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GESTION DES Version : 1

ENREGISTREMENTS Page : 1/1

Date de validit : 26 Septembre 2011

Prpar par : CGP Approuv par : Directeur Administr par : Animateur qualit

Destinataires : Tous

I) OBJET/DOMAINE DAPPLICATION

Dfinition : un enregistrement est un document faisant tat de rsultats obtenus ou apportant la preuve de la
ralisation dune activit

Cette procdure dfinit les modalits pour assurer lidentification, laccessibilit, la conservation et
llimination des enregistrements ncessaires.

Les enregistrements se prsentent sous forme papier ou informatique.

II) REFERENCES

Exigence de la norme ISO 9001 relative la matrise des enregistrements

III) IDENTIFICATION DES ENREGISTREMENTS NCESSAIRES

Pour chacun des processus de lentreprise, les responsables ou pilotes du processus dfinissent les
enregistrements raliser et les supports denregistrements. Ils prcisent galement les enregistrements
dorigine extrieure quil convient de matriser.

Les supports denregistrements crs en interne sont identifis comme suit (par exemple) : DE- (n procdure)
x
x tant un numro dordre de cration du document.
DE pour document denregistrement

IV) TABLEAU DE GESTION DES ENREGISTREMENTS

LAnimateur Qualit tablit un tableau de gestion des enregistrements DE- PRO/QUA/03 a (Voir exemple)
prcisant les modalits de classement et darchivage de chaque enregistrement.

V) GESTION DE LARCHIVAGE

La salle darchives est gre par (fonction dsigne : AQ, Comptable, DRH, ) qui sassure que les documents
sont rangs et dtruits conformment au tableau de gestion des enregistrements.

La salle darchives fait lobjet dune protection contre le risque dincendie et dintrusion.

VI) DONNEES INFORMATIQUES

Une procdure spcifique traite des enregistrements informatiques. Elle prcise notamment les droits daccs
aux donnes (criture, lecture) et les modalits de sauvegarde.