REPARTITION DES ROLES ET FONCTIONS DES BD : &BD

MANAGERS DE PROJET Projet : &PROJET

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REPARTITION DES RÔLES

Objectif La réussite du projet passe par une bonne répartition des fonctions et rôles de
tous les intervenants.

Afin de vous aider dans cette construction, ce document vous propose :

 une liste non exhaustive des activités à couvrir
 des préconisations en termes de fonctionnement (principes
fondamentaux)

Ces principes vous sont fournis afin de vous aider à construire la répartition
des rôles, ils ne peuvent pas être appliqués tels quels mais doivent faire l’objet
d’une réflexion.

Managers CGI sur le En début de projet l’IA et le DP (la notion d’IA et DP s’applique au projet et non
projet à la fonction dans l’Entité de suivi) se réunissent pour répartir les rôles et
responsabilités sur le projet. Cette répartition peut être revue en cours de
projet et peut concerner d’autres managers de CGI (Chef de projet, chargé de
projet…).

Ils s’assurent que toutes les activités de pilotage sont couvertes par les
différents managers.

Ce document est un complément nécessaire au PMToR – Mandats du

manager de projet. Il sera signé par tous les managers identifiés dans le
document.

NOM Fonction sur le projet Fonction CGI

DP
IA
CP
CdP

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Interlocuteurs du Ces tableaux permettent de définir les différents interlocuteurs client à suivre
projet pendant le projet.

&CLIENT
NOM FONCTION Interlocuteur Fréquence Commentaires
&CLIENT privilégié
IA

DP

CP

Chargé de
Projet (CdP)

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Compléter les lignes suivant le projet

Liste des activités
Cocher dans la colonne (une seule croix autorisée) le responsable sur cette
tâche. Bien entendu, pour les taches supportées par le DP ou l’IA, en
l’absence du premier, le second est responsable.
Si la tache est prise en charge par un tiers, mettre ses initiales dans la colonne
« autre ».

[Cette liste n’est pas exhaustive. La liste est à personnaliser en fonction des contextes projets]
Préco. IA DP CP Autre
Produire les plans du projet DP
Mettre à jour la fiche projet DP
Valider les points relatifs à la sécurité DP
Demande de ressources au Comité d’Affectation DP
Organiser les revues de projet DP
Présence au comité d’affectation IA
Recherche interne (CGI) de ressource IA
Demande de formation à l’Entité de suivi IA
Expression d’un besoin en formation DP
Composition de l’équipe DP
Etablir et maintenir de bonnes relations de travail dans l’équipe projet DP
Etablir et maintenir de bonnes relations de travail avec le client IA
Etablir et maintenir de bonnes relations fournisseur (prestation IA
extérieure)
Suivi du bon de commande IA
Suivi des factures dont relance IA
Suivi financier (Budget, marge, solidarité de marge, cohérences,…) DP
Gestion des risques DP
Reporting production DP
Suivre les actions suite au comité de production &BD DP
S'assurer que l’on respecte les engagements contractuels à l’égard DP
du client en termes de coûts, de délais, de complétude et de qualité

S’assurer du respect des exigences DP

Garantir la satisfaction client DP

Valider les plannings et les chiffrages DP

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Préco. IA DP CP Autre

Obtenir l’acceptation formelle du client pour toutes les livraisons DP

Coaching du Chargé de Projet DP

Gestion des congés DP
Gestion des risques RH du projet (évolution carrière, adéquation DP
profil/mission) – fiches missions
Identifier les opportunités potentielles supplémentaires, aider à DP
l’aboutissement des affaires
MAJ du Portefeuille IA
Rédaction Avenant IA
Revue de contrat avec le client IA
Actualisation du dossier client IA
Responsable du bon déroulement Comité Pilotage DP
Organiser / Animer le Comité Directeur Projet

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PRINCIPES FONDAMENTAUX
La construction de la répartition des rôles doit s‘appuyer sur les principes présentés ci dessous
L’IA est responsable du traitement de l’insatisfaction du client.
Satisfaction client
Le DP est responsable de la vérification constante que CGI met en œuvre les
moyens pour que le client atteigne / réponde à ses VRAIS besoins (quelque
soit ce qui a été contractualisé).
En cas d’écart, il y a alerte de l’IA.
L’IA reste responsable de la décision du traitement de ces écarts quand le
contrat ne prévoit pas le cas.
Le DP collecte les informations brutes quant à la satisfaction du client.

La gestion et l’anticipation des risques sont faites en commun.

Gestion des risques
L’IA est plus particulièrement responsable de l’identification et du suivi des
risques commerciaux.
Le DP est responsable de l’identification et du suivi de tous les autres
risques, dont les risques RH.
L’IA est le leader de la définition et de la mise en œuvre des actions de suivi
Suivi du client –
du client.
gestion des conflits
En cas de risque de conflit de personnes, l’IA mène les actions préventives
nécessaires.
Si un conflit de personnes survient, l’IA est responsable de l’intervention afin
de ne pas laisser pourrir la situation.

Quand apparaissent des risques relatifs à des non respects d’engagements

Comités de Pilotage
de l’une ou de l’autre des parties, IA et DP préparent ensemble les comités
de pilotage et plus généralement, les actions de couverture des
conséquences de ces risques.
En règle générale, l’IA ne participe pas aux comités de pilotage, par contre, il
participe aux comités Directeur Projet (ex CDU).
Tout fonctionnement hiérarchique entre IA et DP est proscrit. En cas de
L’arbitrage
désaccord, un arbitrage SBU/BU aura lieu.
Toute décision suite à un arbitrage est “ portée ” par les deux acteurs face au
client et à l’équipe.

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Pour cela, l'IA doit avoir le même niveau d'information que le DP sur les
Information
points durs du projet.
mutuelles
Le DP adresse un reporting fidèle et régulier à l'IA sur les risques et
l'avancement du projet.
L'IA adresse un reporting fidèle et régulier au DP sur ses contacts et
échanges avec le client.
L'IA dispose de toutes les informations quant à l'avancement sur demande
auprès du DP ou CP exclusivement.
L'IA veille dans toute communication avec l'équipe à ne pas perturber le
circuit de commandement en place.

Le DP est seul habilité par l’Entité de suivi aux décisions.

Gestion des
affectations  sur la montée en charge et des sorties de l'équipe,
 des profils à y affecter,
 en cas d'inadéquation des personnes aux besoins du projet.
L'IA organise les affectations des ressources au projet sur demande
(exprimée avec des solutions alternatives) du DP.
Corollaire : toute demande de modification d'une affectation du projet est à
faire au DP. Les demandes en direct à toute autre personne de l'équipe
sont proscrites.

L'IA traite toute demande du client de prestations annexes à &PROJET

Prestations annexes
même quand c'est le DP qui les a identifiées ou faites exprimer par le client.
Sans oublier un truisme : chacun a le droit à l'erreur dans l'exercice de sa
Le droit à l’erreur
fonction sans que l'exercice de ce droit remette en cause aucun des
principes ci-dessus.

VISAS
Le DP Le Visa
......................................... ......................... ...........................
L’IA Le Visa
......................................... ......................... ...........................
Le(s) CP(s) Le Visa
......................................... ......................... ...........................

Observations

[Ajoutez autant de signatures que de managers impliqués par le contrat de managements du projet]

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ANNEXE : Frontières DP/CP

Frontière DP/CP par rapport à l’Entité de suivi

TACHES DP CP Risques d’interférence
Porte la responsabilité du résultat vis à vis de l’Entité +++
de suivi
Exige les moyens pour exécution du contrat +++
Exprime les besoins en moyens + +++ Assistance possible du DP
(expert)
SI DP : pas d’appropriation par CP
Si DP: pas de contrepoids aux
contraintes SBU/BU auxquelles le
DP sera plus sensible
Émet les infos vers l’Entité de suivi pour : +++
- avenant
- PAF
- facturation
Émet les BL et infos pour avenant +++
Valide l’adéquation des ressources /management /production Assistance possible du DP
Interlocuteur de l’Entité de suivi sur désaffectation fin +++ Risque de dérive vers le CDP
de projet, garantie) d’origine SBU/BU
dates de dispos

Analyse d’impact sur désaffectation ou retard +++

(sauf pour
d’affectation lui)

Négociation avec l’Entité de suivi sur les objectifs du +++

projet
Valide adéquation objectifs/réalité terrain ++ ++
Porte /défend le reporting devant les instances de +++
suivi de l’Entité de suivi
Produire le Tableau de Gestion des Risques (TGR) +++ +
Produire le suivi financier (FSR) +++
Produire les indicateurs de reporting +++
Analyse des dérives du projet ++ ++
Prise de décision d’action(s) corrective(s) ++ ++
Faire le planning + (si +++ Assistance possible du DP
présence
pas de visibilité du CdP
CdP)
pas de mise à jour ensuite
oublis des réelles compétences et
temps prévus
Valider le planning +++
Produire la définition des procédures d’échange ++ ++
avec le client
Faire accepter les procédures d’échange avec le +++
client

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Frontière DP/CP par rapport à l’Entité de suivi

TACHES DP CP Risques d’interférence
Organisation du travail
Rôles et responsabilités des membres de l’équipe ++ Assistance possible du DP
Planning hebdo ++
Validation des affectations en regard des +++
compétences
Suivi et contrôle du travail de l’équipe
Vérifier le respect des procédures par l’équipe +++
Suivi du reporting : individuel, difficultés aléas +++
Vérification des produits en regard des exigences +++
Évaluation mission
Besoin en formation ++ +++ Assistance possible du DP
Coaching en regard des objectifs du projet + +++ Assistance possible du DP
Communication
Réunion équipe + +++
Commandement équipe +++

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