Vade-mecum

de
rédaction
administrative

Document réalisé par Jean-Jacques MESLE

Formateur (ex MAA)
A l'attention des agents « techniciens supérieurs »

Courriel : jjmformation@gmail.com
 SOMMAIRE

Partie I : Eléments rédactionnels page 2

I. Une syntaxe maîtrisée et un langage compréhensible page 2
1/ « Une phrase / une idée » et une idée / une phrase » page 2
2/ Enchâssements (mots ou groupes de mots mal placés) page 2
3/ Signes de ponctuation page 2
4/ Langages familier, courant et élaboré page 3
5/ Lourdeur des constructions nominales page 3
6/ Lourdeur des tournures négatives page 4
7/ Lourdeur des effets de langages page 4
8/ Inutilité ou lourdeur des promoms relatifs « qui » et « que » page 4
9/ Solécismes et barbarismes page 5
10/ Confusions de langage page 5
II. Expressions et tournures spécifiques et connecteurs page 5
1/ Pour introduire page 5
2/ Pour développer et conclure sur le fond page 6
3/ Pour conclure sur la forme page 7
4/ Connecteurs et mots de liaison page 7
III. La reconnaissance de la hiérarchie page 9
1/ L'utilisation de formules verbiales spécifiques page 9
2/ L'indication expresse du circuit hiérarchique page 9
IV. Abréviations, majuscules, sigles et acronymes page 11
1/L'écriture de Monsieur, monsieur ou M. ? page 11
2/ Le libellé des destinataires dans les courriers en forme personnelle page 11
3/ L'utilisation des majuscules page 11
4/ L'écriture des sigles et des acronymes page 12
V. Les formules d'appel et de politesse page 12
1/ Les formules d'appel page 12
2/ Les formules de politesse page 13
VI. La signature page 13
1/ La signature page 13
2/ L'autorisation de signature page 13
3/ La délégation de signature page 13
VII. Petit lexique de vocabulaire administratif page 14
VIII. Accords du participe passé page 16

Partie II : Principaux documents administratifs page 18

I. La lettre administrative page 18
1/ La lettre administrative en forme administrative page 18
2/ La lettre administrative en forme personnelle page 21
II. Le bordereau de transmission page 24
1/
III. Le relevé de conclusions page 25
IV. Le compte rendu de réunion page 25
1/ Définition page 25
2/ Présentation type page 25
3/ Comparaison du compte rendu et du procès verbal de réunion page 26
4/ Vocabulaire pour la rédaction du compte rendu page 26
5/ Exemple de rédaction d'un compte rendu de réunion page 27

VI. La note administrative page 29

1/ Définition page 29
2/ Présentation type page 29
3/ Exemple de rédaction d'une note administrative page 31

VII. Le courriel page 33

VIII. Tableau synoptique page 34

1
Partie I : Eléments rédactionnels

I/ Une syntaxe maîtrisée et un langage compréhensible

Rappel : pour être plus efficace, les phrases, dans la mesure du possible, ne doivent
pas aller au-delà de 20 à 30 mots . Ces phrases « courtes » seront construites avec
des mots et un vocabulaire compréhensibles et adaptés, tout en respectant le style
administratif, emprunt de neutralité et d’objectivité.

1/ « Une idée / une phrase – une phrase / une idée »

Ce principe clarifie l'information, rend plus accessible la compréhension et allège la
syntaxe.
Exemple
Phrase initiale (50 mots)
Outre les directives agro-environnementales imposées telles que le respect des terres,
une meilleure gestion des produits phytosanitaires, la mise ne place de bio contrôles,
et la protection des abeilles, le projet intègre une dimension éducative et sociale avec
la notion d'encourager à produire autrement et la valorisation de circuits courts.
Nouvelle construction (deux phrases)
Le projet intègre, d'une part, les directives agro-environnementales comme le respect
des terres, une meilleure gestion des produits phytosanitaires, la mise ne place de bio
contrôles et la protection des abeilles. (31 mots). D'autre part, le projet comporte une
dimension éducative et sociale avec la notion d'encourager à produire autrement et la
valorisation de circuits courts. (22 mots).

2/ Enchâssements (mots ou groupes de mots entre auxiliaire et verbe)

Exemple 1
- Construction initiale
La chambre d'agriculture a, par ailleurs, émis un avis défavorable sur ce projet
- Nouvelle construction
Par ailleurs, la chambre d'agriculture a émis un avis défavorable sur ce projet.
Exemple 2
- Construction initialle (un enchâssement et une phrase de 39 mots).
Vous avez la possibilité, en cas d'aggravation conséquente de votre état survenant à
tout moment pendant un délai de deux ans à partir de la date indiquée figurant dans
votre contrat, de demander une nouvelle fixation de votre rente.
- Nouvelle construction (plus d'enchâssement et deux phrases de 16 et 19 mots).
Si votre état s'aggrave de manière conséquente, vous pouvez demander une nouvelle
fixation de votre rente. Pour cela, vous disposez d'un délai de deux ans à partir de la
date indiquée figurant dans votre contrat.

3/ Signes de ponctuation
Ponctuation à utiliser Signification
. Marque la fin d'une phrase
, Marque une séparation (justifiée)
2
 ; Marque la séparation de deux phrases
complémentaires, suivi d'une minuscule
( ) Complète ou précise une information
- - Met en relief (en valeur) une information
« » Cite un texte ou utilise un mot dans un autre sens
: Annonce une explication ou une énumération
Ponctuation à ne pas utiliser Signification
? Marque l'interrogation directe
! Exprime un ressenti ou un jugement
... Marque une imprécision, du non-dit.

4/ Langages familier, courant et (trop) élaboré

Pour favoriser la compréhension du message verbal, celui-ci doit reposer sur un
vocabulaire relevant du langage courant.

Exemple 1 Langages Exemple 2

Corroborer Langage élaboré Délai prorogé
Confirmer, appuyer Langage courant Délai prolongé
Dire (à nouveau) Langage familier Délai augmenté

Nota bene : certains mots, ayant un sens bien précis, ne peuvent être modifiés
comme ceux utilisés dans le domaine juridique.
S'ils sont employés dans une communication avec un usager, ils doivent être traduits
dans le cadre d'une reformulation, par exemple.
Ainsi, « tout retard … entraînera des intérêts moratoires. Ces intérêts de retard seront
calculés ... ».

5/ Lourdeur des constructions (locutions) nominales

Construction nominale (verbe + complément) Nouvelle formulation
(verbe d'action)
Apporter des modifications à Modifier
Assurer la coordination Assurer
Avoir recours Recourir
Avoir pour conséquence Causer
Avoir confiance que Espérer, compter que
Avoir la possibilité de (formuler) Pouvoir (formuler)
Donner l'assurance Assurer
Donner avis Aviser, informer
Donner son accord Approuver, convenir
Effectuer un remboursement Rembourser
Etre dans l'impossibilité Ne pas pouvoir
Etre en mesure Pouvoir
3
Faire réponse Répondre
Faire retour Renvoyer
Se livrer à l'examen Examiner
Mettre dans l'état d'obligation Obliger
Opérer une distinction Distinguer
Opposer un refus Refuser, rejeter
Porter à la connaissance Annoncer, informer
Prendre note, acte Noter, enregistrer, retenir
Procéder à une notification ou à une vérification Notifier ou vérifier
Procéder à une révision Réviser
Procéder à un redressement Redresser
Statuer sur la fixation d'une date Fixer, choisir, arrêter une date
Venir à expiration Expirer

6/ Lourdeur des tournures négatives

Tournures négatives Tournures affirmatives
Il n'est pas question de Vous ne pouvez pas
Vous n'êtes pas sans savoir Vous n'ignorez pas ou vous devez savoir
Je ne suis pas opposé au principe de J'accepte que ou vous avez la possibilité de
Il n'établit pas être dépourvu (d'un lien) Il reconnaît qu'il bénéficie (d'un lien)

7// Lourdeur des effets de langage

Formulations pléthoriques (lourdes)
L'objet de la présente circulaire est de définir
Je m'interroge sur le point de savoir si
Vous devez vérifier que ce dossier est complet
préalablement à sa transmission
Formulations plus efficaces
Cette circulaire définit
Je me demande si
Vous devez vérifier que ce dossier
est complet avant son envoi

8/ Inutilité ou lourdeur des promoms relatifs « qui » et « que »

Exemples
Je vous demande que vous effectuez ces
travaux
Il s'agit de données qui sont vérifiables
Elle pense que vous réussirez votre projet Elle pense en la réussite de votre projet
Le télétravail qui présente de nombreux
avantages doit être développé
Ils ne peuvent bénéficier de cette aide
parce qu'ils ne remplissent pas toutes les
conditions.
Nouvelle construction
Je vous demande d'effectuer ces travaux
Il s'agit de données vérifiables
Le télétravail, présentant de nombreux
avantages, doit être développé
Ils ne peuvent bénéficier de cette aide :
ils ne remplissent pas toutes les
conditions.
4
9/ Solécismes et barbarismes
Clôturer un dossier Clore un dossier
Solutionner une question Résoudre une question
S’avérer faux Se révéler faux
Positionner Mettre en place
Ressortir de la compétence Ressortir à la compétence
Parution d'un texte Publication d'un texte
Réceptionner Recevoir
S’attendre à ce que S’attendre que
Demander à ce que Demander que
Vous n’êtes pas sans ignorer Vous n’ignorez pas ou vous savez
Pallier à Pallier
Dans le but de Afin de
Avoir convenu de Etre convenu de
Préjuger de la suite à donner Préjuger la suite à donner
Baser sur (la jurisprudence) Fonder sur (la jurisprudence)
En termes de Quant à, en matière de

10/ Confusions de langage

« voici » : annonce ce qui va suivre ; « voici ce que je souhaiterais… » ;
et « voilà » : résume ce qui vient d’être dit ; « voilà ce que je voulais vous dire » ;
« ceci » : résume ce qui va suivre ; « ceci va peut-être vous surprendre » ;
et « cela » : Rappelle ce qui précède ; « cela étant », « cela dit » ;
« celui-ci » : fait référence à l’élément le plus proche dans la phrase ;
et « celui-là » : Fait référence à l’élément le plus éloigné ;
« Acception » : signification ou préférence ;
et « Acceptation » : fait d’accepter ;
« Intervenir » : on intervient dans une action en cours ;
et « Conclure » : un accord a été conclu ;
« Au niveau de » : implique une comparaison : au niveau régional, au niveau
local ;
et « En ce qui concerne » : pour ce qui est de la région ou du point de vue
régional.

En conclusion
> Construire des phrases fluides (sujet, verbe, complément et < 30 mots)
> Choisir des mots courts et privilégier le verbe à la construction nominale.
> Adapter son langage à son objectif de communication et à son destinataire.

II. Expressions, tournures spécifiques et connecteurs

1. Pour introduire
11. Pour reformuler la demande, revenir sur le contexte :
- par lettre du ..., par courrier, courriel du …... ;
- vous appelez ou attirez mon attention sur ..., vous souhaitez connaître ..., vous me
demandez de … ou si ... ;

5
- par communication (conversation) téléphonique du… (s’il y a déjà eu un échange
précédent, il sera utile d’y faire référence, même s’il n’y a pas de trace écrite);

12. Pour introduire et répondre dans la même phrase :

- en réponse à votre lettre du ..., courriel du …..., (comme) suite à votre demande
relative à …., je vous communique les éléments d'information suivants.

13. Pour attirer l'attention du destinataire, formulez une problématique,

solliciter, demander :
- Dans le cadre de, lors d'un … (on rappelle le contexte) : proposition subordonnée
(cause) suivie d'une principale (conséquence) ;
- Le décret ou l'arrêté n° … du …. relatif à …. précise que (on introduit une
réglementation).

2. Pour développer l'argumentaire et conclure sur le fond

21. Pour introduire, instruire, concourir à l’analyse :
- Je constate, je note, je prends note, j’observe, j’ajoute, je précise, je souligne, je
rappelle, je signale.
- Il apparaît que, il semble que, sous réserve que (principe de précaution).
- Cette situation appelle les observations suivantes.
- Votre dossier, votre affaire me conduit aux observations suivantes .

22. Pour conclure, pour prendre position, pour agir :

Relation d'information
- J’ai l’honneur de vous faire savoir que, de vous informer, de vous communiquer.
- Je vous informe, je vous communique.
Relation de conseil (prise de responsabilités)
- il vous revient de, il vous appartient de, il convient de, il y a lieu de, il apparaît
nécessaire de ;
- je vous invite à, je suggère, je vous engage.
Relation de prise de décision, d'arbitrage
- je prends la décision de, je confirme, j'ai décidé qu, je me réserve le droit de ;
Relation d'injonction, d'obligation, d'urgence
- je vous prie de (bien vouloir/vouloir bien) , je vous demande, je vous enjoins de, je
vous ordonne ;
- il est impératif que, il s'avère que.
Relation de courtoisie
- je vous saurais gré de (attention : savoir gré et non pas être gré !), je vous
serai(s) obligé (être), reconnaissant de ».

Nota bene: L’expression, très administrative, « j’ai l’honneur », bien que contestée et moins
utilisée, continue malgré tout de caractériser la correspondance administrative, en apportant
une certaine solennité, rappelée régulièrement par les secrétariats généraux des préfectures et
encore utilisée pour des correspondances destinées à faire appliquer la réglementation.

3) Pour conclure sur le forme

6
31. Pour une lettre en forme personnelle :
- je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération
distinguée ;
En fonction du contenu :
- Vous me tiendrez informé de la réalisation de l’ensemble de vos obligations, dans le
cas d'un retour attendu ;

32. Pour une lettre en forme administrative

- Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire. (pour toute
situation de communication, exceptées celles à caractère injonctif – demande de
régularisation, sanction -.et correspondance avec le corps préfectoral).

32. Pour un courriel

- Cordialement, (pour un premier échange) bien cordialement, très cordialement,
respectueusement (pour des autorités supérieures), voire bien à vous.
Ces formulations sont utilisées exclusivement pour les courriels.

RAPPEL : En tant que rédacteur, vous devez toujours faire en sorte que le destinataire de
votre courrier, qui est aussi votre lecteur, soit en mesure de comprendre et d’apprécier la
ou les démarches qui lui incombent, les informations que vous lui communiquez.
> Par conséquent, vous veillerez à utiliser un langage le plus clair possible, en évitant le
verbiage administratif et les formulations surannées.

4/ Connecteurs et mots de liaison

A. Pour introduire une explication
- Car (jamais en début de phrase),
- Tenant compte de, étant donné,
- C'est-à-dire,
- En effet (s’utilise après une affirmation démontrée immédiatement).
B . Pour introduire un exemple, appuyer ou expliciter une information
- Ainsi,
- Par exemple,
- Notamment.
C. Pour introduire une reformulation (pour clarifier l’information)
- Autrement dit,
- Dans votre situation,
- En ce qui vous concerne,
- En d’autres termes,
- En ce sens, en fait.
D. Pour introduire plusieurs informations, une argumentation, développer
une même idée, énumérer, additionner
- Pour commencer, pour terminer,
- Aussi (avec inversion du sujet),
- D’abord, ensuite, enfin,

7
 - En premier lieu, en second lieu,
- D’une part, d’autre part,
- Par ailleurs,
- En outre,
- De plus,
- Voire (voire même : pléonasme),
- Enfin.
E. Pour enchaîner avec un paragraphe précédent
- Par suite,
- De ce fait,
- Malgré, en dépit de (et pas nonobstant)
F. Pour lier une idée qui se rapporte à une autre
- relatif à (et pas afférent)
- concernant,
- ayant trait à,
- dans le cadre de,
- dans le but de,
- en vue de.
G. Pour citer un argument précis, appuyer une information
- Notamment,
- Particulièrement, en particulier,
- A cet égard, à ce sujet,
- Entre autres,
- En l’objet,
- Précisément.
H. Pour motiver une décision, s'appuyer sur un texte de droit
- En application de ou par application de,
- Conformément à,
I. . Pour introduire une restriction, limiter la portée d'une information

- Cependant,
- Mais,
- Néanmoins,
- Pourtant,
-Toutefois,
- A l’exception de, à l’exclusion de,
- Sous réserve que, pour autant que, dans la mesure où.
J. Pour contraster, opposer avec une idée précédente
- Or,
- En revanche,
- Au contraire,
K. Pour introduire une conclusion, une conséquence (du développement)

8
 - Donc (jamais en début de phrase),
- De ce fait,
- En conséquence,
- En définitive,
- Dans ces conditions……compte tenu de,
- Pour toutes ces raisons,
- En conclusion,
- En résumé,
- Pour ces motifs, à cet effet.

III. La reconnaissance de la hiérarchie

L'administration a un fonctionnement pyramidal, elle se caractérise donc par un
respect de la hiérarchie.

1/ L'utilisation de formules verbales spécifiques

Le supérieur Le subordonné
Informe Rend compte
Fait savoir à Expose
Fait connaître à Porte connaissance à
Observe, fait observer à Se permet de faire observer à
Fait remarquer à Se permet de faire remarquer à
Note Ne peut que noter
Constate Se permet de constater
Précise Se permet de préciser
Rappelle Se permet de rappeler
Demande l’avis de Sollicite l’avis de
Demande à Sollicite
Prie, Prescrit, ordonne à Propose à
Enjoint à Suggère à, invite à

2/ L'indication expresse du circuit hiérarchique sur toute correspon-

dance interne et sur la majorité des courriels (passage du document par
l'autorité supérieure, N+1, N+2).
Cette exigence répond à deux nécessités :
- Celle de tenir informées toutes les autorités hiérarchiques concernées ;
- Celle de leur permettre de formuler, le cas échéant, des avis ou observations.
En effet, le principe hiérarchique veut que l’on écrive au responsable de l’
administration destinataire et non directement à l’un de ses services ou bureaux.

21/ Correspondance entre deux agents d’un même service ou entre deux
services d’une même administration, sur un même site.
A/ Exemple 1 : échange entre deux techniciens d’un même service

Le technicien supérieur
à
Monsieur le Chef du service (autorité supérieure du destinataire et de l’émetteur)
A l’attention de Monsieur Jean BONNOT, technicien …

9
 Ou

Le technicien supérieur
à
Monsieur le Technicien ….
S/c de la voie hiérarchique (autorité supérieure du destinataire et de l’émetteur)

B/Exemple 2 : échange entre deux services d’une même structure

Le chef du service sécurité alimentaire

à
Madame la Directrice départementale de la Protection des populations
A l’attention de Lucas NASSON, Secrétaire général
Ou

Le chef du service sécurité alimentaire

à
Monsieur le Secrétaire général
S/c de Madame la Directrice départementale de la Protection des populations

22/ Correspondance entre deux services d’une même administration mais

situés à deux adresses différentes ou entre deux administrations.
A/ Exemple 1 : échange entre le DDCSPP et le ministère de l'Agriculture

Le Directeur départemental de la Cohésion sociale et de la Protection des

populations
à
Ministère de l'Agriculture ou Monsieur le ministre de l'Agriculture
Direction générale de l’Administration, Service du personnel
(adresse)
A l'attention de Monsieur Jean PEUPLU, gestionnaire du personnel

B/ Exemple 2 : échange entre le DDT et le Chef du pôle Consommation-

Alimentation de la DDCSPPP

Le Directeur départemental des Territoires

à
Monsieur le Directeur départemental de la Cohésion sociale et de la ….
Pôle consommation – Alimentation
(adresse)
A l’attention de Monsieur Jean PEUPLU, Chef du service

C/Exemple 3 : échange entre un technicien de la DDT et le chef de pôle

Consommation-alimentation de la DDCSPP

Le technicien
à
Monsieur le Directeur départemental de la Cohésion sociale et de la ...
Pôle Consommation – alimentation
(adresse)
A l’attention de Monsieur Jean PEUPLU, chef de pôle
S/c de la voie hiérarchique (autorité supérieure de l’émetteur)

A noter

10
Les destinataires identifiés à l'aide des expressions - s/c - ou - à l’attention de -
peuvent s’écrire sous plusieurs formes.
Exemples :
- S/c de Monsieur le Chef du service ou du chef du service ou de Rémi FASSOLLE
Chef de service ;
- A l'attention de Madame l'inspectrice des installations classées ou de la
responsable du personnel ou de Nicole HERIE chef du service.

IV/ Abréviations, majuscules, sigles et acronymes

1/ L'écriture de Monsieur, monsieur ou M. ?
En toutes lettres et avec une majuscule à Monsieur et à Madame, quand on s’adresse
à lui ou à elle (formules d'appel).
Sinon, dans le corps du texte, lorsque monsieur ou madame ne sont pas destinataires
(tierce personne), ils s'écriront respectivement M. ou Mme.
On écrira ainsi : une demande a été adressée à M. Eric Colas, MM. Chapi et Chapo et
à Mme Ellafein.
Enfin, « monsieur » dans le corps de lettre ne prend pas de majuscule et s’écrit en
toutes lettres, quand, en tant que mot commun, il désigne une autre personne.
On écrira ainsi : j'ajoute qu'une copie de cette décision est adressée à monsieur le
maire.
A noter la bonne écriture des abréviations suivantes :
M. et jamais « Mr ou Me », Mme et pas « Me » ; Messieurs s’abrège en MM.,
Mesdames en Mmes. Quant au terme « mademoiselle », il a été abandonné (2012).

2/ Le libellé des destinataires dans les courriers en forme personnelle

Monsieur Jean Naimart, gérant de la SARL BON ou Monsieur le Gérant de la SARL BON
Quant au prénom, il se place devant le patronyme (jamais le contraire) et est suivi, le
cas échéant, du titre ou de la fonction.
Enfin, la règle de la courtoisie consiste à respecter scrupuleusement l’orthographe des
noms et l’exactitude des titres.

3/ L'utilisation des majuscules (domaines de compétences et

fonctions)
Règle générale : la minuscule au générique et la majuscule au spécifique.
Exemple : le Parlement a adopté la loi … mais les parlements européens.
Compléments :
Il est d’usage de mettre une majuscule aux noms désignant le domaine traité par un
ministère ou un service.
Exemples
Le ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation ; le ministère de l'Intérieur ; la
Direction régionale de la Cohésion sociale.
En revanche, la fonction ou le titre ne comportent pas, en principe, de majuscules.
Exemples
Le président de la région Occitanie ; le directeur départemental.

11
Nota bene : Il est d’usage de mettre une majuscule à la fonction, au grade ou titre du
récepteur du courrier (identifié dans l’adresse ou dans la suscription), comme au
signataire du courrier.

4/ L'écriture des sigles et des acronymes (règles édictées par l'Imprimerie

nationale)
41/ Les sigles
Sigle = abréviation formée par une suite de lettres qui sont les initiales d'un groupe
de mots ; exemple : SNCF ; DDI.
Les sigles s'écrivent en lettres capitales, sans porter les points (MSA, DDCSPP).
Le sigle doit toujours être développé lors de sa première utilisation.
42/ Les acronymes
Acronyme = nom dont l'origine est un sigle et qui se prononce comme un mot
ordinaire ; exemples : Unesco, Urssaf, Capes.
Les acronymes s'écrivent avec la première lettre en capitale et les lettres suivantes en
minuscules (l'Infoma, l'Urssaf).
Cela dit, certains acronymes comme Raep (qui peuvent se prononcer aussi comme un
sigle) ou comme Draaf (acronymes à deux syllabes) peuvent s'écrire en minuscules
comme en majuscules (RAEP ou Raep ; Draaf ou DRAAF).
D'autres acronymes sont devenus des noms communs comme ovni, radar ou sida. A
ce titre, ils ne prennent pas de majuscule et s'accordent au pluriel, le cas échéant.

Enfin, il est nécessaire de veiller à une écriture harmonisée par souci de cohérence.

V/ Les formules d'appel et de politesse

Elles caractérisent les lettres en forme personnelle et seulement celles-ci.

1/ Les formules d’appel :

En dépit des travaux de la commission générale de terminologie et de néologie créée
en 1984, la féminisation des titres reste encore contenue dans la pratique.
Il y a malgré tout une distinction à effectuer entre les fonctions des personnalités
relevant de l’autorité politique et administrative, d’une part, et les noms de métiers
possédant une forme féminine plus usuelle, d’autre part.
- Personnalités relevant de l’autorité politique et administrative :
L’usage laisse prévaloir le masculin, ainsi dira t-on :
Madame le Préfet, Madame le Maire, Madame le Député, Madame le Procureur,
Madame le Conseiller général, Madame le Directeur.
Nota bene :Au nom de la neutralité institutionnelle et juridique qui leur est attachée,
l’Académie française recommande d’éviter la féminisation et de préférer ainsi les
dénominations de genre non marqué (représentant aussi bien les éléments masculins et
féminins, ex : les techniciens, les inspecteurs …).
- Fonctions et métiers :
L’usage féminise naturellement les appellations, ainsi dira t-on :
Madame l' Institutrice, Madame la Présidente, Madame la Directrice, Madame l’
Inspectrice, Madame la Gestionnaire, Madame la Docteresse.

12
2/ Les formules de politesse :
- Pour les courriers « courants » :
Je vous prie d’agréer, M , l’expression de ma considération distinguée ;
agréer = recevoir favorablement.

Ou

Je vous prie de croire, M , en l’assurance de ma considération distinguée ;

croire =tenir pour sincère.

- Pour les formules de politesse réservées aux personnalités, se reporter aux

consignes et informations communiquées par les préfectures.
Nota bene : En aucun cas, il ne peut être porté de sentiments pour une femme et par
une femme. Les expressions : « Recevez …, », « Veuillez agréer … » sont à éviter.

VI/ La signature
1/ La signature
Placée sous le corps de la lettre, en bas à droite, elle fait apparaître le pouvoir (la
fonction) ou, à défaut, la qualité (le grade) du signataire puis son identité (prénom et
nom).
Exemples :
La Directrice départementale Le Responsable de formation
des Territoires

Anne IMMAL Guy TARENBOIS

2/ L’autorisation de signature
Décision officieuse et informelle, donnée de manière permanente ou provisoire, par le
titulaire de la signature. Cette mention sera présentée de la manière suivante :
Pour la Directrice départementale
Et par ordre ou (P/ordre) ou p/o

Le Directeur adjoint
Charles ATTAN

3/ La délégation de signature
Acte officiel et formalisé, permettant à une autorité supérieure de désigner un
collaborateur qui pourra signer certaines décisions administratives comme les pièces
comptables, par exemple. La délégation de signature ne se présume pas.
Cette mention sera présentée de la manière suivante :
Pour La Directrice départementale
Et par délégation,
Le Directeur adjoint
Isabelle VEDERE

13
VII/ Petit lexique de vocabulaire administratif
ABROGATION : abolition d’une disposition législative ou réglementaire ;
ACTE ADMINISTRATIF : décision prise par l'Administration et créant des droits et
obligations à l’égard des usagers.
ADOPTER : approuver , voter ;
AFFERENT : qui se rapporte à ;
AGENT : terme général désignant la personne employée dans une administration ;
AJOURNER : reporter un jugement ou une décision à une date ultérieure ;
AMENDER : modifier un projet de texte ;
ANGLICISME : mot emprunté à la langue anglaise et utilisé, à tort, dans la langue
française, sans que celui-ci figure dans le dictionnaire ou soit accepté comme terme
ou expression publié dans le Journal officiel :
ANNEXES : pièces jointes à un document administratif ;
ARRETE : décision écrite d’une autorité administrative (ministre, préfet, maire) ;
ASSUJETTIR : soumettre à une taxe ou un impôt,
AVENANT : acte modifiant les clauses d’un contrat.
BARBARISME : mot constituant une faute de langage car non intégré officiellement
dans la langue française (exemple : fluoter) et qui appauvri le langage verbal ou mot
qui n'existe pas (exemples : stabiloter, frigidaire, bic …).
BORDEREAU : imprimé servant de lettre d’envoi de documents entre services
administratifs ;
CI-JOINT : signifie « joint à ceci », s'accorde avec son complément quand celui-ci
est placé avant (les documents ci-joints) ; invariable quand ci-joint placé juste avant
son complément (ci-joint décision) ou en début de phrase (ci-joint les photocopies) ;
quand article entre ci-joint et complément, les deux écritures sont acceptées (ci-joint
la décision ou ci-jointe la décision).
COMMUNIQUER, COMMUNICATION : être en relation (échanger) ou transmettre (par
exemple un document), à charge de retour ;
COMPETENCE : droit d’une autorité à connaître d’une action, «cette affaire est de la
compétence du préfet » ;
COMPTE RENDU : exposé, relation, rapport d’un événement, d’une situation, d’une
réunion ;
CONTRESEING : deuxième signature apposée sur un acte pour authentifier la
première ou indiquer un engagement solidaire ;
COPIE CONFORME : concordance de la copie avec l’original, sans pour autant la
rendre authentique ;
DECENTRALISATION : transfert de compétences à des collectivités territoriales
autonomes, avec un contrôle à postériori par le préfet.
DECONCENTRATION : délégation du pouvoir de décision à des autorités
administratives déconcentrées (la DDCS par exemple), mais restant soumises au
pouvoir hiérarchique de l' État (et son représentant le préfet).
DELEGATION DE SIGNATURE : transfert de pouvoir(s) permettant à un
fonctionnaire d’agir en lieu et place d’un autre fonctionnaire ;

14
DELIBERATION : examen d’une question par un groupe de personnes et suivi d'une
décision ;
DEROGATION : exception par rapport à ce qui est prévu par la réglementation ;
DESSAISIR : retirer à un juge ou à une autorité administrative une affaire
préalablement soumise à sa décision ;
DISPOSITION : point qui règle un texte législatif ou réglementaire ;
ERREMENTS : manière habituelle d’agir (≠ erreurs, fautes) ;
EXERCICE : durée dans laquelle s’inscrit normalement une procédure ;
EXONERER : dispenser d’un paiement ou d’une obligation de faire ;
EXPOSER : expliquer, faire connaître ;
FONCTIONS : activités exercées par un agent ;
GRE : savoir gré = être reconnaissant ;
HIERARCHIE : subordination des fonctionnaires les uns aux autres ;
INCIDENCE : effet, conséquence ;
INSTRUCTION(S) : prescription(s) donnée(s) par l’autorité supérieure relative à
l’interprétation et à l’application d’une loi, d’un règlement ;
INTERPRETATION : donner une signification, une explication à un texte ;
JUSTIFIER : prouver le bien fondé ;
LIQUIDER : calculer ;
MANDATER : payer ;
MESURE : décision prise par une autorité administrative ;
MODALITES : terme courant désignant la forme d’un acte, d’un fait et les
circonstances qui s’y rapportent ;
MOYEN : argument juridique invoqué à l’appui d’une demande ou d’une défense en
justice ;
NEOLOGISME :nouveau mot ou apparu récemment dans la langue française (faxer) ;
NOTIFIER : porter une décision à la connaissance de l’intéressé ;
OBJET : « nature de la demande », terme très courant désignant ce sur quoi porte
une affaire, une décision, un droit, une obligation, une démarche, une conversation… ;
PRENDRE ACTE DE : prendre bonne note de, (ex : « je prends acte de votre
décision ») ;
PRENDRE L’ATTACHE DE : se rapprocher de, prendre contact avec ;
PROCEDURE : ensemble de règles qui doivent être respectées pour la reconnaissance
de certains droits ou le règlement de certaines situations ;
PROCES VERBAL : compte rendu officiel et écrit de ce qui a été dit ou fait au cours
d’une réunion ;
RECOURS GRACIEUX : il s'adresse à l'autorité administrative qui a pris la décision ;
RECOURS HIERARCHIQUE : il s'adresse à l'autorité supérieure (le supérieur
hiérarchique) qui a pris la décision.
REFERENCE : indication des documents ou évènements antérieurs auxquels se
rapporte l'affaire traitée, placée sous l’objet dans une lettre administrative ;
RELATIF A : terme très courant signifiant « se rapportant à » ;
REQUETE : demande verbale ou écrite : adresser une requête ;
15
RESERVE : restriction ; sous réserve de ; sous condition de ;
SAISIR : demander à une autorité ou à un juge de se prononcer ;
SOLECISME : construction de langage qui n'est pas conforme à la syntaxe et qui
l'altère ou l'appauvrie (exemple : se rappeler de quelque chose pour se rappeler
quelque chose, verbe transitif direct, donc avec un complément d'objet direct).
SOUMETTRE : adresser pour examen, pour décision ;
STATUER : prendre une décision sur une affaire, un cas ; se prononcer
SURSEOIR : interrompre momentanément les effets d’un texte ;
SUSCRIPTION : identification de l’autorité émettrice et du destinataire dans une
forme impersonnelle et dans une lettre en forme administrative ;
SUSPENDRE : interrompre les effets d’un texte réglementaire, d’une décision ;
TIMBRE : informations sur le service émetteur à l'origine du courrier, placées en haut
et à gauche dans une lettre administrative ;
VISER : attester par une signature, que l’on a pris connaissance d’un document, se
référer à ;
VOIE HIERARCHIQUE : succession des autorités administratives intermédiaires
placées entre l’expéditeur (émetteur) et le destinataire (récepteur) d'une lettre
administrative ;

VIII/ Accords du participe passé

1/ Conjugué avec l’auxiliaire « être » ou avec un verbe d’état, ou
employé comme adjectif
Le participe passé employé avec le verbe être ou avec un verbe d'état (paraître,
sembler, demeurer, devenir, rester …) s'accorde en genre et en nombre avec le sujet.
Exemples : l'imprimante est allumée ; l'imprimante reste éteinte.
Le participe passé des verbes non pronominaux s'accorde comme un adjectif.
Exemples : elle est arrivée ; elles semblent agacées.
Les verbes pronominaux sont les verbes qui se conjuguent avec un pronom réfléchi de
la même personne que le sujet ; l'auxiliaire des verbes pronominaux est toujours le
verbe être.
Exemples : je me censure ; tu te demandes ; il se trompe.
En revanche, les participes passés comme approuvé, attendu, certifié, communiqué,
entendu, excepté, passé, lu, reçu, supprimé, vu ainsi que non compris, y compris,
étant donné, excepté, ci-joint placés immédiatement avant le nom, précédé lui-même
d'un article, sont invariables.
Exemples : toutes ses demandes sont validées, excepté la plus récente,mais toutes
ses demandes sont validées, la plus récente exceptée.

2/ Employé avec l’auxiliaire « avoir »

21/ Le participe passé s'accorde en genre et en nombre avec le complément
d'objet direct (COD) quand cet objet le précède
Exemple : les heures de travail qu'il a effectuées.
Si le COD le suit ou s'il n'y a pas de COD, il ne varie pas.
Exemples : il a effectué des heures de travail ; elle a travaillé.
16
22/ Le participe passé des verbes transitifs, transitifs indirects et imperson-
nels n'ayant pas de COD mais un COI (complément d'objet indirect) reste
toujours invariable
Exemple : ces livres nous ont beaucoup plu ; nous avons beaucoup souri à leur
lecture.
La plupart des cas considérés comme particuliers relèvent en fait de cette règle
d'accord courante ; il est seulement plus difficile de repérer leur COD.
Enfin, les participes passés comme couru, coûté, régné, valu, vécu sont invariables
quand ils sont employés au sens propre, car leur complément est alors un
complément de mesure et non un COD.
Exemples : pendant les 30 minutes que nous avons couru ; les 87 ans qu'elle a
vécu.
Mais ils peuvent varier au sens figuré, car ils deviennent transitifs.
Exemples : les dangers que nous avons courus ; la folle époque qu'elle a vécue.
23/ Autres cas particuliers
Le participe passé « fait », lorsqu'il est suivi d'un infinitif, est invariable.
Exemple : j'ai cassé ma tablette ; je l'ai fait tomber au bureau.

3/ Verbes transitifs et intransitifs

31/ Les verbes transitifs
Un verbe est transitif lorsqu'il introduit un complément d'objet.
- Le verbe est transitif direct lorsqu'il introduit un COD : le technicien vérifie
l'installation.
- Le verbe est transitif indirect quand il introduit un COI : l'agent a assisté à la
réunion.
Le COI est alors introduit par une préposition (à, de sur …).
32/ Les verbes intransitifs
Un verbe est intransitif quad il n'admet pas de complément d'objet direct ou
indirect.
Le sens du verbe intransitif ne concerne que le sujet : les agents travaillent.
Certains verbes sont par nature toujours intransitifs comme aller, arriver, courir,
venir, pleurer, nager, voyager, travailler.
Certains verbes ont une construction transitive (la secrétaire a fleuri son bureau) ou
intransitive (les arbres fleurissent).
Enfin, les verbes suivants ont un emploi transitif ou intransitif : arrêter, brûler,
commencer, fuir, vaincre, servir, rougir, rompre, siffler, glisser, retarder, veiller,
fleurir.

17
Partie II : Principaux documents administratifs

I/ LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La lettre administrative, faisant partie de la catégorie « courrier », formalise une
correspondance entre un émetteur (agent public) et un récepteur (agent public ou
usager).
Elle se distingue dans deux formes spécifiques, la forme administrative et la forme
personnelle.

Cela dit, des règles communes de présentation s'appliquent :

 la présentation respecte un certain formalisme (cf modèles présentés) ;
 le corps de la lettre contient une introduction, un développement
(instruction/décision ou décision/instruction) et une conclusion de forme ;
 les parties sont divisées en paragraphes reliés par des connecteurs, dans la
mesure du possible, notamment en fonction de l'objectif de la lettre ;
 si une deuxième page s'impose, la coupure se fera entre deux paragraphes (ou
deux phrases) et le sigle « .../... » sera apposé en bas à droite de la première page,
afin de ne pas utiliser la seconde page seulement pour « la formule de politesse ».

Correspondances adressées aux élus des collectivités territoriales

A/ L'objet du courrier est à caractère professionnel et l'émetteur s'adresse à
l'exécutif de la collectivité locale
Exemples : objet portant sur le contrôle de légalité, l'assainissement.
 La lettre administrative sera rédigée en forme administrative.
B/ L'objet du courrier est à caractère personnel
Exemples : objet portant sur une demande de RDV, une demande d'autorisation.
 La lettre administrative sera rédigée en forme personnelle.

1/ La lettre administrative en forme administrative

Cette forme de lettre est utilisée dans le cadre d’une correspondance entre deux
agents appartenant à la fonction publique d'Etat et comportant un caractère
professionnel, ou dans le cadre d'une correspondance avec l 'exécutif d'une collectivité
territoriale (fonctionnaire « fonction publique territoriale »), cf point 3.
Exemple :
Un directeur départemental des Territoires répond à une demande du préfet relative à la
mise en œuvre dans le département de la politique de développement des territoires
ruraux.
Cette forme de lettre est également utilisée dans le cadre d'une correspondance entre
un émetteur et un récepteur appartenant à la même entité administrative et portant
sur un objet personnel.
Exemple :
Un agent effectue une demande de temps partiel ou sollicite un bilan de compétences à
son autorité supérieure (le DDT par exemple) et sous couvert de son chef de service.

18
11/Matrice d'une lettre administrative en forme administrative

TIMBRE
Ville , le jj/mm/aaaa
NOM de l’ Administration émettrice
(adresse complète)
SUSCRIPTION
Désignation du service concerné Fonction de l’émetteur
Bureau à
Téléphone-Fax Fonction du destinataire
précédée de « Madame/Monsieur »
Affaire (dossier) suivi par : (adresse)
Courriel :
A l'attention de (si nécessaire)
Avec respect voie hiérarchique
(le cas échéant)

OBJET (indication sommaire de la question traitée)

Réf : (rappel des documents antérieurs, le cas échéant, auxquels l’affaire se rapporte)

PAS DE FORMULE D’APPEL

INTRODUCTION (brève) / REFORMULATION

(rappel de l’affaire, contexte)

DEVELOPPEMENT
Avec choix d’un plan :
Causes – conséquences ou Conséquences – causes
ou
Faits – Idées – Actes

CONCLUSION DE FORME (de la lettre et pas de la problématique)

Formule de FIN DE LETTRE (ouverture)

PAS DE FORMULE DE POLITESSE

Signature
(Seulement Prénom + Nom si le
signataire est aussi l’émetteur)
Sinon, faire apparaître l'autorisation de
signature (p/o) ou la délégation de
signature.
PJ : (pièces jointes, exprimées en nombre, si elles ont déjà été portées dans le corps de la
lettre).

19
12/Exemple d'une lettre administrative en forme administrative

Préfet du département de la Garonne supérieure

DDCSPP de la Garonne supérieure

Service …..
(adresse) Le Secrétaire administratif
à
Madame la Directrice départementale
Tél :
Fax :
s/c du Chef de service
Dossier suivi par :
Courriel :

Lieu, le

Objet : demande temps partiel

Ma nouvelle situation professionnelle m'amène à vous formuler ma demande suivante.

Bien que mon affectation comme secrétaire administratif dans vos services soit toute
récente, puisqu'elle date du 1er septembre 2017, je suis également sportif de haut
niveau.
A ce titre, j’évolue en ligue A du championnat de France de volley-ball et participe à
de nombreuses confrontations sportives.

C’est pourquoi, après réflexion et en application des articles 1 et 2 du décret n° 82-

624 du 20 juillet 1982 fixant les modalités d’application pour les fonctionnaires à
l’exercice des fonctions à temps partiel, j’ai l’honneur de solliciter le droit de pouvoir
travailler à temps partiel ou je sollicite votre accord pour travailler à temps partiel.
Plus précisément, ma demande porte sur une quotité de 80 % et pour une première
durée de 12 mois.
Je propose que cette demande, soumise à votre autorisation, puisse s’organiser du
lundi au jeudi, afin de me libérer le vendredi et me permettre ainsi de me préparer au
mieux pour les rencontres sportives organisées les samedis.
Enfin, je souhaiterais que cette demande puisse prendre effet le 1 er février 2017.

Je vous remercie pour l’attention que vous porterez à ma demande et je reste à votre
disposition pour tout complément d’information.

Isabelle Védère

20
2/ La lettre administrative en forme personnelle
Cette forme de lettre, dite « inter » est utilisée dans le cadre d’une correspondance
entre l’ Administration et un usager, qu’il soit particulier, parlementaire, élu local,
société ou personnalité morale, association ou syndicat professionnel, entreprise
publique ou privée.
Exemples :
− Un inspecteur de sécurité sanitaire des aliments répond à un restaurateur qui
demande une information sur ses obligations en matière d’hygiène alimentaire ;

− Un chef du service environnement-risques d'une DDT confirme à un député une

décision prise à l'encontre d'un usager, celui-ci ayant saisi l'élu pour tenter d'obtenir
une révision de la décision de l'administration.
A titre exceptionnel, cette forme de lettre personnelle peut être utilisée au sein de
l'Administration, lorsque l'émetteur désire attirer personnellement l'attention du
récepteur sur un dossier ou lorsque celui-ci est (très) sensible.

21
21/Matrice d'une lettre administrative en forme personnelle

TIMBRE
Lieu, date (idem)
Idem lettre
administrative
Identité et adresse du destinataire
(si pas indiqué en bas à gauche)

Formule d’appel

INTRODUCTION / REFORMULATION
(plus conséquente, rappel de l’affaire, contexte)

DEVELOPPEMENT
Avec choix d’un plan :
Causes – conséquences ou Conséquences – causes
ou
Faits – Idées – Actes (Instruction / Conclusion)

CONCLUSION DE FORME de la lettre (et pas de la problématique)

(Formule de POLITESSE)

signature

Madame ou Monsieur (nom, fonction ou/et qualité)

Entité juridique ou établissement
(Adresse)

(ATTENTION : il y a toujours SYMETRIE entre la fonction du destinataire, la formule d’appel et la formule

de politesse)

22
22/Exemple d'une lettre administrative en forme personnelle

Préfet du Finistère Sud

DDT
Service d'appui territorial
(adresse)
Tél : Lieu, le
Fax :

Affaire suivie par :

Courriel :

Madame,

Par courrier du , vous contestez la décision de rejet de votre demande de

certificat d'urbanisme n° 081 pour un projet de construction d'une maison d'habitation
et vous demandez un examen plus approfondi de votre demande.

En réponse, je vous communique les éléments d'information suivants.

C'est l'article L. 111-1-2 du Code de l'Urbanisme qui s'applique à votre demande et

qui a justifié son rejet.

En effet, je vous rappelle, en premier lieu, que votre projet de construction est situé à
plus de 80 mètres des bâtiments de l'exploitation agricole et sur un ilot exploité et de
bonne valeur agricole. En deuxième lieu, une maison d'habitation existe déjà sur
l'exploitation et les éléments du dossier ne permettent pas de justifier la nécessité
d'une seconde habitation.

Au vu de ces éléments, le projet de construction ne peut être considéré comme

nécessaire à l'exploitation agricole et est contraire aux objectifs de gestion économe
du sol préconisés par l'article L. 110 du Code de l'urbanisme.

En conclusion, aucun élément nouveau ne me permet de réviser ou modifier ma

décision de rejet, qui vous a été notifiée le …....

Enfin, j'adresse une copie du présent courrier, pour information, au maire de votre
commune.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de ma considération distinguée.

Pour le préfet et par délégation,

Le chef du service d'appui territorial

Jean Naimart

23
II. LE BORDERAEU DE TRANSMISSION ou BORDEREAU D'ENVOI
1/ Définition
Document destiné à l'acheminement de pièces au sein de l'administration (entre deux
services administratifs), dès lors que cette transmission n'implique pas de
commentaires qui justifieraient la rédaction d'une lettre administrative
d'accompagnement.
Le bordereau reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative
(timbre, suscription...) et comporte un tableau composé de trois colonnes.
Cela dit, avec le développement des courriels et la place des messageries
électroniques, de plus en plus de documents sont transmis par voie dématérialisée.
Cette transmission assouplie, par conséquent, le formalisme.

2/ Contenu d'un bordereau de transmission

− Colonne gauche : objet et désignation des pièces transmises ;
− Colonne centrale : nombre de pièces transmises ;
− Colonne droite : observations qui peuvent être les suivantes :
1/ Pour information (ou à toutes fins utiles) : le destinataire n'est pas acteur
mais spectateur et bien qu'il n'ait pas à intervenir, il peut conserver les dites pièces ;
2/ Pour attribution (ou pour action) : le destinataire devient acteur et
plusieurs cas se présentent alors :
21/ Pour attribution et pour suite à donner : le destinataire doit donner
une suite (réponse à rédiger, réunion à organiser...) sans rendre compte à l'expéditeur ;
22/ Pour attribution et pour avis : le destinataire doit retourner un avis
motivé sur le dossier que lui soumet l'expéditeur ;
23/ Pour attribution et pour éléments de réponse : le destinataire doit
fournir sous forme de notre ou de lettre les informations nécessaires à l'expéditeur afin
que celui-ci, ensuite, puisse traiter l'affaire ;
24/ Pour attribution et pour retour des pièces après (signature,
correction...) avec, le cas échéant, un délai précisé.

3/ Présentation type d'un bordereau de transmission

TIMBRE
Lieu, le

SUSCRIPTION
Affaire suivie par :
Téléphone : 00 00 00 00 00
Télécopie : 00 00 00 00 00
Courriel : @

BORDEREAU DE TRANSMISSION

DESIGNATION DES PIECES NOMBRE OBSERVATIONS

Signature

24
III. LE RELEVE DE CONCLUSIONS
Appelé aussi relevé de décisions ou d'informations, c'est un compte rendu « allégé »
sans formalisme particulier. Il est destiné à relever l’essentiel des débats, mais
surtout à préciser les conclusions ou décisions prises, afin de constituer un fond de
dossier ou la mémoire des événements pour les absents à un groupe de travail, par
exemple.
Il peut ne pas être signé et ne pas être daté ; il peut aussi être rédigé sous formes de
phrases nominales (sans verbe conjugué) et présenté sous forme de tableau.

IV. LE COMPTE RENDU DE REUNION

1/ Définition
C’est un document administratif synthétique qui ne contient que les idées essentielles.
Il est rédigé à partir d'une trame, afin de faciliter sa rédaction et sa lecture. Cela dit, il
peut faire l’objet d’une présentation type « procès verbal » (plus contraignante sur la
forme et sur le fond, avec un plan chronologique).

2/ Présentation type d’un compte rendu

TIMBRE

Deux possibilités pour indiquer l'objet :

Compte rendu de la réunion du (date)

Objet :

Ou

Compte rendu
de la réunion du (date)
relative au / à (description de l’objet)

Le (date) à (horaire) s’est tenue à (lieu) sous la présidence de M. (nom et

fonction) ou à l’initiative de (nom et fonction), une réunion relative à / au …….

Présents :
- M... (nom et fonction),
- M. ….
- M. …
Excusés (facultatif)
- M... (nom et fonction, le cas échéant)
- M. ….
Absents (facultatif)
- M … (nom et fonction, le cas échéant)
- M …..

25
 DEVELOPPEMENT
(ordre chronologique ou logique)

Titre 1
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla
ablablablablablablablablablabla.

Titre 2
- blablablablablablablabla ;
- blablablablablablablablabla ;
- bablablablablabla ;
- blablablablablablablablablablabla.

Titre 3
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla
ablablablablablablabla......

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (horaire)

Une prochaine réunion est fixée le (date) à (horaire).

SIGNATURE (du rédacteur)

3/ Comparaison du compte rendu et du procès-verbal de réunion

Le compte-rendu Le procès-verbal

Objectif informer « faire foi de »

Méthode Document sélectif : résumé Document exhaustif

Structure Plan logique (par thème) Plan chronologique

ou chronologique
Forme Emprunte de souplesse Très rigoureuse

Mentions obligatoires Date/objet Date/objet

Heure début/heure fin Heure début/heure fin
Liste des participants
Liste des participants (présents, excusés …)
Quorum, ordre du jour
Approbation du PV précédent
Signature du Président et du
des secrétaire(s)

4/ Vocabulaire pour la rédaction du compte rendu

Pour mettre en valeur une opinion, Pour exprimer des craintes

un point de vue

Souligner, préciser, ajouter Emettre des réserves quant à ..

Faire apparaître que Regretter que ..
Mettre en lumière S’inquiéter de..
Faire remarquer, noter, dégager, suggérer déplorer
26
Pour traduire un accord ou un avis Pour traduire l’opposition

Confirmer, appuyer, plaider pour Rétorquer, réfuter, désapprouver

Donner son assentiment Marquer son désaccord, nier
Témoigner de l’intérêt pour Infirmer, objecter, contester
Acquiescer, approuver
Exprimer sa préférence : privilégier

5/ Exemple de rédaction d'un compte rendu de réunion

DRAAF
Secrétariat Général
(adresse)

Rouen, le
Dossier suivi par
Courriel :

Compte-rendu de la réunion du 25 novembre 2016

relative à la sécurité dans l’immeuble de la cité administrative

Le jeudi 25 novembre 2016 à 9 h 30 s'est tenue la réunion relative à la sécurité dans l'immeuble
de la cité administrative, sous la présidence du secrétaire général Rémi Fasolle.

Présents :
- Mme. X, Directrice divisionnaire des Services fiscaux
- M. X secrétaire général de la Draaf et responsable de la gestion de la cité administrative
- Tous les correspondants sécurité des administrations logées dans l’immeuble de la cité
administrative 2, rue Saint-Sever à Rouen, à l'exception de MM. Chapi et Chapo, excusés.

I – Le rôle du correspondant sécurité

Le correspondant sécurité est chargé d’une double mission :
- de gestion courante (évacuation des personnels) ;
- d'animation et de formation des responsables d’étage et les serre-file.

II – Exercice d’évacuation du 28 mars 2016

Cet exercice a été organisé en présence du Commandant des sapeurs pompiers Martin.
Globalement, l’exercice s’est bien déroulé, les agents ont fait preuve de bonne volonté. Les
responsables d’étage ont bien rempli leur fonction, y compris vis-à-vis des personnes étrangères
aux services.
La porte du rez-de-chaussée fermée en raison du plan Vigipirate a été dévérouillée..
L’évacuation s'est effectuée en 5 minutes et 46 secondes.
Points à améliorer :
 l’alarme des locaux de la Trésorerie Générale ne s’est pas mise en marche en marche
en même temps que celle de l'immeuble de la cité ;
 les responsables d’étage ne portaient pas leur brassard ; ils ont toutefois été bien
identifiés par les agents ;
 les agents ont bien rejoint les points de ralliement mais les ont abandonnés avant que
l'autorisation leur en soit donnée ;
27
  certains dégagements étaient encombrés.
Conclusion :
 un exercice sera effectué en 2017 avec simulation d’un incident à un endroit précis de
l’immeuble afin de juger la capacité des agents à actionner l’alarme d’étage ;
 des réunions d’informations-formations des responsables d’étage et serre-file seront
organisées au cours du 1er semestre 2017. Ces séances comprendront une partie théorique et une
partie pratique liée à la connaissance de l’immeuble et les dispositifs de sécurité mis en place ainsi
qu’un exercice de manipulation des extincteurs.

III – Mise en conformité de l’immeuble

Le programme de travaux à venir est fixé comme suite ::
er
- 1 semestre 2017 (dès janvier)
 encloisonnement des cages d’escaliers (coupe-feu à tous les étages et mise en place
de système de désenfumage) ;
- 2ème semestre 2017
 compartimentage des couloirs avec mise en place de portes coupe-feu avec joints de
dilatation et élargissement des portes de secours situées aux extrémités de l'immeuble ;
- 1er semestre 2018
 extension des détecteurs de fumée à l’ensemble de l’immeuble et remplacement des
portes coupe-feu par des portes en position ouverte ;
 asservissement des ascenseurs (non ouverture à l’étage où il y aurait un incident).

A l’issue de ces travaux, le bâtiment sera à nouveau en conformité

IV – Risques majeurs
Il est remis un guide destiné aux entreprises et administrations situées à proximité des sites
industriels à risques, ce qui est le cas de la cité administrative.
Il est recommandé :
- d’organiser la protection au sein de chaque administration ;
- de sensibiliser les personnels, notamment au moyen d’affichettes à apposer dans les couloirs,
élaborées par la préfecture et la ville de Rouen ;
- d’associer les responsables d’étage aux réflexions qui doivent aboutir à des consignes dans
chaque administration (conduite à tenir, locaux et kit de confinement).

V – Plan Vigipirate
Le plan Vigipirate renforcé est toujours d’actualité.
Afin de sécuriser l’accès aux parkings du sous-sol, un nouveau système de barrière à
l’entrée de ces parkings sera proposé au conseil de gestion avec badgeage pour ouvrir un seul
battant de la barrière (entrée ou sortie).
Pour permettre l’entrée et la sortie aux agents quai Jean Moulin supprimée depuis
septembre 2015, il est envisagé de mettre en place un badgeage. Cette mesure pourrait être mise
en œuvre également à l’entrée rue Saint Sever avec le même badge.
Enfin, il est demandé que les badges permettant d’accéder au parking du sous-sol donne
également l’accès rue Saint Sever et quai Jean Moulin.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12 h 15.

Signature
(Identité du rédacteur)
28
VI. LA NOTE ADMINISTRATIVE
1/ Définition et caractéristiques
Document de correspondance courant et utilisé dans le cadre d'une relation entre
deux fonctionnaires, l'un étant émetteur et l'autre récepteur (généralement son
supérieur hiérarchique) sur une thématique professionnelle.

La note se caractérise par sa synthèse et sa concision. Elle fait l'objet d'une

structuration rigoureuse et comporte une introduction, un développement, voire une
conclusion. Elle se décline en plusieurs formes :
- la plus courante est la note hiérarchique qui fait l'objet d'une forme très rigoureuse
(voir modèle 1) ;
- la note peut-être aussi une note d'enjeux ou note de problématique. Cette version,
plus fonctionnelle, comporte quatre parties distinctes (voir modèle 2).
La note constitue un éclairage voire un focus technique, juridique ou réglementaire,
pour aider une autorité hiérarchique à la décision ou lui apporter les éléments
d'information nécessaires pour la conduite d'une réunion, par exemple.
Elle peut être, également, plus politique, notamment quand elle s'adresse au préfet ou
à l'un de ses collaborateurs directs.
Enfin, elle peut contenir des propositions.

2/ Présentation formalisée
21. La note hiérarchique
Proche de la lettre administrative en forme administrative elle contient la mention :

« Note à l'attention de M . . . .. . »,

Le destinataire est identifié en forme impersonnelle (Monsieur ou Madame + sa

fonction).
Le corps de la note peut comporter des titres de parties, voire des sous-titres (en
fonction de la problématique à traiter), à l’exception des tirets, puces et autres signes
spécifiques.

29
 TIMBRE

Affaire suivie par :

Courriel :

Lieu, date

Note
à L’attention de M……………....
(destinataire identifié en forme imperson-
inelle (Monsieur ou Madame + sa fonction)
(s/c de , le cas échéant)

Objet : (exemple : mise en œuvre actions prioritaires 2017)

Réf. : portez prioritairement les textes à caractère juridique utilisés.
PJ : (ou en bas à gauche)

INTRODUCTION
Elle rappelle, dans un premier temps, le contexte fonctionnel, voire
réglementaire et, dans un second temps, communique sur le plan choisi.
Elle doit donc contenir deux paragraphes où, à défaut, deux phrases, pour
respecter le principe « une phase = une idée et une idée = une phrase »
DEVELOPPEMENT (argumentaire structuré et ordonnancé)
Il est composé de parties, généralement deux, chacune pouvant comporter un
titre. Ces parties peuvent être divisées en sous-parties, celles-ci pouvant
comporter, à leur tour, un sous-titre.
Les parties et sous-parties sont composées de paragraphes et de phrases,
chaque idée justifiant une nouvelle phrase.
Revenir à la ligne pour chaque nouvelle idée et pour chaque nouveau
paragraphe.
Prévoir, au minima, une interligne entre chaque sous-partie et deux interlignes
entre chaque partie, afin d'aérer le texte et matérialiser sa structuration.
L'utilisation des tirets, puces et autres signes doivent restés très exceptionnels.
CONCLUSION
Pour les notes à portée technique, informative ou explicative, il n'y a pas de
conclusion puisque la prise de position ou la proposition ne sont pas pas prévues.
PAS DE FORMULE DE POLITESSE MAIS FORMULE DE FIN DE NOTE
Tels sont les éléments que je souhaitais porter à votre connaissance, dans le cadre
de … ou Je reste à votre disposition pour tout complément d’information
(excepté pour les notes adressées au préfet, la disposition étant implicite).

SIGNATURE
Fonction
Prénom + nom

30
3/ Exemple de rédaction d'une note administrative

Préfet de la région Midi-Pyrénées

Timbre
Lieu, le
Affaire suivie par :
Courriel :

Note à l'attention de Monsieur le Préfet

Objet : Eléments d'information relatifs à la réunion « filière du lait » du ...

Références : règlement CE n° 882/2004 du 29 avril 2004 (extraits), note de service
DGAL/MAPP/N2011-8173 du 20 juillet 2011, lettre à diffusion limitée DGAL/SDSSA/L 2010-0765 du 3
septembre 2010 modifiée.

Dans le cadre de la réunion plénière que vous allez animée le …., relative à la situation de la filière
laitière, vous avez souhaité obtenir une note d'information portant sur ce secteur de production
agricole.
En conséquence, cette note porte, d’une part, sur des éléments d'information relatifs à la mise en place
et la suppression des quotas laitiers et, d’autre part, sur les dispositifs qui pourraient être développés
afin de valoriser une partie de la production laitière régionale.

I De la mise en place des quotas laitiers en 1984 à leur suppression en 2015

A / Mise en place des quotas laitiers
Dans un contexte de surproduction agricole engendré par les effets de la politique agricole commune
de l'Europe, l'Organisation Commune de Marché (OCM) prend la décision d'instaurer des quotas
laitiers, avec la mise en place de dispositifs de protection aux frontières et de prix garantis.
Cela s'est traduit en France par l'établissement d'un droit à produire à ne pas dépasser, au risque d'être
sanctionné.
Sont concernés principalement les producteurs livrant au moins 80 % de leur production, autrement dit,
assurant moins de 20 % de vente directe de leur lait, et jugés prioritaires, c'est-à-dire jeunes ou
investisseurs. Pour les autres, des aides importantes sont proposées pour les encourager à changer
de filière de production.
En terme de conséquences, la mise en place des quotas laitiers a conduit la filière laitière française à
se restructurer et à se renforcer, tout en préservant un réseau d'exploitants sur tout le territoire, avec
une production laitière concentrée sur un nombre restreint de producteurs et, de facto, une baisse
sensible du nombre d'exploitations (divisé par cinq entre 1983 et 2010).
En outre, leurs revenue, ne dépendant plus du cours du lait se sont stabilisés jusqu'en 2006.
B/ Suppression des quotas au 31 mars 2015
De 1999 à 2003, l'abandon des quotas laitiers avait déjà été envisagée par l'OMC, notamment pour
préparer l'élargissement de l'Europe.
Puis, en 2003, la réforme de la PAC et la volatilité des marchés mondiaux pour l'exportation ont
entraîné une fragilisation de la filière et une baisse des prix du lait.
C'est à compter de cette date que la suppression des quotas est actée pour 2015 par l'Union
Européenne, qui décide une période transitoire par l'augmentation progressive des droits à produire (+
2 % en 2008/2009 et + 1 % de 2009 à 2015).

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Mais la conjoncture mondiale, fluctuante, entraîne un effondrement du prix du lait en 2009 et place la
filière en crise.
L'UE décide alors la mise en place du « paquet lait », constituant un ensemble de mesures pour
renforcer la position des producteurs face aux transformateurs et assurer la compétitivité et la viabilité
de la filière, sous conditions d'adaptation de la structure des exploitations et de la maîtrise des coûts de
production.
Ainsi, en France, les grands élevages produisant plus de 300 000 litres par an progressent (46 % en
2010 contre 25 % en 2005) au détriment des petites structures (moins de 180 000 litres à l'année).
Le 31 mars 2015, les quotas laitiers sont officiellement abandonnés.

II. Les dispositifs visant à valoriser la production laitière régionale

Face à la mondialisation des échanges et à l'arrivée de nouveaux Etats membres de l'UE, dont les
systèmes de production laitière sont bien plus compétitifs, les producteurs français doivent tendre vers
de nouvelles organisations s'inscrivant dans des démarches qualité.
A/ Les démarches qualité de type SIQO
Les SIQO (Signes d'Identification de la Qualité et de l'Origine) ont pour objectifs d'assurer, d'une part,
pour les producteurs, un levier économique fort sur le marché national. A l'exportation, ceux-ci peuvent
se différencier en s'appuyant, à la fois, sur la qualité et l'origine de leur production.
Pour la région Midi-Pyrénées, les SIQO confortent l'identité régionale en s'appuyant sur le terroir local..
Les producteurs locaux pourront ainsi bénéficier des appellations « Sud Ouest France » ou
« Montagne ».
D'autre part, pour les consommateurs, c'est l'assurance de consommer un produit de qualité.
Mais leur développement est lié à la sensibilisation et à l'adhésion de nouveaux producteurs.
Ces démarches ayant un coût, la réglementation européenne et notamment le règlement UE n°
1151/2012 relatif aux systèmes de qualité applicables aux produits agricoles et aux denrées
alimentaires, offre une aide aux producteurs de lait . Celle-ci couvre les dépenses liées à l'entrée dans
une démarche reconnue officiellement au niveau communautaire, national ou territoriale comme pour la
marque « Sud Ouest France ».
B/ Les modalités d'adhésion, de sélection et demise en oeuvre
Les dossiers d'adhésion doivent être déposés pour le 31 juillet 2016, au plus tard, sachant qu'un seul
dossier couvrant la période de trois ans maximum est accepté. Ils doivent contenir, à minima, le nom
du demandeur, le produit de qualité concerné, la description du projet, la liste des coûts admissibles et
le montant du financement public demandé.
Sont éligibles, principalement les exploitations agricoles individuelles et personnes morales. Les
engagements des bénéficiaires seront précisés par les formulaires de demande d'aide.
Quant aux dépenses éligibles, elles concernent les coûts de contrôle et de certification réalisés par un
organisme tiers, les coûts d'audit de l'exploitation avant validation de l'adhésion, les coûts d'entrée et la
cotisation annuelle.
La sélection des projets s'effectuera à partir d'une priorisation des régimes de qualité (régimes
communautaires puis nationaux, CCP collective, Marque Sud Ouest France et Mention valorisante
Montagne).
Les dossiers sélectionnés seront présentés en Commission Permanente du Conseil Régional pour
délibération et les bénéficiaires retenus ou rejetés recevront un courrier de notification de la décision.
Le producteur bénéficiera de l'aide durant trois années civiles maximum.
Enfin, des sanctions pourront être appliquées en cas d'anomalie constatée lors des contrôles et la
totalité du montant de l'aide pourra être réclamée au bénéficiaire.

Tels sont les éléments que je souhaitas porter à votre connaissance, dans le cadre de votre prochaine
réunion.
Pour le Directeur régional
et par ordre
Le chef du service régional d'alimentation
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VII. LE COURRIEL
1/ Avant-propos
Le courriel est l’appellation française du courrier électronique (message + messagerie
électronique), qui se substitue au mail et à l’e-mail (abréviation de electronic mail),
ces deux termes constituant des anglicismes.
Cette appellation, officielle depuis le 20 juin 2003, est rendue obligatoire depuis.

2/ Rédaction
La ligne objet doit être remplie et résumer clairement le message.
Le respect de la voie hiérarchique s'exprime par le remplissage de la ligne CC ou
copie à.
Le message contient une phrase introductive et un développement concis et
synthétique.

3/ Politesse et signature
-Salutation : commencer le message en saluant le destinataire (Bonjour) et
terminer le message en le saluant à nouveau (Cordialement)
-Merci : il est de mise de remercier un correspondant lorsqu’on lui demande un
service, même dans un courriel ;
-Signature : faire figurer sa fonction ou son grade en fin de message. Autrement dit,
faire état de sa qualité (engagement n° 9 figurant dans le référentiel Marianne).

4/ Présentation matérielle du courriel

Destinataire :
Copie à :
Objet :
Contenu du message
Civilité
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabl
ablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla
blablablablablablablablablablablablablabla.
Blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabl
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Blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabl
ablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabla.
Blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabl
ablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablab.
Civilité
Fonction ou grade de l'expéditeur

33
 VIII. TABLEAU SYNOPTIQUE ET RECAPITULATIF DES
DIFFERENTS DOCUMENTS PRODUITS PAR L'ADMINISTRATION

DOCUMENTS BUTS FOND COMMUNICATION

Acte juridique De portée générale, la

Loi Externe
matérialisant les loi fixe des règles et
décisions du pouvoir des principes.
législatif

Acte juridique De portée générale, il

Externe
matérialisant permet l’application de
Décret
les décisions du la loi en créant des
pouvoir exécutif droits et obligations

Acte juridique Fonction de l’affaire

Externe
matérialisant
Arrêté Crée des droits et des
les décisions de
obligations
l’exécutif (Etat et
collectivités locales)

Acte juridique Reflet exact de la

Externe
matérialisant les discussion et de la
Délibération
décisions des décision intervenue
assemblées
territoriales

- Compte-rendu Fonction du dossier :

Interne
détaillé d’une - analyse,
Rapport voire externe
affaire - synthèse,
- Etude d’une - propositions.
question

Approche Fonction du dossier :

Note de dossier
suffisamment précise analyse / synthèse
(simple ou assortie Interne
et complète d’une voire propositions
de propositions) affaire dans certains cas

Interpréter, Fonction du dossier :

Note de service
appliquer, préciser analyse / synthèse
Circulaire Interne
un point particulier, conclusion
Instruction rappeler une règle (voire buts)
(issue d'un texte)

Etablir un contact Fonction du dossier

Lettre en forme
direct avec une autre
administrative Interne
administration ou au
sein d’une même
administration

Etablir un contact Fonction du dossier

Lettre en forme
direct avec un
personnelle Externe
particulier, une
société ou un élu
34
 DOCUMENTS BUTS FOND COMMUNICATION

Reproduire aussi Fonction de la réunion :

Externe
fidèlement que analyse / synthèse
Procès – verbal
possible les détails rigoureuses
de réunion d’une réunion Contenu exhaustif
« Faire foi de »

Rendre compte ou Fonction de la réunion :

Interne
informer d'une - synthèse, voire
Compte rendu voire externe
réunion analyse fidèles
de réunion
Contenu sélectif

Assurer Se justifie quand

Bordereau l’accompagnement de l’établissement d’une Interne
documents entre lettre n’est pas
services nécessaire
administratifs

Etablir un contact Fonction du but

Courriel Interne/ externe
direct et immédiat recherché
avec un destinataire Moins contraignant sur
interne ou externe le plan rédactionnel

Informations complémentaires

Ce vade-mecum a été réalisé par Jean-Jacques Meslé, ancien formateur interne et

jury de concours (ministères de l'Agriculture puis du Travail) jusqu'en 2013 et
membre de réseaux nationaux de formateurs initiés par le ministère de l'Agriculture.
Jean-Jacques Meslé, aujourd'hui formateur d'adultes à temps plein et référencé
notamment par les universités Toulousaines 2 et 3 et l'université Paris 8, intervient
régulièrement, tant sur les techniques administratives (expression écrite et rédaction
administrative) que sur la préparation des examens et concours de la fonction
publique d'Etat.
JJ Meslé est également le coresponsable et animateur, depuis 10 ans, du module de
formation à la correspondance administrative, faisant partie de la formation initiale
des techniciens supérieurs recrutés par le ministère en charge de l'Agriculture.

Toute question ou complément d'information peuvent être adressés à l'adresse

suivante : Courriel : jjmformation@gmail.com

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