OUTIL D'ÉVALUATION DE LA

QUALITE DES DONNEES DE

ROUTINE (RDQA)

Séminaire régional sur le Suivi et Evaluation des programmes sida

8-18 Février 2010, Dakar/Sénégal
 Objectifs du RDQA

OBJECTIFS:

 VÉRIFIER rapidement 1) la qualité des données rapportées pour les

indicateurs principaux dans des sites choisis ; et 2) la capacité des
systèmes de gestion des données de collecter, contrôler et rapporter des
données de qualité

 METTRE en oeuvre des mesures pour des plans d'action appropriés afin
de renforcer la gestion des données et le système de transmission et
améliorer la qualité de données.

 SUIVRE les améliorations de capacité et la performance de la gestion

des données ainsi que le système de transmission afin de produire des
données de qualité.
CADRE CONCEPTUEL Du RDQA
 UTILISATIONS DE LA RDQA
 La RDQA est conçue pour une utilisation flexible afin d’atteindre multiples
objectifs :
 Contrôles de la qualité de données en tant qu'élément de surveillance en
cours
 Evaluations initiales et suivi de la gestion des données ainsi que les
systèmes de transmission.
 Renforçement de la formation du personnel dans la gestion et le reportage
des données
 Préparation pour un audit formel de la qualité de données
 Évaluation externe par des partenaires/bailleurs de fonds:

 Les utilisateurs potentiels du RDQA incluent des directeurs des

programmes, des superviseurs et le personnel de S&E aux niveaux
nationaux et périphériques, aussi bien que des donateurs.
 ÉTAPES DE MISE EN OEUVRE DE LA
RDQA

1. Déterminer le but de la RDQA

2. Choisir les niveaux et les emplacements (sites) à inclure
(selon le but et les ressources disponibles).
3. Identifier les indicateurs, les sources de données et la
période d’envoi
4. Visites des points de prestation de services.
5. Vérification des résultats et des conclusions.
6. Développer un plan d’action pour le renforçement du
système incluant le suivi de ces actions.
 Niveaux
Cellule de Sites/Organisati d’Agrégation
Volet 1: Gestion de ons de Intermédiaires
S&E Prestation de (ex District,
Vérifications des Service Région)
données et de
reportage
Tracer et vérifier les résultats reportés

■ OBJECTIF: Evaluer sur une échelle limitée si les Points de Prestation

de Services et les Sites d’Agrégation Intermédiaires recueillent et
rapportent les données avec précision et à temps.

■ L’exercice de traçage et de vérification se fera en deux étapes:

- vérifications en profondeur aux Points de Prestation de Services; et
- Vérifications du Suivi aux Niveaux d’Agrégation Intermédiaires
(Districts, Régions) et à la Cellule de S&E.
 Volet 1 RDQA : Vérifications des données et de reportage

Unité S&E/National

Rapport Mensuel
ILLUSTRATION
District 1 65

District 2 45

District 3 75

District 4 250

TOTAL 435

District 1 District 2 District 3 District 4

Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel

SPS 1 45 SPS 3 45 SPS 4 75 PPS 5 50

SPS 2 20 TOTAL 45 TOTAL 75 PPS 6 200

TOTAL 65 TOTAL 250

Site de Prestation de Service 1 Site de Prestation de Service 2 Site de Prestation de Service 3 Site de Prestation de Service 4 Site de Prestation de Service 5 Site de Prestation de Service 6

Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel Rapport Mensuel

ARV Nb. 45 ARV Nb. 20 ARV Nb. 75 ARV Nb. 75 ARV Nb. 50 ARV Nb. 200

Document Document Document Document Document Document

Source 1 Source 1 Source 1 Source 1 Source 1 Source 1
 Points de Prestation des Services –Vérification des Données

Point de Prestation de Service - 5 TYPES DE VERIFICATIONS

DE DONNEES

Vérifications Description -

Observer ou décrire la relation

1 entre la fourniture des
services/produits et l’exhaustivité Dans tous
Observation / du document de base qui les cas
Description enregistre cette fourniture de
services.
Vérifier la disponibilité et
2 l’exhaustivité de tous les
Dans tous
Documentation documents de sources les cas
Rapport d’indicateurs pour la période de
rapportage considérée.
 Points de Prestation des Services –Vérification des Données

Point de Prestation de Service - 5 TYPES DE VERIFICATIONS DE DONNEES

Vérifications Description -

Tracer et vérifier les chiffres reportés: (1)

3 Recompter les chiffres reportés provenant des
Dans tous
Traçage et documents sources disponibles; (2) Comparer
les cas
Vérification les chiffres vérifiés à ceux communiqués par le
site; (3) Identifier les causes des différences.

Faire des recoupements des totaux vérifiés

4 reportés avec d’autres sources de données (ex.
Si faisable
Recoupements données d’inventaires, rapports de
laboratoires, etc.).
5 Faire des contrôles surprises pour vérifier la
Contrôles réalité de la prestation des services ou Si faisable
Surprise fourniture des produits aux populations ciblées.
 Niveaux
Volet 2: d’agrégation
Cellule de Sites/Organisations intermédiaires
Évaluation des gestion de S&E de prestation de
service (ex District,
systèmes de gestion et Région)
de rapportage des
donnees Evaluer les systèmes de gestion de données et de
rapportage

■ OBJECTIF: Identifier les risques potentiels pour la qualité des données

générés par les systèmes de gestion et de rapportage au niveau:
- De la Cellule de Gestion du S&E;
- Des Points de Prestation de Service;
- Tout Niveau d’Agrégation Intermédiaire (District ou Région).

■ L’RDQA évalue à la fois (1) la conception; et (2) la mise en œuvre des systèmes
de gestion et rapportage des données.

■ L’évaluation couvre 8 secteurs fonctionnels (RH, Formation, Méthodes de

Gestion de Données, etc.)
 Secteurs Fonctionnels d’un Système de S&E
influant sur la Qualité des Données

QUESTIONS POUR L’EVALUATION DES SYSTEMES PAR

SECTEUR FONTIONNEL
Secteurs Questions de Résumé
Fonctionnels
I Capacités,
Rôles et Est-ce que le personnel clé du S&E et de la gestion
Responsabilit 1 des données a été identifié et les responsabilités ont
és du S&E été clairement définies?

II Formation
Est-ce que la majorité du personnel clé de gestion de
2
données et du S&E a reçu la formation nécessaire?

III Critères de Est-ce que le Programme/Projet a clairement décrit

rapportage de 3 ( par écrit) ce qui a été reporté à qui, et comment, et
Données quand le rapportage est-il nécessaire?
 Secteurs Fonctionnels d’un Système de S&E
influant sur la Qualité des Données

QUESTIONS POUR L’EVALUATION DES SYSTEMES PAR SECTEUR

FONTIONNEL
Secteurs Questions de Résumé
Fonctionnels
IV Définitions Existe-t-il des définitions d’indicateurs opérationnelles
d’Indicateur qui répondent à des normes appropriées et qui sont
4
systématiquement appliquées à tous les points de
service?
V Formulaires et Existe-t-il des formulaires standard de collecte et de
Outils de 5 rapportage de données que l’on utilise
Collecte et de systématiquement?
rapportage de
Les documents de base sont-ils préservés et disponibles
données 6
conformément à des textes écrits?
VI Méthodes de
existe-t-il un compte rendu clair des étapes de collecte,
Gestion de 7
agrégation et manipulation?
Données
 Secteurs Fonctionnels d’un Système de
S&E influant sur la Qualité des Données
QUESTIONS POUR L’EVALUATION DES SYSTEMES PAR SECTEUR
FONTIONNEL
Secteurs Questions de Résumé
Fonctionnels
VII Mécanismes et A-t-on identifié les problèmes posés par la qualité des
Contrôles de la 8 données et a-t-on mis en place des mécanismes les
Qualité des résoudre?
données
Existe-t-il des méthodes clairement définies pour
9 identifier et rapprocher les divergences dans les
rapports?
1 Existe-t-il des méthodes clairement définies pour vérifier
0 périodiquement les données sources?
VIII Liens avec le
Système de 1 Est-ce que le système de collecte et de rapportage des
rapportage 1 données est lié au Système de rapportage National?
National
RDQA : OUTIL EXCEL (1)
 Les listes de contrôle de RDQA existent sous le format
Excel MS.
 Les listes de contrôle peuvent être imprimées et remplies
à la main.
 La saisie électronique génère au niveau du tableau de
bord, les graphiques des statistiques sommaires pour
chaque site du niveau du système de rapportage
 Le tableau de bord montre deux (2) graphiques pour
chaque site visité
RDQA : OUTIL EXCEL (2)
 Un diagramme en radar montre les données qualitatives
produites de l'évaluation du système de collecte et de
transmission de rapport
 Ce diagramme peut être utilisé pour identifier les secteurs
prioritaires à améliorer
 Un diagramme en barres montre les données
quantitatives produites par des vérifications de données ;
 celles-ci peuvent être utilisées pour déterminer le domaine
de la qualité des données à améliorer.
RDQA : OUTIL EXCEL (3)
 Un « tableau de bord global » montre des
statistiques agrégées intra et inter niveaux pour
souligner les forces et faiblesses du système de
rapportage
 Les forces et faiblesses du système de
rapportage sont montrés selon les dimensions de
la qualité de données dans un diagramme en
barres sur une échelle de 100.
 ENTETE DE LA LISTE DE CONTRÔLE S/S FORMAT
EXCEL (1)

 Comment y accéder?:
 assurer que votre 'sécurité de macro' est placée à un niveau
moyen.
 Avec la check-list ouverte, allez au menu déroulant 'outils'
 et choisissez 'macro',
 puis 'la sécurité '. Choisissez 'moyen'.
 Fermez Excel et re-ouvrir la check-list.
 Quand vous ouvrez le dossier la prochaine fois vous devrez
choisir 'activer les macros' pour permettre à l'application de
fonctionner correctement.
ENTETE DE LA LISTE DE CONTRÔLE S/S FORMAT
EXCEL (2)

 choisissez svp le nombre des sites

intermédiaires d'agrégation (SIA) et les points de
prestation de service (PPS) que vous comptez
évaluer à partir des listes déroulantes ci-dessus
 les SIA sont les niveaux de la pyramide sanitaire
du Ministère en charge de la santé, et des
organes décentralisés du Ministère de la Lutte
contre le Sida,
 Partie 4 : TABLEAU DE BORD : Niveau Intermédiaire d'Agrégation

Évaluation de gestion des données - Unité M&E Vérifications des données et de reportage - Unité M&E

Capacités, rôles et
responsabilités de M&E 88%
3
86%
86%
Liens avec le système national 2 Formation 84%
des données

82% 83%
1

80% 81%

0
78%
Processus de gestion des
données et contrôles de Définitions d'Indicateurs
qualité 76%

74%
74%
72%
Collecte des Données Conditions De Rapporter des
rapportées formes et des outils Données
70%

68%
% Disponible % À l'heure % Complet Facteur De
Vérification