Préparé par M.

Rahmouni oussama

Capsule Word- Le publipostage

Table des matières

Capsule Word- Le publipostage ............................................................................ 1
1. Tutoriels ................................................................................................... 1
2. Fonctionnement ....................................................................................... 2
a. La source de données .......................................................................... 3
b. Le document de base ........................................................................... 3
c. Les documents finalisés ....................................................................... 3
3. Effectuer un publipostage pour générer des lettres ................................. 4
a. Le type de document à générer ............................................................ 4
b. Choisir le document de base à utiliser .................................................. 5
c. Choisir la source de données ............................................................... 5
d. Exemple d’utilisation d’une liste existante avec Excel .......................... 6
e. Ajouter les champs réservés et les blocs d’adresses ........................... 7
f. Exemple d’un bloc d’adresse ................................................................ 7
g. Exemple de correspondance des champs ............................................ 8
h. Exemple pour les autres éléments ....................................................... 8
i. Exemple de résultat .............................................................................. 9
j. Aperçu du résultat de la fusion ............................................................. 9
k. Fin de la fusion ................................................................................... 10
4. Les étiquettes ........................................................................................ 11

1. Tutoriels

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102778121036
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102798041036

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

2. Fonctionnement
La source de données,
ex. un classeur Excel

Le document de base :
texte fixe et champs
variables (réservés)

F
U
Les documents S
finalisés I
O
N

Page 2 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

a. La source de données

Les informations des

destinataires sont regroupées
dans une source de données.
o Fichiers : Excel, Access,
liste de contacts
d’Outlook…
Les colonnes représentent un
type d’information. Ex. : le nom,
prénom…
Les lignes représentent les
informations complètes d’un
destinataire.

b. Le document de base

C’est le point de départ : une

lettre, une enveloppe, une
étiquette, un courriel…
C’est un document séparé du
résultat de la fusion
Contient
o Le contenu qui est
identique dans chaque
exemplaire. Ex. : la date,
le corps du texte…
o Les champs réservés
(entre « ») pour les
informations provenant
de la source de données.
Ex. : « Nom »,
« Prénom »…

c. Les documents finalisés

C’est le résultat de la fusion

entre le document de base et
les informations de la source de
données.
Des lettres, des courriels, des
étiquettes…
Fichier différent du document de
base.

Page 3 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

3. Effectuer un publipostage pour générer des lettres

Ouvrez un document Word vierge ou un document Word contenant une lettre

typique.

Onglet Publipostage -> bloc Démarrer la fusion et le publipostage -> icône

Démarrer la fusion et le publipostage->cliquer sur Assistant Fusion et
publipostage pas à pas…

a. Le type de document à générer

Choisir le type de document

o Lettre
o Courriel
o Enveloppes
o Étiquettes
o Répertoire (liste sans saut
de page)
Pour cet exemple, nous
choisirons une lettre.
Cliquer sur Suivante : document
de base (en bas de la fenêtre).

Page 4 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

b. Choisir le document de base à utiliser

Vous pouvez utiliser le document

présentement ouvert, un modèle
Word ou un autre document
comme document de base.
À cette étape, seul le contenu
fixe, identique d’un document à
un autre doit être entré.
Par exemple, vous pouvez écrire
la date et le corps du texte dans
le document courant.
Cliquer sur Suivante : Sélection
des destinataires (en bas de la
fenêtre).

c. Choisir la source de données

Sélection des destinataires

Utilisation d’une liste existante
o Un fichier Excel, Access
ou même un tableau Word
d’un autre document.
Sélection à partir des contacts
Outlook
o Permets d’extraire les
contacts Outlook
Saisie d’une nouvelle liste
o Vous permet d’entrer vos
données dans un tableau.
Le tableau est sauvegardé
dans un fichier Access qui
peut être réutilisé.

Utilisation d’une liste existante

Parcourir
o Permets de sélectionner le
fichier contenant les
données.

Cliquer sur Suivante : Écriture de

votre lettre (en bas de la fenêtre).

Page 5 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

d. Exemple d’utilisation d’une liste existante avec Excel

Choisir la feuille contenant vos

données.
Cocher la case à cocher « La
première ligne… » si votre
première ligne de votre tableau
Excel est une ligne de titre.

Les options :
Décocher les lignes que l’on ne désire pas importer
Trier les données par ordre alphabétique ou les filtrer
Faire des recherches pour sélectionner certaines personnes (ex.
provenant de Montréal, travaillant pour les ventes…).

Page 6 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

e. Ajouter les champs réservés et les blocs d’adresses

Bloc d’adresse (champs de fusion)

o Bloc contenant
généralement le titre, le
prénom et le nom,
l’adresse…
Ligne de salutation
o On peut choisir certains
modèles tels que :
 M. Bourry
 Daniel Bourry
 …
Autres éléments
o On peut insérer le contenu
de n’importe quel champ
provenant de la source de
données :
 Nom
 Client depuis
 …
Cliquer sur Suivante : Aperçu de
vos lettres

f. Exemple d’un bloc d’adresse

2 5

3 4

6
1. Cliquer sur « Faire correspondre les champs… » afin d’aider le système à
comprendre dans quelle colonne de votre source de données se trouve le
nom, le prénom, l’adresse, le code postal… (voir l’image sur l’autre page)
2. Choisissez le format pour afficher le nom du destinataire.
3. Cocher la case afin que l’adresse postale soit ajoutée au bloc.
Page 7 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

4. Vérifier que le format affiché est correct.

5. Naviguer d’un champ à un autre afin de vérifier que tout est à votre goût.
6. Cliquer sur OK pour insérer le bloc.

g. Exemple de correspondance des champs

Vous devez faire correspondre

le type d’information de gauche
avec les titres de vos colonnes
de votre source de données à
droite.
1 2 1. À gauche se trouve le
type d’information que le
système de fusion peut
utiliser pour un bloc
d’adresse.
2. À droite se trouvent des
listes déroulantes
contenant le nom des
titres des colonnes
extraites de votre source
de données.

h. Exemple pour les autres éléments

Choisir « Champs de base de

données » afin de voir le nom
des titres des colonnes extraites
de votre source de données.
Choisir le champ désiré dans la
liste.
Cliquer sur « Insérer »

Page 8 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

i. Exemple de résultat

j. Aperçu du résultat de la fusion

Aperçu de vos lettres

Vous pouvez naviguer d’une
lettre à une autre et voir le
résultat.

Modifications
Modifier la liste de
destinataires…
o Permets de faire
réapparaître la fenêtre
permettant de trier, filtrer,
rechercher ou sélectionner
des lignes de la source de
données.
Exclure ce destinataire
o Permets d’exclure le
destinataire que l’on voit à
l’écran

Cliquer sur Suivante : fin de la fusion.

Page 9 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

k. Fin de la fusion

Imprimer
o Imprimera chacune des
lettres sur des pages
différentes.
Modifier les lettres
individuelles…
o Affiche dans un nouveau
document les lettres avec
des sauts de page entre
chaque destinataire. Il
sera possible de
sauvegarder et de
modifier ce nouveau
document.

ATTENTION : le document de base

et le résultat de la fusion sont deux
documents différents!

Page 10 de 11

www.rahmouni.ma
Préparé par M. Rahmouni oussama

4. Les étiquettes

Onglet Publipostage -> bloc Créer -> cliquer sur Étiquettes

1. Cliquer sur le bouton

Options…
2. Choisir le fournisseur
d’étiquettes (ex. : Avery US
5 letter)
3. Choisir le modèle d’étiquette
et cliquer sur OK. Si vous
n’avez pas de modèle, cliquer
4 sur le bouton « Nouvelle
étiquette… » et entrer les
informations.
1 4. Choisissez si vous désirez
imprimer une ou plusieurs
étiquettes. Si vous choisissez
6 une étiquette, indiquez la
position sur la feuille.
5. Si au point 4 vous avez
choisi :
2 a. Page d’étiquettes
identiques : vider la
section (5)
b. Une seule étiquette :
3 entrer les informations à
imprimer sur l’étiquette
dans la section (5).
6. Vous pouvez soit imprimer les
étiquettes ou choisir de
générer un nouveau
document.

Exercice: à partir de la liste Excel données, faites imprimer le nom et l'adresse

de toutes les personnes sur des étiquettes Avery #27881 (format lettre).

Page 11 de 11

www.rahmouni.ma