Union des Fdrations des Associations de Parents de l'Enseignement Catholique

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Comment russir une runion ?

Etre animateur de runion nest pas de tout repos ! Souvent, on lui donne beaucoup de
responsabilits. Les participants sont parfois passifs et attendent beaucoup de ce super man
ou de cette super woman . Or, lanimateur est un parent comme tout le monde. Il appartient
tous que la runion se droule bien. Nanmoins, pour aider lanimateur dans sa tche, nous avons
point pour lui quelques lments incontournables.

a. Cls incontournables
Avant une runion :
- Dfinir et prparer son sujet
- Dfinir lordre du jour de la runion
en notant pour chacun des points le
timing
(avoir en tte et/ou sur papier un plan
bien clair de la runion)
- Dfinir la dure totale de la runion
- Slectionner les participants, les
invits, les intervenants
- Anticiper les questions, les ractions
des participants
- Avec laide du secrtaire, prparer la
convocation et faire en sorte que cette
convocation soit envoye plus ou
moins 2 semaines avant la runion
- Prvoir un local appropri
- Prvoir le matriel et les documents
ncessaires la runion
(emporter le rapport de la runion
prcdente)
- Prvoir si possible une collation pour
dtendre latmosphre
Pendant la runion :
- Accueillir les participants
- Prsenter les participants, les invits,
le secrtaire de la runion
- Dfinir les objectifs de la runion
- Annoncer lordre du jour en prcisant
le timing pour chacun des points
- Prciser la dure de la runion
- Demander aux participants
lapprobation du rapport prcdent
- Veiller ce que chacun puisse
sexprimer (organiser parfois des tours
de table)
- Veiller tre clair et synthtiser ce
qui vient de se dire intervalles
rguliers.
Pour cela, le secrtaire peut jouer un rle
prcieux.
- Suivre le fil conducteur de la
discussion et recentrer les participants
sur le dbat
- Quand il y a des dsaccords ou des
conflits, chercher le consensus ou
procder au vote
- Eviter si possible quil ne se cre des
aparts
- Une fois tous les points abords, y
compris les divers , effectuer une
conclusion finale
- Rappeler chacun ce quil doit
raliser pour la prochaine runion
- Prvoir avec les participants une
bauche dordre du jour pour la
prochaine runion et se fixer une date
pour cette nouvelle rencontre
Aprs la runion :
- Veiller ce que les participants aient le
rapport de la runion quelques jours aprs la
runion (pour cela, sadresser au secrtaire)
- Veiller ce que soit mises en pratique les
dcisions ayant t prises en runion
 b. Comment rendre compte dune runion ?
Avant tout, le rapporteur s'efforce d'observer une stricte neutralit. Que faut-il noter ? Selon
que le destinataire du texte a particip ou non la runion, la tche du rapporteur sera quelque
peu diffrente : simple rappel des points importants ou description plus ample. D'o les
premires questions se poser : qui va lire ce rapport, quel en sera lusage?

A la lumire de cette information, un Toutes les dcisions doivent figurer dans le

travail de classement des informations
s'impose. A cet effet, il faut identifier les
thmes essentiels et slectionner les
lments conserver pour la rdaction en
fonction du destinataire (notamment de la
connaissance qu'il est cens avoir), de
l'usage auquel le texte est destin.
La rdaction se fera partir de notes prises
au vol. Au cours de la discussion, notez
mme schmatiquement les aspects
importants. Vous pouvez ds ce moment
crer une premire structuration, ce sera un
prcieux gain de temps pour la suite. On
peut aussi envisager un enregistrement:
cela permet de dgager son attention de la
prise de notes et de mieux participer au
dbat mais cela impose une longue coute
quivalente au moins au temps de la
runion !
Le rapport commence habituellement par
ces mentions :
Nom du groupe qui se runit
Occasion de la rencontre
Date (et lieu)
Heures de dbut et de clture
Noms des participants avec,
ventuellement, la fonction ou le
mandat de chacun, des personnes
excuses, des absents.
Ordre du jour ("O. J.") complet et
numrot.
Nom de l'animateur
rapport mme s'il s'agit de mesures
diffres.
Au moment de rdiger, il vaut mieux
laborer un texte fluide, continu, seulement
interrompu par d'ventuels intertitres si le
confort du lecteur le demande. Le style
question / rponse est, en principe, viter.
Le dcoupage en paragraphes se dtermine
en fonction des thmes slectionns durant
la phase de prparation.
Le niveau de condensation dpend de
l'usage et du destinataire. Toutefois, la
transcription intgrale des paroles de
chacun serait fastidieuse. Il s'agit plutt de
rorganiser le texte pour le rduire. Deux
structures sont courantes:
centrage sur les acteurs: le rapporteur
regroupe les diffrentes interventions
de chacun et s'efforce de dgager ses
proccupations telles qu'elles se sont
manifestes aux diffrents moments de
la discussion.
centrage sur le contenu: le rapporteur
suit la progression de la discussion: les
moments importants, les diffrents
aspects du problme voqu,...
La rdaction se termine comme toujours
pas un toilettage du texte : prcision du
vocabulaire, vrification de la cohrence et
de la lisibilit (syntaxe, orthographe,
ponctuation, harmonie). La fin du compte-
rendu mentionnera, si ncessaire, la date et
l'heure de la prochaine rencontre, ainsi que
le nom de celui qui a rdig le rapport.
 c. Les types de runions en fonction de la tche
Pour que votre runion dAP soit efficace, il convient didentifier son objectif. Lanimateur et
les participants pourront ainsi mieux grer le temps imparti, et aboutir au rsultat souhait.
Runions dinformation
Transmettre de linformation de faon
ascendante (interview collective),
descendante (confrence), horizontale
(mise en commun entre collgues), oblique
(responsable ne passe pas par la hirarchie
pour sadresser un collaborateur dun
autre dpartement).
Lanimateur aura le souci de clart et de
prcision.
Runions de discussion
Obtenir des rsultats, des conclusions, des
dcisions communes.
Lanimateur canalise la discussion vers les
objectifs atteindre.
Runions de crativit
Aborder en petits groupes des problmes
de manire diffrente, trouver des solutions
originales.
Lanimateur est le catalyseur des ides, et
aide chacun prendre la parole librement.
Exemples de techniques danimations:
brainstorming, ides sur grands post-it,
Runions de motivation
Susciter la mobilisation des participants
autour dun thme, dune action.
Lanimateur est dynamique et
enthousiaste, et communique cela.
Runions de sondage
Ecouter les avis de chacun pour prendre
une dcision ultrieure ou tester certains
lments.
Lanimateur prvient les gnralisations
htives, et est attentif lamplification de
la rumeur et aux fuites.
Runions de formation
Aborder un thme en vue de lapprendre
ou de faire apprendre.
Lanimateur est dynamique, bien prpar,
et surtout possde la connaissance faire
acqurir.
Runion de coordination
Informer sur lvolution dun projet ou
dune activit
Lanimateur distribue quitablement le
temps de parole des participants et vite
les enlisements possibles des changes.
Runion de ngociation
Grer un conflit entre des membres de
groupes diffrents.
Lanimateur distribue le temps de parole
de faon quilibre aux diffrentes parties,
vite les dbordements, reste impartial par
rapport au conflit.
Alternatives aux runions
Avant de convoquer pour une runion, il
convient de se poser la question de son
opportunit. Le temps investi quivaut-il
son enjeu ? Dautres moyens peuvent
parfois savrer plus adapts :
- Runion tlphonique
- Lettre informative version papier
ou lectronique
- Rencontres individuelles,
Remarque sur la taille du groupe
Pour un groupe de 15 personnes, nous
avons 105 relations et donc 210
interactions. Laugmentation de quelques
membres augmente considrablement les
problmes grer par le groupe.