initialement, il est toujours possible de les ajouter. Pour ce faire, cliquer sur la case
« Ajouter » à droite de l’écran, à côté de la liste des emplacements des pièces (dans
l’encadré « Source »). Cliquer ensuite sur le champ en dessous de cette case à cocher
pour sélectionner la pièce à ajouter. La ligne de l’emplacement de la pièce apparaîtra
avec la quantité en stock. S’il y a plus d’un emplacement dans la liste, choisir celle
concernée. Inscrire les quantités et cliquer sur « Valider ». Les pièces s’ajouteront dans la
première liste, et aussi dans la fiche de l’ordre de production.
Si des pièces sont configurées mais ce ne sont pas celles requises, il est possible des les
remplacer en choisissant la case à cocher « Remplacer ». Sélectionner ensuite la bonne
pièce et saisir la quantité. Cliquer ensuite sur « Valider ».
Les coûts et statistiques seront ainsi ajoutés à l’ordre de production et l’analyse qui en
découlera sera alors plus complète.
Entrée/Retour de pièces
Lorsqu’une sortie de pièce a été effectuée sur un bon de travail, un équipement ou un

ordre de production et qu’un retour doit être effectué, cliquer sur le menu Rubriques /
Inventaire / Pièces / Entrée/Retour. L’utilisateur doit connaître la provenance de la pièce
pour pouvoir la retourner.
Sélectionner parmi les options « Bon de travail », « Équipement », ou « Ordre de

production ».
Les trois options fonctionnent sensiblement de la même manière. Il s’agit de sélectionner

la provenance de la pièce ou du produit, et de cliquer sur « Afficher ». La liste des pièces
et des produits sortis sera affichée. Entrer la quantité retournée dans le champ « Qté
retour » pour chaque pièce/produit, et ensuite cliquer sur « Valider ».
Si des questions ont été configurées pour la pièce, elles seront posées automatiquement
lors du retour de la pièce afin de retourner les bonnes quantités.
Gestionnaire des produits/pièces
La fenêtre du gestionnaires des produits/pièces est accessible via Rubriques /

Gestionnaires des produits/pièces / Gestionnaires des produits/pièces. Cette fenêtre
donne accès à des informations sur les transactions qui ont eu lieu pour des données
spécifiques.
Il est possible de rechercher parmi les informations suivantes :

N° Ordre de production
N° Réquisition
N° Produit
N° Pièce
N° Commande client
N° Commande fournisseur
N° Couleur
Choisir le critère de recherche voulu, et prendre bien soins de spécifier le numéro de

l’item en question. Cliquer ensuite sur le bouton « Rechercher ». La description de l’item
apparaîtra, et toutes les transactions reliées seront listées dans la partie inférieure de la
fenêtre.
Avec un double-clique sur un champ, la fenêtre reliée à celui-ci s’ouvre. Ainsi,

l’utilisateur à accès à toute l’information concernant un item en particulier.
INTERAL – Achats 236
Achats
Le cycle d’achat
Le logiciel INTERAL possède toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer un

cycle d’achat complet. Celui-ci commence par une réquisition, qui, après avoir été
approuvée, est transformée en commande fournisseur. Ensuite, l’utilisateur fait la
réception des items de la commande.
L’utilisateur peut aussi effectuer un appel d’offres avant de passer une commande pour
comparer les prix et la disponibilité de ses fournisseurs. Un appel d’offres peut être créé à
partir d’une réquisition.
Une fois que la réception de la commande a eu lieu, la facture associée à cet achat est
saisie et le paiement est enregistré dans le journal des paiements. Ceci complète donc le
cycle d’achat.
Dans ce module, chacune de ces étapes est décrite en détail. Cependant, les étapes ne sont
pas dépendantes les unes sur les autres. Par exemple, une facture peut être inscrite sans
qu’une commande y soit associée, et une commande peut être passée sans qu’un appel
d’offres ou une réquisition soit fait. La capacité de chaque utilisateur de créer ou de
compléter une ou l’autre des étapes dépendra des permissions et des limites
d’approbation qui lui sont accordées.
Réquisitions
Pour tout achat, que ce soit du matériel, des pièces, des frais et services ou des outils chez
un de vos fournisseurs, une commande doit être effectuée. Selon la structure interne de
votre compagnie et des permissions qui vous sont accordées en tant qu’utilisateur, les
items d’une commande doivent d’abord être requis. Les réquisitions servent à aviser les
acheteurs de votre compagnie qu’il manque ou manquera d’ici peu un ou des items pour
respecter votre inventaire, pour effectuer une maintenance, pour vendre à un client, ou
pour n’importe quelle raison occasionnant un achat.
Il est possible de créer les réquisitions de différentes façons, ce qui permet de s’ajuster
aux différents besoins de votre compagnie. Par exemple, en plus de la façon traditionnelle
avec le logiciel, INTERAL peut développer sur mesure une page web pour que vos
employés puissent effectuer une réquisition par Internet sans consommer de licences
additionnelles.
Pour visualiser, supprimer, éditer ou ajouter une réquisition, il faut tout d’abord ouvrir la
liste des réquisitions.

Rubriques / Réquisitions / Liste des réquisitions
La liste des réquisitions donne, sous forme de grille, les informations de base concernant
les réquisitions.
En-tête
Cliquer sur le bouton « Ajouter » et une fiche de réquisition vierge s’affiche. L’onglet
« En-tête » contient les informations nécessaires vous permettant de créer et de faire un
suivi efficace de vos réquisitions. Le champ « Nº Réquisition » est éditable et permet la
saisie d’un numéro unique. Un numéro séquentiel sera offert si le champ reste vide. Il est
recommandé d’utiliser les numéros séquentiels générés pour un suivi ordonné des
réquisitions.
Lorsqu’une réquisition doit être effectuée à une fréquence régulière, utiliser la case
« Récurrente » au haut de la fiche. Cette fonction, lorsqu’activée, ajoute un onglet qui
permet de configurer une occurrence permettant à l’utilisateur de ne pas avoir à refaire la
même réquisition de multiples fois. Voir la section « Récurrence » pour plus de détails.
La liste déroulante du champ « Nº Usine/Entrepôt » permet de choisir l’usine ou

l’entrepôt pour lequel a été créée la réquisition. Les champs « Contact » et « Nº
Référence externe » servent à saisir le nom de la personne contact chez le fournisseur et
le numéro de soumission du fournisseur ou tout autre numéro référant à la réquisition.
Le « requérant » est la personne pour laquelle la réquisition est créée. Ce champ contient
par défaut les informations de l’utilisateur qui crée la réquisition. Il est possible de
changer le requérant en tout temps avant l’approbation de la réquisition. Après
l’approbation, la réquisition devra être désapprouvée si un changement de requérant est
requis.
Le champ « Copie récurrente de » sert à identifier si la réquisition est une copie

récurrente d’une autre réquisition. Si c’est le cas, le numéro de la réquisition original sera
indiqué sous ce champ.
L’encadré « État » affiche si la réquisition est ouverte, approuvée, ou fermée ou en

attente d’approbation. L’encadré « Approbation » affiche le numéro de l’employé ayant
approuvé la réquisition ainsi que le grand total de celle-ci.
La section inférieure de l’onglet « En-tête » représente la liste des items en réquisition.

L’affichage de cette liste est conçu pour vous donner les informations de base servant à
identifier les items requis.
Fiche d’un item en réquisition
La fiche « Item d’une réquisition » est utilisée lors de l’ajout d’un nouvel item ou pour
obtenir les détails d’un item d’une réquisition.
Comme dans la majorité des listes du logiciel, double cliquez sur la ligne de l’item voulu
dans la liste des items de la réquisition et la fiche de cet item s’affiche incluant les détails
de ce dernier. Pour ajouter un nouvel item à la réquisition, cliquez simplement sur le
bouton « Ajouter » au haut de la fiche.
Il est possible d’identifier l’item comme étant une pièce ou un frais et service. En
identifiant l’item comme étant une pièce, seules les pièces saisies dans le système seront
disponibles à la sélection du champ « Nº Pièce ». L’option « Frais et service »
sélectionnée, les frais et services saisis dans le système seront disponibles à la sélection.
Pour en savoir plus sur la saisie les frais et services, consulter le module portant sur les
codes configurables.
L’Encadré « État » affiche dans quel état se trouve la réquisition.
La quantité requise doit être entrée sous le champ « Quantité ». Elle peut être saisie
directement ou à l’aide de la calculette disponible en cliquant sur le bouton du champ en
question. L’identification de l’unité d’achat de cet item est configurable sous le champ
« Unité ». Les codes de cette liste doivent être préalablement saisis. Pour en savoir plus
sur la saisie des codes d’unité, consulter le module portant sur les codes configurables.
Dans le champ « Nº Fournisseur », l’utilisateur peut choisir avec quel fournisseur il désire
faire la réquisition. Il n’est pas nécessaire d’ajouter immédiatement le fournisseur pour
chaque item de la réquisition pour pouvoir la sauvegarder, mais ceci doit être fait avant
qu’une réquisition ne puisse être transformée en commande. Les items ne doivent pas
obligatoirement tous provenir du même fournisseur. Les fournisseurs doivent être
préalablement saisis dans le système pour être accessibles dans ce menu. Si un
fournisseur est configuré dans l’onglet « Fournisseurs » de la fiche de la pièce, celui-ci
apparaîtra dans ce champ. Si plus d’un fournisseur est configuré, celui qui a priorité
apparaîtra. Si aucune priorité n’a été accordée, aucun fournisseur n’apparaîtra. Pour en
savoir plus sur la saisie des fournisseurs, consulter le module portant sur les fournisseurs.
Le prix unitaire est saisi sous le champ Prix / « Unité », le terme « unité » est remplacé
par le code d’unité sélectionné dans le champ Unité. L’information du champ Prix /
« unité » sera affichée automatiquement si l’item a déjà été commandé chez le
fournisseur choisi. Ce montant représente le dernier prix payé chez ce fournisseur pour
l’item en question. Cette valeur peut être corrigée si nécessaire.
Transactions
L’onglet « Transactions » comprend toutes les actions qui ont eu lieu pour la réquisition.
Par exemple, si elle a été approuvée, rejetée, mise en commande, etc., les dates et les
numéros de références apparaîtront ici. Ces informations sont en mode lecture seule, elles
ne pourront être modifiées.
Approbation d’une réquisition
Il est important de comprendre qu’une réquisition est une demande pour l’achat de
matériel, de pièces, des frais et services ou d’outils. Le responsable des achats associé au
requérant doit approuver la requête avant de transformer celle-ci en commande
Pour chaque employé, un supérieur d’approbation peut être associé. Cette configuration a
comme fonction de contrôler les commandes effectuées par les employés. Pour
configurer cette fonction, consulter la section « Approbation » dans le module Employés.
Il est possible de configurer des limites d’approbation par catégorie de pièce. Pour en
savoir davantage à ce sujet, consulter le module Employés.
Pour approuver, rejeter ou rediriger une réquisition ou une commande, on doit utiliser le
menu « Actions » qui se trouve à l’extrême droite de la barre de menu d’une fiche de
réquisition. Ce menu permet d’effectuer les différentes actions possibles de la fiche.
Menu « Actions » de la fiche d’une réquisition

 Pour approuver une réquisition, sélectionner « Approuver ».

 Pour rediriger une réquisition, sélectionner « Approuver / Rediriger ».
 Pour rejeter une réquisition, mais la faire suivre à quelqu’un d’autre pour son
approbation, sélectionner « Rejeter / Rediriger ».
 Pour rejeter complètement une réquisition, il faut cliquer sur le bouton
« Effacer ».
Si l’utilisateur excède sa limite d’approbation, le système lui demandera de choisir un

supérieur d’approbation. Si l’utilisateur choisit un employé qui n’a pas de limite
d’approbation de configurée, il aura un message qui lui dira de choisir un autre employé
pour assurer un bon suivi.
Note : Toutes les réquisitions doivent être approuvées, même celles qui ne dépassent pas
la limite d’approbation. Dans ce cas, la réquisition peut être approuvée par le requérant
lui-même ou par n’importe quel utilisateur ayant la permission d’approuver une
réquisition. Voir la section permission pour la vérification des permissions requises pour
effectuer des approbations.
Une réquisition ne sera plus éditable suite à son approbation. Pour toute modification, il
faudra désapprouver la réquisition à l’aide du menu « Actions », effectuer les
modifications requises et faire approuver de nouveau.
Transformer une réquisition en commande
Une fois qu’une réquisition a été approuvée, pour transformer la réquisition en

commande passer par Rubriques / Réquisitions / Transformer des réquisitions en
commandes. Une fenêtre contenant la liste des réquisitions apparaîtra. Il se peut que
certaines lignes de la grille apparaissent en rose, et d’autres seront blanches, mais écrites
en rouge. Seules les réquisitions dont la ligne est blanche et le texte noir peuvent être
transformées sans problème.
Pour ce faire, cliquer sur le signe « plus » (+) situé à la droite de la ligne de la ou les
réquisitions à transformer en commande. Les items de la réquisition apparaissent. Vous
pouvez soit tous les sélectionner ou seulement certains items. Il est possible de
transformer plusieurs réquisitions à la fois. Si l’utilisateur transforme (en même temps)
plusieurs réquisitions et que des items sur différentes réquisitions proviennent du même
fournisseur, les items seront regroupés sur une seule nouvelle commande chez ce
fournisseur. Les items ne s’ajouteront pas à des commandes existantes (approuvées ou
non) du même fournisseur, mais sur une nouvelle commande.
Une fois que toutes les réquisitions voulues sont choisies, cliquer sur le bouton
« Transformer » situé au haut de la liste. Le système vous demande si vous voulez bien
transformer les réquisitions sélectionnées en commandes. Cliquer sur « Oui ». Le filtre de
sélection de la grille apparaît et vous pouvez recommencer avec d’autres réquisitions.
Pour voir les commandes qui ont été générées, passer par Rubriques / Commandes
fournisseurs / Liste des commandes fournisseurs. Pour plus de détails à propos des
commandes fournisseurs, voir la section appropriée.
Ligne rose
Lorsque la ligne est rose, cela signifie que la réquisition est approuvée, mais que les
fournisseurs ne sont pas tous spécifiés. Pour transformer en commande une réquisition
dont la ligne apparaît en rose, double-cliquer sur la ligne pour ouvrir la réquisition.
Ensuite, attitrer un fournisseur aux items dont il n’existe pas de fournisseur attitré.
Note : Pour être en mesure d’attitrer un fournisseur une fois que la réquisition a été
approuvée, l’utilisateur doit être configuré comme étant un « Acheteur (chez
fournisseurs) » dans sa fiche d’employé. Sinon, le champ « fournisseur » apparaîtra en
gris et ne sera pas éditable. L’utilisateur doit avoir les permissions nécessaires pour
pouvoir modifier son statut d’« acheteur ».
Ligne écrite en rouge
Si la ligne n’apparaît pas en rose, mais que l’écriture est en rouge, cela veut dire que la
réquisition n’a pas encore été approuvée. Un utilisateur ayant les droits et la limite
d’approbation adéquate devra approuver la réquisition avant que celle-ci ne puisse être
transformée en commande. Voir la section « Approbation d’une réquisition » pour plus
de détails à ce sujet.
Ligne d’un item en gris
Si la ligne d’une réquisition est blanche, mais qu’une ou plusieurs items sur la réquisition
sont grises, c’est que ces lignes ont déjà été transformées en commande. Celles qui sont
blanches n’ont pas encore été transformés et peuvent être sélectionnées.
Appels d’offres
INTERAL a inclus un système d’appel d’offres dans son cycle d’achat pour permettre
aux acheteurs de comparer les prix et la disponibilité des items à commander.
Le module d’appel d’offres est accessible via Rubriques / Appels d’offres/Soumissions /

Appels d’offres.
Créer un appel d’offres
Pour ajouter un appel d’offres, cliquer sur « Ajouter » au haut de la liste. Une fenêtre
d’appel d’offres vierge s’ouvre. Inscrire un numéro de référence si désiré, et modifier les
informations inscrites par défaut si nécessaire. Le champ « Nº Appel d’offres » se
complétera automatiquement, à moins que l’utilisateur n’ait rentré un numéro. Il est
recommandé d’utiliser le numéro séquentiel qui sera généré automatiquement par le
système. Ensuite, cliquer sur « Sauver » pour pouvoir compléter le restant de l’appel
d’offres.
Cliquer sur le bouton « Ajouter » au haut de la fiche. Une fenêtre s’ouvre. L’utilisateur a
le choix d’ajouter une pièce, un frais et service, une réquisition ou un fournisseur.
Ajouter une pièce

Pour ajouter une pièce à un appel d’offres, cliquer sur le bouton « … » à côté de ce
champ. Le filtre de sélection permet de trier parmi les pièces afin de trouver plus
rapidement la pièce voulue. Une fois trouvée, cliquer sur le bouton « Ajouter ». La pièce
apparaît alors dans l’appel d’offres.
Ajouter un frais et service

Pour ajouter un frais et service à un appel d’offres, cliquer sur le bouton « … » à côté de
ce champ. Le filtre de sélection permet de trier parmi les frais et services afin de trouver
plus rapidement le frais et service voulu. Une fois trouvé, cliquer sur le bouton
« Ajouter ». Le frais et service apparaît alors dans l’appel d’offres.
Ajouter un fournisseur
Pour ajouter un fournisseur, cliquer sur le bouton « … » à côté de ce champ. Le filtre de

sélection permet de trier parmi les fournisseurs afin de trouver plus rapidement celui
voulu. Une fois trouvé, cliquer sur le bouton « Ajouter ». L’appel d’offres s’adressera
maintenant aussi à ces fournisseurs. S’il était déjà inclus dans l’appel d’offres, un
message vous l’indiquera.
Ajouter des items d’une réquisition
Pour ajouter les items d’une réquisition, cliquer sur le bouton « Items Réq » au haut de la
fiche. Une liste des réquisitions s’ouvre afin de permettre à l’utilisateur de sélectionner
une réquisition ou certains items d’une réquisition en cliquant sur le « + » à gauche de la
ligne. Lorsque la sélection est complète, cliquer sur le bouton « Ajouter » au haut de la
fenêtre. Fermer ensuite cette fenêtre. Les items de la réquisition apparaissent dans l’appel
d’offres.
Plusieurs pièces, frais et services, et fournisseurs peuvent être ajoutés à un seul appel
d’offres. Un bloc apparaît pour chaque fournisseur qui est configuré dans la fiche de la
pièce dans chaque pièce, ou qui a été ajouté manuellement. Cette boîte contient le prix
unitaire reçu (ce champ sera vide), le dernier prix (si disponible), la devise, la date du
dernier prix reçu ainsi que les cases à cocher « Appel d’offres » et « Commande ». Les
fournisseurs pour lesquels une priorité a été configurée dans la fiche de la pièce seront
affichés en caractère gras.
Choisir les fournisseurs dont on veut envoyer un appel d’offres en sélectionnant la case
« Appel d’offres » pour chaque fournisseur et chaque pièce/frais et service. Ne pas
oublier d’inscrire une quantité et une unité pour chaque pièce. Lorsque le tout est
complété, cliquer sur « Sauver ».
Envoyer un appel d’offres aux fournisseurs
Lorsque l’appel d’offres est prêt à être envoyé, cliquer sur « Aperçu » au haut de la fiche.
Un filtre de sélection s’ouvre. L’utilisateur peut choisir de sortir l’appel d’offres pour
tous les fournisseurs en même temps (Nº Fournisseur = Ne pas utiliser) ou bien
sélectionner le fournisseur voulu.
Le rapport « Appel d’offres / Call for Tenders » s’affiche. Le rapport contiendra une page
pour chaque fournisseur (ou plus selon le nombre d’items). Chaque page est prête à être
envoyée chez le fournisseur au moyen de votre choix.
Les appels d’offres peuvent aussi être télécopiés directement chez les fournisseurs. Pour
ce faire, vous devez avoir acheté l’utilitaire INTERAL Autoprint. Contactez votre
représentant INTERAL pour plus de détails à ce sujet en composant le 1-877-INTERAL.
Réponses à l’appel d’offres
Lorsque les fournisseurs auront répondu à l’appel d’offres, ouvrir la fiche de celle-ci et
cliquer sur le « + » à gauche de chaque item pour inscrire les réponses reçues dans le
champ « Prix unit. reçu ».
Le fait d’inscrire les prix reçus et de commander via l’appel d’offres met à jour
automatiquement le dernier prix payé et la date de la dernière commande dans la fiche de
la pièce.
Passer une commande à partir d’un appel d’offres
Lorsque les prix reçus sont entrés dans la fiche de l’appel d’offres et que l’utilisateur est
prêt à passer la ou les commandes, sélectionner la case à cocher « Commande » pour
chaque fournisseur et chaque pièce voulue. Il n’est pas nécessaire de commander tous les
items sur l’appel d’offres, et l’utilisateur peut commander la même pièce chez plus d’un
fournisseur. Une commande peut être passée chez un fournisseur à qui nous n’avons pas
coché la case « Appel d’offres », pourvu qu’il se trouve dans la fiche de la pièce.
Lorsque les cases appropriées sont cochées, cliquer sur « Sauver », et ensuite sur le
bouton « Actions » situé au haut de la fiche. Dans le menu qui apparaît, choisir
« Commander ». Un message vous indiquera que l’action est irréversible et qu’une
commande sera créée. Cliquer sur « oui ».
Les lignes des items dont une commande a été passée apparaîtront en blanc, et celles pour
les items dont aucune commande n’a été passée apparaîtront en jaune.
Les fiches des commandes sont disponibles dans Rubriques / Commandes fournisseurs /
Liste des commandes fournisseurs. Elles devront être complétées au besoin et
approuvées avant de pouvoir être envoyées chez les fournisseurs. Pour plus de détails à
ce sujet, voir la section « Commandes fournisseurs » qui suit.
Commandes fournisseurs
Les commandes fournisseurs peuvent être créées directement à partir de la liste des
commandes fournisseurs ou peuvent provenir soit d’appels d’offres ou de réquisitions.
La liste des commandes fournisseurs est accessible en passant par le menu

Rubriques / Commandes fournisseur / Liste des commandes fournisseurs.
Pour ajouter une nouvelle commande fournisseur, cliquez sur le bouton « Ajouter » et
une fiche de commande fournisseur vierge s’affiche. L’onglet « En-tête » contient les
informations nécessaires vous permettant de créer et de faire un suivi efficace de vos
commandes fournisseur. Le champ « Nº Commande » est éditable et permet la saisie d’un
numéro unique. Il est à noter qu’un numéro séquentiel sera offert si le champ reste vide.
Il est recommandé d’utiliser les numéros séquentiels suggérés pour un suivi ordonné des
commandes.
Lorsqu’une commande doit être effectuée à une fréquence régulière, la fonction

récurrente peut être cochée. Cette fonction, lorsqu’activée, ajoute un onglet qui permet de
configurer une occurrence permettant à l’utilisateur de ne pas avoir à refaire la même
commande de multiples fois. Voir la section « Récurrence » pour plus de détails.
Lors de la création de la commande, il est obligatoire de saisir à quel fournisseur la

commande s’adresse. Sélectionner le fournisseur voulu à partir de la liste déroulante du
champ « Nº Fournisseur ». Il est possible de changer le fournisseur d’une commande tant
et aussi longtemps qu’aucune réception n’a été effectuée sur la commande.
Les champs « Contact » et « Nº Référence externe » servent à saisir le nom de la

personne contact chez le fournisseur et le numéro de soumission du fournisseur ou tout
autre numéro référant à la commande.
Le « requérant » est la personne pour laquelle la commande est créée. Ce champ contient
par défaut les informations de l’utilisateur qui crée la commande ou la réquisition si la
commande provient d’une réquisition transformée en commande. Il est possible de

changer le requérant en tout temps avant l’approbation de la commande. Après
l’approbation, la commande devra être désapprouvée si un changement de requérant (ou
de toute autre information) est nécessaire.
L’utilisateur peut entrer une catégorie pour la commande dans le champ « Catégorie ». Le
texte qui sera inscrit ici apparaîtra dans une liste déroulante pour les prochaines
commandes, et la liste augmentera à chaque nouvelle entrée dans ce champ. Cette
information n’apparaîtra pas sur le bon de commande; elle est à titre informatif
seulement.
La case « Autorisation de déchargement » a été ajoutée à la fiche de la commande

fournisseur pour un développement futur au logiciel.
C’est dans le champ « Acheteur » que l’utilisateur inscrit le nom de l’acheteur pour la
commande. Choisir le nom parmi ceux qui se trouvent dans la liste déroulante. Seuls les
utilisateurs dont la case « Acheteur (chez fournisseurs) » est cochée dans leur fiche
d’employé seront affichés dans cette liste. Pour ajouter le nom d’un utilisateur dans cette
liste, on doit avoir la permission nécessaire pour modifier la fiche de l’employé afin
d’activer cette case.
L’encadré « État » affiche si la commande est ouverte, approuvée, fermée, ou en attente

d’approbation. L’encadré « Approbation » affiche le numéro de l’employé ayant
approuvé la commande ainsi que le grand total de celle-ci.
La section inférieure de l’onglet « En-tête » représente la liste des items en commande.

L’affichage de cette liste est conçu pour vous donner les informations de base servant à
identifier les items requis, la quantité requise et leurs prix.
Item d’une commande fournisseur
La fiche « Item d’une commande fournisseur » est utilisée lors de l’ajout d’un nouvel
item ou pour obtenir les détails d’un item d’une commande fournisseur.
Comme dans la majorité des listes du logiciel, double cliquer sur la ligne de l’item voulu
dans la liste des items de la commande fournisseur et la fiche de cet item s’affiche
incluant les détails de ce dernier. Pour ajouter un nouvel item à la réquisition, cliquez
simplement sur le bouton « Ajouter » au haut de la fiche.
Il est possible d’identifier l’item comme étant une pièce ou un frais et service. En
identifiant l’item comme étant une pièce, seules les pièces saisies dans le système seront
disponibles à la sélection du champ « Nº Pièce ». Le même principe s’applique pour
l’option « Frais et service ». Pour en savoir plus sur la saisie des frais et services,
consulter le module portant sur les codes configurables.
L’Encadré « État » affiche dans quel état est la commande.
La quantité requise doit être entrée sous le champ « Quantité ». L’identification de l’unité
d’achat de cet item est configurable sous le champ « Unité ». Les codes d’unité
disponible pour l’item seront affichés pour la sélection. Les codes de cette liste doivent
être préalablement saisis. Pour en savoir plus sur la saisie des codes d’unité, consulter le
module portant sur les codes configurables.
Les informations par rapport au fournisseur peuvent être entrées dans l’encadré
« Information provenant du fournisseur ». Si ces informations sont entrées, elles
apparaîtront sur le bon de commande pour le fournisseur au lieu des numéros et
descriptions provenant de votre liste des pièces. Sinon, ce sont vos informations qui
seront affichées. Si ces informations ont été configurées dans la fiche de la pièce sous
l’onglet « Fournisseurs » elles apparaîtront automatiquement.
Si une unité d’achat différente de l’unité de stockage a été configurée pour la pièce en
question, une fenêtre « Conversion d’unités » apparaîtra avec les questions qui doivent
être répondues avant de pouvoir continuer avec la commande. Les réponses à ces
questions sont obligatoires. Pour plus de renseignements à propos des unités d’achat, voir
le module portant sur les pièces et les produits.
Le « Prix / Unité » sera automatiquement affiché s’il a été configuré dans la fiche de la
pièce sous l’onglet « Fournisseurs ». Sinon, l’utilisateur doit l’entrer manuellement.
Le « Groupe de taxe » et le « Nº Poste Comptable » par défaut s’afficheront à la

sauvegarde si les champs sont restés vides.
De plus, l’utilisateur peut choisir la localisation par défaut pour la réception dans
l’encadré « Défaut pour réception ».
D’autres champs, tels que les dates « Requises », « Fournisseur », et « Révisée », ainsi
que les informations du manufacturier, le statut, et la priorité, entre autres, sont des
champs qui peuvent être remplis ou non selon vos normes. Certains d’entre eux
apparaîtront sur le bon de commande fournisseur, telle que la « Date requise ». Ce champ
permet aussi de généré le rapport « Liste des commandes fournisseur en retard »,
disponible sous Rapports / Commandes fournisseur.
L’utilisateur peut aussi spécifier un numéro de bon de travail si la pièce à commander est
pour un travail de maintenance en particulier. Si c’est le cas, un icône sera activé dans la
liste des bons de travail pour indiquer ceci. Voir le module « Maintenance » pour plus de
détails à ce sujet.
Frais divers
Cet onglet peut servir à ajouter d’autres frais, tels que le transport, les douanes, ou autres.
Les types de frais ne sont pas modifiables.
Adresse
L’onglet « Adresse » contient les adresses de facturation et d’expédition. L’usine/entrepôt

par défaut apparaîtra dans cet onglet, mais les adresses peuvent être modifiées si
nécessaire.
Coûts
L’onglet « Coûts » contient les détails pour les termes de paiement et les frais de
transport qui apparaîtront sur le bon de commande imprimé. L’onglet contient aussi les
détails des coûts (sous total et taxes).
Transactions
L’onglet « Transactions » contient les transactions qui ont eu lieu par rapport à cette
commande, comme, par exemple, la réception des pièces lorsqu’elle a eu lieu.
Approbation de la commande
Lorsque la commande est saisie, elle doit être approuvée avant d’être transmise au
fournisseur.
Les règles concernant l’approbation d’une commande fournisseur sont les mêmes qui
s’appliquent lors de l’approbation d’une réquisition. Pour les détails à ce sujet, voir la
section appropriée.
Réception d’une commande fournisseur
Lorsque les pièces/services ont été reçues du fournisseur, l’utilisateur doit en faire la
réception via Rubriques / Commandes fournisseur / Réception de commandes.
Évidemment, la commande doit avoir été approuvée avant qu’elle puisse être reçue.
Dans la fenêtre de réception de commandes, saisir le « Nº Commande » dans ce champ et

appuyer sur Tab pour activer le bouton « Charger ». Cliquer sur celui-ci. Il est aussi
possible d’acceder à cette fenêtre en passant par la commande fournisseur elle-même,
avec le bouton Actions / Recevoir la commande.
La commande sera affichée dans la partie du milieu de l’écran. Pour recevoir (ou annuler)
une ligne à la fois, cliquer sur cette ligne, et, dans la partie inférieure de la fenêtre,
remplir les informations concernant la réception de la pièce ou du service.
L’usine/entrepôt, le magasin et l’emplacement par défaut ou préalablement configurés
seront affichés, mais peuvent être changés si nécessaire. L’emplacement qui sera choisi
dans la fenêtre de réception de commande est très important car c’est l’inventaire de
celui-ci qui sera incrémenté. C’est pourquoi l’emplacement doit être le bon pour que
l’inventaire physique concorde.
Le champ « Nº Référence » peut servir à inscrire le numéro de bon de livraison du

fournisseur ou du transporteur. Le champ « Remarque » peut servir à entrer des notes
telles qu’un retard de livraison ou autres.
Dans l’encadré « Quantités », inscrire les quantités reçues ou annulées, ainsi que les
numéros de lots ou de série si nécessaire.
Note : Si la pièce à recevoir doit absolument avoir un numéro de série, la réception devra
être effectuée à l’unité (1 à la fois) et le champ « Nº Série » devra être complété.
Si l’item possède un numéro de lot, l’inscrire dans le champ « N° lot ».
Si une quantité doit être annulée, l’utilisateur peut entrer la raison de l’annulation dans le
champ prévu à cet effet.
Note : Si la pièce a une unité d’achat configurée, la réception devra tenir compte des
deux unités. La conversion sera indiquée dans le champ Qté/« Unité », et les 2 valeurs
devront être indiquées. Par exemple, si l’unité de stockage est « Ch » et l’unité d’achat est
« Boîte de 25 », lorsque la boîte est reçue, la quantité stockée sera de 25. Ces deux
quantités devront être inscrites lors de la réception de la pièce. Pour plus de
renseignements concernant les unités de commande, voir le module portant sur les pièces
et produits.
Pour recevoir plusieurs lignes en même temps, cliquer sur les cases « Sélection » à
gauche des lignes voulues. Ensuite, cliquer sur le bouton « Recevoir les items
sélectionnés ».
Pour recevoir tout les items en même temps, cliquer sur le bouton « Tous » afin de
sélectionner toutes les cases à cocher « Sélection », et ensuite cliquer sur le bouton
« Recevoir tous les items sélectionnés ».
Lorsque tous les items de la commande auront été reçus, la commande se transformera
automatique en commande inactive, tout dépendant de la configuration de votre système.
Si une commande fournisseur est toujours active, il est possible de faire des réceptions
négatives. Cependant, ceci n’est toutefois pas permis si la commande a été désactivée
automatiquement à la réception de tous ses items, ou manuellement par l’utilisateur.
Saisie des payables
La saisie des factures payables se fait à l’aide de la fenêtre « Saisie des payables »,
disponible sous Rubriques / Facturation / Saisie des payables. Cette fenêtre peut aussi être
accessible avec le menu « Actions » dans la fiche d’une commande fournisseur ouverte et
approuvée. Bien que ce soit plus laborieux, il est aussi possible d’entrer les détails
manuellement dans une facture payable (voir section suivante).
Pour utiliser cette fenêtre, l’utilisateur doit sélectionner sa commande fournisseur et

cliquer sur le bouton « Recherche » pour faire apparaître la liste des items sur cette
commande. Ensuite, il confirme ou modifie les détails de celle-ci (quantité, prix unitaire
et taxes), s’il y a lieu. Le numéro de la facture du fournisseur doit être saisie pour pouvoir
facturer celle-ci.
Si des items sont manquants sur la commande fournisseur, ils pourront être ajoutés dans
la fiche de la facture, si la case « Facturer » n’a pas été cochée lors de la saisi des
payables.
L’utilisateur a l’option de cocher la case « Facturer » en même temps que la saisie de la

facture, ce qui a pour effet de cocher cette case dans le détail de la facture payable en
même temps. Si un lien comptable existe pour cette fonctionnalité, le transfert se fera en
même temps.
Si des montants de taxes ne correspondent pas avec la facture du fournisseur, vous

pouvez les éditer à même cette fenêtre, dans chaque ligne de commande.
Pour sauvegarder la facture payable, clique sur le bouton « Facturer ».
Factures payables
Les factures reçues des fournisseurs peuvent être saisies à l’aide de la fenêtre de saisie
des payables (voir section précédente), ou manuellement dans la liste des payables. Pour
ce faire, passer par Rubriques / Facturation / Liste des payables.
Note : La saisie des payables peut être effectuée même si aucune commande n’a pas été
approuvée ou reçue.
Pour ajouter une facture, cliquer sur « Ajouter » au haut de la liste. Inscrire le numéro de
la facture provenant du fournisseur. Les champs « Nº Facture », « Nº Fournisseur »,
« Devise » et « Usine/Entrepôt » sont des champs obligatoires dans cette fenêtre. Le
champ Nº Commande n’est pas obligatoire, mais il est conseillé de l’utiliser afin de
faciliter les étapes qui suivront. Si la commande a été passée avec le logiciel INTERAL,
la choisir parmi la liste des commandes fournisseur.
Cliquer sur « Sauver » pour passer à la prochaine étape, qui consiste à entrer les détails de
la facture dans l’onglet « Détail ».
Cliquer sur « Ajouter » pour inscrire le premier item. Une fenêtre « Détail d’une facture »
s’ouvre. Si vous avez sélectionné la commande fournisseur correspondante dans la
première étape, vous pouvez choisir une des deux premières options dans cette fenêtre,
soit « Détail de commande » ou « Frais divers de la commande ». Sinon, seule l’option
« Autres » sera disponible.
Pour sélectionner un article sur la commande, choisir l’option « Détail de commande ».

Dans ce champ, cliquer sur la flèche pour pouvoir choisir parmi tous les détails qui se
trouvent sur cette commande fournisseur. La description, la quantité et le prix/unité
apparaîtront lorsque le détail aura été choisi. Ceux-ci peuvent être modifiés pour refléter
la facture officielle du fournisseur. Lorsque terminé, cliquer sur « Sauver », ou « Sauver
+ » pour ajouter un autre item. Répéter les étapes jusqu’à ce que tous les détails soient
présents sur la facture.
Si la commande n’a pas été saisie dans INTERAL, la facture peut quand même être saisie
en choisissant l’option « Autres ». Les détails devront être entrés manuellement. Cette
option peut aussi être choisie si le fournisseur facture un item qui n’était pas sur la
commande, par exemple des frais de transport, d’assurance, de douanes, etc.
Normalisation de commandes fournisseurs
La normalisation de commande fournisseur sert à mettre à jour la fiche de la pièce par

rapport à ce qui a réellement été facturé par le fournisseur.
Avant de pouvoir normaliser une commande, celle-ci doit avoir été entièrement reçue, et
sa facture doit avec été facturée dans le système (la case « facturé » doit être cochée),
avec un prix unitaire différent de ce qui a été commandé.
La fenêtre de normalisation des commandes fournisseurs est accessible sous le menu

Rubriques / Commandes fournisseurs / Normalisation des commandes. Les commandes à
normaliser, s’il y en a, apparaîtront dans cette fenêtre.
Simplement cocher la case « Normaliser » pour la ou les ligne(s) à normaliser, et cliquer

sur « Appliquer ».
En effectuant cette normalisation, la fiche de la pièce sera mise à jour automatiquement.

Le prix unitaire moyen sera ajusté et le dernier prix payé affiché sous l’onglet
« Fournisseurs » sera également mis à jour. Le montant sur la commande fournisseur
originale restera le même, et la valeur de la pièce en inventaire restera également la
même, donc le prix des pièces sur les bons de travail sera celui d’origine.
Journal des paiements
Pour enregistrer l’émission d’un chèque pour le paiement d’une facture fournisseur,
passer par Rubriques / Facturation / Journal des paiements.
Choisir le fournisseur à payer, et cliquer sur le bouton « Charger ». Inscrire le nº du

chèque qui a été émis et inscrire le montant payé pour chaque facture. Le montant total
sera indiqué dans la case grise au bas de la fenêtre. Lorsque le tout est exact, cliquer sur
« Sauver ».
Ceci complète le cycle d’achat dans le logiciel INTERAL.

Transactions
Les transactions effectuées dans le logiciel INTERAL peuvent être retracées à l’aide de
l’outil de recherche de transactions, accessible via Rubriques / Transactions / Recherche.
Le but de cet outil est de permettre aux utilisateurs de retrouver les transactions qui ont eu
lieu, ainsi que l’utilisateur qui les a effectuées. Par exemple, savoir si une sortie de pièce
a été effectuée, et par qui, à quelle date, etc.
Pour utiliser cet outil, il faut tout d’abord sélectionner les dates pour la période de
recherche. Ce sont les dates comptables qui sont utilisées.
Ensuite, choisir le produit ou la pièce concernée, si désiré. L’utilisateur peut aussi se

servir du numéro de commande pour effectuer la recherche. Les numéros de commande
disponibles sont les commandes client et les commandes fournisseur, mais pas les
commandes de type « récurrente ».
De plus, il est possible (et même recommandé dans certains cas) de spécifier le type de
transaction recherchée. Les choix possibles sont expliqués ci-dessous :
Type de transaction Description

Réception ( PO_IN ) Réception de commande fournisseur
Expédition ( EXPD_OUT ) Expédition de commande client

Annuler/Défaire une expédition Annuler/Défaire l’expédition d’une palette
( EXPD_IN ) d’une commande client

Bon de travail ( Retour ) ( BT_RET ) Retour de pièce sur bon de travail
Bon de travail ( Sortie ) ( BT_OUT ) Sortie de pièce sur bon de travail

Heures sur bon de travail (sous l’onglet
Bon de travail ( Heures ) ( BT_HOUR )
« Heures »)
Chang. poste comptable BT Changement du poste comptable dans un
( BT_MOD_ACC ) bon de travail
Mise en inventaire d’un ordre de
Ordre de production ( Entrée ) ( WO_IN )
production
Ordre de production ( Retour )
Retour de pièce sur ordre de production
( WO_RET )
Ordre de production ( Sortie ) ( WO_OUT ) Sortie de pièce sur ordre de production
Équipement ( Retour ) ( EQUIP_RET ) Retour de pièce sur équipement
Équipement ( Sortie ) ( EQUIP_OUT ) Sortie de pièce sur équipement
Transfert d’emplacement ( TRANS_SX) Transfert d’emplacement (Sortie de pièce)

Transaction suite à une prise d’inventaire
Inventaire physique ( INV_PHYS )
physique
Trans. manuelle comptable Transaction manuelle comptable
Norm. de commande ( NORM_ORDER ) Normalisation de commande fournisseur
Facturation ( BILLED ) Transaction de facturation

Réajust. valeur d’inventaire
Réajustement de la valeur d’inventaire
( INV_VALUE )
Transfert d’une commande client sur une
Transfert de palette ( EXPD_TRANS )
palette du bordereau d’expédition
Si aucun type de transaction n’est sélectionné, tous les types

seront recherchés. C’est pourquoi il est souvent préférable de
raffiner la recherche afin de restreindre le nombre de résultats
affichés.
Lorsque les critères de recherche ont été sélectionnés, cliquer sur « Recherche » pour
lancer la recherche de transactions. Les résultats s’affichent dans la grille du bas de
l’écran. Pour les transactions manuelles comptables, il est possible de cliquer sur le « + »
à gauche de la ligne de la transaction pour plus de détails. Les résultats sont en lecture
seule, ils ne peuvent être édités ni modifiés.
Cette grille contient plusieurs colonnes. Il est fort probable que certaines de ses colonnes
d’information ne vous seront pas utiles. Il est possible de faire disparaître les colonnes
que vous ne voulez pas voir et de rajouter certaines colonnes qui vous seraient plus utiles
d’afficher.
Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de votre souris sur n'importe quel en-tête de
colonne. Le menu contextuel suivant apparaît :
Sélectionner « Runtime Column Customization ». Une nouvelle fenêtre apparaît dans le

coin inférieur droit de la fenêtre.
Cette fenêtre contient les colonnes disponibles pour être ajoutées dans
la grille. Pour ajouter une colonne, simplement cliquer sur son nom et
glisser celle-ci à la place désirée dans la grille. Pour enlever une
colonne de la grille, cliquer sur son nom et la glisser dans la fenêtre « Customization ».
Lorsque la grille contient les colonnes désirées, il est possible de sauvegarder la

disposition telle quelle afin que les prochaines fois, la fenêtre des transactions affiche ces
colonnes. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Options », et choisir « Sauvegarder la
disposition ».
Pour d’autres astuces comme celle-ci, consulter le module « Trucs et astuces ».

INTERAL – Outils système 259
Outils système
INTERAL possède deux outils sous Rubriques/Outils système. L’un d’eux est utilisé pour
l’impression de codes-barres. L’autre outil, l’assistant de recherche, est expliqué dans un
autre module.
Assistant de code à barres
L’assistant de code à barres sert à imprimer des numéros d’items du système en codes-
barres sur des étiquettes.
Pour accéder à l’assistant de code à barres, cliquer sur Rubriques/Outils système/Assistant

de code à barres.
Cliquer sur « Suivant » pour commencer.

Ensuite, choisir le type d’item à imprimer par les choix offerts. Le type « personnalisé »
permet à l’utilisateur d’entrer manuellement le texte à convertir en code à barres.
Lorsque le choix est fait, cliquer sur « Suivant ».
Le filtre apparaîtra pour permettre à l’utilisateur de spécifier des critères de sélection.

Cliquer sur « OK » pour continuer. La liste (filtrée ou non) apparaît dans la partie gauche
de l’écran.
Choisir les items à imprimer en les sélectionnant en cliquant ensuite sur les flèches pour
les ajouter ou les retirer. Les flèches doubles ajoutent et retirent tous les items. Les items
ajoutés se retrouveront dans la grille du côté droit de la fenêtre.
Cliquer sur « Suivant » pour poursuivre.
Choisir le nombre de copie à imprimer de chaque item choisi, ainsi que le format du
papier étiquette à utiliser.
L’option « Zebra » réfère aux imprimantes à étiquettes de marque Zebra. Cette option est
vendue séparément. Veuillez contacter votre représentant INTERAL pour plus de détails.
Cliquer sur « Suivant » pour continuer.

Choisir la position de départ de la première étiquette à imprimer. Les autres étiquettes,

s’il y a lieu, suivront l’ordre de numérotation affiché.
Cliquer sur « Suivant » pour poursuivre.
La configuration de l’impression est maintenance terminée. Cliquer sur le bouton

« Terminer » pour visualiser le rapport à imprimer.
Cliquer sur « Print/Imprimer » pour faire apparaître la fenêtre d’impression vous

permettant de choisir l’imprimante voulue pour l’impression.
INTERAL – Approvisionnement sur Pocket PC 264
Approvisionnement sur PocketPC
L’application INTERAL Approvisionnement pour Pocket PC est optionnelle et doit être

acheté séparément. Veuillez vous référer à votre représentant INTERAL pour plus de
détails.
Se connecter à une base de données
Pour vous connecter à une base de données, commencez par démarrer INTERAL
Approvisionnement dans le Pocket PC.
Si vous vous connectez en mode Sécurité intégrée, inscrivez votre nom de domaine.
Sinon, simplement inscrire votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, et choisissez
votre serveur et votre base de données. Cliquez sur « ok » dans le coin supérieur droit de
l'écran.
Une fois connecté, vous vous retrouvez à la page d'accueil.

Vous aurez accès aux fonctionnalités suivantes :
Préparation d'expédition
Expédition
Réception de commandes fournisseurs
Sortie de pièce sur un équipement

Sortie de pièce sur un bon de travail
Sortie de pièce sur un ordre de production
Retour de pièce
Consultation de l'inventaire
Transfert d'emplacement
Prise d'inventaire physique (nécessite que l'inventaire soit fixé)
Réajustement d'inventaire physique
Préparation d'expédition
Pour accéder à la préparation d'expédition, simplement cliquez sur le lien « Préparation »

sous « Expédition » dans la page d'accueil. Cette étape est obligatoire avant de pouvoir
expédier avec le Pocket PC.
Ensuite, saisissez le numéro de commande ou le numéro de client. Lorsque vous voyez

cet icône vous pouvez vous servir de la recherche pour trouver la commande ou le
client désiré.
Dans le filtre, cliquez sur « Résultats » pour afficher la liste des commandes filtrées.
Une fois la commande saisie dans le champ « N° Commande », cliquez sur le « OK »

dans le coin supérieur droit.
Dans cette fenêtre, vous pouvez spécifier un modèle et une couleur pour chaque produit,
ou cliquer directement sur chaque ligne pour entrer la quantité et les détails.
En utilisant les onglets « Autres » et « Facturation », il est possible d'ajouter plus de

détails à la préparation d'expédition.
Cliquez sur « OK » pour terminer la préparation de l'expédition.

Expédition
Pour expédier la commande, à partir de la page d'accueil, cliquez sur « Expédition ».

Saisissez le numéro de la commande ou le numéro du client, ou utilisez la fonction de
recherche afin de trouver la commande à expédier. Cliquez ensuite sur « OK ».
Les palettes qui ont été préparées apparaîtront à

l'écran. Sélectionnez celle(s) que vous voulez
expédier. Il est nécessaire de préparer
l’expédition avant de pouvoir procéder (voir
section précédente).
Si vous devez spécifier un numéro de bordereau en particulier, créer la facture, spécifier

le ramassage par le client, ou choisir un entrepôt différent, vous devez aller à l'onglet
« Autres » avant de procéder à l'expédition.
Lorsque terminé, cliquez sur « OK », soit dans l'onglet « Items » ou dans l'onglet
« Autres » pour procéder avec l'expédition des palettes sélectionnées.
Réception de commandes fournisseurs
À partir de la page d'accueil, cliquez sur « Commandes fournisseurs », sous

« Réception ».
Ensuite, inscrivez le numéro de commande à recevoir, et cliquez sur « OK ».

Notez que la commande doit être approuvée pour pouvoir la recevoir par le biais du
Pocket PC.
Vous pouvez aussi vous servir des outils de recherche afin de retrouver la commande
fournisseur.
Dans la page de réception, cliquez sur un item pour entrer les détails de réception de
celui-ci.
Pour modifier l'usine, le magasin, l'emplacement ou la date comptable par défaut, ou pour
spécifier un numéro de référence ou une remarque, cliquez sur l'onglet « Réception ».
Lorsque vous cliquez sur « OK », la commande se

ferme automatiquement.
Il est aussi possible de recevoir tous les items sur une commande en même temps. Pour ce
faire, si vous devez modifier la date comptable, ou ajouter un numéro de référence ou une
remarque avant de recevoir automatiquement la commande, vous devez entrer ces
données dans l'onglet « Réception ».
Ensuite, simplement cliquez sur le menu « Actions » et sélectionnez « Recevoir tous les
items », et ce, à partir de la fenêtre principale de réception pour la commande :
Le système vous demandera si vous voulez automatiquement recevoir tous les items.
Cliquez sur « OK » pour procéder.
Sorties de pièces
Le module de sorties de pièces comporte 4 options : sur un équipement, un bon de travail

et un ordre de production, ainsi que le retour de pièce.
Équipement
Cliquez sur « Équipement », sous « Sortie de pièces ».

Entrez le numéro de pièce (ou utilisez l'outil de recherche pour le trouver), et cliquez sur
« OK ».
Choisissez l'emplacement où la pièce se trouve en cliquant sur celle-ci. Il est aussi

possible de définir des critères tels que le numéro de lot ou de série à utiliser, ou
rechercher par magasin/emplacement. Cliquez sur « OK ».
Spécifiez l'équipement de destination, la

composante (TAG) ainsi que la quantité utilisée.
Vous pouvez aussi inscrire un numéro de
référence et modifier le poste comptable et la date
comptable si désiré.
Ensuite, cliquez sur « OK » pour effectuer la sortie

de pièce.
Bon de travail
Cliquez sur « Bon de travail », sous « Sortie de pièces ».
Il est possible de sortir une pièce sur un bon de

travail, qu'elle soit déjà inscrite sur celui-ci ou
pas. Pour une pièce qui se trouve déjà sur le
bon de travail, cliquez sur celle-ci dans la liste
(ou inscrivez son numéro et la composante
dans la partie verte).
Pour ajoutez la pièce, cochez la case

« ajouter » et spécifiez le numéro de la pièce.
Cliquez sur « OK » et celle-ci apparaîtra dans
la liste.
Après avoir cliqué sur une pièce dans la liste, vous devrez spécifier les détails pour la
sortie de pièce (composante, quantité, numéro de référence si désiré, etc.).
Cliquez sur « OK » pour terminer cette sortie

de pièce et retourner à la liste afin d’en sortir
une autre si nécessaire.
Ordre de production
Cliquez sur « Ordre de production », sous « Sortie de pièces ».
Inscrivez le numéro de l'ordre de production (ou

recherchez le à l'aide de l'outil de recherche) pour
faire apparaître les pièces dans cet ordre.
Il est aussi possible d'ajouter ou de remplacer des

pièces/produits à partir du Pocket PC.
Pour simplement sortir une pièce, cliquez sur sa

ligne. La fenêtre suivante vous permettra de
spécifier un numéro de série ou de lot ou un
magasin/emplacement. Vous pouvez aussi
simplement cliquer sur la ligne d'inventaire à
utiliser. Ensuite, spécifiez la quantité utilisée
ainsi que les numéros de lot, référence et poste
comptable si nécessaire et la date comptable si
elle doit être modifiée.
L’option « Q. Restante » sert à préciser une quantité supplémentaire qui n’était pas
prévue à l’origine mais qui sera utilisée en plus de la quantité présentement utilisée.
Pour ajouter des pièces ou des produits, sélectionnez l’option « Ajouter », spécifiez le
numéro de la pièce ou du produit, et choisissez son emplacement. Ensuite, inscrivez la
quantité (et la quantité restante si nécessaire) ainsi que le numéro de lot/référence/poste
comptable et la date comptable si désiré. Cliquez sur « OK » pour procéder.
Pour remplacer des pièces ou des produits,

sélectionnez l’option « Remplacer », spécifiez
le numéro de la pièce ou du produit, et
choisissez la pièce ou le produit à remplacer.
Choisissez l’emplacement de la pièce ou du
produit de remplacement, et inscrivez la
quantité (ainsi que la quantité restante si
nécessaire) ainsi que le numéro de
lot/référence/poste comptable et la date
comptable si désiré. Cliquez sur « OK » pour
procéder.
Retour de pièce
Pour effectuer un retour de pièce, que ce soit pour un ordre de production, un bon de
travail ou un équipement, choisissez « Retour » sous « Sortie de pièces ».
Vous devez retourner la pièce (ou le produit) sur un ordre de production, un bon de
travail ou un équipement, selon la sortie de pièce.
Les options disponibles changeront en

fonction du type de retour de pièce choisi.
Dans chaque cas, il suffit de remplir les

champs appropriés et de cliquer sur « OK »
pour sauvegarder le retour.
Lorsque les pièces à retourner sont sélectionnées, cliquez sur « OK » pour spécifier
l’emplacement de destination ainsi que les détails pour la quantité à retourner.
Inventaire
Consultation
Cette fonctionnalité sert à consulter l’inventaire d’un

produit ou d’une pièce. Cliquez sur « Consultation »,
sous « Inventaire ».
Simplement entrer les informations voulues

(usine/magasin et/ou produit/pièce), et passer à l’onglet
« Inventaire » pour voir l’inventaire pour les critères
spécifiés.
Retournez à l’onglet « Filtre » pour modifier les critères de recherche, ou cliquez sur
« OK » pour retourner à l’accueil d’INTERAL Approvisionnement.
Transfert
Pour effectuer un transfert de pièce d’un emplacement à un autre, cliquez sur

« Transfert » sous « Inventaire ».
Choisissez la pièce à transférer, ainsi que l’usine et le magasin si désiré, et cliquez sur
« OK » pour voir l’inventaire à cet endroit.
Sélectionnez la ligne d’emplacement voulu pour ensuite spécifiez l’emplacement de

destination du transfert, ainsi que la quantité à transférer.
Cliquez sur « OK » pour finaliser la transaction.

Inventaire Physique
Pour effectuer une prise d’inventaire physique à partir de votre Pocket PC, l’inventaire
physique doit être fixé dans le logiciel INTERAL.
Spécifiez l’usine, le magasin et l’emplacement, le cas échéant, et passez à l’onglet

« Item » pour débuter la prise d’inventaire. Scannez les items et spécifiez la quantité.
Des détails à propos de l’item saisi se retrouve sous l’onglet « Information ».

Réajustement d’inventaire
Pour ajuster la quantité en inventaire pour seulement une pièce ou un produit, cliquez sur
« Réajustement d’inventaire », sous « Inventaire ».
Spécifiez l’emplacement de la pièce ou du produit, et ensuite passez à l’onglet « Item »

pour saisir l’item dont la quantité doit être ajusté.
Ensuite, simplement passez à l’onglet « Ajustement » pour saisir la nouvelle quantité, et

cliquez sur « OK » pour sauvegarder.
INTERAL – Clients 286
Clients
La liste des clients, que l’on peut retrouver dans le module « Entités Externes », contient
les fiches d’information des clients de votre entreprise. Celles-ci seront utilisées lors de
transactions de vente (commandes client, expédition, facturation, etc.). Pour ouvrir une
fiche client, il faut tout d’abord ouvrir la liste des clients.
Cette fenêtre est accessible via :

Rubrique / Entités externes / Clients.
Cette liste contient le numéro du client, son nom, son numéro de téléphone, le courriel de
la personne contact et la ville de facturation. Il est possible de trier la liste des clients par
ordre de numéro de client ou de nom, entre autres. Comme dans la plupart des listes dans
INTERAL, la liste des clients peut être filtrée pour afficher que les résultats voulus. Il est
aussi possible de filtrer les clients actifs ou inactifs ainsi que les clients prospects.
Détail
L’onglet « Détail » contient les informations générales permettant l’identification du

client. La bonne configuration de l’onglet détail est primordiale puisque certaines
informations telles que la « Marge de crédit », par exemple, affecteront directement
d’autres modules. Chaque client doit être identifié par un numéro unique pour faciliter la
gestion. Le numéro du client n’est pas généré automatiquement; il doit être saisi par
l’utilisateur. Il est recommandé d’utiliser une bonne nomenclature pour identifier vos
clients. Pour plus de détails à propos de la notion de nomenclature, voir cette section dans
le module « Application en général ».
Par défaut, la case « Actif » sera cochée pour un nouveau client. Elle peut être décochée
afin de conserver les informations du client lorsqu’il n’est plus considéré comme étant
actif. Il n’apparaîtra plus dans la liste des clients « normales » du module « Entités
Externes » ni dans les listes déroulantes des champs « client » dans d’autres modules (les
commandes client par exemple). Cette fonctionnalité est pratique puisque vous ne
pourrez effacer la fiche d’un client si celui-ci a été impliqué dans une opération telle
qu’une soumission, une commande client ou une facturation. Il faudra alors désactiver sa
fiche de client à l’aide de cette case à cocher.
Une fiche client peut aussi servir à identifier les prospects (clients potentiels) de votre
compagnie. Lorsque la case « Prospect » est cochée, le « client » n’apparaîtra plus dans la
liste des clients « normales ». Il faudra spécifier ce critère dans le filtre de sélection de la
liste pour voir les prospects. Ces « clients » apparaîtront dans les listes déroulantes du
champ « Client » d’une fiche de soumission, mais pas dans celle d’une commande client
ni de la facturation. Il faudra décocher la case « Prospect » dans la fiche du client pour
effectuer ces transactions.
Un client peut être associé à un représentant interne de votre compagnie, ce qui permet de
savoir qui est le principal contacte du client chez vous. Cette information est configurée
dans le champ « Représentant ». Pour que vos représentants apparaissent dans la liste
déroulante de ce champ, leur fiche d’employé respective doit indiquer leur statut de
représentant dans l’onglet « Détail » de la fiche (case à cocher).
Le champ « Date d’attribution » sert à indiquer la date et l’heure auxquelles le

représentant a été attribué au client. Ce champ a été conçu pour vous aider à gérer les
commissions de vos représentants.
Le champ « Territoire de vente » sert à indiquer le territoire de vente auquel le client

appartient. Il a été conçu pour la gestion de vos représentants de vente et de leurs
commissions.
Les champs « Nombre d’employés », « Chiffre d’affaire », et « Classe » servent à

compléter l’information à propos du client. Ces champs peuvent être saisis si les données
sont disponibles.
Les champs « Domaine d’activité », « Catégorie d’entreprise », « Sous-catégorie

d’entreprise » et « Liste de prix » sont à titre informatif également, mais ils sont reliés à
des listes de codes configurables qui doivent être préalablement complétées. Pour plus
d’information à ce sujet, voir la section touchant sur les codes configurables.
Une marge de crédit peut être accordée aux clients dans le champ « Marge de crédit ». Si
cette limite est dépassée lors d’une commande, un message d’avertissement s’affichera
expliquant que la limite de la marge de crédit a été dépassée. Cependant, ce message
apparaîtra seulement si, lors de l’installation, l’installateur a configuré cette option dans
votre base de données. Si ce n’est pas le cas et vous voulez voir ce message, veuillez
contacter notre département de support technique. Notez que ce message est à titre
informatif; la commande peut quand même être effectuée.
Le champ « Charge en cours » sert à déterminer le montant qui est présentement engagé
par ce client. Le chiffre qui apparaît à l’ouverture de la fenêtre correspond au montant
provenant du lien comptable, le cas échéant. Cliquer sur le « crochet » dans le champ
pour calculer le montant incluant celui provenant d’INTERAL.
Le bouton « Bloquer commande » sert à empêcher les commandes de ce client, peu

importe la marge de crédit octroyée à celui-ci. Donc, même si sa marge de crédit n’a pas
été dépassée, aucune commande client ne pourra être effectuée pour ce client tant que le
bouton « Bloquer commande » sera activé.
Le bouton « Afficher note lors de commande » sert à afficher ce qui est écrit dans
l’onglet « Notes » lorsqu’une commande est saisie pour ce client. Lorsque cette
fonctionnalité est activée, une fenêtre apparaît aussitôt que le client est saisi dans une
fenêtre de commande client. Notez qu’aucune fenêtre n’apparaîtra si l’onglet « Notes »
ne contient aucune information.
Contacts
Cet onglet sert à inscrire les coordonnées des contacts chez ce client. Un nombre illimité
de contacts peuvent être ajoutés à chaque fiche de client. Pour ajouter un contact, cliquer
sur le bouton « Ajouter » au haut de la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous
permettre d’ajouter les informations nécessaires.
Si une adresse de courriel est incluse dans la fiche du contact, vous pouvez cliquer sur le
bouton « Actions » et sélectionner « Envoyer un courriel » pour envoyer un courriel à ce
contact. Vous devez avoir un logiciel de courriel fonctionnel (tel que Microsoft Outlook)
installé à votre poste pour que cette fonctionnalité fonctionne.
Dans chaque fenêtre de contact client, les onglets « Notes », « Bloc Notes », « Fichiers
Attachés » et « Système » sont également disponibles.
Facturation
Cet onglet sert à inscrire l’adresse de facturation du client, ainsi que la langue de
correspondance de facturation. Lorsque la langue de correspondance est différente de
celle définie par défaut, certaines fonctionnalités du logiciel d’adapteront à celle-ci. C’est
le cas notamment pour la facturation. Si une pièce ou un produit a plusieurs langues
configurées sous l’onglet « Descriptions » de leur fiche de pièce ou du produit, la
description affichée sur la facture sera celle qui correspond à la langue indiquée dans
l’onglet « Facturation ».
Expéditions
Plusieurs adresses, appelées « Succursales », peuvent être configurées sous l’onglet

« Expéditions ». Ces adresses peuvent désigner les différents magasins, usines, entrepôts
ou portes de livraison chez le client. Les informations peuvent être entrées manuellement,
ou si l’adresse correspond à l’adresse de facturation, cliquer sur le bouton « Importer
l’adresse de facturation » pour copier l’adresse inscrite sous l’onglet « Facturation ». Si
désiré, vous pouvez choisir une succursale qui sera l’adresse d’expédition par défaut pour
toutes les expéditions en sélectionnant le bouton « Adresse par défaut ».
La langue et le groupe de taxe doivent être indiqués afin de pouvoir sauvegarder la fiche.
La langue inscrite dans cette fiche servira pour les bordereaux d’expédition dans le cas où
différentes descriptions sont inscrites sous l’onglet « Description » dans la fiche des
pièces ou des produits. Pour ce qui est du groupe de taxe, celui-ci déterminera quelles
taxes charger lors des expéditions à cette succursale. Noter que pour que ceci s’applique,
l’utilisateur doit choisir la succursale d’expédition avant d’ajouter les items sur la
commande.
Les champs « Transporteur » et « Nº de compte transporteur » sont à titre indicatif.
Les champs « Franco à bord » et « Instruction spéciale » sont aussi à titre indicatif, et
ceux-ci apparaîtront sur le bordereau de livraison et la facture, selon la configuration de
votre rapport.
Franco à bord : À partir de ce point, l'acheteur doit supporter tous les coûts et les risques
inhérents au transport de la marchandise jusqu'à la destination souhaitée. L'expression est
habituellement complétée par la désignation du lieu de livraison convenu. Dans le
commerce international, le vendeur s'oblige à placer la marchandise au lieu désigné par
l'acheteur. L'acheteur doit supporter tous les coûts et risques de perte de marchandise ou
de dommages causés à celle-ci à partir du point où la marchandise passe le lieu convenu.
Cette condition de livraison exige du vendeur qu'il dédouane la marchandise en vue de
l'exportation. Le terme franco transporteur (free carrier, en anglais) est un autre terme
pour designer ce concept. L'abréviation FAB suivie généralement du nom de
l’emplacement est utilisée dans les contrats commerciaux pour préciser les conditions
d'un prix convenu.
Escomptes
Les escomptes sont applicables sur les produits et les catégories de produits seulement.
L’utilisateur peut accorder un escompte à un client pour un ou plusieurs produits, ou pour
une catégorie de produits qui a été définie dans les codes configurables et attribué à un
produit dans sa fiche.
Pour ajouter un escompte à une fiche de client, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au
haut de la fenêtre. Choisir soit une catégorie de produits ou un produit en particulier.
Saisir ensuite l’escompte accordé dans le champ « Escompte 1 (%) ». Par exemple, pour
un escompte de 5%, saisir le chiffre 5 dans ce champ.
Il y a possibilité d’accorder jusqu’à 3 taux d’escompte pour un même produit. Ceux-ci

s’appliqueront un par-dessus l’autre. C'est-à-dire qu’après avoir appliqué le premier
escompte, le système appliquera le deuxième sur le solde, et ainsi de suite.
Par exemple, un client obtient un escompte de 10% puisqu’il achète en gros. Il obtient
aussi un escompte de 5% parce qu’il vient chercher le produit lui-même à l’usine, ce qui
évite les frais de transport et manutention, et finalement, il a droit à un escompte
supplémentaire de 2% puisqu’il règle ses factures dans les 15 jours. Voici un exemple de
calcul pour un produit comprenant ces 3 taux d’escompte :
Prix du produit : 100$

Esc. 1 : 10% 100.00$ - 10% = 90.00$
Esc. 2 : 5% 90.00$ - 5% = 85.50$
Esc. 3 : 2% 85.50$ - 2% = 83.79$
Prix pour ce client : 83.79$
Prix préférentiels
Des prix préférentiels peuvent être attribués au client pour les produits désignés sous cet
onglet. Pour ajouter un produit à prix préférentiel, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé
au haut de l’écran. Choisir ensuite le produit, l’unité et inscrire le prix à attribuer à ce
client pour ce produit. La date d’expiration est optionnelle.
Les prix inscrits ici seront ceux qui apparaîtront lors d’une commande client ainsi que sur
la facturation. Aucun escompte ne sera appliqué à un prix préférentiel.
Événements
L’onglet « Événement » est utilisé conjointement avec la liste des événements configurée
dans les codes configurables (Rubriques/Codes Configurables/Entités Externes/Codes des
événements de compagnie). Cette liste devrait inclure tous les types d’interactions et
d’événements possibles avec vos clients.
Sous l’onglet « Événements », vous pouvez suivre l’historique des événements du client.
Par exemple, votre politique corporative peut exiger que chaque contact avec le client,
téléphonique ou autre, soit inscrit dans cet onglet de manière à ce que tous les employés
puissent rapidement y avoir accès.
Pour ajouter un événement dans cet onglet, simplement cliquer sur le bouton « Ajouter »
situé au haut de la fenêtre. Ensuite, remplir les champs « Description » et « Type ». Le
nom du contact chez le client peut être saisi dans le champ « Contact ». La liste
déroulante de ce champ comprendra les noms des contacts configurés sous l’onglet
« Contact » de la fiche du client, ainsi que tous les autres noms qui ont été entrés
manuellement dans ce champ pour les autres événements survenus avec ce client.
Le champ « Prochain Rappel » sert à entrer une date prévue pour le prochain suivi qui est
cédulé pour ce client. Ce champ doit être utilisé avec l’événement de type « Rappel à
faire ». Pour voir la liste des rappels à effectuer, cliquer sur Rubriques / Entité Externes /
Rappel de clients. Voir la section appropriée pour plus de détails à ce sujet.
Dans la fenêtre des rappels, en cliquant sur une ligne de rappel, la fiche du client en
question s’ouvrira. Passer à l’onglet « Événements » et compléter la ligne en
sélectionnant « Rappel effectué » ou « Rappel annulé » et inscrire le nom du contact si
désiré.
Une panoplie de rapports peuvent être créés à partir de la liste des événements de vos
clients avec un logiciel de générateur de rapports tel qu’INTERAL Reports. Ces rapports
peuvent vous fournir des statistiques précieuses par rapport aux événements que vous
avez configurés. Pour plus de renseignements à propos de la création de rapports de tout
genre, contactez notre département de soutien technique.
Note : Ces événements peuvent être effacés de la liste par n’importe quel employé qui a
la permission de modifier une fiche de client. Si vous voulez que l’information soit
permanente dans le dossier du client, il serait préférable de les inclure sous l’onglet
« Bloc Notes », bien que cette fonctionnalité ne soit pas aussi complète que l’onglet
« Événements ».
Réponse aux questions
Cet onglet est aussi utilisé conjointement avec une liste de codes configurables, soit la
liste des questions aux entreprises (Rubriques/Codes Configurables/Entités
Externes/Codes des questions aux entreprises).
Pour ajouter une réponse à une question, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut
de la fenêtre.
Lors de conversations avec le client, l’utilisateur peut se servir de cet onglet pour codifier
les questions et réponses qui ont été échangées. Par exemple, pour un prospect,
l’utilisateur pourrait lui demander par quel moyen il a entendu parler de la compagnie.
Pour un client actuel, cet onglet pourrait servir de suivi pour la satisfaction à la clientèle.
Les questions doivent être préalablement établies dans les codes configurables, mais les
réponses peuvent être saisies directement dans le champ prévu à cet effet. Des notes
additionnelles peuvent aussi être ajoutées.
Ces données peuvent aussi servir pour la construction d’un rapport qui contiendrait les
informations voulues pour faire un suivi aux questions posées et aux réponses obtenues.
Préférences
Tous les champs qui se trouvent sous cet onglet font partie des codes configurables qui
doivent avoir été configurés préalablement.
C’est ici que sont configurées les préférences par rapport à ce client. Ce sont les
informations qui seront prises en compte « par défaut » lors de transactions. Les champs
obligatoires sont le poste comptable, la devise et le groupe de taxes. Notez que le groupe
de taxe peut être différent selon l’adresse d’expédition utilisée puisque ce dernier a
priorité.
Le terme de paiement apparaîtra sur les factures, et les frais de transport serviront lors de
l’expédition.
Appel de service
Cette fonctionnalité est utilisée par nos clients qui se servent des bons de travail de type
« Appel de service ». Elle est utilisée lorsque leurs clients appellent régulièrement et pour
le même type de travail, ou lorsque l’émetteur, le récepteur, et/ou l’équipement sont plus
souvent qu’autrement les mêmes.
Les informations saisies sous cet onglet seront inscrites par défaut lors de l’ouverture
d’un appel de service pour ce client. Cette fonctionnalité a pour but de diminuer le temps
de saisie pour un nouvel appel de service.
Prévision de vente
Une planification des ventes futures est possible grâce à cet onglet. Pouvant être utilisé
pour les clients prospect autant que les clients actifs de votre compagnie, ces informations
peuvent jouer un rôle important dans le plan de vente de votre compagnie.
Comptabilité
Cet onglet sert pour une raison très spécifique. Il a été conçu pour les compagnies qui
doivent faire affaire avec leurs compagnies sœurs, ou leur filiales, et qui veulent attribuer
les montants des ventes à des postes comptables autres que ceux configurés dans le
regroupement de catégorie normal du produit. Notez que cette fonctionnalité ne
fonctionne qu’avec les produits. Elle n’est pas disponible pour les pièces.
Ces compagnies soeur sont créées en tant que client dans le système et sont traitées
exactement comme des clients pour le cycle de vente. La différence se trouve dans
l’onglet « Comptabilité » de la fiche client.
Avant de pouvoir travailler avec cet onglet, vous devez créer des catégories qui serviront
dans le code configurable qui s’appel « Catégorie comptable », accessible via
Rubriques/Codes configurables/Produits/Pièces/Matériaux/Catégories comptables. De
plus, un regroupement de catégorie distinct doit être configuré pour déterminer les postes
comptables à utiliser dans ces cas d’exception.
Qui plus est, les fiches des produits concernés doivent aussi être configurées
correctement. Dans l’onglet « Détail » de la fiche du produit, le champ « Catégorie
comptable » doit être rempli avec une des catégories comptables que vous aurez
préalablement créées.
Finalement, nous retournons à notre onglet « Comptabilité » dans la fiche du client.

Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour ajouter une ligne. Choisir la catégorie de produit
que vous avez préalablement configurer dans la fiche du produit. Choisir ensuite un
regroupement de catégorie que vous aurez aussi préalablement configuré.
Il est important que la catégorie configurée dans la fiche du client soit la même que celle
configurée dans la fiche du produit. Sinon, le système utilisera le regroupement de
catégorie qui se trouve dans la fiche du produit ou de l’usine, le cas échéant.
Vous ne pourrez configurer deux fois la même catégorie comptable dans la fiche du
client, mais vous pouvez configurer plusieurs catégories comptables différentes.
Pour mieux comprendre le cheminement d’information concernant les catégories

comptables, voir le schéma à la fin de cette section.
Internet
Cet onglet sert à donner accès à certains sites Internet sécurisés de votre compagnie. Un
nom d’utilisateur, un mot de passe et une date d’expiration peuvent être configurés
gestion des accès.
Pour plus de détails concernant la configuration de cette fonction, contacter l’équipe de

support technique INTERAL.
Historique
L’historique des transactions effectuées pour ce client est disponible sous cet onglet. Les
résultats sont affichés par année, sous forme d’une liste. Sélectionner l’année désirée pour
la recherche et cliquer sur « Charger / Rafraîchir ». La liste des résultats contient, pour
chaque transaction, la date, la période (fiscale), le montant et le numéro de facture. Les
informations contenues dans cette liste ne sont pas éditables, seul le visionnement est
possible.
Statistiques
Les statistiques des transactions pour ce client sont disponibles sous cet onglet. Les
résultats peuvent être affichés sous forme graphique ou dans une liste. La période pour
laquelle les informations sont affichées peut être configurée sous l’onglet « Période ».
Une barre d’outils vous permet de manipuler le format d’affichage graphique. Les détails
de cette barre d’outils sont expliqués dans le chapitre « Indicateur de performances » du
module Maintenance. Les informations contenues dans cette liste ne sont pas éditables,
seul le visionnement est possible.
Rappel de clients
Le module de rappel de clients a été conçu pour faire un suivi des clients qui doivent être
rappelés. Avant d’utiliser ce module, un événement de rappel doit être configuré dans la
fiche du client. Voir la section appropriée pour plus d’information à propos des
événements. Lorsque l’événement est configuré, l’utilisateur peut accéder à la liste des
rappels de client en passant par Rubriques / Entités externes / Rappel de clients.
Par défaut, le filtre d’entrée contiendra l’événement « Rappel à faire » comme type
d’événement, et le numéro de l’utilisateur comme numéro d’employé. Il est toutefois
possible d’afficher les autres types d’événements et les évènements de d’autres employés
également en modifiant le filtre.
Les événements seront présentés sous différentes couleurs selon leur date de rappel
prévu. Les événements en rouge sont passés dus, ceux en orange sont pour la journée
même, les jaunes sont dans la semaine et les blancs sont à partir de la semaine prochaine.
Attention : Les boutons « Éditer », « Ajouter » et « Effacer » au haut de cette liste

référent à la fiche du client, et non à l’événement même. Il faut absolument passer par la
fiche du client pour éditer, ajouter ou effacer un événement dans cette liste.
Lorsqu’un rappel a été effectué, l’utilisateur peut cocher la case « Rappel effectué » dans
la fiche du client. Il peut y avoir accès par la liste de rappels en double-cliquant sur la
ligne du rappel. En cochant cette case sous l’onglet « Événements », la ligne de rappel
disparaîtra de la liste.
Onglet « Comptabilité » et les postes comptables
Error! Not a valid link.

INTERAL – Ventes 298
Cycle de ventes
Le logiciel INTERAL couvre le cycle complet des ventes, de la soumission à
l’encaissement des paiements. Ce module fera le tour du cycle de ventes.
Soumissions
Le module de soumission d’INTERAL est accessible via Rubriques / Appels

d’offres/Soumissions / Soumissions. Il permet d’offrir une soumission à un client ou à un
prospect qui est déjà créé dans le module des clients. Voir le module « Client » pour plus
de détails sur l’ajout de clients et de prospects.
À partir de la liste des soumissions, cliquer sur « Ajouter » pour ouvrir une nouvelle
soumission.
Une fois que la soumission est complète, cliquer sur « Aperçu » pour la visualiser, et sur
« Imprimer » pour faire sortir la soumission afin de la faire parvenir au client.
L’utilisateur peut aussi la faire parvenir par courriel si désiré. Voir la section « Actions »
pour plus de détails à ce sujet.
En-tête
Le champ « Nº Soumission » peut être laissé vide afin que le système génère un numéro
automatiquement. Choisir un client dans le champ « Nº Client » afin de pouvoir
sauvegarder la soumission et générer un numéro de soumission. Le champ « Nº Client »
est le seul champ obligatoire dans cette fenêtre. L’usine générale sera affichée par défaut
dans le champ « Usine/Entrepôt »
Les champs « Catégorie », « Contact », « Nº Référence externe » et « Représentant » sont

optionnels, mais permettent de personnaliser la soumission.
Le champ « Date d’ouverture » est à titre informatif, tandis que le champ « Date de
fermeture » sert à indiquer la date d’expiration de la soumission. Celle-ci sera imprimée
dans le coin supérieur droit de la soumission. La « Date comptable » se trouve à être la
date où la soumission a été créée.
Le champ « Probabilité d’obtenir la commande » sert à inscrire l’évaluation du

représentant sur la probabilité d’obtenir la commande sur une échelle de 0 à 5, 0 étant que
les probabilités sont nulles, et 5 étant que la commande est pratiquement assurée. La
« Date probable de fermeture » suit sensiblement ce même ordre d’idée : c’est la date où
le représentant estime que la vente sera conclue. Ces informations n’apparaissent pas sur
la soumission imprimée.
Pour ajouter un item sur la soumission, cliquer sur « Ajouter » au haut de la fiche. Une
nouvelle fenêtre s’ouvre afin de configurer l’item à ajouter.
La fenêtre d’ajout d’item offre la possibilité de choisir parmi 5 types d’items :
Produit (voir module « Produits »)

Pièce/Matériel (voir module « Pièces)
Kit (Jeu de pièces) (voir module « Produits »)
Frais et service (voir module « Code configurables »)
Évaluation (voir module « Évaluations »)
Les champs disponibles dans cette fenêtre changeront dynamiquement en fonction du

type d’item choisi, mais la base demeure sensiblement la même. L’utilisateur doit choisir
l’item voulu parmi ceux préalablement configurés dans leurs modules respectifs.
Pour un produit, l’utilisateur peut choisir le modèle et la couleur de celui-ci.
La ou les description(s) inscrite(s) dans la fiche de l’item apparaîtront dans leurs champs
respectifs en appuyant sur la touche « tab » de votre clavier. Par exemple, si une
description a été configurée sous l’onglet « Descriptions » de la fiche de l’item, celle-ci
apparaîtra dans le champ « Description d’expédition ». La description « interne »
apparaîtra dans les champs « Description interne » et « Description facturation ». Les
cases à cocher « suivre description interne » et « suivre description expédition » peuvent
être décochées pour pouvoir inscrire de nouvelles descriptions indépendantes. La

description « facturation » est celle qui apparaîtra sur la soumission à envoyer au client.
Ensuite, inscrire la quantité demandée et le prix unitaire pour cette quantité. Après avoir
inscrit une quantité et un prix, il est possible d’inscrire d’autres possibilités de quantités
et de prix unitaires en cliquant sur un des boutons situés à droite de la quantité et du
prix.
À l’aide de cette fonction, le représentant peut offrir des prix unitaires différents selon la
quantité. Le bouton « Calculer prix » sert à calculer le prix vendant pour les produits par
rapport au temps de mise en route et le temps d’opération pour cette quantité produite.
Cette fonction est disponible uniquement avec le module de gestion de la production.
Pour sauvegarder les prix, simplement cliquer en dehors de cette fenêtre.
Les champs « Groupe de taxe » et « Nº Poste comptable » sont remplis automatiquement

selon les préférences configurées dans la fiche du client. Les champs « Priorité » et
« Statut » sont à titre indicatif.
La date « Prévu » apparaîtra dans le champ « Date requise » sur la soumission. Les autres
dates sont à titre informatif.
Il est possible d’ajouter autant d’items que désirés sur l’en-tête de la soumission.
Frais divers
L’onglet « Frais divers » sert à inscrire d’autres frais qui ne sont pas inscrits ailleurs dans
la soumission, tel que des frais de douanes, de transport ou autres. Ces frais apparaîtront
séparément des autres items sur la soumission.
Pour ajouter un frais divers, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la fiche.
Remplir les champs nécessaires et cliquer sur « Sauver ». Il est possible d’ajouter autant
de frais divers que désiré sous cet onglet.
Adresse
Cet onglet contient les adresses d’expédition et de facturation du client, ainsi que ses
informations de livraison (F.A.B. et instructions spéciales). Toutes ces informations sont
importées de la fiche du client. L’adresse d’expédition qui apparaît est celle qui est
configurée comme « adresse par défaut » dans la fiche de la succursale. Si aucune
« adresse par défaut » n’est configurée dans la fiche du client, cette partie restera vide.
L’adresse de facturation est celle qui apparaîtra sur la soumission.
Note : Prendre le temps de bien vérifier ces informations, car celles-ci seront transférées
lors que la soumission sera transformée en commande et ensuite en bon de livraison et en
facture recevable. Pour éviter des erreurs plus tard, il vaut mieux s’assurer de l’exactitude
de ces informations dès le début, bien qu’elles peuvent être modifiées à n’importe quelle
étape.
Pour importer automatiquement les adresses contenues dans la fiche du client, cliquer sur
le bouton « M.a.j. » (mise à jour) au haut de la fiche. Le système vous demandera de
confirmer les adresses à remplacer.
Coûts
L’onglet « Coûts » a deux fonctions : Il permet de spécifier le terme de paiement et les

modalités des frais de transport, et il permet de visualiser le sous-total, les taxes
applicables et le grand total de la soumission. Il affiche aussi la devise qui est utilisée.
Celle-ci provient de la fiche du client.
Les termes de paiement et les frais de transport doivent être préalablement configurés
dans les codes configurables.
Menu Actions
Envoyer par courriel : Cette fonction permet à l’utilisateur de faire parvenir la

soumission à son client par courriel. En cliquant sur ce menu, une fenêtre s’ouvre avec
l’éditeur de courriel par défaut qui est installé sur l’ordinateur. Si aucun éditeur de
courriel n’est installé, le menu « Envoyer par courriel » ne fonctionnera pas.
Copier la soumission : Cette fonction permet de copier la soumission afin d’en créer une
identique. Lorsque l’utilisateur clique sur ce menu, une fenêtre demandant un numéro de
soumission apparaît. Cliquer sur « Ok » pour que le système en génère un
automatiquement. La nouvelle soumission s’ouvrira et sera prête à l’édition.
Transformer en commande : Cette fonction ouvre la fenêtre « Transformer une

soumission en commande ». Voir la section suivante pour plus de détails.
Transformer une soumission en commande
Lorsque le client est prêt à procéder avec la commande, le représentant peut soit accéder
à la soumission et utiliser le bouton Actions pour transformer la soumission en
commande, ou passer par Rubriques / Appels d’offres/Soumissions / Transformer une
soumission en commande.
Si l’utilisateur n’a pas passé par le bouton Actions de la fiche de soumission, il devra
choisir le numéro de la soumission et cliquer sur « Charger » avant de pouvoir procéder.
Choisir les items que le client désire commander et annuler les autres, si nécessaire. Si
plusieurs Qté/Prix ont été configurés dans la soumission, ils apparaîtront dans la fenêtre.
Laisser le champ « Nº Commande » vide pour que le système génère un numéro

automatiquement.
Lorsque tout est prêt, cliquer sur « Transformer ». La soumission se désactivera, mais
sera conservée en historique. La nouvelle commande client s’ouvrira pour édition. Voir la
section suivante pour plus de détails à son sujet.
Commandes clients
Les commandes clients peuvent être générées à partir d’une soumission, ou elles peuvent
être créées directement à partir de la liste des commandes client. Pour y accéder, passer
par Rubriques / Commandes clients / Liste des commandes clients.
Pour créer une nouvelle commande client, cliquer sur « Ajouter » au haut de la liste.
Si la commande provient d’une soumission, la majorité des informations nécessaires

seront déjà entrées dans la fiche. Il est toutefois possible de modifier ou d’ajouter des
items ou d’autres précisions, telles que le « Nº Référence externe » entre autres.
En-tête
Le champ « Nº Commande » peut être laissé vide afin que le système génère un numéro
automatiquement. Choisir un client dans le champ « Nº Client » afin de pouvoir
sauvegarder la commande et générer un numéro de commande. Le champ « Nº Client »
est le seul champ obligatoire dans cette fenêtre. L’usine générale sera affichée par défaut
dans le champ « Usine/Entrepôt »
La case à cocher « Récurrente » active la fonction de la commande récurrente. Voir le

module portant sur la récurrence pour plus de détails à ce sujet.
Les champs « Catégorie », « Contact », « Nº Référence externe » et « Représentant » sont

optionnels, mais permettent de personnaliser la commande. Le champ « Nº Référence
externe » apparaîtra sur le bon de livraison ainsi que la facture du client en tant que
numéro de commande du client.
Les champs « Date d’ouverture » et « Date de fermeture » sont à titre informatif. La

« Date comptable » se trouve à être la date où la commande a été créée.
Le champ « Copie récurrente de » sert à indiquer le numéro de la commande récurrente

originale. Voir le module portant sur la récurrence pour plus de détails à ce sujet. Le
champ « Nº Soumission » indique de quelle soumission la commande provient, si
applicable.
Avant d’ajouter des items sur la commande, vérifier l’exactitude des informations
contenues dans l’onglet « Adresse », incluant la succursale d’expédition et les langues de
correspondance. Ces informations seront prises en considération lors de l’ajout des items
de commande afin de déterminer les langues des descriptions selon ce qui a été configuré
dans la fiche de l’item. C’est pourquoi les informations contenues sous l’onglet
« Adresse » doivent être exactes avant d’ajouter les items de commande.
Il existe deux manières d’ajouter des items à une commande client.
Pour ajouter rapidement un item directement à la grille de la commande client, cliquer sur
le bouton « Ajouter ». Ceci permet d’ajouter seulement un produit ou un frais et service,
et ne permet pas de modifier sa description.
Pour ajouter un item sur la commande, cliquer sur « Ajouter + » au haut de la fiche. Une
nouvelle fenêtre s’ouvre afin de configurer l’item à ajouter.
La fenêtre d’ajout d’item offre la possibilité de choisir parmi 4 types d’items :
Produit (voir module « Produits »)

Pièce/Matériel (voir module « Pièces)
Kit (Jeu de pièces) (voir module « Produits »)
Frais et service (voir module « Code configurables »)
Les champs disponibles dans cette fenêtre changeront dynamiquement en fonction du

type d’item choisi, mais la base demeure sensiblement la même. L’utilisateur doit choisir
l’item voulu parmi ceux préalablement configurés dans leurs modules respectifs.
Pour un produit, l’utilisateur peut choisir le modèle et la couleur de celui-ci.
Les descriptions inscrites dans la fiche de l’item apparaîtront dans leur champ respectif, si
applicable, en appuyant sur la touche « tab » de votre clavier. Par exemple, si une
description a été configurée sous l’onglet « Descriptions » de la fiche de l’item, celle-ci
apparaîtra dans le champ « Description d’expédition ». La description « interne »
apparaîtra dans les champs « Description interne » et « Description facturation ». Les
cases à cocher « suivre description interne » et « suivre description expédition » peuvent
être décochées pour pouvoir inscrire de nouvelles descriptions indépendantes. La
description « facturation » est celle qui apparaîtra sur la facture à envoyer au client.
Ensuite, inscrire la quantité demandée et le prix unitaire pour cette quantité.
Les champs « Groupe de taxe » et « Nº Poste comptable » sont remplis automatiquement

selon les préférences configurées dans la fiche du client. Les champs « Priorité » et
« Statut » sont à titre indicatif.
La date « Livraison » apparaîtra dans le champ « Date requise » sur la commande. Les
autres dates sont à titre informatif.
Il est possible d’ajouter autant d’items que désirés sur l’en-tête de la commande.
Frais divers
L’onglet « Frais divers » sert à inscrire d’autres frais qui ne sont pas inscrits ailleurs dans
la commande, tel que des frais de douanes, de transport ou autres. Ces frais apparaîtront
séparément des autres items sur la commande.
Pour ajouter un frais divers, cliquer sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la fiche.
Remplir les champs nécessaires et cliquer sur « Sauver ». Il est possible d’ajouter autant
de frais divers que désiré sous cet onglet.
Adresse
Cet onglet contient les adresses d’expédition et de facturation du client, ainsi que ses
informations de livraison (F.A.B. et instructions spéciales). Toutes ces informations sont
importées de la fiche du client. L’adresse d’expédition qui apparaît est celle qui est
configurée comme « adresse par défaut » dans la fiche de la succursale. Si aucune
« adresse par défaut » n’est configurée dans la fiche du client, cette partie restera vide.
Les langues de correspondance sont importantes car elles détermineront les langues des
descriptions des items, si des descriptions différentes ont été configurées dans la fiche de
l’item.
L’adresse de facturation est celle qui apparaîtra sur la commande et sur la facture, tandis
que l’adresse d’expédition apparaîtra sur le bon de livraison.
Note : Prendre le temps de bien vérifier ces informations, car celles-ci seront transférées
en bon de livraison et en facture recevable. Pour éviter des erreurs plus tard, il vaut mieux
s’assurer de l’exactitude de ces informations dès le début, bien qu’elles peuvent être
modifiées à n’importe quelle étape.
Coûts
L’onglet « Coûts » a deux fonctions : Il permet de spécifier le terme de paiement et les

modalités des frais de transport, et il permet de visualiser le sous-total, les taxes
applicables et le grand total de la commande. Il affiche aussi la devise qui est utilisée.
Celle-ci provient de la fiche du client.
Les termes de paiement et les frais de transport doivent être préalablement configurés
dans les codes configurables.
Transactions
L’onglet « Transactions » affiche tout ce qui s’est produit en frais de transactions pour la
commande, ainsi que plusieurs détails reliés, tel que le numéro du bon de livraison dans
le cas d’une expédition, le numéro de la facture, les dates, et les utilisateurs qui ont
effectué les transactions.
Menu Actions
Envoyer par courriel : Cette fonction permet à l’utilisateur de faire parvenir la

commande à son client par courriel. En cliquant sur ce menu, une fenêtre s’ouvre avec
l’éditeur de courriel par défaut qui est installé sur l’ordinateur. Si aucun éditeur de
courriel n’est installé, le menu « Envoyer par courriel » ne fonctionnera pas.
Copier la commande : Cette fonction permet de copier la commande afin d’en créer une
identique. Lorsque l’utilisateur clique sur ce menu, une fenêtre demandant un numéro de
commande apparaît. Cliquer sur « Ok » pour que le système en génère un
automatiquement. La nouvelle commande s’ouvrira et sera prête à l’édition.
Dissocier de la soumission : En cliquant sur ce menu, un message apparaîtra :
Cliquer sur « Oui / Yes » pour continuer.
Préparer l’expédition : En cliquant sur ce menu, la fenêtre de « Préparation d’une

expédition » apparaîtra. Voir la section suivante pour plus de détails à son sujet.
Charger l’historique : Permet d’ajouter rapidement tous les items commandés par le
client dans les x derniers mois (nombre de mois configurable). Il s’agit ensuite de définir
les quantités de la commande. Si un item reste à une quantité de zéro, la ligne s’effacera
lors de la sauvegarde.
Enlever l’historique : Efface l’item sélectionnée de l’historique pour ce client.
Préparation d’une expédition
Lorsque la commande est prête à être expédiée chez le client, il faut préparer l’expédition
afin de créer la palette ou simplement le bon de livraison. L’utilisateur peut soit passer
par la commande client, en utilisant le bouton Actions et cliquer sur « Préparer
l’expédition », ou passer par Rubriques / Expédition de produits / Préparation d’une
expédition.
Lors de la préparation de l’expédition, il y a plus d’une façon de procéder, selon vos

besoins, vos politiques internes et l’ampleur des commandes à expédier. Il sera à
l’utilisateur à déterminer la meilleure façon de faire.
Le cycle complet consiste des étapes suivantes :
1. Préparation de l’expédition
2. Expédition de palette(s)
3. Bordereau d’expédition
1. À partir de la fenêtre de préparation de l’expédition, choisir le numéro de la

commande à expédier. Cliquer sur « Charger » pour faire apparaître les détails de
celle-ci.
Pour sauter l’étape de l’expédition de la palette, cocher la case « Créer

bordereau ». Ceci fera en sorte que lorsque l’expédition sera sauvegardée, le
bordereau d’expédition sera automatiquement créé. Ceci évite d’avoir à passer par
l’étape d’expédition de palette si celle-ci n’est pas nécessaire dans le
fonctionnement de votre entreprise.
Pour sauter l’étape de la préparation des recevables, si l’étape de l’expédition

de la palette a été sautée, cocher la case « Créer facture ». Ceci fera en sorte que
lorsque l’expédition sera sauvegardée, en plus de créer le bordereau d’expédition,
le système créera la facture automatiquement.
Ramassage par le client : Lorsque l’option « Créer facture » est activée, il est
possible de spécifier que le client viendra chercher sa commande directement à
l’usine ou à l’entrepôt. Cette option peut être développée sur demande pour des
besoins spécifiques (ex. enlever escompte sur le prix de vente lorsque cette case
est cochée). Pour plus de renseignements, veuillez contacter votre représentant
INTERAL.
Pour configurer une palette, remplir les champs compris dans cette section, qui se
trouve dans la partie supérieure droite de la fenêtre. Il est possible de configurer
plusieurs palettes pour une même commande. Une palette sera automatiquement
créée à chaque fois que des quantités seront entrées et que l’utilisateur cliquera
sur le bouton « Sauver », à moins que la case « Créer bordereau » ne soit cochée.
Ensuite, cliquer sur la ligne d’un item pour faire apparaître l’inventaire de celui-ci
dans le bas de la fenêtre. Choisir l’emplacement voulu et inscrire la quantité
expédiée dans le champ prévu à cet effet. Il est possible d’utiliser des items
provenant de plusieurs emplacements si désirés.
Lors de l’implantation, il est possible que votre système ait été configuré de
manière à ne pas tenir compte de l’emplacement dans l’inventaire. Dans ce cas,
inscrire la quantité au bout de la ligne même de la commande dans l’expédition.
Changer de ligne pour expédier les autres items de la commande si nécessaire.
Lorsque terminé, cliquer sur « Sauver » pour terminer l’expédition.
2. Expédition de palette(s)
Si le bordereau d’expédition n’a pas été automatiquement créé lors de la

préparation d’expédition, la ou les palettes doivent être expédiées pour générer le
bordereau d’expédition.
Pour avoir accès à la fenêtre d’expédition de palettes, passer par Rubriques /

Expédition de produits / Expédition de palettes.
Choisir le numéro du client ou le numéro de la commande et cliquer sur

« Charger » pour faire apparaître les palettes disponibles pour l’expédition.
Pour sauter l’étape de la préparation des recevables, cocher la case « Créer

facture ». Ceci fera en sorte que lorsque l’expédition de la palette sera
sauvegardée, en plus de créer le bordereau d’expédition, le système créera la
facture automatiquement.
Pour ajouter des palettes à l’expédition, cocher la case « Chargé » à gauche de la

ligne de celle-ci.
Les frais et services se retrouvent dans l’encadré en bas de la fenêtre. Cocher la

case « Chargé » à gauche de leur ligne pour les ajouter à l’expédition également.
Pour sauvegarder l’expédition de palettes et ainsi créer le bordereau d’expédition,

cliquer sur « Sauver ».
3. Bordereau d’expédition
Suite à l’expédition de palettes, ou à la préparation d’expédition si la case « Créer

bordereau » avait été cochée, un bon de livraison a été créé. Il se retrouve dans la
liste des bordereaux d’expédition, accessible via Rubriques / Expédition de
produits / Bordereaux d’expéditions. Il est impossible de créer un bordereau
d’expédition à partir de cette liste. L’utilisateur peut seulement éditer ou annuler
les bordereaux dans cette fenêtre.
Pour éditer un bordereau d’expédition, double-cliquer sur celui-ci dans la liste.
L’onglet « En-tête » permet d’ajouter des informations additionnelles sur l’envoi.

La majorité des champs contenus dans cet onglet sont à titre informatif. Les
champs « Usine/Entrepôt » et « Nº Employé » ont été importés de l’étape
d’expédition. Le bouton « Expédié » doit être activé lorsque l’expédition a eu
lieu. Lorsque celui-ci sera activé, le bordereau d’expédition n’apparaîtra plus dans
la liste des bordereaux lorsqu’elle est filtrée par défaut.
L’onglet « Détails » contient la liste des items expédiés. Cette liste est présentée
en listant les palettes. Cliquer sur le signe situé à gauche de la ligne de la
palette pour afficher les items contenus dans la palette ainsi que les quantités et
détails. Il est impossible d’ajouter ou d’enlever quoi que ce soit dans cet onglet.
L’onglet « Frais et services » contient la liste des frais et services expédiés. Il est
impossible d’ajouter ou d’enlever quoi que ce soit dans cet onglet.
L’onglet « Adresses » contient les adresses de facturation et d’expédition du

client. Celles-ci ont été importées de la fiche de la commande. Elles peuvent être
modifiées à partir de cet onglet, toutefois les adresses contenues dans la fiche de
la commande ne seront pas modifiées. Pour modifier l’adresse de facturation, le
bouton « Même que l’expédition » ne doit pas être coché. Cliquer sur « Sauver »
une fois terminé.
Deux rapports sont disponibles à l’impression pour le bordereau d’expédition, soit

le « Bordereau d’expédition » et le « Bon de livraison ». Ces rapports, ainsi que
tous les autres rapports inclus dans l’application, peuvent être modifiés avec l’aide
du logiciel INTERAL Reports. Contacter votre représentant INTERAL ou
l’équipe de soutient technique pour plus de détails à ce sujet.
Facturation
Suite à l’expédition, la commande doit être facturée. Si la facture a été créée à l’aide de la
case à cocher « Créer facture » dans une des étapes précédentes, ou si aucune commande
client n’a été créée, l’utilisateur peut passer directement à l’étape « Liste des
recevables ». Sinon, il doit continuer avec l’étape « Préparation des recevables ».
Préparation des recevables
La fenêtre de préparation des recevables est accessible via Rubriques / Facturation /

Préparation des recevables.
Dans le champ « Nº Commande », inscrire le numéro de la commande à facturer. Si

plusieurs numéros de bordereaux sont disponibles pour la commande choisie, il sera
possible d’en sélectionner un. Cliquer sur « Recherche ». Le numéro du client ainsi que
son nom s’afficheront dans leurs champs respectifs. Les items de la commande
s’afficheront dans la grille supérieure, et les frais divers s’afficheront dans la grille
inférieure.
Les quantités à facturer et les prix unitaires à facturer s’afficheront selon ce qui a été
expédié et selon les prix entrés dans la commande client. Ces valeurs peuvent être
modifiées à cette étape. Le champ « Prix facturé » de la grille « Frais divers » sera
également éditable afin que l’utilisateur puisse inscrire ou modifier le prix à facturer.
Il est possible de saisir les quantités et les prix en unité de stockage en cochant les cases
appropriées.
L’utilisateur peut cocher la case à cocher « Facturer » afin que la facture recevable soit
cochée « Facturé » en même temps qu’elle soit créée.
Lorsque terminé, cliquer sur « Facturer » pour créer la facture recevable. Continuer avec
l’étape suivante.
Liste des recevables
Les factures créées se retrouvent dans la liste des recevables, disponible sous Rubriques /
Facturation / Liste des recevables.
Il est possible de créer une facture sans avoir créé de commande client en cliquant sur le
bouton « Ajouter ». Les détails entrés de cette manière devront être entrés manuellement
à l’aide du détail de type « Autre ».
Pour visualiser une facture créée suite à une livraison de commande client, double-cliquer
sur celle-ci.
Dans l’onglet « En-tête », il est possible d’éditer les champs qui ne sont pas grisés. Pour
visualiser la facture, cliquer sur le bouton « Aperçu » situé au haut de la fenêtre. Pour
imprimer la facture, cliquer sur « Imprimer ». Le rapport peut être modifié à l’aide du
logiciel INTERAL Reports. Contacter votre représentant INTERAL ou l’équipe de
soutient technique pour plus de détails à ce sujet.
Sous l’onglet « Détails », il est possible d’ajouter des items additionnels ou de modifier
les détails existants.
L’onglet « Adresses » contient les adresses de facturation et d’expédition du client, qui

ont été importées de la commande. Ces adresses peuvent être modifiées si nécessaire.
L’onglet « Coûts » présente un résumé des coûts qui apparaissent sur la facture. Ces
données sont à titre informatif seulement. Pour modifier ces chiffres, l’utilisateur doit
modifier les items sous l’onglet « Détail ».
L’onglet « Encaissements » présente les encaissements qui ont eu lieu pour cette facture.
Ces informations sont destinées à être consultées seulement. Aucune modification ne peut
être apportée sous cet onglet.
Lorsque la facture est complète et qu’elle a été imprimée et transférée au système

comptable (s’il y a lieu), activer le bouton « Facturé » qui se trouve dans l’onglet « En-
tête ». Ceci aura pour effet de faire disparaître la facture de la liste des factures « à
facturer » (filtre par défaut). Pour voir les factures facturées, cocher la case « Facturer »
dans le filtre de la liste.
Notes de crédit, de débit et intérêts
Pour faire des notes de crédit, de débit et des factures de type Intérêts, il faut ajouter une
nouvelle facture à partir de la liste des recevables. Dans le champ « Type », choisir le
type voulu. Il est possible d’émettre une nouvelle facture recevable à partir d’une
commande en choisissant le numéro du client ainsi que son numéro de commande, et son
numéro de bordereau. Sous l’onglet « Détail », les détails de la commande seront
disponibles.
Si la commande originale n’est pas utilisée, seul l’item « Autres » sera disponible dans
l’onglet « Détails ». Ne pas inscrire de négatifs ni dans la quantité, ni dans le prix unitaire
de l’item.
Procéder comme pour une facture pour compléter.

Menu Actions
Facturer manuellement : Dans le cas où un lien comptable est utilisé, cette action
permet à l’utilisateur de « facturer » la facture sans que les données de celle-ci soient
transférées au système comptable. Ceci peut être utile lorsque les données de la facture
ont déjà été entrées dans le système comptable, cette action évite de transférer les
données inutilement.
Resynchroniser avec la comptabilité : Dans le cas où un lien comptable est utilisé, cette
action permet de renvoyer les données au système comptable, même si la facture est déjà
cochée « facturé ». Cette action est utile lorsque les données ont été effacées ou modifiées
par erreur dans la comptabilité.
Journal des encaissements
Le journal des paiements est disponible sous Rubriques / Facturation / Journal des
encaissements. Il permet d’entrer les données concernant les paiements reçus de la part
des clients.
Seules les factures « Facturées » apparaîtront dans le journal des paiements.

Commencer par choisir le numéro du client concerné. Cliquer sur « Charger » pour faire
apparaître la liste des factures dues pour ce client.
Inscrire le numéro du chèque reçu, ou le numéro de référence du dépôt direct dans le

champ « Nº Chèque ». Ce champ est obligatoire. Dans le cas où l’utilisateur encaisse une
facture et une note de crédit de montants égaux (aucun paiement reçu du client), inscrire
un numéro de référence ou la date du jour dans ce champ.
Le poste comptable et la date du jour s’inscriront par défaut. Toutefois, il est possible de
les modifier.
Inscrire le montant reçu pour chaque facture. Le total s’affichera dans le rectangle gris au
bas de cette colonne afin de vérifier l’exactitude du total des montants entrés.
Seules les notes de crédits peuvent être entrées en négatif dans le journal des
encaissements.
Lorsque terminé, cliquer sur « Sauver » pour enregistrer la transaction.
L’encaissement apparaîtra maintenant sous l’onglet « Encaissement » de la facture.

INTERAL – Gestion du temps 319
Gestion du temps
Le module de gestion du temps d’INTERAL permet une gestion complète des horaires de
travail et de compilation des heures payables. L’utilisateur pourra y créer des horaires
correspondant aux quarts de travail et aux équipes de l’entreprise, et ce, en fonction des
politiques salariales de l’entreprise. Le système procédera à l’enregistrement des
entrées/sorties ainsi que des exécutions de travail enregistrées par les employés par le
biais de stations d’acquisition de données et de lecture de codes à barres. Le système
facilitera l’ajustement des écarts présents entre les horaires, les enregistrements de temps
et les permissions préalablement autorisées par l’entreprise (absences et heures
supplémentaires).
Le principal extrant du module de gestion du temps est une compilation claire des heures
travaillées par chaque employé, laquelle est transmise au service de la paye afin d’assurer
l’exactitude de la rémunération du personnel.
Notez qu’il existe deux modes de gestion du temps disponible dans INTERAL. Si vous
n’avez pas les menus décrits à certains endroits, vérifiez s’il y a une section connexe suivi
de « (selon votre configuration) » afin de trouver la documentation selon votre situation.
Configuration des périodes de paie
Les périodes de paies doivent être configurées afin de pouvoir se servir du module de la
gestion du temps.
Les périodes de paie sont accessibles sous le menu Rubriques / Gestion du temps / Liste
des périodes de paie.
Il existe deux façons d’ajouter les périodes de paie. Pour les ajouter une à la fois, cliquer
sur le bouton « Ajouter » situé au haut de la liste. Vous aurez à déterminer l’année ainsi
que les dates de début et de fin de la période de paie.
Vous pouvez aussi créer toutes les périodes de paie pour l’année automatiquement avec
l’option « Création automatique des périodes de paie », disponible dans le menu
« Actions ».
Avec cette option, vous déterminez l’année, la date de début ainsi que le nombre de
périodes de paie par année, et vous cliquez sur le bouton « Visualiser » pour générer la
liste des périodes. Pour accepter la liste proposée, cliquer sur « Sauver ». Sinon, cliquer
sur « Annuler » pour recommencer ou pour créer les périodes manuellement.
Une fois les périodes de paie configurées, et l’option de gestion des banques de temps
établies, vous pouvez vous servir des banques de temps.
Liste des codes de paie
Afin d’utiliser le module de gestion du temps dans le but d’exporter les données vers un
logiciel comptable ou une application de traitement de la paie, il est impératif que cette
fenêtre, accessible sous Rubriques / Gestion du temps / Liste des codes de paie soit bien
configurée.
Les options suivantes peuvent être configurées :

- Taux
- Type de banque de temps
- Prime
- Absence/autre
Dans tous les cas, la colonne « Code de paie » doit être remplie avec votre code de paie
correspondant. Si aucun code de paie n’est inscrit, cette ligne n’apparaîtra pas dans la
fenêtre de la gestion du temps et présences.
La colonne « Exportable » tant qu’à elle, permet de spécifier si les informations liées à
cette ligne doivent être exportées vers le système de traitement de la paie.
Et finalement, la colonne « Ordonnancement » vous permet de spécifier l’ordre dans

laquelle les rangées vont apparaître dans la fenêtre de la gestion du temps et présences.
Taux
Permet de configurer les codes de paie par rapport au taux (temps simple, temps et demi,
temps double).
Type de banque de temps
Permet de configurer les codes de paie par rapport aux type de banques de temps
(vacances et autres). Comporte deux types de transactions : accumulable et payable. Les
transactions de type accumulable traitent les heures (banques de temps), tandis que les
transactions de type payable traitent le temps payable.
Prime
Permet de configurer les codes de paie par rapport aux primes qui ont été préalablement
configurées dans la liste des primes.
Absences/Autres
Permet de configurer les codes de paie par rapport aux absences qui ont été préalablement
configurées dans la liste des types d’absences.
Gestion des horaires de travail

Pour mettre en œuvre la gestion des horaires de travail, il faut d’abord créer les primes,
les horaires de travail et les équipes avant de pouvoir procéder.
Création des primes au travail
Les primes de travail sont des suppléments accordés aux employés au moment où ils se
sont enregistrés conformément à un quart de travail donné et pour le jour auxquels elles
s’appliquent. Il est également possible d’exiger un nombre d’heures supplémentaires ou
régulières avant qu’elles ne soient allouées par le système. Dans tous les cas, la personne
responsable de l’approbation des poinçons peut, si nécessaire, modifier les primes
accordées par le système, et même en ajouter. Accessible via le menu Rubriques / Gestion
du temps / Primes, la fenêtre permettant la saisie des primes est une grille éditable dans
laquelle on spécifie le nom de la prime, sa description, ainsi que le montant à allouer.
Création des départements et des classes salariales
Pour connaître la procédure à suivre pour la création des départements et des classes
salariales, référez vous à cette section dans le module des Employés.
Création des horaires
Accessible via le menu Rubriques / Gestion du temps / Horaires, la fenêtre de création

d’horaires permet de créer deux types d’horaires : les horaires journaliers et les horaires
hebdomadaires. L’utilisation d’un horaire journalier sera préconisée lorsqu’il est possible
de gérer le nombre total d’heures supplémentaires réalisées par un employé au terme
d’une période de travail d’un seul jour. À titre d’exemple, si un employé est payé en
temps supplémentaire dès qu’il excède un nombre d’heures données dans une journée,
alors on optera pour un horaire journalier.
Dans le cas contraire, s’il est nécessaire de connaître le nombre d’heures réalisées au
cours d’une semaine entière afin de déterminer le nombre d’heures supplémentaires
devant être versé à un employé, on doit utiliser un horaire hebdomadaire. Pour spécifier
quel type d’horaire que l’on créé, on utilise la case à cocher « Horaire hebdomadaire »
située dans l’onglet « Configuration » de cette fenêtre.
Dans les deux cas, il est important de définir les périodes de grâce accordées aux
employés lors de l’enregistrement de leurs entrées et sorties. Une période de grâce est
une période au cours de laquelle toute entrée ou sortie sera considérée comme ayant été
réalisée à l’heure standard. Les champs suivants du formulaire doivent être remplis afin
de paramétrer les périodes de grâce d’un horaire de travail.
À titre d’exemple, nous définirons chaque champ du premier onglet de cette fenêtre. Les
autres onglets fonctionnent de manière semblable.
Grâce avant : Plage de temps précédant l’heure d’entrée standard au cours de laquelle un
employé pourra enregistrer une entrée sans qu’une entrée en avance soit enregistrée et
que l’arrondi soit appliqué.
Grâce après : Plage de temps suivant l’heure d’entrée standard au cours de laquelle un
employé pourra enregistrer une entrée sans qu’un retard ne soit enregistré et que l’arrondi
ne soit appliqué.
Arrondir à : Période d’arrondissement utilisée en dehors des périodes de grâce. Ex : 5

minutes = multiple de 5 (16 h 50 min, 16 h 55 min)
Note : L’arrondi est toujours appliqué en faveur de l’employeur.

Voir la page d’exemples pour bien comprendre la logique derrière les périodes de grâce
et les arrondis.
Notez que vous devez aussi paramétrer ces données pour les périodes de pause qui
fonctionnent de la même manière que les entrées et sorties.
À la suite de ces paramétrisations, procéder à l’onglet « configuration » de la fenêtre de

création des horaires. La grille de saisie située au haut de la fenêtre permet la saisie des
heures normales de travail pour un quart donné. Chaque ligne permet d’inclure une heure
de dîner, laquelle sera payée ou non selon la case à cocher « dîner payé ».
Création d’un horaire journalier
Lorsque la case « horaire hebdomadaire » de l’onglet « Détail » est laissée libre, chaque
ligne au sein de la grille de saisie de l’horaire représente une journée d’un cycle minimal
de sept jours (sans y être limité). Les heures de début et de fin de chaque jour sont
indépendantes et peuvent différer d’un jour à un autre. De la même manière, il est
possible de déterminer, dans la grille de saisie des taux et des primes, une politique de
rémunération des heures supplémentaires qui diffère pour chacun des jours du cycle.
La saisie d’un horaire journalier s’effectue de la manière suivante :
 Dans l’onglet « Détail », entrer le nom de l’horaire, et déterminer les périodes de

grâce et les facteurs d’arrondissement.
 Dans l’onglet « Configuration », appuyer sur le bouton d’ajout d’une journée.

Chaque appui sur ce bouton créera une nouvelle journée qui copiera les heures de
début, de fin et la plage de dîner contenues au sein de la journée précédente. En
utilisant cette astuce, créer tous les jours de travail qui ont le même horaire.
 Il est possible de créer des jours de congé en saisissant les valeurs « 00:00:00 »
dans les champs de début et de fin pour une journée, ou en ne sélectionnant pas la
case « Régulier ».
 Lorsque les heures de début et de fin de chacun des jours du cycle sont
déterminées, il ne reste qu’à déterminer les modalités qui s’appliquent pour les
heures de dîner, ainsi que les heures supplémentaires et les règles d’attribution des
éventuelles primes de travail, et ce pour chaque jour configuré.
 Si les heures de dîner sont payées, cocher la case « Dîner payé » pour chaque jour
concerné.
 Pour un horaire journalier, le temps supplémentaire est calculé sur la base de

chaque jour. Toute heure excédant le nombre d’heures régulières est
automatiquement considérée par le système comme étant une heure
supplémentaire. Il est donc important de cocher la case « temps régulier » lorsque
la plage définie par les périodes de début et de fin d’un jour est considérée comme
étant du temps régulier.
 Suite à cette opération, il ne reste qu’à déterminer les modalités s’appliquant au

temps supplémentaire. Il existe 2 types de temps supplémentaire. Le premier type
correspond au taux qui s’appliquant aux heures supplémentaires réalisées lors
d’un jour férié et chômé. Il est indiqué dans la colonne « majoration » de chaque
ligne-jour de l’horaire.
 Le second type de temps supplémentaire, quant à lui, figure dans la grille Gestion
du temps supplémentaire, qui se trouve dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
Le contenu de cette grille se rapporte toujours au jour sélectionné. Ainsi, si la
politique de rémunération du temps supplémentaire est différente pour deux jours
distincts, le contenu de la grille différera lors de la sélection de chacun de ces
jours.
 La grille Gestion du temps supplémentaire permet de saisir non seulement un,

mais plusieurs taux applicables au temps supplémentaire, ainsi que la durée pour
laquelle ce taux est applicable. Par exemple, si les deux premières heures de
temps supplémentaire d’un jour sont rémunérées à temps et demi (1.5) et que les
heures subséquentes sont payables à temps double (2), alors l’entrée suivante
pourra être faite dans la grille :
Temps Taux Prime

(heures)
Nuit
2 1.5
1 2
 Le fonctionnement du système fait en sortes que le dernier taux est conservé

jusqu’à ce que commence la prochaine période de temps régulier. Ainsi, un
maximum de 24 heures peut être affecté à un jour de travail, ce qui limite le
nombre d’heures supplémentaires possible à 24 heures moins le nombre d’heures
régulières prévues à l’horaire.
 Finalement, il est également possible d’ajouter des primes à l’horaire. On peut

gérer les primes dans les lignes horaires dans la zone de gestion du temps
supplémentaire ou dans la zone de gestion des primes. Toute prime ajoutée à une
ligne de la grille de saisie de l’horaire sera accordée par le système dès qu’un
employé s’enregistrera au système sur la journée correspondante à cette ligne. Le
fait d’ajouter la prime à la grille Gestion du temps supplémentaire permet, tout
comme pour le temps supplémentaire, de spécifier un délai minimal en heures
supplémentaires, pour l’obtention de cette dernière. On peut enregistrer une prime
(en bas, à droite de l’écran) dans la zone de gestion des primes lorsqu’on désire
imposer un nombre minimal d’heures de travail avant d’accorder cette prime.
 Les colonnes « Prime avant » et « Prime après » permettent de configurer des

primes qui s’appliquent lorsque l’employé poinçonne plus tôt (prime avant) ou
quitte plus tard (prime après) que ses heures de travail normales.
Création d’un horaire hebdomadaire
Pour créer un horaire hebdomadaire:
Donner un nom à l’horaire et configurer les périodes de grâce et les arrondis.

Sous l’onglet « Configuration », configurer la première journée de l’horaire.
Celle-ci servira de modèle pour les autres journées dans l’horaire, à l’exception de
la prime. Les cases « Régulier » et « Dîner payé » devront aussi être cochées
manuellement. Ajouter ensuite 6 autres jours, sans les configurer immédiatement.
Sélectionner le bouton « Horaire hebdomadaire ». Un message vous indiquera que
les configurations des temps supplémentaires et les primes additionnelles seront
supprimées pour les jours 2 à 7. Cliquer sur « Oui ». Ceci ajoutera la colonne
« Cfg. Jour » dans l’onglet « Configuration », qui vous permettra de spécifier, en
cochant cette case, que la journée fait exception à l’horaire du 1e jour, vous
permettant de configurer d’autres taux et primes pour cette journée en utilisant les
grilles « Temps supplémentaire » et « Primes » au bas de l’écran.
Configurer les journées et sauvegarder. Notez que les heures de début et de fin
peuvent varier d’une journée à l’autre sans être obligé de sélectionner la case
« Cfg. Jour ». Celle-ci sert uniquement à configurer les taux supplémentaires et
primes additionnelles.
La case « Horaire variable » sert simplement à éviter les messages « Heures non
complétées » lorsqu’une journée contient des heures incomplètes.
Pour configurer une journée de congé, vous pouvez

sélectionner « Journée non travaillée » dans le menu
« Actions ». Ceci mettra le temps à 0 pour cette journée.
Création des équipes de travail
Accessible grâce au menu Rubriques / Gestion du temps / Équipes, la création des

équipes de travail est réalisée grâce à une grille éditable permettant de spécifier le nom de
chacune des équipes, ainsi que d’indiquer quel horaire sera attribué à chacune de celles-
ci. Il est également possible d’enregistrer une courte description afin de bien spécifier
leur raison d’être. Les équipes ont pour utilité de regrouper plusieurs employés, afin de
leur affecter en bloc un même horaire de travail. Cette technique est très appréciée
lorsqu’il s’agit de plusieurs centaines d’employés.
Planification des horaires
La fonctionnalité de planification des horaires a été développée pour améliorer la gestion

des horaires des employés. Ainsi, par cette interface, il est plus rapide de modifier des
horaires en quelques cliques seulement.
Cette interface est disponible sous Rubriques / Gestion du Temps / Planification des
horaires.
Par défaut, la planification des horaires présente l’horaire pour les 6 prochaines périodes
de paie. Il est toutefois possible de filtrer pour avoir une autre plage de temps, ou pour
obtenir des résultats plus précis (par département, superviseur, etc.). De plus, il est
possible de filtrer pour voir des semaines dans le passé. En filtrant ainsi, l’utilisateur ne
pourra pas modifier les données, mais il pourra voir l’historique.
L’utilisateur a accès à l’horaire et à la fiche de l’employé en faisant un click-droit sur un

horaire, ainsi qu’à la modification de l’horaire. En faisant un clique-droit sur l’entête (les
dates) ou sur un nom d’employé, l’utilisateur peut aller à une date précise ou à
aujourd’hui, et avoir accès à la fiche de l’employé.
Lorsque l’utilisateur met sa souris sur un horaire, l’infobulle qui apparaît affiche
l’horaire, la classe salariale ainsi que le nom du superviseur. À partir du menu Actions, il
est possible de choisir d’afficher la classe salariale ou le superviseur plutôt que l’horaire.
L’utilisateur peut modifier l’horaire d’un ou plusieurs employés/semaines en

sélectionnant la ou les cases appropriées (appuyer sur la touche « ctrl » pour faire une
multi-sélection). Ensuite, faire un clique droit et choisir « Modifier la planification », ou,
si seulement un employé/semaine a été sélectionné, faire un double-click.
Il est possible de modifier seulement les semaines sélectionnées, ou modifier les

semaines sélectionnées et les suivantes. Cette dernière option modifiera l’horaire dans la
fiche de l’employé, et créera des exceptions pour les semaines à venir jusqu’à la semaine
sélectionnée, tandis que la première option créera une exception à l’horaire pour la ou les
semaines sélectionnées.
Il est possible de modifier l’horaire, la classe salariale ainsi que le superviseur à l’aide de
cette fenêtre.
Cliquer sur OK pour appliquer les changements.
Autorisation préalable et enregistrement des

entrées/sorties
Le module d’entrée/sortie permet la collecte des heures d’entrée et de sortie des

employés. Ce sont ces enregistrements qui, une fois ajustés, permettront la compilation
du travail réalisé par chacun. Ces données seront ensuite transmises au module
comptable de génération de la paie.
Tout écart survenant entre l’horaire et la durée de travail de l’employé et n’ayant pas été
préalablement autorisé ressortira sous la forme d’un cas problème dans le module de
normalisation (ligne rouge) ou dans la fenêtre de la gestion des temps et présences (selon
votre configuration).
Saisie des motifs d’absence
Préalablement à l’activation des modules de captation d’entrées/sorties, il est important

de procéder à la saisie des motifs d’absence. Le responsable d’un employé donné devra
justifier le motif de l’absence de ce dernier lorsqu’une telle éventualité surviendra, soit
préalablement à son arrivée, ou suite à sa constatation.
La saisie des motifs d’absence est accessible grâce au menu Rubriques / Codes
configurables / Employés / Types d’absences/autres. Une liste configurable permettra
alors la saisie de ces derniers.
Enregistrement des entrées/sorties
Bien que les entrées/sorties puissent être générées manuellement, la majorité des
utilisateurs se servent un module automatisé de collecte de ces données (punch
électronique), lequel reporte ces dernières dans le module d’enregistrement. En mode
d’acquisition de données, il s’agit pour l’employé de sélectionner la touche configurée
« entrée d’un employé », puis de scanner le code à barres présent sur sa carte. Le
système enregistre alors l’heure en vigueur de l’entrée et la confirme en affichant un
message du type « Bonjour [Nom de l’employé] ». Le processus de sortie est semblable
à celui de l’entrée.
Indépendamment du mode de saisie utilisé, le module ajuste automatiquement les heures

d’entrée et de sortie en fonction des périodes de grâce saisies dans le détail de l’horaire
s’appliquant à l’employé. Selon les options configurées dans la structure du système, les
heures de dîner peuvent être ou ne pas être automatiquement insérées dans les
enregistrements d’entrée/sortie du système.
Saisie d’autorisations préalables
Supposons qu’au terme d’un jour (horaire journalier) ou d’une semaine (horaire
hebdomadaire), un employé a réalisé une heure supplémentaire. Comment sera-t-elle
traitée?
Premièrement, le système tentera de combler les heures d’absence avec les heures
supplémentaires accumulées. Lorsqu’une heure supplémentaire ou des heures
manquantes sont repérées dans le système, ce dernier vérifie si une configuration
d’heures supplémentaire correspondante a préalablement été générée.
Si tel est le cas, la période sera considérée comme conforme et rien ne sera intenté par le
système. Toutefois, si rien n’est mentionné à cet effet, l’enregistrement de l’employé
pour ce jour sera considéré comme étant non conforme et sera reporté dans la grille de
normalisation, afin de pouvoir être ajustée et validée par une personne dûment autorisée.
La saisie d’autorisations préalables au système (exemple : temps supplémentaire autorisé)

évite de résoudre, à la fin de la semaine, une longue liste d’ajustements et réduit donc le
délai de transfert des données relatives à la création de la paye au terme de la période de
travail. Il n’est pas requis d’attendre la fin de la semaine de travail pour reviser les
transactions conflictuelles. La section portant sur la gestion du temps et présences ou la
normalisation (selon votre configuration) fournira de plus amples détails à ce sujet.
Saisie d’absences préautorisées
La saisie préalable d’une absence peut être réalisée suivant les étapes suivantes :
 Dans le menu Rubriques / Gestion du temps / Absences/autres, accéder à la grille

des absences.
 Pour ajouter une absence, appuyer sur la touche « Ajouter » située au haut de la
fenêtre.
 Dans la colonne « Nº Employé », choisir l’employé concerné, choisir une date

dans la colonne « Date » et inscrivez un temps dans la colonne « Temps », puis,
dans la colonne « Raison », choisir le motif à la base de l’absence. La saisie des
motifs types est réalisée à partir du menu Rubriques / Codes configurables /
Raisons d’absence.
 Cocher la case pour accepter la ligne.
Saisie du temps supplémentaire autorisé (selon votre configuration)
Bien que fonctionnant de manière similaire, la saisie de périodes de temps

supplémentaire comporte de légères différences. La saisie d’une telle période peut être
réalisée suivant les étapes suivantes :
 Dans le menu Rubriques / Gestion du temps / Temps supplémentaire autorisé,

accéder à la grille des temps supplémentaires autorisés.
 Pour ajouter une plage de temps supplémentaire, appuyer sur la touche

« Ajouter » située au haut de la fenêtre.
 Comme pour la création d’une absence, un employé devra être choisi dans la
colonne « Nº Employé ». Toutefois, le temps supplémentaire peut être autorisé
sur une plage de temps donnée au lieu d’être systématiquement relié à un seul
jour. Ainsi, il est possible d’autoriser à l’avance une charge d’heures de temps
supplémentaire, mais à l’intérieur d’une plage circonscrite. Saisir le nombre
d’heures autorisées dans le champ « Temps », puis déterminer les périodes de
début et de fin de la plage à l’intérieur desquelles ces heures sont autorisées
(champs « Du » et « Au »).
 Valider l’entrée avec la touche .
Gestion du temps et présences
Selon votre configuration, veuillez vous référer à la section « Normalisation des heures
travaillées » si vous avez le menu « Normalisation » dans votre version de l’application.
La gestion du temps et présences est accessible via le menu Rubriques / Gestion du temps
/ Gestion du temps et présences. Cette fenêtre permet à la fois de préparer les données de
la paie pour la personne responsable des employés, et elle permet aussi de traiter la paie
et de l’exporter pour la personne responsable de la paie.
Ces deux fonctionnalités sont distinguées par les boutons « Détail » et « Paie » au haut de
la fenêtre.
Lorsque la fenêtre de gestion du temps s’ouvre, les données sont filtrées par défaut pour
afficher les entrées/sorties de la période de paie courante ainsi que l’usine par défaut. Il
est possible de filtrer davantage à l’aide du bouton « Filtrer » au haut de la fenêtre.
En mode « Détail », le superviseur vérifie et prépare les temps et présences avant que la
paie soit préparée.
Le superviseur peut double-cliquer sur une ligne afin de voir les détails de celle-ci avant
de cocher la case « Vérifié ».
À partir de cette fenêtre, il est possible pour le superviseur d’ajuster les heures, de
changer l’horaire, d’effacer des heures, d’ajouter des classes salariales, pauses,
exécutions, primes, absences et vacances.
Il est aussi possible pour le superviseur d’ajouter des notes qui seront affichées au
moment de la préparation de la paie (mode « Paie »).
Les lignes de couleur jaune sont un avertissement qu’il se trouve possiblement une erreur
au niveau des entrées/sorties.
Les lignes de couleur rouge signalent une erreur ou un poinçon incomplet ou manquant.
Les lignes de couleur bleu représentent les entrées/sorties qui contiennent plus d’une
entrée/sortie pour une même journée. Celles-ci doivent être combinées à l’aide du bouton
« Combiner » afin d’avoir une seule entrée/sortie pour la journée.
Lorsque les entrées/sorties de l’employé sont correctes, cocher la case « Vérifié ». Vous
pouvez passer à l’employé précédent/suivant à l’aide des boutons, ou fermer la fenêtre de
gestion du temps et présences.
Lorsque tous les entrées/sorties ont été vérifiées, elles peuvent soit être « préparées » en
mode « Détail » ou en mode « Paie », selon le fonctionnement de votre entreprise. Pour
passer en mode « Paie », cliquer sur le bouton « Paie » situé au haut de la fenêtre.
Ce mode a pour but de faire les derniers ajustements et vérifications avant d’exporter les
données vers le système de paie.
Double-cliquer sur une ligne pour voir les détails de celle-ci.
Les fiches de détail de la paie consistent à présenter les données qui serviront à préparer
la paie de l’employé. Ces données peuvent être ajustées, et des lignes supplémentaires
peuvent être ajoutées. Si des notes ont été inscrites en mode « Détail », elles apparaîtront
dans la fiche en mode « Paie » (notes de la semaine courante et de la semaine
précédente).
Lorsque la fiche est prête, cocher la case « Préparée » et passer à la fiche

précédente/suivant à l’aide des boutons, ou fermer la fenêtre.
Lorsque les données sont prêtes pour la paie, cliquer sur le bouton « Compléter » au haut
de la fenêtre du gestion du temps et présences. Lorsque la paie est « complétée », les
données ne peuvent plus être modifiées. Elles pourront être visibles en lecture seulement.
Pour exporter les données vers la paie, cliquer sur le menu Actions, et ensuite sur
« Exportation de la paie ». Cette option requiert les permissions appropriées, ainsi qu’une
configuration propre à chaque client.
Normalisation des heures travaillées (selon votre

configuration)
Si vous n’avez pas le menu « Normalisation » dans votre version, veuillez vous référer au
module « Gestion du temps et présences ».
La normalisation des horaires vise à uniformiser les heures travaillées et à valider les
exceptions inhérentes aux entrées et sorties des employés. Parmi ces exceptions, nous
retrouvons les absences, les retards (heures de travail incomplètes) et les heures
supplémentaires.
Le lancement de la normalisation peut être réalisé à l’aide du menu Rubriques / Gestion

du temps / Normalisation ou à l’aide du bouton correspondant dans la barre d’exploration
de la console. Lorsqu’on accède au module de normalisation, une fenêtre de filtration des
données apparaît. Cette dernière permet de sélectionner les entrées/sorties reliées à un
horaire ou un employé, par exemple, pour une période de temps déterminée. Cette
sélection ne peut être réalisée que pour un seul horaire à la fois.
Vous pouvez choisir de sélectionner parmi les horaires journaliers ou hebdomadaires.
La case à cocher « préparation de la semaine » permet de voir la liste des entrées/sorties

hors standard accumulées relativement à un horaire hebdomadaire, afin que l’utilisateur
puisse corriger ces dernières en cours de période (période non complétée), afin de
diminuer le nombre de dérogations à l’horaire. La sélection de l’option spéciale
« préparation de la semaine » bloque néanmoins la normalisation immédiate des
enregistrements, lesquels pourront être normalisés, à la fin de la période.
Afin d’être en mesure de procéder à la normalisation d’une semaine donnée pour un

horaire hebdomadaire, la semaine impliquée doit être entièrement terminée. En ce qui
concerne les horaires journaliers, il suffit que la période spécifiée dans la fenêtre de
filtration du module de normalisation soit antérieure à la journée actuelle pour pouvoir
lancer la normalisation. Il est possible d’accéder à la fenêtre de modification au cours du
dernier jour de la période spécifiée, sans que la normalisation ne soit cependant possible.
Une fois la fenêtre de filtration complétée et lancée, les enregistrements des durées de
travail des employés apparaissent au sein de la grille de normalisation. Comme dans la
majorité des grilles d’INTERAL, un double-clic sur une ligne conduit à l’ouverture d’une
fiche de détail. Seuls les enregistrements d’entrée/sortie non conformes aux normes
dictées par le quart de travail en vigueur dans la fiche de l’employé apparaîtront dans la
liste. Tout enregistrement d’entrée/sortie hors-norme, mais préautorisé apparaîtra en
blanc dans la grille, avec un crochet vert à sa gauche. Tout enregistrement d’entrée/sortie
en violation avec l’horaire et les préautorisations sera affiché en rouge.
Lorsqu’un employé est signalé comme étant absent par erreur (poinçon oublié par
l’employé, par exemple), l’utilisateur peut faire un clique droit sur sa ligne et
choisir « Présent » dans le menu contextuel. Le poinçon contiendra alors les heures
prévues à son horaire.
Note : Vous verrez apparaître des lignes grisées si la fiche d’un employé est verrouillée
par un autre utilisateur. Il sera nécessaire que ce dernier quitte cette fiche si vous
souhaitez apporter des modifications à l’une de ces lignes.
Pour savoir quel poste de travail verrouille une fiche, entrer

dans cette fiche et rendez-vous dans l’onglet « Système ». Le
nom du poste de travail verrouillant la fiche sera inscrit dans le
champ « poste de travail » de la zone « verrouillage » située en
bas à gauche de l’interface.
Les heures normalisées pourront ensuite être transmises au personnel de la paie, lequel se
retrouvera avec des données claires et bien déterminées lui permettant de réaliser
rapidement et aisément son travail.
Note : Toute période d’entrée/sortie de moins d’une minute ne pourra être ajustée. Elle
devra ainsi être soit détruite, soit ajustée manuellement à une durée minimale d’une
minute.
Afin de pouvoir compléter une normalisation, l’utilisateur doit se trouver dans la situation
suivante :
 La date courante de l’ordinateur doit être supérieure à la date de fin de la période

choisie.
 La périodicité choisie (jour, semaine) doit être compatible avec le type d’horaire
choisi.
Dénormalisation
La dénormalisation est une opération à éviter dans la mesure du possible, car elle pourrait
entraîner des implications néfastes.
Lorsque la dénormalisation s’avère absolument nécessaire, il est préférable de la réaliser

en respectant les étapes suivantes :
 Sélectionner le menu Rubriques / Gestion du temps / Dénormaliser
 Dans la fiche, sélectionner la période d’application de la dénormalisation, et

l’employé ou l’horaire à dénormaliser.
 Au haut de la fiche, sélectionner le bouton de dénormalisation.
Note : Lorsque vous dénormalisez, il est important de toujours garder à l’esprit le fait que
la normalisation est toujours réalisée en fonction des données qui sont en place dans le
système au moment où la normalisation est appliquée. Il importe donc de s’assurer que
les informations présentes dans le système (horaires dans la fiche de l’employé, congés
fériés, configuration des horaires) sont compatibles avec la période que vous êtes en train
de normaliser, particulièrement s’il s’agit d’une période passée. Par exemple, y a-t-il eu
ajout de primes dans les horaires suite à cette période? L’horaire a-t-il été modifié?
Restrictions de stations
Dans le module de gestion du temps d’INTERAL, il est possible de limiter les

entrées/sorties des employés en configurant des restrictions à chaque station ou aux
portes d’accès.
Pour ce faire, les stations/portes doivent préalablement être configurées sous

Rubriques/Gestion du temps/Liste des stations d’acquisition .
Simplement ajouter les stations ou les portes contrôlées en cliquant sur le bouton
« Ajouter » au haut de la fenêtre et entrer l’adresse IP ainsi qu’une courte description de
la station ou la porte (localisation). Cliquer sur « Sauver » pour sauvegarder
l’information.
Une fois que toutes les stations et/ou les portes ont été entrées, il faut maintenant
configurer les restrictions.
Notez que tant qu’aucune restriction n’a été configurée, tous les employés ont accès à
toutes les stations et/ou à toutes les portes.
Les restrictions peuvent être configurées sous Rubriques/Gestion du temps/Restrictions

des stations d’acquisition.
Cliquer sur « Ajouter » pour ajouter une restriction. Choisissez une station/porte parmi la
liste déjà configurée. Ensuite, choisissez un département, un horaire, ou un employé
parmi ceux qui sont déjà configurés dans le système. Plusieurs
départements/horaires/employés différents peuvent être configurés pour la même
station/porte en cliquant sur « Ajouter » pour ajouter une nouvelle ligne.
Seuls les employés sélectionnés ou ceux appartenant aux départements/horaires

sélectionnés auront le droit d’utiliser la station ou la porte configurée.
Exemples – Périodes de grâce et arrondis
L’horaire « Jour A » pour l’entreprise ABC est de 8 h à 17 h. Voici les paramètres de cet
horaire :
Grâce avant (entrée) : 10 minutes

Arrondi : 10 minutes
Grâce après (entrée) : 5 minutes
Arrondi : 5 minutes
Grâce avant (sortie) : 3 minutes

Arrondi : 2 minutes
Grâce après (sortie) : 10 minutes
Arrondi : 5 minutes
M. Beaudoin signale son entrée à 7 h 54 min et sa sortie à 16 h 58 min.
Voici la logique de ce qui arrivera :
Étant donné que la période de grâce à l’entrée débute à 7 h 50 min, l’entrée se situe à
l’intérieur de cette période, donc le système considérera que M. Beaudoin est rentré à 8 h.
Pour sa sortie, encore une fois M. Beaudoin tombe dans la période de grâce qui débute à
16 h 57 min.
Dans cet exemple, M. Beaudoin est payé comme s’il était entré à 8 h et sorti à 17 h, et ce,
même s’il a travaillé 8 minutes de moins dans sa journée.
Sur le même horaire, Mme Sauvageau signale son entrée à 7 h 46 min et sa sortie à 17 h
13 min.
La période de grâce débute à 7 h 50 min, donc l’entrée est en dehors de cette période. À
ce moment, nous nous servons de l’arrondi pour savoir ce qui va se produire. Souvenez-
vous que l’arrondi s’applique toujours en faveur de l’employeur. Donc, à partir de 7 h 46
min, nous arrondissons au prochain multiple de 5 qui est 7 h 50 min. Étant donné que 7 h
50 min tombe dans la période de grâce, Mme Sauvageau sera payée comme si elle était
entrée à 8 h.
À sa sortie, elle tombe encore une fois en dehors de la période de grâce. Avec l’arrondi,
nous tombons de 17 h 13 min à 17 h 10 min (en faveur de l’employeur). Encore une fois,
l’arrondi fait en sorte qu’elle soit payée jusqu’à 17 h. Donc, même si elle a travaillé 27
minutes de plus que l’horaire prévu, elle est payée de 8 h à 17 h.
Encore sur le même horaire, M. Leblanc entre à 8 h 19 min et sort à 16 h 51 min.

Sur son entrée, M. Leblanc est en retard de 19 minutes, donc en dehors de la période de
grâce. Nous arrondissons à 8 h 20 min. Dans ce cas, nous sommes toujours en dehors de
la période de grâce. Donc, l’employé sera payé qu’à partir de 8 h 20 min. Lors de la
normalisation, sa ligne de temps apparaîtra en rouge pour signaler ce retard.
Pour sa sortie, M. Leblanc est d’avance, et en dehors de sa période de grâce. Nous

arrondissons (en faveur de l’employeur) au multiple de 2, donc à 16 h 50 min. Toujours
en dehors de la période de grâce, l’employé sera payé jusqu’à 16 h 50 min au lieu de 17
h, et ce sera signalé lors de la normalisation. En principe, M. Leblanc sera payé de 8 h 20
min à 16 h 50 min, tout dépendamment de ses autorisations d’absences.
Lorsque l’employé entre ou sort en dehors des périodes de grâce, les heures (arrondies)
apparaîtront en rouge lors de la normalisation et ce sont les autorisations préalables et les
temps supplémentaires autorisés qui détermineront si l’employé est payé en temps
supplémentaire ou s’il se fait enlever du temps sur sa paie. Souvenez-vous que la
personne responsable peut toujours ajuster les données manuellement.
Il y a des cas particuliers dont il faut faire attention.

Prenons les paramètres suivants pour un horaire de 8 h à 17 h :
Grâce avant (entrée) : 15 minutes

Grâce après (entrée) : 5 minutes
Arrondi : 5 minutes
Grâce avant (sortie) : 5 minutes

Arrondi : 5 minutes
Grâce après (sortie) : 15 minutes
Le superviseur d’un employé lui demande, exceptionnellement, d’entrer à 7 h 30 min et

de finir à 17 h 30 min pour une journée.
Si l’employé entre à 7 h 31 min, son heure sera arrondie à 7 h 45 min, ce qui tombe dans
la période de grâce. L’employé sera payé à partir de 8 h et aucun signalement ne sera fait
à la normalisation.
Si l’employé sort à 17 h 29 min, son heure sera arrondie à 17 h 15 min, ce qui tombe dans
la période de grâce, donc l’employé sera payé jusqu’à 17 h et aucun signalement n’aura
lieu. Même si c’est son superviseur qui lui a demandé de travailler 1 heure de plus, cet
employé ne sera pas payé pour l’heure supplémentaire à moins que le superviseur ne
vérifie.
Avec ces exemples, vous pouvez déterminer les limites acceptables au sein de votre
compagnie et paramétrer les entrées et sorties d’après votre politique.
INTERAL – Banque de temps 340
Banques de temps
Prérequis
Activation de la fonction Banque de temps (selon votre

configuration)
Afin d’utiliser la gestion par banque de temps, cette fonctionnalité doit être activée via la
fenêtre « Options du système », disponible sous le menu Options.
Sélectionner la case « Activer les banques de temps », et définir les paramètres de gestion
de la fonctionnalité.
Les options ci-dessous s’appliquent pour les heures qui n’ont pas été retirées au moment
où l’option prend effet.
Payables en X jour(s) après l’ajout.
Si cette option est sélectionnée, les heures apparaîtront automatiquement lors de

l’approbation des heures de la prochaine paie lorsque la période de temps sera écoulée
(au fur et à mesure).
Vider la banque à toutes les années à compter du [2007-01-01].
Si cette option est sélectionnée, toutes les heures en banque apparaîtront

automatiquement lors de l’approbation des heures de la paie suivant la date sélectionnée.
Vider la banque à tous les X jour(s) à compter du [2007-01-01].
Si cette option est sélectionnée, toutes les heures en banque apparaîtront

automatiquement lors de l’approbation des heures de la paie suivant la date sélectionnée
lorsque la période de temps est écoulée.
Maximum dans la banque de temps
Un nombre d’heures maximum peut être configuré, après quoi les heures supplémentaires
sont automatiquement payées à la normalisation.
Les heures soustraites de la banque ne peuvent être cumulées de nouveau.
Cette option permet de limiter l’utilisation de la banque de temps en ne permettant pas

aux employés d’utiliser chaque heure dans leur banque de temps plus d’une fois.
Exemple : Un employé ne peut dépasser 32 heures en banque de temps. Il accumule 8

heures et se fait payer ces 8 heures. Sa banque de temps peut maintenant contenir un
maximum de 24 heures.
Une fois les options configurées, cliquer sur « Valider » et fermer la fenêtre.
Vous devrez fermer et redémarrer l’application INTERAL afin d’avoir accès à la fenêtre
« Approbation des heures payées ».
Utilisation des banques d’heures
L’utilisateur qui veut avoir accès aux banques de temps doit avoir les permissions
appropriées, dépendant des besoins de l’utilisateur. C’est-à-dire, les permissions de
consultation et de modification des Employés (incluant Vacances, si nécessaire),
consultation, modification et normalisation dans la Gestion du temps, ainsi que la
consultation et la modification des Entrées/Sorties, si applicable.
La gestion des banques de temps est accessible dans les fiches des employés, sous
l’onglet « Banque de temps ».
Il y a 3 types de transactions possibles dans l’onglet des banques de temps : des
transactions d’ajout, de retrait, ou des transactions manuelles.
Les transactions d’ajout et de retrait s’ajoutent suite à l’étape d’approbation des heures.
Les transactions manuelles sont ajoutées à partir de l’onglet « Banque de temps » de la
fiche de l’employé, simplement en cliquant sur le bouton « Ajouter ».
Par défaut, cet onglet affiche toutes les transactions pour l’année en cours (période 0).
Pour voir une période de paie en particulier, sélectionnez-la et cliquez sur « Rechercher ».
Vous ne pourrez qu’ajouter et visualiser des transactions à partir de cette fenêtre. Il est
impossible d’effacer des lignes. Pour ajuster le solde de la banque d’heures, vous devez
faire une transaction manuelle.
Les congés pris sur banque de temps peuvent être planifiés à l’avance tout comme les
autres types de congés.
Pour planifier une journée payée avec les banques de temps, aller à l’onglet « Vacances »
de la fiche de l’employé et cliquer sur « Ajouter » au haut de la fiche. Une nouvelle ligne
s’ajoute. Choisissez la date du congé ainsi que le type de vacance « Banque de temps ».
Ensuite, inscrire le temps payé, à moins que le temps payé soit le temps normalement
prévu à l’horaire. Dans ce cas, laisser le temps payé à 0.0. Sinon, inscrire le temps en
heures.
Suite à la normalisation, les heures doivent être approuvées à l’aide de la fenêtre

« Approbation des heures payées », disponibles sous le menu Rubriques / Gestion du
temps / Approbation des heures payées.
Cette fenêtre présente les heures normalisées qui doivent être approuvées avant d’être
ajoutées et retirées de la banque de temps.
Pour ajouter les heures indiquées dans la colonne « Supp. », cliquer sur dans
« Ajout ». Notez que si les heures doivent être majorées (exemple : temps et demi), la
majoration doit être effectuée manuellement à l’aide de l’information contenue dans la
colonne « Majoré ». La colonne « Réel » contient les heures réellement travaillées. Pour
ajouter les heures de tous les employés en même temps, choisir « Calculer
automatiquement les valeurs de la banque de temps » à partir du menu « Actions ». La
case « Approuvé » doit aussi être cochée avant de pouvoir sauvegarder. Pour sélectionner
toutes les cases « Approuvé » en même temps, cliquer sur le bouton « Tous » (ou
« Aucun » pour faire l’inverse). Ensuite, cliquer sur « Sauver » pour mettre à jour les
données.
Pour faire un retrait dans la banque de temps, inscrire le nombre d’heures dans la colonne
« Retrait » et approuver la ligne avant de sauvegarder.
Les transactions apparaîtront alors sous l’onglet « Banque de temps » de la fiche de

l’employé (ADD_TIME pour un ajout et REMOVE_TIME pour un retrait).
Dénormalisation (selon votre configuration)
Il est possible de dénormaliser l’ajout/le retrait des heures de la banque de temps. Pour ce
faire, ouvrir la fenêtre de dénormalisation, sous Rubriques / Gestion du temps /
Dénormaliser.
Cocher la case « Banque de temps seulement », ainsi que la période et l’employé à

dénormaliser.
Les transactions apparaîtront sous l’onglet « Banque de temps » de la fiche de l’employé

en tant que transactions d’ajouts et de retraits, et une note « Denormalize time
bank/Dénormalisation de la banque de temps ». Les heures seront prêtes à être
approuvées de nouveau.
Statistiques
INTERAL contient plusieurs statistiques regroupés de façon stratégiques. Celles-ci, ainsi
que l’arborescence statistique, se retrouvent sous Rubriques / Statistiques.
Arborescence statistique
retrouver rapidement vos équipements et elle permet d’améliorer l’utilisation des
statistiques.

Création
Par défaut, l’arborescence contient les arbres « Division », « Groupe » et

« Localisation », et ces arbres correspondent aux divisions, groupes et localisations
utilisés par l’entreprise (tels que définis dans les codes configurables ou la fiche des
équipements).
Ces arbres ne sont pas modifiables, le seul moyen de les modifier est de modifier les
codes configurables ou les fiches d’équipements. Ils servent à fournir des statistiques
ciblées (accessibles via un clique-droit sur l’arbre, la branche ou une sélection
d’équipements de celles-ci).
Vous pouvez aussi créer un arbre en cliquant avec le bouton de droite dans la partie de
Si vous cliquez sur un arbre ou sur une branche dans la partie de gauche, le contenu de
ceux-ci s’affiche dans la partie de droite. Vous pouvez alors configurer les arbres et les
branches selon votre guise afin d’obtenir les statistiques désirées.
complète des équipements configurés dans le système apparaît dans la partie de droite.
Vous pouvez maintenant insérer les équipements dans leurs branches respectives en
souris enfoncé, sur un équipement dans la fenêtre de droite et glisser-le au-dessus de la
branche désirée. Lorsque vous relâcherez le bouton de la souris, l’équipement sera inclus
dans la liste des équipements de la branche.
Il est important de comprendre que tous les équipements sont

présents dans chacun des arbres. À la création d’un nouvel arbre,
la totalité des équipements sera présente lorsque vous cliquez sur
le nom de l’arbre. De plus, à la création d’un nouvel équipement,
celui-ci sera ajouté à la racine de chacun des arbres créés.

avec le bouton droit de la souris sur un équipement dans la partie droite, un menu
contextuel offrira plusieurs options.
Consulter/modifier : Ouvre la fiche de l’équipement sélectionné.

Nouveau bon de travail : Lorsque l’utilisateur clique sur cette option, selon le cas,
un message lui disant que des bons de travail préventifs et/ou correctifs existent
déjà pour cet équipement. Le message demande si l’utilisateur veut les consulter
avant de continuer. Le but de ce message est d’éviter, autant que possible les
doublons dans le système.
Si l’utilisateur clique sur « oui », le système ouvrira la liste de bons de travail qui
concernent cet équipement.
Si l’utilisateur clique sur « non », le système ouvrira un bon de travail avec cet
équipement désigné. Voir la section « Bon de travail » pour plus de détails.
Dissocier : Supprimera l’équipement de la branche dans laquelle il se trouve et le
replace dans la racine de l’arbre (pour arbres modifiables seulement).
Statistiques : Ouvre la fenêtre des indicateurs et statistiques pour l’équipement
sélectionné. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs équipements, une

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INTERAL – Table des matières 1

Application en général ...................................................................................................... 11

Modification d’arrière-plan des lignes de grilles .......................................................... 47

Frais et services ....................................................................................................... 100

Détail ....................................................................................................................... 110

Équivalences ........................................................................................................... 143

Section Planification du tableau de la maintenance (module optionnel) ........................ 182

Liste des exceptions ................................................................................................ 230

Préparation d'expédition ............................................................................................. 266

Menu Actions .......................................................................................................... 309

Comment utiliser l’aide INTERAL

Ce fichier d’aide est séparé en « modules » correspondants aux « rubriques » dans

Des commentaires importants seront précédés de la mention « Note : » et les astuces

Barre de défilement : Objet qui a cette forme et qui permet de déplacer

Une combinaison de la touche Shift + double clique

Cliquer : appuyer et relâcher un bouton de la souris en évitant de trop déplacer la souris

Double-clic : Séquence de mouvements qui consiste à appuyer et relâcher deux fois un

Il est possible de regrouper les éléments d’une liste par

Pour des raisons de sécurité, un certain nombre de paramètres généraux sont

Fonctionnement réseau du logiciel INTERAL

Le logiciel INTERAL utilise la structure client/serveur.

Qu’est-ce qu’un serveur?

Qu’est-ce qu’un client?

Voici un exemple représenté graphiquement :

On remarque qu’il y a généralement un serveur et des postes clients, et ces derniers

Différents périphériques peuvent être utilisés avec le logiciel. Ces périphériques se

 Une licence est « consommée » lorsqu’un utilisateur est connecté à la base de

 Une licence est « libérée » lorsqu’un utilisateur se déconnecte de la base de

La gestion des licences

À l’installation du logiciel, vous profitez d’une licence temporaire de 60 jours*. Cette

 D’avoir accès au logiciel

Il vous sera demandé d’accéder à la fenêtre de gestion des licences.

Cette fenêtre est accessible via :

Théorie des bases de données

Une base de données relationnelle consiste simplement en plusieurs tables entre

Vous aurez un message comme celui-ci :

Les fiches verrouillées

On désigne comme « fiche » tout formulaire informatique permettant de modifier des

Une fermeture drastique de l’application engendre un verrouillage automatique des fiches

Vous aurez un message comme celui-ci :

Pour déverrouiller une fiche, cliquez sur « YES/OUI ».

La fiche sera de nouveau accessible pour l’édition.

Au démarrage du logiciel, après l’affichage de l’avertissement légal et du numéro de

Se connecter à la base de données

La connexion consiste à préciser la base de données désirée, un nom d’utilisateur et un

La liste déroulante « Serveur » comporte déjà le nom du serveur et celui de la base de

 L’accès aux modules (par menu ou barre d’exploration)

 La coordination des numéros de série et version de chaque module

Comme nous l’avons spécifié précédemment, INTERAL est composé de modules et de

Lors de l’ouverture d’une fenêtre, l’information est d’abord présentée sommairement

Barre de menu de la console

Les menus sont aussi accessibles par des raccourcis clavier.

La console possède sa propre barre de menu. On y retrouve les menus suivants :

Fichier : Ce menu contient des fonctions de base pour la connexion et la fermeture

Édition : Offre des utilitaires pour l’édition.

Affichage : Permets de personnaliser l’affichage de la console.

Options : Menu contenant des options pour l’utilisation du système.

Rapports : Donne accès aux rapports disponibles dans INTERAL.

Composantes : Donne accès à des composantes personnalisées que nos clients

Fenêtres : Permets de réorganiser les fenêtres ouvertes

Aide : Menu d’aide d’INTERAL.

Gestion des enregistrements : Cette barre d’outils est commune à

Validation : (ctrl+S) Ce bouton permet de valider les données