Comment Presenter Un Dossier de Demande de Subvention

2e Assises de la Vie Associative Creusotine
Comment présenter un dossier

de demande de subvention ?
13 février 2009
Présentation de l’intervenant
Laurent SIMO
Responsable régional secteur association /
Economie Sociale
Cabinet d’expertise comptable et de
commissariat aux comptes In Extenso
2 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

Plan de l’intervention
> Introduction : le paysage associatif français
> 1. Les subventions : définition et incidences
> 2. Bien présenter les informations générales
> 3. Définir son projet, ses actions
> 4. Estimer le budget prévisionnel, le suivre
> 5. A qui s’adresser et comment ?
> Conclusion : les éléments clés d’une demande

réussie
Introduction :
Le paysage
associatif français
Quelques chiffres clés concernant les
associations en France
Volumes budgetaires du secteur associatif
Budget supérieur à 100 000 euros

Budget compris entre 10 000
8%
euros et 100 000 euros
30% Budget inférieur à

10 000 euros
62%
Le budget annuel moyen par association s’élève à environ 11 700 € pour les
associations sans salarié et 282 000 € pour les associations employeurs.

Quelques chiffres clés concernant les
associations en France
Subventions
FINANCEMENT DES ASSOCIATIONS
publiques Recettes
34% d'activité
49%
Cotisations
12% Dons et mecenat
5%
Les subventions publiques sont importantes dans tous les secteurs sauf celui du sport et
de la défense des droits et des causes (autour de 25 %). C’est le secteur de la défense
des intérêts économiques et le secteur culturel qui dépendent le plus des subventions
publiques (respectivement 43 et 40 %).
Toutes les associations n’ont pas accès à des subventions publiques, surtout celles de
petite taille
Les subventions :
définition et
incidences
Définition de la notion de subvention
> De manière générale, les subventions sont souvent identifiées
comme étant des aides financières prélevées sur un budget
public, mais il apparaît que celles-ci ne constituent pas une
catégorie juridique et qu’il n’existe donc pas de définition, ni
doctrinale, ni législative, de la notion de subvention
> Toutefois, selon la circulaire du 7 janvier 2004 portant manuel
d’application du code des marchés publics, la subvention
constitue "une contribution financière de la personne publique
à une opération justifiée par l'intérêt général, mais qui est
initiée et menée par un tiers. Il s'agira d'une subvention si
l'initiative du projet vient de l'organisme bénéficiaire et si
aucune contrepartie directe n'est attendue par la personne
publique du versement de la contribution financière "

Définition de la notion de subvention
> La notion de subvention peut être définie par l’application de
trois critères cumulatifs permettant de la distinguer des autres
formes de dépense publique :
• l’initiative du projet qui ne provient pas de l’autorité
administrative qui finance, mais bien de l’organisme bénéficiaire ;
• l’absence de contrepartie directe pour l’autorité administrative
• l’absence de droit à subvention, selon le principe du caractère
discrétionnaire de la décision d’octroi de la subvention.
> les dépenses publiques de transfert, engagées en application
de dispositions législatives ou réglementaires, sur critères
d’éligibilité ou sur une procédure de prix de journée, de
dotation globale ou de forfait, ne constituent pas des
subventions au sens strict du terme.

Les subventions de fonctionnement
> Les subventions de fonctionnement sont destinées à financer
soit l’ensemble des activités de l’association, soit un projet
particulier développé par celle-ci.
> Lorsque la subvention est attribuée sans affectation précise,
cela signifie qu’elle ne requiert aucune condition particulière
d’utilisation sous réserve :
• du respect de la légalité des parties au financement,
• de ne pas reverser tout ou partie de la subvention perçue à un
autre organisme ;
• de ne pas mettre ultérieurement cette subvention à la libre
disposition de celui qui l’a accordée.

Les subventions de fonctionnement affectées à un projet
> Cette catégorie de subventions démontre la volonté de

l’administration qui l’attribue de ne prendre à sa charge que la
conduite par l’association d’un objectif, d’un projet, d’une
action ou d’un programme d’actions préalablement définies.
> Afin d’être en mesure de contrôler efficacement la conformité
de l’emploi des fonds à l’objet de la subvention,
l’administration indique alors dans l’acte attributif l’affectation
précise de la subvention et indique le ou les résultats attendus
(rapport d’activités, indicateurs de résultats, etc.)
> Ainsi, les subventions affectées à un projet sont celles dont
l’association est tenue de justifier l’emploi au regard du budget
accordé et doivent en conséquence faire l’objet d’un suivi
précis de l’utilisation des fonds.

Les subventions d’investissement
> Les subventions d’investissement sont destinées à financer
l’acquisition ou le renouvellement d’une ou plusieurs
immobilisations et doivent être utilisées exclusivement à cet
objet.
> Sur le principe, elles peuvent être assimilées à des
subventions de fonctionnement ayant une affectation
précise.
> Cependant, compte tenu de leur objectif de financement,
elles impliquent des spécificités règlementaires et
comptables qui rendent nécessaires de les suivre
distinctement.

Les concours sous forme de contributions en nature
> Pour les autorités administratives, ces concours en
personnel prennent le plus souvent la forme de mise à
disposition de fonctionnaires territoriaux, rémunérés par les
collectivités, et exécutant des tâches déterminées,
difficilement réalisables par l’association faute de moyens
humains et financiers.
> En principe, les associations concernées par des mises à
disposition de fonctionnaires n’ont pas l’obligation de fournir
des comptes rendus "d’utilisation" de ces contributions en
personnel.
> Toutefois, elles doivent remplir les éventuelles obligations
décrites dans la convention de mise à disposition.

Capacité de l'Administration à octroyer des subventions
– notion d’intérêt public local
> Une collectivité locale ne peut subventionner des domaines qui

intéressent un autre champ géographique que le sien ou qui
n’auraient aucune espèce de rapport avec les besoins de ses
habitants. Cela exclut que l’on puisse prendre en compte les seuls
besoins de quelques personnes au détriment des intérêts de la
collectivité.
> Ces principes sont liés à la notion d’intérêt public local.
> Ceci sous-entend que deux conditions doivent être remplies :
• La compétence géographique de la collectivité. Exemple : l’arrêt du
Conseil d’Etat du 11 juin 1997 "département de l’Oise" réfutant la
possibilité à un Conseil Général d’attribuer une subvention à une
association ayant pour objet la restauration d’un village situé dans un
autre département.

– notion d’intérêt public local
• L’intérêt général pour la collectivité

Les collectivités publiques ne peuvent attribuer des
subventions qu’à des associations dont l’objet et l’activité
présentent un intérêt indiscutable pour elles.
Ceci nécessite une appréciation concrète de l’intérêt
propre de l’action envisagée en fonction de son objet et
du type de population visée en comparaison avec la
jurisprudence des juridictions administratives.

– La légalité de l’objet du financement
> La loi et la jurisprudence ont expressément interdit le

subventionnement de certaines activités menées par les
associations :
• Les activités cultuelles en vertu de l’article 2 de la loi du
9 décembre 1905 de séparation des églises et de l’Etat ;
• Les activités contraires au principe de laïcité
(organismes de propagande politique ou religieuse) ou
portant atteinte à une liberté publique fondamentale ;
• Les activités syndicales ou de défense d’intérêts privés ;
• Les activités qui ne peuvent être assurées que par la
collectivité publique elle-même (service de police
municipale par exemple).
– La légalité de l’objet du financement
> De manière générale, il appartient aux autorités administratives

de s’assurer que la subvention sollicitée est parfaitement licite au
regard de la légalité générale.
> En effet, aucun texte ne doit interdire la mise en œuvre des
activités subventionnées en raison des principes généraux du
droit ou des réglementations particulières qui en assurent le
respect (principes de laïcité, de neutralité, de la liberté du
commerce et de l’industrie, de la libre concurrence, de
l’organisation républicaine, de l’ordre public,…).
> En outre, sont jugées comme illégales les subventions accordées
par une autorité administrative dans l’objectif de contourner les
règles de comptabilité ou de gestion publique. Une telle pratique
peut être caractéristique d’une gestion de fait de fonds publics.

Capacité de l'association à recevoir des subventions
- La capacité juridique
> La loi du 1er juillet 1901 définit que "toute association

régulièrement déclarée peut, sans aucune autorisation
spéciale […] acquérir à titre onéreux, posséder et
administrer […] des subventions de l’Etat, des
départements et des communes […]".
> Ainsi, seules les associations régulièrement déclarées en
préfecture et dont la publication a été effectuée au Journal
Officiel possèdent de fait la personnalité juridique et sont
habilitées à recevoir des subventions. Les copies du
récépissé de déclaration en Préfecture et de son insertion
au Journal Officiel (*) sont d’ailleurs le plus souvent
demandées pour octroyer la subvention sollicitée.
(* Possibilité de consultation sur http://assoc.journal-officiel.gouv.fr/)
Capacité de l'association à recevoir des subventions
- La nécessité d’agréments
> Certaines associations doivent posséder des agréments

spécifiques avant de pouvoir recevoir des subventions. Il
s’agit notamment :
• des associations sportives,
• des associations de villages de vacances,
• des associations de jeunesse et d’éducation populaire.

Analyse des principaux textes législatifs et
règlementaires : L’article L612-4 du Code de Commerce
> Toute association ayant reçu annuellement des autorités
administratives, au sens de l'article 1er de la loi du 12 avril 2000, ou
des établissements publics à caractère industriel et commercial
une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse un
seuil fixé par décret, doit établir des comptes annuels
comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe
dont les modalités d'établissement sont fixées par décret.
> Ces associations doivent assurer, dans des conditions déterminées
par décret en Conseil d'État, la publicité de leurs comptes annuels
et du rapport du commissaire aux comptes. Ces mêmes
associations sont tenues de nommer au moins un commissaire aux
comptes.
> Le Décret n° 2006-335 du 21 mars 2006 a précisé le seuil
d’application de l’article L612-4 du Code de Commerce désormais
fixé à 153 000 €.
Analyse des principaux textes législatifs et
règlementaires : La loi du 12 avril 2000
> La loi n°2000-321 du 12 avril 2000 dite DRCA précise dans son
article 10 traitant des dispositions relatives à la transparence
financière des associations percevant des subventions :
• L'autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque
cette subvention dépasse un seuil défini par décret (seuil fixé à 23
000 €), conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui
en bénéficie définissant l'objet, le montant et les conditions
d'utilisation de la subvention attribuée.
• Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée,
l'organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte
rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses
effectuées à l'objet de la subvention. Le compte rendu financier est
déposé auprès de l'autorité administrative qui a versé la
subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel
elle a été attribuée.

Le contrôle de l’Administration
> L’association qui reçoit une subvention doit pouvoir justifier en

permanence de l’emploi des fonds reçus auprès de
l’administration qui a accordé la subvention et, le cas échéant,
auprès des autorités de contrôle.
> A ce titre, elle est tenue de présenter, en cas de contrôle de
l’administration exercé sur place, les pièces justificatives des
dépenses et tous autres documents dont la production est jugée
utile au contrôle de l’utilisation de la subvention conformément à
son objet. Le refus de communication entraîne la suppression
de la subvention (décret-loi du 2 mai 1938, article 14).
> Tout refus de communication ou toute communication tardive
peut entraîner la mise en œuvre des sanctions concernant le
contrôle de l’utilisation de la subvention.

Le droit des citoyens
> Le décret n° 2006-887 du 17 juillet 2006 "relatif à la

publication par voie électronique des subventions versées
aux associations de droit français et aux fondations
reconnues d’utilité publique" expose :
> "[…] toute subvention versée sous forme monétaire ou
consentie sous la forme d'un prêt, d'une garantie ou d'un
avantage en nature à une association […] fait l'objet, de la
part de la personne morale de droit public l'ayant attribuée,
d'une publication sous forme de liste annuelle comprenant
le nom et l'adresse statutaire de l'organisme bénéficiaire
ainsi que le montant et la nature de l'avantage accordé".

Le droit des citoyens
> Les citoyens disposent également de l’accès aux

informations prévues par l’article 10 de la Loi n°2000-321
du 12 avril 2000, c'est-à-dire la possibilité de demander les
budgets et les comptes des associations ayant reçu une
subvention ainsi que la convention et le compte rendu
financier de la subvention concernée.
> Enfin, chaque personne aura désormais en principe la
possibilité de consulter les comptes annuels et le rapport
du commissaire aux comptes des associations visées à
l’article L612-4 du Code de Commerce, c'est-à-dire celles
ayant perçues plus de 153 000 € de subventions annuelles
de la part des autorités administratives.

Cas de reversements
Emploi partiel de la subvention
> Dans tous les cas où un compte rendu financier est exigé pour
justifier de la bonne utilisation de la subvention accordée, la
constatation d’une utilisation partielle de la subvention (dépenses
engagées inférieures au budget prévu), impliquera que la quote-part
non utilisée ne pourra pas être considérée comme un produit.
> Ainsi, ce constat peut impliquer les conséquences suivantes :
• Le reversement de la quote-part de subvention déjà perçue non
utilisée;
• La déduction sur le solde à recevoir de la partie de subvention non
utilisée ;
• la conclusion d’un avenant à la convention permettant d’affecter la
part de subvention non utilisée à une autre action, de la reporter
pour une utilisation sur l’exercice suivant voire de la transformer en
avance de fonds de roulement.
Synthèse
Avant de solliciter une subvention pour la 1 ère fois, une
association doit bien prendre en considération :
> Qu’aucune subvention n’est « automatique » et qu’elle fera
systématiquement l’objet d’une demande et d’une instruction : il
n’existe pas de système de renouvellement automatique.
> Qu’elle s’exposera, dès le 1er Euro de subvention perçue, à
l’ensemble des contrôles possibles de la part de l’Administration et
qu’elle devra en conséquence mettre en œuvre des procédures de
gestion comptable pour suivre les dépenses engagées
> Qu’une réflexion doit être engagée sur la nature même de la
subvention à solliciter selon qu’elle concerne :
• Le fonctionnement général de l’association
• Une activité ou un projet déterminé
• Un investissement
• La sollicitation de moyens en nature (locaux, personnel, etc.)

Bien présenter
les informations
générales
Le cycle de gestion d’une subvention
1 - Dossier 2 - Echanges 3-
de demande d’informations Notification
de de l’octroi de
subvention la subvention
7 - Le cas échéant,
contrôle ou
évaluation de
l’utilisation de la 4 - Mise en
subvention œuvre du
6 - Etablissement 5 - Suivi des
de comptes objectifs et projet ou des
rendus des dépenses activités
spécifiques ou engagées
des comptes
annuels

Préparer la demande de subvention - généralités
> La bonne préparation du dossier de demande de
subvention constitue un élément clé pour l’obtention et le
suivi de la subvention sollicitée :
• pour son obtention : l’envoi de l’ensemble des documents
administratifs nécessaires et la matérialisation d’une demande
claire et précise sont indispensables pour que les services
concernés puissent accorder la subvention demandée. Un
dysfonctionnement à ce stade impliquera au mieux des
demandes d’informations complémentaires et donc un
rallongement du délai d’obtention de la subvention, et au pire
un refus pur et simple de la demande.
• pour son suivi : tous les éléments inscrits dans la demande
constituent un élément indissociable de la subvention qui sera
attribuée. Ceci implique de fait que l’association devra
s’astreindre à respecter ce qui est prévu, que ce soit en
matière de résultats, de moyens d’actions et de budget.

Constituer un dossier
> Pour procéder à l'instruction des demandes de subvention,
les collectivités publiques demandent généralement aux
associations de leur fournir un dossier.
> La constitution du dossier est une étape essentielle à ne pas
négliger, car celui-ci constitue la "vitrine" des activités de
votre association. Une grande partie de ce dossier pourra
également être utilisée pour des objectifs de communication
(auprès des adhérents, du grand public, des partenaires).
> La composition d'un dossier de demande de subvention
peut varier considérablement d'une collectivité à une autre.
Néanmoins, de nombreuses collectivités se sont calquées
sur les instructions de la circulaire du Premier Ministre datée
du 24 décembre 2002 relative aux subventions de l’État aux
associations.
Constituer un dossier
> La 1ère étape consiste donc à récupérer le dossier type
proposé par la collectivité auprès de laquelle la subvention
est sollicitée. Le plus souvent, ces dossiers sont disponibles
sur les sites internet des collectivités ou par simple
demande auprès des services gestionnaires.
> Attention : dans la majorité des cas, la présentation d’un
dossier sous un format non défini par la collectivité peut
signifier un refus immédiat du dossier sur la forme.
> A défaut de cadre spécifique, il est recommandé d’utiliser le
dossier unique de subvention (disponible sous www.service-
public.fr/formulaires ). Ce dossier, défini par la circulaire du
24 décembre 2002 relative aux subventions de l’Etat aux
associations a pour objectif "d’harmoniser les conditions
d’instruction des demandes de subvention et d’unifier le
suivi de leur gestion".

Dossier
Constituer un dossier / le dossier unique unique
> Ce dossier doit être obligatoirement utilisé pour toute
demande de subvention auprès de l’État et également en
principe pour les demandes auprès des collectivités
territoriales et établissements publics.
> Toutefois, l’utilisation de ce dossier commun de demande
de subvention demeure optionnelle au sein des
collectivités et établissements publics.
> Outre les pièces relatives à la constitution du dossier, le
dossier commun définit l’obligation de soumettre « le budget
prévisionnel de l’association qui doit reprendre la
nomenclature du plan comptable général rendue obligatoire
par le règlement n° 99-01 du 16 février 1999 relatif aux
modalités d’établissement des comptes des associations et
fondations pour celles qui y sont soumises ». Le budget
présenté devra être équilibré et présenter clairement le
montant de la subvention sollicitée.
Le dossier unique
> Le dossier commun de subvention est une démarche unique
adoptée pour toutes les administrations d’État, qu’elles
soient centrales ou déconcentrées, définissant précisément
les modalités de présentation de la demande de subvention.
> Bien que non obligatoire, l'adoption du dossier commun de
demande de subvention est fortement encouragée auprès
collectivités territoriales, en particulier lorsqu’elles financent
des actions conjointement avec les services de l’Etat ou
leurs établissements.
> Il est donc conseillé de réaliser un dossier "standard" le plus
proche possible des règles définies dans cette circulaire

La composition du dossier
> Un dossier standard peut être constitué à partir des
éléments essentiels permettant de justifier la demande de
subvention :
• l'ensemble des pièces administratives et comptables
nécessaires à l'instruction du dossier,
• une lettre de "motivation",
• la présentation générale des activités de l'association,
• le descriptif du projet,
• le budget / plan de financement spécifique de l'action.

Les documents administratifs
> Dans le cas d'une première demande, il est préférable que le
dossier "administratif" soit le plus complet possible : il constitue
normalement un "dossier permanent" auprès de la collectivité.
Il devra notamment comporter les éléments suivants :
• les derniers statuts de l'association et leur récépissé de
dépôt à la préfecture,
• un extrait de la publication de création au Journal Officiel
• les coordonnées complètes de l'association : nom,
adresse, téléphone, fax, e-mail, site internet (si existant),
• le mandat de l'association, des informations sur son objet,
ses activités et ses moyens humains et financiers,
• un relevé d'identité bancaire

les documents administratifs
• le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du
dernier exercice (ou rapport du commissaire aux comptes
lorsqu'il y en a un)
• la composition des organes dirigeants (composition du
bureau et du conseil d’administration) avec l'indication de
la situation professionnelle de leurs membres, le nombre
d'adhérents, éventuellement le nombre de dirigeants
rémunérés et le montant de ces rémunérations ;
• les éventuels agréments obtenus par l’association
• une déclaration sur l'honneur du représentant de
l'association mentionnant notamment les références de
l'ensemble des demandes de subventions introduites
auprès d'autres financeurs publics et affirmant que
l'association est à jour de ses déclarations sociales et
fiscales.
• Le numéro SIRET de l’association, indispensable pour
l’obtention d’une subvention. Ce numéro peut être
obtenu par simple demande auprès de l’INSEE
• le dernier budget prévisionnel approuvé par les
instances statutaires de l'association, faisant si possible
ressortir les financements publics dont l'association
bénéficient et qu'elle a sollicités.
• une information sur l'effectif du personnel salarié ainsi
que les niveaux de rémunération.
• Il est également pertinent de joindre en annexe tous les
documents qui permettront de valoriser votre dossier :
liste des organismes déjà financeurs, revue de presse,
agrément spécifique,...).

> Lors d'un renouvellement, il est nécessaire, en principe, de
n’envoyer que les éléments suivants :
• Les statuts modifiés de l'association (si des modifications
sont intervenues entre temps),
• Le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du
dernier exercice
• Le compte rendu narratif et financier des subventions
perçues l’année précédente pour le même objet si celles-ci
concernaient un projet spécifique.
• Celui-ci doit notamment permettre de constater que le projet
financé antérieurement suit ses objectifs initiaux et que la
subvention a été employée conformément à son objet.

La lettre de demande de subvention
> Un dossier doit être accompagné d'une lettre de demande de
subvention claire et concise présentant en quelques mots
l'association et ses compétences, les grands axes du projet
ou de l'activité pour lequel la subvention est sollicitée, son
originalité, la façon dont cette action s'insère dans le cadre de
la politique définie par le subventionneur.
> Il est en outre impératif d'indiquer le montant de la subvention
sollicitée, les coordonnées du porteur de projet ainsi que les
pièces jointes dans le cadre de la demande.
> Ne pas oublier également de mentionner les éventuels
partenaires du projet et les principaux financements déjà
acquis (ou éventuellement sollicités) dans le cadre de l'action.

Gérer le délai
> Les délais d’instruction des demandes de subvention
peuvent parfois s'avérer conséquents. Ceci implique que
l’association doit anticiper au maximum ces délais :
• Déposer le dossier de demande de subvention dans les
délais requis par l’organisme sollicité. Les dates limites
fixées sont souvent liées à des comités d’examen, des
conseils municipaux ou toute autre réunion prévue pour
instruire les demandes de subventions. Le délai dépassé
peut signifier un report d’instruction au prochain comité,
parfois plusieurs mois plus tard…
• S’assurer que le dossier envoyé comporte toutes les pièces
requises pour éviter les demandes d’informations
complémentaires qui allongent les temps d’instruction.

Gérer le délai
• Répondre le plus rapidement et efficacement lorsque des
pièces complémentaires ou des précisions sont sollicitées.
• Se renseigner sur l’état d’avancement de l’instruction du
dossier afin de pouvoir ajuster le cas échéant le démarrage
effectif de l’action envisagée.
• Etre pragmatique et prudent quant à l’obtention de la
subvention. Lorsque d’autres moyens de financement sont
déjà acquis, l’association pourra engager les dépenses
nécessaires dans leur limite. Lorsque la subvention sollicitée
représente une part très significative du budget, il
conviendra de patienter et de préparer le lancement de
l’action avec des coûts réduits, notamment lorsque la
subvention octroyée ne permet la prise en compte des
dépenses engagées qu’à compter de sa date de
notification…

Définir son projet, ses
actions
La définition des projets : Une nécessité
> Il convient de présenter du mieux possible les

activités et les projets prévus tout en conservant
l’optique d’être synthétique :
• Définir le plus précisément possible les buts et les objectifs du
projet ou de l’association (quantitatifs et qualitatifs) afin de
démontrer l’intérêt d’octroyer la subvention sollicitée, ainsi que
les moyens qui seront mis en place pour évaluer l’atteinte des
objectifs définis.
• Valoriser la demande en précisant les apports de l’action ou
de l’association pour les bénéficiaires tout en restant clair et
succinct.
• En outre, lorsque cela est possible, il est préférable d’indiquer
les montants valorisés des contributions en nature (bénévolat,
dons en nature, etc.) dont bénéficient l’association ou le
projet.
Définir le projet
> La description du projet n'est bien entendu effectuée que

s'il s'agit d'une demande de subvention pour une action
spécifique. Toutefois, même si la demande concerne le
fonctionnement général de l'association, il est fortement
conseillé d'indiquer en quoi l'attribution de la subvention
pourra accroître l'étendu de ses activités, améliorer son
action, permettre son développement ou tout simplement
garantir l'existence de ses actions.
> L'objectif général est de présenter de manière concrète et
précise la situation initiale, les objectifs du projets ainsi que
les résultats attendus à moyen et long terme.

Définir le projet
> Les éléments principaux à reprendre sont les
suivants :
• Indiquer le titre du projet
• Définir le contexte : description de la situation générale,
besoins identifiés, expérience de l'association sur des
projets similaires.
• Identifier les objectifs principaux de l'action, les
résultats attendus, les bénéficiaires directs et indirects,
la durée et le lieu de l'action, la viabilité du projet.

Définir le projet
• Décrire les modalités de mise en œuvre du projet :
définition des activités et de leur pertinence, méthodes
de travail retenues, planification du déroulement,
intégration dans une politique locale, régionale ou
nationale, indication des partenaires du projet
(techniques et financiers).
• Définir les moyens nécessaires en terme de ressources
humaines, matérielles et financières, les indicateurs de
suivi de l'action ("monitoring") et leur modalité
d'évaluation.

Définir le plan d’actions
> Expliquer ce que votre organisation compte faire pour
résoudre le problème.
• Qui est la cible, et comment l'impliquer dans l'activité ?
Combien de personnes en bénéficieront ?
• Que comptez vous faire? Selon quel ordre et sur combien
de temps ? Un chronogramme d’activités pourra illustrer le
propros…
• En quoi êtes-vous le mieux placé pour la mise en œuvre du
projet ? Quels sont vos références ?
• Qui va faire le travail et quelles sont les compétences?
(Joindre des CV le cas échéant)
• Quand le projet aura t-il lieu ?
• Où aura t-il lieu ?

Définir des indicateurs
> Le projet doit définir préalablement les indicateurs qui
permettront d’une part de juger si celui-ci est pertinent, réaliste
et cohérent et d’autre part de vérifier in fine que les résultats
obtenus correspondent bien à ce qui a été prévu
> Ceux peuvent notamment se déterminer autour des éléments
d’activités suivants :
• nombre de bénéficiaires de l’action, de participants,
• résultats obtenus en terme financier,
• Impacts pour la collectivité, le territoire, d’autres structures,
• Effets escomptés en terme sociaux, économiques,
• Etc.

Les éléments persuasifs sur le fond
> Le nom du projet doit être évocateur, simple à retenir et
original.
> Expliquer l’origine du projet : comment il est né
> L'information doit être claire et cohérente avec les objectifs
de ceux à qui elle est destinée.
> Privilégier la valeur ajoutée de l’information au poids du
papier : chaque information délivrée doit apporter quelque
chose à la compréhension de la problématique posée.
> Soigner les liens logiques entre les différents éléments du
projet, pour assurer la cohérence d’ensemble du dossier.
> Etre le plus concret possible, étayer vos propos de chiffres
pertinents : nombre de bénéficiaires par exemple…

Les éléments persuasifs sur le fond
> Démontrer clairement votre légitimité à agir sur la

problématique, votre volonté de participer et de collaborer
au développement local,
> Prouver votre bonne connaissance du terrain, le bon
ciblage de la problématique et des bénéficiaires,
> Expliquer les impacts en termes économiques, sociaux et
environnementaux à long terme,
> Définir la mobilisation des acteurs ou d’autres partenaires :
mobilisation effective et réciproque
> Le cas échéant, démontrer la viabilité économique du projet

Adopter une présentation soignée
> La première page de couverture du dossier indique

clairement la structure porteuse du projet et ses
coordonnées ainsi que le titre du projet (pas trop long !) et
si possible un visuel.
> Le dossier doit contenir un sommaire et donc une
pagination (numéros de pages)
> En pied de page figurent la référence du dossier et la date
de réalisation
> La police utilisée est lisible et la présentation est aérée.
> Les éléments importants sont mis en évidence : titres
hiérarchisés en caractères gras, soulignés, couleurs…

Adopter une présentation soignée
> Le projet peut être localisé géographiquement sur une

carte
> La présence de photos pourra donner des effets visuels
persuasifs et illustrant de façon pertinente le propos. Elles
sont souvent plus explicites que de longues phrases…
> Les annexes doivent être légères et pertinentes, et être
annoncées au fil de la présentation du projet pour renvoi en
annexe. Elles peuvent contenir : présentation des
partenaires, lettres de soutien, devis significatifs

Estimer le budget
prévisionnel, le
suivre
Le budget / plan de financement de l'action
> Un budget prévisionnel de l'action doit être impérativement
envoyé avec la demande. Il doit comporter non seulement
l'ensemble des charges prévisionnelles par rubriques mais aussi
toutes les ressources acquises ou prévues affectées au projet
(plan de financement). Ne pas oublier d'indiquer les éventuelles
contributions en nature (et les emplois correspondants) qui font
partie intégrante du plan de financement.
> Le budget doit être équilibré et comporter suffisamment de
détails mais pas trop afin de ne pas s'enfermer dans des sous-
lignes budgétaires multiples et difficiles à suivre. Un budget
simplifié accompagné d'une annexe de commentaires sur les
bases de calcul est préférable à un budget comportant de trop
nombreuses rubriques (n'oubliez pas que c'est sur la base de
celui-ci que devront être préparés les comptes-rendus financiers
justificatifs!).
Les données conjoncturelles
> A chaque poste comptable de recette et de dépense correspond une

prévision qui ne peut être la reconduction pure et simple du passé,
mais résulte d’une série d’observations collectées tout au long de
l’année sur fiches.
> Des données conjoncturelles, comme par exemple :
• L’évolution des salaires
• L’évolution des charges sociales et fiscales
• L’évolution des tarifs de certaines consommations, etc.
> Des données comme par exemple :
• Les relevés de consommations,
• Le renouvellement de certains contrats : baux, cotisations,
abonnements, évolution de l’activité en nombre de journées, etc.

Les charges et les produits
> Les charges prévisionnelles doivent être soigneusement

identifiées et quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux
possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront
engagés qu’ultérieurement. Le déroulement de l’exercice à venir
doit avoir été entièrement décrypté.
> Les produits (prestations, subventions), doivent également
bénéficier de la plus grande attention car l’optimisme dans ce
domaine se traduit par des déconvenues.
> Outre les éléments ponctuels ou exceptionnels, c’est souvent la
réalité des exercices précédents qui est le meilleur guide pour
établir des prévisions.

Construire un budget
> Construire un budget prévisionnel nécessite au préalable de

s’être mis au clair sur le projet de l’association et sur les moyens
à mettre en œuvre pour le réaliser.
> C’est donc un outil qui est subordonné aux différentes
discussions préalables avec les autres membres impliqués dans
la gestion de l’association qui vont préciser les moyens que vous
souhaitez vous donner.
> Les règles à observer : régularité des activités – prendre son
temps – impliquer les autres – être réaliste – prévoir l’avenir –
tenir compte de la politique de l’association – contrôler les
événements – tenir compte des éléments conjoncturels -

Evaluation des coûts
> Pour évaluer les coûts, une très bonne solution, quand cela est
possible, est de se renseigner auprès d’une association (union,
réseau, etc.) ayant mené récemment le même type d’opération
ou pratiquant la même activité.
> Ne vous contentez pas de « on dit » ou d’évaluation « à la
louche ». Vous serez surpris par exemple, si vous n’avez pas
l’habitude de payer des salaires, de la différence qui existe entre
le salaire versé à la personne (salaire net) et la charge salariale
globale que cela va induire pour l’association.
> De même n’hésitez pas à demander des devis aux prestataires
que vous envisagez de faire intervenir de manière à vous
appuyer sur des documents de type contractuel.

Faire jouer la concurrence
> Si votre activité nécessite l’achat de matières premières, de

nourriture ou d’autres fournitures, vous pouvez avec
internet vous faire une idée très précise des dépenses à
assumer.
> Assurez vous de n’oublier aucune dépenses, pour ce faire
dresser une liste la plus détaillée possible. Le fait par
exemple de faire appel à des bénévoles nécessitera peut-
être d’envisager de les nourrir ou de leur rembourser leurs
frais de déplacements, tenez en compte.
> Enfin pensez aux postes incontournables comme les
assurances, les frais de communication, des frais de
reprographie, etc.

Les produits
> Les produits, quant à eux, sont plutôt de nature « certaine » ou
« aléatoire ».
> Les recettes aléatoires sont fortement liées aux activités de votre
association, elles sont par exemple :
• Les ventes
• Les prestations de service
• Les dons
• Des éléments plus financiers tels que les reprises de provision, les produits
des placements à court terme, etc.
> En parallèle, les recettes quasi-certaines (selon le type d' activité de
votre association) sont par exemple :
• Les cotisations des adhérents
• Les adhésions
• Les subventions notifiées
• Des éléments plus financiers tels que les produits de vos placements à long
terme, les ventes approuvées d’un de vos actifs, etc.
L’équilibre du budget
> En comparant vos recettes à vos dépenses

prévisionnelles et si vous avez un déficit prévisionnel, il
vous faudra certainement rediscuter collectivement votre
projet pour réajuster vos objectifs en les adaptant aux
réalités économiques.
> Si le déficit est minime, vous pourrez vérifierez si
certaines dépenses ne peuvent pas être légèrement
réduites, sans modifier le projet, de manière à s’ajuster
aux recettes.
> Si vous aboutissez à un excédent prévisionnel, vérifiez
bien toutes vos données, vous avez sûrement été trop
optimiste !

Contrôle et suivi budgétaire
> A un rythme régulier, mensuel si possible, le contrôle budgétaire doit
s’exercer entre les prévisions et les réalisations. Toute différence
sensible doit être étudiée et avoir son explication d’ordre interne ou
externe :
• décalage dans le temps
• dépenses (ou recettes) imprévues
• mésestimation d’un coût
• manque de préparation, d’expérience, de réalisme
• facteurs imprévisibles : politiques, sociaux, économiques, climatiques,
etc.
> Les causes doivent être recherchées et le budget doit être (quand cela
est possible) modifié en conséquence :
• si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé
• à défaut, le résultat prévisionnel doit être modifié.

A qui s’adresser
et comment ?
Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ?
> De nombreux organismes ont la possibilité et même la

vocation de vous aider à financer les activités de votre
association.
> Néanmoins, vous avez tout intérêt, plutôt que multiplier les
démarches auprès de nombreux interlocuteurs, à vous
adresser aux collectivités locales ou institutions dont les
choix exprimés se rapprochent le plus des objectifs
poursuivis par votre association ou dont les subventions
apparaissent les plus adaptées à vos domaines d'actions.

Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ?
> En effet, les collectivités préfèrent généralement adopter

une politique de soutien aux associations en fonction de
leurs objectifs prioritaires, plutôt que de procéder à un
"saupoudrage" de leurs fonds. La réception d'une demande
de subvention en complet décalage avec les priorités de la
collectivité pourrait "décrédibiliser" les actions de votre
association.
> En outre, le choix des institutions dépend également de
l'étendu de vos actions : de la mairie pour des actions à
vocation communale à la Commission Européenne pour
des projets de dimension internationale.
> En bref, l'envoi d'une demande de subvention doit
être impérativement "ciblée".
Comprendre le cadre de l’instruction
> L’instruction consiste à vérifier que la demande de
subvention pourra être prise en compte par l’entité qui la
réceptionne.
> Lors de l’instruction d’un dossier, l’instructeur de la
demande de subvention vérifie la recevabilité formelle de la
demande, ce qui consiste à :
• Vérifier que l’objet de la subvention correspond aux objectifs et
politiques de la collectivité concernée
• Transmettre le dossier au service compétent, le cas échéant (si le
service saisi n’est pas celui qui convient).
• Réaliser un premier examen des pièces pour vérifier que la
demande est recevable.
• Accuser réception de la demande auprès du demandeur et notifier
la recevabilité formelle de la demande.

> Si la demande de subvention est recevable formellement,
l’instructeur de la demande de subvention instruit au fond le
dossier de subvention.
> En premier lieu, il vérifie la conformité par rapport à la
programmation et la cohérence de la demande par rapport au
budget disponible.
> Pour les subventions attribuées en vue de la réalisation d’une
action, l'instructeur procède en outre aux opérations suivantes :
• Vérifier la présence des pièces requises par la réglementation
• Analyser la demande de subvention au fond, ce qui revient à
examiner la capacité du demandeur à porter le projet pour lequel il
sollicite la subvention : examen des documents financiers (budget
du bénéficiaire, plan de financement du projet), examen des
conditions de réalisation du projet (moyens humains…), composition
du conseil d’administration, adéquation avec les objectifs de
politique de la collectivité

• Vérifier qu'une subvention n'a pas déjà été versée pour

un même objet/bénéficiaire.
> L’instructeur de la demande de subvention peut
éventuellement se faire assister par l’expert juridique pour
les cas de subventions complexes (subventions
d’investissement…).
> L’instructeur définit le montant et la ligne budgétaire sur
laquelle la subvention va être imputée.
> En cas de refus, l’instructeur notifie le refus au demandeur

Cadre de l’instruction : Les points d’analyse
> Le budget prévisionnel
> L'utilité du Compte de Résultat et ses composantes
> L'analyse de l'activité, des coûts, du niveau d'autonomie de
l'association
> L'analyse de la structure bilantielle, de la solvabilité, de la
trésorerie réelle, de l'endettement, de la tendance financière
> Les indicateurs de contrôle
> La viabilité de l'association
> La dépendance financière de l'association et son équilibre
financier
> La capacité de l'association à assurer sa pérennité et les risques
de dégradation
Conclusion : les
éléments clés
d’une demande
réussie
Caractéristiques principales d’une demande de
subvention réussie
> Préparer un dossier administratif complet qui sera utile pour
toutes les demandes de subventions.
> Constituer un dossier de demande de subvention adapté
aux exigences de l’organisme sollicité. En effet, chaque
autorité peut définir son propre dossier de demande de
subvention à compléter. Dans ce cas, il sera indispensable
d’adopter les cadres proposés qui seront nécessaires à la
bonne instruction du dossier
> Choisir le type de demande de subvention selon qu’elle
porte sur le fonctionnement général, le financement d’un
projet ou d’investissement, etc.

Le délai de dépôt / d'octroi de la subvention
> Il est essentiel de déposer les dossiers de demande de
subvention dans les délais : au cours du dernier trimestre
de l'année précédente pour les collectivités et en général au
cours du premier trimestre de l'année civile s'agissant de
subventions d'Etat. D'autres périodicités existent pour des
demandes plus spécifiques ou répondant à "des appels à
projet."
> Dans tous les cas, sachez que tout retard dans le dépôt du
dossier peut entraîner le rejet pur et simple de la demande.
En outre, les délais d'instruction peuvent s'avérer souvent
très conséquents (et s'accroissent généralement en
évoluant dans la hiérarchie des collectivités).

Construire sa demande
> Décrivez de manière concrète et "professionnelle" votre
projet ou les activités de votre association en quantifiant
précisément les résultats attendus, les bénéficiaires de
l'action et en mettant en avant votre expérience en la
matière. Votre dossier doit être conçu pour convaincre, il
s'agit de don bien de "vendre" votre projet à la collectivité.
> Ne comptez pas exclusivement sur le financement sollicité
auprès de la collectivité : le financement public est aléatoire
et peut ne pas être renouvelé d'une année sur l'autre.
Complétez donc vos recherches de financement auprès de
sources alternatives (mécénat, manifestations
exceptionnelles, etc.)

Pour aller plus loin…
> Collectivités locales - associations : bien gérer les subventions / Ordre
des Experts Comptables, club secteur public, août 2003
> La subvention publique, le marché public et la délégation de service
public / mode d’emploi – Ministère de la Santé des Jeunesses et
sports 2007
> Guide pratique de la LOLF à l’usage des associations subventionnées
par l’Etat – Ministère de la Santé des Jeunesses et sports 2007
> Le financement public des associations / Jean-François MERLET-
Edition Juris Service - 2001
> www.associations.gouv.fr : site du Ministère de la Jeunesse, des
Sports et de la vie associative
> www.adele.gouv.fr/subventions-publiques : site de demande de
subventions en ligne (en construction du futur site www.subventions-
publiques.fr/ )
www.inextenso-associations.com

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2e Assises de la Vie Associative Creusotine

Comment présenter un dossier

2 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> 1. Les subventions : définition et incidences

> 2. Bien présenter les informations générales

> 3. Définir son projet, ses actions

> 4. Estimer le budget prévisionnel, le suivre

> 5. A qui s’adresser et comment ?

> Conclusion : les éléments clés d’une demande

Budget supérieur à 100 000 euros

30% Budget inférieur à

5 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

8 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

9 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

10 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Cette catégorie de subventions démontre la volonté de

11 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

12 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

13 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Une collectivité locale ne peut subventionner des domaines qui

14 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

• L’intérêt général pour la collectivité

15 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> La loi et la jurisprudence ont expressément interdit le

> De manière générale, il appartient aux autorités administratives

17 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> La loi du 1er juillet 1901 définit que "toute association

> Certaines associations doivent posséder des agréments

19 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

21 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> L’association qui reçoit une subvention doit pouvoir justifier en

22 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Le décret n° 2006-887 du 17 juillet 2006 "relatif à la

23 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Les citoyens disposent également de l’accès aux

24 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

26 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

28 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

29 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

31 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

33 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

34 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

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40 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

41 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Il convient de présenter du mieux possible les

> La description du projet n'est bien entendu effectuée que

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45 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

46 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

47 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

48 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

49 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Démontrer clairement votre légitimité à agir sur la

50 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> La première page de couverture du dossier indique

51 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> Le projet peut être localisé géographiquement sur une

52 Comment présenter un dossier de demande de subvention ?  13 février 2009

> A chaque poste comptable de recette et de dépense correspond une