Procédure pour le décaisement des fonds en

développement durable

INTRODUCTION
Ce document vise à offrir des règles générales pour l’octroi des fonds selon les politiques et règlements de HEC
Montréal. Rappelons qu’un mécanisme d’octroi graduel sur présentation de factures et pièces justificatives
sera privilégié en tous les projets.

Toute demande doit être acheminée à M. Marc Belleau, Adjoint administratif, IDEOS - Pôle en gestion des
entreprises sociales, Téléphone : 514-340-6748, courriel : marc.belleau@hec.ca

Option 1 : Demande d’achat de biens ou de services offerts par la COOP HEC Montréal ou par un fournisseur
externe

La Direction du Développement durable peut facilement faire la demande pour l’achat des biens ou pour des
services offerts par la COOP HEC Montréal.

HEC Montréal peut également procéder au paiement de biens et de services offerts par des fournisseurs
externes. La facture originale ou électronique devra être transmise dès réception afin d’assurer un délai
raisonnable dans le paiement des fournisseurs.

La personne qui demande le paiement doit s’assurer que le bien ou service a été inclut dans le budget de la
demande et doit inclure les informations suivantes dans le formulaire Excel fourni à cet effet.

Pour l’achat de biens et de services :

- Nom du demandeur
- Raison de la dépense
- Rappel du nom du projet financé par le DD
- Une description avec le plus de détails possibles. P. ex. :
o impression de 5 affiches pour annonce de colloque étudiant sur les changements climatiques, coût
unitaire de $20 * 5 affiches = total
o pause-café pour 125 personnes dans le cadre d’une formation sur les principes d’acceptabilité
sociale dans la gestion de projets, coût par personne de $15 * 125 = total

Pour les services de reprographie, il est important de prévoir au moins une semaine de délai. Pour toute
activité de nature : cocktail, congrès, repas banquet et buffet chaud, il est important d’envoyer les détails de
l’activité deux (2) semaines avant l’événement.
Option 2 : Remboursement de dépenses avec une facture détaillée et preuve de paiement

M. Belleau peut procéder à la préparation d’un relevé de dépenses (RD). Le remboursement pourra se faire
directement aux personnes qui ont encouru la dépense. Toute demande de remboursement doit être soumise
pour approbation à la date la plus rapprochée : - dans les 30 jours suivant le retour du voyage ou de l’activité.

Les informations suivantes doivent figurer sur la facture : méthode de paiement (numéro de carte de crédit,
paiement Interac, etc.) ou un solde à zéro. Si ces informations ne figurent pas sur la facture, il faut joindre le
relevé de carte de crédit avec l’intitulé et le montant de l’achat en question. Un courriel de confirmation ne
peut pas remplacer une facture de même que le relevé de carte de crédit seul. Ces documents ne sont pas
acceptés par le département de comptabilité de HEC Montréal.

La personne ou les personnes qui demandent le remboursement doit s’assurer d’obtenir et de transmettre
toutes les pièces justificatives nécessaires pour le remboursement de ses dépenses. En outre, le demandeur
doit inscrire sur la demande tout commentaire ou joindre tout document pouvant en faciliter le traitement. Par
exemple, si une facture d’épicerie est jointe à la demande de remboursement, il est important de noter :
« dépenses faites pour événement x réalisé à date xx/yy/zz du projet intitulé ABC financé par le Fonds en DD ».

Les reçus et factures soumis doivent indiquer le détail des biens ou services achetés et le montant et la date de
la dépense. Des reçus électroniques sont acceptés.

En voici un exemple d’un reçu détaillé :

Pour toutes questions concernant la procédure de remboursement, vous pouvez contacter Marc Belleau au
340-6748.
Liens utiles :

Politique d’approvisionnement – HEC Montréal :

http://www.hec.ca/achats/index.html

Règlement sur les activités étudiantes et les boissons alcoolisées

https://www.hec.ca/direction_services/secretariat_general/juridique/reglements_politiques/documents/politi
que_boissons_alcoolisees.pdf

Formulaire de commande COOP HEC Montréal

https://www.restauration-coophec.com/commander
Formulaire pour décaissement des Fonds en Développement durable
BUDGET
Projet
Responsable

Veuillez inclure toutes les dépenses prévues dans le projet dans la colonne dépenses budgetées
Nésitez pas à ajouter des lignes au besoin

type
Dépenses Nom du
no Date Description raison de la dépense à payer remboursem adresse complete matricule
Budgetées créancier
ent
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
- $ - $

Notes
Il faut soumettre les factures originales à Marc Belleau (CSC bureau 3,841). Attention, une estimation n'est pas une facture et n'est donc par
recevable par le département de la comptabilité de HEC Montréal.
Donnez le plus de détails possibles sur les dépenses effectuées