LES MODALITES DE CREATION DES DOCUMENTS

Document Modalités de Création

Organigramme • Collecte des informations sur les différents
départements, les postes et les relations
hiérarchiques au sein de Fraisigourmand.
• Identification des responsabilités et des rôles
de chaque poste.
• Consultation des parties prenantes concernées
pour obtenir des commentaires et des
validations.
• Utilisation des logiciels de création de
diagrammes pour représenter l'organigramme
de manière claire et compréhensible.
Fiche de poste • Analyse approfondie des responsabilités, des
tâches et des compétences requises pour
chaque poste au sein de Fraisigourmand.
• Réalisation d’entretiens avec les gestionnaires
et les employés occupant les postes concernés
pour recueillir des informations précises.
• Définition des exigences en termes
d'expérience, de formation et de compétences
techniques pour chaque poste.
Plan de • Identification des équipements critiques
maintenance utilisés dans le processus de transformation
des fraises.
• Évaluation des besoins de maintenance
préventive et curative pour assurer la fiabilité
des équipements.
• Élaboration d’un calendrier d'entretien en
tenant compte des priorités, des ressources
disponibles et des contraintes opérationnelles.
 Procédure • Analyse des processus clés de la
transformation des fraises, de
l'approvisionnement à la production et à la
distribution.
• Description des étapes et des instructions
détaillées pour chaque procédure.
• Implication des parties prenantes concernées
dans la révision et la validation des
procédures.
Fiche technique • Collecte des spécifications techniques des
équipements utilisés dans la transformation
des fraises.
• Obtention des informations auprès des
fabricants, des fournisseurs ou des experts
techniques.
• Structuration des informations de manière
claire, incluant les caractéristiques techniques,
les performances et les procédures
d'utilisation.
Plan qualité • Définition des objectifs qualité de
Fraisigourmand, en tenant compte des
réglementations et des attentes des clients.
• Établissement des indicateurs clés de
performance pour évaluer la conformité aux
normes de qualité.
• Implication du responsable qualité et des
parties prenantes dans l'élaboration du plan
qualité.
Accord de • Identification des partenaires potentiels et
partenariat établir des contacts avec eux.
• Définir les objectifs, les attentes, les droits et
les responsabilités de chaque partie dans le
cadre du partenariat.
 • Négocier les conditions et les modalités de
l'accord avec les partenaires.
• Impliquer les services juridiques pour
examiner et valider l'accord de partenariat.

LES MODALITES DE REVUE ET DE DIRECTION

Document Modalités de Revue Modalités de Direction
Organigramme • Réviser • Valider les mises à
régulièrement jour de
l'organigramme l'organigramme par
pour refléter les la direction ou les
changements responsables
organisationnels, désignés.
les nouvelles • Communiquer les
créations de poste mises à jour de
ou les modifications l'organigramme à
de structure. l'ensemble du
• Impliquer les personnel pour
parties prenantes assurer la
concernées dans la compréhension de la
revue de structure
l'organigramme organisationnelle.
pour garantir
l'exactitude et la
pertinence des
informations.
Fiche de poste • Examiner • Approuver les mises
périodiquement les à jour des fiches de
fiches de poste poste par les
pour s'assurer gestionnaires ou les
qu'elles sont à jour responsables des
et reflètent les ressources
responsabilités et humaines.
les exigences • Communiquer les
actuelles de chaque fiches de poste
poste. révisées aux
• Solliciter les employés concernés
commentaires et pour qu'ils en
 les retours des prennent
employés occupant connaissance et
les postes comprennent
concernés pour clairement leurs
garantir l'exactitude responsabilités et
des informations leurs tâches.
Plan de • Effectuer des • Réaliser des
maintenance revues régulières réunions de direction
du plan de pour discuter des
maintenance pour résultats de la revue
évaluer son du plan de
efficacité et son maintenance et
adéquation aux prendre les décisions
besoins de nécessaires pour
l'entreprise. améliorer les
• Impliquer les processus de
responsables de la maintenance.
maintenance et les • Mettre en œuvre les
parties prenantes décisions prises lors
dans la revue du de la revue du plan
plan de de maintenance et
maintenance pour assigner les
recueillir leurs responsabilités
commentaires et nécessaires pour
leurs suggestions. assurer sa mise en
pratique.
Procédure • Effectuer des • Prendre des
revues régulières décisions concernant
des procédures les modifications
pour évaluer leur nécessaires aux
pertinence, leur procédures à la suite
efficacité et leur de la revue, en
conformité aux impliquant les
normes et responsables qualité
réglementations et les parties
applicables. prenantes
• Impliquer les concernées.
utilisateurs des • Communiquer les
procédures dans la mises à jour des
revue pour procédures aux
recueillir leurs parties prenantes
 commentaires et concernées et
leurs suggestions s'assurer de leur
d'amélioration. compréhension et de
leur application
correcte.
Fiche • Réviser • Valider les mises à
technique régulièrement les jour des fiches
fiches techniques techniques par les
pour garantir experts techniques
l'exactitude des ou les responsables
informations de la maintenance.
techniques sur les • Diffuser les fiches
équipements. techniques révisées
• Impliquer les aux opérateurs et
spécialistes aux intervenants
techniques et les concernés pour
opérateurs dans la s'assurer qu'ils
revue des fiches disposent des
techniques pour informations
recueillir leurs actualisées sur les
commentaires et équipements et les
leurs suggestions. procédures
associées.
Plan qualité • Effectuer des • Réaliser des
revues régulières réunions de direction
du plan qualité pour discuter des
pour évaluer son résultats de la revue
efficacité et son du plan qualité et
adéquation aux prendre les décisions
exigences de nécessaires pour
qualité de améliorer les
l'entreprise. processus de
• Impliquer les contrôle qualité.
responsables • Communiquer les
qualité et les mises à jour du plan
parties prenantes qualité à l'ensemble
dans la revue du du personnel pour
plan qualité pour assurer la
recueillir leurs compréhension des
commentaires et exigences et des
leurs suggestions. objectifs de qualité.
Accord de • Examiner • Réaliser des
partenariat périodiquement réunions de direction
l'accord de pour discuter des
partenariat pour résultats de la revue
s'assurer qu'il est de l'accord de
conforme aux partenariat et
conditions et aux prendre les décisions
engagements nécessaires pour
convenus. maintenir une
• Impliquer les relation de
représentants des partenariat solide.
parties prenantes • Diffuser les mises à
dans la revue de jour de l'accord de
l'accord de partenariat aux
partenariat pour parties prenantes
recueillir leurs concernées et
commentaires et s'assurer de leur
leurs suggestions. compréhension et de
leur acceptation.

Ces modalités de revue et de direction des documents garantissent la

mise à jour, la conformité et la pertinence des documents au sein de
Fraisigourmand, tout en favorisant la participation active des parties
prenantes et la prise de décision éclairée.
 LES MODALITES DE COMMUNICATION ET DE DIFFUSION

Document Modalités de Modalités de Diffusion

Communication
Organigramme • Communiquer • Diffuser
l'organigramme aux l'organigramme à
nouveaux employés l'ensemble du
lors de leur personnel via
intégration pour leur l'intranet de
présenter la l'entreprise,
structure l'affichage dans les
organisationnelle de locaux ou la
l'entreprise. distribution de
• Mettre à jour copies imprimées.
l'organigramme
lorsque des
changements
importants se
produisent dans la
structure de
l'entreprise et le
communiquer à tous
les employés
concernés.
Fiche de poste • Communiquer les • Distribuer les fiches
fiches de poste aux de poste lors de
employés occupant l'embauche ou lors
les postes de la mise en place
correspondants pour de nouveaux
leur fournir des postes.
informations
détaillées sur leurs
responsabilités, leurs
tâches et leurs
compétences
requises.
 • Mettre à jour les
fiches de poste
lorsque des
changements
surviennent dans les
responsabilités ou
les exigences du
poste et les
communiquer aux
employés concernés.
Plan de • Informer les équipes • Diffuser le plan de
maintenance de maintenance des maintenance aux
mises à jour du plan équipes de
de maintenance, des maintenance et aux
changements de opérateurs
procédures ou des concernés via des
nouvelles consignes outils de
de sécurité. communication
• Communiquer les internes tels que
résultats des revues des emails, des
et des audits du plan notes de service ou
de maintenance aux des réunions
parties prenantes d'équipe.
concernées pour
garantir la
transparence et la
compréhension des
actions à
entreprendre.
Procédure • Informer les • Diffuser les
employés concernés procédures à
des nouvelles l'ensemble du
procédures, des personnel via une
modifications plateforme en
apportées aux ligne, un système
procédures de gestion
existantes ou des documentaire ou
rappels importants des formations
liés à leur internes.
application.
 • Envoyer des
notifications aux
parties prenantes
lors de la mise à jour
des procédures et
les informer des
actions à
entreprendre en
conséquence.
Fiche • Communiquer les • Mettre à disposition
technique fiches techniques les fiches
aux équipes techniques dans
opérationnelles pour une base de
leur fournir des données accessible
informations précises aux employés
sur les équipements, concernés, par
leurs spécifications exemple, via un
techniques et les système
consignes de informatisé de
sécurité associées. gestion des
• Notifier les employés documents ou une
des mises à jour ou plateforme en ligne
des modifications dédiée.
des fiches
techniques pour
s'assurer qu'ils
disposent toujours
des informations les
plus récentes.
Plan qualité • Informer les • Diffuser le plan
employés des qualité lors de
objectifs de qualité, réunions d'équipe,
des indicateurs de de formations
performance clés et internes ou à
des initiatives travers des
d'amélioration mises supports de
en place dans le communication tels
cadre du plan que des affiches ou
qualité. des newsletters.
• Communiquer les
résultats des audits
 qualité, des revues
de processus et des
actions correctives
aux parties
prenantes
concernées pour
favoriser la
transparence et
l'engagement envers
l'amélioration
continue
Accord de • Communiquer • Distribuer l'accord
partenariat l'accord de de partenariat sous
partenariat aux forme de document
parties prenantes officiel signé aux
internes et externes parties prenantes
impliquées dans la concernées.
collaboration pour
clarifier les
engagements
mutuels, les
responsabilités et les
conditions de la
coopération.
• Tenir des réunions
de présentation ou
de suivi avec les
parties prenantes
pour discuter des
progrès, des
résultats ou des
modifications
apportées à l'accord
de partenariat.

Ces modalités de communication et de diffusion des documents

garantissent une communication efficace et transparente au sein de
l'entreprise Fraisigourmand, en veillant à ce que les informations
nécessaires soient accessibles à toutes les parties prenantes concernées.
 LES MODALITES DE CONSERVATION ET D’ARCHIVAGE
Document Modalités de Modalités d'Archivage
Conservation
Organigramme • Conserver une • Archiver les
version électronique anciennes versions
à jour de de l'organigramme
l'organigramme pour référence
dans un système de ultérieure, en
gestion veillant à ce qu'elles
documentaire soient facilement
sécurisé. accessibles et
traçables.
Fiche de poste • Conserver les fiches • Archiver les
de poste dans un anciennes fiches de
système de gestion poste pour
documentaire, en référence future ou
veillant à ce qu'elles en cas de besoin de
soient facilement documentation.
accessibles aux
employés.
Plan de • Conserver le plan de • Archiver les
maintenance maintenance à jour versions
dans un système de précédentes du
gestion plan de
documentaire, en maintenance pour
incluant les référence et
enregistrements des historique.
maintenances
effectuées.
Procédure • Conserver les • Archiver les
procédures à jour anciennes versions
dans un système de des procédures
gestion pour référence et
documentaire, en historique.
indiquant clairement
 la version en
vigueur.
Fiche • Conserver les fiches • Archiver les
technique techniques dans un anciennes fiches
système de gestion techniques pour
documentaire, en référence et
indiquant clairement historique.
la version en
vigueur.
Plan qualité • Conserver le plan • Archiver les
qualité à jour dans versions
un système de précédentes du
gestion plan qualité pour
documentaire, en référence et
incluant les historique.
enregistrements des
audits et des actions
correctives.
Accord de • Conserver l'accord • Archiver les anciens
partenariat de partenariat dans accords de
un système de partenariat pour
gestion référence et
documentaire, en historique.
veillant à ce qu'il
soit facilement
accessible et
protégé.

Ces modalités de conservation et d'archivage des documents

garantissent la préservation des informations importantes, permettant
un accès facile et une référence ultérieure lorsque cela est nécessaire au
sein de l'entreprise Fraisigourmand.