Quatre (4) étapes essentielles sont à distinguer dans l’élaboration du manuel de procédures :

l’étape de collecte des données, l’étape de traitement, l’étape de validation et de diffusion

et enfin l’étape de suivi et évaluation. Les différentes phases du processus d’élaboration du
manuel de procédures sont synthétisées dans le tableau ci-dessous selon différents auteurs :

Sources: partir de HENRY Alain (2001 : 78-94) ; BERGER Cédric (2007 : 70- 72) ; THAI Nguyen Hong
(1999 : 310-311).

1. Collecte des données

La collecte d’information passe par une prise de connaissance de l’entreprise. Il s’agira d’identifier les
sources d’informations et les outils qui serviront à effectuer ce recueil d’informations. Cette phase de
collecte d’informations s’effectue généralement par l’examen des documents écrits (l’organigramme,
les fiches de poste etc…) qui existent déjà au sein de l’entreprise, par des entretiens et des
questionnaires menés avec les différents acteurs qui animent l’activité.

1.1. Prise de connaissance de l’entreprise

Les premiers contacts avec l’entreprise permettent de s’accorder sur un programme de travail. Cette
étape se résume simplement en des interviews réalisées auprès des différents acteurs.

L’auditeur commence d’abord par rappeler l’objectif de l’entretien et par expliquer le déroulement.

Les questions de l’interview portent généralement sur les acteurs, sur les supports, sur les faits et sur
les délais : Qui fait quoi ? Comment et à quels moments ?

1.2. Inventaire des procédures existantes

Cet inventaire consiste à collecter les procédures qui existent déjà au sein de l’entreprise et à les
classer par direction ou service ou encore par type d’action. Cet inventaire a consisté à demander aux
acteurs de nous décrire leurs activités par direction et à nous produire l’ensemble des documents liés
à l’activité.

2. Traitement des données

La phase de traitement des informations est importante dans la mesure où elle permet de déceler les
forces et faiblesses comprises dans les procédures ainsi que les risques afférents.

2.1. Analyse des données collectées

L’analyse des informations collectées permet de situer l’importance relative des tâches effectuées
par les agents. Ainsi, à travers des tests de conformité et de permanence, l’auditeur s’assure qu’il a
bien saisi le contrôle interne.

2.2. Cartographie des risques

La cartographie des risques consiste à associer aux processus, les événements de risques qui peuvent
entraîner une perte en donnant pour chaque couple ainsi recensé une vision des impacts possibles et
le degré de maîtrise estimé.

2.2.1. Démarche d’élaboration de la cartographie des risques

Les étapes de la démarche de cartographie des risques sont les suivantes :

– identification de chaque processus/fonction/activité devant faire l’objet d’une estimation ;

– estimation de chaque risque pour chacune des fonctions / activités ;
– appréciation globale de chaque risque dans chaque activité.

2.2.2. Objectifs de la cartographie des risques

La cartographie des risques permet d’atteindre trois objectifs à savoir :

– inventorier, évaluer et classer les risques de l’organisation ;

– informer les responsables afin que chacun soit en mesure d’y adapter le management de ses
activités ;
– permettre à la direction générale, et avec assistance de l’auditeur interne, d’élaborer une politique
de risque qui va s’imposer à tous.

2.2.3. Matrice des risques

La matrice des risques est une simple présentation des risques et leurs causes dans un tableau, elle
met en évidence les risques et facilite la prise de décision pour leur prise en charge.

3. Validation et diffusion du manuel de procédures

Le manuel de procédures pour qu’il soit efficace, nécessite une validation de la part des dirigeants
mais aussi des opérationnels qui sont les premiers utilisateurs. Après cette validation, le manuel fera
l’objet d’une large diffusion au sein de l’entreprise afin de permettre à tout le personnel de
s’approprier l’outil.

3.1. Validation du manuel de procédures

Les procédures, avant leurs diffusions subissent plusieurs phases de vérifications et de contrôles. On
distingue principalement deux étapes de validations. Une première validation dite provisoire qui vise
à faire approuver les restitutions écrites par les acteurs concernés. C’est le lieu des discussions qui
permettent aux acteurs concernés et aux auditeurs de s’accorder sur le fond des procédures. Une
seconde validation dite définitive est du ressort du Directeur Général. Cette dernière phase de
validation sert à corriger certaines dérives, débattre des améliorations ou clarifier les règles en
vigueur.(8)

3.2. Diffusion du manuel de procédures

La direction générale en se servant des différents canaux de communication (le tableau d’affichage,
l’intranet …) doit assurer une large diffusion du manuel de procédures au sein de l’entreprise.

4. Suivi et évaluation des procédures

Au regard des imperfections que peuvent comporter les procédures rédigées, leurs applications
doivent nécessairement faire l’objet d’un suivi minutieux. Le suivi de ces procédures consistera à
effectuer des tests de conformités afin de s’assurer de leurs applicabilités. C’est à l’issue de ces tests
que l’on lancera les mises à jour et les premières améliorations substantielles. La mise à jour est
importante car le manuel de procédures perd tout son sens dès lors que l’on laisse en circulation des
versions qui n’ont plus cours.
Ci-dessous une fiche de suivi de la mise en œuvre des procédures

Tableau 3 : FICHE DE SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES PROCEDURES

5. Modification du manuel de procédure

Les modifications du manuel de procédures peuvent être motivées par :

– l’application de nouveaux textes et décrets

– des changements dans les structures ou activités
– des aménagements dans l’organisation

Par ailleurs la responsabilité de la mise à jour du manuel des procédures incombe au Directeur
Général.

8 HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratique.
3ème édition, Editions d’organisation, Paris, 184 P.