La supervision

Elaboré par : AZROUR Salma

EL MOUDEN Sanae
LAHLOU Nada

Encadré par : Mr, DKHISSI

Présenté aux :Etudiants de la 3ème Année IP

Module : PRINCIPE DE GESTION

 Plan de travail
Introduction
La supervision :
- Clarification des concepts
- Styles de supervision
Le superviseur :
- Clarifications des concepts.
- Rôles du superviseur.
- Compétences du superviseur.
Comment mener une supervision ?
Réunion :
- Clarifications des concepts.
- gestion de la réunion.
 Introduction
Renforcer les compétences du personnel de santé est l’une des raisons
essentielles pour fournir à la population des soins de qualités, et cela se
fait en mettant en œuvre un système d’encadrement continu et efficace.

La supervision est l’un de ces outils d’encadrement qui a un double

rôle :
 
 Elle contribue dans la stimulation du moral et du l’engagement du
personnel.

 Elle permet aux gestionnaires de faire converger les efforts du

personnel opérationnel.
 suite
Bien que la supervision ait beaucoup de
points positifs sur le domaine de la santé,
mais le manque de formation en matière de
supervision et l’absence de procédures
uniformisées font que cette activité est
gérée sur le terrain par des pratiques
différentes.
 « La supervision »
 Clarification des concepts:

Plusieurs définitions ont été attribuées à la

supervision selon le domaine d’intérêt.

*selon le dictionnaire encyclopédique de la langue

française de 1998, la supervision signifie : contrôler,
vérifier un travail dans ses grandes lignes.
 
 suite
*En management : la supervision constitut un
mécanisme de coordination par lequel une
personne se trouve investie de la responsabilité
du travail des autres ... et qu’au-delà d’une
certaine complexité, les organisations ne
pouvaient plus fonctionner par l’ajustement
mutuel et la standardisation classique du travail,
et que la supervision directe devient nécessaire...
 suite

*Selon l’OMS, qui met l’accent sur

l’efficacité et la compétence : la supervision
est l’ensemble des mesures visant à s’assurer
que le personnel accomplit ses activités avec
efficacité et devient plus compétent dans son
travail.
 
 suite
La supervision est un élément fondamental du
processus de la Santé des collectivités qui permet la
mise en œuvre de programmes de santé. Elle permet
de mettre en évidence les problèmes qui peuvent
affecter la bonne marche d'un programme et de
proposer des solutions. C'est une action qui doit
s'effectuer à tous les niveaux, du niveau central
jusqu'au niveau le plus périphérique. (Professeur
Dominique BAUDON Directeur du CESH)
 suite
La séance de supervision : est l'élément de
base de la supervision; c'est une réunion que le
manager tient avec un ou plusieurs employés
pour examiner le travail déjà fait et planifier
celui à faire au cours des mois suivants. Il
existe différentes sortes de séances de
supervision, dont chacune couvre une période
de temps différente et envisage différemment
le travail à accomplir.
 suite
Une tâche est constituée par un acte, son
contenu et des conditions de réalisation.
-Une activité est un ensemble de tâches
-Il est fondamental de bien définir les
conditions de réalisation (fiche technique),
car c’est sur elles que porte la supervision.
 suite
NB:
-On supervise une tâche, une activité et non un
individu.
-Si la tâche est mal réalisée, il faut expliquer pourquoi.

La supervision se différencie de l'Evaluation, qui

vérifie, elle, si les objectifs initiaux définis lors de la
planification ont été atteints.
 Bilan initial/Evaluation
initiale

Choix des priorités

Planification

io n
o n v is
ati Mise en œuvre r
pe
orm Su
F

Evaluation finale

OUI Atteinte des Objectifs NON

Exemple de cadre de Supervision

Indicateur de supervision

Personnel à Activité à Tâche(s) à

Superviseur

Dénomination
superviser superviser superviser

Périodicité

problème
Formule

Seuil de

Sources

Type
 Style de la supervision :
Il existe 3 principaux modes d’encadrement :
autocratique, anarchique et démocratique.

 Style autocratique : faire ce que je vous dis de

faire.
 Style anarchique : faites comme vous le voulez.
 Style démocratique : mettons nous d’accord sur
ce que nous allons faire.
 suite
L’expérience accumulée grâce aux
programmes de santé met en relief les avantages
de la formule démocratique. Le personnel
participe dans la planification du travail
(élaboration des objectifs, organisation des
activités, évaluation des résultats etc.) le
superviseur facilite la prise des décisions, la
planification et la collaboration au sein de
l’équipe.
 « style anarchique ou laisser faire »

c’est le style où le superviseur

fait confiance à ces collaborateurs
et les laisser faire. Son souci est de
contenter tout le monde.
 suite
Avantages :
Il favorise la créativité et l’esprit d’initiative.
Inconvénients :
-Il conduit à une coordination difficile des
activités.
-Il existe un risque d’anarchie.
→Il s’applique aux situations
de recherche et en présence
d’un agent consciencieux et
compétent.
 Style démocratique ou participatif

-le superviseur fait

participer son personnel
à la planification des activités.
-il cherche un équilibre entre les
besoins des clients ,ceux du
personnels et les exigences du
programme.
 suite
Avantages :
-Il augment le rendement
de façon durable.
-Il aide à prendre les décisions .
-Il encourage les initiatives.
-Il permet une bonne coordination des activités.
Inconvénients :
Il existe un risque de lenteur dans l’obtention des
résultats ,un risque d’anarchie .
→Il s’applique à toute situation excepté, les situations
d’urgences et les situations bloquées.
 Supervision autoritaire
-C’est le responsable qui commande,
c’est lui qui dit ce qu’il faut faire et
comment le faire.
-il donne des instructions spécifiques.
-il surveille de près l’exécution des
taches.
-il chercher à tout voir, tout savoir,
tout comprendre et à être partout.
-il donne des ordres et veille à
l’exécution des activités en imposant
la discipline.
 Suite
Avantages :
Il permet d’atteindre
une performance élevée immédiate mais de
courte durée.
Inconvénients :
-il provoque une frustration et un manque de
confiance chez le supervisé.
→ce style est utilisé dans le cas d’urgence, en
cas d’anarchie ou selon le contexte.
 superviseur
1-Clarifications des concepts:

On peut distinguer trois courants de pensée à propos de la nature

de supervision et des rôles des superviseurs :

Le premier courant considère le superviseur comme un

formateur ; un transmetteur de connaissances ; un programmeur de
comportements et de techniques.

Les superviseurs qui transmettent surtout de l’information

enseignent ; ils se préoccupent davantage des techniques du contenu
et des réponses spécifiques ; plutôt que des attitudes ; des
sentiments et de la relation elle-même.
 suite
Le second courant perçoit le
superviseur comme un thérapeute
qui met davantage l’accent sur les
attitudes et insiste sur
l’acceptation et le respect de
l’individu.
 su i t e
Les tenants du troisième courant ; le plus
complexe perçoivent la supervision comme étant
polyvalente ; avec une approche intégrée et le
superviseur est vu comme étant capable d’adopter
des rôles et des comportements variables à
diverses étapes du processus d’encadrement.

Toutefois ces définitions doivent être perçues

avec réserve surtout qu’elles s’adaptent au
contexte de l’entreprise.
 Les rôles du superviseur:
Un décideur
Un négociateur
Doit répartir les ressources
Doit coordonner le travail
Doit résoudre les conflits
Est un agent de liaison entre la direction
et les employés
25
 su it e
Distribue le travail à accomplir.
Contrôle la qualité du travail.
Transmet l’information aux employés.
Un orienteur, un modèle, un leader, un
évaluateur, un préfet de discipline, un
conseiller.
 Les principales caractéristiques du
superviseur:
• Leadership: doit être un meneur et non un dictateur.
• Esprit d’organisation: Doit coordonner efficacement
les ressources mises à sa disposition.
• Jugement: Doit faire preuve d’une bonne capacité
d’analyse avant de prendre une décision.
• Compétence: Doit posséder les compétences
techniques requises par sa tâche.

27
 sui t e
Intégrité: Doit être juste et équitable dans les
décisions qui concernent le personnel.
Initiative: Doit faire face à des situations où il
faut apporter des changements, réorganiser le
travail et résoudre des problèmes
Intérêt pour le personnel: Doit s’intéresser
véritablement aux personnel et toujours
essayer d’améliorer leur bien-être.
 les habiletés du superviseur
Les trois catégories d’habiletés de supervision sont :
 
Habiletés techniques (Savoir-faire)
 
 Connaissances reliées au fonctionnement des systèmes ou processus de
production ;

 Méthodes, techniques, tâches spécialisées découlant de connaissances ou

d’une expertise acquise par la formation ou l’expérience pratique ;
 
 Habiletés de plus en plus importantes compte tenu de l’introduction de
nouvelles technologies exigeant une connaissance approfondie des procédés et
 
des méthodes de production.
 
  
suite
Habiletés administratives (Savoir):
 Opérations administratives .
 
 Connaissances du fonctionnement du service (sa structure
organisationnelle globale), du rôle de chacune de ses
constituantes et de leurs liens afin de discerner les
problèmes, de recueillir et d’interpréter les données utiles, et
de prendre des décisions éclairées servant les fins de
l’organisation .
 
 Fonctions managériales, dont le PODC (planifier,
organiser, diriger, contrôler) la prise de décision, la
délégation et la sélection.
 
 su it e
Habiletés interpersonnelles (Savoir-être)
 Habiletés humaines reliées à la
communication, à l’habileté d’interagir, de
motiver et de former conférant ainsi, la
capacité de travailler efficacement avec
d’autres personnes.

 Style de leadership et expertise dans le

fonctionnement des groupes.
 Les erreurs à éviter
 Vous résolvez tous les problèmes vous même. Vous perdez un
temps fou à régler des détails. En votre absence, tout s’arrête !
Laissez suffisamment de latitude aux employés pour qu’ils ne
dépendent pas de vous au moindre grincement de l’engrenage.

 Vous humiliez un employé

devant ses collègues.
Grave erreur !
Critiquez seulement en privé, et
de façon constructive. Sinon,
l’employé croira que vous abusez
de votre autorité.
 À éviter

Vous fermez les yeux sur les problèmes. Les problèmes non réglés
ne disparaissent pas, ils s’enveniment. Rencontrez les employés
avant que la situation ne se dégrade.

 Vous êtes du style « faites ce que je dis, pas ce que je fais. » Un bon
entraîneur doit être un modèle pour ses joueurs. Appliquez à vous-
même les exigences que vous imposez à votre personnel. Faites en
sorte que vos actes soient conséquents avec vos paroles.
 
 
 Vous avez des chouchous. Si vous ne valorisez que la contribution
de quelques uns, les autres se sentiront inutiles. Reconnaissez
l’apport de chacun et soulignez rapidement les bons coups.
Com
ment
mene
r une s
uperv
ision
?
 Les étapes de la supervision
Les 5 étapes de la supervision d’une activité
 
1/ IDENTIFIEZ LES PROBLEMES
 
 Pour chaque TACHE, créer UN INDICATEUR DE
SUPERVISION avec un seuil de problème.

 Planifiez vos activités de supervision (où, quand, qui,

comment, quelle
périodicité).

 Identifiez le problème, sa nature, sa gravité (en termes

qualitatifs et quantitatifs).
 su i t e
2/ Décrivez le problème à résoudre :
 
- Quand le problème se pose t'il - Où se pose t'il - Pour
quels personnels et quelles
populations ?

3/ Recherchez les causes de chaque problème identifié:

- Compétence du personnel. - Motivation du personnel

- Obstacles à l'exécution de la tâche (logistiques, techniques,
psychologiques,
politiques).
 
 sui t e
4/ Recherchez et appliquer une solution pour chaque problème identifié:
- Problème de compétence : Recyclage
- Problème de motivation : Gratification, sanction, demande
d'explication écrite.
: Aide-mémoire pour la réalisation d'une
tâche.

- Obstacles : il faut les franchir.

 
5/ Faites une rétro-information:
 
- Compte-rendu des activités de supervision, les enseignements à tirer.
-Les qualités d’un indicateur de supervision Sensible, spécifique, simple,
polyvalent, pertinent (utile et utilisable).
 
 Règles d’or de la supervision
Pour réussir la supervision, il y des règles à observer:

Toujours annoncer une supervision.

Y consacrer le temps nécessaire.

Garantir la régularité de la supervision.

Accélérerle rythme des supervisions suite à une

formation ou en cas de dysfonctionnement
important constaté.
 s uit e
 Préparerla supervision par l'analyse des
rapports de supervision antérieurs.

 Assurer
la continuité des supervisions par
les mêmes superviseurs.

 Garantirun gradient de compétence entre le

superviseur et le supervisé.
 S UI TE
 Corrigerles erreurs systématiques avant les
erreurs aléatoires.

 Faire
une propriété des corrections à
apporter et les limiter à l'indispensable.

 Nejamais faire des remarques au supervisé

en présence des patients.
 I T E
SU
 Semontrer le plus discret possible en
présence des patients.

 Semontrer modeste et percevoir que la

supervision est une occasion périodique.

 toujours utiliser un instrument aide

mémoire
Réunion
 I. Définitions

Définition 1 : Les réunions sont un moyen de partager,

au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de
connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre
des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions
prises collectivement, avec des représentants des
différentes entités concernées, seront beaucoup plus
facilement acceptés de tous.
 I. Définitions

Définition 2 :permet de traiter en groupe un ou plusieurs

problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus
isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les
délais impartis et de répondre au niveau d'exigence
requis..
 I. Définitions
Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les
différents acteurs sont présents, est extrêmement
rapide Néanmoins, les réunions sont des
« chronophages » et doivent donc être les plus courtes
possible et menées dans un soucis d’efficacité, a fin
notamment de déboucher sur des actions concrètes.
II. Définitions du droit à la liberté de réunion

 Le droit à la liberté de réunion est

mentionné dans l'
Article 20 de la Déclaration universelle des dro
its de l'homme
.
 Le droit est mentionné dans les Articles 21 et
22 du
Pacte international relatif aux droits civiques et
politiques
:
 II. Définitions du droit à la liberté de
réunion

Article 21
 Le droit de réunion pacifique est reconnu. L'exercice de
ce droit ne peut faire l'objet que des seules restrictions
imposées conformément à la loi et qui sont nécessaires
dans une société démocratique, dans l'intérêt de la
sécurité nationale, de la sûreté publique, de l'ordre
public ou pour protéger la santé ou la moralité
publiques, ou les droits et les libertés d'autrui.
 III. Gestion de la réunion

1) Introduction
On appelle conduite de réunion l’ensemble des
actions à entreprendre afin d’organiser et de mener
une réunion dans de bonnes conditions et permettant
de la faire suivre d’effets.
Cet article constitue un ensemble de
recommandations afin de vous permettre de vous
aider à organiser vos réunions.
 II. Gestion de la réunion

2) Périmètres de la réunion

Nombre et qualité des participants  : Il est souhaitable de réunir

un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer
de rendre la réunion peu efficace. Il est également
nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en
particulier en fonction du niveau technique ou politique.
 Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas
dépasser 2 heures.
 II. Gestion de la réunion

 L’objectif de la réunion doit être clair non seulement pour

vous-même mais aussi pour tous les participants. Il doit être
clair à la fois dans l’agenda et lors de l’exposé d’ouverture
de la réunion.
 Faire un agenda et le distribuer suffisamment tôt avant la
réunion. Si un agenda écrit n’est pas approprié, vous devez
vous assurer que tous les participants reçoivent
l’information nécessaire oralement.
 II. Gestion de la réunion

 Distribuer rapidement, ou plus tard, tout document

nécessaire et le faire suivre en même temps que l’agenda.
 Lieu de réunion Mettre en ordre la salle (tables, matériel
audiovisuel, boissons, etc.). Vous devez vous assurer que
la salle est assez grande pour pouvoir accueillir tout le
monde.
 II. Gestion de la réunion
3) Pendant la réunion

 Un « tour de table » permet à chacun de se présenter

brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux
personnalités extérieures de situer la fonction de
chaque intervenant.
 Il est fortement recommandé de demander aux
participants de faire un effort particulier lors de la
description de leur activité.
 II. Gestion de la réunion

3) Pendant la réunion(suite)

 Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour

la rédaction du compte-rendu. S’il s’agit d’une série
de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.
Discutez d’un seul thème à la fois. Respectez
l’agenda et le temps alloué.
 II. Gestion de la réunion
4) Après la réunion

Rédiger le compte-rendu

 Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à

chaud », directement suite à la réunion, car les notes
prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à
moyen terme ». Le compte-rendu
 II. Gestion de la réunion

doit notamment faire apparaître les points

suivants  :
 Objet de la réunion,
 Date de la réunion,
 Participants (et excusés),
 Ordre du jour,
 Résumé de chaque point de l’ordre du jour,
 Relevé de décisions
 II. Gestion de la réunion

Le compte-rendu doit être diffusé à

l’ensemble des participants, pour validation.
NB : Si la réunion s’adresse à des personnes
illettrées vous devez trouver un moyen de leur
faire passer la même information
 l e s 3
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r c i à e I P
Me a nné
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