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9GT011LR
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La Fonction Comptable
dans
les socits dassurance
une approche par les processus
Contribuer
la
performance
de lentreprise
Sommaire
LOBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE .............................................................................................................. 3
COMPOSITION DU COMITE TECHNIQUE ASSURANCE .................................................................................... 6
LE PERIMETRE DE LA FONCTION COMPTABLE................................................................................................ 7
LA FONCTION COMPTABLE ............................................................................................................................................. 8
LES PROCESSUS ............................................................................................................................................................... 9
LE PERIMETRE DE LA FONCTION COMPTABLE ................................................................................................................ 10
LES 20 PROCESSUS COMPTABLES DE LA FONCTION COMPTABLE .......................................................... 11
DEFINITION DES PROCESSUS COMPTABLES .................................................................................................... 12
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
PREFACE
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Prambule
La recherche de lamlioration de la qualit des produits et des services est au cur
des proccupations des entreprises. Dans ce vaste mouvement qualit qui peu peu
couvre lensemble des fonctions, fonctions tournes vers lextrieur comme fonction
de support interne, lObservatoire de la Qualit Comptable a pour objectif de participer
la promotion de la qualit comptable des entreprises, en mettant la disposition de
la fonction comptable les moyens dvaluer son dispositif dassurance qualit et ainsi
lui permettre damliorer la qualit de ses prestations.
Progressivement, la fonction comptable dpasse sa vocation traditionnelle juridique et
fiscale. Elle devient le noyau dur du systme dinformation de lentreprise, avec une
position de prestataire de services vis--vis des fonctions oprationnelles. Pour y
parvenir, la fonction comptable doit aujourdhui se renouveler, enrichir la finesse de
ses informations, produire de linformation lisible par des tiers, tre prsente lors des
dcisions concernant la conception des systmes dinformation et de gestion, en un
mot, sadapter aux besoins de ses clients en terme de dlais et de pertinence de
linformation.
Le point de dpart de la dmarche qualit consiste dfinir la fonction comptable et
en dcrire les diffrentes composantes, les processus comptables . Les travaux
prsents ci-aprs portent sur lanalyse de ces processus. Ils permettent de fixer une
dlimitation du primtre de la fonction comptable dans les socits dassurances,
vaste et complexe sujet et de formuler une dfinition, la plus prcise possible, des
diffrents processus comptables.
Ce document a t tabli par le comit technique Assurances cr au sein de
lObservatoire de la Qualit Comptable. Lambition de lOQC est daider les
professionnels comptables et financiers libraux et de socits dassurance
dvelopper des actions damlioration de la qualit des prestations ralises par la
fonction comptable.
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Pour les lecteurs intresss et afin daller plus loin dans lapproche qualit, deux
autres documents compltent les travaux du comit technique Assurances. Il sagit
dabord du Questionnaire denqute benchmarking de la fonction comptable des
socits dassurances qui propose un large jeu de questions permettant lvaluation
du dispositif qualit de la fonction comptable de faon globale ainsi que de chacun des
processus et La fonction comptable Assurances rsultats denqute
benchmarking qui prsentent une synthse des rsultats dune enqute
benchmarking ralise auprs dun panel de socits au cours des annes 1999 et
2000.
Sur la base de lanalyse propose, les responsables comptables et financiers, peuvent
seuls ou avec laide de leurs conseils, engager une dmarche visant la mise en place
dun dispositif de management de la qualit, le complter ventuellement par une
dmarche de certification ISO.
Engager une dmarche qualit est un investissement qui permet dobtenir un retour
important. En effet, un systme de management de la qualit au sein de la fonction
comptable, amne un certain nombre de retombes positives. Ainsi se trouvent
renforcs :
la valeur ajoute apporte aux autres fonctions de lentreprise par la qualit, la
rapidit et la pertinence des restitutions, la qualit des analyses, lefficacit du
support,
la traabilit des informations par sa prise en compte lors de la conception et la
mise en place des processus, des procdures et des outils informatiques,
le professionnalisme des collaborateurs de la fonction par lattention porte au
service des clients utilisateurs et la recherche de lexcellence,
la productivit de la fonction par les actions damlioration continue, la
rationalisation des organisations et des processus, la formalisation des procdures,
Lintgration enfin, de la fonction comptable au sein de lentreprise, par
lamlioration de la perception quen ont les autres fonctions de lentreprise.
En un mot, engager la fonction comptable dans un processus qualit damlioration
permanente, augmentera sa propre performance et ainsi contribuera la performance
de lentreprise.
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M. Richard BONFILS
M. Philippe BORYCKI
M. Jean-Bernard CAPPELIER
Expert-comptable
M. Jacques CHEVALIER
M. Antoine ERMENEUX
M. Charly FOUCAULT
Yann LE PALLEC
M. Jean-Claude LEMAIRE
M. Jacques MINERY
M. Bernard PEROT
M. Nicolas ROBERT
M. Jean-Marc ROBINET
M. Bernard SPIETH
EUROGROUP
M. Jacques TABOUROT
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La Fonction Comptable
Intuitivement, tout responsable comptable pressent que le bon accomplissement de sa
ou de ses missions ne repose pas uniquement sur le seul travail ralis par les
collaborateurs placs sous sa responsabilit hirarchique mais sur la qualit dun
dispositif plus large, transversal lentreprise, correspondant des activits exerces
en partie par des acteurs situs hors de son champ de responsabilit hirarchique.
La notion de Fonction utilise ici rentre dans le cadre de cette vision transversale
de lentreprise travers lapproche par les processus. La Fonction Comptable peut
ainsi se dfinir comme une fonction cl de lentreprise ayant en charge le bon
fonctionnement dun certain nombre de processus, chacun correspondant une
finalit dtermine et devant satisfaire des clients internes et externes et tant en
relation avec des fournisseurs galement internes ou externes lentreprise. La
fonction comptable dpasse de ce fait la notion strictement organisationnelle des
services comptables. Elle porte sur lensemble des activits de conception et des
activits oprationnelles qui contribuent la satisfaction de sa mission. Ces activits
se situent, bien souvent en priorit au sein des services comptables mais aussi au sein
des autres directions oprationnelles de lentreprise. Lidentification des processus
apparat ainsi de plus en plus comme le point de dpart de la reprsentation des
organisations.
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Les processus
Le concept de processus utilis dans ce document correspond un enchanement
dactivits dclenches par une mme cause et dlivrant un produit, un service ou une
information ayant de la valeur pour un client interne ou externe.
Le processus se dfinit par sa finalit (quelle est sa valeur ajoute ?) - ses
activits (comment le processus se dcompose-t-il en activits lmentaires ?) son dbut (comment senchane-t-il un processus amont fournisseur) - sa fin
( quel moment se termine-t-il par la production dune prestation destination dun
processus aval client ?) - ses fournisseurs et surtout - ses clients et - les
services quil produit leur intention.
Dans ce contexte, lapproche par les processus permet de cerner lamplitude du
primtre de la fonction comptable puis danalyser lensemble des activits couvert
par chaque processus et rentrant dans son domaine de responsabilit.
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(reporting interne,
les processus en liaison avec les processus amont mtiers dassurance (primes
et encaissements, sinistres et dcaissements etc.),
les processus en liaison avec les processus amont gestion
dassurances (placements immobiliers, placements financiers etc.),
des
actifs
les processus gestion internes en liaison avec les processus de gestion interne
(moyens gnraux, frais de personnel etc.),
Il est noter, qu part les processus mtiers dassurance et gestion des
actifs dassurance spcifiques aux mtiers de lassurance, lensemble des autres
processus sont pour lessentiel communs aux tablissements de crdit et aux
entreprises industrielles et commerciales.
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Processus
Amont
Fournisseurs
Processus
Aval
Client
production
des
rsultats
2.
3.
5.
6.
7.
Consolidation groupe
8.
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Primes et encaissements
10.
Sinistres et dcaissements
11.
12.
13.
Inventaire technique
Trois processus en liaison avec les processus amont gestion des actifs dassurance
14.
15.
16.
Trsorerie
Quatre processus gestion interne (en liaison avec les processus de gestion interne)
17.
18.
Frais de personnel
19.
Comptabilit de gestion
20.
Comptes intra-groupe
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La finalit
Cest la formulation en un court paragraphe de ce quoi sert le processus en
question, de sa valeur ajoute la fonction administrative, comptable et financire et
surtout lentreprise dans son ensemble.
Le dbut du processus
Un processus dbute l o se termine un processus amont. Le dbut du processus est
ainsi form par la premire activit exerce dans le processus et dclenche par la
rception et le traitement du produit (ou de linformation) livrs par le processus
amont.
La fin du processus
A linverse, la fin du processus se traduit par la production du ou des produits ou
prestations objet de la finalit du dit processus et livr ou mis la disposition des
acteurs dun processus aval au sein de lentreprise ou de clients externes
lentreprise.
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1.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la dfinition et au contrle des
rfrentiels comptables et rglementaires ncessaires la fonction comptable,
correspondant dune part aux spcifications internes lentreprise ou au groupe
auquel
appartient
lentreprise
et
dautre
part
externes,
essentiellement
rglementaires. Il concerne la dfinition, la formalisation et le contrle de la bonne
application des normes de lentreprise.
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Dbut
Evolution dans lactivit de ltablissement et volution externe de la doctrine,
rglementation, lgislation qui ncessitent une adaptation de la doctrine interne et
des rfrentiels.
Fin
Diffusion interne et validation de la bonne application de la doctrine comptable de
ltablissement et des normes.
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2.
Organisation / mthodes /
systme dinformation comptable
Finalit
Ce processus comprend les activits de type ingnierie, relatives la conception et
la maintenance du systme dinformation comptable de lentreprise, lorganisation
de la fonction comptable et la dfinition des modes opratoires comptables au
niveau des postes de travail et la mise en place dun dispositif dassurance qualit
Les activits de nature technique informatique (conception technique, programmation,
exploitation), ne sont pas couvertes par ce processus.
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assurance
qualit
(indicateurs
qualit,
Dbut
Evolution des processus amont, du systme dinformation de lentreprise (ou du
groupe) et du cadre rglementaire.
Fin
Mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion
dune formation adapte aux collaborateurs concerns. Mise en place, en parallle,
dune organisation adapte.
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3.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la centralisation conforme aux
rfrentiels, aux normes comptables et aux dlais tablis, des donnes provenant des
comptabilits auxiliaires, des centralisateurs comptables des filiales et succursales et
des critures diverses directement enregistres dans le centralisateur (ou base de
donnes centrale comptable).
Dbut
Prparation et rception des donnes en provenance des processus comptables
amonts et rception des informations dvnements conomiques ou comptables
traduire en critures comptables.
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Fin
Mise disposition des donnes comptables valides et organises selon le plan
comptable de lentreprise ou du groupe
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4.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la production et la diffusion du
reporting interne destination des diffrents niveaux de management, (direction
gnrale,
directions
oprationnelles,
management
intermdiaire,
fonctions
spcialises telles que les contrles internes). Les informations concernes sont les
rsultats comptables de la priode, associs ou non aux rsultats des priodes
prcdentes et aux prvisions budgtaires. Les prvisions budgtaires sont rajustes
lors de chaque reporting. En revanche, les activits correspondant la prparation
des prvisions budgtaires ne font pas partie de ce processus. Le reporting prsente
les rsultats comptables de synthse de lentreprise ou du groupe ou les rsultats
comptables tablis en fonction des modalits de mesure des rsultats de chaque
entit.
Dbut
Besoin de reporting exprim par les clients internes.
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Fin
Mise disposition des donnes comptables centralises et communication des
rapports aux clients internes.
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5.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la communication financire
destination des diffrents interlocuteurs qui lentreprise doit communiquer des
informations relatives ses rsultats financiers (actionnaires, banques, agence de
notation, comit dentreprise, auditeurs externes, analystes financiers, COB,
organismes de tutelle, organismes professionnels, etc.)
Dbut
Rception des besoins de reporting et dinformations des clients externes et des
demandes de nouveaux reporting externes tablis par les responsables des normes de
la fonction comptable.
Fin
Communication des reporting et informations correspondantes aux clients
externes.
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6.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives la comptabilit fiscale et
ltablissement des documents fiscaux. La production des informations destines aux
organismes sociaux ne fait pas partie du processus de la fonction comptable.
Dbut
Dclinaison des consquences de la lgislation fiscale.
Fin
Etablissement des documents fiscaux et rapports associs.
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7.
Consolidation Groupe
Finalit
Ce processus concerne les groupes franais ayant effectuer la consolidation des
filiales franaises ou trangres. Il comprend les activits relatives aux oprations de
consolidation des comptes de groupe et la production des rsultats internes et
externes associs.
Dbut
Rception des donnes comptables en provenance des filiales.
Fin
Production des consolidations et rapports de consolidation.
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8.
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives ltablissement des documents
rglementaires destins la Commission de contrle des assurances
Dbut
Prise en charge des informations fournies
Fin
Diffusion des tats annuels et trimestriels labors
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9.
Primes et encaissements
Finalit
Ce processus comprend les oprations relatives lenregistrement comptable,
lencaissement des primes et au suivi des comptes dassurs. (*)
rception des primes mises et des annulations de primes transmises par les
services de production, par les intermdiaires (lorsque la gestion est
dlgue), par les coassureurs apriteurs et les autres tiers (pools,
groupements)
ventilation de la prime (vie / non vie, coassurance, assistance)
enregistrement comptable des primes, alimentation des comptes dassurs
primes,
tablissement
des
Comptes dassurs
Autres travaux
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dtermination des bases de calcul des taxes sur les conventions dassurance
(**)
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Dbut
Le processus primes / encaissements commence lors de la rception par la
comptabilit des informations sur les primes mises par les producteurs et les
partenaires extrieurs.
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures. Au
niveau micro-conomique, il sachve lorsque les crances sur les assurs sont zro.
(*) Toutes les oprations relatives aux intermdiaires (commissions, comptes de tiers)
sont du ressort du processus Comptabilit des intermdiaires qui comprend
galement des oprations relatives aux sinistres dans le cas de la gestion dlgue
(**) Toutes les oprations relatives la taxe sur les conventions dassurance et aux
prlvements sociaux ont t traits dans le Processus n 6
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Comptes de tiers
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Dbut
Le processus sinistres / dcaissements commence (au niveau micro-conomique) lors
de la rception par la comptabilit des informations sur les sinistres, recours et
sauvetages
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures. Au
niveau micro-conomique, il sachve lorsque les dettes sur les assurs sont zro ;
lorsque les crances (recours, sauvetages) sont zro ; lorsque les avances sur
polices ont t rembourses la compagnie
(*) : zone dinterfrence possible avec le processus Primes / encaissements)
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Oprations diverses
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Dbut
Le processus dbute :
pour les affaires nouvelles : aprs la signature du contrat, lenregistrement dans
les systmes de gestion,
pour les affaires en portefeuille : au constat de lexigibilit de la prime ds son
mission,
pour les sinistres et les prestations : au constat du rglement de lindemnisation
par lintermdiaire,
pour les commissions : au constat de leur libration,
pour la remonte des fonds : au constat de leur existence.
Fin
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures
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enregistrement
des
(encaissements/dcaissements).
mouvements
de
trsorerie
Inventaire technique :
Autres travaux :
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Dbut
Le processus de rassurance commence lors de la rception, par la comptabilit, des
lments techniques (comptes financiers, traits) :
tablis par le service de rassurance dans le cas des cessions,
transmis par les cdantes ou au travers du service technique de rassurance pour
les acceptations.
FIN
Le processus prend fin la transmission, pour enregistrement des informations, au
processus centralisation et gestion des arrts, et aprs justification des critures.
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centralisation des rsultats financiers, ventils, le cas chant, par sousmutualit ou canton
La fonction comptable dans les socits dassurance :
une approche par les processus
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Autres provisions
Autres travaux
Dbut
Le processus dinventaire technique commence lors du recensement des informations
issues des processus amont (actuariat, gestion technique, financier) ou des tiers
(intermdiaires, coassureurs, groupements, pools).
Fin
Le processus dinventaire technique sachve lorsque tous les contrles effectus sur
les marges techniques sont satisfaisants. Les lments sont alors transmis pour
enregistrement au processus centralisation et gestion des arrts.
(*)
les oprations relatives la taxe sur les excdents de provisions sont traites dans le
processus n6
(**)
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Rglementation
Divers
concernant
les
Dbut
Le processus dbute la dcision dexcution de lopration de placement immobilier
ou lencaissement des revenus tirs de ces mmes placements.
Fin
Le processus prend fin une fois que lopration de placement immobilier et les flux
relatifs la gestion locative ont t transmis au processus centralisation et gestion
des arrts pour enregistrement et que leur impact conomique a t dtermin pour
tre inscrit dans les comptes de lentreprise.
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Revenus
des
placements
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valuation des
(rapprochement)
dpositaires.
placements
des stocks
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Rglementation
Divers
concernant
les
Dbut
Le processus dbute la dcision dexcution de lopration de placement mobilier ou
de prise de participation.
Fin
Le processus prend fin une fois que lopration de placement mobilier ou de prise de
participation a t transmise au processus centralisation et gestion des arrts pour
enregistrement dans les comptes et que son impact conomique a t dtermin pour
tre inscrit dans les comptes de lentreprise.
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16. Trsorerie
Finalit
Ce processus comprend les activits relatives au traitement comptable en comptes
bancaires (ou postaux) et en caisse des encaissements et dcaissements de
lentreprise effectus laide des divers modes de rglement utilisables.
Il concerne le contrle et la justification
des comptes lis aux activits
dordonnancement des paiements, de leur ralisation et de leur acheminement au bon
destinataire ainsi que des comptes lis la rception des encaissements, leur
identification et leur affectation sur les contrats ou bnficiaires concerns.
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Dbut
Le processus dbute la rception pour enregistrement comptable dune information
relative linitialisation dune demande de paiement quel que soit le mode de
rglement
et la rception de toute information relative larrive dun
encaissement.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et aprs tablissement des tats de
rapprochement bancaire.
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Finalit
Ce processus concerne les activits relatives :
au suivi comptable des engagements correspondant des commandes passes
auprs de fournisseurs pour des achats de biens et services, et au traitement et au
paiement des factures fournisseurs1,
au traitement et au contrle des donnes physiques et activits de caractre
comptable, concernant les biens immobiliss de lentreprise,
au traitement et au paiement des dpenses de voyages, dplacements et autres,
pris en charge par lentreprise et rembourss au personnel selon un certain
nombre de rgles
Immobilisations
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Frais professionnels
Dbut
Le processus dbute :
lenregistrement des commandes fournisseurs,
au traitement des informations correspondant aux vnements physiques
(installation, cession, destruction, dplacement) concernant les biens immobiliss,
la rception des documents justificatifs des dplacements, approuvs par le
management.
Fin
Le processus prend fin :
lattribution du bon payer pour le paiement des factures fournisseurs,
la transmission des critures comptables, reflet des vnements physiques et
comptables concernant les immobilisations, au processus centralisation et gestion
des arrts,
au paiement des sommes rembourses aux membres du personnel
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Dbut
Le processus dbute la prise en compte en comptabilit et dans les documents
caractre comptable (annexe...) des lments de paie, des charges sociales et
assimils.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et au rglement de la dette ou crance
entre le salari et lentreprise
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Dbut
Le processus dbute la saisie de lvnement au niveau de dtail souhait
Fin
Le processus prend fin une fois que les rsultats analytiques sont dtermins dans un
systme analytique ou de centralisation comptable intgr.
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Dbut
Le processus dbute la saisie de linformation correspondant aux transactions intragroupe.
Fin
Le processus prend fin la transmission pour enregistrement des informations au
processus centralisation et gestion des arrts et sous langle conomique aprs
apurement des suspens et, ventuellement, rglement financier des changes.
Publications de lOQC
Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable
Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997)
La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service
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Secrtariat gnral
153 rue de Courcelles 75817 Paris Cedex 17
Tel. : 01 44 15 60 66 Fax : 01 44 15 90 05
E-mail : oqc@cs.experts-comptables.org
Site Internet : www.qualite-comptable.com/
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