KIT DU RAPPORT

D’AUDIT

septembre 2015
 OBJECTIFS DU KIT

Pourquoi un kit ?
• Identifier les points clefs d’un rapport d’audit pour faciliter la prise de
décision
Cibler les règles de rédaction du rapport d’audit qui ne sont pas
systématiquement respectées au vu des échantillons examinés par le CSA

Quels types de rapport concernés ?

• Certification de systèmes de management
• Tous les rapports d’audit construits sur la trame du Rapport d’Audit
International QSE CERTI F 0442

L’objectif de ce document n’est pas d’être exhaustif.

Pour aller plus loin, se reporter au Guide de l’audit CERTI I 0419

2 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Trame de rapport d’audit

Utiliser la dernière version en vigueur de la trame de rapport

Sauf en audit de Surveillance pour : Dernière version

• le tableau des constats d’audit

• la Synthèses des situations Env./ SST / Energie
garder la version utilisée au début du cycle,
pour en suivre l’évolution

Permet à tous, dont le décisionnaire :

- de bénéficier des dernières améliorations apportées au rapport d’audit,
- de faciliter la recherche des informations dans une trame homogène
entre les rapports.

3 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Périmètre et activités audités
Noter toute extension de site ou d’activité à examiner dans les parties suivantes :
• Revue préparatoire & plan d’audit :
Objectifs de l’audit
Libellé (extension d’activité) ou Sites concernés par le périmètre de la certification
(extension de sites)
Programme d’échantillonnage (mis à jour)
Plan d’audit (pour les nouveaux sites échantillonnés, en cas d’extension de sites)
• Eléments techniques de l’audit :
Présentation de l’organisme audité (évolutions)

Noter toute évolution découverte en cours d’audit,

sur les sites et activités, dans :
• Eléments techniques de l’audit :
Evènements remarquables depuis le dernier audit
Commentaire sur l’utilisation de la marque de l’OC
• PV de clôture :
Pour les activités : corriger le libellé pré-rempli, prévu avec le client
Pour le périmètre (changement d’adresses, de raison sociale, de répartition des activités par site…) :
• cocher « avec modifications »
• préciser l’extension de périmètre préconisée et les adresses des sites concernés

Permet au décisionnaire d’identifier et distinguer rapidement les

extensions planifiées ou non pour vérifier la cohérence avec le certificat

4 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
§ des normes examinés et conformité
 5
Préciser les § des normes auditées dans le plan d’audit 5.1
5.5
5.5.1
Actualiser le plan d’audit après l’audit : 5.5.2
• Supprimer les points non audités 5.6

• Noter les personnes rencontrées  6

• Compléter le cartouche en fin de plan d’audit

Dans le tableau des constats de l’audit, enregistrer a minima un

constat par, au choix :
• processus de l’organisme dont l’audit est prévu au plan
• § examiné des normes concernées
• rendez-vous prévu au plan d’audit (service, direction…)
Permet au décisionnaire :
- de visualiser rapidement que tous les § requis ont été audités ,
- d’avoir une vision suffisante du niveau de conformité du système de
management pour prendre une décision en toute sérénité
5 Kit du rapport d'audit
septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
NC et PS non soldés à l’audit précédent
Les reporter, en indiquant leur numéro, dans la Revue préparatoire dans :
• Points spécifiques à auditer issus du dernier audit
2014 2015 2016
• Plan d’audit

Pour les NC non soldées à l’audit précédent :

• Dans les Conclusions générales de l’audit,
noter le nombre de celles :
qui ont pu être soldées lors du nouvel audit
qui subsistent à l’issue de cet audit.
• Mettre à jour les fiches de NC émises à l’audit précédent (écart levé ou reconduit) et les joindre en
annexe
• Rédiger une nouvelle fiche de NC pour les NC reconduites en y notant le n° de l’ancienne (en actualisant
éventuellement le classement)

Pour les PS issus du précédent audit :

• Noter leur devenir dans l’onglet de l’audit en cours du tableau des constats d’audit (et non celui de l’audit
précédent)
Par un nouveau constat (NC, PS, note, PF ou PP) qui cite le numéro du PS précédent
Dans le cas de maintien d’un PS (pas audité ou pas d’évolution), noter son année d’origine (ex : suite PS2/2013)

Permet au décisionnaire de vérifier rapidement le devenir des écarts avérés

et potentiels de l’audit précédent

6 Kit du rapport d'audit

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 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Synthèses des situations Environnement / SST / Energie

Les rédiger en :
• tenant compte des informations transmises par le client avant l’audit
Sélectionner les informations pertinentes des documents clients
Ne pas copier in extenso un document du client de 30 pages !
• précisant l’évolution par rapport à
l’année précédente en fin de document
(sauf audit initial)

• commentant les données chiffrées après l’audit

Noter l’analyse de ces situations faite en audit :

• sous forme de constats (PF, PP, PS, NC, note) dans le tableau des constats
de l’audit et non pas dans la synthèse

Permet au décisionnaire de visualiser rapidement le contexte Env/SST/

Energie de l’organisme et l’évolution de sa situation pour mieux
comprendre les problématiques de l’audit et évaluer les risques

7 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Libellé et classement des écarts

Veiller à la complétude des fiches de NC

• Rapporter clairement les faits constatés sur lesquels
repose l’écart
texte du constat identique sur la fiche de NC et le tableau des constats
d’audit
• Libeller précisément l’écart en relation directe avec l’exigence
du § de la norme
sans sous entendu, non interprétable, sans jargon ni sigle spécifique à
l’organisme que le décisionnaire pourrait ne pas comprendre
• Décrire systématiquement le risque, permettant de comprendre le
classement en NC majeure ou mineure
• Noter systématiquement les § des normes non respectés
avec le numéro de § et l’extrait de l’exigence
Permet au décisionnaire (et au COFRAC) de :
- comprendre le constat et son classement (mineur/majeur) sans ambiguïté
- prendre ainsi une décision rapidement et en toute confiance, sans avoir à
contacter l’auditeur pour vérifier la bonne interprétation
8 Kit du rapport d'audit
septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Libellé des autres types de constat
Veiller à la rédaction des PS
• Expliciter le classement en point sensible
en précisant le risque que cela devienne non conforme
en utilisant une forme négative et non sous la forme d’une recommandation

Veiller à la rédaction d’un PF

• Expliciter l’amélioration significative, la très bonne pratique ou la
performance au dessus de la moyenne ou de l’exigence
A distinguer par conséquent d’une note, qui relate la conformité à une exigence

Veiller à la rédaction d’une PP

• Présenter l’axe d’amélioration à envisager par l’organisme
Ne pas détailler le « comment » pour éviter toute forme de conseil

Permet au décisionnaire (et au COFRAC) :

- de comprendre les PS et pourquoi ils ne sont effectivement pas des NC
- d’avoir une bonne vision du niveau de conformité du SM
- et ainsi prendre une décision rapidement et en toute confiance

9 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Suivi des NC
Veiller à préciser en quoi les causes identifiées et les actions
correctives proposées en réponse à une NC sont pertinentes
• Le décisionnaire n’a pas la même connaissance du contexte que l’auditeur
• Il ne dispose pas des documents et preuves examinés par l’auditeur pour
juger la pertinence de la réponse du client

Permet au décisionnaire de :
- comprendre rapidement en quoi la réponse du client est pertinente
- mesurer la confiance de l’auditeur dans la performance du SM observé
- prendre ainsi une décision en toute sérénité

Veiller à préciser pourquoi une NC est levée en indiquant :

• comment l’efficacité des actions a été constatée
• les résultats observés (chiffres, faits…)
Permet au décisionnaire de :
- valider rapidement la levée d’un écart
- prendre ainsi une décision en toute sérénité

10 Kit du rapport d'audit

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 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Proposition du RA en conclusion du rapport d’audit
Respecter les principes suivants pour proposer une décision et, le cas échéant, une
action sur le certificat :

: Décision Action complémentaire Actions sur le certificat en cours de validité

Favorable Aucune certificat maintenu ou renouvelé
Favorable avec action Suivi documentaire par AFNOR Certification
certificat maintenu ou renouvelé
complémentaire Audit de surveillance anticipé
Vérification documentaire par le RA - Maintien du certificat pour 3 mois*
- Suspension du certificat*
Défavorable Audit complémentaire - Retrait du certificat
Audit complet Retrait du certificat

Pour une extension de périmètre ou d’activité, indiquer une recommandation spécifique

• Extension de périmètre ou d’activité recommandée, en totalité ou partiellement
• Justifier la proposition de décision en s’appuyant sur l’échantillon observé en cas
d’extension de sites

Permet au décisionnaire d’avoir confiance sans ambiguïté en la décision

proposée et de ne pas être contraint de prendre une décision différente
Kit du rapport d'audit
11
septembre 2015 * dans la limite de validité du certificat
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Divers

Respect de la durée d’audit

• Identifier les horaires de début et de fin de chaque journée d’audit et de
la pause déjeuner dans le plan d’audit

Permet au Chargé de clientèle et au COFRAC de

visualiser rapidement le respect de la durée
d’audit :
- totale par rapport à l’ODM,
- quotidienne (8h).
Exclusions
• Justifier dans Exclusions et Justifications – Externalisations
l’exclusion effective d’un § des normes auditées
en quoi une exclusion prévue par l’organisme n’est pas acceptable

Permet au décisionnaire (et au COFRAC) d’avoir l’assurance

que la pertinence de cette exclusion a bien été examinée

Kit du rapport d'audit

12
septembre 2015
 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Divers

Synthèse des faiblesses

• Rédiger une synthèse et ne pas se limiter à un rappel des NC

Permet au décisionnaire d’avoir une vision synthétique des faiblesses du

SM très rapidement

13 Kit du rapport d'audit

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 POINTS CLEFS DU RAPPORT D’AUDIT
Autres
Fiche de proposition à l’OC
• Pour rappel, elle a un double objectif de fournir des informations :
sur le plan commercial : opportunités commerciales, besoins et attentes clients
au-delà de l’audit
sur le déroulement de l’audit pour faciliter la prise de décision et la
préparation des prochains audits
• Veiller à y noter :
Les points de vigilance pour le prochain audit ou le suivi du client
• Exemple : relationnel délicat avec le client
La perception de l’équipe d’audit et celle du client sur la durée d’audit
• Ne pas les noter dans le rapport d’audit !
La recommandation pour l’échantillonnage des sites pour le cycle suivant

Permet :
-au décisionnaire de comprendre le contexte éclairant la décision proposée
-au Chargé de clientèle de préparer au mieux l’audit suivant
-au Commercial et au prochain RA de cibler leurs actions pour le cycle suivant

14 Kit du rapport d'audit

septembre 2015
 WHAOUUUU ! MERCI POUR CE RAPPORT

15 Kit du rapport d'audit

septembre 2015