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Ecole Nationale de Commerce et de Gestion


Semestre 8
Matière : Audit Comptable et Financier

Rapport d’audit : Evaluation du


contrôle interne – Cas de la CNIA
Assurance-

Encadré par : M.HILMI Yassine


Préparé par :
AZIZI Ghita
BENALLA Hajar
BERNOUSSI Oumaima
El AZIRI Khaoula
EL BARAKA Asmaâ
EL FADLA Hajar
JAAFAR Khadija

Année 2015-2016
1

Sommaire :

Introduction générale..................................................................................................................... 2
Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne ............................................................................. 3
Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle interne ............................................... 8
Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne ................................................. 8
Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne ....................................... 11
Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE................................................................................. 17
Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation ................................... 18
Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne .................................................................... 35
Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA) .................................... 36
Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses ................................................................. 39
Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit .............................. 73
Conclusion générale .................................................................................................................... 78
Bibliographie/Webographie ........................................................................................................ 79
2

Introduction générale

Les entreprises et l’environnement dans lequel celles-ci évoluent deviennent de plus en


plus complexes. Les contraintes et les menaces s’accumulent pour générer un flux ininterrompu
de réorganisations, de refontes des processus de plans d’actions et de procédures palliatives.
Ces contraintes et ces menaces, de toutes natures, relèvent de domaines variés qui vont du
réglementaire au droit international en touchant également les domaines technique, normatif ou
sécuritaire. Les performances des entreprises peuvent en être gravement impactées. Dès lors,
disposer d’un outil de pilotage efficace pour se conformer à toutes les obligations tout en
accroissant son niveau de performance est un enjeu majeur pour les entreprises.

La performance de toute organisation réside dans la maîtrise du dispositif de contrôle interne.


Celui-ci, établi par les dirigeants, pour conduire l’activité de l’entreprise permet d’une manière
ordonnée d’assurer l’intégrité et le maintien des actifs et fiabiliser autant que possible, les flux
d’informations.

Pour cela, il inclut les contrôles destinés à améliorer l’efficience opérationnelle de


l’organisation et à renforcer l’adhésion de la politique stratégique de l’entreprise. Il revient à cet
effet aux dirigeants de prendre toutes les décisions nécessaires pour assurer la pérennité et le
développement de leur organisation.

Le contrôle interne est envisagé comme un dispositif de la société, défini et mis en


œuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de
procédures et d'actions, adaptés à chaque société, qui contribue à la maîtrise de ses activités, à
l'efficacité de ses opérations, à l'utilisation efficiente de ses ressources, et doit lui permettre de
prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels,
financiers ou de conformité.

En effet, étant donné l’importance du rôle du contrôle interne au sein de l’organisation,


faire appel à un auditeur pour son évaluation devient impératif. Sa tâche donc, est d’ausculter
de près l’application des procédures à travers plusieurs outils qui lui sont présentés, tout en
listant les points forts et les points faibles à réviser ou corriger.

Quel est donc le contrôle interne ? Par quoi se caractérise alors la démarche d’évaluation
du contrôle interne ? Et quels sont les différents instruments utilisés au cours de cette
démarche ?
3

Dans un premier temps, nous allons définir l’ensemble de généralités se référant au


contrôle interne ainsi que sa démarche de son évaluation. Et dans un second lieu, nous allons
analyser un cas pratique illustrant les points développés précédemment.

Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne

Tout d’abord, il est primordial de définir le contrôle interne de l’organisation, ses


objectifs ainsi que ses différents principes.

1.1. Définition du contrôle interne

Le contrôle interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la
maitrise de l’entreprise. Son objectif est double :

assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;


assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ;
assurer l’application des instructions de la direction en vue d’améliorer les
performances de l’entreprise.

Le contrôle interne se matérialise par la mise en place de méthodes, de règles et de


procédures au sein de l’entreprise.

Le contrôle interne est très important au niveau de la comptabilité et de sa valeur probante,


il doit permettre de s’assurer que :

tous les faits doivent être enregistrés et la comptabilité doit être complète ;
la comptabilité est conforme aux règles et principes comptables.

Le contrôle interne est caractérisé par l’existence au sein d’une entité d’un système
d’organisation avec des personnes chargées de sa mise en œuvre. Ce dispositif doit prévoir :

qu’une organisation comportant une définition claire des responsabilités qui


dispose des ressources et des compétences adéquates et s’appuyant sur des procédures,
des systèmes d’information, des outils et des pratiques appropriés ;
4

la diffusion en interne d’informations pertinentes, fiables, dont la connaissance


permet à chacun d’exercer ses responsabilités ;
un système visant à recenser et analyser les principaux risques identifiables
au regard des objectifs de la société et à s’assurer de l’existence de procédures de
gestion de ces risques;
des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus et
conçues pour réduire les risques susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de la
société;
une surveillance permanente du dispositif de contrôle interne ainsi qu’un examen
régulier de son fonctionnement.1

1.2. Objectifs du contrôle interne

Pour atteindre les objectifs fixés, chaque entreprise doit tout d'abord commencer par
les définir d'une manière exacte et précise, puis établir des stratégies efficaces visant à
atteindre ces objectifs, sous contrainte des moyens nécessaires. Bien que chaque entreprise
détermine ses propres objectifs, certains d'entre eux sont communs.

Dans ce cadre, les objectifs du contrôle interne concernent les aspects suivants :
La maîtrise de l’entreprise ;
La sauvegarde des actifs : on parle dans ce cadre de la protection des actifs et de la
protection des biens à la propriété de l’entreprise ;
La qualité de l’information : avec le développement de l’économie de l’information,
il est devenu primordial de garantir la fiabilité de l’information financière. Ceci
passe à travers le contrôle de la précision et du degré de confiance des documents
comptables ;
L’application des instructions de la direction : ceci ne peut être atteint qu’en
vérifiant qu’il existe une conformité de tous qui soit légale et réglementaire avec les
fondements de l’activité de l’entreprise. Il est d’ailleurs primordial à ce niveau de
respecter les politiques ordonnées par l’administration ou par la direction générale ;
Favoriser l’amélioration des performances : celle-ci ne peut être atteinte qu’en
essayant de promouvoir l’efficience et l’efficacité des tâches effectuées au sein de
l’entreprise et la conduite efficace et ordonnée des activités de celle-ci.2

1
http://www.lecoindesentrepreneurs.fr/controle-interne/
2
http://www.petite-entreprise.net/P-2099-87-G1-les-objectifs-du-controle-interne.html
5

1.3. Les principes du contrôle interne

Il s'agit de principes qui ont été jugés importants à citer pour l'entreprise, en vue de
l'efficacité des procédures qui y sont mises en place.

a) Le principe d'organisation et séparation des fonctions :

Il stipule que le manuel de procédures décrit les opérations afin de permettre à chacun
de savoir ce qu'il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire.

Ce principe soutient que l'organisation doit :

- Etre rationnelle, c'est-à-dire conçue antérieurement aux opérations rationnelles de


l'entreprise,

- Etre adopté et adaptable aux objectifs de l'entreprise,

- Etre vérifiable, concernant la conservation des structures, le respect des circuits mis
en place et l'absence de circuits parallèles,

- Respecter la séparation des fonctions.

A cet effet, dans le cadre de l'évaluation du contrôle interne, l'on doit vérifier s'il existe :

- Un manuel de procédures administratives, financières et comptables adapté à


l'entreprise,

- Un manuel d'organisation (dictionnaire de poste) qui comporte les séparations


convenables des fonctions notamment :

1. Les fonctions de décisions (ou opérationnelles) ;

2. Les fonctions de détentions matérielles des valeurs et des biens ;

3. Les fonctions de contrôle

b) Le principe d'universalité :

Ce principe stipule que le système pour être efficace ne doit pas exclure de personnes, ni tenir
de secteur en dehors du système. Il doit s'étendre à tous les membres de l'entreprise. Toutes les
fonctions de l'entreprise, qu'elles que soient les personnes qui les remplissent, sont soumises
aux règles de contrôle interne.

Il s'agit de voir :

- Si toutes les personnes se conforment aux procédures ;

- Si les procédures sont respectées en tout lieu et en tout temps.


6

c) Le principe d'indépendance :

Ce principe exprime l'idée que les objectifs du contrôle interne (sauvegarde du patrimoine
et amélioration des performances) sont à atteindre indépendamment des méthodes,
procédés et moyens de l'entreprise.

Il s'agit de vérifier que le paramétrage des systèmes automatisés de gestion n'élimine pas
certains contrôles. Par exemple :

- La suppression d'une écriture passée,

- Le défaut d'impression possible ou de reconstitution d'information traitée en


informatique.

d) Le principe d'informations et qualité du personnel :

Ce principe stipule que l'information qui chemine dans les circuits du contrôle interne doit
être :

- Pertinente, autrement dit adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être
disponible et accessible dans les temps et lieux voulus,

- Objective, car elle ne doit en aucun cas être « déformée » dans un but particulier,

- Communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement


les informations dont il a besoin à partir des informations reçues,

- Vérifiable, car il doit être possible d'en retrouver les sources grâce à des références
appropriées permettant de justifier l'information et de l'authentifier.

Il s'agit pour le contrôle interne de vérifier si :

- L'information répond à certains critères tels que : la pertinence, l'utilité, l'objectivité, la


communication et la vérifiabilité ;

- La qualité du personnel ne fragilise pas l'application des procédures donc


l'information.

e) Le principe d'harmonie

Ce principe signifie que le système mis en place doit tenir compte des caractéristiques de
l'entreprise et de l'environnement.

Dans le contrôle interne, il s'agit de vérifier s'il y a harmonie entre la taille de l'entreprise, le
volume et le coût de conception puis d'application des procédures.

En ce qui concerne les petites entreprises, la maîtrise que le chef a de son entreprise devrait lui
permettre d'annuler les risques liés au cumul de fonctions du à l'insuffisance du personnel.

f) Le principe d'auto – contrôle :


7

Le principe d'auto - contrôle ou d'intégration stipule que les procédures mises en place
doivent permettre le fonctionnement d'un système d'auto - contrôle.

La distinction des fonctions de l'entreprise (décision, conservation du patrimoine,


comptabilité, contrôle) est fondamentale sur le plan du contrôle interne, car une
séparation des tâches permet de réaliser un auto - contrôle efficace.3

3
http://www.memoireonline.com/10/09/2809/m_Evaluation-du-contrle-interne-cas-du-cycle-des-revenus-de-
Online-Creation1.html
8

Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle


interne

Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne

Avant toute prise de connaissance d’une entreprise, il faut connaître les procédures spécifiques
de chaque service.
L’objectif donc est de définir tout d’abord ces procédures.

En effet, la prise de connaissance générale d’une entreprise ne suffit pas pour porter une
appréciation sur le contrôle interne. Mais toutefois, il est nécessaire d’effectuer au préalable un
exam particulier des procédures appliquées.

Les procédures désignent, les consignes d’exécution des taches, les documents utilisés, leur
contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le
traitement des informations nécessaires à a vie de l’entreprise et à son contrôle.4

Par ailleurs, nous pouvons distinguer plusieurs phases dans l’évaluation du contrôle interne.

2.1. Description des systèmes et des procédures

L’auditeur prend connaissance du contrôle interne de l’entreprise en s’efforçant de saisir


l’ensemble des méthodes et des procédures qui ont trait à son organisation. Il utilise à cette fin,
un mémorandum descriptif ou des diagrammes de circulation5.

2.2. Confirmation de la compréhension du système

L’auditeur s’assure qu’il a bien compris le système en vérifiant la description qu’il en a


reçu : il met en œuvre à cette fin des tests de conformité6 (ou tests de compréhension).
Ces derniers ont pour objet, l’assurance de la conformité des procédures à la réalité.

2.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne

C’est la phase capitale de l’analyse, elle permet de dégager les points forts et les points
faibles du système de contrôle et de fournir une première appréciation pour l’évaluateur. Les
méthodes utilisées sont :

4
http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne, p.19
5
Le diagramme de circulation, où flow chart, permet de représenter la circulation des documents entre les
différentes fonctions et centres de responsabilité
6
Le test de conformité consiste en la vérification d’un nombre limité d’opérations
9

2.3.1. L’étude visuelle:

Il s’agit d’ausculter le système pour imaginer de quelles manière il est susceptible de


réagir certaines situation en utilisant des supports appropriés.7

2.3.2. Les questionnaires du contrôle interne :

Ce sont des questionnaires employés pour évaluer le contrôle interne.il existe plusieurs
sortes de questionnaires. Néanmoins, ils sont souvent fermés (répondre par oui ou non).

2.4. Confirmation de l’application des points forts du système

A l'issue de cette évaluation préliminaire du contrôle interne, l'auditeur établit un document de


synthèse qui recense pour chaque procédure examinée : Les points forts théoriques ; Les points faibles de
conception.

Confirmation de l’application du système qui se base l’instrument des tests de permanence8 qui
sont mis en œuvre pour déterminer si les points forts du système (les contrôles faits par l'entreprise) qui
ont été estimés comme assurant la fiabilité des procédures et des enregistrements ont fonctionné
effectivement tout au long de l'exercice. Les tests doivent être mis en œuvre pour détecter les déviations
de procédures qui auraient pu se produire.9

2.5. Evaluation définitive du contrôle interne

Les tests de permanence permettent à l'auditeur d'évaluer définitivement le contrôle interne.


En plus des faiblesses de conception déterminées à la suite de sa première évaluation, Pour juger
de l’utilité des contrôles dans le cadre de sa mission, l'auditeur se prononcera dans cette phase
sur les point forts théoriques et doit se demander si:
- Ils sont vérifiables : un contrôle non matérialisé ne peut pas être vérifié à posteriori ;
- Ils méritent d’être vérifiés. 10

Dans ce cas il distinguera entre : Les points forts de conception qui sont effectivement exploités:
points forts théoriques et pratiques classés parmi les forces du système ; Les points forts de
conception mais qui restent théoriques: points forts non appliqués rangés parmi les faiblesses du
système.

7
http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne, p.21
8
Le test de permanence est un outil d’évaluation qui consiste à s'assurer de l'application permanente de conformité
des procédures par les opérationnels.
9
http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/rediger-
un-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/
10
« Procédures d'audit Conception du système de contrôle interne »,2015, Annexe 2 des termes de référence pour
un audit de système,p.p2-3
10

Un document de synthèse récapitulera les éléments dégagés lors de l'évaluation du contrôle. A


partir de ces éléments, l'auditeur détermine l'impact que peuvent avoir sur la régularité et
sincérité des comptes les forces et les faiblesses du système de contrôle interne.11

2.6. Rapport d’évaluation du contrôle interne

Pour conclure sur l'évaluation du contrôle interne, l'auditeur rédigera un rapport


d'évaluation qui mettra en exergue :

Les constats12 effectués : Il définit la classification de ces constats en fonction du type


d’audit et des résultats attendus. Souvent, en audit interne, les points sensibles, non-
conformités mineures et majeures, ne sont pas différenciés et sont tous considérés
comme des non-conformités. Toutes les actions correctives ont alors le même niveau de
priorité, ce qui présente un intérêt certain si l’entreprise recherche une amélioration
rapide du système.
Les forces et les faiblesses (points sensibles) que l’auditeur a détectées durant sa
mission.
Les risques : Cette évaluation doit être suffisante pour permettre à l’auditeur de
concevoir et de mettre en œuvre des procédures d’audit pour examiner la conception du
système de contrôle interne. L’auditeur doit évaluer si la conception du système de
contrôle interne limite suffisamment ces risques.13
Les incidents sur les états financiers : L’auditeur doit évaluer les principaux risques liés à
la réalisation des objectifs du projet, notamment celui que les fonds alloués au projet ne
soient pas utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables, ainsi que le
risque d'erreur, d'irrégularité et de fraude dans le financement du projet
- pistes de progrès (ou d’amélioration) l’ensemble des recommandations qu’un
auditeur définit à travers ses notes des différents constats.

Ce rapport lui servira de base pour établir son programme de contrôle des comptes. La
conclusion permet de statuer sur ces différents points. Il est donc primordial qu’elle permette
d’avoir une vision synthétique mais néanmoins claire, complète et objective des résultats de
l’audit.14

11
http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/rediger-
un-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/
12
Les constats effectués : l’auditeur note les réponses des audités, vos observations, les preuves recueillies…
13
SERGE, AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER SUPPORT DE COURS MASTER, ESGIS,
14
http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/genie-industriel-th6/piloter-et-animer-la-qualite-dt34/rediger-
un-rapport-d-audit-simple-et-efficace-0351/
11

Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne

Pour qu’un auditeur externe soit en mesure de faire une évaluation pertinente du contrôle
interne au sein d’une organisation, il se doit d’avoir des connaissances générales dans le
domaine des affaires (une formation universitaire est un bon exemple de parcours qui donnerait
des connaissances générales à l’individu) et une connaissance spécifique de l’organisation qu’il
audite.

Par connaissance spécifique, on entend une compréhension des forces, faiblesses,


opportunités et menaces de l’entreprise, ainsi qu’une compréhension du secteur d’activité.
Plusieurs outils peuvent être utilisés pour obtenir une meilleure compréhension de la situation de
l’entreprise, comme des entrevues avec la direction et les employés, l’obtention de documents
de l’entreprise, des graphiques de cheminements de l’entreprise et des questionnaires sur
l’environnement de contrôle, les risques et les contrôles en place.15

L’évaluation du contrôle interne au sein d’une organisation, s’opère à travers une palette
variée d’outils et d’instruments garantissant son efficacité.

2.1. L’entretien
Elle consiste en une conversation avec les responsables et leurs collaborateurs sur la
base d'un guide d'entretien. Il s'agit pour l'auditeur de connaître les étapes des procédures en
interrogeant les différents interlocuteurs sur les moindres détails concernant la réalisation de
leurs tâches respectives.16

2.2. L’analyse des circuits par diagramme


Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les
différents, postes de travail, de décisions, de responsabilités par des symboles réunis les uns
aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. Les objectifs des diagrammes
de circulation sont de :

 Donner un enregistrement des procédures et systèmes de l’entreprise et mettre en relief


les aspects importants du contrôle interne ;

 Etre une base pour les tests de conformité qui servent à vérifier que les procédures
sont bien appliquées.17

15
http://www.etrecomptable.com/evaluation-du-controle-interne-entreprise/
16
Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier
Côte d'Ivoire,2005 (http://www.memoireonline.com/)
17
Evaluation du contrôle interne ISCAE, 2004-2005, p10(scribd.com)
12

Bien que la présentation du diagramme puisse varier d'un auteur à un autre, l'on retiendra
deux modèles de présentation :

 Le diagramme vertical
 Le diagramme horizontal

Le diagramme vertical : le circuit des documents est présenté verticalement et les services,
séparés par un trait horizontal, sont placés les uns en dessous des autres.

Le circuit du document est fait selon l'ordre chronologique, c'est-à-dire, depuis sa création
jusqu'à son archivage ou sa destruction.

Le diagramme horizontal : la présentation suit le même principe que celui du diagramme


vertical. Toutefois, la circulation des documents entre les services qui sont juxtaposés les
uns à côté des autres se fait horizontalement.18

2.3. Les questions et guides opératoires

Ce sont des questionnaires employés pour évaluer le contrôle interne. Il existe


plusieurs sortes de questionnaires.

Néanmoins, ils sont souvent (( fermés » c'est-à-dire qu'ils sont conçus de telle sorte que les
réponses aux différentes questions se font par (( Oui » ou par (( Non ». De plus, les réponses
négatives impliquent généralement des faiblesses de contrôle interne qu'il convient ensuite
d'examiner particulièrement.

L'utilisation de ces questionnaires et surtout celle des (( questionnaires fermés » aboutit à


une classification des points de contrôle en deux catégories :

Les "points forts" correspondent aux réponses positives obtenues et indiquent que
l'entreprise dispose théoriquement des mesures appropriées propres à atteindre les
objectifs de contrôle interne.

Les "points faibles" résultent des réponses négatives aux différentes questions et ils
concernent une ou plusieurs failles de procédures.

Cette méthode comporte l'avantage que les questionnaires attirent l'attention de


l'auditeur sur les éléments importants du dispositif de contrôle interne. Cependant, elle
contient les inconvénients suivants :

Ces questionnaires sont utiles pour déceler les faiblesses de procédures, mais ne dégagent
pas assez précisément la force de celles- ci dans la mesure où les moyens utilisés par l'entreprise
ne sont pas analysés. L'auditeur a donc tendance à s'orienter uniquement vers les points faibles.

Cette approche est alors insuffisante car, il a l'obligation d'examiner chaque point
de contrôle pour juger correctement la procédure.19

18
Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier
Côte d'Ivoire,2005
19
BOCOVO.P mémoire sur l’évaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe Institut
supérieur de management Adona௠Bénin - 2010,(http://www.memoireonline.com/)
13

2.4. Les grilles d’analyse de contrôle interne :

Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit par un tableau
d'évaluation du système précisant l'impact des faiblesses sur les états financiers, les
incidences sur la révision ou les recommandations à faire pour améliorer le système

Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse faisant ressortir les
fonctions assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entrée effectuant
l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer
les cumuls de fonctions.20

21

20
Evaluation du contrôle interne ISCAE, 2004-2005, p16(scribd.com)
21
Même référence
14

2.5. Le test de conformité ou de compréhension :

Le test de conformité ou de compréhension des procédures et des points clés mis en place est juste. Il consiste à:
- mettre en œuvre des tests de cheminement permettant de dérouler une procédure complète à partir de quelques opérations sélectionnées ;

- réaliser des tests spécifiques sur des procédures particulières paraissant peu claires ;

- opérer en présence des acteurs intéressés la restitution de la description, en vue de recueillir leurs commentaires. Cette formule présente
l'avantage de la simplicité et implique d'avantage les audités aux travaux de l'auditeur. Elle permet de surcroît, de garantir à l'auditeur qu'il n'a
pas oublié un point important.

Après avoir évalué l'existence d'un dispositif de contrôle interne, l'auditeur testera si ce dispositif est appliqué de manière permanente.22

Ils ont pour objet l’assurance de la conformité des procédures à la réalité. Il est possible de roder de deux manières :

2.5.1. Confirmation verbale :

Contacte des différents exécutants et vérification des moyens matériels


(visas, tampons…).

2.5.2. Etude de quelques opérations :

L’évaluateur à partir d’un document retrace son cheminement suivant l’ordre indiqué sur le diagramme en vérifiant les différentes opérations
effectuées. La vérification d’une seule transaction est généralement suffisante.23

2.6. Le tableau d’évaluation des systèmes

22
Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005
23
Présntation sur l’audit et le contrôle interne l’école nationale de commerce et de gestion de Tanger (http://fr.slideshare.net/ ) page21
15

Ce tableau qui résume l'ensemble des constats (forces et faiblesses) décelés à l'aide des différents outils développés plus haut (les tests de conformité,
mémorandums descriptifs, le diagramme de circulation, les questions et guides opératoires, les grilles d'analyse) intègre les analyses suivantes :

- Les forces du système de contrôle,

- Les faiblesses du système de contrôle,

- Les effets possibles de ces faiblesses,

- L'incidence des faiblesses sur les états financiers,

- L'incidence des faiblesses sur le programme d'audit des comptes,

- Les recommandations à faire à l'entreprise.24

2.7. La méthode « point de contrôle »

Elle consiste à:

recenser les objectifs prioritaires du contrôle interne relatifs à la procédure étudiée;

décrire les différents moyens dont dispose l'entreprise pour atteindre ces objectifs ;

apprécier la manière dont les objectifs sont atteints.

Le recensement des objectifs constitue le premier stade de l'évaluation préliminaire. L'auditeur doit à cet effet définir les points de contrôle pour la
procédure étudiée. On distingue deux sortes d'objectifs:

les objectifs communs à toutes les entreprises indépendamment de leurs activités, de leurs dimensions et des moyens de traitement de l'information dont
elles disposent;

les objectifs spécifiques à chacune d'entre elles.

24
Nadine.A.O, mémoire sur l’évaluation du contrôle interne: cas du cycle des revenus de Online Création, Pigier Côte d'Ivoire,2005
16

Cette méthode est encore appelée méthode des « Points clés ». Il s'agit de véritables verrous du système aptes à donner ou non une garantie concernant un
aspect du contrôle interne. L'analyse de chaque point de contrôle se trouve à la base de l'opinion portée par l'auditeur sur les procédures.

L'appréciation de l'auditeur porte sur chaque objectif et elle est fonction des moyens que l'entreprise met en œuvre pour atteindre chacun d'eux. Les points
de contrôle peuvent être classés en quatre catégories :

- les points « Très forts » : ils se rencontrent dans les cas où l’entreprise dispose de plusieurs moyens pour atteindre les objectifs fixés ;

- les points « Forts » : l'entreprise ne possède qu'un seul moyen pour atteindre les objectifs retenus;

- les points « Faibles » : ils correspondent à un objectif non atteint mais, dont l'obtention demeure néanmoins possible ;

- les points « Très faibles » : ils concernent des défaillances importantes des procédures en vigueur lorsque les documents n'existent pas ou sont
systématiquement détruits.25

25
BOCOVO.P mémoire sur l’évaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe Institut supérieur de management Adona௠Bénin -
2010,(http://www.memoireonline.com/) Paragraphe 2
17

Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE

Avant de procéder à l’évaluation du contrôle interne de CNIA ASSURANCE, nous devons tout d’abord définir les objectifs motivant la mission d’audit
qui y a été effectué. Par ailleurs, il est très important de faire un renvoi à la méthodologie qui a été suivie durant cette mission. A travers notre étude de cas, nous
allons pouvoir mettre en exergue la démarche de l’évaluation du contrôle interne, ainsi que les différents outils utilisés à cette fin.

La mission d’audit a pour principaux objectifs :26

L’assurance du respect systématique et permanent des notes et procédures mises en place

26 L.Maghraoui Hassani, Mémoire de fin d’études : « L’audit de la gestion de la trésorerie au sein des compagnies d’assurance », page 76, (2004-2005)
18

par la Direction Générale,

Expression d’une opinion globale sur l’état des contrôles spécifiques mis en place pour la maîtrise des risques associés à la gestion de la trésorerie ;

Identification des faiblesses par rapport à ces contrôles spécifiques ;

Recommandation de solutions envisageables au regard de ces faiblesses.

Pour atteindre ces objectifs, une méthodologie spécifique est à suivre :

* Méthodologies et étapes à suivre :

Familiarisation et prise de connaissance de l’activité auditée : « La gestion de la trésorerie » :

- L’organisation (les organigrammes, les descriptifs de poste…),

- La supervision (les directives et les instructions, le contrôle hiérarchique…)

- La planification (les objectifs à court et long terme, procédures politiques et directives, les budgets)

Evaluation du contrôle interne de l’activité auditée et mise en relief les forces et faiblesses apparentes :

- Questionnaire de contrôle interne (QCI),

- Grilles d’analyse de séparation des tâches,

- Tableau de forces et faiblesses (TFF)…

Analyse approfondie des forces et faiblesses à l’aide de la mesure du niveau de risque et des tests effectués

Les recommandations à suggérer (intégrées dans le rapport final de l’évaluation du contrôle interne).

Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation

La tâche préliminaire dans le processus d’une mission d’audit est de se familiariser avec
l’activité qui sera auditée, ainsi un descriptif formalisé de l’organisation de la gestion de la trésorerie doit être établi, aussi est-il souhaitable de mettre en
évidence les flow chart ou bien
19

les diagrammes de circulation des documents permettant d’avoir une vision global sur les systèmes employés et mettant en relief les zones de risques à
identifier afin de déterminer par la suite où les tests d’audit seront dirigés.

Ainsi, la description des procédures se fait à l’aide des entretiens, des questionnaires de prise de connaissance, du manuel de procédures, de
l’observation, …
Cette phase a pour objet de décrire les traitements relatifs aux flux de trésorerie, en comptes bancaires ou via la caisse.
Les opérations traitées dans le présent mémoire sont les suivantes :
Encaissements de primes;
Règlements de sinistres;
Opérations de placements;
Autres opérations (La gestion quotidienne de circuit de la trésorerie…);

Nous avons préféré traiter les opérations de placements dans une section séparée, même si au fond, elles se résument à des opérations d’encaissements
/ décaissements. Mais notre choix a été justifié beaucoup plus par la spécificité des opérations de placements qui mérite à notre avis un développement
séparé.

I- Les encaissements
Il s'agit des opérations d'encaissement de valeurs ou de réception de virements en règlements de créances sur opérations d’assurance. Ces opérations
concernent les valeurs remises à la banque pour encaissement (chèques), les virements reçus sur ordre de l’assuré, de l’intermédiaire et /ou de la
compagnie confrère et les versements en espèces effectués directement par l’assuré dans la caisse de la compagnie.

Les opérations d’encaissement couvrent les étapes comprises entre la réception


par la banque (ou la caisse) des règlements reçus (chèques et/ou virements) et
le positionnement des fonds au crédit du compte intermédiaire ou de la
compagnie confrère.
20

1- Encaissements de primes
Trois sources d’encaissements existent, et sont comme suit:

1.1- Versement espèces (Affaires gérées au bureau direct)

Il est à signaler que la majorité des opérations et des transactions se passent au niveau de la banque et que la caisse a un rôle secondaire au niveau de la
gestion de la trésorerie au sein des compagnies d’assurance.
(Voir procédure d’encaissement, d’alimentation et de règlement en espèce
en annexe 2)

1.2- Versements chèques

La plupart des encaissements reçus en règlement des créances sur assurance sont effectués par chèque, payés soit par l’intermédiaire lui-même ou
directement par l’assuré.
Réception des encaissements accompagnés des bordereaux de règlements par
le bureau d’ordre
Transmission du chèque à la trésorerie
Transmission du bordereau de règlement accompagné d’une copie de chèque au service gestion des intermédiaires (back office)
Positionnement des comptes des intermédiaires et/ou des compagnies confrères
(Voir le descriptif détaillé de la procédure en annexe 3)

Afin de mieux visualiser et décrire l’activité globale de la compagnie d’assurance CNIA ASSURANCE, pour chaque processus d’encaissement un flow
chart sera établi.
o Flow chart du processus de l’encaissement par chèque ;
o Flow chart du processus de l’encaissement par virement.

1. Flow chart (diagramme de circulation des documents) du processus de l’encaissement par chèque se présente comme ceci :
21

Tableau 1 : Flow Chart du processus de l’encaissement par chèque

Assurés / Intermédiaires Banque Bureau Service Comptabilité Gesti Comptabilité


d’ordre Trésorerie Banque Intermédiaires
on technique

Bord. Chèques
Règlt.
Affectation d’un
code réception
puis
enregistrement & Chèques Bord. Copie
dispatching Règlt. Chèque
Primes s

Établissement
des bordereaux
de remise puis Identification des
Tenue registre des versement à la encaissements
encaissements de banque reçus puis
chèques par date affectation des
Chèques d’arrivée règlements aux
+ Bord. primes NG ou
De compte global AG
Versement
Création
Brouillard de
Mise à jour
Bord. De Base
Reçu Versement Interface
i é
cachetés
•La validation de la
comptabilisation de
l’encaissement se fera en
contrepartie du compte
« encaissements à ventiler »

Contrôle Coda
•L’interface des
encaissements traités par le
service gestion des
intermédiaires se fera
concomitamment dans le
compte courant des
Contrôle de intermédiaires (crédit) et
l’interface dans le compte
règlement puis « encaissements à ventiler »
lettrage du compte (débit) qui devra être lettré à
Classement Remises Validation de la
partir de la clé code
Bancaires comptabilisation
réception
au vu des remises
cachetées
22

Source : L.Maghraoui Hassini, mémoire de fin d’études « L’audit de gestion de la


trésorerie au sein des compagnies d’assurance », page 79

1.3. Virements en compte

* Ce sont des virements reçus directement des intermédiaires ou des assurés en règlements
des primes impayées. Les encaissements par virement concernent dans la plupart des cas des
primes assurés réglés directement par celui-ci.
* La plupart des virements reçus concernent en particulier le règlement des primes :
– Addamane Hirafi;
– Addamane Chaabi;
– Addamane Al Madrassi;

_- Les encaissements des primes relatives au produit Addaman Chaabi :

Il s'agit des opérations d'encaissement de primes Addamane Chaabi effectuées par la


Banque
Populaire pour le compte de la CNIA.
Le produit Addaman Chaabi est un produit de bancassurance ayant pour vocation principale la
constitution progressive d ’un capital épargne retraite avec des garanties optionnelles
(décès, invalidité, accidents individuels). Ce produit est exploité conjointement entre CNIA
Assurance et la BCP. La CNIA assure toute la gestion technique du produit, alors que la BCP
prend en charge tout l’aspect commercial (souscriptions, rachats, encaissements).

Le schéma global de l’opération avec la BCP se présente comme suit:


Il existe 2 types de prélèvements : Versements libres & cotisations prélevées par la BCP
sur les comptes des adhérents;
Les encaissements sur primes sont versés directement dans un compte CNIA tenu chez la
BCP. Les règlements parviennent quotidiennement au compte bancaire CNIA en
provenance de toutes les agences de la banque populaire;
L’émission des primes se fait sur la base d’une cartouche magnétique communiquée par
la BCP à la CNIA27 à la fin de chaque mois, puis régularisée en fin d’année par une
cartouche recouvrant toutes les émissions de l’exercice;28

27
Compagnie Nord- Africaine Intercontinentale d’Assurance
23

(Voir le descriptif détaillé de la procédure des encaissements par virement en annexe 4)

2. Flow chart (diagramme de circulation des documents) du processus de


l’encaissement par virement se présente comme suit :

28
L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études : « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance », 2004-2005, p.80.
24

Service Banque CERG Services de Comptabili Gestion Comptabili Observations


techniques : trésorerie té Banque intermédi té

Logici aire technique


els de
trésore

rie

Virements CERG Identificat Coda -Ct •L’identification


Relevé
reçus ion Quotidien Des « Encaiss. du virement se
virements À ventiler »
quotidien Reçus traduit
ne sur systématiquement

CERG de par le
Relevé
tous les
quotidien des
virements •La validation de
virements
reçus la
reçus
Identification
des primes comptabilisation
réglées de l’encaissement
Identification de se fera en
Identificatio l’auteur de
Avis de crédit chaque virement contrepartie du
n des primes
puis dispatching Mi compte
réglées et entre les se
comptes à Interf « encaissements à
information appropriés jou ace
r ventiler ».
du service
Ba •L’interface des
gestion des Coda - se
intermédiair
Dt encaissements
«Banque
traités par le
es » Coda
service gestion
des intermédiaires
Contrôle de se fera
l’interface
règlement puis concomitamment
lettrage du dans le compte
compte
encaissement à courant des
Référenciation
ventile
puis classement intermédiaires
et suivi des avis
(crédit) et dans le
de crédit non
reçus compte

« encaissements à
ventiler » (débit)
qui devra être

lettré à partir de la
clé code réception

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la


trésorerie des compagnies d’assurance », page 81.
25

2- Encaissement CID

Il s’agit des règlements de sinistres rentrant dans le cadre de la convention CID, en vertu
de laquelle les sinistres matériels de la branche Auto peuvent faire l’objet de recours forfaitaire
auprès des compagnies confrères.

Cette opération prend naissance dans le service de règlements sinistres Auto matériel.
Le principe de l’opération est simple: il s’agit des sinistres autos matérielles dont la
responsabilité incombe aux compagnies confrères. Ceux-ci font l’objet d’un bordereau de
remboursement CID communiqué régulièrement aux compagnies confrères, et sur cette
base, celles-ci émettent les règlements correspondants dans un délai n’excédant pas 30 jours.

L’émission du bordereau de remboursement se traduit systématiquement par


l’enregistrement de la créance due par la compagnie confrère.

A réception de ces règlements, les services de comptabilité procèdent à leur imputation


dans les comptes créances CID préalablement débités.29

II- Les décaissements (Règlement de sinistres) :

Il s'agit des opérations de règlement de sinistres portant à la fois sur les


indemnités proprement dites et les accessoires de sinistres (honoraires et autres). Ces
règlements sont effectués quasiment tous par chèques, sauf quelques exceptions, justifiées par
la spécificité de certains produits d’assurance, où il est fait recours aux virements bancaires.

Les opérations de décaissements couvrent toutes les étapes comprises entre l’instruction
du dossier de sinistre jusqu’à l’émission du moyen de règlement (chèques et/ou virements).
Les cas de décaissements sur opérations d’assurance présentent plusieurs variantes :

1- les différents types de décaissement :

1.1- Indemnisation des sinistres et des soins de santé :

Voir la description de la procédure détaillée en annexe 5.

1.2- Règlements CID :

Il s’agit du même principe que celui qui a été développé dans la partie 1.2 relative aux
encaissements CID. L’objet de cette fonction est de couvrir les règlements de sinistres

29
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance »,
page 82.
26

rentrant dans le cadre de la convention CID, en vertu de laquelle les sinistres matériels de la
branche Auto à la charge de la compagnie peuvent faire l’objet de recours forfaitaire à la
demande des compagnies confrères.
Cette opération prend naissance dès la réception du bordereau de règlement CID envoyé
par la compagnie confrère. L’exploitation des informations contenues dans ce bordereau de
règlements CID ainsi que le traitement corollaire préalable à l’émission du chèque sont autant
de responsabilités qui incombent normalement au service de règlements sinistres Auto
matériel.

1.3- Règlements Honoraires experts et avocats :

Il s’agit des honoraires payés aux tiers (avocats, experts judiciaires, médecins …).
Plusieurs situations peuvent être envisagées dans ce cadre :
Paiement instantané coïncidant avec la réception de la note d’honoraire du tiers. Dans ce
cas, le traitement emprunte le même circuit que celui prévu pour l’indemnisation des
sinistres

Paiement différé selon une périodicité préalablement arrangée avec le tiers. Ce


traitement a l’avantage de réduire de façon significative le coût administratif lié au
règlement des tiers.
A date d’aujourd’hui, le suivi des situations des tiers ne peut être assuré en dehors de Coda. Il
est prévu justement que cette fonctionnalité soit attribuée intégralement aux services techniques
avec la mise en place de la nouvelle application métier.
La procédure cible de règlement en différé des honoraires tiers se déroule comme :30

A réception de la note d’honoraire, le rédacteur vérifie sa concordance avec la prestation


rendue. Il veille en particulier à ce que chaque note honoraire soit identifiée quant au N°
de sinistre correspondant, et que son montant ne s’écarte pas des barèmes de paiement
convenus entre la compagnie et ses prestataires de services.

Etablissement d’une fiche de pré- règlement par le rédacteur de règlement de sinistres

Validation de la fiche de pré- règlement par le chef de service

Sur la base de la fiche de pré- règlement, saisie du règlement sur CNIA Info (PMI pour
les règlements maladie) par le rédacteur de règlement de sinistres

Validation informatique de l’émission du règlement par le chef de service de la branche


concernée. Bien entendu, cette validation n’implique pas émission de chèque de

30
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance » ,
page 83.
27

règlement, mais seulement une pelure de règlement qui servira de support de contrôle
entre le règlement ordonné et le celui saisie.

Les règlements d’honoraires ordonnés par les départements techniques sont interfacés
périodiquement avec la comptabilité. La comptabilité technique veille à cet effet à ce
que les règlements interfacés concordent avec les statistiques de paiement d’honoraires
édités par le système d’information métier.

A la fin de chaque période, la comptabilité technique arrête une situation d’honoraires à


régler par tiers qu’elle soumet aux services techniques pour validation.

Après validation, la comptabilité technique établit un chèque de règlement qui doit être
signé obligatoirement par le service technique et une autre personne de la direction
financière.

2- Les flow chart des procédures de gestion des moyens de règlements :

« Starchèque »

Il est à signaler que la compagnie applique au niveau de l’émission des moyens de règlement :
la procédure « STARCHEK ».

2-1- Flow chart d’édition et de signature des lettres chè ques

Départ. Exploitation Responsable du centre Comptabilité Personnes chargées du Service courrier

Informatique d’édition circuit de signature


28

CNIA info Starchèque


lancement du LC + Fiches de
traitement des règlement + Bord Lettres de chèques
lettres chèques des LC éditées (un signées
Lancement édition des
lettres-chèques édités et le exemplaire) + Fiches de
bord des Lettres et
Chèques à éditer Règlement
Dispaching des LC
Fichiers des lettres Lettres et chèques +Fiches
de règlement+ Bord et FR par DS et
chèques 3ème exemplaire du Lettres de chèques
Lettres et chèques édités ( remise à la 1ère
un exemplaire) bord des Lettres et signées
signature et puis
Chèques édités + Fiches de
2éme signature aux
règlement cachetées
personnes habilitées
Mise à jour de BD :LC

Tenue du
registre des LC

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la


trésorerie des compagnies d’assurance », page 84.
29

2-2- Flow chart illustrant la procédure de retour des lettres chèques :

Service courrier Service techniques Services sinistres Observations

Lettres
chèques
retournées
La mise à jour de la base de données
relative aux lettres- chèques se fait
en ajoutant :
- Date de retour au service
Lettres courrier
chèques - Date de transmission aux
retournées services sinistres
Mise à jour Base de Traitement des
données relative - Motif du retour
aux LC
lettres chèques
retournées en Motif : (Erreur au niveau de
fonction du motif l’adresse, montant, bénéficiaire…) :
Etat des
Annuler la lettre chèque erronée et
Lettres
éditer une autre en respectant la
Chèques Retour procédure d’annulation des lettres
retournées
chèques.
par Edition d’un état
service hebdomadaire
Motif : (Le bénéficiaire ne s’est pas
Etat des pour le suivi du
présenté à la poste) : maintenir la
traitement des
Lettres 1re exemplaire lettre chèque au niveau du chef de
chèques retournés
Chèques service en attendant que le
retournées bénéficiaire se présente à la CNIA
pour la récupérer contre accusé
par
réception. S’il ne se présente pas
En 2 ex emplaires dans un délai de 15 jours annuler la
service lettre chèque.

2ème exemplaire
Etat des
Lettres
Chèques
retournées
par

service

Classement de l’état
30

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des


compagnies d’assurance », page 85.

2-3- le flow chart illustrant la procédure d’annulation des lettres- chèques :

Rédacteurs services sinistres Responsable Service comptabilité technique Centre d’édition Contrôles
service sinistre

Barrer les lettres


chèques à annuler
et les fiches de Viser les 2
règlements exemplaires
correspondantes de l’état des
lettres- Au niveau de
chèques la
annulées comptabilité
technique, on
s’assure que
toutes les
annulation des lettres -
lettres - chèques
chèques
Etat Lettres figurant sur
des chèques l’état sont
Lettres annulées reçues et
Chèques qu’elles sont
annulées raturées et
Lettres annulées sur
chèques système
annulées CNIA info.

Interface STARCHECK
annulation des
lettres - chèques

Etat des
Lettres
Chèques
annulées Classement des
lettres chèques
annulées et les
états
(En 2 correspondants
exemplaires) par service et
par date

Etat des
Lettres
Chèques
annulées
31

Source : L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la


trésorerie des compagnies d’assurance », page 86.

III- Les opérations de placements

Il s’agit de toutes les opérations portant sur les actifs représentatifs des provisions
techniques. Ces opérations couvrent aussi bien les transactions d’achat que de
vente et/ou de remboursement coupons.
Les opérations de placements se déroulent désormais avec le concours de 3
services:

– Service placements (front office et back office)


– Service comptabilité placements
– Service comptabilité banque

1- Opérations d’achats/vente d’actif financier

Sur l’ensemble aucune distinction n’est à observer entre opération de vente ou d’achat. Le
processus de décision et d’approbation reste similaire pour les deux opérations.
Néanmoins, il y a lieu de noter quelques spécificités relatives au traitement des
obligations.

1.1- Les actions:

Les interventions de la CNIA dans le marché des actions se font sous forme de
transactions de gré à gré ou via le marché central. Dans tous les cas,
la décision d’investissement/désinvestissement incombe au service des placements sous
la supervision de la direction financière.

Pour chaque transaction effectuée sur le marché financier, le service des placements
établit un ticket comptable d’enregistrement de la transaction qu’il achemine
systématiquement à la comptabilité placement. Ces tickets doivent être contresignés par le
chef de la comptabilité non technique avant leur saisie par la cellule comptable. Chaque
ticket doit par ailleurs être accompagné de l’avis d’opéré correspondant.

Afin d’assurer l’exhaustivité la comptabilisation des transactions effectuées sur le marché


des actions, nous recommandons l’utilisation d’un modèle de ticket préalablement
numéroté. L’exhaustivité sera alors assurée en vérifiant la sequentialité des N° de tickets
transmis pour comptabilisation.

La comptabilisation de l’opération s’effectue en mouvementant le compte d’actif


(augmentation ou diminution) par un compte de régularisation « transaction financière en
cours de dénouement -actions ». Ce compte sera soldé par la comptabilité banque une fois
la transaction signifiée dans le relevé bancaire.31

31
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
», page 87.
32

La comptabilité placement veille à ce que le compte « transactions financières en cours de


dénouement - actions » soit lettré. Les opérations non dénouées sont communiquées
systématiquement au service des placements pour information. Celui-ci doit prendre
attache avec les intermédiaires financiers en vue d’une régularisation dans les plus brefs
délais.

1.2- Obligations:

Les interventions de la CNIA dans le marché des obligations se font sous forme de
transactions de gré à gré. Tout comme les actions, la décision
d’investissement/désinvestissement incombe au service des placements sous la
supervision de la direction financière.

Nous distinguons à cet effet deux types de transactions : achats et ventes d’obligations.

L’opération suit globalement le même processus décrit pour les actions. La seule
particularité consiste au traitement spécifique des obligations acquises sur le marché
secondaire. Dans ce cadre, le prix d’achat de l’obligation fait l’objet d’une ventilation
entre les montants suivants:

– Valeur nominale d’acquisition inscrite dans un compte spécifique parmi les


comptes de placements
– Valeur des coupons courus à l’acquisition enregistrée en diminution des intérêts
financiers
– Valeur des surcotes d’acquisitions inscrite dans un sous compte des comptes de
placements. Cette valeur fera l’objet d’un amortissement linéaire sur la durée de vie restante de
l’obligation.
– Valeur des décotes (valeur bon pied de coupon inférieure à sa valeur nominale) est
inscrite dans un compte d’attente « produits constatés d’avance » qui fera l’objet d’un
étalement sur la durée de vie restante de l’obligation.

La comptabilisation de l’opération s’effectue en mouvementant le compte d’actif


(augmentation ou diminution) par un compte de régularisation « transaction financière en
cours de dénouement -Obligations ». Ce compte sera soldé par la comptabilité banque une
fois la transaction signifiée dans le relevé bancaire.

La comptabilité placement veille à ce que le compte « transactions financières en cours de


dénouement - Obligations » soit lettré. Les opérations non dénouées sont communiquées
systématiquement au service des placements pour information. Celui-ci doit prendre
attache avec les intermédiaires financiers en vue d’une régularisation dans les plus brefs
délais.

La comptabilité placement doit tenir à jour un fichier détaillé par bon faisant apparaître
toutes les composantes de l’obligation (valeur nominale, surcote d’acquisition non
amortie, coupons courus non échus, coupons non réglés). Ce fichier doit se rapprocher à
tout moment avec les comptes de placements figurant en comptabilité générale.32

32
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
», page 88.
33

2- Opérations de remboursement d’actifs financiers :

Il s’agit particulièrement des opérations ayant trait au remboursement des coupons


d’obligations (principal et/ou intérêts).

Contrairement à ce qui a été pratiqué jusqu’ici, le traitement des remboursements va être


effectué désormais sur la base des échéanciers de remboursement tenus par le service des
placements. Celui-ci aura donc la charge de communiquer régulièrement à la comptabilité
placements une situation mise à jour de l’échéancier de remboursement des obligations
(principal et intérêts).

A l’échéance, tous les bons arrivés à échéance sont débités par la comptabilité placement
dans un compte d’attente « encaissement coupons à recevoir ». Ce compte sera soldé par
la comptabilité banque à l’appui des encaissements effectivement crédités dans les
comptes bancaires.

La comptabilité placement veillera à ce que le compte d’attente « encaissement coupons à


recevoir » soit lettré et justifié. Tous les montants en suspens doivent être communiqués
au service des placements pour suivre leur dénouement.

A la fin de chaque arrêté, la comptabilité placement effectue un rapprochement entre les


encaissements comptabilisés et ceux figurant sur l’échéancier de remboursement. Tout
écart doit être investigué puis régularisé.

L ’intérêt de cette nouvelle approche, est que la comptabilisation s ’effectue sur la base
des échéanciers et non uniquement sur la base des encaissements effectifs, ceci permet par
conséquent un meilleur suivi des remboursement accompagné par des relances
ponctuelles et rapide auprès des intermédiaires financiers.33

IV- AUTRES OPERATIONS

Ces opérations concernent la gestion de la position auprès des établissements bancaires.

1. Gestion quotidienne de la position bancaire :

Chaque matin, le service des placements se rapproche des établissements pour


connaître le solde du compte de la CNIA dans leurs livres.34

33
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance »,
page 89.
34
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
», page 89.
34

Si le niveau du compte est jugé trop bas, le service des placements doit émettre un
bon de virement de fonds vers le compte à approvisionner.

En cours de journée, le service des placements reçoit quotidiennement un état des


remises de chèques établis par le bureau d’ordre pour suivre les sorties réelles de
fonds. Avant de transmettre l'ordre de virement, le service des placements doit
s'assurer de la position prévisible de compte bancaire afin de ne pas provoquer une
situation de découvert.

2. Les rapprochements bancaires :

La gestion de la position auprès des banques passe aussi par la réalisation des
rapprochements bancaires. Ceux-ci sont réalisés par la cellule comptable, mais
doivent être transmis à la trésorerie pour information et classement. La trésorerie
étant à l'origine de l'ensemble des mouvements intervenant sur les comptes des
correspondants, une étude approfondie des relevés bancaires et des rapprochements
permettra la détection d'écritures anormales.35

35
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
», page 90.
35

Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne

I- Le questionnaire de contrôle interne :


(Voir QCI en annexe 6)

II- La grille d’analyse de séparation des tâches :

D’après cette grille d‘analyse (voir plus loin), on peut remarquer que le principe de
séparation des tâches est bien respecté, en effet aucun cumul de fonction de
stockage, d’ordonnancement, de contrôle, d’enregistrement ou d’exécution ne peut être décelé.

Chefs de Servi La L’écono Servic


Personne Serv départe Le Rédact ce cellule mat e
s Ser ice ments responsable eurs tréso compt place
Nature vice cour des centre service rerie able ment
sini rier sinistr d’édition sinistre
Tâches es s
stre
La détention des carnets de chèques S techni x
vierges ques
La préparation des chèques E + DFC x

La signature des chèques O x

L’envoi des chèques E x

L’approbation des pièces justificatives A x

L’annulation des pièces justificatives E x

La tenue du journal de trésorerie E x


R
L’enregistrement des recettes à E x
l’ouverture du courrier R
La remise en banque des recettes E x
(espèces ou chèques)
La tenue des comptes banques E x

La réception des relevés de banques E x

La tenue de la caisse E X

La préparation des rapprochements de C x


banques
La comparaison entre les recettes C x
enregistrées au
courrier et celles
L’autorisation desremises en banques.
écritures E x
d’opérations diverses sur R
les comptes de trésorerie.
l’ordonnancement des transactions des O X
placements
le suivi et le contrôle des transactions C x
des placements

O : ordonnancement A : Approbation C : Contrôle E : Exécution ER : Enregistrement S:


Stockage36

36
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
», page 91.
36

Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA37)

Forces/Faiblesses Circuit des Circuit des Circuit des


encaissements décaissements placements
Forces - Centralisation des - L’existence d’une - Séparation des
chèques reçus au procédure circuit des tâches entre le front
niveau du bureau chèques sinistres; office et le back
d’ordre, - Un système office
- Intervention d’information qui - Existence
hiérarchique exercée répond aux besoins d’une liste
par le Directeur de la compagnie en d‘intermédiaires
financier pour les matière d’édition des autorisés, choisis en
retours de chèques chèques sinistres; fonction de leur
impayés et de la - Une gestion qualité et de leur
responsable centralisée quant à réputation
du département de la l’édition des chèques - Les accès aux
trésorerie au niveau sinistres fonctions
de la remise des d’application
chèques aux banques, financières et
- Séparation entre comptables sont
la remise des chèques correctement limités
et leur et contrôlés
comptabilisation, - Existence
- Rapprochement d’un suivi
bancaire délégué au d’encaissement des
Département de la produits financiers
comptabilité attendus sur chaque
générale, ligne de titre
Faiblesses a) Les délais de h) Nécessité de t) politique
remise à la banque revoir la procédure financière non
des chèques à du circuit des définie par la
l’encaissement, ne chèques sinistres direction
sont pas quant aux traits de de l’entreprise
systématiquement contrôle et u) Les opérations
conformes à ceux d’archivage. réalisées ne sont pas
arrêtés par la note de i) Nécessité de suivies par un comité
procédure des faire un suivi plus financier
encaissements prime rigoureux de l’état de v) Absence de
par prime1 rapprochement contrôle de saisie et
promulguée le 1er bancaire. de validation
septembre 2000 j) Contrôle effectués sur les
(annexe 7) des opérations transactions
b) Les dates d’annulation à enregistrées
d’opération et les renforcer. w) inexistence d’une

37
Tableau de Forces et Faiblesses
37

dates de valeur k) Nécessité de procédure de


appliquées par les revoir la procédure vérifications de la
banques régissant la deuxième qualité des émetteurs
domiciliataires des signature des (obligations, TCN…)
remises ne sont pas chèques sinistres.
systématiquement l) Nécessité de
conformes aux mettre en place un
conditions bancaires rapprochement
mises en place par le d’exhaustivité des
département de la chèques retournés.
trésorerie. m) Les délais de
c) Les délais de signatures des
comptabilisation des chèques
chèques à indemnisation des
l’encaissement au sinistres ne sont pas
niveau du système systématiquement
comptable Coda sont respectés
assez longs. n) Le pilotage du
d) La gestion des circuit des chèques
impayés des chèques pour indemnisation
ne fait pas l’objet des sinistres n’est pas
d’une procédure qui assuré, ou effectué
définit et formalise d’une manière
les règles de gestion adéquate.
applicables en cas de o) Absence de
retour d’impayé. rapprochement entre
e) La gestion des le stock des lettres -
impayés des chèques chèques vierges
ne fait pas l’objet détenu à l’économat
d’un suivi formalisé. et
f) Plusieurs au centre d’édition,
chèques retournés les lettres chèques
impayés ne sont pas utilisées et annulées,
comptabilisés par le sur une périodicité
Département de la préalablement
comptabilité générale prévue.
et non affectés en p) La non mise à
extra - comptable par jour de la célérité de
le service Back a liste des signataires
office. auprès des banques.
g) Le q) L’opération
circuit des chèques à d’édition des chèques
l’encaissement n’est occasionne plusieurs
pas informatisé ce risques
qui occasionne la r) Les délais de
redondance au traitement des
niveau de la saisie chèques retournés ne
des données, la non sont pas respectés
uniformisation de la pour la branche soins
structure de ces de santé et non
données et prévus pour les
l’utilisation de autres branches
traitements manuels s) Les chèques
38

pour presque toutes établis manuellement


les étapes de ce en dehors du circuit
circuit. normal d’édition des
chèques ne sont pas
réglementés par les
procédures mises en
place.38

38
L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie dans les compagnies
d’assurance » , 2004-2005, p.p.92-93
39

Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses

I- Analyse des forces par les tests de permanences :

Encaissements Décaissements Placements


Forces 1- Centralisation des 1- L’existence d’une 1- Séparation des
chèques reçus au procédure circuit des tâches entre le front
niveau du bureau chèques sinistres; office
d’ordre ; et le back office ;
2- Un système
2- Intervention d’information qui 2- Existence d’une
hiérarchique exercée répond aux liste d‘intermédiaires
par le besoins de la autorisés, choisis en
Directeur financier compagnie en matière fonction de leur
pour les retours de d’édition des chèques qualité et de leur
chèques impayés et de sinistres; réputation ;
la responsable du
département de la 3- Une gestion 3- Les accès aux
trésorerie au niveau centralisée quant à fonctions
de la remise des l’édition d’application
chèques aux banques ; des chèques sinistres financières et
comptables sont
3- Séparation entre la correctement limités
remise des chèques et et contrôlés ;
leur comptabilisation ;
4- Existence d’un
4- Rapprochement suivi d’encaissement
bancaire délégué au des
Département de la produits financiers
comptabilité générale attendus sur chaque
ligne de titres
Tests de -S’assurer que tous les - S’assurer que le - S’assurer que les
permanence chèques reçus sont registre d’utilisation procédures
impérativement des garantissant une
centralisés au niveau lettres chèques est séparation des tâches
du BO ; régulièrement et entre
correctement tenu par l’ordonnancement et
- S’assurer que le le responsable du la comptabilisation
BO39 tient à jour un centre d’édition ; des opérations
registre dans lequel financières sont bien
sont enregistrés tous - S’assurer que les appliquées ;
les chèques lettres chèques
réceptionnés par date annulées/ détériorées
d’arrivée ; ont été correctement
annulées (mention «
annulée » indiquée) ; - S’assurer que cette

39
Bureau d’ordre
40

liste est respectée au


- Revoir certains niveau de la
- S’assurer que les bordereaux des lettres réalisation des
chèques impayés sont chèques éditées et transactions ;
toujours soumis à un s’assurer qu’ils
responsable comportent l’accusé - S’assurer que cette
hiérarchique ; de réception de la liste est régulièrement
personne chargée du mise à jour ;
- S’assurer du respect circuit des lettres
des délais de remise à chèques et de la - S’assurer que le
la banque des chèques comptabilité système ne donne
à l’encaissement ; technique ; l’accès à
ces fonctions
- S’assurer que la - Revoir la procédure d’application qu’aux
comptabilité banque d’interfaçage des personnes habilitées ;
vérifie en permanence règlements édités sur
l’exhaustivité des STARCHEK et - Prendre un
chèques remis à s’assurer par sondage échantillon
l’encaissement en que certains d’opérations de
contrôlant la bordereaux des lettres vente et s’assurer que
séquentialité des chèques ont été ce suivi est
numéros d’ordre exploités pour le matérialisé.40
attribués par le bureau contrôle de l’interface
d’ordre ; comptable ;

- S’assurer que la - Revoir certains


comptabilisation des bordereaux des lettres
encaissements se fait chèques édités et
à partir des avis de s’assurer que ces états
recettes plutôt qu’à ont été visés par le
partir des chèques ; responsable du centre
d’édition et d’un
- S’assurer que la classement par
comptabilité journée et par service
technique effectue un a été effectué ;
rapprochement entre
les encaissements - Rapprocher entre le
effectués sur CODA fichier des
et la remise des règlements générés
chèques versés par la par CNIA Info,
trésorerie ; STARCHEK et le
système CODA ;
- S’assurer que les
rapprochements - Rapprocher entre le
bancaires fichier des règlements
sont- faits annulés générés par
régulièrement pour CNIA Info,
tous les comptes ; STARCHEK et le
système CODA.
- S’assurer qu’ils sont

40
L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance », 2004-2005, p.p. 94-95
41

visés par un
responsable
hiérarchique.
42

II- Analyse des faiblesses par la matrice d’analyse du risque: faiblesses, risques, tests :

Circuits Les Les Le risque Nive Les tests/ Les


faiblesses causes au entretiens résultats
de
risqu
e
Des 1- Les délais Non La maîtrise Moye Prendre un Nous avons
encaissem de Identifiées des n échantillon détectés des
ents remise à la délais de des chèques anomalies au
banque des remise des à niveau des
chèques à chèques à l’encaisseme délais
l’encaisseme encaisser est nt et faire d’encaisseme
nt ne sont pas un leur suivi en nt
systématique paramètre comparant : 24 cas ont
ment important au leur date été recensés.
conformes à niveau de la d’entrée en Des
ceux arrêtés gestion des trésorerie, la exemples
par la note de dates de date sont donnés
procédure valeur en d’établissem en annexe.
des matière de ent de leur (annexe 8)41
encaissement gestion de la bordereau de
s prime par trésorerie. remise à la
prime1 banque et la
promulguée date de
le 1er l’accusé
septembre réception de
2000. la banque.

41
L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance », 2004-2005, page.96
43

* Perte au Moye Prendre un Nous avons


2- Les dates Non- niveau des n échantillon constaté à
d’opération respect par dates de de chèques à travers nos
et les dates les valeur l’encaisseme tests que Les
de valeur banques arrêtées par nt et faire dates
appliquées des le leur suivi en d’opération
par les conditions département comparant la et les dates
banques bancaires de date de valeur
domiciliataire arrêtées. la trésorerie d’accusé appliquées
s des remises avec les réception de par les
ne sont pas banques la banque et banques
systématique concernées la date domiciliataire
ment par les d’opération s des remises
conformes remises des d’une part, et ne sont pas
aux chèques à d’autre part, systématique
conditions encaisser, en ment
bancaires comparant la conformes
mises en * Les dates date aux
place par le d’opération d’opération conditions
département appliquées et la date de bancaires
de la par les valeur. (hormis la
trésorerie. banques Par ailleurs, BMCI qui
influent nous avons applique les
négativemen compris bonnes dates
t sur les suite à notre d’opération).
dates de entretien Ci-après
valeur avec la quelques cas
correctemen responsable d’exemples
t appliquées, du pour
département l’application
de la des dates
trésorerie d’opération
que ce et des dates
problème a de valeurs
déjà fait (annexe
l’objet d’une 9)
corresponda
nce avec les
banques
concernées
pour les
rappeler à
l’ordre.
44

3- Les délais Non * Risque de Elevé Prendre un Il est à


de identifiées décalage échantillon signaler
comptabilisat , important de chèques à que les délais
ion des entre les l’encaisseme de
chèques à flux nt et faire comptabilisat
l’encaisseme financiers leur suivi en ion
nt au niveau entrants et comparant au système
du système l’image les dates de CODA sont
comptable comptable remise à la très longs :
Coda sont de ces flux banque et la une moyenne
assez longs. dans les date de de 40 jours.
comptes comptabilisa Quelques
comptables tion. exemples
en termes de sont donnés
temps, en annexe
(annexe
* Risque 10).42
d’encombrer
Les
rapprochem
ents
bancaires
avec des
suspens dus
à la non
comptabilisa
tion rapide
des chèques
à
l’encaissem
ent
* Par
ailleurs,
l’enregistre
ment rapide
des flux
d’opérations
en
comptabilité
fait partie
des bonnes
pratiques n
matière de
gestion du
système
comptable.

42
L.MAGHRAOUI HASSANI, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie dans les
compagnies d’assurance », 2004-2005, page.97
45

4- La gestion La note de * Risque de Elevé Notre


des procédure donner lieu documentati
impayés des de à des on au niveau
chèques ne traitement traitements des
fait pas des qui procédures
l’objet d’une encaissem pourraient internes
procédure qui ents prime s’avérer consolidés
définit et par prime inappropriés par les
formalise les ne , entretiens
règles de réglement avec les
gestion e pas * Risque de responsables
applicables cet aspect, dilution des nous a
en cas de responsabilit permis de
retour és, soulever que
d’impayé. la procédure
* Absence concernant
de définition le traitement
claire et des chèques
formelle des impayés est
procédures inexistante.
civiles ou
pénales à
mettre en
place,

5- La gestion Non L’informati Elevé Prendre un Nous avons


des identifiées on de échantillon constaté que
impayés des l’impayé de chèques la gestion des
chèques ne des chèques impayés et impayés des
fait pas paraît avoir s’assurer chèques ne
l’objet d’un une faible s’ils font fait pas
suivi importance l’objet d’un l’objet d’un
formalisé. sur un plan suivi suivi
opérationnel formalisé en formalisé
, terme de notamment
date par la mise
La d’accusé en
disponibilité réception et place, au
rapide de de date de niveau des
l’informatio retour. entités
n de concernées,
l’impayé des d’outils (états
chèques et de suivi,
de son sort à registre,
tout moment application…
n’est pas ) permettant
assurée, de :
* Inventorier
l’ensemble
des valeurs
retournées
46

impayées,
* Ressortir
les délais de
réception et
de remise
entre entités
concernées,
* Connaître
la nature des
procédures
déclenchées
pour le
recouvrement
de ces
valeurs,
* Connaître
le sort
juridique,
financier et
comptable de
Elevé ces valeurs.
6- Plusieurs Les
chèques règles *L’informat Prendre un
retournés de gestion ion échantillon Sur
impayés ne applicable comptable des chèques l’échantillon,
sont pas s aux des chèques retournés on a décelé
comptabilisés impayés retournés impayés et un certain
par le des impayés s’assurer nombre de
Département chèques n’est pas qu’ils sont chèques
de la ne sont constatée comptabilisé retournés
comptabilité pas rapidement s au système impayés qui
générale et formalisée * Risque CODA et n’est pas
non affectés s de double affectés en comptabilisé
en extra - comptabilisa extra- par le
comptable tion des comptable Département
par le service règlements par le service de la
Back office. en cas Back – comptabilité
d’oubli de office. générale
comptabilisa Nous avons (annexe11).
tion des compris à Par ailleurs,
impayés travers notre parmi les
des mêmes entretien chèques
règlements, avec le retournés
* Risque responsable impayés et
de donner du service non encore
lieu à des Back office comptabilisés
traitements que les , certains
qui ne sont chèques n’ont pas été
pas reçus de non plus
préalableme certains affectés en
nt approuvés intermédiaire extra
par la s ayant des - comptable
47

Direction antécédents par le service


générale, en terme Back office.
* Risque de d’incidents (annexe11)
décalage et de paiement
d’écart entre ne sont pas
les données affectés
comptables qu’après
et extra connaissance
- du sort de
comptables ces
des chèques au
impayés, niveau des
banques.
7- Le circuit Non * Des Cette On peut
des identifiées erreurs faiblesse a déceler
chèques à . sont été confirmé les cas de
l’encaisseme occasionnée par les figure
nt n’est pas s par la entretiens suivants :
informatisé multiplicité effectués * Les ordres
ce qui de la auprès des de recette
occasionne la saisie des responsables établis au
redondance données , et par le niveau du
au niveau de enregistrées, suivi et bureau direct
la saisie des * Le l’analyse des ou du service
données, la recoupemen procédures de la gestion
non t des réellement immobilière
uniformisatio données appliquées. ne sont pas
n de la entre les centralisés
structure de entités sur un état
ces données destinataires informatique,
et de ces * Les
l’utilisation chèques chèques
de s’avère transmis par
traitements difficile ces entités
manuels pour et sont ressaisis
presque consomme sur un fichier
toutes les beaucoup Excel
étapes de ce de temps, par le bureau
circuit. * Les délais d’ordre,
de * Les
traitement chèques
sont centralisés
allongés du par le bureau
fait de la d’ordre sont
multiplicité transmis au
des saisies, département
de la
trésorerie et
au service
Back office
sur la base
d’un support
48

papier
uniquement,
* Ces deux
entités
refassent la
même saisie
des mêmes
données pour
les besoins de
leur gestion,
*L’établisse
ment des
bordereaux
de remise au
niveau du
département
de la
trésorerie se
fait
manuellemen
t,
* La
comptabilisat
ion des
chèques
présentés à
l’encaisseme
nt nécessite
une autre
saisie des
mêmes
données au
niveau du
logiciel
CODA,
* Des
références de
folio sont
utilisées en
double,
* D’un autre
côté, la
structure des
données (N°
de
chèque,
Banque tirée)
n’est pas
uniformisée
entre le
Bureau
d’ordre et le
49

département
de la
trésorerie.

8- Nous Non La Ce point a


avons identifiées compagnie été
constaté que . supporte soulevé par
le seule les l’intermédiai
recouvrement frais re des
des valeurs occasionnés entretiens et
retournées par le retour des
impayés ne des chèques procédures
s’accompagn impayés et appliquées.43
e pas de la les frais
récupération engagés
des frais de pour leur
retour débités recouvreme
par les nt,
banques ni à
défaut par
l’application
d’un forfait
représentant
le coût
supporté en
interne pour
la gestion de
ces impayés.
Des 1- Politique Non *Risque de Elevé
placements financière Identifiées gestion
non définie incohérente
par la des
direction de placements
l’entreprise avec la Sélectionner
stratégie de des
2- Les la opérations
opérations compagnie d’achat/ vente
et procéder au
réalisées ne Moye contrôle :
sont pas Non *Risque de n - du prix
suivies par un Identifiées détourneme d’acquisitions/
comité nt à des fins de cession
financier personnelles comptabilisé
- de l’ordre
d’achat/ vente
3- Absence - de l’avis
de d’opéré
contrôle de Elevé - de la date
saisie et de Non * Risque de d’acquisition/
cession
validation Identifiées non - De
effectués sur exhaustivité l’enregistremen
les des t des frais

43
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
page.101
50

transactions opérations - du calcul du


enregistrées réalisées prix de revient
des titres cédés
et de
la plus ou
moins-value de
cession

S’assurer de
l’exhaustivité
Elevé et de la réalité
des opérations
4- Pas de * Risque de effectuées44
inexistence procédure détourneme
d’une nt à des fins
procédure de personnelles
vérifications réalisation
de la qualité de
des émetteurs transactions
(obligations, avec une
TCN…) prise de
risque non
désirée

44
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
page.115
51

Des 1- Nécessité Risque de non Elevé Nous avons


La procédure nous avons pu
décaissements de revoir maîtrise procédé à
telle qu’elle soulever les constats
la du circuit une
est établie suivants :
procédure des chèques lecture
répond à un
du circuit d’indemnisation critique de * Le centre d’édition
objectif de
des chèques sinistres la n’est pas défini dans
formalisation
sinistres procédure la procédure : qui
des taches et
quant aux circuit des fait quoi? ;
non pas de
traits de chèques * Un contrôle des
maîtrise des
contrôle et sinistres chèques édités se fait
risques
d’archivage. par le responsable
édition,
toutefois, ce contrôle
n’est pas matérialisé;
* La procédure reste
muette quant à
la relation entre
l’économat et le
service édition, étant
donné que les
chèques vierges
proviennent de
l’économat, des
précisions sur cette
relation doivent
être signalées : le
nombre des
chèques par
service, besoins,
rapprochement,
contrôle, etc.
* L’inexistence d’un
contrôle matérialisé
pour s’assurer que
tous les chèques45

45
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies d’assurance
Page.102
52

édités ont été


signés ou annulés;
* L’inexistence d’un
contrôle matérialisé
pour s’assurer que tous
les chèques signés ont
été remis aux
bénéficiaires.

2- Nécessité * Le non - * Risque de donner Elevé L’état de


de faire rapprochem lieu à un rapprochement
un suivi ent règlement de bancaire représente
plus matérialisé chèques sans un nombre assez
rigoureux de entre les objet important des
l’état de règlements * Risque de suspens. Quelques
rapprochem effectués au sous- estimation exemples des chèques
ent bancaire. niveau des des comptes de sinistres en suspens
services la compagnie. sur l’état de
sinistres et rapprochement
les bancaire jusqu’au
règlements 31.03.2004 sont
validés au présentés en
niveau du annexe46(annexe
service 12)
comptabilité

* Problème
d’interfaçag
e entre
l’application
sinistre et le
logiciel
comptable
CODA

46
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance ,page.103
53

3- * Absence Risque d’impacter Elevé Nous nous avons


Contrôle de les réserves de avons remarqué que
des rapprochem la compagnie procédé certaines annulations
opérations ent des à un n’ont pas été
d’annulation annulations rapproc passées au niveau
à renforcer. matérialisé hement de CODA.
entre les global Des cas sont cités à
différents entre les titre d’exemple en
systèmes annulati annexe47
* Le ons
contrôle des passées
annulations sur
l’applica
tion
CNIA
INFO et
est focalisé l’applica 31.03. (annexe 13)
sur tion 2004)
l’aspect CODA
conformité sur une
(le période
traitement de 6
des mois
annulation (31.09.2
s a été 003 au
bien fait),
nous
estimons
que le
souci
d’annulatio
n doit
répondre à
la question
suivante :
est-ce que
tous ce qui
devait être
annulé a
été annulé
?

47
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance page.103
54

4- Nécessité Non * Acceptation Moyen On se basant sur la


de revoir identifiées d’un note interne du
la procédure risque 21.02.2003, sur
régissant la indésirable, les pouvoirs
deuxième des signatures,
signature * Rejet des il est
des chèques chèques par stipulé que sauf
sinistres. les banques en cas d’empêche
ment ou
d’absence,
la 2ème
signature doit
émaner du
supérieur
hiérarchique
direct du
1er
signataire,
toutefois, nous
avons remarqué
que la
deuxième
signature
55

5- La gestion
No L’informa élevé Prendre un Nous avons
des tion de échantillon de constaté que la
n
impayés des
identifi l’impayé chèques impayés gestion des
chèques ne des chèques et s’assurer s’ils impayés des
ées,
fait pas paraît avoir font l’objet d’un chèques ne fait
l’objet d’un une faible suivi formalisé en pas l’objet d’un
suivi importance terme de date suivi formalisé
formalisé. sur un plan d’accusé notamment par
opérationnel, réception et de la mise en
La date de retour. place, au niveau
disponibilité des entités
rapide de concernées,
l’information d’outils (états
de l’impayé de suivi,
des chèques registre,
et de son sort application..)
à tout permettant de :
moment n’est * Inventorier
pas assurée, l’ensemble des
valeurs
retournées
impayées,
* Ressortir les
délais de
réception et de
remise
remise entre
entre
entités
entités
concernées,
concernées,
** Connaître
Connaître lala
nature des
nature des
procédures
procédures
déclenchées pour
déclenchées
le recouvrement
pour
de ceslevaleurs,
recouvrement
* Connaître le
de
sortces valeurs,
juridique,
* Connaître
financier et le
sort juridique,
comptable de ces
financier
valeurs. et
comptable de
ces valeurs.
retournées
impayées,
* Ressortir les
délais de
réception et de
remise entre
entités
concernées,
* Connaître la
nature des
procédures
déclenchées
pour le
56

6- Plusieurs *L’inform Elevé Prendre un Sur


chèques ation échantillon des l’échantillon, on a
retournés comptable chèques retournés décelé un certain
impayés ne des chèques impayés et nombre de chèques
Les
sont pas retournés s’assurer qu’ils retournés impayés
comptabilisés impayés n’est sont qui n’est pas
règles pas constatée
par le comptabilisés au comptabilisé
Département de gestion rapidement système CODA et par le Département
de la applicables * Risque affectés en extra- de la comptabilité
comptabilité aux de double comptable par le générale (annexe11).
générale et impayés
comptabilisatio service Back – Par ailleurs, parmi
non affectés n des office. les chèques
en extra - des règlements en retournés impayés et
comptable par chèques ne cas d’oubli non encore
le service sont pas de comptabilisés,
Back office. comptabilisatio certains n’ont pas
formalisées
n des été non plus affectés
impayés des en extra
mêmes - comptable par le
règlements, service Back office.
(annexe11)
* Nous avons
Risque de compris à travers
donner lieu notre entretien
à des avec le responsable
traitements du service Back
qui ne sont office que les
pas chèques reçus de
certains
préalablement
intermédiaires
approuvés ayant des
par la antécédents en
Direction terme d’incidents
générale, de paiement ne
* Risque sont pas affectés
de décalage et qu’après
d’écart entre connaissance du
les données sort de ces
comptables et chèques au niveau
extra des banques.
-
comptables
des impayés,
57

7- Le circuit * Des Cette faiblesse a On peut déceler


des erreurs été confirmé par les cas de figure
chèques à sont les entretiens suivants :
l’encaissement Non occasionnées effectués auprès * Les ordres de
n’est pas identifiées
par la des responsables, recette établis au
informatisé ce multiplicité et par le suivi et niveau du
qui occasionne l’analyse des bureau direct ou
de la saisie
la redondance procédures du service de la
au niveau de des données réellement gestion
la saisie des enregistrées, appliquées. immobilière ne
données, la * Le sont pas
non recoupement centralisés sur un
uniformisation des données état
de la structure entre les informatique,
de ces données entités * Les chèques
et destinatair transmis par ces
l’utilisation de es de ces entités sont
traitements chèques ressaisis sur un
manuels pour s’avère fichier Excel
presque toutes difficile par le bureau
les étapes de et consomme d’ordre,
ce circuit. beaucoup * Les chèques
centralisés par le
de temps,
bureau d’ordre
* Les sont transmis au
délais de département de
traitement la trésorerie et
sont allongés au service Back
du fait de la office sur la
multiplicité base d’un
des saisies, support papier
uniquement,
* Ces deux
entités refassent
la même saisie
des mêmes
données pour
les besoins de
leur gestion,
*L’établisseme
nt des
bordereaux de
remise au niveau
du département
de
58

la trésorerie se
fait
manuellement,
* La
comptabilisation
des chèques
présentés à
l’encaissement
nécessite une
autre saisie des
mêmes données
au niveau du
logiciel CODA,
* Des références
de folio sont
utilisées en
double,
* D’un autre
côté, la structure
des données (N°
de
chèque, Banque
tirée) n’est pas
uniformisée entre
le Bureau
d’ordre et le
département de
la trésorerie.
8- Nous avons Non La Ce point a été
identifiées
constaté que compagnie soulevé par
le supporte l’intermédiaire des
recouvrement seule les frais entretiens et des
des valeurs occasionnés procédures
retournées par le retour appliquées.
impayés ne
des chèques
s’accompagne
pas de la impayés et les
récupération frais engagés
des frais de pour leur
retour débités recouvrement
par les
banques ni à
défaut par
l’application
d’un forfait
représentant le
coût supporté
en
interne pour la
gestion de ces
impayés.
59

Décaissements 1- Nécessité Risque Elevé Nous avons Nous avons pu


de revoir de non procédé à une soulever les
la procédure La maîtrise lecture critique de constats
procédure
du circuit des telle la procédure circuit suivants :
qu’elle est du circuit
chèques établie des
répond à des chèques
sinistres quant un objectif chèques sinistres * Le centre
de d’indemnisati
aux traits de formalisati d’édition n’est
on des on sinistres
contrôle et taches et pas défini dans
non pas
de
d’archivage. maîtrise
des risques la procédure :
qui fait quoi? ;

* Un contrôle
des chèques
édités se fait par
le responsable
édition,
toutefois, ce
contrôle n’est
pas matérialisé;

* La procédure
reste muette
quant à la
relation entre
l’économat et le
service édition,
étant donné que
les chèques
vierges
proviennent de
l’économat, des
précisions sur
cette relation
doivent être
signalées : le
nombre des
chèques par
service, besoins,
rapprochement,
contrôle, etc.

* L’inexistence
d’un contrôle
matérialisé pour
s’assurer que
tous les chèques
60

édités ont été


signés ou
annulés;

* L’inexistence
d’un contrôle
matérialisé pour
s’assurer que
tous les chèques
signés ont été
remis aux
bénéficiaires.

2- Nécessité *rapproche
Le non -
Risque Elevé Nous avons Nous avons
m ent
de faire matérialisé
entre les d’impacter procédé à un remarqué que
un suivi règlements
effectués les rapprochement certaines
plus rigoureux au
desniveau
réserves de la global entre les annulations n’ont
de l’état de services annulations pas été passées
sinistres et compagnie
rapprochement les
règlements passées sur au niveau
bancaire. validés au l’application CNIA de CODA.
niveau
service du
comptabilit INFO et Des cas sont
é
* Problème l’application cités à titre
d’interfaça CODA sur une d’exemple en
gl’applicatio
e entre
nlesinistre période de 6 mois annexe (annexe
logicielet (31.09.2003 au 13)
comptable
CODA 31.03.2004)

est focalisé
sur l’aspect
conformité
(le
traitement
des
annulations
afait),
été bien
nous
estimons
que le
souci
d’annulatio
n doit
répondre à
la question
suivante :
est-ce
tous ceque
qui
devait être
annulé a
été
? annulé
61

3- Contrôle *deAbsence Risque Elevé Nous avons Nous avons


rapproche
des m ent des
annulations d’impacter procédé à un remarqué que
opérations matérialisé les réserves rapprochement certaines
entre les
d’annulation différents
systèmes de la global entre les annulations n’ont
à renforcer. *contrôle
Le
compagnie annulations pas été passées
des passées sur au niveau
annulations
est focalisé l’application CNIA
sur l’aspect de CODA.
conformité INFO et Des cas sont
(le
traitement
des
annulations l’application cités à titre
afait),
été bien
nous CODA sur une d’exemple en
estimons période de 6 mois annexe (annexe
que le
souci
d’annulatio (31.09.2003 au 13)
n doit 31.03.2004)
répondre à
la question
suivante :
est-ce que
tous ce qui
devait être
annulé a
été annulé
?

4- Nécessité Non * Moyen On se


identifiées
de revoir Acceptation basant sur la note
la procédure d’un interne du
régissant la risque 21.02.2003, sur
deuxième indésirable, les pouvoirs
signature des des signatures,
chèques il est
sinistres. * Rejet stipulé que sauf
des chèques en cas
par les d’empêche ment
banques ou d’absence,
la 2ème
signature doit
émaner du
supérieur
hiérarchiqu e
direct du
1er
signataire,
toutefois, nous
avons remarqué
que la
deuxième
signature
62

peut se
faire d’une
manière croisée
entre les
différents chefs
de services, à
titre d’exemple,
pour la
deuxième
signature des
chèques service
Auto, elle peut
se faire au
niveau du
service AT, celle
de l’AT peut se
faire au niveau
de l’Auto ou
des risques
divers. Le chef
de service
oppose sa
signature
sur un
montant sans
avoir aucune
connaissance
du dossier. Il
est à noter que
dans ce cas,
la deuxième
signature
se fait pour la
forme, et non
pas dans une
logique de
contrôle et de
validation.
63

5- * Le non Compromis Elevé Nous avons nous avons


respect de
Nécessité la procédé à un test soulevé que
procédure avec le
de *l’inexiste bénéficiaire de suivi sur le certains chèques
mettre en nrapproche
ce d’un retour des chèques ont été retournés
place un m ent sinistres pour des
systématiq
u e des
rapprochement chèques différents motifs,
d’exhaustivité retournés ont été saisis sur
des chèques l’application
retournés. STARCHEQUE
et puis envoyés
au service
concerné pour
traitement,
toutefois, nous
avons
remarqué que ces
chèques ont été
livrés une
deuxième fois
à leurs
bénéficiaires
directement par
le service
concerné sans
accusé de
réception. Pour
le bureau
d’ordre, il
s’agit des
chèques en cours
de traitement
puisque la
livraison a été
faite main à main
et non pas via le
bureau d’ordre.
Des cas sont
cités à titre
d’exemple en
annexe (annexe
14)
64

6- Les * Non Moyen S’assurer pour Ces tests nous


respect des Risque
délais de
arrêtés par d’influer
délais de signature des règlements ont permis de
signatures la négativement effectués que les constater que :
procédure
des chèques dudes circuit sur la qualité délais de * les éditions
indemnisation chèques
*Difficultés de service règlement impartis des chèques
des de misedes
en dont les délais sont respectés (une sinistres se font à
sinistres ne œuvre
délais demi-journée par temps
sont pas arrêtés par de signature). Ainsi * Les chèques
la
procédure règlement
systématiquem notamment
à cause nous avons édités sont
ent respectés la massede constituent un procédé à des récupérés à
des
chèques à des axes tests sur les délais temps par les
signer par
jour
* Absence majeurs. de signature des chargés de
d’un chèques circuit des
pilotage
adéquat d’indemnisation de chèques.
exercé sur
ce circuit sinistres sur la base * Sur les 90
de 90 dossiers règlements
sinistre réglés entre revus,
le uniquement 17
01/03/2003 et le chèques sinistres
31/03/2004. ont été signés
dans la même
journée, ce qui
constitue un taux
de18%
* Pour les autres
chèques sinistres
non signés dans
la même journée,
nous avons
calculé des délais
de signature
allant de 2 jours
jusqu’à 81 jours
* Les délais de
remise des
chèques sinistres
signés au bureau
d’ordre sont
assez longs. Sur
les 90 règlements
revus, 40% ont
été remis après
une journée, 4%
remis après 2
jours, 11%
après 11 jours.
* Les délais de
remise des
chèques aux
65

clients sont
assez
raisonnables. Sur
les 90 règlements
revus, 60% des
chèques sinistres
ont été remis au
cours de la même
journée, 28%
après une
journée et 9,5%
après 2 jours.
(annexe 15)

7- Le * les Moyen Tests sur les A travers les


modalités * Risque
de
pilotage du fonctionne procédures et tests et les
m entetdudu d’insuffisance
circuit des suivi au niveau des divers entretiens entretiens nous
reporting
chèques pour au niveau effectués avec les avons pu faire le
du
des circuit contrôles
indemnisation chèques ne responsables de constat des
des sinistres sont pas hiérarchiques service insuffisances
clairement
n’est pas précisées devant être indemnisation et le suivantes :
par la exercés sur le
procédure.
assuré, ou * La responsable de la * Certains
formalisati circuit des
effectué d’une osuivin du comptabilité responsables
manière du circuit chèques. technique n’ont pas l’accès
des * Risque
adéquate. chèques à l’application du
telle quepar
prévue
la d’influer suivi du circuit
procédure
du circuit négativement des chèques
des sur la qualité * Pour ceux qui
chèques
n’est pas
convenable de service dont en ont accès,
ment
accompagn les délais de
éfonctionnal
e des l’application est
iprévues
tés règlement rarement
au constituent un consultée
niveau de
l’applicatio * Le suivi de ce
ndudecircuit
suivi des axes
des majeurs circuit se fait
parfois d’une
manière
occasionnelle
ou ne se fait pas
du tout
* Aucune
formalisation de
ce suivi n’est
mise en place

Par ailleurs la
procédure du
circuit des
chèques prévoit
66

chèques un reporting des


notamment
en matière
d’édition retards et
des états.
* Faible anomalies
sensibilisat
iacteurs
on desde relevés qui doit
ce
parcircuit
rapport être fait aux
à
l’importanc DGA des pôles
epilotage
du concernés, or ce
du suivi.et reporting est
inexistant

8- La Elevé * Sur la base du Absence de


procédure * Risque de
ne prévoit
Absence pas un tel décalage entre registre tenu au rapprochement
rapproche
de ment les existants en niveau de entre le stock des
rapprochement stock (à l’économat, lettres chèques
entre le stock l’économat et s’assurer que vierges détenu à
des lettres - au centre toutes les sorties l’économat, des
chèques de chèques lettres chèques
d’édition) et
vierges détenu sinistres sont utilisées et
à l’économat les quantités dûment autorisées annulées et le
et au centre de chèques * Mettre en place stock disponible
d’édition, les sorties un rapprochement au centre
lettres chèques pour utilisation entre les chèques d’édition rattaché
utilisées et * Ce risque est remis par à la DFC sur une
annulées, sur d’autant plus l’économat au périodicité
une périodicité accentué, du centre d’édition et préalablement
préalablement fait de la base des prévue.
prévue. l’existence de chèques édités, Par ailleurs, nous
chèques établis remis ou annulés et avons constaté
manuellement disponible. que les sorties de
en dehors de la lettres- chèques
procédure du consignées sur le
registre tenu par
circuit des
l’économat n’ont
chèques pour
pas fait l’objet
règlement de d’accusé de
sinistres réception
* Risque de systématique de
donner lieu à la part des
une personnes
utilisation autorisées entre
abusive des la période allant
lettres- du 3 janvier
chèques en 2003 au 2
absence d’un septembre 2003.
contrôle
permanent,
d’autant plus
que la mise à
jour
67

des signataires
autorisés au
niveau des
banques ne se
fait pas avec la
célérité
nécessaire.

9- La non * La non Elevé Revoir la note de Nous avons


mise à jour * Risque de
avec
célérité
mise à jour la liste de donner délégation des constaté à travers
avec célérité des
signataires lieu à des pouvoirs et les réponses
de la liste des auprès des
banques règlements signatures et fournies dans le
signataires inappropriés et comparer par cadre de la
auprès des non autorisés. sondage avec circularisation
banques. certains règlements des banques
* Ce risque est effectués domiciliataires
d’autant plus des divers
accentué, du comptes
fait du retard bancaires, que
enregistré au certaines
niveau des personnes ayant
rapprochement quitté la CNIA
s bancaires et ou qui ne sont
de l’absence plus autorisées
du (personnes ne
rapprochement figurant pas sur
entre le stock la note de service
des lettres relative
chèques à la délégation de
disponibles et signatures
relative aux
utilisées
règlements
opérés par la
compagnie à
effet du 21
février 2003) à
faire fonctionner
les divers
comptes
bancaires
continuent de
faire partie des
signataires admis
auprès des dites
banques.
68

10- * Elevé Nous avons Cette opération


Inexistence * Risque de
de module
L’opération intégré
aux non procédé comporte
d’édition des systèmes intégrité des
d’informati * à une revue plusieurs risques
chèques on utilisés critique des du fait de :
permettant données
occasionne l’automatis modalités de * l’utilisation des
ation des utilisées pour
plusieurs éditions fonctionnement de progiciels non
risques L’environn l’édition des l’opération intégrés (PMI,
ement
d’édition chèques.
d’édition des
n’est pas GIS,
suffisamme
nt sécurisé * Risque de chèques pour CNIA info pour
non règlement des la partie vie et
exhaustivité au sinistres. starchèque)
niveau de * à une * L’utilisation de
l’édition des consultation du la
chèques registre des messagerie pour
relatifs chèques tenu par le transfert des
à tous les le centre d’édition fichiers de
règlements * à un entretien règlement au
initiés sur ses avec le responsable centre d’édition
différents du centre pour ceux
systèmes. d’édition. initiés sur PMI
* Doubles et CNIA info.
* La génération
éditions des
manuelle des
chèques fichiers de
règlements par
plusieurs entités
(département
exploitation
informatique
pour les
règlements
opérés sur
CNIA info,
département
soins de santé
pour les
règlements
initiés sur PMI et
le centre
d’édition pour
les règlements
initiés sur GIS)
* Le chargement
manuel par le
responsable du
centre d’édition
sur l’application
starchèque des
différents
fichiers de
règlements
générés.

Par ailleurs, la
consultation du
registre des
69

chèques tenu
par le centre
d’édition nous a
permis de
constater
l’existence de
plusieurs
chèques édités en
double.

Nous avons
compris à travers
notre
entretien avec le
responsable du
centre d’édition
et l’annotation
portée sur le
registre que la
cause est due au
système et que
starchèque ne
bloque pas les
doubles
éditions.
70

11- Les * La Elevé Prendre un Les délais de


procédure * Risque
d’édition et
délais de de
signature d’influer échantillon des traitement des
traitement des des
–pour lettres
chèques négativement chèques retournés chèques
chèques règlement sur la qualité et faire le suivi retournés tel
retournés ne des sinistres des : qu’arrêtés par la
sont pas (hors soins de service dont • délais de procédure
de santé)
respectés pour n’est pas les délais de
explicite règlement transmission entre d’édition et de
sur les
la branche délais Bureau d’Ordre et signature des
impartis constituent un
soins de santé pour le
traitement les Services lettres chèques
et non prévus des des axes Techniques. soins de santé
chèques majeurs
pour les autres retournés.
* Les • Délai de ne sont pas
procédures
branches du circuit * Risque transmission entre respectés. des cas
des
chèques ne d’avoir le Bureau d’Ordre sont cités à titre
sont pas d’exemple en en
explicites des réserves et la Direction
sur les
modalités Financière et annexe (annexe
de remise mises à jour,
des pour des Comptable (DFC) 16)
chèques
retournés engagements pour annulation /
aux
destinataire Starchèque D’un autre côté,
sservices
par les non éteints,
techniques par des • Délai de les délais de
* Absence remise des chèques traitement des
du suivipar
exercer à règlements
les dont les aux clients chèques
responsabl
eservices
s des retournés (hors
techniques chèques
sur les soin de santé)
délais de correspondant ne sont pas
traitement sont retournés
des définis pour
chèques
retournés. et non traités. l’ensemble des
* Risque de ne étapes prévues
pas protéger par la procédure
suffisamment d’édition et de
la compagnie signature des
sur un plan lettres- chèques
juridique pour règlement
(accusés de des sinistres
réception non (hors soins de
appropriés). santé), excepté
pour le délai de
garde par le
service technique
des chèques non
réclamés avant
annulation.
Par ailleurs las
chèques
retournés (pour
des motifs non
réclamés) sont
remis plus tard
aux destinataires
directement par
le service
technique sans
centralisation
auprès du BO et
sans que les
prescriptions en
matière
d’accusé de
réception soient
prises en
71

12- Les * Non Elevé Consultation des Nous avons pu


respect de * Risque de
la
chèques procédure sous états de relever quelques
établis * Les estimation ou rapprochements chèques pour
procédures
manuellement mises en bancaires arrêtés règlement de
place ne de sur
en dehors du règlemente au 31/03/2004. sinistres ayant
néditions
t pas les estimation des
circuit normal des réserves. été édités en
d’édition des chèques dehors des
établis en
chèques ne dehors du procédures du
circuit
normal
sont pas prévu circuit des
réglementés chèques sinistres.
par les (annexe17).
procédures
mises en Les sinistres
place. ouverts au
niveau de CNIA
info et PMI n’ont
pas été
mis à jour avec
ces règlements
72

13- La Elevé
procédure * Risque de
ne prévoit
L’économat pas un
inventaire faible
tient permanent maîtrise sur
des lettres-
uniquement un chèques l’existant en
registre des stock des
sorties des lettres-
lettres-
chèques
chèques
vierges, et non
un * Absence
inventaire d’outils
permanent. permettant,
l’indication
rapide de
l’existant en
stock et la
gestion du
stock de
sécurité et les
quantités
économiques
de lettres-
chèques à
commander.

* Risque de
décalage
important
entre l’existant
en stock des
lettres-
chèques et
l’inventaire
intermittent.
73

Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit

Circuits Recommandations

Circuit des 1-Une plus grande maîtrise des délais de remise des chèques à
encaissements l’encaissement conformément à la note de procédure des
encaissements prime par prime.

2- Un suivi renforcé et systématique sur le respect par les banques des


conditions bancaires arrêtées afin que tout dérapage soit prévenu en
temps utile et donner lieu à une régularisation immédiate de tout écart
constaté.

3- Que le département de la comptabilité générale procède à la


comptabilisation des chèques à l’encaissement dans des délais plus
courts.

4- La mise en place d’une procédure pour la gestion et le suivi des


impayés afin de définir formellement, entre autres, les responsabilités
des entités intervenant, les délais à respecter, les procédures
contentieuses à mettre en place et éventuellement les frais à récupérer.

5- La mise en place d’un suivi formalisé de l’impayé des chèques à


l’encaissement à travers des états qui centralisent les données de ces
valeurs, les entités réceptionnaires, les délais et la nature des
traitements effectués au niveau de chaque entité concernée ainsi que le
sort de chaque valeur.

6- Que le Département de la comptabilité générale procède


systématiquement à la comptabilisation rapide des chèques retournés
impayés.

7- Vu l’importance stratégique du circuit des chèques à


l’encaissement, nous recommandons son informatisation afin de
gagner en efficacité et en sécurité à plusieurs niveaux (saisie des
données, émission des ordres de recette, établissement des folios de
remise, comptabilisation, rapprochement, et autres.

A défaut de cette informatisation, nous pensons que plusieurs pistes


d’amélioration sont envisageables afin de rendre ce circuit plus
efficace, éviter les redondances et renforcer le contrôle.

8- Par ailleurs, nous recommandons que la DFC48 envisage la


possibilité de récupérer les frais engendrés par le retour des impayés
des chèques à l’encaissement au moins pour les frais bancaires.49

48
Direction financière et comptable
49
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance p.p.116-117
74

Circuits des 1- Pour une meilleure maîtrise des risques, certains traits doivent être
décaissements renforcés, au niveau de la procédure de décaissement :

• Définition claire des attributions de chaque responsable,

• Matérialisation des contrôles lors de chaque étape du circuit,

• Trait d’archivage.

• Schéma comptable.

2- Pour la mise en œuvre d’un suivi rigoureux des rapprochements


bancaires :

* La mise en place d’un système de rapprochement entre les sinistres


validés et le système comptable (CODA) s’avère être nécessaire.
* Le dispatching des numéros de chèques par service ou produit, va
permettre un retour rapide à la source d’information
3- Pour éviter tout décalage entre le système des traitements
comptable et celui des traitements de sinistre, il faut prévoir
l’obligation de matérialiser le rapprochement des annulations entre le
système comptable et le système des traitements des sinistres.

4- Pour éviter toute acceptation de risques indésirables, une


sensibilisation des différents responsables quant à l’importance de la
deuxième signature doit être faite.

5- Aussi, est –il nécessaire de mettre en place un rapprochement


d’exhaustivité des chèques retournés pour mieux maîtriser ces
derniers et éviter les doubles éditions.

6- De plus, le respect des délais arrêtés par la procédure d’édition et de


signature des lettres chèques est obligatoire pour préserver une bonne
qualité e service dont les délais constituent l’un des axes majeurs.

Par ailleurs nous estimons nécessaire, après une période de deux


années de mise en application de la procédure d’édition et de signature
des lettres chèques, qu’une revue de ce circuit soit faite, afin de mettre
en relief les difficultés éventuelles de mise en œuvre des différentes
règles arrêtés par ladite procédure.

7- Afin de pouvoir rendre le pilotage et le suivi du circuit des chèques


plus réel, systématique et plus performant, nous recommandons la
mise en place d’un certain nombre d’actions :

* Etendre l’accès à l’application du circuit des chèques à l’ensemble


des responsables intervenant dans ce circuit.

* Enrichir les fonctionnalités de l’application de suivi des chèques,


afin qu’elle réponde efficacement aux besoins du pilotage du circuit
des chèques en concertation avec les utilisateurs (i.e : édition des états
75

sur la base de plusieurs critères, calcul des délais…)

* Formaliser le suivi et le contrôle hiérarchique exercé sur le circuit


des chèques. Formaliser le reporting des retards et anomalies à
communiquer aux DGA.

8- Nous recommandons la mise en place d’un rapprochement


périodique entre le stock des lettres- chèques vierges détenues à
l’économat, les lettres- chèques utilisées et annulées et le stock
disponible au centre d’édition.

Afin de faciliter ce rapprochement, nous proposons l’amélioration des


moyens disponibles, à savoir :

• L’informatisation du registre des chèques prévu par la


procédure du circuit des chèques pour règlement des sinistres ou à
défaut sa mise sous forme EXCEL afin de faciliter son exploitation

• L’informatisation du registre de sorties des chèques tenu par


l’économat ou à défaut sa mise sous format EXCEL afin de faciliter
son exploitation.

9- En outre, nous recommandons la mise en place d’une procédure


permettent le déclenchement rapide de la mise à jour de la liste des
signataires au niveau des banques.

Nous recommandons aussi que la DRH, le département juridique et le


département de trésorerie soient impliqués par cette procédure.

10- Par ailleurs la mise en place d’un module d’édition des lettres-
chèques qui soit intégré au système d’information métier sera d’une
très grande utilité. En effet, il permettra l’automatisation de
l’opération d’édition des chèques et le respect de toutes les règles de
contrôle et de sécurité en matière de système d’information.

Ce module pourrait être conçu, en plus, dans la perspective d’une


liaison avec la gestion opérationnelle de la trésorerie (chois des
banques de règlement, gestion des positions bancaires, gestion des
séries de chèques…)

Alternativement, nous préconisons la revue de cette opération


d’édition des lettres- chèques dans la perspective d’une meilleure
sécurisation et d’amélioration des contrôles à mettre en place
notamment au niveau de l’application Starchèque.

11- Aussi faut-il insister sur le respect des délais prévus par la
procédure d’édition et de signature des lettres chèques soins de santé
par le BO et le département d’indemnisation des sons de santé.
12- En outre, nous recommandons la régularisation des règlements
effectués manuellement en dehors du circuit normal d‘édition des
chèques pour règlement des sinistres en vue de mettre à jour les
sinistres correspondant.
76

Par ailleurs les procédures du circuit des chèques pou règlement des
sinistres devront être revues afin de réglementer le cas des chèques
établis manuellement.

13- La mise en place au niveau de l’économat d’un inventaire


permanent des lettres chèques vierges, permettant de faire sortir à tout
moment les entrées, les sorties et le stock disponible des lettres
chèques s’avère être nécessaire. En effet, cet inventaire permettra la
réconciliation entre le stock théorique et le disponible réel à l’occasion
des inventaires physiques intermittents.50

Gestion des 1- Définition d’une politique financière bien précise par la DG, afin de
placements ne pas laisser une marge de manœuvre très importante au Risk
Manager, et d’avoir une stratégie de placement en harmonie avec celle
de la compagnie.

2- Suivi régulier par un comité financier, des opérations réalisées pour


assurer un contrôle régulier et pour déceler toute anomalie

3- Effectuation d’un contrôle de saisie sur les transactions enregistrées


pour s’assurer de leur exhaustivité et de leur réalité et pour éviter toute
tentative de détournement pour des fins personnels

4- Etablissement d’une procédure de vérification de la qualité des


émetteurs, afin de minimiser la prise de risque.51

50
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance p.p.p.118-119-120
51
L.MEGHRAOUI Hassani, Mémoire d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance p.120
77
Conclusion générale

Il reste important de savoir que les risques au niveau de l'entreprise ne sont pas à
négliger. D'où la nécessité de l'évaluation du contrôle interne en vue de mieux apprécier les
procédures existantes ou celles à mettre en place pour éviter que des défaillances soient
facteurs de conséquences hémorragiques pour l'entreprise. Comme tout système, le dispositif
de contrôle interne doit faire l'objet d'une surveillance permanente. Il s'agit de vérifier sa
pertinence et son adéquation aux objectifs de la société.
Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut fournir
une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de la société.
La probabilité d'atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. Il existe
en effet des limites inhérentes à tout système de contrôle interne. Ces limites résultent de
nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extérieur, de l'exercice de la faculté
de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une défaillance humaine
ou d'une simple erreur.

En outre, lors de la mise en place des contrôles, il est nécessaire de tenir compte du
rapport coût/bénéfice et de ne pas développer des systèmes de contrôle interne inutilement
coûteux quitte à accepter un certain niveau de risque.

Chaque membre du personnel doit avoir la connaissance et l'information nécessaire


pour établir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrôle interne, au regard des
objectifs qui lui ont été assignés. C'est le cas des responsables opérationnels en prise directe
avec le dispositif de contrôle interne mais aussi des contrôleurs internes et des cadres
financiers qui doivent jouer un rôle important de pilotage et de contrôle.
79

Bibliographie/Webographie

La webographie :

http://www.cesag.sn/

http://www.memoireonline.com/10/09/2809/m_Evaluation-du-contrle-

interne-cas-du-cycle-des-revenus-de-Online-Creation3.html

http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle- interne?qid=f4063a2e-e3ec-4d53-ae22-

2c944df42493&v=&b=&from_search=2

https://fr.scribd.com/doc/26666556/Contro-le-Interne#scribd

http://fr.slideshare.net/YoussegOulaa/12audit-et-controle-interne

La bibliographie :
J. Walter, P.Noirot, « Contrôle interne : Des chiffres porteurs de sens », -Afnor aditions- (2010)

L.Maghraoui Hassani, Mémoire de fin d’études « L’audit de la gestion de la trésorerie des compagnies
d’assurance »,ISCAE CASABLANCA, (2004-2005)
80

Table des matières


Introduction générale.................................................................................................................. 2
Chapitre I : Généralités sur le contrôle interne .......................................................................... 3
1.1. Définition du contrôle interne...................................................................................... 3
1.2. Objectifs du contrôle interne ....................................................................................... 4
1.3. Les principes du contrôle interne................................................................................. 5
Chapitre II : Démarche générale d’évaluation du contrôle interne ............................................ 8
Section 1 : Mise en œuvre de l’évaluation du contrôle interne .............................................. 8
2.1. Description des systèmes et des procédures ................................................................ 8
2.2. Confirmation de la compréhension du système ........................................................... 8
2.3. Evaluation préliminaire du contrôle interne................................................................. 8
2.3.1. L’étude visuelle: ..................................................................................................... 9
2.3.2. Les questionnaires du contrôle interne : ................................................................. 9
2.4. Confirmation de l’application des points forts du système .......................................... 9
2.5. Evaluation définitive du contrôle interne ..................................................................... 9
2.6. Rapport d’évaluation du contrôle interne................................................................... 10
Section 2 : Les outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne .................................... 11
2.1. L’entretien ................................................................................................................. 11
2.2. L’analyse des circuits par diagramme ....................................................................... 11
2.3. Les questions et guides opératoires ............................................................................ 12
2.4. Les grilles d’analyse de contrôle interne................................................................... 13
2.5. Le test de conformité ou de compréhension ............................................................. 14
2.5.1. Confirmation verbale : ............................................................................................ 14
2.5.2. Etude de quelques opérations : ............................................................................... 14
2.6. Le tableau d’évaluation des systèmes ........................................................................ 14
2.7. La méthode « point de contrôle »............................................................................... 15
Chapitre III : Cas de CNIA ASSURANCE .............................................................................. 17
Première étape : Prise de connaissance de l’activité de l’organisation ................................ 18
I- Les encaissements ......................................................................................................... 19
1- Encaissements de primes ........................................................................................... 20
2- Encaissement CID ....................................................................................................... 25
II- Les décaissements (Règlement de sinistres) : .............................................................. 25
1- les différents types de décaissement ............................................................................. 25
2- Les flow chart des procédures de gestion des moyens de règlements : ........................ 27
81

« Starchèque » ................................................................................................................... 27
III- Les opérations de placements ..................................................................................... 31
1- Opérations d’achats/vente d’actif financier ................................................................. 31
1.2- Obligations: .............................................................................................................. 32
2- Opérations de remboursement d’actifs financiers ........................................................ 33
IV- AUTRES OPERATIONS ........................................................................................... 33
1. Gestion quotidienne de la position bancaire ................................................................. 33
2. Les rapprochements bancaires ...................................................................................... 34
Deuxième étape : Evaluation du contrôle interne ................................................................. 35
I- Le questionnaire de contrôle interne : ..................................................................... 35
II- La grille d’analyse de séparation des tâches : .......................................................... 35
Troisième étape : Tableau de forces et faiblesses apparentes (TFFA) ................................. 36
Quatrième étape : Analyse des forces et faiblesses .............................................................. 39
I- Analyse des forces par les tests de permanences .......................................................... 39
II- Analyse des faiblesses par la matrice d’analyse du risque: faiblesses, risques, tests .. 42
Cinquième étape : Formuler des recommandations sur le rapport d’audit ........................... 73
Conclusion générale ................................................................................................................. 78
Bibliographie/Webographie ..................................................................................................... 79