PROCEDURE DE VEILLE Code : PR GC 01

Version : 01
REGLEMENTAIRE
Création : 11/09/2020
Domaine Cette procédure s’applique à l’ensemble des activités et services de
d’application Cameroon Sarl
Rédacteur Responsable QHSE

1. Définition

La veille réglementaire est une activité qui consiste à identifier parmi la production législative (nationale,
européenne, internationale) les nouveaux textes qui sont applicables à l'entreprise, et à définir les actions
nécessaires à mettre en place pour se conformer à ces nouvelles exigences.

La veille réglementaire HSE couvre à la fois les domaines de la santé au travail, la sécurité au travail
et l'environnement.

2. But & Objectif

Cette procédure a pour objectif d’encadrer la gestion de la conformité légale et veille règlementaire en
matière de Santé, Sécurité et Environnement. Elle permettra d’effectuer la revue des exigences applicable,
de vérifier la conformité des activités et d’assurer la mise en place de ces exigences

3.Déroulement de la procédure

Pour réaliser notre veille réglementaire adaptée et personnalisée, il nous faudra connaitre notre « terrain
de jeu », c’est-à-dire tout ce qui va constituer son périmètre de veille. Cela passera par la connaissance
d’un certains nombres de paramètres « techniques » comme, par exemple, la situation administrative de
l’entreprise, l’ensemble des risques auxquels elle peut être confrontée ainsi que son niveau de maturité.
Cette étape de connaissance du « terrain de jeu » est une étape préalable importante lorsqu’on se lance
pour la première fois dans le processus de veille.

La méthodologie ou processus de veille réglementaire que nous avons adopté se décompose en 3 étapes
majeures

- 1ère étape : Constitution du ou des référentiels réglementaires applicables et mise en place du

processus de veille. Il peut être en effet nécessaire de constituer plusieurs référentiels distincts à
plusieurs sites d’une même entreprise si besoin (complexité technique et/ou organisationnelle,
différences d’activité au sein d’une même entreprise, etc.).
- 2ème étape : Evaluation de la conformité et mise en place des plans d’actions pour une mise en
conformité et une amélioration continue.

- 3ème étape : Suivi et pilotage des actions au travers de reportings précis et simples d’utilisation.
Cette méthodologie peut se schématiser comme suit :

Pour mener à bien ces trois étapes, le recours aux outils est inéluctable…
1- 1ère étape : Constitution du référentiel réglementaire et veille

L’objectif est de rassembler l’intégralité des textes applicables par thématique. Cette étape cruciale
doit être soigneusement établie. En effet, les sources de données utilisées constituent un enjeu majeur. De
nombreuses sources d’informations existent mais elles ne sont pas toutes fiables, il est donc important de
s’assurer de la « fraîcheur » et de la fiabilité des informations utilisées.

Méthodologiquement, il faut donc définir, pour chaque catégorie de textes, la source d'accès et la
périodicité de consultation de la source pour réaliser la mise à jour. Il convient de disposer d'une source
d'information, à titre d’illustration, nous pouvons citer :
  Les textes européens : règlements, décisions. Les directives nécessitent d'être transposées en droit
national avant d'être applicables directement dans les pays membres de l’Union,
 Les textes nationaux : codes, lois, décrets, arrêtés. Les circulaires et instructions techniques sont
à prendre en compte lorsqu’elles sont imposées par un texte réglementaire,
 Les textes locaux : arrêté préfectoral d’exploiter, règlements de zone (pour certaines zones
d'activités), permis de construire, règlements intérieurs, courriers provenant des autorités
compétentes et comportant des exigences, etc.
 Les documents normatifs (normes de mesure…) appelés par un texte réglementaire,
 Les recommandations prescriptives d'organismes institutionnels comme la CNAMTS ou l'INRS,
 Les documents d'application volontaire : Normes, référentiels propres à son organisation.

Nous pouvons résumer ce processus comme présenté dans ce schéma :

2- 2 ème étape : Evaluation de la conformité réglementaire

Chaque texte réglementaire intégré dans le référentiel fait l’objet d’un traitement précis en termes
d’applicabilité des exigences. Au travers notre analyse, nous avons pris le parti de définir 2 niveaux «
théoriques » d’applicabilité. De ce fait, chaque texte doit être qualifié de la manière suivante :
- Applicable : dans ce cas, il doit faire l’objet d’une analyse de conformité aux exigences du texte,
- Non applicable : texte dont les exigences ne concerne pas le périmètre considéré mais également cas
possible d’un texte abrogé par exemple, qui par conséquent n’est plus applicable,
Alors, pour chaque texte applicable, les diverses exigences sont identifiées et analysée afin de déterminer
de la conformité ou Non-Conformité.

On peut découper simplement le processus comme suit :

En fonction de l’applicabilité et du niveau de conformité à ces exigences, un plan d’actions particulier et

personnalisé est monté directement. A chaque action est associée un pilote, un délai, et un suivi de
l’avancement des mises en conformité.

3- 3ème étape : Suivi et Pilotage des actions

Un plan d'actions sera établi et incorpore dans le plan d’action générale de la structure et sur
lequel sont listées des tâches à réaliser pour atteindre un objectif donné. Dans le cadre du pilotage des
actions, Un responsable du plan d'actions est indiqué et les indicateurs de performance et de suivis
sont listés.
Elaboré par : Responsable Vérifié par : Directeur Approuvé par : Directeur général
QHSE technique