REPARTITION DES ROLES ET FONCTIONS DES BD : &BD

MANAGERS DE PROJET Projet : &PROJET

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REPARTITION DES RÔLES ET RESPONSABILITES

Objectif L’expérience montre que la réussite d’un projet « à risque » passe notamment
par une répartition claire et exhaustive des fonctions et rôles entre les
intervenants ayant en charge la responsabilité du projet.

Afin de vous aider dans cette construction ce document vous propose :

 une liste non exhaustive des activités à couvrir
 des préconisations en termes de fonctionnement (principes
fondamentaux)

Ces principes vous sont fournis afin de vous aider à construire la répartition
des rôles, ils ne peuvent pas être appliqués tels quels mais doivent faire l’objet
d’une réflexion.

Ce document est un complément nécessaire au PMToR – Mandats du

directeur de projet. Il est signé par tous les managers identifiés dans le
document.

Les responsabilités opérationnelles dans l’équipe projet ne sont pas abordées

ici (responsables de pôle ou de filière,…), excepté pour les responsables
opérationnels porteurs de la responsabilité de leur BU sur le projet.

Managers CGI sur le En début de projet, le Directeur de Projet (DP) et celui qui l’a mandaté
projet (sponsor, Directeur de Mission, responsable BT) se réunissent pour répartir les
rôles et responsabilités du projet. Cette répartition pourra être revue en cours
de projet. Ils s’assurent que toutes les activités de pilotage sont couvertes par
les différents managers ; certaines ne seront éventuellement couvertes
qu’après échange avec les BU impliquées.

Cette répartition des responsabilités est nécessairement validée par le sponsor

du projet.

Le tableau qui suit est à remplir en début de projet selon le contexte spécifique
du projet.

NOM Fonction sur le projet Fonction CGI

Sponsor DG, DGA,…
Directeur de Mission Associé, Directeur, DGA,…
Directeur de Projet Manager, SM, Associé
Représentant de la BU Membre de CoDir
XXX au CDP
Responsable Manager, Directeur de Projet,
opérationnel BU XXX Chef de Projet,…

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Interlocuteurs du Le tableau qui suit est à remplir en début de projet selon le contexte spécifique
client sur le projet du projet.

Le principe de base est que :

- un responsable client doit être identifié pour chaque niveau de

responsabilité : stratégique, tactique, opérationnel ;

- à chaque responsable client correspond un interlocuteur CGI, choisi en

évitant le « mélange des genres » : ainsi, si le DM a un rôle
essentiellement commercial, il pourra difficilement endosser l’habit de la
rigueur contractuelle (et vice-versa). De même, si le DP a un rôle
éminemment conciliateur et catalyseur (ce qui est conseillé), le DM doit
sans doute avoir un rôle plus « dur » sur le plan contractuel.

&CLIENT
NOM FONCTION Interlocuteur Fréquence Commentaires
&CLIENT privilégié
Sponsor

Directeur de
Mission
Directeur de
Projet
Représentant
de la BU XXX
au CDP
Responsable
opérationnel
BU XXX

Compléter les lignes du tableau ci-dessous selon le projet.

Liste des activités
Cocher dans la colonne (une seule croix autorisée) le responsable sur cette
tâche, ainsi que le back-up.
Si la tache est prise en charge par un tiers, mettre ses initiales dans la colonne
« autre ».

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[Cette liste n’est pas exhaustive. La liste est à personnaliser en fonction des contextes projets]
Préco. Sp DM DP R RO Aut
BU BU re
Produire les plans du projet DP
Mettre à jour la fiche projet DP
Demande de ressources DP, RO
Décision sur ressources Sp, DM, RBU
Organiser les revues de projet DP
Recherche interne (CGI) de ressource DP, DM, RBU
Demande de formation à la DO/BD DP, DM, RO
Expression d’un besoin en formation DP, RO
Composition de l’équipe DP (+RO)
Etablir et maintenir de bonnes relations de travail dans DP (+RO)
l’équipe projet DP
Etablir et maintenir de bonnes relations de travail avec Sp, DM, DP,
le client RO
Etablir et maintenir de bonnes relations fournisseur DP, RO
(prestation extérieure)
Suivi du bon de commande DP, RO
Suivi des factures dont relance DP
Suivi financier (Budget, marge, solidarité de marge, DP (+RO)
cohérences,…)
Gestion des risques DP (+RO)
Reporting production DP (+RO)
Suivre les actions suite au comité delivery ou au CDP DP (+RO)
S'assurer que l’on respecte les engagements DP (+RO)
contractuels à l’égard du client en termes de coûts, de
délais, de complétude et de qualité

S’assurer du respect des exigences DP (+RO)

Garantir la satisfaction client DP

Valider les plannings et les chiffrages DP (+RO)
Obtenir l’acceptation formelle du client pour toutes les
livraisons
Gestion des congés
Gestion des risques RH du projet (évolution carrière,
adéquation profil/mission) – fiches missions
Identifier les opportunités potentielles DM, DP
supplémentaires, aider à l’aboutissement des affaires,
MAJ du Portefeuille
Rédaction Avenant DM, DP
Revue de contrat avec le client DM, DP

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Actualisation du dossier client DM

Responsable du bon déroulement du Comité Pilotage DP
Organiser / Animer le CDP DP
Arbitrer en interne CGI (CDP) Sponsor

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PRINCIPES FONDAMENTAUX
La construction de la répartition des rôles doit s‘appuyer sur les principes présentés ci dessous
Le DM est responsable du traitement de l’insatisfaction du client.
Satisfaction client
Le DP est responsable de la vérification constante que CGI met en œuvre les
moyens pour que le client atteigne / réponde à ses VRAIS besoins (quelque
soit ce qui a été contractualisé).
En cas d’écart, il y a alerte du DM.
Le DM reste responsable de la décision du traitement de ces écarts quand le
contrat ne prévoit pas le cas.
Le DP collecte les informations brutes quant à la satisfaction du client.

La gestion et l’anticipation des risques sont faites en commun.

Gestion des risques
Le DM est plus particulièrement responsable de l’identification et du suivi des
risques commerciaux.
Le DP est responsable de l’identification et du suivi de tous les autres
risques, dont les risques RH.
Le DM est le leader de la définition et de la mise en œuvre des actions de
Suivi du client –
suivi du client.
gestion des conflits
En cas de risque de conflit de personnes, le DM mène les actions préventives
nécessaires.
Si un conflit de personnes survient, le DM est responsable de l’intervention
afin de ne pas laisser « pourrir la situation ».
En cas de conflit contractuel, ce conflit est géré soit par le DM, soit par un
acteur externe (de la Direction des Engagements par exemple) sollicité par
le DM et/ou le DP. Sur les grands projets à engagement fort donc à risque
fort, cet acteur est désigné dès le début du projet, pour l’ensemble du
projet.
Quand apparaissent des risques relatifs à des non respects d’engagements
Comités de Pilotage
de l’une ou de l’autre des parties, DP et DM préparent ensemble les
comités de pilotage et plus généralement, les actions de couverture des
conséquences de ces risques.
En règle générale, le DM ne participe pas aux comités de pilotage, par
contre, il participe aux CDP (Comité Directeur Projet, ex.CDU).

L’arbitrage L’arbitrage interne CGI est pris en CDP: y participent les BU parties
prenantes, mais un arbitre est systématiquement désigné (en général le
sponsor).

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Le DM doit avoir le même niveau d'information que le DP sur les points durs
Information
du projet.
mutuelle
Le DP adresse un reporting fidèle et régulier au DM et au CDP sur les risques
et l'avancement du projet.
Le DM adresse un reporting fidèle et régulier au DP sur ses contacts et
échanges avec le client.
Le DM dispose de toutes les informations quant à l'avancement sur demande
auprès du DP exclusivement.
Le DM veille dans toute communication avec l'équipe à ne pas perturber le
circuit de commandement en place.
Chaque représentant de BU au CDP peut échanger le même type
d’information auprès du responsable opérationnel de la BU sur le projet,
tout du moins pour ce qui concerne l’activité de sa BU sur le projet.
Le DP (respectivement le RO de chaque BU) est seul habilité pour sa DO/BD
Gestion des
aux décisions.
affectations
 sur la montée en charge et des sorties de l'équipe,
 des profils à y affecter,
 en cas d'inadéquation des personnes aux besoins du projet.
Le DM (respectivement le représentant BU au CDP) organise les affectations
des ressources au projet sur demande (exprimée avec des solutions
alternatives) du DP (ou du RO).

Prestations annexes Le DM traite toute demande du client de prestations annexes à &PROJET
même quand c'est le DP qui les a identifiées ou faites exprimer par le client.

VISAS
Le DP Le Visa
......................................... ......................... ...........................
Le DM Le Visa
......................................... ......................... ...........................
Le sponsor Le Visa
......................................... ......................... ...........................
Le représentant de la BU Le Visa
XXX ......................................... ......................... ...........................

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Observations

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