Chapitre 5

Dossiers machines

5. DOSSIERS MACHINES
5.1 BUT DE LA DOCUMENTATION
L'homme de maintenance doit connatre parfaitement ses quipements en nature et dans
le temps. De ce fait il est oblig de crer un systme documentaire et/ou l'organiser. Ce
systme doit rpondre deux proccupations :
l'interrogation suivant le profil de l'information recherche,
l'archivage du pass.
La gestion de la documentation technique doit bnficier d'une attention particulire car il
arrive trop souvent qu'une documentation technique qui cote assez chre, moyennant les
10% de l'investissement, se trouve gare ou parpille dans plusieurs endroits de l'entreprise
et donc inaccessible au moment voulu.
Un systme documentaire doit contenir les documents de base suivants :
les manuels de description gnrale pour connatre le matriel et l'identifier ;
les manuels d'exploitation ;
les manuels des principes de fonctionnement ;
les manuels de maintenance prconise ;
les plans comme construit ou " As Built ".
En outre, les documents de maintenance doivent comprendre pour chaque type
d'quipement :
la description exacte du dmontage et du remontage de l'quipement ;
les diffrentes procdures de rglage ;
les donnes et jeux concernant sa remise en marche ;
les dessins techniques normaliss et l'chelle ;
la nomenclature des pices de rechange constituant l'quipement avec toutes les
rfrences du constructeur ainsi que les nuances des matriaux de fabrication et les
repres des pices sur les plans et croquis ;
les rquisitions et notices d'essais en usine et sur site de l'quipement en question ;
la mise sur micro-fiches de tous les originaux est obligatoire.
On doit exiger du fournisseur principal que tous les plans aient le mme systme de
codification interne cohrent la structuration de l'usine, qu'il s'agisse des constructeurs,
fournisseurs ou leurs sous-traitants.
Chaque modification apporte aux installations, aussi mineure soit-elle, sera reporte
immdiatement sur les copies des documents d'origine qui permettent la mise jour.
Gnralement l'acquisition de la documentation technique faite par des cahiers de charges
non prcis, ne rpondant pas un systme d'organisation prvu, demeure incomplte et
dsordonne. De ce fait, elle ne tient pas compte de tous les besoins et on rencontrera souvent
des difficults pour la recherche et l'exploitation de l'information.
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4.2 LE DOSSIER TECHNIQUE

Ce dossier doit fournir les renseignements ncessaires dans le cadre de la prparation des
interventions. Les informations doivent tre soigneusement tries et particulirement adaptes
aux besoins des techniciens et agents de maintenance. Trop d'informations nuisent
l'efficacit du dossier. Une insuffisance d'informations rend le dossier inutilisable.
Le dossier technique s'appuie sur les documents fournis par le constructeur. Ces
documents comprennent les lments suivants :
a- La fiche signaltique spcifiant :
Constructeur (nom, adresse).
Type, n de srie.
Date de fabrication.
b- Les instructions dinstallation comportant :
Les informations ncessaires la manutention et linstallation (plans).
Le poids.
Lencombrement.
Les capacits maximales (vitesse, charge, production, etc.).
c- Les conditions dachat incluant :
Les conditions de rception.
Les conditions de garantie.
Les spcifications techniques.
d- Les plans :

densembles, nomenclature.

de dtails.

Chanes cinmatiques.

Schmas (lectriques, lectroniques, de rgulation, etc.).

e- Les notices :

de graissage,

de rglage avec indications des limites dusure,

de nettoyage,

de maintenance,

de scurit,

de mise en fonctionnement et darrt.

f- La liste des pices de rechange spcifiant :

Les rfrences.

Les quantits.

Les indications particulires de remplacement.

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5.2 DOSSIER MACHINE

La documentation technique (plans, manuels, notices d'exploitation et entretien, etc.),
base lmentaire de tout acte de maintenance, aussi bien correctif que prventif, fait trs
souvent dfaut. Autrement elle est soit incomplte, soit difficilement utilisable. Elle peut tre
rdige dans une langue trangre au milieu, donc non choisie et exige, ou selon une
mauvaise traduction. Elle peut aussi comporter des manques importants au niveau des
reprsentations graphiques telles que les vues clates ou les perspectives et surtout dans la
standardisation ou la normalisation.
Une dficience dans la documentation technique a toujours des consquences nfastes et
cela plusieurs niveaux. Elle provoque une perte de temps norme pour la recherche des
pannes et leurs rparations, met en cause la scurit des installations et entrave
l'approvisionnement ou la confection des pices de rechange.
Cependant, pour palier aux dfauts numrs et pour qu'il y ait de l'efficacit dans la
recherche et l'exploitation, en temps rel, de la documentation technique, les services de
maintenance doivent laborer et tenir jour des dossiers machines.
Le dossier machine comprend en plus du dossier technique, la fiche historique de
lquipement en question. Chaque dossier doit reflter la vie relle de l'quipement depuis sa
naissance jusqu' sa totale obsolescence. C'est pourquoi un dossier machine doit
imprativement inclure :
La fiche technique.
Le plan d'ensemble.
La fiche d'entretien.
La fiche de lubrification.
Les prospectus (les feuillets distribus dans un but publicitaire).
Les fondations et linstallation.
Les instructions de transport et de manutention.
Instructions de montage.
Le fonctionnement, la mise en route ou en service.
Les plans avec leur nomenclature.
Les schmas lectriques avec leur nomenclature.
Les schmas hydrauliques avec leur nomenclature.
Les schmas pneumatiques avec leur nomenclature.
Les schmas d'autres fluides avec leur nomenclature.
La liste des pices de rechange prconises.
Les procs verbaux et certificats de contrle.
La fiche historique.
Divers (dessins techniques, perspectives, vues clates, modes opratoires de dmontage
et de remontage, diagrammes de dpannage, tableaux des pannes et causes probables,
etc.).

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5.3.1 FICHE TECHNIQUE

Pour connatre l'identification des quipements dont on a la tche de les exploiter et de les
entretenir au moindre cot possible en les gardant fiables et performants, nous devons les
inventorier de manire ce que toute information capitale susceptible tre utilise devrait
figurer sur une fiche appele fiche technique. C'est pourquoi la fiche technique ayant un but
informationnel devrait renseigner sur :
L'identit de lquipement par sa dsignation complte.
Les caractristiques principales : Type, Modle, Numro de Srie, par un systme de
code dquipement.
La date de sa fabrication.
La date de sa mise en service.
La localisation par rapport aux installations, aux blocs d'quipements, sur la machine
mme et sur les plans de construction. Un code peut traduire sa localisation.
Les caractristiques techniques de conception et de fonctionnement.
Les rfrences de la documentation technique relative cet quipement.
Le ou les constructeurs et fournisseurs par des indications commerciales (adresses,
tlphones et fax ou tlex).
Le nombre d'quipements similaires ou de mme type se trouvant sur l'ensemble des
installations grer avec localisation individuelle.
La mme fiche technique est valable pour les sous quipements. Selon la diversit des
quipements ou leurs quantits, on choisi le mode de classement le plus appropri.
5.3.2 PLAN ET DESSIN TECHNIQUE
Un dessin technique d'un sous-ensemble en coupe sert aussi bien comprendre la
constitution de celui-ci que son mcanisme ; c'est dire son principe de fonctionnement. On
pourra ainsi dceler plus facilement les pices assujetties lusure et plus facilement dfinir le
mode de son exploitation et par consquent son mode d'entretien (montage, dmontage, pices
d'usure, chances d'intervention ventuellement, etc.).
Nous pourrons aussi savoir la configuration de chaque pice constituante de l'ensemble et
dfinir son rle dans le mcanisme pour qu'on puisse juger du mode de sa fabrication
(gomtrie, matriau, tat de surface, ajustement, tolrances, etc.).
5.3.3 NOMENCLATURE DES PIECES DE RECHANGE
Le listing des pices de rechange constituant un quipement donn va faciliter une tche
primordiale qui est aussi indispensable si non indissociable de la fonction maintenance,
savoir la prconisation et la gestion des stocks, surtout dans un environnement non industriel.
En effet, ce listing va contenir :
les dsignations de tous les constituants de l'quipement pice par pice,
la rfrence du constructeur de chaque pice,
le reprage de chaque pice sur le dessin,
la quantit existante de pices identiques sur cet ensemble,
la matire ou nuance de fabrication de chaque pice,
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les critres de gestion pour les pices stocker notamment la consommation moyenne
annuelle pour en dfinir les stocks maximums et ceux d'alerte,
la codification interne de chaque pice qui pourra bien tre celle de toute l'entreprise et
pourquoi pas mme nationale,
le prix unitaire d'acquisition de chaque pice.
5.3.4 FICHE DENTRETIEN
Pour prserver les quipements, pour mieux produire, il faut laborer un organigramme
dtaill de toutes les oprations de maintenance ncessaires pour chaque quipement pour une
politique donne, quitte le modifier au fil du temps selon l'exprience.
Cette fiche servira de guide, base imprative pour pargner dans le sens de prserver les
quipements. La maintenance fondamentale de premier ou deuxime niveau occasionne certes
des charges mais vite la frquence des pannes fortuites et donc se traduit par un
accroissement du taux de fiabilit, d'exploitation et de scurit.
La fiche d'entretien individuelle doit donc consigner :
L'inventaire des actions et oprations planifies entreprendre pour chaque ensemble
(vidange, graissage, calibrage, contrle, rglage, rparation, changement d'organe, etc.).
Les informations et spcifications utiles (nature, quantits, donnes, etc.) pour chaque
type d intervention par un code entretien
Eventuellement la priodicit ou chancier entre deux oprations identiques d'entretien
(quotidien, hebdomadaire, mensuel ou en nombre d'heures de fonctionnement).
5.3.5 HISTORIQUE DES QUIPEMENTS
La fiche historique ou fiche de suivi des travaux de maintenance doit reflter la vie de
l'quipement en intgrant toutes les anomalies, pannes et interventions qu'a subit cet
quipement. L'historique financier doit tre de paire et y figurer du fait que toutes les
prestations sont valorises.
La fiche historique contribue au suivi dans le temps de tous les matriels inventoris et
codifis et permet de retrouver facilement la chronologie des interventions. De plus en plus
les informations sont mises en mmoire et le dossier devient informatis. La documentation
historique s'inscrit dans le cadre beaucoup plus large de la documentation technique, c'est un
lment important pour le technicien maintenance charg de la fonction mthodes .
La maintenance propose par le constructeur, mme si elle est bien tudie s'appuie sur
des hypothses : nature, intensit et frquence des contraintes supportes par le matriel en
utilisation ; fiabilit intrinsque des composants (ensembles ou pices) utiliss pour raliser le
matriel. L'ajustement de la maintenance, pour maintenir au niveau donn de disponibilit,
tient compte des contraintes relles supportes par le matriel et de la fiabilit relle de ses
composants, ncessite de disposer d'informations sur le comportement du matriel, et
seffectue par l'intermdiaire de la documentation historique.
Ainsi la documentation historique correspond au carnet de sant du matriel. Elle permet
de suivre le matriel depuis la mise en service jusqu' la mise au rebut et de connatre sa dure
de vie. Cette documentation devra tre consulte avant chaque prparation des oprations de
maintenance afin de tenir compte des alas antrieurs, des pannes, des dfaillances de toutes
sortes, des travaux dj excuts (nature et priodicit), des pices remplaces, etc.
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La fiche historique doit donc indiquer principalement :

L'identification et les caractristiques principales de l'quipement par le code
dquipement.
Les rfrences de la demande des travaux, de l'ordre de travail et du rapport
d'intervention.
La dsignation des travaux effectus.
La date de dbut des travaux.
La date de fin des travaux et ventuellement les cumuls horaires.
Les remarques, causes et remdes.
Les cots des oprations (main duvre, transport, manutention, spcifiques, pices de
rechange, ingrdients, manque gagner).
Toutes les observations utiles et spcifiques la gestion qualitative de cet quipement en
vue de tenir compte lors des prochaines interventions.
5.4 ORIENTATION ACTUELLE
Les documents fournis par le constructeur en mme temps que la machine ne sont pas
toujours suffisants (plans non fournis, notices de maintenance incompltes, pices de
rechange prvoir mal prcises).
Actuellement, lors de l'achat d'une machine neuve, les clients demandent que soit tablir
dans le contrat d'achat une clause suspensive de 5 % du rglement relative la fourniture de
tous les plans.
Si nous estimons que la constitution d'un dossier complet, exploitable par le service
maintenance, est indispensable, nous pouvons contacter des organismes spcialiss pour
l'tablissement des dossiers techniques. Le dossier technique cote entre 0,05 et 4 % de
l'investissement machine et est rentabilis sur une dure trs courte par les gains sur les
interventions (gain en temps et en qualit).

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